Ministerul Agriculturii, Pdurilor si Dezvoltrii Rurale

Agenia de Pli pentru

Dezvoltare Rural i Pescuit

Programul Naional de Dezvoltare Rural

2007 2013

Manual de proceduri pentru implementare i control

IMPLEMENTAREA TEHNIC I FINANCIAR A PROIECTELOR

Capitolul 1 - Implementare i pli proiecte de investiii

1.1. Evaluarea cererilor de finanare Seciunea ES1:

Completarea i depunerea cererii de finanare

Ghidul solicitantului, care st la baza completrii Cererii de finanare este disponibil n mod gratuit la Oficiile Judeene de Pli pentru Dezvoltare Rural si Pescuit (OJPDRP), Centrele Regionale de Plai pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit (CRPDRP) si la Agentia de Plai pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit (APDRP).

Solicitantul, informat cu explicaiile menionate n Ghidul solicitantului, completeaz formularul de cerere de finanare (Formular E1.1) i anexeaz documentele administrative i tehnice care sunt cerute de acest formular. Aceste elemente constituie Cererea de finanare.

Solicitantul va putea s apeleze, dac dorete, la Agenia Naional de Consultan Agricol (ANCA), la Oficiile Judeene pentru Consultan Agricol (OJCA) sau la consultani, pentru ntocmirea documentaiei tehnice si completarea Cererii de finanare.

Odat finalizat cererea de finanare, aceasta se multiplic n doua exemplare de ctre solicitant. Originalul i o copie a cererii de finanare, impreuna cu formatul electronic (discheta sau CD) sunt depuse la Oficiul Judeean de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit al judeului unde are loc implementarea proiectului. Ele sunt depuse personal de ctre responsabilul legal sau responsabilul tehnic, aa cum sunt precizai n formularul Cerere de finanare sau de un mputernicit prin procura legalizat (in original) a responsabilului legal, la OJPDRP, naintea datei D care figureaz n licitaia de proiecte -n/a-D (n este numrul de ordine al licitaiei de proiecte). Forma electonica va contine Cererea de finantare, studiul de fezabilitate, planul de afaceri, planuri de amplasare, planul de situatie, planul general etc.

Solicitantul se asigur c are un exemplar al Cererii de finanare .

Seciunea ES2:

Primirea, verificarea conformitii i nregistrarea cererii de finanare;

1. Primirea cererii de finanare Primirea cererii de finanare n dou exemplare este asigurat de ctre Serviciul Verificare Cereri de Finanare (SVCF) din cadrul OJPDRP unde proiectul va fi implementat. Fiecare exemplar va conine formularul E1.1 corect completat i anexele tehnice i administrative. Solicitantul este ndrumat de ctre expertul SVCF la eful Serviciului, care l repartizeaz pentru verificarea conformitii Cererii de finanare ctre un expert al serviciului. Aceeai cerere de finanare poate fi declarat neconform de maximum dou ori pentru aceeai licitaie de proiecte; numrul de nregistrare preluat din Registrul de nregistrare a Cererilor de finanare (E2.2) trebuie completat in caseta destinat acestor situaii, din partea I a Fiei de verificare a conformitii (E2.1). Expertul va verifica n Registrul de nregistrare a Cererilor de finanare E2.2:

dac acelai solicitant a depus aceeai cerere de finanare de doua ori n perioada licitaiei de proiecte i a fost declarat neconform de fiecare dat. Dac solicitantul se prezint a treia oar cu aceeai cerere de finanare aceasta nu va mai fi acceptat pentru a fi verificat;

Expertul va completa caseta prevzut pentru aceast verificare n PARTEA I - INFORMAII GENERALE REFERITOARE LA PROIECT din fia de verificare a conformitii E2.1. Dac solicitantul se regsete in Registrul de nregistrare a Cererilor de finanare E2.2, n situaiile prezentate mai sus, expertul verificator va opri verificarea conformitii la acest stadiu, cererea de finanare fiind considerat neconform fr o verificare ulterioar a criteriilor de conformitate. Dup aceasta vor fi derulate toate etapele procedurale specifice pentru cererilor de finanare neconforme. Odat cererea de finanare primit i n prezena solicitantului, expertul SVCF-OJPDRP va proceda la: 2. Verificarea documentar a Cererii de finanare Controlul documentar const n verificarea Cererii de finanare ( E1.1); dac este corect completat i dac anexele tehnice i administrative cerute n partea H a formularului E1.1 sunt prezente n dou exemplare: un original i o copie, pe suport de hrtie, i n format electronic.

Expertul care verific conformitatea va verifica discheta/CD din punct de vedere a conformitii Cererii de finantare cu varianta pe suport de hrtie, inclusiv existena ntregii documentaii ataate acesteia. Expertul SVCF-OJPDRP va verifica dac fiecare exemplar din Cererea de finanare (inclusiv documentele anexate) a fost legat, paginat i opisat, cu toate paginile numerotate manual n ordine de la 1 la n n partea dreapt sus a fiecrui document, unde n este numrul total al paginilor din dosarul complet inclusiv documentele anexate, astfel nct s nu permit detaarea i/sau nlocuirea documentelor. Dac cererea de finanare este incomplet la depunerea anterioar, se va dezlega dosarul i se va aduga documentul lips, paginile vor fi renumerotate (numerele vechi vor fi tiate cu o linie orizontal), opisul se va reface i dosarul va fi legat din nou. Exemplarul original va avea nscris pe copert, n partea superioar dreapt, meniunea ORIGINAL . Fiecare pagin va purta tampila rotund a societii. Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului (ex: bilan contabil vizat de administraia financiar), copiile trebuie s aib meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre responsabilul legal al solicitantului. Exemplarul - copie va avea nscris pe copert, n partea superioar dreapt, meniunea COPIE Nr.1. Verificarea cererii de finanare se face conform Fiei de verificare a conformitii E2.1 (Anexa evaluare selectare). Agenia de Plai pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit i rezerva dreptul de a cere documente sau informaii suplimentare referitoare la conformitatea Cererii de finanare dac pe parcursul verificrii criteriilor de eligibilitate se constat de expertul verificator c este necesar. n cazul n care expertul SVCF din cadrul OJPDRP va descoperi erori de form n completarea cererii de finanare de ctre solicitant va aplica urmtoarea procedur:

taie cu o linie orizontal informaia greit i scrie alturat informaia corect;

semneaz n dreptul modificrii i o dateaz. Erorile de form sunt erorile fcute de ctre solicitant n completarea cererii de finanare care sunt descoperite de experii verificatori ai SVCF-OJPDRP, dar care, cu ocazia verificrii conformitii, pot fi corectate de ctre acetia din urm pe baza unor dovezi/informaii prezentate explicit n documentele anexate Cererii de finanare. n cazul n care expertul verificator descoper o eroare de form, proiectul nu este considerat neconform. Persoana care verific munca expertului este eful de Serviciu Verificare Cereri de Finanare din cadrul OJPDRP sau, cand acesta nu este disponibil,

un alt expert din cadrul Serviciului Verificare Cereri de Finanare (respectnd matricea de nlocuire prevzut n situaii speciale). n urma verificrii, acesta contrabifeaza Fia de verificare a conformitii E2.1. Fisa de verificare a conformitatii E2.1 este aprobata de Directorul Adjunct al Centrului Regional. Dup verificarea conformitii documentelor, expertul SVCF din cadrul OJPDRP va urma procedura descris la pct. 3 - nregistrarea.

3. nregistrarea Dup verificare pot exista dou variante:

a) Cererea de finanare nu este completat corect sau lipsete unul din documente, ca urmare, va fi declarat neconform. Fia de verificare a conformitii este nregistrat de expertul care a efectuat verificarea n registrul de nregistrare a cererilor de finanare (E2.2); expertul completeaz N n numrul de nregistrare din Fia de verificare a conformitii E2.1 (caseta destinat acestei meniuni). Solicitantul semneaz Fia de verificare a conformitii care se multiplic in 2 exemplare, un exemplar va fi dat solicitantului, iar al doilea exemplar se va arhiva la OJPDRP. Solicitantul va pleca cu cererea de finanare neconform i cu copia dup fia de verificare care atest neconformitatea documentar. b) cererea de finanare este declarat conform. Fia de verificare a conformitii, E2.1, mpreun cu cele dou exemplare ale cererii de finanare se nregistreaz de ctre expertul care a efectuat verificarea n Registrul de nregistrare a cererilor de finanare (E2.2.) i completeaz F n numrul de nregistrare (caseta destinat acestei meniuni). Solicitantul semneaz Fia de verificare a conformitii, care se multiplic n dou exemplare din care unul va fi dat solicitantului, a doua copie se arhiveaz la OJPDRP iar originalul va fi transmis la CRPDRP, dup finalizarea vizitei pe teren. nregistrarea cererii de finanare n registrul de nregistrare a cererilor de finanare (formularul E2.2) Acest registru este alctuit dintr-un tabel cuprinznd coloane care corespund :

1. numrul de nregistrare; 2. data de nregistrare; 3. titlul proiectului; 4. denumirea solicitantului; 5. amplasarea proiectului; 6. costul total eligibil.

Numrul de nregistrare al cererii de finanare Numrul de nregistrare al cererii este compus din urmtoarele cifre:

F/N . 0 0 0 0 1 * Tip cerere de finanare: F pentru cereri conforme, N pentru cereri

neconforme * Cinci cifre pentru msura * Trei cifre corespunznd numarului licitaiei de proiecte i referina n

formularul -n/a-D: - primele dou cifre reprezint nr. licitaiei din anul cnd s-a lansat, a treia cifr reprezint ultima cifr a anului alocaiei financiare (ex. 7 pentru 2007) * O cifr corespunznd codului regiunii, aa cum este precizat mai jos :

COD REGIUNE 1 NORD EST 2 SUD EST 3 SUD 4 SUD VEST 5 VEST 6 NORD VEST 7 CENTRU 8 BUCURETI - ILFOV

* Dou cifre corespunznd codului judeului, aa cum este precizat mai jos :

Cod Jude 21 HARGHITA 22 HUNEDOARA 23 IALOMIA 24 IAI 25 ILFOV 26 MARAMURE 27 MEHEDINI 28 MURE

Numrul msurii produselor agricole

si forestiere

Codul Judeului

Numrul de ordine de

nregistrare n registru

Codul Regiunii

Nr. de referin al licitaiei de proiecte

Cerere de finantare

* Cinci cifre corespunztoare numrului cererii n ordinea nregistrrii n

Registrul de nregistrare a cererilor de finanare, aa cum este indicat n prima coloan a tabelului din formularul E2.2.

Registrul de nregistrare a cererilor de finanare E2.2 este un formular comun att pentru OJPDRP (unde se completeaz coloanele 1-6, i dac este cazul coloana 13) ct i pentru CRPDRP (unde sunt completate toate coloanele). Exemplarul original al cererii de finanare poate fi returnat solicitantului, la cererea acestuia, numai in timpul procesrii, naintea lurii unei decizii privind eligibilitatea sau neeligibilitate acesteia. n acest caz, solicitantul sau reprezentantul solicitantului depune la registratura Ageniei de Plai pentru Dezvoltare Rurala i Pescuit / Centrului Regional, unde are loc implementarea proiectului, o solicitare de renuntare la cererea de finantare (cu/fara restituirea exemplarului original al cererii de finanare), emis, nregistrat i semnat de ctre solicitant (formular E 0.2). n baza cererii, nregistrat la APDRP/CRPDRP i aprobat de ctre Directorul General al Ageniei/ Centrului Regional de Plai pentru Dezvoltare Rural i Pescuit, eful SES - APRDP /SECA-CRPDRP va dispune unui expert ,completarea unui Proces verbal de sistare a evaluarii si dupa caz, restituirea exemplarului original al cererii de finanare (formular E 0.3). La nivelul APRDP/ CRPDRP se va ntrerupe verificarea Cererii de finanare pentru care s-a solicitat renuntarea la finantare.

29 NEAM 30 OLT 31 PRAHOVA 32 SATU MARE 33 SLAJ 34 SIBIU 35 SUCEAVA 36 TELEORMAN 37 TIMI 38 TULCEA 39 VASLUI 40 VLCEA 41 VRANCEA 42 BUCURETI

Cod Jude 1 ALBA

02 ARAD 03 ARGE 04 BACU 05 BIHOR 06 BISTRIA-NSUD 07 BOTOANI 08 BRASOV 09 BRILA 10 BUZU 11 CARA-SEVERIN 12 CLRAI 13 CLUJ 14 CONSTANA 15 COVASNA 16 DAMBOVIA 17 DOLJ 18 GALAI 19 GIURGIU 20 GORJ

O copie a Cererii de renuntare i a Procesului verbal de sistare a evaluarii se vor transmite OJPDRP-ului care a efectuat verificarea conformitii cererii de finanare respective, si la SES (pentru a nu fi inclus in esantion), La nivelul fiecarei entitati sa va arhiva documentatia aferenta cererii de finantare, conform procedurii de arhivare.

Seciunea ES3:

nfiinarea dosarului administrativ. Verificarea n teren a Cererilor de finanare conforme de ctre OJPDRP.

Transmiterea cererilor de finanare conforme si a documentelor aferente acestora, de la SVCF-OJPDRP ctre CRPDRP si APDRP

1. nfiinarea dosarului administrativ

Dup verificarea documentar, pentru fiecare cerere de finanare conform, expertul care a instrumentat Cererea de finanare nfiineaz dosarul administrativ. Dosarul va avea acelai numr cu numrul de nregistrare al cererii de finanare, o copert i un opis (E3.5), care va fi completat de ctre expert. Dosarul administrativ va cuprinde:

pista de audit (E0.1) fia de verificare a conformitii n original (E2.1)

Se vor aduga pe msura completrii lor: Fisa de verificare in teren al Oficiilor Judeene (E3.8-original) Raportul Serviciului Verificare Cereri de Finanare din cadrul

OJPDRP asupra verificrii pe teren (E4.1); Copia Ordinului de deplasare pentru efectuarea verificrii pe teren

de ctre experii Serviciului Verificare Cereri de Finanare din cadrul OJPDRP.

La nivelul APRDP-SES/ CRPDRP-SECA (funcie de limita de competen financiar a Centrelor Regionale) dosarul administrativ va fi completat cu documentele ntocmite de acest serviciu (Fia de verificare a criteriilor de eligibilitate - E3.1, Fisa de verificare a criteriilor de selectie-E3.9, Fia de solicitare a informaiilor suplimentare - E3.4). La nivelul APDRP-SES, pentru cererile de finanare verificate pe eantion, dosarul administrativ va fi completat cu documentele ntocmite de acest serviciu (Fia de verificare a criteriilor de eligibilitate - E3.1, Fia de solicitare a informaiilor suplimentare - E3.4, si daca este cazul, Raport asupra verificrii prin sondaj -E7.1 si Fisa de verificare a criteriilor de selectie-E3.9) 2. Verificarea pe teren a cererilor de finanare conforme

Dup verificarea conformitii, pentru fiecare Cerere de finantare conform, eful SVCF al OJPDRP va numi doi experi, n vederea respectrii principiului 4 ochi, conform Calendarului pentru verificarea cererii de finanare/ notei

explicative a contractului (formularul E3.7), in vederea efecturii vizitei pe teren. Cei doi experi desemnai de eful SVCF-OJPDRP vor analiza Cererea de finanare i anexele ataate acesteia, n vederea pregtirii vizitei pe teren. Studierea documentaiei n birou dureaz dou zile lucrtoare. n urma verificrii documentaiei n birou, dac experii consider c unele documente prezentate nu conin informaii suficiente sau sunt incomplete, la contactarea solicitantului pentru comunicarea vizitei pe teren, i va solicita acestuia prezentarea documentelor cu informaii complete la verificarea pe teren. Solicitarea acestor documente se va face prin intermediul formularului E3.6 (Propunerea vizitei pe teren). Expertul SVCF-OJPDRP stabilete telefonic, prin pot electronic sau prin fax, cu responsabilul legal sau tehnic, ziua, ora i persoanele ntlnite atunci cnd vizita pe teren la locul amplasrii proiectului va avea loc, iar responsabilul legal sau tehnic va confirma oficial prin fax (i se va transmite prin fax pentru completare model de confirmare formular E3.6) care va fi completat si confirmat oficial prin fax de catre responsabilul legal sau tehnic. Termenul alocat verificrii pe teren de ctre OJPDRP-SVCF pentru fiecare cerere de finanare este de maximum 4 zile lucrtoare (incluznd: 2 zile lucrtoare de verificare a documentaiei n birou i contactarea beneficiarului n vederea efecturii verificrii pe teren, 1 zi lucrtoare pentru verificarea propriu-zis pe teren i 1 zi lucrtoare pentru finalizarea verificrilor cu privire la vizita pe teren). Pentru situaii excepionale n care termenul de verificare pe teren nu poate fi respectat (ca de exemplu, solicitantul nu poate fi contactat , sunt multe cereri de finantare depuse iar numarul de personal nu permite verificarea pe teren n termenul stabilit sau solicitantul a comunicat in scris ca nu poate pune la dispoziia experilor documentul solicitat in urma verificrii documentaiei la birou etc.), experii OJPDRP-SVCF, vor solicita directorului adjunct al OJPDRP prelungirea acestuia, pe baza unei motivaii scrise, ntemeiat i riguros documentat (nu mai mult de 3 zile lucrtoare). )

n timpul efecturii vizitei pe teren, expertii trebuie s aib asupra lor ordinul de deplasare ntocmit n acest scop De asemenea, experii vor dispune de echipament de protecie (cizme de cauciuc, impermeabil, casc, halat), precum i de instrumentarul necesar executrii verificrii (aparat de fotografiat calculator de buzunar, rulet, etc.). Aparatul de fotografiat este necesar pentru luarea de imagini doveditoare (fotografii) pentru fiecare stadiu al investitiei. Scopul verificrii pe teren este de a confrunta copiile documentelor justificative din anexele administrative care nsoesc cererea de finanare cu originalele existente la solicitant si care confirma sau infirma ndeplinirea criteriilor cuprinse in Fia de verificare n teren E3.8 (Anexa evaluare selectare) precum i verificarea datelor i informaiilor cuprinse n anexele

tehnice i administrative cu elementele existente pe amplasamentul propus. Expertul compara verificarea anumitor criterii de eligibilitate pe baza documentelor (etapa verificrii de birou) cu realitatea, pentru a se asigura de corectitudinea rspunsurilor. Experii verificatori pot solicita cu ocazia verificrii pe teren i alte informaii/ documente Acetia le vor meniona n Fia de verificare pe teren E3.8 i le vor ataa, astfel incat expertul sa poata concluziona asupra vizitei pe teren Daca solicitantii nu pot pune la dispozitia expertilor informatiile solicitate, dar concluzia asupra verificarii pe teren poate fi incheiata, se va mentiona in Fisa de verificare n teren E3.8 si in Raportul asupra verificarii E4.1, in vederea solicitarii acestora de catre Centrul regional. Daca concluzia nu poate fi incheiata, cererea de finantare nu indeplineste conditiile pentru a fi declarata eligibila si se va mentiona in Fisa de verificare n teren E3.8 si in Raportul asupra verificarii E4.1. Diferenele rezultate ntre precizrile solicitantului din Cererea de finanare i constatrile experilor OJPDRP se menioneaz n Raportul Serviciului de Verificare a Cererilor de finanare din cadrul OJPDRP asupra verificrii pe teren (E4.1) n rubrica destinat observaiilor. De asemenea, la Raportul Serviciului de Verificare Cereri de Finanare din cadrul OJPDRP asupra verificrii pe teren (E4.1), se vor anexa fotografiile reprezentative din teren pentru toate tipurile de proiecte i se vor transmite la CRPDRP/APDRP pentru stabilirea unui rezultat ct mai corect al verificrii condiiilor de eligibilitate a acestora. Verificarea n teren se efectueaz conform Fiei de verificare n teren E3.8 3. Concluzii asupra verificrii pe teren a proiectului. Dup parcurgerea celor dou etape (studierea documentelor n birou i verificarea pe teren) pentru fiecare cerere de finanare verificat, experii OJPDRP-SVCF au la dispoziie o zi lucrtoare pentru finalizarea concluziilor rezultate n urma vizitei pe teren. n cazul n care exist preri diferite ntre cei doi experi verificatori, eful SVCF va face medierea divergenelor i se va ajunge la o concluzie definitiv. Experii OJPDRP finalizeaz fia de verificare in teren (E3.8) i ntocmesc Raportul Serviciului Verificare Cereri de Finanare din cadrul OJPDRP asupra verificrii pe teren (E4.1) Pe toat durata efecturii verificrii Cererii de finanare se urmrete stadiul i responsabilitile care revin fiecrei etape, conform Pistei de audit pentru cererea de finanare (formularul E0.1). Acest formular nsoete fiecare cerere de finanare pe tot parcursul verificrii acesteia i este completat i semnat de ctre toi factorii implicai (experi, ef serviciu, Director Adjunct). eful SVCF-OJPDRP verific i supune spre semnare Directorului Adjunct al OJPDRP Borderoul de transmitere a documentelor de la OJPDRP/ CRPDRP la CRPDRP/ APDRP (E3.2).

4. Transmiterea cererilor de finanare conforme i a documentelor aferente acestora, de la SVCF-OJPDRP ctre CRPDRP si APDRP Dup nregistrarea Borderoului de transmitere a documentelor de la OJPDRP/ CRPDRP la CRPDRP/ APDRP (E3.2) n Registrul de nregistrare a documentelor E2.3, de ctre expertul SVCF - OJPDRP, se transmit la APDRPsau la CRPDRP (funcie de limitele de competen ale acestora) prin Pota Romna, respectndu-se condiiile de ambalare i securitate sau direct prin curier, prin intermediul borderoului E3.2, urmtoarele documente (pentru fiecare cerere de finanare verificat):

Cererea de finanare - original (E1.1) Fisa de verificare n teren (E3.8) - original; Raportul Serviciului de Verificare a Cererilor de finanare din cadrul

OJPDRP asupra verificrii pe teren (E4.1) - original; Pista de audit (E0.1) n original, completata cu etapele parcurse

pentru fiecare cerere de finanare; Fisa de verificare a conformitii (E2.1) - original copia Ordinului de deplasare pentru vizita pe teren.

Transmiterea documentelor de la OJPDRP- SVCF la CRPDRP/APDRP, cu respectarea termenului de maxim 5 zile lucrtoare alocat pentru verificarea fiecrei cereri de finanare, se face de ctre Seful SVCF-OJPDRP pe msura verificrii acestora. Zilnic, OJPDRP, va transmite la Centru regional , lista cererilor de finanare neconforme/ conforme, conform procedurii de monitorizare. Seciunea ES4:

Verificarea criteriilor de eligibilitate i dac este cazul, evaluarea criteriilor de selecie

1. Verificarea criteriilor de eligibilitate Verificarea criteriilor de eligibilitate se efectueaz de ctre Serviciul de Evaluare Selectare din cadrul APRDP pentru toate cererile de finanare a cror valoare este mai mare dect limita de competen financiar a Centrelor Regionale. Experii Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii din cadrul Centrelor Regionale vor verifica criteriile de eligibilitate pentru cererile de finanare cuprinse n limita de competen a Centrelor Regionale. Dup primirea documentelor de la OJPDRP, eful Serviciului Evaluare Selectare (APRDP) / Evaluare, Contractare, Achiziii (SECA) - CRPDRP va repartiza fiecare cerere de finanare conform unui expert pe baza criteriului de repartizare uniforma din punct de vedere al numrului de proiecte pentru verificarea eligibilitii i a limitei de competen ale expertului si unui sef de birou, pentru respectarea principiului 4 ochi completnd coloanele corespunztoare din registrul de nregistrare a cererilor de finanare conforme E2.2.

Expertul din cadrul SES-APRDP/SECA-CRPDRP va nregistra in registrul E2.2 urmtoarele documente, pe msura ntocmirii lor:

- Fia de solicitare a informaiilor suplimentare (E3.4), - Notificarea cererilor de finanare neeligibile (E6.2).

Borderourile de transmitere a documentelor vor fi nregistrate in registrul E2.3. Verificarea eligibilitii tehnice i financiare de ctre Serviciul Evaluare Selectare APRDP (SES-APRDP) / Serviciul Evaluare, Contractare, Achiziii CRPDRP (SECA-CRPDRP), const n verificarea eligibilitii solicitantului, a criteriilor generale de eligibilitate, a bugetului indicativ al proiectului i a tuturor documentelor anexate. Verificarea este fcut pe baza documentelor provenite de la solicitant i a verificrii pe teren efectuat de OJPDRP-SVCF Fia de verificare n teren E3.8 i Raportul OJPDRP-SVCF asupra verificrii cererii de finanare E4.1 . Evitarea dublei finanri se efectueaz prin verificarea existenei bifei la punctul C2 (opiunea NU), la punctul 2 din Declaraia pe propria rspundere a solicitantului i verificarea n Bazele de date privind dubla finanare, aflate pe site-ul APRDP (pentru proiecte SAPARD, pentru proiecte FEADR, pentru proiecte finantate prin Fondul European pentru Dezvoltare Rural). Dac solicitantul se regsete n Bazele de date privind dubla finanare, expertul i va solicita un Raport asupra utilizrii altor programe de finanare nerambursabil (rezumat) prin proiecte care s cuprind i un document eliberat de gestionarul fondurilor de care beneficiaz, din care s rezulte titlul proiectului finanat, descrierea lui, devizul i stadiul de realizare (inclusiv cele realizate prin Programul SAPARD). Rezultatul verificrii este completarea Fiei de verificare a criteriilor de eligibilitate (E3.1.) rezumnd verificarea efectuat de expert. Bifele din fia de verificare se fac pe baza verificrii documentare. n situaia n care sunt criterii de eligibilitate care necesit lmuriri suplimentare, expertul completeaz coloana din E3.1 pentru Solicitare de informaii suplimentare i ntocmete Fia de solicitare a informaiilor suplimentare E3.4, n care se solicit documentele suplimentare n doua exemplare i care se va transmite la solicitant i o copie la OJPDRP. Solicitantul trebuie s prezinte informaiile cerute n termen de 5 zile lucratoare de la data primirii formularului E3.4, un exemplar la APRDP/CRPDRP si un exemplar la OJPDRP-ul la care a depus cererea de finantare , spre tiin. Informaiile suplimentare se vor cere doar n urmtoarele cazuri:

- n cazul n care unul din documente (tehnic sau administrativ) conine informaii insuficiente pentru clarificarea unui criteriu de eligibilitate, sau exista informaii contradictorii n interiorul lui sau fa de cele menionate n cererea de finantare;

- n cazul n care bugetul indicativ (inclusiv devizele financiare i devizele pe obiect) exist diferene de calcul sau ncadrarea categoriilor de cheltuieli eligibile/ neeligibile nu este facut corect.

Nu se vor solicita tipuri de documente, altele decat cele prevazute in cererea de finantare. Pentru investiiile care trebuie s-i dovedeasc viabilitatea economico-financiar, expertul va verifica viabilitatea investiiei conform formatului electronic al matricei de verificare a viabilitii pct. 6 din Fia de verificare a criteriilor de eligibilitate E3.1. Verificarea viabilitii const n ncadrarea indicatorilor n limitele stabilite prin procedura APDRP. Nivelurile indicatorilor din procedur se considera c sunt ndeplinite/respectate ncepnd cu anul n care se obine producie/venituri, conform tehnologiilor i specificului proiectului. Verificarea bugetului indicativ

Verificarea const n asigurarea c toate costurile de investiii propuse pentru finanare sunt eligibile i calculele sunt corecte. Lista cheltuielilor eligibile i neeligibile corespunztoare fiecrei msuri se gsete n Fia msurii i n Ghidul solicitantului. Bugetul indicativ este structrat pe capitole si subcapitole.

DOCUMENTE PREZENTATE PUNCTE DE VERIFICAT N CADRUL

DOCUMENTELOR PREZENTATE 6.1.1 Studiu de fezabilitate 6.1.2 Plan de afaceri

Se va verifica dac tipurile de cheltuieli i sumele nscrise sunt corecte i corespund devizului general al investiiei. Bugetul indicativ se verifica astfel:

- valoarea eligibila pentru fiecare capitol sa fie egala cu valoarea din devizul genera, fara TVA;

- in bugetul indicativ se completeaza Actualizarea care nu se regaseste in devizul general;

- in bugetul indicativ valoarea TVA este egala cu valoarea TVA din devizul general.

Cheile de verificare sunt urmatoarele: - valoarea cheltuielilor eligibile de la Cap. 3 <

12% ( cheltuieli eligibile de la Cap 1 + Cap.2+Cap.4 + Cap.5 + Cap.6 );

- - cheltuieli diverse si neprevzute (Pct.5.3) trebuie sa fie max. 5% din subtotal cheltuieli eligibile cu excepia capitolului 5; - actualizare trebuie sa fie max. 10% din totalul cheltuielilor eligibile

Se verific corectitudinea calculului. Se verifica corelarea datelor prezentate in Devizul general cu cele prezentate n studiul de fezabilitate i/sau planul de afaceri.

Pentru stabilirea rezonabilitii preturilor utilizate de solicitant, expertul va folosi ca referin Baza de date preuri care cuprinde bunuri, servicii sau lucrri similare cu cele propuse prin proiect, aflat pe site-ul Ageniei. Se compara preurile din devizele pe obiect cu cele din baza de date, funcie de tipul de investiie (servicii, bunuri, lucrri i dac se regsesc n limitele admise n baza de date. Se are in vedere msura, specificul i particularitile tehnico-economice ale proiectului. Pentru cele care se regasesc in baza de date, iar valorile sunt cuprinse in limitele admise, suma acceptata de evaluator este cea din devize. Pot exista trei situatii:

a) Daca se regasesc in Baza de date, dar valorile prezinta discrepante mari si nu a prezentat oferte, se va proceda ca la punctul c);

b) Daca a prezentat oferte, dar preul prezint valori mari fa de cele cu care au fost comparate, expertul declar eligibil maximul admis conform bazei de date, diferena urmnd s fie neeligibil. Solicitantul este notificat prin Fia de solicitare de informaii suplimentare E3.4, prin care i se aduce la cunotin suma eligibil pentru produsul respectiv acceptat de evaluator (aceasta este suma maxim admis conform Bazei de de date preuri);

c) Pentru situaia n care n Baza de date nu se regasesc anumite preuri, se solicit proiectantului s declare baza (sursa) de preuri, din zona folosit, la categoriile de lucrri, pentru care s-i asume responsabilitatea prin semnatur i tampil, iar suma eligibil pentru produsul respectiv este acceptat de evaluator. De asemenea, pentru componentele proiectului (utilaje etc) cu pondere semnificativa in valoarea eligibila a proiectului, vor fi solicitate trei oferte conforme.

Expertul completeaz Fia de verificare a preurilor de achiziii punctul 5 din formularul E3.1. 2. Evaluarea criteriilor de selecie n situaia n care Conducerea Ageniei consider necesar introducerea unor criterii de selecie pe masura derularii Programului FEADR, APDRP poate propune Autoritii de Management pentru avizare, criterii de selecie specifice fiecrei msuri, care vor fi publicate n Anunul de licitaie. Pentru aceste Cereri de finanare se va face i evaluarea criteriilor de selecie, care vor fi stabilite ulterior. Seciunea ES5:

Finalizarea eligibilitii i seleciei. Termenul alocat evalurii criteriilor de eligibilitate i a criteriilor de selecie (dac este cazul) este de 5 zile lucrtoare, n situaia n care nu sunt solicitate informaii suplimentare.

n situaia n care se solicit informaii suplimentare, finalizarea verificrii criteriilor de eligibilitate se realizeaz n termen de 2 zile lucrtoare de la momentul primirii formularului E3.4 cu rspunsul de la solicitant (o zi pentru expert i una pentru eful Biroului Evaluare Selectare APRDP/ eful Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii - CRPDRP Rezultatul verificrii eligibilitii si a criteriilor de selecie (dac este cazul) se consemneaz n Fia de verificare a criteriilor de eligibilitate E3.1, respectiv Fia de verificare a criteriilor de selecie E3.9, iar fiecare etap a verificrii se nscrie n Pista de audit pentru cererea de finanare E0.1 i n coloanele din Registrul de nregistrare a cererilor de finantare E2.2.

Seciunea ES6 :

ntocmirea Listei cererilor de finanare eligibile i neeligibile La nivelul APRDP, eful SES ntocmete bilunar (pe data de 15 i n penultima zi lucrtoare a lunii) Lista cererilor de finanare eligibile i neeligibile (E6.1) pentru cererile de finanare eligibile si neeligibile, a cror valoare este mai mare dect limita de competen financiar a Centrelor Regionale i o transmite Directorul General pentru semnare. Lista Cererilor de Finanare eligibile, semnat de Directorul General, este transmis Serviciului Contractare-APDRP n vederea contractrii, prin intermediul formularului E6.3, Lista proiectelor eligibile si neeligibile se transmite la Serviciul Monitorizare, Evaluare i Raportare - APDRP, Serviciul Contabilizare Plati si Directia Promovare Comunicare si Relaii Mass-Media - APDRP n vederea publicrii pe site-ul Ageniei. Solicitanii ale cror Cereri de Finanare au fost declarate neeligibile, vor fi notificai de ctre SES prin intermediul documentului E6.2. La nivelul Centrului Regional, eful SECA - CRPDRP ntocmete bilunar (pe data de 14 i n penultima zi lucrtoare a lunii, pn la ora 12) Lista cererilor de finanare eligibile i neeligibile (E6.1) si o transmite la SES-APDRP si care sunt incluse in listele CRPDRP.. Seful SES-APRDP transmite pe cale electronica, n ziua urmatoare, efului SECA CRPDRP cererile de finanare selectate pe baza analizei de risc, pentru a fi verificate prin sondaj de ctre SES-APRDP. Pe baza acesteia, seful SECA va scoate din Lista cererilor de finanare eligibile i neeligibile (E6.1) cererile de finanare selectate de APRDP pentru a fi verificat prin sondaj i o transmite Directorul CRPDRP pentru semnare. Lista cererilor de finanare eligibile i neeligibile semnat de Directorul CRPDRP se nregistreaz n Registrul de nregistrare a documentelor E2.3 si se transmite la Serviciul Monitorizare, Evaluare i Raportare - APDRP, Serviciul Contabilizare Plati si Directia Promovare Comunicare si Relaii Mass-Media - APDRP n vederea publicrii pe site-ul Ageniei. eful SECA CRPDRP repartizeaz experilor care au responsabiliti de contractare,

conform Listei cererilor de finanare eligibile i neeligible, cererile de finanare eligibile originale, nsoite de dosarele administrative, n vederea contractrii acestora. Pentru cererile de finanare neeligibile/ neselectate expertul care a instrumentat respectiva cerere de finanare ntocmete Notificarea cererilor de finanare neeligible/ neselectate (E6.2) i completeaz rubrica corespunztoare (15) din Registrul de nregistrare a cererilor de finanare E2.2. Notificarea cererii de finanare neeligibile/neselectate (E6.2) se transmite solicitantului. Cererile de Finanare neeligibile se transmit la arhivare prin intermediul Borderoului E7.2. Arhivarea se efectueaz conform Manualului de arhivare. Pentru cererile de finanare conforme, selectate de SES-APRDP pe baza analizei de risc pentru a fi analizate pe eantion, eful SECA transmite la SES-APRDP, in data de 15 i ultima zi lucrtoare a lunii, cererile de finanare conforme originale nsoite de dosarele administrative, prin intermediul Borderoului de transmitere a documentelor E3.2. Seciunea ES7:

Verificarea prin sondaj la APDRP-SES

Pe baza informaiilor transmise de CRPDRP-uri (documentul 20), Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare transmite lunar la Serviciul Evaluare Selectare documentul BD-Excell. Lunar, pn pe data de 10, eful SES va stabili eantionul cererilor de finanare ce urmeaz a fi verificate de ctre SES-APDRP i va ntocmi lista proiectelor care urmeaz s fie verificate prin sondaj. Bilunar, in data de 14, respectiv penultima zi lucrtoare a lunii, pana la ora 14,00, Seful SECA-CRPDRP transmite, pe cale electronic, Lista Cererilor de Finanare eligibile i neeligibile, nainte de semnarea acesteia de ctre Directorul CRPDRP. n ziua urmatoare, eful SES comunic pe cale electronic, Cererile de finanare selectate pe baza analizei de risc, pentru a fi verificate prin sondaj, din Lista primita de la Centrul Regional respectiv. Stabilirea eantionului de 5% din valoarea totala a cererlori de finanare verificate de APDRP-Serviciul Evaluare Selectare, se bazeaz pe un algoritm care s permit evaluarea riscurilor de declarare a unor proiecte eligibile care s nu ndeplineasc toate condiiile i de neregulariti n verificarea proiectelor la nivel CRPDRP, denumit Modelul analizei de risc. Originalul Cererilor de finantare selectate conform esantionului, nsoite de dosarele administrative, vor fi transmise de catre Centrele Regionale la SES-APRDP n ziua urmtoare.

Primirea de la CRPDRP-SECA a cererilor de finanare originale conforme (eligibile i neeligibile) i a dosarelor administrative prin intermediul Borderoului E3.2, se face de ctre eful Serviciului Evaluare-Selectare - APDRP, care face repartiia ctre experi. Expertul SES-APDRP nscrie documentele primite in Registrul de nregistrare al cererilor de finanare conforme E2.2.

Scopul evalurii prin sondaj este ca Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit s verifice modul de respectare a procedurii de evaluare de ctre CRPDRP-uri i implicit s se asigure de aplicarea unitar a procedurii de evaluare, n condiiile n care verificarea cererilor de finanare a fost descentralizat, pn la o limit de competen financiar la nivelul CRPDRP. Cererile de finanare care fac obiectul eantionului vor fi instrumentate de ctre experii SES-APDRP. Cererile de finanare se vor verifica utiliznd explicaiile tehnice menionate n seciunea E4 (Verificarea criteriilor de eligibilitate) din manualul de proceduri de evaluare, cu respectarea termenelor si formularelor menionate n aceast seciune. Evaluarea se concretizeaz n completarea Fiei de verificare a criteriilor de eligibilitate (E3.1). Componenta de verificare tehnic va fi preluat n procedura de evaluare lundu-se n considerare inclusiv vizita pe teren efectuat de Serviciul Verificare Cereri de Finanare din cadrul Oficiilor Judeene. Dac se consider necesar, la verificarea criteriilor de eligibilitate, pe baza unei Note aprobat de Directorul General, experii SES pot solicita Serviciului de Verificare Tehnic de la nivelul APRDP sau CPDRP, o verificare pe teren a cererii de finantare respective. Termenul de evaluare a respectivei Cereri de finanare se prelungete cu perioada necesar efecturii vizitei pe teren. n cazul diferenei de evaluare ntre CRPDRP i APDRP, APDRP-SES ntocmete i transmite la CRPDRP-uri, prin intermediul borderoului E3.3, Raportul asupra verificrii prin sondaj E7.1. Evaluarea la nivel SES-APDRP va fi definitiv. Raportul APDRP-SES (E7.1) al Serviciului Evaluare Selectare primit la CRPDRP se nregistreaz n registrul E 2.2 (coloanele aferente). n situaia n care sunt criterii de eligibilitate care necesit lmuriri suplimentare, expertul ntocmete Fia de solicitare a informaiilor suplimentare E3.4, prin care se solicita documentele suplimentare n trei exemplare i care se va transmite la solicitant. Solicitantul trebuie s prezinte informaiile cerute n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii formularului E3.4, n caz contrar proiectul va fi declarat neeligibil. eful SES-APDRP ntocmete bilunar (pe data de 15 i n ultima zi lucrtoare a lunii) Lista cererilor de finanare eligibile i neeligibile E6.1, corespunztoare eantionului. Dupa aprobare, Lista proiectelor eligibile si neeligibile, impreuna cu exemplarul original si dosarul administrativ se retransmit la Centrele Regionale in vederea contractarii/ arhivarii. Solicitanii ale cror Cereri de Finanare au fost declarate neeligibile, vor fi notificai de ctre SES prin intermediul documentului E6.2. Dup aprobare de

ctre Directorul General, Lista Cererilor de Finanare eligibile si neeligibile este transmis Serviciului Monitorizare, Evaluare i Raportare - APDRPS, Serviciului Contabilizare Plati si Directiei Promovare Comunicare si Relaii Mass-Media - APDRP n vederea publicrii pe site-ul Ageniei , . Trimestrial, eful SES -APDRP face o analiz a rezultatului verificrii prin sondaj sub forma unui Raport, n care se va face o trecere n revist a evoluiilor de la Raportul precedent, se vor preciza principalele constatri, identificndu-se eventual cele comune mai multor proiecte/msuri/CRPDRP, gravitatea neregularitilor constatate i propuneri de remediere ale acestora. Raportul este prezentat Directorului DSC pentru avizare, care l prezint Directorului General Adjunct al APDRP pentru aprobare. Cte o copie a Raportului se va transmite fiecrui CRPDRP. Dac consider necesar, Comitetul Director/ Directorul General poate dispune analizarea activitii Centrelor Regionale. Lista proiectelor care vor fi verificate se va face pe baza unor criterii stabilite de Comitetul Director/ Directorul General. Verificarea se concretizeaz ntr-un Raport, care va fi prezentat Comitetul Director/ Directorului General, dup avizarea acestuia de Directorul Direciei Selectare Contractare si Directorului General Adjunct al APDRP. n urma Raportului, Comitetul Director/ Directorul General poate dispune msurile care se impun, dac este cazul. n cazul n care Directorul General dispune Direciei Selectare Contractare analizarea unor contestaii primite la APRDP privind eligibilitatea sau neeligibilitatea unor Cereri de finanare, directorul DSC va solicita efului SES analizarea i rezolvarea contestaiei. Contestaia va fi instrumentat de SES, iar rspunsul, dup avizarea acesteia de Directorul General, va fi transmis contestatarului.

1.2. Contractarea fondurilor Seciunea C1.2.1:

Notificarea Beneficiarilor privind Decizia de Selecie i Pregtirea Contractelor

La nivel regional Serviciul Evaluare Contractare Achiziii intocmeste formularul E 6.1- Lista cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri, pentru proiectele sub limita financiara, pe care il transmite la APDRP-SES. La nivel central, Serviciul Evaluare Selectare, pe baza formularului E 6.1 stabileste esantionul (5%). Dupa verificarea eligibilitatii proiectelor cuprinse in esantion, SES transmite catre SECA , prin intermediul borderoului E 3.3 Borderou de transmitere a documentelor de la APDRP/CRPDRP la CRPDRP SECA/ OJPDRP-SVCF. Seful SECA repartizeaza aceasta lista unui expert in vederea intocmirii notificarilor si pregatirea contractelor. La nivel central Serviciul Evaluare Selectare transmite Serviciului Contractare formularul E 6.1 - Lista cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri, pentru proiectele peste limita financiara. Seful SC repartizeaza aceasta lista unui expert in vederea intocmirii notificarilor si pregatirea contractelor. Expertul SECA/SC completeaz formularul C1.2 n care se vor specifica: Referina privind licitaia de proiecte care face obiectul procedurii de

selecie; Numrul proiectului; Costul total eligibil al proiectului n RON Contribuia maxim de sprijin n RON din care :

1. Contribuia maxim comunitar alocat proiectului; 2. Contribuia public naional alocat proiectului.

La nivel regional CRPDRP, Formularul C1.2 - Notificarea beneficiarului privind selectarea cererii de finantare si semnarea contractului de finantare va fi completat de ctre un expert din cadrul Serviciul Evaluare Contractare Achiziii in doua exemplare si va fi transmisa beficiarului in maxim 2 zile lucratoare dupa aprobare de catre :

- Exemplarul care este transmis beneficiarului va avea o singura semntura, cea a Directorului CRPDRP

- Al doilea exemplar, in original, la nivel CRPDRP de catre Aprobat Director CRPDRP ,Avizat Sef ,Verificat Expert 2 SECA,Intocmit Expert 1 SECA

La nivel central, Formularul C1.2 - Notificarea beneficiarului privind selectarea cererii de finantare si semnarea contractului de finantare va fi completat de ctre un expert din cadrul SC DSC de catre:

- Exemplarul care este transmis beneficiarului va avea o singura semntura, cea a Directorului APDRP

- Al doilea exemplar, in original, la nivel APDRP va fi Aprobat Director Directie Selectare Contractare, Avizat Sef Serviciu Contractare, Intocmit Expert 2 Serviciu Contractare, Intocmit Expert 1 Serviciu Contractare

Notificarile intocmite de catre APDRP se transmit dupa maxim 2 zile, de la data aprobarii catre CRPDRP. In termen de 2 zile lucratoare va fi transmisa beneficiarului. In cazul in care beneficiarul nu accepta finantarea nerambursabila, va informa CRPDRP SECA in scris pana la data semnarii contractului de finantare. In aceasta situatie expertul SECA completeaza in Registrul privind situatia contractului (C1.13) rubrica renuntarea la contract. In cazul proiectelor, care depasesc limita de competenta financiara, expertul SECA transmite adresa de neacceptare a incheierii contractului catre Serviciul Contractare DSC. Expertul Serviciului contractare-DSC completeaza in Registrul privind situatia contractului (C1.13) rubrica renuntarea la contract. Termenul privind activitatea acestei seciuni este de 3 zile lucratoare pentru fiecare proiect contractat (intocmirea , aprobarea notificarii si transmiterea CRPDRP-SECA). Intocmirea contractului de finantare se face in cadrul Serviciul Evaluare, Contractare, Achiziii-SECA, la nivel CRPDRP, pentru proiectele sub limita de competenta financiara si la nivelul Serviciului Contractare-DSC-APDRP, pentru proiectele peste limite de competenta financiara. La nivel regional, Serviciul Evaluare, Contractare, Achiziii din cadrul CRPDRP ncheie contractele pentru proiectele declarate eligibile sub limita de competenta financiara si pentru cele incluse in eantionul verificat de Serviciul Evaluare Selectare din cadrul APDRP, dupa declararea eligibilitatii acestora de catre SES-APDRP. La nivel central, Serviciul Contractare din cadrul Directiei Selectare-Contractare ncheie contractele pentru proiectele declarate eligibile peste limita de competenta financiara a CRPDRP. Expertul din cadrul Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii al CRPDRP/ Serviciul Contractare-DSC pregtete pentru fiecare proiect eligibil conform Listei cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri (E 6.1), neincluse/incluse in eantionul selectat de SES-APDRP nivel central, doua exemplare de contract (C1.1) in limba romana si anexele acestuia, respectiv: C1.1 Anexa I - Prevederi generale C1.1 Anexa II - Panouri Pentru Afiare Temporar i Panouri

Pentru Amplasare Permanent Cu Informaii Privind Programul National Pentru Dezvoltare Rurala

C1.1 Anexa III - Bugetul indicativ

C1.1 Anexa IV - Instruciuni privind selecia de oferte pentru beneficiarii privai ai Programului National pentru Dezvoltare Rurala /Manual proceduri pentru achizitii publice

C1.1 Anexa V - Instruciuni de plat. Termenul pentru intocmirea contractelor este de 4 zile calendaristice pentru fiecare cerere de finantare. La intocmirea fiecarui contract expertul din cadrul Serviciului Evaluare

Contractare, Achiziii/ Serviciului Contractare-DSC va verifica si completa Fisa de verificare contract (C1.4). Expertul Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii/ Serviciului Contractare-DSC va completa Contractul cadru (C1.1). La baza completrii Contractului stau urmtoarele documente: Cererea de finanare; Dosarul administrativ; Listei cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri sub/ peste

limita financiara (E 6.1) aprobata de Directorul adjunct CRPDRP/Director general APDRP

Expertul Serviciului Evaluare Contractare Achiziii/ Serviciului Contractare-DSC verific calculele aritmetice ale Bugetului din Fia de verificare a criteriilor de eligibilitate (E 3.1). In cazul diferentelor de calcul rezultate in urma verificarii fisei de verificare a criteriilor de eligibilitate (E 3.1) si a Bugetul indicativ se anunta expertul din cadrul SECA/Serviciului Evaluare pentru corectarea diferentei.

n momentul n care contractul i anexele sale sunt completate expertul Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii/Serviciului Contractare, att la nivel regional cat si la nivel central procedeaz astfel: verific existena tuturor pieselor contractului, anexele acestuia i

autenticitatea lor si semneaz in pista de audit (C1.14); este verificat de al doilea expert, conform principiului 4 ochi il transmite pentru verificare sefului SECA/ Sefului serviciului

contractare transmite ctre Consilierul juridic/Directia juridica, originalul contractelor

i anexele pentru avizare, nsoite de pista de audit (C1.14); dupa obtinerea vizei de la Consilierul juridic/Directia juridica expertul

verifica daca in aceasta etapa a fost completata pista de audit (C1.14) si il transmite controlului financiar preventiv de la nivelul CRPDRP /APDRP;

dupa obtinerea vizei de la controlul financiar preventiv expertul verifica daca in aceasta etapa a fost completata pista de audit (C1.14). Dupa aceasta verificare expertul transmite Directorului adjunct CRPDRP/Directorului General APDRP pentru semnara contractelor.

Seciunea C1.2.2:

Avizarea i Semnarea Contractelor

1. CONTROLUL JURIDIC AL CONTRACTULUI

Atat la nivel regional, cat si central, din punct de vedere juridic se procedeaza la : Controlul legalitii contractului conform legislaiei naionale. Verificarea daca contractul si anexele respecta prevederile de legalitate

si este in conformitate cu contractului cadru si anexele acestuia. Semneaz pista (C1.14) de audit

Vizarea contractele de finanare sau refuzul acordarii vizei, conform legislaiei in vigoare. In cazul refuzului de viza, Consilierul Juridic CRPDRP/ Directia juridic APDRP ntocmete o lista a contractelor care nu au primit viza. Lista va fi nsoita de documente justificative pentru fiecare contract si transmisa Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii/Serviciului Contractare. Pe baza listei refuzului de viza, expertul SECA/SC completeaza in Registrul privind situatia contractului (C1.13) rubrica Data avizarii/neavizarii Consilierului Juridic CRPDRP/ Directiei juridice APDRP.

In baza listei refuzurilor de viza de la Consilierului Juridic CRPDRP/ Directiei juridice APDRP, expertul SECA/Serviciului contractare care a pregatit respectivul Contract de finantare va solicita beneficiarul prin intermediul unei adrese de solicitare informatii suplimentare (C1.3) in vederea obtinerii vizei. Adresa va fi inregistrata la Secretariatul CRPDRP/APDRP. In cazul contractelor pentru care s-au solicitat informatii suplimentare (formular C1.3) , dupa primirea acestor informatii de la beneficiar, expertul SECA/SC reia fluxul procedural in vederea obtinerii de viza. Transmite dosarul (contractul i anexele) Serviciului Evaluare,

Contractare, Achiziii/Direciei Selectare Contractare Serviciul Contractare.

Termenul privind activitatea acestei seciuni este de 2 zile lucratoare.

2. CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV (CFP) Att la nivel central ct i la nivel regional, Controlul financiar preventiv, pentru contractele de finanare ncheiate cu beneficiarii Programului FEADR, se efectueaz de ctre controlorii autorizai (MF) din cadrul APDRP. Controlul financiar preventiv se efectueaz n conformitate cu prevederile legale n vigoare cu privire la atribuiile i exercitarea Controlului Financiar Preventiv. CFP efectueaz activitatea de control avnd la baz Cererea de finanare, Dosarul administrativ i Listele cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri (E 6.1) aprobat de Directorul adjunct CRPDRP/ Directorul General al APDRP.

Conform reglementrilor legale in vigoare Controlul financiar preventiv verific dac documentele justificative corespunztoare contractului de finanare respect cerinele de legalitate, regularitate i ncadrare in limitele angajamentelor bugetare aprobate. CFP acord viza dup ce verific realitatea i legalitatea, certificat anterior prin semntura conductorilor serviciilor de specialitate implicate pn n momentul acestei operaiuni. Ca urmare a controlului, CFP avizeaz prin semntur si stampila contractul, semneaz pista de audit (C1.14) i transmite contractul (C1.1) Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii/Serviciului Contractare. n cazul refuzului de viz ntocmete lista refuzurilor de viz, insoit de documente justificative pentru fiecare contract att la nivel regional ct i la nivel central, i o transmite Serviciului Evaluare, Contractare, Achizitii/Serviciului de Contractare al Direciei de Selectare Contractare. Pe baza listei refuzului de viza, expertul SECA/SC completeaza in Registrul privind situatia contractului (C1.13) rubrica Data avizarii/neavizarii . In baza listei refuzurilor de viza de la CFP expertul SECA/Serviciului contractare care a pregatit respectivul Contract de finantare va solicita beneficiarul prin intermediul unei adrese de solicitare informatii suplimentare (C1.3) in vederea obtinerii vizei. Adresa va fi inregistrata la Secretariatul CRPDRP/APDRP. In cazul contractelor pentru care s-au solicitat informatii suplimentare (formular C1.3) , dupa primirea acestor informatii de la beneficiar, expertul SECA/SC reia fluxul procedural in vederea obtinerii de viza. Expertul SECA /SCDSC

transmite contractele nsoite de de pista de audit (C1.14) completata de CFP Directorului APDRP/Directorului CRPDRP pentru semnare;

recepioneaz listele care contin contractele pentru care nu s-a obinut viza CFP i procedeaz la completarea Registrului privind situatia contractului (C1.13)

reface contractul (daca este cazul) i l retransmite CFP pentru viza

transmite contractele nsoite de un material justificativ Directorului General al APDRP/ Directorului CRPDRP care poate semna contractul, pe propria rspundere, fara viza CFP, conform normativelor legale in vigoare

Termenul privind activitatea acestei seciuni este de 2 zile lucratoare. 3. APROBAREA CONTRACTELOR DE CTRE DIRECTORUL CRPDRP/ DIRECTORUL GENERAL APDRP Directorul CRPDRP/ Directorul general APDRP

Semneaz cele dou exemplare originale ale contractului pentru fiecare proiect Secretariatul CRPDRP/APDRP semneaz pista de audit (C1.14) care

va fi transmis mpreun cu contractele semnate la Serviciul Evaluare, Contractare, Achizitii-CRPDRP /Direcia de Selectare - Contractare, Serviciul Contractare.

Perioada de aprobare a contractelor de ctre Directorul CRPDRP/ Directorul general APDRP este de 2 zile lucratoare.

Expertul, att la nivel central ct i la nivel regional; Verific existena tuturor vizelor contractului; tampileaz cu stampila APDRP/CRPDRP fiecare pagin a

contractului si anexele acestuia, nregistreaz contractele (C 1.1) in Registrului privind situatia

contractului (C1.13), dnd contractului, acelai numr cu cel din cererea de finanare, cu excepia primului cmp unde se va scrie C (codul de identificare al contractului);

nregistreaz in Registrul privind situatia contractului(C1.13) si transmite o adresa ctre beneficiarii care sunt respini si ii informeaz asupra motivelor de nencheiere a contractului; Adresa va avea numar de inregistrare de la secretariatul CRPDRP/APDRP.

Registrul (C1.13) va fi completat de catre un expert CRPDRP-SECA si APDRP-DSC-SC, atat electronic (se creeaza cate un sheet pentru fiecare masura), cat si pe suport de hartie. In ultima zi lucratoare a saptamanii in curs, expertul SECA responsabil sa completeze registrul (C1.13) va transmite situatia electronic (e-mail) la Serviciul Contractare (contractare@sapard.ro). Pe baza acestor informatii se vor intocmi, la dispozitia conducerii Agentiei, rapoarte (de exemplu : lista contractelor la nivel regional, lista actelor aditionale la nivel regional, lista contractelor la nivel national, lista actelor aditionale la nivel national, etc).

n cazul n care contractele (C1.1) sunt semnate la nivel central APDRP expertul SC-DSC va transmite la SECA-CRPDRP, adresa de nsoire a contractelor pentru semnarea acestora de ctre beneficiar, formularul nsoit de urmtoarele documente:

originalele contractelor (C1.1) n dou exemplare i anexele acestora

notificarea (C1.2) ctre beneficiar pentru semnarea contractului, in original

Termenul privind activitatea acestei seciuni este de 4 zile lucratoare (inclusiv verificarea de Seful Serviciului Contractare)

Seciunea C1.2.3:

Semnarea Contractelor de ctre Beneficiari

La nivelul CRPDRP se semneaza toate contractele de finantare (C1.1) i se acord informaii suplimentare referitoare la contract.

Semnarea contractului se va face la sediul CRPDRP n prezena unui reprezentant CRPDRP

Contractul va fi semnat din partea beneficiarului de catre reprezentantul legal al proiectului (asa cum este mentionat in Cererea de finantare), identificat printr-un act de identitate

In cazul in care reprezentantul legal nu poate fi prezent pentru semnarea contractului (C1.1), acesta poate fi semnat si de un imputernicit al reprezentantului legal (prin procura autentificata la notariat), identificat printr-un act de identitate

nmneaz un original al contractului (C1.1) i anexele acestuia beneficiarului.

Transmite la APDRP un exemplar original al contractului (C1.1), nsoit de pista de audit (C1.14)

Expertul din cadrul Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii/Serviciul Contractare, att la nivel central cat si la nivel regional completeaza in Registrul privind situatia contractului (C1.13) rubrica renuntarea la contract atunci cand beneficiarul renunta la ajutorul nerambursabil , in momentul prezentarii la CRPDRP. La nivel central si la nivel regional proiectele necontractate se regasesc in Registrul privind situatia contractului (C1.13). Situatia proiectelor necontractate se poate solicita de catre conducere si se utilizeaz pentru calcularea valorii ajutorului financiar nerambursabil necontractat. Dosarele de finanare pentru proiectele necontractate vor fi arhivate la nivel regional de catre un expert SECA, iar la nivel central de catre un expert din cadrul Serviciului contractare, conform procedurii de arhivare. In cazul in care Beneficiarul accepta semnarea contractului de finantare, referentul multiplica contractul (C1.1), in doua exemplare, completeaz, nregistreaz si transmite in termen de 3 zile lucratoare originalele/copiile contractelor la APDRP/OJPDRP prin intermediul unei Adrese de transmitere a originalelor/copiilor contractelor la APDRP-DSC-SC. Aceasta adresa este intocmita de catre expertul SECA si verificata de eful Serviciului Evaluare, Contractare, Achiziii. La nivel CRPDRP-SECA se pstreaz un exemplar al contractului (C1.1), in copie, pe care expertul il va anexa la dosarul administrativ. Serviciul Evaluare, Contractare, Achiziii CRPDRP/Serviciul Contractare transmite in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului (C1.1) catre SAP-CRPDRP/Direciei de Pli Proiecte - SCP, Serviciul de Autorizare Plati si Recuperare Datorii APDRP si la OJPDRP copiile contractelor de finanare (doar contractul cadru si copie buget indicativ, fara anexe).

Direcia Selectare, Contractare - Serviciul Contractare Expertul Serviciului Contractare APDRP verifica dup primirea de la CRPDRP:

1. contractul original 2. semntura beneficiarului din contract prin confruntarea cu

specimenul de semntura din cererea de finanare,: 3. data semnrii contractului 4. tampila beneficiarului 5. existena tuturor paginilor contractului

Pe baza registrului (C1.13) expertul SECA/SC intocmeste lunar o lista cu contractele incheiate, pe care o transmite electronic Serviciului Achizitii Publice APDRP. Expertul arhiveaz cererile de finanare si dosarele administrative pentru proiectele la care nu s-a ncheiat contract conform procedurii de arhivare. Seciunea C1.2.4:

Modificarea contractelor

La cererea beneficiarului, contractul semnat poate fi modificat n conformitate cu dispoziiile articolului 9 din Anexa I Prevederi generale, dac circumstanele care afecteaz executarea proiectului s-au schimbat ncepnd de la data iniial a semnrii contractului.

Modificrile contractului (C1.1) trebuie s fie specificate printr-un Act adiional (C1.6) sau o Nota de Aprobare (C1.10) care, dupa aprobare vor face parte integranta din acesta.

Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare, prin act adiional (C1.6)/ nota de aprobare(C1.10), sunt urmtoarele: Cererile unui beneficiar de modificare a contractului nu trebuie s fie

acceptate n mod automat de ctre SECA-CRPDRP/SC-DSC. Trebuie s existe raiuni justificate de modificare a unui contract.

SECA-CRPDRP/SC-DSC trebuie s examineze motivele date i s resping cererile care prezint justificri limitate sau necorespunztoare.

Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta functionabilitatea si viabilitatea economica a proiectului si vor respecta criteriile de eligibilitate si selecie (dupa caz).

Valoarea totala eligibila aprobata si prevzuta in contract nu poate fi depita

Modificrile contractului pot s fie efectuate numai n cursul perioadei de execuie a contractului i nu pot fi efectuate retroactiv.

Scopul Actului adiional(C1.6)/Notei de aprobare (C1.10) trebuie sa fie foarte strns legat de natura proiectului acoperit prin contractul iniial.

Cererile de modificare a contractului trebuie sa fie fcute cu 45 zile lucratoare nainte de finele perioadei de execuie a contractului iniial

pentru a permite semnarea sa si in acest caz Autoritatea Contractanta are obligaia de a da un rspuns in maxim 30 zile lucrtoare de la nregistrarea cererii.

Solicitarile de modificare a contractului de finantare care depasesc limita de competenta financiara, actele aditionale (C1.6) se vor incheia la nivel central si sub limita de competenta financiara actele aditionale (C1.6) se vor incheia la nivel regional. URMATOARELE CAZURI NU FAC OBIECTUL UNUI ACT ADITIONAL SI SE APROBA PRIN NOTA (C1.10):

Schimbarea adresei sediului social Schimbarea contului de trezorerie sau al bancii pentru proiect Inlocuirea responsabilului legal sau tehnic al beneficiarului

Pentru fiecare din aceste cazuri notificarea va fi insotita de documente justificative eliberate de autoritatile competente care vor fi ulterior avizate de Autoritatea Contractanta si devin parte integranta din contract. Documente necesare in cazul aprobarii prin NOTA (C1.10):

In cazul solicitarii de schimbare a adresei sediului administrativ, beneficiarul va transmite la OJPDRP-SVCF o notificare la care va atasa copia documentului justificativ;

In cazul solicitarii de modificare a contului de trezorerie/banca pentru proiect, beneficiarul va transmite o notificare la OJPDRP-SVCF la care va atasa in original adresa de la banca specificata in Cererea de finantare prin care se specifica starea beneficiarului din punct de vedere al bancii (ex: imprumuturi bancare, solvabilitatea beneficiarului fata de banca) si o adresa in original de la noua banca in care este specificat noul cont bancar. In cazul in care se modifica doar contul IBAN (banca ramanand aceeasi) se va transmite o adresa, in original, in se specifica modificarea contului IBAN.

In cazul solicitarii de inlocuire a responsabilului legal sau tehnic, beneficiarul va transmite la OJPDRP-SVCF notificatrea prin care solicita inlocuirea, insotita de acelasi tip de documente completate si depuse odata cu Cererea de finantare, refacute, cu datele de identificare ale acestuia.Toate paginile vor fi stampilate si semnate de noul responsabil.

In toate aceste cazuri, expertul OJPDRP-SVCF va transmite catre CRPDRP-SECA (pentru proiectele sub limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul CRPDRP-SECA)/APDRP-DSC-SC (pentru proiectele peste limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul APDRP-DSC-SC)

Pentru schimbarea:

adresei sediului social schimbarea contului inlocuirea responsabilului legal/tehnic

se va utiliza documentul, Nota de aprobare privind modificarea contractului, formular C1.10.

Documentele vor fi intocmite de catre beneficiar in doua exemplare, un exemplar la beneficiar un exemplar se va transmite de catre OJPDRP SVCF la SECA-CRPDRP Seful SECA/SC va repartiza in aceeasi zi documentele transmise de beneficiar unui expert. Documentele vor fi verificate de OJPDRP SVCF in prezenta beneficiarului pentru conformitate respectiv vor fi datate stamplilate si semnate, ulterior vor fi inregistrate la secretariatul OJPDRP. Expertul OJPDRP SVCF va analiza conformitate documentelor primite si va completa Nota de aprobare privind modificarea contractului (C1.10) care va fi verificata de catre seful OJPDRP SVCF. In cazul in care acesta constata absenta unui document se va solicita informatii suplimentare (C1.3) (termenul de raspuns al solicitantului este de 3 zile lucratoare) documentul lipsa dupa care va incheia Nota de aprobare (C1.10). Transmiterea Notei de aprobare (C1.10) si a documentelor care au stat la baza intocmirii ei catre CRPDRP-SECA (pentru proiectele sub limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul CRPDRP-SECA)/ APDRP-DSC-SC (pentru proiectele peste limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul APDRP-DSC-SC) se va face prin intermediul unei adrese aprobata de Directorul adjunct OJPDRP. Termenul de transmitere va fi de 5 zile lucratoare din momentul inregistrarii la OJPDRP. Nota (C1.10) si documentele justificative depuse de beneficiar si transmise de OJPDRP, sunt verificate de catre expertul SECA/SC si aprobate de catre Seful SECA/Seful SC si aprobat de catre Director adjunct CRPDRP/Director DSC. Pentru proiectele peste limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul APDRP-DSC-SC expertul SC va transmite la OJPDRP SVCF Nota aprobata in vederea transmiterii acesteia catre Beneficiar iar la Directia Plati Proiecte o copie ( in termen de 3 zile lucratoare, prin intermediul unei note interne ). Pentru proiectele sub limita financiara, ale caror contracte s-au incheiat la nivelul CRPDRP-SECA, expertul SECA va transmite Beneficiarului Nota aprobata in original (C1.10), iar la SAP si OJPDRP cate o copie( in termen de 3 zile lucratoare, prin intermediul unei note interne ). Pentru fiecare din aceste cazuri notificarea va fi nsoita de documente justificative eliberate de autoritile competente care vor fi ulterior avizate de Autoritatea Contractanta i devin parte integrant din contract. CAZURILE CARE FAC OBIECTUL UNUI ACT ADIIONAL (C1.6):

Modificari tehnice. Realocari ale valorilor intre capitolele Bugetului dar fara a majora

valoarea totala eligibila angajata prin buget Solicitari de prelungire a termenului de de executie a investitiei. Alte situatii temeinic justificate de beneficiar.

Sunt permise modificri i realocri ale valorilor intre capitole de buget in situaii, temeinic justificate de beneficiar. n aceste situaii beneficiarul va demonstra prin documente justificative oportunitatea si implicaiile noilor soluii tehnice si financiare respectnd criteriile de eligibilitate si selecie (daca este cazul) pentru care proiectul a fost aprobat, ncadrndu-se in valoarea angajata prin contract.

De asemenea, beneficiarul va meniona prin documente justificative daca soluia tehnica modifica termenele de execuie precizate prin cererea de finanare. Documente necesare n cazul modificrilor tehnice i financiare:

A. Pri scrise Nota explicativ (C1.5) semnata si stampilata de beneficiar si

proiectant (in cazul investiiilor ce prevd construcii); Memoriu justificativ (tehnic/financiar) care va cuprinde o prezentare

detaliata a cauzelor care au dus la necesitatea/oportunitatea schimbrii, aprobat semnat si stampilat de beneficiar ,proiectant si/sau Diriginte de santier.

Devize pe obiecte cu valorile rezultate in urma modificrilor Bugetul Actului Adiional (disponibil la CRPDRP si pe site-ul

APDRP) Un opis al documentelor prezentate semnat si stampilat de

responsabilul legal al solicitantului. Toate paginile vor fi semnate si stampilate de solicitant.

B. Pri desenate (dac este cazul)

Pentru toate proiectele documentaia se va depune de ctre beneficiar n doua exemplare la la OJPDRP. Dupa primirea documentatiei la OJPDRP expertul din cadrul SVCF intocmeste o adresa de instiintare pe care o transmite APDRP DSC(pentru proiectele care depasesc limita de competenta financiara)/ SECA- CRPDRP(pentru proiectele sub limita de competenta financiara). Adresa de instiintare va avea anexata o copie a intregii documentatii depusa de beneficiar.

Dupa primirea adresei de instiintare expertul SVT atat la nivel CRPDRP cat si la nivel APDRP impreuna cu Seful SECA/SC analizeaza documentatia si stabileste daca este necesara verificarea pe teren. Daca se decide ca aceasta verificare pe teren este necesara expertul cu atributii de verificare tehnica din cadrul SVT atat la nivel SECA cat si la nivel APDRP raspunde la adresa de instiintare si stabileste data la care se va efectua vizita pe teren la beneficiar. SVCF- OJPDRP informeaza beneficiarul asupra vizitei pe teren (adresa de instiintare)

Termenul acestei verificari si de intocmire a Raportului de analiza a cererii de amendare a contractului de finantare C 1.8 este de 7 zile lucratoare de la data confirmarii de primire de catre beneficiar la adresa de instiintare a solicitarii vizitei pe teren. Daca expertul SVT impreuna cu Seful SECA sau SC decid ca nu este necesara realizarea vizitei pe teren, atunci Seful SECA/SC inainteaza documentatia unui expert din cadrul SECA/SC pentru intocmirea formularului C 1.12, Fisa de verificare a modificarii tehnice si financiare propuse prin Nota explicativa si Memoriul Justificativ cat si pentru intocmirea actului aditional (C1.6) pentru beneficiarul care solicita modificarea. eful SECA pentru proiectele sub limita financiara va numi un expert din cadrul serviciului care va verifica respectiva documentaie. Expertul nominalizat va verifica solicitarea de modificare a contractului, urmrind respectarea criteriilor de eligibilitate si selecie ( daca este cazul ) cat si ncadrarea in limita valorii maxime eligibil prevzuta in contract. n cazul n care solicitarea de modificare impune o vizita pe teren, aceasta se va efectua de ctre un expert SVT-CRPDRP si un expert OJPDRP care a efectuat verificarea n teren a proiectului. n cazul proiectelor peste limita financiara, verificarea pe teren se va face de catre expertul OJPDRP care a efectuat verificarea n teren a proiectului impreuna cu un expert SVT-APDRP. n urma analizei, experii SVT/SECA/OJPDRP i/sau SVT/ APDRP/OJPDRP (dac este cazul) vor ntocmi Raportul de verificare (C1.8)(care cuprinde concluzia asupra verificrii solicitrii de modificare a contractului att documentar cat si pe teren daca este cazul) si va anexa bugetul rezultat in urma modificrii, in original si electronic. Acest Raport (C1.8) precum i Bugetul rezultat n urma modificrilor va fi semnat de ctre expertul SECA, experii SVCF OJPDRP(dac este cazul) si aprobat de Directorul adjunct CRPDRP/Directorul OJPDRP (pentru proiectele sub limita financiara) sau de catre expertul SC, expertul SVCF OJPDRP(daca este cazul) si aprobat de catre Seful SC si Director DSC. Expertul SECA ntocmete Actul Adiional C1.6 (pentru proiectele sub limita financiara ) si expertul SC ( pentru proiectele peste limita financiara )dac raportul este favorabil. n cazul n care solicitarea de modificare nu primete avizare din partea CRPDRP/APDRP prin raportul de verificare C1.6, beneficiarul va fi notificat in termen de 5 zile lucrtoare de la primirea documentaiei la CRPDRP/APDRP utiliznd formularul C 1.7 specificndu-se exact motivele refuzului.

n cazul n care solicitarea de modificare este favorabila Actul Adiional va parcurge aceiai pai si va respecta aceleai termene de avizare ca si in cazul contractului de finanare.

Expertul SECA/SC va verifica matematic valorile din bugetul actului adiional .Termenul pentru aceasta seciune este de 4 zile lucrtoare de la primirea si nregistrarea documentelor la CRPDRP/APDRP.

In cazul in care sunt identificate neconcordante intre valorile verificate si cele nscrise de CRPDRP/APDRP se va returna documentaia pentru refacere la OJPDRP ( pentru informatii suplimentare-formularul C1.3 ). Termenul pentru aceasta operaiune este de 3 zile lucrtoare de la data primirii de ctre CRPDRP. Dup aprobare actul adiional (C1.6) de catre Directorul CRPDRP/Director General APDRP, expertul SECA/SC inregistreaza Actul Aditional in Registrul privind situatia contractului (C1.13). Actul Aditional intra in vigoare de la data semnrii de ctre beneficiar. Actele aditionale dupa aprobarea Directorului General ( pentru proiectele peste limita financiara) sau dupa aprobarea Directorului CRPDRP(pentru proiectele sub limita de competenta financiara) se vor transmite catre CRPDRP/OJPDRP prin formularul (C1.9) Notificarea de acceptare a Actelor Aditionale. Dup semnarea Actului Aditional (C1.6), expertul SECA va nmna un exemplar original beneficiarului si celalalt exemplar il anexeza la dosarul administrativ.

O copie a Actului Aditional (C1.6) pentru proiectele sub limita financiara, se va transmite de la CRPDRP catre OJPDRP in termen de 3 zile de la semnarea la SAP-CRPDRP/Serviciul Contabilizare Pli-DPP/APDRP .

Pentru Actele Aditionale (C1.6) aferente proiectelor peste limita financiara expertul SECA-CRPDRP va transmite catre APDRP-DSC-SC un exemplar original printr-o adresa de transmitere a Actului Aditional catre APDRP si o copie catre OJPDRP.

Expertul SC va transmite o copie a Actului Aditional catre Serviciul Contabilizare Pli-DPP printr-o Nota interna semnata de catre Seful SC.

Documente necesare in cazul solicitarilor de modificare a termenului de executie ( formularul C 1.11) n cazul solicitarilor de prelungire a termenului de execuie a investitiei (24 de luni stipulate in Contractul Cadru ),beneficiarul depune la OJPDRP nota explicativ i un memoriu justificativ detaliat a cauzelor care au dus la nerespectarea termenelor prevzute in Contractul de finanare precum i noul grafic de implementare fizic si financiar a proiectului i o copie a contractului cu executantul lucrarii/furnizorului/prestatorului (dup caz). Documentaia depus de beneficiar va fi transmisa de catre OJPDRP catre CRPDRP si prelucrat de ctre expertul SECA ( pentru proiectele sub limita financiara ) verificat de eful SECA i aprobat de directorul CRPDRP.

Documentaia depus de beneficiar va fi transmisa de catre OJPDRP catre APDRP si prelucrat de ctre expertul SC( pentru proiectele peste limita financiara ) verificat de eful SC i aprobat de directorul DSC. Fisa de verificare a modificarii termenului de executie (C1.11) primita de la OJPDRP va fi completata si semnata de catre expertul OJPDRP transmisa catre SECA/SC, verificata de seful SECA/SC si avizata de catre Director Adjunct CRPDRP/Directorul DSC conform limitelor de competenta financiara. Seciunea C1.2.5:

ncetarea contractelor Att la nivel central (pentru proiectele peste limita financiara)ct i la nivel regiona (pentru proiectele sub limita financiara ), pentru evidenta situaiilor privind ncheierea contractului in termenul stabilit conform contractului cadru, art. 2(2), Serviciul Autorizare Pli va transmite sptmnal ctre SECA/SC formularul Notificarea beneficiarului asupra platilor efectuate AP13.1.

Acest formular indic ultima plat executat ctre beneficiar i acest document va fi ataat dosarului administrativ, o copie se va transmite i OJPDRP.

n cazul n care dup finalizarea proiectului, costurile eligibile sunt mai mici dect costul total estimat, contribuia financiar acordat de Autoritatea Contractant se va limita la valoarea corespunztoare cheltuielilor efectiv realizate de ctre Beneficiar. n situaia n care ncetarea contractului este unilateral sau cu acordul prilor, expertul din cadrul SECA/ Serviciului Contractare va ntocmi o Not de aprobare a ncetrii contractului, in 2 exemplare, n care se vor specifica motivele ncetrii, ce va fi naintat spre aprobare Directorului CRPDRP/ Directorului General APDRP. Nota de aprobare a ncetrii contractului coninnd toate semnturile va fi anexat la dosarul administrativ i se va transmite la toate directiile si serviciile APDRP (DSC-SES-SAP; DPP-SAPRD-SCP,DC-SMER, DCA) si CRPDRP(SAP si OJPDRP) Expertul SECA/DSCSC va transmite beneficiarului n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la data semnrii de ctre Directorului CRPDRP /Directorul General Nota de aprobare a ncetrii contractului inregistrata la secretariatul CRPDRP/APDRP. Seciunea C1.2.6:

Reconciliere privind situaia angajamentelor i a contractelor ntre SMERP-SC-SCP

Reconciliere ntre SECA/ DSC-SC i DPP-SCP n scopul reconcilierii datelor operate n evidenta SECA/DSC - Serviciul Contractare cu datele operate in evidenta contabila, un expert din cadrul Serviciului Contractare nivel central, opereaz actele pe baza informatiilor cuprise in formularul C 1.13 Registrul privind situatia contractului (contracte i acte adiionale sosite i semnate de beneficiari att de la CRPDRP electronic ct i de la nivel central) n bazele de date ale msurilor. Baza de date cuprinde urmtoarele elemente: nr. crt./ simbol/ mas/ subms/licitaia/an/ reg/ jude/ nr.ordine/ data semnrii contractului/ Durata de execuie/Solicitant/Titlu proiect/Total valoare contractat (total, contribuie comunitar, contribuie naional)/Valoare acte adiionale (total, contribuie comunitar, contribuie naional)/Valoare eligibila actual n urma operrii actelor adiionale (total, contribuie comunitar, contribuie naional). La sfritul lunii, valorile eligibile evideniate de ctre Serviciul Contabilitate Pli se reconciliaz cu cele operate n bazele de date ale Serviciului Contractare, n baza acelorai contracte i acte adiionale sosite i semnate de beneficiari de la nivel regional ct i de la nivel central, pe msurile respective. n acest scop n primele 5 zile lucrtoare ale lunii urmtoare celei la care se refer reconcilierea Serviciul Contractare efectueaz copii ale bazelor de date care sunt transmise cu adresa ctre Serviciul Contabilitate Pli n scopul confruntrii i punerii de acord a valorilor nregistrate n cadrul celor dou evidente. Rezultatele sunt cuprinse n formularul Reconciliere lunar a contractelor ncheiate i nregistrate contabil la data ....... care poart semntura efilor de servicii implicate (Contractare i Contabilitate) de luare la cunotin si confirmare a valorilor nscrise in acest document, precum si a directorilor celor doua servicii. Situaia contractelor de finanare si a actelor adiionale ncheiate de ctre CRPDRP si APDRP cu beneficiari ca urmare a reconcilierii cu datele nscrise in evidenta contabila se transmit la SCP prin Nota Interna efii de servicii vor fi responsabili pentru coordonarea activitii de ntocmire si pstrare a registrelor electronice si vor pstra evidente pe suport de hrtie pentru situaia sumelor aprobate/angajate, aferente fiecrei modificri a sumelor. Data la care se refera reconcilierea este ultima zi lucrtoare din luna pentru care se realizeaz reconcilierea.

Termenul obligatoriu de finalizare a reconcilierilor intre serviciile Contractare si Contabilizare este data de 10 a lunii urmtoare celei la care se refera reconcilierea. Reconciliere intre SECA/DSC SC i SMER. n conformitate cu procedurile acreditate ale APDRP cu privire la organizarea activitii de monitorizare a angajamentelor, lunar, SECA CRPDRP trimite rapoarte ctre DSC -SC care va face reconcilierea privind angajamentele cu Serviciul Monitorizare, Evaluare si Raportare Program. Valorile care se reconciliaz de ctre Serviciul Contractare se regsesc n baza de date reconciliat cu serviciul contabilitate la care se adaug actele (contracte i acte adiionale) sosite de la beneficiari i semnate de ctre acetia pana la sfritul lunii la care reconcilierea se refera. Situaia final astfel operat de ctre Serviciul Contractare va fi pusa la dispoziia SMER att pe suport de hrtie cat si electronic fiind nsoita si de o adresa de naintare. Documentele vor purta semnturi ale persoanelor responsabile cu efectuarea reconcilierii precum i a directorilor de direcii implicate. efii de servicii vor fi responsabili pentru coordonarea activitii de ntocmire i pstrare a registrelor i a evidenelor pe suport de hrtie pentru situaia sumelor aprobate/angajate, aferente fiecrei modificri a sumelor. Data la care se refer reconcilierea este ultima zi lucrtoare din luna la care se refer reconcilierea. n aceast faza reconcilierea se efectueaz dup data de 25 a lunii urmtoare celei la care se refera reconcilierea dar termenul de finalizare a reconcilierilor ntre serviciile Contractare si Monitorizare, Evaluare i Raportare este ultima zi a lunii urmtoare celei la care se refer reconcilierea cu excepii n cazul n care mai trziu sosesc de la beneficiari acte semnate in luna la care se refer reconcilierea.

In situaia in care in urma reconcilierii se vor constata nregistrri necorelate intre cele dou Directii, se va incheia o Nota interna de reconciliere a diferentelor valorice identificate.

1.3. Autorizarea plilor Scopul procedurii de autorizare a platii este asigurarea unei descrieri detaliate a etapelor care trebuie parcurse in vederea verificarii conformitatii, continutului si eligibilitatii cererii de plata depuse de beneficiar, precum si autorizarii platii. Procedura de autorizare a platii cuprinde urmatoarele etape: - Depunerea declaratiilor de esalonare a depunerii dosarelor cererilor de

plata la Serviciul de Verificare Cereri de Plata

Depunerea si verificarea dosarelor cererilor de plata de Serviciul Verificare Cereri de Plata

Examinarea la nivelul CRPDRP a documentelor aferente Dosarului Cererii de Plata verificat de catre Serviciului Verificare Cereri de Plata

Verificarea beneficiarului in Registrul neregularitatilor si in Registrul debitorilor

Autorizarea platii Verificarea la nivelul SAPRD a dosarelor cererilor de plata Solicitarea transferului la APDRP a fondurilor de la Organismul de

Coordonare si MAPDR Primirea notificarilor cu privire la transferul fondurilor in contul APDRP Primirea extrasului de cont de la Serviciul Efectuare Plati Informarea beneficiarului in legatura cu efectuarea platii Transferul de la APDRP catre Organismul de Coordonare si MAPDR a

fondurilor neutilizate Reconcilierea lunara Completarea pistei de audit Finalizarea proiectului Arhivarea dosarelor cererilor de plata

1. Linii generale pentru realizarea planului alternativ de substituire a personalului in cadrul SVCP, SAP si SAPRD

In functie de modul de organizare specific al fiecarui serviciu, substituirea personalului va fi efectuata tinand cont de urmatoarele principii: respectarea separarii atributiilor substituirile vor fi initiate de seful serviciului si se opereaza in cazul in care

absenta uneia sau mai multor persoane din cadrul serviciului ar putea determina nerespectarea termenelor din proceduri

pentru expertii si seful SVCP/SAP substituirile vor fi facute astfel: o daca in cadrul SVCP/SAP numarul de experti prezenti este mai

mic de 50% din capacitatea normata, se va asigura functionarea SVCP/SAP prin substituirea cu alti experti SVCP/SAP din cadrul altor Oficii Judetene/ Centre Regionale, care vor prelua activitatile persoanelor substituite.

o daca in cadrul SVCP/SAP numarul de experti prezenti este mai mare sau egal cu 50% din capacitatea normata, dar exista personal absent, se va asigura functionarea serviciului prin redistribuirea lucrarilor aferente altor experti din cadrul serviciului, care vor prelua activitatile persoanelor absente.

o daca intr-un serviciu absenteaza seful SVCP/SAP, se va asigura functionarea serviciului prin substituirea cu unul din expertii din serviciu, care va prelua activitatile aferente. In situatia in care expertul care preia atributiile sefului SVCP/SAP va trebui sa verifice/semneze documente pe care le-a intocmit in perioada anterioara, un alt expert din cadrul serviciului va efectua aceasta verificare.

o pentru intreaga perioada cand o persoana substituie o persoana, atributiile primei persoane vor fi preluate de alta

persoana conform procedurii, asfel incat sa nu existe mai mult de o semnatura a aceleiasi persoane pe un document.

o Fiecare serviciu va prezenta un plan de substituire bazat pe principiile mentionate anterior, fiind clar mentionate grupele de posibili inlocuitori pentru fiecare persoana si ierarhizarea acestora.

n cazul n care, n anumite perioade exist o aglomerare de cereri de plat la un jude/ centru regional se vor atrage n aciunea de verificare experti din celelalte judee ale regiunii din cadrul SVCP-OJPDRP/ regiuni din cadrul SAP-CRPDRP, care vor fi delegai n acest scop. Se vor completa n mod corespunztor calendarele de activitati. Numirea expertilor din celelalte judete, componente ale regiunii/ regiuni, se va face in baza unui referat aprobat de Directorul General al APDRP, in baza propunerii facute de Directorul adjunct OJPDRP/ Directorul CRPDRP ca urmare a consultarii cu directorii adjuncti ai OJPDRP-urilor/ directorii CRPDRP-urilor implicate. pentru experti, sefii de birou si seful de serviciu din cadrul SAPRD

substituirile vor fi facute astfel: o daca intr-un serviciu numarul de experti prezenti este mai mare

sau egal cu 50% din capacitatea normata, dar exista personal absent, se va asigura functionarea serviciului prin redistribuirea lucrarilor aferente altor experti din cadrul serviciului, care vor prelua activitatile persoanelor absente.

o daca numarul de experti prezenti este mai mic cu 50% din capacitatea normala, se va asigura functionarea serviciului prin asigurarea de experti din cadrul Directiei Control si Antifrauda, care vor prelua activitatile persoanelor absente.

o daca intr-un serviciu absenteaza seful de serviciu, se va asigura functionarea serviciului prin substituirea cu unul din sefii de birou, care la randul lor pot fi inlocuiti de catre expertii din serviciu, care vor prelua activitatile aferente. In situatia in care expertul care preia atributiile sefului de birou va trebui sa verifice/semneze documente pe care le-a intocmit in perioada anterioara, un alt expert din cadrul serviciului va efectua aceasta verificare.

pentru directorul DPP substituirea va fi facuta astfel: o daca in directie absenteaza directorul, atributiile Directorului de

Directie vor fi preluate de Directorul Adjunct Plati Proiecte. o daca si Directorul Adjunct Plati Proiecte absenteaza, atributiile

lui vor fi preluate de Seful Serviciului Autorizare Plati si Recuperare Datorii pe aspecte privind autorizarea platii si recuperarea datoriilor.

Personalul din cadrul Serviciului Efectuare Plati si Serviciului Contabilizare Plati nu poate inlocui personalul din cadrul Serviciului Autorizare Plati si Recuperare Datorii.

2. Controlul activitii desfurate n cadrul SVCP, SAP i SAPRD

Strategia APDRP privind poziiile sensibile este de a crete supervizarea adoptnd principiul 4 ochi. Personalul APDRP va respecta urmtoarele reguli :

1. expertul va comunica cu seful biroului, seful biroului cu seful serviciului, seful serviciului cu directorul direciei, directorul direciei cu directorul general adjunct cruia ii este subordonat.

2. directorul general adjunct va comunica cu directorul general; 3. cnd directorul general da sarcini unui angajat din APDRP in mod

direct, directorul general adjunct si directorul in subordinea crora se afla angajatul vor fi informai imediat de ctre directorul general privind sarcinile respective

Controlul intern este desfasurat de catre seful biroului autorizare plati/ seful

de serviciu; acest control consta atat in verificarea documentelor intocmite de expertii din cadrul serviciului, revizuirea si avizarea acestor documente (asa cum este descris in procedura) cat si in realizarea unui control periodic al activitatii desfasurate in cadrul serviciului.

Experii care ntocmesc documentele de verificare i concretizeaz verificarea prin nscrierea unei bife () n cmpurile respective. Persoana (expert 2) care verific munca expertului 1 certific acest lucru prin nscrierea unei linii oblice (\) de la stnga sus spre dreapta jos suprapus peste bifa expertului 1. Dac nu este de acord cu constatarea expertului 1 i acesta a nscris bifa de exemplu, n coloana Da verificatorul su nscrie bifa sa i n coloana Nu. Constatarea finala va fi cea a sefului de serviciu.

Controlul intern este asigurat si de Direcia de Audit Intern din cadrul APDRP.

Controlul extern Aplicarea procedurilor va fi controlata de catre autoritatile competente in concordanta cu cerintele Comunitatii Europene. Aceste autoritati competente sunt: Comisia Europeana si Curtea de Conturi. Acestea au dreptul de a transmite agenti sau reprezentanti autorizati pentru a indeplini misiuni financiare tehnice sau de auditare in Romania, cit si inspectii legate de neregularitati si fraude. Astfel de misiuni pot implica o examinare a procedurilor si pot fi inspectii la fata locului asupra proiectelor si beneficiarilor. Comunitatea Europeana va anunta autoritatile din Romania in ceea ce priveste aceste misiuni.

Regula generala: pentru documentele care se transmit in interiorul

APDRP/CRPDRP/OJPDRP (intre servicii) ele se semneaza de un expert si se revizuiesc de seful de serviciu;

pentru documentele care se transmit in interiorul APDRP (intre directii ) ele se semneaza: de un expert, se verifica de seful de serviciu si directorul

directiei (avizeaza) sau de directorul adjunct al d