referat pl2

7/21/2019 referat pl2

1/6

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI

ORGANIZAII1.1. Organizaia i structura i !rganizat!ric"Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:

economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, oriceorganizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a

putea interveni fiecare la momentul oportun cu miloace proprii, spre a rspunde unei nevoi.

Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierar!izat de oameni i obiective, ca un

ansamblu de miloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i

individuale. "a are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. #n vederea

obinerii obiectivelor social$economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:a) funcia de cercetare-dezvoltare;

b) funcia comercial i de marketing;c) funcia de producie;d) funcia financiar-contabil;e) funcia de personal.%tructura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i

compartimentelor de munc &te!nico$productive, economice, administrative', modul n care sunt

constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii

normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea

riguroas a dependenelor ierar!ice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de

decizie. (eprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.)ndiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric

este alctuit din urmtoarele elemente:1. #uncia $funcia de conducereifuncia de execuie)%. &!stu'(. &!n)ra irar*ic"+. C!,-arti,nt' $compartimente funcionaleicompartimente operaionale). Ni/'uri' irar*ic0. R'aii' !rganizat!ric. Acti/it"i'*a baza nfiinrii unei organizaii st (egulamentul de Organizare i +uncionare &(O+'

care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. "ste un

act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor &stabilete competentele pentru

fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti' i este adoptat de forul de conducere

superior al organizaiei respective. ai e-ist i (egulamentul de Ordine )nterioar &(O)' care


2/6

reglementeaz regulile de conduit cerute angaailor n relaiile de serviciu, programul de lucru,

circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. /cest

regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu

dinamica de dezvoltare a departamentelor.0e baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea &(O+',

unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura

organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate./nsamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n (O+ al

secretariatelor, care face parte din (O+ al organizaiei respective.(O+ al organizaiei are un caracter general i este completat de %tatul de +uncii. %tatul de

+uncii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul

i pregtirea angaailor, precum i relaiile dintre acetia. "ste o completare necesar a (O+ pe

baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului.

*a rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecruiangaat n parte.

*egea reglementeaz e-plicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la

adoptarea (O+ i a %tatului de +uncii.

1.%. Acti/itata ) scrtariat0rintre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico$sociale

este i activitatea de secretariat./ctivitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl

generalizare. "a se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale

administraiei de stat &guvern, ministere', al organelor locale ale puterii de stat &primrii, consilii

locale', ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite &academii, instituii

de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc'. De aceea, structura, forma de organizare,

amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.unca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de

secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice

i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelorprivate. /ici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

%ecretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angaat i cu

persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint &n unele cazuri' o dublare a direciilor

au-iliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. /stfel secretara preia

o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

1
http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/8.htm#_ftn1http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/8.htm#_ftn1


3/6

%ecretariatul este un au-iliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin

degrevarea acesteia de unele sarcini au-iliare, crendu$i astfel condiiile necesare realizrii

principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare 2 control. %ecretara

trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al

conducerii.)n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu &grupare de funcii i

respectiv persoane care le ocup' cu activiti, atribuii i sarcini individuale comple-e. /cest

grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierar!ic &directori de secretariate, efi

de serviciu, secretari$efi' autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are

precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de

secretariat.)ntr$un secretariat munca secretarelor presupune un comple- de activiti.' /ctiviti cu caracter specific de secretariat &preluare, transmitere mesae telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,

nregistrarea corespondenei'.1' /ctiviti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului

&documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.'3' /ctiviti pe care le decid, le iniiaz singure &cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine',4' /ctiviti de reprezentare a efilor lor &primiri oficiale, participare la discuii cu

parteneri de afaceri, etc.'/ctivitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. /tribuia reprezint sfera de

competen a unui compartiment, iar e-ecutarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune

competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.1.(. Atri2uii' i sarcini' scrtariat'!r5ompartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se e-trag i se detaliaz

sarcini pentru fiecare lucrtor. /tribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i

domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.%e poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de

secretariat, &in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom', ea include urmtoarele

atribuii i sarcini :6 e-ecutarea lucrrilor de registratura general &sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea' acolo unde nu e-ist un compartiment specializat de registratur.6 lucrri de coresponden primit i emis de unitate7 lecturarea corespondenei

primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii

corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,

3


4/6

dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz7 pregtirea

corespondenei pentru e-pediere, predarea la registratur sau e-pedierea direct, dup caz,

asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.6 atribuii de documentare: detectarea surselor interne i e-terne, selectarea

materialului7 prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, sc!eme, statistici, etc.,

clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a ar!ivei unitii.6 scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare &i la telefon', transcrierea setnogramelor.6 multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau

calculatorul &folosind metoda oarb', folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de

copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru

editorial.6 traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,

cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.6 probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru

desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor

i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de

comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei

protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.6 evidena necesarului de consumabile i evidena de personal &secretara

ntocmete referatul cu necesarul de rec!izite pentru compartimentul secretariat, ine evidena

orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelorprofesionale.

6 pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de

!otel, obinerea vizei &dac este cazul', pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de

lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.6 cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou &calculatorul, maina de

multiplicat, fa-, aparatura de nregistrare$clasare, interfonul, etc.'7 cunoaterea te!noredactrii

computerizate i a programelor pentru aceasta.6 organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.6 ntocmirea contabilitii primare a firmei6 primirea i transmiterea comunicrilor telefonice6 organizarea edinelor i a materialelor necesare.6 difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

4


5/6

6 preluarea de la efi &prin delegare de autoritate' a unor sarcini pe care secretara

&asistenta manager' le poate rezolva sau c!iar secretara poate delega o serie de responsabiliti

persoanelor din subordine.6 perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.6 supraveg!erea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,

evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.6 respectarea disciplinei muncii."-ercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune e-ercitarea responsabilitilor,

a prerogativelor dar i competena n a le realiza.5ompetena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:6 un bun stenograf s poat transmite i transcrie e-act ceea ce i se dicteaz76 un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb76 un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut76 un bun specialist n clasarea i ar!ivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate7

6 un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideilereprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice

acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri76 un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s

prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i

celelalte compartimente ale unitii76 un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un te-t din8n limba

romn8limba strin76 un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s

nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc

rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu

materialul de baz, s ntocmeasc formele de e-pediere a corespondenei76 un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din

interiorul firmei &ntlniri de lucru, edine, conferine'7 capabil s fac oficiul de secretar de

edin i s redacteze procese$verbale76 un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i

s claseze materialul, s$l difuzeze sub form de buletine, fise, etc76 un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou

&calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare$clasare, etc'76 un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de

secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele7

9


6/6

6 un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s

filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor

frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.6 un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor

directive generale i a materialului documentar7

6 un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic amaterialelor n curs de multiplicare.

referat pl2

Documents

Transcript of referat pl2