Proiect - Studiu de Reproiectare a Companiei Mercury360 Communications

Pagina 0

Tehnologia Informaiei

2010

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURETI

Facultatea de Cibernetic, Statistic i Informatic Economic

Masteranzi:

Iordache Cristina Elena uuianu Liviu

Niriteanu Mihai Pupzan Alina

Studiu de reproiectare a companiei

Mercury360 Communications

in vederea adoptrii telelucrului

Pagina 1

Cuprins:

1.Prezentarea societatii care face obiectul studiului de caz ...............................................................2

Istoria Mercury360 Communications .............................................................................. 3

2. Structura organizatorica (departamente, compartimente, servicii, birouri, posturi) si relatiile

ierarhice ...........................................................................................................................................4

Organigrama companiei ................................................................................................... 4

Conducerea societatii ....................................................................................................... 4

3. Structura functionala (legaturile functionale intre entitatile administrative, activitatile specifice

fiecarei entitati) .................................................................................................................................6

4.Structura informationala: principalele fluxuri informational-decizionale si fluxurile de

documente ...................................................................................................................................... 10

5. Identificarea activitatilor care pot fi trecute in regim de telelucru si implicatiile asupra fluxurilor

informationale (proiectarea intranetului din punct de vedere logic, functional) .............................. 14

6. Infrastructura TIC (proiectarea fizica a intranetului) ...................................................................... 16

7. Analiza SWOT a telelucrului in organizatia aleasa .......................................................................... 18

8.Graficul GANTT al activitatilor de implementare a proiectului de telelucru ..................................... 19

9. Concluzii ...................................................................................................................................... 21

Pagina 2

1.Prezentarea societatii care face obiectul studiului de caz

Mercury360 este una dintre cele mai mari agentii integrate de consultanta de marketing si

comunicare si cea mai performanta agentie independenta din Romania. Infiintata in 1993 si consacrata

sub numele de Mercury Promotions in 1998, Mercury360 are o experienta solida in derularea de proiecte

de comunicare integrate si specializate. Pe parcursul celor 16 ani de activitate, Mercury360 s-a dezvoltat

constant, ajungand in 2009 la 170 de angajati, un portofoliu de servicii in crestere si o cifra de afaceri de

18 milioane Euro. Din februarie 2008 agentia este reprezentant exclusiv al CPM International, lider

international in servicii de field marketing si sales development. In prezent, Mercury360 este dedicat unor

parteneriate cu o serie de companii importante precum Ursus Breweries, Coca-Cola, Nestle, Nestle

Professional, Western Union, LOreal, Dr. Oetker, SCA Hygene Products, Albalact, Muzeul Taranului

Roman, Uniunea Europeana, Vodafone, Tetra Pak, Radio Kiss FM etc. Pana acum, campaniile agentiei au

fost premiate la EpicaAwards (cu Argint si Bronz), AdOr (spotul anului si cel mai bun spot in categorie,

cel mai bun innovative media), AdPrint (Bronze Angel in categoria campanii sociale) si au ajuns in finala

la Golden Drum.

Parcursul agentiei a urmat constant o linie ascendenta, att in ceea ce priveste numarul clientilor,

diversitatea serviciilor oferite, acoperirea geografica (Mercury este o agentie cu o retea nationala si

capacitati de implementare de proiecte complexe din punctul de vedere al acoperirii geografice),

complexitatea proiectelor si veniturile incasate. Daca in primii ani din istoria agentiei proiectele se situau

in special in sfera Trade-marketing-ului (promotii, programe de merchandising, sampling) si a BTL

advertising-ului, ultimii ani au insemnat intregirea portofoliului Mercury cu servicii de publicitate

complexe, integrate, TTL (through the line) si distinctii importante pentru campaniile integrate realizate

de catre agentie.

In prezent, Mercury 360 Communications ofera servicii de Communication and brand

consultancy, TTL creative services, Direct marketing, Interactive, PR & Special Events, Promotions,

Production and Outsourcing Management, Field marketing activities. Din portofoliul de clienti ai agentiei

fac parte Coca-Cola, H&E Reinert, LOreal, Nestle, Nestle Purina Hungary, Peugeot, Reinert, Romstal,

Sony-Ericsson, Uniunea Europeana, Ursus Breweries, Vodafone, Western Union. Parteneriatele cu Coca-

Cola, Ursus Breweries si Nestle sunt deja de traditie pentru agentie, Mercury avnd o colaborare continua

cu cele trei mari companii in ultimii 7 ani.

Pagina 3

Istoria Mercury360 Communications

1993 Se infiinteaza Mercury - companie romaneasca

1995 Se realizeaza primul sampling door-to-door din Romania

1996 Primul program de vanzare si sampling in-store

1998 Din Mercury se desprind Mercury Promotions si Mercury Research

1999 Retea nationala 5 birouri regionale

2003 Infiintarea Departamentului de Consultanta pe proiecte UE si institutionale

echipa este completata de oameni cu experienta in comunicare integrata

2004 Peugeot, primul cont integrat

Mercury Promotions este finalista la Golden Drum, Portoroz

Argint la Epica

2005 campanie ATL pentru AdOr

Maggi cea mai vizibila campanile a anului

Mercury Promotions este prima agentie independenta si intre primele 6 agentii din Romnia in ceea ce priveste cifra de

afaceri

2006 Spotul anului si Cel mai bun spot in categoria Social la AdOr. Mercury Promotions este de doua ori pe shortlist la

Golden Drum

2007 Mercury Promotions se repozitioneaza sub denumirea de Mercury360 Communications

Cel mai bun innovative media la AdOr

2008 Mercury360 Communications castiga premiul Bronze Angel pentru Campania antifumat din Romania

Pagina 4

2. Structura organizatorica (departamente, compartimente, servicii,

birouri, posturi) si relatiile ierarhice

Organigrama companiei

Conducerea societatii

Compania este condusa de General Manager. Aceste este si persoana care a infiintat firma.

General Manager-ului ii raporteaza ceilalti manageri de departamente.

Resurse umane - departament condus de Ana Nic, HR Manager. Aceasta are in subordine 2

executanti

Financiar Departament condus de Bradut Stanciu. In aceste departament, are in subordine 5

executanti

Administrativ departament aflat in subordinea departamentului Financiar, condus fiind de

Mihaela Nica. Aceasta raporteaza direct lui Bradut Stanciu.

Field departament condus de Adrian Paculea. Acesta are in subordine, in acest departament, 15

oameni in sediul central si 25 de oameni in cele 6 sedii din tara.

Special Events departament subordonat departamentului Field. Este condus de Adrian Paculea

si are in componenta inca 3 persoane.

General Manager

Resurse Umane

Financiar

Administrativ

Productie

Field

Special Events

Merchandising IT PR

Consultanta

Creatie

Client Service

Pagina 5

Consultanta departament aflat in subordinea lui Florian Filat. Acesta are in subordine 7

executanti.

Client Service departament condus de Monica Tanasoiu. Aceasta are in subordine 30 de

persoane.

Productie departament condus de Lucian Constandache. Acesta are in subordine 5 persoane.

Merchandising departament condus de Cristina Parlitu. Aceasta are in subordine 5 persoane in

sediul central si inca 15 persoane la sediile din tara.

Creatie departament condus de Liviu Turcanu. Acesta are in subordine 30 de persoane.

PR departament condus de Irina Acostachioaiei. Aceasta are in subordine 2 persoane.

IT- departament condus de Florin Enciu. Acesta are in subordine 2 persoane.

Pagina 6

3. Structura functionala (legaturile functionale intre entitatile

administrative, activitatile specifice fiecarei entitati)

Departamentele Financiar, Resurse Umane si IT sunt departamente de suport. Acestea trebuie sa

ofere suport atat pentru oameniid in sediul central, dar si pentru cei din sediile din tara. Departamentele

celelalte sunt departamente foarte bine legate intre ele. Pentru castigarea diferitelor licitatii sau a clientilor

importanti sunt implicate foarte multe dintre ele, in cazuri exceptionale toate.

De exemplu, pentru castigarea unei licitatii pentru un client nou, este nevoie de o foarte buna

colaborare intre departamentele Client Service, Creatie, Special Events si Productie. Dupa castigarea

licitatiei, este nevoie de o foarte buna colaborare intre departamentele Field, Productie si Merchandising

pentru implementarea acestor promotii cu succes. La toate acestea este nevoie de o promovare in mass-

media cat mai buna realizata de departamentul PR. Departamentele de suport trebuie sa isi poata oferi

serviciile oricand in toata aceasta perioada

Activitatile specifice General Manager-ului:

- Reprezentarea actionarilor in cadrul firmei

- Validarea bugetelor fiecarui departament

- Controlul departamentelor prin coordonarea managerilor de departament

- Realizarea de rapoarte anule si prezentarea lor catre actionari, dar si catre angajati

- Negocierea contractelor la nivel inalt

- Aplicarea strategiilor si politicelor de dezvoltare ale companiei

- Crearea de obiective si directii pentru fiecare departament

- Aplicarea normelor imperative privind locul de munca

Activitatile specifice departamentului de Resurse Umane:

- Recrutarea de personal si realizarea unei baze de date cu cv-uri

- Gestionarea situatiilor privind situatia concediilor de odihna, medicale, fara plata

- Intocmirea si reactualizarea fiselor de post pentru angajati

- Realizarea fiselor de protectie a muncii

- Se ocupa de mentinerea documentatiei necesare a activitatii biroului, privind

salarizarea, asigurarile sociale, fluctuatia de personal, angajari, promovari, transferuri,

plecari din societate

Pagina 7

- Se ocupa de organizarea si desfasurarea teambuilding-urilor, alaturi de departamentul

Special Events

Activitatile specifice departamentului de Financiar:

- Creaza si administreaza bugetul pe intreaga companie, prin tinerea evidentei veniturilor

si cheltuielilor

- Realizarea situatiilor financiare anuale

- Se ocupa de plata salariilor

- Asigura desfasurarea actiunilor financiare ale companiei

- Verificarea incasarilor, provenienta si distribuirea acestora

- Ofera suport financiar angajatilor in cazul deplasarilor in interes de serviciu,

inregistrand si verificand decontarile efectuate.

Activitatile specifice departamentului Administrativ:

- Asigura necesarul din punct de vedere administrativ al companiei

- Se ocupa de negocierea contractelor de achizitii

- Se ocupa de mentenanta si evidenta flotei de masini

- Realizeaza rapoarte privind cheltuielile lunare, le centralizeaza si le trimite catre

directorul financiar (Bradut Stanciu)

- Se ocupa de depozitarea si mentinerea unei evidente a materialelor promotionale din

depozite

- Se ocupa de asigurarea protocolului, dar si de asigurarea curateniei in companie

Activitatile specifice departamentului Field:

- Realizarea de promotii in tara

- Creare documentatiei necesare pentru castigarea diferitelor licitatii

- Se ocupa de realizarea contractelor de colaborare pentru toate promotiile pe care le au

in desfasurare

- Negociaza contracte privind realizarea promotiilor

Activitatile specifice departamentului de Special Events:

- Alaturi de cei din Field, participa la realizarea evenimentelor special

- Negociaza contracte privind realizarea evenimentelor special

- Subcontracteaza terti pentru realizare evenimentelor special

- Se ocupa de inchirierea locatiilor unde vor avea loc evenimentele

Pagina 8

- Se ocupa de organizarea si desfasurarea teambuilding-urilor, alaturi de departamentul

de Resurse Umane

Activitatile specifice departamentului de Consultanta:

- Realizeaza documentatia necesara castigarii licitatiilor pe programele cu Fonduri

Europene

- Subcontracteaza experti pe diferite domenii, pentru diferite proiecte

Activitatile specifice departamentului Client Service:

- Crearea de prezentari si documentie necesare pentru castigarea licitatiilor de la clienti

- Mentinerea unei relatii cat mai bune cu actualii client

- Castigarea unor noi client

- Planificarea si organizarea diferitelor campanii publicitare

- Negocierea contractelor cu clientii

Activitatile specifice departamentului de Productie:

- Se ocupa de negocierea contractelor de achizitii de diferite material pentru campanile

puclicitare desfasurate de celelalte departamente: Client Service, Field, Consultanta,

Creatie.

- Se ocupa de realizarea de samplinguri si prezentarea lor catre client

- Tin legatura cu furnizorii de materiale publicitare

- Produc materialele promotionale cerute de departamentele de mai sus

Activitatile specifice departamentului Merchandising:

- Se ocupa de realizarea de promotii in tara prin supermarket-uri

- Se ocupa de realizarea contractelor de colaborare pentru toate promotiile pe care le au

in desfasurare

- Negociaza contracte privind realizarea promotiilor

Activitatile specifice departamentului de Creatie:

- Se ocupa de realizarea de concepte pentru diferite evenimente sau promotii

- Se ocupa de punerea in aplicatie a conceptelor acceptate de client

- Realizarea de prezentari in format audio, audio-video, vectorial etc.

- Pregatesc materialele pentru imprimerii si le trimit catre departamentul de Productie

Pagina 9

- Participa la diferite competitii nationale si internationale de arte

Activitatile specifice departamentului de PR:

- Se ocupa de realizarea si intretinerea site-ului de prezentare al firmei

- Se ocupa de promovarea in mass-media a evenimentelor organizate de companie

- Se asigura de cea mai mare penetrare a mass-mediei privind produsele si serviciile

companiei

- Anunta periodic angajatii privind evolutia companiei si imaginea acesteia in afara

Activitatile specifice departamentului de IT:

- Ofera suport tehnic pentru angajtii companiei atat din sediul central cat si din sediile

din tare

- Se ocupa de configurarea statiilor locale si a serverelor

- Se ocupa de achizitiile IT pentru intreaga companie si propune periodic imbunatiri din

acest punct de vedere

- Se ocupa de intretinerea retelei de calculatoare, retelei de telefoane si de intretinerea

imprimantelor din companie

Pagina 10

4.Structura informationala: principalele fluxuri informational-

decizionale si fluxurile de documente

Principalele fluxuri informationale din cadrul firmei, in care intra contact zilnic

departametele sunt :

General Manager:

- aproba bugetele anuale pe departamente

- Alege obiectivele generale si directiile pentru fiecare departament

- Primeste situatia proiectelor derulate pe fiecare departament

- Supervizeaza activitatea departamentelor

Resurse umane :

- Creaza, reactualizeaza si trimit catre General Manager fisele de post ale angajatilor

- Primeste si centralizeaza cererile de concediu, cererile medicale, invoiri si de demisie

- Trimite catre departamentul Financiar situatia zilelor lucrate in fiecare luna de catre personal in

vederea platirii salariului

- Trimite catre managerii de departamente cv-urile potentialilor angajati

- Facturile de decont si protocol le trimite catre departamentul Financiar

- Trimite anunturi interne cand sunt disponibile noi posture de angajare

- Cere feedback ul angajatilor inainte evaluarilor anuale

Financiar:

- plateste salariile angajatilor

- Primeste de la departamentul de Resurse Umane situatia zilelor lucrate in fiecare luna de catre

personal in vederea platirii salariului

- Trimite catre salariati situatia salariilor lunare

- Trimite trimestrial rapoarte cu situatia financiara a firmei catre General Manager

- Primeste si aproba facturile de decont

- Primeste facturile de achizitii din partea departamentelor si efectueaza platile

Administrativ:

Pagina 11

- se ocupa de primirea si realizarea achizitiilor necesare fiecarui departament

- Trimite catre Departamentul Financiar facturile de aprovizionare cu consumabilele

- Se ocupa de intretinerea flotei de masini a firmei

- Se ocupa de depozitarea si mentinerea unei evidente a materialelor promotionale din depozite

- Se ocupa de asigurarea protocolului, dar si de asigurarea curateniei in companie

Field, Special Events:

- primeste un caiet de sarcini din partea departamentului Client Service pentru licitatiile castigate si

se ocupa de implementarea proiectelor in tara

- Trimite catre departamentul Financiar, spre aprobare, cererile de achizitie ale diferitelor material

in vederea implementarii proiectelor

- Field-ul si Special Events participa impreuna la buna desfasurare si implementare a proiectelor

- Tine legatura cu departamentul de Creatie in vederea conceperii materialelor promotionale

- Tine legatura cu departamentul de Productie in vederea realizarii materialelor promotionale

- Raporteaza catre General Manager situatia proiectelor

- Trimite catre departamentul Administrativ cererile pentru achizitia consumabilelor

Consultanta :

- Trimite catre departamentul Financiar facturile de plata


- Trimite catre Resurse Umane lista posturilor disponibile




Client Service :

- Tine legatura cu departamentul de Creatie in vedere pregatirii prezentarilor pentru fiecare licitatie




Pagina 12





Productie :

- Realizeaza materiale promotionale pentru implementarea proiectelor, la cererea celorlalte

departamente

- Tine legatura cu departamentul de Creatie in vederea creerii materialelor promotionale

- Trimite catre departamentul Financiar, spre aprobare, cererile de achizitie ale diferitelor

materiale in vederea implementarii proiectelor





Merchandising :

- Se ocupa de implementarea proiectelor in supermarketuri, in paralel cu Field-ul








Creatie:

- Tine legatura cu departamentul de Productie pentru realizarea materialelor promotionale



Pagina 13

- Tine legatura cu departamentele de Consultanta, Client Service, Field in vederea conceperii

materialelor promotionale




PR :

- Efectueaza si trimite rapoarte despre evolutia firmei



IT:

- Ofera suport tehnic tuturor departamentelor din cadrul companiei



- Se va ocupa de upload-area si actualizarea informatiilor pen aplicatia web

- Primeste cererile de creare a conturile de acces la reteaua locala pentru toti angajatii

- Creaza si trimite conturile de acces la reteaua locala pentru toti angajatii

- Configureaza serverele si conturile de VPN pentru fiecare utilizator

Pagina 14

5. Identificarea activitatilor care pot fi trecute in regim de telelucru

si implicatiile asupra fluxurilor informationale (proiectarea

intranetului din punct de vedere logic, functional)

Compania Mercury 360 Communications isi largeste pe zi ce trece portofoliul de clienti,

astfel creindu-se necesitatea pentru angajarea unor noi resurse umane. Pentru a economisi timpul

angajatilor deja existenti si reducerea costurilor prin evitarea maririi si intretinerii sediului de

activitate, managementul analizeaza activitatile care pot fi trecute cu succes in telelucru.

Criteriile pentru a dezvolta un sistem de telelucru sunt:

I. Acces la informatie

II. Control

III. Comunicare

Pentru urmarirea acestor criterii au fost stabilite trecerea in telelucru a urmatoarelor activitati

a. Deschiderea de teleconferinte prin CISCO IP Communicator

b. Deschiderea de conferinte web utilizand Oracle Colaboration Suite

c. Logarea la sistemul securizat utilizand CISCO VPN

d. Logare la mail si la messengerul intern din afara retelei firmei

e. Acces remote la baza de date interna (sistem files online)

f. Acces la aplicatilie interne pentru desfasurarea activitatii

g. Raportarea logarii in retea pentru verificarea punctualitatii

In vederea realizarii trecerii acestor activitati in telelucru au fost stabiliti urmatorii

pasi:

1. Analiza activitatii - proces in cadrul caruia se vor identifica procesele efectuate periodic

de catre angajati, a caror eficienta poate fi crescuta prin implementarea lor in regim de

telelucru. De asemenea, aici vor fi centralizate cerintele fiecaror departamente privind

viitoarele documente care vor fi postate pe Intranet.

Pagina 15

2. Proiectarea aplicatiei in acest proces vor fi proiectate atat interfeta Web cat si a

aplicatia VPN. Prin aceste aplicatii, anagajatul are acces nerestrictionat de locatie la resursele

companiei cu posibilitatea actualizarii lor in timp real.

3. Marketing acest proces va fi unul intern si va avea ca scop informarea si promovarea

in randul angajatilor a noilor tehnologii adoptate

4. Achizitii in acest proces sunt incluse atat achizitiile hardware cat si cele software,

reprezentand mijloacele tehnice necesare pentru utilizarea intranetului si ale telelucrului la

capacitate maxima. Achizitiile urmaresc satisfacerea necesitatilor fiecarui angajat si

mobilitatea de care acesta are nevoie.

5. Testarea - in acest proces se vor alege reprezentanti din fiecare departament pentru a

testa cerintele specifice fiecarui post

6. Implementarea aplicatiei - in acest proces se va realiza implementarea aplicatiilor

propriu-zise. Aceasta va fi realizata de departamentul de IT. Aici se vor configura atata din

punct de vedere hardware cat si software statiile de lucru acle angajatilor, precum si crearea

conturilor de acces.

7. Training-ul - va fi realizat de catre angajati desemnati si care au fost implicati in

procesele de Analiza, Proiectare si Testare a aplicatiei.

Activitati ce pot fi trecute in sistem de telelucru:

- Intalniri periodice care aveau loc la sediul central, se vor inlocui acum cu teleconferinte care vor

pute fi realizate simultan din toate sediile din tara

- Informatii precum Proceduri interne, Lista posturilor vacante, documentatii necesare pentru

fiecare departament vor fi disponibile pe Intranet si accesate remote cu ajutorul clientului de VPN

- PR-ul va posta anunturi periodice pe Intranet privind evolutia companiei si imaginea sa

- Cu ajutorul clientului VPN se vor putea accesa oricand, de oriunde, in mod securizat, toate

aplicatiile interne si documentele la care ar trebui sa aiba acces o persoana in mod normal

Pagina 16

6. Infrastructura TIC (proiectarea fizica a intranetului)

Compania Mercury360 Communications dispune de urmatoarea infrastructura TIC la momentul

actual:

Server e-mail Exchange 2003: HP ProLiant DL580 G5 ( Procesor: Intel Xeon 7400, RAM:

32 GB DDR2 667 MHz, HDD 16x74 GB SCSI 10000rpm, OS: Windows Server 2003 + SP2 )

File Server : HP ProLiant DL445 G5 Server series (Procesor: Intel Xeon 6600, RAM: 4 GB

DDR2 667 MHz, HDD 64x74 SCSI GB 10000rpm, OS: Windows Server 2003 + SP2)

Primary domain controller si Backup domain controller - HP ProLiant DL445 G5 Server

series (Procesor: Intel Xeon 6600, RAM: 2 GB DDR2 667 MHz, HDD 2x74 GB 10000rpm,

OS: Windows Server 2003 + SP2)

PC-uri: 120 buc. model HP DC7900 (Procesor: Intel Core2 Duo 2.8 GHz, RAM: 2 GB DDR2

667 MHz, HDD 80 GB, OS: Windows XP + SP3 )

Laptop-uri: 33 laptop-uri buc. model Lenovo Thinkpad T500 Procesor: (Intel Core2 Duo 2.4

GHz, RAM: 2 GB DDR3 1067MHz, HDD 120 GB, OS: Windows XP + SP3 )

4 Switch-uri de interconectare

In vederea implementarii telelucrului, compania BNT va achizitiona urmatoarele echipamente:

Server VPN : HP ProLiant DL445 G5 Server series (Procesor: Intel Xeon 6600, RAM: 4 GB

DDR2 667 MHz, HDD 2x74 GB SCSI 10000rpm, OS: Windows Server 2003 + SP2)

Server web : HP ProLiant DL445 G5 Server series (Procesor: Intel Xeon 6600, RAM: 2 GB

DDR2 667 MHz, HDD 2x74 GB SCSI 10000rpm, OS: Windows Server 2003 + SP2)

15 laptop-uri model Lenovo Thinkpad T500 Procesor: (Intel Core2 Duo 2.4 GHz, RAM: 2 GB

DDR3 1067MHz, HDD 120 GB, OS: Windows XP + SP3 )pentru angajatii care vor lucra din

afara firmei.

Licentele pentru produsul de VPN

Pentru accesarea securizata a intranet-ului si facilitarea lucrului de la distanta se vor lua

urmatoarele masuri:

Implementarea tehnologiei VPN

Tehnologia VPN se va baza pe folosirea de token-uri

Pagina 17

De asemenea, pe toate laptopurile din cadrul firmei, informatiile vor fi criptate cu ajutorul unui

client de criptare. Astfel se vor evita eventualele sucrgeri de informatii in afara firmei.

Pentru managerii de departament si pentru cei de proiecte, se vor achizitiona si configura

telefoane BlackBerry Bold 9000, ideale pentru verificarea email-urilor de oriunde.

In implementarea solutiei de Intranet s-a tinut cont de:

Directiile viitoare de dezvoltare ale companiei

Infrastructura hardware a companiei

Cerintele tuturor departamentelor si modul ce comunicare dintre ele

Controlul accesului remote la informatiile de pe reteaua interna

Depistarea si prevenirea tentativelor de acces neautorizat din exteriorul companiei la resursele

interne

Configurarea conexiunilor securizate prin retele VPN atat intre sediile companiei de pe tot

parcursul tarii, cat si a clientului de VPN pe laptopuri cu scopul accesarii in mod securizat a

informatiilor interne ale companiei de oriunde

Pagina 18

7. Analiza SWOT a telelucrului in organizatia aleasa

Strengths

Reducerea costurilor cu intretinerea birourilor

Posibilitatea angajarii / pastrarii angajatilor cu

handicap locomotor

Reducerea costurilor cu deplasarea angajatilor

(decontarea combustibilului)

Scaderea redundantei retelei

Productivitate mai mare, printr-un acces

mai bun la informatie

Reducerea efortului de impartire a informatiei

O imbunatatire a securitatii si confidentialitatii

in activitate

Actualizarea informatiei in timp real

Acces rapid la informatii indiferent de locatia

geografica

Imbunatatirea mediului de lucru pentru angajati

Weaknesses

Scaderea calitatii de munca in echipa

Izolarea si ruperea de mediul social al

intreprinderii

Reticenta unui numar de angajati fata

de acest mod de lucru

Diminuarea controlului asupra

angajatilor

Program neregulat de munca

Diminuarea delimitarii intre viata de

familie si munca

Lipsa controlului asupra informatiilor

puse la dispozitie angajatilor

Opportunities

Reducerea costurilor cu instruirea angajatilor

prin e-Learning si Teleworking

Exitinderea posibilitatii de recrutare din alte

zone geografice

Posibilitatea colaborarii eficiente intre angajati

din sedii (tari) diferite

Posibilitatea femeilor aflate in concediu

postnatal sa reia mai repede o parte din

activitate

Munca din concediu in caz de urgenta

Evitarea de deschidere de noi sedii pe termen

lung

Threats

Depententa de mijloacele tehnologice

pentru desfasurarea activitatii

Imposibilitatea accesarii documentelor

in lipsa conexiunii la Internet

Aparitia plafonarii profesionale in lipsa

unui mediu de concurenta

Obtinerea informatiilor confidentiale

de catre concurenta

Pagina 19

8.Graficul GANTT al activitatilor de implementare a proiectului de telelucru

Atat Graficul Gantt, cat si WBS-ul sun atasate separat, in e-mail, pentru o calitate superioara.

Pagina 20

Pagina 21

9. Concluzii Implementarea unui sistem de lucru, care sa contina si componenta de telelucru a devenit din ce

in ce mai raspanditi in cadrul companiilor. Cu cat informatiile sunt centralizate si puse la dispozitie mai

bine catre angajati, coroborate cu oferirea de acces securizat de oriund, cu atat toti angajtii vor evolua mai

repede si mai bine si, in acelasi timp, si compania castiga direct proportional.

Odata cu implementarea acestor tehnologii, vor aparea atat avantaje cat si dezavantaje.

Astfel, unele dintre dezavantaje ar fi:

Legatura directa management-angajat este mai greu de realizat - Daca pana acum

angajatul era periodic controlat si coordonat, folosind un sistem de intranet acest lucru va fi greu de

realizat. Angajatii nu vor mai fii obligati sa vina la sediul de munca si sa stea un numar de ore, fie ca au

sau nu de lucru, fie ca dau sau nu randament ci sa termine o anumita sarcina intr-un anumit interval de

timp ( impartirea lucrului pe ore si-l va face fiecare angajat in parte ). Astfel, angajatorul nu va controla

direct activitatea angajatului si rezultatul acestuia.

Imposibilitatea de accesare a informatiei Sistemul Intranet este dependent de o

conexiune la Internet, aparatura hardware, baza de date creata. Angajatul nu va avea acces la informatii

daca nu are conexiune la Internet, calculatorul nu functioneaza sau exista o problema cu serverele.

Vulnerabilitatea securitatii informatiei Sistemul de securitate trebuie sa fie foarte bine

implementat si reactualizat pentru ca exista amenintarea pierderii de informatii confidentiale. Pentru

aceasta componenta se vor face investitii suplimentare si, astfel vor aparea costuri suplimentare.

Imposibilitatea creeri unor colective unite Nu se mai pot crea echipe de lucru la sediul

companie. Aceasta lipsa a interactiunii directe va duce la scaderea inovatiei si motivatiei data de

competivitatea dintre colegi. Exista insa posibilitatea de creere de grupuri de Intranet si aici putem da ca

exempul grupurile de discutii, camerele de chat, conferintele audio-video.

De asemenea, avantajele principale ar fi :

Cresterea productivitatii Desfasurarea activitatii angajatului la domiciliu ii confera

acestuia libertatea sa lucreze intr-o maniera care va corespunde cel mai bine pesonalitatii lui, astfel putem

spune ca telelucrul este o modalitate inovatoare de a creste productivitatea companiei. De exemplu, viata

de familie poate fi administrata mult mai usor de acasa,

Pagina 22

Reducerea cheltuielilor - Vor fi reduse sau eliminate cheltuieli astfel:

trainingurile efectuate angajatilor pot fi inlocuite cu e-Learning si Teleworking

inchirierea spatiilor de lucru necesare poate fi redusa

chelcuielile pentru transport sau decontul transportului poate fi redus

cheltuielile cu consumabile si catering nu vor mai fi necesare

Impact social Impactul social consta in angajarea persoanelor cu dizabilitati pentru care

munca efectuata la domiciliu reprezinta o oportunitate de realizare. De asemenea, femeile aflate in

concediul pre sau post-natal vor putea deveni partial active mult mai repede.

Ocrotirea naturii Lucrul la distanta numai necesita deplasarea obligatorie la sediu,

astfel reducerea traficului inseamna o reducere a emisiilor generate de consumul de combustibil.

Metode de comunicare mult mai rapide - Crearea grupurilor de Intranet si aici putem de

ca exempul grupurile de discutii, camerele de chat, conferintele audio-video confera angajatilor o

comunicare rapida, constanta si comoda. De asemenea, aceste medote de comunicare duc la reduceri de

consturi prin evitarea folosirii abonamentelor de telefonie.

Acces rapid la informatii - Sistemul Intranet va oferi angajatilor posibilitatea de accesare

rapida a informatiilor de cate ori este nevoie, cand este nevoie, fie ca eeste vorba de documente personale,

proceduri si standarde sau materiale de training. Centralizarea procedurilor din toate departamentele,

precum si a documentatiilor necesare fiecarei persoane, direct pe Intranet, va duce la reducerea timpului

pierdut in cautarea acestor informatii si, astfel, de costurilor.

Dezvoltare teritoriala - Folosind acest sistem angajarile nu vor mai depinde de locatia in

care se afla persoana, astfel se pot face angajari pe intreg teritoriul tarii, deci dezvoltarea teritoriala nu va

avea loc prin construirea o noi sedii ci prin conectarea persoanelor la retea.

Proiect - Studiu de Reproiectare a Companiei Mercury360 Communications

Documents

Transcript of Proiect - Studiu de Reproiectare a Companiei Mercury360 Communications