UNIVERSITATEA TRANSILVANIA

FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE ŞI

ADMINISTRAREA AFACERILOR

SECŢIA CONTABILITATE ŞI INFORMATICĂ DE GESTIUNE

GRUPA 8601 AN III

APLICAŢIE INFORMATICĂ PENTRU EVIDENŢA CONTRACTELOR CU

FURNIZORII ŞI CLIENŢII

STUDENT,

CIUFU OANA ŞTEFANIA

Braşov,2013

CUPRINS

1. CERINŢE IMPUSE SISTEMULUI

2. INTRĂRILE APLICAŢIEI

3. IEŞIRILE APLICAŢIEI

4. SCHEMA LEGĂTURILOR ÎNTRE TABELELE (FIŞIERELE) BAZEI DE DATE

5. CONCLUZII

1

1.Cerinţe impuse sistemului

Sistemul informatic pentru evidenţa contractelor trebuie să ofere managementului superior

analiza sintetică a stării de derulare a acestora calitativ, cantitativ şi valoric şi să asigure în acest

fel adoptarea celor mai bune decizii care:

1. Să permită definirea dicţionarelor care vor conţine informaţii despre:

Numele companiilor şi contactele acestora;

Tipurile de documente asociate contractelor, cum ar fi documentele adiţionale;

Starea contractelor (în derulare sau încheiate);

Tipul documentelor de corespondenţă;

Tipurile de documente care se vor ataşa contractelor;

Statutul partenerilor de afaceri (Client, Furnizor de servicii / materiale);

Tipul de plăţi care se pot efectua;

Tipul de apelativ folosit în scrierea scrisorior sau e-mail–urilor.

2. Să permită gestionarea contractelor şi vizualizarea stării acestora;

3. Să asigurare baza de date specifice contractelor:

Valoarea contractului;

Durata contractului;

Beneficiari şi colaboratori;

Acte adiţionale;

Modificări de valoare;

Facturi şi dipozitii de plată;

Termene.

4. Analiza contractelor din punct de vedere valoric la nivel unitar şi global;

5. Înregistrarea datelor privind contractul, actele adiţionale, precum şi comenzilor;

6. Urmărirea obligaţiilor contractuale;

7. Semnalarea automată a termenelor contractuale care implică operaţiuni financiare

(plăţi, încasări, avansuri, garanţii) sau predarea lucrărilor la beneficiar, livrări, etc;

8. Determinarea, prin intermediul unui singur raport a următoarelor entităţi:

Valoare de contract, acte adiţionale;

2

Valoare bugetară, costuri interne, etc.;

Realizat;

Facturat;

Încasat/neîncasat;

Realizat fizic;

Rest de facturat;

Rest de încasat;

Rest de executat;

Activitatea analizată se referă la evidenţa contractelor cu clienţii cărorta le sunt livrate

produsele finite ale unei fabrici de încălţăminte şi la evidenţa contractelor cu furnizorii de materii

prime şi materiale.

Livrarea produselor către clienţi se realizează pe bază de contract ferm în care sunt

specificate sortimentele de produse solicitate, cantităţile pentru fiecare sortiment, preţul fiecărui

sortiment precum şi termenele de livrare.

La livrarea produselor către clienţi se întocmesc facturi care conţin data livrării, articolele

de încălţăminte, fiecare dintre ele într-o anumită cantitate şi la un anumit preţ unitar, cota TVA

corespunzătoare articolului respectiv.

Pe lângă evidenţa contractelor cu furnizorii, managementul acestei întreprinderi doreşte

realizarea unui sistem informatic de gestiune a materialelor. Se doreşte ca în cadrul acestui

sistem să se evidenţieze furnizorii, facturile, magaziile, tipurile de materiale şi bonurile de

consum.

Consideră că toate materialele cuprinse pe o anumită factură sunt destinate unei singure

magazii. Materialele sunt recepţionate de o magazie pe baza facturii şi sunt eliberate secţiilor de

producţie pe baza bonurilor de consum. Vom presupune, de asemenea, că materialele au un preţ

unitar de achiziţie fix, care nu depinde de furnizor.

3

2. INTRĂRILE APLICAŢIEI

Tip entitate Atribut DomeniuContract furnizor Număr contract – cheie primară Număr

Data Data/TimpCod furnizor Număr

Furnizor Cod furnizor - cheie primară NumărDenumire furnizor Text (50)Adresa furnizor Text (50)CUI Număr Cod IBAN Text (24)Banca Furnizor Text (50)

Facturi emise Numar factura - cheie primară NumărSerie Factura NumărData factura Data/Timp

Număr contract Număr

Cod client Număr

Valoare factura Număr

Delegat Text (50)

Seria BI / CI Număr

Număr BI / CI Număr

Casier Text (50)

Material Cod material - cheie primară Număr

Denumire material Text(50)

Unitate masura Text(6)

Material contractate Număr contract - cheie primară Număr

Cod material - cheie primară Număr

Cantitate Număr

Pret unitar Număr

Extras de cont Număr extras de cont - cheie primară

Număr

Data Data/Timp

Tip operatie Incasare/plata

Descriere operatie Text

Număr factură Număr

4

Data factură Data/Timp

Suma Număr

Sold initial Număr

Sold final Număr

Clienti Cod client - cheie primară Număr

Denumire client Text (50)

Adresă client Text (50)

CUI Număr

Banca Text (50)

Cod IBAN Text (24)

Contract client Număr contract - cheie primară Număr

Data Data/Timp

Banca Text(50)

Produse Cod produs - cheie primară Număr

Denumire produs Text (50)

Culoare Text (10)

Masura Număr

Produse contractate Numar contract - cheie primară Număr

Cod produs - cheie primară Număr

Cantitate Număr

Pret unitar Număr

Facturi primite Numar factura - cheie primară Număr

Serie factura Număr

Data factura Data/Timp

Număr contract Număr

Cod furnizor Număr

Cod magazie Număr

Valoare factura Număr

Delegat Text (50)

Seria BI / CI Număr

Număr BI / CI Număr

Casier Text (50)

3. IEŞIRILE APLICAŢIEI

5

A) Centralizator aprovizionare de la furnizor

Acest raport centralizat conţine toate aprovizionarile de la furnizori dintr-un

interval de timp dat, şi are ca şi câmpuri data aprovizionarii , CIF, denumirea

furnizorului, data facturii, numărul facturii si valoarea facturii.

Data

aprovizionare

CUI Denumire

furnizor

Numar

factura

Data

factura

Valoare

fara

TVA

Valoare

TVA

Valoare

cu TVA

Data/Timp Număr Text (50) Număr Data/Timp Număr Număr Număr

Total

Valoare

XX XX XX

B) Centralizator livrări către clienţi

Acest raport centralizat conţine toate livrarile către clienţi dintr-un interval de timp

dat, şi are ca şi câmpuri data facturii, CUI, denumirea clientului, numărul facturii si

valoarea facturii.

Data

livrare

CUI Denumire

client

Numar

factura

Data

factura

Valoare

factura

Valoare

TVA

Valoare

totala

Data/Timp Număr Text (50) Număr Data/Timp Număr Număr Număr

Total

Valoare

XX XX XX

C) Situaţia plăţilor şi încasărilor

6

Nr.Crt.

Data extras

CUI Denumire Număr factură

Data factură

Total încasat

Total platit

AutoNumăr

Data/Timp Număr Text (50) Număr Data/Timp Număr Număr

TOTAL XX XX

D) Facturi fiscale neachitate

Acest raport genereaza facturile neachitate de catre clienti, precum si

valoarile acestora.

Numar

Factura

Serie

factura

Data

Facturii

Client Valoare

Factura

Valoare

TVA

Valoare cu

TVA

Număr Număr Data/Timp Text (50) Număr Număr Număr

TOTAL XX XX XX

E) Evidenţa obligaţiilor de plată către furnizori

Nr.Crt.

CUI Denumirefurnizor

Număr factură

Data factură

Valoare factura

Data scadenta

Data achitarii

Valoare

AutoNumăr

Număr Text (50) Număr Data/Timp Număr Număr Număr Număr

TOTAL XX XX XX XX

7

4.SCHEMA LEGĂTURILOR ÎNTRE TABELELE (FIŞIERELE) BAZEI DE DATE

Activitatea analizată se referă la evidenţa clienţilor carora sunt livrate produsele finite ale

unei fabrici de îmbracaminte si încălţăminte.

Livrarea produselor către clienţi se realizează pe bază de contract ferm în care sunt

specificate sortimentele de produse solicitate, cantităţile pentru fiecare sortiment si preţul fiecărui

sortiment precum .

La livrarea produselor către clienţi se întocmesc facturi care conţin data livrării, articolele

de îmbracaminte si încălţăminte, fiecare dintre ele într-o anumită cantitate şi la un anumit preţ

unitar.

Diagrama Entitate-Relatie pentru evidenţa contractelor cu furnizorii este prezentată în

figura următoare:

8

Diagrama Entitate-Relatie pentru evidenţa contractelor cu clientii este prezentată în

figura următoare:

9

5. CONCLUZII

Sistemul realizat este într-o continuă schimbare, datorită necesităţilor crescânde ale

utilizatorilor, este eficient datorită raportului calitate-preţ, uşor de utilizat, deoarece nu necesită

cunoştinţe aprofundate în domeniu, iar posibilităţile de a greşi sunt reduse datorită restricţiilor

impuse de formulare, şi a reducerii drepturilor asupra bazei de date, respectiv la opţiunile

meniului.

O bază de date poate fi creată, modificată, deschisă, închisă, ştearsă de pe disc. Într-o bază

de date pot fi adăugate tabele libere, existente deja pe disc sau pot fi create noi tabele. Tabelele

de date permit ca la operaţia de creare/modificare a structurii logice să se specifice şi regulile de

validare, cheia primară, valoarea implicit atribuită câmpului. Între tabele se pot stabili legături

care se pastrează şi se refac la deschiderea bazei de date, numite relaţii persistente (relaţii ce se

pierd la încheierea programului sau a sesiunii).

În final, cu ajutorul SGBD-ului MS-Access, întreţinerea unui sistem de gestiune a bazelor

de date, s-ar realiza mai uşor şi într-un timp redus, această întreţinere putând fi realiazată chiar de

către un angajat al firmei care a fost trimis la un curs de specializare, conferind astfel firmei

posibilitatea de a deveni independentă din punct de vedere informaţional.

10