Ce sunt proiectele ?

Proiectul reprezinta modalitatea prin care resursele umane, materiale, financiare sunt organizate într-un mod specific pentru realizarea unei lucrari dintr-un domeniu de activitate, cu caracteristici date , cu restrictii de cost si timp, urmând un ciclu de viata standard pentru a realiza schimbari benefice definite prin obiective cantitative si calitative[2]. Proiectele pot reprezenta de asemenea  parti din programe sau directi de analiza si investigare (cercetare) ale acestora.

11.3.1 Definitia proiectului

O definitie generala arata ca proiectele reprezinta  modalitatea de realizare a unor obiective propuse urmând o succesiune logica de activitati cu scopul principal de a materializa investitii corporale (tangibile) sau necorporale (intangibile) în conditii de risc si incertitudine.  Alta definitie se refera la faptul ca un proiect este o organizatie temporara cu scop si obiective precise ce trebuiesc a fi realizate pe o durata determinata.

Altfel fiind spus asa cum s-a mentionat si în capitolele precedente, un proiect înseamna:

Rezolvarea unei probleme; Proiectarea si realizarea obiectivelor; Formarea, alocarea si consumul resurselor; Formarea, alocarea si controlul bugetului; Programarea duratelor; Risc si incertitudine Calitate, eficienta si eficacitate; Impact minim asupra mediului.

Cei cinci pasi ce trebuiesc parcursi într-un proiect sunt:

1.      Planificarea activitatilor care consta în: Informare, documentare si analiza, obiectivele proiectului, descrierea proiectului, programarea activitatilor si resurselor, modul de actiune;

2.      Organizarea activitatilor  pe tipuri de structuri manageriale cum sunt: ierarhice, matriceale, retele, mixte;

3.      Implementarea proiectului însemnând coordonarea si urmarirea;

4.      Controlul activitatilor proiectului;

5.      Evaluarea proiectului prin managementul prin rezultate (MBR), managementul prin obiective  (MBO) si managementul prin exceptii (MBE). În aceasta etapa se iau si masuri corective.

11.3.2 Sistemul proiect

O abordare sistemica a proiectelor poate duce la o întelegere facila a procesului, ciclului de viata si etapelor proiectelor. Spre exemplu, în figura 11.2 este prezentat sistemul proiect.

Fig. 11.2 Sistemul proiect

11.3.3 Sub- sistemul propunerii de proiect, contractarea si procesul licitatiilor pentru proiecte

Fiecare componenta a sistemului proiect se constituie la rândul sau într-un subsistem . Astfel, propunerea de proiect are la baza problema de rezolvat sau necesitatea, una sau mai multe idei de rezolvare si una sau mai multe solutii propuse. Pentru propunerea de proiect facuta de autoritatea guvernamentala, administratia publica, investitorii privati etc. vor exista unul sau mai multi ofertanti din partea firmelor de consultanta sau antreprenori iar pentru realizarea lui unul sau mai multi executanti. 

Pentru procesul de licitare a proiectelor este necesara avizarea publica a acestora. Tot procesul ofertarii are la baza principiul competitiei al proiectului sau al calitatii lucrarilor proiectului, al disponibilitatii resurselor financiare, costurilor proiectului, aaal beneficiilor economice, ecologice si sociale.

În practica curenta, în mod uzual exista un ofertant si mai multi executanti (realizatori) de proiecte. Lansarea de oferte de proiecte reprezinta el însusi un proces de transmitere a solicitarilor  privind depunerea de solicitari pentru propuneri de proiecte[3] ce implica termene bine definite de lansare a ofertei si de raspuns la apelul dat.  Astfel, pentru un proiect lansat de un ofertant printr-un program care-i asigura finantarea, pot exista unul sau mai multi solicitanti.   În cazul în care conditiile ofertantului sunt îndeplinite de mai multi solicitanti fiecare lansare de oferta de proiecte se va face prin intermediul programelor pe baza principiului competitiei, proiectul cel mai fezabil financiar sau care îndeplineste cel mai bine conditiile impuse de ofertanti va fi admis la finantare.

Pentru anumite tipuri de proiecte cum ar fi cele cu finantare publica sau din fondurile structurale ale Uniunii Europene se organizeaza etape de preselectie unele culminând cu licitatii pentru participare.

Solicitarile pentru propunerile de proiecte nu trebuie a fi confundate cu propunerile de proiecte trimise diferenta constând în gradul de apropiere fata de obiectivele proiectului (programului).

Fig. 11. 3 Subsistemul propunerii de proiect

11.3.4 Sistemul proiectul propriu zis

Proiectul propriu-zis reprezinta un ansamblu de piese scrise ce contin date, descrieri, calcule, note, metodologii de calcul si analize, avize, contracte etc.si piese desenate ce contin schite, planuri, desene la scara.

Unele proiecte contin si elemente virtuale cum ar fi baze de date, desene, schite, planuri toate înmagazinate pe suport magnetic sau de alta natura (bio-magnetic).

Proiectul este caracterizat de existenta a 3 elemente distincte: ciclul de viata, etape, faze.

Nota Bene.De notat faptul ca prin proiect în cazul prezentat se întelege ideea materializata în partea scrisa deci un document si nu rezultatul proiectului care poate fi o materializare fizica de tipul o constructie, o tehnologie, un sistem informatic etc.

Aceasta observatie este necesara pentru a face diferenta între proiect ca document tehnico-economic si juridic cu scopul si rezultatul proiectului care poate fi un activ fizic sau virtual.

11.4 Ciclul de viata al proiectului

Un exemplu ilustrativ al ciclului de viata al proiectului este prezentat în figura urmatoare (11.4):

Fig. 11.4 Ciclul de viata, etapele si fazele proiectului[4]

Asa cum se observa si din figura 11. 4 ciclul de viata al proiectului poate fi împartit în 4 etape principale:definire, planificare, executie si verificare, fiecare având mai multe faze.

11.5 Rezultatul proiectului

Rezultatul proiectului reprezinta materializarea cu succes a ideii proiectului dupa ce documentatia proiectului a constituit baza realizarii fizice a acestuia. Ca si proiectul descriptiv si proiectul-produs are un ciclu de viata propriu numit si ciclul de viata al produsului cu etapele:

1.      lansarea în executie a proiectului ,

2.      studii de fezabilitate si aprobari

3.      executia (constructia) propriu-zisa,

4.      punerea în functiune si probele de verificare,

5.      utilizarea (exploatarea),

6.      amortizarea,

7.      reabilitarea sau

8.      abandonul.

11.6 Tipologia proiectelor

Dupa cum a fost mentionat anterior, unele proiecte fac parte din proiecte complexe denumite si programe. Alte proiecte sunt de sine statatoare având o independenta a finantarii. Pentru a usura întelegerea tipurilor de proiecte, o clasificare a lor este binevenita.

Proiectele pot fi clasificate astfel:

-         dupa gradul de complexitate:proiecte complexe integrate sau independente, proiecte simple,

-         dupa sursa de finantare proiecte cu finantare publica, proiecte cu finantare privata, proiecte cu finantare mixta;

-         dupa obiectul proiectului proiecte pentru constructii (constructii noi, reabilitari, modernizari etc:) cu destinatie publica sau privata; proiecte de produs (larg consum, industrial etc.), proiecte informatice (realizarea programe de calculator, sisteme expert etc.)

proiecte de infrastructura informatica si telecomunicatii, proiecte de dezvoltare industriala proiecte de dezvoltare a resursei umane

-         dupa domeniul economic sau utilizatorul final: proiecte pentru învatamânt, proiecte pentru sanatate, proiecte pentru industrie; proiecte pentru agricultura, proiecte pentru turism; proiecte pentru energie,  proiecte pentru protectia mediului, proiecte pentru administratia publica

-         dupa durata finantarii:

         proiecte pe termen lung ( peste 2 ani)

         proiecte pe termen mediu (1-2 ani)

         proiecte pe termen scurt (sub 1 an).

           

Fig. 11. 5 Tipologia proiectelor

11.7 Structura proiectelor

Orice proiect contine 3 parti principale- din care 2 pe suport grafic (un modul cu date scrise, un modul cu desene, schite, planuri etc,) si un modul  cu date sau desene pe suport magnetic (baze de date sau elemente scrise sau desenate pe cd-uri sau alte forme de stocare a datelor virtuale.

De asemenea un proiect poate cuprinde date  si analize de ordin juridic, economic, tehnic sau de impact cu mediu. O forma schematica a structurii unui proiect este prezentata în figura 11.6

Fig. 11.6 Structura unui proiect

11.8 Criterii esentiale în managementul proiectelor

Conceptul de management al proiectelor defineste totalitatea activitatiilor de planificare, organizare, monitorizare si control a elementelor unui proiect în scopul îndeplinirii obiectivelor proiectului în functie de criteriile:domeniu, cost, timp, calitate.(vezi fig. 11.7)

            Fig. 11.7. Managementul de proiect- obiective si criterii

11.8.1 Scopul proiectului[5]

Reprezinta  telul, finalitatea proiectului fie ca aceasta este un produs sau serviciu.

Scopul proiectului se stabileste la initierea proiectului.

11.8.2 Obiectivele proiectului.

 

Un proiect poate avea unul sau mai multe obiective .

 

Obiectivele proiectului pot fi de natura economica, tehnica, financiara, calitativa, de timp, de utilizare eficienta si eficace a resursei umane, de impact cu mediu, de organizare etc.

Formularea obiectivelor se face în faza de initere, urmând ca pe parcursul proiectului si la finalizarea acestuia sa se verifice modul de îndeplinire al lor. Îndeplinirea lor este evidentiata de existenta indicatorilor de analiza care pot fi analizati atât în cursul proiectului cât si la finalizarea proiectului.

Modul de îndeplinire sau neândeplinire al obiectivelor proiectului depind de claritatea si coerenta formularii lor, de gradul de implicare si modul de organizare al echipei de management de proiect, realizabilitatea practica, de conditiile de lucru favorabile sau nefavorabile, de justa apreciere a termenelor, de continuitatea finantarii si respectarea conditiilor la finantare.

Criteriul domeniu

Istoric, conceptul de management de proiect a aparut în anii 1960 odata cu dezvoltarea programelor spatiale în S.U.A. Aparitia unor instrumente grafice de planificare cum sunt graficul GANTT[6] sau graficul PERT[7] si aplicarea practica a managementului prin obiective la conducerea proiectelor  au avut o importanta  deosebita în largirea sferei de aplicare a acestui concept în practica si transformarea sa într-o disciplina stiintifica manageriala de sine statatoare.

Pe lânga aplicatiile din cercetarea spatiala alte domenii cum ar fi constructiile, industria, agricultura, transporturile, serviciile, comertul sau turismul au beneficiat si beneficiaza de evolutia si dezvoltarea în continuare a acestei stiinte manageriale.

Putem spune ca în zilele noastre fiecare domeniu de activitate economica cunoscut poate utiliza cunostiintele din managementul de proiect, cu elementele de specificitate proprii.

Primul pas în elaborarea unui proiect este identificarea domeniului de aplicare(cercetare, educatie, industrie, constructii etc.).

            Trebuie sa facem mentiunea ca proiectul este unul de la zero (greenfield) caz în care se initiaza o investitie sau este unul de dezvoltare (modernizare) caz în care se continua o investitie

În consecinta, la initierea unui proiect este indicat sa se tina cont de relatia dintre domeniul de aplicare, particularitatiile acestuia si modul practic de  abordare al managementului de proiect caracteristic, întrucât formarea

echipei proiectului, planificarea obiectivelor si activitatilor specifice,evaluarea si controlul rezultatelor sunt puternic influentate de modul cum se stabilesc aceste corelatii chiar de la începutul proiectului.

Criteriul cost

La initierea oricarui proiect se realizeaza o previziune a costurilor directe si indirecte implicate în proiect în raport cu  beneficiile (profit, beneficii ecologice, sociale etc.)  sperate a se realiza prin aplicarea proiectului. Evident, unul dintre obiectivele unui proiect este ca acesta sa aiba costuri minime de realizare dar care sa se afle într-un raport de optim cu elementele calitative si cantitative ale proiectului. Spre exemplu, daca obiectul proiectului este productia este de masa (automobile, calculatoare aparate electrocasnice etc.), se va aplica strategia calitate maxima la costuri minime. Daca obiectul proiectului va fi productia de lux sau sustinerea numelui de marca,  se va aplica cea de-a doua strategie, calitate maxima la costuri optime. În ultima perioada, criteriul cost are în vedere si considerarea costurilor de impact cu mediu ambiant, împartite în costurile de proiectare ecologica (eco-design), costurile du minimizarea poluarii în timpul productiei, distributiei si exploatarii bunurilor, costurile cu reciclarea etc.  În cadrul criteriului cost se iau în considerare si costurile de creditare.

De aceea, la initierea oricarui proiect se constituie un buget previzionat de venituri si cheltuieli si se face o analiza a fluxului de numerar previzionat (denumita si analiza cash-flow[8]-lui).  În baza acestei analize se ia decizia de a investi sau a  nu investi in proiect.

Costurile luate în considerare la initierea proiectului sunt costuri previzionate sau costuri estimate iar costurile analizate la finalizarea proiectului sunt costuri realizate sau efectuate.

Criteriul cost este si un criteriu foarte important la selectarea unui proiect sau variante de proiect din mai multe posibile. Totusi este recomandabil ca  acest criteriu sa fie analizat în corelatie cu celelalte criterii: domeniu, timp, calitate.

Criteriul timp

Timpul este de asemenea un criteriu important pentru managamentul de proiect. De aceea, la fel ca si în cazul costurilor, la initierea si elaborarea unui proiect se face o estimare a duratei totale de realizare a proiectului atât ca documentatie de planificare cât si ca obiect ce urmeaza a fi realizat prin aplicarea proiectului. Aceasta durata este împartita în perioade de realizare a activitatilor ce concura la realizarea proiectului. Etapizarea proiectului pe activitati si subactivitati, evaluarea si controlul acestora sunt posibile a se face într-o maniera organizata cu ajutorul instrumentelor grafice de

programare de tipul graficului cu bare GANTT, a graficului Pert  si a histogramelor resurselor. Aceste instrumente grafice sunt disponibile si în varianta informatizata cu ajutorul unor programe de calculator de tipul Microsoft Project Management sau Primavera.

Criteriul timp poate fi si el un criteriu important de luat în considerare la selectarea pentru finantare a proiectelor. Ca si elementul costuri, acest criteriu trebuie corelat cu celelalte criterii.

Criteriul calitate

Conceptul de calitate a proiectelor este un concept complex întrucât înglobeaza 3 elemente distincte care au fost prezentate si în abordarea sistemica a proiectului si anume:

1.      Calitatea propunerii de proiect , a studiului de fezabilitate si a echipei care îl întocmeste;

2.      Calitatea proiectului ca plan si a echipei de proiectanti;

3.      Calitatea proiectului ca rezultat (produs, serviciu etc) si a realizatorilor ei.

În unele situatii calitatea este evaluata si raportata la standarde de evaluare internationale (ISO 9000, ISO 19000 etc.) nationale (STAS) sau de firma, standarde tehnice , de organizare etc. Aceste standarde pot oferi nivelele de referinta ce trebuie a fi atinse de componentele proiectului (organizatorice, executorii, produsului,procesului sau serviciului  rezultat) pe întreg ciclul de viata al proiectului.

Factorul calitate este un element definitoriu la selectarea variantei optime de proiect dar evident el trebuie sa fie corelat si cu ceilalti factori: domeniu, cost, timp.

În managementul de proiect aprecierea calitatii se face fie pe parcurs la nivelul activitatiilor intermediare fie la final. Factori de apreciere pot fi: încadrarea în termenele contractuale, încadrarea în costuri si chiar minimizarea acestora; modul de prezentare a proiectului si succesul acestuia la finantare; fezabilitatea proiectului, viabilitatea proiectului; durabilitatea produsului rezultat, costuri minime de exploatare sau întretinere, satisfactia beneficiarului sau clientului.

11.9 Marketing mix în managementul de proiect

Conceptul de marketing, asa cum arata si unul din fondatorii disciplinei, Phillip Kotler cuprinde cei 4 P-Produs, Piata, Pret, Promovare. si în

domeniul proiectelor putem identifica aplicarea acestui concept.  O caracteristica importanta este aceea ca din punctul de vedere al abordarii proiectelor fie ca documentatie tehnico-economica fie ca produs rezultant distingem un marketing pentru proiect si un marketing pentru obiectul (obiectivul) proiectului. Cel de-al doilea este continut în primul întrucât orice proiect ce priveste un produs sau serviciu contine o analiza de marketing. În unele situatii ne putem referi si la proiectele de marketing ca proiecte în sine întrucât îndeplinesc toate criteriile caracteristice unui proiect: existenta scopului si a obiectivelor, costului, duratei, calitatii.

Pentru fiecare din cele 4 elemente produs, piata, pret, promovare exista politici, strategii, tactici aferente care vor face obiectul mentiunii sau analizei în proiecte (vezi figura 11.8).

Fig.11. 8 Marketing mix pentru managementul de proiect

11.9.1  Proiectul ca produs

Proiectul poate sa constituie el însusi un produs ca oricare altul fiind supus concurentei de pe piata proiectelor, o piata ce cuprinde ofertanti sau contractori de proiecte, clienti sau beneficiari, realizatori (proiectanti, constructori, producatori etc.), finantatori.

11.9.2 Piata proiectelor

În functie de caracteristicile generale sau specializate ale proiectului, piata poate fi mai larga sau mai restrânsa. Spre exemplu, pentru un proiect educational european de tip Socrates sau Erasmus pot exista numerosi solicitanti de la scoli si licee la universitati care sa concureze la aplicatia pentru proiect. Evident toti acesti solicitanti sunt din domeniul educatiei si învatamântului. Pentru construirea unei lucrari de arta ingineresti cum ar fi un pod sau tunel, solicitantii vor fi din domenii specializate din constructii cum ar fi constuctia de poduri sau tunele.

Adjudecarea proiectelor de constructii se face fie direct (în cazul finantarilor private) fie prin competitie deschisa (licitatii) în cazul proiectelor cu finantare publica.

Ofertantii de proiecte  denumiti si contractori pot fi organisme internationale (exemplu comisia Europeana, USAID, ONU, ONUDI, NATO etc.), nationale (Guvernul României, ministere etc.), organizatii publice sau private, persoane fizice sau juridice etc.

Realizatorii solicitanti de proiecte sau contractantii pot fi colective sau persoane din universitati, institute de cercetare, proiectare, organizatii non-guvernamentale, persoane fizice sau juridice calificate pe acest domeniu.

Finantatori sunt institutiile bancare, fondurile de investitii sau în unele cazuri fundatii, atrase în programe de finantare pe diverse domenii.

11.9.3 Pretul proiectului

Pretul proiectului poate fi de doua tipuri: pret estimat si pretul efectiv realizat.

Pretul estimat se bazeaza pe costurile estimate actualizate la care se poate lua în considerare costuri ce pot reprezenta o marja de risc a executantului de proiecte.

Pretul efectiv realizat implica costurile directe si indirecte de realizare a proiectului la final la care se adauga profitul executantului.

11.9.4 Promovarea- publicitatea proiectelor

Promovarea-publicitatea proiectelor cuprinde lansarea ofertei de proiecte prin mijloace de informare de larga audienta: ziare, reviste, radio, tv, INTERNET cu precizarea termenelor limita de depunere a solicitarilor de proiecte si de finalizare a obiectivelor propuse prin proiect.

11.10  Ofertarea proiectelor si contractarea

Solicitarile (aplicatiile) pentru finantari de proiecte care sunt câstigatoare la competitiile organizate pentru accesul la finantare vor face obiectul unor contracte de sustinere finaciara încheiate între ofertantii de proiecte si executanti.  În aceste contracte sunt cuprinse drepturile si obligatiile partilor contractante cu specificarea duratei proiectelor si a termenelor de evaluare.

În cazul în care proiectul are o finantare publica, iar prin proiect se solicita achizitionarea unor echipamante, aparate, etc sau executarea unor lucrari de constructii, executantul proiectului va parcurge etapele:

        ofertare

        licitatie deschisa

        achizitie.

[1] FP 6- Framework program 6-acronim din l. engleza cu semnificatia programul cadru 6

[2] SR 13465:2002- PM România Glosar pentru managementul proiectelor

[3] oferta de propuneri de proiecte- call of proposals (l.engleza)

[4] (adaptat de CSB dupa model PMBOK-Project management for success in teaching and learning)

[5] Asociatia Project management Romania- Managementul Proiectelor-glosar ed. Economica 2002

[6] Graficul GANTT - inventat de Henry L. Gantt. Acest grafic mai este denumit si graficul cu bare

[7] Graficul PERT- (acronim din l. Engleza- Program Evaluation Review Technique_Tehnica de Evaluare a Verificarii Programelor)- Planificarea proiectelor se face cu ajutorul activitatilor reprezentate prin retele de noduri si sageti.

[8] cash-flow- l. Engleza- flux de numerar sau flux de lichiditati