TEMA 1: CORESPONDEN. NOIUNI DE BAZ 1.1. Definirea corespondenei oficiale ca metod indispensabil de comunicare i de lucru pentru agenii economiciCe nseamn s fii cu adevrat un om de afaceri n lumea aceasta nou i curajoas a competiiei, n care informaia i tehnologia ne devoreaz? Tehnologia este minunat, dezirabil, necesar i profitabil, dar nu ar trebui ca ea s ne fac mai puin umani. Manierele de mine vor implica computere, cipuri, aparatur digital, satelii poate chiar relaii cu fiine extraterestre! Dar nainte de orice, viitorul trebuie s fie o lume a politeii, a ateniei fa de interlocutori.n acest context, importana ce revine comunicrii scrise (mai ales corespondenei de afaceri) este clar. La ce folosesc cele mai frumoase eforturi ale ntreprinderii pentru a aprea ntr-o lumin pozitiv n ochii partenerilor de afaceri i ai publicului, dac acestea sunt anulate de o slab prestaie n domeniul corespondenei? Altfel spus, comunicarea scris (activitatea de coresponden) a unei ntreprinderi pretinde ca, prin ncadrarea sa n filozofia unitii, s-i ofere o imagine unitar n exterior, s-i reflecte personalitatea ca stil i ton.Fiecare persoan cu funcie administrativ director, ef de serviciu, agent economic - tinde s creeze un mediu care s permit angajailor s nvee din propria lor experien sau de la clieni, furnizori i parteneri de afaceri. Unul dintre cele mai bune mijloace care permit nsuirea experienei este comunicarea scris, din care face parte i corespondena oficial. Noiunea de coresponden semnific schimbul de scrisori ntre dou persoane fizice sau juridice. Corespondena oficial include scrisorile i actele care servesc ca mijloc de legtur i schimb de informaie ntre persoanele juridice sau ntre cele fizice i cele juridice. Corespondena oficial soluioneaz probleme cu coninut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., n fiecare dintre ele prevalnd caracterul economic al coninutului, ca rezultat firesc al unei economii n continu dezvoltare.Corespondena economic cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenii economici, cu scopul de promovare a schimbrilor sau a noutilor economice.Ca disciplin de studiu, corespondena are drept scop nsuirea de ctre cei care i desfoar (sau i vor desfura) activitatea n administraia public sau n unitile economice a principiilor, a regulilor gramaticale i stilistice, a metodelor i formelor, pe a cror baz se redacteaz, se prezint i se folosesc scrisorile i actele oficiale. Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, n acelai timp, ele trebuie s fie ntotdeauna clare, ca s provoace reacia scontat a destinatarului fa de modul sperat de autor. Spre exemplu:-iniierea relaiilor dintre persoanele fizice sau juridice;-stabilirea relaiilor acestora n scopul rezolvrii problemelor ce in de interesele proprii;-modificarea sau ncetarea relaiilor din anumite motive.n funcie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care indic ce se solicit unui partener concret, spre exemplu:a informa sau a afla ceva;a motiva sau a influena (manipula);a fi de acord sau a respinge ceva;a explica sau a rectifica ceva;a admonesta sau a reclama pe cineva;a cere scuze/a exprima regrete fa de o situaie;a solicita sau a oferi ceva; a face comand, a cumpra sau a apela la ceva;a obine un ctig ct mai mare sau a plti puin;a face o invitaie;a accepta sau a refuza ceva;a mulumi cuiva pentru ceva;a felicita sau a exprima condoleane cuiva.Necesitatea elaborrii unei corespondene moderne nu este nou ea dateaz de la apariia preocuprilor teoretice privitoare la ea. Aa cum se schimb n decursul anilor concepiile (de exemplu, cele privitoare la clieni), reprezentrile valorice, gusturile sau moda, tot aa i corespondena trebuie s se adapteze condiiilor prezente.Cele mai importante cerine fa de corespondena actual sunt cele ce urmeaz:s fie elaborat la costuri avantajoase;s aib obiective, scopuri reale, bine definite;s fie adresat unor destinatari concrei;s fie eficient;s aib impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoii; s fie prezentat conform rigorilor;s se conformeze identitii i imaginii firmei;s aib un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenei.

1.2. Importana activitii de coresponden n etapa actual. Comunicare scris sau verbal?n secolul dezvoltrii minunilor electronice, odat cu apariia unor mijloace de informare moderne, prin care se comunic mai repede ca fulgerul, cum sunt modemurile de computer, faxurile, telefoanele mobile, ne-am putea ntreba: ct de curnd i n ce msur informaiile scrise i, n special, corespondena de afaceri vor fi nlocuite de alte mijloace de comunicare, pierznd astfel mereu din importan? Cci De ce s scrii (pe hrtie) ceea ce poi spune mult mai repede prin telefon sau prin intermediul ecranului computerului? Exist mai multe argumente pentru a confirma faptul c i astzi, i n viitorul apropiat, corespondena ificial, n pofida existenei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice, continu s fie la fel de viabil ca i acum douzeci, treizeci sau cincizeci de ani. Pentru c, ntr-un anume fel, vechile ziceri: Vorba zboar, iar Faptele cntresc mai mult dect vorbele se vor aplica mereu. Atunci cnd cineva, de exemplu, comite o eroare, ca s fac un mic gest de amabilitate, o scuz verbal este, desigur, obligatorie. Dar mijlocul prin care poi arta c eti cu adevrat recunosctor rmne cuvntul scris. Cnd expediezi o scrisoare ocazional, cum ar fi o not de mulumire sau o felicitare, aciunea ta denot, ntr-un fel, sinceritatea ta. Aceste amabiliti mai demonstreaz, de asemenea, c ai simul afacerilor i c tii cum s-i atingi scopul. n acest context, avantajele corespondenei sunt:scrisorile de afaceri ofer posibilitatea redactanilor de a medita asupra coninutului, de a selecta mijloacele de limb, de a formula i a structura corect gndurile, evitndu-se, astfel, reaciile pripite ale interlocutorilor, care pot deveni prejudicioase;scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenii care nu dispun de suficient timp pentru ntrevederi;scrisorile originale, semnate de ctre emitent, au o putere de convingere mai mare dect conveniile verbale sau dect textele scrise, transmise electronic;scrisoarea original ndeplinete un rol nu numai economic, ci i juridic, constituind elemente de nregistrare contabil sau servind ca prob n justiie;scrisorile sunt cel mai confidenial mijloc de transmitere a informaiei;pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare i documentare (de exemplu, pentru majoritatea clienilor particulari), fiindc nu au alte posibiliti de recepie, n afara cutiilor potale i, eventual, a faxului.n plus, corespondena evit deplasarea, economisindu-se timp i mijloace bneti. Importana activitii de coresponden este incontestabil i prin faptul c reprezint o bogat surs de documentare, formnd un fond de arhiv, oglindind stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din diferite domenii de activitate.Bineneles, se poate evita corespondena inutil, n special n cazul unor probleme care pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic. Majoritatea problemelor sau unele dintre ele necesit neaprat, ulterior, o documentare corespunztoare obiectului pus n discuie, pentru a servi i ca dovad, n caz de soluionare a dezacordurilor aprute, n unele situaii, ntre corespondeni i/sau ca o confirmare n scris a evoluiei afacerilor. Scrisoarea care trateaz probleme economice va avea o importan determinant n soluionarea lor. Scrisoarea reprezint ntreprinderea nsi n faa corespondenilor: aspectul scrisorii, valoarea, prezentarea argumentelor i stilul trebuie s contribuie la influenarea favorabil a destinatarului.

1.3. Clasificarea corespondenei oficialeO repartizare sistematic a corespondenei n anumite tipuri este efectuat corect, dac se ine cont de anumite caracteristici, particulariti comune, reguli i principii.Or, n funcie de diferite criterii, corespondena poate fi clasificat dup cum urmeaz:1.dup natura emitentului:a)corespondena de afaceri privat (sau de afaceri personal), ntocmit de persoane fizice, care include solicitri de prospecte de var, rezervarea unei camere de hotel, abonamente la ziar; scrisori de felicitare, scrisori de mulumire, telegrame etc.;b)corespondena oficial, ntocmit de persoane juridice (cereri de ofert, oferte, reclamaii, somaii, comenzi etc.).2.dup modul de ntocmire: a) Documente tipizate, care sunt redactate pe formulare-tip i conin un text tiprit cu elemente de rigoare. Aici se includ i unele documente economice tipizate. Redactarea lor se face prin completarea spaiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut, inndu-se cont de caracterul documentului i de indicaiile referitoare la completare.b) documente netipizate sau ntocmite n mod liber, la a cror dresare sunt aplicate anumite reguli de redactare. Acestea includ toate scrisorile de afaceri: cereri de ofert, scrisori de ofert, comenzi, reclamaii, reclame, delegaii, adeverine, ordine, contestaii, procese-verbale etc.3.n conformitate cu obiectul scrisorilor distingem:-corespondena de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofert;-corespondena de dispoziie: decizia, ordinul, dispoziia;-corespondena de informare: oferta, raportul, darea de seam, referatul, avizul, referina;-corespondena de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, ncheierea;-corespondena nsoitoare de acte: scrisoarea de nsoire personalizat;-corespondena de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaia;-corespondena doveditoare: adeverina, certificatul, delegaia, chitana, procura.4.din punctul de vedere al inteniei, distingem:-corespondena de iniiativ: cererea de ofert, cererea oficial, reclama etc.;-corespondena de rspuns: cererea de ofert bazat pe o ofert, oferta avnd ca temei o cerere de ofert, remedieri etc.;-corespondena de revenire: scrisorile de revenire, avertizrile, reclamaiile.5.dup natura exemplarelor sau a modului de ntocmire:-originalul. Acesta este primul exemplar al documentului care se trimite destinatarului;-copia simpl, care se face cu indigo sau la computer, odat cu originalul. Copia se face cu scopul de a servi ca prob de control n cazul pierderii originalului. Ca i originalul, ea este semnat i confirmat cu amprenta sigiliului. -copia de pe original. Se deosebete de cea precedent prin faptul c textul este copiat direct de pe original, avnd meniunile Copie i Locul sigiliului, care se noteaz cu abreviatura L.S., i S-a semnat cu abreviatura S.S.. O astfel de copie este folosit drept mijloc de protejare a originalului. n unele cazuri, originalul se reconstituie pe baza copiei certificate.-duplicatul se elibereaz n cazul pierderii originalului (de obicei, a unui act). Procedura eliberrii lui const n:a) anunarea unitii care a eliberat actul original pierdut;b) publicarea n pagina unui monitor republican privind pierderea actului i declararea nul a acestuia;c) eliberarea actului nou pe baza avizului publicat.Actul nou eliberat are meniunea Duplicat i are aceeai valoare ca i originalul.-extrasul este i el o copie, dar numai a unei pri dintr-un act de dimensiuni mari. Este valabil numai dac a fost semnat i certificat (n funcie de scopul eliberrii) cu tampila unitii.6.dup modul de transmitere: -corespondena obinuit, care se expediaz prin pot sau prin curier;-corespondena telegrafic, transmis prin telegraf, telegram;-corespondena telex, transmis i recepionat prin teleimprimator;-corespondena publicistic, publicat n mass-media. 7.dup criteriile potale sau regimul de circulaie: -corespondena simpl;-corespondena cu indicaii speciale (recomandat, expres, cu rspuns pltit, cu valoare declarat, cu confirmare de primire etc.);-corespondena cu regim special (secret).

Not: Aceast clasificare este convenional i incomplet, dar poate fi pus la baza clasificrii corespondenei n orice unitate economic.

1.4. Papetria de birou prima impresie despre partenerImaginea unei firme se construiete, pas cu pas, timp ndelungat. Un rol important n aceast pies l are i papetria firmei, tipriturile i corespondena scris: hrtia de coresponden, hrtia de fax, crile de vizit, plicurile, invitaiile, somaiile, ofertele, documentele comerciale, ambalajele, etichetele, afiele i alte tiprituri (pliantele, brourile, cataloagele etc.). Design-ul mrcii unei uniti, simbolul sau nsemnul firmei, alegerea copertei i a culorilor folosite la textul scrisorii i felul n care este utilizat nsemnul pe toate comunicrile enumerate mai sus reprezint, mpreun, faa public a firmei. n realitate, ns, papetria se refer, n mod expres, la ceea ce, n general, se numete foaie cu antet. Tiprirea acesteia poate fi considerat primul pas profesionist ntr-o strategie, unitar i coerent, de comunicare global a designului unitii. Foaia cu antet poate produce efecte sau de finee, sau de neglijen fa de activitatea ntreprinderii nsei.Despre hrtia cu antet, creatorii de imagine spun c ea este primul act de design comercial al unei uniti economice, ea fiind considerat de ctre specialiti un fel de cap de pod n strategia de comunicare vizual a acesteia.Articolele de papetrie trebuie s reflecte corect imaginea unei uniti economice, mai ales a celei comerciale.Orice scrisoare sau act expediat de un funcionar l caracterizeaz n mod absolut att pe el, ct i imaginea firmei sau a companiei, incluznd:-calitatea hrtiei folosite pentru redactarea scrisorii;-calitatea design-ului grafic;-caracterul ngrijit al textului tiprit;-calitatea scrisului i exprimarea mesajului.O firm trebuie s tie ce fel de imagine vrea s aib i s fac tot posibilul ca s-o creeze. Spre exemplu:-Unitilor ce se ocup de afaceri conservatoare - bnci, companii farmaceutice, companii de asigurri, agenii de schimb, avocai, medici, contabili, editori de manuale etc. - li se recomand hrtie de calitate (nu conteaz structura), de culoare alb sau ocru; dactilografiere tradiional, original sau latin veche, cu litere negre.-Unitile care comercializeaz tehnic modern - automobile, computere i industrii de mobilier pentru case, firme de design, agenii de reclam i companii de comunicaii; cluburi de sntate; restaurante, baruri etc. - trebuie s foloseasc hrtie de calitate, cu structur deosebit, de culori fumurii (gri, cafeniu, oliv), scriere modern, adesea neobinuit, cu litere de culoare nchis.-Unitilor cu imagine modern, care practic comerul cu amnuntul sau produc textile, confecii pentru brbai i dame, cosmetic, saloanele de coafur etc. li se recomand s foloseasc, n exclusivitate, hrtie de calitate, cu sau fr curioziti n structur, de culori neobinuite sau contrastante (de ex., hrtie de culoare roz cu margine nchis sau hrtie bleu cu scrisul bleumarin), cu spaii mari ntre rnduri i cu scris colorat.Aadar, cel care iniiaz o afacere proprie sau deschide un birou trebuie s se decid ce tip de hrtie va folosi i s aleag un designer adecvat (n majoritatea oraelor mari exist numeroase firme de design competente i consultani grafici independeni). Cerinele pe care urmeaz s le respecte oricare manager privind alegerea design-ului se refer la:-design-ul antetului, simbolului sau mrcii ntreprinderii;-calitatea i structura hrtiei;-culoarea ei;-dimensiunile;-modul de imprimare folosit.

Modul de imprimare folositTiprirea este modul cel mai ieftin i deci cel mai des utilizat de o unitate economicGravarea este un proces de lux i scump, deoarece necesit o matrice special din oel. Se poate grava tipritura pe ambele fee ale hrtiei. Pentru proprietarul unei mici ntreprinderii un astfel de scris este un semn de succes. n majoritatea ntreprinderilor, numai conducerii superioare i se permite s foloseasc hrtie gravat.Termografia este un proces de prelucrare termic, ce face s se evidenieze uor cerneala, literele avnd un aspect asemntor cu gravura. Este ns considerat o gravur nereuit, deoarece n unele cazuri lizibilitatea las de dorit.Pentru a crea o impresie special, de lux, oricrui tip de hrtie, este folosit imprimarea n relief a literelor. La o realizare puternic reliefat, antetul se evideniaz proeminent de pe hrtie, putnd fi perceput cu degetele. Acest procedeu se mai numete scriere n orb. Cele mai bogate companii i firme i scriu ntotdeauna antetul n relief, att pe hrtie, ct i pe crile de vizit de afaceri.Un adevrat lux pentru unele firme este filigranul un desen de fond transparent, executat n procesul de producere a hrtiei. El poate fi vzut mai bine, dac hrtia este inut n lumin. Cnd o ntreprindere i are numele sau simbolul su filigranat pe coala de hrtie, ea atinge culmea snobismului.

Aezarea scrisorii n plicImaginea companiei poate fi compromis, n parte, de ceva att de nensemnat ca plierea neglijent a scrisorilor i folosirea plicurilor necorespunztoare. Multe ntreprinderi folosesc, pentru adrese, plicuri speciale cu ferestruici. Atunci cnd designul firmei nu are o stem deosebit, scrisoarea poate fi mpturit n aa fel, nct adresa s nimereasc n fereastr. Dac se folosete un plic obinuit, scrisoarea se pliaz n trei pri egale aa, nct adresa s fie plasat, aproximativ, pn la centrul foii, ocupnd o treime din limea ei. Procedeul clasic de pliere i introducere a unei scrisori ntr-un plic orizontal const n urmtoarele:1. Se ntoarce partea de jos a scrisorii (aproximativ o treime din foaie) de jos n sus.2. Se ndoaie apoi, partea de sus (unde se afl adresa) pn se ntlnete cu partea de jos a hrtiei mpturite deja, mprind astfel hrtia n trei pri egale i dndu-i o form care i permite s alunece uor de la dreapta la stnga, n plic.3. Scrisoarea se introduce, cu partea de sus ndoit, spre verso-ul plicului, astfel ca la deschiderea acestuia s se poat citi adresa la prima desfacere a hrtiei.

1.5. Forma grafic de prezentare a textului unei scrisori de afaceriScrisorile de afaceri trebuie prezentate ntr-o form adecvat, n funcie de obiectul i tipul lor.Odat cu utilizarea computerelor, cresc posibilitile de prezentare a informaiilor scrise. Multiplele posibiliti pot fi circumscrise prin sloganul: de la tastare la concepie. Textele scrise sunt prezentate, astfel, mai interesant i pe placul cititorilor. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a crea opere de art, n loc de simple scrisori. Autorii pot da fru liber fanteziei i creativitii, scrisorile reflectndu-le nu numai gradul de stpnire a computerului, dar i gusturile individuale.Astfel, unii autori de scrisori ar putea exagera mult i ar nclca regulile uzuale de prezentare a coninuturilor. Tentaiile de a folosi multitudinea de programe pentru computere i posibilitile, pur i simplu, inepuizabile ale acestora, sunt, desigur, mari. Aceste tentaii sunt, din fericire, limitate, n ceea ce privete corespondena de afaceri, prin norme formale, economice i psihologice, bazate pe reguli privind modul de scriere i de prezentare a structurii scrisorii de afaceri etc.Trebuie s se ia n considerare i faptul c restriciile economice (tot mai muli oameni trebuie s realizeze din ce n ce mai mult, ntr-un timp ct mai scurt) oblig la raionalizarea i eficientizarea corespondenei. Astfel, nu rmne prea mult loc pentru prezentarea artistic a scrisorilor. n plus, schimbarea permanent a tipurilor de ponturi, a mrimii i a stilului acestora, trezete la destinatari bnuiala c expeditorii nu au altceva mai bun de fcut. Pentru autori mai rmn ns anumite grade de libertate de prezentare, fapt care determin aspectul scrisorilor. Exist totui reguli generale de care trebuie s in cont toi corespondenii.Plasarea textului n paginPlasarea general a textului n pagin i a celorlalte elemente ale scrisorii trebuie s fie raional, pentru a rspunde urmtoarelor obiective:-facilitarea muncii dactilografei/operatorului;-recunoaterea cu uurin a elementelor scrisorii de ctre personalul care triaz.Evident, exist mai multe soluii de plasare a textului i fiecare autor o alege pe cea mai convenabil. ns oricare ar fi ea, coninutul de baz al scrisorii trebuie s ocupe dou treimi din pagin; restul filei este destinat celorlalte elemente de structur, respectndu-se o simetrie a aezrii n pagin: marginea din stnga trebuie s fie ntotdeauna mai mare cu 1cm.De obicei, se folosesc urmtoarele tipuri de redactare:1. Prezentarea american (bloc): eliminarea spaiilor libere la nceputul fiecrui rnd prin scrierea ncepnd din marginea stng a tuturor meniunilor. Aceast plasare a textului este eficient la scrierea rapid; este modern i des folosit. Dezavantajul ei const n faptul c are un aspect dezechilibrat, dar este preferat cel mai mult la corespondena de afaceri.2. Alinierea semibloc: textul scrisorii este aezat n bloc, iar celelalte elemente (antetul, data, adresa, formula de apel, semnturile) conform regulilor corespunztoare de scriere.3. Aezarea n semialineat: textul scrisorii este scris cu alineatele necesare, respectndu-se regulile de aezare n pagin pentru celelalte elemente.Formatul cel mai des utilizat n corespondena de afaceri este cel normat de parametrii 210-297mm formatul A4 i cel memo (A5), 210-135 mm, pentru scrisorile scurte. n acest caz, vor fi necesare plicuri de dimensiuni corespunztoare.Forme grafice specifice scrisorilor de afaceriTipurile de ponturi. Persoanele care scriu pot alege din multitudinea tipurilor de ponturi pe cele corespunztoare, n funcie de tipul scrisorii i de gustul personal.Utilizatorii profesioniti se limiteaz ns la cteva ponturi. Astfel, scrisorile de afaceri se scriu cu aceleai caractere Times sau Helvetica, ultimul folosindu-se des la antete i n titlurile structurale mrite. Se poate scrie i cu caractere aldine (ngroate), cursive (nclinate) sau subliniate, realizndu-se, astfel, scoaterea n eviden a anumitor fragmente de text.Mrimea literei poate fi variat multiplu, pentru corespondena de afaceri se recomand ns litere de mrimea cuprins ntre 2-3 mm, pentru o mai bun lizibilitate.Intervalele dintre litere, cuvinte i rnduri pot fi stabilite individual. Spre exemplu, pentru evidenierea unor cuvinte, se folosete spaierea literelor (spaii mai mari ntre litere dect cele obinuite). Nu se recomand abuzul de sublinieri i nici cel de spaiere, deoarece se pierde efectul evidenierii.Scrisorile de afaceri se scriu la un interval, egal cu 1,5 cm. Totui, la computere se poate varia, suplimentar, distana dintre rnduri.Alineatele se fac, n principiu, la un rnd de textul premergtor i cel urmtor. Se folosesc la separarea paragrafelor n coninutul de fond sau a subiectelor dintr-un paragraf.Enumerrile. Textele mai lungi pot fi structurate prin enumerri. nceputul i sfritul enumerrilor vor fi plasate la un rnd de restul textului. Termenii enumerrilor sunt scrii cu sau fr interval. Enumerrile sunt structurate n mod diferit:-prin liniue;-prin puncte de enumerare, cu aceeai mrime de liter ca i textul;-prin cifre, urmate de puncte;-prin litere mici, n ordine alfabetic, urmate de paranteze.Toate enumerrile pot fi plasate de la marginea textului cu retrageri sau fr ele, n funcie de selectarea modului de aezare n pagin. La retrageri, toate punctele enumerrilor trebuie s nceap, sub aspect gramatical, cu aceeai parte de vorbire. Retragerea se deosebete de alineat prin plasarea cu dou litere mai spre centrul textului.Paragrafele se folosesc cnd un text mai mare trebuie structurat, dup caz, pe subiecte. ntre paragrafe se las dou rnduri libere, astfel nct citirea scrisorii s fie ct mai uoar. Paragrafele pot fi numerotate i chiar intitulate, cu scopul de a oferi unei scrisori lungi i complicate maximum de claritate.Aranjarea n acolad poate nlocui o enumerare. E binevenit n cazul n care trebuie enumerate mai multe diviziuni i subdiviziuni ale unui subiect. Se pornete de la general ctre particular.

Glosar tematicAgent, ageni (aici): Persoan juridic sau fizic care nfptuiete anumite aciuni din nsrcinarea unei alte persoane, precum i aciuni de pregtire a unor tranzacii, dar fr a avea dreptul s semneze actele (agent economic, agent diplomatic, agent fiscal, agent comercial). n rile din Occident, relaiile dintre agent i persoana reprezentat se stabilesc n baza unui acord de agenie ce determin caracterul i volumul nsrcinrii pe care agentul se oblig s-o execute din contul i n numele persoanei reprezentate. Din lat. agens, -ntis, (-agere = a face).biblioraft, bibliorafturi Map de carton n care se pstreaz acte sau scrisori oficiale clasificate conform unor criterii. Din fr. bibliorhapte, gr. biblos. (Scoara de papirus) + rhaptein (a coase).bruion, bruioane Lucrare scris provizoriu, n prima redactare. Ciorn, concept, schi. Din fr. brouillon.clasor, clasoare 1. Map, album, cutie etc. n care se pstreaz documente clasate. 2. Carnet cu file pregtite special, n care filatelitii i pstreaz mrcile potale. Din fr. classeur.dresa (a) (aici): A redacta un act, un Proces-verbal. Din fr. dresser.dezirabil, dezirabil, dezirabili, -le Care corespunde dorinei, care strnete dorina. Din fr. dsirable.nscris, nscrisuri Act, document.obiectiv, obiective (Aici): Ceea ce urmeaz s fie realizat, construit (ex. realizarea unei oferte, ncheierea unui contract). Scop, el, int. Din fr. obiectif.rigoare, rigori Asprime, severitate; principii severe, stricte. De rigoare cerut de o anumit mprejurare. La rigoare = n caz de extrem necesitate, la mare nevoie. Din fr. rigueur, it. rigore, lat. rigos, -oris.sista (a) A ntrerupe, a opri, a suspenda o activitate. Din lat. sistere, germ. sistieren.

nsemn, nsemne Semn distinctiv al unei demniti, al unui rang, al unui ordin; (aici) semnul distinctiv al unei uniti juridice. Din fr. insigne.design, designuri 1. Estetic industrial modern. 2. Disciplin care urmrete mbinarea frumosului cu utilul n industrie.ocru Culoare galben-brun. Din fr. ocrefiligran, filigrane 1. Lucrtur artistic asemntoare cu o dantel, executat din fire subiri de aur, argint etc., sudate ntre ele. 2. Desen de fond executat ca marc pe hrtiile de valoare, (aici) pe hrtia cu antet. Din fr. filigrane.font, fonturi Modalitate de prezentare i prelucrare pe monitor sau pe hrtie a formei, a stilului i a mrimii unei litere; tip de liter.tria, triez A seleciona i a clasa ceva dup anumite criterii. Din fr. trier.aldin, -, aldine (Liter de tipar) care are liniile mai groase dect cele ale literelor obinuite. Din it. aldino (de la numele tipografului Aldo Manuzio).investi, investesc A face o investiie; a plasa un fond, un capital ntr-o ntreprindere. Din fr. investir, lat. investire.nvesti, nvestesc A acorda unei persoane n mod oficial un drept, o demnitate. Din fr. investir, lat. investire.deferent, defereni, -te Care d dovad de deferen, respectuos; condescendent (binevoitor). Din fr. deferent, lat. deferens, -ntis.papetrie, papetrii 1. Magazin sau secie ntr-o librrie n care se vnd caiete, hrtie, creioane, penie etc. 2. Produs obinut sub form de foi (hrtie, carton) sau de obiecte din past de fibre celulozice. Din fr. papeterie

? Probleme supuse discuiei:1. Continuai irul obiectivelor:O scrisoare permite:iniierea relaiilor dintre persoanele fizice sau juridice;stabilirea relaiilor acestora n scopul rezolvrii intereselor proprii;explicarea sau rectificarea unor chestiuni....

2.Cu ce alt mijloc de comunicare poate fi nlocuit o scrisoare avnd urmtoarele obiective: -iniierea relaiilor dintre persoanele juridice;-explicarea sau soluionarea unor probleme;-reclamarea unor deficiene;-invitarea oaspeilor la un jubileu.

3. n care dintre situaiile de mai jos scrisoarea este cel mai bun mijloc de atingere a scopului scontat:-informarea destinatarului;-influenarea destinatarului;-exprimarea regretului, a scuzelor;-solicitarea produselor;-oferirea produselor;-anularea comenzii;-acceptarea comenzii;-exprimarea condoleanelor;-modificarea comenzii;-sistarea relaiilor.

4. Care dintre urmtoarele dou mijloace de comunicare este mai eficient n situaiile a, b, c, d?-a expedia o scrisoare;-a examina chestiunea prin comunicarea telefonic.a) a oferi cuiva un post de lucru;b) a-l informa pe subaltern despre majorarea salariului;c) a solicita ageniei de turism informaii despre programul de zbor al avioanelor;d) a se adresa unei agenii (care indic n aviz numrul de telefon i adresa) n privina angajrii n serviciu.Motivai varianta rspunsului.

5.Corespondena de afaceri este unul din cele mai eficiente mijloace de comunicare ntre ntreprinderi i firme. Suntei de acord cu aceast afirmaie? Argumentai-v prerea.

6. De ce avei nevoie, cu adevrat, cnd ncepei o afacere, ca s artai c suntei o ntreprindere serioas?

7. Care ar fi necesarul de papetrie cnd este deschis o ntreprindere nou?

8. Suntei o ntreprindere care produce haine pentru copii de vrst precolar. Ce culori ai folosi pentru papetria dumneavoastr? Motivai-v rspunsul.

9. Cum vei aranja n plic o scrisoare cnd designul firmei nu are o schem neobinuit?

10. Scrisoarea mpturit n dou trebuie pus cu muchia ndoit n sensul plicului sau n josul lui? Motivai-v rspunsul.

11. Ce regul ai stabili la ntreprinderea dumneavoastr pentru a prevedea orice erori de ntocmire a corespondenei?

Exerciii i studii de cazI. Comiindu-le permanent n procesul actului administrativ, greelile de calc se infiltreaz i n stilul administrativ. Depistai-le n frazele de mai jos i facei corectrile corespunztoare:-V garantm c ne vom isprvi cu lucrrile pn la data indicat n contract.-Au trecut de acum 90 de zile de la primirea comenzii i am vrea s v reamintim c nc nu v-ai achitat cu toate datoriile.-Regretm mult, dar trebuie s ne dezicem de la urmtoarea comand, din motivul c stocurile noastre nu s-au epuizat nc.-Am vrea s v informm c ne-am determinat la achiziionarea a 10 (zece) loturi de ardezie, art. 573.-Ne-am hotrt la aceasta graie relaiilor oneste pe care le-am realizat cu Dvs. n acest rstimp.-Ne-a cointeresat mult oferta Dvs. i am hotrt s facem cunotin mai detaliat cu ea.-Suntem ncrezui c vei primi o satisfacie vizitnd expoziia acestor produse.-Reieind din cele spuse, trebuie noi s v acoperim prejudiciile aduse.-Vom hotr aceast ntrebare la urmtoarea edin; azi ns vom precuta problema privind achiziionarea unui ambalaj adecvat pentru noile produse.-Vor fi eliberate de taxe doar firmele care vor realiza produsele autohtone.-i n rezultat, am adus firmei un profit de 20 milioane lei.-Trebuie s v dai seama de responsabilitatea momentului, pentru a nu face greeli n expedierea acestei comenzi de valoare.-Joi, edina volant-fulger va avea loc la ora 1100.-Mai avem nevoie undeva de vreo douzeci de tone de nisip.-Care sunt termenii optimali de realizare a acestei comenzi?-V invitm n fiecare joi (primul seans) s vizionai filmele tinereii Dvs.-Modul de oformare grafic are o importan pentru reuita lor.

II.Stpnirea insuficient a sensului unor cuvinte conduce la situaia cnd nici raportul de cauzalitate nu este sesizat corect i, din aceast pricin, se comit att erori de fond, ct i de formulare. Depistai greelile, n enunurile de mai jos, comentai-le i facei corectrile necesare.1.Se confirm tendinele care s-au manifestat, mai ales, n ultimii ani n privina accenturii pauperizrii populaiei ca urmare a degradrii condiiilor de trai i reducerii drastice a puterii de cumprare.2.Trebuie s ne mndrim cu faptul c am demonstrat de-a lungul timpului, n condiii dintre cele mai vitrege c am fost, suntem i, vom fi i n viitor un etalon de comparaie pentru toi aceia care doresc binele public.3.n pofida ploii czute i a nceputului de lapovi, programul vizitei i-a urmat cursul stabilit, astfel nct totul s-a desfurat la orele fixate nainte, iar convorbirile avute cu reprezentanii oficiali au permis s se ajung la rezultatele obinute.4.n acest fel, agenii comerciali care produc, industrializeaz ori comercializeaz produse agricole sau agroalimentare vor avea la dispoziie mai multe resurse financiare pentru o mai bun desfurare a propriei activiti.5.Avem toate temeiurile s privim cu satisfacia care ne produce un real sentiment de mulumire la performanele bune nregistrate n ultimul timp n activitatea firmei noastre.6.n cercetrile ntreprinse s-a pus accentul pe identificarea coordonatelor i reperelor principale ale problemelor cardinale care se afl n faa noastr, n prezent i n viitor.7.Poziia noastr n aceast chestiune controversat a fost, este i va fi, deopotriv, tranat i lipsit de echivoc, astfel nct ne axm, n principal, pe documentele prezentate de aceste trei firme.8.Acum suntem n situaia de a cunoate foarte bine procedura care se aplic pentru ca negocierile s se desfoare n condiiile cele mai optime.9.Suntem ngrijorai i nemulumii de agravarea continu a situaiei din economia moldoveneasc.10.Trebuie s tii c ntrzierile permanente cu livrarea produselor au un impact negativ asupra planurilor noastre de viitor.11.Este cazul s ne spunei deschis c nu mai trebuie s ne facem iluzii dearte n legtur cu acoperirea prejudiciilor morale aduse.12.Dup cele spuse nainte, odat cu epuizarea argumentelor i contraargumentelor i ncheierea analizei amendamentelor, putem s conchidem, n final, c fenomenul economic aflat n discuie merit s se situeze pe axul principal al aciunii noastre politice.13.Ne strduim s lucrm mpreun n aa fel, nct bilanul pe care l vom ncheia s aib un final pozitiv.14.Aceast vizit deschide perspectiva unor relaii mult mai fructuoase n viitor.

III. Fiecare cuvnt are sensul lui care l situeaz n raport de compatibilitate sau incompatibilitate cu altele. n urmtoarele contexte, depistai mbinrile n care unul dintre cuvintele determinate exprim o noiune incompatibil cu termenul determinat, de exemplu: ntrajutorare univoc, procent la mie.1. n ultimul timp se recurge des i perseverent la attea i attea exagerri ale realitilor economice2. Trebuie s elaborm un program de urgen pe termen mediu i lung care s rezolve problemele presante cu care se confrunt ntreprinderea.3. Este necesar de a acorda cea mai mare atenie acestei secii care realizeaz constant pierderi4. Fenomenele negative cu care ne confruntm permanent au un caracter conjunctural i ele relev concepii greite n rndurile salariailor.5. Soluia dezastrului care se apropie inevitabil const n regndirea politicii oficiale, n special a celei de reform economic.6. Trebuie s spunem deschis c nu exist alt ans dect cea de a renuna la tehnologiile care nu au nici un fel de perspectiv de succes.7. Avem de a face cu mici nenelegeri care determin situaia conflictual.8. Exist un numr ngrijortor de mare de ageni economici care ncalc sistematic zeci de prevederi legale care n-au fost ndeplinite niciodat.9. Este inacceptabil ca soluionarea acestei probleme s se fac att de abrupt cnd avem de-a face cu un complex industrial care trebuie s se rezolve gradual, ns radical, fr nici un fel de etape intermediare.

IV. Imprecizia termenilor, abuzul de metafore i de mprumuturi din domenii care nu intr n sfera economiei fac tot mai dificil nelegerea unor fapte i date chiar din actualitatea imediat. Depistai greelile de exprimare din contextele urmtoare. Cum v-ai exprima Dumneavoastr?1. Suntem fericii s participm la ctitoria construciei pe care ai realizat-o Dvs2. Ne bucurm c managerul acestei ntreprinderi este o persoan ca Dvs., att de autoritar.3. n condiiile date, conducerea societii comerciale a adoptat fortuit decizii care au condus la aceast situaie.4. Sperm c vom avea o edin lucrativ, cci avem de examinat probleme stringente ale activitii firmei.5. Pentru situaia noastr soluia aceasta este salutabil.6. Cunoatem i faptul c avei o influen preponderabil ntre firmele comerciale.7. V rugm mult s ne prezentai i un libret al utilajului pe care l recomandai.8. Am nvestit n aceast ntreprindere 200 mil. lei.9. Dac vrei s-i reclami producia, recurge la pres ori radioteleviziune.10. Compania avea 20 de parteneri care realizau produsele sale n ar i dup hotarele ei.

V. O bun cunoatere a termenilor va sta la baza unui principiu concizia fr de care textul unei scrisori de afaceri i pierde din valoare. Pentru a respecta principiul conciziei, substituii perifrazele evideniate n contexte cu termenii adecvai.1.La solicitarea Dumneavoastr, agenii notri comerciali, mijlocitori n ncheierea tranzaciilor, v vor face o vizit pentru a pune la punct toate detaliile necesare.2.Comisionul de intermediere, care va fi perceput de broker, l vom aproba mpreun. 3.A vrea s mai menionm c avem contracte ncheiate, apoi vndute n detaliu de ctre 30 de ageni economici i 30 de magazine din oraul Chiinu.4.Perioada de cretere a produciei, a investiiilor, profiturilor n ntreprinderi i scderii omajului n ar a influenat, evident, pozitiv i asupra firmei noastre. 5.Cantitatea de combustibili acumulat n depozitele noastre depete volumul solicitat de Dumneavoastr.6.V reamintim c achitarea trebuie fcut pn la termenul indicat n contract, de altfel nu v vom putea oferi reducerea de pre pe care ai solicitat-o.

VI.Gsii accepiile urmtoarelor cuvinte i paronimele corespunztoare:a evalua, perifraz, deferent, eventual, alocaie, serviabil, fortuit, manager, temporal, acceptare, a prescrie, virtual, arbitral, a invoca.

VII.Executarea la timp, fr ntrziere, a lucrrilor evit aglomerarea de coresponden nerezolvat, dar este i un act de politee fa de destinatar. Meditai asupra studiului de caz. Ce concluzie putei trage, pentru Dumneavoastr, din acest context: n ce const cheia succesului?Managerul X a ntreprinderii Maniere i-a telefonat managerului Y al companiei Voxtel i i-a explicat c ntreprinderea lui le cere o propunere pentru un seminar de Bune maniere la telefon. A ntrebat dac ar vrea compania Voxtel s pregteasc o ofert. Desigur!, i s-a rspuns. Managerul X s-a simit obligat s-i spun domnului Y c i alte nou companii mai fuseser invitate s fac oferte pentru acest proiect. Fr s se emoioneze la auzul acestei veti, acela a ntrebat-o: Cnd ai vrea s primii oferta?.De joi ntr-o sptmn, i s-a rspuns. O s-o avei de miercuri ntr-o sptmn , l-a asigurat Y.De miercuri ntr-o sptmn i s-a nmnat oferta care fusese pregtit i verificat. Dup o sptmn, Y a luat din nou legtura cu domnul X i l-a ntrebat dac el i comitetul lui de conducere au nevoie de date n plus de la firma lor ca s ia decizia. I s-a rspuns c oferta este suficient i c nc mai primesc oferte de la alte companii.Au trecut dou luni. De fiecare dat cnd Y ddea telefon, afla c ntreprinderea mai eliminase din oferte: din zece rmaser opt, mai apoi cinci, apoi trei, dou. Oferta companiei Voxtel rmsese pe list. Mai mult, a aflat c compania a obinut contractul. Dup ziua cea mare n care a fost prezentat seminarul, managerul Y s-a interesat datorit crui fapt a fost preferat oferta companiei lor? De ce a fost selectat din cele zece oferte care erau la fel de bune?Rspunsul este foarte simplu. Managerul X i-a explicat c (continuai rspunsul, menionnd factorul determinant care a scos n eviden oferta companiei Voxtel printre celelalte)

VIII. Trecei n revist cele mai frecvente erori care se comit n coresponden.