Universitatea Romano-Americana                           Facultatea Informatic-Manageriala

 

PROIECT 

PROIECTAREA SISTEMELOR

INFORMATICE     

  

Student                                                                     Grupa  Scutaru Razvan-Constantin                                     638

 

Cuprins 

Capitolul I ………………………………………..………. 3              1.1 Studiul si analiza sistemului existent .……………. 3

  

                     

Proiectarea si realizarea unui sistem informatic pentru activitatea de

aprovizionare-distributie produse electronice la

S.C. EMAG S.A. 

Capitolul 1 

     1.1 Studiul si analiza sistemului informatic existent la  S.C. EMAG S.R.L. 

S.C. EMAG S.A. a fost ȋnfiinţatã ȋn anul 2001 in baza legii 31/1990 privind activitatea societãţilor comerciale in Romȃnia.ş

Ȋnregistratã la Registrul Comerţului cu numarul J40/372/2002 ,aceasta are codul fiscal CFR 34387649 care va fi folosit ȋn toate documentele emise de societate sau cãtre societate.Sediul societatii este in Calea Crȃngaşi nr. 42-44 ,bl. 10 ,parter ,sector 6 Bucureşti.Firma este lider pe piaţa online de desfacere a produselor electronice si de IT ȋncã din anul 2006 pana ȋn acest an inclusiv.Societatea se constituie pe o perioadã de timp nelimitatã, cu ȋncepere de la data ȋnmatriculãrii in Registrul Comerţului.Capitalul social al “S.C. EMAG S.R.L. este in valoare de 10.000.000.000 de lei vechi, reprezentȃ 1000 parti sociale in caloare de 10.000.000 lei vechi fiecare.    

1.2 Obiectul de activitate al societãţii 

S.C. EMAG S.R.L. are ca principal obiect de activitate distribuţia produselor electronice şi IT la sediul firmei din Bucureşti.Obiectivele principale in cadrul S.C. EMAG S.R.L. sunt:

∙    Obiectivul principal – obţinerea unui profit cȃt mai mare, comercializȃnd produse originale si de bunã calitate.∙    Creşterea cotei de piaţã.

 

    Locul in sfera economicã 

Din punct de vedere al locului ocupat ȋn sfera economicã internã de catre S.C. EMAG S.R.L. putem vorbi despre : 

1. FURNIZORI∙    Acer∙    Apple∙    Asus∙    BenQ∙    Clevo∙    Dell∙    Fujitsu Siemens∙    HP∙    Lenovo∙    LG∙    MSI∙    Panasonic∙    Sony∙    Toshiba∙    Samsung

Proncipalii furnizori de servicii cu care societatea are contracte incheiate sunt:

∙    Vodafone( servicii de telecomunicatie fixã şi mobile∙    MC LAN COMPUTER(administreazã reţeaua de calculatoare si administreazã baza de date a societaţii)∙    RDS(furnizor de servicii de internet)

 

2. BENEFICIARIBeneficiarii de produse electronice si IT sunt persoanele care vor sa-şi achiziţioneze un astfel de produs cȃt si cei care deţin produse IT şi vor sã  imbunãtãţeascã performanţele acestora.Beneficiari ai acestor produse pot fi şi firmele din diferite domenii care vor sã le

achiziţioneze in scopuri economice sau sã işi imbunataţeascã propriile produse IT. 

3. CONCURENTIConcurentii S.C. EMAG S.R.L. sunt :

∙    Ultra Pro Computers∙    Depozitul de Calculatoare∙    Best Shop

 

1.3 Indicatorii economici 

Indicatorii economici prin care putem caracteriza activitatea societãţii se prezintã astfel : 

IndicatoriEconomici

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Cifra de afaceri(€)

103.260

187.445

277.109

508.992

669.139

817.802

992.724

Profitul(€) 24.655 43.028 74.109143.39

1193.46

3223.41

0334.74

6

Cheltuieli(€)

23.358 44.586 70.558103.46

4134.57

578.045 28.643

Capital propriu(€)

105.343

16.956 34.451 42.686 59.485 83.056 91.386

  

Din acest grafic se observã tendinta constant crescãtoare a cifrei de afaceri, a profitului şi a capitalului propriu.In aclasi timp se observa si o creştere a cheltuielilor din anul 2001 pana in anul 2005 , asta datoritã ȋn special deschiderii unui nou centru ȋn oraşul Timişoara la sfȃrşitul anului 2004 cȃt şi remodernizãrii sediului central din Bucureşti. 

1.4 Studiul sistemului existent 

1.4.1 Organizarea societatii beneficiare 

 DIRECTORGENERAL

 DIRECTOR ECONOMIC

 DIRECTOR MARKETING

 DIRECTOR COMERCIAL

 SERVICIUL MARKETING

 DEPARTAMENT APROVIZIONARE

 DEPARTAMENT

DESFACERECOMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL

 SERVICIUL FINANCIAR

 SERVICIUL CONTABIL

 PERSONAL SERVICIU

  

GESTIUNI  

DIRECTOR VANZARI

  

PERSONAL SERVICIU

  

DEPARTAMENT TRANSPORT

Fig. 1 – Structura organizatoricã a S.C. EMAG S.R.L.Structura organizatoricã a societãţii S.C. EMAG S.R.L. se prezintã pe doua niveluri decizionale:sistemul de conducere şi sistemul condos. Ea este prezentata in organigrama de mai sus.Activitãţiile proprii S.C.EMAG S.R.L. se desfãşoarã cu forţã de muncã proprie, angajatã cu contract de muncã individual.Astfel,societatea dispune de 36 de angajaţi.Din numarul total al angajaţilor, 7 persoane fac parte din sistemul de conducere iar restul de 29 fac parte din sistemul condus. 

1.4.2 Studiul sistemului de conducere 

Sistemul de conducere al S.C. EMAG S.R.L. este reprezentat de Directorul General si de cei trei directori aflati in subordinea acestuia, si anume:

∙    Directorul Economic∙    Directorul de Marketing∙    Directorul Comercial

 

Direcorul General

∙    Monitorizează rezultatele financiare, indicatorii de performantă şi identifică sectoarele care necesită reduceri de costuri sau programe de dezvoltarelta natura ale societatii comerciale, permitandu-I acesteia un grad mare de flexabilitate, adaptare la mediu si reorganizare;∙    Organizeaza si conduce, prin factorii de decizie, toate activitatile tehnice, economice, sociale si de

Directorul Economic∙    Colaboreaza la intocmirea situatiilor financiare si contabile la nivel de societate;∙    Colaboreaza la tinerea corecta si la zi a evidentei financiare si contabile∙    Duce la indeplinire sarcinile stabilite pe cale ierarhica.

∙    Organizeaza, coordoneaza, dezvolta si raspunde de desfasurarea in mod eficient a activitatii financiar-contabile a societatii conform obiectivelor manageriale ale companiei precum si dispozitiilor legale in vigoare

 

Directorul de Marketing 

∙    Reprezinta compania in relatia cu partenerii (furnizori sau clienti) ;∙    Dezvolta portofoliul de clienti (prospectare, ofertare, negociere) si indeplineste targetul stabilit;∙    Negociaza contractele cu furnizorii;

∙    Participa activ la sedintele de analiza si raportare a activitatii

 

Directorul ComercialAtribuţii:∙    supravegheazã procesul de stocare-transportare-distribuire a produselor∙    ȋntocmeşte rapoarte zilnice cu produsele din stoc si cele distribuite

Obligatii:∙    raporteazã consumurile – centralizat si la nivel de secţie∙    sesizeazã deficienţele ivite ȋn procesul de depozitare-distribuire a produselor

  

1.4.3 Studiul sistemului condus 

Personalul condos este angajat in cadrul S.C. EMAG S.R.L. de catre Directorul Economic. Sistemul condus al societatii este format din :  

Structura personalului: 

➢    structura pe grupe de varsta:▪    19-30 ani →  10 angajati;▪    31-40 ani →   6 angajati;▪    41-50 →  4 angajati.

 

➢    structura pe sexe:▪                     barbati → 16 angajati;▪                     femei   →  4 angajati.

 

➢    dupa pregatirea profesionala:▪                     cu studii superioare → 10 angajati;▪                     fara studii superioare → 10 angajati.

  

                  SERVICIUL APROVIZIONARE 

            Atributiile Departamentului de Aprovizionare sunt:▪    aprovizioneaza societatea cu echipamente electronice si I.T.

 

          SERVICIUL DESFACERE    Atributiile Departamentului de Desfacere sunt:

▪    comercializarea produselor electronice si de I.T.(calculatoare, componente, televizoare, etc.).

 

SERVICIUL FINANCIAR-CONTABIL:➢    Serviciul Financiar▪                     efectueaza analize si studii privind potentialul financiar al companiei, eficienta utilizarii fondurilor financiare, cresterea rentabilitatii si a altor indicatori financiari;▪                     urmareste respectarea de catre subordonati a politicii si procedurilor firmei, precum si a standardelor de performanta;▪                     acolo unde este cazul reprezinta firma in relatia cu autoritatile si partenerii de afaceri;▪                     pe baza Fisei de Pontaj lunare, primita de la Departamentul Resurse Umane, intocmeste statele de plata;▪                     raporteaza Directorului Economic situatia financiara curenta. 

➢    Serviciul Contabil▪                     conduce, cooordoneaza si raspunde de activitatea compartimentului financiar-contabil in conformitate cu legislatia in vigoare;▪                     urmareste inregistrarea cronologica si sistematica a datelor contabile in evidentele societatii;▪                     analizeaza rezultatele financiare;▪                     intocmeste analize financiare periodice;▪                     raspunde de modul de indeplinire a sarcinilor de serviciu de catre personalul din subordine;▪                     evalueaza periodic din punct de vedere profesional personalul din subordine;

▪                     aduce la cunostinta persoanelor din subordine modificarile legislative si verifica aplicarea corecta a acestora.

➢    Personal Serviciu▪                     urmaresc si inregistreaza incasarile de la clienti;▪                     inregistreaza zilnic in contabilitate operatiunile cu privire la aprovizionarea-distribuirea de produse finite;

➢    Gestiuni▪                     intocmeste N.I.R. pentru marfurile achizitionate;▪                     intocmeste Fisa de magazine pentru fiecare produs;

 

DEPARTAMENTUL VANZARI 

➢    Director de vanzari▪                     dezvoltarea portofoliului de clienti al firmei;▪                     identificarea si contactarea potentialilor clienti;▪                     mentinerea de relatii stranse cu clientii;▪                     raporteaza directorului de marketing evolutia comenzilor clientilor.

 

➢    Personal Serviciu▪                     gestioneaza comenzile clientilor;▪                     anulare comenzi/precomenzi;▪                     gestiunea corespunzatoare a procesului de distributie.

 

DEPARTAMENTUL DE TRANSPORT 

Are ca angajati soferi experimentati care se ocupa cu distribuirea propriu-zisa a produselor comandate la beneficiari.

  

1.5 Studiul sistemului informational si a fluxurilor de date existente 

1.5.1 Fluxul documentelor

1.5.2 Descrierea documentelor 

Studiind documentele care circula in cadrul acestei activitai, identificam urmatoarele: 

∙    Contract 

∙    Cerere de oferte 

∙    Oferta

 

∙    Lista cerinte 

∙    Cerere de achizitie 

∙    Factura 

∙    N.I.R. (Nota de Intrare-Receptie) 

∙    Fisa magazine 

∙    Comanda (Cererea de servicii) 

∙    Aviz expeditie (Aviz de insotire a marfii) 

∙    Bon fiscal       

Contractul

 

Un contract este un schimb de promisiuni intre doua sau mai multe parti de a face sau a se abtine de la efectuarea unui act care este nefortat intr-o judecatorie.  

Cerere de oferte

 

Cererea de oferta este documentul care declanseaza dialogul precontractual dintre doi parteneri. Este un document intocmit de o firma care doreste achizitionarea unor produse sau sa i se presteze anumite servicii. Cererea de oferta poate fi facuta verbal sau telefonic, dar cel mai des se face prin transmiterea unui fax, scrisoare sau e-mail.

Oferta

                Oferta reprezinta a doua veriga in corespondenta precontractuala si este de obicei raspunsul la o cerere de oferta prealabila.                Prin aceasta o companie isi exprima disponibilitatea de a vinde un produs sau de a presta un serviciu in anumite conditii.                Oferta poate sa fie sau solicitata - ca urmare a unei cereri de oferta - sau nesolicitata - cand este trimisa din initiativa vanzatorului - . Oferta mai poate fi transmisa si in urma unei invitatii de oferta sau ca urmare a unui anunt publicitar.                Marea deosebire fata de cererea de oferta consta in faptul ca oferta poate fi din punct de vedere juridic angajanta. Ea poate fi conditionata sub anumite conditii - vanzare, anulare, contramandare - lucruri care trebuie mentionate in taxtul ofertei.  

Cererea de achizitie 

Exprimarea scrisa a solicitarii unui client, cu scopul de a obtine anumite produse pe care le detine societatea de distributie, acceptand termenii de livrare si de plata.

 

Factura

 

                    Document care certifica o vanzare/cumparare de marfuri sau prestarea unui serviciu.Act justificativ intocmit de catre compartimentul comercial al agentului economic in care se consemneaza cu exactitate cantitatea, calitatea si felul marfurilor, pretul unitar, valoarea totala etc., si care sta la baza operatiunilor de vanzare - cumparare sau serveste ca document de informare fiscala, vamala etc.Document emis de vanzator cumparatorului, prin care se face dovada proprietatii bunului cumparat si a pretului platit. Factura se emite pe formulare tip, inregistrate la organele financiare. 

1.5.3 Descrierea procedurilor 

Pentru activitatea de aprovizionare-desfacere a produselor electronice si IT se disting urmatoarele proceduri/operatii (identificate din fluxul documentelor) : 

0 → Formularea cererii de oferta catre furnizorii cu care s-a incheiat un contract;1→ Se primesc ofertele de produse pe baza cererii de oferta de la furnizori;2→ Examinarea ofertelor in cadrul departamentului commercial; 

3→ Se transmit listele cu optiunile de achizitie finale de la departamentul comecrial catre departamentul ethnic4→ Se centralizeaza listele in departamentul achizitii 

5→ Este trimisa cererea de achizitie a produselor respective catre furnizorul respective; 

6→ Furnizorul completeaza factura si trimite marfa corespunzatoare din factura; 

7→ Se intocmeste nota de intrare-receptie la primirea marfii de catre departamentul gestiuni; 

8→ Se scrie Fisa de magazine corespunzatoare fiecarui produs; 

9→ Se inregistreaza toate documentele in departamentul Financiar;

 

10→ Clientul formuleaza cererea de oferta; 

11→ I se raspunde acestuia cu Lista de oferte; 

12→ Clientul formuleaza o comanda; 

13→ Pe baza comenzii, la vanzarea produselor solicitate, se factureaza dupa ce s-a facut plata; 

14→ Se inregistreaza toate documentele la departamentul Financiar; 

15→ Se emite bon fiscal pentru marfa vanduta; 

16→ Se inregistreaza bonurile fiscale in contabilitatea societatii. 

1.5.4 Modelul prelucrarilor 

Fig. 2 Modelul Prelucrarilor pentru activitatea de aprovizionare-distributie

 

1.6 Arhitectura sistemului informatic 

1.6.1 Schema sistemului informatic  

1.6.2 Dotarea hardware si software