UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI

Facultatea De Stiinte Economice Si Gestiunea Afacerilor

Specializarea MARKETING, Grupa 321

Comunicare Organizationala in cadrul firmei

SC Carpatex SA BRASOV

Boglea Roxana-Loredana

Boitan Hortensia

Bologa Georgeta

1

CUPRINS:

1. Introducere 2. Prezentarea firmei si a organizatiei3. Modalitati de conducere4. Organigrama firmei5. Procesul de comunicare:

comunicare formala verticala orizontala oblica verbala scrisa

comunicare informala6. De ce este importanta comunicarea interna?7. Nivele de comunicare8. Cultura organizationala9. Probleme care apar la nivelul intreprinderii

10.Organizarea si conducerea intreprinderii11.Probleme existente si remedierea lor

2

"Modul în care o organizaţie îşi concepe şi îşi administrează comunicarea spune mai multe despre cultura ei decât oricare alt element de proces"

INTRODUCERE

Majoritatea oamenilor ar dori sa aiba succes in activitatile lor, dar nu stiu ce trebuie sa

faca pentru aceasta si de aceea prefera sa nu faca nimic. Frica de a face greseli sau

posibilitatea de a esua in ceea ce si-au propus sunt principalele motive prin care ei incearca sa

se justifice in actiunile lor. Anume aceste persoane si sufera esecuri chiar fara sa faca nimic,

desi destinul le-ar fi dat mai multe posibilitati. Succesul nu este un fenomen care vine pe

neasteptate. Pentru a reusi trebuie sa muncim foarte mult si sa avem anumite calitati

indispensabile reusitei ca fermitate, risc, bunavointa, incredere in propriile forte, finalitate şi

un pic de noroc.

Secretele marilor afaceri se reduc la mai mult decat un plan de marketing pe o foaie de

hartie, in special daca la baza afacerii sta un colectiv de oameni, angajati pentru acelasi scop.

Lipsa comunicarii este un deficit care trebuie corectat. In lipsa ei, nu exista feedback-ul

ideilor de dezvoltare. Solutiile exista: discutiile intre angajati si angajatori, programe de team-

building.

Toata ideea de a comunica este de a transmite mesajul tau celor din jur intr-un mod

clar, nu ambiguu. De asemenea, termenul de comunicare se refera la mijlocul prin care

reusesti sa primesti informatia care iti este transmisa, cat mai putin distorsionata.

Aceasta actiune implica ambele parti, atat pe cel care trimite mesajul, cat si pe cel care il

primeste. E posibil ca de multe ori mesajul sa fie primit cu erori , daca nu chiar inteles cu totul

gresit de catre receptor. Iar cand acest lucru se intampla, exista riscul sa apara grave confuzii.

In concluzie, comunicarea este un success atunci cand atat receptorul, cat si emitatorul inteleg

in acelasi mod cantitatea de informatie, ca rezultat al comunicarii.

PREZENTAREA FIRMEI SI A ORGANIZATIEI

Inainte de a prezenta obiectul nostru de studiu, este necesar sa facem anumite precizari

cu privire la ceea ce inseamna o organizatie. Astfel, o organizatie reprezinta o asociatie

institutie sociala care reuneste oameni cu preocupari si uneori cu conceptii comune,

constituita pe baza unui regulament, a unui statut etc. in vederea depunerii unei activitati

organizate si realizarii unor scopuri comune.

3

O organizatie trebuie sa indeplineasca cateva conditii, dintre care cele mai importante

sunt urmatoarele:

Organizatia se compune din cel putin doi indivizi, care se considera parți ale grupului.

Exista cel putin un obiectiv (starea finala dorita sau rezultatul) impartasit, recunoscut

si impartit in comun.

Membrii grupului lucreaza deliberat impreuna pentru a obtine partea lor din rezultate.

Obiectul nostru de studiu este firma(fabrica) de confectii textile SC Carpatex SA BRASOV,

cu sediul in Brasov, este una din cele mai vechi si renumite societati romanesti din domeniul

tesaturilor de lana, binecunoscuta in lumea textila. Compania a fost fondata in anul 1823 de

Scherg, o familie de origine germana, ca prima fabrica de textile din zona Brasov.

Cu o echipa de 300 angajati cu vasta experienta in domeniul productiei de tesaturi,

stofe, confectii de dama si barbati, firma pune accent in special pe promptitudine si

seriozitate. Structura companiei , flexibilitatea si diversificarea produselor si serviciilor

acesteia, permite adaptarea continua la schimbarile si cererile pietei din Romania. Una din

principalele misiuni ale companiei este de a indeplini obiectivele clientilor prin calitate

superioara oferita la preturi minime.

Piata de desfacere a produselor s-a dezvoltat foarte mult, in prezent firma distribuindu-si

produsele in diverse magazine. Compania a inregistrat cresteri de peste 10% numai in ultimul

an.

MODALITATEA DE CONDUCERE

In cadrul firmei, increderea reprezinta baza relatiilor productive, a cooperarii si a

comunicarii. increderea reprezinta capitalul social care afecteaza direct abilitatea organizatiei

de a face fata schimbarii si crizelor. Ei au descoperit ca increderea afecteaza baza, deoarece

influenteaza satisfactia la locul de munca, productivitatea si team building-ul; au asociat-o de

asemenea cu mai putine incalcari ale regulamentelor.

Elementul cheie al bunei organizari il reprezinta conducerea, ceea ce presupune

implicarea atat a liderilor formali cat si liderilor informali, modul in care acestia favorizeaza

dezvoltarea organizationala.

4

Alegerea unui anumit stil de conducere este grea, deoarece se spune ca nu exista un

stil de conducere ideal, dimpotriva, o conducere eficienta este aceea care este „racordata”

situatiei specifice care exista la acel moment in mediul in care functioneaza conducatorul.

ORGANIGRAMA

5

PROCESUL DE COMUNICARE

Comunicarea este un ansamblu de actiuni care au in comun transmiterea de informatii

sub forma de mesaje, stiri, semne sau gesturi simbolice, texte scrise s.a. intre doua persoane,

numite interlocutori, sau mai formal, emitator si receptor. Comunicarea este un proces

continuu, presupunand o interactiune neincetata intre fiintele umane, desfasurata simultan prin

multiple canale.

Comunicatorii profesionisti pot coordona cuvintele cu actiunile, pot construi relatii şi

pot discuta cu angajatii mai degraba decat sa comunice intr-un singur sens. Pot de asemenea

sa ajute executivii sa actioneze cu adevarat in interesul organizational.

Componentele esentiale ale comunicarii sunt emitatorul, mesajul, canalul, receptorul și

rezultatul comunicarii. Acesta din urma este esential pentru judecarea oricarei comunicari.

Canalele pot fi:

I Comunicarea formala

-Definita prin structura organizationala si destinata explicit circulatiei informaționale necesare

realizării sarcinilor și atingerii scopurilor educaționale.

Comunicarea formală multidirectională poate fi:

-Verticală : între nivelul ierarhice diferite pe liniile formale și informale de comunicare

și decizie .

Comunicare descendentă, de la nivelul managementului de vârf către nivelurile de

execuţie (cereri de situaţii, date, emiteri de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, solicitări de

informaţii etc). Cea mai frecventă problemă întâlnită în cadrul acestui tip de

comunicare o constituie filtrarea/interpretarea mesajului de la un nivel la altul al

organizaţiei, în funcţie de propriile obiective sau necesităţi.

Comunicare ascendentă, de la baza ierarhiei spre vârf (transmitere de mesaje de la

subordonaţi şefilor direcţi şi, succesiv, nivelului ierarhic superior: răspuns la cererile

de situaţii şi date ale conducerii, emiterea unor cereri, plângeri.

-Orizontală: la același nivel ierarhic, în interiorul unei subcomponente organizaționale

sau între subcomponente diferite de nivel echivalent.

6

-Oblică (diagonală): între niveluri ierarhice diferite și totodată între emițători/receptori

situați în subsisteme organizaționale diferite.

-Verbală (orală): are ca avantaj posibilitatea de a obține imediat un feed-back și/sau un

răspuns, naturalețe și posibilitate de personalizare.

-Scrisă : are o structurare mai elaborată și mai adecvată, difuzare rapidă și posibilitatea

accesului la un număr mai mare de receptori, ușurința stocării.

II Comunicarea informală

-Cuprinsă în structura organizațională, destinată comunicării între indivize și/sau

grupuri în interzisul sarcinilor de serviciu și în afara lor: este mai rapidă și adesea mai

eficientă decât cea formală.

Pentru a comunica eficient, trebuie să:

- se respecte sentimentul stimei de sine al celuilalt (ne putem estima propria valoare nu

mai comparându-ne cu cei din jur)

- să nu desconsiderăm trebuințele celorlalți

- să îl motivăm corect pe interlocutarul nostru; a motiva înseamnă a determina pe

cinevaa să renunțe la o atitudine veche în favoarea uneia noi. Motivarea poate fi pozitivă (nu

presupune constrângere, implivă doar un control minimaal) sau negativă (merge în paralel cu

constrângerea și exercitarea sistematică a controlului).

SC Carpatex SA BRASOV “gazduieste” un process de comunicare mixt, iar

informațiile se transmit verbal și ascendent (comunicarea formală) și cu ajutorul notațiilor pe

secții (comunicarea informală).

Nu este uşor să dezvolţi o comunicare internă eficientă, tocmai de aceea, relația dintre

angajator și angajat este una foarte deschisă. Directorul se știe face ascultat datorită influenței

asupra personalului. Pentru a deveni mai eficient lucrul în echipă necesită conjugarea

eforturilor, informarea membrilor echipei și discutarea problemelor.

Astfel, se ofera informaţii relevante şi de actualitate angajatilor, prin intermediul

canalelor pe care ei le folosesc şi în care au încredere, într-o exprimare pe care să o înţeleagă,

rămâne baza comunicării interne strategice de succes.    Conţinutul comunicărilor reda

contextul şi motivele din spatele schimbărilor sau al iniţiativelor noi în ceea ce priveşte

organizaţia, dar şi performanţele şi cerinţele pentru angajaţii din unităţile de muncă locale.

Aceasta subliniază importanţa rolulului suprevisor-ului ca punct cheie în comunicare.

7

Prin încurajarea participării angajaţilor la luarea deciziilor organizaţionale se câştigă

loialitatea şi devotamentul acestora şi se îmbunătăţeşte climatul general al organizaţiei.

Luarea în comun a deciziilor îmbunătăţeşte adesea calitatea acestora.

Recunoaşterea şi celebrarea reuşitelor la toate nivelurile contribuie la formarea valorilor

comune şi a identităţii organizaţionale.

A furniza un leadership etic în organizație înseamnă a face vizibile valorile etice, deci

nu doar comunicarea scopului final, ci și a mijloacelor de a accede la scop. Acest fapt

echivalează cu a valoriza și promova transparența și de asemenea cu a folosi sistemul de

recompense pentru a comunica angajaților ce anume se așteaptă de la ei.

Traind astazi in sexolul XXI, munca inseamna stress, iar din aceasta cauza firma

noastra incearca sa le ofere angajatilor conditii de lucru cat mai bune, incercand in acelasi

timp eliminarea ideii de stres, deoarece munca sub supraveghere permanenta intimideaza

angajatul si implicit acesta nu mai da acelasi randament.

De ce este importanta comunicarea interna?

Comunicarea reprezintă una dintre cele mai importante activităţi dintr-o organizaţie. În

mod fundamental, relaţiile se dezvoltă în urma comunicării, iar funcţionarea şi supravieţuirea

organizaţiilor se bazează pe relaţii eficiente între indivizi şi grupuri. Mai mult decât atât,

capacităţile organizaţionale sunt adoptate şi dezvoltate prin intermediul "unor intense procese

comunicaţionale şi sociale". Comunicarea ajută indivizii şi grupurile să îşi coordoneze

activităţile în vederea îndeplinirii scopurilor şi este vitală în procesele de socializare, luare a

deciziilor, rezolvarea problemelor şi schimbări ale managementului.

Comunicarea internă oferă de asemenea angajaţilor informaţii importante în legătură

cu postul pe care îl ocupă, organizaţia în care lucrează, mediul extern sau informaţii despre

alţi colegi de-ai lor. Comunicarea poate contribui la motivarea angajaţilor, consolidarea

încrederii, crearea unei identităţi comune sau poate mări implicarea personală; ea oferă

indivizilor un mod de a-şi exprima sentimentele, de a împărtăşi speranţele şi ambiţiile şi de a

celebra şi rememora realizările. Comunicarea constituie modul prin care indivizii şi grupurile

îşi înţeleg organizaţia, ce este şi ce reprezintă ea.

Nivele de comunicare

Comunicarea internă se desfăşoară pe mai multe niveluri. O primă formă de

comunicare este cea interpersonală sau "faţă în faţă" (F-T-F, face to face), şi organizaţiile

8

încearcă de ani buni să dezvolte abilităţile de prezentare, comunicare şi scriere ale liderilor,

managerilor şi supervisor-ilor în acest sens. Comunicarea la nivel de grup se manifestă la

nivelul echipelor, unităţilor şi grupurilor de interese ale angajaţilor (ERG). Acest nivel se

concentrează asupra împărtăşirii informaţiilor, discutării problemelor, coordonării sarcinilor,

rezolvării problemelor şi asupra formării unui consens.

Comunicarea la nivel organizaţional este centrată pe viziune şi misiune, politici de

conducere, iniţiative şi cunoaştere şi performanţa organizaţională. Aceste comunicări formale

urmează uneori o abordare de tip cascadă în care liderii nivelelor ierarhice comunică cu

subordonaţii lor, deşi media sociale încep să schimbe comunicarea la acest nivel.

CULTURA ORGANIZATIONALA

„Cultura organizationala este ca personalitatea unui om: se

construieste greu, se schimba si mai greu. Diferenta este ca organizatiile,

pentru a supravietui, trebuie sa se schimbe”

Cultura organizationala reprezinta unul din conceptele importante ce s-au afirmat

recent si au influentat de o maniera deosebita modul de gandire al cercetatorilor,profesorilor si

studentilor,managerilor si intreprinzatorilor, specialistilor din diferite organizatii din toate

zonele lumii. „Stilul de viaţă al unei organizaţii”, asa cum a fost definită cultura

organizaţională, se remarcă prin comportamente conştiente si inconştiente, prin interrelaţiile si

atitudiniile factorului uman, valorile, credinţele, ce se subsumează organizaţiei determinând

succesul sau insuccesul.

In cadrul firmei SC Carpatex SA BRASOV, se folosesc inca modalitatile clasice de

desfasurare a comunicarii formale, cum sunt discutii cu personalul, sedinte, avizier,

newsletter, stiri transmise prin intranet sau revista pentru angajati.

Avand in vedere modalitatile de transimitere a unor mesaje importanta de catre

superiori, la nivelul angajatilor, putem spune ca firma noastra foloseste canalele de trei tipuri:

tipărite, electronice şi F-T-F(face to face interpersonale). Canalele tipărite includ memo-uri,

broşuri, newsletter, rapoarte, manuale de identitate corporativă, rapoarte anuale şi postere.

Datorită noilor tehnologii au început să fie folosite din ce în ce mai mult canalele electronice,

precum email-ul şi voice mail-ul, reţelele de intranet, blogurile, chat room-urile, canalele TV

de afaceri, podcast-urile, video-conferinţele, sistemele de instant messaging.

9

SC Carpatex SA BRASOV urmareste beneficiile pe care le aduce acest tip de

comunicare apropiata cu angajatii si constata ca o comunicare internă eficientă contribuie la

creşterea satisfacţiei angajaţilor la locul de muncă, a moralului acestora, a productivităţii,

angajamentului, încrederii şi învăţării; îmbunătăţeşte climatul comunicaţional şi relaţiile cu

publicurile şi creşte calitatea şi profiturile.

Iată câteva exemple:

•    Angajaţii neloiali sau care nu se implică în îndeplinirea obiectivelor organizaţiei pot

provoca pierderi de milioane de dolari anual, prin defecte de calitate, costuri de refacere şi

reparare, absentismul de la locul de muncă şi reducerea productivităţii,

•     Îmbunătăţirea informaţiilor pe care le primesc angajaţii cu privire la clienţi, organizaţie

sau propria muncă, în materie de calitate, oportunitate şi adecvare, le poate îmbunătăţi

performanţa individuală cu 20 până la 50%

•    Un climat pozitiv de comunicare şi o comunicare eficientă cu angajaţii consolidează

identificarea angajaţilor cu organizaţiile lor, ceea ce contribuie la performanţă financiară şi

succes susţinut.

Probleme care apar la nivelul intreprinderii

În cadrul organizației pe parcursul unui ciclu de producție mai exact în procesul de producție

am regăsit probleme cauzate de:

1) erori umane: se întâmplă ca pe fluxul procesul tehnologic să fie produse neconforme ceea

ce duce la lipsa produsului finit în consecință distribuitorii nu vor reuși să-și onereze

comenzile sau vor întârzia livrarea produselor.

2) defectarea unui utilaj neanunțat ierarhic: lipsa de comunicare a muncitorului care a

observat defecțiunea, duce la conflict ierarhic deoarece prin nesesizarea la timp a defecțiunii

s-a ajuns ca la finalul ciclului de producție din acea zi întreaga producție să aibe defecțiuni.

O altă problemă pe care o întâmpinăm frecvent este în partea de contabilitate când un

facturist face greșeală la introducerea datelor avănd repercursiune negativă la operațiunea de

contabilizare (se consumă timp inutil la căutarea greșelii ceea ce duce la conflict între facturist

și contabil).

10

Modul în care comunicarea internă s-a schimbat pe măsură ce organizaţiile au evoluat,

observam ca astăzi, în cadrul organizaţiilor pot fi întâlnite elemente din toate cele cinci

abordări: reguli de muncă, ierarhii, politici, programe de training, echipe de lucru, fişa

postului, ritualuri de socializare, departamente de resurse umane, atenţie la nevoile

consumatorilor şi aşa mai departe.

S- a descoperit în urma unui studiu că angajaţii care întreţin relaţii pozitive (marcate

de un înalt grad de angajament) cu organizaţiile lor ajută la dezvoltarea de relaţii pozitive cu

publicurile organizaţiei. Mai mult decât atât, publicurile evaluează o organizaţie bazându-se

pe calitatea relaţiilor dintre aceasta şi angajaţii săi. Factori importanţi în relaţia angajat-public-

organizaţie includ: comunicarea liderilor, calitatea comunicărilor de tip F-T-F(face to face),

abilităţile de ascultare, oportunităţile de dialog şi implicarea liderilor în activităţi de PR .

ORGANIZAREA ŞI CONDUCEREA INTREPRINDERII

Îndeplinirea de către o întreprindere a obiectivelor stabilite în condiţii cât mai eficiente

necesită în primul rând o conducere competentă şi un cadru organizatoric raţional care se

realizează prin elaborarea structurii sale organizatorice. Prin structură organizatori că se

înţelege ansamblul persoanelor cu funcţii de conducere şi a compartimentelor de muncă

tehnice, economice şi administrative, modul cum sunt acestea constituite şi grupate precum şi

legăturile ce se stabilesc între ele în vederea funcţionării normale a întreprinderii.

PROBLEME EXISTENTE SI REMEDIEREA LOR

Una din probleme cu care se confrunta si compania noastra este aceea ca trebuie să

facă faţă schimbărilor continue şi să îşi mute sediile dintr-un loc în altul, să asimileze noile

tehnologii, să administreze învăţarea şi corpusul de cunoştinţe acumulat, să adopte structuri

noi, să-şi întărească identitatea, să promoveze diversitatea şi să implice angajaţii – adesea la

nivel intercutural şi într-un timp foarte scurt. Comunicarea internă reprezintă una dintre

principalele soluţii pentru toate aceste probleme, iar comunicatorii profesionişti trebuie să

joace roluri cheie strategice şi tactice pentru a ajuta organizaţiile să le rezolve.

Cea mai importantă problemă pe care o întâmpină organizaţiile este implicarea

angajaţilor în munca lor. Implicarea/angajamentul înseamnă "folosirea la maximum a

talentelor şi a energiei oamenilor la locul de muncă" .Deşi a fost multă vreme o problemă,

11

astăzi a devenit cu adevărat crucială din cauza unei pieţe dinamice, a locului de muncă saturat

din punctul de vedere al informaţiilor şi a exacerbării problemelor legate de morală şi

încredere cauzate de  reducerea locurilor de muncă, a restructurării şi a problemelor de

guvernanţă corporativă din ultimii 15 ani.Angajaţii sunt bombardaţi cu atât de multă

informaţie astăzi încât sunt copleşiţi, confuzi şi lucrează "cu volumul redus”.

Ar trebui rezolvate probleme din interior, mai ales cele de comunicare in urmatorul

fel:

1.Sa existe comunicarea faţă în faţă, deoarece reprezintă cel mai consistent mediu de

comunicare. De aceea ar trebui să se pună accentul pe el în cadrul comunicării interne, în

special pentru rezolvarea conflictelor sau a crizelor, informarea privind schimbările majore şi

celebrarea reuşitelor.

2. Abilităţile de ascultare dezvoltate reduc erorile şi neînţelegerile, ajută la depistarea

problemelor, economisesc timp, îmbunătăţesc evaluările şi facilitează construirea relaţiilor.

Este aşadar crucială dezvoltarea abilităţilor de ascultare a liderilor de la toate nivelurile.

3. Media sociale sunt canale rapide şi puternice de creare a dialogului care pot

contribui la implicarea angajaţilor şi a membrilor organizaţiei. Ele influenţează şi transformă

media tradiţionale, dar nu le înlătura total. Comunicatorii ar trebui să utilizeze atât media noi

cât şi media tradiţionale în aşa fel încât să contribuie la îndeplinirea obiectivelor

organizaţionale şi la intensificarea relaţiilor cu publicurile interne şi externe.

4.Trebuie să existe concordanţă între ceea ce spun şi ceea ce fac liderii. Acest lucru

este strâns legat de credibilitate şi de gradul de încredere, angajament şi devotament pe care le

vor manifesta angajaţii faţă de liderii lor.

5. Prin încurajarea participării angajaţilor la luarea deciziilor organizaţionale se câştigă

loialitatea şi devotamentul acestora şi se îmbunătăţeşte climatul general al organizaţiei.

Luarea în comun a deciziilor îmbunătăţeşte adesea calitatea acestora.

6.Recunoaşterea şi celebrarea reuşitelor la toate nivelurile contribuie la formarea

valorilor comune şi a identităţii organizaţionale. Evenimentele sociale similare, riturile şi

ritualurile contribuie la formarea unei culturi organizaţionale specifice.

12

7.Comunicarea continuă în două sensuri este fundamentul motivării angajaţilor şi al

succesului organizaţional. Comunicarea bidirecţională (astăzi pluridirecţională) oferă

feedback continuu, crucial pentru învăţare şi procesarea schimbărilor organizaţionale.

Pe lângă îndeplinirea anumitor obiective, comunicarea internă ar trebui să contribuie la

crearea şi reflectarea unei culturi a comunicării, în cadrul căreia angajaţii de la toate nivelurile

se simt liberi să îşi împărtăşească ideile, opiniile şi sugestiile în mod deschis.

13