ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · (1) chestionar de autoevaluare a stadiului de...

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 8 – MANAGEMENTUL RISCULUI

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-08.01 Implementarea sistemului de control intern managerial 3

F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare Comisie control intern managerial 24

F02-PO-08.01 Decizie director numire Comisie control intern managerial 38

F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea activităţii

CCIM

39

F04-PO-08.01 Formular de analiză a activităţilor vulnerabile 40

PO-08.02 Determinarea expunerii la risc 42

F01-PO-08.02 Formular de alertă la risc 68

F02-PO-08.02 Scală de estimare a probabilităţii de materializare a riscurilor 71

F03-PO-08.02 Scală de estimare a impactului global al riscului 72

F04-PO-08.02 Scală de evaluare a expunerii la riscuri 73

F05-PO-08.02 Registrul riscurilor 75

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE

CONTROL INTERN MANAGERIAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE

BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-08.01

3

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

PO-08.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

4

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz,

a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

5

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

6

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

7

1. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte cadrul unitar pentru implementarea sistemului de control intern managerial si

desfăşurarea, de către Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare

metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor necesare elaborării Raportului anual privind

controlul intern.

4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul ca,

procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste pe cel

in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin pentru

audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in luarea

deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

8

2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

2.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

- P.O. se aplică de Comisia De Control Intern Managerial, pentru realizarea atribuţiilor de

monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea

S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

2.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale;

- Operaţiunea de implementare a S.C.I.M. se realizează prin realizarea sicompletarea de

fiecare compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a

stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, iar asumarea

realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine coordonatorilor

acestor componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului.

2.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale

activităţii procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

2.3.1 Compartimente furnizoare de date –Compartimentele /birourile /serviciile prevazute

in organigrama institutiei.

2.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare

metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

9

3. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

3.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

3.2 Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul

intern şi controlul financiar preventiv.

3.3 Legislaţia secundară

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

3.4 Reglementări interne

- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

10

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

4.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor

de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii la

nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată;

3. Revizia în cadrul unei

ediţii

acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a

uneia sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale,

acţiuni care au fost aprobate şi difuzate;

4. Control intern

managerial

ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae

Bălcescu”, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor în mod economic, efficient şi eficace; acesta include,

de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile;

5. Consiliere/îndrumare

metodologică

activitatea desfăşurată de secretariatul Comisiei, cu scopul de a facilita

asimilarea şi punerea în practică, de către personalul instituţiei, a conceptelor,

prevederilor legale, instrucţiunilor metodologice şi procedurale din domeniul

controlului intern managerial;

6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

S.C.I.M. din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” ;


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

11

7. Monitorizarea

sistemului de control

intern managerial

activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea, de către

instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul controlului intern managerial,

precum şi aplicarea efectivă a măsurilor /acţiunilor cuprinse în programele de

dezvoltare a sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;

4.2 Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. A. Aprobare

2. Ah. Arhivare

3. Ap. Aplicare

4. Av. Avizare

5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial

6. E. Elaborare

7. I Informare

8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice

9. O.G. Ordonanţă a Guvernului

10. P.O. Procedură operaţională

11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial

12. V. Verificare


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

12

5. Descrierea procedurii operaţionale

5.1. Generalităţi

Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai eficient

implementarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

Nr.

crt.

Denumirea

documentului

Cod identificare Provenienţa documentului

1. Chestionar de autoevaluare a stadiului

de implementare a standardelor de

control intern managerial

Anexa nr.1 Şefi/coordonatori

servicii/birouri/compartimente din

organigrama institutiei;

2. Situaţia sintetică a rezultatelor

autoevaluării

Anexa nr.2 Comisia;

3. Raport privind activitatea de monitorizare,

consiliere/îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M

Anexa nr.3 Secretariat Comisie;

4. Raport asupra sistemului de control

intern managerial anual

Anexa nr.4 Comisia.

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

(1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern

managerial – se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi conţine 16

standarde de control intern managerial şi se utilizează pentru a monitoriza implementarea S.C.I.M.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

13

(2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – se completează de Comisie şi reprezintă situaţia

implementării celor 16 de standarde de control intern managerial la nivelul instituţiei ;

(3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării

S.C.I.M. – se completează de secretariatul Comisiei şi conţine informaţii privind monitorizarea,

consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize consultative, pentru implementarea

S.C.I.M. ;

(4) raport asupra sistemului de control intern managerial – se completează de conducătorul instituţiei

şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra

S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia.

5.2.3. Circuitul documentelor

În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul general al

documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este prezentată în

anexa nr.5.

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale

- elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale

informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor;

5.3.2. Resurse umane

- personalul din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, care au atributii prin fişele postului în

acest sens;

5.3.3. Resurse financiare

- sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile,

acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile

personalulului implicat).


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

14

5.4. Modul de lucru

5.4.1. Precizări comune procedurilor

Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului implementării

S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

5.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern managerial ale instituţiei

Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul Comisiei sunt:

1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente :

- emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către director;

- componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora);

- modul de organizare şi de lucru a acesteia.

2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente:

- elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control

intern managerial;

- stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.

Comisia exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei, prin următoarele modalităţi:

3) solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi

elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora;

4) urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a S.C.I.M. şi

formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare a măsurilor/acţiunilor;

5) menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia;

6) urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice;

7) întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi;

8) întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor;


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

15

9) întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu” pe baza propunerilor membrilor Comisiei;

10) păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate;

11) primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare şi

procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor;

12) supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi spre

aprobare directorului general;

13) alocă codul procedurilor de sistem;

14) distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare;

15) transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare;

16) analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor de sistem.

5.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

Principalele aspecte care fac obiectul consilierii/îndrumării metodologice sunt

următoarele:

17) constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru,

înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia;

18) proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la măsurile de

control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului

controlului intern managerial al entităților publice ;

19) măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei;

20) situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.;

21) autoevaluarea S.C.I.M. prin:


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

16

- pregătirea autoevaluării S.C.I.M.;

- completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a

chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern

managerial (Anexa nr. 1);

- completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării(Anexa nr. 2).

Secretariatul Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică, prin

următoarele modalităţi:

22) identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor

relevante în domeniul controlului intern managerial;

23) participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin:

- stabilirea ordinii de zi;

- prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului intern managerial;

- oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul întrunirilor

de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de dezvoltare a S.C.I.M.;

-

5.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

24) la redactarea raportului, Secretariatul Comisiei utilizează modelul, al cărui format este prezentat în Anexa

nr.3;

25) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la punctele 8.4.2. şi

8.4.3.;

26) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M.,

se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare fiecărui semestru încheiat;


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

17

27) rapoartele sunt însoţite de:

- documentele elaborate de secretariatul Comisiei în mod deosebit acelea care conţin

recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de neconformitate,

disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi funcţionarea S.C.I.M.;

- suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor /

atelierelor de lucru;

28) Comisia elaborează şi supune spre aprobare directorului , un raport cu privire la S.C.I.M., care

conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare

metodologică a dezvoltării S.C.I.M;

29) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului ierarhic superior

la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege, modelul fiind prezentat în

Anexa nr. 4.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

18

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Acţiunea

(operaţtiunea)

Secretariat

Comisie

Contabilsef Conducător

serviciu/birou

compartiment

Comisia

Director

1. 1) E. Ap. A

2. 2) Ap. E. A

3. 3) E.

4. 4) V. Ap.

5. 5) E.

6. 6) E.

7. 7) E. V. A.

8. 8) E. V.

9. 9) E. V.

10. 10) E.

11. 11) E. Av.

12. 12) E. V. Av.

13. 13) E.

14. 14) E.

15. 15) E.

16. 16) E. V.

17. 17) V.

18. 18) V.

19. 19) V.

20. 20) E. V.

21. 21) V. E. I.

22. 22) E.

23. 23) E.

24. 24) E.

25. 25) E.

26. 26) I.

27. 27) E.

28. 28) E A

29. 29) E.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

19

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

20

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

21

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

22

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

ex

Difuzare

Arhivare

Alte

el Loc Perioada

0 1 2 3 4 5 6 7 0

1 Chestionar de autoevaluare a

stadiului de implementare a

standardelor de control intern

managerial

Secretariat

comisie

Director Ah 5 ani

2 Situaţia sintetică a rezultatelor

autoevaluării

Secretariat

Comisie

Comisia Ah 5 ani

3 Rapoart privind activitatea de

monitorizare,

consiliere/îndrumare

metodologică a dezvoltării

S.C.I.M

Secretariat

Comisie

Comisia Ah 5 ani

4 Raport asupra sistemului de

control intern /managerial

anual

Director Director Ah 5 ani

5 Diagrama de proces CCIM Director

F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare

Comisie control intern

managerial

C.A. C.A.

F02-PO-08.01 Decizie director numire

Comisie control intern

managerial

Director Director

F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea

sarcinilor, responsabilităților

și planificarea activității

CCIM

Director Director

F04-PO-08.01 Formular de analiză a

activităților vulnerabile

Director Director


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

23

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 3

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

4

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

5

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

6

5 Scopul procedurii operaţionale 7

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

10

9 Descrierea procedurii operaţionale 12

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 18

11 Formular evidență modificări 19

12 Formular analiză procedură 20

13 Lista de difuzare a procedurii 21

14 Anexe, înregistrări, arhivări 22

15 Cuprins 23


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

24

Anexa nr. 1

Serviciu/birou/compartiment:_________________________________

Şef serviciu/birou/compartiment

______________________________________________

Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor

de control intern managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului 1)

Răspuns și explicații 2)

La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etică și integritate

1. A fost comunicat personalului un cod de

conduită sau legislația în domeniu, care

stabileşte reguli de comportament etic în

realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil

atât personalului de conducere, cât şi celui de

execuţie? 5)

2. Există un sistem de monitorizare a respectării

normelor de conduită?

3. În cazul semnalării unor nereguli,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetări adecvate în scopul elucidării

acestora?

Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini

1. Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă

documentele specifice privind misiunea,


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

25




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

funcțiile, atribuțiile entităţii, regulamentele

interne şi fişele posturilor?

2. Au fost identificate şi inventariate funcţiile

sensibile?

3. Au fost luate măsuri de control pentru

asigurarea diminuării riscurilor asociate

funcțiilor sensibile?

Standardul 3 – Competență, performanță

1. Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare în vederea îndeplinirii

sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

2. Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului și

concretizate printr-un raport privind

necesarul acestora?

3. Cursurile de perfecționare profesională sunt

realizate conform planului anual de

perfecționare profesională aprobat de

conducătorul entității publice?

Standardul 4 – Structura organizatorică

1. Structura organizatorică asigură funcţionarea

circuitelor şi fluxurilor informaţionale

necesare supravegherii şi realizării

activităţilor proprii?

2. Sunt efectuate evaluări/analize privind

gradul de adecvare a structurii organizatorice

în raport cu obiectivele și modificările

intervenite în interiorul și/sau exteriorul

entității publice?

3. Actele de delegare respectă prevederile

legale sau cerinţele procedurale aprobate?

II. PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

26




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

Standardul 5 – Obiective

1. Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

2. Obiectivele sunt astfel stabilite încât să

răspundă pachetului de cerinţe SMART?

(specifice; măsurabile; acceptate; realiste; cu

termen de realizare)

3. Sunt reevaluate/actualizate obiectivele

specifice atunci când se constată modificări

ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza

fixării acestora?

Standardul 6 – Planificarea

1. Există o planificare a activităților în

concordanță cu obiectivele specifice?

2. Sunt repartizate resurse astfel încât să se

realizeze activitățile corespunzătoare

obiectivelor specifice compartimentului?

3. Sunt adoptate măsuri de coordonare a

deciziilor si activităţilor compartimentului cu

cele ale altor compartimente, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor

1. Este stabilit un sistem de monitorizare şi

raportare a performanţelor, pe baza

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

2. Există o evaluare a performanțelor pe baza

indicatorilor de performanță stabiliți?

3. În cazul în care se constată o eventuală

abatere de la obiective, se iau măsurile

preventive și corective ce se impun?

Standardul 8 – Managementul riscului


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

27




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

1. Există identificate și evaluate riscurile

aferente obiectivelor/activităților?

2. Sunt stabilite și monitorizate măsurile de

control aferente riscurilor semnificative?

3. Există o analiză a riscurilor identificate și

gestionate, concretizate printr-o raportare

anuală cu privire la procesul de management

al riscurilor?

III. ACTIVITAȚI DE CONTROL

Standardul 9 – Proceduri

1. Pentru activităţile procedurale au fost

elaborate și/sau actualizate proceduri

documentate?

2. Procedurile elaborate respectă cerințele

minimale prevăzute de standard, pentru a fi

un instrument eficace de control?

3. Procedurile elaborate respectă structura

unitară stabilită la nivelul entității?

Standardul 10 – Supravegherea

1. Conducătorul monitorizează şi supervizează

activităţile care intră în responsabilitatea lui

directă?

2. Conducătorul acordă asistență salariaților

necesară pentru realizarea sarcinilor trasate?

Conducătorul verifică activitatea salariaților

cu privire la realizarea sarcinilor trasate?

3. Sunt instituite controale suficiente şi

adecvate de supraveghere pentru activităţile

care implică un grad ridicat de expunere la

risc?

Standardul 11 – Continuitatea activității


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

28




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

1. Sunt inventariate situaţiile generatoare de

întreruperi în derularea principalelor

activităţi?

2. Sunt stabilite măsuri (preventive sau

corective, după caz) pentru asigurarea

continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor

situaţii generatoare de întreruperi?

3. Sunt monitorizate și aduse la cunoștința

salariaților implicați, măsurile propuse?

IV. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

Standardul 12 – Informarea și comunicarea

1. Au fost stabilite tipurile de informaţii,

conţinutul, frecvenţa, sursele şi destinatarii

acestora, astfel încât personalul de conducere

şi cel de execuţie, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată

îndeplini sarcinile de serviciu?

2. Sunt stabilite fluxurile informaționale și căile

de comunicare specifice compartimentului?

3. Sunt stabilite canale adecvate de comunicare

între compartimentele entității cât și cu

partea externă.

Standardul 13 – Gestionarea documentelor

1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,

expedierea, redactarea, clasificarea,

îndosarierea, protejarea şi arhivarea

documentelor interne şi externe, după caz?

2. Sunt implementate măsuri de securitate

pentru protejarea documentelor împotriva

distrugerii, furtului, pierderii, incendiului

etc.?


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

29




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

3. Reglementările legale în vigoare cu privire la

manipularea şi depozitarea informaţiilor

clasificate sunt cunoscute şi aplicate în

practică?

Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiara

1. Procedurile contabile sunt

elaborate/actualizate în concordanţă cu

prevederile normative aplicabile domeniului

financiar-contabil?

2. Există controale pentru a asigura corecta

aplicare a politicilor, normelor şi

procedurilor contabile, precum şi a

prevederilor normative aplicabile

domeniului financiar-contabil?

3. Este monitorizată remedierea deficiențelor

constatate de organele cu competentă în

domeniu?

V. AUDITUL INTERN

Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial

1. Conducătorul compartimentului realizează,

anual, operaţiunea de autoevaluare a

sistemului de control intern managerial?

2. Răspunsurile din chestionarul de

autoevaluare sunt probate cu documente

justificative corespunzătoare?

3. Conducătorul compartimentului propune

măsuri pentru îmbunătățirea sistemului de

control intern managerial în cadrul

chestionarului de autoevaluare?

Standardul 16 – Auditul intern

1. Compartimentul de audit public intern

desfășoară, în afara activităților de asigurare


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

30




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

şi activități de consiliere în scopul dezvoltării

sistemului de control intern?

2. Compartimentul de audit public intern este

dimensionat, ca număr de auditori, pe baza

volumului de activitate şi a mărimii riscurilor

asociate, astfel încât să asigure auditarea

activităţilor cuprinse în sfera auditului public

intern?

3. Compartimentul de audit public intern

întocmeşte rapoarte periodice cu privire la

acţiunile/activităţile desfăşurate?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial

.............................................................................................................................................................

Măsuri de adoptat

.............................................................................................................................................................

NOTA 1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Comisia de

monitorizare poate defini şi include în Chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2) Fiecare răspuns din coloana 1 la “Criterii generale de evaluare a stadiului implementării

standardului” se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu

documente justificative corespunzătoare. 3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Da";

parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare

aferente standardului s-a răspuns cu "Nu";

neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente

standardului s-a răspuns cu "Nu". 4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit

compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

31




La nivelul

compartimentul

ui, standardul

este3)

Da / Nu

4)

Explicații

asociate

răspunsului

I / PI / NI

1 2 3 4

evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie

asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai

standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi 16 "Auditul intern", cu respectarea

condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. 5) Subordonatele entităților publice locale și primăriile de comune vor evalua stadiul de

implementare a standardelor de control intern managerial, aplicând numai prima cerință din

Chestionarul de autoevaluare, iar modul de implementare al standardului fiind următorul:

Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

implementat (I), atunci când, la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a răspuns

cu "Da";

neimplementat (NI), atunci când la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a

răspuns cu "Nu".

Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu

standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, se

realizează conform acelorași precizări din ”Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi

prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial”.


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

32

Anexa nr. 2

Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării

Denumirea standardului

Numărul

compartimentelo

r în care

standardul este

aplicabil

din care,

compartimente

în care

standardul este:

La nivelul

entităţii

publice

standardul

este:

I(1) PI NI I / PI / NI

1 2 3 4 5 6

Total număr compartimente :

I. Mediul de control

Standardul 1 - Etica şi integritatea

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

Standardul 4 - Structura organizatorică

II. Performanţe şi managementul riscului

Standardul 5 – Obiective

Standardul 6 - Planificarea

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

Standardul 8 - Managementul riscului

III. Activităţi de control

Standardul 9 – Proceduri

Standardul 10 – Supravegherea

Standardul 11 - Continuitatea activităţii

IV. Informarea şi comunicarea

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

Standardul 14 - Raportarea contabilă şi

financiară

V. Evaluare şi audit

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de

control intern managerial

Standardul 16 - Auditul intern

Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial cu standardele

................................................

................................................................................................................................

Măsuri de adoptat


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

33

................................................

................................................................................................................................

(1) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern managerial se consideră că este:

implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor

precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor

precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul

corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate

în coloana 2, pe acelaşi rând.

Elaborat

Secretariat tehnic Comisia de monitorizare

.……………………………………………

(nume și prenume)


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

34

Anexa nr. 3

RAPORT

privind activitatea de monitorizare şi consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial la Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”, pe

semestrul_______/anul__________

1. Acţiuni de monitorizare cu privire la:

1.1. structura constituită conform art.3 alin.1 din OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităților publice;

emiterea şi modificarea actului administrativ prin care s-a aprobat

constituirea/actualizarea structurii;

componenţa structurii (număr persoane şi funcţiile acestora);

modul de organizare şi de lucru a structurii.

1.2. programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, elaborat la nivelul

instituţiei publice:

elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control

intern managerial;

stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.

2. Acţiuni de consiliere şi îndrumare metodologică, prin formularea de avize consultative, cu

privire la:

2.1. modul de organizare şi de lucru al structurii, înlăturarea disfuncţionalităţilor constatate în

organizarea şi funcţionarea acesteia;

2.2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punct de vedere al referirilor la

măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018

privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;

2.3. măsurile de dezvoltare a sistemului de control intern managerial dezbătute în cadrul:

- şedinţelor de lucru ale structurii.

- autoevaluarea sistemului de control intern managerial, efectuată potrivt OSGG

Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

- pregătirea autoevaluării sistemului de control intern managerial;

- completarea de către şefii de servicii/birouri/compartimente, a chestionarului

de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern

managerial (anexa nr.1);

- completarea situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (anexa nr.2).


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

35

Anexa nr.4

Comisia_____________

Nr.______/___________

Nr. _ _ _ _ _/ _ _ _ _ _ _ _

R A P O R T

asupra sistemului de control intern/ managerial la data de

31.12.20...

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul

intern managerial şi control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare, subsemnatul (nume şi prenume) ………., în calitate de (denumirea funcţiei de

conducător al entităţii publice) ………., declar că (denumirea entităţii publice) ………., dispune

de un sistem de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare permit / permit partial /

nu permit conducerii (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă

că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost

utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.

Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere

asupra sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.

Sistemul de control intern managerial cuprinde / cuprinde partial / nu cuprinde mecanisme de

autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia are / nu are la bază

evaluarea riscurilor.

În acest caz, menţionez următoarele:

- Comisia de monitorizare este / nu este funcțională;

- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial este / este parțial / nu este

implementat și actualizat anual;

- Procesul de management al riscurilor este / este parțial / nu este organizat și monitorizat;

- Procedurile documentate sunt elaborate în proporţie de ..... % din totalul activităţilor procedurale

inventariate;


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

36

- Sistemul de monitorizare a performanțelor este / nu este stabilit și evaluat pentru obiectivele şi

activitățile entității, prin intermediul unor indicatori de performanță;

Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20.., sistemul de control

intern managerial al (denumirea entităţii publice)……...... este conform / parţial conform /

parţial conform limitat / neconform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern

managerial.

Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial transmise ordonatorului

principal / secundar de credite de către ordonatorii secundari şi/sau terţiari de credite, direct în

subordonare / în coordonare / sub autoritate, rezultă că:

- ….. (nr.) entităţi au sistemul conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform limitat;

- ….. (nr.) entităţi au sistemul neconform.

Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii

manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia

aferentă autoevaluării sistemului de control intern managerial cât și raportările transmise de către

entitățile subordonate/în coordonare/sub autoritate.

___________________

(funcţia)

___________________

(numele şi prenumele)

___________________

(semnătura şi ştampila)


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

37

Anexa nr. 5

Diagrama de proces

Secretariatul Comisiei

Desfăşurarea activităţii de monitorizare :

- solicitarea periodică de documente/materiale/date/informaţii în

legătură cu aspectele şi elementele care fac obiectul monitorizării;

- documente şi analiza lor;

- urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a S.C.I.M.;

- participarea la şedinţele Comisiei şi întocmirea ordinii de zi, a

proceselor verbale sau minute ale întâlnirilor;

- urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru

raportările periodice.

Desfăşurarea activităţii de consiliere/îndrumare

metodologică:

- identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor

relevante în domeniul S.C.I.M.;

- Formularea de avize consultative;

- Intervenţii cu ocazia participării la şedinţele Comisiei;

Date/informaţii/

documente

Analiză şi

prelucrarea

datelor Date/informaţii/

documente

Redactarea raportului semestrial, privind activitatea

de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică

adezvoltării S.C.I.M. şi prezentarea acestuia Comisiei

Comisia:

- verificarea, analiza şi prelucrarea informaţiilor

Comisia:

-elaborare raport anual cu privire la S.C.I.M

Director :

aprobare

Transmitere la

Organul ierarhic

superior


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

38

ANEXA 6 - F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare Comisie control intern managerial

Unitatea de învăţământ ......................................................................

HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru aprobarea Comisiei de Control Intern Managerial

Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in sedinta in

data de ……………….

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ

preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

HOTARASTE:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența

prevăzută :

Presedinte – .......................

Secretar – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și

îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Art. 5 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la dosarul

hotărârilor adoptate.

Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............

Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

39

ANEXA 7 - F02-PO-08.01 Decizie director numire Comisie control intern managerial

Unitatea de învăţământ ____________________________________________________

DECIZIE

pentru aprobarea Comisiei de Control Intern Managerial

Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul

___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ

preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

DECID:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența

prevăzută :

Presedinte – .......................

Secretar – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și

îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

40

ANEXA 8 - F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităților și

planificarea activității CCIM

FORMULAR PENTRU STABILIREA SARCINILOR, RESPONSABILITĂȚILOR ȘI PLANIFICAREA

ACTIVITĂȚII CCIM

Nr.

Crt.

Etape / Activități Documente întocmite / Sarcini Responsabili /

Termen limită

Standarde implementate

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


Ediţia I



Revizia 0



Cod : PO-08.01

41

ANEXA 9 - F04-PO-08.01 Formular de analiză a activităților vulnerabile

FORMULAR DE ANALIZĂ A ACTIVITĂȚILOR VULNERABILE

Denumirea structurii:

Denumirea unităţii de muncă:

Data elaborării: Responsabil cu elaborarea: Data revizuirii:

Domenii de

activitate Activităţi vulnerabile Sarcini (zilnice, săptămânale sau ocazionale)

Nr.

crt.

Documente

întocmite frecvent în

cadrul activităţilor

Conţinutul

documentelor

Periodicitatea

întocmirii acestora

către cine - ce structură - îi transmite/de

la cine - ce structură - îl primeşte

Nr.

crt.

Unităţile/Compartimentele (interne ori

externe structurii) cu care se colaborează

pentru realizarea sarcinilor

Natura relaţiilor de

colaborare (activităţile

desfăşurate în comun)

Cadrul legal al cooperării

Nr.

crt. Materiale, instrumente, mijloace tehnice şi auto utilizate pentru îndeplinirea sarcinilor


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

42

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC

PO-08.02

P.S. 01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

43

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

44

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

45

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie


3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

46

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură de sistem are scopul de a determina expunerea la risc si a stabili un cadru

general şi unitar de identificare, analiză şi limitare a riscurilor la nivelul compartimentelor din

cadrul unității.

Scopuri generale

Stabilește modul de gestionare a riscurilor, compartimentele și persoanele implicate;

Furnizează personalului şi conducerii instituţiei de învăţământ instrumente care

facilitează gestionarea riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea atât

a obiectivelor generale, cât şi a celor specifice;

Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar

pe director, în conducerea în bune condiţii a instituţiei.

Scopuri specifice

Asigură existența documentației necesare identificării, urmăririi, şi minimizării

riscurilor care pot afecta activitatea instituţiei de învăţământ;

Furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate acţiunile/

măsurile/ dispozitivele de control menite să prevină apariţia riscurilor;

Stabileşte responsabilitățile privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor

aferente acestei activități.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

47

2. Domeniul de aplicare

Procedura va fi aplicată de către toate compartimentele în vederea determinării

expunerii la risc si a gestionării riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor generale

şi/sau specifice ale instituţiei;

Personalul însărcinat cu identificarea, urmărirea şi limitarea riscurilor ce pot afecta

activitatea unităţii de învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea

desfăşurată.

Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- desemnarea responsabililor cu riscurile din cadrul compartimentelor instituției și numirea

echipei de gestionare a riscurilor;

- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează domeniul abordat de activitatea procedurată;

- procesul de identificare, urmărire şi limitare a riscurilor la nivelul instituţiei;

- înlăturarea factorilor care pot perturba buna desfăşurare a activităţii instituţiei;

- conducerea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a entităţii publice.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: oricare din compartimentele unităţii de învăţământ;

- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate: toate compartimentele unităţii de

învăţământ, conducerea.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

48

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

Legea nr. 1/2011 Legea educaţiei naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar

preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

3.3. Alte documente utilizate

Decizie de numire a Echipei de gestionare a riscurilor.

Decizie de numire a Responsabilului de riscuri.

Regulamentul de organizare și funcționare a Echipei de Gestionare a Riscurilor.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

49

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi

a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau

sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. PS (Procedură de

sistem) = procedură care descrie un proces sau o activitate care se

desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o

entitate.

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie un proces sau o

activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente dintr-o entitate.

2. Compartiment Departament / serviciu / birou.

3. Conducătorul

compartimentului

Director / şef birou / şef serviciu.

4. Control intern Orice acţiune/măsură provenită din organizaţie, luată în scopul

gestionării riscurilor.

5. Evaluarea riscului Analiza consecințelor materializării riscului în combinaţie cu analiza

probabilităţii de materializare a riscului.

6. Expunere la risc Consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le

poate resimţi o organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite în cazul

în care riscul se materializează.

7. Impactul Consecinţa (efectul) materializării riscului asupra rezultatelor

(obiectivelor).

8. Managementul

riscurilor

Metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce

permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru

entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o

gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la

condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice,

precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare

optimă şi eficientă.

9. Obiective Efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le

realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea

încearcă să le evite.

10. Obiective generale Ținte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la

nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate

în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de

conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.

11. Obiective specifice Obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care

constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

50

atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit.

Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc

la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.

12. Probabilitatea de

materializare a riscului

Posibilitatea sau eventualitatea producerii unui eveniment identificat

anterior ca risc.

13. Registrul riscurilor Document integrator al gestiunii riscurilor, cuprinzând o sinteză a

informaţiilor şi deciziilor luate în urma analizei riscurilor.

14. Risc O problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care

poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate

este ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o

ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul

reprezintă incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit

ca o combinaţie între probabilitate şi impact.

15. Risc inerent Expunerea la un anumit risc înainte de a fi luată vreo măsură de

atenuare a acestuia.

16. Risc semnificativ Risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi

atinge obiectivele.

17. Risc rezidual Expunerea la un anumit risc după ce au fost luate măsuri de atenuare a

acestuia, presupunând că măsurile sunt eficace.

18. Strategie de risc Abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa riscurilor. Aceasta

trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea publică. În

cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.

19. Toleranţa la risc Cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care

este dispusă să se expună la un moment dat.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. PS Procedură de sistem


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

51

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

Expunerea la risc este un concept probabilistic, fiind legată direct de probabilitatea de

materializare a riscului. Ea are semnificaţie doar înainte de apariţia riscului. Expunerea la risc

operează cu o ierarhie implicită a riscurilor identificate.

Riscul este o incertitudine, şi nu ceva sigur. Atunci când se identifică un risc, trebuie analizat

dacă nu este vorba cumva de o situaţie existentă, care are un impact asupra obiectivului. În

acest caz, nu mai este vorba despre un risc, ci despre o problemă dificilă, care trebuie

gestionată, sau despre o oportunitate care trebuie exploatată. Nu constituie riscuri probleme

(situaţii, evenimente) a căror apariţie este imposibilă.

Problemele ce vor apare cu siguranţă nu sunt riscuri, ci certitudini.

Problemele dificile identificate pot deveni riscuri, în situaţii repetitive din cadrul aceleiaşi

entităţi publice, sau pentru alte entităţi, în care astfel de riscuri nu s-au materializat.

Procedura de sistem are rolul de a descrie modalităţile de identificare, urmărire şi minimizare

a riscurilor care pot amenința, la un moment dat, posibilitatea unității de învățământ de a-și

atinge obiectivele și continuitatea activității acesteia. Documentul are menirea de a sprijini și

facilita activitatea tuturor celor care au atribuţii de gestionare a riscurilor din cadrul instituției,

inclusiv a conducerii acesteia.

Riscurile identificate trebuie grupate. Fiecare entitate publică poate adopta propriul sistem

de grupare a riscurilor, cu scopul de a le administra corespunzător.

Identificarea riscurilor curente este necesară, dar nu şi suficientă. Adaptarea la schimbare

impune identificarea unor riscuri ce pot apărea în viitor, ca urmare a unor transformări

previzibile.

Rezultate scontate: Gestionarea riscurilor inerente activității unității de învățământ, la timp și

de o manieră care să reducă la minim impactul negativ al unor situații nefavorabile asupra bunei

funcționări a organizației.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

52

5.2 Modul de lucru:

5.2.1 Stabilirea factorilor responsabili

Conducerea unității de învățământ constituie Comisia SCIM fiind compusă din

conducătorii de compartimente sau înlocuitorii acestora. Aceasta împreună cu responsabilii cu

riscurile pe compartimente și personalul din compartimente, identifică, analizează, evaluează şi

prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale şi funcţionarea de

ansamblu a instituţiei.

Comisia întocmeşte, iar prin Secretarul echipei actualizează şi modifică Registrul

riscurilor la nivel centralizat, prin agregarea datelor/informaţiilor privind riscurile de la nivelul

compartimentelor.

După descrierea riscurilor şi a circumstanţelor care favorizează apariţia lor, comisia

stabileşte măsurile şi instrumentele de reducere a acestora la un nivel minim.

La nivelul unității de învățământ comisia este responsabilă cu gestionarea riscurilor care

pot periclita activitatea instituţiei, în vederea asigurării condiţiilor necesare bunei desfăşurări a

activităţii.

Modul de organizare și de lucru a comisiei este stabilită de către președintele desemnat

al acestei structuri.

5.2.2 Identificarea şi evaluarea riscurilor

Expunerea la risc este o combinaţie între probabilitate şi impact, fiind un indicator

bidimensional, de tip matriceal. Aceasta se poate reprezenta în mai multe forme, funcţie de

modelul adoptat pentru evaluarea impactului şi a probabilităţii de materializare a riscului,

prezentat mai jos.

Gruparea riscurilor într-o entitate publică (expunerea la risc), duce la realizarea

profilului de risc al acesteia. Acesta este unic din perspectiva obiectivelor, activităţilor

derulate, contextului general. Identificarea şi evaluarea riscurilor este un atribut specific fiecărei


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

53

entități publice în parte. Nu există un profil de risc cu grad de generalitate, pe tipuri de entități

publice.

1. În această etapă se desfăşoară următoarele activităţi/acţiuni/operaţiuni:

a) se identifică toate problemele care au apărut şi se pot repeta în viitor sau care pot apărea

în desfăşurarea activităţilor şi care au ca efect nerealizarea parţială sau totală a

obiectivelor stabilite. Se completează apoi Formularul– “Tabel obiective specifice”.

Obiectivele trebuie să fie stabilite în conformitate cu matricea SMART: S = concise, M

= măsurabile, A = posibil de atins, R = realiste, T = cu termen de realizare. Fiecare

obiectiv specific trebuie să aibă cel puţin un indicator de rezultat / performanţă;

b) Se identifică apoi cauzele generatoare de riscuri, se descriu circumstanţele care

favorizează apariţia lor şi se determină consecinţele (impactul) asupra obiectivelor prin

completarea Formularului de identificare a riscurilor;

c) Se estimează, pe o scală în 5 trepte, probabilitatea de materializare a riscului şi impactul

acestuia. Combinarea celor două estimări pe o scală bidimensională determină gradul

de expunere la risc, indicator în raport cu care se stabileşte atitudinea faţă de fiecare

problemă identificată ca fiind un risc;

5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10

1 2 3 4

5

I M P A C T

PR

OB

AB

IL

IT

AT

E


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

54

Toleranța la risc

Probabilitate: Impact:

1– rar 1 - nesemnificativ

2 – puțin probabil 2 - minor

3 – posibil 3 - moderat

4 – foarte posibil 4 - major

5 – aproape sigur 5 - critic

2. Se completează Formularul “Baza de calcul pentru evaluarea riscurilor”. Pentru

riscurile care depăşesc limita de toleranţă, conform tabelului prezentat mai jos, se va

completa Formularul – „Formular alertă la risc”.

Nivel tolerare

Explicaţii

1 - 4 Tolerabil Nu necesită nicio măsură de control

5 - 8 Tolerare ridicată Necesită măsuri de control pe termen

mediu/lung

9 - 12 Tolerare scăzută Necesită măsuri de control pe termen scurt

13 - 25 Intolerabil Necesită măsuri de control urgente

Personalul din cadrul compartimentelor instituției are obligaţia de a identifica riscurile care

afectează atingerea obiectivelor stabilite. Persoana care a identificat un risc:

a) analizează preliminar riscul identificat, prin:

- definirea corectă a riscului;

- analiza cauzelor sau a circumstanţelor care favorizează apariţia/repetarea riscului.

b) evaluează expunerea la risc prin:

- estimarea şanselor de apariţie/repetare a riscului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: 1. rar; 2.

puţin probabil; 3. posibil; 4. foarte probabil; 5. aproape sigur;

- estimarea impactului riscului asupra activităţii, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: 1.

nesemnificativ; 2. minor; 3. moderat; 4. major; 5. critic;


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

55

- estimarea gradului de expunere la risc, prin combinarea pe o scală bidimensională a

rezultatelor estimărilor menţionate anterior.

c) completează „Formular alertă la risc”, ataşând la acesta documentaţia riscului, materiale pe

care le va transmite către Responsabilul de risc din cadrul compartimentului.

5.2.3 Analiza şi răspunsurile la risc

Responsabilii cu riscurile din fiecare compartiment colectează Formularele de alertă la

risc şi documentaţiile aferente de la persoanele din cadrul compartimentului care au identificat

riscurile, acestea fiind analizate de către comisie astfel:

(a) clasarea formularului de alertă la risc, dacă riscul este nerelevant (risc tolerabil – valoarea

expunerii cuprinsă între 1 şi 4);

(b) escaladarea riscului la nivelele superioare ale managementului sistemului de învăţământ

(ISJ) dacă:

- riscul afectează un obiectiv superior celor stabilite la nivelul instituţiei;

- cauzele care generează riscul sunt externe unităţii de învăţământ;

- măsurile prin care se realizează un control satisfăcător al riscurilor exced competenţelor

instituţiei;

- resursele sunt insuficiente.

(c) monitorizarea riscului (valoarea expunerii între 5 şi 14);

(d) eliminarea circumstanţelor care generează riscul (risc intolerabil – valoarea expunerii

cuprinsă între 15 şi 25).

Comisia analizează semestrial sau ori de câte ori este necesar, în şedinţă, riscurile

identificate.

Comisia analizează toate formularele menţionate şi decide strategia de răspuns la risc:

o Acceptarea riscului - strategie de răspuns la risc recomandată pentru riscurile

cu expunere scăzută.

o Monitorizarea riscului - acceptarea riscului, dar menţinerea sa sub o

permanentă supraveghere.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

56

o Evitarea riscului – schimbarea planului.

o Transferul riscului - încredinţarea gestionării riscului unui terţ care are

expertiza necesară gestionării acelui risc, încheindu-se în acest scop un contract.

o Tratarea (reducerea) riscului - implementarae de măsuri,

instrumente/dispozitive de control pentru a menţine riscurile în limite

acceptabile (tolerabile).

Dacă este cazul, pentru lămurirea anumitor aspecte, pot fi invitaţi la şedinţă, pentru

consultare, angajaţii care au identificat riscuri, din cadrul instituţiei.

Riscurile pe care comisia a stabilit că le va monitoriza, se înregistrează în „Registrul

riscurilor” de la nivelul instituţiei de către Secretarul tehnic al comisiei. La finalul fiecărei

şedinţe de analiză a riscurilor, comisia consemnează în „Procesul-verbal” al şedinţei toate

hotărârile luate în legătură cu controlarea riscurilor.

Opinia conducerii este transmisă ca şi punct de plecare la nivelele ierarhice

inferioare, care îşi vor calibra activitatea funcţie de limitele în care au voie să îşi asume riscuri.

Toate riscurile, care au expuneri mai mari decât limitele stabilite, trebuie controlate, astfel

încât riscurile reziduale să aibă o expunere cel mult egală cu toleranţa la risc.

Stabilirea limitei de toleranţă la risc este un act de responsabilitate managerială, deoarece

are implicaţii importante asupra costurilor asociate măsurilor de control şi a costurilor generate

de expunerea la risc.

5.2.4 Implementarea acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor şi urmărirea acestora

În cadrul şedinţelor de analiză a riscurilor, comisia face propuneri cu privire la

acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate şi termenele limită

pentru implementarea acestora, şi analizează Fişele de urmărire a riscurilor. În cadrul aceleiaşi

şedinţe de analiză a riscurilor, comisia analizează stadiul implementării acţiunilor şi măsurilor

de control, stabilind, acolo unde este cazul, noi măsuri/instrumente de control pentru

contracararea riscurilor specifice, noi termene pentru implementarea acestora.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

57

Acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate sunt stabilite

prin completarea Formularului - “Plan de implementare a măsurilor de control” care cuprinde

toate riscurile care se monitorizează şi acţiunile care trebuie efectuate precum şi numele

persoanei/persoanelor responsabile de monitorizarea implementării acţiunilor de ţinere sub

control a riscului şi termenul limită de implementare a acestor acţiuni.

Pentru fiecare risc care trebuie monitorizat, se completează - Formularul „Fişa de

urmărire a riscului”. Responsabil de completarea respectivului formular este Responsabilul cu

riscurile din cadrul compartimentului și este aprobată de către Conducătorul compartimentului.

Comisia, prin Secretarul echipei, actualizează semestrial Registrul riscurilor de la

nivelul instituţiei, cu privire la stadiul implementării măsurilor de ţinere sub control, problemele

întâmpinate și noile măsuri propuse, anual sau ori de câte ori se impune.

5.2.5 Revizuirea şi raportarea riscurilor

În această etapă se desfăşoară activităţi de revizuire a calificativelor riscurilor. Se

analizează gradul de expunere la risc, după ce au fost implementate măsurile de ţinere sub

control a respectivului risc. Aceste riscuri se numesc “riscuri reziduale”. Riscul rezidual trebuie

să fie mai redus decât riscul inerent (inițial).

În cadrul şedinţelor, comisia analizează Formularele de alertă la risc unde analizează

riscurile noi raportate, precum și Fişele de urmărire a riscurilor actualizate, în care se vor

menţiona obligatoriu şi riscurile reziduale.

Comisia, prin Secretarul echipei, actualizează Formularul “Planul de implementare al

măsurilor de control” prin consemnarea în coloana “Observaţii” a stadiului implementării

acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor identificate şi monitorizate.

Comisia stabilește închiderea riscurilor soluționate.

Conducătorii compartimentelor asigură elaborarea rapoartelor semestriale privind

desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului, în cel mult două


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

58

luni de la expirarea semestrului, pe care le transmite către Secretarul tehnic al comisiei pentru

a actualiza planul de implementare a măsurilor de control la nivelul entităţii.

Secretarul tehnic elaborează o informare privind desfăşurarea procesului de gestionare

a riscurilor la nivelul entităţii în vederea analizării în cadrul Echipei de gestionare a riscurilor

şi transmiterii spre analiză şi aprobare către Comisia de monitorizare coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial

Notă: toate formularele din prezenta procedură se completează electronic. Vor fi listate,

semnate şi datate de persoana/persoanele care le-a/le-au întocmit.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

59

5.3 Etapele activității procedurate

Constituirea și numirea de către Director a Comisiei SCIM

Angajatul care a identificat unul sau mai multe riscuri:

- completează Formularul de alertă la risc.

- transmite riscurile identificate către Responsabilul de riscuri de la nivelul compartimentului.

Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor colectează și analizează Formularele de alertă la risc şi le

transmit către comisie.

Comisia face propuneri cu privire la acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate şi

termenele limită pentru implementarea acestora (în cadrul şedinţelor de analiză a riscurilor);

Acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate sunt stabilite prin completarea Planului de

implementare a măsurilor de control.

Figura 1. Procesul de gestionare a riscurilor la nivelul unității de învățământ

Pentru fiecare risc care trebuie monitorizat, se completează de către Responsabilul cu riscurile, Fişa de urmărire a

riscului. Aceasta fiind aprobată de către Conducătorul de compartiment.

Se analizează gradul de expunere la risc, după ce au fost implementate măsurile de ţinere sub control a respectivului

risc – riscul rezultat se numește risc rezidual.

Comisia stabilește Planul de implementare a măsurilor de control, iar Secretarul tehnic actualizează Planul atunci când

este necesar.

Comisia analizează, în şedinţă, riscurile și decide măsurile de control astfel:

- clasarea formularului de alertă la risc, dacă riscul este nerelevant (risc tolerabil);

- escaladarea riscului la nivelele superioare ale managementului sistemului de învăţământ (ISJ) dacă riscul afectează

un obiectiv superior celor stabilite la nivelul instituţiei sau cauzele sale sunt externe instituției;

- monitorizarea riscului (risc cu tolerare ridicată sau scăzută);

- eliminarea circumstanţelor care generează riscul (risc intolerabil).

Riscurile pe care comisia a stabilit că le va monitoriza, se înregistrează în Registrul riscurilor de la nivelul instituției

de către Secretarul tehnic.

Conducătorii compartimentelor asigură punerea în aplicare de către persoanele responsabile a măsurilor de control

stabilite în cadrul ședințelor comisiei și asigură elaborarea rapoartelor privind procesul de gestionare a riscurilor.

Rapoartele elaborate sunt transmise către Secretarul tehnic pentru centralizare.

Secretarul tehnic elaborează o informare privind stadiul procesului de gestionare a riscurilor pe care o transmite către Comisia

SCIM.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

60

5.4 Resurse necesare:

5.4.1 Resurse materiale

încăpere, cu birou si scaune;

dulap pentru păstrarea documentelor;

un calculator cu imprimantă;

reţea internet;

hârtie copiator;

telefon pentru legături operative cu responsabilii implicaţi în realizarea activităţii

procedurate;

caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

5.4.2 Resurse umane

Comisia SCIM;

Conducători de compartimente;

Responsabilii de riscuri din cadrul compartimentelor;

Director.

5.4.3 Resurse financiare

materialele necesare desfăşurării activităţii, vor fi procurate de către compartimentul

administrativ al instituţiei din creditele bugetare cu această destinaţie.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

61

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Director:

o emite decizia de numire a comisiei SCIM;

o aprobă documentele care permit derularea proceselor necesare gestionării

riscurilor existente la nivelul instituției de învăţământ;

o verifică comunicarea, cunoaşterea şi aplicarea procedurii la nivelul întregii

instituții;

o actualizează ori de căte ori este necesar componența comisiei.

Comisia SCIM:

o evaluează, semestrial, riscurile din cadrul instituției;

o stabilește măsurile de control pentru riscurile identificate;

o asigură parcurgerea tuturor etapelor necesare gestionării și limitării

riscurilor identificate în activitate.

Președintele SCIM:

o ia la cunoștință și respectă prevederile ROF al SCIM.

Secretarul tehnic:

o ia la cunoștință și respectă prevederile ROF al comisiei.

Conducătorii de compartimente:

o elaborează rapoarte privind desfășurarea procesului de gestionare a

riscurilor conform ROF;

o transmite către Secretarul rapoartele întocmite;

o iau la cunoștință și respectă prevederile ROF.

o asigură buna desfășurare a procesului de gestionare a riscurilor din cadrul

compartimentelor.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

62

Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor:

o colectează riscurile identificate de către personalul din cadrul

compartimentului;

o transmite documentele necesare procesului de control al riscurilor către

comisie și conducătorii de compartimente.

o iau la cunoștință și respectă prevederile ROF al comisiei SCIM.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

63

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

64

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

65

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

66

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-PO-08.02 Formular de alertă la

risc

SCIM Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F02-PO-08.02 Scală de estimare a

probabilității de

materializare a

riscurilor

SCIM Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F03-PO-08.02 Scală de estimare a

impactului global al

riscului

SCIM Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F04-PO-08.02 Scală de evaluare a

expunerii la riscuri

SCIM Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F05-PO-08.02 Registrul riscurilor SCIM Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

67

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 42

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

43

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

44

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

45

5 Scopul procedurii operaţionale 46

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 47

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

48

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

49

9 Descrierea procedurii operaţionale 51

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 61

11 Formular evidență modificări 63

12 Formular analiză procedură 64

13 Lista de difuzare a procedurii 65

14 Anexe, înregistrări, arhivări 66

15 Cuprins 67


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

68

ANEXA 1 - F01-PO-08.02 Formular de alertă la risc

FORMULAR DE ALERTĂ LA RISC

Departamentul: …………………………………….0

DETALII PRIVIND RISCUL

Descrierea

riscului

Riscul identificat: ………………………………………………………

………………………………………1………………………………….

Cauza: .....................................................................................................

............................................................2....................................................

Impact/Consecinţe:..................................................................................

............................................................3.....................................................

Evaluarea

riscului

Probabilitatea riscului 4

1 2 3 4 5

1. rar; 2. puţin probabil; 3. posibil; 4. foarte posibil; 5. aproape sigur.

Impactul riscului 5

1 2 3 4 5

1. nesemnificativ; 2. minor; 3. moderat; 4. major; 5. critic.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

69

Expunere: _______6__________

Tratarea

riscului

Acţiuni preventive recomandate: ………………7……………………...

…………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………….

Documentaţia utilizată pentru fundamentarea riscului identificat: ………………8……………………...

………………………………………………………………………………………………………………

Nume: 9

........................................

Semnătura: 10

……………………….

Data: 11

....................................

Nr. crt. al riscului 12 Data primirii 13 Decizia SCIM 14

Irelevant

Investigaţii

suplimentare

Îndosariere


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

70

Reguli de completare al formularului

Câmp Completarea câmpului

0 Denumirea departamentului

1 Descrierea riscului identificat

2 Descrierea cauzei care favorizează apariţia riscului

3 Descrierea impactului / consecinţelor privind materializarea riscului

4 Se bifează prin “X” celula numerică aferentă probabilităţii de materializare a riscului

5 Se bifează prin “X” celula numerică aferentă impactului

6 Produsul dintre Probabilitate şi Impact

7 Evidenţierea măsurilor / acţiunilor preventive pentru ţinerea sub control a riscului identificat

8 Evidenţierea documentaţiei utilizată în fundamentarea riscului identificat

9 Numele şi prenumele persoanei care a identificat riscul

10 Semnătura persoanei care a identificat riscul şi a completat formularul de faţă

11 Data completării formularului

12 Numărul de înregistrare în Registrul riscului al departamentului

13 Data înregistrării în Registrul riscului al departamentului

14 Se bifează prin “X” celula care corespunde deciziei comisiei de gestionare a riscurilor


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

71

ANEXA 2 - F02-PO-08.02 Scală de estimare a probabilității de materializare a riscurilor

SCALE DE ESTIMARE A PROBABILITĂȚII DE MATERIALIZARE A

RISCURILOR

Ca instrument de evaluare se pot utiliza scale de probabilităţi. Valorile acestor scale sunt

generate de experienţa celor care lucrează în managementul riscului la nivelul entității publice.

Astfel, se pot utiliza mai multe tipuri de scale referitoare la evaluarea probabilităţii de

materializare a unui risc:

Pragurile de probabilitate reflectă percepţia entității publice asupra incertitudinii cu care pot fi

asociate riscurile identificate.

La unele riscuri se impune o evaluare calitativă, la altele se impune o evaluare cantitativă.

NOTĂ: Este recomandabil să utilizaţi scalele de evaluare în 5 trepte dacă în cadrul entității

publice s-a acumulat suficientă experienţă în managementul riscurilor şi astfel de scale devin

o necesitate a fundamentării deciziilor. Este mai bine ca eforturile să se concentreze spre găsirea

şi implementarea măsurilor ce conduc la atenuarea posibilităţii de materializare a riscurilor, decât

spre evaluări detaliate. Aceasta nu înseamnă că atunci când necesităţile o impun, pentru anumite

riscuri, să se utilizeze scale chiar mai analitice.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

72

ANEXA 3 - F03-PO-08.02 Scală de estimare a impactului global al riscului

SCALĂ DE ESTIMARE A IMPACTULUI GLOBAL AL RISCULUI

Evaluarea impactului se face atât calitativ, cât şi cantitativ.

Chiar dacă evaluările cantitative sunt mai dezirabile şi mai relevante, în cele din urmă,

imaginea unitară asupra riscurilor identificate este dată de o apreciere calitativă, apreciere

construită şi pe baza evaluării cantitative.

Impactul se poate descompune astfel: componenta calitativă, componenta patrimonial –

bugetară; componenta efort (resurse umane); componenta de timp.

Exemplu: impactul produs de angajarea neconformă de personal

componenta calitativă: scăderea calităţii lucrărilor

componenta bugetară: 50 milioane de lei/an în plus la bugetul instituţiei

componenta efort: încărcarea suplimentară cu sarcini a personalului mai bine pregătit

componenta timp: 600 de ore de întârziere în îndeplinirea sarcinilor

Nu e obligatoriu ca evaluarea impactului să se facă pe toate componentele sale, deoarece uneori

nu este posibil acest lucru, sau nu este relevant.

Rezultatele evaluărilor cantitative asupra impactului se transpun într-o apreciere calitativă

care reflectă importanţa percepută în raport cu obiectivele.

Tipuri de scale calitative referitoare la impact:

Scala în trei trepte de evaluare este un instrument util în fazele de început ale

dezvoltării unui sistem de MR la nivelul entității publice. Ulterior, pe măsură ce entitățile

publice capătă experienţă se poate trece la o scală în cinci trepte.


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

73

ANEXA 4 - F04-PO-08.02 Scală de evaluare a expunerii la riscuri

SCALĂ DE EVALUARE A EXPUNERII LA RISCURI

Expunerea la risc este un concept probabilistic, fiind legată direct de probabilitatea de

materializare a riscului. Ea are semnificaţie doar înainte de apariţia riscului. Expunerea la risc

operează cu o ierarhie implicită a riscurilor identificate.

Expunerea la risc este o combinaţie între probabilitate şi impact, fiind un indicator

bidimensional, de tip matriceal. Aceasta se poate reprezenta în mai multe forme, funcţie de

modelul adoptat pentru evaluarea impactului şi a probabilităţii de materializare a riscului, astfel:

În cazul entitățiilor publice care utilizează o scală cu 5 trepte rezultă o matrice cu 25 de

„valori” pentru expunerea la risc. Aceste valori pot fi deopotrivă calitative şi cantitative, astfel:


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

74

O astfel de reprezentare presupune un management al riscurilor (MR) bine dezvoltat şi o

capacitate managerială ridicată la nivelul entității publice, evidențiată cantitativ, astfel:

În cazul entitățiilor publice care utilizează o scală cu 3 trepte rezultă o matrice cu 9 „valori”

pentru expunerea la risc. Aceasta ar arăta astfel:


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

75

ANEXA 5 - F05-PO-08.02 Registrul riscurilor

REGISTRUL RISCURILOR

Entitatea publică _____________________________

Compartimentul ______________________________

Obiective/ Activități Riscul Cauzele care favorizează

apariţia riscului

Risc inerent

Strategia

adoptată

Data

ultimei

revizuiri

Risc rezidual

Eventuale

riscuri

secundare

Observaţii

Probabi

-litate

Impact Expunere Probabi-

litate

Im-

pact

Ex-

punere

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13


Ediţia I

DETERMINAREA

EXPUNERII LA RISC

Revizia 0



Cod : PO-08.02

76

REGISTRUL RISCURILOR

LA NIVELUL INSTITUȚIEI ______________________________________

Întocmit,

Secretariatul SCIM

Obiective/ Activități Riscul Cauzele care favorizează

apariţia riscului

Risc inerent

Strategia

adoptată

Data

ultimei

revizuiri

Risc rezidual

Eventuale

riscuri

secundare

Observaţii

Probabi

-litate

Impact Expunere Probabi-

litate

Im-

pact

Ex-

punere

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · (1) chestionar de autoevaluare a stadiului de...

Documents

Transcript of ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · (1) chestionar de autoevaluare a stadiului de...