PROIECT DE MANAGEMENTBiblioteca Judeean V.A. Urechia Galai

Instituie Public de Cultur de nivel european

Galai2007

1

PROIECT DE MANAGEMENT

Biblioteca Judeean V.A. Urechia Galai, Instituie Public de Cultur de nivel european

Capitolul IScurt istoric al Bibliotecii Judeene V.A. Urechia din Galai.

Biblioteca V.A. Urechia fondat juridic n anul 1899 i inaugurat n 1890 de ctre profesorul Vasile Alexandrescu Urechia, academician, deputat i senator n forul legislativ al rii, funcionar superior n administraia public central, conductor i coordonator a diverse societi guvernamentale i neguvernamentale, scriitor, istoric, pedagog i publicist (vezi Monografia Bibliotecii V.A. Urechia- Galai, vol I de Nedelcu Oprea), i-a sporit an de an celebrele colecii prin donaii, ncepnd cu cele 5000 de volume ale lui V.A. Urechia nsui i continund cu ale lui Carol I, D.A. Sturdza, Episcopia Dunrea de Jos, Consulatele Turciei, Suediei, Norvegiei etc., crescndu-i totodat prestigiul cultural prin activitatea prodigioas a personalitilor care au condus-o nc de la nfiinare: V. A. Urechia, C. Calimanschi, E. Constantinescu, A. Panaitescu, N. Oprea i E. Iordache.

Bogatul i valorosul fond de carte enciclopedic, achiziionat de-a lungul timpului (n prezent peste 625.000 de uniti de bibliotec), colecii speciale (12 incunabule, 2.800 manuscrise, 3.500 de stampe, din care 116 sunt gravuri de Rembrandt) i serviciile variate, ofer publicului glean i vizitator condiii optime de informare, de studiu, cercetare i recreere.

Biblioteca istoric V.A. Urechia din Galai, este gzduit ntr-o cldire, monument arhitectonic, construit n anul 1894/1895, de o societate de construcii romneasc al crei preedinte era prinul D. Ghica (aceeai societate care a construit si Palatul regal de la Cotroceni, Imprimeria Statului, Spitalul Brncovenesc etc.), impune i astzi prin inuta ei clasic i prin sobrietate.

Biblioteca a fost modernizat de-a lungul anilor (ultima modernizare fiind finalizat n prima parte a anului 2006) n conformitate cu proiectul de reabilitare, cnd s-au finalizat operaiunile de instalare a sistemelor ce utilizau cureni slabi. S-au instalat i configurat echipamentele n nodul central de administrare aflat n zona Seciei Automatizarea i Prelucrarea Informaiilor i Serviciilor. De asemenea, s-a procedat la instalarea tuturor posturilor telefonice i s-au verificat i finalizat legturile nodale ale reelei de date.

Secia Automatizarea i Prelucrarea Informaiilor i Serviciilor i responsabilii pe probleme de securitate PSI, protecia muncii, au stabilit i realizat n detaliu punctele de urmrire i zonele cheie de acces pentru instalarea tuturor aparatelor care serveau acestui scop (camere video, control acces, tastaturi i butoane speciale, senzori de micare etc). La acestea s-au adugat elementele de automatizare (controlul automat al iluminatului n anumite spaii, ui a cror deschidere este controlat de senzori pentru automatizarea

2

procesului la intrare, fotocopiatoare etc).Un accent deosebit s-a pus pe rezolvarea sistemului signaletic i de orientare pentru

utilizatori n spaiile de servicii, ct i pe crearea instrumentelor specifice (brouri, pliante, afie) n contextul noului flux al serviciilor.

ncepnd cu trim. II 2006 pentru reluarea activitii n parametri normali s-a optat pentru deschiderea serviciilor pentru public n program redus de o singur tur, pentru a se finaliza, treptat, toate problemele care au existat dup nchiderea lucrrilor de reabilitare. S-a recurs la aceast soluie pentru a deschide, ct mai repede pentru public, accesul la sursele de informare i la serviciile de baz, chiar dac s-a tiut faptul c acest lucru va determina nregistrarea unor valori sczute n statistica specific.

Pentru a cunoate fluxul documentelor i informaiilor din Bibliotec vom prezenta sintetic pe secii i activiti situaia anului 2006 astfel:

I. Secia Dezvoltarea. Evidena. Prelucrarea coleciilorPentru a rspunde favorabil nevoilor de informare ale cititorilor, n anul 2006 s-a

ncercat eficientizarea activitilor de completare a coleciilor i prelucrare a documentelor i informaiilor. n acest sens s-a avut n vedere optimizarea comunicaiei cu unitile de difuzare a documentelor de bibliotec, o documentare mai ampl asupra produciei editoriale la nivel naional, precum i o mai bun colaborare a personalului implicat n procesul de completare a coleciilor din biblioteca noastr.

Pentru a crete calitatea prelucrrii i organizrii coleciilor i a informaiilor, s-au fcut eforturi majore de ctre personalul implicat n fluxul prelucrrii coleciilor n vederea realizrii corecte i n timpi optimi a operaiunilor specifice. Enumerm n acest sens principalele activiti desfurate n compartimentele subordonate ierarhic Seciei Dezvoltarea. Evidena. Prelucrarea coleciilor:

3

Biroul Completare. AchiziiiPrin activitatea acestui birou, coleciile bibliotecii s-au completat cu 21.024 u.e.1

respectiv 5.540 titluri, acest lucru nsemnnd o cretere cu 33,23% fa de anul 2005.

Nr. Tipuri de documente Nr. vol.1 Cri i alte tipuri de documente 16.3022 Periodice 1.7153 Documente multimedia 3.007

Tabelul 1. Numrul volumelor intrate n 2006 n funcie de tipul documentuluiSuma repartizat pentru achiziia de documente a crescut cu 14% fa de anul 2005,

aceasta fiind de 37.559 lei, la care se adaug suma din venituri proprii de 11.225 lei.O alt modalitate de completare a coleciilor a constituit-o donaia; donaiile au

reprezentat 8,23% (1.559 vol.) din totalul documentelor intrate.

Ca elemente de noutate n activitatea acestui birou trebuie amintite urmtoarele: modificarea fluxului general de prelucrare a datelor prin nregistrarea crilor n

programul Tinlib, nc din faza de semnal. Acest lucru a dus la o mbuntire a timpului de prelucrare a documentelor prin faptul c Biroul Eviden poate aloca imediat numere de inventar pentru documentele primite, deoarece nregistrrile aferente sunt deja fcute s listeze Registrul inventar, n vederea predrii operative ctre seciile de mprumut. Un alt avantaj const n faptul c exist posibilitatea s se vad situaia unui document ntr-o singur baz de date; pn anul trecut nregistrrile de precomenzi i comenzi erau realizate n vechiul sistem de gestiune a bazelor de date. CDS/ISIS.

achiziionarea pentru anul 2007 a unui abonament la bazele de date Oxford Journals (titluri din domeniul umanist).

1 u.e. -- uniti de eviden.

4

2000 2001 2002 2003 2004 2005 20060

2500

5000

7500

10000

12500

15000

17500

20000

22500

11166 1224612753

10639 10772

15780

21024

Dinamica completrii coleciilor n perioada 2000-2006

Num

rul

doc

umen

telo

r in

trat

e u.

b.

Conform politicii de achiziii promovat de IFLA2, instituia bibliotecar glean a continuat n anul 2006 s acorde atenie achiziionrii de documente multimedia i electronice. Din totalul cheltuielilor pentru documente realizat, aproape 19% l-a reprezentat achiziionarea acestor tipuri noi.

Biroul Catalogare-ClasificareActivitatea personalului din cadrul Biroului a fost prioritar orientat ctre realizarea

obiectivelor viznd optimizarea activitii de baz catalogarea, clasificarea i indexarea documentelor intrate n Bibliotec. Activitatea biroului este prezentat, centralizat, n tabelul urmtor:

Tip document/activit.

Stoc(nr. titl.)

Catalogate(nr. titl.)

Documente Clasificate(nr. titl.)

nreg. Fi+completri nregistr.

Fie matc

(nr. titl.)Carte curent 3 804 2 985 2 992 3 113 832

Carte catalogat retrospectiv 13 12 12 16 2

Periodice-titluri noi 44 44 44 44 44

Periodice catalogate retrospectiv 9 9 9 9

Periodice-nr. noi din titluri existente 232

nreg. periodice electronice i suplimente

20 20

Materiale AV 1 603 1 603 1 603 1 796

Parte comp.-AV 12 485 12 485 12 485

TOTAL 5 493 17 138 17 145 17 483 1 197 44Tabelul 2. Activitile Biroului Catalogare-Clasificare

Biroul EvidenActivitatea specific acestui birou a constat n principal din urmtoarele:

luarea n eviden primar (clasic) i individual (clasic i automatizat) a documentelor noi intrate. n coleciile Bibliotecii au intrat n cursul anului 2006 un numr de 21.024 volume. Aceste documente (cri, periodice i multimedia) au fost luate n eviden primar i individual, le-au fost atribuite 671 poziii n Registrul de micare al fondului(poziii la care s-au realizat centralizri cantitative i valorice) i s-au ntocmit 405 AP-uri (acte de primire) pentru documentele sosite fr acte nsoitoare.

prelucrarea biblioteconomic a acestor documente; activitatea a constat n: atribuirea numrului de inventar pe fiele de precomenzi; aplicarea nsemnului de proprietate; aplicarea etichetelor de cod de bare; aplicarea etichetelor de securitate; nscrierea valorii pe documentele fr pre; stabilirea i nscrierea semnului de autor pe

2 IFLA - Federaia Internaional a Asociaiilor de Biblioteci. A se vedea i situl acestei organizaii disponibil la: http://www.ifla.org/ (citat la: 01.02.2007).

5

http://www.ifla.org/

documentele destinate mprumutului la domiciliu; ntocmirea fielor de carte pentru exemplarele repartizate Depozitului general; aplicarea numerelor de inventar pe documente, fie topografice, fiele crilor; predarea listelor cu Registrul de micare al fondului ctre Sectorul APIS; predarea stocurilor noi seciilor pe baza listing-ului etc;

executarea operaiilor de scdere din evidene a unui numr de 921 volume.n anul 2006 nu s-au mai scos fie matc pentru titlurile nou intrate n coleciile

Bibliotecii, din cauza lipsei de personal.

II. Biroul Control de AutoritateActivitatea Biroului Control de Autoritate a fost orientat cu prioritate spre

optimizarea stilului i metodelor de munc n scopul creterii eficienei activitii de baz - uniformizarea punctelor de acces controlate.

Strategiile au vizat potenarea valorii pragmatice a instrumentelor de lucru utilizate i introducerea altora, nou aprute.

Din analiza bazei de date i a modului cum se deruleaz activitatea de introducere a datelor bibliografice, compartimentul s-a preocupat n principal de urmrirea, expertizarea i validarea a 2 puncte de acces controlat: creatori (autori, editori etc.) persoane fizice i termenii controlai de subiect.

n intervalul martie-decembrie 2006 s-au verificat peste 2.500 nume de persoane fizice cu diferite responsabiliti intelectuale cu nume omonime i prenume diferite, verificarea realizndu-se, ncepnd cu iniialele i ncheind cu prenumele omonime, pe baza confruntrii cu operele aparintoare, a consultrii paginilor web i a corespondenei electronice cu peste 30 de autori/editori.

III. Serviciul Relaii cu PubliculRezultatele acestui serviciu se reflect cel mai bine n datele de ordin statistic de la

sfritul anului, acestea oglindind dimensiunea implicrii Bibliotecii n viaa comunitii locale, n rezolvarea problemelor de informare i documentare sau loisir cu care se confrunt glenii i nu numai. Fa de anul precedent s-a nregistrat o cretere a activitii oglindit n datele statistice, fapt explicabil prin redeschiderea activitii la Sediul central, ncepnd cu luna august.

Astfel, de la redeschiderea Sediului central pn la sfritul anului, deci n aproape cinci luni, s-a realizat 54,7% din totalul frecvenei pe anul 2006.

Dup distribuirea frecvenei pe puncte de lucru se constat faptul c 31% din total a fost realizat la Sediul central, iar aportul Filialei 1 a fost de 69%. Trebuie menionat faptul c activitatea la Sediul central s-a desfurat timp de o tur n numai cinci luni, n comparaie cu cea de la Filiala 1, care a funcionat tot anul, iar n primele apte luni a avut program cu publicul timp de 11 ore pe zi. n cadrul activitii desfurate la Sediul central, frecvena cea mai ridicat (25%) s-a nregistrat la Secia de mprumut la domiciliu (a se vedea diagrama reprezentnd Dinamica frecvenei pe secii i activiti). Fa de situaia anterioar se constat o scdere a frecvenei la Secia Sli de lectur i la compartimentul Referine electronice i Internet.

Cea mai ridicat frecven a fost nregistrat la activitatea de mprumut la domiciliu din cadrul Filialei 1 (44,5%), muli dintre utilizatori rmnnd fideli acesteia chiar i dup redeschiderea sediului.

Indicele de atragere la lectur calculat pentru anul 2006 este de aproape 8%. Valoarea acestuia, dei mai mic dect cea nregistrat n anul 2003 (12%), reprezint un

6

vrf, dac avem n vedere faptul c activitatea s-a desfurat doar pe parcursul a cinci luni de zile.

Din analiza datelor se constat o scdere a numrului de cititori activi. Fenomen firesc, innd seama de perioada de suspendare a serviciilor la Sediul central i perioada din an la care ne raportm.

Numrul cititorilor nou nscrii a sczut fa de 2004 cu 4.003 utilizatori, meninndu-se aproximativ aceeai cifr ca n anul 2005.

7

20,30%

4,73%

2,08%0,72%2,06%1,34%

44,16%

12,12%

4,80%

7,70%

Dinamica frecvenei pe secii i activiti

mprumut la domiciliu-cri+periodicemprumut la domiciliu-doc. MultimediaSli de lecturSala de lectur-PeriodiceReferine electronice/InternetMultimediaF1 IDF1multimediaF1 SLF1 INT

2000 2001 2002 2003 2004 2005 20060

25000

50000

75000

100000

125000

150000

175000

200000

225000

250000

275000

300000

284456256909

288170 267663

183725

121020162344

Dinamica frecvenei n perioada 2000-2006

Frec

ven

a

n ceea ce privete documentele eliberate, acestea au crescut fa de 2005 cu 45.566 doc. (17,8%), meninndu-se totui o scdere cu 70.913 doc. (27%) fa de 2004. Fenomenul are aceeai explicaie, perioada de suspendare a serviciilor ctre public pentru realizarea modernizrii Sediului central.

Analiznd repartiia documentelor consultate constatm c numrul celor solicitate n incinta bibliotecii a fost de 13,7%. Acest fapt este observat i prin scderea frecvenei la Slile de lectur, justificat n parte prin faptul c activitatea n cel de-al doilea semestru al anului a fost mereu mai slab dect cea nregistrat n primul semestru. Crearea noii Secii de Referine a produs orientarea unui numr de cititori spre zona de aciune a acesteia i a Seciei de mprumut la domiciliu.

Repartiia documentelor consultate, dup tipul acestora, relev faptul c numrul majoritar este cel al crilor (51,75%), att cele mprumutate la domiciliu, ct i cele studiate la sal. Se constat creterea fireasc a numrului de documente multimedia consultate, precum i a celor electronice, ca urmare a politicii instituiei privind accesul liber la informaie, indiferent de suportul pe care aceasta se afl. mprumutul la domiciliu al documentelor multimedia, ct i al celor electronice a condus la o cretere important, reprezentnd 10,2%, respectiv 3,89% din total documentelor consultate.

Referitor la categoria cititorilor nou nscrii nu s-au produs modificri procentuale semnificative, cei mai muli utilizatori atrai fiind elevii (42%) i studenii (18,5%). Pe locul urmtor se situeaz intelectualii cu 8,2%, profesiile liberale cu 7,64%, muncitorii cu 7%, pensionarii i casnicele cu 4,19%, respectiv 4%. Se confirm astfel tendina, exprimat n anii anteriori, de cretere a numrului de utilizatori care nu sunt elevi sau studeni.

8

2000 2001 2002 2003 2004 2005 20060

100020003000400050006000700080009000

10000110001200013000

10958

9256 87287528

12234

8123 8231

Dinamica cititorilor nscrii n perioada 2000-2006

Num

r c

itito

ri n

scri

i

2000 2001 2002 2003 2004 2005 20060

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

450000

500000

550000

600000555681

517222565465

538313

333058

216579262145

Dinamica documentelor eliberate n perioada 2000-2006

Doc

umen

te e

liber

ate

Anul 2006 a fost un an atipic pentru activitatea Serviciului Relaii cu Publicul datorit suspendrii activitii cu publicul la Sediul central pn n luna august. n prima jumtate a anului, n paralel cu activitatea desfurat la Filial, la Sediul central s-a definitivat verificarea gestionar i s-a procedat la reorganizarea accesului liber la raft n Secia de mprumut la domiciliu.

Odat cu renceperea activitii cu publicul, n data de 17 august, au fost reluate toate activitile aferente serviciilor de bibliotec: mprumutul documentelor (carte, documente multimedia, periodice) la domiciliu. ncepnd cu aceast dat, consultarea n cadrul slilor de lectur a periodicelor beneficiaz de un spaiu adecvat. De asemenea, accesul la documentele din fondul Colecii Speciale, se face n cadrul unei sli de lectur specializat.

Activitatea de animaie a fost tratat cu aceeai importan ca i n anii precedeni.S-au organizat manifestri culturale att la Sediul central, ct i la Filiala 1. Biblioteca a ncheiat parteneriate cu organizaii diverse n vederea desfurrii unor activiti de interes comun (Asociaia Universitilor Populare Germane, Asociaia Casa Noastr, Filiala Local a organizaiei Salvai Copiii, Liceul Pedagogic, Grupul colar Elena Doamna, Fundaia de Sprijin a Vrstnicilor Sf. Spiridon, Societatea Scriitorilor Costache Negri, Filiala Galai-Brila a Uniunii Scriitorilor din Romnia, Centrul Cultural Dunrea de Jos etc).

IV. Secia ReferineBiroul Informare bibliografic

n urma cercetrii analitice curente a presei locale i centrale i a monografiilor nou intrate n bibliotec n anul 2006 au fost fiate un numr de 6972 de articole, din care:

4.869 nregistrri de articole din presa local i central i din monografii pentru Anuarul Galai/2006 respectiv pentru anuarele din anii trecui (2005-1999);

1.624 nregistrri articole resurs electronic (corespondente electronice ale articolelor tiprite) din seriale electronice de nivel local i naional;

479 nregistrri de articole de interes pentru utilizatorii bibliotecii (n afara bibliografiei locale) din publicaii juridice i economice respectiv pri componente de interes pentru bibliografia colar.Liste bibliografice realizate la cerere: 52, din care 20 au fost transmise prin interme

diul e-mailului.Reflectarea n mass-media a evenimentelor a fost realizat n mod constant i pozitiv,

contribuind la meninerea Bibliotecii n zona de maxim vizibilitate cultural.A fost acordat asisten utilizatorilor ce au frecventat Biroul Informare bibliografic, n persoan sau de la distan, asisten concretizat numeric n urmtorii indicatori:

Cereri de informaii

Tranzacii de referin

n persoan - 646Prin e-mail - 42Prin messenger 37 68

Tabelul 3. Cereri i tranzacii de referinn luna septembrie a fost optimizat seciunea ntreab bibliotecarul de pe site-ul

Bibliotecii. Cu aceast ocazie a nceput s funcioneze furnizarea de informaii i referine prin intermediul messengerului. Ca urmare a existenei acestui serviciu, un numr de 60 de utilizatori i-au adugat Biblioteca n lista lor de messenger.

9

Oficiul Referine tradiionaleCa urmare a noii organizri a Seciei Referine, pe parcursul anului 2006, au fost

selectate un numr de 839 de volume din depozitul general de carte, ce au fost incluse n Colecia de Referine poziionat n cadrul Biroului Informare bibliografic.

Secia Referine electronice & Internetn cadrul Seciei au fost realizate activitile curente de rezervri, oferire de referine

utilizatorilor prin telefon sau e-mail, satisfacerea cererilor de documente legislative cu ajutorul bazei de date Indaco, cercetare n mediul electronic, imprimare i transmitere de documente electronice, acordndu-se asisten utilizatorilor ce au frecventat secia. Frecvena utilizatorilor Seciei REI, Sediul central, n perioada august decembrie 2006 a fost de 3.379 utilizatori.

Alte solicitri n perioada amintit:

Tipul solicitriiNumr de solicitri

satisfcuteTotal documente salvate pe dischete (legislaie/alte documente) 25/80Total documente salvate pe CD-uri (legislaie/alte documente) 50/207Total resurse electronice descrise 335Total tranzacii de referine virtuale (e-mail/messenger) 1/7Total cereri de informaii (personale/telefonice) 1093/25Total tranzacii de referine (personale/telefonice) 1111/2

Tabelul 4. Tipuri de solicitri n cadrul Seciei REI

Oficiul de Informare ComunitarFiind un serviciu nou, urmeaz a fi stabilite liniile directoare ale planului de activitate

din acest birou n anul 2007. S-a lucrat la organizarea spaiului i pregtirea echipamentelor de prelucrare a datelor. Biroul a fost dotat cu mobilier, spaiu expoziional i un PC pentru bibliotecar, cu ieire la Internet. n cursul anului trecut am beneficiat de sprijinul oferit de un student de la Strasbourg, Facultatea de Documentaristic, care a lucrat alturi de bibliotecari la realizarea proiectului de funcionare a seciei.

Pupitrul de Referinnfiinat odat cu redeschiderea din august, Pupitrul de Referin reprezint un

element de noutate n ceea ce privesc serviciile oferite de bibliotec.A fost selectat i organizat o colecie de referine care s serveasc personalului

care asigur serviciul la Pupitrul de Referin.La nivelul Pupitrului de Referin a fost acordat asisten utilizatorilor n

satisfacerea cererilor de informaii i a ntrebrilor de referin folosind resurse tradiionale i electronice respectiv n cutarea documentelor solicitate i n localizarea lor pe raft, n ndrumarea utilizatorilor spre acele servicii ale Bibliotecii, care le satisfac cerinele.

Indicatorii rezultai n urma nsumrii cererilor de informaii i tranzaciilor de referin oferite utilizatorilor la Pupitrul de Referin sunt urmtorii:

10

Cereri de informaii

Tranzacii de referin

n persoan 4390 9016Prin telefon 35 18

Tabelul 5. Cereri i tranzacii de referin n cadrul Pupitrului de Referin

Prin tranzacii de referin se nelege extragerea dintr-un ansamblu de informaii sau date a celor referitoare la o anumit problem.

V. Secia Automatizarea Prelucrrii Informaiilor i Serviciilor (APIS)

n cursul anului 2006 obiectivul principal al acestei Secii a fost continuarea derulrii programului de informatizare i automatizare a Bibliotecii pe baza sistemului integrat de bibliotec TINLIB achiziionat n 1997 precum i asigurarea suportului hardware necesar suportrii creterii traficului de date din Intranetul Bibliotecii.Compartimentul a susinut participarea Bibliotecii n cadrul proiectelor:

- PROBIP, prin datele obinute i prelucrate cu ajutorul programului TINLIB;- IOSSPL - Integrated Open Source System for Public Libraries, proiect susinut i de Programul Naional de Automatizare i Dezvoltare a Serviciilor Bibliotecilor Publice din Romnia; proiectul i propune, ntre altele, dezvoltarea unui sistem soft de bibliotec; pn acum s-a realizat implementarea acestuia la Biblioteca Municipal Tecuci i la Biblioteca Comunal Lieti.n cursul anului 2006, personalul APIS a desfurat o multitudine de activiti care au vizat:

a) gestionarea sistemului integrat de bibliotec TINLIB i a programului CDS/ISIS;b) ntreinerea i actualizarea softurilor: legislativ LegeNet, Light 2000, Paradoxe;c) gestiunea conexiunii la Internet;d) administrarea sistemului informatic n ansamblul su;e) lucrri de redactare i tehnoredactare;f) digitizarea documentelor;g) gestionarea activitii din sectorul de multiplicare;h) activitatea de ntreinere a instalaiilor electrice i a generatorului electric;i) gestionarea sistemelor de automatizare (centrala telefonic, sistemul antifurt, sistemul antiincendiu, antiefracie i antiinundaie, sistemul video interior a uii cu servomecanism de la intrare, a sistemului de control acces etc.)j) n cadrul operaiunilor de reabilitare a cldirii principale, secia a participat n diferite faze ce necesitau luarea deciziilor de amnunt. Odat terminate reelele de cureni slabi, au fost reinstalate toate calculatoarele personale din instituie, realizndu-se cu aceast ocazie i operaiunile de ntreinere i reinstalare soft.

11

VI. Secia Proiecte. Programe. Marketing de bibliotec

nfiinat din 2004, odat cu aplicarea noii organigrame, secia a funcionat puin timp cu personal de specialitate.

n cadrul activitilor de pregtire i susinere a Conferinei Naionale a ANBPR, organizat de ctre Biblioteca V.A. Urechia, n perioada 8-10 noiembrie 2006, compartimentul a gestionat trimiterea invitaiilor, a pstrat dialogul cu persoanele care au anunat participarea i operaiunile specifice privind acomodarea. De asemenea, a gestionat documentele i mapele care au fost date participanilor i a participat la organizarea vizitelor de informare i documentare ale participanilor n Biblioteca V.A. Urechia alturi de alte persoane, desemnate de conducerea Bibliotecii, din alte compartimente.

Urmeaz ca n 2007 s se intensifice activitatea prin gestionarea problemelor specifice.

VII. Oficiul de Asisten de Specialitate. Resurse umane.Resurse umane

Principalele activiti realizate de acest Compartiment au fost: organizarea i desfurarea concursurilor de ocupare a posturilor vacante; urmrirea realizrii programelor de pregtire, perfecionare i specializare profe

sional; aplicarea prevederilor legale privind majorarea salariilor; evaluarea personalului; elaborarea de referate i emiterea de dispoziii n vederea derulrii normale i legale

a activitii; completarea dosarelor personale cu actele corespunztoare modificrilor intervenite; nscrierea n carnetele de munc i Registrul general de eviden a datelor ce privete

suspendarea sau modificarea Contractului Individual i Colectiv de munc.

12

O rganigrama Biblioteci i V.A. Urechia Galai pentru anul 2004

Asistena de specialitateUna din direciile de aciune urmrite a fost ntreinerea actualitii coleciilor biblio

tecilor publice din jude prin completarea cu lucrri noi: cri sau publicaii periodice.n 2006 principala surs de achiziie a reprezentat-o alocaia bugetar ca parte compo

nent a bugetului local. Donaiile au venit din partea Ministerului Culturii i Cultelor precum i din partea unor persoane fizice. Astfel, finanarea bugetar a fost de 1.538.744 RON, cu 43% mai mare dect n 2005, din care 1.080.254 RON, adic 70,20%, cheltuieli de personal.

n 2006 bibliotecile publice din jude i-au completat coleciile cu un numr de 13.210 vol. (10.785 tit.) n valoare de 135.134 RON, cu aproape 30% mai multe volume i 46% mai multe titluri dect n 2005, cu o medie de 41,28 vol./1000 loc., fa de 35,20 vol./1000 loc n 2005, dup cum urmeaz:

Biblioteca Achiziii vol/titluriachiziii/1000 loc.

2005 2006Bibl. Mun. Tecuci 1.353/972 24,48 32,21Bibl. Tg. Bujor 562/518 57,30 75,94Bibl. Bereti 210/185 25,14 60,00Bibl. Comunale 11.085/9.110 33,91 41,51

Tabelul 6. Completarea coleciilor bibliotecilor publice din jude.

La sfritul anului 2006, coleciile bibliotecilor publice din jude numrau 773.208 volume, dup cum urmeaz:

1. Biblioteca Municipal t. Petic Tecuci: 126.677 vol.2. Biblioteca Oreneasc Gr. Hagiu Tg. Bujor: 25.498 vol.3. Biblioteca Oreneasc Bereti: 24.799 vol.4. Biblioteci Comunale: 582.253 vol.Total: 773.208 vol.

Se observ o cretere real fa de 2005 cu 16.106 volume.Indicele de dotare cu carte este de 2,41 vol/capita (fa de 2,35 n 2005), peste media

pe ar i corespunztor recomandrilor instituiilor abilitate europene; dac la nivel global situaia este bun, la nivelul individual al asigurrii cu informaii situaia este necorespunztoare, unul din motive fiind faptul c 75% din fondul de documente este nvechit i, deci, nu mai corespunde cerinelor actuale.

Referitor la activitatea i utilizatorii bibliotecii, s-au nregistrat urmtorii indicatori: 28.167 utilizatori; 293.640 frecvena; 603.867 volume eliberate.

Principalii indicatori de performan cu referire la jude sunt: vizite la bibliotec/utilizator: 10,42 vizite la bibliotec/zi (jude): 1223,50 vizite la bibliotec/zi (bibliotec): 19,42 documente mprumutate/utilizator: 21,43 indicele de atragere la lectur pe jude [%]: 8,80

O atenie deosebit a fost acordat pregtirii profesionale a bibliotecarilor din jude. Acest obiectiv s-a realizat prin organizarea a cinci schimburi de experien cu tema: Strategia pe termen scurt i mediu pentru formare profesional continu 2005-2010.

13

VIII. Atelierul de legtorieActivitatea atelierului s-a axat pe aceleai tipuri de lucrri specifice, de la simple

operaiuni de pregtire a unor elemente de hrtie necesare seciilor Bibliotecii, pn la cele de recondiionare a unor lucrri din cadrul coleciilor speciale i nu numai.Tipuri de activiti reflectate n cifre:

451 volume periodice legate; 142 volume carte curent i fond de referin legate; 27 mape pentru periodice; 198 buci casete i mape cu clape; 4 volume restaurate din colecii speciale; terminat consolidat hrtie de la Atlas geografic (1640); 6197 cri separat, legat, broat; 870 buci divizionare i alfabetare pentru raft; 10 volume reparate din achiziii cu defecte etc.

IX. Activitatea economico-financiarActivitile desfurate n cadrul Compartimentului Contabilitate i Administrativ s-au

ncadrat n termenele stabilite, astfel c nu au existat situaii de natur s genereze mpiedicarea bunului mers al activitii bibliotecii.

Biblioteca i-a desfurat activitatea n parametri normali i datorit susinerii financiare din partea Consiliului Judeean Galai.

Astfel, n anul 2006 a fost alocat de la Consiliul Judeean Galai suma de 2.565.000 RON din care: cheltuieli de personal 1.250.000 RON; cheltuieli materiale 1.039.000 RON; cheltuieli de capital 276.000 RON (pentru finalizarea operaiunilor de reabilitare).

Denumirea indicatorilor

Credite bugetare definitive

Pli efectuate

Cheltuieli totale 2.565.000 2.557.919A. Cheltuieli curente 2.289.000 2.282.378

- Cheltuieli personal

1.250.000 1.243.000

- Cheltuieli materiale

1.039.000 1.038.994

B. Cheltuieli de capital 276.000 275.541Tabelul 7. Contul de execuie a bugetului-cheltuieli la data de 31.12.2006

n anul 2006, Biblioteca i-a propus s realizeze venituri proprii n valoare de 48.000 RON. S-au realizat 34.120 RON. Din aceast ultim sum, 11.225 RON s-au cheltuit pentru achiziii de documente. Soldul de veniturii proprii al instituiei era la 1 ianuarie 2006 de 2.146 RON, iar la sfritul anului de 25.041 RON.

X. Managementul instituiei Bibliotecii V.A. Urechia pe anul 2006Efortul managerial a fost mprit n dou mari zone de solicitri, care s-au suprapus

temporal peste cele dou semestre ale anului:a) finalizarea operaiunilor de reabilitare a cldirii de patrimoniu i

14

b) redeschiderea serviciilor pentru public.n prima parte a anului, atenia s-a concentrat pe sensibilizarea factorilor de decizie n

scopul alocrii sumelor necesare finalizrii programului de reabilitare. Datorit aprobrii bugetului la nivelul judeului la sfritul lunii ianuarie, toate operaiunile au suferit, prin alunecare, o prelungire a termenelor asumate.

Operaiunile de realizare a achiziiilor publice, conform legilor n vigoare, au durat aproximativ o lun, astfel nct lucrrile din ultima faz a reabilitrii s-au desfurat ncepnd cu luna martie. Concomitent atenia managerial s-a concentrat i pe realizarea operaiunilor specifice de achiziii publice pentru dotri. n cadrul acestei activiti, regndirea exploatrii echipamentelor din dotare, n condiiile n care o mare parte sunt depite tehnologic, precum i proiectarea caietului de sarcini pentru mobilierul specific de bibliotec axat pe funcionalitile diferitelor zone de servicii din instituie au consumat o mare parte din energia de organizare.

Concomitent s-a avut n vedere pregtirea spaiilor pentru reluarea activitii n condiiile unei reorganizri fundamentale la nivelul seciilor de mprumut la domiciliu i referine.

Filosofia care a marcat reforma organizatoric pus n practic prin Decizia 36/2004, a fost centrat pe serviciul orientat spre client (cititor sau utilizator al serviciilor oferite de Bibliotec). Punerea n practic a necesitat analiza echilibrat a ctigului i pierderii din perspectiva utilitii pentru majoritatea celor care calc pragul instituiei, precum i acordarea importanei cuvenite prezervrii i conservrii coleciilor de documente. Tot timpul s-au avut n vedere modelele occidentale de organizare a bibliotecilor publice i de organizare a activitii personalului pentru crearea unui mediu n care s nu predomine operaiunile cu un grad ridicat de stereotipie. Astfel, o soluie pentru acest din urm aspectl-a reprezentat crearea de posturi n spaiul de relaii cu publicul n care s se roteasc cte 4 ore toi bibliotecarii, inclusiv cei care lucreaz n compartimentele de prelucrare a documentelor de bibliotec.

Conform prevederilor legale n vigoare, s-a prevzut o sum important destinat cheltuielilor de pregtire profesional. Aproximativ 50% din personalul de specialitate a participat pe parcursul ntregului an la cursuri de specializare sau de perfecionare profesional. Acest lucru a permis creterea flexibilitii n ndeplinirea unor sarcini noi rezultate din obiectivele de modernizare propuse.

n cea de-a doua parte a anului accentul managerial a fost pus pe organizarea i deschiderea propriu-zis a serviciilor pentru public. Chiar dac nu s-au finalizat toate operaiunile avute n vedere, opiunea pentru deschidere a fost luat datorit presiunii foarte mari exercitat de utilizatori asupra singurului punct de servicii pe care Biblioteca V.A.Urechia l mai avea deschis, la Filiala 1 de la Casa de Cultur a Sindicatelor.

Activitatea managerial a avut i direcii de cooperare n spaiul profesional prin colaborri cu alte biblioteci publice din ar, precum i susinerea dezvoltrii profesionale prin intermediul asociaiilor de profil. n acest context, n luna noiembrie, n cadrul Zilelor Bibliotecii V.A. Urechia, instituia bibliotecar glean a fost coorganizator al celei mai mari manifestri de profil din ar: Conferina Naional a Asociaiei Naionale a Bibliotecarilor i Bibliotecilor Publice din Romnia. Cu aceast ocazie Biblioteca a fost vizitat de specialiti ai domeniului att din Romnia, ct i din Olanda, Marea Britanie, Danemarca i Republica Moldova. n cadrul oferit de aceste manifestri a avut loc i lansarea Monografiei Bibliotecii, n dou volume, semnat de Dl. Nedelcu Oprea. Manifestrile au avut un ecou naional, articole elogioase fiind tiprite n publicaiile de specialitate i de informare general, precum i pe siturile internet de specialitate.

15

Din punct de vedere managerial, spre sfritul anului, s-au nceput procedurile de optimizare a fluxului documentelor i al reorganizrii arhivei instituiei, ntocmirea unui nou plan de urgen, optimizarea planului antiefracie, a planului de evacuare n caz de dezastre i a procedurilor de securitate. Aceste proceduri s-au stabilit a se rezolva n cursul anului urmtor (2007).

Deci, anul 2006, a fost un an favorabil achiziiilor de documente. Baza informaional a Bibliotecii s-a mbogit cu 1500 de titluri peste cele propuse la nceputul anului. i n jude, situaia este pozitiv. Majoritatea primriilor au neles rolul vital al bibliotecii n colectivitate i au alocat fonduri pentru achiziii. Spunem majoritatea, pentru c sunt ase biblioteci comunale care i-au completat coleciile doar din donaii, neavnd fonduri alocate de primrii.

Odat cu redeschiderea Sediului central al Bibliotecii V.A. Urechia, n luna august, s-a avut n vedere introducerea de noi servicii i faciliti, n scopul satisfacerii cerinelor de informare ale utilizatorilor. Astfel, la capitolul accesul i facilitile Bibliotecii:

- s-a reuit introducerea n sistem automatizat a 90% din fondul de carte din depozitul general, tocmai pentru a nu fragmenta informaia n dou tipuri de cataloage (automatizat i tradiional); n prezent aproape tot fondul de documente este reflectat n baza de date OPAC a Bibliotecii;- s-a mrit numrul de PC-uri destinate utilizatorilor de la 32 n 2005 la 47 n 2006 (inclusiv pentru Filiala 1);- s-au amenajat sli de lectur specializate pentru periodice, lucrri de referine i pentru consultarea documentelor din categoria coleciilor speciale;- s-a organizat un Pupitru de referine care rezolv problema primirii i orientrii utilizatorilor (n mod eficient pentru noii utilizatori) precum i problema informrii care nu necesit investigaii deosebite;- s-a lucrat n scopul optimizrii site-ului Bibliotecii, orientnd serviciile oferite spre cererea furnizat de utilizatori pentru acces de la distan;- s-au dotat seciile cu mobilier nou contribuind astfel la sporirea calitii ambianei n care sunt prestate serviciile.Un eveniment semnificativ a marcat anul 2006: Zilele Bibliotecii V.A. Urechia i

gzduirea cu acest prilej, a Conferinei Naionale a ANBPR (Asociaia Naional a Bibliotecarilor i Bibliotecilor Publice din Romnia). La manifestare au participat peste 100 de specialiti i manageri din bibliotecile publice din Romnia i Moldova.

Concluzia general din analiza anului 2006 este c Biblioteca a reuit ceea ce i-a propus: de a fi n slujba comunitii pe care o deservete ntr-o manier eficient, coordonat de un management bazat pe practica de succes cristalizat n bibliotecile publice occidentale i n concordan cu cerinele i exigenele normelor europene.

XI. SITUAIA PATRIMONIALImobilul Bibliotecii V.A. Urechia este amplasat pe un teren n suprafa de 3800

m.p. cu un total de suprafa desfurat pe 4485 m.p., din care:- Corp A suprafaa construit 828 mp;

suprafa desfurat 2898 mp.- Atelier i magazii suprafa construit 243mp;

suprafa desfurat 243 mp.- Depozite suprafa construit 336 mp;

suprafa desfurat 1344 mp.

16

Nr. crt.

Mijloace fixe Valoare de inventar

Alte meniuni

1 Cldire 2.896.104,17 La 1 ian. 20072 Terenuri 278.731,10 La 1 ian. 20073 Fond de carte din care: 1.456.941,08 La 1 ian. 2007

Obiecte inventar 1.199.345,61Mijloace fixe 257.595,470

4 Mijloace fixe 989.307,64 La 1 ian. 20075 Obiecte inventar 263.867,28 La 1 ian. 2007

Total 4.428.010,19n domeniul IT Biblioteca V.A. Urechia dispune de urmtoarele dotri:

Dotare hardware 2006Calculatoare 146Servere 5Imprimante 10Scanere 2Copiatoare 3Camere supraveghere video 41Dotare hardware aflat la dispoziia publicului 2006

Nr. calculatoarelor aflate la dispoziia publicului 47

Nr. calculatoarelor aflate la dispoziia publicului care dispun de acces la Internet 47

Nr. imprimante aflate la dispozitia publicului 3Nr. scanere aflate la dispozitia publicului 1Nr. copiatoare aflate la dispozitia publicului 3

Pentru a avea i o situaie comparativ a activitii desfurate n 2006 cu cea din anul 2007 vom prezenta civa indicatori economico financiari pe sem I 2007:

Nr.crt.

Indicator Program sem. I 2007

Realizat sem. I 2007

1 VENITURI TOTALE din care: 1.115.000 915.0002 Venituri proprii 25.000 25.0003 Alocaii bugetare 1.090.000 890.0004 CHELTUIELI TOTALE din care: 1.240.000 890.0005 Cheltuieli Personal 700.000 640.0006 Cheltuieli materiale 390.000 250.0007 CHELTUIELI CAPITAL 150.000

17

Biblioteca Judeean V.A. Urechia coordoneaz activitatea a 63 de biblioteci publice i a unei Filiale locale, dup cum urmeaz:

1 - municipal (Tecuci) 2 - oreneti (Tg. Bujor i Bereti) 60 comunale 1- Filiala de la Casa de Cultur a Sindicatelor din Galai.

Total colecii: 773.208 volumeAchiziii: 13.210 volumeUtilizatori: 28.137 persoane, un procent de atragere la lectur de 8,79%Frecvena (nr. vizite): 293.640

- vizite la bibliotec/zi/jude: 1.174,56- vizite la bibliotec/zi/bibliotec: 18,94

Documente consultate: 603.867- documente mprumutate/utilizator: 21,46

Semestrul I se prezint astfel: Utilizatori activi 17.254 Utilizatori nscrii 4.463 Frecvena 114.292 Frecven medie ponderat zilnic 838; din care la Filial 244,6 (la o tur) Documente consultate 194.745 (din care 81.362 consultate/zi).

18

19

Capitolul IIA. Biblioteca Judeean V.A. Urechia Galai Instituie Public de cultur de nivel european.

Este tiut faptul c, bibliotecile sunt dintre cele mai vechi instituii de cultur, ca i muzeele sau cele ale artei spectacolului. Ele au fost create pentru a tezauriza i transmite n timp ct mai multe informaii despre evoluia umanitii.

Ele s-au constituit de-a lungul vremii ntr-o real instituie cultural cu trsturi i funcii specifice. Putem spune, c dintre acestea, cea fundamental const n nregistrarea i regsirea, la nevoie a informaiei, suportul material evolund de la piatr la tblie de lut, de la papirus la pergament, la manuscris i tiprituri, iar mai recent la floppy disc, nregistrri video i CD-ROM.

Iat de ce, n amplul proces de dezvoltare i organizare al societii contemporane n general, biblioteca parte component a sistemului cultural i informaional, trebuie s-i direcioneze activitatea n aa fel nct ea s menin permanent un echilibru ntre stabilitate i dinanism, ntre modalitile clasice i cele moderne de interaciune, ntre funcia tradiional i tendinele novatoare.

Potrivit definiiei date de UNESCO, n 1994, Biblioteca public este un instrument esenial pentru educaia permanent, i pentru dezvoltarea cultural a individului i a unor grupuri sociale.

n contextul informatizrii i globalizrii societii umane, a exploziei informainale, rolul bibliotecii devine cu adevrat esenial, ct i o condiie a dezvoltrii societii moderne.

De aceea, nevoia de schimbare la acest nceput de secol i de mileniu este vital, conducnd la un nou tip de cultur, de comunicare, de gndire a membrilor comunitii, dar i la asimilarea unor altfel de limbaje, la crearea unor noi instrumente de comunicare ct i la modificarea limbajului informatic.

Pentru realizarea acestor deziderate este imperios necesar o realist activitate managerial, bibliotecile adoptnd i adaptnd principii i metode general valabile i n lumea afacerilor, a produciei sau a strategiei de guvernare, de conducere n general.

Pornind de la definirea conceptului de management, ca fiind un proces prin care se asigur i se mentin condiiile ambiente n care indivizii, lucrnd mpreun n echipe, realizeaz n mod eficient elurile alese, nu putem s nu ne oprim asupra categoriilor de tipuri de management.

20

2. Definirea produselor i serviciilor

3. Definirea caracteristicilor de performan

1. Definirea misiunii bibliotecii

4. Alocarea mijloacelor 5. Culegerea i analiza datelor

6. Compararea caracteristicilor de performan cu obiectivele

7. Verificarea i eventual redefinirea obiectivelor

MODEL STRATEGIC PENTRU BIBLIOTECI

Exemplificm n acest sens urmtoarele tipuri de management: Managementul tradiional, cunoscut prin cele trei funcii de baz:

planificare, decizie i control;

Managementul resurselor umane: selectarea, instruirea, investirea cu

responsabiliti, motivarea i evaluarea resurselor umane;

Managementul strategic sau alfel spus: managementul prin obiective;

Managementul crizelor;

Managementul tip guerilla sau managementul incisiv;

Managementul orientat ctre satisfacerea clientului;

Managementul schimbrii;

Managementul comunicrii totale;

Managementul intuitiv (creativ);

Managementul prin proiecte.

Din ntreaga tipologie de managemente de mai sus, forma de management prin

proiecte se preteaz a fi cea mai eficient pentru o instituie public de cultur.

Am ales ca model managementul prin proiecte deoarece acesta se bazeaz n primul rnd pe asigurarea conlucrrii la toate nivelurile structurale ale instituiei de cultur, eficiena lui depinznd de pertinena proiectului propus i de capacitatea echipei manageriale de a aciona n urmtoarele direcii:

a) delimitarea n atribuii i responsabiliti;b) sistem informatizat eficient;c) nivel de pregtire ridicat;d) grad mare de autonomie i e) climat de munc performant.

Literatura de specialitate prevede ca etape de aplicare a managementului prin proiecte:

definirea proiectului i a ansamblului de procese i activiti aferente realizrii acestuia;

aplicarea msurilor organizatorice conform noii configuraii structurale i n acord cu proiectul asumat i responsabilitile/atribuiile/competenele, derivate pn la nivel de individ;

pregtirea climatului organizatoric pentru implementarea sistemului propus i urmrirea crerii unei stri de spirit favorabile n rndul personalului, i

evaluarea realizrii proiectului efectuat concomitent cu derivarea sa i executarea controlului cu accent pe respectarea termenelor intermediare i a execuiei bugetare.

Dispunnd de o solid baz teoretic n domeniul managementului i apelnd la o realist analiz SWOT (Strengths, Weatresses, Opportunities and Threats) a instituiei publice de cultur pe care o reprezint Biblioteca Judeean V.A. Urechia din Galai, mi-

21

am propus sa prezint urmtorul proiect de management pentru aceast instituie i membrii si (cei 86 de salariai existeni) pe o perioad de 5 ani respectiv septembrie 2007 decembrie 2012.

Deci avnd toate elementele analizei SWOT (punctele tari, punctele slabe = mediul intern, oportunitile i ameninrile = mediul extern) acest valoros instrument de management strategic coroborat cu elementele managementului prin proiecte, lucrarea (proiectul propriu-zis) va arta astfel:

B. Cuprinsul Proiectului de management

TITLU proiectului: Biblioteca Judeean V.A. Urechia Galai Instituie Public de cultur de nivel european.

MOTIVAREA proiectului: participarea la concursul de manager pentru Biblioteca V.A. Urechia Galai

DURATA proiectului: 5 ani (septembrie 2007 decembrie 2012)

I. MISIUNEA instituiei publice de cultur Biblioteca V.A. Urechia Galai

II. SCOPURILE urmrite

III. OBIECTIVELE propuse

IV.POLITICILE (TACTICILE) de nfptuire a obiectivelor

V. RESURSELE financiare, materiale i umane

VI.REZULTATELE preconizate a se obine

VII.POTENIALII BENEFICIARI ai proiectului

VIII.IMPACTUL SOCIAL prevzut a se obine

22

I. MISIUNEA GENERAL

Satisfacerea intereselor de studiu, lectur, informare, documentare, educare i recreere din municipiul i judeul Galai, prin promovarea cunoaterii, avnd la baz optimizarea accesului la informaii relevante prin creterea colecilor de biblioteci i prin asigurarea de servicii publice de informare adecvate fiecrei categorii de utilizatori.

n acest sens: Biblioteca Judeean V.A. Urechia Galai trebuie s aib rol major n oferta

local de informaii la care s aib acces, fr discriminare, toi utilizatorii comunitii;

Informaia s se constituie n factor determinant al dezvoltrii tiinei economiei i culturii, n pstrarea identitii locale i naionale;

Bibliotecarii s asigure asisten de specialitate oricrei persoane/organizaie/instituie care dorete s realizeze o cercetare n scop personal, profesional, tiinific sau comercial;

Bibliotecarii vor facilita accesul la coleciile bibliotecilor din Romnia i vor oferi expertiz prin servicii integrate, care s conduc la economie de timp i la creterea independenei utilizatorului n procesul cunoaterii;

Bibliotecarii vor accesa i alte surse de informare interne i externe, care s promoveze legtura cu experi din toate domeniile cunoaterii i ale parteneriatului.

II. SCOPURILE1. Asigurarea unei colecii de materiale de referin adecvate susinerii programelor

colare pentru nvmntul preuniversitar.2. Diversificare i adecvarea permanent a politicilor de achiziii pentru optimizarea

cerinelor de lectur a utilizatorilor.3. Crearea, meninerea i adecvarea unor servicii publice de bibliotec n deplin

concordan cu diversitatea i complexitatea cererilor beneficiarilor si.4. Asigurarea i mbuntirea permanent a tuturor condiiilor din punct de vedere fizic

pentru garantarea unui nalt nivel civic de deservire a diferitelor categorii de cititori.5. Motivarea printr-un sistem coerent de recompense materiale i morale personalului

pentru creterea nivelului calitativ al prestaiei n raport cu beneficiarii serviciilor publice de bibliotec.

6. Diversificarea ofertei culturale a Bibliotecii Judeene prin externalizarea de servicii n beneficiul unor categorii minoritare de cititori poteniali (grupuri etnice, persoane cu dizabiliti etc.).

7. mbuntirea comunicrii cu beneficiarii (utilizatorii) persoane fizice/instituii, pentru realizarea unei mai bune fundamentri a deciziilor privind structura, organizarea i funcionarea ireproabil a serviciilor publice din Biblioteca Judeean V.A. Urechia - Galai.

8. Realizarea unei colaborri benefice cu partenerul social, respectiv cu Organizaia de Sindicat din Biblioteca V.A. Urechia Galai, astfel nct prevederile Contractului Colectiv de Munc s se constituie n legea de baz din instituie, iar de efectele negocierii acestuia s beneficieze toi salariaii.

9. Fundamentarea i argumentarea realist an de an a nevoilor instituiei, pentru obinerea finanrii necesare de la ordonatorul principal de credite, respectiv Consiliul Judeean Galai.

23

III. OBIECTIVELE

1. Creterea calitii serviciilor oferite n spaiile de lectur i informare audiovizuale:

Aciuni i rezultate: extinderea accesului direct la coleciile bibliotecii; dotarea Bibliotecii V.A. Urechia, a Filialei ct i a celor oreneti i

comunale, cu spaiilecorespunztoare de lectur i informare audiovizual; extinderea practicii de rezervare a publicaiilor prin intermediul telefonului

sau al potei electronice (e-mail), pentru reducerea timpului de ateptare.

2. Extinderea accesului la serviciile bibliotecii prin utilizarea Internetului:

Aciuni i rezultate: realizarea unui program concret de dotare cu calculatoare i acces la Internet a

tuturor bibliotecilor din judeul Galai; realizarea unui ghid de construire a paginilor web de bibliotec; construirea propriei pagini web n fiecare bibliotec din municipii, orae i

comunele cu posibiliti financiare.

3. Optimizarea accesului la coleciile i serviciile de bibliotec:

Aciuni i rezultate: generalizarea catalogrii informatizate uniforme a documentelor conform

standardelor internaionale n vigoare; implementarea pe plan local, a unui program integrat de bibliotec n

bibliotecile neinformatizate.

4. Biblioteca un centru cultural i educativ:

Aciuni i rezultate: furnizarea unor programe culturale i educative extensive de ctre biblioteci i

filiale; desfurarea unor programe de promovare i stimulare a lecturii; extinderea i diversificarea activitilor de prezentare a coleciilor i serviciilor

de bibliotec drept form de promovare intensiv a imaginii bibliotecii.

5. Realizarea unui program judeean de digitizare a documentelor:

Aciuni si rezultate: realizarea unei evidene a documentelor digitizate existente n bibliotecile i

filialele din Galai, Tecuci, Tg. Bujor, Bereti, Iveti, Pechea etc.; elaborarea metodologiilor de digitizare a documentelor de bibliotec; elaborarea unui program local pentru digitizarea documentelor de patrimoniu

din Biblioteca V.A. Urechia, Filial i Tecuci.

24

6. Asigurarea unei mai bune funcionri a depozitului legal:

Aciuni si rezultate: intensificarea aciunilor de contientizare a autoritilor finanatoare asupra

necesitii de a asigura spaii i surse de finanare pentru prezervarea documentelor cu titlu de depozit legal la nivel local i central;

realizarea unui proiect de cercetare avnd ca obiective principale, conservarea, prezervarea i accesibilitatea n timp a documentelor digitale;

dezvoltarea unei colaborri la nivel naional, pentru stabilirea strategiei de prelucrare i arhivare a documentelor cu acces online.

7. Dezvoltarea coleciilor de documente care nu fac obiectul depozitului legal:Aciuni si rezultate:

evidenierea valorii informaionale a documentelor i promovarea parteneriatului cu specialiti din toate domeniile cunoaterii, n scopul optimizrii politicilor de achiziii i al asigurrii resurselor financiare;

achiziionarea partajat a unor baze de date bibliografice i full-text prin cooperarea, la nivel de consorii, a bibliotecilor din sistemul naional;

informarea permanent a utilizatorilor asupra tuturor resurselor informaionale puse la dispoziia lor i evaluarea gradului de utilizare a resurselor.

8.Utilizarea de tehnologii moderne n evidena i gestionarea documentelor:

Aciuni si rezultate: respectarea normelor i a standardelor de depozitare a documentelor; stabilirea unei metodologii de selecie a coleciilor; utilizarea tehnologiilor moderne privind evidena, localizarea i circulaia

documentelor.

9. Alinierea competenelor profesionale la performanele cerute de actuala strategie de dezvoltare a bibliotecilor:

Aciuni si rezultate: dezvoltarea nvmntului biblioteconomic prin integrarea noilor tehnologii

informaionale n procesarea i regsirea documentelor formarea continu a personalului de conducere din biblioteci (directori, efi de

serviciu / departamente, efi de compartimente / birou) n scopul actualizrii cunotinelor privind evoluia i schimbrile intervenite n organizaiile bibliotecare i sistemele de bibliotec.

formarea continu a personalului de execuie din biblioteci prin programe care s asigure dobndirea cunotinelor i a competenelor necesare utilizrii tehnologiilor moderne i pregtirea n domenii de actualitate.

25

10. OBIECTIVE SPECIFICEAciuni viitoare, destinate s amplifice i s aprofundeze influena Bibliotecii V.A.Urechia n societatea glean: a. Realizarea unui program de apropiere a Biblotecii de anumite colectiviti doritoare de informare (biblioteci de cartier, comunale, biblioteci mobile etc.) Spre exemplu nfiinarea de noi filiale la:

- Liceul Metalurgic pentru Cartierele Micro 13b, 38, 39 i 40;- Liceul Sportiv sau Liceul Dunrea pentru Cartierul Dunrea;- Cartierul Dimitrie Cantemir (pregtire din timp a coleciei i a unui spaiu);- n Valea oraului (Cartierul Bdlan);- n Tiglina III, Colegiul tehnic auto Traian Vuia;- la Penitenciar;- la Azilul de btrni.

b. Aplicarea la un Program de finanare european pentru construirea unei Biblioteci moderne n municipiul Galai, necesitate stringent actual pentru utilizatorii comunitii locale.c. Organizarea la sediul bibliotecii a unor manifestri destinate realizrii unui climat de nalt i complex cultur, spre exemplu:

- n fiecare smbt diminea clip de poezie i muzic. Un actor s recite versuri n alternan cu prezentarea unor bijuterii muzicale (n genul reuniunilor de la Casa Mureenilor din Braov); - n fiecare smbt serat literar, ntlniri cu autori i actori pentru prezentarea unor texte literare valoroase;- Odat pe lun o manifestare cultural care s promoveze noile intrri n bibliotec i recomandri de lectur a unor best-sellere;- Organizarea periodic de reuniuni tematice pe diferite domenii: tiin i inginerie, istorie, biologie, sport etc.;

d. Realizarea Biliotecii virtuale i a site-ului/portalului V.A.Urechia; Construcia unei strategii de dezvoltare cu aciuni de promovare a unor

proiecte europene, inclusiv pe fonduri structurale destinate modernizrii dotrii i a serviciilor oferite;

Constituirea unei echipe permanente pentru accesarea sistematic a informaiilor pentru identificarea proiectelor de finanare de promovat din partea bibliotecii;

Un program de interconectare cu bibliotecilor de prestigiu europene pentru acces reciproc la fondul de carte i schimb de informaii. Punerea n funciune a unui sistem de cutare fr granie;

26

mpreun cu Universitile glene promovarea unor programe Leonardo da Vinci (cte unul pe an, cu 2-3 stagiari de la Bibliotec i 1-2 din nvmntul universitar pe o perioad de 3 luni) pentru cunoaterea metodologiilor de lucru la bibliotecile europene i nsuirea unor noi cunotine de bibliologie;

e. Modernizarea logisticii, a mobilierului, a condiiilor de acces la fondul bibliotecii;

Preocupare pentru atragerea de noi resurse financiare prin aciuni sponsorizate astfel nct s fie promovat imaginea bibliotecii;

Aciuni sistematice pentru atragerea de personal specializat i perfecionarea continu a acestuia;

f. Realizarea creterii audienei, a fidelizrii publicului prin calitatea i diversitatea serviciilor oferite;

Colaborarea i parteneriatele cu ali operatori culturali din ar i strintate.

OBIECTIVELE de mai sus vor fi cuprinse ntr-un program coerent cu identificarea potenialului financiar i uman care s fie mobilizat astfel nct obiectivele s poat fi atinse la termenele i nivelele dorite.

IV. POLITICILE (TACTICILE) de nfptiure a obiectivelor1. Afirmarea unei culturi instituionale care s susin strategia de dezvoltare a

bibliotecilor:

Aciuni si rezultate:ntrirea culturii bibliotecilor care s confirme valorile acestor instituii: elaborarea unei politici coerente de recrutare, motivare, dezvoltare i evaluare a

personalului din biblioteci: mbuntirea i eficientizarea comunicrii; contientizarea i afirmarea valorii personalului; recunoaterea contribuiei personalului la realizarea activitilor de

modernizare i dezvoltare; creterea capacitii de decizie la nivelul limitelor de competen;

dezvoltarea performanelor manageriale. extinderea cooperrii i a formrii de parteneriate i consolidarea tehnicilor de

munc n echip n scopul valorificrii coleciilor, competenelor profesionale ale personalului i atragerii de fonduri necesare dezvoltrii;

promovarea serviciilor de bibliotec i a aciunilor culturale prin activiti structurate i de marketing i relaii publice, organizate pe compartimente sau

27

departamente distincte.2. Garantarea sustenabilitii financiare Atingerea obiectivelor oricrei strategii depinde n mare msur de asigurarea

resurselor. Vom ncerca s obinem fonduri guvernamentale i non-guvernamentale pentru desfurarea unor programe i proiecte care s aib drept criterii de eligibilitate, una dintre primele patru direcii ale acestei strategii.

3. Garantarea sustenabilitii de ctre ordonatorii principali de credit: Aciuni si rezultate:

realizarea, la nivelul Bibliotecii V.A. Urechia, a unui plan strategic pe termen de trei ani (2008-2010) care s fie aprobat de ordonatorul principal de credit pn n data de 25 octombrie 2007;

n baza strategiei aprobate de ordonatorul de credit, va fi ntocmit un plan anual care s cuprind obiectivele, aciunile, beneficiile ateptate i necesarul financiar pentru ndeplinirea acestui plan. Planul anual va cuprinde dou feluri de aciuni:

aciunile privind mbuntirea activitilor curente se vor realiza prin prevederea unor cheltuieli suplimentare din bugetul instituiilor;

aciunile care au ca scop introducerea unor activiti i servicii noi n biblioteci, vor avea ca surse de finanare, bugetele destinate desfurrii unor programe i proiecte care s aib att finanare intern, ct i finanare european.

Pentru a da exemple de proiecte europene n curs de derulare, menionm programul interregional DONAUHANSE, la care oraul Galai este parte component, care promoveaz patru categorii de proiecte ntre care unul se intituleaz CULTURA avnd ca scop apropierea nivelelor de cultur n toate domeniile vieii din oraele Dunrii. Nu este vorba numai de literatur, art, teatru etc. ci i de comportamentul civilizat, atitudinea civic, relaiile interumane, toate la un loc artnd dac o societate , o colectivitate are un nivel ridicat de cultur. n acest cadru Galai-ul a considerat c trebuie realizate instituii dedicate, n stare s stimuleze i s susin un program orientat pe un asemenea obiectiv, pe ct de nobil pe atta de complex. Drept urmare am propus i a fost acceptat proiectul DABSEC Danube Black Sea Area Centre: Centrul de relaii al Dunrii i Mrii Negre, care va fi realizat la Galai cu fonduri europene structurale.

Un alt exemplu l constituie, Programul Euroregiunii Dunrea de Jos n cadrul creia n perioada 20 21 august 2007, la Galai, s-au pus bazele Programului de implementare a Acordului de Cooperare ntre Consiliul Judeean Galai i Consiliul Regional Odessa, unde printre modalitile de colaborare se regsesc i msuri punctuale n ceea ce privete cultura n general i activitatea de bibliotec n mod punctual.

Aadar conducerea, managementul, acestei instituii de cultur, Biblioteca devine o operaiune mult mai complex, ceea ce ne determin s tratm proiectul nostru de management n concordan cu cele expuse mai sus.

n acest context se vor urmri cu preponderen:

Digitizarea documentelor de bibliotec n vederea prezervrii digitale i accesibilitii acestora on-line;

28

Retroconversia colecilor Bibliotecii V.A.Urechia Galai;

Promovarea imaginii i vizibilitatea Bibliotecii V.A.Urechia Galai;

Valorificarea coleciilor bibliofile;

Potenarea funciei de depozit legal local;

nfiinarea unei ludoteci model n cadrul Bibliotecii V.A.Urechia Galai;

Centrul de Informare Comunitar cartea de vizit a Bibliotecii V.A.Urechia Galai;

nfiinarea a nc 2-3 filiale n cartierele mari ale oraului Galai;

Asigurarea unei Organigrame supl, viabil i eficient n buna organizare i funcionare a Bibliotecii V.A.Urechia Galai..

V. - VI. RESURSELE FINANCIARE I MATERIALE sunt susinute de ctre Consiliul Judeean Galai, care nelege fenomenul cultural local i-l sprijin nemijlocit ori de cte ori este nevoie n funcie i de posibilitile bugetului su n perioadele i etapele respective.

Trebuie menionat faptul c instituia noastr, Biblioteca V.A.Urechia Galai dispune de resurse umane capabile, competente i bine pregtite profesional pentru deservirea comunitii la nivelul normelor i standardelor europene.

De fapt, beneficiari ai rezultatelor Proiectului de Management vor fi att utilizatorii din comunitate ct i ntreg personalul din instituie.

inta obiectivelor Proiectului de Management se dorete a fi realizarea unui impact cultural pozitiv n comunitate/instituie prin asigurarea celor mai bune condiii pentru informare, cercetare, educaie i recreere.

CONCLUZIEDiversificarea ofertei culturale, cunoaterea i satisfacerea nevoilor culturale ale

cetenilor oraului nostru, promovarea excelenei i inovrii, dezvoltarea competenei profesionale i aplicarea unor concepte solide i fundamentate de eficien vor deveni prin proiectul schiat mai sus realiti active n viaa bibliotecii, a culturii glene.

Galai Prof. 10 august 2007 Ilie Zanfir

29

Bibliografie:

CONDURACHE, Gheorghe ; IFTIMESCU, Aurel. Managementul resurselor umane. Bucureti : Editura ASE, 1997

Ordonana nr. 26 din 14.07.2005 privind managementul instituiilor publice de cultur. n : Monitorul Oficial, Partea I, nr. 635, 19 iul. 2005

PETRESCU, Victor ; SACHELARIE, Octavian Mihail. Introducere n managementul de bibliotec. Trgovite : Bibliotheca, 2003

PLUMB, Ion. Biblioteca Digital. Bucureti : Editura ASE, 2003 PLUMB, Ion ; ANDRONICEANU, Armenia. Managementul serviciilor publice.

Bucureti : Editura ASE, 2004 Wikipedia : Enciclopedia liber [online]. [citat 17.08.2007]. Disponibil pe Internet:

http://ro.wikipedia.org/wiki/Pagina_principal%C4%83

30

31

Cuprins

Capitolul I 1

Scurt istoric al Bibliotecii Judeene V.A. Urechia din Galai 1

I. Secia Dezvoltarea. Evidena. Prelucrarea coleciilor 2

II. Biroul Control Autoritare 5

III. Serviciu Relaii cu Publicul 5

IV.Secia Referine 8

V. Secia Automatizarea Prelucrrii Informaiilor i Serviciilor 10

VI. Secia Proiecte. Programe. Marketing de bibliotec 11

VII. Oficiul de Asisten de specialitate. Resurse umane 11

VIII. Atelierul de legtorie 13

IX. Activitatea economico-financiar 13

X. Managementul instituiei Bibliotecii V.A. Urechia pe anul 2006 13

XI. Situaia patrimonial 15

Capitolul II 19

A. Biblioteca Judeean V.A. Urechia - Instituie Public de cultur de nivel european 19

B. Cuprinsul Proiectului de management 21

I. Misiunea general 22

II. Scopurile 23

III. Obiectivele 23

IV. Politicile (Tacticile) de nfptuire a obiectivelor 26

V.- VII. Resursele finaciare i materiale 28

Bibliografie 29

Cuprins 31

32