Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor Contabilitate i Informatic de Gestiune

Analiza sistemului informaional de gestiune a clienilor la firma GIP EST S.R.L

1. Crlescu Ana-Maria 2. Luca Ana 3. Marcu Maria 4. epe Emilia-Elena

25% 25% 25% 25%

Organizaia:

SC GIP EST SRL Nume i prenume: Telefon: Poziia n firm: E-mail: Macovei Vladiana Luminia 0741 209 228 Asistent Manager Vnzri vladiana.macovei@yahoo.com

Persoana de contact:

IAI 2011 CUPRINS

Firma/instituia/organizaia studiat i identificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice ce sprijin prelucrarea datelor ............................................................................2

Descrierea organizaiei......................................................................................................2 1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei .............................6 1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare ....................................121.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice.........................6 1.2.2 Resurse hardware......................................................................................................................12

2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei.....................................................17

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul analizat ...................................17 2.2 Identificarea componentelor organizatorice cu responsabiliti n domeniul sistemului analizat...........................................................................................................18 2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context....................19

Firma/instituia/organizaia studiat i identificarea principalelor sisteme informaionale i aplicaii informatice ce sprijin prelucrarea datelor Descrierea organizaiei

Nr.

Caracteristica

Descriere

crt. 1. Obiect de activitate, forma de organizare juridic, tipul proprietii S.C. GIP EST SRL are ca principal domeniu de activitate Activiti de investigaie i protecie a bunurilor i persoanelor. Forma de organizare juridic este societate comercial cu rspundere limitat, tipul proprietii private.

2.

Piaa n amonte i Furnizori: aval Alarme Constana- este principalul nostru furnizor de la care achiziionam kit-urile complete ale sistemelor de alarm i efracie, accesorii pentru alarm, semnalizarea incendiilor. E-on, Apavital, Romtelecom, Vodafone Romnia, acetia sunt principalii furnizori de utiliti pentru dispecerul firmei GIP EST. Radio Pro FM Iai, Iai Tv, TVR Iai sunt furnizorii de publicitate pentru firma noastr. Clieni: E-on Moldova, Kaufland Romania, Lidl Romnia, Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iai, Universitatea Mihail Koglniceanu Iai, ING Bank, Hotel Unirea, Hotel Traian,acetia sunt principalii notri clieni atrai pe baz de contracte, cei mai muli dintre ei sunt fideli serviciilor noastre de peste 5 ani. Politica comercial fa de clieni: Discounturi n funcie de valoarea contractului semnat- aadar la o valoare de peste 2 500 lei se aplic un discount de 10%, la o valoare de peste 5 000 lei discountul acordat este de 15%. Discounturi n funcie de perioada contractului pentru toate contractele semnate pe o perioad mai lung de 3 ani se acord o reducere de 5%. Concurena: Astra Universal S.R.L.- acetia ofer i cursuri gratuite de calificare i recalificare n meseria de agent paz i ordine.

Bestguard S.R.L. furnizeaz aceleai sisteme de alarm i efracie Analiza pieei- clienii notrii sunt de regul persoane juridice sau persoane fizice cu statut nalt, care ncearc s i protejeze bunurile de mare valoare. Stabilirea preului pentru un produs sau serviciu se face pe baza metodei preului cost-plus. Pentru a ne promova produsul utilizm metodele de publicitate TV i Radio, iar distribuirea produselor i serviciilor se face la sediul sau domiciliul clientului. Posibilitatea de extindere este redus datorit numrului mare de firme de securitate din aceast regiune, dar avem posibilitatea obinerii unor contracte mai mari cu clienii existeni. Puncte tari notorietate pe piaa din regiunea Moldovei, oferim servicii de paz i intervenie prin dispecerat, raport calitate-pre satisfacator. Puncte slabe nu oferim cursuri gratuite de calificare i recalificare n meseria de agent paz i ordine. 3. Organizarea firmei i principalele activiti economice Structura organizatoric a firmei S.C. GIP EST SRL este functional, fiind organizat pe urmatoarele compartimente: Departament producie Departament marketing vnzri Departament logistic Departament paz i intervenie Departament resurse umane Departament economic

Directorul general este cel care asigur conducerea societii comerciale, coordonnd activitatea directorilor celorlalte compartimente (director producie, director marketing vnzri, director logistic, director coordonare paz, director resurse umane, director economic). Departament producie Directorul de producie coordoneaz activitatea departamentului. n cadrul acestuia se regsesc activitile de producie i dispeceratele. n cadrul departamentului activeaz

directorul de pregtire a fabricii i directorul tehnic care supervizeaz activitile de producie a sistemelor de securitate (camere de supraveghere, sisteme antiefracie). Departament marketing-vnzri Coordonat de ctre directorul marketing vnzri, care are 3 zone n subordonare. Se ocup cu promovarea i vnzarea soluiilor de securitate. Departament logistic Coordonat de ctre directorul de logistic. ntreine structura de transport i depozitare i pune la dispoziie mijloacele necesare deplasrii. Departament paz i intervenie Este condus de ctre directorul coordonare paz. dizlocarea personalului uman n situaiile cerute. Departament resurse umane Este condus de ctre directorul de resurse umane. Se ocup cu selecia i recrutarea personalului. Completeaz pontajele, organizeaz orarul, planific concediile. Asigur instructajul pentru Sntatea i Securitatea Muncii, etc. Departament economic Este condus de ctre directorul economic. Aloc resursele financiare i raporteaz ctre directorul executiv. Prezint situaii estimative i planific bugetul. Se ocup de evidenele contabile. Asigur

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaional al organizaiei

1.2.1 Identificarea sistemelor informaionale economice i a aplicaiilor informatice

Nr. crt.

Prelucrri i tipul prelucrrilor extrase din analiza interfeei aplicaiilor 1 Sistem informaional de Acest sistem nu Prelucrarea datelor de . conducerecoordonarea funcioneaz pe baza unei intrare n cadrul ntregii activiti din cadrul aplicaii informatice. sistemului informaional

Sistem informaional identificat i scopul

Aplicaia informatic

ntreprinderii, avnd legturi informaionale cu toate celelalte sisteme informaionale. Aici se stabilesc obiectivele de dezvoltare pe termen scurt, aprob bugetul i rectificrile acestuia,identific oportunitile de afaceri, reprezint firma n relaiile cu furnizorii, clienii i alte organizaii cu impact asupra rezultatelor societii, asigur managementul firmei, asigur reeaua de relaii necesar dezvoltrii activitii firmei.

2 Sistem informaional de . gestiune a stocurilor coordoneaz activitatea de depozitare a stocurilor de materii prime, materiale, n vederea obinerii de informaii pertinente, ia decizii cu privire la necesarul de aprovizionare, asigur informaiile necesare pentru acceptarea unei comenzi de producie.

Aplicaia utilizat este PIONIER, iar n cadrul modulului de STOCURI al acestui program se ine evidena separat pentru materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar n magazie, obiecte de inventar n folosin, produse, stocuri la teri i stocuri de la teri.

de conducere se face pe urmtoarele canale (departament producie, departament marketingvnzri, departament logistic, departament paz i intervenie, departament resurse umane, departament economic). Prelucrarea este manual, ntruct datele din bugetul de venituri i cheltuieli, raportul privind situatia clienilor, situaia furnizorilor, situaia datoriilor se preiau manual de la celelate departamente, se analizeaz i se iau decizii. Prelucrarea datelor de iesire este tot manuala deoarece deciziile se consemneaz n scris ctre celelalte departamente. Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale n stoc pe diferite canale ( achiziie, retur din seciile de producie, rebuturi i deeuri). Prelucrarea este mixt, datele de pe facturi, note de intrare recepie, transfer ntre gestiuni sau ntre conturi, facturi se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieirile de materiale din stoc pe diferite destinatii (dare de consum,vnzare). Prelucrarea datelor este mixt, datele de pe facturi clieni, bonuri de consum, avize de nsoire marf, bonurile de comand, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

3 Sitemul informational al . clienilor - Acest sistem realizeaz evidena clienilor n ceea ce privete volumul i valoarea vnzrilor.

n cadrul modulului de IEIRI al programului PIONIER care permite ntocmirea facturilor, pe baza avizului de nsoire a mrfurilor, actualizarea informaiilor privind operaiunile de desfacere a produselor finite ctre clieni,actualizarea datelor generale despre clieni, generarea rapoartelor privind vnzrile firmei.

Prelucarea datelor de intrare n evidena clienilor se face prin intermediul vnzrilor i a prestarilor de servicii. Prelucrarea datelor este automat, datele din facturi, contracte ncheiate, avize de nsoire a mrfii, chitane, se preiau automat din celelalte module ale aplicaiei, iar situaia clienilor se actualizeaz automat. Prelucrarea datelor de ieire ale clientilor pe diferite destinaii (raportarea ctre depatamentul de marketing-vnzri i conducere). Prelucrarea se face automat, prin ntocmirea situaiei comenzilor, ntocmirea rapoartelor privind clienii inceri, clienii insolvabili, actualizndu-se automat situaia clienilor.

4 Sitemul informaional al . furnizorilor n cadrul acestui sistem se evideniaz situaia furnizorilor.

Modulul INTRRI al programului PIONIER ne permite s inem evidena furnizorilor,a contractelor de prestri servicii precum i a comenzilor.

5 Sistemul informaional al . producieiurmrete tranzaciile zilnice privind stocurile de produse i prelucreaz automat documentele ce stau la baza tranzaciilor produselor din gestiune.

Pentru activitatea de producie, ntreprinderea folosete modulul PRODUCIE din cadrul aplicaiei PIONIER. Acest modul urmrete gestionarea materialelor din cadrul firmei de la stadiul de materii prime pn la realizarea produsului finit.

Prelucrarea datelor privind intrarea informaiilor despre furnizori pe diferite canale (achiziie, prestri servicii). Prelucrarea datelor este automat ntruct informaiile din facturi, documente de plat i NIR de la depozite sunt ncrcate din nregistrrile anterioare iar situaia furnizorilor se actualizeaz automat. Prelucrarea datelor privind ieirea informaiilor despre furnizori cu diferite destinaii (plat furnizori, oferte etc). Prelucrarea este automat deoarece datele din jurnalul de achiziii,balana furnizorilor i rapoartele intocmite ctre conducere sunt generate automat de catre softul contabil Pionier. Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale n secia de producie, pe diferite canale(proiectare,execuie) Prelucrarea este mixt datele de pe certificate de garanie, note de recepie, note de predare se preiau manual, se introduc prin intefaa aplicaiei, iar actualizarea produselor finite se face automat. Prelucrarea datelor privind ieirea de produse finite din secia de producie ctre gestiunea stocurilor . Prelucrarea este mixt, datele din procesul verbal de scoatere din gestiune, lista de inventar, bon de predare se preiau manual, se introduc prin interfaa aplicaiei iar generarea

rapoartelor privind produsele finite se face automat.

6 Sistemul informa ional al . mijloacelor fixe realizeaz evidena mijloacelor fixe i calculeaz amortizarea lunar a acestora.

Nu exist nicio aplicaie Prelucrarea datelor informatic pentru privind intrarea de gestionarea acestui mijloace fixe n firma GIP sistem. EST, pe diferite canale (achiziii,donaii). Prelucrarea datelor este manual,ntruct facturile, avizele de expediie i documentaiile tehnice a mijloacelor fixe, bonurile de micare, procesele verbale de recepie, procesle verbale de casare, registrele numerelor de inventar sunt ndosariate manual. Prelucrarea datelor de ieire a mijloacelor fixe din entitate, cu diferite destinaii(vnzare, transferul ctre alt secie sau subunitate din firm). Prelucrarea datelor de ieire se face manual. Cu ajutorul informaiilor din dosarele aferente fiecrui mijloc fix se prelucreaz manual lista mijloacelor fixe pe secii/grupe, se fac rapoarte privind amortizarea i a valorii ramase neamortizate precum i rapoarte privind scoaterea din folosin a mijloacelor fixe, etc. Modulul FINANCIAR din cadrul aplicaiei PIONIER urmrete toate tranzaciile economice de ncasri i pli precum i a altor operaiuni de trezorerie. Deasemenea, ine evidena clienilor i a furnizorilor prin intermediul facturilor i a ncasrilor, respectiv a plilor. Prelucrarea datelor privind fluxurile monetare de intrare se realizeaz prin intermediul ncasrilor. Prelucrarea este automat, datele din dispoziiile de plat, dispoziiile de ncasare, chitanele din ncasri, registrele de cas, sunt preluate automat din sistemul clienilor, iar

7 Sistemul informaional al . trezoreriei realizeaz evidea la zi a ncasrilor i plilor

situaia ncasrilor actualizeaz automat.

se

8 Sistemul Infomaional de . Salarizare ine evidena fiei de personal cu toate datele despre angajai.

Modulul SALARII, din aplicaia PIONIER ajut la introducerea pontajelor ,calculul drepturilor salariale, evidena concediilor de odihn i medicale, dar i a altor drepturi ale personalului, nregistrarea diverselor tipuri de venituri i reineri, calculul taxelor i ntocmirea declaraiilor, a listelor de plat i a altor situaii, actualizarea datelor din baza de date privind salariaii, furnizarea de informaii privind personalul angajat.

Prelucrarea datelor privind fluxurile monetare de ieire se realizeaz prin intermediul plilor. Prelucrarea este automat, datele de ieire din chitane, facturi, registre de cas / banc /credit se preiau automat din sistemul furnizorilor, iar evidena plilor este generat automat de ctre aplicaie. Prelucrarea datelor privind intrarea n sistemul informaional al salarizrii pe diverse ci (calculul salariilor, a sporurilor, acordarea de avansuri). Prelucrarea datelor este mixt, datele din listele de pontaje, listele din cuantum salarii, coeficient avans se preiau manual i se introduc prin interfaa aplicaiei, actualizndu-se automat situaia salariilor. Prelucarea datelor privind ieirea din sistemul informaional al salarizrii pe diferite destinaii (emiterea statelor de plat, a fluturailor, datoriile ctre bugetul statului). Prelucrarea datelor este automat, deoarece softul contabil pe care l utilizm permite generarea automat a statelor de plat, ntocmete declaraiile i rapoartele privind angajaii.

9 Sistemul Informaional de . Contabilitate-ine evidena sistematic i cronologic a tuturor operaiunilor finaciar contabile n conformitate cu prevederile legale.

Modulul CONTABILITATE permite preluarea i prelucrarea notelor contabile, deschiderea de conturi, ntocmirea fiei contului, cartea mare, generarea balanei de verificare finale i a registrului jurnal.

Prelucrarea datelor privind intrarea n evidena contabil pe diferite canale (achiziii, vnzare, darea n consum, lista pontajelor, etc). Prelucrarea datelor este automata, datele contabile din producie, salarii, ncasri i pli, gestiunea stocurilor de materiale i produse finite, se preiau manual i se actualizeaz automat n softul contabil. Prelucarea datelor privind ieirea din evidena contabil pe diferite destinaii (situaia financiar a ntreprinderii). Prelucrarea datelor este automat, aplicaia genereaz balana de verificare final, registrul cartea mare, fia contului, notele contabile, registrul jurnal, bilanul contabil, diferite liste cerute de ceilali utilizatori ai informaiei financiar contabile.

1.2.2 Resurse hardware Firma GIP EST dispune de o reea de calculatoare alctuit din 31 de calculatoare. Dispersia calculatoarelor personale: 1 la Directorul General, 10 la Departamentul de Marketing i Vnzri( 1 la Director, 8 la Ageni de Vnzri i 1 la Asistenta Directorului), 4 calculatoare la Departamentul Economic ( 1 la Contabilul ef, 2 la Contabili, 1 la Casierie), 2 la Resurse Umane, 2 la Departamentul de Logistic, 2 la Departamentul de Paza, 1 la Directorul Tehnic, 2 la Dispecerat, 3 la Biroul de Detaamente, 1 calculator n sala de sedine i 3 la Departamentul de Producie.

1.3 Proiecte informatice propuse sau n curs de implementare n planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse urmtoarele proiecte:

Firma i propune achiziionarea unei aplicaii care s acopere ntregul domeniu financiar contabil astfel nct pentru datele care sunt prelucrate manual s se implementeze module care s permit modificarea lor automat. Crearea unui aplicaii care s uureze accesul la informaii, n timp real de ctre toate departamentele firmei, i care s foloseasc o interfa mai usor de utilizat.

1.4 Matricea sistemelor informationale - componente organizatorice

Legend:

1. Rapoarte de producie 2. Note de predare 3. Not de recepie 4. Note de restituire 5. Fi de inventar 6. Proces verbal de scoatere din gestiune 7. Fi de eviden a stocurilor 8. NIR 9. Not contabil 10. Registru stocuri 11. Fie de magazie 12. Not comand 13. Not contabil 14. Dispoziie de plat 15. Proces verbal de scoatere din gestiune 16. Proces verbal de recepie 17. Bon de micare a mijloacelor fixe 18. Proces verbal de scoatere din gestiune 19. Not contabil 20. Proces verbal 21. Bon de micare a mijloacelor fixe 22. State de plat 23. List cuantum salarii 24. Contract de munc 25. Stat de funcii 26. Fi fiscal 1, 2

27. Decizii de angajare 28. Contract de munc 29. Foaie colectat de prezen 30. List pontaje 31. List pontaje 32. State de plat 33. List de avans chenzional 34. Liste de indemnizaie pentru concediu de odihn 35. Liste de inventar 36. Bon de predare 37. Fi limit de consum 38. Oferte de produse 39. Cerere de ofert 40. Situaia vnzrilor 41. Contracte 42. Facturi 43. Cerere de ofert 44. Oferta 45. Not de recepie 46. List de inventar 47. List de inventar 48. Avans de trezorerie 49. List pontaje 50. List pontaje 51. Situaia stocurilor 52. Situaia comenzilor efectuate 53. Situaia comenzilor 54. SFA 55. SFA

56. Rapoarte privind clienii inceri 57. Rapoarte privind clienii inceri 58. Bugetul de venituri i cheltuieli 59. Factur 60. Situaia clienilor 61. Rapoarte privind soldul clienilor 62. Jurnal de vnzri 63. Reclamaii 64. Invitaii la prezentarea produselor i serviciile prestate 65. Cerere de retur 66. Respingere cerere de retur 67. Aviz de nsoire a mrfii 68. Certificat de garanie 69. Certificat de garanie 70. Fil CEC 71. Comenzi 72. Factur n rou 73. Chitan 74. Document de transport 75. Chestionare 76. Chestionare 77. Fia clientului 78. ntiinare de plat 79. Balan analitic 80. Manual de utilizare 81. Raport de inventar

2. Delimitarea ariei de ntindere pentru sistemul supus analizei 2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul analizat Principalele tranzacii economice identificate n sistemul gestiunea clienilor sunt: Operaiuni de vnzre sau vnzare n trane pentru firmele care vor s achiziioneze o cantitate mai mare de produse. Operaii privind lucrrile executate i serviciile prestate n baza unor contracte ncheiate cu acetia. nregistrarea prelurii comenzilor de la clieni si lansarea propriu-zis a acesteia. Evidena plilor i percepera automat a penalitilor pentru clienii care depesc termenele de plat convenite. nregistrarea clienilor inceri sau n litigiu. Evidenierea unor reduceri comerciale de preuri, acordate ulterior facturrii la servicii, lucrri prestate sau la livrarea de bunuri nregistrarea ncasrii sumelor primite de la clieni, sub form de avansuri sau de aconturi pentru livrri, executri sau prestri viitoare de servicii (avansurile/aconturile se vor lichida apoi prin decontarea lor, pe seama facturri livrrilor sau prestaiilor ulterioare, urmnd a se ncasa doar diferena ntre nivelul total al facturri i avansul sau acontul deja primit).

2.2 Identificarea componentelor organizatorice 1 cu responsabiliti n domeniul sistemului analizat

Nr. crt. 1.

Departament/birou/persoan/partener Director general

2.

Departamentul economic

3.

Departamentul de producie

Descrierea responsabilitilor privind sistemul analizat - coordoneaz activitatea celorlali directori; - ia decizii n cazul clienilor ru-platnici; - semneaz contracte comerciale cu clienii; - reprezint firma la licitaii; -analizeaz i ia msuri pentru creterea rentabilitii att pe total ct i pe fiecare produs sau serviciu prestat; - asigur efectuarea inventarierii patrimoniului, particip la organizarea sistemului informaional; - organizeaz, ndrum, conduce, controleaz i rspunde de desfurarea n mod eficient a actvitii financiar-contabile a firmei n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare; - semneaz contracte comerciale cu clienii nainte de a fi semnate de Directorul General; - controleaz periodic contractele cu clienii; - primete documente pentru livrarea spre clieni; - urmrete plile ctre clieni; - efectueaz controlul nregistrrii intrrilor monetare ctre banc; - urmrete i ncaseaz toate facturile pentru produsele finite livrate; - urmrete permanent circulaia documentelor de decontare cu banca, analizeaz lunar volumul facturilor nencasate; -proiecteaz, execut i realizeaz ntreinerea sistemelor tehnice pe baza comenzilor; -ine evidena materialelor consumabile i a comenzilor; -ntreine aparatura necesar instalrii sistemelor de alarm i efracie; -realizeaz controlul tehnic a sistemelor; -ndeplinete comenzile preluate de la departamentul de Marketing-Vnzri; -primete de la clieni cererile de ofert, dup ce le studiaz, intocmete ofertele de produse sau servicii pe care le trimit drept rspuns napoi la client; -intocmete contracte de prestare servicii; -realizeaz situaia vnzrilor care este n permanen la ndemna utilizatorilor ei; -intocmete facturi; -trimite mesaje de mulumire clienilor fideli

4.

Departamentul de marketing vnzri

1

component organizatoric = birou, departament, compartiment, oficiu, director etc.

5.

Departamentul de logistic

6.

Departamentul de paza si interventie

- gestioneaz comenzile primite i trimit ntinri departamentului de producie; - ntocmesc facturile n rou; -realizeaz i aplic chestionare clienilor; - depoziteaz (stocheaz, inventariaz, livreaz, pick-ing etc); - pune la dispoziie i ntreine echipamentele necesare pentru producie, depozitare dup producie i livrare ctre client; - ntocmete fie de magazie i depoziteaz produsele pe baza raportului de producie; - comunic stocurile de marf ctre departamentul de marketing/vnzri; - ofer logistica pentru returnarea produselor n service n cadrul departamentului de producie. - asigur paza la obiectivele monitorizate; - comunic cu dispeceratul; - ntocmete rapoarte de intervenii; -se deplaseaz la intervenii atunci cnd exist solicitri din partea clienilor;

2.3 Entiti externe aflate n legtur cu sistemul i diagrama de context

Nr. Entitatea extern crt. 1 Departamentul . marketing/vnzri

2 . 3 .

Intrri de la entitate n sistem Ofert produse i servicii Situaia vnzrilor Contracte Facturi Mesaje de mulumire Comenzi Factura n rou(reduceri) Chestionare Sistemul informaional de Respingere cerere de retur gestiune a stocurilor Aviz de insoire a mrfii Certificat de garanie Manual de utilizare Sistemul informaional de Intiinare de plat contabilitate

Ieiri din sistem spre entitate Cerere de ofert Chestionare

Situaia comenzilor Cerere de retur Rapoarte privind clienii inceri Rapoarte privind soldul clienilor Fia clientului Balana analitic a clienilor Rapoarte de intervenie

4 Departamentul de paz i Situaia clienilor . intervenii 5 Departamentul de logistic . Document de transport

6 Sistemul informaional de Invitaie la prezentarea Jurnal de vnzri . conducere produselor i serviciilor Reclamaii prestate 7 Departamentul de Certificat de garanie . producie 8 Sistem informaional . trezoreriei al Fil C.E.C Chitan