WinSAL - softpro.apollo-hw.rosoftpro.apollo-hw.ro/tutoriale/manual_winsal6.pdf · într-un istoric...

Manual de utilizare

WinSALVersiunea 6.105

Editia 1 Revizia 17-11-2016

Manual de utilizare – WinSAL 6.105 Pagina 1 din 48

Logarea în program și stabilirea parametrilor de lucru

Orice operator care va lucra în program va avea alocat un nume de user (utilizator) și o parolă.La pornirea programului se vor introduce datele de logare.

La rubrica Utilizator va rămâne memorat ultimul user care s-a logat. Parola trebuie introdusă de fiecare dată, din rațiuni de siguranță, nefiind posibilă memorarea acesteia.

În cazul în care o altă persoană vă cunaoște parola sau din alte motive de siguranța aceasta trebuie schimbată se va folosi butonul din fereastra principală

Introduceți vechea parolă, apoi parola nouă și reconfirmați. În cazul în care raola nouă nu este identică cureconfirmarea se va afișa un mesaj care va avertiza acest lucru, butonul de salvare nefiind activ în acest caz.

Dupa pornirea programului se selecteaza luna și anul de lucru precum și societatea.Meniul programului se va activa doar după selectarea unei societăți.


Meniul se deschide apasând comanda START.

Pentru a începe lucrul pe o lună nouă, primul pas este stabilirea setărilor lunii curente.

sau

Majoritatea sumelor sunt prestabilite și sunt actualizate autmat de către versiunile noi de program, în funcție de modificările legislative. Pentru a beneficia de aceste modificări automate, asigurați-vă că aveți în permanență instalată ultima versiune/revizie de program.Valoarea tichetului de masă se completează doar manual, în funcție de valoarea tichetelor distribuite salariaților în luna de lucru. Numarul orelor lucrătoare din luna se completează automat pe baza unui calendar implementat în program, apăsănd butonul din imaginea de mai jos. Pentru a avea un calendar actualizat, asigurați-vă că aveți în permanență instalată ultima versiune/revizie de program.


Actualizarea organigramei

sau

Organigrama se structurează arborescent, uzual pe una sau două nivele. Chiar dacă organigrama este structurată pe mai multe nivele, doar ultimele 2 nivele pot fi utilizate în structurarea statelor de plată (a se vedea secțiunea referitoare la listarea statelor de plată)Înaintea adăugării unui element nou în organigramă trebuie selectat parintele. Codul acestuia va fi afișat în colțul din dreapta sus. La crearea unei firme se defineste automat în organigrama un element cu denumirea firmei și codul 0 și constituie rădăcina întregii structuri. Acest element nu poate fi șters și nu poate fi modificat.

Se poate modifica denumirea unui element din organigramă cu butonul Modifica locul de munca selectat, după selectarea în prealabil a elementului din arborele organigramei. Nu se pot modifica codul și subordonarea.

Ștergerea unui element din organigramă se face cu butonul de ștergere. Se evrifică cu atenție codul elementului selectat și dacă este ales corect se confirmă procesul de ștergere.


Atenție: Odată cu ștergerea unui element din organigramă se vor sterge toate elementele subordonate acestuia.

Pentru mutarea locurilor de muncă în cadrul organigramei se va selecționa elemntul respectiv din arboreleorganigramei, apoi se apasă butonul de mutare.

Apoi se alege elementul (locul de muncă) din arborele organigramei în subordinea căruia va fi mutat elementul sce va fi mutat și se confirma mutarea. În cazul în care nu sunteți siguri de operațiune apăsați Ignora și abandonați procesul de mutare.


Atenție: Odată cu mutarea unui element din organigramă se vor muta și toate elementele subordonate acestuia.

Actualizarea datelor de personal

sau

Datele personale sunt grupate după natura lor în mai multe pagini (cartele): Informațiile generale, în partea de sus a ferestrei (Marca, numele, premele etc.) Informațiile personale (CNP, contract, adresa, acte la dosar etc.) Observații Elemente de salariu (Salariu de încadrare, Sporuri permanente și alte elemente care se păstrează

într-un istoric lunar) Familie (Soț/soție, copii) Educație și formare profesională (Instituții de învățământ, Cursuri de specializare/calificare) Aptitudini și competențe personale (Limbi straine, Alte aptitudini) Experiența profesională anterioară (Locuri de munca anterioare) Examinări medicale periodice Abateri și sancțiuni Aprecieri și premieri Decizii și acte adiționale Situația militară (Grad militar, Specializare etc.)

Primele 4 seturi de informatii sun accesibile și din modulul WinSAL, restul doar din WinPers.La adăugarea unui angajat nou vor fi active numai cartelele Informațiile personale, Observații și Situația militară. Restul cartelelor se activează numai după prima salvare a salariatului în baza de date și sunt accesibile prin modificarea datelor salariatului.

Atenție: Cartela Elemente salariale se activează doar la modificare datelor salariatului. La adaugarea unui salariat nou, se salveaza datele personale, apoi se intră pe modificare si se completează elementele salariale.

Informații generaleNumele, prenumele, data angajării sunt informații obligatorii. Data plecării este obligatoriu de completat în cazul salariaților care au plecat din unitate. Data sfârsit se completează numai pentru contractele pe perioadă determinată. Această informație se completează de la început, urmând ca la încetarea contractului sa se completeze data efectivă de încetare la Data plecării.Atenție: Din punct de vedere al programului, data plecării reprezintă ultima zi lucrată și nu prima zi nelucrată.Marca se completează sau nu în funcție de specificul fiecărei unitați. Este recomandat ca la contractele demuncă sa se aloce numere de marcă.

Informații personaleCNP, tipul contractului, tipul de asigurat, casa de asigurări de sănătate sunt informații obligatorii. Se recomandă completarea unui set minimal de date care să cuprindă cel puținȘ Număr contract+dată contract, daca există, funcția, adresa. In cazul în care salariile se virează pe card se va selecta banca si se va completa contul (IBAN). Acesta poate fi verificat (corectitudinea cifrei de control) prin butonul din dreapta contului.


În cazul în care sunt definite tipuri de salariați, această informație se poate alege din lista derulantă. Tipurile de salariați se definesc în meniul Nomenclatoare.Funcția se alege de asemenea din nomenclatorul de funcții definite în meniul Nomenclatoare. La anumite informații care presupun existența unui document se poate atașa imaginea scanatăa documentului. Aceste informații au alăturat un set de 3 butoane ca în imaginea de mai jos:

Documentele scanate nu vor putea fi salvate efectiv în baza de date, scopul bazei de date nefiind acela de a arhiva documente. Se vor salva doar căile de acces către aceste documente. Documentele pot fi în format PDF, JPG sau orice alt format recunoscut de aplicația Internet Explorer prin intermediul căreia se va face vizualizarea. Documentele pot fi stocate în rețeaua internă sau pot fi accesate dintr-o locație web.

Selectează locația din rețeaua internă unde se afla fișierul

Specifică calea web a fișierului

Încarcă fișierul și deschide fereastra de previzualizare


Contracte de muncă

Se pot crea modele noi de contracte sau se pot folosi modele predfinite cu care se instalează aplicația WinSAL.

Pagina de lucru este va fi compusă din două secțiuni Design șablon și Previzualizare contract în care datele din șablon sunt interpretate și pot fi aplicate salariaților.Șablonul este format din text care va fi reprodus ca atare în corpul contractului și denumiri de câmpuri cuinformații despre unitate, salariat și contract ce vor fi preluate din baza de date a salariatului căruia i se aplica acest model de contract. Textul simplu se editeaza ca în orice editor de texte obișnuit. Câmpurile sunt încadrate între simbolurile < > (Obligatoriu < la început si > la sfârșit) și se inserează prin poziționarea cursorului în locația dorita, apoi click dreapta din mouse pe poziția respectiva și selectarea câmpului din lista ce se deschide.

Atenție: În textul șablonului nu pot fi folosite caracterele < > cu alt scop dcât cel de deimitare a câmpurilor, așa cum este descris mai sus.

Câmpurile în lista de selecție sunt grupate astfel: datele salariatului urmate de datele unității, apoi datele despre contract.

Atenție: Datorită specificului de preluare a datelor salariaților si a contractelor, aceste date trebuie definite în prealabil în baza de date, chiar dacă în mod natural întâi se redactează contractul și abia apoi este înregistrat în baza de date.


Orice modificări aduse șablonului care vor putea fi utilizate și mai târziu trebuie salvate în baza de date. În cazul în care se dorește păstrarea ambelor șabloane, se foloseste Salvare sablon ca ... și se trece o denumire diferita (Identic cu salvarea documentelor în orice editor de texte).Secțiunea de previzualizare poate fi consultată oricând pe parcursul operațiunii de creare sau de modificare a unui șablon după selectarea oricărui salariat din lista derulantă din partea de sus a secțiunii.

Textul contractului reprezintă text neformatabil. Singurul format ce poate fi aplicat este tipul fontului cu care poate fi listat documentul.

Acte adiționale

In această sectiune se pot lista diverse tipuri de acte adiționale sau alte documente asemănătoare pe baza unor șabloane specifice fiecărei unitați. Programul este furnizat cu căteva modele de acte adiționale.Se deschide modelul dorit:

se selectează salariatul căruia i se aplica șablonul de act adițional și se listează.

În cazul modificării șablonului, acesta trebuie salvat. De asemenea se poate deriva un șablon nou dintr-unul existent. Acesta se salvează sub o noua denumire. În imaginea de mai jos sunt reprezentate grafic cele 2 părți ale actului adițional: Șablonul, care reprezinta un text fix ce poate fi aplicat oricărui salariat și partea variabilă, care se recompune la fiecare selectare a căte unui salariat.


Listarea adeverințelor

sau

Unele modele de adeverințe presupun încărcarea anumitor informații din statele de plată. In funcție de natura adeverinței stabiliți perioada care va fi încărcată. În cazul adeverințelor care nu conțin date din statele de plată, se poate stabili un interval minimal de 1 luna (diferențe pot fi doar în cazul firmelor mari sau a bazelor de date accesate de la distanță).Adeverințele sunt prevăzute cu maxim 2 semnături ce pot fi selectate din cele 4 semnături definite în configurarea societății.

Se selecteaza tipul adeverinței, salariatul, fontul și numărul de exemplare.Listarea adeverințelor în mai multe exemplare se face fără salt la pagină noua. De aceea această opțiune se poate aplica doar la modelele scurte de adeverințe, care încap 2 pe pagină. Pentru celelalte cazuri, setați listarea intr-un exemplar și listați 2 exemplare din fereastra de configurări a imprimantei (sau listațide 2 ori). Anumite tipuri de adeverințe (Adeverința fiscala – F1, Adeverința CAS – S5, Adeverința Somaj S6 ) necesită o încadrare mai specială în pagină datorită structurii tabelalre, ceea ce obligă listarea cu un font cu lațimea caracterelor egală (în acest caz CourierNew)Textul adeverinței este un text editabil. Dacă este necesar, înainte de listare, se pot face adaugiri sau corecții la textul generat de aplicație însă acestea nu pot fi salvate. La selectarea unei alte persoane, textul adeverinței se va regenera dupa modelul implementat în aplicație.


Operarea concediilor medicale

sau

Introducerea informațiilor din certificatele medicale este obligatorie, în vederea raportării lot în declarația 112.Completați informațiile din certificatul medical în rubricile corespunzătoare din macheta de culegere.În cazul în care certificatul medical este în continuare, bifati acest lucru în machetă și completati seria si numărul certificatului inițial.În cazul în care este vorba de o urgență medico-chirurgicală (cod 06) trebuie completat și codul de urgență (acesta trebuie să fie înscris în certificat). De asemenea în cazul bolilor infectocontagioase grupa A (cod 05) trebuie completat si codul de boala infectocontagioasă înscris în certificat.

În cazul certificatelor inițiale, defalcarea zilelor suportate din fondul de salarii si cele suportate din FNUASS, respectiv FAAMBP se face automat de catre aplicație.


Atenție: În cazul certificatelor In continuare defalcarea zilelor trebuie efectuată manual de către operator, coroborat cu defalcarea zilelor din certificatul inițial!

Stabilirea bazei de calcul (media zilnică) si a cuantumului indemnizației se face astfel:

Cazul 1: Există în baza de date istoricul necesar calculării certificatului medical iar acesta este initial:

Cazul 2: Există în baza de date istoricul necesar calculării certificatului medical iar acesta este în continuare:

Atenție: Baza de calcul a certificatului În continuare trebuie să fie identică cu baza de calcul a certificatului inițial!

Cazul 3: NU există în baza de date istoricul necesar calculării certificatului medical (lipsec una sau mai multe luni), sumele se completează manual:


Acest caz poate surveni în primele luni de utilizare a aplicației, când istoricul nu este înca suficient de mare – în acest caz sumele se completează pe baza statelor de plată din lunile anterioare - sau în cazul angajaților noi – în acest caz sumele se completează pe baza adeverintei de la fostul/foștii angajatori.

După finalizarea introducerii datelor din certificatul medical se poate lista o notă de calcul.

Operarea concediilor diverse

In această secțiune se operează concediile de odihnă, concediile fără salar, concediile de creștere a copilului 2 ani precum și alte tipuri de concedii sau suspendări de contract.

Se selectează tipul concediului din lista derulantă. Se completează numărul cererii, data și eventuale observații. Aceste informații sunt optionale dar ajută la identificarea mai ușoară a pozițiilor operate în această secțiune.Opțional se poate atașa si apoi vizualiza copia scanată a cererii de concediu sau a altui document în baza căruia s-a acordat acest concediu/suspendare.Se completează intervalul (se pot folosi butoanele de selecție a datei din calendar). In cazul


concediului de odihnă se activează si rubrica An referinta unde se trece anul la care se referă concediul de odihna. Daca pe aceeași cerere sunt zile de concediu aferente unor ani diferiți, se operează 2 cereri de concediu cu numar de zile si an de referință corespunzatori.Se bifează opțiunea Aprobat.

Atentie: În cazul în care opțiunea Aprobat nu este bifată, cererea de concediu nu va filuată în calcul în nicio situație din program.

Opțiunea Intreruperi concediu este folosită pentru a opera eventualele rechemări din concediu (în general din concediul de odihna) fără a modifica cererea inițială. La generarea pontajului, zilele de întrerupere vor fi socotite ca zile lucrate.

Listarea cererilor de concediu

In această sectiune se pot lista diverse tipuri de cereri de concedii pe baza unor șabloane specifice fiecărei unitați. Programul este furnizat cu 2 modele simple de cerere (Cerere simpla CO si Cerere simpla CFS).Se deschide modelul dorit:

apoi se selectează salariatul pentru care se listează cererea. Se pot utiliza 3 variante de fonturipentru listarea cererilor.


In cazul în care faceți modificări asupra șablonului acestea se pot salva în baza de date (butonul Salvare sablon) sau se poate crea un alt șablon, cu un nume nou, păstrând totodatăsi vechiul șablon (butonul Salvare sablon ca...)

Atentie: Șablonul este reprezentat doar de partea a doua a cererii, parte care ramânefixa indiferent de salariatul selectat. Partea dinamica (primul aliniat al cererii) se reconstruieste pe baza unor criterii predefinite în program la fiecare selectare a unui angajat din lista.


Generatorul de prezență

Generatorul de prezență este un instrument de polpulare tabelei de prezență cu un anumit număr de ore lucrate, ținând cont și de tipurile de concedii introduse (certificate medicale si alte tipuri de concedii) precum și de eventualele date de angajare sau de plecare, acolo unde este cazul.

Atentie: În cazul în care ați efectuat corecții sau introduceri manuale de informații în pontajul sau prezența anumitor salariați, prin apelarea generatorului de prezență veți pierde aceste modificări.

Generatorul de avansuri

Se utilizează pentru generarea unei sume pe rubrica avans tuturor salariaților, formula de calcul fiind un procent di salariul de încadrare, ajustat cu un eventual factor de rotunjire


Culegerea datelor lunare(Avans/Prezență/Sume/Rețineri)

sau

Secțiunea se utilizează pentru introducerea manuală a datelor de pontaj/prezență, sume ocazionale sau rețineri.Salariații sunt afișați in stânga machetei, într-o structură arborescentă, grupați pe locuri de muncă.Salariații pot fi selectați din structura arborescentă. Se poate folosi saltul rapid în arbore, tastând marca salariatului, sau dacaă nu se cunoaste marca, se foloseste butonul de căutare alaturat.

Macheta este structurată în 4 secțiuni: avans, prezență, sume ocazionale si rețineri.

Sectiunea Avans

Cele mai des folosite rubrici din această secțiune sunt cele de Avans obișnuit și Avans CO. Celelalte rubrici se folosesc în cazul în care avansurile se acorda în mai multe tranșe si este necesară gruparea acestor sume pe state de avans separate (La secțiunea de listare avans se pot lista state separate pentru fiecare tip de avans utilizat).


Sectiunea Prezența

Exista 2 modalități de operare a orelor de prezență:

Metoda 1 – Operarea directă a orelor de prezență – se culeg totalurile orelor în funcție de tipul acestora.Atentie: În rubrica Total ore lucrate se va înscrie totalul orelor lucrate, inclusiv orele de noapte, weekend, suplimentare sau altele

Orele marcate cu verde în macheta reprezintă ore ce se substituie orelor lucrate normal. Pot fi foilosite de exemplu pentru ore de noapte, ore de weekend sau sărbători pentru care nu se lucreaza într-o zi normală de lucru. Orele lucrate normal plus orele ce se substituie orelor lucrate normal nu vor depăși norma de lucru a salariatului respectiv.Toate orele care sunt în plus față de norma de lucru se vor înscrie în rubricile aferente orelor suplimentare.Pentru ajustarea denumirilor si a cuantumului sporului aferente acestor ore a se citi secțiunea Configurarea sumelor si sporurilor.

Rubrica pentru ore C.Odihna neefectuat se folosește pentru calcularea indemnizației de concediu de odihna ce nu s-a efectuat si se compensează în bani.Orele marcate cu roșu în machetă reprezintă ore ce nu constituie vechime în muncă iar în declarația 112 vor fi raportate ca ore de suspendare.

Atentie: Toată prezența este exprimată în ore.

Metoda 2 – Operarea pontajului pe zile - se activeaza bifând

Aferent fiecărei zile se poate deschide o lista derulantă de unde se pot alege numarul de ore lucrate în ziua respectivă sau cazurile pentru zilele nelucrate:


CO – Concediu de odihnă CM – Concediu medical CIC – Suspendare creștere copil 2 ani ACC – Accident de muncă CPL – Concediu plătit pentru evenimente familiale INV - Invoiri NEM - Nemotivate CFS – Concediu fără salar (fără plată) OBL – Obligații plătite (se utilizează doar la salariații platiți cu tarif orar) REC – Recuperări plătite PRE - Preaviz SOM – Șomaj tehnic SUS – Suspendari din alte temeiuri

Pentru ușurarea operării, zilele de repaus săptămânal sunt marcate cu portocaliu, zilele lucratoare cu verde iar sărbătprile legale cu roșu.După orice modificare a orelor din pontaj este obligatorie apasarea butonului Calcul totaluri.La apăsarea acetui buton, rubricile aferente cu totalurile orelor se vor completa automat.

Sectiunea Sume ocazionale

Rubricile Coeficient acord individual (procent), Salariu realizat BRUT si Salariu realizat NET se folosesc pentru munca în acord.Procentul de acord individual este aplicat asupra salariului de îcadrare raportat la orele lucrate. Salariul realizt brut se folosește în unitățile care aplică acordul individual, cotravaloarea muncii fiind evaluată conform unor criterii specifice. În acest caz aplicatia nu aplica nicio formulă de calcul asupra orelor lucrate introduse în rubrica corespunzatoare din secțiunea Prezență, venitul brut aferent perioadei lucrate fiind reprezentat de suma introdusă în aceasta rubrică.Salariul realizat net se folosește în cazurile în care munca în acord se evalueaza în sume nete (în acest caz aplicația calculând suma bruta aferenta).

Rubricile Indemnizație CO și Indemnizație CO Nefectuat se completează doar în cazul în care reglementările interne de calculare a acestor sume nu sunt standard. Programul calculeaza


aceste sume conform codului muncii, art.150:

(1) Pentru perioada concediului de odihnă salariatul beneficiază de o indemnizaţie de concediu, care nu poate fi mai mică decât salariul de bază, indemnizaţiile şi sporurile cu caracter permanent cuvenite pentru perioada respectivă, prevăzute în contractul individual de muncă. (2) Indemnizaţia de concediu de odihnă reprezintă media zilnică a drepturilor salariale prevăzute la alin. (1) din ultimele 3 luni anterioare celei în care este efectuat concediul, multiplicată cu numărul de zile de concediu.

In cazul în care se acorda prime nete, acestea se completeaza în rubrica Prime Nete iar programul va calcula automat prima bruta aferentă acesteia. Daca primele au fost ridicate dejaîn avans, sumele se vor înscrie si în rubrica Prime Ridicate. Deși această rubrică reprezintă de fapt o reținere, pentru ușurarea operării primelor este cuprinsă în aceasta secțiune și nu în cea de rețineri.

Sumele denumite în exemplul de mai sus Suma 1, Suma 2 etc. pot fi utilizate în funcție de nevoile fiecărei unități.Pentru ajustarea denumirilor acestor sume ocazionale se va vedea secțiunea Configurarea sumelor si sporurilor.Pentru a seta o anumita sumă pe o perioadă mai mult decât o lună se foloște butonul de configurare de lângă sumă. Functionarea acestui buton este identica cu cele de la Rețineri și este descrisă în paragraful următor.

Secțiunea Rețineri

Rubrica Diminuări brut (procent) se utilizeaza în cazul abaterilor care sunt sancționate in acest mod. Este singura rubrică din această secțiune care afactează brutul.Reținerile din exemplul urmator denumite Retinere 1, Retinere 2 etc. pot fi utilizate în funcție de nevoile fiecărei unități.Pentru ajustarea denumirilor și a tipului de calcul pentru aceste rețineri se va vedea secțiunea Configurarea sumelor si sporurilor.

Reținerile ce au fost definite ca sume fixe au sintagma (LEI), cele definite ca procent din brut au sintagma (% din B) iar cele definite ca procent din net au sintagma (% din N) după denumirea reținerii.Pentru a stabili mai multe luni pentru care se va aplica o anumită reținere, se va apăsa butonulde configurare de lângă fiecare sumă.


Se setează intervalul (de la luna/anul - până la luna/anul) în care se va aplica reținerea apoi sespecifcă valoarea (valoare absolută sau procent, în funcție de setări).

Atentie: Nu definiți pentru același salariat, același tip de retinere pentru aceeași lună. În lunile suprapuse se va lua în considerare în mod aleator doar una din sume.

În cazul în care trebuie modificată o sumă, se modifică definiția și se reduce intervalul până la luna la care s-a aplicat suma veche, apoi se definește un nou interval cu noua sumă.

Pentru exemplul din imaginea următoare, în cazul in care reținerea trebuie modificată începândcu luna 06 2014 la 5% se va modifica actuala definiție și se va trece la Luna și anul până la care se aplică: 05 – 2014 apoi se va defini o noua regula cu începere de la luna 06 - 2014 cu valoarea de 5%.

Sumele completate în rubricile Pensie privată sunt deductibile din baza de calcul a impozitului pe venit, în limitele și condițiile stabilite prin lege.Atentie: Programul nu verifică dacă cuantumul cumulat al acestor sume se încadrează sau nu în limitele prevazute de lege pentru deductibilitate.

Pensia platită direct reprezintă suma pe care salariatul o plătește direct companiei de asigurări și care va fi folosită doar pentru deducerea acesteia din baza de impozitare, fără niciun efect asupra sumelor în casate de salariat pe statul de plată.Pensia reținută pe stat se folosește în cazul în care angajatorul retine suma din restul de plată al salariatului și o plătește ulterior companiei de asigurări în numele salariatului.

În rubricile din grupa Foloase în natura impozabile se trec sumele sau evaluarea în bani a oricăror avantaje care se impoziteaza. La aceste sume nu se calculează nicio alta contribuție. Rubrica Tichete de masă se poate completa si prin sectiunea Tichete de masa.

In rubrica Depășire diurnă se trec sumele încasate de salariat pe parcursul lunii peste limita legala prevăzută de lege. Asupra acestor sume programul va calcula impozit pe venit precum șicontribuții sociale.

Rubricile Diferențe sănătate/impozit/cas/șomaj se folosesc doar în cazuri excepționale, corelate


cu atenție cu baza de calcul a acestor contribuții. (Se vor utiliza doar sub supravegherea unui reprezentant SoftPro)

Orice modificare operată asupra sumelor din aceasta secțiune trebuie obligatoriu urmată de apăsarea butonului Salveaza, apoi se poate trece la urmatorul salariat sau se poate închide maceta cu butonul Termina.

Operarea tichetelor de masă

sau

La apelul opțiunii Actualizare tichete se deschide un tabel cu toți angajații cu contract de muncă (cu sau fără timp parțial) care au funcția de bază în unitate.Sun afișate, pe lângă informațiile de identificare ale salariaților și informații despre norma locului de munca, ore normă încadrare, total zile lucrate și numărul de tichete aferent acestor zile lucrate. În coloana Zile detașare se trec zilele lucrate pentru care salariatul nu beneficiază de tichete de masa.

Coloana Tichete se va recalcula automat din coloana Zile lucrate – Coloana Zile detașare.In partea de jos a tabelului este afișat totalul tichetelor de masa distribuite.Dupa terminarea modificarilor asupra numărului de tichete de masa, acestea pot fi transferate în bloc in sectiunea Rețineri a fiecărui salariat în vederea includerii în baza de calcul a impozitului. Pentru calculul valorii tichetelor de masă se va utiliza valoarea nominală a unui tichet stabilită la inițializarea lunii în macheta cu setările lunii curente.


Situația nominală a tichetelor de masă distribuite se listeaza pe baza datelor introduse în sectiunea anterioară. Seriile tichetelor de masa se completează doar manual pe documentul listat.

În cazul în care este necesară anularea tichetelor de masă generate prin secțiunea anterioară se folosește functiunea Anulare tichete de masa.

Se anuleaza atât numarul de tichete cât și contravaloarea lor transferată în rubrica de rețineri a fiecărui salariat.


Sindicate

Definirea organizatiilor sindicale

Se pot adauga/sterge/modifica denumiri de organizatii sindicale cu butoanele Adaugare/Modificare/Stergere din partea de jos a tabelului.

Arondarea salariatilor unei organizatii sindicale

Se alege organizatiia sindicala.Pentru adaugarea salariatilor membrii in sindicatul respectiv se apasa butonul Adauga apoi se selecteaza salariatii (Se poate folosi selectia multipla)


Se specifica intervalul in care este membru al sindicatului selectat. Implicit este sugerat un interval acoperitor, atat din trecut cat si pentru viitor.In cazul in care un sindicalist isi inceteaza calitatea de membru intr-o organizatie sindicala, prin butonul Modifica se poate modifica intervalul de apartenenta.

Se poate sterge un sindicalist din lista prin butonul stergere.

Listele de cotizatii

Meniul Sindicat – Optiunea Sindicalisti

Pe baza statului de plata din luna curenta se pot lista liste cu cotizatiile sindicale calculate pentru fiecare organizatie sindicala in parte (Se alege organizatia sindicala pentru care se intocmeste raportul)

Listarea pontajului

În cazul în care s-a utilizat operarea pontajului pe zile se poate lista pontajul completat.

Sau


De asemenea se pot lista și foi goale de pontaj pentru a fi completate manual pe parcursul lunii.

Listarea Avansului

sau

Se pot lista state de avans separate pe tipurile de avans introduse, așa cum a fost descris în secțiunile anterioare.

Listări diverse

Din acest meniu sunt disponibile liste conținând orele de prezență, sumele ocazionale și reținerile.In cazul reținerilor procentuale, aceste sunt afișate doar sub formă de procent, valoarea lor absolută fiind afișată doar pe statul de plată, după determinarea bazei de calcul.


Calculul și listarea statului de plată

sau

Orice modificare a sumelor sau orelor trebuie urmată obligatoriu de calcularea/recalcularea statului de plată. Funcțiunea reface integral statul de plata pe baza orelor și sumelor introduse în secțiunile meniului Sume curente.

Sau

Listarea statului de plata se poate face după unul din formularele definite în secțiunea Configurarea statelor de plată. Programul se instalează cu un medel predefinit de formular de stat de plată.

Statul de plată poate fi încărcat integral din baza de date sau parțial, pe baza unor ctiterii de selecție:

după tipul contractului:

după modalitatea de achitare


după tipul salariaților

după locul de muncă

Pentru selectarea sau deselectarea tuturor opțiunilor dintr-oanumită listă de selecție se pot utiliza butoanele:

Se poate alege una din formele statului de plata:

Statul de plată pe societate cu locuri de muncă afișează salariații grupați după locurile de muncă, cu subtotal pe fiecare loc de munca, cu recapitulație (contribuții angajator) calculate la nivel de societate.Statul de plată pe societate fără locuri de muncă afișează toți salariații indiferent de locul de muncă, în ordinea selectată, (Numeric sau Alfabetic) cu recapitulație (contribuții angajator) calculate la nivel de societate.Statul de plată pe societate cu subunități și locuri de muncă afișează salariații grupați după locurile de muncă, cu subtotal pe fiecare loc de muncă și pe fiecare subunitate, cu recapitulație(contribuții angajator) calculate la nivel de societate. Subunitățile sunt reprezentate de nivelul imediat superior locului de muncă în organigrama. Pentru detalii a se vedea sectiunea Definireaorganigramei.Statul de plată pe societate cu subunități fără locuri de muncă afișează salariații grupați după subunitățile din care fac parte, cu subtotaluri pe subunitate, cu recapitulație (contribuții angajator) calculate la nivel de societate.


Statul de plată pe subunități cu locuri de muncă afișează salariații grupați după locurile de munca, cu subtotal pe fiecare loc de munca, cu recapitulații parțiale (contribuții angajator) calculate la nivel de subunitate.Statul de plată pe subunități fără locuri de muncă afișează salariații grupați după subunități, curecapitulații parțiale (contribuții angajator) calculate la nivel de subunitate.Statul de plata pe locuri de muncă afișează salariații grupați după locurile de muncă, cu recapitulații parțiale (contribuții angajator) calculate la nivel de loc de muncă.

Atentie: În cazul statelor de plată cu recapitulații (contribuții angajator) la nivel de subunitate sau loc de muncă, datorită rotunjirilor din fiecare recapitulație, suma contribuțiilor datorate de unitate din aceste recapitulații poate fi diferită de recapitulația la nivel de societate. Sumele raportate în declarația 112 sunt cele din recapitulația la nivel de societate. Sumele din recalpitulațiile la nivel de loc de muncăsau subunitate sunt orientative.

După încărcarea statului de plată conform criteriilor anterior selectate se poate listat statul de plată, recapitulația sau o lista de semnături (în cazul în care nu se semnează direct pe statul de plată pentru primirea banilor).

Tot din tabelul de previzualizare a statului de plată se generează și fișierele de carduri pentru diverse bănci. Nu este necesară selectarea anterioară doar a salariaților cu carduri la o anumităbancă pentru a putea genera fisierul aferent acelei bănci. Trebuie ca cel puțin un salariat din statul afișat în selecție sa aibe card la banca respectivă.


Se alege banca, apoi se completează informațiile suplimentare necesare generării fișierului de carduri specifice fiecărei banci, dacă este cazul.Fisierul genarat va avea implicit numele format din codul bancii (din IBAN), luna și anul la care se referă sumele și CUI-ul societății. Numele și locația fișierului pot fi modificate de către operator în la finalul generării.

Listarea fluturașilor

sau

Tot în cadrul meniului Stat de plată se pot lista și fluturașii: toți sau individual. În cazul în care se alege opțiunea Toți, se pot lista fluturașii dupa aceleași criterii de selecție ca si statul de plată. În cazul în care se alege opțiunea Individual, selecția se va face din urmatoarea listă bifând salariații cărora li se va lista fluturașul.

În rubricile de deasupra tabelului se pot tasta secvențe de caractere corespunzătoare numelui, prenumelui sau funcției sau marca iar tabelul va fi filtrat automat doar cu salariații care corespund criteriilor.


Generarea și validarea declarației 112

sau

Majoritatea informațiilor cuprinse în declarația 112 sunt preluate automat din statul de plată.Se mai fac totuși unele ajustări direct îm macheta declarației:

Bifarea declarației rectificativeÎn cazul în care se depune o declarație rectificativă se va bifa una din variantele de rectificare disponibile.

Bifarea obligațiilor din vectorul fiscal în cazul lunilor fără sumeToate obligațiile de plata care au sume sunt bifate automat în vederea cuprinderii în declarația 112. În cazul lunilor fără sume pe statul de plată, toate obligațiile fiscale sunt 0 și rămân nebifate. In vederea cuprinderii în declarație a tuturor obligațiilor din vectorul fiscal, se bifează manual obligațiile din vectorul fiscal, fie cu butonul Bifeaza oblig din vectorul fiscal fie bifând manual fiecare obligație în parte.

Atentie: În cazul în care nu veți valida o declație fără nicio obligație fiscală, veți obține o eroare la validare de forma: Eroare structura declarație: Sectiunea B greșit poziționată.Atentie: În cazul în care bifați doar o parte din obligațiile fiscale din vectorul fiscal, softul de validare nu va detecta acest lucru si va genera o declarație validă, verificarea cu vectorul fiscal se va face doar de către ANAF iar eroarea va apărea doar în recipisa obținuta după depunere.

Indeminzațiile pentru accidente de muncă și boli profesionaleÎn cazul accidentelor de muncă și boli profesionale defalcarea cazurilor pe cele 4 tipuri de indemnizații se face direct în declarație.


Ajutoarele de decesNumărul cazurilor și cuantumul total al indemnizațiilor de deces acordate se completează directîn secțiunea C3 a declarației 112. Aceste sume nu sunt de natură salarială și nu sunt cuprinse pe statul de plată.

Scutirile și subvențiile din bugetul asigurărilor de somajScutirile și subvențiile se completează în tabelul din secțiunea C5 pe coloanele De recuperat și De restituitAtentie: Înscrieți sumele în coloana De recuperat doar în limita contribuției datorate, iar diferența în coloana De restituit

Impozitul pe venit pentru punctele de lucru neradiate dar care nu mai au salariați

În cazul în care există puncte de lucru pentru care s-a eliberat CUI în vederea raportării impozitului pe venitul din salarii, acestea trebuie raportate cu 0 chiar și în lunile în care nu s-aurealizat venituri din salarii la respectvele puncte de lucru. Aplicația preia din statul de plată și defalcă pe CUI-uri doar punctele de lucru în care s-au realizat venituri în luna curentă. Eventualele CUI-iuri cu 0 trebuie adaugate direct în declaratie în secțiunea F2

După finalizarea eventualelor ajustări se trece la generarea și validarea declarației.Fișierul XML cu datele din declarație se salveaza implicit în folderul de lucru, dar este


recomandat ca utilizatorul sa-și creeze un folder separat pentru declarații.

Următorul pas îl constituie validarea și semnarea declarației în vederea transmiterii către ANAF.Fișierul XML generat poate fi consultat în fereastra de validare:

Validarea și semnarea declarației în cazul în care declarația este valida:

În acest moment firul de execuție este transferat către aplicația de validare. Aceasta este produsă de ANAF și este doar epalată din interiorul aplicației WinSAL. Actualizarea aplicației de validare se realizează automat la pornirea validării. Se muta toate comonentele in dreapta, apoi se apasă Download. Se efectuează aceasta operațiune ori de câte ori aplicația constată apariția unor versiuni noi si apare macheta din imagine.


În fereastra aplicației de validare se alage obligatoriu tipul declarației de validat: D112. În cazul în care în folderul curent se validează mai multe tipuri de declarații, va ramâne memorat întotdeauna ultimul tip de declarație validat.

Se apasă butonul de validare. În cazul în care validatorul semnalează faptul ca au fost depistate erori, se închide aplicația de validare și se revine înnapoi în WinSal pentru a consulta lista erorilor de validare.


Atentie: Criteriile de validare și mesajele de eroare afișate sunt realizate de ANAF în colaborare cu instituțiile beneficiare ale informațiilor din declarația 112 (CNPAS, CNAS, ANOFM)Se corecteaza informațiile din luna curentă conform mesajelor de eroare și se regenerează declarația 112.Mesajele de atenționare (precedate de sibolul A:) nu semnifică nepărat că datele sunt eronate ci că s-a depistat o situație mai puțin obișnuită. Se verifică daca situația semnalată se datorează unor incorectitudini a datelor, caz în care se poate face corecția. În cazul în care atenționarea semnalează un fapt real, se poate continua procedul de depunere a declarației. Mesajele de atenționare se vor regăsi și în recipisa obținută după depunerea declarației.

În cazul în care nu au fost raportate erori, se poate trece la generarea fișierului PDF semnat.Selectați sipul de smartcard pe care aveți semnatura sau se lasa opțiunea implicită: autodetect. Se introduce codul pin se se alege opțiunea Validare + creare fisier PDF semnat. Incazul în care se dorește și formarea unui fișier PDF nesemnat se alege opțiunea Validare + creare PDF. Ambele fișiere se vor forma în aceeași locație cu fițierul sursă de date XML.

Pentru consultarea fișierelor PDF create se închide validatorul și se revine în fereastra anterioară din WinSAL.

Atentie: Conținutul și formatul fișierelor PDF obținute în urma procesului de validare au fost elaborate de ANAF și nu pot fi modificate de SoftPro. Pentru depunerea declarației se accesează butonul din imeginea de mai jos și se urmează etapele de pe portalul e-guvernare de depunere a declarației.

Consultarea recipisei se face prin accesarea butonului din imaginea de mai jos.


În lunile cu concedii medicale care depașesc valoarea contribuției datorate se poate genera din fereastra declarației 112 și cererea de rambursare.

Deasemenea unele case de sănătate solicită listarea unor secțiuni din declarația 112 – variantaprelucrată cu Softl A – Softul de culegere manuală. În acest scop se descarcă Softul A de pe pagina ANAF pentru descărcarea declarațiilor electronice:

Sofuul A trebuie salvat intr-un folder din computer. Nu poate fi completată direct în fișierul deschis în pagina ANAF.


Pentru transferul datelor în Softul A se folosește butonul din imaginea de mai jos din fereastra de validare ce se deschide după generarea declarației.

Atentie: Țineți cont de scopul acestui transfer de date, așa cum este descris și în mesajul de atenționare afișat la apelarea butonului de mai sus.


Fișierul de transfer se va salva întotdeauna în folderul aplicației și va avea numele 112_transfer_pdf.xml, așa cum indică și mesajul afișat dupa generarea acestui fișier.

Urmează deschiderea softului A descărcat anterior din locația unde a fost salvat și importarea fișierului de mai sus:


După preluare, se verifică sumele și se listează paginile care cuprind paragrafele cerute de casade sănătate.


Utilizarea tabelului multifuncțional

De cele mai multe ori, înaintea listari unor situații sau înaintea actualizării unor informații, se ajunge la afișarea unor date intr-un tabel multifuncțional. Acțiunile permise în acest instrumentsunt descrise mai jos.

1 Salt la prima înregistrare din tabel.

2 Căutare informație în tabel. Căutarea se face pe coloana curentă. Se selectează informația dintr-o anumită coloană (unul din rândurile tabelului, nu antetul coloanei) apoi se apasăbutonul de căutare. Căutarea se face de la înregistrarea curentă în jos. În cazul în care nu a fost găsită nicio înregistrare, cursorul se poziționeaza pe prima înregistrare din tabel.

3 Repetă ultima căutare. Se poate folosi la căutarea următoarelorapariții ale expresiei căutate prin butonul descris anterior.

4 Aplică un filtru în tabel. Filtrul se aplica pe coloana curentă. Seselectează informația dintr-o anumită coloană (unul din rândurile tabelului, nu antetul coloanei) apoi se apasă butonul de filtrare. Se pot aplica mai multe filtrări succesive, în fiecare etapă filtrul se va aplica la rezultatul filtrului anterior.

5 Anulează toate filtrele anterioare (Se revine la conținutul inițial al tabelului așa cum a fost încărcat din baza de date).

6 Salt la ultima înregistrare din tabel.

7 Mărește caracterele (fontul) de afișare a tabelului.

8 Micșorează caracterele (fontul) de afișare a tabelului.

9 Micșorează secțiunea stângă a tabelului.

10 Desparte tabelul în 2 secțiuni si mărește secțiunea din stânga (La deplasarea coloanelor din secțiunea dreapta, coloanele din secțiunea stângă rămân nemodificate)


12 Activează/Dezactivează liniatura orizontală/verticală a tabelului(apăsări succesive)

13 Comutare între tipul de afișare tabel și panou (Informațiile suntafișate doar pe verticală)

14 Salvează setarile tabelului conform afișării curente pentru userul curent și secțiunea de program curentă (liniatura, dimensiunea caracterelor, tipul de afișare, dimensiunea secțiunilor tabelului). La urmatoarea accesare a ateblului, datele vor fi afișate conform setarilor salvate.

15 Activează calculatorul sistemului.

16 Adaugă o înregistrare nouă (Numai unde este cazul). Se aplică doar în tabelele care afișează date primare.

17 Modifică înregistrara curentă (Numai unde este cazul). Se aplică doar în tabelele care afișează date primare.

18 Șterge înregistrara curentă (Numai unde este cazul). Se aplică doar în tabelele care afișează date primare.

19 Listează anumite rapoarte pe baza datelor din tabel. (Numai unde este cazul). Se aplică în general în tabelele care afișează rezultatul unor interogări.

20 Exportă tabelul afișat pe ecran în format XLS sau DBF (În cazulîn care s-au aplicat filtre, se vor exporta doar datele filtrare, adică exact ce se vede pe ecran).

21 Inchide fereastra de vizualizare.

Filtrarea complexă (multicriterială)


În locul mai multor filtrări simple succesive se poate aplica un filtru multicriterial apelat în fereastra de filtrare descrisă la poziția 4 din tabelul anterior. Expresia se va compune din maxim 10 condiții concatenate prin operatorii SI și SAU cu posibilitatea de a grupa prin paranteze grupurile de expresii.

Exemplu: Se selectează angajații care au în prenume ION/IONEL/IOANA și locuiesc în Timișoara. Condiția care va selecta aceste înregistrări va fi:

(PRENUME Contine ION sau PRENUME Contine IONEL sau PRENUME Contine IOANA) și LOCALITATEA Contine TIMISOARA

Se va observa poziția parantezelor care vor asigura o evaluare corectă a expresiei. Operatorul SI este ditributiv în raport cu operatorul SAU în același fel în care înmulțirea este distributivă față de adunare. Operatorii SI și SAU pot fi așadar echivalați cu operatorii de înmulțire și adunare pentru poziționarea corectă a parantezelor (SI = înmulțire, SAU = adunare).


Configurarea sumelor

Sumele configurabile de următoarele categorii: Sporuri permanente (20 tipuri de sporuri) Ore platite cu spor (3 tipuri de ore) Ore suplimentare (3 tipuri de ore) Sume ocazionale (10 tipuri de sume) Rețineri (10 tipuri de rețineri) Ore cu tarif fix (3 tipuri de ore)

Configurarea sumelor se face în fereastra configurare societate din bara de butoane sau din interiorul modulului Administrare.

Se accesează cartela WinSal / WinPers apoi butonul Configurare sume

În cartela Sporuri sunt disponibile maxim 20 de sporuri configurabile ca denumire și ca formulă de calcul. Sporurile pot fi în sumă fixă sau procent. Procentul se poate aplica asupra salariului de încadrare + o selecție din sporile anterioare. Pentru a evita erorile de tip ciclu, orice spor poate fi calculat doar pe baza sporurilor anterior definite.

Se va bifa dacă sumele respective intră în baza de calcul a concediului de odihnă. Conform codului muncii: (1) Pentru perioada concediului de odihnă salariatul beneficiază de o indemnizaţie de concediu, care nu poate fi mai mică decât salariul de bază, indemnizaţiile şi sporurile cu caracter permanent cuvenite pentru perioada respectivă, prevăzute în contractul individual de muncă. așadar sporurile prevazute în contractele de muncă trebuie sa fie incluse în baza de calcul a concediului de odihnă.Pentru instituțiile publice, se va bifa pentru fiecare spor dacă face parte sau nu din salariul de bază.

În cartela Ore se pot defini 3 tipuri de ore platite cu un anumit spor (ore care se substituie orelor lucrate normal) cum ar fi: Ore de noapte, Sămbete/Duminici sau sărbători legale pentru care salariatul primeste zile libere în compensașie, astfel încăt numărul de zile lucrate din luna


nu depășeste norma conform contractului.De asemenea se pot defini și 3 tipuri de ore suplimentare. Aceste rubrici vor fi folosite pentru aînscrie orele lucrate în pluis față de norma de lucru conform contractului.Se definesc denumirile, asa cum vor aparea pe statul de plată și pe fluturași și procentul de calcul. În cazul în care pe lângă salariul de încadrare, în baza de calcul a acestor ore se includ și alte sporurui, se bifează corespunzator acest lucru.

În cartela Sume se pot defini 10 tipuri de sume ocazionale. Acestea vor fi doar în sumă fixă și se introduc în macheta Sume curente, așa cum a fost descris în secțiunile anterioare.Se definesc denumirile, asa cum vor aparea pe statul de plată și pe fluturași, iar în cazul sumelor care se acordă în baza unor excepții specifice prevazute în codul fiscal se bifează/debifează contribuțiile sociale care se aplică la aceste sume.De asemenea, dacă reglementările interne ale unității prevăd acest lucru, se poate bifa ca una sau mai multe din aceste sume sa facă parte din baza de calcul a indemnizației pentru concediul de odihnă.

În cartela Retineri se pot defini 10 tipuri de rețineri. Acestea pot fi în sumă fixă sau calculate procentual din brut (total drepturi) sau din net (total drepturi – contrbuțiile sociale obligatorii)


În cartela Tarife se pot defini 3 tipuri de ore cu tarif. Există situații, când, deși se lucrează în regie, se prestează anumite activități remunerate cu un tarif fix pe oră (participarea în anumitecomisii, la anumite examinări etc.). În această secțiune se definesc denumirile acestor sume și eventualele exceptări de la anumite contribuții sociale, dacă sunt prevazute de legislația în vigoare.

Numărul de ore se introduce îm fereastra de culegere ore/pontaj iar cuantumul (tariful) pe oră este specific fiecărei persoane (nu este unuic la nivel de societate) și se introduce în macheta de actualizare personal – Elemente salariale.

Configurarea statelor de plată și fluturașilor

Structura și forma statului de plată poate fi personalizată conform specificului fiecărei unități. Se pot folosi în paralel mai multe modele de state de plată.Configurarea statelor de plată se face în fereastra configurare societate din bara de butoane sau din interiorul modulului Administrare.

Se accesează cartela WinSal / WinPers apoi butonul Configurare stat.


O dată cu instalarea aplicației se crează și un model de stat de plata implicit care poate fi modificat sau se pot deriva din el alte modele de state de plată.Statele de plata obișnuite se listeaza landscape dar există și cazuri de state de plata (convenții civile, drepturi de autori, consilieri) care necesita un mic de coloane, iar în acest caz se pot crea modele de state de plata portrait. Numărul maxim de coloane ce pot fi cuprinse pe un statde plată portrait este 14, pe când statul landscape poate avea până la 20 de coloane. Numarul maxim de rânduri pe care se poate afișa informația aferentă unui salariat este 5.

Tabelul de sus conține antetul statului de plată, asa cum va fi el afișat pe fiecare pagină. În tabelul de jos sunt expresiile (simbolurile si denumirile rubricilor ce vor fi calculate și afișate ).Pentru a edita o anumită expresie ce va fi afisată pe statul de plată, se apasă butonul de pe linia și coloana corelată cu descrierea din antet.

Majoritatea rubricilor necesare a fi afișate în statul de plata sunt expresii simple, reprezentând


doar un câmp din statul de plată. Totuși, dacă este cazul se pot folosi și expresii matematice (adunare sau scădere).

Prin butonul Configurare Fluturas se accesează fereastra prin care se poate personaliza modelul de fluturaș. Aplicația lucrează cu un singur model de fluturaș.

Fluturașul poate avea maxim 6 coloane și 20 de rânduri. În tabelul din dreapta se actualizează antetul iar în dreapta expresiile (în același mod ca și pe statul de plată).


WinSAL - softpro.apollo-hw.rosoftpro.apollo-hw.ro/tutoriale/manual_winsal6.pdf · într-un istoric...

Documents

Transcript of WinSAL - softpro.apollo-hw.rosoftpro.apollo-hw.ro/tutoriale/manual_winsal6.pdf · într-un istoric...