PROIECT SIPOCA 696 ” Îmbunătățirea procesului de...

PROIECT SIPOCA 696 ” Îmbunătățirea procesului de reglementare în domeniul

transplantului” SMIS 129166

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020

www.poca.ro

APROB,

ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

SECRETAR GENERAL ADJUNCT

CODRIN DORU LUNGU

Nr.

CAIET DE SARCINI PENTRU ACHIZIȚIA DE

SERVICII INFORMARE ȘI PUBLICITATE, ORGANIZARE CONFERINTĂ, ORGANIZARE

EVENIMENTE ACTIVITĂȚI

În cadrul proiectului SIPOCA 696 ”Îmbunătățirea procesului de reglementare în

domeniul transplantului” SMIS129166

Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze servicii de informare și publicitate, organizare conferințe și evenimente în cadrul activităților în cadrul cărora se vor desfășura întâlniri de consens, între grupurile de lucru, pentru definirea obiectivelor din proiect, sesiuni de instruire și conferințe de diseminare a rezultatelor din cadrul proiectului. De asemenea, la sfârșitul proiectului va fi organizată o conferință de închidere proiect în care vor fi prezentate rezultatele. I. TIPUL ACHIZIȚIEI : procedură proprie – Anexa 2

II. OBIECTUL ACHIZIȚIEI:

II.1 Achiziționarea următoarelor materiale de informare și publicitate:

1.000 de broşuri cu informaţii privind finanţatorul, scopul, obiectivele, activităţile şi rezultatele estimate ale proiectului;

1.000 de flyere cu informaţii privind proiectul; 100 de afişe, având dimensiune de minim A3, care va cuprinde următoarele

informații referitoare la proiect: titlu, denumire beneficiar și parteneri, scop, data de începere, perioada de implementare, valoarea totală (defalcată în contribuție UE și națională);

10 bannere; 10 roll-up-uri de promovare a proiectului; 1.000 de mape; materiale promoţionale inscripţionate:

- 1.000 de pixuri; - 1.000 de agende; - 1.000 memory stick;




www.poca.ro

- 200 baterii externe; -

II.2 Achiziționarea de servicii de organizare conferințe și evenimente în cadrul

proiectului după cum urmează:

1. Organizare conferință prezentare proiect cu durata de 1 zi la care vor participa un

număr de 75 persoane;

2. Organizarea a 3 întâlniri de tip workshop cu durata de o zi la care participă un număr

de 50 persoane/întâlnire;

3. Organizarea unei vizite de studiu într-un centru european pentru o durată de 5 zile

cu participarea unui număr de 17 persoane;

4. Organizarea unui seminar pentru prezentarea rezultatelor de etapă cu durata de 1

zi la care vor participa un număr de 50 de persoane;

5. Organizarea a 6 workshop-uri regionale cu participarea unui număr de 80

specialiști/workshop și o durată de 2 zile;

6. Organizarea a 2 workshop-uri cu participarea unui număr de 30 persoane/workshop;

7. Organizarea unui număr de 5 întâlniri de consens cu participarea unui număr de 60

de persoane/întâlnire;

8. Organizarea a 5 sesiuni de consultare cu participarea unui număr de 20

persoane/sesiune cu durata de 1 zi;

9. Organizarea unei sesiuni de instruire cu durata de 2 zile pentru un număr de 55

persoane;

10. Organizare conferință închidere proiect cu durata de 1 zi la care vor participa un


III SPECIFICAȚII TEHNICE:

III.1 Specificațiile tehnice pentru materialele de informare și publicitate:

Acțiunile vor consta, fără a se limita la concept, design, realizare, distribuție materiale

promoționale și de instruire (broșuri, afișe, mape etc.).

Se vor avea în vedere următoarele aspecte:

- Aspect - Grafică - Mesajul transmis - Culori utilizate - Originalitate.

Notă:

Furnizorul va prezenta propunerile sale şi va pune la dispoziția Autorităţii Contractante mostre pentru produsele descrise la pct.II, cu minim 5 zile lucrătoare înainte de începerea producției, propuneri care vor fi analizate în funcție de




www.poca.ro

calitatea execuției și concordanța cu obiectivele de promovare ale proiectului și de impactul asupra publicului țintă.

Pe materialele elaborate în cadrul proiectului se vor include elementele obligatorii de identitate vizuală conform manualului de identitate vizuală;

Toate materialele elaborate vor fi avizate de către Autoritatea Contractantă.

Produsele finite nu vor fi acceptate în condițiile în care nu sunt îndeplinite absolut toate cerințele menționate la descrierea detaliată a fiecărui produs/serviciu în parte sau dacă nu corespund întru totul cerințelor din Manualul de Identitate Vizuală a Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020 și în cazul în care nu prezintă același nivel de calitate cu mostrele acceptate de Autoritatea Contractantă.

1. Broşură

Specificații tehnice/ Criterii de acceptanță:

- tiraj: 1000 exemplare; - dimensiuni: format A4 (210 x 297 mm); - număr de pagini: 10 file inclusiv copertă; - suport pentru copertă: hârtie lucioasă 120 g/mp; - suport pentru interior: hârtie lucioasă 120 g/mp; - culori: policromie față/verso (4+4); - finisare: capsare; - distribuție la Ministerul Sănătății

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de broşură cu informaţii privind finanţatorul, scopul, obiectivele, activităţile şi rezultatele estimate ale proiectului.

Pe coperta broșurii vor apărea sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA și a Instrumentelor Structurale, conform regulilor din Manualul de Identitate Vizuală.

Pe ultima copertă se va plasa o casetă tehnică ce va conține următoarele elemente: titlul proiectului, editorul materialului, data publicării, textul “Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României”

Textul “Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European” va fi plasat deasupra casetei tehnice pe ultima copertă.

Datele de contact al Ministerului Sănătății vor fi incluse în partea de sus a ultimei coperte.

Pe copertă se va insera și textul “Material gratuit”.

Concepţia şi execuţia grafică vor respecta Manualul de Identitate Vizuală a Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020.




www.poca.ro

2. Flyer

Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanţă:

- tiraj: 1000 exemplare; - format: 21 cm x 10 cm, tip vedere sau portret; - suport: hârtie lucioasă de 120 g/mp; - culoare: policromie față/verso; - distribuție la Ministerul Sănătăţii

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de flyer cu informaţii privind acest proiect.


3. Afiș A3


- tiraj: 100 exemplare; - format: 460 x 680 mm ; - suport: hârtie lucioasă de 130 g/mp; - culoare: policromie faţă; - distribuție la Ministerul Sănătăţii.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de afiş cu următoarele informații referitoare la acest proiect: titlu, denumire beneficiar, scop, data de începere, perioada de implementare, valoarea totală (defalcată în contribuție UE și națională).

Afişul va sublinia mesajul care trebuie transmis şi va conţine ca elemente de identitate sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA şi a Instrumentelor Structurale împreună cu textul “Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European”.


4. Banner

Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta:

- tiraj: 10 exemplare; - dimensiuni: 2,5 m x 1 m pentru interior,




www.poca.ro

- expunere: orizontal - suport: frontlit-poliplan 340g/mp - culoare: policromie faţă - distribuție la Ministerul Sănătăţii şi Academia Română, direcţiile de sănătate publică

judeţene şi a Municipiului Bucureşti, unităţile de asistenţă tehnică şi management al programelor de sănătate; cantităţile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinaţie finală în parte vor fi stabilite de Ministerul Sănătăţii.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de banner cu următoarele elemente obligatorii: titlu programului operaţional şi al proiectului, sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA şi a Instrumentelor Structurale.


5. Roll-Up


- tiraj: 10 exemplare - dimensiune grafică: 80 x 200 cm; - print policromie full color, calitate fotografică, material frontlit indoor - sistem retractabil din aluminiu - picioare din aluminiu - bară de susținere a printului formată din 3 părți - geantă de transport - distribuție la Ministerul Sănătăţii - garanţie: minim 1 an – furnizorul va utiliza materiale necesare şi ambalarea

corespunzătoare pe perioadele transportului, pentru a asigura integritatea fizică a produselor pe toată perioada de desfăşurare a proiectului. În cazul deteriorarii produsului în perioada de implementare a proiectului, acesta va fi înlocuit cu unul nou;

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de roll-up cu următoarele elemente

obligatorii: titlu programului operaţional şi al proiectului, sigla UE, a Guvernului

României, sigla POCA şi a Instrumentelor Structurale.


6. Mapă




www.poca.ro


- tiraj: 1000 exemplare; - dimensiuni: A4 (210 x 297 mm); - culori: policromie; - suport: carton lucios 300g/mp; - cu buzunar din ştanţă; - distribuție la Ministerul Sănătăţii.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de mapă cu informații privind finanțatorul, scopul, obiectivele, activitățile şi rezultatele estimate ale proiectului.

Pe coperta broșurii vor apărea sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA și a Instrumentelor Structurale, conform regulilor din Manualul de Identitate Vizuală.

Pe ultima copertă se va plasa o casetă tehnică ce va conține următoarele elemente: titlul proiectului, editorul materialului, data publicării, textul “Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.”

Textul “Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European” va fi plasat deasupra casetei tehnice pe ultima copertă.

Datele de contact al Ministerului Sănătății vor fi incluse în partea de sus a ultimei coperte.

Pe copertă se va insera și textul “Material gratuit”.


7. Pix

Specificații tehnice/ Criterii de acceptanță:

- nr. bucăți: 1000 - culoare: lila - personalizare policromie, 2 poziții - material: metal - distribuție la Ministerul Sănătății.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de pix care să aibă cel puțin

următoarele elemente: cu sigla Uniunii Europene, denumirea fără abreviere și sigla

UE, a Guvernului României, sigla POCA și a Instrumentelor Structurale.




www.poca.ro


8. Agenda


- nr. bucăți: 1000 - format 145x205 mm, nedatată - culoare: lila - interior minim 100 file - coperta policromie fața personalizată cu elementele obligatorii de identitate vizuală

POCA și ale proiectului, - carton 300 gr/mp - distribuție la Ministerul Sănătății

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de pix care să aibă cel puțin

următoarele elemente: sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA și a

Instrumentelor Structurale.

Concepţia şi execuţia grafică vor respecta Manualul de Identitate Vizuală a

Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020.

9. Memory Stick


- nr. bucăți: 1000 - personalizare policromie, 2 poziții - culoare: lila - capacitate: 32 GB; - interfață: minim USB 2.0 - distribuție la Ministerul Sănătăţii.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de memory stick care să aibă cel

puțin următoarele elemente: sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA și a

Instrumentelor Structurale.





www.poca.ro

10. Baterii externe


- nr. bucăți: 200 - conectivitate: MicroUSB; - personalizare policromie - culoare: lila - capacitate: 20000 mAh; - număr porturi: 2 - afișaj: digital; - distribuție la Ministerul Sănătăţii.

Notă:

Furnizorul va prezenta două propuneri creative de memory stick care să aibă cel puțin următoarele elemente sigla UE, a Guvernului României, sigla POCA și a Instrumentelor Structurale.


III. 2 Specificațiile tehnice pentru organizarea de conferințe și evenimente

2.1. Organizare conferință prezentare proiect cu durata de 1 zi la care vor participa

un număr de 75 persoane;

Prestatorul va asigura o sală pentru conferință, după cum urmează:

- să fie într-o locație (hotel cu regim de 3*) situată în orașul București, la o distanță

de maxim 1 km de sediul Ministerului Sănătății, str. Cristian Popișteanu nr. 1-3,

sector 1, cu acces facil pentru participanți, la mijloace de transport în comun și/sau

metrou;

- să fie prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a reuniunii:

mobilier (masă pentru prezidiu cu 3 – 5 scaune pentru conferinţă, călăreți pentru

nume pentru participanții de la prezidiu, pupitru pentru vorbitori), iluminare

corespunzătoare, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), căldură,

echipamente audio-video (ecran, video-proiector, instalaţie sonorizare, microfoane

fixe la prezidiu – minim unul la două persoane şi 2 microfoane mobile, personal

tehnic);

- minim două aranjamente florale în sala de conferință;

- să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor la

conferinţă;

- acces la toaletă;




www.poca.ro

- amenajarea sălii tip teatru;

- spaţiu suficient pentru a găzdui numărul de persoane menționat, în condiţii bune,

fără a fi aglomerată;

- izolată fonic astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi care au

loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere;

- să fie localizată separat de unitățile de alimentație publică prin pereți despărțitori

adecvați, astfel încât participanții să nu fie deranjați de alte activități care au loc

în aceeași clădire sau în imediata apropiere, zgomot sau miros de la unitatea de

alimentație publică;

- lifturi pentru acces rapid al participanților (daca spațiile se află la etajele superioare

ale clădirii);

- să nu fie improvizată în holuri, baruri, separeuri ale unităților de alimentație publică

sau în spații cu destinație de restaurant;

- se va asigura un spaţiu de recepţie adecvat pentru primirea şi înregistrarea

participanţilor şi distribuirea materialelor informative;

- la locul de desfăşurare a reuniunii se vor expune roll-up-uri și afişe care conţin date

referitoare la proiect, pentru a asigura vizibilitatea acestuia;

- nu se admite ca sala pentru organizarea reuniunii să fie situată la subsol sau în spaţii

fără aerisire;

- sala trebuie să dispună de cabluri, prize pentru laptop;

- sala trebuie să aibă internet wireless funcțional şi gratuit;

- locația de desfășurare a reuniunii va avea asigurată paza si curățenia;

- montarea bannerelor în spaţiile în care se desfăşoară conferinţa;

- pregătirea și distribuirea mapelor pentru cele 75 de persoane;

- traseul de la intrare până la sala de conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu

(acolo unde este cazul);

- locaţia unde se desfăşoară reuniunea trebuie să fie dotată cu garderobă, spaţiu şi

mobilier pentru secretariatul evenimentului, precum şi loc pentru depozitarea şi

distribuirea materialelor promoţionale, în faţa sălii aferente desfăşurării reuniunii;

- sala pentru reuniune va dispune de un spaţiu corespunzător (holul de acces în sala

de reuniune sau foaierul acesteia), special amenajat, în vederea organizării pauzelor

de cafea, cu asigurarea serviciului adecvat de servire pentru participanţi. Spaţiul

pentru organizarea pauzelor de cafea va fi destinat exclusiv acestui eveniment, cu

asigurarea serviciului adecvat;

- întocmirea raportului complet al conferinţei, care va include informaţii despre

program, audienţă, materialele folosite, acoperirea media, fotografii preluate în

timpul evenimentului şi orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului

acţiunilor efectuate;

- asigurarea serviciilor de fotografiere a evenimentului.




www.poca.ro

Notă:

• Prestatorul va oferi 3 variante de locații, varianta finală va fi selectată de

Autoritatea Contractantă. Propunerile Prestatorului vor fi comunicate Autorităţii

Contractante cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului.

• Prestatorul are obligația de a vizita, împreună cu persoana desemnată de Autoritatea

Contractantă, locul de desfășurare al evenimentului, cel târziu cu două zile înainte de

desfășurarea acestuia, în vederea stabilirii unor detalii logistice pentru buna desfășurare a

evenimentului (dacă sunt necesare prelungitoare, stabilirea locului unde se vor amplasa

recipientele pentru preparatele calde etc).

Autoritatea Contractantă are obligația invitării și asigurarea participării la conferință a

personalului implicat în proiecte. De asemenea, Autoritatea Contractantă are obligația

invitării reprezentanților presei.

Asigurare pauze de cafea și prânz pentru 75 de participanți

Prestatorul va asigura serviciile corespunzătoare pauzelor de cafea (în total 2 pauze) şi a

unei mese de prânz pentru 75 de participanţi, după cum urmează:

Pauză tip cafea:

- Pauza de tip cafea va avea o durată de 20-30 de minute și vor fi realizate la locul de

desfășurare a reuniunii pentru numărul de persoane stabilit. Spațiul destinat acestei

activități trebuie să fie adecvat numărului de participanți şi să nu afecteze desfășurarea

sesiunilor de ședință;

- meniu pauză de tip cafea – cafea espresso, selecţie de ceaiuri (minim 4 tipuri), apă

plată şi minerală carbogazoasă, băuturi răcoritoare carbogazoase (minim 4 tipuri), sucuri

naturale (minim 2 tipuri), zahăr, zahăr brun, îndulcitor, lapte pentru cafea, asortiment de

produse de patiserie dulci & sărate - câte 4 tipuri din fiecare, fructe;

Pauză tip masă (1 masă de prânz):

- trebuie să fie organizat în stil bufet suedez şi va fi asigurat pentru numărul de

participanţi la eveniment. Restaurantul/locația de servire a prânzului se va afla în incinta




www.poca.ro

hotelului unde are loc conferința şi va avea suficiente locuri la mese pentru servirea aşezat

la masă;

- Meniu tip bufet format din felul 1 (aperitiv), felul 2 (minim 4 tipuri de combinaţii de

meniu pe bază de carne şi garnitură, salad bar), desert – minim 4 sortimente, apă (plată și

carbogazoasă), băuturi răcoritoare carbogazoase (minim 4 tipuri), sucuri naturale (minim 2

tipuri);

Condiţii care trebuie respectate:

Sticlele de apă plată şi apă minerală pentru reuniune să fie livrate în recipiente de

0,5 l;

Sticlele de băuturi răcoritoare carbogazoase și de sucuri naturale să fie livrate în

recipiente cu o capacitate cuprinsă între 250-330 ml;

Mâncarea va fi acoperită igienic, iar personalul de servire va folosi mănuşi;

Transportul şi aranjarea bufetului vor fi incluse în preţ;

Cantitățile de mâncare trebuie să fie suficiente pentru numărul de participanți la

conferință.

Standul de cafea va fi disponibil pe toată durata reuniunii;

Se va asigura curăţenia la locul servirii;

Produsele ce alcătuiesc serviciile de pauză de cafea și prânz trebuie să fie proaspete,

bine preparate (nu arse sau crude/în sânge), calde sau reci (după caz), iar prestarea

serviciilor trebuie să respecte normele stabilite de legislația în vigoare.

Se vor asigura veselă şi tacâmuri adecvate (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).

Notă:

• Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de eveniment cu cel puţin 3 zile

lucrătoare, persoanele responsabile din partea Autorităţii Contractante, minim 2 opțiuni

privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

• Serviciile ofertate trebuie să includă și: preparare și/sau achiziție produse, transport

hrană, manipulare, livrare, servire, consumabile, utilități, chirii, tacâmuri, veselă,

șervețele, ambalaje, pahare, cești pentru fiecare persoană (la fiecare masă/servire);

acestea nu vor apărea pe factură, ci vor fi incluse în valoarea totală ofertată.

• Serviciile de închiriere sală, pauze de cafea și masa de prânz se vor asigura

obligatoriu în aceeași locație. Nu se accepta propuneri în care Prestatorul oferă locații




www.poca.ro

diferite pentru categoriile de servicii care fac obiectul acestei achiziții. În cazul în care se

vor oferta locații diferite pe categorii de servicii, oferta va fi respinsă ca neconformă.

• Prestatorul trebuie să se asigure că mâncarea este preparată din produse

agroalimentare de calitate, însoțite obligatoriu de certificate de calitate şi sanitar

veterinare;

• Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor

de preparare şi servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor

operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care

pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Autoritatea

Contractantă are dreptul să oprească servirea mâncării, iar Prestatorul va fi obligat să

înlocuiască alimentele sau mâncarea în cauză cu altele/alta corespunzătoare, fără a

pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea

notificării.

• La solicitarea expresă a Autorităţii Contractante, Prestatorul are obligația de a

prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub formă

de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Autoritatea Contractantă (facturi

fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate,

certificate de calitate, alte avize, etc.).

• Autoritatea Contractantă va transmite Prestatorului, înainte de desfăşurarea

conferinţei, cu cel puţin 5 zile lucrătoare, orele când vor avea loc pauzele de cafea şi masa

de prânz.

Asigurarea serviciilor de transport și cazare

Servicii solicitate Prestatorului:

- pentru 55 de participanți din provincie se va asigura: transport din localitatea de domiciliu

la locația de cazare și cazarea tip demi pensiune.

- toţi cei 55 de participanţi din provincie vor fi cazaţi în acelaşi hotel, cu regim de 3*, situat

într-o zonă cu acces facil la mijloacele de transport în comun și/sau metrou, aflat la o

distanță de maxim 1 km de sediul Ministerului Sănătății, str. Cristian Popișteanu nr. 1-3,

sector 1.

Oferta financiară trebuie nu trebuie să depășească următoarele sume estimate:

- Închiriere sală și dotări – 10.000 lei

- Servicii transport – 55 persoane x 500 lei/persoană

- Servicii cazare – 1 noapte x 55 persoane x 230 lei/persoană/noapte

- Pauză tip masă și cafea – 75 persoane x 140 lei/persoană




www.poca.ro

- Tipărire materiale promoționale – 75 persoane x 50 lei/persoană

Plata serviciilor se va face numai pentru serviciile efectiv prestate (corespunzător numărului

efectiv de participanți conform listei de prezentă).

2.2. Organizarea a 3 întâlniri de tip workshop cu durata de o zi la care participă un

număr de 50 persoane/întâlnire;

Asigurare pauze de masă și cafea pentru 50 de participanți


unei mese de prânz pentru 50 de participanți, după cum urmează:

Pauza de cafea (2 pauze de cafea):

- pauzele de cafea vor avea o durata de 15-20 de minute și vor fi realizate la locul de desfăşurare a reuniunii pentru numărul de persoane stabilit.

- meniu Coffee Break – cafea espresso, selecţie de ceaiuri (minim 4 tipuri), apă plată şi minerală carbogazoasă, băuturi răcoritoare carbogazoase (minim 2 tipuri), sucuri naturale (minim 2 tipuri), zahăr, zahăr brun, îndulcitor, lapte pentru cafea, asortiment de produse de patiserie dulci & sărate - câte 4 tipuri din fiecare, fructe;

Prânzul (1 masă de prânz):

- trebuie să fie organizat în stil bufet suedez şi va fi asigurat pentru numărul de participanţi la eveniment.

- Meniu tip bufet format din minim 2 tipuri de antreuri, 2 tipuri de combinații de meniu pe bază de carne şi garnitură, salad bar, desert format din combinații de minim 5 feluri de prăjituri și apă (plată și carbogazoasă), sucuri naturale (minim 2 tipuri);


Sticlele de apă plată şi apă minerală pentru reuniune să fie livrate în recipiente de 0,5 l;

Sticlele de băuturi răcoritoare carbogazoase și de sucuri naturale să fie livrate în recipiente cu o capacitate cuprinsă între 250-330 ml;



Cantitățile de mâncare trebuie să fie suficiente pentru numărul de participanți la conferință.



Produsele ce alcătuiesc serviciile de pauză de cafea și prânz trebuie să fie proaspete, bine preparate (nu arse sau crude/în sânge), calde sau reci (după caz), iar prestarea serviciilor trebuie să respecte normele stabilite de legislația în vigoare.




www.poca.ro

Se vor asigura veselă şi tacâmuri adecvate (exclus veselă şi tacâmuri din plastic). Notă:

Prestatorul va prezenta, pentru validare, înainte de eveniment cu cel puţin 3 zile lucrătoare, persoanele responsabile din partea Autorităţii Contractante, minim 2 opțiuni privind meniurile, opțiuni care să corespundă condițiilor menționate anterior.

Serviciile ofertate trebuie să includă și: preparare și/sau achiziție produse, transport hrană, manipulare, livrare, servire, consumabile, utilități, chirii, tacâmuri, veselă, șervețele, ambalaje, pahare, cești pentru fiecare persoană (la fiecare masă/servire); acestea nu vor apărea pe factură, ci vor fi incluse în valoarea totală ofertată.

Prestatorul trebuie să se asigure că mâncarea este preparată din produse agroalimentare de calitate, însoţite obligatoriu de certificate de calitate şi sanitar veterinare;

Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare şi servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Autoritatea Contractantă are dreptul să oprească servirea mâncării, iar Prestatorul va fi obligat să înlocuiască alimentele sau mâncarea în cauză cu altele/alta corespunzătoare, fără a pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea notificării.

La solicitarea expresă a Autorităţii Contractante, Prestatorul are obligația de a prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub formă de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Autoritatea Contractantă (facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate, certificate de calitate, alte avize, etc.).

Plata serviciilor se va face numai pentru serviciile efectiv prestate (corespunzător numărului efectiv de participanţi conform listei de prezenţă). Oferta financiară trebuie nu trebuie să depășească costul estimat de 140 lei/persoană.

2.3. Organizarea unei vizite de studiu într-un centru european pentru o durată de 5

zile cu participarea unui număr de 17 persoane;

Vizita de studiu se va realiza în Barcelona, Spania în centre care realizează proceduri din domeniul transplantului în perioada 21-25 septembrie 2020 la care vor participa 17 persoane după cum urmează:




www.poca.ro

2.3.1. Asigurarea serviciilor de transport international pentru 17 persoane cu avionul pe ruta București – Barcelona – București, cu dată de plecare 21 septembrie 2020 dimineața și întoarcere în data de 25 septembrie 2020 seara.

2.3.2. Asigurarea serviciilor de cazare celor 17 persoane după cum urmează: a) Prestatorul va asigura cazarea celor 17 persoane la un hotel de 3 stele din

Barcelona, în camere de tip sigle, cu mic dejun inclus pentru 4 nopți/ persoană, în perioada 21-25 septembrie 2020;

b) Hotelul de cazare va fi amplasat pe o rază de maxim 5 km de centrul orașului Barcelona –

c) Se acceptă asigurarea serviciilor de cazare în camera single cu regim de 3 stele, în hotel clasat la 4 stele.

2.3.3. Asigurarea serviciilor de masă (cină) pentru 17 persoane după cum urmează: a) Asigurarea unei mese de tip cină la restaurantul hotelului în care este asigurată

cazarea de la punctul 2.3.1. 2.3.4. Asigurarea serviciilor de transfer pentru 17 persoane pentru următoarele rute:

a) De la Stația metrou Universitate la Aeroportul International henri Coandă – Otopeni și retur, respective în ziua plecării participanților și în ziua sosirii acestora, în funcție de orarul de zbor;

b) De la aeroportul din…………. la hotelul în care este asigurată cazarea și retur, respectiv în ziua plecării participanților și în ziua sosirii acestora, în funcție de orarul de zbor;

c) De la hotelul în care este asigurată cazarea la locul de desfășurare a vizitei de studio și retur, timp de 3 zile.

Notă:

Achiziționarea biletelor de avion se va realiza doar în urma primirii confirmării ferme prin email de către Prestator, din partea Beneficiarului, cu privire la datele zborului de tur și retur.

Lista nominală a persoanelor participante la vizita de studiu, cu datele de contact, va fi comunicată Prestatorului cu cel puțin 60 de zile înainte de data stabilită pentru realizarea vizitei de studiu.

Centrele în care se vor organiza vizitele de studio vor fi communicate Prestatorului cu cel puțin 60 de zile înainte de data stabilită pentru realizarea vizitei de studiu

Achiziționarea biletelor de avion va avea în vedere, preferențial, zborurile directe (inclusiv zborurile low-cost).

Zilele și intervalele orare în care vor fi servite mesele tip cină vor fi comunicate Prestatorului cu 10 zile lucrătoare înainte de perioada de desfășurare a schimbului de experiență.

Zilele și intervalele orare în care va fi nevoie de transfer hotel – loc desfășurare vizită de studiu vor fi comunicate Prestatorului cu 10 zile lucrătoare înainte de perioada de desfășurare a vizitei de studiu.

Prestatorul are responsabilitatea de a păstra și a pune la dispoziția beneficiarului toate documentele tehnice (ordine de deplasare, foi de parcurs, diagrame cazare hotel, etc.) și financiare (facturi, cărți de îmbarcare avion, etc.) rezultate în urma desfășurării vizitei de studiu.




www.poca.ro

2.4. Organizarea unui seminar pentru prezentarea rezultatelor de etapă cu durata de

1 zi la care vor participa un număr de 50 de persoane;





metrou;







tehnic);



conferinţă;












ale clădirii);








fără aerisire;






www.poca.ro



















Notă:
















www.poca.ro



Pauză tip cafea:





- Meniu pauză de tip cafea – cafea espresso, selecţie de ceaiuri (minim 4 tipuri), apă








la masă;




tipuri);

Condiții care trebuie respectate:


0,5 l;






conferință.




www.poca.ro







Notă:














veterinare;








notificării.









www.poca.ro



de prânz.








sector 1.






- Tipărire materiale promoționale – 1.500 lei


efectiv de participanţi conform listei de prezenţă).

2.5. Organizarea a 6 workshop-uri regionale cu participarea unui număr de 80

specialiști/workshop și o durată de 2 zile;

Workshop-urile se vor organiza în următoarele orașe: Iași, Cluj, Timișoara, Tg. Mureș,

Brașov, Oradea, Constanța și vor avea o durată de 2 zile.

În cadrul fiecărui workshop va fi invitat un expert internațional în calitate de speaker la

fiecare workshop. Datele de contact ale acestora vor fi puse la dispoziție de către Beneficiar

după încheierea contractului.

În cadrul fiecărui workshop vor paticipa 83 de persoane. Prestatorul va asigura următoarele:

- Cazarea participanților pentru 2 nopți într-un hotel cu regim de 3* situat în orașele mai sus menționate, în regim demi-pensiune (mic dejun și cină);

- Transportul participanților dus-întors din orașul de domiciliu până la hotel și retur;




www.poca.ro

- Rezervarea unei săli de conferință pentru un număr de 3 zile cu următoarele specificații:

Să aibă o capacitate de minim 100 de persoane; să fie în cadrul hotelului unde sunt cazați participanții; să fie prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a

reuniunii: mobilier (masă pentru prezidiu cu 3 – 5 scaune pentru conferinţă, călăreți pentru nume pentru participanții de la prezidiu, pupitru pentru vorbitori), iluminare corespunzătoare, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), căldură, echipamente audio-video (ecran, video-proiector, instalaţie sonorizare, microfoane fixe la prezidiu – minim unul la două persoane şi 2 microfoane mobile, personal tehnic);

minim două aranjamente florale în sala de conferință; să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea

participanţilor la conferinţă; acces la toaletă; amenajarea sălii tip teatru; spaţiu suficient pentru a găzdui numărul de persoane menționat, în condiţii

bune, fără a fi aglomerată; izolată fonic astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi

care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere; să fie localizată separat de unitățile de alimentație publică prin pereți

despărțitori adecvați, astfel încât participanții să nu fie deranjați de alte activități care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere, zgomot sau miros de la unitatea de alimentație publică;

lifturi pentru acces rapid al participanților (daca spațiile se află la etajele superioare ale clădirii);

să nu fie improvizată în holuri, baruri, separeuri ale unităților de alimentație publică sau în spații cu destinație de restaurant;

se va asigura un spaţiu de recepţie adecvat pentru primirea şi înregistrarea participanţilor şi distribuirea materialelor informative;

la locul de desfăşurare a reuniunii se vor expune roll-up-uri și afişe care conţin date referitoare la proiect, pentru a asigura vizibilitatea acestuia;

nu se admite ca sala pentru organizarea reuniunii să fie situată la subsol sau în spaţii fără aerisire;

sala trebuie să dispună de cabluri, prize pentru laptop; sala trebuie să aibă internet wireless funcţional şi gratuit; locația de desfășurare a reuniunii va avea asigurată paza si curățenia; montarea bannerelor în spaţiile în care se desfăşoară conferinţa; pregătirea și distribuirea mapelor pentru persoanele participante; traseul de la intrare până la sala de conferință va fi marcat cu indicatoare

de traseu (acolo unde este cazul); sala pentru reuniune va dispune de un spaţiu corespunzător (holul de acces

în sala de reuniune sau foaierul acesteia), special amenajat, în vederea organizării pauzelor de cafea, cu asigurarea serviciului adecvat de servire




www.poca.ro

pentru participanţi. Spaţiul pentru organizarea pauzelor de cafea va fi destinat exclusiv acestui eveniment, cu asigurarea serviciului adecvat;

Notă:

Prestatorul va oferi 3 variante de locaţii, varianta finală va fi selectată de Autoritatea Contractantă. Propunerile Prestatorului vor fi comunicate Autorităţii Contractante cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului.

Prestatorul are obligația de a vizita, împreună cu persoana desemnată de Autoritatea Contractantă, locul de desfășurare al evenimentului, cel târziu cu două zile înainte de desfășurarea acestuia, în vederea stabilirii unor detalii logistice pentru buna desfășurare a evenimentului (dacă sunt necesare prelungitoare, stabilirea locului unde se vor amplasa recipientele pentru preparatele calde etc).




Asigurare pauze de cafea și prânz pentru participanți


unei mese de prânz pentru participanţi, după cum urmează:

Pauză de cafea (2 pauze de cafea):

- pauzele de cafea vor avea o durata de 15-20 de minute și vor fi realizate la locul de desfășurare a reuniunii pentru numărul de persoane stabilit. Spațiul destinat acestei activități trebuie să fie adecvat numărului de participanți şi să nu afecteze desfășurarea sesiunilor de ședință;



- trebuie să fie organizat în stil bufet suedez şi va fi asigurat pentru numărul de participanţi la eveniment. Restaurantul/locația de servire a prânzului se va afla în incinta hotelului unde are loc conferința şi va avea suficiente locuri la mese pentru servirea aşezat la masă;

- Meniu tip bufet format din felul 1 (supă/ciorbă) – minim 2 sortimente, felul 2 (minim 4 tipuri de combinații de meniu pe bază de carne şi garnitură, salad bar), desert – minim 4 sortimente, apă (plată și carbogazoasă), sucuri naturale (minim 2 tipuri);






www.poca.ro











Serviciile de închiriere sală, pauze de cafea și masa de prânz se vor asigura obligatoriu în aceeași locație. Nu se accepta propuneri în care Prestatorul oferă locații diferite pentru categoriile de servicii care fac obiectul acestei achiziții. În cazul în care se vor oferta locații diferite pe categorii de servicii, oferta va fi respinsă ca neconformă.


Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare şi servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Autoritatea Contractantă are dreptul să oprească servirea mâncării, iar Prestatorul va fi obligat să înlocuiască alimentele sau mâncarea în cauză cu altele/alta corespunzătoare, fără a pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea notificării.

La solicitarea expresă a Autorităţii Contractante, Prestatorul are obligația de a prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub formă de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Autoritatea




www.poca.ro

Contractantă (facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate, certificate de calitate, alte avize, etc.).


Estimare expert internațional:

- Onorariu expert – 2400 euro/ workshop;

- Transport expert – 350 euro / workshop;

- Cazare expert – 150 euro /noapte;

- Transport aeroport-hotel și retur – 20 euro/workshop Estimare costuri organizare workshop:

- Gestionare eveniment/Tipărire materiale promoționale/Închiriere sală și dotări –

10.000 lei/workshop

- Servicii transport – 68 persoane x 500 lei/persoană/workshop

- Servicii cazare – 2 noapte x 83 persoane x 300 lei/persoană/noapte/workshop


Plata serviciilor se va face numai pentru serviciile efectiv prestate (corespunzător numărului efectiv de participanţi conform listei de prezenţă).

2.6. Organizarea a 2 workshop-uri cu participarea unui număr de 30

persoane/workshop cu durata de 1 zi;

Prestatorul va asigura o sală pentru instruirea personalului, după cum urmează:

- să fie într-o locație (hotel cu regim de 3*) situată în orașele Cluj și Iași, cu acces facil

pentru participanți, la mijloace de transport în comun;


echipamente IT (laptopuri), mobilier (masă pentru prezidiu cu 3 – 5 scaune, călăreți

pentru nume pentru participanții de la prezidiu, pupitru pentru vorbitori), iluminare




tehnic);

- să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor;











www.poca.ro




ale clădirii);








fără aerisire;




- montarea bannerelor în spațiile în care se desfăşoară instruirea;

















Notă:







www.poca.ro









Asigurare pauze de cafea și prânz pentru 30 de participanți/workshop


unei mese de prânz pentru 30 de participanți/workshop, după cum urmează:

Pauză tip cafea:













la masă;






www.poca.ro


tipuri);



0,5 l;






conferință.







Notă:















www.poca.ro



veterinare;








notificării.








de prânz.








sector 1.

Oferta financiară trebuie nu trebuie să depășească următoarele sume estimate/workshop:

- Închiriere sală și dotări – 10.000 lei;




- Lector – 1.000 lei/zi;






www.poca.ro

2.7. Organizarea unui număr de 5 întâlniri de consens cu participarea unui număr de

60 de persoane/întâlnire;





metrou;







tehnic);



conferinţă;












ale clădirii);








fără aerisire;





www.poca.ro




- pregătirea și distribuirea mapelor pentru toate persoanele participante;
















Notă:
















www.poca.ro



Pauză tip cafea:













la masă;




tipuri);



0,5 l;






conferință.




www.poca.ro







Notă:














veterinare;








notificării.









www.poca.ro



de prânz.


- Închiriere sală și dotări – 7.000 lei/eveniment;

- Pauză tip masă și cafea – 60 persoane x 140 lei/persoană/eveniment

- Tipărire materiale promoționale – 60 persoane x 50 lei/persoană/eveniment



2.8. Organizarea a 5 sesiuni de consultare cu participarea unui număr de 20

persoane/sesiune cu durata de 1 zi;





metrou;







tehnic);



conferinţă;












www.poca.ro




ale clădirii);








fără aerisire;





















Notă:









www.poca.ro







Asigurare pauze de cafea și prânz pentru toți participanții la eveniment.


unei mese de prânz pentru toți participanţii, după cum urmează:

Pauză tip cafea:













la masă;




tipuri);





www.poca.ro


0,5 l;






conferință.







Notă:














veterinare;







www.poca.ro





notificării.








de prânz.








sector 1.


- Închiriere sală și dotări – 7.000 lei / eveniment

- Servicii transport – 20 persoane x 500 lei/persoană / / eveniment

- Servicii cazare – 1 noapte x 20 persoane x 230 lei/personă/noapte / eveniment

- Pauză tip masă și cafea – 20 persoane x 140 lei/persoană/ eveniment

- Tipărire materiale promoționale – 20 persoane x 50 lei/persoană/ eveniment



2.9. Organizarea a 6 conferințe regionale cu durata de 2 zile și participarea unui


Conferințele se vor organiza în următoarele orașe: Constanța, Iași, Cluj, Timișoara, Tg. Mureș, Oradea și vor avea o durată de 2 zile.




www.poca.ro

În cadrul fiecărei conferințe vor paticipa aproximativ 25 de persoane. Prestatorul va asigura următoarele:

- Cazarea participanților pentru 2 nopți într-un hotel cu regim de 3* situat în orașele mai sus menționate, în regim demi-pensiune (mic dejun și cină);

- Transportul participanților dus-întors din orașul de domiciliu până la hotel și retur; - Rezervarea unei săli de conferință pentru un număr de 3 zile cu următoarele

specificații: Să aibă o capacitate de minim 150 de persoane;

să fie în cadrul hotelului unde sunt cazați participanții; să fie prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a

reuniunii: mobilier (masă pentru prezidiu cu 3 – 5 scaune pentru conferinţă, călăreți pentru nume pentru participanții de la prezidiu, pupitru pentru vorbitori), iluminare corespunzătoare, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă), căldură, echipamente audio-video (ecran, video-proiector, instalaţie sonorizare, microfoane fixe la prezidiu – minim unul la două persoane şi 2 microfoane mobile, personal tehnic);

minim două aranjamente florale în sala de conferință; să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea

participanţilor la conferinţă; acces la toaletă; amenajarea sălii tip teatru; spaţiu suficient pentru a găzdui numărul de persoane menționat, în condiţii

bune, fără a fi aglomerată; izolată fonic astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de alte activităţi

care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere; să fie localizată separat de unitățile de alimentație publică prin pereți

despărțitori adecvați, astfel încât participanții să nu fie deranjați de alte activități care au loc în aceeași clădire sau în imediata apropiere, zgomot sau miros de la unitatea de alimentație publică;

lifturi pentru acces rapid al participanților (daca spațiile se află la etajele superioare ale clădirii);

să nu fie improvizată în holuri, baruri, separeuri ale unităților de alimentație publică sau în spații cu destinație de restaurant;

se va asigura un spaţiu de recepţie adecvat pentru primirea şi înregistrarea participanţilor şi distribuirea materialelor informative;

la locul de desfăşurare a reuniunii se vor expune roll-up-uri și afişe care conţin date referitoare la proiect, pentru a asigura vizibilitatea acestuia;

nu se admite ca sala pentru organizarea reuniunii să fie situată la subsol sau în spaţii fără aerisire;

sala trebuie să dispună de cabluri, prize pentru laptop; sala trebuie să aibă internet wireless funcţional şi gratuit; locația de desfășurare a reuniunii va avea asigurată paza si curățenia; montarea bannerelor în spaţiile în care se desfăşoară conferinţa; pregătirea și distribuirea mapelor pentru persoanele participante;




www.poca.ro

traseul de la intrare până la sala de conferință va fi marcat cu indicatoare de traseu (acolo unde este cazul);

sala pentru reuniune va dispune de un spaţiu corespunzător (holul de acces în sala de reuniune sau foaierul acesteia), special amenajat, în vederea organizării pauzelor de cafea, cu asigurarea serviciului adecvat de servire pentru participanţi. Spaţiul pentru organizarea pauzelor de cafea va fi destinat exclusiv acestui eveniment, cu asigurarea serviciului adecvat;

Notă:

Prestatorul va oferi 3 variante de locaţii, varianta finală va fi selectată de Autoritatea Contractantă. Propunerile Prestatorului vor fi comunicate Autorităţii Contractante cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului.

Prestatorul are obligația de a vizita, împreună cu persoana desemnată de Autoritatea Contractantă, locul de desfășurare al evenimentului, cel târziu cu două zile înainte de desfășurarea acestuia, în vederea stabilirii unor detalii logistice pentru buna desfășurare a evenimentului (dacă sunt necesare prelungitoare, stabilirea locului unde se vor amplasa recipientele pentru preparatele calde etc).




Asigurare pauze de cafea și prânz pentru participanți


unei mese de prânz pentru participanţi, după cum urmează:

Pauză de cafea (2 pauze de cafea):

- pauzele de cafea vor avea o durata de 15-20 de minute și vor fi realizate la locul de desfăşurare a reuniunii pentru numărul de persoane stabilit. Spațiul destinat acestei activități trebuie să fie adecvat numărului de participanţi şi să nu afecteze desfăşurarea sesiunilor de ședință;



- trebuie să fie organizat în stil bufet suedez şi va fi asigurat pentru numărul de participanţi la eveniment. Restaurantul/locația de servire a prânzului se va afla în incinta hotelului unde are loc conferința şi va avea suficiente locuri la mese pentru servirea aşezat la masă;




www.poca.ro

- Meniu tip bufet format din felul 1 (supă/ciorbă) – minim 2 sortimente, felul 2 (minim 4 tipuri de combinaţii de meniu pe bază de carne şi garnitură, salad bar), desert – minim 4 sortimente, apă (plată și carbogazoasă), sucuri naturale (minim 2 tipuri);













Serviciile de închiriere sală, pauze de cafea și masa de prânz se vor asigura obligatoriu în aceeași locație. Nu se accepta propuneri în care Prestatorul oferă locații diferite pentru categoriile de servicii care fac obiectul acestei achiziții. În cazul în care se vor oferta locații diferite pe categorii de servicii, oferta va fi respinsă ca neconformă.


Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare şi servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Autoritatea Contractantă are dreptul să oprească servirea mâncării,




www.poca.ro

iar Prestatorul va fi obligat să înlocuiască alimentele sau mâncarea în cauză cu altele/alta corespunzătoare, fără a pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea notificării.

La solicitarea expresă a Autorităţii Contractante, Prestatorul are obligația de a prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub formă de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Autoritatea Contractantă (facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate, certificate de calitate, alte avize, etc.).


- Închiriere sală și dotări – 7.000 lei * 6 conferințe x 2 zile – 84.000 lei;

- Servicii transport – 23 persoane * 500 lei/persoană * 6 conferințe – 69.000 lei;

- Servicii cazare – 2 nopți x 23 persoane x 300 lei/persoană/noapte 6 conferințe –

82.800 lei;

- Pauză tip masă și cafea – 2 zile * 28 persoane * 140 lei/persoană * 6 conferințe –

47.040 lei;

- Tipărire materiale: 25 persoane * 50 lei/persoană * 6 conferințe – 6.250 lei

Plata serviciilor se va face numai pentru serviciile efectiv prestate (corespunzător numărului efectiv de participanţi conform listei de prezenţă).

2.10. Organizarea unei sesiuni de instruire cu durata de 2 zile pentru un număr de 55

persoane;

Prestatorul va asigura o sală pentru instruirea personalului, după cum urmează:

- să fie într-o locație (hotel cu regim de 3*) situată în orașele Brașov și Timișoara, cu

acces facil pentru participanți, la mijloace de transport în comun;


echipamente, mobilier (masă pentru prezidiu cu 3 – 5 scaune, călăreți pentru nume

pentru participanții de la prezidiu, pupitru pentru vorbitori), iluminare




tehnic);

- să nu aibă stâlpi de susţinere care să obstrucţioneze vizibilitatea participanţilor;







www.poca.ro








ale clădirii);








fără aerisire;




- montarea bannerelor în spațiile în care se desfăşoară instruirea;

















Notă:




www.poca.ro












Asigurare pauze de cafea și prânz pentru 55 de participanți.


unei mese de prânz pentru 30 de participanți/workshop, după cum urmează:

Pauză tip cafea:













la masă;




www.poca.ro




tipuri);



0,5 l;






conferință.







Notă:













www.poca.ro





veterinare;








notificării.








de prânz.








sector 1.

Oferta financiară trebuie nu trebuie să depășească următoarele sume estimate/workshop:

- Închiriere sală și dotări – 10.000 lei/evenimentx 2 evenimente;


- Servicii cazare – 2 nopți x 55 persoane x 230 lei/persoană/noapte

- Pauză tip masă și cafea – 2 zile x 55 persoane x 140 lei/persoană

- Lectori – 1 lector/eveniment x 1.500 lei x 2 evenimente;




www.poca.ro



2.11. Organizare conferință închidere proiect cu durata de 1 zi la care vor participa un






metrou;







tehnic);



conferinţă;












ale clădirii);








www.poca.ro




fără aerisire;





















Notă:












www.poca.ro






unei mese de prânz pentru 75 de participanţi, după cum urmează:

Pauză tip cafea:













la masă;




tipuri);



0,5 l;






www.poca.ro




conferință.







Notă:














veterinare;








notificării.




www.poca.ro








de prânz.








sector 1.






- Tipărire materiale promoționale – 75 persoane x 50 lei/persoană



III DURATA CONTRACTULUI

Contractul începe de la data semnării acestuia de ambele părți și după constituirea garanției

de bună execuție (Beneficiar și Prestator) și este valabil până la data de 28.11.2022.

IV. RESPONSABILITĂŢILE PĂRŢILOR:

IV.1. Responsabilitățile Autorității Contractante:




www.poca.ro

Autoritatea Contractantă va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire

preliminară cu operatorul economic declarat câştigător, pentru a detalia

modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului;

Autoritatea Contractantă va pune la dispoziţia operatorului economic declarat

câştigător toate informaţiile / documentele relevante existente, necesare derulării

unor activităţi din cadrul proiectului;

Autoritatea Contractantă va monitoriza, prin intermediul managerului de proiect,

activităţile operatorului economic şi va semnala operatorului economic declarat

câştigător, orice abatere de la contract.

Autoritatea Contractantă va informa prestatorul cu cel putin 30 de zile înainte de

organizarea evenimentelor și îi vor stabili de comun accord datele și locațiile în care

vor avea loc evenimentele planificate.

IV.2 Responsabilităţile Prestatorului (suplimentar față de cele indicate deja în Caietul

de sarcini):

Produsele livrate trebuie să fie intacte, fără defecțiuni, să fie funcționale conform

destinației acestora și să respecte standardele de calitate acceptate de uzanțele

generale.

Prestatorul va furniza materialele de informare și publicitate prevăzute în prezentul

caiet de sarcini, la sediul achizitorului pe cheltuiala furnizorului, în termen de maxim

20 de zile de la încheierea contractului.

Prestatorul răspunde de execuţia la timp a obligaţiilor contractuale şi de calitatea

serviciilor și este responsabil pentru activitatea personalului, conform cerinţelor din

caietul de sarcini;

Prestatorul va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârşit

sarcinile conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini;

În cazul în care Prestatorul nu poate onora solicitarea primită cu privire la prestarea

serviciilor, Autoritatea Contractantă poate achiziţiona aceste servicii de la alţi

prestatori de servicii. În cazul în care această situaţie va interveni, Prestatorul va

suporta valoarea prejudiciului creat, respectiv diferenţa dintre valoarea plătită altui

furnizor şi valoarea prevăzută în contractul de achiziţie publică.

Autoritatea Contractantă nu este responsabilă pentru nici un fel de cheltuieli

suplimentare generate de preluarea unor instrucțiuni ale participanților la

evenimente, suplimentare față de serviciile incluse în contract, direct de către

personalul de deservire, acestea fiind exclusiv în sarcina Prestatorului care asigură

deservirea şi a participanților care dau astfel de instrucțiuni. Personalul de deservire

va fi instruit în acest sens, iar participanții la evenimente (inclusiv personalul

desemnat de Autoritatea Contractantă) vor fi informați privind serviciile asigurate

gratuit și cele contracost.




www.poca.ro

Toate încălcările și/sau nerespectările prevederilor de mai sus de către Prestator,

care direct sau indirect provoacă prejudicii de orice natură Autorităţii Contractante,

vor fi suportate în exclusivitate de Prestator.

Prestatorul va furniza la timp informaţii şi date referitoare la serviciile prestate în

scopul îndeplinirii contractului.

Prestatorul se va conforma solicitărilor transmise de Autoritatea Contractantă, prin

intermediul managerului de proiect desemnat.

Prestatorul va informa de urgenţă Autoritatea Contractantă şi managerul de proiect

de orice eveniment sau circumstanțe ce împiedică execuția la timp şi cu eficientă a

sarcinilor sale;

Toate activitățile vor fi realizate cu aprobarea în prealabil a Autorității

Contractante.

Conform contractului de finanțare, Prestatorul are obligația de a prezenta toate informațiile / documentele solicitate de către persoanele autorizate și / sau organismelor cu atribuții de verificare, control și audit, al serviciilor Comisiei Europene, al Curții Europene, al Curții Europene de Conturi, al reprezentanților serviciului specializat al Comisiei Europene -

V PLATA

Plata va fi efectuată la finalul fiecărui eveniment pe baza facturii emise de prestator

și vizată pentru ”Bun de plată” dar numai după primirea și validarea raportului final și

încheierea procesului-verbal de recepție a serviciilor prestate, încheiat între Autoritatea

Contractantă și Prestator.

Plățile se vor efectua conform prevederilor Legii nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesioniști şi între aceștia şi autorități contractante, art 6, alin 1 și alin 4.

Se vor plăti doar serviciile efectiv prestate.

VI ÎNTOCMIREA OFERTEI

Prestatorul își va asuma solicitările autorității contractante avându-se în vedere cerințele

caietului de sarcini, precum și faptul că tariful rămâne ferm pe întreaga perioadă de

derulare a contractului.

Propunerea tehnică va fi întocmită şi prezentată astfel încât aceasta să respecte cerinţele

prevăzute în Caietul de sarcini şi să asigure posibilitatea identificării şi verificării

corespondenței între aceasta şi respectivele cerinţe.

Notă:

Toate costurile legate de executarea contractului, cum ar fi: cheltuieli cu personalul, cheltuieli de comunicaţii, cheltuieli administrative şi indirecte (cheltuieli de secretariat, cheltuieli cu facilităţile suport puse la dispoziţia




www.poca.ro

Autorității Contractante în scopul realizării activităților propuse, cheltuieli de transport), vor fi incluse de către ofertant în tarifele ofertate.

În cazul a două oferte cu același preț, Autoritatea Contractantă va solicita operatorilor economici o nouă ofertă.

În cazul în care valorile totale a cel puțin două oferte sunt egale, se va solicita ofertanților respectivi, pentru departajare, o nouă propunere financiară în plic închis în maxim 24 ore de la informare, caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are prețul cel mai scăzut.

În cazul în care ofertantul declarat câștigător refuză să semneze contractul, Autoritatea Contractantă poate opta între încheierea contractului cu ofertantul clasat pe locul al doilea sau poate repeta procedura de atribuire a contractului.

VII SURSA DE FINANȚARE

Cheltuielile aferente achiziției menționate reprezintă costuri eligibile și vor fi suportate din

fondurile alocate proiectului.

Bugetul estimat al bunurilor și serviciilor este de 1.552.042,04 lei fără TVA.

Atribuirea contractului se va face operatorului economic la prețul ofertat la prețul cel

mai scăzut.

ALTE MENȚIUNI

Prezentul caiet de sarcini se constituie ca anexă a contractului încheiat.

Toate cerințele privind caietul de sarcini și specificațiile tehnice sunt considerate minimale și obligatorii.

Cu deosebită considerație,

Manager proiect,

Laura Petcu

PROIECT SIPOCA 696 ” Îmbunătățirea procesului de...

Documents

Transcript of PROIECT SIPOCA 696 ” Îmbunătățirea procesului de...