RECRUTAREA SI SELECTIA RESURSELOR UMANE

În orice organizatie pot interveni la un moment dat schimbari de personal. Daca activitatea se extinde va fi nevoie de un numar suplimentar de angajati. În plus, unii angajati parasesc organizatia din diferite motive, altii sunt promovati, transferati, pensionati sau concediati. Toate aceste mutatii creaza posturi vacante.

Compartimentului de resurse umane îi revine responsabilitatea de a planifica resursele umane, necesare organizatiei si în functie de aceasta, de a întocmi planuri concrete de recrutare si selectie. În cele din urma, scopul oricarui proces de recrutare si selectie îl reprezinta gasirea omului potrivit pentru un anumit post.

1. Recrutarea resurselor umane - concept si surseRecrutarea este activitatea de cautare si atragere în organizatie a unui grup de

persoane care au acele caracteristici si aptitudini solicitate de posturile vacante, grup din cadrul caruia se pot atrage candidatii corespunzatori pentru aceste posturi. În organizatiile mari, responsabilitatea pentru activitatea de recrutare apartine compartimentului de resurse umane, iar în unitatile mici si chiar mijlocii, de aceasta activitate se ocupa managerii de la diferite niveluri ierarhice.

Strategia de recrutare si selectie are la baza procesele de planificare a resurselor umane si de analiza a postului. Pentru a pregati din timp recrutarea, este necesar sa fie cunoscute nevoile de personal în organizatie pentru viitorul apropiat. Planificarea resurselor umane se refera la ajustarea numarului de intrari si iesiri de personal din organizatie, în asa fel încât numarul de angajati din organizatie sa fie corespunzator desfasurarii în bune conditii a activitatii.

Reusita recrutarii personalului depinde în mare masura de definirea precisa si deîntelegerea cerintelor postului ce urmeaza sa fie ocupat. Analiza postului, proces ce areca rezultat întocmirea fisei postului, serveste ca punct de pornire în recrutarea si selectarea personalului. Angajatorul are în vedere descrierea postului (sarcini, atributiisi responsabilitati aferente postului) si specificatia postului (un rezumat al celor mai importante cunostinte, aptitudini si calitati personale de care trebuie sa dispuna un candidat pentru a putea îndeplini sarcinile aferente postului la un standard acceptabilde performanta). Practic, pe baza fisei postului (rezultata in urma procesului de analiza a postului) se creeaza portretul candidatului ideal, care, va reprezenta un standard în raport cu care vor fi comparati toti candidatii. Pe de alta parte, fisa postului ofera si candidatului informatii despre postul vacant, astfel încât acesta sa-si poata forma o imagine despre ceea ce i se cere si i se ofera.

1.1 Sursele de recrutareSursele de recrutare pentru ocuparea posturilor vacante pot fi gasite pe doua

posibilitati de actiune: apelarea la surse interne (repartizarea pe posturi a angajatilor existenti, prin intermediul promovarii sau transferului) si apelarea la surse externe (aducerea de noi angajati apelând la piata externa a fortei de munca).

Surse interne. Când organizatia are la dispozitie angajati capabili, o sursa utila de recrutare este constituita din proprii angajati. În acest sens, în organizatie trebuie sa existe un sistem de evaluare a performantelor ,,corect si obiectiv“ precum si un ,,inventar“ (o baza de date) privind calitatile, aptitudinile, experienta si capacitatea fiecarui angajat. Recrutarea din interior prezinta:

Avantaje contribuie la cresterea moralului celor promovati sau transferati; creste motivatia pentru performante mai bune si satisfactia profesionala a angajatilor; se realizeaza o investitie în resursele umane ale organizatiei; reduce fluctuatia de personal oferind oportunitati de promovare; angajatii interni sunt deja familiarizati cu mediul, colectivul si cultura organizatiei; reduce sansa de a gresi în luarea deciziei de angajare, fiind persoane carora li se

cunosc capacitatile, aptitudinile si abilitatile; costuri mai reduse de recrutare;

Dezavantaje posibilitatea aparitiei principiului lui Peter (angajatii sunt promovati pâna când ating

nivelul de incompetenta, adica un nivel la care devin necorespunzatori din punct de vedere al potentialului lor);

împiedică infuzia de “suflu proaspăt”, de “sânge nou” şi nu favorizează promovarea sau aportul unor “idei noi”, al unor “deschideri noi sau proaspete”

poate duce la tensionarea atmosferei de lucru, la aparitia unor probleme psihice si morale a celor nepromovati;

competitia intensa pentru promovare, poate duce la conflicte de interese, adevarate lupte interne;

când un post este ocupat de un angajat promovat, va apare un alt post vacant – cel ocupat anterior de angajatul promovat. În acest fel , se produse un fel de efect de „propagare” a postului liber sau apariţia de posturi vacante în lanţ, efect care, în literatura de specialitate, a fost denumit efect de unda. Aici apare un avantaj. Recrutarea pentru post inferior va costa mai puţin şi va consuma mai puţin timp decât pentru post superior;

dacă organizaţia se extinde rapid, s-ar putea ca posibilităţile de completare a posturilor din personalul existent să fie depăşite.

Surse externe. În general se apeleaza la surse externe de personal atunci când se înregistreaza o dezvoltare rapida a afacerii sau când organizatia nu poate asigura din interior un candidat potrivit pentru un anumit post. Avantajele si dezavantajele apelarii la sursele externe de recrutare sunt:Avantaje

ofera mai multe optiuni pentru alegerea candidatului potrivit; angajatii veniti din afara pot aduce idei si abordari noi, un suflu înnoitor în

organizatie; pentru anumite posturi, costurile angajarii unei persoane din exterior sunt mai mici

decât cele necesare instruirii si pregatirii unor angajati interni pentru ocuparea posturilor respective;

in situaţiile în care sunt necesare schimbări semnificative sau deosebit de importante, numai o persoana din afară organizaţiei, care nu are nici un fel de obligaţii faţă de celelalte persoane din interior, poate realiza schimbările respective;

Dezavantaje Riscul de a angaja candidaţi care, ulterior, nu dovedesc sau nu se pot menţine la

potenţialul înalt pe care l-au demonstrat în timpul procesului de selecţie;

Deoarece piaţa externă a forţei de muncă este mult mai largă şi mai dificil de „accesat” decât cea internă, resursele de bani şi timp necesare sunt mai mari;

Timpul necesar orientării, adaptării sau integrării pe posturi a noilor angajaţi este mult mai mare, ceea ce atrage costuri suplimentare;

Poate afecta moralul personalului organizatiei; integrarea efectiva în organizatie a noilor angajati poate genera cheltuieli (timp si

bani).Având în vedere avantajele si dezavantajele surselor interne si externe de recrutare

putem afirma ca nu se poate vorbi despre ,,cea mai buna sursa de recrutare“, în general. Fiecare organizatie trebuie sa încerce sa identifice cea mai potrivita sursa de recrutare, în functie de natura posturilor vacante precum si de localizarea, marimea si bugetul sursei respective.

1.2 Metodele de recrutareRecrutarea din surse interne

Majoritatea organizaţiilor promovează angajaţii în posturile vacante, ori de câte ori este posibil. În unele organizaţii deseori se foloseşte un sistem informal pentru descoperirea candidaţilor. Atunci când se eliberează un post, managerul apelează la memoria proprie sau la sugestiile supervizorilor pentru a identifica potenţialii candidaţi. Dezavantajele unui asemenea sistem sunt evidente:- o parte din candidaţii potriviţi ar putea fi uitaţi;- se poate manifesta favoritismul;- candidaţi calificaţi ar putea fi îndepărtaţi de supervizori, care pot dori să-i reţină în departamentul lor, în loc sa-i recomande pentru promovare într-un post din alt departament.

O metodă mai sistematică implică utilizarea unui sistem de inventariere a aptitudinilor (baza de date ce contine: numele angajatului, postul actual, experienta profesionala, aptitudini si abilitati) necesare pentru a identifica candidaţii potriviţi.

O altă metodă constă în publicarea posturilor libere intr-un anunt intern, urmând că angajaţii să aplice pentru aceste pozitii, dacă se consideră potriviţi sau să recomande pe cineva. Candidaţii sunt evaluaţi în cadrul departamentului de resurse umane, după care se ia decizia de promovare. Candidaţii respinşi vor primi un feedback care îi va ajuta să înţeleagă modul în care ar trebui să-şi îmbunătăţească performanţele pentru oportunităţile viitoare.

Organizaţiile mai mari, care caută candidaţi din surse interne pentru poziţii manageriale, consideră că este necesară o metodă mai sistematică pentru identificarea candidaţilor, mai ales în cazul în care doresc să încurajeze transferurile interdepartamentale. Aceste organizaţii alcătuiesc planuri de succesiune managerială sau matricea promovărilor/transferurilor şi stochează în bazele de date proprii informaţii despre manageri, referitoare la educaţia, abilităţile, performanţele, experienţa şi preferinţele în legătură cu activitatea la locul de muncă şi rezultatele ultimelor evaluărilor care arată pregătirea managerului pentru ocuparea postului imediat superior sau din alt departament şi recomandări pentru creşterea performanţelor. Atunci când apare un post managerial liber, pe baza informaţiilor din aceste baze de date se poate genera cu uşurinţă o listă de potenţiali candidaţi.

Pentru recrutarea internă mai poate fi folosită metoda combinării posturilor. Combinarea posturilor este foarte eficientă şi puţin costisitoare când este nevoie de o persoană pentru o perioada scurtă de timp. De exemplu, şeful unui departament pleacă în concediu pentru 30 de zile. În acest caz unul din subordonaţii lui poate să il înlocuiască. La

combinarea posturilor se poate apela când se ştie că un angajat este incomplet încărcat în timpul muncii sau când muncă suplimentară necesită foarte puţin timp şi nu are rost angajarea unei persoane pentru aceasta muncă.Recrutarea din surse externe

Recrutarea externă necesită planificare amănunţită şi coordonare. În majoritatea organizaţiilor de mărime medie şi mare, de procesul de recrutare se ocupă specialiştii în resurse umane.

Organizaţiile mari, care angajează anual un număr mare de persoane au specialişti care se ocupă numai de funcţia de recrutare a departamentului de resurse umane. Uneori, aceştia pot lua chiar decizia de angajare, pentru posturile puţin importante, dar, în general, ei localizează, evaluează şi prezintă managerilor din departamentele unde există posturi vacante pe candidaţii cei mai calificaţi şi bine pregătiţi pentru postirile respective. In acest caz, decizia de angajare este luată de un manager din cadrul departamentului pentru care se face angajare. Acest manager şi expertul în recrutare vor conlucra de-a lungul întregului proces de recrutare şi vor determina condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească potenţialii candidaţi, prin prisma cunoştinţelor, îndemânărilor şi experienţei necesare. Având toate aceste informaţii, expertul în recrutare poate întocmi planurile de recrutare, stabilind segmentul pieţei de forţă de muncă unde ar putea găsi candidaţii potriviţi, numărul acestora, precum şi modul de selectare a candidaţilor.

Procesul de recrutare în unele organizatiile mari se declanşează cu transmiterea cererii de recrutare către departamentul de resurse umane de către şeful departamentului unde a apărut un post / posturi vacante. În cerere de recrutare se prezintă caracteristici şi aptitudini pe care trebuie să le deţină candidatul(studii, limbi străine, cunoaşterea calculatorului şi produselor software, alte cunoştinţe adiacente, experienţa necesara, aptitudini, trasaturi de personalitate, data limită a recrutării, etc ).

Înainte de a trece la recrutarea propriu-zisă, trebuie să se stabilească ce metode se vor utiliza şi momentul declanşării procesului de recrutare. În funcţie de post, resurse financiare şi urgenţa recrutării pot fi utilizate diferite metode de recrutare:

Publicitatea (în ziare, la radio-tv, pagini web de recrutare, etc) Agentii specializate de recrutare sau plasare a fortei de munca; Institutii de învatamânt; Reteaua de cunostinte; Folosirea consilierilor pentru recrutare; Oficiul fortei de munca; Candidaturi directe; Fostii angajati; Bursa Locurilor de Munca (Târguri de forta de munca); Internetul (pagini web specialiyate, retele de socialiyare, forumuri, etc); Vânatorii de capete (head hunters).

1.3 Planul de recrutare - pentru ca recrutarea să se facă în mod profesionist, trebuie elaborat un plan de recrutare. Etapele planului de recrutare sunt:

studiul politicii de personal a organizaţiei; organizarea posturilor şi a persoanelor (organigrama efectiv aplicată şi cea de

perspectivă, din compararea cărora se poate stabili concret necesarul de recrutat);

studiul plecărilor (o evidenţă a posturilor devenite disponibile datorită demisiilor, concedierilor, pensionărilor sau deceselor);

studiul posturilor (pe baza descrierii acestora, evidenţiindu-se informaţiile privind denumirea postului, obiectivele, sarcinile, responsabilităţile şi mijloacele folosite);

calcularea nevoilor directe (prin simpla comparare a efectivului teoretic cu cel real, prin luarea in considerare a vitezei cu care se reînnoieşte personalul);

calcularea nevoilor de recrutare (aşezarea într-un tabel al nevoilor directe şi indirecte, acoperirea acestora din resurse interne, posturile cu persoane disponibile şi însumarea acestora în nevoi totale şi nevoi de recrutare).

Plan de recrutare - model

2. Selecţia resurselor umaneProcesul de selecţie pentru evaluarea candidaţilor urmează procesul de recrutare a

resurselor umane. Scopul selecţiei constă în identificarea dintr-un grup de candidaţi a acelor persoane care vor fi angajate şi care vor avea cele mai bune rezultate în postul pentru care se desfăşoară concursul de selecţie. Ideal, oamenii care sunt angajaţi trebuie să fie mai bine pregătiţi, în medie, decât cei respinşi. Dacă metodele de selecţie utilizate au fost bine alese, atunci acest obiectiv poate fi atins.

Organizaţiile utilizează diferite sisteme de selecţie. Unele se bazează, în principal, pe folosirea formularelor de angajare şi pe scurte interviuri, în timp ce altele presupun testări, interviuri repetate şi verificări amănunţite ale biografiei etc. Deşi al doilea tip de sistem de selecţie este mai costisitor şi durează mai mult, se pot realiza beneficii importante prin selecţia atentă şi meticuloasă a candidaţilor şi reducerea riscului angajării unor personae nepotrivite.

Metodele de selecţie folosite depind de nivelul de organizare, natura postului liber, numarul de persoane din care se face selecţia, timp disponibil pentru selecţie, nivelul de pregătire al candidaţilor şi presiunea forţelor exterioare cum ar fi legislaţia. Adeseori, aceste metode sunt folosite secvenţial: candidaţii trebuie să depăşească o anumită secvenţă pentru a rămâne în cursă şi a fi evaluaţi în continuare.

Adeseori, departamentul de resurse umane îşi asumă responsabilitatea de a face prima evaluare a formularelor – cerere de angajare, a conduce primele interviuri şi teste de aptitudini. Apoi , unul sau mai mulţi manageri sau supervizori intervievează candidaţii care au trecut de prima etapă. În cele din urmă se face verificarea referinţelor, se prezintă ofertele, are loc examinarea medicală şi apoi se finalizează angajarea.

2.1 Etapele procesului de selectieEtapele si continutul procesului de selectie a personalului sunt dependente de

marimea si profilul organizatiei, natura functiilor ce trebuie ocupate si numarul persoanelor care candideaza pentru postul respectiv.O selectie riguroasa presupune parcurgerea urmatoarelor etape:Evaluarea si selectarea C.V.-urilor si a scrisorilor de prezentare (intentie);Completarea unei cereri (formular) de angajare;Interviul;Testarea;Verificarea referintelor;Examenul medical;Oferta de angajare.

Trecerea într-o etapa este conditionata de acceptarea în etapa precedenta. Totusi, în practica nu se parcurg de fiecare data toate aceste etape, mai ales la posturile de nivel elementar sau la cele de nivel mediu. Când este însa vorba de posturi de nivel superior si în multe cazuri, de nivel mediu, este indicat sa se parcurga toate etapele în mod minutios.

2.2 Metode de selecţieMetodele de selecţie pot fi clasate în : metode obiective şi metode subiective.

Interviul de selecţieMajoritatea organizatiilor, indiferent de dimensiuni, folosesc interviul ca metoda de

selectie. Interviul este un schimb de idei, impresii, puncte de vedere între un patron, manager si un posibil angajat, având în vedere acceptarea sau respingerea reciproca. De obicei, doar un candidat este intervievat dar numarul intervievatorilor poate varia. Interviul nu trebuie sa fie un interogatoriu ci o conversatie cu un scop. Scopul este de a obtine informatii despre candidat, astfel încât sa i se poata evalua calificarea si calitatile personale în raport cu specificatia postului si de a face astfel o previziune despre capacitatea lui de a efectua munca. Interviurile pot fi clasificate astfel:· Interviul structurat;· Interviul semistructurat;· Interviul nestructurat;· Interviul stresant.

În conducerea interviului pot fi abordate diverse strategii: abordarea sinceră şi prietenoasă; abordarea centrată pe un comportament din trecut al candidatului; abordarea orientată spre rezolvarea de probleme (interviu situaţional); abordarea care vizează crearea unui climat stresant.

În practică se utilizează combinaţii ale acestor strategii.

Selectie

Metode obiective

Teste

Centre de evaluare

Interviu de selectie

Metodesubiective

De aptitudini fizice si mentaleAnalogice

Exercitiul “mapei de intrareExercitii de solutionare in grup a unor problemeExpuneri publiceParticiparea la scenariiRedactarea unor rapoartePortofoliu de lucrariInterviu situational

De personalitate

Exemplu de structură a interviului

 

Faza Obiective Activităţi

DeschidereRelaxarea candidatului, stabilirea unui raport cu acesta

-  salutarea candidatului utilizând numele său

-  interviavatorul se prezintă

-  se explică scopul interviului

-  se prezintă elementele care vor permite atingerea scopului şi se verifică înţelegerea lor de către candidat

Derulare Colectarea de informaţii

-   se pun întrebări referitoare la biografie, experienţă profesională, competenţe relevante pentru post, alte aspecte din CV

-   se răspunde la întrebările candidatului

ÎncheiereÎncheierea interviului şi confirmarea acţiunilor viitoare

-   rezumarea aspectele discutate

-   se verifică dacă candidatul mai doreşte să pună întrebări suplimentare

-  precizarea a ceea ce urmează să se întâmple şi când.

Printre principalele descoperiri ale numeroaselor cercetări cu privire la eficacitatea interviului ca metodă de selecţie se numără:

Interviurile structurate oferă o mai mare siguranţă; Interviurile sunt mai puternic influenţate de informaţiile nefavorabile decât de

cele favorabile; Acordul dintre mai mulţi intervievatori cu privire la acelaşi candidat creşte pe

măsură ce cantitatea de informaţii despre postul liber este mai mare; Încă de la începutul interviului se stabileşte o direcţie pe care decizia finală o

respectă de obicei; Inteligenţa este estimată în modul cel mai valid în cadrul interviului; Intervievatorii pot explica de ce un candidat dă impresia că va fi un angajat

nesatisfăcător, dar nu şi de ce ar putea fi un angajat satisfăcător; Datele scrise par a fi mai importante decât aparenţele fizice în judecarea

candidatului, iar acest lucru depinde de experienţa intervievatorului;.

Intervievatul este evaluat într-un grad extrem atunci când este precedat de un candidat cu valoare opusă;

Abilităţile interpersonale şi motivarea sunt probabil cel mai bine evaluate în interviul de selecţie;

A-i permite candidatului să vorbească poate permite depăşirea riscului luării unei decizii bazate pe prima impresie şi observarea comportamentului;

Caracteristicile personale ale intervievatorului influenţează comportamentul celui intervievat;

Intervievatorii cu experienţă au tendinţa de a fi mai selectivi decât cei lipsiţi de o experienţă îndelungată.

Cum interviul de selecţie este o întâlnire între oameni, nu poate fi eliminat riscul luării unor impresii bazate pe prima impresie, şi nici erorile umane. Unii candidaţi cu pregătire tehnică bună se pot descurca prost în timpul interviului de selecţie, devenind nervoşi sau emoţionaţi şi lăsând o impresie nepotrivită. Cercetările arată că experienţa intervievatorului îi permite acestuia să depăşească aceşti factori şi să ia decizii corecte.

După ce au fost luate în calcul toate dovezile (CV, teste, scrisori de recomandare, interviuri), este luată în final o decizie. Este făcută o ofertă de angajare candidatului selectat, pe care acesta o poate accepta sau respinge. În procesul de angajare se încearcă armonizarea cerinţelor postului cu abilităţile şi capacităţile candidatului pentru asigurarea succesului persoanei respective pe noua poziţie. 

În alegerea metodelor care vor fi folosite în procesul selecţionării resurserlor umane trebuie luate în considerare şi resursele financiare disponibile însă, pe seama recrutării şi selecţiei personalului nu trebuie economisite resurse financiare. Banii economisiţi acum pot genera cheltuieli în 10 ori mai mari în viitor.

Furnizorul: AJOFM Prahova

Îndrumator curs: Marin Daniela

Moldoveanu Aura Viorica