UNIVERSITATEA BUCURETI FACULTATEA DE LITERE COLEGIUL SECRETARIAT UNIVERSITAR DE ADMINISTRAIE I

PROTOCOL I CEREMONIAL DIPLOMATIC

COORDONATOR: LECTOR UNIVERSITAR DR. OANA IUCU ABSOLVENT:

IUNIE 2004 BUCURESTI

CUPRINS: I. 1. PROTOCOL: UN CUVANT CU SENSURI MULTIPLE p.4-5 2. PROTOCOL I DIPLOMAIE p.5-7 3. PROTOCOL I ETICHET p.7-8 4. POLITEEA p.8-9 5. BUNELE MANIERE p.9-10 6. PROTOCOL I BOGIE p.10-11 7. PROTOCOLUL FACE ORDINE DAR NU TULBUR ARMONIA p.11-12 8. PROTOCOL I CEREMONIAL p.12-13 9. PROTOCOLUL, EXPRESIE A PREZENTULUI p.13-15 10. INVITAIA p.15-18 11.INVITAIA SCRIS p.18-19 12. INVITAIA FORMAL p.26-27 13. INVITAIA MAI PUIN FORMAL p.27 14. INVITAIA NOMINAL p.27-29 15. INVITAIA OBINUIT p.30-31 16.R.S.V.P. p.36-38 17.INVITAIILE PREIMPRIMATE p.39-40 18.RSPUNSUL TIPRIT p. 40 19.GRAFICA p.41-42 20.TERMENUL DE EXPEDIERE p.42-43 21.RSPUNSUL LA O INVITAIE p.43 22.NLOCUIRILE p.44 23.LISTA INVITAILOR: Alegeri de fcut p.44-462

24.CRITERII OBIECTIVE p.46-47 25.DIVERSIFICAREA LISTEI p.47-48 26.CONCEPEREA PLANULUI DE AEZARE LA MAS p.48 II. 1. FACILITAREA PARTICIPRII INVITAILOR p.49 2. TRANSPORTUL I SOSIREA INVITAILOR p.49-50 3. PREZENTRILE p.50-51 4. GAZDA I INVITAII SI p.51-52 5. LINIA DE PRIMIRE p.52-53 6. PREZENTAREA INVITAILOR NTRE EI p.53 7. A FI CONCIS p.54-56 8. ORDINEA PROTOCOLAR A PREZENTRILOR p.56-57 9. A SE PREZENTA SINGUR p.57-58 10. PRIMIREA PERSONALITILOR p.58-61 11. LIPSA DE CORECTITUDINE A EFILOR DE PROTOCOL p.61 12. SALUTUL JAPONEZ? p.62 13. DEFERANA FA DE UN PERSONAJ REGAL p.63 14. REVERENA p.64 15. O REVEREN BINE FCUT p.65 III. 1. PRECDEREA I PLASAREA p.65-66 2. ORDINEA PROTOCOLAR (PRECDEREA) p.67-68 3. ORDINELE OFICIALE REFERITOARE LA PRECDERE p.68-70 4. CEREMONIA CONTRACTULUI DE CSTORIE p.71 5. EGALITATEA STATELOR p.723

6. PRECDEREA I STABILIREA LOCURILOR: 3 268 082 DE POSIBILITI p.73-74 IV. NEGOCIERILE p.74-83

4

INTRODUCEREI.1. PROTOCOLUL: UN CUVNT CU SENSURI MULTIPLE

Ca sinonim al lui "document" cuvntul protocol mbrac doua semnificaii. El poate fi utilizat pentru a desemna un tratat, o convenie, procesul verbal al unei conferine. Ne referim atunci la semnificaia de baz a termenului. Vom spune astfel c "Danemarca i Suedia au semnat un protocol de inelegere asupra pescuitului" sau c "Sindicatul funcionarilor publici a semnat un protocol al grilelor de salarizare". Cuvntul, poate, de asemenea, s desemneze un formular utilizat pentru redactarea actelor publice. Este vorba despre un imprimat compus din intrebri sau din elemente de fraze si din spaii care urmeaza s fie completate de cel care redacteaza documentul. Utilizat ca adjectiv "protocolar" se aplic la ceea ce se refer la obiceiurile formale, aa cum sunt recomandate ele de protocol. Vom spune astfel: o vizit protocolara. In egal msur, despre o persoan care ine la formalismul relaiilor sociale vom spune c este "protocolar"; sensul este n acest caz oarecum peiorativ. Acest cuvnt este aplicat de asemenea organizrii serviciului sau biroului nsarcinat cu problemele referitoare la pregtirea si desfaurarea activitailor oficiale: "serviciul de Protocol al Ministerului Afacerilor Externe".

5

n medicin, protocol se refer la descrierea etapelor care trebuie urmate pentru efectuarea unei intervenii chirurgicale. n imprimerie, cuvntul se refer la semnele convenionale utilizate pentru corectur. n informatic, el se aplic mijloacelor de interconexiune a sistemelor. n psihologie desemneaz administrarea unui test, interpretarea sa ori elementele unei intervenii terapeutice. Vom folosi, de asemenea, expresia "protocolul dragostei" pentru a desemna comportamentele care domin relaiile afective ntre oameni sau chiar ntre animale. Protocol provine din doua cuvinte din greaca veche prtos: primul i kollo: adic ceea ce este lipit mai inti. Termenul se referea iniial la prima foaie lipit pe un sul de papirus, pe care erau scrise datele asupra originii sale. n secolul al VI-lea, cuvntul desemna prima pagina a unui document oficial, care i autentifica originea. El a definit apoi, succesiv textul original al unui act de notariat, registrul n care sunt nscrise aceste texte i repertoarul modelelor folosite la redactarea textelor administrative. n cele din urm la nceputul secolului al XVII-lea, prin protocol se nelegea "o culegere de formule utilizate pentru a stabili corespondena ntre persoane, n funcie de rangul acestora." Aceast evoluie explica sensul de astazi referitor la normele utilizate in activitaile oficiale, n special n ceea ce privete ceremoniile, relaiile riguros stabilite ntre personalitai publice, ordinea protocolar, folosirea simbolurilor rilor si naiunilor.

2. PROTOCOL I DIPLOMAIE

6

Aa cum preciza clugrul francez Mabillon n tratatul su "De re diplomatica", n secolele al XVII-lea si XVIII-lea "diplomatica" era tiina diplomelor. Ea se ocupa cu studiul hrilor i documentelor oficiale, numite "diploma" n limba latina. Ce se intmpla cnd relaiile ntre domenii, principate sau regate erau afectate de un diferend, de exemplu de o nentelegere asupra delimitrii frontierelor comune? Se fcea apel la persoanele abilitate s cerceteze i s interpreteze actele oficiale, de unde i numele de diplomai care desemneaz specialitii n acest domeniu. Semnificaia termenului de diplomaie care a rezultat de aici era aceea de tiina a relaiilor internaionale, pe care diplomaii aveau datoria s o aplice. Dincolo de originea sa istoric, funcia n sine exista din timpuri imemoriale. Aa cum susine i diplomatul englez Harold Nicolson, obiceiul se pare c a luat natere, cndva, n epoca preistoric, prin delegarea, de ctre triburi, a unor membri nvestiti cu rolul de parlamentari pentru a pune capt luptelor att de frecvente n acea vreme. n Evul Mediu, acest rol de intermediar era destinat heralzilor, purttori ai blazoanelor stpnilor lor n numele crora acionau pe parcursul unui conflict. Ei erau nevoii s traverseze liniile inamice, cu sperana c nu vor fi atacai nainte de a ajunge n tabara advers. Atunci, n ciuda ostilitilor, aceti trimii nvestii cu imunitate puteau s transmit prii adverse dorinta de pace i s discute eventual condiiile cu persoanele abilitate n acest scop. Aceast solie, care aciona n perioade de criz, a condus la

7

apariia ambasadei permanente, acreditat pe lng eful unei naiuni strine. Pentru a avea certitudinea c agenii si i vor putea ndeplini permanent misiunea de reprezentare, condiiile exercitrii funciei lor sunt garantate printr-un ansamblu de msuri: aceasta este utilizarea privilegiilor, imunitailor i respectului care le sunt atribuite din oficiu. n activitatea lor cotidiana, diplomaii, au relaii permanente cu interlocutori nvestiti cu puteri diferite sau cu persoane care colaboreaza la exercitarea puterii. Ei nii au o funcie de reprezentare a uneia dintre puterile cele mai ncrcate de simboluri: statul care i-a mandat. Datorit exercitrii acestei meserii de diplomat, au fost perfecionate manierele de a proceda in situaii n care se afl n aciune persoane nvestite cu responsabilitai publice. Normele s-au definitivat de-a lungul secolelor, fiind aplicabile n totalitatea situaiilor n care sunt implicai reprezentanii sau reprezentantelor diferitelor autoriti: puterea politic, n primul rnd, dar i puterea juridic, economic, intelectual, militar, tiinific sau cultural. n relaiile internaionale, protocolul se afla n special n slujba egalitaii - cel puin formale - ntre naiuni i a relaiilor pe care reprezentanii acestora le ntrein ntre ei. ntelegem astfel legatura deosebit de strns ntre funcia de diplomat i rolul protocolului, care este un instrument al meseriei de diplomat. De altfel, conveniile elaborate n mediile diplomatice servesc drept modele de referin i n alte circumstane ale vieii publice.

8

3. PROTOCOL SI ETICHETDomeniul de intervenie al protocolului cuprinde relaiile ntre puteri suverane a cror expresie desvrit este statul, indiferent dac aceast suveranitate este att extern ct i intern, numai intern sau limitat doar la nite scopuri precise pe care statul le urmrete. Tot din domeniul protocolului fac parte normele la care suntem obligai s apelm n relaiile cu aceste puteri i, n general n sfera afacerilor externe. n afar de aceasta, protocolul privete raporturile ierarhice stabilite ntre instiutuii i n cadrul instituiilor, raporturile dintre cei care dein puterea i relaiile pe care subordonaii le ntretin cu acetia. n ce privete eticheta, aceasta se refer la formalismul relaiilor dintre particulari, adic al relaiilor individuale, indiferent dac acest raport este ierarhic sau nu. De asemenea, eticheta face parte din domeniul comportamentului n societate. Este o regul de protocol ca eful statului s prezideze o mas la care particip, dar a nu-l ntrerupe n timp ce vorbete, dup cum, atunci cnd este vorba de un monarh, a atepta s i se adreseze pentru a-i vorbi este o chestiune de etichet. Primul exemplu se refer la exercitarea puterii, celelalte dou in de regulile de comportament care trebuie respectate fa de un personaj subiect al unui tratament protocolar. Cei doi termeni, protocol si etichet, au totui tendina de a se confunda. Dac protocolul se aplic raporturilor instituionale, iar eticheta raporturilor individuale, n amndou cazurile este9

vorba

de

raporturi

ntreinute

n

contextul

vieii

publice.

ntreptrunderea acestor termeni este de altfel att de mare nct normele stabilite pentru unul sunt utile i celuilalt, cu singura deosebire c, n cazul protocolului, efectele sunt de constrngere. Neaplicarea acestora se poate solda cu consecine negative care afecteaz ansamblul colectivitaii, n timp ce nerespectarea etichetei determin efecte limitate doar la persoanele n cauz. Un alt motiv al confuziei ntre cei doi termeni ine de originea cuvntului etichet. La nceputul secolului al XV-lea, acesta desemna activitaile desfaurate la curtea unui suveran, redactate sub form de list pe o foaie- o etichet -azi am spune o "agend". De la semnificaia "ce se petrece la curte" utilizarea cuvntului a evoluat pentru a nsemna "cum se petrec lucrurile la curte". Eticheta la curtea lui Carol Quintul a rmas celebr pentru rigiditatea sa i multitudinea regulilor sale. S mai adugm i c, dac n sens strict protocolul se aplica relaiilor ntre state, relaiile internaionale sau, n sens mai larg, activitailor din viaa oficial, este evident c elaborarea sistemelor democratice a determinat amenajarea unui spaiu public care, pentru a se exprima, are nevoie de aplicarea unui formalism inspirat din protocolul statelor. n acelai timp, intensificarea relaiilor internaionale de tot felul, consacrat de sistemul Naiunilor Unite, inclusiv actuala globalizare a pieelor, a antrenat o mulime de manifestri publice care cer, din partea celor care rspund de organizarea lor, o cunoatere a normelor respectate din timpuri imemoriale i un

10

mod mai recent de aplicare a acestora, adaptat contextului contemporan.

4. POLITEEAINTRODUCERE................................................................................................................... I.1. PROTOCOLUL: UN CUVNT CU SENSURI MULTIPLE.......................................... 2. PROTOCOL I DIPLOMAIE.......................................................................... 3. PROTOCOL SI ETICHET.............................................................................. 4. POLITEEA...................................................................................................

Preedintei Crucii Roii.................................................................... Sub patronajul................................................................................................. Excelena Sa Domnul................................................................... Majestii sale regina....................................................................... Domnul..................................................................................................... Preedintele Republicii italiene..................................................... Domnul..................................................................................................... Preedintele Institutului de Design din Montral........................ Domnul.................................................................................................. salonul Iberville............................................................................................... n onoarea Preedintelui..................................................................

n timp ce protocolul i eticheta sunt normative, politeea se refer la ateniile, atitudinile sau gesturile care tind s arate respectul fa de cellalt, fiind n acelai timp i mijloace care garanteaz o luare de contact favorabil. O persoan politicoas este, aa cum arat i adjectivul, aceea care i-a rafinat, i-a perfecionat manierele de comportare faa de ceilali i mijloacele de comunicare - de exemplu limbajul - printr-un exerciiu susinut, ce se nrudete cu aciunea de a lefui ceva, care, altfel ar rmne aspru, necizelat. Civilizaia fiind contrariul barbariei, vom spune despre un

11

individ politicos c este civilizat. Viaa urban ne oblig la raporturi sociale frecvente; se nmulesc deci i normele care pot s asigure armonia relaiilor umane. De aceea, vom utiliza termenul de urbanitate ca sinonim pentru politee; vom spune despre o persoan politicoas c este de o urbanitate exemplar. n sfrit, dat fiind c a educa nseamn a dezvolta prin nvare, a forma un individ care altfel, singur, nu se formeaza, termenul "educaie" a devenit i el un sinonim al politeii: o persoan "educat" este considerat politicoas. n ceea ce privete buna-cuviina, aceasta exprim conformitatea fa de normele considerate a fi corespunztoare, bunele maniere fiind numai acelea care sunt considerate corecte, adic susceptibile s determine rezultatul ateptat spre deosebire de cele care nu ar putea s fac acest lucru. n toate cazurile este vorba despre mijloacele alese pentru a favoriza comunicarea. ns, cnd aceste mijloace reprezint un scop n sine sau nu mai sunt eficiente, ele vor conduce la manierism. Comportamentele sociale sunt tributare schimbrilor permanente care au loc n cadrul societii i unor condiii de via ce comand noi practici. Apariia noiunilor de igien, de exemplu, a fcut s evolueze n mod notoriu regulile bunei-cuviine la mas. Dac ntoarcem capul pentru a strnuta, o facem pentru c acum tim c aerul astfel expectorat poate fi purttor de microbi. Din acelai motiv, nu ne mai folosim de tacmurile personale pentru a ne servi dintr-un platou comun, ci de cele care sunt destinate acestui scop. Deoarece acum cunoatem efectul nefast al

12

tutunului asupra sntaii, fumatul n public este din ce n ce mai limitat. Raportul dintre protocol si politee ine de faptul c, n cel mai ru caz, o personalitate se va putea conforma imperativelor protocolului, fiind in acelai timp nepoliticoas. A oferi locul din dreapta gazdei celui mai important invitat este o regul de protocol, dar a arta cu cuitul spre ceilali invitai sau a-l roti pe deasupra farfuriilor este o lips de politee.

BUNELE MANIERE Prin "bune maniere" se nelege totalitatea

comportamentelor, atitudinilor, regulilor de etichet i noiunilor de protocol care ne permit s facem fa unei multitudini de situaii i viaa particular i public. Un manual de bune maniere va aborda att circumstanele vieii de familie, ale vieii n cuplu, relaiile profesionale din viaa de toate zilele - medic, bancher, director - ct i arta conversaiei sau convorbirile telefonice. Un astfel de manual va trata i subiecte variate, ca jocurile i divertismentul, primirea prietenilor acas, maniera n care se organizeaz o mas, baciul n toate circumstanele, curtoazia la volan ori n ascensor sau obiceiurile care trebuie respectate la o nunt, natere sau nmormntare, fr a uita, bineneles, sfaturile referitoare la elegana inutei vestimentare, att cea feminin ct i cea masculin. Numeroase lucrri au fost publicate pe aceast

13

tem, toate fcnd apel la experiena, tradiii i bun sim. A oferi flori drept mulumire pentru o cin deosebit de reuit este o regul a bunelor maniere, dar a da ntietate unei persoane mai n vrst, una de etichet. n schimb, ar fi o greeal de protocol ca un ef de stat s-i scrie unui ministru al unui guvern strin, cci n materie de relaii internaionale trebuie s respectm egalitatea nivelurilor ierarhice.

PROTOCOL I BOGIE Exist o alt confuzie, deosebit de rspndit, anume c protocol i bogie nseamn acelai lucru i c, fr candelabrele palatului Buckingham, cupolele aurite ale Kremlinului sau decoraiunile interioare ale unui castel din Renatere, am fi limitai la un simulacru de ceremonial, la o caricatura a formelor de curtoazie sau de exprimare a deferenei. Am putea fi astfel ndemnai s credem c, din lips de mijloace spectaculare, stpnirea unui "savoir-faire" n domeniu este condamnat la o pasti a ceea ce se ntmpl n palatele marilor puteri sau n mediile care posed un trecut ilustru. Asta ar nsemna s uitm c esena ateniilor protocolare i a obiceiurilor etichetei nu are nici o legtur cu amploarea mijloacelor financiare. A plasa invitaii n funcie de rangul care li se cuvine, a stabili cine vorbete i n ce ordine, a aeza n mod potrivit simbolurile naiunilor respective sau a nsoi un anume vizitator pn la u sau pn la maina, nu

14

implic

n

nici

un

caz

o

cheltuial

exagerat.

Amploarea

mijloacelor poate varia: desigur, la Madrid, ambiana palatului d'Orient i prezena unui monarh confer strlucire ceremoniei prezentrii scrisorilor de acreditare ale unui nou ambasador, n contrast cu simplitatea unei ntlniri ntre efii unor triburi din Noua Guinee. Amndou evenimentele vor avea ns n comun faptul c recurg la un formalism care respect statutul interlocutorilor i instituiile pe care acetia le reprezint. Trebuie s fi vzut mcar o dat cu ce lux de detalii - nu ntotdeauna evidente pentru un ochi stin sau distrat - se desfoar o ntalnire a efilor amerindieni, n nordul regiunii Manitoba, sau s fi luat parte, ntr-o sear, la Bamako, n Mali, la discuiile deosebit de profunde asupra obiceiurilor unei ntlniri a btrnilor din etnia malinke, pentru a nelege c protocolul i eticheta sunt, n acelai timp, expresia vieii n societate i instrumente de coeziune sociala, de la omul preistoric pn la cel al satului global.

PROTOCOLUL ARMONIA

FACE

ORDINE

DAR

NU

TULBUR

Protocolul are utilitatea de a putea s asigure de o manier eficace organizarea unei situaii care altfel ar risca s fie ameninat de pericolul dezordinii. Succesul unei activitai oficiale, ca orice reuit, este rareori rezultatul ntmplrii, dei

15

aceasta din urm, dup cum ne nva Andr Breton, nu exist n sine, ci corespunde unei logici care i este specific. Autorul are poate dreptate; cu toate acestea, atunci cnd suntem gazda unei ntlniri oficiale, ar fi greu sau chiar imposibil s imprimm evenimentului o semnificaie clar i lipsit de echivoc - n cazul n care la acea ntlnire particip doua personalitai i douazeci, o sut, sau o mie de invitai, provenii din medii diferite, de culturi sau din ri diferite - fr o organizare prealabil sau fr a dispune de mijloacele care s asigure desfurarea dorit. Lucrurile sunt att de adevrate, nct, n Japonia, protocolul are reputaia de a fi bazat pe confucianism, conform cruia exist un loc anume pentru fiecare om, iar pentru fiecare loc, un comportament anume. Jean Serres precizeaz totui, c, din moment ce protocolul are drept obiect ordinea, e de dorit a se evita tulburarea obiceiurilor legitime care sunt garantate printr-un larg consens. Factor de armonie, mai ales una oficial, va respecta deci echilibrele, adesea delicate, specifice unui anumit mediu.

PROTOCOL SI CEREMONIAL Care este legatura ntre protocol i ceremonial? Expresiile familiare "este ceremonios" sau "a primi pe cineva fr ceremonie" ne readuc la prejudecaile manifestate adesea fa de

16

protocol i ntrein confuzia ntre cei doi termeni. Termenul "ceremonie" a desemnat mai nti riturile unui cult religios i acest sens s-a pstrat. El s-a extins totui la domeniul activitilor publice profane, care necesit n mod obligatoriu un fast ieit din comun. n amndou cazurile, ceremonia apeleaz la un simbolism evocator de idealuri mpartite de toi participanii. Cu ct acest formalism este mai vechi, cu att este mai respectat. Bineneles c noiunile de protocol nu sunt strine acestui fenomen. La o ceremonie religioasa, episcopul locului va lua loc sub un baldachin, iar eful statului va ngenunchia pe un scunel de rugciune plasat n faa credincioilor sau n stran. Acestea sunt reguli de protocol. Turnarea vinului n potir este un ritual al ceremonialului religios. Ceremonialul e inerent practicii religiei. Domeniul sacrului i misterele care l nsoesc se potrivesc perfect cu solemnitatea. Amploarea lor variaz n funcie de importana misterelor evocate, de caracterul esenial sau accesoriu al practicii. Slujba religioas de fiecare zi, n acest sens, este exemplul cel mai des ntlnit. Defilarea militar, de ziua naional, prevede o estrad pentru membrii guvernului, pentru autoriti i corpul diplomatic, fiecare fiind plasat dup rangul su: aici e vorba de protocol. Defilarea succesiv a diferitelor corpuri de armat, avansnd n pas cadenat, ntr-un ritm uniform, nclinarea drapelelor i salutul, cu capul ntors ctre eful statului i invitaii si, fac parte din ceremonial. La inaugurarea unui nou edificiu, conform

17

protocolului, invitatul de onoare va fi cel care va tia panglica gest ceremonial. n cazul monarhiei, caracterul de unicat al persoanei suveranului i perenitatea credinei n puterea sa de origine divina, genereaza un ceremonial nrudit cu cel religios. Chiar i o monarhie constituional recurge la acest ceremonial, respectul datorat majestii regale fiind manifestarea sa cea mai reprezentativ. ntr-o democraie, n care forma de guvernare este republica, e greu s inventezi o simbolistic specific. Republica elaboreaz cu circumspecie un formalism n acord cu principiile care o susin. "Optnd pentru republic, am ales estetica democratic. Aceasta nu e uor de controlat: cnd i se d fru liber, se prbuete n demagogie i cade adesea n grotesc; iar dac este emfatic, seamn cu o monarhie ieftin i trezete bnuiala vanitii personale. Cred c nu-i poate atinge scopul dect dac este n acelai timp viguroas i simpl. Rolul protocolului contemporan este de a realiza acest echilibru ca instrument de comunicare ntre reprezentant i reprezentat, semnificativ i semnificat, guvernant i guvernat.

PROTOCOLUL, EXPRESIE A PREZENTULUI Unii s-ar putea crede autorizai s ignore protocolul, eticheta,

18

sau chiar politeea, argumentnd c este vorba de norme perimate crora suntem n mod inutil obligai s ne supunem. Preocuparea pentru aceste probleme ar echivala cu ncercarea de a perpetua un trecut de mult apus, sau cu aceea de a trezi la via n mod artificial, nite piese de muzeu. Este totui semnificativ faptul c, n timpul rzboiului din Golf, eful operaiilor militare, generalul Norman Schwarzkopf, a inut seama cu mult grij de delicatele probleme religioase specifice liderilor din acea regiune, mai ales n ceea ce-i privea pe saudii, lng care i instalase cartierul general. A acordat, de asemenea, cea mai mare grij relaiilor sale cu efii contingentelor aliate: "n fiecare zi trebuia s se asigure c aceast coaliie heteroclit de treizeci de ri nu va exploda pentru c un anume general a fost vexat sau o anume ar nu a fost consultat. mpratul Bizanului punea atelajul su la dispoziia ambasadorilor rilor vecine sau ndeprtate, prietene sau chiar inamice, de ndat ce acetia ajungeau la porile cetii, pentru a fi condui la palatul unde i atepta. Nu era doar un gest protocolar, ci i un mod de a asigura securitatea oaspeilor. Caleaca, escortat de un detaament al Jandarmeriei regale, care duce un nou ambasador s-i prezinte scrisorile de acreditare guvernatorului general din Ottawa sau limuzina guvernamental care l ateapt la sosirea sa pe aeroportul Sainte-Foy, pentru a face vizitele de curtoazie autoritilor din Qubec, toate acestea se nscriu n aceeai succesiune istoric a consideraiei acordate unei personaliti care

19

i asum o responsabilitate a vieii colective, personificnd un simbol. Formele i mijloacele se pot schimba, necesitile rmn aceleai. Cte piee n-au rmas oare inabordabile unor oameni de afaceri care n-au tiut s in seama de obiceiurile unuia sau altuia dintre omologii lor strini? E mai mult ca sigur c un cumprtor nu e solicitat numai de o singur persoan, ci i de ali furnizori de bunuri i servicii. Pentru fiecare industria care ncearc s conving, exist cel puin nc doi concureni care ofer aceleai lucruri la un pre comparabil. n acest caz, determinant va fi calitatea relaiei existente. Iezuiii, care au plecat ca i alte comuniti religioase n secolul XVI s converteasc China, au fost singurii care nu au fost izgonii. Ei se informaser cu mult grij asupra obiceiurilor Imperiului de Mijloc nainte de a se stabili acolo, iar pe parcursul ederii lor au fost foarte ateni s nu-i nemulumeasc niciodat gazdele prin lipsa de respect fa de normele locale. Membrii acestui ilustru ordin au dat dovad de un altruism care ctig spiritele i deschide inimile. Stabilirea unui contact, meninerea sau ntreruperea lui in de capacitatea de a nelege semnele, de a le decoda i de a le respecta. Limbajul protocolului i al etichetei evolueaz. Ca n orice comunicare, vom avea grij s evitm un vocabular depit sau s impunem unul nou, al crui sens, prea personal, ar fi ermetic i eventual ocant, pentru c ar fi de neneles sau, i mai ru, greit interpretat. Dac trebuie s tim s distingem ce este

20

util i ce nu, ce este semnificativ i ce nu, trebuie s tim i s propunem formule care s ntruneasc unanimitatea. Arta de a stpni bunele maniere const n a tri bine i a profita n linite de bucuriile pe care i le ofer relaiile cu ceilali, sau, cel puin, n a beneficia de acestea pe ct se poate. Protocol, etichet, politee, fac parte din preul care trebuie pltit pentru a menine armonia ntre noi i mediul n care evolum. Cu ct sunt mai bine cunoscute i asimilate, cu att impieteaz mai puin asupra libertii noastre. Inerente vieii n societate, ele nsoesc progresul civilizaiei.

INVITAIA Capacitatea cuiva de a lansa invitaii n cadrul unui anumit mediu, a unei colectiviti sau a unui grup decurge din rolul pe care persoana n cauz l deine n cadrul respectiv. Aceasta reprezint corolarul unei funcii permanente, temporare sau de circumstan. A face o invitaie este un act marcant al vieii n societate. De aceea, este caracterizat de un anumit formalism ca instrument de comunicare pus n slujba unei activiti, a obiectivelor i a reuitei sale. De invitaie depinde rspunsul favorabil al persoanelor care se presupune c vor da curs mesajului referitor la evenimentul la care au fost convocate. Ea21

folosete ca aide-mmoire pentru cei care au acceptat. i deosebete pe invitai de oaspeii nepoftii, fr a pune la socoteal faptul c redactarea ei reprezint o etap decisiv n planificarea unui eveniment. Fiind vorba de primul mesaj pe care l primesc persoanele a cror participare o dorim i care le va permite s-i dea seama dac prezena lor e bine venit, este important ca reacia pe care o va trezi aceasta s fie influenat favorabil nu numai printr-o prezentare grafic atrgtoare, ci i prin calitatea informaiei transmise. n cazul n care activitatea privete un numr restrns de persoane sau atunci cnd acestea i-au dat deja acordul, invitaia scris este adesea perceput ca un obicei consacrat, de care ar trebui s ne putem lipsi. Dar pe lng faptul c ea confer un caracter personal evenimentului, mai are i avantajul de a confirma natura, informaiile data sau deja locul a transmise ntlnirii. evita erori verbal Aceste adesea prin sunt mai intermediul unei tere persoane - i care se refer la motivul, informaii mult indispensabile pentru suprtoare,

frecvente dect am crede, fcute de invitai, care trebuie s-i poat aminti cu uurin adresa, ora i ziua prevzute. n cazul unor vizitatori strini, care nu cunosc ntotdeauna foarte bine locurile, aceste precizri se dovedesc importante. Invitaia scris are de asemenea avantajul de a stabili cu strictee cine este chemat i cine nu. Ea este semnul prin care invitaii se recunosc ntre ei, permisul de liber trecere care i

22

deosebete de ceilali. Hotrrea de a da o recepie sau un dineu, de a organiza o ceremonie, este adesea luat pornind de la un sentiment de necesitate: "un anume lucru trebuie fcut", fie c este vorba de anunarea unei etape importante a unui proiect, de celebrarea unei reuite sau de punerea n valoare a unui eveniment excepional al vieii colective. Din pcate, ntre ideile bune i punerea lor n aplicare exist uneori o diferen foarte greu de acoperit. Exist riscuri determinate de aciunile impulsive i precipitate, iniiate fr ca motivele s fi fost pe deplin clarificate, fr o asigurare prealabil c activitatea respectiv este potrivit. Punnd pe hrtie intenia pe care o avem, redactnd invitaia, punem ordine n ideile deja lansate. Aceast etap se dovedete a fi cu att mai salutar, cu ct riscul de confuzie crete atunci cnd este vorba de ideile mai multor persoane. Redactarea invitaiei i va determina deci pe organizatori s se asigure de pertinena mesajului care trebuie transmis i de aciunile ce urmeaz a fi ndeplinite pentru a reui acest lucru. Formularea sa este n acelai timp util i din motive de organizare i reprezint, din acest punct de vedere, o etap determinant, cci stabilete elementele eseniale, n timp ce expedierea i confer un caracter definitiv. O dat invitaia trimis, activitatea anunat trebuie s aib loc! Chiar dac nu au fost fcute toate verificrile utile referitoare la invitaii de onoare, la locul i ora desfurrii, este prea trziu! Mai departe va trebui s ne descurcm cu informaia care a fost distribuit. Cu att mai ru

23

dac, de exemplu, locul se dovedete inadecvat pentru activitatea prevzut. Va trebui s facem fa situaiei i, pentru ca locul s corespund, s acceptm eventual eforturi i cheltuieli suplimentare, fie c este vorba de acces, de lumin, de sonorizare sau de compatibilitatea cu alte activiti ce se desfoar n apropiere. Redactarea invitaiei se situeaz deci printre primele gesturi ale pregtirii unui eveniment. Ar fi imprudent s o amnm pn la momentul imprimrii, deoarece adesea, atunci este prea trziu pentru a modifica o decizie a crei executare este n curs. Dac este vorba de un eveniment de o actualitate arztoare pe care vrem s-l subliniem, sau de care vrem s profitm, dac lucrurile sunt ntr-adevar urgente - de exemplu decesul unei personalitai publice, creia trebuie s i se organizeze funeraliile sau cnd au avut loc ntrzieri datorate diferitelor circumstane, cum ar fi ncetineala lurii unei hotrri, atunci invitaia se va face prin telefon. S ne reamintim totui c invitaiile lansate n ultima clip, fr o justificare evident, dau persoanei invitate suprtoarea impresie c ne-am gndit la ea in extremis, sau manifestm fa de ea lipsa de consideraie ori de curtoazie, dei intenia noastr era tocmai aceea de a-i arta ct de mult o stimm. Folosirea faxului, extrem de rspndit acum, ne permite totui s recurgem n orice moment la scris, chiar atunci cnd termenul impus de circumstane este scurt. S nu uitm ns c acesta este un mod de transmitere excepional, care ne permite

24

s rezolvm o situaie ieit din comun. Faxul nu se poate substitui oricnd unei invitaii transmise n buna i cuvenita form.1

INVITAIA SCRIS REDACTAREA INVITAIEI SCRISE Dac este adevrat c tot ceea ce este scris rmne, invitaiile au marea utilitate de a ne asigura c mesajul va fi bine neles, evident, cu condiia ca el s fie bine redactat. Mesajul n sens strict al termenului, cartonul de invitaie trebuie s transmit o informaie precis, corespunztoare i suficient, dar cu o mare economie de cuvinte. Invitaia cuprinde un rezumat ct se poate de concis al evenimentului anunat. Fiind vorba despre un text scurt, scris pe un suport de dimensiuni limitate - nu este nici o scrisoare, nici un pliant publicitar - claritatea i concizia reprezint reguli de aur. Fiecare cuvnt conteaz, inutilul este exclus. E normal ca redactarea lui s dureze mult pentru un debutant sau pentru cineva care face acest lucru ocazional; este un gen anume, care face apel la un vocabular specializat. Stilul trebuie s fie curgtor, fr repetri. Textul trebuie s fie format dintr-o singur fraz, fr punctuaie, pentru a putea fi citit dintr-o dat.1 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere n afaceri, p. 123-147

25

Redactarea invitaiei se limiteaz la cteva teme, care sunt tot attea rspunsuri la ntrebrile pe care destinatarul su i le poate pune. Cine invit? Conform crei formule de curtoazie? Cine este invitat? De ce? Cnd este prevzut activitatea? n ce loc? Cum putem rspunde? Care este inuta vestimentar? Cum se ajunge acolo?

CINE INVIT? Caracterul oficial al unei invitaii este determinat de titlul care o justific. Este vorba de exercitarea unei puteri, de un instrument al exprimrii sale: Primul ministru al... Desigur, adugarea numelui nu reprezint o greeal i se poate justifica din diferite motive: Primul ministru al... Domnul...

INVITAIA DIN PARTEA UNUI CUPLU Atunci cnd numele soului sau al soiei este i el menionat,26

nu se indic dect titlul celui sau celei care invit: Excelenele lor, Guvernatorul general i Doamna...

Numele purtat de soie poate fi cel al soului, numele su personal, dac l-a pstrat, sau ambele nume. n acest caz, trebuie respectat alegerea ei. Din 1981, pe plan juridic, fiecare dintre cei doi soi i pstreaz numele i prenumele, dar, n viaa social, o soie poate utiliza numele soului, ceea ce totui este din ce n ce mai puin frecvent. Pe de alt parte, femeia cstorit nainte de 1981 i care a luat numele soului, caz des ntlnit la acea dat, poate continua s-l foloseasc. Dac doamna este titulara funciei, regulile sunt similare: Doamna Ministru al Culturii i Domnul... Cutuma cere ca o invitaie adresat unor cupluri s fie fcut din partea unui cuplu. Singurele excepii sunt invitaiile fcute de un ecleziast, de un celibatar, sau atunci cnd este prevzut absenta soului de la evenimentul respectiv. n zilele noastre, aceste norme au devenit facultative datorit diversitii situaiilor matrimoniale sau a carierei fiecruia, cu cortegiul de obligaii pe27

care acesta le impune. Ce se ntmpl cu menionarea numelui nsoitorului atunci cnd relaia nu este oficial? Regulile sunt aceleai, iar n absena unor reguli precise, prudena i bunul sim sunt necesare mai mult ca niciodat n tot ce privete recunoaterea vieii comune. Vom distinge, de altfel, n acest caz, participarea nsoitorului, de menionarea sa n invitaia scris, una nedepinznd de cealalta, tot astfel cum un celibatar va putea s primeasc oaspeii alturi de sora sa, sau tatl alturi de fiica sa, fr ca acest lucru s fie menionat n invitaie.2

INVITAIA DIN PARTEA MAI MULTOR PERSOANE O invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup: Preedintele Casei populare St-Franois Domnul i membrii consiliului de administraie2 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere n afaceri. Editura Politic, Bucureti, 2002, p.78-82

28

au onoarea

Ea

poate

fi

rezultatul

aciunii

mai

multor

persoane.

Adugarea numerelor sub fiecare titlu este facultativ i depinde de normele aplicate n mediul respectiv. Pentru a personaliza invitaia va fi ns menionat cel puin un nume: Preedintele Confederaiei Casei populare i de economii Desjardins din Qubec Domnul Jean Desprs Preedinta Federaiei Caselor populare Desjardins din Estrie au onoarea de a Preedintele i Directoarea general a Casei populare Saint-Franois

In cazul cnd invitaia este emis de un colectiv, sa va evita formula au plcerea de a, care poate prea ridicol.

Sub preedinia de onoare, sub patronajul, n prezena, de ctre29

n afar de numele gazdei, invitaia ne permite s menionm numele unei personaliti de al crei prestigiu beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele , vom avea grij s ne asigurm c aceast persoan este de acord, prezentndu-i proiectul textului. Este foarte important ca mai ales titlul sub care acioneaz s fie scris corect. Cineva poate patrona o activitate, de exemplu cu titlu preedinte al unei asociaii, dar nu n numele companiei pe care o conduce. De altfel, o meniune incorect poate pune o problem de etic deloc neglijabil, pe care nu o putem evita dect obinnd acordul persoanei n cauz. Dac e prevzut ca n acelai text s fie menionat prezena mai multor personaliti, ele trebuie s fie informate n prealabil, pentru cazul n care aceast prezentare colectiv nu ar conveni uneia sau alteia dintre ele. Ar fi suprtor s alturi oameni care nu doresc acest lucru din motive personale, la fel cum trebuie evitat senzaia c o celebritate este utilizat n alt scop dect cel pe care l-a acceptat. Supunnd textul prevzut ateniei personalitilor interesate, vom da dovad de respect fa de acestea, evitnd n acelai timp nenelegerile, care cu greu mai pot fi aplanate atunci cnd invitaia este tiprit i distribuit n o sut sau o mie de exemplare. De asemenea, este normal ca o personaliate care cauioneaz un eveniment s cunoasc amnuntele: lista invitailor, relaiile de pres, desfurarea, inuta vestimentar

30

etc. Ea nu trebuie s fie pus ntr-o situaie care s contravin anumitor principii pe care le apr sau chiar imaginii publice pe care dorete s o aib, acestea fiind lucruri care nu sunt neaprat cunoscute cu precizie de organizatori. Expresiile cele mai curente sunt: Sub patronajul Sub naltul patronaj al Sub preedinia de onoare a n prezena De ctre Primele trei formule sunt apoximativ sinonime, iar

diversitatea lor ne permite s evitm anumite incongruene. Astfel, vom evita s scriem: Sub preedinia Preedintei Crucii Roii Doamna

Ci mai degrab

Sub patronajul Preedintei Crucii Roii Doamna

31

naltul patronaj va fi rezervat unor personaliti de prim rang:

Sub naltul patronaj Al Secretarului general al Naiunilor Unite Excelena Sa Domnul

Formula n prezena are diferite semnificaii. Dac, dintr-un motiv oarecare, o personalitate nu-i poate asuma preedinia de onoare, dar va fi totui prezent i a acceptat ca acest lucru s fie menionat, aceast indicaie va da tot atta valoare evenimentului. Vom recurge la aceiai termeni atunci cnd trebuie s confirmm prezena unei personaliti n opoziie cu alta, al crei patronaj sau preedinie de onoare este menionat, dar va fi absent n momentul desfurrii evenimentului. n prezena se utilizeaz i ca expresie a deferenei manifestate de o personalitate important, la adresa uneia i mai importante, pentru care nu ar fi potrivit s-i asume patronajul sau preedinia de onoare: Primul ministru al Canadei onorabilul roag pe . S i fac onoarea de a participa32

la o cin n prezena Majestii sale regina

ntr-o astfel de circumstan, Majestatea sa nu poate fi preedint, nici nu poate patrona evenimentul; titlul su este suficient, iar meniunea prezenei sale, innd seama de prestigiul funciei, creeaz o antinomie reverenioas. n acest caz anume, primul ministru al Canadei o primete pe suverana sa. Lucrurile ar fi diferite dac cina ar fi oferit de un ef de stat strin, de exemplu preedintele Statelor Unite. Atunci aceast deferen nu ar trebui marcat, toi efii de stat fiind egali ntre ei. Invitaia ar meniona atunci c a ctivitatea are loc n onoarea unei anume personaliti. Locuiunea de ctre permite, de asemenea, semnalarea participrii unei personaliti la un eveniment: o inaugurare, punerea pietrei de temelie, dezvelirea unei plci etc. Aceasta este util i n cazul n care personalitatea

33

care onoreaz cu prezena evenimentul este mai important dect cea care invit:

Preedintele Comisiei colare din Domnul are plcerea de a v invita la inaugurarea colii secundare de ctre Ministrul Educaiei Domnul De altfel, folosirea locuiunii de ctre mai degrab dect a formulei sub preedinia de onoare, precizeaz c personalitatea respectiv va lua parte la eveniment. Ea ofer cel puin avantajul de a lrgi vocabularul utilizat, pentru a indica o participare, ca i expresia n prezenta. Aceste diferite moduri de exprimare se dovedesc foarte utile atunci cnd trebuie anunat participarea mai multor personaliti i trebuie repartizate rolurile fiecreia. Astfel i vom putea regsi pe toi menionai n invitaie: Sub naltul patronaj al Excelenei sale

34

Preedintele Republicii italiene Domnul Preedintele Institutului de Design din Montral Domnul Are onoarea de a v invita la inugurarea expoziiei ITALIA 2000 de ctre Primarul din Montral Domnul.. n prezena Ambasadorului Italiei n Canada Excelena Sa Domnul n acest caz, s-a recurs la expresia sub naltul patronaj, n loc de sub preedinia de onoare, redundant cu preedintele Republicii. Expoziia este inaugurat de ctre primar, conform dorinei organizatorilor, cci instituia pe care o administreaz acetia ine de administraia municipal. Prezena ambasadorului este menionat n opoziie cu cea a preedintelui Republicii italiene, care nu va fi prezent, dar care a acceptat s patroneze manifestarea.35

CE FORMUL DE CURTOAZIE? Spunem despre o invitaie c este nominal sau personalizat dac n text este scris, cel mai adesea de mn, numele invitatului, ntrun spaiu rezervat acestui scop. Altfel, invitaia va fi calificat drept obinuit sau nepersonalizat. Formula de curtoazie a unei invitaii oficiale se recunoate dup utilizarea verbelor a ruga i a onora, sau a unei combinaii a acestora: INVITAIE FORMAL are onoarea de a invita pe .. s participe la roag pe ... s i fac onoarea onoarea s participe la de a asista la36

are onoarea de a invita pe s asiste la roag pe s i fac

roag pe s participe la INVITAIE MAI PUIN FORMAL are plcerea de a invita pe de a invita pe s participe la

roag pe ... s asiste la

are plcerea s asiste la

Este un lucru obinuit trimiterea de invitaii nominale pentru activiti de strngere de fonduri, aciuni promoionale, diferite activiti mondene. Organizatorii utilizeaz acest mijloc tiind c marcarea numelui invitatului sporete valoarea cererii i o face mai demn de atenie. ntr-adevr, acest tip de msaj este vaorizant: persoana este rezultatul unei alegeri precise. Astfel se sugereaz faptul c invitaia nu a fost fcut pe baza unei liste oarecare, de unde au fost selectate nite nume anume pentru a completa numrul invitailor.3

INVITAIA NOMINAL Pe cartonul invitaiei se scrie titlul invitatului fr numele su3 Baldrige Leticia. Codul bunelor maniere n afaceri, Editura Politic, Bucureti, 2002, p. 3439.

37

- invitaia fiind adresat deintorului funciei - fie numele i titlul, fie doar numele: a) Domnul Ministru al Educaiei roag pe

b)

roag pe Domnul Pierre Roy Ministru al Educaiei

c)

roag pe Domnul Pierre Roy n cazul n care invitaiile sunt adresate unui cuplu, se scrie

titlul funciei invitatului, urmat de numele soiei, conform normelor menionate anterior:

d)

roag pe Domnul Ministru al Educaiei i Doamna Lise Lamarche

e)

roag pe Domnul Pierre Roy i Doamna Lise Lamarche

38

f)

roag pe Domnul i Doamna Pierre Roy

Putem de asemenea aduga pur i simplu i Doamna sau i Domnul:

g)

roag pe Domnul Ministru al Educaiei i Doamna

h)

roag pe Domnul Pierre Roy i Doamna

Pentru un cuplu invitat fr referire la statutul unuia sau altuia dintre cei doi soi, se va scrie n primul rnd numele persoanei care a justificat invitaia. Dac aceasta poate fi adresat oricruia dintre cei doi, numele vor fi plasate n ordine alfabetic. i) roag pe Doamna Lise Lamarche i pe Domnul Pierre Roy39

Lucrurile se petrec la fel n cazul cuplurilor de fapt. Dac persoanele respective locuiesc la adrese diferite, invitaia va fi transmis la fiecare domiciliu. n toate cazurile n care se fac invitaii n cuplu, nu ne vom lipsi de prezena unei persoane care nu este cstorit sau despre care nu se tie dac are un partener. Numele su va fi urmat de o virgul i vom aduga nsoit sau nsoit, dup caz.

INVITAIA OBINUIT Pe acest tip de invitaie nu se afl nscris numele persoanei. Diferite formule cosacrate ne permit s o adoptm genului de activitate i stilului pe care vrem s i-l dm, confom dorinelor gazdei sau pentru a sublinia importana invitatului de onoare. Nuanele posibile sunt aceleai ca i pentru invitaia nominal: - v roag s i facei onoarea de a participa la - v roag s i facei onoarea de a asista la - v roag s onorai cu prezena dumneavoastr - are onoarea s v invite la - are plcerea s v invite la

40

INVITAT SINGUR? Invitaia obinuit, care nu specific titlul sau numele, este bineneles valabil pentru persoana creia i este adresat. Dac nu poart alte indicaii speciale, este valabil doar pentru o persoan i nu este transmisibil. Pentru a evita orice ambiguitate, intenia gazdei va fi precizat printr-o indicaie scris distinct la sfrit: - Valabil pentru dou persoane - Aceast invitaie este valabil pentru o persoan - Valabil pentru dou persoane i netransmisibil - Aceast invitaie, netransmisibil, permite intrarea unei singure persoane - Invitaie netransmisibil, valabil pentru dou persoane Meniunea invitaie personal, utilizat n scopul de a se asigura c persoanele care vor veni sunt cele care au fost invitate, este neadecvat. Prin nsi natura sa, o invitaie este personal, iar a specifica acest lucru arat lips de ncredere fa de invitai, insinund c ar putea ncerca s dea invitaia altcuiva. Doar invitaia nominal permite personalizarea gestului i aceast obligaie nu trebuie evitat. Pentru a-i descuraja pe oaspeii nepoftii, se va specifica mai degrab obligaia de a prezenta invitaia la intrare. Aceasta se scrie distinct la sfrit: - V rugm prezentai invitaia la intrare.

41

- Invitaia va fi cerut la intrare. - Din motive de securitate, invitaia va fi cerut la intrare.

INVITAIA CONTRA COST n caz c este vorba de o activitate prin care se solicit invitailor participarea cu o sum de bani n favoarea unei anume aciuni, se va recurge la una din urmtoarele formule: - are onoarea de a v solicita prezena la - v solicit prezena la

MOTIVUL INVITAIEI De ce a fost lansat invitaia? Care este motivul? Cine este srbtorit? Co ce ocazie special? Aceasta este nsi esena evenimentului anunat. Informaia e bineneles determinat n ceea ce privete hotrrea de a desfura activitatea i decizia invitailor de a participa. Precizia se impune n mod evident n acest caz, iar formularea exact va cere adesea un efort de concizie i de imaginaie din partea redactorului. Nu am avut timp s scriu mai pe scurt se lamenta un ziarist n cazul unui text de invitaie, care ne oblig deja la precizie prin conciziunea lui, menionarea motivului trebuie s fie i mai riguroas. Cutarea formulei potrivite, a cuvintelor, este adesea pentru cel

42

care invit, pentru gazd, ocazia de a-i clarifica scopul operaiei propuse i pertinena sa, innd seama de mijloacele disponibile sau avute n vedere. Formulele utilizate n mod curent sunt: - n onoarea - cu ocazia - la dejunul n onoarea - la dejunul oferit de - la cina oferit cu ocazia - la cina n onoarea - la o recepie n cadrul - la ceremonia - la semnarea crii de aur de ctre - la semnarea acordului ntre - la nmnarea - la dezvelirea - la punerea pietrei de temelie a - la inaugurarea pavilionului - la lansarea - la vernisajul - la inaugurarea reamenajrii parcului - la redeschiderea slii - la inaugurareai la dejunul care va urma la - la dezvelireai la recepia care va urma la - la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei - la o recepie n onoarea delegaiei - etc.43

CND? Alegerea datei i a orei se bazeaz de obicei pe numeroase verificri prealabile, fr de care, att organizatorii ct i personalitile sunt expui unor inconveniente suprtoare. S ne reamintim c o dat lansat invitaia, exceptnd cazul unui impediment deosebit de grav, activitatea nu mai poate fi oprit dect cu riscul unor prejudicii serioase. Determinarea momentului va ine seama att de disponibilitatea personalitilor menionate, ct i de cea a locului ales i a mijloacelor necesare pentru desfurarea activitii. n acest domeniu, lucrurile evidente sunt cel mai mare duman al organizatorului. Totul trebuie confirmat ntotdeauna n scris. Cunoatem cu toii, din experien, confuziile care pot lua natere dintr-o simpl conversaie marcat mai degrab de bune intenii dect de rigoare. De cte ori nu s-a ntmplat ca dou personaliti s stabileasc o ntlnire de principiu, lsnd colaboratorilor grija de a confirma detaliile: Pot s contez pe prezena dumneavoastr - i spune primarul ministrului educaiei - luna viitoare, pe data de 24, pentru inaugurarea noii biblioteci municipale? - Bineneles rspunde imediat ministrul. A doua zi, la birou, primarul anun vestea cea bun efului su de cabinet, care transmite informaia efului de protocol, care lanseaz pregtirile, deci i imprimarea44

invitaiilor, trimise fr ntrziere. Invitaia ajunge la cabinetul ministrului: catastrof, pe 24, acesta trebuie s fie la Paris, la o ntlnire statutar a minitrilor educaiei din rile francofone. Ne putem imagina cu uurin problemele care urmeaz. Amnarea cltoriei? Anularea invitaiilor? ncercarea de a convinge un alt ministru s-l nlocuiasc (dar cine accept s serveasc drept nlocuitor? ). Delegarea unui nalt funcionar? Decepie pentru primrie i mare ncurctur pentru eful de protocol al crui prestigiu e tirbit. Ceea ce ar fi trebuit s fie o srbtoare ateptat de mult i ncununarea unor ani de efort i pierde strlucirea. Nimeni nu consultase agenda ministrului Organizatorul ceremoniei e cel care trebuie s verifice aceste lucruri i, aici, ca i n alte domenii, el nu poate avea ncredere dect n propriile sale informaii, orict ar fi de prestigioas sursa iniial. Primarul s-a ntlnit ieri cu ministrul, care i-a spus c Primarul poate confunda ziua, ministrul luna. Cert este c nici unul, nici cellalt nu avea agenda la el. S-au ntlnit pentru altceva dect compararea programelor! Serviciile de protocol sunt cele care trebuie s revad i s controleze mii de detalii de acest fel, pn la a deveni dezagreabile din cauza asta, dac e nevoie. Pe invitaie se scrie mai nti ziua, apoi luna, anul i ora, conform unei logici fireti. Cel care primete invitaia verific n aceast ordine dac poate s participe: luni, 30 septembrie 2004, ora 14

45

Pentru fi mai riguroi, redactarea poate fi fcut fr a utiliza cifrele: luni treizeci septembrie la ora paisprezece treizeci

n acest caz, anul nu este niciodat indicat, pentru a nu lungi nejustificat textul consacrat acestui gen de informaie. Se poate de asemenea indica o or limit: luni 30 septembrie 1994 de la ora 17 la ora 19

Astfel, invitaii nu vor surprini c personalul nu-i mai servete dup ora 19 fix, iar cei care mai zbovesc vor face o impresie proast. Cunoscnd dinainte durata activitii, invitaii i vor putea organiza mai uor timpul pentru a participa.

UNDE? Locul trebuie menionat cu precizie. Dac trebuie trimise flori, sau o telegram, dac invitaii vin cu taxiul sau pentru orice alt motiv, adresa este n majoritatea cazurilor indispensabil, fie i46

pentru a te ajuta s i-o aminteti. O adres cuprinde numele cldirii, dac are un nume, numele slii, numrul i strada. Aceste detalii vor evita multe telefoane inutile: la hotel Excelsior salonul Iberville strada Pierre-Boucher, nr. 1445, Trois-Rivires

Dac este vorba de o cldire deosebit, binecunoscut majoritii invitailor, atunci adresa poate fi scurtat: la Hotelul Parlamentului n acest exemplu, n Qubec este vorba de intrarea principal, cea numit a Familiei amerindiene. n cazul n care, din motive de logistic sau de securitate, se prefer o alt intrare, aceasta va fi indicat: la Hotelul Parlamentului Intrarea bibliotecii Este important s se evite ca invitaii s caute intrarea n jurul cldirii, s nu poat ptrunde pe anumite intrri, s mearg pe jos inutil. Grija evident pentru confortul lor - psihologic i fizic - e semnul ateniei care li se acord. Numele oraului nu va fi trecut dac se regsete implicit n47

textul invitaiei. De exemplu, ntr-o invitaie a primarului din Qubec pentru o recepie la primrie nu e necesar s se adauge numele oraului. Trebuie evitate repetiiile care ar ngreuna textul sau nu ar aduga precizri utile: Primarul Qubecului are plcerea s v invite la o recepie n onoarea Preedintelui Comunitii franceze din Belgia Domnul Miercuri 18 septembrie 1992 la ora 11 la Primria municipal Str. Des Jardins, nr. 2

R.S.V.P. Protocolul, care are ca funcie ordonarea lucrurilor, stabilirea lurilor de cuvnt, a locurilor i a precderii participanilor, trebuie s poat cunoate publicul nainte ca acesta s soseasc la faa locului. E util s tii la ci invitai s te atepi. Mai ales pentru un dineu la care trebuie prevzut dac nu chiar un plan al amplasrii oaspeilor la mas, cel puin destule tacmuri. Prea multe locuri goale dau impresia c foarte muli s-au rzgndit n ultimul48

moment. Poate c au aflat c merita s vin? i invers, invitatul pentru care se mai aduce un tacm se simte prost din aceast cauz ca i ceilali de altfel. Numai o cunoatere prealabil a numrului invitailor permite amenajarea locului astfel nct ceremonia s se desfoare fr nici o problem. E necesar o sal destul de mare, un numr suficient de scaune, o garderob care s funcioneze bine i, dac e vorba de o recepie, trebuie s fie destul mncare, butur, un numr suficient de pahare, mese de serviciu, etc. O dat limit de rspuns ne va permite s reacionm la timp, s lansm noi invitaii, s facem un rapel telefonic i, dac ne hotrm s acceptm nlocuiri, s ntrebm cine i va nlocui pe cei care nu vin. Poate c nu e necesar ca acest ultim demers s fie fcut pe lng toi invitaii, dar va trebui fcut n orice caz pe lng instituiile a cror reprezentare e important. S adugm, n sfrit, c doar cunoaterea numrului de persoane ateptate permite un control al costurilor. De obicei, se scrie R.S.V.P., adic rspundei, v rugm, urmat de un numr de telefon i, mai nou, i de un numr de fax. n continuare sau dedesubt - conform echilibrului grafic la invitaiei - vom aduga nainte de(data), fr a meniona anul dect dac este necesar, ca n cazul unei invitaii la o ceremonie pentru un dineu care va avea loc la nceputul anului, iar invitaia a fost lansat la sfritul anului precedent:

49

- R.S.V.P. nainte de 15 septembrie tel. 555 - 1212, fax. 555 - 1313 - Rspuns de dorit nainte de 15 septembrie - V rugm rspundei nainte de 15 septembrie

Aceste indicaii sunt suficiente. Adugarea numelui unei secretare sau al unei telefoniste este inutil, pentru c aici e vorba de o organizare intern care nu-i are locul n textul unei invitaii. Prin invitaie se anun un eveniment al vieii sociale, iar numele care se afl nscris pe ea sunt ale unor personaliti, menionarea titlului lor furniznd informaii asupra funciilor oficiale pe care i le asum. Ar fi ciudat din punct de vedere al mesajului ca un text att de oficial s se ncheie cu numele unui necunoscut. Orict ar putea fi de util pentru organizatori, e ca i cum ai trece de pe scen n culise, din salon la buctrie. Primirea rspunsurilor este de resortul administraiei i nu reprezint o ocazie de celebritate subit. Dac invitaia a fost lansat n prealabil prin telefon sau fax i rspunsul pozitiv a fost deja primit, vom trimite totui o invitaie tiprit cu meniunea Rapel, n loc de R.S.V.P. La fel de bine putem terge cu o linie R.S.V.P. i aduga meniunea Rapel scris de mn.

50

Vom face acelai lucru la adresa personalitilor menionate n invitaie. Acestea i-au confirmat deja participarea. Trimiterea invitaiei cu meniunea Rapel n locul numelui lor le va reaminti angajamentul pe care i l-au luat i va supune ateniei lor produsul finit, mcar pentru arhiva lor personal. n loc de obinuitul R.S.V.P. gsim uneori indicaia n caz de neparticipare. Aceasta are scopul de a limita numrul prea mare de telefoane, mai ales atunci cnd personalul secretariatului nu e prea numeros, ncercnd n acelai timp s permit o aproximare a numrului persoanelor care vor veni. Expresia introduce ns un element negativ n textul invitaiei i ne ndeamn s presupunem c refuzul conteaz mai mult dect prezena. De aceea trebuie evitat pe ct posibil.4

DIFERITE INFORMAII n colul din dreapta sau din stnga jos, conform locului disponibil, se indic inuta vestimentar i detaliile practice care faciliteaz venirea invitailor: cum se ajunge, unde se poate parca, dac se amn n caz de ploaie etc. Iat cteva exemple: Parcare: Transport: Parcare n str. Champlain, nr.27 Transport cu autobuzul de la Centrul

4 Anghel Ion, Dreptul diplomatic, Ed. Lumina, Bucureti, 2002, p.87-121

51

congreselor la Places des Arts de la ora 17 la ora 17.30 n caz de ploaie: sau n caz de ploaie, ceremonia se va desfura la Manejul militar, str. Cartier, nr. 16. Se amn pentru a doua zi

Televiziunile: nchide la

Ceremonia fiind televizat, uile se vor ora 17.50

Atunci cnd aceste informaii sunt prea numeroase, ele scriu pe o hrtie separat sau se transmit o dat cu permisul de liber trecere, dac exist aa ceva.

INVITAIILE PREIMPRIMATE Invitaiile preimprimate conin elemente de baz utilizabile n majoritatea circumstanelor: numele gazdei i titlul, sau titlul fr nume i spaiul pentru a nscrie numele invitatului, motivul invitaiei, data, ora i locul, ca i meniunea R.S.V.P. cu numrul52

de telefon i fax. Dac invitaiile sunt utilizate n timpul unor vizite n strintate, e mai prudent ca aceste numere s nu fie imprimate.

RSPUNSUL TIPRIT Pentru evenimente importante sau excepionale, pregtite cu mult timp nainte, se poate recurge la rspunsul tiprit, furnizat invitailor mpreun cu un plic tiprit. n acest caz, invitaia se trimite cu cel puin patru sptmni nainte, pentru a putea primi rspunsurile. Aceast metod are avantajul de a atrage atenia invitailor asupra grijii cu care e organizat evenimentul, fcnd n acelai timp mai dificile renunrile, ntruct rspunsurile au fost date n scris.

GRAFICA Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare n slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. n primul rnd n ce privete textul, dimensiunea caracterelor pentru anumite cuvinte, spaiul ntre ele, dar i53

culoarea invitaiei i forma sa. Prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, siglelor ori a altui semn evocator al activitii anunate sau al statutului celui care invit are mare importan. Din punct de vedere estetic, ansamblul trebuie s exprime echilibrul ntre pri. Ca i pentru o carte, una din regulile grafice const n a nu utiliza dect un singur tip de caractere pentru aceeai invitaie, dar aceast constrngere nu reprezint un obstacol pentru un spirit inventiv. Resursele grafice contribuie n egal msur la rezolvarea problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti. Dimensiunea caracterelor utilizate va fi variabil pentru anumite cuvinte, ca i spaiul ntre rnduri ale textului. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu sau directoarea unui centru de primire vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul a crui gazd sun, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei nii. Exemplul invitaiei utilizate cu ocazia vizitei Sfiniei Sale, papa Ioan-Paul al II-lea la expoziia Le grand hritage la Muzeul din Qubec ilustreaz utilizarea graficii pentru a rezolva probleme de natur protocolar, politic i religioas:

Monseniorul Louis-Albert Vachon Arhiepiscop al Qubecului Primat al Canadei Preedinte al Adunrii Episcopilor din Qubec54

roag pe Domnul Louis Dussault s i fac onoarea de a veni la Muzeul Qubecului cu ocazia vizitei

Sfiniei Sale Papa Ioan-Paul al II-lea la expoziia Le Grand Hritage oferit de guvernul Qubecului ca omagiu adus bisericii sub naltul patronaj al Primului ministru Domnul Ren Lvesque luni 10 septembrie 1984 la ora 8

De

remarcat

c

dimensiunea

caracterelor

urmeaz

o

progresie logic a crei ordine este urmtoarea: - menionarea Sfiniei Sale se face cu caracterele cele mai mari, pe un rnd izolat, n mijlocul textului; - numele Monseniorului Vachon, gazda Sfiniei Sale n Qubec i numele Primului ministru al crui guvern oferea expoziia sunt de aceeai dimensiune, plasate unul la nceputul textului i cellalt la sfrit: dou locuri de onoare care aici au aceeai valoare; - al treilea ca importan, numele invitatului, care a fost imprimat i nu scris de mn, datorit caracterului absolut excepional al unei astfel de vizite, i pentru a constitui o55

amintire de valoare; - cel de-al patrulea caracter, cel mai mic, e consacrat textului n sine.

n ce privete tipul de carton, bristolul blanc cass este prin tradiie cel mai oficial i rmne cel mai utilizat. Exist ns o mare varietate de tipuri de carton de calitate care, fr a fi bristol, se nrudesc cu acesta. Sunt mai economice i au avantajul de a fi fabricate din materiale reciclate. Pentru litere, negrul este singura culoare admis. n acest domeniu, Statul, instituiile publice i marile ntreprinderi respect rigoarea caracteristic cercurilor oficiale. Directoarea unei companii de dans care face invitaii la o premier i poate permite o oarecare fantezie; chiar ne ateptm la asta, ca de altfel din partea majoritii instituiilor din domeniul culturii sau comunicaiilor. Plicul este dintr-o hrtie de calitate care se potrivete la culoare cu invitaia. Adresa scris de mn este cea mai apreciat, mai ales dac invitaia este nominal. Dactilografierea adresei a fost la nceput interzis; astzi, caracterele script i roman sunt admise. n schimb, scrierea adresei cu ajutorul ordinatorului sau pe etichete este considerat ca fiind cea mai proast soluie.

TERMENUL DE EXPEDIERE

56

Invitaia trimis cu mult timp nainte este un semn de atenie fa de invitai. Expediat n ultima clip d senzaia de improvizaie, fr a mai pune la socoteal faptul c personalitile a cror prezen este important risc s fie deja ocupate. O astfel de aciune, atunci cnd nu exist justificarea unei circumstane excepionale, prejudiciaz reputaia gazdei. Pentru o invitaie la mas e nevoie de un interval de cel puin dou, trei sptmni; o lun ar fi ideal. Pentru o recepie, cel puin zece zile, de preferin paisprezece. Dac punerea la punct a anumitor detalii - locul de exemplu - ntrzie expedierea, e foarte util s se recurg la fax pentru a anuna natura activitii, data i ora. Informaiile complementare vor figura n invitaia pe care o vor primi mai trziu viitorii oaspei.

RSPUNSUL LA O INVITAIE Dac pentru cel ce v invit este o onoare i o plcere s v aib drept oaspete, este important ca i dumneavoastr s fii la nlime, rspunznd invitaiei, fie c e vorba de un refuz sau de o acceptare. Pentru a nelege importana unui rspuns rapid trebuie s nu uitm ct de mare este efortul organizatorilor pentru a pregti o ceremonie, o recepie sau un dineu i ct de mult nevoie au s cunoasc gradul de interes pe care l suscit evenimentul - ceea ce se vede din rspunsurile primite.

57

Acest rspuns este imperativ pentru organizarea unei mese. ntr-adevr, aceasta este o activitate dintre cele mai complexe i costisitoare; privilegiul de care se bucur oaspetele i cere, n schimb, s fie la nlime, comunicnd dac va veni sau, dac nu poate participa, politicos este s se scuze nentrziat. Trebuie evitat impresia c ezitm sau c am neglijat s rspundem dintrun motiv obscur. n plus, ar fi contrar interesului persoanei invitate ca impoliteea s se adauge la impresia neplcut pe care o creeaz un rspuns negativ.

NLOCUIRILE La o ceremonie sau la o recepie nlocuirea unei persoane este acceptat. Dac nu putem asista nu va fi deci incorect s rspundem indicnd persoana care ne va reprezenta, cu excepia cazului n care invitaia e fcut din motive strict personale, de exemplu prietenia ntre dumneavoastr i scriitorul pentru care e organizat evenimentul. Dac este vorba de un dejun sau de o cin, nlocuirea nu este admis deoarece locul fiecruia e stabilit n funcie de rang, iar lista invitailor a fost alctuit n consecin. Bineneles, putem cere s fim nlocuii cnd avem o motivaie ntemeiat, dar nu trebuie s ne mirm dac vom fi refuzai. S lum de pild cazul unui dineu oferit n onoarea unui ministru japonez. Dac preedintele unei companii care are sau va

58

avea lucrri importante n acea ar nu poate veni la masa respectiv, la cere ar fi totui util pentru ntreprinderea sa s fie reprezentat, el poate solicita aceasta, explicnd care sunt motivele. E de neles c n sectorul particular aceste reguli sunt mai puin restrictive dect n cercurile guvernamentale sau diplomatice. Cu toate acestea, un nlocuitor nu va ocupa locul protocolar a invitatului cruia i se substituie, ci pe cel care i revine personal.

LISTA INVITAILOR Alegeri de fcut Stabilirea listei invitailor trebuie fcut la nceputul pregtirii evenimentului, cci alegerea poate s se dovedeasc mai grea dect pare la prima vedere. Pe ct este de uor s-i alegi invitaii n viaa personal, unde opiunea se bazeaz pe afiniti evidente, pe att poate fi de delicat aceast alegere n viaa public, deoarece e necesar s se in seama de mai multe realiti obiective inevitabile. Pericolele care-i pndesc pe organizatori merg de la omisiunea suprtoare a unei persoane de pe lista invitailor pn la obligaia jenant de a exclude o alta. Suntem flatai c am fost invitai la un dineu oficial? Vom fi vexai dac am fost exclui. ntmplrile din viaa public ne pot pune n

59

orice clip n pericol de a nu fi agreai. Este adesea cazul unui dineu unde locurile sunt numrate: dac e loc pentru opt, nu e obligatoriu loc i pentru nou, fie i din cauza dimensiunilor mesei i a rolului delicat de a-l plasa pe fiecare, conform rangului su. O recepie permite mai mult suplee: s adaugi civa invitai nseamn doar s-i lipseti de cteva locuri pe canapea pe cei dou sute, prezeni acolo. Mijlocul cel mai sigur de a nu-i oca pe cei exclui sau de a le calma indignarea printr-o explicaie obiectiv i incontestabil, indiferent dac e vorba de o ceremonie, o recepie sau o cin, este de a stabili anumite categorii i de a-i invita pe toi cei care fac parte din ele. Criteriile pot fi orict de diverse, cu condiia s aib toate legtur cu motivul evenimentului. Am vrea s invitm civa deputai, dar nu toat Adunarea Naional, nici tot Parlamentul federal? Trebuie trasat o linie. De exemplu, pentru un eveniment organizat de Administraia municipal din Montral ar fi normal s ne limitm la deputaii din provincii i la cei federali a cror circumscripie cuprinde teritoriul oraului. Un deputat din mprejurimi, care s-ar formaliza c nu a fost invitat, va accepta acest criteriu fr a fi vexateful de protocol nu va fi nevoit s blbie cteva scuze jalnice, s-i asume responsabilitatea erorii sau s ncerce s promit c va repara greeala cu prima ocazie. Se pune problema invitrii primarilor din regiunea metropolitan? i n acest caz dispunem de mai multe opiuni: cei care fac parte din Comunitatea urban i cei care alctuiesc

60

Conferina primarilor din suburbii sau doar membrii executivului celor dou organisme, care s-i reprezinte pe colegii lor. Se celebreaz cea de-a 350-a aniversare a oraului Montral? Primarul Qubecului va fi invitat, pentru c Champlain, fondatorul acestui ora ncercase nc din 1611 s nfiineze o colonie n insula Montral. Va trebui de asemenea s invitm civa reprezentani ai comunitilor religioase. Care? Superiorii locali ai comunitilor fondatoare ale Montralului i, bineneles, arhiepiscopul diocezei. Este de dorit prezena liderilor comunitilor etnice? Alegerea este extrem de dificil din mulimea de organisme de tot felul. Vom opta pentru membrii Comitetului relaiilor interculturale ale oraului. Este vorba de reprezentanii oamenilor de afaceri? Vor fi privilegiai membrii consiliului de administraie ai Camerei de comer din zona metropolitan a Montralului. Mediul internaional? Corpul consular reprezint o alegere potrivit; vor putea fi adugai conductorii organizaiilor internaionale care i au sediul n Montral - OACI, n primul rnd - membrii Consiliului relaiilor internaionale, cei de la Centrul internaional de conferine etc. Mediul artistic? Ne vom putea limita la deintorii Marelui Premiu al Montralului pentru literatur, la posesorii Premiului Qubec nscui n Montral sau domiciliai acolo, la laureaii concursului anual al Consiliului artelor din comunitatea urban etc. E nevoie de alte personaliti? Vor fi invitai cei care au fost desemnai Grands Montralais de la nfiinarea acestei

61

academii, n 1975, sau, dac trebuie s limitm numrul, doar cei din ultimul an.5

CRITERII OBIECTIVE n toate cazurile, referirea la o structur cunoscut este omniprezent, deoarece e criteriul cel mai sigur datorit cruia cei exclui nu vor avea sentimentul c sunt victimele unui gest arbitrar sau c sunt dezonorai. Ct despre gazd, faptul c a recurs la categorii precise i incontestabile, o va scuti de neplceri inutile. Criteriile pot s nu fie ns ntotdeauna att de clare. Alegerea invitailor fiind determinat de motivul evenimentului, nu este ntotdeauna posibil s desemnezi organisme sau grupri autorizate i perfect corespunztoare. De exemplu, pentru a primi pe membrii unei delegaii strine sau venite dinafar, vom putea face apel la omologii lor locali, invitndu-i sau nu pe superiorii lor ierarhici. La o manifestare internaional, va posibil s ne limitm la invitarea efilor de misiuni consulare ale rilor vizate sau a efului misiunii lor diplomatice de la Ottawa, fr a fi nevoii s extindem evenimentul la toi membrii corpului diplomatic i consular. Pentru cei care nu sunt invitai i care i pun ntrebri, rspunsul e gata pregtit, uor de spus i de acceptat.5 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere n afaceri,Bucureti, p. 76-90

62

Dac este bine s stabilim categorii conform crora vom face lista invitailor, e i mai important s le respectm. Dac trebuie s facem anumite derogri, atunci e important s identificm criteriul unic conform cruia cutare este invitat, dar nu i cutare altul care are acelai statut, pentru c altfel vom fi nevoii s reflectm serios i s lrgim lista la multe alte personaliti de acelai rang. La o cin n cinstea primarului Moscovei, ar fi corect s participe, pentru a reprezenta lumea afacerilor, reprezentanii ntreprinderilor care au efectuat de curnd o misiune comercial n capitala Rusiei, mai degrab dect consiliul de administraie al Camerei de comer, exceptndu-l poate pe preedinte. Aceasta este o ocazie deosebit n care trebuie invitai membrii Camerei de comer Rusia-Canada, dar poate c i n acest caz numrul de locuri disponibile ne va obliga s ne limitm la consiliul de administraie al acesteia.

DIVERSIFICAREA LISTEI La un dineu, ca de altfel la o recepie, conversaia - i nu meniul, cum am fi tentai s credem - domin evenimentul. Reuita sa ine deci att de diversitatea cercurilor reprezentate, ct i de afinitile existente sau poteniale ntre indivizii nii. Aceste caliti nu sunt neaprat prezente ntotdeauna la apel atunci cnd sunt invitate doar oficialiti. De aceea, poate fi

63

interesant s chemm i persoane capabile s adauge un element de eterogenitate, favorabil unei comunicri mai bune. Lucrul este cu att mai admisibil, cu ct, la o mas, sunt implicai n primul rnd invitaii ca persoane, spre deosebire de o ceremonie unde conteaz mai mult instituiile. Aceste persoane vor fi adeseori selectate dintre acelea care beneficiaz de o reputaie excelent n domeniul lor, fie c e vorba de art, sport, litere, afaceri sau nvmnt. Ele vor avea avantajul de a fi bine vzute i uor acceptate de ceilali invitai, care sunt obligai s fie acolo datorit caracterului oficiala al activitii. De obicei aceste persoane au primit deja o distincie din partea autoritilor, ceea ce permite organizatorilor s dispun de un criteriu care justific invitaia.

CONCEPEREA PLANULUI DE AEZARE LA MAS

Fcnd lista invitailor, vom avea n minte viitorul plan de aezare la mas i problemele de natur protocolar pe care le poate pune prezena unor anumii invitai. Dac exist muli invitai de onoare, va fi dificil s i se atribuie fiecruia locul cuvenit. Va fi poate chiar mai bine s nu fie invitate n acelai timp dou oficialiti de rang egal, dac nu poate fi asigurat un echilibru al consideraiei care trebuie s li se acorde. Gazda va evita astfel o situaie delicat pentru sine i dezagreabil pentru

64

personalitile care nu ar fi tratate cum se cuvine. n viaa particular, lipsit de multe din constrngerile vieii publice, ne putem permite s invitm pe cine vrem, amestecndui pe unii cu ceilali. Pentru ca un dineu s fie reuit, vom cuta s favorizm acel climat de armonie care trebuie s domneasc la mas evitnd s invitm persoane incompatibile, dar n acelai timp oferind invitailor notri ocazia s fac noi cunotine.

II. FACILITAREA PARTICIPRII INVITAILOR ntr-o activitate public, mai ales dac este vorba de o activitate oficial, invitaii doresc s adopte un comportament adecvat, s se conformeze ateptrilor. Pentru unii, aceasta va reprezenta o ocazie de a-i arta cunotinele, dar pentru muli alii frecventarea n mod excepional a unui astfel de mediu determin o atitudine rezervat. i, cu ct suntem mai timizi, cu att participarea noast va fi mai limitat. Aceasta nu este n interesul gazdei, care caut prin toate mijloacele s faciliteze contactul ntre oaspei i dorete ca fiecare element al evenimentului respectiv s favorizeze o comunicare decisiv n avantajul obiectivelor pe care le-a urmrit organizndu-l. Invitaii ncearc s descopere care ar fi comportamentul adecvat n situaia dat, motiv pentru care i vom surprinde adeseori ezitnd nainte de a adopta o atitudine. Pentru ca evenimentul s fie o reuit, iar oaspeii s fie receptivi la mesajul

65

care le este adresat, trebuie s li se uureze lucrurile prin adoptarea unei atitudini de coordonare a transportului lor, a sosirii i a participrii. O primire deosebit de atent nu este ntotdeauna posibil, de cele mai multe ori din lips de mijloace, dar vom avea grij s asigurm un serviciu minimal.

TRANSPORTUL I SOSIREA INVITAILOR O primire politicoas i eficace implic n primul rnd preocuparea invitailor. Cum se ajunge la locul prevzut? Asta e prima ntrebare pe care i-o pun toi invitaii nainte de a pleca. Iat de ce, cu excepia cazurilor cnd locurile sunt foarte bine cunoscute, - cum ar fi d pild stadioanele, bisericile, parlamentele sau primriile este bine ca invitaia s fie nsoit de o schem a itinerariului, care s cuprind puncte de reper uor de recunoscut, indicaii asupra zonelor de parcare disponibile sau desemnarea intrrii care trebuie utilizat. n faa intrrii principale spaiul trebuie s fie degajat; o dat cu invitaia va fi furnizat i un permis de staionare, dac accesul n parking e controlat. Parcarea e adesea departe: ar fi de dorit s fie plasate indicatoare de orientare sau chiar s se organizeze un serviciu de ordine pentru a facilita o circulaie rapid. Aceste precauii nu sunt toate absolut necesare; pentru condiiile care pot facilita deplasarea

66

ele depind de loc i de circumstane, respectiv de amploarea evenimentului. S ne reamintim c toi invitaii sunt convocai la aceeai or i c sosirea lor se face n mas, n interval de aproximativ douzeci de minute. Oamenilor nu le place n general s se remarce printr-o ntrziere, mai ales printr-una involuntar, datorat unei probleme de parcare. Cnd evenimentul are loc n sala unui vast edificiu, n hol, alturi de un afi care anun activitatea, se vor afla persoane care salut invitaii i apoi, printr-un gest, le arat direcia pe care trebuie s o urmeze. Dac e cazul, acestea vor rspunde la ntrebri de ordin practic: unde este telefonul? vestiarul? Persoanele care ndeplinesc acest serviciu nu trebuie s dea mna cu oaspeii; nu ele primesc. Sunt acolo pentru a facilita deplasarea invitailor i a da un prim indiciu de primire plin de atenie. Iat o funcie care poate fi ntotdeauna ncredinat unor benevoli. Dac locul este binecunoscut sau dac exist deja angajai de-ai casei afectai acestei sarcini, primirea invitailor de ctre gazde se va face oricum, mcar la intrarea n sala unde se desfoar evenimentele.

PREZENTRILE Foarte adesea, invitaii apreciaz activitatea sau evenimentul la care au fost chemai s participe, n funcie de cei pe care au

67

avut ocazia s-i ntlneasc, cu acel prilej. Au ntlnit persoane pe care nu le cunoteau pn atunci? Au putut s stea de vorb cu celebriti? Satisfacia lor va fi cu att mai mare cu ct se vor ntoarce acas mbogii cu noi prietenii, cu fructuoase relaii intelectuale sau de afaceri. Toate acestea au devenit posibile datorit unui intermediar al crui rol a fost de a stabili legtura ntre diferite persoane, de a permite s se ntmple ceva, devenind ulterior un instrument al destinului. Un factor esenial al reuitei n organizarea evenimentelor din viaa public, ct i a celor din viaa particular, const n a-i prezenta pe invitai, ajutndu-i astfel s se cunoasc unii pe alii. De acesta depinde nsi esena comunicrii care, altfel, s-ar desfura la ntmplare sau ar fi abandonat cu totul. Iniiativa de a face prezentrile este n primul rnd responsabilitatea gazdei, dar i a protocolului care trebuie s sprijine exercitarea acestor ndatoriri, mergnd pn la intervenia direct. eful de protocol este n acest caz reprezentantul gazdei, a crei aciune o continu.

GAZDA I INVITAII SI Dac activitatea se petrece ntr-un loc oficial sau dac reunete un mare numr de invitai, gazda, care se afl la intrarea n sal, va fi nsoit de un intermediar - director de protocol sau de relaii publice, un angajat al companiei sau un benevol - care cunoate bine lista persoanelor ateptate i care va face

68

prezentrile. Acionnd astfel, se evit situaia suprtoare n care gazda nu-i poate aminti numele unora dintre numeroii si invitai. n cazul unor evenimente deosebit de importante, se ntmpl ca fiecruia dintre participani s i se remit - o dat cu numrul mesei, dac este vorba de un dineu - un bilet pentru prezentare n care sunt nscrise numele i funcia sa. Dac lucrurile nu se petrec aa i intermediarul are un lapsus sau nu cunoate numele invitatului, nu va ezita s-l roage pe acesta s-i precizeze numele i funcia sau i va cere cartea de vizit pentru a face corect prezentrile. Crainicul, acest personaj impasibil care anun invitaii cu voce tare pe msur ce acetia sosesc, mai poate fi ntlnit i astzi n unele coluri ale lumii, dar a disprut aproape cu totul la noi. Cnd e vorba de o activitate care reunete un numr restrns de persoane, gazda i va primi invitaii la intrare, fr intermediar. S remarcm totui, c, n toate situaiile, primirea fcut de gazd este limitat n timp. Dup o vreme, atunci cnd majoritatea persoanelor au sosit, gazda va fi nlocuit la intrare de un membru al familiei, un colaborator apropiat - un ministru, dac primul ministru este cel care primete, sau un membru al Consiliului municipal dac gazda e primarul, dup cum vicepreedintele ntreprinderii l va nlocui pe preedinte, un director pe directorul general Gazda se va duce la invitaii si sau va ine

69

companie invitatului de onoare. Mai trziu, atunci cnd activitatea va fi n plin desfurare, se va pune capt primirii, iar la intrare nu va mai rmne dect intermediarul care i va conduce pe ntrziai la gazd pentru amabilitile de rigoare.

LINIA DE PRIMIRE Obiceiul de a primi invitaii individual este modul cel mai sigur de a personaliza primul contact. Gazda trebuie s se achite de aceast ndatorire, dar uneori este potrivit s fie nsoit de personaliti marcante, de colegi sau colaboratori cu un statut deosebit. Se formeaz atunci ceea ce se numete o linie de primire, stabilit conform ordinii ierarhice. Chiar dac aceasta este maniera cea mai potrivit, vom avea totui grij s nu o folosim n mod excesiv. Mai nti n ce privete numrul: dincolo de ase persoane prezentrile vor cere prea mult timp i litania numelor i strngerilor de mn risc s frizeze ridicolul Trebuie de asemenea s ne asigurm c importana evenimentului justific procedeul. El nu-i are rostul nainte de o ceremonie i nici atunci cnd invitaii sunt chemai pentru a ciocni un pahar de vin n cinstea cuiva, iar durata celebrrii nu depete patruzeci sau aizeci de minute. Nu este potrivit nici dac evenimentul se petrece n jurul orei 22, nici pentru recepia care urmeaz unei premiere; este deja trziu i invitailor le este sete Linia de primire are sens i este util cnd gazda i invitaii si trebuie s

70

petreac mult vreme mpreun, mai multe ore, de exemplu nainte de un dineu sau o serat care cuprinde un bufet, pentru c altfel ar exista o disproporie ntre timpul de ateptare i durata ntlnirii. Bineneles c lucrurile se vor petrece altfel dect este vorba de a prezenta felicitri sau condoleane, natura evenimentului impunnd atunci ca toate persoanele s se salute ntre ele. Pentru aceasta linia de primire este cel mai bun mijloc. Pentru a evita ca acest exerciiu s dureze prea mult, n cazul cnd exist deosebit de muli invitai, vom prefera s ne limitm la personaliti care, de la sosire, vor fi conduse ntr-un salon separat pentru prezentri, iar ceilali oaspei vor fi condui n alt direcie. Un semn fcut pe invitaie va permite identificarea invitailor speciali, la sosire. Aceast formul se aseamn cu cea care ne conduce la izolarea ctorva personaliti de la nceput, n timp ce majoritatea oaspeilor se adun ntr-o sal vecin.

PREZENTAREA INVITAILOR NTRE EI O dat primirea asigurat, problema prezentrilor rmne valabil. E de la sine neles c trebuie s li se nlesneasc invitailor posibilitatea de a face cunotin ntre ei, fapt de care gazdele se ocup pe tot parcursul recepiei, dar nu cu prioritate.71

ntr-adevr, gazda trebuie s se ocupe de toat lumea, dar mai ales de invitatul de onoare. n acest moment intervin direct colaboratorii apropiai, deoarece primirea oaspeilor i privete i pe ei. A FI CONCIS A permite unor oameni s se cunoasc este o sarcin nobil, o funcie direct i esenial pentru buna desfurare a unei activiti, fie ea oficial sau nu. Acest gest de apropiere intervine ca un moment cheie, marcnd nceputul unei ntruniri. Dar timpul prezentrilor este limitat. De aceea trebuie utilizat ct mai bine pentru a fi ct se poate de folositor comunicrii. Deoarece este vorba de facilitarea schimburilor de idei ntre persoanele prezente, vom prefera maniera care ne permite s facem acest lucru n mod eficace i rapid: un gest pentru a sparge gheaa trebuie s fie scurt Putem apela, uneori, la o veche uzan care const n a meniona alternativ numele i titlurile persoanelor. Domnule Primar, vi-l prezint pe domnul Robert Morrisette, preedintele companiei Centraide. Se repet apoi: Domnule Morissette sau domnule Preedinte, vi-l prezint pe domnul Primar sau pe domnul X, Primar al Montralului. Aceast regul, care este cteodat aplicat n cazul prezentrii oficiale a dou personaliti de rang egal - de exemplu doi efi de Stat sau doi ambasadori - se justific mai puin n alte ocazii i mai ales ntr-o epoc n care timpul e preios, iar

72

activitile vieii publice sunt decupate n minute i secunde. Acum este mai important s se realizeze un maxim de activiti ntr-un minim de timp i fcnd lucrurile bine. Nu mai este deci necesar s se repete titluri i nume inversnd subiecte i complimente. Obiectivul fiind de a spune cine e fiecare, n zilele noastre ne vom mulimi s spunem, de exemplu: Domnule Primar, vi-l prezint pe Domnul Robert Morissette, Preedintele companiei Centraide. Aceast formul poate fi, de asemenea, redus - e suficient s spunem: Domnule Morissette, vi-l prezint pe Domnul Primar. Nu trebuie s ezitm s modificm normele n msura n care se dovedete c e posibil s atingem totui obiectivul urmrit. Pentru a fi mai concii, ne vom limita la o prezentare de tipul: Domnule Morissette, preedintele societii Centraide fcnd un gest cu mna ctre domnul Morissette pe care l-am condus la primar. Fie pentru a accelera desfurarea lucrurilor, cnd persoanele pe care trebuie s le prezentm sunt numeroase i i ateapt rndul, fie pentru c un lapsus ne-a fcut s uitm numele persoanei, poate fi considerat corect s nu menionm dect titlul: Domnule Centraide. Menionarea numelui i a prenumelui rmne maniera cea mai adecvat de a proceda, fiecare fiind sensibil la aceasta. La reuniunile cu un mic numr de participani, mai ales dac primirea are loc acas, acest lucru este o obligativitate. Aceasta le va crea Primar, sau, vi-l i prezint mai pe Preedintele societii C entraide direct: Preedintele societii

73

o bun dispoziie oaspeilor i le va dovedi c suntei o gazd perfect. Totui, dac trebuie s alegem ntre a meniona titlul sau numele, vom prefera titlul dac este vorba de un eveniment oficial sau o ntlnire de afaceri. Invitaiile fiind fcute datorit funciei pe care persoanele respective o ocup n societate sau datorit profesiunii lor, simpla menionare a titlului este justificat: - reine atenia celor care ocup funcii analoge, mai ales dac particip invitai din strintate; - ofer invitailor posibilitatea de a alege mai uor persoanele cu care sunt interesai s poarte o discuie; - ajut la angajarea conversaiei, titlul fiind folositor n acest sens; - pornind de la titlul unei persoane, va fi mai uor i mai politicos s i se cear numele dect invers, pentru c e mai plcut cnd cineva se intereseaz de tine ca persoan i nu doar pentru funciile pe care le ocupi; - ar putea fi jenant s ntrebm care este titlul cuiva, mai ales cnd acesta ar fi trebuit s ne fie cunoscut, pentru c altfel sugerm c renumele su este relativ. n intimitate, titlurile conteaz mai puin. Oamenii se frecventeaz din motive personale, de aceea prezentrile se fac simplu spunnd: Doamn Lafleur, vi-l prezint pe domnul Lafortune adugnd cteva cuvinte pentru a le ajuta pe cele dou persoane s nceap conversaia: Fraoise tocmai s-a ntors din Italia, unde, dac-mi aduc bine aminte, ai fost i

74

dumneavoastr anul trecut sau Cred c suntei amndoi mari amatori de golf. Cu amnunte de acest tip, cele dou persoane care au fost prezentate una alteia pot s nceap o conversaie. Trebuie prezentat un cuplu? Exist dou posibiliti: Doamn Ministru, permitei-mi s v prezint pe Domnul Robert Morissette, preedintele societii Centraide i pe Doamna. Formula e valabil dac doamna e soia domnului i poart numele su. Dac doamna si-a pstrat numele, dac este doar partenera domnului sau l nsoete din ntmplare vom spune mai degrab: Doamn Ministru, vi-i prezint pe Domnul Robert Morissette, preedintele societii Centraide i pe Doamna Nicole Lindsay.6

ORDINEA PROTOCOLARA A PREZENTRILOR Normele cel mai frecvent utilizate impun ca persoana mai puin important s fie prezentat celeilalte: un subordonat va fi prezentat unui superior, cel mai tnr celui mai n vrst, localnicii vizitatorilor, prietenii intimi celor mai puin apropiai, iar oaspeii care sosesc vor fi prezentai celor care au venit deja. Aceste principii cere se ncrucieaz, trebuie s fie aplicate innd seama de fiecare situaie. Suveranul unei ri, preedintele, primul ministru sunt6 Dussault Louis, Protocol, instrument de comunicare, Ed. Galaxia, Bucureti, 1996, p.245152

75

personaliti de prim rang, de aceea nu e nevoie s fie prezentate. Viaa lor public le confer celebritate i, n orice caz, ei ar trebui s fie recunoscui n mod spontan de cei care nu beneficiaz de aceeai notorietate. Vom remarca faptul c este considerat n continuare politicos ca un dom s fie prezentat unei doamne, exceptnd cazurile cnd este vorba de o personalitate, de un ef de stat sau de guvern, un nalt demnitar al bisericii, un ministru, un ambasador, sau cel puin, de invitatul de onoare al evenimentului la care participm: Domnule Prim ministru, mi permitei s vi-o prezint pe Doamna Elisabeth Mathieu? Persoana care primete sau cea creia i suntem prezentai trebuie s ntind prima mna: politeea o oblig s procedeze astfel. Cu toate acestea, uzana, potrivit creia o femeie poate s aib iniiativa gestului fa de un brbat este nc n vigoare.

A SE PREZENTA SINGUR O gazd avizat ncearc ntotdeauna s se asigure c invitaii sunt prezentai unii altora, dar acetia trebuie s fac i ei un efort, fr a ezita s se prezinte singuri dac e nevoie, cel puin n virtutea regulii consacrate potrivit creia, cnd o persoan intr ntr-o ncpere e de datoria ei s se prezinte celor care sunt deja acolo. Pe de alt parte ar fi o dovad de

76

impolitee s dm impresia c ne plictisim la o recepie rmnnd ntr-un col, vistori i tcui. Nu depinde dect de noi s ne amestecm n mulime, s salutm persoanele pe care le cunoatem i s abordm altele noi. Nu comitem nici o greeal fcnd aceasta. Contactul ntre persoane rmne scopul principal a oricrei activiti sociale. Dac circumstanele nu neau permis s fim prezentai celorlali oaspei, vom face aceasta singuri. Este n primul rnd obligaia noastr ca reuniunea la care participm s fie reuit. Cum trebuie s procedm? Ne apropiem spunnd Bun ziua (sau Bun seara), cred c nu am fost prezentai?) i ntinznd domnul mna sau adugm m cnd numesc. ne Ne De spunem obicei prenumele i numele, nu doar prenumele i nu adugm doamna prezentm. interlocutorul rspunde prezentndu-se. Dac ni se pare util vom continua menionndu-ne titlul i astfel, conversaia ncepe. Pentru a fi concii ne mulumim s ntindem mna i s ne prezentm, aa cum se procedeaz pentru a saluta convivi cnd lum loc la mas. Formula Vreau s-l cunoti pe urmat de numele persoanei pe care dorim s o prezentm, n afar de faptul c e copiat din limba englez, e prea imperativ pentru a fi ntr-adevr o form de politee. Nu vom ezita s ne prezentm nici atunci cnd o persoan pare c a uitat cine suntem, menionndu-i prompt i clar prenumele i numele i, reamintindu-i, dac e nevoie, circumstanele ultimei ntlniri sau legturile pe care le avem cu

77

dnsa. Ajutnd-o astfel, vom evita eventualitatea suprtoare de a nu fi recunoscui nici dup cteva minute de conversaie i de a fi confruntai cu o situaie jenant, mai ales cnd sunt i alte persoane de fa.

PRIMIREA PERSONALITILOR Participarea unei personaliti de onoare la un eveniment cuprinde, n sine, un mesaj determinant. Dac lucrurile nu ar sta aa, ce alt motiv ne-ar fi putut determina, n majoritatea cazurilor, s facem numeroase demersuri, care cer uneori intervenia unor tere persoan