SCIMDocumente

Standardul 1 - Etic, integritate

Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea fraudelor i neregulilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiA fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul compartimentului? DaCodul de conduit aprobat i comunicat pe site i prin adresa oficialTabel semnturi luare la cunotina de ctre angajaii direciilor ,privind legislaia specific eticii i integritii profesionaleImplementatSalariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitorizare a respectrii normelor de conduit? DaRapoartele consilierului de etic - pe siteInformarea privind nominalizarea consilierului de eticDeclaraiile de avere i interese postate pe site i actualizate

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent: documentul privind misiunea entitii publice; regulamentele interne; fia postului (funciei).

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiPersonalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele posturilor? DaChestionar MMFPSROF ROI postate pe Intranet si pagina web oficial a MMFPSFiele posturilorImplementatSarcinile /atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n concordan cu competenele decizionale necesare realizrii acestora? DaFiele posturilor

Standardul 4 Funcii sensibile Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiA fost ntocmit inventarul funciilor sensibile? DaLista funciilor sensibileImplementatEste stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensibile? DaTabelul privind gestionarea riscurilor aferente funciilor sensibile

Standardul 5 Delegarea

Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt stabilite i comunicate limitele competenelor i responsabilitilor care se deleag? DaPS de delegareFise de postActe administrative de delegare/subdelegareImplementatDelegarea/subdelegarea de competen se realizeaz n baza unor proceduri specifice aprobate? DaPS pe delegare Fisa postuluiActe administrative de delegare/subdelegare

Standardul 6 Structura organizatoric

Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component structural i informeaz n scris salariaii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor compartimentului?DaROF- cuprinde atribuiile pe direcii i pe serviciiOrganigramaChestionar MMFPSStatul de personal/ Statul de funciiFia postuluiImplementatStructura organizatoric asigur funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitilor proprii? DaOrganigrama Statul de personal/ Statul de funciiFisa postuluiTabel circuitul documentelor, flux informaional la nivelul fiecrei direciiPS privind elaborarea procedurilor pe activiti

Standardul 7 ObiectiveEntitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? DaFisa de analiza MMFPSRapoarte de activitateImplementatObiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M - msurabile i verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)DaFisa de analiza MMFPS (obiective definite cantitativ sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili)Sunt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? DaFisele posturilorFisa de analiza MMFPS

Standardul 8 PlanificareaEntitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiResursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor specifice compartimentului? DaFisa de analiza (activitile)Necesarul de consumabileLista de investiii /planuri anuale/ multianualeProgramul de achiziiiImplementatn cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? DaFisa de analiz / planul activitilor

Standardul 9 CoordonareaPentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i activitilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora?DaActe administrative decizii directoredinele grupurilor de lucruProcedurile de sistem existente la nivelul aparatului MMFPSImplementatn compartiment se realizeaz consultarea prealabil, n vederea coordonrii activitilor? DaMinute ale edinelor

Standardul 10 Monitorizarea performanelorEntitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiEste instituit un sistem de monitorizare i raportare a performanelor, pe baza indicatorilor asociai obiectivelor specifice? DaFisa de analizEvaluarea performantelor profesionaleRapoartele privind activitatea compartimentelorImplementatAtunci cnd necesitile o impun, se efectueaz o reevaluare a relevanei indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul operrii coreciilor cuvenite? DaFisa de analizEvaluarea performantelor profesionale

Standardul 11 Managementul risculuiEntitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea planurilor respective.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului? DaFia de analizProcedura de sistem privind managementul risculuiFormularele de alert la risc Registrul riscurilor (riscuri identificate)ImplementatSunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor identificate i evaluate la nivelul activitilor din cadrul compartimentului? DaRegistrul riscurilorFisa de urmrire a riscului Este asigurat completarea/actualizarea registrului riscurilor? DaRegistrul riscurilor

Standardul 15 Ipoteze, reevaluriFixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiStabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? DaFia de analizImplementatSunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii acestora? DaFia de analiz

Standardul 12 InformareaEntitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile.

Standardul 13 Comunicarea Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiCircuitele informaionale (traseele pe care circul informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la utilizatori? DaProcedura de sistem privind gestionarea petiiilor, circuitul documentelor i accesul liber la informaiile de interes public i circuitul solicitrilor n cadrul entitii E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratur. ImplementatSunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii i personalul de execuie din cadrul unui compartiment s fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile?DaProcedura de sistem privind gestionarea petiiilor, circuitul documentelor i accesul liber la informaiile de interes public i circuitul solicitrilor n cadrul entitii Modalitatea electronicE-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratur.

Standardul 14 Corespondena i arhivareaFiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului, angajailor i terilor interesai cu abilitare n domeniu.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei?DaProcedura de sistem privind gestionarea petiiilor, circuitul documentelor i accesul liber la informaiile de interes public i circuitul solicitrilor n cadrul entitii Nomenclatorul arhivisticProcedura de sistem privind arhivareaImplementatReglementrile legale n vigoare cu privire la manipularea i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i aplicate n practic? DaProcedura de sistem privind arhivarea

Standardul 16 Semnalarea neregularitilorSalariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiA fost comunicat salariailor procedura aplicabil n cazul semnalrii unor neregulariti? DaProcedura de sistem privind semnalarea neregularitilorDocumente care s ateste condiiile necesare personalului pentru semnalarea neregularitilor constatateReglementri interne privind semnalarea neregularitilorImplementatn cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun?DaSesizri adresateRezultatele cercetrilor disciplinareRapoartele consilierului de etic

Standardul 17 ProceduriPentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiPentru activitile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri operaionale?DaInventarul activitilor procedurabile Proceduri de sistemProceduri operaionaleImplementatProcedurile operaionale comunicate salariailor sunt aplicate? DaProceduri de sistemProceduri operaionaleListe de difuzarePostare pe site/intranet

Standardul 18 Separarea atribuiilorElementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiFunciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite? DaFie de postOrdine ministruActe administrative Procedura de sistem privind ntocmirea Fiselor de post, coninnd i componenta de delegare a atribuiilorImplementatConceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor?DaProceduri de sistemProceduri operaionale

Standardul 19 Supravegherea Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n mod eficace a acestora.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiManagerii supravegheaz i supervizeaz activitile care intr n responsabilitatea lor direct?DaRaport de evaluareRapoarte de activitateDeclaratia salariatului privind insusirea procedurilorImplementatSupervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri prestabilite?Da - Procedura privind managementul riscului

Standardul 20 Gestionarea abaterilor Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluin situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor?Da - Sesizri - RapoarteImplementatSe efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic?Da- Procedura de sistem privind semnalarea neregularitilor

Standardul 21 Continuitatea activitiiEntitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel economico-financiar.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n derularea unor activiti?DaInventarul situaiilor generatoare de ntreruperi n derularea activitilorGestionarea situaiilor generatoare de ntreruperiImplementatSunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii generatoare de ntreruperi?DaDelegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.); Acte administrative

Standardul 22 Strategii de controlEntitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiAu fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?Da Planuri de control/Strategii de control Plan de monitorizare a implementrii strategieiImplementatStrategiile de control aplicate furnizeaz o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice?Da Fis de analiza Rapoartele de monitorizare

Standardul 23 Accesul la resurseManagerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiSunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariailor din compartiment la resursele materiale, financiare i informaionale?DaOrdin ministruDecizie directorImplementatAccesul personalului la resurse se realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect?DaProceduri de sistem, proceduri operaionale Fiele postuluiActele administrative emise la nivelul compartimentului

Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului

Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiConductorul compartimentului realizeaz, anual, operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel?DaChestionar de autoevaluareImplementatOperaiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaii i constatri pertinente necesare lurii de decizii operaionale, precum i raportrii?DaRaportri MFP / UCASMFC

Standardul 25 Auditul intern Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standarduluiRspuns/Explicaie Documente justificativeStadiul implementrii standarduluiCompartimentul de audit intern execut, n afara misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? - Standard aplicabil numai structurii de audit internImplementatCompartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?- Standard aplicabil numai structurii de audit intern