audit intern

42
Capitolul 1. Noţiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern. Planificarea activităţilor Auditorul şef stabileşte modul de derulare al auditului prin planificarea activităţilor, urmărindo anumită strategie. Din acest punct de vedere, într-o primă abordare, auditul poate fi: orizontal , în care se urmăreşte un anumit aspect al o biectului auditului în t o a t e compartimentele organizaţiei, vertical, în care se urmăresc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartimentauditat.Regula de bază în desfăşurarea auditului o constituie urmărirea activităţilor în succesiunealor firească, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuţie, livrare. Planificarea prealabilă a auditurilor interne î n cadrul unei organizaţii se realizează în documentul Program anual de audituri interne pe anul ........... În vederea bunei desfăşurări a auditului este n ecesară folosirea unui document deverificare, prin care se controlează dacă au fost culese toate informaţiile necesare, înainte deauditarea unei alte activităţi.Auditorul trebuie să fie familiarizat cu activităţile funcţiei auditate a sistemului calităţii, procedurile şi documentaţiile utilizate, cla uzele adecvate ale standardului. Auditorul va pregătiun chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, împreună cu întrebările pe care le va pune şi operaţiile şi documentaţiile care urmează

description

teomi

Transcript of audit intern

Page 1: audit intern

 Capitolul 1. Noţiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.Planificarea activităţilorAuditorul şef stabileşte modul de derulare al auditului prin planificarea activităţilor, urmărindo anumită strategie. Din acest punct de vedere, într-o primă abordare, auditul poate fi:•orizontal,   î n   c a r e   s e   u r m ă r e ş t e   u n   a n u m i t   a s p e c t   a l   o b i e c t u l u i  a u d i t u l u i   î n   t o a t e compartimentele organizaţiei,•vertical,în care se urmăresc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartimentauditat.Regula de bază în desfăşurarea auditului o constituie urmărirea activităţilor în succesiunealor firească, spre exemplu:contractare, proiectare, omologare, execuţie, livrare.Plani f icarea  prea labi lă  a  audi tur i lor   in terne   în  cadrul  unei  organiza ţ i i   se   rea l izează   îndocumentul Program anual de audituri interne pe anul ...........În  vederea  bunei  desfăşurăr i  a  audi tu lu i  es te  necesară   fo los i rea  unui  document  deverificare, prin care se controlează dacă au fost culese toate informaţiile necesare, înainte deauditarea unei alte activităţi.Auditorul trebuie să fie familiarizat cu activităţile funcţiei auditate a sistemului calităţii, procedurile şi documentaţiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va pregătiun chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, împreună cu întrebările pe care le va pune şi operaţiile şi documentaţiile care urmează să le vadă. Subiectele auditului vor include şiauditurile precedente ale compartimentului vizitat.Compartimentele care necesită investigaţii speciale sunt cele care nu au foste verificaterecent, cele care au fost verificate anterior şi în care au fost găsite deficienţe, precum şi cele încare sunt cunoscute deficienţele sau se suspectează că acestea există.Auditorul trebuie să îl facă pe auditat să fie conştient în avans de domeniul auditului şi săspecifice ce se aşteaptă de la el.Listele de verificareSunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului (domenii şiactivităţi investigate în timpul auditului).Elaborarea lor se face în faza pregătirii auditului, în care auditorul se asigură că sistemuldefinit în documentul de referinţă (manualul calităţii, standardul de referinţă) este complet şi aptsă ducă la îndeplinirea obiectivelor calităţii organizaţiei.Dacă organiza ţ ia a re un s i s tem a l ca l i tă ţ i i , aces ta es te def in i t în manualul ca l i tă ţ i i .Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul şef pentru a se

Page 2: audit intern

asigura că a fost acoperitîntreg sistemul. Cea mai eficientă listă de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsulsau indexul paginilor manualului.Folosi rea aces tor l i s te , care nu au mai mul t de două, t re i pagini , const i tu ie o bună verificare a auditării tuturor compartimentelor şi activităţilor organizaţiei.În faza pregăt i r i i audi tu lu i , audi torul şe f t rebuie să se as igure că s i s temul def in i t în manual este complet şi apt să ducă la îndeplinire obiectivele calităţii organizaţiei.În situaţia în care manualul calităţii organizaţiei nu este complet, auditorul şef trebuie săverifice conformitatea sistemului cu standardul de referinţă, iar în alcătuirea listelor de verificare,standardul de referinţă să constituie lista de verificare după care urmăreşte dacă s-au atins toate punctele.Auditorii, când îşi planifică auditarea unei zone, îşi întocmesc liste de verificare prin caretrebuie să aibă în vedere faptul că, fiecare interviu individual trebuie să cuprindă patru aspecte de bază legate de:

 persoane - responsabilitate şi autoritate, cerinţe de instruire / educaţie;

• proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activităţii auditate, aplicabilitate practică;•echipamente - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă necesită manuale de utilizareiar acestea sunt disponibile;• produse şi materiale - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă sunt corespunzător identificate şi cu stadiul inspecţiilor identificat corespunzător. Diagrama de flux (flow chart)Un alt mijloc de asigurare că toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama def lux a procesului de audi tare . Aceas ta a ju tă audi torul să observe că audi tu l se desfăşoară sistematic şi că nu au fost sărite etape importante3. Documentele de lucru folosite în etapa de pregătire-planificare a auditului sunt:autorizarea auditului;standardele sau alte specificaţii după care se face auditul;

Page 3: audit intern

planul de audit;orice formate provizorii care se folosesc în timpul auditului;aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.În această etapă sunt prevăzuteurmătoarele activităţi:a) Iniţierea auditului,b) Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei auditului;c) Alcătuirea echipei de audit;d) Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţii;e) Vizita preliminară la auditat; f) Elaborarea planului de audit; g) Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprobării conţinutului;h) Organizarea echipei de audit.1. Iniţierea audituluiIniţierea auditului poate avea loc din iniţiativa:Organizaţiei auditate, în cazul unui audit intern;Unei organizaţii, pentru auditul la subcontractanţi;Organizaţiei auditate care înaintează o cerere de certificare;Unei alte organizaţii interesată sau îndreptăţită, pentru auditul de terţă parte.Iniţierea auditului presupune stabilirea obiectivului şi domeniului auditului, frecvenţeiacestuia şi analiza preliminară a prezentării sistemului calităţii al auditatului. În această etapă seia legătura cu organizaţia auditată.De asemenea, la iniţierea auditului se stabileşte auditorul şef, care poate fi numit de:organizaţia iniţiatoare a auditului - la auditul intern şi la subcontractanţi;terţă parte independentă - la auditul de terţă parte. Numirea are loc prin notificare oficială, precizarea scopului auditului şi se acceptă de celnumit.2. Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei audituluiClientul decide, ce elemente ale sistemului calităţii, zone şi activităţi ale organizaţieiurmează să fie auditate într-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea să fiestabilite împreună cu auditorul şef şi cu consultarea auditatului.De asemenea, clientul specifică standardul în baza căruia se efectuează auditul sistemuluica l i tă ţ i i , precum şi f recvenţa aces tu ia , care se s tabi leş te în baza modif icăr i lor proveni te în organizaţie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului calităţii acestuia, precum şi de rezultateleultimelor

Page 4: audit intern

audituri.Importanţa acestor factori este diferită dacă auduturile sunt de terţă parte, secundă partesau primă parte.C O N C L U Z I E U n a u d i t a l s i s t e m u l u i c a l i t ă ţ i i v a u r m ă r i :•Competenţa sistemului dacă procedurile sunt realiste şi adecvate pentru organizaţie;3

 •Conformitatea sistemului - dacă procedurile sunt urmate corect;•Performanţa sistemului - dacă aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultatedorite.În cadrul auditurilor terţă parte se ţine seama de natura schemei de certificare în primulrând, şi de cât de pregătit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare completă,evaluare iniţială, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.În cadrul auditurilor secundă parte se au în vedere: cerinţele din contractele curente (auditul poate avea loc la începutul unui contract important pentru a asigura un control efectiv în timpulfazelor de proiectare, aprovizionare, lansare în producţie); resursele disponibile pentru contract; performanţele subcontractantului în domeniul calităţii.În cadrul auditurilor interne se auditează toate activităţile care fac parte din sistemulcalităţii organizaţiei. Frecvenţa acestor audituri se stabileşte în funcţie de necesităţile sistemuluişi ale organizaţiei. Activităţile critice precum şi cele cu importanţă ridicată trebuie să fie auditatemai des decât celelalte. Este de dorit să fie auditate simultan mai multe funcţii ale organizaţiei,ceea ce asigură auditarea interferenţelor dintre compartimente, care în alt mod nu ar putea fiauditate.Rareori un audit poate pătrunde în profunzimea tuturor detaliilor sistemului calităţii. Unadin cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru între abordarea de ansamblu, careeste mai  puţin detaliată la nivelul întregii arii auditate şi investigaţiile aleatorii aprofundate, încadrul cărora o secţiune mică dar semnificativă este studiată în cele mai mici detalii. În oriceaudit este necesară o combinaţie a celor două, ultima tehnică fiind folosită dacă o problemă estesuspectă sau apare o neconformitate.3. Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţii

Page 5: audit intern

Această etapă constă în analiza documentaţiei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerinţelor de asigurare a calităţii. Documentul de referinţă este manualulcalităţii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca această analiză să steala baza planificării auditului.În  cazul  audi tur i lor  de  consul tanţă   în  vederea  organizăr i i  s i s temului  ca l i tă ţ i i ,   sau  aauditurilor în secundă parte, documentaţia sistemului calităţii nu este disponibilă, această etapă aauditului fiind opţională.4. Vizita preliminară la auditatVizi ta pre l iminară făcută de audi torul şe f are o mare u t i l i ta te , deoarece ea permi te acestuia să întâlnească diferite persoane din managementul auditatului, constituind în acelaşitimp o bună ocazie de a cunoaşte organizaţia în vederea aprecierii dimensiunilor, a planuluigeneral, a proceselor etc.Pe de altă parte, această vizită oferă reprezentanţilor auditorului posibilitatea să discutecu auditorul şef asupra modului în care se va desfăşura auditul.De asemenea, cu această ocazie se conturează liniile principale ale planului de audit, careulterior va fi definitivat de către auditorul şef.Scopul vizitei preliminare este:•Să identifice conducerea de vârf, responsabilităţile acesteia, a autorităţii aşa cum estedefinită în organigrama auditatului, precum şi a interferenţelor de autoritate;•Să identifice structura documentelor sistemului calităţii, în mod deosebit•manualul calităţii auditatului;•Să înţeleagă auditorul şef modul de funcţionare a sistemul calităţii•auditatului;•Auditorul şef să verifice domeniul sistemului calităţii, domeniul activităţilor •auditatului şi domeniul propus pentru auditare în vederea alcătuirii echipei•de audit;

Page 6: audit intern

Prezentarea de către auditorul şef a modului de desfăşurare a auditului, întâlnirile echipeide audit, şedinţa de deschidere, şedinţa de închidere, modul de clasificare şi raportare aneconformităţilor şi posibilele recomandări care pot fi făcute;•Auditatul să înţeleagă procesul de audit şi scopul acestuia;•Să se prezinte cerinţele pentru ghizi şi rolul acestora;•Să se stabilească un acord asupra disponibilităţii unor facilităţi: un loc de•întâlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii după•documentele sistemului calităţii;Auditorul şef să viziteze întreaga organizaţie cu scopul de a înţelege:•amplasarea generală, mărimea, numărul de sedii şi localizările geografice,•activităţile care se desfăşoară în fiecare amplasament,•identificarea zonelor care necesită echipament de protecţie şi clarificarea modului în careacesta va fi pus la dispoziţie de auditat,•identificarea zonelor care necesită aprobări pentru acces şi a formalităţilor necesare pentru aceasta,•identificarea zonelor care necesită experţi evaluatori;•Să stabilească orarul de muncă, pauzele de masă şi realizarea aranjamentelor de cazare şimasă, dacă aceasta este necesar;•Să discute oportunitatea informării sindicatului despre audit şi scopul acestuia;•Să stabilească data şi durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a moduluide păstrare a legăturii între auditorul şef şi auditat;•Să rezolve toate obiecţiile pe care le are auditatul faţă de modul în care este prevăzut săse desfăşoare auditul;•Să faciliteze planificarea auditului şi elaborarea programului de audit;•

Page 7: audit intern

Să stabilească relaţii de încredere între auditorul şef şi auditat. Principalul document analizat este manualul calităţii, sau un document echivalent cu acesta.CONCLUZIEDacă   în  urma examinăr i i   rezul tă  că  s i s temul  ca l i tă ţ i i  nu  es te  corespunză tor  pent rusatisfacerea cerinţelor, se recomandă ca auditul propriu-zis să fie efectuat după rezolvarea  problemelor.5. Elaborarea planului de auditUn plan de audit bine conceput trebuie să fie flexibil pentru a permite modificări careapar pe parcursul auditului organizaţiei, sau situaţii imprevizibile care nu pot fi avute în vedereîn momentul elaborării sale. La elaborarea sa trebuie avuţi în vedere o serie de factori, dintre carese menţionează:o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaţii;o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atentă a compartimentelor;o Prevederea de intervale de timp în care auditorii să aibă posibilitatea de a se întâlni cumembrii desemnaţi ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate;o Planificarea activităţilor astfel încât organizaţia auditată să aibă posibilitatea deasigurare a ghizilor însoţitori.Un plan de audit bine elaborat trebuie să conţină următoarele elemente:Obiectivele şi domeniul auditului;Identitatea persoanelor care au responsabilităţi directe, referitoare la obiective şidomeniu;Documentele de referinţă;Identitatea membrilor echipei de audit;Durata (intervalul de timp) şi locul unde se efectuează auditul;Limba utilizată întimpul auditului (dacă este cazul);5

 Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;Durata estimată (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prevăzutăîn planul de audit;Programul şedinţelor care se ţin cu conducerea auditatului;

Page 8: audit intern

Condiţii privind confidenţialitatea;Lista de difuzare a raportului de audit şi data estimată a publicării.6. Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprobării conţinutuluiDupă elaborare, planul de audit trebuie să fie aprobat de client şi comunicat auditatului.În cazul în care se formulează obiecţii cu privire la unele din prevederile planului de audit,acestea trebuie să fie comunicate auditorului şef. Înainte de efectuarea auditului, aceste obiecţiitrebuie rezolvate de auditorul şef împreună cu auditatul şi, eventual, cu clientul.CONCLUZIEÎn cazul în care prezentarea prematură a unor detalii particulare ale planului de audit poate compromite obţinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate auditatului,decât odată cu derularea activităţilor.7. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE DESCHIDEREAre drept   scop  organizarea pr imei   în tâ ln i r i în t re echipa  de  audi t ş i   reprezentanţ i i auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 de minute, modul de efectuare şi desfăşurare aauditului.Documentele de lucru folosite pentru şedinţa de deschidere sunt:• planul auditului;•materiale de prezentare.Problemele parcurse în cursul acestei întâlniri sunt:•Prezentarea de către auditorul şef a participanţilor din cele două părţi: membrii echipei deaudit şi reprezentanţii auditatului. Dacă aceştia nu sunt cunoscuţi de către auditorul şef, eise pot prezenta singuri sau poate fi pusă în circulaţie o listă pentru a fi completată;•Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului şi obiectivelor auditului. Este necesar ca auditorul şef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de a găsi greşeli, ci de aconfirma implementarea şi efectivitatea sistemului;•Anal iza  s tăr i i  curente  a  documenta ţ ie i   s i s temului  ca l i tă ţ i i ,  fo los i tă  de  audi tor i   la  pregătirea auditului;•

Page 9: audit intern

Trecere în revistă a metodelor şi procedurilor care urmează a fi utilizate pentru efectuareaauditului;•Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate;•Stabilirea căilor oficiale de legătură între echipa de audit şi auditat;•Desemnarea însoţitorilor echipei de audit precum şi a reprezentanţilor auditatului care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;•Desemnarea resurselor şi facilităţilor necesare echipei de audit în ceea ce priveşte loculde întâlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de protecţiamuncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;•Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit şi obţinerea semnăturii reprezentantuluiorganizaţiei auditate pe planul de audit;•Sublinierea caracterului confidenţial din partea echipei de audit, atât în timpul, cât şi dupăîncheierea auditului;•Stabilirea programului şedinţelor intermediare şi a şedinţei de închidere (ora şi data), aechipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

 •Mulţumiri pentru participare la această şedinţă, adresate de către auditorul şef celor  prezenţi.8. ORGANIZAREA ŞEDINŢELOR INTERMEDIAREAceste şedinţe se organizează în cazul în care un audit durează două sau mai multe zile.La acestea par t ic ipă membri i echipei de audi t , i a r dacă es te cazul sunt invi ta ţ i ghiz i i sau reprezentanţii auditatului. Şedinţele intermediare pot avea loc la începutul sau la sfârşitul fiecăreizile de lucru.Este recomandabil ca echipa de audit să aibă întâlniri la începutul fiecărei zile de lucru.Pe parcursul şedinţelor intermediare se analizează:•

Page 10: audit intern

Diferite aspectele sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de informaţii întreauditori, precum şi analiza şi încadrarea neconformităţilor constatate;•Se prezintă de către auditorul şef reprezentantului organizaţiei auditate neconformităţilegăsite şi se caută soluţii pentru rezolvarea diferitelor probleme apărute;•Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei auditate;•Auditorul şef are o imagine de ansamblu a modului de desfăşurare a auditului;•Reprezentantul organizaţiei auditate este informat de modul cum se desfăşoară auditulavând posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt, pentru a nuexista surprize la şedinţa de închidere.Ul t ima şedinţă in termediară es te o şedinţă de pregăt i re a şedinţe i de închidere , la care  participă doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc după ce au fost efectuate toate vizitele,iar procesul de auditare a fost parcurs în totalitate. La finalul acestei întâlniri se elaborează unrezumat al auditului care urmează să fie prezentat în şedinţa de închidere.Şedinţa este condusă de auditorul şef şi are următoarele obiective:•Prezentarea observaţiilor constatate;•Analiza şi încadrarea neconformităţilor în: neconformităţi critice, neconformităţi majore,neconformităţi minore şi observaţii. Acele observaţii care ies din cadrul auditului nu suntreţinute;•Se redactează neconformităţile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind identificateîn rapor t cu cer in ţe le speci f ica te în s tandard sau în a l te documente de refer in ţă a le auditului fiind susţinute de dovezi corespunzătoare;•Auditorul şef pregăteşte rezumatul pentru şedinţa de închidere care va urmări atingereaobiectivelor auditului prin răspunsul laurmătoarele întrebări:i . D o c u m e n t e l e   s i s t e m u l u i   c a l i t ă ţ i i s a t i s f a c c e r i n ţ e l e s t a n d a r d e l o r   d e   r e f e r i n ţ ă ? i i . S u n t   d o c u m e n t e l e s i s t e m u l u i   c a l i t ă ţ i i   i m p l e m e n t a t e   ? i i i . E s t e   s i s t e m u l  

Page 11: audit intern

c a l i t ă ţ i i   e f i c i e n t   ? i v . Î n   c e   m ă s u r ă i n f l u e n ţ e a z ă   n e c o n f o r m i t ă ţ i l e c o n s t a t a t e ,   a c t i v i t a t e a auditatului ?•Se pregăteşte concluzia echipei de audit.9. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDEREDura ta unei as t fe l de şedinţe nu t rebuie să depăşească o oră , o oră ş i jumăta te , ia r  documente de lucru folosite pentru şedinţa de închidere sunt:•materiale de prezentare;•materiale doveditoare şi de sprijin ale afirmaţiilor echipei de audit;•sumarul celor găsite.După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea transmiteriirapor tu lu i de audi t că t re audi ta t a re loc o şedinţă de închidere , în care se prez in tă of ic ia l 7

 concluziile auditului. Această şedinţă este condusă de auditorul şef, fiind recomandabil să participe conducerea auditatului la nivelul cel mai înalt şi conducerea compartimentelor auditate.Pe durata şedinţelor trebuie parcurse următoarele aspecte:•Prezentarea persoanelor participante la şedinţă, cu întocmirea unui proces verbal deînregistrare a numelor participanţilor;•Mulţumirile auditorului şef în numele echipei de audit, adresate conducerii auditatului şighizilor pentru ajutorul şi timpul acordat;•Se vor face aprec ie r i asupra modului deschis de colaborare în t re echipa de audi t ş i auditat, dacă aceasta este un fapt real, iar în caz contrar nu se vor face aprecieri;•Se prezintă succint scopul, obiectivele şi domeniul auditului;•Se prezintă un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmiteraportul;•

Page 12: audit intern

Se indică limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic în care nu au fostexaminate toa te zonele , exis tând deci posib i l i ta tea ca unele def ic ienţe să nu f i fos t sesizate;•Se prezintă neconformităţile constatate, prin parcurgerea lor fără comentarii pentru aoferi o imagine globală asupra deficienţelor întregului sistem;•Comentar i i  a le  neconformi tă ţ i lor   ş i  c lar i f icăr i ,  dacă  es te  cazul ,  pent ru  conducereaauditatului;•Semnarea rapoartelor de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei auditate,dacă acestea nu au fost semnate anterior;•Formularea concluziilor echipei de audit şi prezentarea lor auditorului şef. Concluziafinală va fi comunicată clientului odată cu raportul de audit;•Răspunsul celor auditaţi;•Auditorul şef declară închisă şedinţa, iar echipa de audit părăseşte organizaţia10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITĂŢIIExaminarea organizaţiei auditate se efectuează în două etape, prima etapă constă într-oe v a l u a r e   a   d o c u m e n t a ţ i e i   s i s t e m u l u i   c a l i t ă ţ i i ,   i a r   c e a  d e - a   d o u a   e t a p ă   i m p l i c ă   v i z i t a r e a organizaţiei.Etapa 1. Evaluarea documentaţiei sistemului calităţii organizaţiei auditate, a r e c a obiectiv verificarea concordanţei dintre documentele sistemului calităţii şi standardul ales camodel de referinţă. Se analizează raporturile auditurilor anterioare, în cazul în care acestea auexistat, recomandările făcute cu ocazia acestor audituri, pentru a urmări activităţile cărora li s-aufăcut recomandări de corecţie şi dacă au fost eliminate neconformităţile evidenţiate în timpulauditurilor anterioare.E t a p a   2 .   A c e a s t ă   e t a p ă   s e   e f e c t u e a z ă   d u p ă   o b ţ i n e r e a  a c o r d u l u i   d e   v i z i t a r e   a organizaţiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea constă în vizitarea organizaţieiauditate cu scopul de a constata gradul de conformitate între practica curentă din organizaţiaauditată şi prevederile din documentele sistemului calităţii precum şi modelul de referinţă ales pentru construirea acestui sistem.Dovezi obiective

Page 13: audit intern

C o n c l u z i i l e   a u d i t u l u i   s e   e l a b o r e a z ă   î n   u r m a   c o l e c t ă r i i   d e  d o v e z i   o b i e c t i v e ,   p r i n intermediul interviurilor, a examinării documentelor şi a înregistrărilor calităţii, a observăriiactivităţilor în curs de desfăşurare şi a condiţiilor din zonele vizitate.Pentru ca o dovadă să fie considerată obiectivă, auditorul trebuie să se asigure că aceastaîntruneşte următoarele elemente:a) Existenţă - dovada nu este fictivă şi există cu adevărat, b) Precizie - informaţia este corectă până în cele mai mici amănunte,c) Relevanţă - conţinutul informaţiei este relevant pentru8

 neconformitatea descoperită,d) Semnificaţie - dovada să fie evaluată de auditor, prin semnificaţia faţăde neconformitatea pe care o indică.Sursele de obţinere a dovezilor obiective sunt:• Rapoarte de audit anterioare;• Reclamaţii la beneficiar, refuzuri de recepţie, reclamaţii în garanţie;• Înregistrări ale calităţii;• Documente;• Defecte, remedieri, derogări de la fabricaţie;• Acţiuni corective efectuate anterior;•Observarea activităţii în curs de desfăşurare în timpul auditului;• Interviuri cu angajaţii implicaţi în activităţile de asigurare a calităţii, sau cu efecteasupra acestor activităţi.11. Încadrarea în timpul acordat audituluiAuditorul şef urmăreşte îndeplinirea planului de audit în fiecare compartiment auditat.Dacă sunt necesare schimbări ale atribuţiilor auditorilor şi ale planului de audit, el poate efectuaaceste schimbări cu acordul clientului şi cu consultarea auditatului.În vederea încadrării în intervalul de timp alocat auditului, dacă într-un compartiment sedepăşeşte timpul alocat prin plan, atunci în celelalte compartimente se va scurta timpul sau sevor efectua comutări.Documentarea constatărilor auditului

Page 14: audit intern

D o c u m e n t e   d e   l u c r u   f o l o s i t e   d e   a u d i t o r   î n   t i m p u l  c o l e c t ă r i i   i n f o r m a ţ i i l o r   ş i   a documentării constatărilor auditului sunt:•standarde sau/şi specificaţii;•documentaţia sistemului de management al calităţii a auditatului(manualul calităţii şi procedurile asociate);•liste de verificare;•chestionarul de audit;• planul de audit;•rapoarte de neconformitate/observaţie.Toate observaţiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii trebuie săn o t e z e   s u f i c i e n t e   d a t e   p e n t r u   a   a v e a   o   s u r s ă   d i n   c a r e   s ă  p o a t ă   r e z u l t a   c o n c l u z i i   c l a r e . Consemnările fac referire la documente, ediţie, lot, cantitate, numărul postului, denumireafuncţiei, alte aspecte relevante.Toate informaţ i i le t rebuie formula te foar te expl ic i t , deoarece acestea pot f i fo los i te ca referinţă în investigaţiile din compartimentele ce urmează să fie vizitate de alţi membri ai echipeide audit, sau trebuie verificate mai târziu, sau sunt folosite în altă zonă.Indiciile care semnalează neconformităţi se notează dacă par semnificative, chiar dacă nusunt cuprinse în lista de verificare (chestionarul pentru audit) şi trebuie investigate. Înaintea părăsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenţie dacă toate detaliile din notiţele luate sunt clareşi complete. Notiţele clare, exacte, lizibile şi complete sunt esenţiale. Este ineficient, pierderea de timp şitotal neprofesional, ca auditorul să se întoarcă într-o zonă pentru că: nu a înregistrat suficientedetalii, nu poate citi sau înţelege propriile notiţe, sau detaliile înregistrate nu sunt clare.Pentru a nu exista nici un dubiu asupra înregistrărilor, poate fi de ajutor ca auditorul să deacelui intervievat să citească ce a înregistrat. Notiţele auditorilor pot fi folosite în cadrul discuţiilor sau în rapoartele scrise transmiseauditatului pentru a defini neconformităţile.

Notiţele auditorilor constituie înregistrări ale calităţii care se păstrează pentru oanumită perioadă de timp.CONCLUZIE

Page 15: audit intern

Modul în care se iau notiţe, formularele folosite, se stabilesc de auditorul şef pentrufiecare audit în parte, sau de fiecare auditor.Pent ru  consemnarea  ş i   rapor tarea  concluzi i lor ,   se  pot   fo los i  următoare le   t ipur i  dedocumente:•chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calităţii compartimentului;• formulare pentru raportarea observaţiilor auditului;•rapoarte de neconformitate- formulare pentru documentarea dovezilor de susţinere aconcluziilor la care au ajuns auditorii.12. Chestionarul de auditFormatul acestor documente este stabilit de auditorul şef, care trebuie astfel conceputeîncât să nu limiteze activităţile sau investigaţiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfăşurării auditului.Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor într-o zonă auditată. Acesta seîntocmeşte plecând de la următoarele elemente:•standardul de referinţă;•rezultatele auditurilor anterioare;•deficienţe cunoscute privind calitatea;• priorităţi ale managementului;•documentele sistemului calităţii;•alte documente ale organizaţiei;•consideraţiile auditorilor bazate pe propriile cunoştinţe, experienţe, vizite preliminare etc.Chestionarele de audit bine întocmite au următoarele avantaje:• permit auditorilor să fie bine informaţi despre obiectivele şi cerinţele activităţii auditate;•

Page 16: audit intern

 permit auditorului şef să evalueze munca de pregătire desfăşurată de ceilalţi membri aiechipei de audit;• permit auditorilor să evalueze gradul de derulare al auditului;•dacă este nevoie facilitează redistribuirea sarcinilor între auditori;•asigură o înregistrare a domeniilor şi activităţilor investigate în timpul auditului.13. RAPORTUL DE NECONFORMITATENeconformităţi Neconformitatea constituie un eşec în îndeplinirea unei cerinţe, faţă de referinţa auditului.În  momentul  depis tăr i i  unei  neconformi tă ţ i ,   es te  b ine  ca  audi torul   să  aducă   la  cunoşt in ţaauditatului neconformitatea constatată, conţinutul său, dovezile obiective care demonstreazăneconformitatea pentru ca auditatul să înţeleagă că auditul este o activitate transparentă, iar  auditorul nu are nimic de ascuns. Neconformităţile se clasifică în două categorii:   m a j o r e   ş i   m i n o r e.   Î n   a f a r ă   d e neconformităţi mai pot exista şi observaţii, atunci când nu există dovezi obiective suficiente pentru a putea aprecia că eşecul respectiv este o neconformitate.Neconformitatea minoră Neconformitatea minoră este aceea care identifică „scăpări izolate sau sporadice” înconţinutul sau implementarea procedurilor sau înregistrărilor calităţii şi care pot duce la eşeculsistemului calităţii dacă nu sunt corectate.10

  Neconformitatea minoră apare când există dovezi obiective ale implementării incompletea unei clauze particulare a standardului ales ca model de referinţă pentru organizaţie.Astfel de exemple sunt:•Când o procedură a fost documentată, dar sunt evidente variaţii minore în implementareaei.•Când înregistrările calităţii sunt incomplete, ceea ce nu permite demonstrarea pe deplin afuncţionării eficace a sistemului calităţii.•Cazuri izolate de echipamente de încercare şi măsurare neconfirmate metrologic şi/sau custadiul confirmării metrologice neindicat.•Cazuri izolate când lipsesc aprobările pe documente sau semnăturile prescrise.

Page 17: audit intern

•Cazuri izolate de documente depăşite, care nu prejudiciază imediat calitatea producţiei. Neconformităţile de acest fel se rezolvă prin acţiuni corective. Odată cu constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea şi înregistrarea sistemului calităţii organizaţiei poatesă continue, cu recomandarea ca neconformitățile minore să fie eliminate prin acţiuni corective,care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.CONCLUZIEU n   n u m ă r   m a r e   d e   n e c o n f o r m i t ă ţ i   m i n o r e   d e   a c e l a ş i   f e l  s e   p o a t e   c o n s t i t u i   î n neconformitate majoră, de aceea, un număr excesiv de neconformităţi minore, în funcţie demărimea  ş i  complexi ta tea  organiza ţ ie i ,  poate   împiedica  recomandarea  spre  aprobare  ş i înregistrare a sistemului calităţii. Din aceste considerente în exemplele de neconformităţi minore prezentate anterior, trebuie subliniată frecvenţa izolată a apariţiei acestora.Neconformitatea majoră Neconformitatea majoră este aceea care identifică absenţa sistemului calităţii,nefuncţionalitatea sa, sau o implementare necorespunzătoare a acestuia, luat ca un incidentsingular sau ca o combinaţie a unui număr de incidente similare.Asemenea neconformităţi apar, de obicei, foarte clar în cazul sistemelor care nu suntstabilite, documentate, implementate sau menţinute.Neconformităţi tipice sunt următoarele:Politica calităţii, procedurile de sistem, operaţionale şi de control ale organizaţiei nu sunt stabilite şi documentate într-o măsură care să permită folosirea lor ca bază pentru auditareaimplementării sistemului.Sistemul calităţii existent în organizaţie este incompatibil cu declaraţia de politică a calităţii.Nedifuzarea spre aplicare a manualului calităţii, conform listelor de difuzare aprobate.Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare aprobate.Implementarea incompletă a prevederilor uneia din procedurile de sistem.Cerinţele procedurilor documentate nu sunt implementate într-o măsură semnificativă.

Page 18: audit intern

O cerinţă specifică modelului de referinţă, relevantă pentru activitate, nu este menţionată (deexemplu pentru un model care urmează standardul ISO 9001 nu există clauza referitoare la proiectare).Înregistrările calităţii sunt incapabile să demonstreze funcţionarea eficientă a sistemului.Existenţa mai multor neconformităţi minore legate de implementarea unei proceduri de sistemsau a mai multor proceduri, instrucţiuni etc. (la care documentele sistemului calităţii fac referire)cu efect necorespunzător asupra funcţionării sistemului calităţii într-un compartiment (sau în maimulte compartimente).Absenţa unui element al structurii organizatorice care afectează sistemul calităţii.Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul la nivelulcel mai înalt, precum şi efectuarea auditurilor interne ale calităţii.Nealocarea de către managementul organizaţiei a resurselor necesare pentru funcţionareasistemului calităţii.

Necunoaşterea şi/sau neaplicarea de către conducerea executivă a diferitelor compartimenteauditate a unor prevederi ale documentaţiei sistemului calităţii.Lipsa dovezilor obiective privind acţiunile întreprinse de conducere pentru însuşirea politicii privind calitatea şi instruirea diferitelorcategorii de personal care prin activitatea lor au incidenţăasupra calităţii produselor şi afectează menţinerea sistemului calităţii la standardul specificat.Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate şi/sau neîndeplinirea unor responsabilităţi clare de către acesta.Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calităţii specificate ca urmare aacţiunilor corective stabilite în urma unui audit.

Page 19: audit intern

CONCLUZIE Neconformităţile enumerate constituie neconformităţi majore care nu permit aprobarea şiînregistrarea sistemului calităţii organizaţiei, decât după ce acestea au fost eliminate, ca urmare aunor acţiuni corective şi după ce s-a verificat eficienţa lor.Documentarea neconformităţilorDocumentarea neconformităţilor constă în redactarea acestora sub formă scrisă pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformităţilor trebuie să fie exactă, completă, utilăşi concisă.•Documentarea exactă a neconformităţii este necesară în vedere validării acesteia de cătreauditat. În cazul unor inexactităţi în redactare, neconformitatea nu est acceptată de auditatşi poate să afecteze credibilitatea auditorului, afectând credibilitatea celorlalte constatări prezentate.•Documentarea completă presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie să fieincluse în raportul de neconformitate. Descrierea trebuie să cuprindă toateinformaţiilenecesare pentru a se putea face o verificare ulterioară a constatărilor.Descrierea trebuie să arate în general:•Unde a fost observată neconformitatea;•Ce dovadă obiectivă a fost reţinută;•Cine a fost implicat ca făcând parte sau oferind dovada obiectivă.•Documentarea utilă a neconformităţii are în vedere prezentarea conduceriiauditatului ae lementului   l ipsă  d in  cer in ţa   s i s temului  ca l i tă ţ i i ,   as t fe l   încât   în  urma parcurger i i raportului de audit, acesta să aibă posibilitatea să îşi completeze imaginea fiecărui detaliual sistemului calităţii•Documentarea concisă este o cerinţă care are în vedere ca descrierile din raportul deneconformitate să fie cât mai sintetice, fără a compromite însă claritatea informaţiilor  prezentate şi utilitatea acestora. Cerinţa apare ca urmare a faptului că este posibil caauditorul să aibă de redactat mai multe neconformităţi înainte şedinţa de închidere, iar încadrul şedinţei de închidere trebuie citite toate neconformităţile constatate, unde bugetulde timp este limitat.

Page 20: audit intern

Redactarea descrierii unei neconformităţi trebuie să întrunească câteva elemente:1 . p r e z e n t a r e a c e r i n ţ e i   c a r e   n u   a   f o s t   î n d e p l i n i t ă ,   p r i n   t r i m i t e r e   l a   m o d e l u l  d e referinţă şi/sau prin descriere;2 .prezentarea fapte lor observate ;3.explicarea de ce faptele observate arată neîndeplinirea cerinţei.Dacă apar neconformităţi similare în mai multe zone, se scrie o singură neconformitate încare se enumeră toate constatările.

 Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. TEOMI SRL.- PAGINA DE GARDĂ – APROBATDirector, ing. M.P

RAPORT DE AUDIT- PLAN DE AUDIT – PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2012

Page 21: audit intern

  Planificarea activităţilor Program anual de audituri interne pe anul 2012 la SC. TEOMI SRL. PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2012

Page 22: audit intern

Sef compartiment audit intern ing. Vitelaru Andreea 12.01.2012

DESFĂŞURARE AUDIT

Page 23: audit intern

Î N T O C M IT A P R O B AT A P R O B AT A u d i t o r   Ş ef , D i r e c t o r   Ge n e r a l , A u d i ta t , Ing . Viţelaru Andreeaing . M.P.ing. H.J.

Page 24: audit intern
Page 25: audit intern

Chestionar de audit la firma SC. TEOMI SRL.Compartimentul / proces/activitatea auditat/ă :Controlul documentelor, Controlul înregistrărilor, Infrastructura şi mediul de lucru,Fabricarea brânzeturilor, Fabricarea iaurtului, Monitorizarea şi măsurarea produsului, Tratareneconformităţi, Acţiuni corective, Acţiuni preventiveData auditării:Auditor:Auditat:1 9 . 0 8 . 2 0 11 V . A . H . J

Page 26: audit intern

.

Page 27: audit intern

RAPORT DE AUDITla S.C. TEOMI SRL- NECONFORMITĂŢI -

Page 28: audit intern
Page 29: audit intern
Page 30: audit intern
Page 31: audit intern
Page 32: audit intern