S.C ZAFA S.AProcedura de sistem

Audit internEditia: 1/12.09.2014

Revizia:0/12.09.2014

PS-AI-01Pagina: 1/17

S.C ZAFA S.AProcedura de sistem

Audit internEditia: 1/12.09.2014

Revizia:0/12.09.2014

PS-AI-01Pagina: 14/17

Procedura de sistem

Audit intern

Cuprins

21. SCOP

32. DOMENIUL DE APLICARE

33. DEFINIII I PRESCURTRI

44. DOCUMENTE DE REFERIN

55. RESPONSABILITI

86. MOD DE LUCRU

137. INREGISTRRI

1. SCOP

1.1. Procedura descrie responsabilitile i cerinele impuse privind planificarea,pregtirea,realizarea i finalizarea auditurilor interne n vederea:

- stabilirii conformitii SMC cu politica / obiectivele n domeniul calitii i cu referenialul;

- determinrii gradului de implementare a SMC;

- meninerii funcionrii eficace a SMC.

-imbunatatirea SMC.

2. DOMENIUL DE APLICARE2.1. Procedura se aplic pentru toate procesele identificate n cadrul companiei, n baza programului de audit aprobat i pus n practic de ctre echipele de audit.

3. DEFINIII I PRESCURTRI

3.1. Definiii

3.1.1. Conform SR EN ISO 9000:2001. Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.

3.1.2. Audit - proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit.

3.1.3. Audit de urmrire audit efectuat la termenele scadente ale unor aciuni corective sau preventive n vederea determinrii implementrii i eficienei acestora (daca au avut efectul scontat).

3.1.4. Auditor - persoana care are competena de a efectua un audit.

3.1.5. Program de audit ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un scop anume.

3.1.6. Criterii de audit ansamblu de politici, proceduri sau cerine utilizate ca o referina.

3.1.7. Dovezi de audit nregistrri, enunarea faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i verificabile.

3.1.8. Auditat organizaie care este auditat.

3.2. Prescurtri

3.2.1. SMC - Sistemul de Management al Calitii.

3.2.2. RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate.

3.2.3. MC managementul calitii;

3.2.4. Ed. Ediie.

3.2.5. Rev. Revizie.

4. DOCUMENTE DE REFERIN

4.1. Manualul Calitii, cod MC[NUME COMPANIE] i procedurile SMC aferente.

4.2. Standardul Roman SR EN ISO 9001:2001. Sisteme de management al calitii. Cerine

4.3. SR EN ISO 19011:2002. Linii directoare pentru auditarea sistemelor de managementul calitii i al mediului.

4.4. Procedura de sistem Aciune corectiv, cod PS-8.5.2.

4.4. Procedura de sistem Aciune preventiv, cod PS-8.5.3.

5. RESPONSABILITI

5.1.Directorul General

5.1.1. Aprob Programul de audit intern in fiecare an.5.1.2. Asigur resursele umane i financiare necesare pentru realizarea auditurilor interne.

5.1.3. Asigur disponibilitatea i autoritatea necesar auditorilor.

5.2. RMC

5.2.1. Avizeaz Programul de audit intern in fiecare an .

5.2.2. Rspunde de nominalizarea i instruirea specific a auditorilor interni naintea fiecrui audit cu privire la zonele i elementele sistemului calitii auditate, tehnicilor de evaluare i

5.2.3. Desemneaz personal din cadrul companiei care urmeaz a fi instruit ca auditor intern.

5.2.4. Identific resursele necesare derulrii n bune condiii a procesului de audit intern.

5.2.5. Aprob aciunile corective iniiate.

5.3. Responsabilul MC

5.3.1. Gestioneaz Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 5.3.2. Difuzeaz n cadrul companiei Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 aprobat.5.3.3. Programeaz auditurile de urmrire.

5.3.4. Pstreaz n original nregistrrile auditurilor interne.

5.4. Auditorul ef

5.4.1. ntocmete mpreun cu auditorii desemnai listele Formular de evaluare si verificare, formular cod F-008-04 .5.4.2. Elaboreaz Planul de audit, formular cod F-007-04 i l difuzeaz auditatului.

5.4.3. Conduce auditul intern.

5.4.4. ntocmeste i difuzeaz Raportul de audit intern, formular cod F-009-04.

5.4.5. ntocmete i difuzeaz Rapoarte de aciuni corective / preventive,formulare cod F-013-04 / F-014-04.5.4.6. Urmrete implementarea aciunilor corective / preventive iniiate dup audit.

5.4.7. Difuzeaz un exemplar al Raportului de audit, formular cod F-009-04 i

anexelor acestuia auditatului i un exemplar Responsabilului MC.

5.5. Auditorii

5.5.1. Elaboreaz mpreun cu auditorul ef Formular de evaluare si verificare, formular cod F-008-04.5.5.2. Efectueaz auditul n conformitate cu sarcinile trasate de auditorul ef.

5.5.3. Identific neconformitile i le nregistreaz.

5.5.4. Urmresc, atunci cnd primesc sarcin n acest sens, aducerea la ndeplinire a aciunilor corective / preventive iniiate cu prilejul auditului.

5.6. Auditatul

5.6.1. nsoete echipa de audit.

5.6.2. Pune la dispoziia echipei de audit resursele necesare i asigur accesul la faciliti,documente i nregistrri a auditorilor, n scopul derulrii n mod eficient a auditului.

5.6.3. Informeaz personalul din subordine asupra obiectivelor i a programului auditului.

5.6.4. Stabilete i iniiaz aciuni corective / preventive pentru care propune termene de implementare.

5.6.5. Rspunde de soluionarea la termenele stabilite a aciunilor corective / preventive iniiate n zona lor de activitate.

6. MOD DE LUCRU

6.1. Auditul intern ofer date referitoare la conformitatea SMC cu referenialul, gradul de implementare i eficacitatea funcionrii SMC n vederea atingerii obiectivelor stabilite prin politica n domeniul calitii.

6.2. Auditurile interne se deruleaz n baza unui Programul de audit intern aferent fiecarui an,Director General. Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 se elaboreaz astfel nct s fie auditate cu prioritate compartimentele n care se desfoara activiti importante n deciderea calitii lucrrii executate. Se urmrete, de asemenea, ca toate procesele s fie auditate cel puin o dat pe an.6.3. Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 se difuzeaz prin grija Responsabilului MC la compartimentele ce urmeaz a fi supuse auditrii precum i la auditorii nominalizai.

6.4. Auditul intern este efectuat de personal cu experien profesional n domeniu, cunosctor al tehnicii de audit. Personalul de audit este stabilit de RMC dintre specialiti instruii n acest scop.

Auditorii nu trebuie s aib responsabiliti n zona supus auditrii.

6.5. Realizarea auditului presupune parcurgerea urmtoarelor etape:

-Pregtirea auditului

-Sedina de deschidere

-Auditul propriu-zis

-edina de nchidere

-Raportarea

-Conciliere

6.6. Pregtirea auditului

6.6.1. Auditorul ef, elaboreaz Planul de audit, formular cod F-007-04 n care

stabilete zona sau zonele precum i elementele SMC supuse auditrii, documentele n raport cu care se face evaluarea, componena echipei, resursele necesare, programul pe zile i ore i lista de difuzare a raportului de audit.

6.6.2. Auditurile se realizeaz n baza unui Formular de verificare si evaluare, formular cod F-008-04, completat de ctre auditori n baza documentelor de referin n raport cu care se efectueaz evaluarea i a informaiilor, dovezilor colectate n timpul auditului.6.6.3. Formular de verificare si evaluare, formular cod F-008-04 , conine urmtoarele informaii: compartimentul auditat, elementele sistemului i cerina evaluat, rezultatul evalurii care poate fi acceptabil sau nu, observaiile explicite n cazurile n care se identific probleme de calitate i dovezile identificate sub form de probleme nerespectate, aparate defecte, produse sau procese neconforme care se aduc n sprijinul acestor observaii. Se identific n lista chestionar echipa de audit, auditorul examinator i personalul cu care s-a discutat la audit.

6.6.4. Echipa de audit se informeaz asupra urmtoarelor date de intrare: obiectivele auditului,rezultatele de audit anterioare, Rapoartele de aciuni corective / preventive, formulare cod F-013-04 / F-014-04, iniiate anterior i asupra documentelor de referin aplicabile.

6.6.5. Cu 10 zile nainte de efectuarea auditului intern auditorul ef transmite compartimentului ce urmeaz s fie auditat adresa de ntiinare i Planul de audit, formular cod F-007-04.

6.7. edina de deschidere

6.7.1. La edina de deschidere particip echipa de audit i eful compartimentului, precum i persoana sau persoanele care urmeaz s nsoeasc auditorii la evaluarea procesului activitii.

6.7.2. La reuniunea de deschidere se confirm Planul de audit , comunicat anterior i i se aduc ajustri n sensul c se precizeaz programul zilnic, seprezint echipa de audit, domeniul i scopul auditului i se stabilesc data i ora edinei de nchidere.

6.8. Auditul propriu-zis

6.8.1. Pentru culegerea de informaii referitoare la subiectul i scopul auditului, echipa de audit intervieveaza auditatul, consult documentele i nregistrrile care conin datele urmrite.

6.8.2. Auditul se desfoar n baza listei Chestionar de evaluare, aceasta nefiind ns limitativ.6.8.3. n cazul identificrii unor neconformiti, n Chestionarul de evaluare , se noteaz la observaii, pe ct de precis posibil, coninutul deficienei i dovezile pe care se sprijin aceast observaie.6.8.4. naintea edinei de nchidere, auditorii informeaz auditorul ef asupra situaiei gsite prin prezentarea dovezilor de audit.

6.8.5. Auditorul ef stabilete pentru care din observaiile notate de acesta sau de ali auditori se iniiaz Rapoarte de aciuni corective / preventive, formulare cod F-013-04 / F-014-04, care se anexeaz la Raportul de audit, formular cod F-009-04 .

6.9. edina de nchidere

6.9.1. La edina de nchidere particip, pe lng echipa de audit, eful compartimentului i persoanele desemnate pentru nsoirea echipei de audit.

6.9.2. n cadrul edinei de nchidere, auditorul ef prezint auditatului concluziile auditului, inclusiv neconformitile constatate. Se prezint, de asemenea, la aceasta reuniune i concluziile generale preliminare privind funcionarea SMC n zona auditat.

6.9.3. eful compartimentului propune aciunile corective / preventive i termenele de soluionare pentru fiecare neconformitate prezentat de auditorul ef.

6.10. Raportare

6.10.1. Raportul de audit intern se ntocmete de ctre auditorul ef dup edina de nchidere. n raportul de audit sunt menionate documentele de

referin, identitatea personalului din echipa de audit i a celui auditat, observaiile i recomandrile privind deficienele identificate inclusiv Rapoartele de aciune corective , ntocmite precum i concluzia echipei de audit privind funcionarea i eficiena sistemului de management al calitii n zona auditat.

Rapoartele de aciune corective / preventive. 6.10.2. La Raportul de audit, se anexeaz Rapoartele de aciuni corective / preventive, cu privire la deficienele constatate.6.10.3. Auditorul ef transmite 1 exemplar din Rapoartele de aciuni corective preventive,, la compartimentul auditat i un exemplar la Responsabilul MC.6.11. Auditul de urmrire

6.11.1. Auditorul ef, programeaz i execut auditul de urmrire a aciunilor corective la cel mult dou sptmni de la expirarea ultimului termen stabilit pentru soluionarea acestora

6.11.2. Auditul de urmrire se limiteaz strict la zonele i problemele care au facut obiectul

Rapoartele de aciuni corective, i se ncheie prin consemnarea n

fiecare din aceste rapoarte a stadiului soluionrii deficienelor.

6.12. Informaiile i datele rezultate n urma auditului intern constituie date de intrare ale analizei efectuat de management, acestea fiind prezentate sintetic, printre altele, n raportul de informare privind funcionarea SMC.

6.13. Datele de ieire sunt:

- Rapoartele de audit ;

- Rapoarte de neconformitate;

- Rapoarte de aciuni corrective;

- Rapoarte de aciuni preventive.7. INREGISTRRI

7.1. Programul de audit intern aferent fiecarui an ;

7.2. Planul de audit;

7.3. Chestionar de evaluare ;

7.4. Raport de audit intern.

Anexa 7.1CINE ?CE ?

CUM ?CE REZULTAT?

MANAGER

RMC

Echipa audit

Auditor sef

RMC6.1.

6.2

6.3.

6.4.

6.5.Plan audit

Program audit

Plan audit

Liste de verificari

Raport audit

RMC

Anexa 7.2RAPORT DE AUDIT

Nr. / din

Organizatia auditata:

Obiectivele auditului:

Domeniul auditului:

Criterii de audit:

Echipa de audit:

Reprezentantii auditatului:

Perioada auditului:

Desfasurarea auditului:

Sedinta de deschidere

Constatarile auditului:

Neconformitati constatate:

Sedinta de inchidere:

Concluzii privind conformitatea SMC cu criteriile de audit:

Difuzarea raportului

Anexe

Auditor Sef,Anexa 7.2.PLAN AUDITNR. / DATAObiective si domeniu de audit:

Criterii de audit:

Echipa de audit:

Zona de audit:

Data auditului:

Calendarul activitatilor:Data/OraProces /activitateAuditor

Difuzare raport audit:

RMC; Responsabil zona auditata; Manager;Auditor ef,

APROBAT Manager,

Anexa 7.3.PROGRAM DE AUDIT INTERN PENTRU ANUL

Nr.

CrtActivitatea

AuditatCriterii

auditConducator

EATermenStadiu

012345

ELABORAT:

RESPONSABIL PROGRAM AUDIT,

Lista de Verificari la audit nr.________________Zona auditata:

Echipa de audit:

Criterii audit:NrcrtVerificareaANDocumente si inregistrari examinate. Observatii

Not: A- acceptat; N- nesatisfctor Obiectivele auditului

START

Programare si resurse

Auditul propriuzis

Raportul de audit

Urmarire actiuni corective

STOP

Numele si prenumeleSemnaturaData

IntocmitVieriu Elena Gabriela

Vieriu Elena Gabriela

8.03.2015

Verificat

Aprobat