Automatizarea bibliotecilor, procesul de informatizareManagementul Informaiei

Evoluia societii informaionale a realizat circumstane favorabile pentru dezvoltarea bibliotecilor digitale. Bibliotecile digitale sunt construite cu ajutorul unor sisteme integrate de bibliotec, pe suporturi de date electronice. Biblioteca digital este alctuit din biblioteca electronic, tehnologiile de informare i comunicare, i utilizatorul.

Biblioteca Naional a Romniei a realizat un studiu de fezabilitate privind digtizarea, prezervarea digital i accesibilitatea on-line a resurselor bibliotecilor. Acest studiu parcurge anumite etape prin care, se poate realiza un proiect de digitizare. Are n vedere un cadru general despre cum s-a ajuns la nevoia de digitizare, din cauza creterii fluxului de informaie. Prezint un cadru legislativ naional i internaional, scopul i misiunea politicii naionale de digtizare, resursele informaionale de documentare n bibliotecile din Romnia. Eu am ales s prezint doar cteva aspecte al acestui proces, axdu-m mai mult pe automatizarea ntr-o bibliotec.Cadrul general, nceputurile unui plan de digitizare la nivel naional i internaionalCrearea formatelor electronice i a diverselor tipuri de documente a devenit o necesitate n cadrul societii informaionale. Astfel comisia european a lansat diverse strategi pentru dezvoltarea informaional, cea dinti a fost lansat n 1999. A continuat cu alte strategii similare cum ar fi e-Europe i e-Europe din 2005.[footnoteRef:1] Strategia din 2010 numit i2010 promovez creterea economic i crearea de noi locuri de munc n aceast nou er. Se prevede deasemenea crearea, promovarea i susinerea Bibliotecii Digitale. Susine stimularea dezvoltrii economiei digitale europene, ncureajeaz digitizarea documentelor, mbuntirea prezervrii i extinderea accesului liber la documentele, materialele digitizate. Aceast strategie susine crearea unor coninuturi digitale i a unor baze de date care vor rezulta o mai bun circulare a informiei. V-a permite accesul on-line la resurse, satisfcnd nevoia de informare a utilizatorilor. Desfurarea corect a activitii de digitizare v-a cataloga Europa, ca avnd cea mai competitv i dinamic economie bazat pe cunoatere. Bibliotecile din Romnia lund parte la aceste strategii i planuri de digitizare, prin coleciile i patrimoniul pe care l dein reprezint un mediu adecvat pentru relizare la nivel naional a politicii de digitizare, prezervare i conservare a documentelor. [1: http://ec.europa.eu/information_society/eeurpe/120012/index_e]

Procesul de digitizare i de constituire a unei biblioteci virtuale se desfoar pe trei segmente diferite Coninutul digital provenit din sistemul naionale de biblioteci. Coninut Audio-Video Coninut MuzealStudiul bibiliotecii naionale a avut ca scop identificarea problemelor i soluiilor din domeniul digitizrii, identificarea soluiilor pentru digitizarea resurselor bibliotecii, i identificarea resurselor specifice digitizate pn n prezent.Punerea n aplicarea a strategiilor de digitizare la nivel naional trebuie s aib n vedere diverse legi despre dreptul de autor, despre arhivarea documentelor n forma electronic, despre protejarea patrimoniului cultural naional mobil. Legea nr. 8/1996, Legea privin dreptul de autor i a drepturilor conexe Legea nr. 182/2000, Legea privind protejarea patrimoniului cultural naional mobil Legea nr 334/2002, Legea bibliotecilor Legea nr 186/2003, Legea privind susinerea i promovarea culturii scrise Legea nr. 135/2007, Legea privind arhivarea documentelor n form electronic

La nivel european, s-a creat Biblioteca Digital European cunoscut sub numele de European Digital Library-EDL acesta find considerat cea mai bun metod de a facilita accesul la un volum ct mai mare de informaie. Proiectele de digitizare care vor contribui la realizarea accesului la patrimoniul cultural al fiecrei ri, va fi finanat i susinut de Comisia European ns nu i resursele necesare muncii efective. Proiecte care sunt finanate de Uniunea EuropeanEDL, aceasta se refer la integrarea cataloagelor, coleciilor digitale a membrelor UE n Biblioteca EuropeanEDLnet, creat n 2007, aceasta se axeaz pe mbuntirea interoperabilitii ntre bazele de date ale muzeelor, bibliotecilor i arhivelor.Telplus, creat tot n 2007 cu scopul de a mbuntii accesul i modul de operare n bazele de date EDL. n carul acestui proiect se prevede includerea coleciilor bibliotecilor naionale din Romnia i Bulgaria n Biblioteca European.[footnoteRef:2] [2: Biblioteca Naional a Romniei, Studiu de fezabilitate privind digitizarea, prezervarea digital i accesibilitatea on-line a resurselor bibliotecilor, Bucureti, 2007 ]

Informatizarea bibliotecilorProcesul de digitizare const n transpunerea unui document din format print n format digital, electronic, cu ajutorul diverselor aparaturi i sisteme create pentru acest scop. Presupune deasemenea i organizarea documentele n baze de date, cu ajutorul sistemelor de organizare a informaiei. Are n vedere preservarea i conservarea documentelor digitizate pe suporturi electronice optime pentru a rezista n timp.Realizarea digitizrii patrimoniului cultural presupune deasemenea informatizarea bibliotecilor. Primul pas care trebuie realizat pentru informatizarea bibliotecilor este dotarea cu echipamente electronice i de comunicaie, precum i cu un sistem integrat de bibliotec care permite organizarea i navigarea ntre documentele digitizate. Una dintre elementele obligatorii a informatizrii bibliotecilor o constituie conexiunea la internet. Aceasta permite integrarea diverselor tipuri de biblioteci, naionale, universitare, academice ntr-o reea de comunicare. Prin aceast reea se realizeaz un acces on-line pe baza permisului la diversele materiale, cataloage, cri i documente n format electronic din bibliotecile aflate n reea.Un sistem automatizat de bibliotec presupune un set de echipamente, hard, calculatoare, softuri, proceduri, documentaii, destinate s suporte activitile de bibliotec cum ar fi: achiziia, catalogarea, circulaia, accesul oferit utilizatorilor etc. Sistemele automatizate de bibliotec au ca suport microcomputere, minicomputere, sau calculatoare mari partajate pe mai mualte bibilioteci care sunt conectate printr-o reea.[footnoteRef:3] [3: Curta Olimpia, Metode de informare doumentar tradiionale i moderne cu aplicaie la bibliografia istoric a Romniei, p 67-77, 2006]

n funcie de numrul activiti al unei biblioteci automatizate aceste sisteme pot fi monofuncionale, multifuncionale sau integrate.Sisteme monofuncionale, dezvoltate local sau adaptate de la alte biblioteci. Sisteme care asigur automatizarea unei singure activiti de bibliotec, cum ar fi achiziia, documentarea, schimbul etc.Sisteme multifuncionale, acestea asigur automatizarea a mai multor funcii de bibliotec cum ar fi achiziia, catalogare, circulaia documentelor. Aceastea fiind mai populare n bibliotecile mici.Sisteme integrate care gestioneaz o singur baz de date central i asigur automatizarea tuturor activitilor desfurate n bibliotec.[footnoteRef:4] [4: Doina Banciu, sisteme automatizate de informare i documentare, Bucureti, Ed Technic 1997]

Obiectivele sistemelor automatizate de bibliotec sunt: Automatizarea proceselor de colectare i gestiune a documentelor, respectiv a informaiei Automatizare proceselor de prelucrare a documentelor i informaiilor i de stocare a acestora n arhive digitale sigure. Automatizarea proceselor de realizare a produselor i serviciilor de informare, valorificarea fondurilor informaionale. Ultimul obiectiv care a aprut odat cu dezvoltarea internetului este integrarea n reelele de bilioteci naionale i internaionale.Etapele introducerii unui sistem integrat de bibliotec:1. Planificarea automatizriiSe stabilesc obiectivele automatizrii i motivarea introducerii sistemului. Se stabilete planul de automatizare n care se specific dac vor fi incluse i alte biblioteci n acest plan, dezvoltrile locale, resursele financiare i umane, responsabilitile i termenii pentru finalizarea diverselor proiecte.2. Evaluarea necesitilor pentru automatizareSe va face analiza activitilor existente, echipamentul i bazele de date existente, caietul de sarcini cu specificaia sistemului. Funcionalitate , baze de date, performane. Pregtirea locului unde se va introduce sistemul, crearea unor noi construcii daca este necesar, cablare, implementarea circuitelor electrice, i a mobilierelor. Pregtirea coleciilor, prin adaptarea cu barcoduri magnetice anti furt, reaorganizarea fondurilor daca este nevoie. Revizuirea organizaional pentru asigurarea unui flux continuu de prelucrare a documentelor Revizuirea posturilor, aceasta prevede crearea a unor posturi noi, completarea posturilor existente cu noi sarcini.3. Procurarea sistemuluiAceast etap ntrevede studierea sistemelor existente n bibliotecile din ar sau din strintate, studierea cataloagelor de sisteme de biblioteci, trimiterea de cereri pentru informare n legtur cu sistemele existente (Request for information), analizarea i alegerea 3-4 sisteme. Urmeaz trimiterea de cereri oferte (Request of proposal), nsoite de caietul de saricini pentru sistemele alese realizat n prealabil. Cererile trebuie s cuprind o descrierea a tipului si profilului de bibliotec. Se vor analiza rspunsurile primite, si se vor efectua demonstraii la faa locului.4. Implementarea sistemului Acest pas se face prin distribuirea aparaturii tehnice necesare pentru automatizare, cum ar fi hardul i softul. Instalarea, testarea, adaptarea la cerinele specifice, acceptarea i instruirea sistemului de utilizatori i de personal al bibliotecii. Deasemenea i personalul va necesita o pregtire i instruire suplimentar, pentru utilizarea sistemului.Strategii de selecie pentru sisteme automatizate de bibliotec Acest articolul prezint diverse sisteme automatizate pentru bibliotec, i difereniaz sistemele orientate spre utilizatorii de biliotec, de sistemele orientate spre personalul de bibliotec. Factorii de luat n considerare n selecie includ: proiectarea conceptual i caracteristicile individuale ale tehnologiei, viziunea de conducere ale caracteristicii individuale, cererea extensibilitii i interoperabilitii, open source-urilor, vnztorii i costul.Bibliotecile depind de sistemele lor de automatizare pentru aproape toate aspectele activitii lor, i deasemenea pentru automatizarea sarcinilor. Depind de aceste sisteme i din cauza operaiunilor de rutin i gestionarea coleciilor, pentru asigurarea accesului utilizatorilor corespunzatori.Managementul coleciei include activiti legate de achiziionarea i descrierea elementelor de coninut, precum i de dispunerea acestor informaii ctre utilizatori. Compoziia coleciilor bibliotecii a evoluat de-a lungul anilor, coninuturile electronice i obiectele digitale reprezentnd proporii tot mai mari n raport cu materialele fizice.Accesul la aceste colecii implic un set de instrumente,cu ajutorul crora s se poat identifica elementele de interes n rndul coleciilor. Deasemenea este necesar furnizarea de mecanisme adecvate pentru a realiza accesul. Sistemele de automatizare utilizate de biblioteci au evoluat, iar acest lucru a dus dezvoltarea diverselor categorii de sisteme pentru bibliotec. Dup categoriile de sisteme putem distinge dou tipuri de sisteme.1. Sisteme destinate pentru utilizatorii bibliotecilor2. Sisteme destinate pentru personalul biblioteciSistemele create cu orientare ctre utilizator includ interfee de descoperire (discovery), servici de cutare bazate pe indexare i platforme portal pentru bibliotec.

Sisteme create cu orientare spre utilizatorInterfeele discovery gestioneaz prezentarea materialelor de bibliotec pentru utilizatori, oferind accesul prin intermediul unui browser web. Aceste interfee discoverysunt proiectate pentru a fi utilizate independent de sistemul specific de management al resurselor, oferind servicii pentru cutare i pentru accesul la materialele biblioteci. Aceste sisteme includ o caset de cutare pentru solicitrile care intr, i capacitatea de a returna rezultate ca rspuns la solicitri. Ofer aspecte ale rezultatelor solicitrii utilizatorului, pentru a ajuta la gestionarea rezultatelor nguste. Are capacitatea de a ordona rezultatele n funcie de relevan, actualitate, sau ali factori semnificativi. Interfeele discovery funcioneaz mpreun cu una sau mai multe resurse, care ofer coninut final prezentat utilizatorului.Exemple de interfee Discovery:VuFind - un produs open source dezvoltat iniial de Universitatea Villanova i acum utilizat de mii de biblioteci la nivel global.Blacklight - Deasemenea este un produs open-source dezvoltat de Universitatea din VirginiaEncore Discovery Sistem - o interfa discovery a proprietilor publicaiilor, dezvoltat de InnovativeSirsiDynix Enterprise - o interfa discovery a proprietilor publicaiilor, dezvoltat de SirsiDynixBiblioCore - o interfa discovery a proprietilor dezvoltate de BiblioCommons, care funcioneaz cu orice produs important ILS[footnoteRef:5], care ofer o varietate de reele sociale i angajamente orientate spre bibliotecile publice. [5: Un sistem de bibliotec integrat (ILS-integrated library system), cunoscut ca un sistem de management de bibliotec (LMS-library management system), este un sistem de planificare a resurselor ntreprinderii pentru o bibliotec, folosit pentru a urmri publicaiile deinute, comenzile fcute, facturile platite, i utilizatorii care au mprumutat. ]

n timp ce aceste sisteme discovery ar putea menine un index care reprezint multe aspecte ale coleciei unei biblioteci, scopul lor nu este acela de a reprezenta totalitatea coninutului acesteia. Interfeele discovery interacioneaz deasemenea cu ILS pentru a asigura statusuri i servicii asociate cu obiectele fizice din bibliotec. Aceste sisteme asemeni catalogului tradiional, prezint disponibilitatea oricrei publicaii-print din bibliotec, fcnd posibil realizarea comenzilor simple cum ar fi rezervarea, prelungirea mprumutului, sau vizulizarea profilului utilizatorului n cea ce privete activitatea acestuia n bibliotec.Serviciile de cutare pe baza unui indice includ componenta pe care am descris-o anterior, dar ofer de asemenea, un indice masiv care abordeaz domeniul de aplicare al literaturii de specialitate la un nivel foarte granular. Indicii asociai cu acest produs descriu articole individuale, capitole de carte, i alte elemente importante al publicaiilor.Aceste materiale pot fi reprezentate prin metadate la nivel de citare, prin textul integral al articolului, prin rezumate adugate, prin descriptori atribuii de vocabulare controlate sau tezaure de subiecte specifice, sau prin ali termeni care pot accentua regsirea.Indicii asociai cu aceste servicii de descoperire, ar putea include sute de miliarde de nregistrri care reprezint elementele de coninut.Un serviciu de cutare bazat pe indexuri (index-based) v-a aborda, elementele de coninut locale, care sunt cele asociate cu indicii de descoperire.Exemple de servicii de cutare bazate pe indice (index-based) sunt:ProQuests Summon Service Ex Libris Groups Primoand Primo Central EBSCO Information ServicesEBSCO Discovery Service OCLCs WorldCat DiscoveryPlatformele portalului de bibliotec ofer servicii dincolo de descoperirea i accesul la materialele din bibliotec,ele incluznd totodat servicii i un coninut care nlocuiete n ntregime site-ul bibliotecii.Aceste produse includ o interfa discovery, un indice de descoperire local, precum i un mediu de management al coninutului, controlat de o consol administrativ, care permite implementarea unui site de bibliotec cu ntregul coninut i caracteristicile sale. Exemple de produse portal de bibliotec:BiblioCMS creat de BiblioCommonsSirsiDynix Enterprise creat de SirsiDynixAxiell Arena creat de Axiell utilizat prima dat n Europa.Iguana creat de Infor, deasemenea utilizat prima dat n Europa.

Sisteme destinate pentru personalul biblioteciSistemele automatizate principale utilizate de personalul bibliotecii se ncadreaz ntr-o larg categorie de sisteme de management a resurselor informaionale.Aceast categorie include produse ILS, platforme ale serviciilor de bibliotec, i mai multe produse specializate. Produsele ILS au fost un sprijin temeinic pentru automatizarea de bibliotec.Aceste produse au fost iniial concepute pentru a oferi suport complet pentru biblioteci, cu privire la imprimare i alte materiale fizice.S-au extins pentru a sprijinii E-book-urile i alte materiale electronice.ILS-urile asigur bazele de date centralizate pentru descrierea bibliografic, informaiile financiare, precum i alte tipuri de date operaionale. Modulele tipic unui sistem ILS includ catalogare, achizitii, circulaie, precum i un catalog on-line. Serviciile ILS sunte cele mai optime pentru bibliotecile publice, n special pentru crile n format electronic.Unele dintre cele mai importante sisteme ILS disponibile n bibliotecile din SUA sunt:SirsiDynix Symphony creat de SirsiDynixSirsiDynix Horizon creat de SirsiDynixPolaris ILS creat de InnovativeApollo creat de BiblionixCARL'X and Library Solution cread de The Library CorporationVERSO creat de Auto-GraphicsDestiny creat de Follett School SolutionsAtriuum creat de Book Systems [footnoteRef:6] [6: Breeding Marshall, Selection strategies for strategic library technologies, Computers in libraries, jan-feb, vol 35, nr. 1, p 23-27, 2015]

Informatizarea n BCU Clujn anul 1992, n data de 1 septembrie BCU Cluj a fcut un pas important pentru a intra n procesul evolutiv, nfiinnd Laboratorul de Informatic. n acest fel a nceput informatizarea Bibliotecii Universitare Lucian Balga din Cluj Napoca. Automatizarea n Romania dup 1989 a reprezantat o problem pentru bibliotecile, deoarece singura bibliotec care avea echipament technologic, calculatoare n anii 1980 a fost Biblioteca Naional. Bibliotecile Universitare au fost nevoite s-i gseasc propria resurs financiar pentru a-i ncepe informatizarea.n primvara anului 1992, au fost organizate cursuri de instruire pe calculator n cldirea central a bibliotecii, deinute de Anita Breland.La sfritul programului, doamna Breland a donat aplicaia software ProCite, versiunea 1.4, pentru gestionarea bazelor de date bibliografice. n vara anului 1992 un grup de bibliotecari a reuit s pun n aplicare programul ProCite la BCU, pentru cateva ore pe zi, cu privire la crearea bazei de date bibliografice.n paralel s-a nceput investigarea posibilitii de a nfiina un birou de calculator n bibliotec. Personalul laboratorului a fost compus din persoane cu studii medii de specialitate care lucrau deja n bibliotec. La sugestia domnului Chichernea, posturile de bibliotecari au fost stransformate n posturi de informaticieni.n primele activiti laboratorului IT s-a axat pe analiza serviciilor de bibliotec, implementarea programului ProCite 1.4, editare i tehnoredactare, implementarea unei aplicaii de personal-salarizare, precum i organizarea unor cursuri de instruire pentru bibliotecari.[footnoteRef:7] [7: Curta Olimpia, IT Laboratory and its professionals,Philobiblion, Vol. 14, 2009 ]

Evenimentele semnificative din procesul de informatizare:1992Reea coaxial de PC-uri, cu sistemul de operare n reea Novell v.3.11

Primele baze de date bibliografice n ProCite v.1.4

Aplicaie personal-saralizare n FoxPro

1993Baze de date n FoxPro v.2.6 pentru evidena crilor i a periodicelor

Editare n WP v.5.1 a fiierelor de catalog i listare pe imprimant cu laser-editarea pe calculator a borderourilor de nsoire a crilor

Acces la informaii pe CD-ROM-uri

1994Aplicaie n Foxpro pentru schimb internaional

1995Baze de date bibliografice n ProCite v.2

Constituirea catalogului on-line folosind sistemul integral de bibliotec VUBIS

Conectarea la Internet prin linie telefonic dedicat la reeaua RoEduNet

1996Acces la Internet pentru public

mprumut automatizat prin utilizarea modulului de circulaie VUBIS, barcodare publicaii fond mprumut(februarie-septembrie) i emitere legitimaii nfoliate (octombrie)

Acces on-line la baze de date bibliografice externe (Academic Dialog)

1997Schimbarea de pe cablare pe reea coaxial de 10 Mb/s la reeaua cu cablu torsadat de 100 Mb/s

1998Abonament la baza de date InfoTrac (General Bussiness File, Expend Academic) i Engineering Village

1999Implementare unui nou sistem integrat de bibliotec ALEPH 500 v.11, cu 20 de licene pentru bibliotecari i pentru public (august)

Baze de ate bibliografice n ProCite v.4 n Windows 95

Acces prin internet la catalogul on-line ALEPH, din pagina web a bibliotecii

Conectarea la reeaua UBB prin fibr optic

2000O nou sal Multimedia (aprilie)

Acces on-line la baza de date EBSCO (Academic Search Elite, Bussiness Source Premiere, Newspaper Source Plus) printr-un proiect SOROS

Punct de informare ONU

Acces la 12 reviste electronice cu text integral (Elsevier)

Acces on-line la Internet la baze de date bibliografice interne folosind aplicaia Web Poster

2001Conectare suplimentar la internet prin staie radio, prin firnuzorul de servicii Internet DNT

2002Schimbarea versiunii sistemului integrat de bibliotec cu versiunea ALEPH v. 14 (februarie-martie)

Baze de date bibliografice n Procite v.5

Conectarea suplimentar la Internet prin fibr optic,prin RDS (din 1 martie)

2003Acces on-line la baza de date JSTOR.Arts Science Collection, pltit de Facultate de Istorie i Filosofie pentru 2003-2004

Acces pentru public la baza legislativ Lex.

2004Acces on-line la bazele de date ProQuest

Crearea de CD-ROM-uri cu baze bibliografice proprii

Acces la baz legislativ Legis

2005Extinderea sistemului ALEPH prin achiziia de licene suplimentare (12 pentru bibliotecari, 14 pentru public)

Utilizarea modului de circulaie la filiale, pentru evidena, mprumuturiilor i restituiriilor (Zoologie, Fiziologie animal, tiina mediului i Biblioteca Austriac)

Acces Online la bazele de date SpringerLink

Integrarea n catalogul virtual romnesc n tiin i tehnologie

Dotarea de ctre UBB cu un server nou pentru sistemul integrat de bibliotec

2006Schimbarea versiunii sistemului integrat de biliotec cu versiunea ALEPH v. 16 (februarie)

Acces la bazele de date ale Bncii Mondiale

2007Baze de date EBSCO, SCOPUS, etc., reele fr fir pentru profesori i cercettori

2008Acces la internet cu laptopuri personale pentru studeni, acces la biblioteca digital.

[footnoteRef:8] [8: Curta Olimpia, IT Laboratory and its professionals,Philobiblion, Vol. 14, 2009 ]

Bibliografie

Banciu Doina , Sisteme automatizate de informare i documentare, Bucureti, Ed, Technic, 1997Biblioteca Naional a Romniei, Studiu de fezabilitate privind digitizarea, prezervarea digital i accesibilitatea on-line a resurselor bibliotecilor, Bucureti, 2007

Breeding Marshall, Selection strategies for strategic library technologies, Computers in libraries, jan-feb, vol 35, nr. 1, p 23-27, 2015Curta Olimpia, IT Laboratory and its professionals,Philobiblion, Vol. 14, 2009 Curta Olimpia, Metode de informare doumentar tradiionale i moderne cu aplicaie la bibliografia istoric a Romniei, p 67-77, 2006Trziman Elena , Biblioteca digitala O ncercare de definire, 2003

2