PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ COD: PO-CEAC-30™i...documentelor și înregistrărilor incluse în...

Entitatepublică: ProcedurăOperaţională: Ediţia: aIII-a

ColegiulAlexandrucelBunGuraHumorului

Controluldocumentelorșiînregistrărilor

Nr.deex.: 1

Revizia: 0

Departamentul(Direcţia): Nr.deex.: -

CEACPagina1din: 21

Cod:PO-CEAC-30 Exemplarnr.: 30

Pagina1/21

Ent itateapublică: Colegiul Alexandrucel BunGuraHumorului

Departamentul (Direc ţ ia): CEAC

PROCEDURĂOPERAŢIONALĂprivind

Controlul documentelorși înregistrări lor

COD:PO-CEAC-30

Documentedereferinţă:

Ordin400/2015pentruaprobareaCodului controlului intern/managerial al enti tăţi lorpubl ice

Ediţ ia: a I I I -a

Rev iz ia: 0




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina2din: 21


Pagina2/21

1. Lista responsabi l i lor cu elaborarea, veri ficarea și aprobarea ediţiei sau, după caz , areviz iei încadrul ediţiei proceduri i operaţionale

Nr.Crt

Elementeprivind

responsabilii /operaţ iunea

Numeleșiprenumele Funcţ ia Data Semnătura

0 1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Ec .PopescuO ltea Sec retar Sef 07.09.2015

1.2. Ver if ic at prof.Condur LilianaLuc ia ResponsabilComis ieMonitor izare 07.09.2015

1.3. Aprobat prof.Ursac iuc Mihaela Direc tor 07.09.2015




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina3din: 21


Pagina3/21

2. Si tuaţiaediţi i lorși areviz i i lor încadrul ediţi i lorproceduri i operaţionale

Nr.Crt

Ediţ iasau,dupăcaz ,reviz iaîncadruled iţ iei

Componentarevizu ită Modalitateareviz iei

Datadelacareseaplică

prevederileediţ ieisaureviz ieiediţ iei

0 1 2 3 4

2.1. Ediţ iaI X X 12.01.2015

2.2. Ediţ iaaII-a X X

2.3. Ediţ iaaII I-a-Leg isla ţie primară

-Leg isla ţie secundară

Modi ficări leg isla tive(conformOridnu lu i200/2016)

07.09.2015




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina4din: 21


Pagina4/21

3. Listacuprinzândpersoanele lacaresedi fuzeazăediţiasau, dupăcaz , reviz iadincadrulediţiei proceduri i operaţionale

Nr.Crt

Scopuld ifuzării

Ex.nr.

Compart iment Funcţ ia Numeșiprenume Dataprimirii

Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1.Aplicare,Informare

1 Direc tor prof.Ursac iuc Mihaela 07.09.2015

3.2.Aplicare,Informare

2Comis ieMonitor izare

ResponsabilComis ieMonitor izare

prof.Condur LilianaLuc ia 07.09.2015

3.3. Aplicare 3Comis iidespec ialitate

Responsabilic omis ii ConformanexeiConformanexei




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina5din: 21


Pagina5/21

4. Scopul proceduri i operaţionale

4.1Stabi leștemodul dereal izareaactivi tăţi i , compartimenteleși persoanele impl icate:

Procedura documentează cerinţele priv ind s t ruc tura, modul de elaborare, verif icare,aprobare, difuzare, ret ragere, modif icare precum ş i metodele de ţ inere sub control adocumentelor ș i înregis t rări lor inc luse în SMC/SCIM, pentru as igurarea că informaţ i i lecurente din ediţ i i le în v igoare ale documentelor ș i înregis t rări lor apl icabile sunt disponibi lepersoanelor interesate.

Indicator de performanţă: Ponderea scăzătoare a neconformităţ i lor ident i f icate la auditpriv indcontroluldocumentelorș i înregis t rări lor.

4.2Dăasigurări cuprivire laexistenţadocumentaţiei adecvatederulări i activi tăţi i :

4.3Asigurăcontinuitateaactivi tăţi i , inclusiv încondiţi i de fluctuaţieapersonalului :

4.4Spri j inăauditul și /saual teorganismeabi l i tate înacţiuni deauditareși /saucontrol ,iarpemanager, în luareadeciz iei :

4.5Altescopuri specificeproceduri i operaţionale:




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina6din: 21


Pagina6/21

5. Domeniul deapl icareaproceduri i operaţionale

5.1Precizarea(definirea)activi tăţi i lacaresereferăproceduraoperaţională:

Procedura se referă la ac t iv i tatea de control a documentelor ș i înregis t rări lor.Proceduraseaplică în toatecompart imentele ins t i tuţ ieidecăt repersonalul implicatîn ges t ionarea controlată a următoarelor categori i de documente, fără a se l imitanumai la aces tea: > documente priv ind SMC/SCIM (manual, pol i t ic i , proceduri,referenţ iale serv ic i i / proces); > documentaţ ie tehnică (cărţ i tehnice, ins t ruc ţ iuni deut i l izare/ exploatare echipamente); > documente comerc iale priv ind contrac tele cufurnizori i ; > documente de organizare ş i func ţ ionare a organizaţ iei (organigrama,dec iz i i , f işe pos t , regulamente interne, planuri de urgenţă, etc . )> documente decali f icare ş i perfec ţ ionare a personalului; > documente ex terne de reglementareaplicabile (s tandarde, legis laţ ie, ac tenormat ive, reglementări) > formulare ut i l izateînac t iv itateaorganizaţ iei.

5.2 Del imitarea expl ici tă a activi tăţi i procedurate în cadrul portofol iului de activi tăţidesfășuratedeenti tateapubl ică:

Act iv itatea es te relevantă ca importanţă, f i ind procedurată dis t inc t în cadrulins t i tuţ iei.

5.3 Listarea principalelor activi tăţi de care depinde și /sau care depind de activi tateaprocedurată:

De ac t iv itatea procedurată depind toate celelalte ac t iv i tăţ i din cadrul ins t i tuţ iei,datorită roluluipecareaceas tăac t iv itate î l are încadrulderulări i corec teș i la t impa tuturorproceselor.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și /sau beneficiare de rezultate aleactivi tăţi i procedurate:

5.4.1Compartimente furnizarededate

Toates t ruc turi le

5.4.2Compartimente furnizoarederezultate:

Toates t ruc turi le

5.4.3Compartimente impl icate înprocesul activi tăţi i :

CEAC




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina7din: 21


Pagina7/21

6. Documentedereferinţă (reglementări )apl icabi leactivi tăţi i procedurate

6.1. Reglementări internaţionale:

-Nues tecazul

6.2. Legislaţieprimară:

- Ordinul nr. 200/2016 - modif icarea ş i completarea Ordinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015pentruaprobareaCodului controlului intern/managerial al ent i tăţ i lorpubliceaapărut înMonitorulOf ic ial, Partea I nr. 275din12.04.2016

- Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice priv ind coordonarea,îndrumarea metodologică ş i supravegherea s tadiului implementări i ş i dezvoltări i s is temuluide control intern managerial la ent i tăţ i le publice a apărut în Monitorul Of ic ial, Partea I nr.276din12.04.2016

- OSGG nr.400/2015 – pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial alent i tăţ i lorpublice

-Legeanr.87/13.04.2006priv indas igurareacal i tăţ i i îneducaţ ie;- Standardele de acreditare ş i evaluare periodică a unităţ i lor de învăţământ

preunivers itar–anexaH.G. nr. 21/10.01.2007- Standarde de referinţă ş i indicatori de performanţă pentru evaluarea ş i as igurarea

cali tăţ i i în învăţământulpreunivers itar -H.G. nr. 1534/25.11.2008-Legeaeducaţ ieinaţ ionale, nr. 1 / 2011-Legeanr. 188/1999priv indStatutul func ţ ionaruluipublic , modif icatăş icompletată.- Lege nr. 16 (r1) din 02/04/1996 Republicat in Monitorul Of ic ial, Partea I nr. 293 din

22/04/2014LegeaArhivelorNaţ ionalenr. 16/1996- Hotarare 1723/2004 priv ind aprobarea aprobarea programului de masuri pentru

combareabirocrat iei inac tv itateade relat i i cupublicul.- Ordinul nr. 2634/2015 priv ind documentele f inanc iar-contabile publicat în Monitorul

Of ic ialalRomâniei, Partea I , nr. 910din09.12.2015- Legea nr. 98/2016 priv ind achiz iţ i i le publice a apărut înMonitorul Of ic ial, Partea I , nr.

390din23.05.2016- OMEN nr.3240/26.03.2014 pentru modif icarea ş i completarea Metodologiei priv ind

formarea cont inuă a personalului din învăţământul preunivers itar, aprobată prin Ordinulminis t ruluieducaţ iei, cercetări i , t ineretuluiș isportuluinr.5561/2011

- ORDIN Nr. 5079/2016 din 31 augus t 2016 priv ind aprobarea Regulamentului-cadru deorganizareş i func ţ ionareaunităţ i lorde învăţământ preunivers itar

6.3. Legislaţiesecundară:

-Nues tecazul

6.4. Altedocumente, inclusivreglementări internealeenti tăţi i publ ice:

-PAS-Regulamentulde func ţ ionarealCEAC-Regulamentulde func ţ ionarealComis ieideMonitorizare-Regulamentuldeorganizareş i func ţ ionareal ins t i tuţ iei-Regulamentul Internal Ins t i tuţ iei




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina8din: 21


Pagina8/21

-Dec iz i i /Dispoz iţ i i aleConducătorului Ins t i tuţ iei-Ordineş imetodologi i emisedeM.E.C.T. ;-A lteac tenormat ive




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina9din: 21


Pagina9/21

7. Defini ţi i și abrevieri ale termeni loruti l izaţi înproceduraoperaţională

7.1. Defini ţi i ale termeni lor:

Nr.Crt .

Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecazul,actu lcaredef ineștetermenul

1. Procedura

Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paș ilor ce trebuieurmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ș i a regulilorde aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c u pr iv ire la aspec tul procesualProcedura trebuie înţeleasă caun set de ins truc ţiuni s c r ise care fundamentează o ac ţiune sauac tiv itaterepetit iv ă din ins tituţ ia publică.Elaborareaş i implementarea procedur ilorreprez intăopar te integratăaunuis is temal calităţ ii de succes , deoarececonferă angajaţilor informaţii ut ile pentruac tiv itatea z ilnică ş i fac iliteazărealizarea obiec tivelor .Foar te impor tant es te faptul că, deş i managerulins tituţ ieies tecelcare iniţ iazăelaborareauneiprocedur i, s copulaces teiatrebuie să f ie c rearea unui documentcare să f ie uşor de c it it ( să nuconţinăelementedin limbajuldelemn) , inteligibilş iut il tuturor celor careî laplică. De asemenea, o procedură foar te bine formulată va f i un eşec ,dacă aceas ta nu es te ş i aplicată în prac tică.O procedură nu es te un altelement de biroc ratizare exces ivă, c i, contrar aces tei af irmaţii, es te unins trument care fac ilitează realizarea ac tiv ităţ ilor uzuale cât mai rapid,corec tş ief ic ientpos ibil.

2. Procedurades is tem

Proceduracaredesc r ieoac tiv itate sauunproces care se des făşoarăla nivelul tuturor direc tiilor /serv ic ilor /compar timentelor din cadrulins tituţ iei, numiteş i"procedur igenerale" .

Nu se cons ideră de s is tem acele procedur i care presupun doar oimplicarelimitatăadirec ţiilor despec ialitate.

3. Proceduraoperaţională

Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paş ilor ce trebuieurmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ş i a regulilor de aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c u pr iv ire la aspec tul procesual. Mai sunt cunoscuteş i subdenumir ile de „procedur i spec if ic e” , „procedur i de proces ” , „procedur iformalizate” etc .

Metodele de luc ru ş i procedur ile formalizate sunt spec if ic e f iecăreiins t itu ţ i iş ic ons t i t u ieobiec tul s is temului de control manager ial intern,respec tiv als tandardului, int itulat„Procedur i” .

Pentru ca procedur ile să reprez inte ins trumente efic iente, trebuie săîndeplineascăunnumăr decondiţ iiesenţiale:

Săf ie:- s c r iseş i formalizatepentruf iecareac tiv itatepr inc ipalăînpar te,- s impleş ispec if ic e,- ac tualizateînmodpermannt,- aduselacunoş tinţasalar iaţ ilor ,precumş iter ţ ilor dacaes tecazul,- bineînţeleseş ibineaplicate,- sănuf ieredundante.

4. Document

Dispoz iţ ii, preveder i etc . s c r ise pe supor t de hâr t ie sau magnetic(dis kete, CD-ur i etc .) , care reglementează modul de efec tuare a unorac tiv ităţ iş i/ sauprec izeazăcer inţepentruaces tea.Documentelepot f ideprovenienţă internă: ROF, f iş ele pos tur ilor , Regulamente interne pr iv inddes fasurarea ac tiv itat ii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi,presc r ipţ ii,ins truc ţiuni ş i or ice alte documente cu carac ter normativ ,tehnice saulegis laţ ie




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina10din: 21


Pagina10/21

5. AprobareConfirmarea sc r isă, semnătura ş i datarea aces teia, a autor ităţ ii

desemnate de a f i de acord cu aplicarea respec tivului document înorganizaţie.

6. Ver if ic areConfirmare pr in examinare ş i furnizare de dovez i obiec tive de către

autor itatea desemnată (ver if ic ator ) , a faptului că sunt satis făcutecer inţelespec if ic ate, inc lus iv cer inţeleSCIM.

7.Ges tionarea/controlul

documentelorMult iplic area, difuzarea, păs trarea, retragerea din uz ş i arhivarea

documentelor .

8. Ediţ ieauneiprocedur iForma iniţ ială sau ac tualizată, după caz , a unei procedur i, aprobată ș i

difuzată

9. Rev iz iaîncadruluneiediţ iiAc ţiunile de modif icare, adăugare, supr imare sau altele asemenea,

după caz , a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţ ii aprocedur ii, ac ţiunicareaufos taprobateș idifuzate

10. Sis tem Ansambludeelementecorelatesauîn interac ţiune

11. Comis iemetodică

Formă de organizare a ac tiv ităţ ii personalului didac tic din unitateaşcolară, încadrat în învăţământul preunivers itar , se cons tituie conformpreveder ilor R.O .F .U.I.P.. Cons iliul profesoral aprobă componenţanominală a catedrelor -comis iilor metodice, conform ar t. 28 e) , atr ibuţiilelor f iindprec izateînar t. 36

12. Responsabilcomis iemetodicăResponsabilitate desemnată de direc torul unităţ ii ş colare, conform

preveder ilor R.O .F .U.I.P, ar t.19 h) , atr ibuţiile aces tora f iind prec izate înar t.36-37ş iceles tabilitededirec tor ,ar t.19k )

13.Comis iedeluc rucucarac ter

permanentsautemporar

Formă de organizare a ac tiv ităţ ii într -o unitate ş colară, se numesc ,func ţionează ş i au atr ibuţii f ix ate pr in R.O .F .U.I.P, legi, ordonanţe deurgenţă, hotărâr i de guvern, ordine emise de miniş tr i sau dec iz ii aleinspec toratuluiş colar .

14. Func ţiedidac ticădepredare

Acea func ţie didac tică pentru care se cons tituie normă didac tică depredare - învăţare, de ins truire prac tică ş i deevaluare potr iv it Legii nr . 1din05/01/2011Publicat inMonitorulO fic ial, Par tea Inr .18din10/01/2011aeducaţieinaţionale

Nr.Crt .

Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecazul,actu lcaredef ineștetermenul




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina11din: 21


Pagina11/21

7.2. Abrevieri ale termeni lor:

Nr.Crt .

Abrevierea Termenulabreviat

1. P.S. Procedurades is tem

2. P.O . Proceduraoperationala

3. E Elaborare

4. V Ver if ic are

5. A Aprobare

6. Ap. Aprobare

7. Ah. Arhivare

8. CS Compar timentdespec ialitate

9. SCIM Sis temdecontrol intern/manager ial

10. RM ReprezentantulmanagementuluipentruSMI

11. RMCResponsabil managementul calităţ ii, mediului, sănătăţii ș i secur ităţ ii

ocupaţionale

12. RMM Responsabilmediu

13. RSSO Responsabilsănatăteaș isecur itateaocupaţională

14. SSO Sănătateaș isecur itateaocupaţională

15. CEAC Comis iadeevaluareș ias igurareacalităţ ii

16. SMISis tem de Management Integrat Calitate-Mediu-Sănătate ș i secur itate

ocupaţională;Secur itateaInformatiei;




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina12din: 21


Pagina12/21

8. Descriereaproceduri i

8.1. General i tăţi :

- Procedura cuprinde etapele ce t rebuie urmate, metodele de luc ru s tabi l i te ş i reguli le deaplicat în vederea cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i a prevederi lor legale carereglementeazăac t iv itateaprocedurată.

-Procedura reglementeazăac t iv itateadecontroladocumentelorș i înregis t rări lor.

8.2. Documenteuti l izate:

8.2.1. Listași provenienţadocumentelor:

Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiprocedurisunt celeenumerate lapc t .6.

8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor:

Documentele ut i l izate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementamodali tateade implementareaac t iv ităţ i i procedurate.

Accesul, pentru f iecare Compart iment , la legis laţ ia apl icabilă, se face prin programulinformat ic lacareauacces salariaţ i i ent i tăţ i i .

8.2.3. Circuitul documentelor:

Pentru as igurarea condiţ i i lor necesare cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i aprevederi lor legale care reglementează ac t iv itatea procedurată, responsabilul CEAC va difuzaproceduraconformpc t . 3.

8.3. Resursenecesare:

8.3.1. Resursemateriale:

-Computer- Imprimantă-Copiator-Consumabile (cerneală/ toner)-Hart iexerox-Dosare

8.3.2. Resurseumane:

-ResponsabilulComis ieideMonitorizareș imembri i Comis ieideMonitorizare-ResponsabilulCEACș imembri i comis ieiCEAC-Conducători i decompart imente/comis i i ș i salariaţ i i ent i tăţ i i , înscopulapl icări i proceduri i

8.3.3. Resursefinanciare:

-ConformBugetuluiaprobat al Ins t i tuţ iei




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina13din: 21


Pagina13/21

8.4. Modul de lucru:

8.4.1. Planificareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :

Operaţ iuni le ș i ac ţ iuni le priv ind ac t iv itatea procedurată se vor derula de căt re toatecompart imentele implicate, conform ins t ruc ţ iuni lordinprezentaprocedură.

8.4.2. Derulareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :

Elaborareş i ident i f icaredocumente interne, verif icareş iaprobare> Necesarul de documente se s tabi leş te pe parcursul proiec tări i , implementări i , auditări i ş i

îmbunătăţ iri i s is temului de control intern/managerial, controlul documentelor SCIM f i ind unproces care se efec tuează pe înt reaga durată de v iaţă a aces tora. Necesarul de documente(proceduri, ins t ruc t iuni de luc ru) es te ev ident iat prin completarea formularului cod PO-CEAC-33/F1„Calendarelaborareproceduri”

> ToatedocumenteleSCIMelaborate încadrul ins t i tuţ ieiş i spec if icate înprezentaprocedurăla punc tulDOMENIU, sunt redac tate pe formatul de pagina, t ip A4, port ret / vedere, cucarac tereArial12sau11, dupacaz .

>ToatedocumenteleSCIM(PS, PO, ins t ruc t iuni, regulamente, etc . )cuprind :a)ocopertăpersonalizată, încaredenumireadocumentuluies te înscrisăcucarac tereTimes

New Roman 36-48 sub antet ş i spec if icarea priv ind dreptul de proprietate intelec tuală asupradocumentului, înparteade jos apagini i decopertă;

b) prima pagină de conţ inut a documentului în care es te spec if icat , conform modelului dinAnexa6:

- ediţ ia, rev iz ia, data elaborări i , nr. pagini, nr. exemplar, înscrise în tabloul de ident if icaredocument , poz iţ ionat înantet ;

- func ţ ia, numele ş i semnatura persoanelor care elaborează, verif ică ş i aprobă, în tabloulcompetenţelordeelaborare/ verif icare/ aprobarepoz iţ ionat înpartea inferioarăapagini i ;

- „S ituaţ ia ediţ i i lor ş i a rev iz i i lor în cadrul ediţ i i lor proceduri i operaţ ionale” - poz iţ ionat înt retabloulde ident if icarealdocumentuluiş i tabloulcompetenţelor.

c ) pagini curente, ce conţ in toate, în partea de sus a formatului (în antet ), tabloul deident if icare;

d) anexe, dacă es te cazul, elaborate în format A4, t ip port ret sau vedere ş i numerotate înordineaelaborări i

> Toate documentele prec izate la punc tul „DOMENIU” din procedură sunt ident i f icate unic ,dupăcaz , prin t i t lu, cod, ediţ ie, rev iz ieş isunt datateş i înregis t ratedupăaprobareaaces toraş iînaintedea f i difuzate.

> Codul unui document es te o combinaţ ie alfa-numerică s t ruc turată conformalgoritmuluiXX-XXXX-XX, încare:

-primulgrupdecarac tere reprez intă iniţ ialelecarac teris t ice t ipuluidedocument (ex : PS/PO–procedurădes is tem/operaţ ională; F - formular, LI – l is tă, etc . );

- al doi lea grup de carac tere reprez intă codul compart imentului care elaborează procedura.Pentru codif icarea compart imentelor din ins t i tut ie se completeaza Lis ta s imboluri lorcompart imentelor, formular cod PO-CEAC-33/F2, cu codif icarea pe compart imente convenita incadrulsedintelorde luc rualeComis iei;

- al t ri lea grup de carac tere reprez intă un număr, care es te numărul de ordine, în cazuldocumentelordeacelaş i t ip (PS, PO,etc );

> La elaborarea documentelor organizatorice (ROI, FP) ş i a documentelor tehnice (când es te




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina14din: 21


Pagina14/21

cazul) se respec tăaceleaş i reguli de redac tare ca ş i pentru proceduri, cu diferenţa căpeprimapaginănuex is tă l is tadecontrolapagini lor rev izuite.

> Proceduri le de control managerial, cât ş i celelalte documente ale SCIM sunt elaborate pesec ţ iuni sau capitole, conform „Conţ inutulului cadru al documentelor inc luse în SCIM” detal iatînAnexa7 laprezentaprocedură .

> Toatedocumenteleş i formulareleasoc iateSCIMprecumş i rev iz i i le lor, seelaboreazăsubformă de proiec t (ediţ ie 1 - elaborare iniţ ială/ rev iz ie 0) ş i se t ransmit de căt re elaboratorComis ieiş i tuturor func ţ i i lor implicate înut i l izarea lorpentruanaliză.

> Func ţ i i le implicate formulează observaţ i i în sc ris ş i le t ransmit CI / compart imentuluielaborator pentru analiza ş i determinare a formei f inale iniţ iale, în prima ediţ ie, a documentelorş i/saua formularelor.

> După s tabi l irea formei f inale a documentelor/ formularelor, elaboratorul/ CI as igurăparcurgerea etapelor de verif icare/ av izare ş i aprobare, de emitere ş i difuzare, demodif icare ş iarhivare.

> Toate documentele ş i formularele în original, asoc iate SCIM implementat , sunt ges t ionatede căt re coordonatori i de compart imente/ procese descrise iar ev idenţa central izată a tuturordocumentelor, formularelorş i rev iz i i leaces toraes te întocmită, menţ inutăş iges t ionatădecăt reCI .

> La elaborarea ş i ges t ionarea documentelor prin tehnica informat ică sunt respec tateurmătoarelecerinţe:

-ges t ionareasub formăde f iş iereadocumentelorpesuport elec t ronic ;-păs t rarea formeidocumentuluioriginalcupos ibi l i tăţ i de reproducere;- mult ipl icarea pe hî rt ie ş i difuzarea controlată, mult ipl icarea execut îndu-se numai în l imita

l is teidedifuzare;-el iminarea/ arhivareadocumentului iniţ ialatunc ic îndocopie t rebuie înlocuită;-as igurareapos ibi l i tăţ i i de regăs ire rapidăaoricăruidocument ;- as igurarea accesului diferenţ iat , prin intermediul s is temului de ges t iune al f iş ierelor, la

documente în func ţ iedeautorizări leş i responsabil i tăţ i les tabi l i teprinSCIM,ş ianume:- acces pentru c it ire/sc riere (read / write) numai pt . func ţ i i le cu responsabil i tăţ i în

modif icareadocumentelor;-acces numaipentruc it ire (read–only )pentrucelelaltecategori i deut i l izatori ;-as igurareamenţ ineri i laz ias tadiului rev iz iei (vers iuni i)documentelor.Ident if icaredocumenteex terne>Toatedocumenteledeprovenienţăex ternă îş ipăs t reazănumeleş ialtedatede ident if icare

(cod, ediţ ie, rev iz ie, etc . ) folos ite de proprietari i ex terni emitenţ i (furnizori, părţ i interesate) ş isunt înregis t rate laprimire, decăt resecretariat (secretară), înCondicadesecretariat .

> Documentele de provenienţă ex ternă cu carac ter informat iv vor f i ident i f icate în cadrulproceselor din organizaţ ie folos ind numărul de înregis t rare unic sub care au fos t înscrise înCondicadesecretariat .

> Orice referire ulterioară la aces te documente de provenienţă ex ternă va t rebui să indicenumărulde înregis t rareunic subcaredocumentula int rat înorganizaţ ie .

> Documentele de provenienţă ex ternă, cu carac ter de reglementare (legis lat ie ş i normat ivede reglementare apl icabile, autorizaţ i i , s tandarde, referenţ iale/ documentaţ i i tehnice etc . ) seînscriu în „Lis taprevederi lor legaleş iaaltorcerinţeapl icabile”PO-CEAC-33/F3ş i orice referireulterioară la aces tea va indica datele de ident if icare (nume, cod, ediţ ie, rev iz ie) folos ite deemitent / c reator.

> Documenteledeprovenienţăex ternă, înoriginalsaucopii , sunt difuzatedecăt resecretară




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina15din: 21


Pagina15/21

tot prinCondicadesecretariat , conformdes t inaţ i i lors tabi l i tedecăt reconducătorul ins t i tuţ iei.Dis t ribuirea internă / ex ternăadocumentelor> Toate documentele pe suport hî rt ie, asoc iate SCIM, inc lus iv cele de provenienţă ex ternă,

se difuzează în interiorul organizaţ iei pe bază de „Lis ta de difuzare”, cod PS 01/F4 care es temenţ inută la z i, toate l is tele de difuzare f i ind păs t rate înt r-un dosar, f ie împreună cudocumentulcareogenerează, f ieseparat .

> Difuzarea internă a documentelor pe suport informat ic se efec tuează elec t ronic , prinintermediul s is temelor de ges t iune a f iş ierelor ex is tente pe server ş i folos ind ca inf ras t ruc turădecomunicaţ ie reţeaua int ranet , documenteledifuzateputând f i accesate în f iş ierul „SCIM”.

> Difuzarea unor documente în ex teriorul organizaţ iei, căt re c l ienţ i sau alte ins t i tuţ i i , sepoate face f ieelec t ronic prin intermediul f iş ierelor, f iepesuport imprimabil (hî rt ie).

> Lis tadedifuzareconţ ineurmătoarele informaţ i i :- des t inaţ i i le de difuzare – se menţ ionează pt . f iecare des t inaţ ie în parte regimul difuzări i

(controlat , informat iv ) ş i suportul de difuzare (elec t ronic , t ipăribi l), iar pentru des t inaţ i i le dedifuzarepentrucaredifuzarease facepehî rt iesevamenţ ionaş inumărulcopiei;

-consemnareaevenimentelordedifuzareş iadatelor lacareau loc aces tea, cumar f i : *emiteri denoidocumenteş i/sauemiteri denoiediţ i i aleaceluiaş idocument ; * ret ragerea ediţ i i lor perimate, scoateri din uz (ret rageri) ale documentelor, în coloana

„Observaţ i i”; * modif icarea des t inaţ i i lor de difuzare ş i/sau schimbarea locaţ iei de difuzare, în coloana

„Observaţ i i”.> Documentele SCIM se difuzează cu toate formularele anexe ş i sunt disponibi le la toate

compart imentele unde sunt necesare datele/ informaţ i i le pe care le cuprind, f i ind l iz ibi le ş i uşoracces ibi lepersonalului interesat .

> La difuzarea unei noi rev iz i i a documentului, copia controlată a rev iz iei perimată, care numai es te în v igoare, es te ret rasă, dis t rusă ş i înlocuită cu noua rev iz ie a documentului de cat redes t inatarulnoi i rev iz i i .

> Lis tele de difuzare t ipărite ş i/sau elec t ronice se ac tual izează la f iecare eveniment dedifuzare, înş t i inţarea tuturor des t inatari lor despredifuzare ş i s t rîngerea semnături lor de luare lacunoş t inţa f i ind efec tuată de căt re PC pentru documentele SCIM, respec t iv coordonatori icompart imentelorcare legenerează, pentru res tul.

> Copii le difuzate cu scop informat iv , fără obl igaţ ia de a difuza rev iz i i le ulterioare, seev idenţ iazăcu inscripţ ia „Informat iv ”pe l is tadedifuzareş i peprimapaginăa documentului, nuseret ragş inusedis t rug.

> Difuzări le ex terne, indiferent de suport (elec t ronic , hârt ie) se înregis t rează cu număr deînregis t rare unic în Condica de secretariat ş i sunt însoţ i te de note / adrese de t ransmitere (pehârt iesauprine–mail).

> Orice referire ulterioară la aces te difuzări ex terne efec tuate t rebuie să indice numărul deînregis t rareunic subcareaces taa ieş it dinent i tate, înscris înCondicadesecretariat

> Responsabil i i cu difuzarea ex ternă a documentelor au obligaţ ia să obţ ină de la des t inaţ i i lededifuzareconf irmări (e-mail, telefon, fax saupehî rt ie)deprimireadocumentelor.

> Sis temul de înregis t rare în Condica de secretariat cuprinde: număr alocat , dataînregis t rări i , numărul ş i data documentului, provenienţa, descrierea pe scurt a conţ inutului,des t inatarul internsauex tern (compart imentul), dataexpedieri i ş i semnătura.

Controlulmodif icări lordocumentelors ialedatelorș i înregis t rări lor> Procesul de control al documentelor SCIM es te un proces care se efec tuează pe înt reaga

durată de v iaţă a aces tora ş i prin derularea programului anual de audit intern, se verif ică




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina16din: 21


Pagina16/21

periodic dacă documentele ş i formularele ut i l izate ş i acces ibi le în f iecare compart iment ,reprez intăult imeleediţ i i înv igoarealeaces tora.

> Func ţ ia de control a documentelor se material izează prin întocmirea ş i menţ inerea la z i aurmătoarelor:

-Lis tadedifuzareadocumentelor; -Lis tadecontrolapagini lor rev izuite;-Lis tadocumentelor înv igoare-Lis taprevederi lor legaleş iaaltorcerinţeapl icabile.> Neces itateamodif icări i unuidocument poateapăreaca rezultat direc t aluneicerinţevenite

direc t de la orice func ţ ie din cadrul ins t i tuţ iei sau indirec t , ca urmare a: modif icări lorlegis lat ive, modif icări ale procesului de real izare produs , cons tatari lor la audituri interne/ex terne, analizedemanagement , etc .

> Documentele asoc iate SCIM sunt emise iniţ ial în ediţ ie 1/ rev iz ie 0 iar după un număr demax. 5 rev iz i i în cadrul aceleias i ediţ i i sau c înd se schimbă radical s t ruc tura aces tuia se t recelaonouăediţ iecu rev iz ia0.

> Modif icări le survenite sunt ev idenţ iate prin c reş terea numărului rev iz iei/ edit iei pedocument ş i, unde es te pos ibi l , o scurtă descriere a modif icări i (în Lis ta de control a pagini lorrev izuite, inc lusă înuneledocumente).

> Documente se rev izuiesc integral cu excepţ ia anexelor sau a formularelor asoc iate uneiproceduri, lacare rev iz iase facedoarpeaceldocument ş inupe înt reagaprocedură.

>Toate ediţ i i le / rev iz i i le documentelor generate intern primesc aceleaş i aprobări ca ş i celeiniţ iale, s tadiul ediţ i i lor/ rev iz i i lor în v igoare f i ind ident if icat prin „Lis ta de control a pagini lorrev izuite“ inc lusă în document , ş i prin menţ inerea la z i a unei „Lis ta documentelor în v igoare”,codPS01/F5carepoate f i consultatădeut i l izatori PC.

> În cazul înlocuiri i vers iuni lor documentelor pe suport informat ic , ret ragerea se face prinsuprascrierea f iş ieruluiconţ inîndvecheavers iunecu f iş ierulconţ inîndnouavers iune.

>La ret ragerea def init ivă a documentelor pe suport informat ic , f iş ierul es te ş ters , operaţ i i ledesuprascriere/ ş tergerea f iş ierelorav înd loc lasursadedifuzare (loculdedifuzare).

> Evenimentul de ret ragere es te consemnat de căt re func ţ ia responsabilă cu ges t ionareadocumentului în l is tadedifuzareadocumentuluicareas igurăas t fel înş t i inţareaş isemnareadeluare la cunoş t inţă de căt re toţ i des t inatari i de difuzare interni care au regimul de difuzarecontrolat .

> Copii le controlate difuzate în afara ins t i tuţ iei, care nu mai sunt valabi le, sunt ret rase ş idis t ruse de căt re posesori, obl igat iv itatea ret ragerea documentelor ieş ite din uz ş i a dis t rugeri ilor aduc îndu-se la cunoş t inţa posesorului ex tern prin adresa de însoţ ire a documentelorac tual izatedecăt redis t ribuitor.

> Deţ inători i de copii cont rolate care au fos t deprec iate prin ut i l izare, chiar dacă mai suntvalabi le, le ret ragş i le înlocuiesc cuexemplarenoi, l iz ibi le.

> Documentele scoase din uz , păs t rate din diferi te mot ive, se inscripţ ionează v iz ibi l cu„PERIMAT”, iar documentele în format elec t ronic se dis t rug prin ş tergere fără pos ibi l i tatea deres taurare.

> Toatedocumenteleş iac t iv i tăţ i lecare le-augenerat , carenu respec tăprevederi leprezenteiproceduri, se t rateazăcaneconformităţ i .

Păs t rareaş iarhivareadocumentelorcontrolate> Toate exemplarele originale ale documentelor ş i formularelor asoc iate SCIM generate

intern, sunt păs t rate ş i arhivate în cadrul compart imentelor emitente în condiţ i i care să prev inădis t rugerea lorprin:




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina17din: 21


Pagina17/21

- foc , inundaţ ie, variaţ i i de temperatură / umiditate înzonadepăs t rar;- furt , pierdere, deteriorare intenţ ionată;-ac ţ iunea insec telor, rozătoarelor.> Documentele ş i datele perimate sunt ret rase din punc tele de ut i l izare de căt re elaboratori,

care as igură arhivarea/ dis t rugerea aces tora, conform prevederi lor legis laţ iei apl icabile, înv igoare.

> Documentele originale ieş ite din uz sunt inscripţ ionate cu menţ iunea „ANULAT”, cel puţ inpeprimapagină, sunt datate, semnateş ipăs t ratepeoperioadăde3ani.

> Pentru a f i uşor acces ibi le ş i protejate de deteriorări ş i pierderi, documentele dis t ribuite lalocuri ledemuncăsevorprotejeazacu fol ie t ransparentă.

> Documentele în v igoare sunt păs t rate în format elec t ronic , atât in calculator c î t ş i pesuport f iz ic , în 2 copii din care o copie la Primar ş i o copie la coordonatorul pentruimplementareaSCIM.

> Documentele sunt păs t rate/arhivate pe perioade s tabi l i te prin legis laţ ia în v igoareaplicabilă, în func ţ iede interesele tehnico–economiceş icomerc ialealeorganizaţ ieiprecumş ideperevederi le legale îndomeniuladminis t rat iei locale.

> Pentruarhivareadocumentelor ş i formularelor în format elec t ronic , generate intern/ ex tern,conducerea Primariei a s tabi l i t proceduri propri i care as igură acoperirea nevoilor de ev idenţă,acces la informaţ ie ş i deprotec ţ ie împotrivaoricărei pierderi datorateunordis func ţ ionali tăţ i ales is temuluisauunorerorideut i l izare.

> Prac t ic i le interne de păs t rare ş i arhivare a documentelor în format elec t ronic as igurăintegritateaş i securitateadocumentelorarhivatedar s i suprav ieţuirea tehnică ş i informaţ ională,în t impprin:

-ut i l izareaacelput in2medii des tocare (suport f iz ic )diferi te;- locaţ i i dedepoz itarediferi tealemedii lordes tocareut i l izate;- salvare periodică, pe noi suporturi f iz ice, a documentelor în format elec t ronic păs t rate /

arhivate.Graf ic dec ircuit aldocumentelor> Graf icul de c ircuit al documentelor, cod PS 01/F6, are rolul de a reglementa modul de

ges t ionarealdocumentelorde t ip inregis t rareelaborate incadruls t ruc turi lordinorganizat ie.> Graf icul de c irculat ie al documentelor es te elaborat de cat re f iecare Sef de s t ruc tura sau

responsabil de ac t iv itate, aceeaș i persoana care are responsabil i tat i in elaborarea proceduri lorla nivel de comp. /birou/serv ic iu. O data elaborat Graf icul es te adus la cunos t i inta persoanelordincadruls t ruc turi i pebazadeLis tadedifuzare.

> Graf icul es te modif icat de cat re elaboratorul init ial ori de cate ori apar modif icari inc ircuitulunuidocument .

> Graf icele sunt elaborate in doua exemplare, unul es te t rimis cat re PC iar unul es teindosariat decat reelaborator lanivelulcomp/biroului.

> Graf iceledec ircuit aldocumentelorsecompleteazaas t fel:-NRcrt -numardeordineat ribuit formularului-Denumireaad l i t terama formularuluicarese întocmeşte * comune - documente intocmite in cadrul comp. /biroului/serv ic iului in format elec t ronic

saupesuport dehart ie. * t ipizat -documente reglementateprinac te legis lat ive:-NRex . - secompleteazacuc if re s i reprez intanumaruldeexemplare in carese intocmeste

documentul-Decat rec inesesemneaza




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina18din: 21


Pagina18/21

* intocmit : secompleteazacu func t iapersoaneicare intocmestedocumentul *aprobat : secompleteazacu func t i i lecareaprobadocumentul-Des t inatar (se t rimite la. . ) * intern: - se ment ioneaza nr de exemplare s i comp. /biroului/sau serv ic iului unde es te

t rimis documentul) (ex . 1ex . Secretar, 1ex Direc ţ iaEconomică, etc ) * ex tern - se completeaza cu numele des t inatarului - ins t i tut ie, alta ent i tate (ex . 1 ex .

Cons il iuLocal, 1ex . Trezorerie, etc ).- periodic itatea intocmiri i formularului - se noteaza f recventa cu care se completeaza

documentul respec t iv (ex . lunar, z i lnic , t rimestrial, ori decateori es tenevoie, etc ).- De căt re c ine s i cand se arhiveaza - se completeaza cu func t ia responsabila pentru

arhivares iperioada lacaresearhiveazadocumentul.

8.4.3. Valori ficarearezultateloractivi tăţi i :

Rezultatele ac t iv i tăţ i i vor f i valori f icate de căt re toate comis i i le ș i compart imentele dinIns t i tuţ ie.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina19din: 21


Pagina19/21

9. Responsabi l i tăţi și răspunderi înderulareaactivi tăţi i

9.1. Conducătorul ins t i tuţ iei-Aprobăprocedura-As igură implementareaș imenţ inereaproceduri i9.2. Cordonatorul (responsabilul/președintele)CEAC-As igură implementareaș imenţ inereaprezenteiproceduri;-Monitorizeazăac t iv itateacomis i i lor9.3. Conducători i decompart imente/comis i i-Aplicăprocedura-As igurăcondiţ i i ledepăs t rareadocumentelorș i înregis t rări lor




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina20din: 21


Pagina20/21

10. Anexe, înregistrări , arhivări

-Toatedocumenteleş idovez i lepebazacărorase real izeazăac t iv itateaproceduratăseaf lă îndosarelecomis i i lorș i îndosarulCEAC.

- Analiza ş i rev izuirea proceduri i se face anual, sau ori de câte ori apar modif icări alereglementări lor legale cu carac ter general ş i intern pe baza cărora se des făşoarăac t iv itatea/ac t iv ităţ i lecare face/ fac obiec tulaces teiproceduri.

Anexe:-mapecucopii alecert i f icatelorş iadeverinţelorde formarecont inuă;-central izatorcu formareacadrelordidac t ice,- f işedeas is tenţăcompletate laorededirec tori ş i responsabil i i comis i i lor- central izator cu lec ţ i i le sus ţ inute în cadrul schimburi lor de experienţă, a comis i i lor

metodice, acercuri lorpedagogice.




Nr.deex.: 1

Revizia: 0


CEACPagina21din: 21


Pagina21/21

11. Cuprins

Coper ta ... . . .

1.Lis taresponsabililor cuelaborarea,ver if ic areaș iaprobareaediţ ieisau,dupăcaz ,arev iz iei încadrulediţ ieiprocedur iioperaţionale

... . . .

2. Situaţiaediţ iilor ș iarev iz iilor încadrulediţ iilor procedur iioperaţionale ... . . .

3.Lis tacupr inzândpersoanelelacaresedifuzeazăediţ iasau,dupăcaz ,rev iz iadincadrulediţ ieiprocedur iioperaţionale

... . . .

4. Scopulprocedur iioperaţionale ... . . .

5. Domeniuldeaplicareaprocedur iioperaţionale ... . . .

6. Documentederefer inţă( reglementăr i) aplicabileac tiv ităţ iiprocedurate ... . . .

7. Definiţ iiș iabrev ier ialetermenilor ut iliz aţi înproceduraoperaţională ... . . .

8. Desc r iereaprocedur ii . . . . . .

9. Responsabilităţ iș irăspunder i înderulareaac tiv ităţ ii . . . . . .

10. Anexe,înregis trăr i, arhivăr i . . . . . .

11. Cupr ins ... . . .

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ COD: PO-CEAC-30™i...documentelor și înregistrărilor incluse în...

Documents

Transcript of PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ COD: PO-CEAC-30™i...documentelor și înregistrărilor incluse în...