RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf ·...

41

Transcript of RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf ·...

Page 1: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a
Page 2: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

RAPORT

Page 3: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

Cuprins

I. Introducere

II. Sumar Executiv

III. Metodologie

IV. Diagnoză

A. Analiza cantitativă: Studiu de caz - Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale

B. Recomandări

C. Analiza calitativă: Principalele măsurile luate de AM/MFE și efectele birocratice generate de acestea asupra implementării proiectelor cofinanțate prin POSDRU 2007-2013

V. Concluzie

VI. Bibliografie

5

7

9

11

12

24

27

37

39

Page 4: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 4

Colectivul de realizare

Roberto Pătrășcoiu, Ph.D, PMP - Expert Fonduri Structurale

Roberto a activat în management de proiect, în diferite roluri și funcții, de la membru în echipa de proiect și consultant pentru accesarea de finanțări europene, până la managementul de portofolii de proiecte în cadrul unor organizații internaționale. Experiența sa se materializează în investiții de peste 20 milioane EUR, buget total cumulat al diferitelor proiecte coordonate de-a lungul timpului, în domenii precum: lucrări de infrastructură în mediul rural, investiții de business, agricultură, sănătate, dezvoltare economică locală, educație sau democrație participativă. Paleta de finanțări atrase acoperă atât fondurile structurale (FEDR & FSE), cât și fonduri de dezvoltare rurală (FEADR), guvernamentale, norvegiene sau finanțări private.

În prezent Roberto este antreprenor, fiind asociat în dezvoltarea unor proiecte organizaționale în domeniile: accesare fonduri structurale & project management și mediul non-guvernamental.

Studii și certificări: Roberto este absolvent al unui program de Master în „Managementul fondurilor structurale ale Uniunii Europene” (ASE, București 2007-2009) și doctor în domeniul dezvoltării urbane integrate în contextul politicilor regionale europene (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a urmat mai multe cursuri de specializare în domenii ce țin de management/leadership și dezvoltare locală, în țară și străinătate (certified Lean Six Sigma - World Vision International, USA; chartered PMP- Project Management Institute - USA; Local Economic Development & Value Chain - World Vision International, Australia; CLLD - Mesopartner, Germania).

Ionuț Valentin Niță - Expert Fonduri Structurale

Valentin este licențiat în Sociologie și deține un masterat în Grupuri de Risc și Servicii Sociale de Suport (Universitatea din București), precum și studii postuniversitare în domeniul managementului de proiect (programul de master al SNSPA în Management de proiect - acreditat PMI, USA). Are o experiență vastă în proiecte finanțate din fonduri nerambursabile în cadrul unor ONG-uri de talie națională și internațională (UNOPA & World Vision Romania), dar și în mediul privat.

De asemenea, Valentin este trainer autorizat și a urmat o serie de cursuri de perfecționare în domeniul managementului de proiect, formării de formatori și dezvoltării locale.

Cercetare realizată de: la comanda:

Page 5: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 5

I. Introducere

Investițiile realizate prin fonduri europene s-au resimțit în România pe mai multe direcții. Astfel, prezența investițiilor realizate prin fonduri europene s-a regăsit în statistica macro-economică pe mai multe paliere: creșterea PIB-ului cu 10,6 %, creșterea ratei angajării cu 3,8 %, investițiile au fost cu 25,6% mai ridicate, iar salariul mediu a fost cu 25,4% mai mare, in comparație cu situația în care aceste investitii nu ar fi existat1. Acest lucru relevă faptul că instrumentele structurale contribuie la reducerea disparităților economice și sociale față de celelalte state ale Uniunii Europene și oferă posibilități de dezvoltare durabilă pe mai multe segmente ale economiei.

Unul dintre Programele finanțate din Fondul Social European a fost Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 (POSDRU), care a beneficiat de o alocarea financiară pentru de 3.476 de miliarde euro. Fondurile alocate programului au vizat dezvoltarea resurselor umane din România pe trei direcții majore, respectiv promovarea învățării pe tot parcursul vieții, promovarea măsurilor active de ocupare, educația și formarea profesională.

Conform datelor puse la dispoziție de Ministerul Fondurilor Europene, la sfârșitul lunii februarie 2016 a.c., rata efectivă de absorbție a fondurilor europene era de 58,86% (11.216.780.462), iar în cazul POSDRU rata absorbției (rambursării efective de către Comisia Europeană) este de 49,26% (1.712.351.257) (MFE, Stadiul absorbtiei la 29.02.2016). De altfel, POSDRU inregistreaza cea mai mică rată de absorbție (rata de absorbție efectivă-cheltuieli rambursate de CE) dintre toate programe operaționale, ceea ce scoate în evidență disfuncționalitățile și deficientele perioadei de programare 2007-2013.

De-a lungul timpului organizațiile au semnalat o serie de probleme care au vizat atât aspect ce țin de evaluare, birocrație excesivă, implementare și monitorizare a proiectelor co-finanțate prin POSDRU.

1 http://www.fonduri-ue.ro/images/content/stiri/2016/feb/Conferinta.MFE.feb.2016.pdf

la comanda:

Page 6: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 6

Studiile și analizele realizate în ultimii ani cu privire la POSDRU au pus în evidență o serie de probleme și factori ce au condus la neajunsuri în implementarea POSDRU (Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale - Raport 112 pentru Fonduri Structurale; Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale – Raport 100 de sesizări) respectiv, durata lungă de timp necesară evaluării cererilor de finanțare, întârzieri în rambursarea cheltuielilor, proceduri birocratice excesive și blocarea plăților ca urmare a unor nereguli constate de Comisia Europeană.

Mai mult, în perioada 2007-2015, Comisia Europeană a blocat fondurile alocate POSDRU de mai multe ori, ceea ce a avut efecte negative asupra organizațiilor, precum acumularea de datorii, concedierea angajaților și diminuarea serviciilor furnizate.

În acest context a crescut preocuparea organizațiilor care au implementat proiecte cofinanțate prin POSDRU de a contribui permanent la îmbunătățirea proceselor de management de la nivelul autorităților responsabile de gestionarea atât a POSDRU 2007-2013, cât și POCU 2014-2020.

Pentru a putea contribui cu măsuri concrete la îmbunătățirea derulării Programului Operațional Capital Uman 2014-2020 am considerat oportună analiza măsurilor birocratice luate de Autoritatea de Management POSDRU și Ministerul Fondurilor Europene cu impact negativ asupra implementării proiectelor aferente POSDRU 2007-2013.

Page 7: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 7

II. Sumar executiv

În perioada februarie – martie 2016, Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale a desfășurat un studiu privind impactul poverii administrative asupra eficienței și eficacității implementării proiectelor POSDRU de către organizațiile membre ale Coaliției.

Studiul a fost realizat prin intermediul chestionarului auto-administrat și a urmărit să identifice experiența Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale cu privire la efectele poverii administrative asupra proiectelor implementate prin POSDRU 2007-2013 atât din punct de vedere cantitativ cât și calitativ. Pentru analiza cantitativă a fost realizat un studiu de caz la care au participat 12 organizații membre ale Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale, prin intermediul căruia s-a analizat impactul poverii administrative asupra implementării proiectelor finanțate prin POSDRU din perspectiva a 11 indicatori cheie de performanță2.

Studiul surprinde experiența organizațiilor din Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale în implementarea POSDRU pe o perioadă de 8 ani de zile și scoate în evidență o serie de aspecte care au dus la creșterea birocrației și împovărarea administrativă cu impact negativ asupra implementării proiectelor.

2 KPI (key performance indicator)

Page 8: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 8

Page 9: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 9

III. Metodologie

Scop

Raportul analizează impactul poverii administrative asupra proiectelor implementate prin POSDRU 2007-2013 si propune măsuri de îmbunătățire a cadrului procedural aferent POCU 2014-2020.

Obiective specifie

m Identificarea și descrierea principalelor măsuri luate de Autoritatea de Management a Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 care au condus la împovărarea administrativă cu impact negativ asupra managementului POSDRU 2007-2013.

m Propunerea unui instrument de evaluare a poverii administrative generate de măsurile luate de AM/MFE în perioada 2007-2013 în cadrul POSDRU.

m Formularea unui set de recomandări care să contribuie scăderea gradului de împovărare administrativă asupra implementării proiectelor cofinanțate din Programul Operațional Capital Uman.

Universul cercetării

Cercetarea a vizat 39 de organizații membre ale Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale, care, în perioada 2007-2015, au derulat proiecte cofinanțate prin POSDRU în valoare cumulată de peste 50 de milioane de Euro.

Page 10: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 10

Instrumente

Colectarea datelor s-a realizat prin intermediul chestionarului auto-administrat care a fost structurat pe 11 dimensiuni, respectiv:

mmăsurile luate de AM/MFE care au crescut povara administrativă

mdurata medie de aprobare a unei cereri de finanțare

mrata de eroare a cheltuielilor declarate neeligibile

mcalitatea comunicării, schimbarea regulilor de finanțare

mdurata de aprobare a unei cereri de rambursare

mdurata de aprobare a unei cereri de plata

mmodificarea componentelor proiectului

msoluționarea actelor adiționale

msoluționarea notificărilor

mrata de împrumut

mrata de execuție bugetară

Toate aceste dimensiuni au fost operaționalizate prin intermediul a 22 de itemi care au vizat atât date calitative, cât și cantitative. De asemenea, pentru identificarea aspectelor problematice de la nivelul POSDRU 2007-2013 au fost studiate și analizate o serie de documentele care au vizat managementul POSDRU, respectiv acte normative, ghiduri, instrucțiuni, rapoarte, etc.).

Cu scopul de a diminua riscul apariției de erori în ceea ce privește completarea instrumentului de colectare a informațiilor, respectiv identificarea răspunsurilor evazive și a erorilor de formulare a întrebărilor a fost realizată o pretestare a chestionarului. Chestionarul a fost pretestat de 5 organizații care au avut proiecte cofinanțate prin POSDRU 2007-2013 astfel încât au fost eliminate formulări incorecte sau neclare care ar fi putut pune în dificultate demersul nostru de a colecta informații.

Page 11: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 11

IV. Diagnoză

Modificările continue, întârzierile în validarea cererilor de rambursare, lipsa de transparență, blocajele repetate la nivelul întregului program, lipsa unor reguli unitare de verificare, nerespectarea prevederilor din contractual de finanțare de către AM, precum și o serie de măsuri luate în perioada 2007-2015 au făcut ca proiectele cofinanțate prin POSDRU să se transforme într-o goană după îndeplinirea indicatorilor și a rezultatelor, după creșterea ratei absobției, după justificarea excesivă a fiecărei activități și cheltuieli cu cât mai multe hârtii, fără a mai acorda importanță calității implementării acestora.

Situația îngrijorătoare în care s-a aflat gestionarea POSDRU în perioada 2007-2015 a condus la o serie de reacții publice din partea organizațiilor care au atras atenția, nu de puține ori, asupra unor măsuri care au generat birocratizare excesivă și ambiguitate în ceea ce privește implementarea proiectelor.

De-a lungul exercițiului financiar 2007-2015, Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale a tras semnale de alarmă repetate cu privire la măsurile luate de AMPOSDRU/MFE referitoare la implementarea POSDRU, care în loc să ducă la simplificare, au contribuit la crearea unui cadru neclar și birocratic.

Page 12: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 12

A. Analiza Cantitativă

Studiu de caz - Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale

Obiectivul Studiului: Analiza cantitativă a poverii administrative asupra proiectelor implementate prin POSDRU de organizațiile din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale

Context:

Întârzierile în procesarea cererilor de plată, a cererilor de rambursare precum și solicitărilor de raportări venite din partea AM/OI care au dublat informații transmise la depunerea cererilor de rambursare, au condus pe de o parte la birocratizarea excesivă a modalității de implementare a proiectelor finanțate prin POSDRU, iar pe de altă parte au influențat negativ calitatea implementării acestora.

Toate acestea au făcut ca la sfârșitul lunii februarie 2016, rata de absorbție a POSDRU 2007-2015 să fie de de 49,96%3, ceea ce înseamnă cea mai scăzută rată de absorbție dintre programele operaționale.

Metodologie

Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale a realizat un studiu pilot prin intermediul căruia analizează cantitativ povara administrativă asupra implementării proiectelor finanțate prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Studiul pilot s-a realizat prin completarea de chestionare auto-administrate, pe un eșantion de 12 organizații din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale și a urmărit 11 indicatori de performanță operaționalizați prin intermediul a 13 itemi.

3 Stadiul absorbției pentru Programele Operaționale 2007-2013 la data de 29 februarie 2016

Page 13: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 13

Etapa 1. Identificarea Indicatorilor de performanță

În procesul de stabilire a indicatorilor s-a ținut seama pe de o parte de scopul și obiectivele POSDRU, iar pe de altă parte de capacitatea acestora de a măsura și identifica concret principalii factori care au generat povara administrativă asupra procesului de implementare și raportare din cadrul proiectelor finanțate prin program.

Indicatorii de performanță identificați ca fiind relevanți pentru a analiza cantitativ povara administrativă asupra implementării și raportării proiectelor implementate de organizațiile din Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale sunt:

mDurata medie de aprobare a unei cereri de finanțare

mRata de eroare a cheltuielilor declarate neeligibile

mIndicele calității comunicării

mIndice de schimbare a regulilor de finanțare

mIndicele de aprobare a unei cereri de finanțare

mIndicele de aprobare a unei cereri de plată

mIndicele de modificare a componentelor proiectului

mIndicele de soluționare a actelor adiționale

mIndicele de soluționare a notificărilor

mRata de împrumut

mRata de execuție a bugetului

Etapa 2. Graficul de control

Scopul acestei faze este de a ne asigura că procesul de monitorizare și evaluare a indicatorilor este implementat într-un mod corect. În această fază fiecare KPI este atent monitorizat prin intermediul unei diagrame de control, astfel încât să se poată observa dacă indicatorii monitorizați se află în limitele de risc admise sau depășesc acele limite. De asemenea,

Page 14: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 14

realizarea diagramei de control va permite prevenirea greșelilor care pot conduce la eșec.

Astfel, pentru monitorizarea fiecărui KPI s-a folosit un instrument 4 prin intermediul căruia se poate monitoriza statusul fiecărui indicator din perspectiva a trei clase de riscuri, respectiv, mic, mediu și ridicat, unde fiecărei categorii de risc i se atribuie o culoare, astfel:

4 traffic light indicator

MIC

nu prezintă niciun risc sau riscul este mic; totul se desfășoară în condiții normale și nu sunt necesare intervenții/acțiuni speciale.

MEDIU

risc mediu; acțiunile nu se desfășoară conform standardelor. Sunt probleme care prezintă risc mediu și necesită corecții. De obicei această categorie de risc cere doar o mai mare atenție din partea celor implicați

RIDICAT

risc ridicat; acțiunile nu se desfășoară conform standardelor. Există riscuri care necesită imediat corecții structurale.

Page 15: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a
Page 16: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a
Page 17: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a
Page 18: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 18

Indicatori din categoria de risc RIDICAT

Matricea indicatorilor de performanță evidențiază cîteva aspecte importante care au generat creșterea poverii administrative asupra proiectelor implementate prin POSDRU.

Au fost identificați 6 indicatori care se află într-o clasă de risc ridicată (culoarea roșie). Ca urmare a rezultatelor analizei, aceștia sunt principalii indicatori care au condus la birocratizarea excesivă a implementării și raportării proiectelor finanțate prin POSDRU și necestităcorecții structural imediate:

Durata medie de aprobare a unei cereri de finanțare

Din datele completate de respondenții studiului pilot, a reieșit că pentru aprobarea unei cereri de finanțare au fost necesare aproximativ 10 luni. Pentru măsurarea acestui indicator s-a luat în calcul perioada scursă de la data depunerii proiectului (inclusiv anexele generate de AW) până la semnarea contractului de finanțare, iar ca bază de raportare au fost luate în considerare prevederile Ghidului Condiții Generale POSDRU 2013, în care se preciza că ,,durata procesului de evaluare este de 20 de zile lucrătoare de la data înregistrării la AMPOSDRU/OIRPOSDRU responsabil a anexelor la cererea de finanțare depusă electronic”.

Întârzierea evaluării cererilor de finanțare pe o perioadă atât de lungă poate duce pe de o parte la diminuarea beneficiilor și a impactului proiectului asupra grupului țintă, iar pe de altă parte, la refuzul organizațiilor de a semna contractele de finanțare, afectând astfel rata de absorbție a fondurilor alocate.

Rata de eroare a cheltuielilor declarate neeligibile

La nivelul celor 12 respondenți a fost declarată neeligiblă suma de 724.811 RON, din care suma totală recuperată ca urmare a contestațiilor făcute de organizații a fost de 394.834 RON. Ceea

Page 19: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 19

ce înseamnă că 54% din totalul cheltuielilor declarate inițial neeligibile, au fost declarate neeligibile în mod eronat de către OI/AM.

Plasarea acestui indicator în categoria celor cu un grad de risc ridicat acreditează pe de o parte ideea că organizațiile sunt nevoite să aloce resurse suplimentare de timp și costuri pentru a recupera fondurile considerate inițial neeligibile, iar pe de altă că, în practică, AM/OI nu utilizează metodologii unitare de validare a cheltuielilor.

Indice de schimbare a regulilor de finanțare

Indicele calculat pentru acest indicator este de 15 modificări (instrucțiuni, ordine, decizii) pe an. Toate acestea s-au făcut deși exista un contract de finanțare semnat între beneficiari și AM/OI. Aceste modificări aduse în mare parte procesului de raportare, au determinat o lipsă de predictibilitate și de standardizare punând presiune pe echipele de proiect care se aflau în situația de a comite erori și a eșua.

Schimbările regulilor pe parcursul implementării au dus, nu de puține ori, la prelungirea aprobării unei cereri de rambursare sau de plată, contribuind astfel la creșterea poverii administrative asupra proiectelor implementate.

Indicele de aprobare unei cereri de rambursare

Conform datelor transmise de respondenți a reieșit că durata de aprobare a unei cereri de rambursare, respectiv perioada de timp scursă de la înregistrarea cererii de rambursare la OI/AM și data încasării fondurilor, este de 4 ori mai mare decât standardul specificat în contractele de finanțare ,,de maximum 20 (douăzeci) de zile lucrătoare de la data înregistrării cererii de rambursare” ceea ce a făcut ca organizațiile să se confrunte cu dificultăți în a suporta financiar implementarea proiectelor.

Page 20: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 20

Indicele de aprobare a unei Cereri de Plată

AMPOSDRU/OI nu au specificat un standard de timp pentru alocarea fondurilor necesare conform cererilor de plată depuse de beneficiari.

Având în vedere faptul că rolul cererii de plată era să ajute la deblocarea financiară a proiectelor implementate prin POSDRU ca urmare a întârzierii plații cererilor de rambursare, dar și experiența Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale cu privire la managementul financiar al proiectelor am considerat ca standard de timp un termen de plată de maximum 20 zile.

Rezultatul obținut pe acest indicator arată că durata de timp necesară aprobării cererii de plată este de de aproape 2,20 ori mai mare decât standarul de 20 zile admis pentru aprobarea unei cereri de plată.

Indicele obținut pentru măsurarea acestui indicator, relevă faptul că deși mecanismul cererii de plată s-a dorit un instrument care să contribuie la implementarea proiectelor, el nu a făcut decât să dubleze efortul echipelor de management precum și al ofițerilor de proiect prin creșterea cantitatății de documente ce trebuiau verificate. Acest lucru a dus la întârzieri majore în ceea ce privește durata de timp necesară verificării și aprobării unei cereri de plată.

Așadar, instrumentul cererii de plată a devenit un mecanism care a contribuit la birocratizarea procesului de raportare și implementare a proiectelor având în vedere durata mare de timp scursă de la depunerea cererii de plată și până la încasarea fondurilor.

Rata de împrumut

Rata de împrumut a fost de 5,24% din suma tuturor bugetelor proiectelor pentru care au fost completate datele. Rezultatul acestui indicator trebuie analizat în contextul rezultatele

Page 21: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 21

indicatorilori referitori la aprobarea unei cereri de plată și de rambursare, el fiind o consecință directă a întârzierilor în procesarea cererilor de plată și de rambursare de către AMPOSDRU/OI.

Aceast indicator evidențiază mai degrabă eforturile pe care le-au făcut organizațiile participante la studiu în a duce la bun sfârșit activitățile și pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale cu AM/OIPOSDRU.

Indicatori din categoria de risc MEDIU

Alți 4 indicatori au fost incluși în categoria de risc MEDIU, ceea ce înseamnă că anumite componente pot duce la creșterea poverii administrative și că nu se desfășoară conform standardelor stabilite. Acești 4 indicatori necesită o monitorizare atentă astfel încât să poată fi luate măsuri pentru îmbunătățirea lor.

Indicele calității comunicării

Acest indice a măsurat gradul de satisfacție al organizațiilor cu privire la modalitatea de comunicare a AM/OI. Pentru operaționalizarea acestui indicator s-a folosit o scală de notare de la 1 la 10, unde: 1-2 total ineficient; 3-4 ineficient; 5-6 mediu; 7-8 eficient; 9-10 foarte eficient.

În urma răspunsurilor primite, indicele calității comunicării a fost de 5( destul de eficient ) ceea ce înseamnă că respondenții au descris modalitatea de comunicare a AM/OI mai degrabă ca fiind una formală decât edificatore cu privire la aspectele implementării proiectelor. AM/OI răspunde târziu la solicitările scrise (peste 10 zile de la data solicitării) și oferă foarte rar sprijin în implementarea proiectului. Mai mult, răspunsurile furnizate de către AM/OI sunt rareori concrete și lămuritoare.

Page 22: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 22

,,Răspunsul foarte vag oferit de către reprezentanții OI la solicitările trimise de Beneficiar (trimitere la o lege sau instrucțiune, problema concretă a Beneficiarului rămânând, de fapt, fără răspuns.” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Indicele de soluționare a actelor adiționale

Prin intermediul acestui indicator s-a măsurat gradul de respectare a termenului specificat în contractul de finanțare, respectiv de 20 de zile, pentru aprobarea unui act adițional. Rezultatele analizei arată că în medie aprobarea unui act adițional a durat de aproape 2 ori mai mult.

Întârzierile în aprobarea actelor adiționale pot fi puse pe seama numărului mare de documente care trebuie verificate de către personalul AM/OI, dar și a faptului că au existat situații absurde în care au fost solicitate de către AM/OI acte adiționale pentru aspecte irelevante în procesul implementării unui proiect.

,,Obligația de a încheia un act adițional la introducerea unei sub-linii bugetare noi, care a condus la situații absurde, de tipul necesității încheierii unui act aditional pentru modificarea unei litere sau cifre în denumirea unei sub-linii (interpretată de OIR ca fiind nouă).” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Depășirea termenului de aprobare a actelor adiționale nu constituie o problemă care să afecteze major implementarea unui proiect, dar a fost un element care a generat creșterea poverii administrative și a influențat negativ modalitatea de implementare a proiectelor în termeni de timp și calitate.

Rata de execuție a bugetului

Rata de execuție a bugetului este un indicator care măsoară performanța organizațiilor în a implementa proiecte în cadrul POSDRU. Execuția bugetară vizează o serie de dimensiuni ale managementului și are o pondere ridicată în calitatea derulării

Page 23: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 23

unui proiect. Ca urmare, o rată de execuție ridicată contribuie la impactul avut de proiect prin serviciile pe care le furnizează.

La nivelul celor 12 organizații a fost identificată o rată de execuție a bugetului de 85%, ceea ce plasează rezultatul acestui indicator în clasa de risc mediu și este explicabilă în contextul în care aprobarea cererile de plată și de rambursare se fac de peste 4 ori mai mult față de termenele stabilite de către AM/OI.

Acesta este un indicator care necesită un nivel ridicat de atenție din partea celor implicați în implementarea și managementul proiectelor finanțate prin POCU 2014-2020 și impune luarea de măsuri care implicit să conducă la creșterea gradului de absorbție la nivelul programului.

Indicele de soluționare a notificărilor

Prin intermediul acestui indicator s-a urmărit gradul de respectare a termenelor de solutionare a notificarilor, respectiv 10 zile. Din răspunsurile oferite de organizații, rezultă faptul că aprobarea notificărilor se face intr-o perioada de 1,2 ori mai mare decat standardul impus.

Indicatori din categoria de risc MIC

În această categorie au fost incluși indicatorii care nu constituie nicio problemă pentru derularea proiectelor de către organizații. Mai mult, totul se desfășoară în condiții normale și nu sunt necesare corecții speciale.

Indicele de modificare a componentelor proiectului

Răspunsurile primite din partea respondenților relevă un indice de 3,72 în ceea ce privește modificările aduse componentelor proiectului (activități, grafic gantt, buget) ceea poate însemna fie

Page 24: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 24

că organizațiile nu doresc să aducă modificări proiectelor pentru a evita aspectele birocratice, fie că sunt realizate modificări strict pe situații punctuale generate de întârzierile în evaluarea proiectelor ce au dus la eventuale schimbări în structura proiectului.

B. RecomandăriConsiderăm că datele obținute în urma studiului pot fi folosite de către factorii de decizie și instituțiile responsabile de gestionarea POCU 2014-2020 astfel încât să urmărească reducerea gradului de povară administrativă asupra implementări și raportării proiectelor viitoare. De asemenea, dacă nu se iau măsuri fundamentate pe date concrete și actuale riscăm să ne confruntăm cu aceleași probleme pe viitor, iar ceea ce este important în prezent este probabil să-și piardă din relevanță cu trecerea timpului.

Pentru a contribui la gestionarea POCU 2014-2020, Coaliția ONG propune o serie de recomandări, respectiv:

Aspecte Generale

mRespectarea și asumarea termenelor de plată a cererilor de rambursare și/sau de plată de către OI/AM

mRealizarea unui singur document, sub forma unui manual de implementare, care să conțină modul de operare al programului (tehnic și financiar)

mOfițerii de proiect să aibă alocat un număr redus de proiecte

Relația cu beneficiarii

m Asigurarea unui serviciu de tip help-desk funcțional care să ofere suport organizațiilor pe toată perioada de implementare a proiectelor

mStabilirea unor termene rezonabile, de minim 5 zile lucrătoare, pentru

Page 25: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 25

situațiile în care beneficiarii trebuie să ofere clarificări și completări legate de proiectele derulate.

mÎn comunicarea cu beneficiarii, autoritățile se vor asigura că informațiile transmise sunt comunicate într-o manieră concisă, accesibilă și fără echivoc.

Raportare

mRevizuirea numărului și formatului anexelor care vizează:

mGrupul țintă

mcrearea unei singure anexe care să fie generată din platforma MySMIS 2014 și care să cuprindă toate informațiile relevante (date de identificare și contribuție la indicatorii proiectului). Se va avea în vedere ca versiunea electronică (editabilă) a acestei anexe să fie compatibilă cu toate sistemele de operare

m Personalul angajat în proiect

m renunțarea la declarații care nu au corespondență cu legislația muncii și cu relația dintre Solicitant și Parteneri. Vezi declarația pe propria răspundere a Beneficiarului cu privire la legalitatea angajării tuturor persoanelor angajate în proiect (inclusiv personalul alocat de Parteneri)

m renunțarea la formatele de raportare (raport de activitate și fișă individuală de prezență) care nu sunt ancorate în dinamica unui proiect. Vezi obligativitatea de a raporta defalcat orele prestate pe activități și intervale orare, măsură care reflectă în mod artificial modalitatea de atingere a rezultatelor raportate

mRenunțarea obligativitatea de a depune versiuni intermediare ale documentelor suport de tip „livrabil” și la printarea/ștampilarea/asumarea acestor versiuni intermediare.

Page 26: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 26

mInstrucțiunile și ordinele care vizează raportarea tehnico-financiară nu pot avea caracter retroactiv

Capacitatea administrativă a AM POCU și a organismelor intermediare

mRealizarea unui document intern AM/OI cu privire la stabilirea unor practici comune în ceea ce privește înțelegerea și aplicarea de către ofițerii de proiect a regulilor de implementare și raportare a proiectelor

mAutoritatea de management se va asigura că toți ofițerii de proiect, angajați sau contractați, au acces la platforma MySMIS 2014, evitând astfel situațiile în care beneficiarii sunt nevoiți să retransmită informații și documente deja încărcate pe platformă

mAutoritatea de management va urmări fluxul și distribuirea proiectelor contractate, precum și gradul de încărcare al organismelor intermediare și va lua toate măsurile necesare pentru ca personalul angajat sau contractat să fie suficient raportat la numărul de proiecte în derulare

Lansarea apelurilor și cererilor de proiecte

mCorelarea calendarelui apelurilor și cererilor de proiecte din cadrul POCU 2014 – 2020 cu calendarele celorlalte programe operaționale complementare (POR, POCA, POC și POAD), astfel încât să poată fi respectată dimensiunea integrată a intervențiilor la nivelul comunităților.

Page 27: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 27

C. Analiza calitativăPrincipalele măsurile luate de AM/MFE și efectele birocratice generate de acestea asupra implementării proiectelor cofinanțate prin POSDRU 2007-2015

Intrucțiuni

mInstrucțiune 61/26.06.2012

Această instrucțiune a făcut referire la modalitatea de verificare a cererilor de rambursare și prevedea că toate toate proiectele finanțate prin POSDRU vor avea grad de risc C în cadrul moduluilui Action Web. La nivel de OI prevderile acestei instrucțiuni s-a aplicat retroactiv, cererile de rambursare depuse anterior emiterii acestei instrucțiuni au fost retransmise beneficiarilor care conform aceleași instrucțiuni aveau obligația de a redepune cererea de rambursare în acord cu prevederile instrucțiunii 61.

Instrucțiunea s-a dorit un instrument de operaționalizare a planului de măsuri pentru remedierea deficiențelor identificate în cadrul programului, astfel pentru a corija anumite probleme punctuale apărute în cadrul managementului POSDRU a fost luată o decizie generalizată care a afectat toți beneficiarii programului. Efectele aceastei instrucțiuni a condus la dublarea efortului echipei de management pentru a depune încă o dată cererea de rambursare întoarsă de la OI, iar pe de altă parte a fost afectată desfășurarea activităților implementarea proiectelor ca urmare a întârzierii rambursării cheltuielilor.

,,Instrucțiunea nr.61/iunie 2012 prin care toate proiectele au fost retrogradate la grad de risc C, și toate cererile de rambursare aflate în verificare în acel moment la autoritățile de management au fost întoarse către beneficiar, aceaștia avand un termen foarte scurt de redactare și depunere a noilor cereri de rambursare confom

Page 28: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 28

instrucțiunii, mai precis 5 zile calendaristice. Această instucțiune ne-a afectat în mod direct, deoarece la momentul publicării, Cererea de rambursare nr. 2 aferentă proiectului, se află în verificare administrativă la OI MECS, de 7 luni. Astfel cererea a fost returnată, echipa de mamagement a muncit cel puțin 16 ore/zi, timp de 5 zile și a fost redepusă cererea. Deși beneficiari au fost obligați să respecte termenul de 5 zile, autoritățile de management nu și-au respectat termenul impus prin respectiva instrucțiune, și anume 20.07.2012, de reverificare a cererilor de rambursare” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

mInstrucțiunea 62/30.08.2012

Una dintre măsurile folosite ,,pentru a veni în sprijinul beneficiarilor de finațare nerambursabilă” a fost Instrucțiunea nr. 62/30.08.2012, care nu a făcut decît să genereze o serie de probleme în ceea ce privește procedura de raportare a experților care și-au desfășurat activitatea în cadrul proiectelor cofinanțate prin POSDRU.

Instrucțiunea a avut o serie de dezavantaje, în special contribuind la birocratizarea și complicarea instrumentelor de raportare, care în loc să fie îmbunătățite și simplificate au devenit mai complicate.

Noutatea acestei instrucțiuni, care a fost menționată de mai multe organizații din cadrul coaliției, beneficiare de fonduri nerambursabile, a fost introducerea de hyperlink-uri către livrabilele expertului care se solicitau pe un CD/DVD, prevedere ce a condus la îngreunarea procesului de raportare prin:

- alocarea unui timp îndelungat realizării raportului de activitate de experții aflați în teritoriu (consilieri orientare profesională, experți grup țintă, mediatori, etc.)

- procedura de realizare a CD/DVD-ului conform prevederilor este una care consumă resurse de timp și resurse umane (rapoartele trebuie transmise către managerul de proiect pentru semnare, transmiterea acestora înapoi către experții din teritoriu, scanarea

Page 29: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 29

rapoartelor de activitate și a livrabilelor, apoi transmise CD/DVD-urile către managerul de proiect pentru depunerea lor la cererea de rambursare)

- creșterea costurilor proiectului prin achiziția de echipamente de scanare și unități de calcul pentru experții din teritoriu, deși aceste cheltuieli nu erau incluse în bugetul inițial.

În consecință, Instrucțiunea 62/30.08.2012, a fost o măsură ineficientă care a condus pe de o parte la un consum de resurse umane, de timp și financiare din partea beneficiarilor, iar pe de altă parte a crescut timpul de verificare a raportărilor de către ofițerii de proiect.

mInstrucțiunea 83/06.12.2013

O altă instrucțiune care a afectat bugetele organizațiilor a fost instrucțiunea 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursare a taxei pe valoare adăugată nedeductibilă eligibilă, care prevedeea includerea TVA-lui în bugetul proiectului, iar acoperirea TVA-ului să se facă din utilizarea economiilor.

La data publicării acestei instrucțiuni au fost organizații care se aflau la sfârșitul implementării proiectului și nu au mai avut economii care să acopere TVA-ul cheltuit până atunci, ceea ce s-a tradus în reducerea bugetelor organizațiilor. Mai mult, pentru astfel de situații AMPOSDRU nu a emis nicio altă instrucțiune/procedură care să vină în sprijinul organizațiilor de a recupera TVA-ul cheltuit, astfel încât acestora nu le-a mai rămas decât să-și caute dreptatea în instanță.

,,Un impact negativ asupra proiectului l-a avut Instrucțiunea AMPOSDRU din 19.10.2012 privind eligibilitatea TVA, respectiv a Instrucțiunii 83 /06.12.2013 privind modul de rambursare a TVA. În cazul proiectului nostru, care mai avea 6 luni de implementare, valoarea TVA de rambursat depășea valoarea economiilor pe proiect, ceea ce a condus la pierderea sumei de 183.625 RON, care nu a fost rambursată de AM pe motiv că nu au procedură pentru TVA-ul cheltuit și care nu s-a încadrat în economiile proiectului pentru a fi declarat

Page 30: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 30

eligibil. În situația dată, după nenumărate demersuri la AMPOSDRU și MFE, am acționat în instanță Ministerul Muncii si Ministerul de Finanțe. Din păcate am pierdut în prima instanță (se pare că neexistând spețe judecate în acest domeniu și lipsa de experiență a judecătorilor pe fonduri europene, favorizează statul). În prezent, am făcut recurs la Curtea de Apel București așteptând să ni se dea termen de judecare.” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Financiar

mMicșorarea prefinanțării

Una dintre măsurile care au afectat într-o manieră sistemică organizațiile care implementează proiecte cofinanțate prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2012 a fost reducerea prefinanțării de la 40% la 10% și acordarea acesteia în tranșe, respectiv prima tranșă va fi de maximum 5% din valoarea totală eligibilă, iar cea de-a doua tranșă a putut fi solicitată după plata unei/unor cereri de rambursare care să cuprindă cheltuieli în valoare de cel puțin 60% din valoarea primei tranșe de prefinanțare.

Reducerea prefinanțării a afectat pe de o parte, ONG-urile care au fost nevoite la rândul lor să atragă surse de finanțare suplimentare pentru susținerea proiectelor, iar pe de altă parte a contribuit la gradul scăzut de absorbție realizat la nivelul întregului program. De asemenea, întârzierile AMPOSDRU /OI în a efectua rambursările la termen, coroborate cu micșorarea prefinanțării a condus la situații în care organizațiile au fost nevoite fie să renunțe la a mai implementa proiectele, fie să apeleze la surse externe de finanțare, inclusiv împrumuturi bancare.

mÎntârzierea rambursării cheltuielilor

Întârzierea rambursării cheltuielilor de către AMPOSDRU/OI a devenit un laitmotiv pentru organizațiile care au avut în implementare proiecte cofinanțate prin POSDRU 2007-2013, mai ales în condițiile

Page 31: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 31

în care în contractual de finanțare, AMPOSDRU se obligă să efectueze rambursarea cheltuielilor în ,, maximum 20 de zile lucrătoare de la data înregistrării cererii de rambursare”. Mai mult, acesta este unul dintre obiectivele pe care și le-a propus AMPOSDRU în raportul anual de implementare 1 ianuarie- 31 decembrie 2014. În practică însă, de la data depunerii cererii de rambursare și până la încasarea efectivă a fondurilor au depășit termenele contractuale. Astfel că au fost numeroase situații în care rambursarea cheltuielilor s-a făcut în 60, 80 sau 120 de zile. Mai mult la nivelul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale au fost beneficiari ai fondurilor nerambursabile în cadrul POSDRU care au așteptat 518 zile pentru rambursarea cheltuielilor.

În aceste condiții organizațiile au avut mari probleme în asigurarea unui flux de numerar necesar continuării proiectelor cu efecte negative asupra tuturor componentelor proiectului, respectiv, managementul timpului, managementul indicatorilor, managementul resurselor umane, managementul achizițiilor, managementul financiar și managementului riscului.

,,Cererea de rambursare nr.2 a avut o întârziere de peste 1 an de zile nejustificată. În sensul recuperării fondurilor au fost depuse adrese către OIPOSDRU, către AMPOSDRU precum și notificării către Comisia Europeană. Având în vederea că serviciile furnizate în cadrul proiectului se derulau în 32 de centre, având un personal de 160 de angajați, în toată această perioadă proiectul a fost sustinut din fondurile oranizației precum și din prefinanțare. În toată această perioadă de 1 an de zile s-a mers pe un buget de “avarie”, fiind amânate o serie de cheltuieli importante pentru derularea proiectului. Deși a existat o întârziere semnificativă în rambursarea CR 2, în septembrie 2011, a fost elaborată de către OI o notificare prin care se solicita restituirea prefinanțării necheltuite, notificare considerată abuzivă și contestată de către noi. Pentru justificarea chetuielilor conform Instrucțiunii nr.61, Organizația a depus 2 cereri de rambursare (CR 3 si CR 4) în luna septembrie 2011. De menționat este faptul că la OI MECS nu se putea depune o nouă cerere de rambursare atâta timp cât există o cerere de rambursare în verificare administrativă (o altă regulă abuzivă care era impusă doar de OI MECS). Astfel deși Organizatia a depus cele 2

Page 32: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 32

cereri de rambursare în vederea justificării prefinanțării în data de 12.12.2011 a primit de la OI scrisori de respingere pentru cele 2 cereri de rambursare depuse. Motivul invocat în adresele primite pentru respingerea cererilor a fost ca, eșantionul de documente justificative care se depun la o cerere de rambursare se generează conform gradului de risc, care se actualizează în urma verificării administrative a cererii de rambursare depuse anterior. Astfel deoarece Cererea de rambursare nr.2 se afla încă în verificarea administrativă la OI, cererea de rambursare nr.3 si 4 au fost respinse. Dupa verificarea cererii de rambursare nr.2 , Organizația a întocmit o nouă cerere de rambursare nr.3 (care a cuprins cele 2 cereri de rambursare respinse anterior).Cererea de rambursare nr.3 a fost depusă la OI în data de 12.07.2012, justificând cheltuieli pentru perioada iunie 2011 - ianuarie 2012. Cererea de rambursare nr.3 a fost aprobată în luna aprilie 2013, la 10 luni de la depunerea acesteia, fondurile fiind virate în luna iulie 2013. Din lipsa fondurilor în luna februarie 2013 am suspendat proiectul, personalul proiectului a intrat în somaj și peste 800 de copii nu au mai beneficiat de serviciile oferite prin proiect. După încasarea CR 3, proiectul a fost demarat din nou. Am întâmpinat foarte multe probleme în angajarea personalului, deoarece foștii angajați din cadrul proiectului au fost nevoiți să își găsească alte locuri de muncă sau să părăsească țară, în perioada în care proiectul a fost suspendat.

Până la finalul proiectului Organizația a avansat peste 500.000 de mii de euro, pentru derularea proiectului, fonduri care au fost recuperate la 6 luni după finalizarea proiectului.

Menționăm că în perioada în care cheltuielile nu au fost rambursate în termen, organizația a depus toate eforturile pentru susținerea financiară a proiectului precum și pentru recuperarea fondurilor prin depunerea adreselor către toate instituțiile abilitatea în soluționarea problemelor.” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Așadar, efectele întârzierii la plată sunt dramatice și vizează pe de o parte organizațiile, care depun eforturi pentru a menține funcționale activiățile unui proiect căruia îi lipsesc resursele financiare, iar pe de

Page 33: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 33

altă parte el aduc mai degrabă dezavantaje grupului țintă vizat de proiecte decât beneficii.

mCererea de plată

Introducerea mecanismului cererii de plată ar fi fost considerată o măsură care va conduce la deblocarea POSDRU dacă existau termene clare de validare și efectuare a plăților. Astfel, în condițiile în care nu există nicio instrucțiune care să specifice care este termenul de plată a unei cereri de plată , iar plata propriu-zisă se realiza în termen de peste 40 de zile de la depunere, mecanismul cererii de plată a fost un insucces care a pus în pericol implementarea proiectelor prin prisma lipsei unei predictibilități financiare.

Mecanismul cererii de plată nu și-a atins scopul, respectiv acela de a evita blocajele fiananciare și de a contribui la creșterea ratei absorbției. Mai mult de atât, pe de o parte a creat tensiuni în cadrul organizațiilor prin neplata salariilor și a condus la imposibilitatea organizațiilor de a-și onora contractele cu furnizorii, iar pe de altă parte a dus la creșterea volumul de muncă în cadrul OI-urilor. De asemenea, întârzierile în procesarea cererilor de plată nu au afectat numai organizațiile care au implementat proiecte prin POSDRU, ci și o serie de unități protejate și beneficiari ai ajutorului de minimis care la rândul lor s-au confruntat cu mari dificultăți în a-și duce la bun sfârșit angajamentele asumate.

,,La finalul perioadei de programare, am primit pe cererile de plată banii pe 28-29 decembrie, ceea cee însemna că până la 31 decembrie a trebuit să facem MII de plăți beneficiarilor de subvenții, ritmul de lucru a fost inuman, atât pentru beneficiari cât și pentru OIRuri.” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Raportare

O altă problemă idetificată de către organizații este reprezentată de solicitările AM/OI care au îngreunat procesul de raportare și a crescut

Page 34: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 34

povara administrativă asupra eficacității și eficienței proiectelor implementate prin POSDRU. Astfel, organizațiile au identificat o serie de proceduri care au dus la o birocratizare exesivă, fără a avea ca efecte îmbunătățirea raportării în cadrul programului, astfel:

m solicitarea de documente pe CD deși acestea erau încarcate în Action Web

m aplicarea retroactivă a unor instrucțiuni

m termenele solicitate de AM/OI sunt nerealiste

m solicitarea de documente justificative suplimentare (ex: s-au solicitat documente care la data la care a fost organizată procedura de achiziție, nu se solicitau) față de cele cerute prin instrucțiuni și/sau ordine astfel că s-a ajuns ca unele organizații să depună un număr impresionant de documente pentru un singur proiect, respectiv:

,,Peste 600 de bibliorafturi de documente generate pe proiect; Peste 700.000 de pagini listate/copiate; 1400 de topuri de hartie; Peste 300.000 de pagini scanate”. (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

m retransmiterea documentelor justificative de tipul CIM și acte adiționale la fiecare cerere de rambursare deși nu se modifică nimic la aceste documente

m solicitarea în termen scurt a unor informații complexe privind proiectul. ,Ex: situația detaliată privind participarea fiecărui membru al grupului țintă la activitățile de pe tot parcursul proiectului de trimis în termen de 2-3 zile lucrătoare

m inexistența unui ofițer de proiect care să reprezinte puntea de legătură între instituție și beneficiar.

m s-a raportat pe două instrucțiuni simultan

Page 35: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 35

,, Cel mai greu a mers partea de raportare – unde, dupa ce a apărut și a doua instrucțiune referitoare la raportare, am raportat pe ambele instucțiuni cumulat, prin urmare aveam un numar de circa 20 de anexe de completat la fiecare cerere de rambursare. Inclusiv, la ultima raportare, pentru ultima lună de proiect, când practic nu am mai avut nici o activitate – am depus formularere goale, semnate, ștampilate, în original, copie și pe CD ” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

m existența unor reguli interne la nivel de OI/AM de care organizațiile nu au avut cunostință

m solicitarea de rapoarte trimestriale, de regulă, de pe o zi pe alta și fără o regulă sau o predictibilitate anume care nu făceau decât să dubleze informațiile transmise la depunerea cererilor de rambursare

m numărul ridicat de ștampile care trebuiau puse pe un document justificativ fie el document contabil sau operațional

m blocarea sistemului Action Web sau funcționarea extreme de grea în momentul încărcării documentelor

m obligația de a nu modifica graficul de depunere a cererilor de rambursare de mai mult de 3 ori pe parcursul derulării proiectului

m lipsa unei înțelegeri unitare a instrucțiunilor de raportare a ofițerilor din OI

,,Pe tot parcursul proiectului am încercat să întocmim și să păstrăm multe hârtii, mai multe decât se solicitau, pentru a dovedi autenticitatea cheltuielilor și a raspunde diferitelor cereri ale ofițerilor de verificare. Acest lucru a îngreunat derularea proiectului. S-a întâmplat ca un ofițer să ceară întocmirea unui document, iar alt ofițer să spună că nu este bun, trebuia altul.” (Membru din cadrul Coaliției ONG pentru Fonduri Structurale)

Page 36: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 36

Informațiile furnizate de organizații ilustrează birocratizarea procesului de raportare și evidențiază faptul că atenția instituțiilor responsabile cu gestionarea POSDRU nu a fost centrată pe calitatea implementării proiectelor, ci mai degrabă au urmărit justificarea proiectelor , într-o manieră excesivă, prin documente. De asemenea solicitările venite din partea AM/OI practic au dublat informațiile transmie la raportările intermediare.

Page 37: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 37

V. Concluzie

În urma analizei cantitative și calitative sunt de subliniat următoarele concluzii:

mdurata mare de timp scursă de la data înregistrarii cererii de rambursare la OI/AM până la efectuarea plății cererii de rambursare este în medie de 80 de zile, ceea ce înseamnă că o cerere de rambursare durează cu mai mult de 4 ori față de prevederile contractului de finanțare

mindicele duratei de aprobare a unei cereri de plată este de 2,20, ceea ce înseamnă că perioada de timp scursă de la înregistrarea ei la OI și până la plata efectivă se scurg în medie aproximativ 40 de zile.

mreducerea prefinanțării de la 40% la 10% a constituit una dintre principalele măsuri care au contribuit la o rată scăzută a absorbției fondurilor europene în cadrul POSDRU

mdurata de aprobare a unei cereri de finanțare în cadrul programului POSDRU 2007-2013 a fost în medie de aproximativ 10 luni.

m5 este nota acordată de Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale, AM/OI-ului pentru modalitatea de a comunica

mun singur proiect a generat: 600 de bibliorafturi de documente; Peste 700.000 de pagini listate/copiate; 1400 de topuri de hartie; Peste 300.000 de pagini scanate

mlipsa unor soluții pentru situațiile dificile în care s-au găsit organizațiile ca urmare a unor măsuri structurale luate de AM/MFE (ex: instrucțiunea 83/6.12.2013)

m aplicarea retroactivă a unor instrucțiuni a fost o practică des întâlnită la nivelul POSDRU

Page 38: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 38

mde-a lungul perioadei de implementare au fost folosite instrumente care dublau informațiile (ex: anexele referitoare la grupul țintă, respectiv Anexa 10 generată din AW și Registrul grup țintă)

mAM/OI nu a utilizat metodologii unitare de validare a cheltuielilor efectuate în cadrul programului

Acest studiu își propune să fie un punct de plecare în îmbunătățirea implementării POCU 2014-2020. Ne exprimăm convigerea că este necesară o schimbare de perspectivă în gestionarea viitorului program, perspectivă care să fie centrată pe rezultate și eficiență, în detrimental unei viziuni ancorate primordial în documente justificative și livrabile. Coaliția ONG pentru Fonduri Structurale invită instituțiile angrenate să susțină procesul de eficientizare a procedurilor și mecanismelor de implementare.

Page 39: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 39

VI. Bibliografie

1. Babbie, E. Practica Cercetării Sociale, Polirom 2010

2. Ministerul Fondurilor Europene, Stadiul absorbției Fondurilor Structurale și de Coeziune la nivelul POSDRU. Accesat la 2 martie 2016. Disponibil la http://www.fonduri-ue.ro/posdru-2007

3. Centrul de resurse pentru pentru participare publică, Raport 100 de sesizări. Accesat la 4 martie 2016. Disponibil la http://www.fonduri-ue.ro/posdru-2007

4. Centrul de resurse pentru pentru participare publică, Raport 112 pentru Fonduri Structurale. Accesat la 8 Martie 2016. Disponibil la http://www.ce-re.ro/upload/112.pdf

Page 40: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a

pagina 40

Page 41: RAPORTbanieuropeni.org/wp-content/uploads/2016/06/ImpactulPoveriiAdministrative.pdf · (Universitatea Bucuresti, 2009-2012). Este trainer autorizat în Management de proiect si a