UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS GALAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR

Liliana Mihaela MOGA

SISTEME I APLICAII INFORMAIONALE FINANCIAR-MONETARE

ISBN 978-606-8216-18-8

Editura EUROPLUS Galai, 2010

CuprinsCapitolul 1 Elementele teoreticometodologice ale sistemului informaional:............................................................................ 1.1 Conceptul de sistem informaional: ...................................................... 1.2 Elementele componente ale sistemului informaional: ......................... 1.3 Caracteristicile general valabile pentru sistemele informaionale: ....... 1.4 Clasificarea sistemelor informaionale: ................................................ 1.5 Informatizarea, vector al eficientizrii activitilor economice: ........... 1.6 Rolul informatizrii n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderilor ...................................................................................... 1.6.1 Informatizarea nivelului operativ al conducerii:........................... 1.6.2 Informatizarea procesului decizional:........................................... 1.6.3 Tendine actuale n informatizarea sistemelor informaionale ale ntreprinderilor: ....................................................................... Rezumat:........................................................................................................ Capitolul 2 Structura sistemelor informaionale:...................................... 2.1 Structura sistemelor informaionale de prelucrare a tranzaciilor (operaionale): ....................................................................................... 2.1.1 Aplicaia de gestiune a stocurilor: ................................................ 2.1.2 Aplicaia pentru producie: ........................................................... 2.1.3 Aplicaia de personal salarizare: ................................................ 2.1.4 Aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe: ...................................... 2.1.5 Aplicaie financiar contabil:..................................................... 2.2 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarcontabile reglementate de legislaia n vigoare:.................................................... 2.3 Structura sistemelor informaionale financiar bancare: ....................... 2.4 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarbancare reglementate de legislaia n vigoare:.................................................... Rezumat:........................................................................................................ Capitolul 3 Proiectarea sistemelor informaionale:................................... 3.1 Evoluia metodologiilor de analiz i proiectare a sistemelor informaionale: ......................................................................................

5 5 6 13 16 18 19 20 22 26 31 33 33 34 37 39 41 42 44 46 52 54 55 55

Pag. 4

3.1.1 Etapa metodologiilor clasice: .................................................... 3.1.2 Etapa metodologiilor orientate pe creterea rolului utilizatorilor: ............................................................................. 3.1.3 Elemente care recomand utilizarea metodelor orientate pe utilizator n activitatea de analiza i proiectare a sistemelor informaionale: .......................................................................... 3.2 Structura funcional general a unui sistem informaional:................. 3.3 Etapele dezvoltrii sistemului informaional:........................................ Rezumat: ............................................................................................................ Teste de autoevaluare:..................................................................................... Bibliografie: ......................................................................................................

56 59

61 65 70 78 79 87

Capitolul 1 Elementele teoreticometodologice ale sistemului informaional1.1 Conceptul de sistem informaionalNoiunea de sistem informaional este o categorie complex, pentru care nu exist o definiie unanim acceptat. Orice activitate desfurat n cadrul unei ntreprinderi necesit, n fiecare stadiu de desfurare, o prelucrare a datelor i informaiilor dup o anumit specificaie. Toate ntreprinderile i-au dezvoltat, din necesitate, sisteme informaionale proprii, adaptate la structura organizatoric, n care, la executarea unor operaiuni precum colectarea, prelucrarea datelor n scopul obinerii de informaii stocate i transmise, folosesc sau nu sisteme informatice. Evoluia rapid a mediului economic i pune amprenta asupra evoluiei sistemului informaional. Teoria i practica l situeaz la confluena a dou domenii distincte: economic i tehnologia informaiilor i comunicaiilor. Dei definiiile sistemelor informaionale care sunt de dat mai recent (anii 1960 1970), includ ntotdeauna noiuni de care fac referire la prelucrarea automat a datelor, informatizarea sistemului informaional trebuie privit ca un efect al efortului fcut de ntreprinderi pentru a se adapta la mediul economic tot mai dinamic. Definirea conceptului de sistem informaional difer n funcie de pregtirea specialitilor care abordeaz aceast problematic. Opiniile specialitilor n economie converg n definirea sistemului informaional ca un ansamblu interconectat ntr-o concepie sistemic a datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor informaionale i a mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei organizaii. Sistemul informaional este prezentat ca un instrument dezvoltat pentru deservirea obiectivelor unei ntreprinderi. Accentul cade pe raiunea de a fi a acestuia i mai puin pe modul n care este realizat. Transformrile care au loc n

Pag. 6

cadrul sistemului informaional pot fi fcute n mod manual, interactiv sau automat. Cea de a doua categorie de specialiti implicai n problematica sistemelor informaionale, informaticienii, prezint, n principal,aspectele de natur tehnic. n acest sens vom exemplifica prin cteva definiii ale sistemului informaional, pe care le-am considerat reprezentative: Circulaia informaiei din momentul producerii unui eveniment n procesul condus i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i precizarea coninutului informaiei, destinaiei, locului stocrii etc. alctuiesc sistemul informaional. Totalitatea metodelor, tehnicilor, mijloacelor, privite ca un ansamblu integrat care asigur nregistrarea, culegerea, transmiterea, prelucrarea i valorificarea informaiilor definesc sistemul informaional.

1.2 Elementele componente ale sistemului informaionalElementele componente ale sistemului informaional se regsesc n definiiile prezentate anterior, i sunt: datele; informaiile; circuitele informaionale; fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor; personal de specialitate. Datele sunt elementele cu cea mai redus complexitate din cadrul unui sistem informaional i reprezint ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces. n ceea ce privete informaia, aceasta este tratat ca o materie prim de baz att a sistemului informaional, ct i n general, a sistemului de management al ntreprinderii. Informaiile reprezint acele date care aduc un plus de cunoatere utilizatorului final. Definiia stabilete raportul care exist ntre date i informaii, i poate fi considerat o sintez a modului cum este definit informaia n The Oxford English Dictionary: aciunea de a comunica cunotine sau nouti despre

Pag. 7

un fapt sau o apariie; aciunea de a spune sau de a i se spune ceva, cunotin comunicat care privete un anumit fapt, subiect sau eveniment; tire, noutate. Caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc informaiile vehiculate n sistemul informaional al unei ntreprinderi, pentru a contribui la atingerea obiectivelor de management, sunt cunoscute sub denumirea de cerine de raionalitate fa de informaii. Acestea sunt1: realitatea; caracterul multilateral; caracterul sintetic i concis; precizia i sigurana; capacitatea de a ajunge la beneficiar n timp util; caracterul dinamic; orientare prospectiv; adaptare la specificul personalului implicat. O informaie este real atunci cnd reflect procesele aa cum se deruleaz n ntreprindere, fr a le deforma. Realismul informaiei constituie o premis n adoptarea unor decizii corecte, ca baz n realizarea pe termen lung a unei eficiene economice crescute. Multilateralitatea informaiei este o caracteristic dezvoltat ca rspuns la complexitatea mediului economic n care i desfoar activitatea ntreprinderile contemporane. Caracterul multilateral al informaiei face posibil transmiterea tuturor aspectelor pe care le implic activitatea pe care o caracterizeaz: economic, uman, tiinific etc. Aspectul multilateral al informaiei nu limiteaz caracterul sintetic i concis al acesteia, care implic capacitatea de a surprindere i de a transmitere elementele eseniale de noutate prin folosirea unor mesaje ct mai scurte. Astfel, rezultatul obinut este mpiedicarea ignorrii unor informaii importante de ctre manageri, n special de ctre cei situai la nivelurile superioare. Caracterul sintetic i concis al informaiilor trebuie s se realizeze n limita nealterrii preciziei i siguranei acestora. Prin omiterea includerii unor detalii n coninutul informaiilor, se poate schimba coninutul ntregului mesaj, beneficiarul putnd fi lipsit de siguran n utilizarea informaiei, ceea ce poate avea drept consecin diminuarea ncrederii n sistemul informaional.1

Radu, I.; Urscescu, M.; Ioni, F., Informatic pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001;

Pag. 8

Elementul timp are un rol important, utilitatea informaiei fiind condiionat de capacitatea acesteia de a ajunge la beneficiar n timp util, adic n perioada optim pentru a putea fi folosit la fundamentarea unor decizii sau la declanarea executrii unor aciuni. Evoluia tot mai rapid economiei contemporane face ca aceast caracteristic s devin din ce n ce mai important. Caracterul dinamic al informaiilor vine din necesitatea surprinderii desfurrii dinamice a proceselor (n strns legtur cu factorul timp). Caracterul prospectiv al informaiilor este dat de creterea capacitii acestora de anticipare a fenomenelor economice i este o consecin a caracterului dinamic. Informaiile, prin aceast caracteristic, contribuie la desfurarea activitii de previziune din ntreprinderi. Finalitatea aciunilor desfurate n sistemul informaional este de a pune la dispoziie persoanelor situate pe diferite niveluri (operaional i decizional) informaiile necesare pentru buna desfurare a activitii unei ntreprinderi. Se poate afirma, deci, c beneficiarii informaiilor sunt oamenii, cu diverse niveluri de pregtire. S-a constatat c perceperea corect i integral a mesajului transmis de o informaie depinde de gradul de adaptare a informaiei la capacitatea de nelegere a personalului implicat. Factorii cei mai importani care trebuie luai n considerare n momentul realizrii formei de prezentare a informaiilor sunt: nivelul de pregtire, gradul de informare, domeniul la care se refer etc. Circuitele informaionale reprezint drumul pe care l parcurg fluxurile informaionale. Circuitele informaionale pot fi asimilate ansamblului conexiunilor existente ntre diverse niveluri organizatorice dintr-o ntreprindere. n descrierea unui sistem informaional, relaiile organizatorice care se stabilesc ntre unitile organizaionale sunt considerate, concomitent, i circuite informaionale. Fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele informaionale, i pot fi: fluxuri informaionale ascendente care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice aflate n raport de subordonare; fluxuri informaionale orizontale care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice aflate pe acelai nivel ierarhic;

Pag. 9

fluxuri informaionale oblice care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice diferite, dar care nu se afl n relaii de subordonare. Procedurile informaionale reprezint ansamblul operaiilor executate n scopul soluionrii unei probleme date; prin intermediul acestora, se stabilesc tipurile suporturilor de informaii utilizate, mijloacele de culegere, prelucrare i transmitere a datelor i informaiilor, precum i ordinea, modalitile i mijloacele de efectuare a prelucrrilor. Procedurile informaionale sunt reprezentate de: coleciile organizate de date i informaii; programele i limbajele de tratare a datelor. Colecii organizate de date n subsistemul de memorare extern a informaiilor, un loc important l ocup coleciile organizate de date i informaii cunoscute i sub numele de baze de date sau bnci de date. Informaiile sunt informaii structurate, de regul, pe clase de informaii specifice, care sunt memorate prin intermediul unor subsisteme de prelucrare, cunoscute sub numele de sisteme de gestiune a bazelor de date. Sistemele de gestiune a bazelor de date sunt programe care ruleaz ntre sistemul de operare i programele utilizator punnd la dispoziia utilizatorului subrutine specifice i funcii de acces i control asupra bazelor de date pentru efectuarea unor anumite operaiuni. n principal, accesul este permis i controlat pe baza unor drepturi specifice acordate prin intermediul parolelor fiecrui utilizator, asigurnd astfel protecia informaiilor. Informaiile din bazele de date sunt cel mai adesea meninute sub forma unor tabele iar n cadrul acestora n rnduri i coloane. Astfel, de exemplu, ntr-o baz de date se pot regsi informaii despre facturile emise ctre un client, despre materialele care au fost aprovizionate, despre preuri i cantiti. Aceast categorie de informaii poart numele de informaii structurate. O mare parte din informaii sunt ns imposibil de pus ntro structur logic i poart numele de informaii nestructurate. Un exemplu clasic de informaie nestructurat care se poate regsi ntr-o baz de date este evidena informaiilor prezente n pres, n crile dintr-o bibliotec, colecii mixte de imagini, sunete i chiar secvene video cum ar fi cele prezente ntr-o enciclopedie electronic. Cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de date sunt: Oracle, MySQL, PostgreSQL, Sybase, Informix, Interbase, MS SQL Server.

Pag. 10

Programe i limbaje de tratare a datelor Funciile programelor de tratare a datelor sunt stabilite prin regulile i algoritmii de calcul generai de ctre programator pentru a realiza un anumit obiectiv. Pentru atingerea scopului propus, programatorul are disponibilitatea de a alege ntre un numr mare de limbaje de programare, pentru codificarea ntr-un limbaj ct mai apropiat de nelegerea uman a regulilor necesare prelucrrii datelor. De-a lungul timpului au fost dezvoltate mai multe tipuri de limbaje de programare. Unele dintre ele au faciliti specifice pentru prelucrarea numeric, calcule matematice cum ar fi limbajele Fortran, Pascal sau C. Alte limbaje sunt dedicate programrii sistemelor de operare sau a modulelor care fac interfaa foarte joas cu resursele sistemului i acestea sunt limbajele de asamblare, sau C-ul. Alte limbaje sunt specializate n inteligena artificial, pentru sisteme expert, cum ar fi Smalltalk, Eiffel. De asemenea. exist limbaje folosite cu predilecie pentru interfee de comunicaie n reea, cum ar fi Java. Mijloacele de tratare a informaiilor, reprezint ansamblul de echipamente i instrumente necesare prelucrrii informaiilor (suporturile fizice i logice), ncepnd cu documentele de culegere a informaiilor, precum i ordinea, modalitile i mijloacele de efectuare a prelucrrilor propriu-zise. Variantele constructive adoptate pentru aceste ultime dou elemente au o mare influen asupra eficienei sistemului informaional i sunt influenate de progresul tehnologic. Acestea sunt reprezentate de componentele hardware i de componentele software ale sistemului informaional. Componentele Hardware ale sistemului informaional includ urmtoarele elemente: a) subsistemul de introducere a informaiilor; b) subsistemul pentru memorarea rezultatelor intermediare; c) subsistemul de procesare; d) subsistemul de ieire a informaiilor. Subsistemul de introducere a informaiilor realizeaz informaiilor prin diverse moduri: interaciunea direct cu omul prin intermediul tastaturii; preluarea

Pag. 11

introducerea datelor grafice prin intermediul mouse-ului i a tabletelor grafice; prin intermediul camerelor de luat vederi, scannere etc. Subsistemul pentru memorarea rezultatelor intermediare este prezent n componena oricrui sistem informaional i are ca principale funciuni memorarea rezultatelor intermediare ale calculelor, memorarea informaiilor primare i depozitarea informaiilor prelucrate. Acesta este compus de cele mai multe ori din mai multe straturi de memorare a informaiilor, clasificate dup viteza de reacie: memoria intern, care este cea mai rapid accesat i este utilizat pentru pstrarea informaiilor intermediare, aa numitelor variabile de program; memoria extern care este de mai mare capacitate i este constituit din discurile dure (hard-disk) i, mai rar, din benzi magnetice; arhivele de memorare sunt capaciti de stocare a informaiilor de dimensiuni foarte mari, la care timpul de acces este mult mai mare. Aceste arhive sunt pe filme, pe benzi magnetice i mai nou pe discuri optice. Subsistemul de procesare este de fapt creierul ntregului sistem informaional i reprezint acel ansamblu de dispozitive electronice care prelucreaz informaia de intrare i pe baza regulilor din programul de calcul efectueaz operaiunile asupra datelor i informaiilor. Subsistemul de ieire a informaiilor face cunoscute utilizatorului rezultatele rulrii programelor, livreaz informaia n forma sa final, prelucrat. Cele mai comune sisteme de ieire a informaiilor sunt imprimantele, monitoarele video etc. Sisteme mai sofisticate de obinere a informaiilor sunt filmele fotografice, proiectoarele. Componentele Software ale sistemului informaional includ: a) Software-ul de baz (Sistem de operare); b) Software-ul de aplicaie.

Pag. 12

Software-ul de baz (Sistemul de operare) Sistemul de operare realizeaz accesul la resursele de calcul, la memorii, la subsistemele de intrare/ieire. Orice program utilizator face apel la setul de proceduri i subrutine puse la dispoziia acestuia de sistemul de operare. Sistemele de operare sunt de mai multe feluri, n funcie de criteriul de clasificare utilizat: 1. dup numrul de utilizatori care pot avea acces la resurse: sisteme de calcul mono-utilizator, care permit accesul la resursele de calcul a unui singur utilizator, la un moment dat; sisteme de calcul multi-utilizator, care permit accesul la resursele de calcul a mai multor utilizatori simultan; 2. din punct de vedere al posibilitii de a rula mai multe programe simultan sau aparent simultan, sistemele de calcul se mpart n: sisteme de calcul non-multi-tasking; sisteme de calcul multi-tasking, care dau posibilitatea mai multor utilizatori s aib acces simultan la resursele sistemului, mai multor programe lansate simultan s ruleze aparent n paralel i s proceseze diferite informaii, nu neaprat n ordine secvenial. Sistemele moderne de calcul fac parte din aceast ultim categorie, i din aceast categorie enumerm: Solaris, AIX, HP-UX, Linux, UNIX, Windows NT/2000/XP/2003. Dup modul de lucru n legtur cu factorul timp exist sisteme de operare n timp real, folosite n principal n industrie, sunt destinate pentru a rspunde la solicitri care au mare dependen de timp, de apariia unor anumite semnale, de expirarea anumitor intervale de timp. Un de sistem de operare n timp real este Qnx. Software-ul de aplicaie (program utilizator) Ultima component i cea mai important a unui sistem informaional o reprezint pachetul de programe utilizator. Programele utilizator, care sunt scrise n mod special pentru a executa o anumit funcie, prin intermediul sistemului de operare, fac accesul la resursele sistemului i prelucreaz datele obinute dup un anumit algoritm, dup anumite reguli care constituite logica intern a acestora. Aplicaia propriu zis este rezultatul vizibil al sistemului informaional. Ea reprezint totalitatea programelor utilizator care concur la realizarea sarcinilor sistemului informatic. Aplicaiile informatice pentru ntreprinderi sunt structurate

Pag. 13

dup activitatea creia i sunt destinate i anume: activitilor de gestiune a stocurilor, a mijloacelor fixe, personalului i salarizrii, pentru contabilitate i asistare manager etc. Personal de specialitate Pentru buna funcionare a unui sistem informaional sunt necesare urmtoarele categorii de personal: personal pentru ntreinerea din punct de vedere hardware a sistemului de calcul. Principala lor atribuie este aceea de a verifica periodic sistemul de calcul, de a-l monitoriza n sensul pstrrii funcionalitii acestuia; personal pentru administrarea sistemului de calcul; este un supervizor al activitii sistemului de calcul, gestioneaz i planific puterea de calcul a sistemului pentru rezolvarea diferitelor funcii i sarcinii, monitorizeaz execuia corect a acestora i alerteaz personalul de specialitate n cazul apariiei unor defeciuni; personalul pentru introducerea i preluarea informaiilor n sistem; n cele mai multe cazuri sunt operatorii de introducere a datelor. n ultimul timp, prin mpingerea terminalelor de calcul ctre utilizatorul final asistm la un proces n urma cruia personalul de introducere a datelor este de fapt i beneficiarul informaiei.

1.3 Caracteristicile general valabile pentru sistemele informaionaleCaracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informaional pentru a ajuta ntreprinderea n procesul atingerii obiectivelor de management, sunt2: a) adaptabilitatea; b) controlabilitatea i fiabilitatea; c) caracterul deschis.

2

Radu, I.; Urscescu, M.; Ioni, F., Informatic pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001;

Pag. 14

Adaptabilitatea sistemelor informaionale Adaptabilitatea reprezint capacitatea sistemului de a se putea transforma ntr-un timp scurt i cu un consum minim de resurse (financiare, umane etc.), astfel nct s poat rspunde unor cerine noi care pot fi impuse fie de modificri aprute n sistemul intern, fie n sistemul extern al ntreprinderii. n rndul modificrilor care pot apare n sistemul intern al ntreprinderii se includ: schimbri n profilul activitii desfurate, generate de dezvoltarea unor noi activiti, diferite de cele iniiale (de exemplu, dezvoltarea unor activiti de producie de ctre o firm specializat n comer); schimbri n metodele de management folosite care genereaz modificarea unor proceduri de tratare a datelor i informaiilor; schimbarea structurii organizatorice care genereaz modificri ale fluxurilor i circuitelor informaionale, schimbarea formei sau coninutului unor situaii informaionale cerute de managerii situai pe diverse niveluri de conducere etc. Modificrile provenite din mediul exterior includ: modificri ale legislaiei economice, foarte frecvente n Romnia; de exemplu trecerea la leul greu, prin denominarea monedei naionale; schimbarea formei de proprietate asupra firmei; de exemplu trecerea de la proprietatea de stat la proprietatea privat; schimbri n modul de desfurare a relaiilor cu furnizorii, clienii, etc. Soluii adoptate pentru asigurarea adaptabilitii Cea mai cunoscut metod utilizat pentru ndeplinirea cerinei de adaptabilitate a sistemelor informaionale este realizarea modular, care i-a dovedit deja utilitatea i este larg folosit n dezvoltarea proiectelor de sisteme informaionale majore. Principalul beneficiu realizat prin proiectarea modular este creterea duratei de via a sistemului, deoarece modificrile impuse de schimbrile din mediul intern sau extern vor opera schimbri numai la nivelul modulelor, fr a afecta aplicaia ca ntreg. Proiectarea modular a sistemelor informaionale se aplic att la elaborarea programelor informatice (aplicaiilor informatice), la dimensionarea infrastructurii hardware, dar i la proiectarea

Pag. 15

componentelor neinformatice ale sistemului informaional (circuite informaionale, fluxuri i proceduri informaionale etc.). O alt modalitate este luarea n considerare, nc din etapa de proiectare a sistemelor informaionale, a posibilitilor de dezvoltare ulterioar a ntreprinderii, care implic schimbri att n sistemul operaional, ct i n cel decizional. Tot n acest sens, un rol important l are asigurarea independenei aplicaiilor informatice de structura hardware, dar i de sistemul de operare utilizat, cunoscut sub denumirea de portabilitatea aplicaiilor informatice. Controlabilitatea i fiabilitatea sistemelor informaionale Controlabilitatea i fiabilitatea reprezint posibilitatea de a cunoate n orice moment starea sistemului i de a-l exploata chiar n condiiile n care apariia unor perturbaii duce la funcionarea defectuoas a uneia dintre componentele sale. Controlabilitatea sistemului a devenit din ce n ce mai important odat cu creterea rolului informaiei n economie. n acest sens, noiunea de controlabilitate este tot mai des legat de asigurarea securitii informaiilor, care mbrac dou aspecte: a) confidenialitatea informaiilor, sub cele dou forme: securitate extern, care implic protejarea informaiilor fa de accesul persoanelor strine ntreprinderii; securitate intern, care implic protejarea informaiilor fa de accesul neautorizat al persoanelor din interior; b) protecia informaiilor mpotriva distrugerii. Soluii adoptate pentru asigurarea controlabilitii i fiabilitii Tehnicile folosite pentru asigurarea acestei proprieti sunt variate i prezint elemente caracteristice n funciile de aspectele pe care le acoper. Pentru asigurarea confidenialitii interne cea mai utilizat metod este organizarea strict n cadrul sistemului informaional prin stabilirea strict a nivelelor de acces la sistem pe baz de parol. Pentru protejarea informaiilor n caz de distrugere a elementelor hard se realizeaz salvarea periodic a bazelor de date, mergndu-se pn la achiziionarea de echipamente redundante (servere echipate cu mai multe hard-disk-uri, pe care se face salvarea automat a bazelor de date, la anumite intervale de timp).

Pag. 16

Caracterul deschis al sistemelor informaionale Caracterul deschis al unui sistem informaional reprezint capacitatea acestuia de a se integra i de a integra, de a schimba informaie cu exteriorul, de care este influenat i pe care, la rndul su, l influeneaz. Acest aspect a fost impus de volumul imens de informaii care trebuie vehiculat dinspre i nspre sistemul informaional, msura n care acestea influeneaz funcionarea ntreprinderii i viteza cu care se modific coninutul acestor informaii. Soluii adoptate pentru asigurarea caracterului deschis Interfaa cu exteriorul a sistemului informaional trebuie s fie permanent i s fie compatibil cu interfeele sistemelor cu care urmeaz s intre n legtur, iar automatizarea acesteia asigur flexibilitatea necesar funcionrii sistemului.

1.4 Clasificarea sistemelor informaionalePrezentarea principalelor categorii de sisteme informaionale nu poate fi fcut n afara corelrii cu elementele sistemului de management, precum i cu procesul de informatizare. Pentru clasificarea sistemelor informaionale se folosesc mai multe criterii. n continuare vom prezenta clasificrile fcute prin utilizarea criteriilor cu cea mai larg aplicabilitate n practic: 1. Dup scopul urmrit prin sistemul informaional: automatizarea activitilor de rutin (Sisteme informaionale pentru prelucrarea tranzaciilor); informarea conducerii la nivel operativ i tactic (Sisteme de informarea conducerii, Sisteme suport pentru decizie); sprijinirea proceselor de comunicare; sprijinirea grupurilor de lucru, inclusiv experi (Sisteme expert); sprijinirea top managerilor (Sisteme pentru asistarea deciziei). 2. Dup modul de prelucrare al datelor: sisteme de prelucrare manual (tratarea informaiilor se face manual); sisteme de prelucrare mecanografic: sisteme de prelucrare automat/electronic (tratarea informaiilor se face automatizat);

Pag. 17

sisteme de prelucrare mixt. 3. Dup modul de organizare a datelor: sisteme bazate pe fiiere clasice (informaiile sunt organizate n fiiere); sisteme bazate pe tehnica bazelor de date (informaiile sunt organizate n colecii de date); sisteme mixte. 4. Dup gradul de dispersie a resurselor sistemului informaional: sisteme informaionale locale (staiile de lucru nu sunt distribuite n teritoriu, ntreprinderea are un singur punct de lucru): bazate pe sala calculatorului central; bazate pe calculatoare de sine stttoare; bazate pe reea local. sisteme informaionale distribuite (staiile de lucru sunt distribuite n teritoriu, ntreprinderea are mai multe puncte de lucru): sisteme de prelucrare a datelor distribuite; sisteme de prelucrare distribuit a datelor. 5. Dup gradul de integrare: sisteme neintegrate (insule de informaii); sisteme parial integrate: pe orizontal; pe vertical. sisteme total integrate i pe orizontal i pe vertical. 6. Dup legtura cu tipul de structur organizatoric: sisteme informaionale grefate pe structura funcional a ntreprinderii; sisteme informaionale structurate pe compartimente/departamente; sisteme informaionale mixte.

Pag. 18

1.5 Informatizarea, vector al eficientizrii activitilor economice Pentru a supravieui n economia bazat pe cunotine, ntreprinderile trebuie s aib capacitatea de a se adapta rapid schimbrilor continue care apar n mediul tot mai dinamic al afacerilor, caracterizat de apariia unor noi tipuri de relaii ntre furnizori, clieni i competitori, pe msur ce acetia i unesc eforturile pentru dezvoltarea sau deschiderea unor piee noi i pentru a rspunde rapid oportunitilor care apar. Succesul ntreprinderilor este determinat de accesul n timp util la informaii i de capacitatea de comunica cu exteriorul prin conectarea la sistemele informaionale i de comunicaie din ce n ce mai complexe. Importana sistemelor informaionale din ntreprinderi este n continu cretere datorit rolului pe care l au n asigurarea informaiilor necesare derulrii eficiente a proceselor de management, ct i a celor de execuie, prin colectarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor necesare tuturor nivelurilor de decizie, i comunicarea coninutului deciziilor ctre nivelurile operaionale. Structurile manageriale sunt cele mai afectate de transformrile induse de schimbrile din economie. La baza procesului managerial st decizia, ca rezultat al unor activiti contiente de alegere a unei direcii de aciune i a angajrii n aceasta, fapt care implic de obicei alocarea unor resurse; decizia rezult ca urmare a prelucrrii unor informaii i cunotine, puse la dispoziie managerilor de ctre sistemul informaional3. ntreprinderile obinuite au o mare problem adun mari cantiti de date care nu sunt folosite niciodat. Utilizatorii care ar putea transforma aceste date ntr-un avantaj competiional, de multe ori nu le pot accesa n timp util. Sistemul informaional poate oferi acces rapid i facil la informaiile despre factorii cheie, decisivi n atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n exercitarea controlului managerial. Un rol important n adoptarea deciziilor l are conectarea la mediul extern, cerin realizat prin adaptarea sistemului informaional, astfel nct s se poat realiza identificarea poziiei ntreprinderii pe piaa global, analiza mediului de afaceri exterior i comunicarea cu partenerii de afaceri. Acest lucru este facilitat de creterea substanial a capacitii de a transmite i recepiona informaii i cunotine, indiferent de distan, n timp ct3

Filip, F. G., Decizie asistat de calculator. Decizii, decideni i instrumente de baz, Editura Tehnic & Editura Expert, Bucureti, 2002, pag. 25;

Pag. 19

mai scurt (adesea n timp real), n form apropiat de comunicaiile directe nemijlocite, ntre un numr din ce n ce mai mare de persoane. Efortul de adaptare a sistemelor informaionale ale ntreprinderilor la noile cerine ale mediului economic s-a concretizat n automatizarea operaiunilor de colectare, nregistrare, prelucrarea, stocare i/sau transmisie a informaiilor. Elementele care realizeaz automatizarea acestor operaiuni formeaz subsistemul informatic. Ca urmare a utilizrii tehnologiei informaionale, asistm la o amplificare fr precedent a vitezei de execuie a acestor operaiuni, fapt ce a fost identificat ca una dintre cauzele de natur tehnic i tehnologic care au dus la realizarea revoluiei cunotinelor. n consecin, nivelul de dezvoltare al sistemelor de management ale ntreprinderilor este apreciat i dup ponderea sistemului informatic n cadrul sistemului informaional. Pe de alt parte, introducerea tehnologiei informaiei n ntreprinderi este adesea vzut ca un remediu absolut pentru nlturarea disfuncionalitilor proceselor economice. Cea mai mare parte a problemelor existente nu i gsesc rezolvarea doar prin generalizarea accesului la informaie i prin creterea vitezei de prelucrare a informaiilor. Una dintre soluiile recomandate este combinarea informatizrii cu aplicarea reengineering-ului n ntreprinderi. Reengineering-ul, n concepia lui Hammer i Champy, este definit ca fiind regndirea radical i reproiectarea fundamental a proceselor de afaceri n vederea obinerii unor mbuntiri spectaculoase ale indicatorilor considerai critici n evaluarea performanelor4. Aceeai autori i-au avertizat, n mod special pe profesionitii din domeniul tehnologiei informaiei i comunicaiilor c eroarea fundamental pe care cele mai multe ntreprinderi o fac atunci cnd se gndesc la introducerea unui sistem informatic este c o fac prin prisma proceselor deja existente.

1.6 Rolul informatizrii n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderilorAa cum s-a artat, orice activitate desfurat de ntreprinderi necesit, n fiecare stadiu, o prelucrare a datelor i informaiilor dup anumite specificaii. De aceea, toate ntreprinderile i-au dezvoltat sisteme informaionale proprii, adaptate4

Hammer, M., Champy J., Reengineering-ul ntreprinderii, Editura Tehnic, Bucureti, 1995, pag. 57;

Pag. 20

la structura organizatoric, destinate s serveasc atingerea obiectivelor fundamentale. Operaiunile de colectare i prelucrare a datelor n scopul obinerii informaiilor, stocrii i transmiterii acestora au fost executate iniial manual, pentru ca n timp, ca urmare a ptrunderii progresului tehnic n ntreprinderi, s se treac la prelucrarea automat, executat cu ajutorul tehnologiilor informaionale. Sistemele clasice s-au transformat treptat n sisteme informaionale informatizate, n care operaiunile asupra datelor i informaiilor se execut cu ajutorul tehnologiilor informaionale, n principal a calculatorului. Informatizarea presupune, pe lng introducerea tehnicii de calcul i utilizarea unor programe specifice pentru tratarea informaiilor cu caracter economic. Software-ul de aplicaie este responsabil de automatizarea prelucrrii informaiilor. Chiar dac evoluia n timp a informatizrii este susinut de progresele fcute n domeniul hardware, software-ul de aplicaie poate fi considerat ca elementul care a adus progrese vizibile n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderii.

1.6.1 Informatizarea nivelului operativ al conduceriiProcesul de informatizare a sistemelor informaionale a debutat n ntreprinderi n perioada 1950 1960, prin achiziia de tehnic de calcul i crearea primelor programe capabile s prelucreze informaii cu caracter economic. Primul departament unde s-a introdus prelucrarea automat a fost departamentul financiar-contabil. Alegerea nu a fost ntmpltoare. Activitile desfurate n acest departament folosesc un volum imens de date i informaii iar operaiunile executate au un caracter repetitiv. Aceleai informaii contabile, n forma iniial sau n diverse stadii de prelucrare, se regsesc n mai multe documente financiarcontabile primare, precum i n rapoartele pe baza crora se fundamenteaz i se adopt deciziile manageriale. De exemplu, informaiile dintr-o factur de recepie a unor materii prime/materiale, odat introduse n sistemul informatic, se regsesc n documentul justificativ al recepiei nota de recepie a mrfurilor i constatare a diferenelor (NIR), dar i n alte documente contabile de sintez, cum sunt: fia de magazie, fia contului de stocuri, fia furnizorului, balana parial a conturilor de stocuri i de furnizori sau balana general analitic i sintetic, jurnalul de TVA i jurnalul documentelor, precum i n rapoartele specifice fiecrei ntreprinderi. n sistemele informaionale clasice, cu prelucrare manual a datelor i informaiilor, nregistrarea i prelucrarea informaiilor din factura de recepie

Pag. 21

trebuia fcut de fiecare dat, pentru obinerea fiecruia dintre rapoartele prezentate, fapt ce necesita un numr mare de persoane cu pregtire de specialitate. Principalul neajuns al prelucrrii manuale este imposibilitatea furnizrii unor informaii n timp real, cu repercusiuni negative asupra procesului decizional. Aplicaiile informatice care fac tratarea informaiilor la nivelul operativ al conducerii au devenit cunoscute sub denumirea de transaction processing systems (TPS) sisteme operaionale sau sisteme de prelucrare a tranzaciilor. Chiar dac sistemele informaionale au evoluat odat cu trecerea timpului pentru a rspunde cerinelor induse de schimbrile rapide din mediul economic, sistemele operaionale i-au pstrat destinaia iniial tratarea informaiilor vehiculate la nivelul operativ al ntreprinderii, provenite din mediul, respectiv din toate departamentele sistemului condus, sau din mediul extern. Informaiile care rezult n urma prelucrrii au un puternic caracter explicit i un grad redus de prelucrare. Modul n care se prezint le face utile doar n procesul adoptrii deciziilor la nivelul operativ al sistemului de conducere. Marele plus adus de ptrunderea informaticii n ntreprinderi este scurtarea timpului de prelucrare a informaiilor, cu influen direct asupra creterii eficienei procesului decizional. Caracteristicile sistemelor operaionale poart amprenta specificului operaiunilor desfurate la nivelul organizatoric pe care l servesc, respectiv conducerea operativ. Acestea sunt: repetitivitate datele folosite spre prelucrare, precum i informaiile rezultate, au un caracter repetitiv cu o frecven dat de operaiunile economice pe care le reflect (zilnic activitatea de aprovizionare, pli i ncasri; sptmnal sau decadal nregistrarea foilor de parcurs pentru mijloacele de transport proprii; lunar constituirea i nregistrarea obligaiilor ctre bugetul de stat); predictibilitate informaiile generate sunt previzibile pentru utilizatori, ca urmare a reflectrii rezultatelor unor activiti cu caracter repetitiv (orice recepie de materii prime/materiale va genera o cretere a stocurilor); analizeaz activiti din trecut - informaiile care constituie ieiri din sistemul informaional caracterizeaz activiti desfurate la un moment anterior (stocurile de materii prime/materiale existente la un moment dat n gestiune sunt rezultatul nregistrrii operaiunilor de

Pag. 22

intrri i ieiri care au avut loc pn n momentul interogrii sistemului pentru obinerea informaiei); grad mare de detaliere informaiile rezultate trebuie s asigure analiza i controlul operaiunilor economice pe care le reflect; nregistrarea n sistemul informatic se face pentru fiecare operaiune n parte, ceea ce d posibilitatea verificrii erorilor de introducere sau prelucrare a informaiilor (stocul final de materii prime/materiale se obine prin nregistrarea cronologic a documentelor de intrare n gestiune facturi de cumprare, note de transfer, precum i a documentelor de ieire facturi de vnzare, bonuri de consum, note de transfer); form structurat este o caracteristic comun att datelor de intrare ct i informaiilor rezultate care se datoreaz posibilitilor de predefinire i anticipare; structura n care pot fi redate ieirile sistemului depinde de organizarea prelurii datelor n sistemul informaional (organizarea nregistrrii cheltuielilor i veniturilor pe centre de profit, permite determinarea profitului pentru fiecare activitate n parte); exactitate mare caracterizeaz att datele de intrare, ct i informaiile care ies din sistem (operaiunile sunt nregistrate prin preluarea i prelucrarea datelor din documentele justificative financiar-contabile, caracterizate printr-un grad mare de precizie).

1.6.2 Informatizarea procesului decizionalPrimele rezultate vizibile ale automatizrii prelucrrii informaiilor din departamentul financiar - contabil au fost creterea vitezei de prelucrare i reducerea personalului necesar prelucrrii aceleiai cantiti de informaii. Ieftinirea tehnologiei, precum i recunoaterea beneficiilor au contribuit la extinderea ariei de folosire a prelucrrii automate a informaiilor la toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus (producie, marketing, personal-salarizare, financiar-contabil). Multitudinea informaiilor puse la dispoziie de sistemul operaional i mai ales caracterul lor actual, ca urmare a scurtrii timpului de obinere, au creat premisa valorificrii prin utilizarea n fundamentarea deciziilor adoptate de conducerea tactic. Aplicaiilor informatice existente li s-au adugat o nou categorie, care asigur prelucrarea la

Pag. 23

un nivel superior a informaiilor provenite din Sistemele operaionale. Denumirea sub care au fost dezvoltate i rspndite este de Sisteme informaionale pentru informarea conducerii (Management Information Systems MIS, Management Reporting Systems MRS). Principalul progres nregistrat prin introducerea sistemelor informaionale pentru informarea conducerii este mbuntirea gradului de prelucrare i sistematizare a informaiilor. Aria de folosire se suprapune cu cea a sistemelor operaionale, acoperind toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus. Intrrile n sistemul informaional pentru informarea conducerii sunt reprezentate de informaiile i datele provenite din sistemul operaional, crora le asigur un grad crescut de utilizare i de informaiile culese din mediul extern. Categoriile de informaii solicitate de aceste sisteme sunt: informaii privind nivelul de performan al activitii (standard, previzionat, pe bugete), informaii despre abaterile de la rezultatele prevzute, informaii privind cauzele care au determinat abaterile i informaii privind posibilele decizii sau aciuni de urmat. Ieirile din sistemul informaional pentru informarea conducerii ofer informaii despre nivelul de performan al ntreprinderii. Acestea stau baza deciziilor legate de stabilirea planurilor i bugetelor de desfurarea a activitilor. Ieirile au un format fix, pre-specificat i pot lua urmtoarele forme: planuri i bugete, rapoarte planificate, rapoarte cu titlu de excepie, analize, rapoarte neplanificate. Trsturile specifice ale sistemelor de informare a conducerii, sunt: caracter periodic informaiile se obin periodic, n timp stabilindu-se cu exactitate momentele n care sunt necesare; acest lucru este nlesnit de caracterul repetitiv al ieirilor din sistemul operaional, care devin intrri n sistemul pentru informarea conducerii; caracter permanent informaiile se obin la intervalele regulate de timp, ceea ce permite prezentarea informaiilor ntr-un format predictibil; caracter comparativ prin stabilirea intervalelor de timp la care se analizeaz informaiile provenite din sistemul operaional n funcie de necesitile de informare (informaiile sunt aferente perioadei trecute, prezente i viitoare), se asigur analiza dinamic si comparaiile; form sintetic informaiile provenite din sistemul operaional sunt selectate, grupate i prelucrate n vederea prezentrii sub form de rapoarte;

Pag. 24

precizie crescut mai mare pentru informaiile din mediul intern, ca urmare a prelurii lor din sistemul operaional i mai sczut pentru informaiile din mediul extern. ntr-un timp scurt, datorit creterii complexitii actului decizional, sistemele informaionale pentru informarea conducerii i-au atins limitele, neputnd asista decidenii situai la nivelurile tactic i strategic ale conducerii, n rezolvarea problemelor legate de procesele economice aflate n schimbare continu. Deciziile adoptate la aceste niveluri au un caracter neprogramabil, deoarece, n timp ce unele informaii sunt supuse analizei, situaia se poate schimba radical. De aceea se solicit ca sistemul informaional s dispun de o flexibilitate crescut. Pasul nainte fcut n evoluia aplicaiilor informatice i implicit a sistemelor informaionale a avut loc spre sfritul anilor 70, prin realizarea unor aplicaii interactive - Sistemele suport pentru decizie sau sisteme de sprijinire a procesului decizional (Decision Suport Systems DSS). Noutatea adus de Sistemele suport pentru decizie const n completarea intrrilor n sistem cu informaiile provenite din experiena managerilor. Datele i informaiile utilizate acoper toate departamentele ntreprinderii, dar pot fi diferite fa de cele folosite de sistemul informaional pentru informarea conducerii, datorit influenei factorului uman. Ieirile pun la dispoziie, sub forma rapoartelor elaborate conform specificaiilor managerilor, informaii i tehnici specifice necesare adoptrii deciziilor pentru rezolvarea problemelor care apar n evoluia afacerilor. Cerinele sistemului decizional care au dus la crearea sistemelor de sprijinire a procesului decizional, le-au imprimat caracteristici care le difereniaz de sistemele informaionale care servesc baza piramidei organizatorice. Acestea sunt: caracter neperiodic are ca origine caracterul interactiv al Sistemelor suport pentru decizie; informaiile din sistem se obin la diverse intervale de timp, fr a fi nevoie s se stabileasc cu exactitate momentele n care sunt necesare; caracter nepermanent datorit caracterului neperiodic, forma rapoartelor nu este predictibil, acestea avnd un format flexibil i adaptabil; pronunat caracter analitic informaiile sunt obinute prin modelarea analitic a datelor interne i externe, pe structura creat n sistemele operaionale;

Pag. 25

exactitate relativ mare mai mare pentru informaiile din mediul intern care provin n mare parte din sistemele operaionale (diminuat prin prelucrrile care implic experiena managerial) i mai sczut pentru informaiile din mediul extern. Sistemele expert (Expert Support Systems) apar abia dup 1980, din nevoia de prelucrare superioar a cunotinelor umane dobndite. Acestea se bazeaz pe prelucrarea cunotinelor legate de un domeniu bine definit. Sunt destinate sprijinirii procesului decizional pe toate treptele conducerii de la nivelul operativ la cel tactic. Obiectivul sistemelor expert l constituie fie nlocuirea expertului uman, care nu este disponibil sau este prea scump, fie asistarea acestuia pentru ai mri productivitatea. n funcie de gradul de generalizare al utilizrii acestora, termenul de sistem expert poate defini: sistemul expert de aplicaie, cnd sistemul este personalizat pentru nevoile unei anumite organizaii; instrumentele de creare a sistemului expert: limbajele de programare i generatoarele de sisteme expert (produsul software din care se poate realiza un sistem expert prin ncrcarea bazei de cunotine). Caracteristicile care au impus sistemele expert n componena sistemelor informaionale complexe, sunt: posibilitatea de separare a cunotinelor (de domeniu sau specifice problemei stocate n baza de cunotine i, respectiv, n memoria de lucru) de mecanismul de control; transparena sistemului, realizat prin mecanismele de explicare a modului n care s-a ajuns la o concluzie i prin justificarea cererilor de informaii formulate de ctre utilizator. Legtura strns a sistemelor informatice, considerate parte integrant a sistemelor informaionale ale ntreprinderilor, cu nivelurile de conducere pe care le servesc, cu mediul intern i mediul extern al ntreprinderii precum i fluxurile de informaii pe care le genereaz (intrrile i ieirile din fiecare subsistem informaional de conducere) i deciziile care se adopt la fiecare nivel de conducere sunt prezentate ntr-o concepie sistemic n figura nr. 1.1.

Pag. 26

Informatii

SISTEM INFORMATIONAL I N T R A R I I E S I R I(inclusiv informatic)

Sisteme de sprijinire a conducerii strategice

SISTEME EXTERNE(mediul exterior)

d me ste Si

re i ni ri j sp e

a

rti pe ex

lorSisteme de informare a conducerii operative Sisteme de prelucrare a tranzactiilor

I E S I R I

INFORMATIIPersonal Productie Financiar Contabilitate

Marketing

INTRARI

Date

SISTEM DE CONDUCERE(decizional)

I E S I R I

SISTEM CONDUS

I N T R A R I

Decizii Informari diverse

I E S I R IMarketing Personal

Nivel strategic

Informatii

Nivel tactic Nivel operativProductie Financiar Contabilitate

I N T R A R I

Informatii

Informatii

Figura nr. 1.1: Sistemul informaional n conducerea ntreprinderilor

1.6.3 Tendine actuale n informatizarea sistemelor informaionale ale ntreprinderilorAplicaiile informatice pentru afaceri de ultim generaie, destinate satisfacerii nevoilor decizionale ale ntreprinderilor, urmresc s combine toate tipurile distincte de aplicaii dezvoltate n scopul automatizrii activitilor din sistemul informaional (sistemul de prelucrare a tranzaciilor, sistemul informaional pentru informarea conducerii, sistemul suport pentru decizie, sistemul expert) ntr-unul singur, integrat, n care informaiile sunt partajate i comunicarea ntre departamente este deschis i nelimitat. Denumirea sub care au devenit cunoscute este Enterprise Resource Planning (ERP). Evoluia ERP-urilor a nceput de la un produs software dedicat produciei (ciclului de fabricaie), ajungndu-se n prezent la un portofoliu de aplicaii interconectate ntre ele care acoper producia, gestiunea comenzilor i clienilor, gestiunea aprovizionrii i furnizorilor, contabilitatea general, gestiunea depozitelor i logistica, precum i resursele umane. Conform unor mari companii internaionale productoare de soluii informatice integrate (Night, Sun Microsystems), beneficiile aduse de implementarea aplicaiilor de tipul ERP sunt:

Pag. 27

mbuntirea circulaiei informaiei prin nnoirea zilnic i nu lunar; o mai mare acuratee a datelor care au un coninut mai detaliat i satisfctor; monitorizarea eficient i rapid a deciziilor rezultate n urma analizelor de producie; furnizarea unei baze de date unificat care poate fi accesat de ctre toate aplicaiile, ceea ce duce i la mbuntirea operaiilor la nivel internaional, pachetele ERP suportnd o varietate de structuri de taxe, suport pentru diverse limbi, ca i pentru sisteme valutare diferite; oferirea unor soluii mai eficiente de colectare a datelor i reducerea ntrzierilor n efectuarea plilor; o colaborare mai bun ntre sucursale i centre de producie aflate n ri diferite; mbuntirea accesului la informaie i a circulaiei acesteia n cadrul organizaiei. Fcnd o analiz a beneficiilor aduse de implementarea soluiilor tip ERP, putem trage concluzia c acestea se adreseaz nevoilor segmentului de pia constituit din ntreprinderile mari, n principal companiilor multinaionale. Totui, multe dintre facilitile oferite de ERP-uri sunt utile ntreprinderilor, indiferent de dimensiunea pe care o au, dar preul de vnzare este de multe ori prohibitiv, limitndu-le accesibilitatea. Prezentarea situaiei existente la nivel european Ultima tendin nregistrat la nivel european n dezvoltarea aplicaiilor informatice integrate pentru afaceri, este particularizarea pentru nevoile specifice ale managementului ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM). Remarcm recunoaterea la nivel european a faptului c managementul IMM-urile are nevoi informaionale specifice, a cror satisfacere necesit elaborarea unor soluii dedicate. n Uniunea European sunt peste 25 milioane de IMM-uri n care lucreaz peste 100 milioane de oameni, constituind o pia atractiv pentru marii furnizori de soluii informatice integrate. Acetia au reacionat deja, adaptndu-i produsele i serviciile. Systems, Applications and Products in Data Processing Company (SAP) este unul dintre liderii mondiali n furnizarea de soluii informatice pentru afaceri care i-a adaptat rapid activitatea de cercetare i producie la cerinele sectorului

Pag. 28

IMM-urilor. Majoritatea investiiilor derulate n prezent sunt dedicate dezvoltrii soluiilor pentru companiile mici i mijlocii. De asemenea, compania a proiectat sisteme destinate IMM-urilor care se pot aplica n 27 de domenii de activitate. nc o prezen important pe piaa de software este Wizrom Software (WS), care propune produse performante pentru managementul afacerilor integrabile n orice tip de afacere. Cel mai important segment de clieni WS este reprezentat de IMMuri, care au implementat pachetele de aplicaii WizCount i WizSalary ce ofer soluii n domeniile financiar-contabil, mijloace fixe, vnzri-distribuie i calcule salariale. n prezent, numrul IMM-urilor care au achiziionat produse i servicii Wizrom Software se ridic la peste 1.100. Acelai lucru se ntmpl i n producia de echipamente informatice. Un bun exemplu n acest sens l constituie compania IBM, specializat n tehnologia computerelor, care n a doua jumtate a anului 2006 a anunat c i va extinde programele destinate IMM-urilor situate n Europa. IBM ofer soluii point of sales (POS) de mai bine de treizeci de ani i a instalat peste 2 milioane de sisteme n 100.000 de magazine. Prezentarea situaiei existente la nivel naional Piaa romneasc a aplicaiilor informatice pentru afaceri se remarc, pe de o parte, printr-o mare diversitate de produse, iar pe de alta, printr-un potenial de cretere deosebit. n ceea ce privete valoarea pieei, n 2006, a fost evaluat de IDG la 28,35 milioane USD. Prin raportarea la 2004, constatm c s-a nregistrat o cretere cu 27,45%. Unul din criteriile dup care s-a structurat piaa, este dimensiunea ntreprinderilor creia i sunt destinate produsele. Clasificarea beneficiarilor de aplicaii informatice pentru afaceri se face n funcie de valoarea cifrei de afaceri. Din analiza datelor din tabelul nr. 1.1, observm c, peste jumtate din clieni sunt companii multinaionale. La cealalt extrem se situeaz ntreprinderile mici, cu o cot de numai 2%. De asemenea, constatm c microntreprinderile nu sunt nici mcar incluse n statistici, dei n Romnia au o pondere de 93,11% din totalul ntreprinderilor active5, ceea ce ne ndreptete s afirmm c acest segment de pia nu a trezit interesul dezvoltatorilor de soluii informatice, cu repercusiuni asupra ambelor pri.

5

Institutul naional de statistic, Anuarul statistic 2005, Cap. Activitatea ntreprinderii, http://www.insse.ro/cms/files/pdf/ro/cap15.pdf;

Pag. 29

Tip companie Cot de pia

ntreprinderi ntreprinde mari ri medii 28 15

ntreprinde Companii ri mici multinaionale 2 55

Sursa: Estimare IDG Romnia pentru 2006

Tabelul nr. 1.1: Structura pieei romneti dup mrimea ntreprinderilor care au achiziionat soluii informatice28% ntreprinderi mari ntreprinderi medii ntreprinderi mici 55% 15% 2% Companii multinaionale

Figura nr. 1.2: Structura pieei romneti dup mrimea ntreprinderilor care au achiziionat soluii informatice O analiz a principalilor furnizori, fundamentat pe datele din tabelul nr. 1.2, relev c liderul pieei este SAP, cu o cot de pia de 28,3 %, urmat de Siveco, cu 19,30 % i Oracle cu 17,40 %. Diferena de 35% din cota de pia este deinut de ntreprinderi medii i mici care sunt n principal romneti. ntreprinderi medii i mici 35

Denumire Cot de pia

SAP 28,3

Siveco 19,3

Oracle 17,4

Sursa: Estimare IDG Romnia pentru 2006

Tabelul nr. 1.2: Structura pieei romneti dup furnizorul de soluii informatice28.30% SAP Siveco Oracle ntreprinderi medii i mici 17.40% 19.30%

35.00%

Figura nr. 1.3: Structura pieei romneti dup furnizorul de soluii informatice

Pag. 30

Implementatorii de soluii informatice pentru afaceri activi n Romnia pot fi mprii, dup criteriul apartenenei naionale, n dou mari categorii: firme internaionale, care dein o ct de 45,7% din pia i firme locale, cu 54,3% din pia. Fcnd o paralel ntre structura beneficiarilor i a dezvoltatorilor, se observ c n 2006, n companiile multinaionale sunt preferate soluiile dezvoltatorilor internaionali, pe cnd firmele romneti prefer soluiile oferite de dezvoltatorii locali. Pentru firmele internaionale active n Romnia, exist tendina de schimbare a adresabilitii produselor. n momentul actual, asistm la schimbarea treptat a interesului, de la companiile multinaionale ctre ntreprinderile mijlocii cu cifre de afaceri de pn n 25 milioane euro. ntreprinderile mari, romneti, productoare de software i ndreapt atenia ctre segmentul IMMurilor locale (indiferent de profilul acestora), care au minimum 50 de angajai i o cifr de afaceri de cel puin 5 milioane euro. Companiile locale productoare de soluii informatice acoper piaa companiilor medii i mici cu cifra de afaceri situat sub 5 milioane euro, oferind produse mai ieftine i mai rapid de implementat, ceea ce le face mai atractive pentru segmentul mediu al pieei, unde bugetele de investiii n tehnologia informaiei sunt limitate. Fcnd o analiz a companiilor beneficiare de soluii informatice n corelaie cu dimensiunile furnizorilor, putem remarca anumite analogii: companiile multinaionale prefer soluiile internaionale implementate la nivelul corporaiei, n principal datorit nevoii de a avea o raportare unitar; n ceea ce privete firmele romneti, delimitarea e mai greu de fcut, dar sunt preferate soluiile romneti care se adapteaz mai uor specificului pieei, dat, n principal, de legislaia n continu schimbare.

Pag. 31

RezumatScopul primului capitol este de a familiariza studenii cu noiunile teoretice necesare studiului problematicii sistemelor informaionale. Prima parte este dedicat definirii conceptului de sistem informaional i pune fa n fa dou abordri: a informaticienilor i a economitilor (managerilor) i urmrete s pun n eviden elementele conceptuale unanim agreate. n continuare sunt prezentate detaliat elementele care apar n componena oricrui sistem informaional: datele; informaiile; circuitele informaionale; fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor; personal de specialitate. n continuare sunt prezentate cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc sistemele informaionale pentru a ndeplini obiectivele pentru care au fost proiectate: adaptabilitatea, controlabilitatea i fiabilitatea i caracterul deschis, precum i soluiile tehnice adoptate pentru satisfacerea lor. Introducerea n prezentarea sistemelor informaionale este fcut n corelaie cu evoluia lor n timp. Principale tipuri de sisteme, clasificate n funcie de nivelul organizatoric pe care l deservesc, sunt: sisteme de prelucrare a tranzaciilor; sisteme informaionale pentru informarea conducerii; sisteme pentru sprijinirea procesului decizional; sisteme suport pentru decizie; sisteme expert. Prezentarea noiunilor fundamentale este finalizat prin descrierea funcionalitii fiecruia din sistemele enumerate i a legturii cu nivelul organizatoric pe care l deservesc.

Capitolul 2 Structura sistemelor informaionale2.1 Structura sistemelor de prelucrare a tranzaciilor (operaionale)Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (operaionale) sunt destinate nivelului conducerii operative, iar aria de folosire a fost extins la toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus (Gestiune, Producie, Mijloace fixe, Personal, Financiar Contabil). Tranzacia, ca operaiune desfurat n sistemul informaional, const n prelucrri ale datelor i informaiilor care determin actualizarea nregistrrilor existente. Intrrile n sistemul operaional sunt reprezentate de informaiile i datele culese din toate departamentele Sistemului condus, precum i din informaiile culese din Sistemul extern (mediul ambiant). Ieirile din sistemul operaional constau n informaii explicite, cu un grad redus de prelucrare, care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul operativ al sistemului de conducere (decizional). Ieirile pot lua urmtoarea form: documente contabile, rapoarte cu grad redus de sintetizare, liste, rspunsuri la interogri etc. Prin studiul produselor existente pe piaa sistemelor operaionale a fost identificat un set de aplicaii care funcioneaz ca module ale unui sistem integrat, fie independent, ca aplicaii de baz. Acestea sunt prezentate n tabelul nr. 2.1, mpreun cu descrierea principalelor funciuni pe care le ndeplinesc. Tipul aplicaiei de prelucrare a Funciuni specifice tranzaciilor Aplicaia de gestiune a Gestiunea intrrilor stocurilor Evidena stocurilor Avertizri despre nivelul stocurilor Gestiunea aprovizionrii Gestiunea ieirilor Gestiunea vnzrilor Facturare automat

Pag. 34

Tipul aplicaiei de prelucrare a tranzaciilor Aplicaia pentru producie

Funciuni specifice Gestiune comenzi producie/materii prime Planificare resurse Calculaie costuri (antecalcul i postcalcul) Gestiune consumuri

Aplicaia de personal - Eviden personal salarizare Calcul salarii (regie, acord, tarifare divers) i reineri Generare declaraii asigurri sociale Performane i evoluie salariai Aplicaia de gestiune a Gestiunea intrrilor mijloacelor fixe Gestiunea ieirilor Calcul amortizare (liniar, degresiv, accelerat) Evidena mijloacelor fixe Aplicaia financiar contabil Administrare pli i datorii Administrare ncasri i creane Contabilitate general Administrare operaiuni patrimoniale Generare situaii contabilitii contabile conform Legii

Tabelul nr. 2.1: Principalele module ale unui sistem financiar-contabil integrat

2.1.1 Aplicaia de gestiune a stocurilorScopul aplicaiei de gestiune a stocurilor este s asigure reflectarea (sintetic sau analitic, de la caz la caz) n aplicaia financiar-contabil a tuturor tranzaciilor legate de stocuri, precum i de a nregistra, stoca i reda informaii analitice despre stocurile de orice natur (materii prime, produse finite, mrfuri, ambalaje, consumabile etc.). Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de gestiune a stocurilor sunt: 1. Gestiune intrrilor:

Pag. 35

luarea n eviden a produselor, indiferent de modalitate de procurare (de la furnizori externi, prin transferuri interne, din producia proprie etc.); emiterea de documente care s ateste intrarea produselor n gestiune; 2. Evidena stocurilor: meninerea fielor de magazie, cu evidenierea tuturor operaiunilor de intrare/ieire aplicate unui produs; 3. Avertizri despre nivelul stocurilor i gestiunea aprovizionrii: verificarea permanent a stocurilor minime de produse, dac acesta au fost definite, i ntocmirea automat a listelor de aprovizionare; 4. Gestiunea ieirilor i a vnzrilor: ntocmirea documentelor de ieire din gestiune, indiferent dac produsele sunt transferate la o alt gestiune, sunt introduse n procesul de producie sau sunt vndute, cu specificarea tuturor elementelor ce contribuie la identificarea corect a produselor; Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de gestiune a stocurilor va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre produse: denumirea/denumirile produsului: denumirea intern, denumirea de ofertare, denumirea de facturare etc.; ncadrarea n diferite clase sau grupe de produse; modalitatea de ambalare a produsului: unitatea de msur, unitatea de ambalare (cutie, bax), unitatea de paletare (numrul de uniti de ambalare pe palet) etc.; caracteristicile tehnice ale acestuia: greutate unitar, greutate pe unitatea de ambalare, greutatea pe palet, dimensiuni etc.; reeta de fabricaie, n cazul produselor finite. Aceasta este util n cazul n care se automatizeaz scderea gestiunii de materii prime n momentul nregistrrii produciei (se poate aplica la produsele cu cicluri scurte de producie) i/sau la estimarea necesarului de materie prim; stocul de alert: stocul la care programul va aduga produsul la lista de aprovizionare cu cantitatea necesar pentru atingerea stocului minim;

Pag. 36

2. informaii despre gestiuni: denumiri si modul de organizare a acestora: magazii centrale cu gestiuni de consum, gestiuni unice, structura de subordonare a gestiunilor etc.; sursele de produse n cazul n care gestiunea se poate aproviziona prin transferuri automate din alte gestiuni; 3. informaii despre structura de operaiuni ce pot fi executate n cadrul gestiuni: tipuri de operaiuni: intrri (de la furnizori, din transferuri din alte gestiuni); ieiri (ctre clieni, consumuri interne, perisabiliti, plusuri i minusuri de gestiune, transferuri ctre alte gestiuni etc.); corespondentele n planul de conturi pentru fiecare tip de operaiune, respectiv pentru fiecare cont implicat n aceste operaiuni; 4. informaii necesare introducerii documentelor de intrare: numrul, data i tipul documentului surs (factur fiscal, aviz de nsoire marf, raport de producie etc.); valoarea total i valoarea TVA-ului facturii, necesare pentru nscrierea corect n jurnalele de TVA; furnizorul produselor; tipul fiecrei poziii din documentul surs (marf, serviciu, discount etc.) pentru a putea efectua o distribuire corect a tipurilor de operaiuni); denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea i preul de intrare; preul de vnzare cu amnuntul n cazul gestiunilor de amnunt; 5. informaii necesare introducerii documentelor de ieire: numrul, data i tipul documentului (factur fiscal, aviz de nsoire marf, not de transfer intern, bon de consum, protocol, perisabiliti etc.); denumirea clientului, eventual punctul de lucru pentru care se face livrarea produselor; tipul fiecrei poziii din documentul de ieire, n cazul facturilor (marf, produs finit, semifabricat, prestare servicii, discount etc.); denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea i preul de vnzare fr TVA, n cazul vnzrii cu factur fiscal respectiv preul de

Pag. 37

vnzare cu amnuntul pentru vnzarea ctre persoane fizice folosind casa de marcat. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de gestiune stocuri se constituie n mai multe categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (fie de magazie); 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: centralizatoare de intrri i ieiri, cantitative i valorice pe tipuri de operaiuni; rapoarte de vnzare: vnzri pe client i/sau pe produs, adaos realizat pe client i/sau produs, clieni activi etc.; balana stocurilor, rapoarte de micare a produselor, vechimea stocurilor, liste de reaprovizionare etc.

2.1.2 Aplicaia pentru producieScopul aplicaiei de producie este s asigure reflectarea n aplicaia financiar-contabil a tuturor tranzaciilor legate de procesul de producie. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia pentru producie urmeaz un traseu similar cu operaiile asociate fluxului de producie nc din faza de comand, terminnd cu livrarea produsului finit: 1. pregtirea produciei, prin care se urmrete: gestiunea comenzilor de producie; antecalculaia costurilor; 2. programarea produciei, prin care se urmrete: dimensionarea produciei dup comenzi; calcul necesar resurse materiale; 3. lansarea produciei, prin care se urmrete: gestionarea necesarului i a stocurilor de materii prime; gestiunea comenzilor de aprovizionare; 4. urmrirea produciei, prin care se urmrete: nregistrarea consumurilor i a manoperei; postcalculaia costurilor; gestionarea produselor finite;

Pag. 38

Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de producie va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre comenzi: numrul, data i beneficiarul comenzii; produsul finit solicitat, cantitatea de produs finit i termenul de livrare; 2. informaii despre produsul finit: caracteristicile tehnice ale acestuia; reeta de obinere a produsului finit. Cunoscndu-se reeta, se poate efectua antecalculaia costurilor, se poate face aprovizionarea cu materia prim necesar obinerii produsului finit etc.; 3. informaii despre procesul de producie: parcursul materiei prime de la recepie pn la nglobarea n produsul finit. Cunoscnd acest parcurs se poate organiza n mod optim procesul de aprovizionare, astfel nct s nu se aprovizioneze la nceputul procesului de producie un material folosit n ultima etap a acestuia sau, cazul invers, ntregul proces de producie s nu stagneze din cauza unui material necesar nceperii produciei care este aprovizionat la final; manopera nglobat n produsul finit n fiecare etap a procesului de producie. n cazul proceselor de producie lungi, aceast informaie poate ajuta la calcularea costuri intermediare ale semifabricatelor sau subansamblelor; 4. informaii despre consumurile reale: consumurile reale de materii prime; cheltuielile cu manopera nglobat n produsul finit. Ambele consumuri sunt necesare pentru postcalculaia costurilor. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de producie se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (raport zilnic de producie); 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: evidena produciei, evidena

Pag. 39

livrrilor, rapoarte cheltuieli de producie ordonate dup diferite criterii, etc.

2.1.3 Aplicaia de personal - salarizareScopul aplicaiei de personal-salarizare este de a nregistra informaii referitoare la personalul angajat ntr-o ntreprindere (informaii de natur personal, profesional, financiar), pontajul zilnic al angajailor, calculul drepturilor salariale cuvenite n funcie de modalitatea de plat stabilit i a taxelor cuvenite conform legislaiei n vigoare, calculul concediilor medicale, urmrirea evoluiei i performanelor profesionale ale angajailor. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de personal salarizare urmeaz un traseu identic cu evoluia salariatului, ncepnd cu momentul angajrii: 1. nregistrarea i actualizarea datelor pentru identificarea angajailor, care presupune preluarea datelor din documentele de angajare n cazul intrrilor de personal, din deciziile interne n cazul micrilor interne de personal i din deciziile de eliberare sau dosarele de pensionare pentru ieiri; evidena personalului este adaptat structurilor organizatorice ale ntreprinderii; 2. nregistrarea timpului lucrat pe baza fielor de pontaj, operaiune prin care de determin informaiile necesare calcului drepturilor salariale. Calculul drepturilor salariale se face n funcie de modul salarizare specific fiecrei ntreprinderi (regie, acord, tarifare divers) i de plat (avans, lichidare), iar calculul i nregistrarea reinerilor n funcie de legislai n vigoare. Rezultatul prelucrrilor l constituie determinarea drepturilor salariale, reinerilor i contribuiilor de orice natura la nivel global i centralizat dup diverse criterii, precum i generarea automat a declaraiilor de asigurri sociale; 3. Urmrirea evoluiei i a performanelor salariailor poate acoperi mai multe aspecte, precum: absene, concedii medicale, nivel salarial; criterii de pregtire profesional i performan la locul de munc;

Pag. 40

Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de personal-salarizare va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre organigrama organizaiei: structura ierarhic a organizaiei; numrul de posturi pentru fiecare poziie din organigram; pregtirea persoanelor care trebuie s ocupe posturile; structura departamentelor/seciilor; nomenclatorul de funcii; 2. informaii despre salariat: informaii generale: nume, prenume, data i locul naterii, adresa de domiciliu; informaii despre situaia personal: cstorit/necstorit sau invalid/grad de invaliditate etc.; informaii despre contractul de munc: data i numr nregistrare, funcia ocupat, departamentul n care i desfoar activitatea, salariul de ncadrare, sporuri etc.; informaii cerute de diverse dispoziii legale: persoane n ntreinere (pentru calculul deducerilor n vederea stabilirii venitului impozabil) sau persoanele co-asigurate (pentru asigurrile de sntate); 3. informaii despre munca prestat (fiele de pontaj): numrul de ore lucrate; regimul de lucru pentru orele lucrate; ore nvoiri, concedii medicale, concedii de odihn, de studii, fr plat etc.; 4. modificrile survenite n situaia angajailor sau a organizaiei: transferuri de la un departament la altul; schimbarea funciei de ncadrare, a salariului etc. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de personal salarizare se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: state de plat (avans, lichidare, concedii de odihn), state de plat individuale, fie fiscale;

Pag. 41

2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: rapoarte realizri angajai, evidena zilelor de natere etc.

2.1.4 Aplicaia de gestiune a mijloacelor fixeScopul aplicaiei de gestiune a mijloacelor fixe este de a asigura evidena analitic a mijloacelor fixe pe centre de gestiune prin administrarea operaiunilor de intrare, micri interne, ieiri, precum i a valorii contabile a acestora prin calculul i nregistrarea amortizrilor conform metodei alese (liniar, accelerat, degresiv). Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe urmrete traseul imobilizrilor corporale de la intrarea n gestiune i alocarea pe secii/persoane, pn la ieirea lor prin casare sau vnzare: 1. nregistrarea intrrilor de imobilizri corporale i necorporale i a datelor pentru identificare: codul de clasificare pentru fiecare mijloc fix, numrul de inventar, data punerii n funciune, editarea documentelor care atest punerea lui n funciune; 2. nregistrarea micrilor interne (ntre gestiuni), a reevalurilor i a ieirilor (casare sau vnzare); 3. Calculul i nregistrarea amortizrii lunare, a valorii totale amortizate i a valorii rmase neamortizate, dup alegerea prealabil a tipului de amortizare n conformitate cu prevederile legale (liniar, degresiv, accelerat); Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de gestiune mijloace fixe va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. descrierea mijlocului fix: caracteristicile tehnice. n funcie de care se selecteaz categoria n care se ncadreaz; durata de funcionare, pentru stabilirea perioadei de amortizare; 2. metoda de amortizare i momentul punerii n funciune: aceasta poate fi: amortizare liniar, amortizare accelerat sau amortizare degresiv. n funcie de metoda aleas se calculeaz ciclul de amortizare am mijlocului fix;

Pag. 42

data punerii n funciune a mijlocului fix, de la care ncepe calculul amortizrii; 3. starea mijlocului fix la un moment dat: posibilitatea de trecere n conservare; data la care a avut loc trecerea n conservare sau la care mijlocul fix a fost repus n funciune; informaii despre transferarea unui mijloc fix de la un punct de lucru la altul; Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de gestiune mijloace fixe se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: registrul mijloacelor fixe; 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: situaii centralizatoare pentru mijloacele fixe existente n gestiune, evidena mijloacelor fixe amortizate, situaia intrrilor i ieirilor pentru o perioad determinat de timp, etc;

2.1.5 Aplicaia financiar - contabilSistemul contabilitii generale leag ntre ele celelalte activiti financiar contabile pentru a determina efectul tuturor operaiunilor economice desfurate asupra ntreprinderii. Scopul aplicaiei financiar contabile este de a gestiona toate tranzaciile financiare i patrimoniale ale unei ntreprinderi. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia financiar contabil a unei ntreprinderi sunt structurate n dou categorii: 1. Tranzacii financiare: ncasri i pli efectuate cu numerar sau prin tranzacii bancare; reduceri/ penalizri primite sau acordate; diferene curs valutar; gestionarea creanelor i datoriilor; 2. Tranzacii patrimoniale (contabile): generarea planului de conturi; generare automat sau introducere manual a notelor contabile; nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli;

Pag. 43

nchiderea perioadelor de lucru; Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia financiar contabil va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. planul general de conturi existent la un anumit moment dat: starea planului de conturi sintetic la momentul iniial; conturile nou aprute de la momentul iniial; conturile care nu mai sunt de actualitate, dar care trebuie s rmn n planul de conturi pentru a putea obine informaii n perioadele de lucru anterioare; conturile analitice; 2. lista de operaiuni contabile definite la un moment dat: scheme contabile predefinite pentru operaiunile des utilizate; scheme contabile deschise pentru operaiunile utilizate accidental; asignarea operaiunilor pe jurnale; 3. pentru nceperea activitii sunt necesare datele de plecare: soldurile conturilor la 01 Ianuarie att la nivel sintetic ct i la nivel analitic; n cazul n care implementarea aplicaiei se face la alt lun dect Ianuarie, rulajele conturilor pentru perioada scurs de la 01 Ianuarie pn la data la care are loc implementarea; 4. informaii despre documentele contabile adugate n sistem: date de identificare: numr i dat; schema contabil utilizat, n cazul n care documentul este contat automat sau perechile de conturi care sunt folosite pentru nregistrarea documentului; jurnalele n care apare documentul, mpreun cu valorile care trebuie nscrise n fiecare jurnal; Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte financiare din aplicaia financiar contabil se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: fie cont parteneri furnizori/clieni, balane pariale furnizori/clieni, registre cas/banc;

Pag. 44

2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: rapoarte cash-flow, comisioane bancare, cec-uri scadente, liste creane i datorii ordonate dup diverse filtre, etc.;

2.2 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarcontabile reglementate de legislaia n vigoareCadrul legal privind cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc programele informatice utilizate n activitatea financiar i contabil pentru a fi agreate de Ministerul de Finane, este parte integrant din Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil, respectiv punctele G i H. Analiznd prevederile documentului emis de Ministerul Finanelor, putem afirma c modul n care sunt prezentate cerinele nu stabilete cu claritate ceea ce se dorete de la un sistem informaional, din punct de vedere informatic. Deoarece am constatat i existena unor suprapuneri, am fcut o selecie a cerinelor, i acolo unde s-a dovedit necesar, am fcut conversia n termeni informatici a cerinelor. Forma final este prezentat n Tabelul nr. 2.2. Nr. crt.

Caracteristica

1. Trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora (Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat); 2. Procedurile de prelucrare trebuie s permit actualizarea, n funcie de modificrile intervenite n legislaie; 3. Personalul implicat trebuie s cunoasc funciile sistemului de prelucrare automat a datelor i s le respecte; 4. Trebuie s se asigure gestionarea pachetelor de produse - program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; 5. Trebuie s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii;

Pag. 45

Nr. crt.

Caracteristica

6. S asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; 7. Stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; 8. Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control; 9. S asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare; contrazicere, eliminare; 10. S nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; 11. S asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); 12. S asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; 13. S asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; 14. S asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare; 15. S permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii;

Pag. 46

Nr. crt.

Caracteristica

16. S nu permit: deschiderea a dou conturi cu acelai simbol; modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau aferent exerciiului financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold; editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; 17. S permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; 18. S pun la dispoziie documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; 19. S existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile; 20. S permit soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic. Tabelul nr. 2.2: Caracteristicile Sistemului Informaional financiar contabil conform Normei metodologice din 14/12/2004

2.3 Structura sistemelor informaionale financiar - bancareArhitectura sistemelor informaionale bancare cea mai rspndit la momentul actual are la baz o nou abordare caracterizat prin orientarea pe client, nu pe conturi sau produse. Din analiza elementelor comune prezente n sistemele informaionale destinate activitii financiar - bancare se identific urmtoarele aplicaii legate ntre ele: 1. Aplicaia Operaiuni financiar bancare Scopul acestei aplicaii este de a efectua operaiuni a cror arie de cuprindere este foarte larg, i include modulele:

Pag. 47

a) Conturi curente prin care se realizeaz toate tranzaciile de ncasri i pli prin contul curent al clientului; b) Home banking, care asigur servicii de: informare a clientului cu privire la contul su; furnizare de informaii generale (rata dobnzii, cursul valutar etc.); efectuare a plilor ordonate de ctre client etc. c) Decontri electronice, care implic n principal conturi ale persoanelor juridice; d) Depozite, prin care se realizeaz gestiunea depozitelor deschise de clieni cu toate operaiunile efectuate, respectiv: actualizarea datelor privind depozitele constituite; calculul dobnzii; plata dobnzii la scaden; capitalizarea dobnzii; generarea de extrase privind contul de depozit; lichidarea depozitelor; calculul i reinerea comisioanelor i a impozitului pe venitul din dobnzi; e) Certificate de depozit, care asigur gestiunea acestor produse bancare oferite clienilor bncii; f) Carduri, modul destinat exclusiv gestiunii tranzaciilor efectuate prin conturile de card; g) Casa, prin care se realizeaz gestiunea tuturor operaiilor de ncasri i pli n numerar (n lei sau valute). La nivelul acestui modul se asigur o eviden complet a monetarului n lei i devize, la nivelul fiecrui ghieu. Operaiunile specifice administrate de acest modul sunt: operaiunile de deschidere/nchidere cas,; ncasare/plat numerar, schimb valutar; schimb bancnote, monitorizare case; generare rapoarte specifice etc. h) Alte operaiuni. 2. Aplicaia Clieni Scopul acestei aplicaii este de a asigura actualizarea permanent a datelor privind clienii bncii, prin gestiunea unic a clienilor la nivel de unitate operativ (un client este introdus o singur dat indiferent cte produse/servicii

Pag. 48

bancare utilizeaz) i o administrare unic a clienilor la nivel de banc. Aceast aplicaie este integrat cu celelalte aplicaiile de cont curent, depozite, credite etc. 3. Aplicaia Credite Scopul acestei aplicaii este de a asigura gestiunea contractelor de credit. Aplicaia poate fi structurat n dou module: a) Gestiunea riscului, prin care se realizeaz analiza financiar a clientului, ncadrarea creditului ntr-o grup de risc pe baza unor criterii prestabilite, n vederea lurii deciziei de creditare; b) Gestiunea propriu-zis a creditelor acordate, care permite efectuarea urmtoarelor operaiuni: stocarea informaiilor privitoare la creditele acordate; ncasarea dobnzilor i ratelor scadente; calculul dobnzilor i a penalitilor; evaluarea permanent a clienilor. 4. Aplicaia Juridic Scopul acestei aplicaii este de a gestiona creditele aflate n litigiu - pentru care se deruleaz procedurile juridice specifice. 5. Aplicaia Contabilitate Scopul acestei aplicaii este de a gestiona toate tranzaciile financiare i patrimoniale ale unei instituii bancare. Aplicaia ofer ca funciuni de baz: actualizarea planului de conturi; definirea condiiilor de dobnd la nivelul conturilor sintetice/analitice; definirea monografiei de operaiuni bancare; deschiderea i nchiderea conturilor interne; calculul, nregistrarea i plata/ncasarea dobnzilor; elaborarea situaiilor contabile de sintez i raportare. 6. Aplicaia Personal Scopul acestei aplicaii este de a nregistra informaii referitoare la personalul angajat ntr-o instituie financiar bancar (informaii de natur personal, profesional, financiar), pontajul zilnic al angajailor, calculul drepturilor salariale cuvenite n funcie de modalitatea de plat stabilit i a

Pag. 49

taxelor cuvenite conform legislaiei n vigoare, calculul concediilor medicale, urmrirea evoluiei i performanelor profesionale ale angajailor. 7. Aplicaia Marketing Scopul acestei aplicaii este de a oferi informaii despre pia i evoluia produselor specifice, necesare activitii de conducere. 8. Aplicaia Management bancar Aceast aplicaie este specializat n: determinarea i monitorizarea indicatorilor de rating bancar: lichiditi, profitabilitate, grad de ndatorare etc.; determinarea elementelor specifice gestiunii riscului. Este indicat ca aceast aplicaie s aib integrate module de asistare a deciziei, evaluare a scenariilor etc. La aceste componente ale arhitecturii (aplicaii), considerate indispensabile, pot fi adugate i altele, precum: Trezorerie (schimb valutar, titluri); modulul de interfa; modulul Nucleu, care ofer funciuni i structuri de date necesare altor module: structura bancar, dispersia teritorial, valute i cupiuri, rate de schimb, calendar bancar etc.; decontri intrabancare; decontri interbancare. Sistemul informaional bancar trebuie conceput i optimizat trebuie pe trei niveluri i anume: 1. Decizional (nivelul conducerii) 2. Datawarehouse & Reporting (nivelul conducerii) La acest nivel, structurile de date sunt definite astfel nct s permit un nalt nivel de performan de deservire a cererilor multiple. Orice banc dispune de informaii multiple referitoare la clienii si, care sunt dispersate. Gestionarea acestora de realizeaz prin aplicaii diverse. Datawarehouse reprezint o colecie de date detaliate, cu o nalt valoare informaional, provenite din toate sursele

Pag. 50

informaionale relevante din cadrul bncii, permind interogarea dinamic i analiza informaiilor cu scopul sprijinirii proceselor decizionale. Se realizeaz astfel posibilitatea cunoaterii preferinelor pentru produse i servicii, a comportamentului i nevoilor clientului. Tehnicile bazate pe motoare de asistare a cunoaterii permit descoperirea unor tendine sau corelri semnificative referitoare la clieni, prin analiza datelor curente i istorice. 3. Front-office/Back-office Front office-ul reprezint interfaa cu utilizatorului. Relaia clientului cu banca se realizeaz prin front office, folosind ca suport telefonul, corespondena pe suport hrtie, e-mail sau web. Centrele de apel au fost primele soluii front office bazate exclusiv pe comunicaia telefonic care au legtura direct, imediat i personal cu clientul. Posibilitatea de comunicare s-a extins folosind Internetul prin e-mail i web. Rolul centrelor de apel a evoluat i s-a extins, devenid importante n procesul de atragere a de noi clieni i meninerea celor existeni. Pe de alt parte este necesar cunoaterea relaiei n timp cu clientul, astfel nct fiecare contact cu acesta s reprezinte o oportunitate de afacere (oferirea unui nou produs sau serviciu). Cunoatere clientului se poate realiza prin crearea i utilizarea de datawarehouse care stocheaz informaii privind tranzaciile efectuate de client, produsele i serviciile pe care acesta le prefer, informaii pe baza crora se poate obine un portret i o descriere a comportamentului clientului n relaia cu banca. Middle office-ul este o entitate distinct plasat ntre front i back office cu rol n asigurarea circulaiei datelor n dublu sens ntre aceste