Nomenclatorul arhivistic al Universității Tehnice

of 24/24
J - . -' . , r' :: ",<]/]1)/~ or; t1 j NOMENCLA TORUL ARHIVISTIC AL UNIVERSITA.TII TEHNICE "GHEORGHE ASACHI" DIN IASI " Intocmit in conformitate cu prevederile Legii nr. 1612 aprilie 1996 a Arhivelor Nationale, publicata in Monitorul Oficial nr. 7119 aprilie 1996, modificata ~icompletata de Legea 138/2013 publicata in Monitorul Oficial al Romaniei partea I nr.2S3 din 7 Mai 2013, precum si de Ordinul137 12013 al Ministerului Afacerilor Interne publicat in Monitorul Oficial al Romaniei partea I nr.619 din 4 Octombrie 2013, pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii arhivelor Nationale nr.16/1996, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei partea I nr.293/22.04.2014 1
  • date post

    30-Jan-2017
  • Category

    Documents

  • view

    354
  • download

    13

Embed Size (px)

Transcript of Nomenclatorul arhivistic al Universității Tehnice

  • J

    - . -'. ,

    r' ::

    ",

  • SECONFISERVICIUL JUDETEAN IASI AL A.KIIIINKm[1I('

    SEF SERVICIU, DR.FL(\}B'*Itmfj:J~

    Denumirea dosarului (contlautul pe scurt al problemelor lacare se refers)

    Termenuldepastrare

    ObservatiiStructuri subordonate(Departamente, Directii, Servicii,

    BirouriA. Senat

    B. Consiliul de Administratie

    Structura organizationala

    C.I.Secretariat universitate

    in sediata Senatului univelPre~edin

    Prof.Univ.Dr.I

    C. Rectorat

    l.Procese verbale ale sedintelor senatului.2.Hotarari ale senatului.3.Procese verba Ie, avizele si rapoarte ale comisiilor permanenteale senatului.4.Dosarele de convocare pentru sedintele senatului.5.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva6.lnventarele arhivistice

    I.Dosarele de convocare, procese verbale ale sedintelorConsiliului de Administratie.iextrase din procesele verbale alesedintelorCA2. Proceseverbale de predare-primirea documentelor la arhiva3.lnventarelearhivistice

    I.Ordine, corespondenta si alte documente cu caracter dereglementare primite de la M.E.N.privind organizarea ~idesfasurarea procesului instructiv-educativ ~i a altor domenii deactivitatedin cadrul universitatii.2.Corespondentii privind activitatea Intregului personal dinuniversitate; probleme ale cadrelor didactice ~i ale celorlaltecategorii de personal3.Decizii,ordine ~ialte acte de dispozitie emise de Rector.4.Documente referitoare la alegerile la nivelul Senatului,Consiliului de Administratie, pentru directorul CSUD, alfacultatilor~iconsiliilordin cadrul universitatii.5. Registrulunic de control6.Duplicate acte de studii7.Registrupentru evidentaformulareloractelor de studii.8.Cotoarelediplomeloreliberate.9.Borderouri ntru intocmireadi lomelor.

    permanentpermanentpermanent

    permanentpermanentpermanent

    permanent

    permanentpermanent

    permanent

    to ani

    permanentpermanent

    permanentpermanentpermanentpermanentrmanent

    2

  • 10. Cereri pentru eliberarea actelor de studii si adeverinteII.Cereri eliberari duplicate diplome si certificate12.Corespondenta cu ambasadele, Ministerul Educatiei Nationaleprecum si cu alte institutii din tara SI strainatate, privindconfrrmari acte de studii13.Condici de prezenta.14. Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva15.lnventarele arhivistice16.Regulamentul de organizare ~i functionare.I 7.Raportul anual al Rectorului privind starea universitatii18.Fi~e de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine.

    5 anipermanentpermanent

    3 anipermanentpermanentpermanentpermanentpe durata CIM

    C.II. Comisia pentru evaluarea ~iasigurarea ealitatii, (C.E.A.C.)

    I.Acreditarea programelor de studii - Documente si mregistrariprivind evaluarea interna ~i externa a programelor de studii aleuniversitatii2. Evaluarea institutionala - Documente si inregistrari privindevaluarea interna ~i externa institutionala3.Corespondenta general a privind activitatea C.E.A.C -Documente ~i tnregistrari privind comunicarea interna ~i externa.4. Manualul procedurilor.5.Rapoarte de evaluare interna a programelor de studii.6.Raportul annual al Cornisiei pentru Evaluarea si AsigurareaCalitatii.7.Procese verbale ale sedintelor C.EA.C.8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva9.lnventarele arhivistice10.Carta universitatiiII.Regulamentul de organizare ~ifunctionare.

    permanent

    permanent

    50 ani CS

    permanentpermanentpermanent

    permanentpermanentpermanentpermanentpermanent

    C.III.Consiliul studiilor universitarede doctorat. (C.S.U.D)

    l.Dosare achizitii la proiectele de burse doctorale P.O.S.D.R.U.;2.Dosarul doctorandului.3.Registre matricole de doctoral.4.Corespondenta privind organizarea ~idesfasurarea concursuluide admitere la doctorat;5.Decizii inmatriculare, exmatriculare, comisii, abilitare.6.Planurile de invatamant.7.Dosar de contractare burse doctorale P.O.S.D.R.U.;SCorespondenta privind organizarea ~i desfasurarea proiectelorde burse doctorale P.O.S.D.R.U.;9.Documente justificative de raportare la proiectele de bursedoctorale P.O.S.D.R.U.;IO.Acte aditionale si notificari la proiectele de burse doctoraleP.O.S.D.R.U.;12.Docurnente justificative de rambursare la proiectele de burse permanentdoctorale P.O.S.D.R.U.;13.Coresponden\l1 privind activitatea la doctorat; 10 ani14.0rdine ~i alte documente cu caracter de reglementare primite permanentde ]a minister nrivind orzanizarea ~i desfasurarea concursului de

    3

    permanent10 anipermanentpermanent

    25 anipermanent10 ani10 ani

    10 aniCS

    permanent

  • doctoral.15.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent16.lnventarele arhivistice permanentI 8.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent

    I.Plan strategic al directiei permanent2. Plan operational al directiei permanent3.Repartizarea finantarii institutionale pe universitate 20 ani4.Situatii statistice cu studenti cu taxa si tara taxa pe universitate. 20 ani5.Programul anual de achizitii pe universitate. 10 ani6. Corespondents generala cu alte institutii ~i cu structurile 10aniorganizatorice din cadrul universitatii.7.Proceduri de lucru ale directiei permanent8.Documentele studentilor care beneficiaza de ajutor fmanciar 5 ani

    D. Directia Generali Administrativa pentru achizitia de calculatoare.9.Raport de activitate 10 aniIO.Condicile de prezenta a personalului 3 aniII.Structura spatiilor de invatamdnt pe universitate permanent12.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent13.lnventarele arhivistice permanent14.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent15. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

    D.I.Biblioteca I .Dosare cu completarea fondului de publicatii al bibliotecii. permanent2.Dosare cu rapoarte anuale ~i trimestriale privind situatia permanentfondului de publicatii.3.Dosare cu scoaterea din evidentele bibliotecii a publicatiilor permanentuzate fizic si moral.4.Registrul de rniscare a fondului (RMF). permanent5.Registrullnventar (RI). permanent6.Dosarele cu borderourile de predare-primire a publicatiilor de la permanentbiblioteca centrala la bibliotecile filiale.7.Dosarele cu procesele verbale de transfer a publicatiilor intre permanentbibliotecile filiale.8.Dosarele cu decontarea cheltuielilor de expediere a publicatiilor 10aniin tara si strainatate.9.Dosarele cu rapoartele anuale privind schimbul intern ~i extern permanentde publicatii.IODosare cu corespondenta schimb intern. permanentII.Dosare cu corespondenta schimb extern. permanent12.Cartoteci de evidenta a period ice lor romanesti si straine. permanent13.Procese verbale de predare-primire a patrimoniului bibliotecii. permanent14.Procese verbale de inventariere a fondului. permanent15.Fi~e de evidenta a cititorilor. 6 ani16.Fi~e de imprumut a publicatiilor. 2 aniI 7.Dosar cu evidenta incasarilor tarifelor de biblioteca, a 10 anicontravalorii taxelor de lntarziere si de pierdere a publicatiilor.

    4

  • 18.Rapoartele anuale de activitate ale bibliotecii. permanent19.Planurile operationale ~i strategice ale bibliotecii. permanent20.Dosarele cu documentele intrate/emise in/de biblioteca cu permanentnumar de registratura de la/catre toate structurile organizatoriceale universitatii.21.Dosare cu corespondenta imprumut interbibliotecar extern. 5 aniCS22.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent23.Inventarele arhivistice Permanent25.Regulamentul de organizare ~i functionare. Permanent26. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. Pe durata CIM

    D.II.Directia Servicii Studentesti I.Dosar achizitie ( referate administratori, referat de necesitate, 10 ani.note justificative, decizie, documentatie, proces verbal, oferteparticipanti, corespondenta, raport final, comunicare, procedura,contract, contestatie, rezolutie )2.Dosare tehnice cu proiecte si devize. permanent.3.Procese verbale ( faze determinate, receptie provizorie ~i 15 ani.definitiva a lucrarilor, situatii de lichidare).4.Procese verbale de termene pentru executarea lucrarilor. 10 ani.S.Rapoarte de activitate pentru dirigintii de santier. lOani.6.Avize date de autoritati pentru diferite constructii. permanent.7.Situalii de lucrari, 10 ani.8.Propuneri pentru programul de achizitii lucrari si prod use. 5 ani.9.Cartea constructiei. permanent.10.Documentalii tehnice pentru lucrari de investitii, reparatii permanent.capitale si dotari.l l.Lucrari privind reparatii capitale. permanent.12.Lucrari privind reparatii curente. 10 ani.13.Rapomri situatie cazari pe tip uri de lncadrare studenti 5 ani.(subventionati, gratuiti, bursieri ai statului roman) MEN.14.Repartitii cazare, decizii cu comisiile de cazare ~i repartitia 3 ani.locurilor de cazare pe facultati.15.Regulamente In legatura cu organizarea ~i functionarea permanent.caminelor, proceduri.16.Regulament de organizare ~i functionare. permanent17.Dosare cazare (tipizate cazare ). 5 ani.I 8.Evidenta ocuparii locurilor in camine. lOani.19.Autoriza\ii sanitare camine. permanent.20.Carte imobil. permanent21.Procese verbale predare primire a serviciului de paza. 3 ani22.Fi~e de magazie sala de sport. 5 ani23.Procese verbale, decizii privind scaderi din inventar ~i casari 10 aniale materialelor scoase din uz.24 Referate si ordine de evacuare. 2 ani.25.Fi~e de magazie cantina. 3 ani.26.Facturi pentru terti 5 ani.27.Programari terenuri baza sportiva. I an.28.Borderou incasari zilnice. 3 ani.

    5

  • 29.Fi~e de magazie carnine. 3 ani.30.Notii de receptie a alimentelor. 2 ani.31. Borderou incasari. 5 ani.32.Consumuri de materii prime zilnice. 5 ani.33.Borderou meniu. 2 ani.34.Meniul zilei. 2 ani.35.Liste cu stocuri de produse alimentare. 2 ani.36.Contracte de comodat. 5 ani dupa incetarea

    rap. contractuale37.Propuneri de casare. 3 ani.38.Facturi fiscale incasare tarife de cazare. 5 ani.39.Chitante incasare tarife de cazare studentesti. 5 ani.40.Desfii~urator tarife cazare cu documente justificative. 5 ani.41.Registru de intrare-iesire a corespondentei. 15 ani.42.Condica de prezenta pentru personal. 3 ani.43.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent.44.lnventarele arhivistice permanent45.Regulamentul de organizare ~i functionare, permanent46. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

    D.III.Directia Economica l.Dari de searna contabile anuale. permanent2.Balante de verificare sintetice si analitice. 15 ani3.Registru jurnal. 10 ani4.Registru Inventar. 10 ani5.Registru de control fmanciar preventiv. 10 ani.6.Registru de casa ( facturi, chitante, NIR-uri, bonuri de consum). 10 ani.7.Registru de banca ( facturi, NIR-uri, bonuri de consum, oferte, 10 ani.contracte, procese verbale de receptie ).8.State de salarii. 50 ani.9.Fi~e analitice de evidenta contabila a mijloacelor fixe. 10 ani.IO.Documente privind inventarierea bunurilor ~i valorilor 15 ani.(procese verbale, liste si rapoarte ale comisiei, acte de primire-predare a gestiunilor).II Chitantiere. 5 ani.12.Fi~e contabile sintetice si analitice. 10 ani.13.Registru de banca investitii (facturi, NIR-uri, bonuri mijloc permanentfix, oferte, contracte, procese verbale de punere in executie)14.Dosare corespondents (Ministerul de Finante, confirrnari 5 aniextrase de cont cu furnizori).15. Acte justificative, documente primare ~i contabile, ce stau la 10 anibaza inregistrarilor de conturi contabile ( note de contabilitate,extrase de cont, centralizatoare de materiale ~i cheltuieli, etc).16.Procese verbale de verificare ale organelor de control financiar 15 aniimpreuna cu toate actele ce se perfecteaza in legatura cuconstatarile din procesele verbale respective.17.Sinteza privind actele de control fmanciar intern. permanent.18.Carnete CEC 5 ani19.Procese verbale de nredare-orimire a documentelor la arhiva permanent

    6

  • 20.Inventarele arhivistice permanent21.Regulamentnl de organizare ~i functionare. permanent22. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. Pe durata CIM23.Cartea mare-formular electronic permanent,

    D.lV. Directia Resurse umane l.Instructiuni, regulamente privind problemele de munca si permanentsaIarizare.2.Structura organizatorica a universitatii (organigrama). permanent3.State de functii anuale pentru personal didactic, auxiliar didactic permanentsi nedidactic,4.Normare cadre didactice. permanent5 Formatii de stndiu. permanent6.State de personal ( scheme de incadrare ) intocmite in baza 90 anistate lor de functii,7.0rdine, aprobari, corespondenta refritoare la infiin\i'iri si permanentdesfiintari de posturi.8.0rdine si decizii de angajare, transferari, sanctiuni, desfaceri permanentcontracte de munca.9.Repartizarea sarcinilor didactice prin cumul de functii ~i plata 50 anicu ora.IO.Lucriiri si corespondents privind salarizarea: referate, 50 animemorii, acordari de gradatii, salarii de merit, profesoriconsultanti, profesori asociati, sporuri pentru conditii deosebite dernunca ~i concedii suplimentare.Documentatia privind acordareapremiilor.l l.Ordine si decizii privitoare la concediul de odihna. IO ani CS12.Situalii centralizatoare privind personalul didactic, auxiliar 50 anididactic ~i nedidactic.13Date si informatii privind personalul care i~i desfasoara 50 aniactivitatea in sectorul bugetar, precum si cheltuielile cu salariileaferente acestnia. Situatii solicitate de ministerul tntelar ~iD.G.A.P.14.Coresponden\i'i generala cu alte unitati, cu alte servicii ~i IOanifacultati ~i cu angajatii universitatii.15.Fi~e analitice de evidenta a salariatilor.Fise fiscale. 10 ani16.Fi~e fiscale. 10 ani17.Declaratii privind obligatiile de plata a contributiilor socia Ie, IOaniimpozitul pe venit si evidenta nominal a a persoanelor asigurate.18.Concedii medicale. 10 ani19.Lucriiri si borderouri privind popririle pe salarii. Borderouri 50 anicarduri bancare privind salariile angajatilor, debite banci siexecutari judecatoresti.20.Condici de prezenta, 3 ani21.Foi colective de prezen\i'i. 3 ani22Dosare privind ocuparea prin concurs a postnrilor didactice permanentdin inva\i'imilntul superior.23.Dosare personale ale angajatilor permanent24.Cereri de angaiare. 2 ani

    7

  • D.V.Serviciul Tehnic

    25.Cereri de eliberare a adeverintelor.26.Registru de eliberare a legitirnatiilor27.Registru de evidenta miscarii de personal.28.Carnete de munca neridicate.29.Registru de evidenta cartilor de munca,30.Lucrari si evidente privind pensionarile.31.Evidente privind accidentele de munca si bolile profesionale.32Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva33.lnventarele arhivistice34.Regulamentul de organizare ~i functionare.35.Regulamentul intern al universitatii36. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine.

    I .Instructiuni de serviciu privind investitiile2.Planuri de invcstitii pentru obiective de investitii, reabilitari,consolidari ~i reparatii capitale.3.Rapoarte ~i situatii privind indeplinirea planului de investitii(cu memorii explicative).4.Cereri, tabele, propuneri si repartizari de fonduri si materialepentru constructii si reparatii.5.Corespondeni generala cu Ministerul Educatiei Nationale, eualte institutii, servicii si facultati privind lucrarile de investitii,consolidari, reparatii curente si capitale.6.Acorduri, avize si autorizatii emise de autoritati pentruobiectivele de investitii.7.Documentatii tehnice pentru lucrari de investitii, reparatiicapitale, reabilitari si consolidari.8.Contracte de executie lucrari ~i situatii de lucrari aferenteobiectivelor de investitii9.Lucrari privind reparatiile capitale.IO.Lucrari privind reparatiile curente.II.Plan operational anual (necesar fonduri pentru investitii,lucrari de consolidare, reparatii curente ~i capitale, necesarfonduri pentru utilitati).12.Rapoarte de activitate anuale.13.Plan strategic al lucrarilor de investitii, consolidari, reparatiicurente si reparatii capitale.14.Minute (procese verbale) privind stabilirea unor masuntelmico-organizatorice in procesul tehnologic.15.Dosare tehnice cu proiecte si devize (memorii justificative,analize de pre], esalonarea lucrarilor si organizarea santierului).16.Procese verbale de receptie la terminarea lucrarilor si finale.17.Registre si fise de evidenta tehnico-operativa,18.Documente privind inventarierea lucrarilor de investitii,reabilitari.19.Contracte de cercetare-proiectare.20. Fi~e, facturi ~i evidenta acestora privind executarea ~iincasarea contractelor de cercetare-proiectare.

    8

    2 ani3 ani75 ani75 anipermanent20 anipermanentpermanentpermanentpermanentpermanentpe durata CIM

    permanentpermanent

    permanent

    5 ani

    10 ani

    permanent

    permanent

    permanent

    permanent5 anipermanent

    10 anipermanent

    permanent

    permanent

    permanentpermanentpermanent

    permanent10 ani

  • D.Vl.Serviciul Administrativ Patrimoniu

    21.Fi~e tehnice pentru aparate si utilaje.22.Fi~e si facturi de utilitati cu defalcarea consumurilor ~idocumentelor necesare pentru plata acestora (anexe, ordonantariplata, propuneri si angajamente de plata).23.Planul anual al achizitiilor pentru Serviciul Tehnic ~i Sectia deintretinere (necesar si referate).24.Evidenta centralizatoare a lucrarilor executate pe ateliere.25.Situatii, comuncari ~i cvidenta stocurilor de materiale.26.Inventarierea anuala a mijloacelor fixe.27 .Fise cu evidenta mijloacelor fixe.28.Bonuri de predare-primire a materialelor.29.Acte privind transferul de materiale din gestiunea ServiciuluiTehnic in alte gestiuni (acte justificative, referate, avize, proceseverbale de predare-primire).30. Propuneri de casare pentru mijloacele fixe ( procese verbalede casare-declasare).31.Acte de predare-primire gestiune.32.Registrul de intrare-iesire a corespondentei.33.Condici de prezenta pentru salariatii Serviciului Tehnic ~i aiSectiei de intretinere.34.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva35.lnventarele arhivistice36.Regulamentul de organizare si functionare.37. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine.

    l.Registrul unic de inventar in original.2.Documente de proprietate ale universitatii In original.3.Dosarele de licitatie pentru inchirierea spatiilor temporardisponibile in original.4.Contractele de Inchiriere/ascciere ~i utilitati pentru spatiileinchiriate ale universitatii, in original.5.Contractele de inchiriere si utilitati pentru spatiile inchiriate decatre universitate, In original.6.Facturile de chirie in copie.7.Facturile de utilitati In copie.8.Dosarele cu documentele de atentionare, conciliere ~i reziliere acontractelor, in original.8.Autorizatiile sanitare de functionare pentru imobile, In original.9 .Propunerile si procesele verbale de casare, In original.IO.Centralizatoarele propunerilor de casare, aprobate de minister,in original.II .Dosarele de licitatie pentru vanzarea obiectelor de inventar, inoriginal.12.Dosarele de vanzare a deseuriior valorificabile, In original.13.Condicile de registratura, In original.14.Condicile de distributie interna a documentelor, inoriginal.15.Facturile lunare de telefonie, in copie.16.Facturile lunare de salubritate, in copie.

    9

    permanent10 ani

    permanent

    10 ani5 ani5 anipermanentpermanent5 ani

    3 ani

    10 ani3 ani3 ani

    PermanentPermanentPermanentPe durata CIM

    permanentpermanent5 ani dupa incetarearap. contractuale.5 ani dupa incetarearap.contractuale.5 ani dupa incetarearaporturilor contr.5 ani5 ani5 ani dupa incetarearaporturilor contr,permanent10 ani10 ani

    10 ani

    10 ani3 ani5 ani10 ani10 ani

  • 17.Documentele de evidenta lunata a costurilor de telefonie si 5 anisalubritate, in original.18.Registrele de control si instruire PSI. 5 ani19.Bonurile de achizitie pentru obiecte de inventar si materiale in pana la casarecopie.20.Documentele cu regim special (chitantiere, avize de expeditie 5 ania rnarfii) in original.21.Fi~ele de protectia muncii pentru angajatii din subordine, in permanentorginal.22. Condici de prezenta. 3 ani23.Alte facturi emise de S.A.P. 10 ani24.Dosarele pentru achizitiile derulate la nivelul S.A.P. permanent25.Dosarele de transfer ale mijloacelor fixe ~i obiectelor de mica 10 anivaloare.26.Dosare de evidenta a bonurilor de carburanti 10 ani27.Borderourile de evidenta pentru bonurile de masa 10 ani28.Plan strategic, operational, raport de activitate. permanent29.Proceduri de lucru permanent30.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent31.Inventarele arhivistice pennaneJlt32.Regulamentul de organizare si functionare. permanent33. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM34.Registrul general de intrare-iesire a corespondentei-E permanent35.Registru general de intrare-iesire a corcspondentci-grafic 30 ani

    D.VII.Birou Achizitii Transport I. Situatiile analitice ale tichetelor de masa distribuite salariatilor permanentde catre angajatori.2.Structura organizatorica a biroului (organigrama). permanent3.Corespondenta generala cu alte unitati (comunicari, clarificari, 5 aniraspuns la contestatii, etc).-l.Condica de prezenta 3 ani5.Foi colective de prezenta. 3 ani6.Program anual estimativ al achizitiilor publice. 5 ani7.Liste de investitii. 5 ani8.Decizii comisii de receptie pentru facultati ~i scoli doctorale. 10 ani.9.Propuneri de casare mijloace fixe ~i obiecte de inventar. 10 aniIO.Procese verbale de receptie, procese verbale de punere in 10 anifunctiune, note de intrare receptie si constatare d iferente.II.Plan strategic. permanent12.Plan operational anual. permanent13.Raport de activitate anual. permanent12.Bonuri de intrare in gestiune a materialelor, mijloace fixe ~i 5 aniobiecte de inventar.13.Referate, avize, copii dupa decizii 5 ani14.Procese verbale de predare-primire a cupoanelor C.F.R. ~i a 5 anilegitimatiilor de calatorie pentru studenti.15.Comenzi pentru materiale didactice, tehnice, aparate, etc. 5 aniconform referatelor.16.Delegatii nentru ridicarea tinizatelor de la minister. 5 ani

    10

  • D.VIII. Compartimentul de managemental informatizarii

    D.IX.Birou Statistica

    D.X.Birou Rotaprint

    17.Procese verbale de instruire la protectia muncii si P.S.1.18.Foi de parcurs autovehicule garaj.19.5ituatii lunare privind consumurile de carburanti ~i piese auto,centraIizatorul lunar al cheltuielilor, situatia anuala aconsumurilor de carburanti si piese auto.20.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva21. Inventarele arhivistice22.Regulamentul de organizare si functionare.23. Fise de nrotectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine.I.Plan strategic.2.Plan operational.3.Regulament de organizare ~i functionare.4.Corespondenla cu alte structuri organizatorice privitoare laactivitatea compartimentului.5.Proceduri de lucru,6.Condici de prezenta.7. Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor.8.Inventarele arhivistice.9.Fi~e de protectia muncii ~i PSI.IO.Raport anual de activitate.I.Documente cu privire la numarul de studenti, buget, taxa,romani si straini pe facultati,2.Rapoarte privind nurnarul de studenti fizici ~i echivalenti peuniversitate.3 .Statistici referitoare la inceputul anului universitar.4.Statistici referitoare la sfarsitul anului universitar.4. Statistici privind forta de rnunca, costul fortei de munca ~ianchete asupra castigunlor salariale.5.Rapoarte statistice anuale privind investitii nete pe surse definantare ~i elemente structurale.6.Rapoarte statistice trimestriale privind investitii nete pe sursede finantare si elemente structurale.7.Rapoarte statistice lunare privind investitii nete pe surse definantare si elemente structurale.8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva9.Inventarele arhivistice10.Regulamentul de organizare ~i functionare.II.Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine.I.Regulamente ~i instructiuni in legatura cu editarea cursurilor simanualelor.2.Planul editorial anual.3.Corespondenta legata de planul editorial ~i realizarea lui.4.Materiale elaborate de biroul metodic.5.Dosare de carte ale manualelor (referate, note interne,observatii, copii, contracte cu autorii, copii procese verbale, fisede carte, manuscris) referate ~i avize de tehnoredactare.6.Materiale ilustrative pentru carte.7.Fisa lucrarii (ounza de carte) cuprinzand toate datele cartii

    11

    5 ani5 ani10 ani

    permanentpermanentpermanentpe durata CIMPermanentPermanentPermanent10ani

    Permanent3 aniPermanentPermanentPe durata CIMPermanentpermanent

    permanent

    permanentpermanent.permanent

    permanent

    5 ani

    3 ani

    permanentpermanentpermanentpe durata ClMpermanent

    permanent5 ani5 ani10 ani CS

    10 aniCS10 ani CS

  • D.xI.Colectiv Protectia Mediului

    DXll.Serviciul Intern de Prevenire ~iProtectie.

    privind productia.8.Corectura I ~i 2.9.Corecturile cu bun de tipar.10.Coli de semnal.11.Exemplu de semnal pentru bun de tipar.12.Referate si comunicari privind lucrari de multiplicare,executare de lucrari, desene, afise, materiale didactice ~i depromovare.13.Acte fundamentale (autorizatii, colegii, redactii, proceseverbale ).14.Sumare ale tuturor fasciculelor.15.Acte justificative referitoare la publicatii.16 Situatii statistice privitoare la publicatiile institutiei.17.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiviiI8. Inventarele arhivisticeI9.Regulamentul de organizare ~i functionare.20. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine.I.Documente referitoare la precursorii de droguri.2.Documente privind evidenta deseurilor.3.Documente privind substantele chimice.4.Documente privind activitati nuc1eare.5.Documente referitoare la acorduri ~i autorizatii.6.Documente privind calitatea factorilor de mediu.7.Documente referitoare la gestiune.8.Documente referitoare la personal.9.Documente referitoare la inspectii.10.Documente referitoare la planuri ~i rapoarte.II.Documente referitoare la achizitii,12.Adrese si decizii transmise pe plan intern.13.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva14.Inventarele arhivistice15.Regulamentul de organizare si functionare.16.Fi~e de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine.

    l.Tematici instruire lucratori.2.Evidenti\ grupe de munca.3.Evidenti\ echipamente de munca cu functionare pe combustibiligazosi.4.Evidente prize de pamant.5.Normativ intern de acordare a echipamentelor individuale deprotectie.6.Evaluarea riscurilor profesionale.7.Planul de prevenire ~i protectie.8.lnstructiuni proprii de securitate si sanatate in munca.9.Planuri strategice, planuri operationale in domeniul S.S.M.10.Evenimente. Dosare de cercetare accidente de munca.I 1.Dosarul C.S.S.M. (comitetul de securitate si sanatate in munca). Proceduri, decizii, procese verbale sedinte, adrese comunicari

    12

    2 ani2 ani2 ani2 ani10 ani CS

    permanent

    2 anito anipermanentpermanentpermanentpermanentpe durata CIM4 ani10 ani5anipermanentpermanent.5 anipermanentpermanentpermanentpermanent5 ani CS5 ani CSpermanentpermanentpermanentpe durata CIM

    5 anito ani5 ani

    5 ani5 ani

    5 ani5 ani5 ani5 anipermanentpermanent

  • E. Compartiment Audit Public Intern

    F. Ofieiul Juridic

    G.Prorectorat cu activitatea didactics

    I.T.M. si locurile de munca.I2.Registru coordonare In materie de securitate si sanatate inmunca a santierelor de constructii existente in perimetruluniversitatii.(H.G.300/2006).13. Dosare medicale lucratori.I4.Dosare fise de aptitudini lucratori.15.Dosare avize concedii medica Ie.I6.Fi~e de evaluare factori de rise profesional la locul de munca.I7.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhivaI8.lnventarele arhivisticeI9.Regulamentul de organizare ~i functionare.20. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine.

    l.Dosarul permanent al misiunilor de audit efectuate (raportul deaudit intern si anexele privind analiza riscurilor, FlAP-uri Ie, fisade urmarire a recornandarilor, documentele de lucru ).2 .Planul de audit public intern strategic.3.Planul de audit public intern anual.4.Raportul anual privind activitatea de audit intern la niveluluniversitatii (raportat ~i la M.E.N.).5.Planul operational al cornpartimentului.6.Planul strategic al compartimentului.7.Programul de pregatire profesionala.8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva9.Inventarele arhivistice1O.Regulamentui de organizare ~i functionare.11. Fise de nrotectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine,

    10 ani

    permanentpermanentpermanentpermanentpermanentpermanentpermanentpe durata CIM

    permanent.

    permanentpermanentpermanent

    permanentpermanent5 anipermanentpermanentpermanentpe durata CIM

    lCorcspondenta referitoare la interpretari de texte de legi si avize 15 aniale Oficiului Juridic.2.Condica de evidenta a termenelor de judecata.3.Evidenta proceselor conform instructiunilor MinisteruluiJustitiei4.Dosare privind litigiile la instantele judecatoresti.5.Acte ~i corespondenta ale comisiei de judecata (sesizari,comunicari, lucrari de executare a hotararilor).6.Avize privitoare la probleme de personal, acordarea de drepturi,disciplina contractuala, etc.7.Dosar privitor la donatii ~i testamente.8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva9.Inventarele arhivisticeIO.Regulamentul de organizare ~i functionare.

    20 anipermanent.

    50 ani50 ani

    20 ani

    permanentpermanentpermanentpermanent

    I.Ordine de exmatriculare;ordine de reanmatriculare la studii permanentuniversitare de licenta.2.0rdine de exmatriculare ~i reanmatriculare la studii universitare permanentde masterat;3.0rdinede exmatriculare ~i de reanmatriculare la studii permanentpostuniversitare.

    13

  • Decanate

    G.I. Automatica ~i Calculatoare.

    G.I1. Inginerie Chimicii ~i ProtectiaMediului.

    G.III. Constructii ~iInstalatii

    G.IV. Constructii de Masini ~iManagement Industrial

    G.V. Electronica.Telecomunicatii ~iTelmologia Informatiei

    4.Documente privind concursurile didactice pentru titularizareape post a cadrelor didactice:propuneri, comisii, publicari inMonitorul Oficial, aprobarea Senatului, corespondenta cuministerul.5.Metodologia organiziirii si desfasurarii concursului de admitere,legislatie, cifre de scolarizare.6.Documente privind desfasurarea concursului de admitere;listede candidati,7.Documente privind examenele de finalizare astudiilor:metodologie, corespondenta, componenta comisiilorpentru examenele de finalizare, programarea examenelor,lucriirireferitoare la examenele de fmalizare.8.Propuneri de presedinti ai comisiilor de bacalaureat, adresecatre minister, documentele de numire.9.Corespondentii pe probleme didacticeIO.Planuri de invatamant, studii universitare de licenta.LlPlanuri de inviitiimiint, studii universitare de masterat.12.Perfectionarea cadrelor didactice din invatamantulpreuniversitar prin definitivare in lnvatamant si grade didactice II~i I.Ordine si instructiuni ale ministerului, corespondentsreferitoare la obtinerea definitiviirii in invatamant si a gradelordidactice II ~i l.Fisele candidatilor, desfasurarea examenelor.13.Perfectionarea gradelor didactice din invatamantulpreuniversitar prin definitivare in invatamant si grade didactice IIsi I.Rezultatele confirmate de minister.14.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva15.Inventarele arhivistice16.Regulamentul de organizare ~i functionare.17. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine.

    I. Instructiuni, ordine ~i alte documente cu caracter dereglementare de la Ministerul Educatiei Nationale.

    2. Corespondenta intema cu rectoratul si prorectoratele, note deserviciu cu diferite cornunicari, norme si sarcini trasate pentruorganizarea activitatii didactice si administrative.

    3.Planul strategic.4.Planuloperational.5.Decizii ale Consiliului facultatii/Birou Consiliu (proceseverbale ale consiliului si biroului, extrase ale proceselor verbal e)6.Evaluarea si asigurarea calitatiit' comisii, rapoarte,

    14

    permanent(

    permanent

    5 ani

    permanent

    3 ani

    10 anipermanentpermanentpermanent

    permanent

    permanentpermanentpermanentpe durata CIM

    permanent

    permanent

    permanentpermanentpermanent

    permanent

  • G.V!' Inginerie Electrica, Energetics ~iInformatica Aplicata

    G.VII. Hidrotehnica.Geodezie ~iIngineria MediuIui

    G.VII!. Mecanica

    G.IX. Stiinta ~i Ingineria Materialelor.

    G.X. Textile, Pielarie ~i ManagementIndustrial

    G.xI. Arhitectura

    corespondenta.avize.evaluare, acreditarea provizorie ~i evaluareaperiodica a spec ializari lor).7.Evaluarea ~i asigurarea calitatii (evaluarea anuala a cadrelor permanentdidactice) .8.Evaluarea ~i asigurarea calitatii (documentatia suport pentru 50 anigradatiile de merit).9.Hotiirilri ale Senatului,extrase de procese verbale ale sedintelor pennane~tde Senat.1O.~coala doctorala (corespondenta cu CSUD, acordarea titluluide conducator de doctorat, acordarea titlului de doctor-copie).II.Planuri de invatamant,12. Fisa disciplinei, programe analitice ..13.State de functii (comenzi, formatii de studii).14.Grade didactice invatamant preuniversitar (corespondenta,comisii, procese verbale de la inspectii, dosarele candidatilor.15.Cursuri de specializare/perfectionare ~i formare profesionala(corespondenta admitere, cataloage, borderouri absolventi).16.0cuparea posturilor didactice (prin concurs, prelungiri deactivitate, profesor consultant).17.Personal didactic auxiliar ~i nedidactic (angajari, promovari,concedii-copii)l S.Situatu privind evidenta, frecventa ~i promovarea studentilorpe baza documentatiei inaintata de cadrele didactice, premii alestudentilor.19.5tatistici (CNFIS,SC,alte situatii statistice)20.0rarii de cursuri ~i seminarii, programarea examenelor21.Actiivitatea stiintifica (corespondents, colective de cercetare ~icentre).22.Practica studentilor (repartizare, conventii contracte)23 .Documente privind organizarea admiterii (comisii,metodologia de concurs, cataloage, borderouri, raport fmal aladmiterii).24.Dosare personale ale candidatilor admisi/dosarul personal alstudentului.25.F~e de inscriere ale candidatilor respinsi, dupa restituireadosarului candidatului.26.Cereri de eliberare a adeverintelor, situatii care se regasesc lafacultati27.Manifestiiri stiintifice, culturale ~i sportive ale studentilor.28.Dosare ale candidatilor respinsi neridicate, tara acte inoriginal.29.Mobilitiili studenti ~i cadre didactice-copie30.Burse (proceduri universitate ~i facultate, comisie burse,corespondentil specifica,evidenla bursierilor, contracte burseprivate sau suplimentare).3 IDosare ale beneficiarilor de burse speciale ~i de performanla.32.Acordarea facilitalilor pentru studenli (cereri, referate,coresoondenlil, EURO 200, decontare bilete transport, tabere

    15

    10aniCS

    permanentpermanent10 anipermanent

    permanent

    permanent

    5 ani

    10 ani

    permanent2 ani10 ani

    10 anipermanent.

    50 ani

    50 ani

    2 ani

    permanent2 ani

    10 anipennanent.

    5 ani5 ani

    Pt. candidatii reusiti setransforms in Dosarulstudentului,la care se voradauga pe parcursulstudiilor toate documentelecerute de lege.In modobligatoriu, ]a ridicareadiplomei de absolvire se varestitui diploma debacalaureat.Candidatilorrespinsi Ii se vor restituiactele cu exceptia fisei deinscriere

  • studentesti )33.Dosarprivitor la finalizarea studiilorde licenta ~imasterat permanent.(regulamentde organizare, cornisii,tematica, programareexamene, procese verbale,borderouri).34.Cataloagede examene~iproiecte precum~ialte forme de permanentverificare a studentilor.35.Registrematricole permanent.36.Centralizatoarelerezultatelor la sesiunile de examene permanent.37.0rientare profesionala-copii. 2 ani38.Registrude intrare-iesirea corespondenteifacultatii 15ani39.Lucraride gradul I pe suport grafic 3 ani40.Lucrari de gradul I pe suport electronic. permanent-l lLucrari de licenta si disertatiepe suport grafic 3 ani42. Lucrari de licenta si disertatiepe suport electronic. permanent.43.Condica de circulatie interna a documentelor 3 ani44.Condici de prezenta 3 ani45.Cazarea studentilor (baze de date studentinelocalnici, cornisie 5 anicazare,repartizare locuri, cereri subventiecazare).46.Documenteprivind misiunilede audit efectuate 10ani(corespondenta, recomandari).47.Colaborari cu tnvatamantulpreuniversitar. permanent48.Materialeprivind adunarile festive~iocazionale, permanent49.Problemeprivitoare la SSMsi PSI( corespondenta,ternaticade 3 aniinstruire)50.Fi~ede protectia muncii ~iPSI Pe durata CIM51.Deciziiale Rectorului (inclusivdeciziile de inmatriculare a permanent.candidatiloradrnisi ~iextrase dupa proceseleverbale ale CA)52.Inventarearhivistice permanent53.Proceseverbale de predare-primirea documentelor la arhiva permanent54.Regulamentulde organizare~ifunctionare. permanent.

    G.XII. Departamente 1.Planstrategic. permanent2.Plan operational. permanent3.Regulamentde organizare ~ifunctionare. permanent4.Corespondenlacu alte structuriorganizatoriceprivitoare la 10aniactivitateacompartimentului.5.Proceduride lucru. permanent6.Condicide prezenta, 3 ani7.Proceseverbale de peredare la arhiva a documentelor. permanent8.Inventarelearhivistice. permanent9.Fi~ede protectiamuncii ~iPSI. pe durataCIM1O.Raportanual de activitate. permanent

    16

  • H.Departamentul de pregatire apersonalului didactic.

    G .xIII. Centre aflate insubordineadepartamentelor

    I. lnstructiuni, ordine ~i alte documente cu caracter de permanentreglementare de la Ministerul Educatiei Nationale,2. Corespondenta interna cu rectoratul si prorectoratele, note deserviciu cu diferite comunicari, norme si sarcini trasate pentru permanentorganizarea activitatii didactice ~i administrative.

    l.Plan strategic.2.Plan operational.3.Regulament de organizare ~i functionare.4.Corespondenta cu alte structuri organizatorice privitoare laactivitatea compartimentului.S.Proceduri de lucru.6.Condici de prezenta.7.Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor.8.Inventarele arhivistice.9.Fi~e de protectiamuncii si PSI.10.Ravort anual de activitate.

    3.Planul strategic.4.Planuloperational.S.Decizii ale Consiliului facultatii/Birou Consiliu (proceseverbale ale consiliului ~i biroului, extrase ale proceselor verbale)6.Evaluarea ~i asigurarea calitatiucomisii, rapoarte,corespondenta.avize.evaluare, acreditare).7 .Evaluarea si asigurarea calitatii (evaluarea anuala a cadrelordidactice).8.Evaluarea ~i asigurarea calitatii (documentatia suport pentrugradatiile de merit).9.Hotarari ale Senatului,extrase de procese verba Ie ale sedintelorde Senat.10.Planuri de invatamant,II. Fisa disciplinei, programe analitice ..12.State de functii (comenzi, formatii de studii).I3.Grade didactice inva(iimant preuniversitar (corespondenta,comisii).14.Cursuri postuniversitare/ specializare/perfectionare si formareprofesionala (corespondents admitere, cataloage, borderouriabsolventi).IS.0cuparea posturilor didactice (prio concurs, prelungiri deactivitate, profesor consultant).16.Personal didactic auxiliar ~i nedidactic (angajari, promovari,concedii-copii)17.Situatii privind evidenta, frecventa ~i promovarea studentilor18.Statistici (CNFIS,alte situatii statistice)19.0rarii de cursuri ~i serninarii, programarea examenelor20.Activitatea stiintifica (corespondenta).21.Practica studentilor (repartizare, conventii, contracte)22.Documente privind organizarea admiterii (comisii,metodologia de concurs, borderouri, raport final al admiterii).

    17

    permanentpermanentpermanent10 ani

    permanent3 anipermanentpermanentpe durata CIMpermanent

    permanentpermanentPermanent

    Permanent

    Permanent

    SOani

    Permanent

    PermanentPermanent10aniPermanent

    Permanent

    Permanent

    Sani

    10 aniPermanent2 ani10 ani10 aniPermanent.

  • J.Prorectorat cu cercetarea ~tiiDtifici J .I.Secretariat prorectorat

    23.Dosar contracte de studii studenti.24.Dosar acte personale studenti -copii25.Dosar acte personale cursanti-copii26.Cereri de eliberare a adeverintelor, situatii care se regasesc ladepartament27.Manifestari stiintifice, culturale ~i sportive ale studentilor.28.Mobilitali studenti ~i cadre didactice-copie29.Dosar privitor la finalizarea studiilor de formarepsihopedagogicatregulament de organizare, comisii, programareexamene, procese verba Ie, borderouri).30.Cataloage de examene ~i proiecte precum ~i alte forme deverificare a studentilor.31.Registre matricole32.Registru de intrare-iesire a corespondentei departamentului33.Condica de circulatie interna a documentelor34.Condici de prezenta35.Documente privind misiunile de audit efeetuate(corespondenta, recomandari).36.Colaborari eu tnvatamantul preuniversitar.37.Materiale privind adunarile festive ~i oeazionale.38.Probleme privitoare la SSM ~i PSI( corespondenta, tematica deinstruire)39.Fi~e de protectia muncii si PSI40.Deeizii ale Reetorului (inclusiv deeiziile deinmatriculare/exmatriculare si extrase dupa proeesele verbale aleCA)41.Inventare arhivistice42.Proeese verbale de predare-primire a doeumentelor la arhiva43.Regulamentul de organizare ~i functionare, statut.44.Fi~e de protecaia muneii ~i PSI

    I.Corespondenta privind activitatea stiintifica a cadrelor didacticesi a studentilor; corespondenta cu Ministerul Educatiei Nationalesi institutiile subordonate sau afiliate acestuia (U.E.F.I.S.C.D.I.,Academia Romana, A.N.C.S., O.I.P.O.S.D.R.U. etc).2.Rapoarte de cercetare stiintifica, statistici3.Acte normative, decizii interne, aprobari, hotarari, deciziiprivind activitatea de cercetare stiintifica4.Contracte de cercetare stiintifica, acordurilconventii decolaborare/parteneriate incheiate cu specialisti din afarauniversitatii ~i cu alte institutii ~i societati economice(TEHNOPOLIS)5.Manifestiiri stiintifice cu participare interna si internationala;corespondents aferenta, inclusiv cea pentrn rnanifestarilestiintifice organizate de alte institutii6.Proeese verba Ie de predare-primire a documentelor la arhiva7.Inventarele arhivistice

    18

    Permanent5 ani5 ani2 ani

    Permanent10 aniPermanent.

    Permanent

    Permanent.3 ani3 ani3 ani10 ani

    PermanentPermanent3 ani

    Permanent.Permanent.

    PermanentPermanentPermanent.Pe durata CIM

    permanent

    permanentpermanent

    15 ani

    15 ani

    permanentpermanent

  • 1.11. Serviciul POLYTECHActivitate monitorizare.

    8.Fi~e de protectia muncii ~i PSI pe durata CIM

    I.Contracte de cercetare-dezvoltare ~i inovare incheiate cu permanentM.E.N. prin CNCSIS, CNMP,ANCS,AMCSIT,UEFISCDI (documente tehnice, contract de finantare cu anexe, acteaditionale, acorduri parteneriat, prpcese verbale de avizare sireceptie, devize cadru, documente de raportare anuala si finala,documente fmanciar contabile, fise de evidenta a cheltuielilor,deconturi, rapoarte de audit, corespondenta, altele).2.Contracte de cercetare incheiate cu alte institutii ~i societati permanenteconomice (contract de prestari servicii, acte aditionale, devizecadru ~i postcalcul, procese verbale de receptie, documentefmanciar contabile, fise de evidenta a cheltuielilor, deconturi,corespondenta specific proiectului, altele)3.Contracte de Manifestari stiintifice cu participare interna ~i permanentinternationala; (documente tehnice Sl financiar contabile,corespondentaaferenta)4.Dosar integrare-cercetare-productie pentru hale si ateliere permanent(comenzi, devize, referate situatii incasarilcheltuieli, situatiefacturi utilitati, decizii, corespondenta)5.Dosar Transfer Tehnologic (contract, proces verbal stabilire permanentpret, acord, corespondenta,etc)6.Dosar Fise de pontaj pentru activitatea de cercetare 50 ani(centralizatornominal, cu ore pontatepe contractelede cercetare )7.Dosar documente privind activitatea serviciului (saiarizare,rapoarte, situatii statistica, personal cu norma, proceduri de lucru, permanentstructura posturilor, indicatori fmanciari, incasarilrealizari,referate, etc)8.Dosar corespondenta (adrese M.E.N., autoritati contractante, permanent.beneficiari, furnizori, servicii administrative, avansuri trezorerie,etc.)9.State de functii (structura posturilor de cercetare vacante si permanentocupate)10. Liste investitii aprobate de minister (cerere de admitere la permanentfmantarea investitiilor, liste investitii)11.Dosar Cheltuieli indirecte-Regia (situatii privind 10anicolectarealvirareaRegiei, Referatede cheltuieli,altele)12.DosarHotarari si Decizii ale TUIASI, referate, alte materiale 3 aniprivind activitatea Serviciului13.DosarFise de pontaj (originale). 50 ani14.Dosar privind evidenta personalului angajat cu contract demunca pe cercetare (comunicari, note serviciu, decizii, personal permanentcu norma, etc.)15.Dosar fise/deduceri fiscale privind impozitul pe venituri din 10anisalarii

    19

  • 1.IlI.Colectiv Buletin Inventii

    1.IV.Activitate financiar contabila.

    16.Dosare documente salarizare (fise analitice de evidenta asalariilor, adeverinte, referate, cereri, situatii beneficii, anexe ladevize postcalcul, decizii pensionare, Contributiei FondHandicapati, etc)17.Dosar concedii medicale - exemplar original18.Registre intrare-iesire a corespondentei19.Fi~e de protectia muncii pentru angajatii din subordine, Inorginal.

    l.Dosar Cereri ~i avize pentru articole si lucrari publicate In tarasi strainatate, corespondenta privind trimiterea lucrarilorstiintifice in strainatate, adeverinte, corespondenta privindactivitatea Buletinului IPI;2.Dosar Referate ~i cornunicari privind lucrari de multiplicare,executari de lucrari pentru Buletinului !PI;3..Manuscrisele cu corecturile cu bun de tipar4 ..Dosare inventii (cerere de brevet, manuscrise, descriere cuciorne, rezumat, desene, adrese, raspunsuri la notificari, avize,acte cesiune, adeverinta, declaratii, document plata, ProceseVerbale, hotarare de brevet, brevet)5..Dosar corespondenta OSlM6.Dosar Contracte de cercetare din care au rezultat inventii7.Dosare documente declasificate (Procese Verbale,corespondenta, altele);8.Dosare de la manifestarile stiintifice ~i saloanele de inventii.

    l.Dosar planificare plati in banca (Trezorerie)2.Dosar balanta de verificare sintetica si analitica, detalierecheltuieli3.Dosar fise contabile sintetice/analitice4.Registru de casa in lei (note contabile, documente justificativeoriginale)5.Dosar banca in lei (note contabile, extrase de cont, documentejustificative originale)6.Dosar B.C.R. - lei si valuta (note contabile, extrase de cont,registru casa, documente justificative, documente plata)7.Dosar deconturi deplasari exteme (Ordin Rector, documentejustificative-chitante facturi, bonuri, etc.)8.Dosar deplasari interne (note contabile, ordine de deplasare,bonuri fiscale, facturi)9.Dosar anexe bilant - privind conturile sintetice si analiticeIO.Dosar liste de inventariere de natura active lor, datoriilor si

    20

    10 ani

    10 ani15 aniPe durata ClM

    10 ani

    2 anipermanent

    permanent

    permanentpermanentpermanent

    IS ani CS

    10 ani10 ani

    10 ani10 ani

    10 ani

    10 ani

    10 ani

    10 ani

    10 ani10 ani

  • 5 ani10 ani

    capitalurilor propriiII.Dosar extrase cont clienti si furnizori-confirmari solduri12.Dosar state de plata originaleI3.Dosar declaratii (plata salarii, D.G.F.P., CJ.P., AgJ.O.F.M.,C.N.A.S.S., deconturi TVA, etc)14.Dosar Note intrare receptie si bonuri de consum pentrumateriale si obiecte de inventar (note contabile, NIR, bonconsum, Procese verbale de casare, etc)15.Dosar Note intrare receptie si bonuri de miscare a mijloacelorfixe (note contabile, NIR, Bon mijloc fix)16.Dosar note contabile diverse operatiuni (clienti, salarii,Procese verbale de casare, etc)17.Dosar adeverinte pensionare18.Dosar legislatie, decizii privind efectuarea controluluifmanciar preventiv19.Registrul privind controlul ftnanciar preventiv20.Dosar Raport privind controlul financiar preventiv2l.Condici de prezenta pentru personalul administrativ22.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva23.lnventarele arhivistice24.Regulamentul de organizare si functionare.

    10 ani50 ani10 ani

    10 ani

    10 ani

    10 ani

    10 ani10 ani

    10 ani10 ani3 aniPermanentPermanentPermanent

    10 aniK.Proreetorat eu strategiiuniversitare

    I. Corespondenta generala interna si externa cu privire laproblemele specifice activitatii Prorectoratului StrategiiUniversitare;2. Documente prezentate/ aprobate in sedintele Consiliului deAdrninistratie si Senat cu privire la problemele specificeProrectoratului Strategii Universitare;3. Achizitiile efectuate pentru Prorectoratul Strategii Universitare;4. Sistemul de Control Managerial;5. Statistici/ Raportari legate de problemele specifice activitatiiProrectoratului Strategii Universitare;6.Evidente privind chiriasii, investitii/ reabilitari, extrase cont;7.Probleme referitoare la prejudicii, negocieri cu firme/institutii,procese verbale.8.Misiuni de audit intern.9.Comitetul de sanatate ~i securitate in munca-procese verbale desedinta.10.Contraetul colectiv de munca.10 Corespondents studenti straini;II. Metodologii, reglementari privind admiterea si scolaritateacetatenilor straini; evidente privind admiterea strliinilor inTUIASI;12. Aprobari M.E.N. privind inmatricularea, tabele, evidente;13. Raportari cu privire la studentii straini;l4.Decizii privind inmatricularea, exmatricularea, continuareastudiilor, reinrnatricularea cetatenilor straini din cadrul TUIASI

    permanentpermanent10 ani

    permanent

    10 anipermanentpermanent

    permanentpermanent

    permanent10 anipermanent

    21

  • 15.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva16.Inventarele arhivistice17.Corespondenta privind derularea proiectelor de cercetarepostdoctorala,18.Contracte de cercetare postdoctorala.

    permanentpermanentpermanent

    permanent

    L.Prorectorat cu informatizareauniversitatfi

    M.Prorectorat cu relatiileinternationale ~i imagineanniversitari

    N.Prorectorat cu problemelestudentes ti

    Biroul relatii internationale ~i imaginenniversitarii

    Secretariat prorectorat

    I.Plan strategic.2.Plan operational.3.Regulament de organizare si functionare.4.Corespondenta cu alte structuri organizatorice privitoare laactivitatea compartimentului.5.Proceduri de lucru.6.Condici de prezenta.7.Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor.8.lnventarele arhivistice.9.Fi~e de protectia muncii ~i PSI.IO.Raport anual de activitate.I. Conventii de colaborare interinstitutionale.2.Acorduri de colaborare ERASMUS.3.Dosare selectie ERASMUS: studenti, cadre didactice ~ipersonal administrativ.4.Documente deplasare strainatate5.Centralizatoare deplasari strainatate.6.Rapoarte de activitate ~i alte situatii solicitate.7.Planuri operationale ~i strategice.8 Situatii financiare P.RLI.U.9 Achizitii P RLI.UlO.Situatia cotizatiilor TUIASI:EUA, AUF, EUCEN.l l.Corespondenta facultati12 Corespondents directii si servicii TUIASI13.Coresponden(ii diferite institutii din tara ~i strainatate.14.Proceduri specifice P.R.I.I.U.15.Documentatie Profesori Seniori16.Documentatie Profesori EmeritilZ.Documentatie organizarea Zielelor Universitatii.18.Eviden(ii comenzi materiale promovare.19.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva20.Inventarele arhivistice21.Fisele de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine1.0rdine si alte documente de la MEN. cu caracter dereglementare si decizii TUIASI ~i extrase din procesele verbaleale sedintelor c.A. privind problemele legate de activitateastudentilor ~i campusul universitar.2. Documente specifice problemelor din Campusul Universitar(cantina, camine, firme inchirie etc.): adrese, referate, procese-verbale, anunturi, proiecte, cereri, corespondenta cu DirectiaServicii Studentesti, Directia economica, Directia GeneralaAdministrativa, Serviciul Administrativ-Patrimoniu etc.;

    22

    permanentpermanentpermanent10 ani

    permanent3 anipermanentpermanentpe durata CIMpermanent10 ani5 ani5 ani

    10 ani10 anipermanentpermanentpermanentpermanent5 ani3 ani3 ani3 anipermanentpermanentpermanentpermanent5 aniPermanentPermanentPe durata ClMpermanent

    5 ani

  • '",

    3. Documente specifice proiectului .Reabilitare termica ~imodernizare Campusul Tudor Vladimirescu".4. Docurnentatie specifica acordare tabere studentesti dinfondurile M.E.N. si din venituri proprii: instructiuni M.E.N.,locuri, corespondenta facultati, tabele nominale studentibeneficiari5. Docurnentatie specifica acordare tabere studentesti din venituriproprii TUIASI: instructiuni D.S.S., locuri, corespondentafacultati, tabele nominale studenti beneficiari6. Documentatie specifica acordarii premiilor din venituri propriiTUIASI pentru studentii care participa la concursuri.7. Documentatie specifica acordarii burselor de performanta,merit, studiu, speciale ~i de ajutor social studentilor TUIASI: actenormative, comisii de burse, corespondenta facultati, situatiistatistice8. Corespondenta specifica privind colaborarea cu Ligilestudentesti din cadrul TUIASI pentru proiecte, actiuni culturale ~isportive ale studentilor.9. Regulamente, rapoarte de activitate, baze de date studentielaborate de Prorectoratul Probleme Studentesti (CoduIStudentului, Regulamentul de acordare burselor, Planurileoperationale anuale si strategice etc.)10. Raportari la cerere privind studentii ~i campusul universitarcatre M.E.N., Inspectoratul de Politic Judetean Iasi ~i altestructuri interne sau externe.II. Corespondenta12.Rreferate pentru organizare sedinte Comisie socials.13.Circulare catre faculta]i.14.Registre intrare-iesire corespondenta.15.Materiale privind intalniri ocazionale.16.Documente specifice privind achizitiile pentru Prorectorat.17.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva18.Inventarele arhivistice19.Fisele de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine

    intocmit,SEF SERVICIU ADMINISTRA

    Danut De

    23

    permanent

    lOani

    5 ani

    5 ani

    lOani

    5 ani

    permanent

    permanent

    5 ani5 aniPermanent15 ani5 ani10 anipermanentpermanentpe durata ClM

  • MINISTERUL AFACERILOR INTERNEARHIVELE NATIONALE

    Nr. SJANIS- 3470 -U

    Ex.

    Data: 21.11.2014

    Il

    Iasi

    Serviciul Judetean IasiB-du! Carol r nr. 26, Iasi, cod p{Yitat 700505 Ielefon 0232267635, Fax: 0232267635,

    e-mai l: iasi .an(i]>rnai.gov.ro, .\Y\.;y~.\Y:.~.rb.!..v~elenationale.ro

    Ref: adresa corfirmare Nomenclator arhivistic

    Catre

    UNIVERSITATEA TEHNICA.

    "GHEORGHE ASACHI" IASI

    Iasi, Str, Prof. Dr. Docent Dimitrie Mangeron nr. 67

    Ca urmare a adresei Dvs. nr. 12047/31.07.2014, inregistrata la Serviciul Judetean Iasi

    al Arhivelor Nationale cu nr. SJANIS - 3470 - U/31.07.2014, prin care solicitati confirmarea

    Nomenclatorului dosarelor ~i preconstituitelor create de institutie Dvvoastra, va comunicam

    confirmarea acestuia.

    De asemenea, Yetidifuza copii sau extrase dupa Nomenclator in vederea punerii lui in

    aplicare, in conformitate cu prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si a

    art. II - 15 din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de

    documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23

    mai 1996.

    Secretar al Comisiei de SelectionareInspector superior

    (UMa~(Mariana URSACHI

    CIMy Documents', Adresa -SB-MU -2 ex.www.arhivelenationale, ro

    Bd. Carol I r,,'.26, la)iTeliFax: 0132/267635

    e-mail [email protected]

    1