MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

FUNDAŢIA UNIVERSITARĂ ALMA MATER –

UNIVERSITATEA ALMA MATER DIN SIBIU

REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI

FUNCŢIONARE A

COMPARTIMENTULUI DE AUDIT

PUBLIC INTERN

SIBIU 2011

2

3

REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A

COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Capitolul I

Dispoziţii generale

Art. 1. (1) Prezentul regulament este elaborat în conformitate cu

prevederile Legii nr. 672/2002, privind auditul public intern, ale Ordinului

Ministrului Finanţelor Publice nr. 38/2003, pentru aprobarea Normelor generale

privind exercitarea activităţii de audit public intern, cu Normele metodologice

privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura

Ministerului Educaţiei, Cercetării , Tineretului şi Sportului în unităţile aflate în

subordine sau în coordonarea acestuia, aprobate prin Ordinul 5281/2003.

(2) Desfăşurarea activităţii de audit public intern în universitate se

face potrivit standardului 25 prevăzut în OMFP nr. 946/2005, pentru aprobarea

Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control

intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control

managerial.

Art. 2.(1) Activitatea de audit public intern din cadrul Universităţii„ALMA

MATER” din Sibiu se exercită de către Compartimentul de Audit Public Intern,

aflat în directa subordonare a Rectorului universităţii.

(2) Scopul auditului public intern este de a da asigurări asupra

modului în care se îndeplinesc obiectivele stabilite prin planul strategic general

al Universităţii şi prin strategiile sectoriale în domeniile: activitate didactică ,

activitate de cercetare ştiinţifică, climatul etic şi de integritate academică,

activitate economico-financiară şi de investiţii.

Art. 3.(1) Auditul intern al calităţii - conform ISO 8402 - este o examinare

sistematică şi independentă, efectuată pentru a determina dacă activităţile şi

rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă

4

aceste dispoziţii sunt efectiv implementate şi corespunzătoare pentru realizarea

obiectivelor.

(2) În baza - Normelor profesionale ale auditului intern - auditul

intern este o activitate independentă şi obiectivă ce oferă conducerii

universităţii soluţii referitoare la gradul de control asupra sistemului calităţii

învăţământului şi a managementului entităţii, recomandări pentru îmbunătăţirea

proceselor de învăţământ , gestionarea patrimoniului, precum şi consiliere pentru

buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice. Auditul intern contribuie la

îmbunătăţirea continuă a managementului instituţional şi a calităţii acestuia.

(3) Această examinare se realizează în raport cu normele existente

(standarde, standarde de referinţă, indicatori de performanţă, manualul calităţii,

proceduri, instrucţiuni etc.), pentru a stabili în ce măsură ele sunt respectate şi

îndeplinite. Auditul calităţii nu se rezumă, însă, numai la stabilirea acestei

corespondenţe, ci evaluează eficacitatea aplicării acestor norme şi a rezultatelor

obţinute în domeniul calităţii.

(4) Pe baza rezultatelor auditului calităţii se propun acţiuni care să

ducă la îmbunătăţirea gradului de realizare a obiectivelor propuse. Auditorii

identifică cauzele care au dus la aceste neîndepliniri şi propun măsurile pe care

le consideră cele mai potrivite pentru eliminarea lor.

Art. 4. Procedurile şi metodologiile folosite de compartimentul de audit intern

au la bază Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă

şi lista indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii

Învăţământului Superior Normele (2006), ISO 10011-1, 2, ISO, 8402, normele

metodologice de exercitare a auditului intern, armonizate cu Standardele de

Practică Profesionistă a Auditului

5

Capitolul II

Obiectivele, Organizarea şi Atribuţiile Compartimentului de Audit

Intern

Art.5. Obiectivele auditului intern sunt clasificate în:

(1)Obiectivele generale ale auditului intern sunt:

să asigure conducerea, beneficiarii şi publicul în general, că

universitatea satisface sau nu standardele minime de calitate;

să susţină angajamentul universităţii de creştere continuă a calităţii

academice în învăţământ şi cercetare;

să consacre metode adecvate de evaluare internă şi să demonstreze prin

probe şi documente relevante starea procesului de învăţământ şi

cercetare din universitate;

să auditeze autoevaluarea, să coopereze cu evaluatorii externi şi să

contribuie la asigurarea şi creşterea calităţii;

să coopereze cu auditorii interni ai altor instituţii de învăţământ

superior pentru realizarea, monitorizarea şi compararea calităţii

academice, precum şi cu Autoritatea Națională pentru Calificările din

Învățământul Superior;

să facă cunoscute conducerii activităţile şi procesele universitare care

nu îndeplinesc standardele minime de calitate academică şi să facă

propuneri pentru îmbunătăţirea lor.

(2)Obiectivele misiunii de audit intern

În principal, unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:

- verificarea conformităţii procedurilor şi a operaţiunilor specifice

proceselor de învăţământ şi de cercetare din universitate cu normele legale -

auditul de regularitate;

6

- evaluarea rezultatelor obţinute şi compararea lor cu obiectivele propuse;

examinarea impactului activităţilor desfăşurate asupra calităţii proceselor de

învăţământ şi de cercetare din universitate - auditul de performanţă.

- evaluarea sistemelor de management - auditul de sistem.

(3)Obiectivele activităţii de audit intern

- identificarea factorilor de risc care pot afecta calitatea proceselor de

învăţământ şi de cercetare din universitate;

- evaluarea riscurilor auditului intern al calităţii proceselor de învăţământ

şi de cercetare din universitate;

- exprimarea unei opinii asupra autoevaluării calităţii proceselor de

învăţământ şi de cercetare din universitate.

Art.6. Organizare, subordonare şi atribuţii.

(1) Organizarea şi subordonarea auditului intern

Rectorul universităţii sau organul de conducere colectivă ia măsurile

necesare pentru instituirea cadrului organizatoric şi funcţional necesar

desfăşurării activităţii de audit intern.

Auditorii interni îşi desfăşoară activitatea în subordinea directă a

conducătorului universităţii, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de

activităţile universităţii; prin atribuţiile lor, nu trebuie să fie implicaţi în

elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse

auditului intern.

Auditorii interni sunt numiţi/destituiţi de rectorul universităţii, cu avizul

organului de conducere colectivă.

Auditorii interni sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea

activităţilor de audit.

Funcţia de auditor intern este incompatibilă cu exercitarea acestei funcţii

ca activitate profesională orientată spre profit sau recompensă.

7

Auditul intern este o activitate funcţională independentă şi obiectivă prin

care se oferă consiliere şi asigurare managementului că sistemele de control

intern există şi funcţionează eficace.

Subordonarea auditorilor interni în cadrul universităţii:

• raportează direct rectorului universităţii şi sunt independenţi faţă de orice

alt departament sau angajat al universităţii;

• informează rectorul universităţii despre modul de funcţionare a

sistemului calităţii din universitate;

• nu au putere, autoritate, funcţii sau îndatoriri executive sau manageriale,

cu excepţia celor legate de gestionarea funcţiei de audit intern;

• nu sunt responsabili pentru elaborarea detaliată sau implementarea de

noi sisteme, dar pot fi consultaţi în timpul procesului de elaborare în ceea ce

priveşte măsurile de control ce trebuie încorporate în sistemele noi sau

modificate, cu menţiunea că este interzis în mod expres ca acelaşi auditor să dea

consultanţă într-un domeniu şi ulterior să-l auditeze.

(2).Atribuţiile auditorilor interni

Auditorii interni au următoarele atribuţii:

a) definesc proceduri de audit intern a calităţii specifice universităţii;

acestea sunt acceptate de conducerea universităţii;

b) elaborează proiectul planului anual de audit intern;

c) efectuează activităţi de audit intern pentru a verifica dacă sistemele de

management şi proceselor de învăţământ şi de cercetare sunt transparente şi sunt

conforme cu criteriilor, standardelor şi indicatorilor de performanţă specifici

asigurării interne a calităţii;

d) raportează periodic constatările, concluziile şi recomandările rezultate

din activităţile de audit;

f) elaborează raportul periodic (anual) de audit intern şi prezentă

concluziile şi propunerile conducerii universităţii. Rapoartele anuale, vor

cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din

activitatea de audit public intern, stadiul implementării recomandărilor,

8

eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern,

precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.

Raportul anual al activităţii de audit public intern se înaintează conducerii

instituţiei care decide dacă va fi dezbătut alături de raportul anual referitor la

auditul academic.

g)În cazul identificării unor neregularităţi, sau posibile prejudicii,

raportează imediat rectorului universităţii şi structurii de control intern abilitate.

În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată

abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile

legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze imediat

conducătorul unităţii . În cazul identificării unor neregularităţi majore, auditorul

intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul

conducătorului unităţii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale

verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele

stabilite.

h)Îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul de activitate încredinţate

de Rectorul Universităţii.

(3).Relaţia cu auditul extern

Auditorii interni vor intra în legătură cu auditorii externi pentru:

• a întreţine cu aceştia o relaţie de lucru profesională şi de cooperare;

• a asigura valorificarea adecvată a informaţiilor referitoare la sistemul

auditat şi rezultatele auditului intern şi extern.

Auditorii interni se vor concentra în special pentru:

• orientarea planului anual de audit intern astfel încât să ţină cont de

recomandările auditorului

extern;

• primirea rapoartelor auditorului extern şi informarea conducerii

universităţii despre recomandările acestora;

9

• cunoaşterea programului de audit extern şi a metodologiei specifice

aplicată pentru realizarea auditului extern;

• facilitarea comunicării, când este necesar, între auditul extern şi

conducerea universităţii.

Art. 7. Auditorii interni pot sancţiona, conform Legii 672/2002,

personalul de execuţie sau de conducere implicat în activitatea auditată care

refuză să prezinte documentele şi informaţiile solicitate în vederea efectuării

misiunilor de audit public intern, dacă sunt împuterniciţi de conducătorul

instituţiei.

Art. 8. (1) În realizarea misiunilor de audit, auditorii interni îşi desfăşoară

activitatea pe bază de ordin de serviciu, emis în conformitate cu planul anual de

audit, aprobat de Rectorul Universităţii .

(2) Auditorii pot desfăşura audituri ad-hoc, respectiv misiuni de

audit intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul de audit public intern.

Art. 9. Compartimentul de Audit Public Intern notifică structura care va fi

auditată cu 15 zile înainte de desfăşurarea misiunii de audit, conform legislaţiei în

vigoare.

Art. 10. În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica riscurile,

inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt

semnificative.

Art. 11. Auditorii interni vor prezenta structurii auditate proiectul

raportului de audit public intern spre analiză. Structura auditată poate transmite

punctele proprii de vedere în scris, în termen de 15 zile de la primirea proiectului

de raport, împreună cu documentaţia justificativă.

Art. 12. Compartimentul de Audit Public Intern organizează în termen de

10 zile de la primirea punctelor de vedere, reuniunea de conciliere cu structura

auditată, în cadrul căreia analizează constatările şi concluziile, în vederea

acceptării recomandărilor formulate.

Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele

concilierii, este transmis Rectorului spre analiză şi avizare.

10

Art. 13. După avizarea raportului de audit public intern, auditorii interni

au obligaţia de a comunica structurii auditate recomandările aprobate.

Art. 14. Auditorii urmăresc îndeplinirea recomandărilor întocmind Fişa de

urmărire a recomandărilor, verificând totodată respectarea termenelor stabilite de

către structura auditată.

Art. 15. Structura auditată are ca responsabilităţi:

- elaborarea unui Plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea

acestuia;

- transmiterea la structura de audit a Planului de acţiune, respectiv a

Calendarului de implementare a recomandărilor;

- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare:

- punerea în practică a recomandărilor;

- comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor, prin Nota de informare

cu privire la stadiul implementării recomandărilor din raportul de audit;

- evaluarea rezultatelor obţinute.

Art. 16. Auditorii interni sunt responsabili de protecţia documentelor

referitoare la auditul public intern desfăşurat în cadrul Universităţii

Art. 17. Auditorul intern este obligat să respecte Codul privind conduita

etică a auditorului intern, aprobat prin OMFP nr. 252/2004.

Art. 18. Compartimentul de audit public intern îşi va elabora propria

Cartă a auditorului intern, în conformitate cu normele legale.

Capitolul III

DISPOZIŢII FINALE

Art. 19. Salariaţii compartimentului de audit public intern din

Universitatea„ALMA MATER” din Sibiu sunt obligaţi să cunoască, să respecte

şi să aplice prevederile prezentului regulament.

11

Art. 20. Neîndeplinirea în condiţii corespunzătoare şi la termenele

stabilite a obligaţiilor prevăzute în prezentul regulament se sancţionează potrivit

normelor legale în vigoare.

Art. 21. Prezentul Regulament a fost aprobat de Senatul Universităţii din

data de 29 martie 2011.

RECTOR

Prof.univ.dr.ing.ec. NICOLAIE GEORGESCU