PROCEDURĂ FORMALIZATĂ COD: PS-SCIM-16cncbrediceanu.ro/file/Procedura privind auditul intern.pdfUn...

Entitatepublică: ProcedurăFormalizată: Ediţia: aII-a

ColegiulNational"coriolanBrediceanu"

ImplementareaStandardului16:AuditulIntern

Nr.deex.: 1

Revizia: 0

Departamentul(Direcţia): Nr.deex.: -

ComisieMonitorizarePagina1din: 21

Cod:PS-SCIM-16 Exemplarnr.: 1

Pagina1/21

Ent itateapublică: Colegiul National "coriolanBrediceanu"

Departamentul (Direc ţ ia): ComisieMonitorizare

PROCEDURĂFORMALIZATĂprivind

ImplementareaStandardului 16:Auditul Intern

COD:PS-SCIM-16

Documentedereferinţă:

Ordinul nr. 200/2016privindmodificareaşi completareaOrdinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015pentruaprobareaCodului controlului intern/managerial al

enti tăţi lorpubl ice.

Ediţ ia: a I I -a

Rev iz ia: 0




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina2/21

1. Lista responsabi l i lor cu elaborarea, veri ficarea și aprobarea ediţiei sau, după caz , areviz iei încadrul ediţiei proceduri i formal izate

Nr.Crt

Elementeprivind

responsabilii /operaţ iunea

Numeleșiprenumele Funcţ ia Data Semnătura

1 2 3 4 5 6

1.1. Elaborat GHEORGHIŢĂSEBASTIAN ResponsabilComis ieMonitor izare 05.10.2016

1.2. Av izat GHEORGHIŢĂSEBASTIAN ResponsabilComis ieMonitor izare 05.10.2016

1.3. Aprobat SIMAIOANAURELIAN Direc tor 05.10.2016




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina3/21

2. Si tuaţiaediţi i lorși areviz i i lor încadrul ediţi i lorproceduri i formal izate

Nr.Crt

Ediţ iasau,dupăcaz ,reviz iaîncadruled iţ iei

Componentareviz u ită Modalitateareviz iei

Datadelacareseaplică

prevederileediţ ieisau

reviz ieiediţ iei

1 2 3 4 5

2.1. Edit iaI X X 01.07.2015

2.2. Ediţ iaaII-a-Leg isla ţie primară

-Leg isla ţie secundară

Modi ficări leg isla tive(conformOrid inu lu i200/2016)

05.10.2016




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina4/21

3. Listacuprinzândpersoanele lacaresedi fuzeazăediţiasau, dupăcaz , reviz iadincadrulediţiei proceduri i formal izate

Nr.Crt

Scopuld ifuz ării

Ex.nr.

Compart iment Funcţ ia Numeșiprenume Dataprimirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7 8

3.1.Aplicare,Informare

1 Direc tor SIMAIOANAURELIAN 05.10.2016

3.2.Aplicare,Informare

2Comis ieMonitor izare

ResponsabilComis ieMonitor izare

GHEORGHIŢĂSEBASTIAN

05.10.2016

3.3.Aplicare,Ev idenţă,Arhivare

3Comis ieMonitor izare

ResponsabilComis ieMonitor izare

GHEORGHIŢĂSEBASTIAN

05.10.2016




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina5/21

4. Scopul proceduri i formal izate

4.1Stabi leștemodul dereal izareaactivi tăţi i , compartimenteleși persoanele impl icate:

Procedura s tabi leş te modul de planif icare ş i des făşurare al audituri lor interne, prin carese verif ică conformitatea s is temului de control managerial, faţă de cerinţele s tandarduluiOSGG 400/2015 ş i legis laţ ia apl icabilă în domeniu, precum ş i s tabi l irea ş i urmărireaimplementări i ef icaceaac ţ iuni lorcorec t ive rezultate

4.2Dăasigurări cuprivire laexistenţadocumentaţiei adecvatederulări i activi tăţi i :

4.3Asigurăcontinuitateaactivi tăţi i , inclusiv încondiţi i de fluctuaţieapersonalului :

4.4Spri j inăauditul și /saual teorganismeabi l i tate înacţiuni deauditareși /saucontrol ,iarpemanager, în luareadeciz iei :

4.5Altescopuri specificeproceduri i formal izate:




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina6/21

5. Domeniul deapl icareaproceduri i formal izate

5.1Precizarea(definirea)activi tăţi i lacaresereferăproceduraoperaţională:

Procedurase referă laac t iv i tateade implementareaSandardului16: Auditul intern.Procedura se ut i l izează de căt re persoanele autorizate care real izează ac t iv itatea de auditîn cadrul ins t i tuţ iei, în vederea verif icări i implementări i proceduri lor operaţ ionale ş i aproceduri lordes is tem,aferentes is temuluidecontrolmanage.

5.2 Del imitarea expl ici tă a activi tăţi i procedurate în cadrul portofol iului de activi tăţidesfășuratedeenti tateapubl ică:

Act iv itatea de elaborare a documentelor SCIM es te prima ac t iv itate procedurată în cadrulins t i tuţ iei

5.3 Listarea principalelor activi tăţi de care depinde și /sau care depind de activi tateaprocedurată:

De ac t iv itatea de elaborare a documentelor SCIM depind toate celelalte ac t iv i tăţ i din cadrulins t i tuţ iei, datorită faptului că aceas tă ac t iv itate reglementează modali tatea de elaborare atuturordocumentelorSCIM.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și /sau beneficiare de rezultate aleactivi tăţi i procedurate:

5.4.1Compartimente furnizarededate

Toates t ruc turi le

5.4.2Compartimente furnizoarederezultate:

Toates t ruc turi le

5.4.3Compartimente impl icate înprocesul activi tăţi i :

SCIM




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina7/21

6. Documentedereferinţă (reglementări )apl icabi leactivi tăţi i procedurate

6.1. Reglementări internaţionale:

- SR EN ISO 9000:2006 – „Sis teme de Management al Cali tăţ i i . Princ ipi i esenţ iale ş ivocabular. ”-SRENISO9001:2008– „Sis temedemanagement alcal i tăţ i i . Cerinţe. ”

6.2. Legislaţieprimară:

- Ordinul nr. 200/2016 - modif icarea ş i completarea Ordinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al ent i tăţ i lorpubliceaapărut înMonitorulOf ic ial, Partea I nr. 275din12.04.2016- Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice priv ind coordonarea,îndrumarea metodologică ş i supravegherea s tadiului implementări i ş i dezvoltări i s is temuluide control intern managerial la ent i tăţ i le publice a apărut în Monitorul Of ic ial, Partea I nr.276din12.04.2016- Ordinul minis t rului f inanţelor publice nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controluluiintern/managerial, cuprinzânds tandardeledecontrol intern/managerial laent i tăţ i lepubliceş ipentru dezvoltarea s is temelor de control intern/managerial, republicat , cu modif icări le ş icompletări leulterioare;-OrdonanţaGuvernului nr. 119/1999 priv ind controlul intern/managerial ş i controlul f inanc iarprevent iv , republicată, cumodif icări leş icompletări leulterioare;-Legeanr. 672/2002priv indauditulpublic intern, cumodif icări leş icompletări leulterioare- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale priv ind exerc itarea ac t iv ităţ i i deaudit public intern, cumodif icări leş icompletări leulterioare

6.3. Legislaţiesecundară:

-Nues tecazul

6.4. Altedocumente, inclusivreglementări internealeenti tăţi i publ ice:

- Dispoz it ia de cons t i tuire aComis iei priv ind organizarea, implementarea s iment inerea unuis is temdecontrol intern/managerial incadrul ins t i tuţ iei;- Regulamentul de organizare s i de luc ru al Comis iei priv ind organizarea, implementarea s iment inereaunuis is temdecontrol intern/managerial încadrul ins t i tuţ iei-ProgramuldedezvoltarealS is temuluideControl InternManagerial încadrul ins t i tuţ iei-Regulamentuldeorganizareş i func ţ ionareal ins t i tuţ iei-Regulamentul Internal Ins t i tuţ iei-Dec iz i i /Dispoz iţ i i aleConducătorului Ins t i tuţ iei-ProceduradeSis tempriv ind ”ControlulDocumentelor”-ProceduradeSis tempriv ind ”Controlul Înregis t rări lor”-Fișepos t-Circuituldocumentelor; -A lteac tenormat ive




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina8/21

7. Defini ţi i și abrevieri ale termeni loruti l izaţi înproceduraoperaţională

7.1. Defini ţi i ale termeni lor:

Nr.Crt .

Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecaz ul,actu lcaredef ineștetermenul

1. Procedura

Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paș ilor ce trebuie urmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ș i a regulilor de aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c upr iv ire laaspec tulprocesual. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de ins truc ţiuni s c r ise carefundamenteazăoac ţiunesauac tiv itaterepetit iv ădin ins tituţ iapublică.

2. Procedurades is tem

Proceduracaredesc r ieoac tiv itatesauunproces caresedes făşoarălanivelul tuturor direc tiilor /serv ic ilor /compar timentelor din cadrul ins tituţ iei,numiteş i"procedur igenerale" . Nu se cons ideră de s is tem acele procedur i care presupun doar oimplicarelimitatăadirec ţiilor despec ialitate.

3. Proceduraoperaţională

Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paş ilor ce trebuie urmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ş i a regulilor de aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c u pr iv ire la aspec tul procesual. Mai sunt cunoscuteş i subdenumir ile de „procedur i spec if ic e” , „procedur i de proces ” , „procedur iformalizate” etc . Metodele de luc ru ş i procedur ile formalizate sunt spec if ic e f iecăreiins t i t u ţ i iş ic ons t i t u ieobiec tul s is temului de control manager ial intern,respec tiv als tandardului int itulat„Procedur i” . Pentru ca procedur ile să reprez inte ins trumente efic iente, trebuie săîndeplineascăunnumăr decondiţ iiesenţiale:Săf ie: - s c r iseş i formalizatepentruf iecareac tiv itatepr inc ipalăînpar te, - s impleş ispec if ic e, - ac tualizateînmodpermanent, - aduselacunoş tinţasalar iaţ ilor ,precumş iter ţ ilor dacaes tecazul, - bineînţeleseş ibineaplicate, - sănuf ieredundante.

4. Document

Dispoz iţ ii, preveder i etc . s c r ise pe supor t de hâr t ie sau magnetic(dis kete, CD-ur i etc .) , care reglementează modul de efec tuare a unorac tiv ităţ i ş i/ sau prec izează cer inţe pentru aces tea. Documentele pot f i deprovenienţă internă: ROF, f iş ele pos tur ilor , Regulamente interne pr iv inddes fasurarea ac tiv itat ii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi,presc r ipţ ii,ins truc ţiuni ş i or ice alte documente cu carac ter normativ ,tehnice saulegis laţ ie

5. Aprobare Confirmarea sc r isă, semnătura ş i datarea aces teia, a autor ităţ iidesemnate de a f i de acord cu aplicarea respec tivului document înorganizaţie.

6. Ver if ic are Confirmare pr in examinare ş i furnizare de dovez i obiec tive de cătreautor itatea desemnată (ver if ic ator ) , a faptului că sunt satis făcute cer inţelespec if ic ate, inc lus iv cer inţeleSCIM.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina9/21

7. Încetareexecutares ilită

Executareas ilităînceteazădacă: a) s -au s t ins integral obligaţiile f is cale prevăzute în t it lul executor iu,inc lus iv obligaţiile de plată accesor ii, cheltuielile de executare ş i or ice altesumes tabiliteînsarc inadebitorului, potr iv it legii; b) afos tdes fiinţatt it lulexecutor iu; c ) înaltecazur iprevăzutedelege.Legea207/2015ar t234

8. Ediţ ieauneiprocedur i Forma iniţ ială sau ac tualizată, după caz , a unei procedur i, aprobată ș idifuzată

9. Rev iz iaîncadruluneiediţ ii Ac ţiuniledemodif icare,adăugare,supr imaresaualteleasemenea,dupăcaz , a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţ ii a procedur ii,ac ţiunicareaufos taprobateș idifuzate

10. Sis tem Ansambludeelementecorelatesauîn interac ţiune

11. Control intern

Totalitatea polit ic ilor s i procedur ilor elaborate s i implementate demanagementul entitat ii publice pentru a as igura: at ingerea obiec tivelorentitat ii intr -un mod economic , ef ic ient s i ef icace; respec tarea regulilorspec if ic e domeniului, a polit ic ilor s i dec iz iilor managementului; protejareabunur ilor s i informaţiilor , prevenirea s i depis tarea fraudelor s i eror ilor ;calitatea documentelor contabile, precum s i furnizarea in t imp util deinformaţiideînc rederepentrumanagement;

12. Standardedecontrol intern

Unminimderegulidemanagement,menitsăc reezeunmodeldecontrolmanager ial uniform ș i coerent. De asemenea, s tandardele cons tituie uns is tem de refer inţă, în rapor t cu care se evaluează s is temele de controlintern,seidentif ic ăzoneleș idirec ţiiledeschimbare

13. Audit intern

Ac tiv itate func ţional independentăș iobiec tivă,caredăuneiorganizaţiioas igurare în ceea ce pr iveș te gradul de control asupra operaţiunilor , oîndrumă pentru a- i îmbunătăţi operaţiunile ș i contr ibuie la adăugarea deplus valoare. Ajută organizaţia să îș i îndeplinească obiec tivele, evaluândpr intr -o abordare s is tematică ș i metodică, procesele sale de managementbazate pe r is cur i, s is teme de control ș i de adminis trare, făcând propuner ipentrualeconsolidaeficac itatea

14. Audit Proces s is tematic , independent ş i documentat în s copul obţiner ii dedovez i obiec tive ş i de evaluare a lor cu obiec tiv itate, pentru a determinamăsuraîncaresuntîndeplinitec r iter iiledeaudit

15. Cr iter iideaudit Ansambludepolit ic i, procedur isaucer inţeutiliz atecarefer inţă

16. Auditor Persoanăcearecalif ic areanecesarăefec tuăr iideauditur i

17. Sis temdecontrolmanager ial Ansamblu de s truc tur i organizator ice, responsabilităţ i, procedur i,proceseş iresursecearecascopimplementareacontroluluimanager ial

18. Neconformitate

Nesatis facerea unei condiţ ii s pec if ic ate (abaterea/absenţa, faţă decondiţ iile spec if ic ate, a uneia/maimultor cer inţe pr iv ind calitatea, protec ţiamediului ş i/sau de sanatate s i secur itate in munca care fac ca pentruproces /produs /serv ic iu calitatea să f ie inacceptabilă sau nedeterminatăsauneconformăcucer inţelespec if ic ate) .

19. Auditat Ins tituţ ie,ac tiv itateîncaresedes făşoarăauditul

20. Dovadăobiec tivă Datecaresus ţincăcevaex is tăsaues teadevărat

21. Observaţie O cons tatare a faptelor , efec tuată pe durata des făşurăr ii unui audit ş isus ţinutăpr indovez iobiec tive

Nr.Crt .





Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina10/21

22. Corec ţie

Ac ţiune întrepr insă asupra produsului neconform pentru a elimina oneconformitate cons tatată, ce poate f i efec tuată împreună cu o ac ţiunecorec tivă ş i poate cons ta în reparare/remediere, repreluc rare saurec lasare.

23. Eficac itate G radul de îndeplinire a obiec tivelor programate pentru f iecare dintreac tiv itat i s i rapor tul dintreefec tul proiec tat s i rezultatul efec tiv al ac tiv itat iirespec tive;

24. Efic ienţă Max imizarearezultatelor uneiac tiv itat i inrelaţ iecuresurseleutiliz ate;

25. Analiză Ac tiv itate de a determina potr iv irea, adecvarea ş i ef icac itateasubiec tului încauză,înceeacepr iveş teîndeplinireaobiec tivelor s tabilite

26. Conducător Compar timent ŞefBirou/Compar timent/Serv ic iu

Nr.Crt .





Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina11/21

7.2. Abrevieri ale termeni lor:

Nr.Crt .

Abrevierea Termenulabreviat

1. P.S. Procedurades is tem

2. P.O . Proceduraoperationala

3. E Elaborare

4. V Ver if ic are

5. A Aprobare

6. Ap. Aplicare

7. Ah. Arhivare

8. CS Compar timentdespec ialitate

9. SCIM Sis temdecontrol intern/manager ial

10. RMCResponsabil managementul calităţ ii, mediului, sănătăţii ș i secur ităţ iiocupaţionale

11. Ed. Ediţ ie

12. Rev . Rev iz ie

13. PCPresedintele Comis iei pentru monitor izarea, coordonarea s i indrumareametodologicacupr iv ire las is temeledecontrolmanager ial

14. HG HotărâredeGuvern

15. MFP Minis terulF inanţelor Publice

16. F IAP Fişădeidentif ic areş ianalizăaproblemei

17. ACP Ac ţiunicorec tive/preventive

18. UCAAPI UnitateaCentralădeArmonizarepentruAuditulPublic Intern




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina12/21

8. Descriereaproceduri i

8.1. General i tăţi :

-> Auditul internaredouă func ţ i i : -Func ţ iadecons il iere; -Func ţ iadeas igurare.

Func ţ iadecons il iere-> Cons il ierea reprez intăac t iv i tateades făşuratădeauditori i interni, menităsăaducăplusvaloareş i să îmbunătăţească adminis t rarea ent i tăţ i i publice, ges t iunea riscului ş i a controlului intern,fărăcaauditorulsă îş iasumeresponsabil i tăţ i manageriale. -> Ac t iv itatea de cons il iere des făşurată de auditori i interni, cuprinde următoarele t ipuri decons il iere: -consultanţa -ajută la ident if icareasoluţ i i i lorsauchiar leoferă; - fac i l i tarea înţelegeri i -uşurează înţelegereaac t iv ităţ i lor, fenomenelorş iproceduri lor; - formareaş iperfec ţ ionareaprofes ională. -> Pentru real izarea mis iuni i de cons il iere, auditori i interni t rebuie să dea dovadă de un înalts tandardprofes ional, ac ţ ionând învederea: - respec tări i Carteiauditului internş iaprevederi lor legalepriv indac t iv itateadecons il iere; - real izarea mis iuni lor de cons il iere ş i comunicarea rezultatelor aces tora, la termeneles tabi l i te; -s tabi l ireas fereiac t iv i tăţ i lor, necesareat ingeri i obiec t ivelormis iuni i decons il iere; -comunicareaş i raportarea rezultatelormis iuni lordecons il iere.

Func ţ iadeas igurare-> Auditul intern ajută ins t i tuţ ia să îş i îndeplinească obiec t ivele print r-o abordare s is temat ică ş imetodică ce evaluează ş i îmbunătăţeş te ef ic ienţa ş i ef icac itatea s is temului de conducere bazatpeges t iuneariscului, acontroluluiş iaprocesuluideadminis t rare. -> Controlul intern reprez intă ansamblul formelor de control exerc itate la nivelul ent i tăţ i i publice,inc lus iv auditul intern s tabi l i te de conducere, în concordanţă cu obiec t ivele aces tuia ş i cureglementări le legale.

-> Auditul intern are ca obiec t iv verif icarea responsabil i tăţ i lor personalului ş i modul în careaces ta ş i le respec tă, dând recomandări în aces t sens . Recomandări le date de auditorul internnu sunt obl igatori i , el rămânând la s tatutul de cons il ier intern. Un obiec t iv deosebit de importantes te cel de cons il iere a conduceri i în l imitele s ferei de aplicabil i tate a auditului. Pe lângăcarac teris t ica de “audit -cons i l iere”, el es te ş i un ins t rument de control la toate niveluri leorganizaţ ionale. -> Auditul intern are carac ter repres iv sau prevent iv . În cazul îndepliniri i carac terului repres iv ,auditul intern scoate la iveală erori le, f raudele sau deturnări le de fonduri. În cazul carac teruluiprevent iv auditul public intern pune accent pe recomandări care permit manageri lor săprogreseze, cu ajutorul unui s is tem de control intern mai bun asupra ac t iv ităţ i lor ş i aresponsabil i tăţ i i

Organizareaaudituluipublic intern laent i tăţ i lepublice-> Noţ iunea de compart iment es te ut i l izată de lege în sens generic . St ruc tura func ţ ională de




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina13/21

bază îndomeniulaudituluipublic internses tabi leş tedupăparcurgereaurmătoareloretape: - ident i f icarea tuturorac t iv i tăţ i lordes făşurate încadrulent i tăţ i i publice; - ident i f icareariscuri lorasoc iateac t iv ităţ i lor; - ident i f icarea formelordecontrol internataşate f iecăreiac t iv i tăţ i ; -s tabi l irea riscuri lor rez idualecaurmareaexerc itări i formelordecontrol; - s tabi l irea fondului de t imp necesar efec tuări i mis iuni lor de audit public intern care săacopereac t iv ităţ i le lacaresemenţ ineun risc rez idualmaresaumediu. -> Compart imentul de audit intern se organizează obligatoriu la nivelul unităţ i i de învăţământ ,care as igură f inanţarea de bază ş i f inanţarea complementară a unităţ i i de învăţământ , prindispoz it iaDirec torului.-> Compart imentul de audit public intern se cons t i tuie ş i func ţ ionează în subordinea direc tă aconduceri i unităţ i i de învăţământ ş i exerc ită o func ţ ie dis t inc tă ş i independentă de ac t iv ităţ i leins t i tuţ iei. Compart imentul de audit public intern din cadrul unităţ i i de învăţământ auditeazăins t i tuţ iade învăţământ prinmis iuni ledeaudit înt reprinsedeauditori i dincadrul său. Ac t iv itateade audit public intern nu t rebuie să f ie supusă ingerinţelor ex terne începând de la s tabi l ireaobiec t ivelorauditabi le, real izareaefec t ivăa luc rări lorş ipână lacomunicarearezultatelor. -> Compart imentul de audit public intern t rebuie să aibă la dispoz iţ ie metodologi i ş i s is tememodernede tehnologie a informaţ iei, metodedeanaliză, eşant ionare s tat is t ică ş i ins t rumente decontrolals is temelor informat ice.-> Mis iunea auditului public intern es te aceea de a audita s is temele de control din cadrul Şcoli icu scopul de a evalua ef icac itatea ş i performanţa s t ruc turi lor func ţ ionale în implementareapoli t ic i lor, aprogramelorş iaac ţ iuni lor învederea îmbunătăţ iri i cont inueaaces tora. Mis iuneadeaudit public internarecaobiec t iveprinc ipaleas igurareaconformităţ i i proceduri lorş ioperaţ iuni lorcu normele juridice, ceea ce reprez intă auditul de regulari tate sau evaluarea rezultatelor priv indobiec t ivele urmărite ş i examinarea impactului efec t iv - auditul de performanţă. Prin obiec t ive alemis iuni i de audit se înţeleg enunţuri generale elaborate de căt re auditori i interni prin caredef inesc ceeacees teprevăzut ase real iza în t impulmis iuni i .-> Proiec tarea planului de audit public intern se întocmeşte de căt re compart imentul de auditpublic internpână ladatada30noiembrieaanuluiprecedent anuluipentrucareseelaborează. -> Selec tarea mis iuni lor de public intern se face în func ţ ie de următoarele elemente defundamentare: -evaluarearisculuiasoc iat diferi telors t ruc turi , ac t iv i tăţ i , programe, proiec tesauoperaţ iuni; -c ri teri i le-semnalsausuges t i i leconducătoruluient i tăţ i i publice respec t ive; - temeledefalcatedinplanulanualalUCAAPI.-> Conducătorul ent i tăţ i i are obl igaţ ia să ia toate măsuri le organizatorice pentru ca temat ic i leordonate de UCAAPI să f ie int roduse în planul anual de audit public intern al ent i tăţ i lor publice,real izate înbunecondiţ i i ş i raportate în termenul f ixat .

Compart imentul de audit public intern raportează asupra cons tatări lor, conc luz i i lor ş irecomandări lor rezultatedinac t iv i tateadeaudit .->Pentrudes făşurareaadecvatăaac t iv ităţ i i deaudit public intern, separcurgurmătoareleetape: -Pregăt ireamis iuni i deaudit ; -Ordinuldeserv ic iu; -Dec laraţ iade independenţă; -Not if icareapriv inddec lanşareamis iuni i deaudit public intern; -Colec tareaş iprelucrarea informaţ i i lor; - Ident i f icareaobiec telorauditabi le;




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina14/21

-E laborarea îndetal iua temat ic i i mis iuni i deaudit public intern; -Programuldeaudit public intern; - Intervenţ ia la faţa locului; - Întocmireaproiec tului raportuluideaudit public intern; -Transmitereaproiec tului; -E laborarearaportuluideaudit public intern; -Difuzarearaportuluideaudit public intern; -Urmărirea implementări i recomandări lor

Indicatordeevaluarepentru implementareaStandardului16–Auditul intern

Număraudituri real izate / NumărAudituri planif icatex 100

8.2. Documenteuti l izate:

8.2.1. Listași provenienţadocumentelor:

-Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiprocedurisunt celeenumerate lapc t .6.

8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor:

-Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiproceduriau roluldea reglementamodali tateadeimplementareaac t iv ităţ i i procedurate.-Accesul, pentru f iecareCompart iment , la legis laţ iaapl icabilă, se faceprinprogramul informat iclacareauacces salariaţ i i ent i tăţ i i .

8.2.3. Circuitul documentelor:

- Pentru as igurarea condiţ i i lor necesare cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i aprevederi lor legale care reglementează ac t iv itatea procedurată, elaboratorul va difuza proceduraconformpc t .3.

8.3. Resursenecesare:

8.3.1. Resursemateriale:

-Computer- Imprimantă-Copiator-Consumabile (cerneală/ toner)-Hart iexerox-Dosare

8.3.2. Resurseumane:

-Conducătorul Ins t i tuţ iei-PresedinteComis ieSCIM-Salariaţ i i Ins t i tuţ iei




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina15/21

8.3.3. Resursefinanciare:

-ConformBugetuluiaprobat al Ins t i tuţ iei

8.4. Modul de lucru:

8.4.1. Planificareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :

Operaţ iuni le ș i ac ţ iuni le ac t iv i tăţ i i de elaborare a documentelor SCIM se vor derula de căt retoatecompart imenteledinas t fel:- pentru elaborarea iniţ ială (Ediţ ia I ) – la termenele prevăzute în Programul de Implementare aStandardelordeControl InternManagerialaprobat deConducătorul Ins t i tuţ iei- pentruelaborareaediţ i i lor ș i rev iz i i lorulterioare–ori decâteori interv inmodif icări înderulareaac t iv ităţ i lorș i/saupersoanelor implicate

8.4.2. Derulareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :

Iniţ iereaauditului-> Audituri le interne au loc conform “Programului audituri lor interne”, sauneprogramat în cazurideosebite.-> Frecvenţa audituri lor programate es te o dată pe an, prin toate compart imentele urmărindu-setoateelementeles tandarduluimodelde referinţă.-> Audituri le neprogramate sunt dispuse de conducătorul ins t i tuţ iei sau propuse de auditorulintern.-> Audituri leneprogramatesepot iniţ iacaurmarea: a) unor rec lamaţ i i grave din partea benef ic iari lor/parteneri lor (persoane/organizaţ i i cu careins t i tuţ ia interac ţ ionează); b)unormodif icăriorganizatorice; c )unormodif icăripriv inds is temuldecontrolmanagerial; d) înainteaunuiaudit ex tern.-> În cadrul audituri lor interne sunt obţ inute dovez i care sunt evaluate cu obiec t iv i tate pentru adetermina măsura în care sunt îndeplinite cerinţele s tandardului de referinţă, cerinţeleorganizaţ ionalespec if iceş iprevederi le legalesaureglementări leapl icabile.

P lanif icareaaudituri lor interne-> Audituri le internesedes făşoară încadrul ins t i tuţ ieipebazaProgramuluiaudituri lor interne.-> Programulaudituri lor interne -es te întocmit decăt reauditorul internş icuprinde: -Numărulauditului; -Compart imenteleş iproceselecareurmeazăsă f ieauditate; -E lementeles is temuluidemanagement auditate; -Documentelede referinţă; -Auditori i ; -Perioadelededes făşurarealeaudituri lor.-> În rubrica c ri teri i de audit sunt spec if icate, după caz , documentele ut i l izate pe t impulauditului: -Manuale; -Proceduri;




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina16/21

-Spec if icaţ i i tehnice; -Standardeces tau labazas is temuluidecontrolmanagerial; -Rapoartedeaudit ; -Dec iz i i aleconduceri i ins t i tuţ iei.-> Ins t i tuţ ia es te planif icată pentru a f i auditată cel puţ in o dată pe an. Frecventa audituri lordepinde de importanţa f iecărei ac t iv i tăţ i în parte, iar conducătorul ins t i tuţ iei poate dispuneefec tuareadeaudituri internesuplimentare.-> Programul audituri lor interne, es te supus aprobări i conducătorului ins t i tuţ iei. După aprobare,Programul audituri lor interne es te t ransmis tuturor compart imentelor ş i ins t i tuţ i i lor ce urmează af i auditate.-> Pentru întocmirea ches t ionarelor de audit , vor f i ut i l izate următoarele documente de referinţă:proceduri leoperaţ ionale, proceduri ledes is tem,documentede luc ruspec if icedomeniuluiauditat ,rec lamaţ i i ale ins t i tuţ iei, rapoartedeaudit anterioare, cerinţealeconduceri i , etc . -> Cuscopul deaoferi auditatului ş i auditorului pos ibi l i tateadea sepregăt i, Programuldeauditş i ches t ionarul se întocmesc ş i se difuzează aces tora cu 15 z i le înainte de a avea loc auditul.Auditori i vor s tudia documentele apl icabile în domeniu, rapoartele de neconformitate, rapoarteledeaudit anterioare.-> Cu câteva z i le înainte de începerea auditului, se vor s tabi l i elementele de detal iu: oraînceperi i , part ic ipanţ i i , lămuriri referi toare la înt rebări le din ches t ionar, print r-o discuţ ie înt reauditorş ipersoanadecontac t , carepoate f i chiarşefulcompart imentului/ ins t i tuţ ieiauditate.

Auditorul-> Auditori i ut i l izaţ i îndeplinesc următoarelecerinţe: -Aupregăt ireadeauditor intern; -Cunosc s tandardeleapl icabile îndomeniuls is temuluidecontrolmanagerial; -Cunosc proceduri leş i ins t ruc ţ iuni lespec if icecompart imentului/ ins t i tuţ ieiauditat /e; -Auexperienţă înconcepereaş iut i l izareaunuiches t ionar; -Cunosc serv ic i i leş iprocesele; -Nuauresponsabil i tăţ i direc te îndomeniulauditat .-> Pe t impuldes făşurări i audituri lor interne, auditori i auurmătoarele responsabil i tăţ i : -Să f ie independenţ iş i obiec t iv i înac ţ iuni le lor; -Sănuse lase inf luenţaţ i denic ioopiniesecundară; -Săanalizezes is temuldemanagement prinobservareş i interogare; -Săadunedovez iobiec t ive; -Să ident if iceneconformităţ i leş isă le înregis t reze în rapoarteledeneconformităţ i ; -Să întocmeascăraportuldeaudit .

Efec tuareaauditului-> Şedinţa de deschidere va cons ta înt r-o întâlnire a auditorului cu şeful ins t i tuţ iei auditate,persoana de contac t , alte persoane cu responsabil i tate din domeniu. Se va discuta modul dedes făşurare concret al auditului: t raseul, durata probabilă, documentele care vor f i sol ic i tate deauditori , persoanelecarevor însoţ i echipa.-> Auditulsevades făşurapebazaches t ionarului, dar fărăase l imita laaces ta. -> Auditori i vorcolec tadovez iprin : -dialogcupersoaneledirec t implicate înac t iv i tateaauditatăş icuşef i i ins t i tuţ iei respec t ive; - verif icareaex is tenţeidocumentelors is temuluidecontrolmanagerialapl icabile îndomeniuş igraduldecunoaştereş iapl icarealaces tora;




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina17/21

-observareamoduluiefec t iv de luc ru; -analiza înregis t rări lor.-> Indic i i le care semnalează neconformităţ i , se recomandă să f ie notate dacă par semnif icat ive,chiar dacă nu sunt prinse în ches t ionar ş i să f ie inves t igate. Informaţ i i le culese din interv iuri serecomandă să f ie verif icate prin obţ inerea aceloraş i informaţ i i din alte surse independente, cumar f i : observări f iz ice, măsurăriş i înregis t rări . -> Neconformităţ i le ident i f icate vor f i fundamentate pe dovez i obiec t ive. Pentru f iecare se vaprec iza referinţa, carepoate f i dupăcaz : -s tandardulmodelde referinţă; -manuale; -proceduri; -documentaţ ie tehnică; -dec iz i i aleconduceri i ; - legis laţ ie; -condiţ i i dincontrac tuldemanagement .-. Neconformităţ i le cons tatate vor f i as t fel formulate încât să indice exac t locul, persoana,documentul, operaţ ia, ac t iv i tatea lacarese referă.-> Şedinţa de închidere va reuni auditorul, conducerea ins t i tuţ iei auditate ş i responsabil i i pentruac t iv ităţ i le auditate. Şeful echipei prez intă abateri le cons tatate, faptul că auditul a cons t i tuit unsondajş iconc luz ioneazărezultateleauditului. =>Parteaauditatăpoatecereexplicaţ i i asupraunorcons tatări , păreriasupraac ţ iuni lorcorec t ivecare t rebuie înt reprinse, propuneuneleac ţ iuni corec t ive cu responsabil i tăţ i ş i termene. Auditorulpoate face recomandări.

Documentele întocmitedupăaudit-> Raportuldeaudit es teelaborat decăt reauditor. Raportuldeaudit se întocmeşte în termendecelmult osaptămânădupăefec tuareaaudituluiş ivaaveaurmătorulconţ inut : -Număr raport /data f inal izări i raportului; -Domeniulş iobiec tulauditului; -Perioadades făşurări i auditului; -Documentede referinţăut i l izate înauditare; -Numeleauditorului; -Persoanecontac tate (indicând func ţ iaş icompart imentul/ ins t i tuţ iadincare fac parte); -Cons tatări leauditului (poz it iveş inegat ive); - Conc luz i i le auditului – aprec ierea gradului în care domenii le auditate sat is fac cerinţelenormelorş idocumentelorde referinţă; neces itateaunuinouaudit ; -DifuzareaRaportuluideneconformitate; -Anexele raportuluideaudit : *Ches t ionarul, cuprogramuldeaudit ; *Fişade Ident if icareş iAnalizăaProblemei.

-> Fişa de Ident if icare ş i Analiză a Problemei va f i întocmită prin colaborare înt re auditor ş iauditat înaintedea f i t ransmis raportuldeaudit laconducerea ins t i tuţ iei.-> Difuzarea raportului de audit ş i a anexelor rev ine în sarc ina auditorului; raportul t rebuiesăajungă la toţ i cei responsabil i ş i lacei implicaţ i în implementareaac ţ iuni lorcorec t ive/prevent ive,învedereael iminări i neconformităţ i lor ident i f icate.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina18/21

Ac ţ iunicorec t iveş iprevent ive (ACP)-> Conc luz i i le auditorului sunt elaborate pe baza cons tatări lor făcute, având un carac terfundamentat . Trebuie să f ie pert inente ş i să nu f ie disproporţ ionate in raport cu cons tatări le pecare se bazează. Recomandări le dinRaportul de audit t rebuie să f ie fezabile ş i economice ş i săaibă un grad de semnif icaţ ie important în ceea ce priveş te efec tul prev iz ibi l asupraent ităţ i i /s t ruc turi i auditate. Trebuie să aibă un carac ter ant ic ipat iv ş i, pe aceas tă bază, deprevenire a eventualelor dis func ţ ionali tăţ i sau tendinţe negat ive la nivelul ent i tăţ i i /s t ruc turi iauditate. De asemenea, t rebuie să contribuie la c rearea unor s is teme de dezvoltare a ac t iv ităţ i ient i tăţ i i /s t ruc turi i auditate ş i de c reş tere a performantei de management . Fiecare recomandaret rebuie sa f ie elaborată după următoarea s t ruc tură: 1)faptele; 2) c ri teri i le, cauzele, efec tele; 3)recomandări le. -> Recomandări le vor f i redac tate c lar, conc is pentru f iecare def ic ienţă cons tatată ş i vor f iprezentate în func ţ ie de nivelul de priori tate s tabi l i t în Fişa de Ident if icare ş i Analiză aProblemei: majore, medii ş i minore. -> Dacă ac ţ iuni le corec t ive nu au fos t rezolvate corespunzător, auditorul împreună curesponsabilul compart imentului/ ins t i tuţ iei auditat /e s tabi lesc măsuri le ce se impun ş i un noutermende f inal izareaac ţ iuni lorcorec t ive respec t ive. Rapoartele de audit ş i Fişele de Ident if icare ş i Analiză a Problemei sunt analizate periodic încadrulanalizelorefec tuatedeconducerea ins t i tuţ iei.

Anexa-Derulareaoperaţ iuni lorș iac ţ iuni lorac t iv i tăţ i i

8.4.3. Valori ficarearezultateloractivi tăţi i :

Rezultatele ac t iv i tăţ i i vor f i valori f icate de căt re toate compart imentele din Ins t i tuţ ie prinelaborarea tuturordocumentelorSCIMînconformitatecuprevederi leprezenteiproceduri.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina19/21

9. Responsabi l i tăţi și răspunderi înderulareaactivi tăţi i

9.1. Conducătorul ins t i tuţ iei-Aprobăprocedura-As igură implementareaș imenţ inereaproceduri i

9.2. Compart imentulAudit intern-As igură implementareaș imenţ inereaprezenteiproceduri;-Aplicăș imenţ ineprocedura-Realizeazăac t iv ităţ i ledescrise la termeneles tabi l i te înprezentaprocedură-Monitorizeazăprocedura

Anexa-Matricearesponsabil i tăţ i lor




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina20/21

10. Anexe, înregistrări , arhivări

-Toatedocumenteleş idovez i lepebazacărorase real izeazăac t iv itateaproceduratăseaf lăîn dosarele Comis iei SCIM, în dosarul Compart imentelor ş i în documentele echipeimanageriale. - Analiza ş i rev izuirea proceduri i se face anual, sau ori de câte ori apar modif icări alereglementări lor legale cu carac ter general ş i intern pe baza cărora se des făşoară ac t iv itateacare faceobiec tulaces teiproceduri.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0




Pagina21/21

Cuprins

1.Lis taresponsabililor cuelaborarea,ver if ic areaș iaprobareaediţ ieisau,dupăcaz ,arev iz iei încadrulediţ ieiprocedur ii formalizate

2.Situaţiaediţ iilor ș iarev iz iilor încadrulediţ iilor procedur ii formalizate

3.Lis tacupr inzândpersoanelelacaresedifuzeazăediţ iasau,dupăcaz ,rev iz iadincadrulediţ ieiprocedur iiformalizate

4.Scopulprocedur ii formalizate

5.Domeniuldeaplicareaprocedur ii formalizate

6.Documentederefer inţă( reglementăr i) aplicabileac tiv ităţ iiprocedurate

7.Definiţ iiș iabrev ier ialetermenilor ut iliz aţi înprocedură

8.Desc r iereaprocedur ii

9.Responsabilităţ iș irăspunder i înderulareaac tiv ităţ ii

10.Anexe,înregis trăr i, arhivăr i

PROCEDURĂ FORMALIZATĂ COD: PS-SCIM-16cncbrediceanu.ro/file/Procedura privind auditul intern.pdfUn...

Documents

Transcript of PROCEDURĂ FORMALIZATĂ COD: PS-SCIM-16cncbrediceanu.ro/file/Procedura privind auditul intern.pdfUn...