ASOCIATIA INTERNATIONALA ASUPRAVEGHETORILOR IN ASIGURARI

(I.A.I.S)

STANDARD PRIVIND CONTROLUL LA SEDIU

1

CUPRINS

1. Introducere ..pag. 22. Definitii ...pag. 33. Cele mai importante obiective ale verificarii la sediu ....pag. 44. Procedura verificarii la sediu ..pag. 5

4.1 Planificarea si pregatirile .pag. 54.2 Activitatea practica ..pag. 54.3 Evaluarea si raportarile pag. 7

5. Organizarea desfasurarii controlului la sediu .........pag. 7

1. Introducere

1. Obiectivul supravegherii asigurarilor si reasigurarilor este de a protejadetinatorii politelor de asigurare sau beneficiarii acestora. Pentru atingerea acestuiobiectiv, autoritatea de supraveghere trebuie sa elaboreze metode de supraveghere,care includ si modalitatile de a efectua controale la sediul societatilor.

2. Controlul la sediu, indiferent daca este facut de autoritatea desupraveghere sau de reprezentantii acesteia, este o parte importanta a procesului desupraveghere, strans legata de procesul de monitorizare continua. Pe de o parte,furnizeaza informatiile care completeaza analiza financiara si statistica trimisa desocietatea de asigurare sau reasigurare. Pe de alta parte, controlul la sediu are nevoiede ajutorul informatiilor din piata si a stratisticilor care provin din analiza conturiloranuale si a raportarilor.

3. Controalele la sediu sunt un mod de a verifica sau de a culege date siinformatii certe pentru a estima gradul de solvabilitate in prezent sau in viitor, de amasura evolutia si motivele care au stat la baza evolutiei.

4. Dar utilitatea supravegherii la sediu, nu se limiteaza doar la acest punct.

5. Controlul la sediu permite supraveghetorului sa obtina informatii si sadepisteze problemele care nu se pot obtine sau depista in cazul unei monitorizaricontinue. In special:

a) in cazul societatilor care au probleme cu activele, nereguli contabile saucare au management ineficient, permite supraveghetorului sa identifice problemelepe care societatea poate sa le ignore sau uneori sa le ascunda;

2

b) ofera supraveghetorilor posibilitatea de a avea o relatie stransa cuconducerea societatii, ceea ce este folositor pentru determinarea performanteiacesteia;

c) ofera supraveghetorului posibilitatea sa evalueze procesul decizional alconducerii, precum si controlul intern;

d) poate sa opreasca activitatea societati, daca aceasta functioneazanecorespunzator sau ilegal;

e) da supraveghetorilor posibilitatea sa analizeze impactul reglementarilorspecifice si, la modul general, sa adune informatii despre cota de piata.

6. Controlul la sediu este de asemenea de mare ajutor in solutionareaproblemelor societatii. De exemplu, supraveghetorii:

a) pot sa convinga conducerea societatii sa ia masuri in vedereasolutionarii problemelor existente sau pentru evitarea problemelor viitoare, prindiscutii in timpul controlului, sporind astfel in timp real eficienta reglementarilorexistente.

b) pot folosi controlul la sediu pentru a furniza conducerii societatii,informatii, mai ales in ceea ce priveste legislatia care necesita explicatii, pentru aevita interpretarea gresita.

7. Scopul acestui document este de a furniza supraveghetorilor catevastandarde generale care sa ajute la desfasurarea controlului la sediu. Lucrarea esteimpartita in trei parti principale:

a) cele mai importante obiective ale verificarii la sediu;b) descrierea procedurii verificarii la sediu;c) organizarea procesului verificarii la sediu.

2. Definitii

8. Urmatoarele definitii se aplica termenilor utilizati in acesta lucrare.

Comitetul de conducere se refera la consiliul director al unei societatiinregistrate si autorizate intr-un anumit stat sau, in cazul unei societati inregistrate siautorizate intr-un alt stat si care este autorizata sa desfasoare activitati in statulrespectiv, la o persoana de conducere a societatii, acceptata de autoritatea desupraveghere.

Raportarea financiara se refera la raportarile contabile, declaratia devenituri si cheltuieli, raportul de gestiune/audit, precum si bilantul si declaratia devenituri si oricare alt raport statistic pregatit pentru informarea detinatorilor politelor,

3

investitorilor sau supraveghetorilor si care nu se refera la expuneri pregatite in altescopuri.

Societate de asigurare se refera la o entitate constituita legal si caresubscrie polite de asigurare.

Supraveghetor de asigurari si reasigurari se refera la autoritatea desupraveghere din domeniul asigurarilor.

Reasigurator se refera la o entitate constituita legal, si care subscrienumai polite de reasigurare.

3. Cele mai importante obiective ale verificarii la sediu

9. In linii mari, obiectivele unui control la sediul societatii sunt deinformare asupra solvabilitatii existente sau estimate. Mai precis, obiectivul este de acompara profilul de risc al societatii cu posibilitatea de a controla riscurile si de adetecta problemele care pot afecta capacitatea societatii de a-si indeplini obligatiilepe termen lung, fata de detinatorii politelor.

10. Cu toate acestea, controlul la sediu nu trebuie sa se limiteze ladetectarea problemelor societatii. Supraveghetorii trebuie sa studieze amanuntitmotivele din spatele lor si sa identifice solutiile pentru a le depasi.

11. Aceste obiective pot fi impartite in mai multe obiective intermediare:a) sa informeze asupra activelor si obligatiilor (inclusiv elementele din

afara bilantului) si sa analizeze caracterul adecvat al tarifelor si al balantei.b) de a evalua supravegherea tehnica a activitatii de asigurare (metode

actuariale, contracte comerciale, contracte de reasigurare).c) de a evalua modul de tratare a clientilor si de a determina daca au avut

loc activitati ilegale sau inadecvate, in dauna asiguratilor sau cu nerespectareanormelor de ordine publica.

d) sa evalueze sistemul contabil si de control intern si sa-si formeze oopinie asupra managementului corporatist.

e) sa depisteze problemele organizatorice ale societatii sau cele care survinin urma apartenentei la un grup.

4

4. Procedura verificarii la sediu

4.1. Planificarea si pregatirile

12. In urma analizei informatiilor financiare si stastistice trimise desocietate, autoritatea de supraveghere trebuie sa dezvolte un program bazat peanaliza sistematica a arhivei societatii, pentru verificarile la sediu care se vordesfasura in urmatoarele luni.

13. Acest plan va tine seama de frecventa controalelor la sediul societatii side profilul de risc al acesteia. Controalele sunt mai frecvente si mai amanuntiteatunci cand sunt implicate societati care sunt in dificultate economica si financiara.Totusi, o schimbare importanta la nivelul conducerii, a obiectivelor sau a planului deafaceri al societatii poate constitui un motiv suficient pentru un nou control.

14. Cu toate acestea, controlul trebuie sa ramana elocvent pentruproblemele care pot sa survina pe parcursul anului. Pe langa astea, durata efectuariiunui control nu este anticipata: controlul la sediu poate sa dureze de la o zi pana lamai multe luni, in functie de activitatea companiei, marimea ei si in primul rand deproblemele intalnite.

15. Din acest punct de vedere, un control la sediu trebuie sa inceapa cu oprivire de ansamblu a societatii pentru a planifica si directiona activitatea practica.Aceasta trecere in revista trebuie sa fie urmarita impreuna cu managementulsocietatii si sa aiba ca finalitate o agenda a activitatii care va urma.

4.2.Activitatea practica (controlul efectiv)

16. In timp ce monitorizarea permanenta poate fi sistematica si in anumitamasura standardizata (analiza consistentei raportarilor financiare, pozitiei societatiiin raport cu media pietei), controlul la sediu este standardizat si adaptat specificuluisocietatii si problemelor depistate pe parcurs. Totusi este dificil de prevazut durata siplanul exact al controlului la sediu. De asemenea controlul la sediul societatii poatefi partial sau total.

17. In cazul in care supraveghetorii decid sa desfasoare un control total,trebuie avute in vedere cel putin activitatile mentionate mai jos.

18. Totusi, in cazul unui control specific concentrat pe o arie restransa,supraveghetorul poate sa tina cont doar de punctele relevante dintre acestea. Dealtfel, unele activitati pot fi controlate si din exterior.

5

a) Evaluarea sistemului de management si control intern: - citirea proceselor verbale ale intalnirilor comitetului de directori,

rapoartelor auditorilor si, daca sunt disponibile, ale actuarilor si auditarileprocesarilor electronice de date;

- analiza structurii actionariatului si sursa veniturilor; - evaluarea calificarii conducerii, eficienta acesteia, si abilitatea de a-si

recunoaste si de a-si corecta erorile de management (in special dupa schimbari alecomponentei consiliului director);

- examinarea tuturor procedurilor interne curente si a sistemului de controlal riscurilor, pentru a evalua relevanta controalelor interne si abordarile societatii inceea ce priveste managementul riscurilor;

- examinarea procedurilor contabile pentru a sti daca informatiilefinanciare si statistice, trimise periodic la autoritatea de supraveghere, sunt veridicesau nu, sau daca sunt in conformitate cu reglementarile in vigoare.

b) Analiza activitatii societatii: - analiza principalelor categorii de activitate, a clientilor si raspandirea

geografica. - examinarea planurilor de afaceri si intalniri cu conducerea societatii

pentru a obtine informatii despre planurile de viitor; - analiza contractelor.c) Evaluarea supravegherii tehnice a activitatii de asigurare: - evaluarea organizarii si a managementului societatii; - analiza politicii comerciale a companiei: in special a conditiilor politelor

de asigurare si a comisioanelor platite intermediarilor; - evaluarea acoperirilor din reasigurare si a investitiilor: indeosebi

acoperirea din reasigurare trebuie sa fie adecvata in raport cu posibilitatile financiareale societatii si cu riscurile pe care le acopera.

d) Analiza relatiilor cu entitatile externe: - analiza organigramei, structurii grupului si legaturilor intragrup; - analiza relatiilor cu sucursalele de peste hotare si tranzactiile

intragrupuri; - analiza conventiilor cu furnizorii de servicii externi; - identificarea oricarei probleme financiare ce are legatura cu o entitate din

grupul din care face parte societatea.e) Evaluarea puterii financiare a societati: - analiza rezolvarii reclamatiilor si calcularea provizioanelor tehnice in

conformitate cu reglementarile in vigoare; - analiza caracterului adecvat al tarifelor si a balantei; - analiza politicii investitionale (inclusiv derivativele), activele detinute

pentru acoperirea provizioanelor tehnice; - verificarea bunurilor si evaluarea investitiilor societatii;

6

- analiza litigiilor precum si a elementelor extrabilantiere; - analiza bilantului previzionat si a contului de profit si pierdei pentru

urmatorii doi sau trei ani, pe baza rezultatelor recente si a planurilor conducerii.

19. Acolo unde supraveghetorii au autoritatea de a interveni in tratamentulclientilor se pot include si urmatoarele actiuni de control:

a) trecerea in revista a informatiilor date asiguratilor si verificareasuficientei si a caracterului adecvat;

b) verificarea momentului, a numarului si naturii litigiilor, precum si atranzactiilor cu detinatorii politelor;

c) evaluarea conformitatii cu regulile consumatorului.

4.3. Evaluarea si raportarea

20. In timpul, sau cel putin la finalul controlului, supraveghetorul trebuie sadiscute constatarile cu asiguratorul si trebuie sa fie atent la reactiile acestuia.

21. Atunci cand sunt identificate probleme, supraveghetorul trebuie saasigure aplicarea masurilor necesare.

5. Organizarea procesului controlului la sediu

22. Controalele la sediu trebuie sa aiba o baza legala, pentru casupraveghetorii sa aiba dreptul de a obtine informatii. Legislatia din domeniulasigurarilor trebuie sa acorde autoritatii de supraveghere o paleta larga de posibilitatide a investiga societatile de asigurare si reasigurare si de a obtine orice informatie.

23. In plus supraveghetorul trebuie sa aiba puterea, atunci cand se impune,sa extinda controlul la sediu la brokeri si la societatile care au legaturi financiare sauau acceptat functii externalizate de catre societatea supravegheata.

24. Autoritatile de supraveghere trebuie sa organizeze procesul verificarilorla sediu, astfel incat sa-si maximizeze eficienta. Astfel, ele trebuie sa ia inconsiderare, printre altele, alocarea de sarcini intre supraveghetori si externalizareaanumitor aspecte ale controlului.

25. Anumite organizatii de supraveghere pot desfasura atat monitorizarecontinua, cat si control la sediu pentru un grup de societati. Acest tip de organizatiepoate sa asigure o stransa legatura intre monitorizarea permanenta si controlul lasediul societatilor. De asemenea, este un mod eficient de a urmari societatile peperioade mai lungi de timp. Totusi, trebuie sa existe specialisti capabili, care sa

7

abordeze toate aspectele supravegherii in asigurari (contabilitate, metodicaactuariala, finante, procesare de date) si toate tipurile de asigurari (viata si generale).

26. Anumite autoritati de supraveghere pot avea specialisti intr-un anumitdomeniu sau in anumite tipuri de asigurari, care sa participe la controale la un numarmare de societati. Acest tip de organizatie pare a fi flexibil si eficient in solutionareaproblemelor pietei. Este nevoie si de o buna cooperare si un schimb de informatiiintre specialistii insarcinati cu monitorizarea permanenta si cei insarcinati cucontrolul la sediu. Prin urmare, rezultatele analizelor trebuie sa fie fundamentate siaccesibile ambelor grupuri.

27. Indiferent de organizarea interna a autoritatilor de supraveghere,supraveghetorii pot beneficia de asistenta din partea auditorilor sau actuarilor externipe care ii deleaga, partial sau pe intreaga perioada a controlului la sediu. Utilizareaacestor profesionisti poate asigura autoritatii de supraveghere flexibilitate si ii poateintari priceperea (o mai buna gestionare a problemelor intampinate).

28. Totusi, deoarece supraveghetorii sunt responsabili pentru procesul demonitorizare inainte de a folosi ajutorul auditorilor si actuarilor externi, autoritateade supraveghere trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

a) daca exista controale adecvate privind calificarea lor si nevoia de a lemonitoriza performantele (de exemplu, verificarea documentelor de lucru);

b) independenta lor fata de societatile de asigurare (in special atunci candsunt platiti de comitetul director) si aprecierea lor fata de protectia interesuluiasiguratior.

29) De asemenea, in cazul in care se formeaza o astfel de delegatie,autoritatea de supraveghere trebuie sa aiba posibilitatea sa-i actioneze in justitie peacesti auditori si actuari, daca se impune o astfel de actiune.

8