ROMÂNIA JUDEŢUL HUNEDOARA MUNICIPIUL ORĂŞTIE CONSILIUL LOCAL

HOTĂRÂREA NR. 159 /2016

privind modificarea şi completarea HCL nr. 91/2014, referitoare la aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice

subordonate Consiliului local Orăștie Consiliul local al municipiului Orăștie, Județul Hunedoara; Având în vedere proiectul de hotărâre nr.163/2016, expunerea de motive a Primarului municipiului Orăștie nr.12.903/27.10.2016, raportul Direcției Administrație Publică Locală nr.27.10.2016 și raportul de avizare al comisiei pentru administrație locală. În temeiul prevederilor art.8, alin.(2) din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată ale art.36, alin.(9) şi art.45, alin.(1) din Legea Administrației Publice Locale nr.215/2001, republicată cu modificările şi completările ulterioare,

HOTĂRĂŞTE : Art.1. Se modifică HCL 91/2014 privind adoptarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice subordonate Consiliului local Orăștie, după cum urmează: a) La Direcția Administrație Publică Locală – Compartiment Resurse Umane se modifică termenul de păstrare de la 5 la 15 ani, pentru poziția nr. 15 – declarație de avere şi interese b) La SPCLEP Orăștie – Compartiment Stare Civilă :

1.Se modifică următoarele poziții şi termene de păstrare:

- Poziția 3 (Registre opis ale actelor de stare civilă) devine poziția 2, termen de păstrare Permanent;

- Poziția 4 (Liste CNP precalculate) devine poziția 3, termen de păstrare Permanent;

- Poziția 25 (Registru intrare – ieșire documente de stare civilă) devine poziția 5, iar termenul de păstrare de la 25 ani la Permanent;

- Poziția 18 (registru de eliberare a certificatelor de naștere, de căsătorie , de deces) devine poziția 6 (Evidența registrelor și certificatelor de naștere, de căsătorie, de deces), termenul de păstrare 100 ani;

- Poziția 21 ( divorț pe cale administrativă ) devine poziția 8, termenul de

păstrare 100 de ani; - Poziția 9 (Declarații de recunoaștere a paternității, sentințe de stabilire a

filiației, de încuviințare a purtării numelui, de tăgada paternității, sentințe civile de adopții cu efecte restrânse) devine poziția 14 (Declarații de recunoaștere a paternității, sentințe de stabilire a filiației, de încuviințare a purtării numelui, de tăgada paternității, sentințe civile de adopții cu efecte restrânse, precum și sentințe de desfacere a adopției), iar termenul de păstrare de la 100 de ani la 50 ani;

- Poziția 10 (Mențiuni de recunoaștere, de acordare sau de retragere a cetățeniei române) devine poziția 15, iar termenul de păstrare de la 100 la 50 de ani ;

- Poziția 11 (decizii de schimbare a numelui sau a prenumelui precum și ortografieri) devine poziția 16 (Dosare de schimbare a numelui sau prenumelui pe cale administrative, precum și dosare de ortografiere a numelui), iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani;

- Poziția 13 (sentințe de divorț) devine poziția 17 (Sentințe de divorț emise de instanțele judecătorești) , termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani;

- Pozițiile 15 ( sentințe judecătorești pentru anulare sau completare a actelor de stare civilă ),16 ( dispoziții ale primarului cu privire la rectificarea actelor de stare civilă), 17 (acte privind reconstituirea actelor de naștere, de căsătorie, de deces ) devin poziția 18 (Documentație privind rectificarea, completarea sau anularea, și reconstituirea actelor de stare civilă), iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani;

- Poziția 20 (divorț notar public ) devine poziția 19 (Certificate de divorț primite de la notari publici) ,iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani;

- Pozițiile 42 ( documente privind pregătirea profesională și de specialitate ) și 2 ( material, documente si studii privind activitatea de stare civilă ) devin poziția 21 (Documente privind pregătirea profesională și de specialitate ( radiograme, circulare, acte normative care reglementează activitatea de stare civilă), iar termenul de păstrare pentru poziția 42 de la 5 la 50 ani, iar pentru poziția 2 de la permanent la 50 ani;

- Poziția 24 (Registre privind gestionarea /eliberarea certificatelor de naștere, de căsătorie, și de deces) devine poziția 23, iar termenul de păstrare de la 25 la 50 ani;

- Poziția 23 ( documente privind aprobări referitoare la transcrierea unor mențiuni primite din străinătate ) devine poziția 24 (Documente privind aprobări la transcrierea unor mențiuni primite din străinătate : certificate sau sentințele de divorț pronunțate în străinătate, anularea divorțului, mențiuni de schimbare a numelui în străinătate, sau căsătorii desfăcute

prin divorț) , iar termenul de păstrare de la 30 la 50 ani; - Poziția 37 (Cereri pentru deschiderea procedurii succesorale) devine poziția

30 , iar termenul de păstrare de la 5 la 15 ani; - Poziția 19 ( dosare privind transcrierea actelor de naștere, de căsătorie , de

deces) devine poziția 31 (Decizii, cereri și alte acte referitoare la transcrierea actelor de naștere, de căsătorie, și de deces) iar termenul de păstrare de la 100 ani la 10 ani;

- Poziția 46 ( rapoarte și procese verbale întocmite cu ocazia controalelor ) devine poziția 32 (Registrul proceselor verbale întocmite cu ocazia controalelor) , iar termenul de păstrare de la 3 la 10 ani;

- poziția 27 ( diverse ) devine poziția 33 (Corespondenta diversă ,si cereri și acte care au stat la baza eliberării adeverințelor de înhumare pentru cetățenii români decedați în străinătate), iar termen de păstrare 10 ani;

- Pozițiile 30 (publicații căsătorie primite de alte primării ) și 43 ( adrese regim matrimonial ) devin poziția 34 (Publicații căsătorie primite de la alte primării, și adrese regim matrimonial), termenul de păstrare fiind de 10 ani, iar pentru poziția 43 termenul de păstrare de la 5 la 10 ani;

- Poziția 32 (Cotoare procese verbale de contravenție) devine poziția 35; - Poziția 33 ( cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere și a

dovezilor de stare civilă) devine poziția 38 (Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere loco), iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani;

- Poziția 44 (cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de căsătorie și a dovezilor de stare civilă) devine poziția 40 (Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de căsătorie loco și din alte UAT-uri) , iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani;

- Poziția 34 (cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de deces și a dovezilor de stare civilă) devine poziția 41 (Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de deces loco și din alte UAT-uri), iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani;

- Pozițiile 26 (tabele și acte referitoare la completarea și trimiterea comunicărilor de naștere și a comunicărilor de modificări în actele de stare civila pentru luare în evidență a persoanelor) și 36 ( borderouri privind trimiterea livretelor militare, a buletinelor de identitate și a certificatelor anulate, inclusiv situațiile lunare) devin poziția 42 (Situații lunare, trimestriale, semestriale și anuale, borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedați, a livretelor de naștere, borderouri comunicări de naștere) , termenul de păstrare fiind 10 ani;

- Poziția 45 (plan de muncă, de măsuri, de activitate, necesar lunar, trimestrial și semestrial ) devine poziția 43 (Plan de muncă, de măsuri, de activitate necesar- lunar, trimestrial, semestrial, raport anual de activitate),

iar termenul de păstrare de la 3 la 10 ani; - Poziția 22 (registru evidență eliberării livretului de familie împreună cu

actele solicitanților) devine poziția 44 (Acte care au stat la baza eliberării livretelor de familie, cereri, registru privind eliberarea livretelor de familie), iar termenul de păstrare de la 100 la 5 ani;

- Poziția 35 (adrese privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces) devine poziția 45 (Corespondența privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces);

- Poziția 40 (Registru de evidența contravențiilor aplicate prin procese verbale) devine poziția 46;

- Poziția 41 (Cereri, reclamații, sesizări ale cetățenilor, instituțiilor și organizațiilor legal constituite și corespondența legată de soluționarea acestora) devine poziția 47;

- Poziția 47 (Condica de prezență) devine poziția 50; - poziția 48 ( fișa postului ) devine poziția 51.

2.Se revocă următoarele poziții:

- poziția 14 (liste de atribuire a codului numeric personal); - poziția 12 ( acte în legătură cu desfacerea adopției); - poziția 31 ( aprobări de reconstituire); - poziția 28 ( dosare solicitare aprobare de vârstă); - poziția 29( dosare de solicitare aprobare dispensă de grad , de rudenie); - poziția 38 ( cereri, acte, dispoziții ale primarului pentru aplicarea unitară a

legii nr.396/2006 ); - poziția 39 ( situații centralizatoare anexa 3 și 4, borderouri și state de plată

pentru aplicarea unitară a legii nr.396/2006). Art.2. Se completează HCL nr.91/2014 privind adoptarea nomenclatorului

arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice subordonate Consiliului local Orăștie, după cum urmează:

a) La Direcția Administrație Publică Locală – Compartiment Resurse Umane, se introduc următoarele poziții:

- poziția 22 – corespondență ANFP, cu termen de păstrare 10 ani - poziția 23 - convenții încheiate cu AJOFM - cu termen de păstrare 10 ani - poziția 24 - lucrări scrise pentru posturi de conducere - cu termen de

păstrare 10 ani b) La SPCLEP Orăștie –Compartiment Stare Civilă, se introduc următoarele

poziții: - poziția 4 - Inventarele dosarelor predate la arhivă și procesele verbale

aferente - termen de păstrare permanent; - poziția 6 - Documente cu privire la evidența, atribuirea, înscrierea și

gestionarea CNP - termen de păstrare 100 ani;

- poziția 9 - Registru înregistrare cereri de divorț- termen de păstrare 100 ani; - poziția 10- Registru evidenta certificate de divorț, termen de păstrare 100

ani; - poziția 20 - Registru de evidență extrase multilingve naștere, căsătorie,

deces - termen de păstrare 50 ani; - poziția 22 - Acte care au stat la baza unor înregistrări pe actele de stare civilă

a unor modificări în statutul civil al persoanei - termen de păstrare 50 ani; - poziția 25 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale

actelor de naștere loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 26 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale

actelor de căsătorie loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 27 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale

actelor de deces loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 28 - Condică corespondență, curierat - termen de păstrare 30 ani; - poziția 29 - Corespondență privind dispariția în alb a unor certificate de

stare civila - termen de păstrare 20 ani; - poziția 36 - Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de divorț din

dosarele de divorț pe cale administrativă - termen de păstrare 10 ani; - poziția 37 - Cereri și adrese privind eliberarea dovezilor de stare civilă -

termen de păstrare 10 ani; - poziția 39 - Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere din

alte UAT - termen de păstrare 10 ani; - poziția 48 - Adrese, comunicări și mențiuni de stare civilă - termen de

păstrare 5 ani; - poziția 49 - Cererile persoanelor care au împlinit 50 de ani de căsătorie,

acțiune organizată de Primăria Orăștie, precum și borderourile aferente - termen de păstrare 5 ani;

c) La Direcția Economică –Compartiment Contabilitate, se introduc următoarele poziții: - poziția 16 - dare de seama contabilă anuală - cu termen de păstrare

Permanent; - poziția 17 - declarații la buget - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 18 - deschideri de credite - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 19 - note de recepții materiale, mijloace fixe, declarații de impunere -

cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 20 - fișe fiscale - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 21 - execuție buget local, casă - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 22 - dare de seamă contabilă trimestrială - cu termen de păstrare

5 ani; - poziția 23 – HCL, dispoziții ( copii ) - cu termen de păstrare 3 ani d) La Direcția Arhitect șef – Compartiment Urbanism, se introduc următoarele poziții:

- poziția 19 - rapoarte și materiale ședință consiliul local - cu termen de

păstrare 10 ani; - poziția 20 - adrese începeri lucrări, procese verbale acorduri unice - cu

termen de păstrare 5 ani. Art.3. Urmare a modificărilor şi completărilor de la art.1 şi art.2, nomenclatorul arhivistic al Primăriei Municipiului Orăștie şi serviciilor publice subordonate Consiliului Local al Municipiului Orăștie este cel din anexa la prezenta hotărâre. Art.4. Prezenta hotărâre se poate contesta potrivit prevederilor Legii contenciosului administrativ nr.554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art.5. Cu ducerea la îndeplinire se încredințează Primarul şi Direcția Administrație Publică Locală din cadrul Aparatului de Specialitate al Primarului Municipiului Orăștie. Art.6. Prezenta hotărâre se comunică: - Instituției Prefectului – Județul Hunedoara; - Primarului Municipiului Orăștie; - Direcției Administrație Publică Locală; - Direcției Județene a Arhivelor Naționale, spre confirmare.

Orăștie, 31.10.2016 Preşedinte de şedință, prof.Țambă Alin Adam

Contrasemnează, Secretar,

jr.Teodor Iordan Cvorum necesar : 8 voturi Adoptată în ședința ordinară din data de 31 octombrie 2016, prin vot

deschis, cu unanimitate de voturi din totalul de 19 consilieri în funcție (15 prezenți).

1

ROMÂNIA JUDEłUL HUNEDOARA Anexă MUNICIPIUL ORĂŞTIE la HCL nr.159/2016 CONSILIUL LOCAL

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

care cuprinde termenele de pastrare ale documentelor create in cadrul Primariei Municipiului Orastie

DIRECTIA SERVICIUL/ BIROUL

DENUMIREA DOSARULUI

TERMEN DE

PASTRARE (ANI)

OBS

1 2 3 4 5 I.

Directia Administratie

Publica Locala

A. Comp. Relatii Publice

1.Hotararile Consiliului local si dispozitiile primarului Orastie. 2. Registre evidenta hotarari si Dispozitii 3.Registre speciale privind comunicarea hotararilor Consiliului local si a dispozitiilor emise de primarul municipiului Orastie. 4.Registru intrare-iesire a corespondentei la registratura generala – sistem informatic. 5.Lucrari referitoare la confectionarea si evidenta stampilelor si sigiliilor aflate in folosinta, precum si a celor scoase din uz. 6. Inventare ale fondurilor si colectiilor arhivistice de la compartimentele si depozitul de Arhiva. 7.Lista de selectionare impreuna cu aprobarile date de Arhivele Statului pt.eliminarea documentelor al caror termen de pastrare a expirat. 8. Lucrari pentru aplicarea prevederilor Horararii Guvernului Nr.1723/2004 privind programul de masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de relatii cu publicul. 9 .Copiile adeverintelor de vechime in munca atestate de documentele din arhiva. 10 .Registrele privind evidenta scrisorilor si a cetatenilor primiti in audienta. 11.Corespondenta expediata prin registratura.

P

P

P

P

P

P

P

P

10 ani

10 ani

10 ani

2

12. Registrul pentru inregistrarea cererilor si raspunsurilor privind accesul la informatiile de interes public. 13. Condici si borderouri de predare si respectiv de expediere a corespondentei. 14. Reclamatii,sesizari, cereri si propuneri ale cetatenilor, impreuna cu raspunsurile si solutionarea lor. 15. Evidenta datelor consilierilor locali, declaratii de avere, declaratii de interese, corespondenta si pontajul privind prezenta la sedintele organizate de Consiliul local Orastie. 16. Registre de evidenta a ordinelor de deplasare.

10 ani

5 ani

5 ani

5 ani

3 ani

B. Comp. Juridic Contencios

1.Legi,hotarari de guvern, instructiuni, ordine si alte acte normative ale autoritatilor centrale trimise Consiliului Judetean. 2.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea nr.112/1995. 3.Dosare privind bunuri apartinand domeniului public a orasului care au fost pe rolul instantelor de judecata. 4. Lucrari privind aplicarea Legii nr.10/2001 privind regimul juridic al unor imobile preluate in mod abuziv in perioada 6.03.1945-22.12.1989. 5.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea 10/2001. 6. Tabele nominale cuprinzand componenta Consiliului judetean, consiliilor locale, a primarilor, viceprimarilor si secretarilor din judet. 7.Evidenta organizatiilor non-guvernamentale din judet. 8. Dosare procesuale. 9. Dosare litigii comerciale. 10. Dosare, litigii cu obiect neevaluabil in bani. 11. Dosare litigii contencios administrativ. 12. Dosare litigii conflicte de munca. 13. Dosare privind lucrarile comisiei de disciplina.

P

P

P

P

P

P

P

10 ani

10 ani

5 ani

5ani 5 ani

5 ani

3

14. Rapoarte, informari si sinteze cu privire la modul in care se aplica legile, alte acte normative si hotararile proprii. 15. Corespondenta cu Parlamentul, Guvernul si alte organisme si autoritati centrale si locale din tara. 16. Corespondenta cu primariile din judet. 17. Scrisori- sesizari de la terte persoane. 18. Corespondenta instante.

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

C. Comp. Fond Funciar

1. Registrele agricole. 2. Certificate producator (cereri, procese verbale). 3. AGR-uri si raportari tehnice lunare : - privind evolutia efectivelor de animale - privind suprafetele cultivate 4. Contracte inchiriere teren gradini zarzavat. 5. Adeverinte fond funciar – registru agricol. 6. Cereri si raspunsuri (cereri depuse si raspunsuri solutionate. 7. Bilete de adeverire a proprietatii animalelor. 8. Evidente efective animale.

P

10 ani

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

D. Comp. Aut. Tutelara

1. Dosare cu acte pentru obtinerea indemnizatiei pentru persoane cu handicap.

2. Dispozitii curatele. 3. Anchete sociale : divort, minori delicventi, curatela, tutela, plasament, handicap. 4. Alocatii nou-nascuti. 5. Adeverinte (negatii) nou nascuti.

P

10 ani

10 ani

5 ani

3 ani

E. Comp. Arhiva, Inf.Publice

1. Registru de depozit. 2. Nomenclator arhivistic. 3. Inventare si procese verbale de predare primire a documentelor in depozitul de arhiva. 4. Procese verbale de selectionare a documentelor si de predare primire. 5. Cereri eliberare, copii xerox din arhiva.

P

P P

P

5 ani

4

F. Comp. Resurse Umane

1. State de functii

2. Dosare profesionale-functionari publici 3. Dosare personale-personal contractual. 4. Referate privind salarizarea si alte drepturi de personal. 5. Documente-persoane declarate in intretinere (deduceri) 6. Adeverinte-atesta CASS 7. Registre declaratii de avere si interese. 8. Dosare concursuri/examene 9. Statistici lunare si trimestriale. 10.Rapoarte evaluare pers.contractual si Functionari publici 11.Documente-ocupari posturi unice de conducere 12.Documente perfectionari 13.Registre: evidenta concedii odihna,ore suplim.,bilete invoiri,evid.casatorii,deces,analize 14. Note interne (reglementari interne). 15. Declaratii de avere si interese. 16. Corespondenta (institutii, autoritati, persoane fizice si juridice). 17. Cereri de recuperare, bilete de voie 18. Condica de prezenta 19. Fise de prezenta 20. Cereri concediu de odihna – functionari publici. 21. Cereri de odihna – personal contractual. 22. Corespondenta ANFP 23. Conventii incheiate cu ANFP 24. Lucrari scrise pentru posturi de conducere

P

70 ani

70 ani

50 ani

10 ani 10 ani

10 ani

10 ani 5 ani

5 ani

5 ani 5 ani

5 ani

5 ani

15 ani

3 ani

3 ani

3 ani 3 ani 3 ani

3 ani 10 ani 10 ani 10 ani

G. Comp. Acorduri si Autorizari

1. Dosare autorizare persoane fizice si asociatii familiale. 2.Dosare agenti economici - documentatie. 3. Legislatie in domeniul autorizarii persoanelor fizice si agentilor economici. 4. Autorizatii – imprimate (cotoare) 5. Evidente persoane fizice autorizate. 6. Evidente agenti economici autorizati 7. Adrese nomenclatoare intrate de la Directia Finante Publice Hunedoara si O.R.C. Hunedoara

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

5 ani

5

8. Acorduri de principiu. 9. Corespondenta cu agentii economici. 10. Acorduri ocuparea domeniului public.

3 ani

3 ani

3 ani

II.

Directia Arhitect Şef

A. Comp. Urbanism Amenajarea teritoriului

1. Certificate de urbanism 2. PUD/PUZ 3. Autorizatii de construire / desfiintare 4.Studii de fezabilitate, strategii de dezvoltare 5. Avize tehnice 6. Procese verbale de receptie / Certificate de atestare 7. Certificate, autorizatii si avize emise de Consiliul Judetean 8. Documentatii topografice 9. Procese verbale contraventii 10. Adrese 11. Adeverinte Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara 12. Adeverinte de nomenclatura stradala 13. Anunturi de inceperea lucrarii 14. Lucrari architect sef 15. Procese verbale trasare- realizare locuinte 16. Legea nr.15/2003 – loturi 17. Adeverinte existenta constructii 18. Registru corespondenta (solicitari, intrari cereri). 19.Rapoarte si materiale sedinte consiliu local 20.Adrese inceperi lucrari.pv acorduri unice

P P P P P P

P

P 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

10ani 5ani

Directia Tehnica B. Comp. Investitii

1. Documente privind evidenta domeniului public si de interes local. 2. Documentatii privind gospodaria comunala. 3. Dosare rapoarte sedinte Consiliul local. 4. Dosare Hotarari Consiliu local. 5. Dosar buget local anual. 6. Hotarari de Guvern pentru aprobarea studiilor de fezabilitate. 7. Procese verbale de receptie a lucrarilor de investitii. 8.Cartea tehnica a drumurilor si podurilor. 9. Instructiuni, regulamente, norme metodologice, norme tehnice, standarde, caiete de sarcini. 10. Procese verbale, note, rapoarte, rapoarte ale organelor de control. 11.Norme metodologice, norme tehnice, standarde emise de organele centrale

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

6

12.Proiecte, contracte, avize, procese verbale privind finantarea. 13. Avize tehnice pentru lucrari de investitii in domeniul drumurilor. 14.Hotarari de guvern pentru aprobarea de studii de fezabilitate pentru drumurile locale. 15. Autorizatii de construire pentru lucrari de investitii. 16. Acorduri si avize emise de MF, respectiv consiliul interministerial pentru lucrari de investitii si studii de fezabilitate in domeniul drumurilor. 19. Contracte de concesiune, de administrare, de folosinta gratuita a bunurilor din domeniul public local. 20.Studii, rapoarte statistice, procese-verbale privind proiectarea obiectivelor social-culturale. 21. Proiecte, contracte, procese-verbale, avize, privind finantarea, decontarea si executarea obiectivelor social-culturale. 22. Adjudecari de bunuri, servicii si lucrari de investitii. 23. Devize generale recalculate. 24. Programe de lucrari executate din Fondul special al drumurilor publice. 25. Lucrari privind activitatea de iarna. 26. Siguranta circulatiei. 27. Situatii de plata lunare prezentate de constructor. 28. Situatii de lucrari lunare prezentate de DJD-RA Deva, conform planificarii. 29. Contracte de delegare a gestiunii serviciilor publice de interes local. 30. Corespondenta diversa. 31. Dosare investitii zone verzi. 32. Hotarari, dispozitii si alte acte emise de autoritatile locale. 33. Corespondenta, sesizari, reclamatii.

P

P

P

P

P

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

7

34. Pontaje 35. Procese verbale, rapoarte, informari, hotarari ale Consiliului Judetean. 36. Hotarari, dispozitii si alte acte emise de organele locale (copii)

5 ani

5 ani

5 ani

C. Comp. Fond Locativ

1. Contracte vanzare-cumparare Legea 61/1991 2. Contracte vanzare cumparare Legea 112/1995. 3. Evidenta vanzarilor de locuinte din fondul locativ de stat (sociale).

P

P

P

D. Rel. cu As.de Proprietari

1. State plata asociatii proprietari 2. Procese verbale financiar contabile 3. Adeverinte (Legea 230) vanzari apartamente) 4. Rapoarte sedinta consiliul local 5. Tabele cheltuieli contributii

50 ani

10 ani

5 ani

5 ani

3 ani

E. Comp. Infrastruct. Urbana

1. Rapoarte sedinte consiliul local 2.Contracte inchiriere panouri 3. Contracte terase sezoniere 4. Permise de spargere – domeniul public

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

F. Comp. Informatica

1. Corespondenta - oferte

3 ani

G. Achizitii Publice

1.Lucrari privind achizitii publice de serviciu prin licitatii(referat necesitate, nota estimare valoare, nota privind alegerea procedurii, fisa de date, caiet sarcini, anunt licitatie, dispozitie numire comisie, procese verbale deschidere sedinta licitatie, procese verbale evaluare oferta, comunicari rezultat procedura, incheiere contract, anunt atribuire contract). 2.Lucrari privind achizitii publice de furnizare produse prin licitatii (se intocmesc acelasi timp de documente). 3.Lucrari privind achizitii publice de lucrari prin licitatie. 4.Lucrari privind scoaterea la licitatie publica a unor terenuri, spatii in vederea concesiunii( intocmire anunt, documentarii pentru licitatii, procese verbale atribuire, comunicare rezultat procedura, incheiere contract, situatii restituire garantie).

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

8

5.Lucrari privind scoaterea la licitatie in vederea inchirierii unor terenuri, spatii apartinand domeniului public sau privat al UAT Orastie (anunt licitatie, intocmire documentatie, proces verbal adjudecare, comunicare rezultat, inchiriere contract, situatie restituire garantie). 6. Dosar corespondenta, referate , nota interne.

10 ani

3 ani

III. Directia

Economica

A. Comp. Buget, Contabilit.- Financiar

1. Bilanturi anuale. 2. Bugetul propriu aprobat. 3. Contul de executie al bugetului 4. State de plata 5.Acte de banca, incasari si plati curente 6.Acte de casa : chitante, deconturi, deplasari, cheltuieli gospodaresti, dispozitii de plata, foi de varsamant. 7. Acte trezorerie, extras de cont, dispozitii de incasare, facturi furnizori. 8. Note receptie materiale, mijloace fixe, obiecte de inventar. 9. Bonuri de consum materiale 10.Fise contabile si sintetice 11. Liste inventar anual. 12.Balante verificare – sintetice si analitice 13. Bilanturile trimestriale 14. Bilant lunar 15. Dosare corespondenta, referate pentru materiale si consumabile. 16.Dare de seama contabila anuala 17.Declaratii la Buget 18.Deschideri de credite 19.Note de receptii materiale,mijloace fixe,declaratii impunere 20.Fise fiscale 21.Executie Buget local,casa 22.Dare de seama contabila, trimestriala 23.HCL,Dispozitii(copii)

P

P

P

50 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani

P 10ani 10ani

10ani 10ani 10ani 5ani 3ani

B. Comp. Administra-tiv

1. Receptii-achizitii consumabile. 2. Fise magazine

10 ani 10 ani

9

IV.

Consiliu Local

A. Cabinet Primar

1. Corespondenta, fax, electronica.

5 ani

B. Comp. Protectie Civila

PROTECTIE CIVILA 1. Plan evacuare in situatii de conflict armat. 2. Rapoarte de interventie 3. Bugetul de venituri si cheltuieli. 4.Bilanturi privind interventiile 5. Coordonare si conducerea formatiunilor de protectie civila. 6.. Documente de planificare 7. Conducere si evidenta pregatirii de protectie civila 8. Materialele convocarilor de pregatire 9. Planuri de munca trimestriale, semestriale, rapoarte de bilant. 10. Planuri de interventie in diferite situatii 11. Sinteze, rapoarte operative, rapoarte de analiza, acte de verificare si constatare 12. Conceptii si planuri de desfasurare ale exercitiilor si aplicatiilor. 13. Documente de gestiune 14. Verificarea materialelor si aparaturii de protectie civila. 15 Corespondenta STPS 16. Corespondenta cu directiile din primarie si ISU, SGA, etc. 17. Documente de informare. 18. Informari meteo,trageri poligon, DSP,SRI Serviciu Voluntari pentru Situatii de Urgenta 19. Coordonare si conducerea formatiunilor Serviciului Voluntari pentru Situatiile de Urgenta. 20. Sinteze de evaluare la dezastre,rapoarte operative. 21. Planuri de interventie in diferite situatii. 22. Documente de planificare 23. Conducerea si evidenta pregatirii de protectie civila 24. Materialele convocarilor de pregatire 25. Planuri de munca trimestriale, semestriale, rapoarte de bilant 26. Planuri de interventie in diferite situatii 27. Documente de gestiune 28. Procese verbale de constatare nereguli PSI 29. Verificarea materialelor si aparaturii 30. Bugetul de venituri si cheltuieli 31. Corespondenta cu directiile din primariile si ISU, SGA, STPS. 32. Rapoarte de interventie SVSU 33. Informari SVSU P.S.I. 34. Documente de gestiune, stingatoare, hidranti 35. Rapoarte, informari, cereri, reclamatii 36. Alte acte-verificari tehnice de hidranti, stingatoare.

5 ani 30 ani

10 ani 10 ani 10ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

10 ani

5 ani 5 ani

5 ani 5 ani

10 ani

10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani

5 ani 5 ani 5 ani

10 ani 5 ani 5 ani

10

37. Documente pentru informare, prevenire. 5 ani

C.

Comp. Integrare Europeana

1.Planul operational al PMO 2.Informari intocmite de PMO privind starea economica si sociala 3.Programe derulate in colaborare cu persoane juridice din orastie si din tara 4.Informatii despre programe cu finantare externa 5.Informari privind actiuni si programe de promovare a PMO.

P P

P

5ani

5ani

D. Comp. Audit Intern

1. Programe de control informari privind activitatea de audit, corespondenta 2. Rapoarte de audit intern. 3. Hotarari, decizii, dispozitii si alte acte emise de Consiliul local Orastie – copii. 4. Acte normative emise de autoritatile centrale.

10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

V. Serviciul Public de

Asist.Sociala

A. Birou Prestatii Sociale

1. Anchete sociale si dosare VMG, ASF 2. Anchete sociale Comisia de Expertiza 3. Stat de plata ajutoare de urgenta 4. Dosar cereri si anchete sociale pentru ajutoare de urgenta 5. Dosar cereri si anchete sociale pentru lemne de foc 6. State de plata incalzire lemne 7. Adeverinte eliberate beneficiarilor de VMG 8. Borderouri venit minim garantat,alocatie pentru sustinerea familiei 9. Referate venit minim garantat,alocatie pentru sustinerea familiei 10. Statistici venit minim garantat 11. Dispozitii venit minim garantat 12. Centralizatoare lapte praf 13. Centralizatoare si cotoare bilete transport urban gratuit 14. Declaratii strainatate de intretinere 15. Cerere eliberare tichete de parcare gratuita pentru persoanele cu handicap 16. Cerere si centralizator pentru eliberare rovinieta persoane cu handicap 17. Referat ajutoare gaz si lemne, curent 18. Dispozitii ajutoare gaz si lemne, curent 19. Situatii centralizatoare ajutoare gaz si lemne, curent 20. Statistica ajutoare gaz si lemne, curent

15 ani 10 ani 10 ani

10 ani

10 ani

10 ani 3 ani 3 ani

3 ani

3 ani

3 ani 3 ani 3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani 3 ani

3 ani

3 ani

B. Comp. Prot.Fam. Si Copilului

1. Dosare cereri si anchete sociale pentru cantina sociala 2. Dosar cereri si anchete sociale pentru materiale de constructii 3. Dosar cereri si anchete sociale pentru locuinte sociale. 4. Dosar cereri si anchete sociale pentru burse sociale 5. Dosar cereri si anchete sociale pentru diversi

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

11

beneficiari 6. Dosar adrese primite de la DGASPC Hunedoara 7. Dosar anchete sociale pentru asistenti maternali 8. Dosar anchete sociale pentru copii institutionalizati 9. Dosar anchete pentru copii protejati la asistent maternal 10. Dosar hotarari cu privire la atestarea asistentilor maternali si centralizator 11. Dosar hotarari ale comisiei pentru protectia copilului – Consiliul Judetean Hunedoara privind copiii pusi sub protectie la DGASPC, centralizator si certificate orientare scolara 12. Dosar adrese la diferite institutii si fundatii

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

C. Servicii Comunitare

1. Dosar personal copil 2. Registru de evidenta speciala 3. Registrul de evidenta a meniurilor 4. Registru de evidenta a prezentei copiilor 5. Fise medicale 6. Fise cu temperaturile 7. Calculul zilnic al caloriilor 8. Evidenta adeverinta medicale 9. Registru tratament 10. Registru consultatii 11. Registru de evidenta a starii de sanatate 12. Referate , avize, adrese, statistici.

15 ani 5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani

D. Cresa

1. Dosare inscriere beneficiari:cerere,acte identitate, acte venit,analize medicale,dispozitie, contract, acte aditionale. 2. Note de receptie 3. Fise de alimentatie 4. Fise de magazie 5. Balante de verificare 6. Procese verbale – controale DSV, DSP 7. Fise verificare temperatura frigidere 8. Evidenta parametrii depozitare 9. Procedura igienizare spatii si vesela 10. Evidenta igienizare- dezinsectie 11. Fise medicale beneficiari si personal 12. Procedura pentru controlul daunatorilor 13. Registru educatie sanitara 14. Registru evidenta prezenta copii

15 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

E. Complex Serv.pt. Varstnici

1.Dosare beneficiari: cerere,acte identitate,acte venit,acte medicale,dispozitie, contract,acte aditionale 2. Dosar note interne 3. Dosar solicitari internare in alte centre ale DGASPC 4. Dosar cereri si raspunsuri 5. Planuri de activitati practice si socializare 6. Registru insemnari lucratori sociali si infirmiere 7. Referate necesar materiale

15 ani

10 ani 10 ani

5 ani 5 ani 5 ani

3 ani

12

F. Comp.Prot. Copilului si familiei

1. Dosar corespondenta primita 2. Dosar corespondenta expediata 3. Caiet intrari, iesiri corespondenta. 4. Centralizator cereri concedii odihna, invoiri, referate ore suplimentare, concedii medicale. 5. Caiet de procese verbale.

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 5 ani

G. Comp. Strategii, programe, Rel.cu ONG-uri

1. Baze de date cu beneficiari de servicii sociale. 2. Centralizator cu servicii furnizate 3. Studiu sociologic. 4. Centralizator persoane asistate. 5. Obiective de dezvoltare a serviciilor sociale. 6. Centralizator cu diagnoza familiilor asistate. 7. Centralizator cu situatia sociala

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

H. Comp. Strategii, programe, relatii cu ONG

1. Stat de salarii 2. Bonuri de consum 3. Ordonantari-factura+ordonantare+OP 4. Pontaj SPAS, cantina de ajutor social, servicii comunitare si cresa. 5. Situatia recapitulativa privind obligatiile de plata SPAS – cantina de ajutor social, servicii comunitare, cresa. 6. Balanta de verificare.

50 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani

5 ani

I. Comp. Studii, Programe

1. Proiecte tehnice, studii ,rapoarte tehnice,financiare, documente justificative 2. Dischete si CD 3. Corespondenta

5 ani

5 ani 5 ani

J. Cantina de Ajutor social

1. Lista zilnica de alimente 2. Note de receptie 3. Fise de magazie

10 ani 10 ani 10 ani

VI. Serviciul

Politie Locala

A. Birou Liniste, Ordine publ. Paza bunuri

1. Evidenta armamentului din dotare 2. Echipament, consumabile 3. Adrese Parchet - Tribunal 4. Evidenta programarii in serviciu 5. Evidenta pontajelor 6. Program saptamanal de activitate 7. Evidenta concediilor de odihna 8. Invoiri, schimbari de tura 9. Reclamatii, sesizari 10. Protocoale de colaborare 11. Adrese primite 12. Adrese transmise 13. Relatii – colaborare C.F.I.C. Orastie

10 ani 10 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

B.Comp. Circulatie Drum publ.

1. Evidenta proceselor verbale de constatare a contraventiilor

10 ani

C. Comp. Protectia

1. Dosar – acte reglementare acord de mediu, aviz de gospodarire a apelor, aviz mediu privind obligatiile de mediu, documentatii de specialitate – Inchiderea depozitului de deseuri

P

13

Mediului

municipale. 2. Dosar – acte de reglementare acord de mediu, aviz de gospodarire a apelor, aviz de mediu privind obligatiile de mediu, documentatii de specialitate agenti economici. 3. Dosar – statie sortare autorizatii de mediu, ape, corespondenta 4. Dosar statia de epurare 5. Dosar – note de constatare realizate de Garda Nationala de Mediu – Comisariatul Jud.Hunedoara 6. Dosar – raportari lunare cantitati deseuri echipamente electrice si electronice, acte de reglementare punct de colectare deseuri de echip.elect.si electronice, evidenta gestiunii deseurilor conf. HG 856/2002, procese verbale predare-primire deseuri de echipamente e.e. 7. Dosar raportari lunare statie de sortare. 8.Dosar intrari cereri,sesizari 9.Dosar iesiri cereri, sesizari 10. Dosar colectare selectiva 11. Dosar note de constatare 12. Dosar corespondenta externa 13. Dosar agenti economici 14. Dosar fonduri nerambursabile

P

P

P 5 5 5 5 5 5 5 3 3 2

D. Comp. Disciplina In c-tii si Afisaj stradal

1. Procese verbale receptie lucrari 2. Procese verbale de contraventii 3. Adrese – cereri, sesiszari 4. Rapoarte de activitate

P 10 ani 5 ani 5 ani

E. Activ. Comerciale

1. Dosare instructiuni, regulamente, ordine, norme metodologice si alte acte cu caracter normative emise de organele centrale. 2. Dosare materiale supuse dezbaterii si aprobarii Consiliului local (proiecte de hotarari, rapoarte). 3. Dosare hotarari ale Consiliului local, note interne si dispozitii ale primarului. 4.Dosare reclamatii, sesizari, impreuna cu raspunsurile si referatele privind solutionarea lor. 5.Dosare privind note de control, referate, procese verbale de contraventie, 6.Dosare corespondenta diversa. 7.Chitantiere.

P

P

P

5 ani

5 ani

5 ani 5 ani

VII. Serviciul Public de

Gospodarire Municipala

A. Comp. Public de Gospodarie

1. Note de receptie(materiale,obiecte inventar) 2. Bonuri de consum (materiale) 3. Fise de magazine (materiale, obiecte inventar)

10 ani 10 ani 10 ani

14

B.Comp. Adm. Cimitirelor

1. Chitantiere

5 ani

1.Registre de stare civila: de nastere, casatorie, decese

Permanent

2.Registre opis ale actelor de stare civila Permanent 3.Liste CNP precalculate Permanent 4. Inventarele dosarelor predate la arhiva si procesele verbale aferente

Permanent

5.Registre intrare – iesire doc stare civila Permanent 6.Evidenta registrelor si certificatelor de nastere, de casatorie, de deces

100ani

7.Documente cu privire la evidenta, atribuirea , inscrierea si gestionarea CNP

100ani

8.Dosare divort pe cale administrative 100 ani 9.Registru inregistrare cereri de divort 100 ani 10.Registru evidenta certificate de divort 100 ani 11.Acte care stau la baza inregistrarilor de nastere

100 ani

12.Acte care stau la baza inregistrarilor de casatorie

100 ani

13.Acte care stau la baza inregistrarilor de deces

100 ani

14.Declaratii de recunoastere a paternitatii, sentinte de stabilire a filiatiei, de incuviintare a purtarii numelui, de tagada paternitatii, sentinte civile de adoptii cu efecte restranse, precum si sentinte de desfacere a adopitiei

50 ani

15.Mentiuni de recunoastere, de acordare sau de retragere a cetateniei romane

50 ani

16.Dosare de schimbare a numelui sau prenumelui pe cale administrative, precum si dosare de ortografiere a numelui

50 ani

17.Sentinte de divort emise de instantele judecatoresti

50 ani

18.Documentatie privind rectificarea, completarea sau anularea, si reconstituirea actelor de stare civila

50 ani

19Certificate de divort primite de la notari publici 50 ani 20.Registru de evidenta extrase multilingve nastere, casatorie, deces

50 ani

21.Documente privind pregatirea profesionala si de specialitate( radiograme, circulare, acte normative care reglementeaza activitatea de stare civila)

50 ani

22.Acte care au stat la baza unor inregistrari pe actele de stare civila a unor modificari in statutul civil al persoanei

50 ani

23.Registre privind gestionarea( eliberarea ) certificatelor de nastere, de casatorie, si de deces

50 ani

VIII. Consiliul Local

A. Comp. StareCivila SPCLEP

24.Documente privind aprobari la transcrierea unor mentiuni primite din strainatate :certificate sau sentintele de divort pronuntate in strainatate, anularea divortului, mentiuni de schimbare a numelui in strainatate, sau

50 ani

15

casatorii desfacute prin divort 25.Cereri si adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de nastere loco si din alte UAT-uri

50 ani

26.Cereri si adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de casatorie loco si din alte UAT-uri

50 ani

27.Cereri si adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de deces loco si din alte UAT-uri

50 ani

28.Condica corespondenta , curierat 30 ani 29.Corespondenta privind disparitia in alb a unor certificate de stare civila

20 ani

30.Cereri pentru deschiderea procedurii succesorale

15 ani

31.Decizii, cereri si alte acte referitoare la transcrierea actelor de nastere, de casatorie, si de deces

10 ani

32.Registrul proceselor verbale intocmite cu ocazia controalelor

10 ani

33.Corespondenta diversa ,si cereri si acte care au stat la baza eliberarii adeverintelor de inhumare pentru cetatenii romani decedati in strainatate

10 ani

34.Publicatii casatorie primite de la alte primarii, si adrese regim matrimonial

10 ani

35.Cotoare procese verbale de contraventie 10 ani 36.Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de divort din dosarele de divort pe cale administrative

10 ani

37.Cereri si adrese privind eliberarea dovezilor de stare civila

10 ani

38.Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de nastere loco

10 ani

39.Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de nastere din alte UAT

10 ani

40.Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de casatorie loco si din alte UAT-uri

10 ani

41.Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de deces loco si din alte UAT-uri

10 ani

42.Situatii lunare, trimestriale, semestriale si anuale, borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedati, a livretelor de nastere, borderouri comunicari de nastere

10 ani

43.Plan de munca, de masuri, de activitate necesar- lunar,trimestrial, semestrial, raport annual de activitate

10 ani

44.Acte care au stat la baza eliberarii livretelor de familie, cereri, registru privind eliberarea livretelor de familie

5 ani

45.Corespondenta privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de nastere, de casatorie si de deces

5 ani

46.Registru de evidenta contraventiilor aplicate prin procese verbale

5 ani

47.Cereri, reclamatii , sesizari ale cetatenilor, institutiilor si organizatiilor legal constituite si

5 ani

16

corespondenta legata de solutionarea acestora 48.Adrese , comunicari si mentiuni de stare civila

5 ani

49.Cererile persoanelor care au implinit 50 de ani de casatorie, actiune organizata de Primaria Orăştie, precum si borderourile aferente

5 ani

50.Condica de prezenta 3 ani 51.Fisa postului 1 an de la

data iesirii din uz

B. Comp. Evidenta Persoanelor

1. Dispozitii de munca fara caracter normativ, primite spre informare sau executie 2. Registre de evidenta eliberarii actelor de identitate 3. Corespondenta privind solutionarea cererilor de schimbare a numelui pe cale administrativa. 4. Adrese prin care se comunica decizia de schimbare a denumirii strazilor sau renumerotarea imobilelor. 5. Registru atribuire CNP din evidenta centrala. 6. Procese verbale de reatribuire CNP. 7. Rapoarte de bilant, dari de seama, sinteze de analiza a activitatii - anuale 8. Fise de evidenta locala si centrala. 9. Exemplarul 2 al cartii de imobil 10. Inventar cu dosarele predate la depozitul de arhiva. 11. Registre de eliberare a pasapoartelor, permiselor de conducere si certificatelor de inmatriculare. 12. Corespondenta privind disparitia in alb a unor certificate de stare civila din cadrul consiliilor locale 13.Documente referitoare la sesizarile si cererile unor cazuri de incalcare ale legii si a deontologiei profesionale. 14.Registru de intrare-iesire 15.PV de distrugere a doc clasificate 16. Situatia persoanelor fizice majore puse in legalitate. 17. Comunicari de nastere sau modificare. 18. Registre de intrare-iesire documente neclasificate. 19. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor privind eliberarea primului act de identitate dupa implinirea varstei de 18 ani. 20. Cereri pentru eliberarea actelor de identitate si declaratii privind pierderea, distrugerea sau furtul actelor de identitate. 21. Cereri privind schimbarea domiciliului 22. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor pentru schimbarea domiciliului, solutionate anterior conservarii evidentei manuale. 23. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor de repatriere, solutionate anterior conservarii evidentei manuale. 24. Documente referitoare la eliberarea actelor de identitate prin substituire de persoana. 25. Corespondenta privind transcrierea si

P

P

P

P

P P P

P P P

50 ani

20 ani

10ani

10ani 10 ani 10 ani

10ani 10 ani

10 ani

10 ani

10ani

10 ani

10 ani

10 ani 10ani

17

reconstituirea de acte de stare civila. 26. Corespondenta privind actualizarea in BDL a actelor de identitate emise de alte formatiuni. 27. Borderouri privind predarea sumelor incasate ca urmare a furnizarii datelor din evidenta pe baza de chitante. 28. Cotoare procese verbale de constatare a contraventiei. 29. Registre de evidenta a transmiterii loturilor de productie C.I. 30. Registru conform Legii 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date. 31. Registru pentru evidenta persoanelor din cadrul structurilor de siguranta nationala si alte institutii de stat care au stat la baza de date. 32. Registru de evidenta contraventiilor aplicate prin procese verbale. 33. Condica de predare-primire a actelor de identitate la posturile de politie. 34. Borderourile de insotire a comunicarilor de nastere sau modificare, precum si borderourile de inaintare a actelor de identitate pentru persoanele decedate. 35. Tabele inaintate de Ministerul Justitiei sau Directia de Pasapoarte cu privire la persoanele care au dobandit sau pierdut cetatenia romana. 36. Adresele sub forma de tabel pentru inaintarea dosarelor primite la ghiseul unic in vederea producerii pasapoartelor, permiselor de conducere sau a certificatelor de inmatriculare. 37. Corespondenta privind administrarea si valorificarea bazelor de date. 38. Corespondenta rezultata din relatiile cu ministere si alte autoritati publice precum si cu persoane fizice si juridice. 39. Corespondenta cu directia generala de Afaceri Consulare din M.A.E. 40. Corespondenta rezultata din relatiile cu unitati ale M.A.I. 41. Cereri ale cetatenilor pentru stabilirea resedintei si corespondenta pe aceasta linie. 42. Cereri, reclamatii, sesizari ale cetatenilor, institutiilor si organizatiilor legal constituite si corespondenta legata de solutionarea acestora. 43. Corespondenta legata de unele persoane carora li s-a aprobat acordarea, redobandirea sau renuntarea la cetatenia romana. 44. Dispozitii transmise la serviciile teritoriale coordinate metodologic de INEP Bucuresti. 45. Plan de munca, de masuri, de activitate, necesar – anual. 46. Registre verificari efectuate in evidentele proprii : manuala si automata. 47. Registre de evidenta verificarilor efectuate in exemplarul 2 al cartii de imobil si fisele de evidenta locala. 48Documente privind pregatirea profesionala si

10 ani

10 ani

10ani

10ani

10 ani

10ani

5 ani

5ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5ani 5 ani

5 ani

5 ani

5 ani de la incetarea apl.

5 ani

5 ani

5 ani

18

de specialitate. 49. Extrase si copii dupa dispozitia sefului consiliului. 50. Corespondenta cu privire la referendum-uri, alegerile locale si prezidentiale. 51.Planuri de actiune si controale – masuri, precum si corespondenta privind activitatile desfasurate la delegatii de stare civila, unitatile sanitare si de protectie sociala. 52. Corespondenta privind primirea si eliberarea certificatelor de atestare a domiciliului. 53. Corespondenta privind eliberarea extraselor de uz oficial si altor date de stare civila. 54.Corespondenta privind cererile de verificare la solicitarea instantelor (inregistrari tardive, rectificari). 55. Corespondenta referitoare la clarificarea unor date din evidenta populatiei ( inregistrari duble, alte neclaritati). 56. Adrese inaintare a actelor CRDS sau a celor gasite in strainatate sau pe teritoriul Romaniei. 57. Centralizatoarele periodice privind indicatorii realizati pe linia de evidenta a persoanelor si eliberarea actelor de identitate. 58. Centralizatoare periodice privind activitatea de diminuare a numarului persoanelor puse in legalitate. 59. Centralizatoare periodice privind punerea in legalitate cu certificate de stare civila sau acte de identitate a persoanelor. 60. Centralizatoare privind clarificarea situatiei persoanelor lipsite de adapost. 61. Centralizatoare privind clarificarea situatiei persoanelor sau a cadavrelor cu identitate necunoscuta. 62. Corespondenta privind furnizarile de date din evidenta populatiei. 63. Cereri de verificare, note telefonice si corespondenta referitoare la stabilirea identitatii unor persoane. 64. Plan de munca, masuri de activitate, necesar lunar, semestrial, trimestrial. 65. Rapoarte si procese verbale intocmite cu ocazia controlului efectuat la formatiunile teritoriale subordonate. 66. Rapoarte de bilant, dari de seama, sinteze de analiza a activitatii – lunar, trimestrial, semestrial. 67.Registru privind solocitari a info de int public 68.Condici si borderouri de predare si expediere a corespondentei 69.Registru de audiente 70.Condici si borderouri de expeditie a corespondentei clasificate 71.Registru de dactilografiere 72.Registru de note telefonice 73.Registru de evidenta a cheilor de la fisete ateliere, birouri 74.Condica de prezenta personal 75.Cotoare de ordine de serviciu si misiuni

5 ani

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3ani 3ani

3ani 3ani

3ani 3ani 3ani

3ani 3ani

19

76.Corespondenta privind primirea literaturii de specialitate 77. Extrasele de pe actele de casatorie in care s-a operat mentiunea de divort sau de anulare a casatoriei. 78. Planificarea activitatilor privind deplasarile in teritoriu pt.preluarea imaginii cetatenilor cu statia mobile (aparatul foto digital). 79. Documentele referitoare la statistica muncii de evidenta persoanelor. 80.Situatii statistice referitoare la principalele activitati desfasurate pe linie de evidenta persoanelor. 81.Cotoare CIP. 82. Materiale destinate a fi date publicitatii(presa, radio, TV) pe linia regim evidenta populatiei si regim stare civila. 83. Documente intocmite pentru mediatizarea prevederilor legale 8 - informari, articole publicate in presa). 84. Corespondenta referitoare la urmarirea generala si alte mentiuni operative. 85.Corespondenta privind situatia timpului efectiv de lucru pt spor conform anexei6 din ordinu 275/25.06.2002 86. Cereri referitoare la concedii de odihna studii, pensii, invoiri. 87. Extrase si copii ale instructiunilor ce fac parte din sistemul de siguranta nationala si ordine – regulamente emise de conducerea MAI. 88. Fisa postului

3ani

2 ani

2 ani

2 ani

2 ani

2 ani

2 ani 2 ani

2 ani

2ani 2 ani 1 an de la data abrogarii si CS 1 an de la scoaterea di uz

C.

Comp. Consilier Juridic

1. Hotarari Consiliu Local. 2. Procese verbale ale sedintelor pe domenii de specialitate. 3. Procese verbale ale sedintelor pe domenii de specialitate. 4. Registre privind ducerea la indeplinire a HotararilorConsiliului Local. 5. Condica prezenta consilieri 6. Pontaje consilieri 7. Registru prezenta consilieri 8. Registrul declaratiilor de interese. 9. Comunicari hotarari consiliul local catre prefectura, primar si terti.

P P P

5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

Preşedinte de şedinŃă, Contrasemnează, prof.łambă Alin Adam Secretar, jr.Teodor Iordan