SISTEMUL INFORMAIONAL AL FIRMEIUniversitatea din BucuretiFacultatea Administraie i Afaceri BUCURETI2015

Hait Dorian-Alexandru Lucia Matasari Ghinea Alexandru

Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei.

Componentele de baza ale unui sistem informaional sunt: data, informatia, fluxul informaional, circuitul informational, procedura informaional si mijloacele de tratare a informaiei. n continuare vom defini si caracteriza succint aceste componente, din punct de vedere al managementului firmei, al utilizatorului si beneficiarului de informatii.

Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere. Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective.

Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia.n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva dintre acestea:

1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;4. dup provenien: exogene, endogene;5. dup destinaie: interne, externe;6. dup obligativitate: imperative, nonimperativedup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-contabile, personal.

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Procese informaionale

n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale:Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin.c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente.

d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale.e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii.

Circuite i fluxuri informaionaleFluxul informational, componenta dinamica a sistemului informational, desemneaza concomitent o categorie de informatii care circula intre emitent si beneficiar, iar circuitul informational este reprezentat de traiectoria pe care acesta este vehiculata.

Fluxurile sistemului informational fiind esentiale pentru functionalitatea sa. Pentru a satisface variatele cerinte ale cadrelor de conducere si executie in cadrul intreprinderilor se realizeaza o mare varietate de fluxuri ce difera intre ele in special din trei puncte de vedere: frecventa producerii, directia de vehiculare si caracteristicile organizatorice ale emitatorilor si beneficiarilor de informatii.

Proceduri informaionale O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informaionale. Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare.

Mijloace de tratare a informaiilor:Mijloacele de tratare a informatiilor constituie componenta tehnico-materiala a sistemului informational. In cadrul lor se include toate instrumentele si echipamentele care sunt implicate in tratarea informatiilor incepand cu cele mai simple creionul, stiloul- si incheind cu cele mai complicate-calculatoarele electronice de generatia a V-a.1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de facturat.2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).3. Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaionalSistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor.2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii obiectivelor societii comerciale.3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin mbogirea cunotinelor.

Deficienele sistemului informaional1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei informaii.2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informaii.4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.

Volumul si structura mijloacelor de tratare a informatiilormanuale ( masini de dactilografiat, masini de contabilizat, si facturat, creion, stilou, etc.)-automatizate (calculatoare electronice de diferite tipuri)-conditioneaza sensibil parametrii sistemului informational in ceea ce priveste volumul informatiilor, capacitatea de stocare a datelor, viteza de vehiculare si prelucrarea informatiilor, exactitatea si siguranta calculelor, costurile informationale etc.

Parametrii calitativi ai informaiei

Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat.

Principiile sistemului informaional1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei.2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.7. Flexibilitatea.8. Eficacitatea i eficiena.

Sfrit