procedura de lucru sistem

8/16/2019 procedura de lucru sistem

1/9

PROCEDURA SISTEM CALITATECONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar nr. __

STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediţia : 1

ELABORAT AVIZAT APROBAT EDIŢIA REVIZIAMEMBRU CEAC RESPONSABIL CEAC MANAGER

1 0Cristina BĂLAŞA Irena I!ia T"NTOACĂ Lara#E!ena PĂDURARU

SCOP

Prezenta procedură descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate înGRĂDINIŢA “CASA CU PIICI!" pri#ite ca documente ale Sistemului de Management al

Calităţii $

DOMENIUL DE APLICARE

%$&$ '&( Procedura se aplică cu pri#ire la documentele cu circuit intern" )olosite între entită*ile GRĂDINIŢ+I “CASA CU PIICI!" ,i la documentelor cu circuit extern" depro#enien*ă e-ternă sau de pro#enien*ă internă trimise în e-terior$'%( Procedura nu se re)eră la./ documente de tip înregistrări 'care )ac o0iectul unei proceduri aparte(1/ documentele utilizate de ser#iciul )inanciar/conta0il al GRĂDINIŢ+I “CASA CU PIICI!$%$%$ Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate 2estionăriiproceselor instructi#e/educati#e" de cercetare" administrati#e 3 sociale ,i de

i tit *i lă i l i d t l d ti t l i i t l i d t l


2/9

i tit *i lă i l i d t l d ti t l i i t l i d t l


3/9

/ transferul controlat al documentelor at7t între entită*i" c7t ,i între persoane ,i entită*i aldocumentelor cu circuit intern prin înregistrarea documentelor la punerea în circula*ie ,i laprimirea lor prin registrul intrări#ie!iri $

&$: A$i+i!"i&$:$&$ Uili,area ele%enelor de idenii$are a do$#%enelor '&( Pentru identi)icarea documentelor" se )olosesc ca principale elemente de identi)icare.antetul$ semnătura" numărul !i data de înregistrare la primire con)orm registrului de intrări#ie!iri $ '%( Numele persoanelor care au apro0at documentul ca urmare acompetenţelor asociate )unc*iei îndeplinite în unitatea de în#ă*ăm7nt ,i ca reprezentan*i ai unei

structuri de conducere a GRĂDINIŢ+I “CASA CU PIICI!" precum ,i semnătura acestora setrec" după caz la s)7r,itul documentului sau la începutul documentului$'4( Atunci c7nd este necesar" documentul con*ine numele ,i )unc*ia persoanei care l/a întocmit$&$:$%$ Anali,! apro/are 'i e%iere'&( ;nainte de apro0are documentele tre0uie analizate pentru a se asi2ura./ adec#area la scopul urmărit1/ o 0ună structurare ,i e-actitate" inclusi# din punctul de #edere al precizării datei de intrare în

#i2oare1/ claritate prin )ormulări simple" inteli2i0ile ,i )ără am0i2uită*i1/ lizi0ilitate pentru înscrisurile de orice )ormă$'%( probarea unui document se )ace de către mana2erul sau directorul 2rădini*ei1'4( %miterea documentelor 'punerea în circula*ie( se )ace numai după apro0area lor$&$:$4$ Di#,area do$#%enelor '&( Scopul di)uzării îl reprezintă punerea la dispozi*ia personalului 2rădini*ei a documentelor deinteres pentru acti#itatea pe care o des)ă,oară în unitatea de în#ă*ăm7nt cu scopul utilizăriii ) *iil l *i l i ) ă ii l


4/9

&$:$>$ Modii$area do$#%enelor '&( Personalul implicat în ela0orarea" analiza ,i apro0area modi)icărilor tre0uie să ai0ă acces lain)orma*ii adec#ate" pe 0aza cărora să ar2umenteze modi)icarea$

Documentele modificate #or )i analizate ,i apro0ate de structurile ,i )unc*iile de conducere careau analizat ,i apro0at în )orma ini*ială" dacă prin le2e ,i alte re2lementări nu se speci)ică alt)el$'%( De re2ulă" documentele modi)icate în GRĂDINIŢA “CASA CU PIICI! se pun în circula*ie în#ersiune completă cu indicarea documentelor înlocuite ,i a0ro2ate" a datei intrării în#i2oare a )ormei modi)icate ,i" după caz" cu indicarea modi)icărilor )ăcute$ ;n cazuri speciale"c7nd modi)icările sunt par*iale ,i u,or de identi)icat" iar documentul are adresa0ilitate restr7nsă"se poate păstra documentul su0 )orma ini*ială ,i transmite numai modi)icarea înso*ită de toate

in)orma*iile necesare unei corecte asocieri la documentul ini*ial$&$:$?$ Ari+area do$#%enelor '&( Ar6i#a GRĂDINIŢA “CASA CU PIICI! este alcătuită din documente ar6i#ate care se 2ăsesc în dosare de ar6i#ă ,i din documente care se 2ăsesc la personalul 2rădini*ei ,i careurmează să )ie ar6i#ate ' rhiva curentă($ '%( Documentele ar6i#ate se 2rupează" pe tematici 'pro0leme(" în dosare în cazuldocumentelor a#7nd ca mediu suport 67rtia" sau în colec*ii de documente" alcătuite tot peprincipiul dosarelor" în cazul )olosirii de di#erse medii de stocare$

&$:$@$ Re(#r(e penr# "inerea do$#%enelor (#/ $onrol ra(a/iliae'&( Pentru 0una des)ă,urare a acti#ită*ilor re)eritoare la controlul documentelor sunt necesare" în principal" resurse in)orma*ionale" materiale ,i resurse pentru instruire$'%( Resursele in)orma*ionale se re)eră la cunoa,terea ,i utilizarea de către personalulGRĂDINIŢ+I “CASA CU PIICI! a elementelor de identificare a documentelor !i la respectareade către documente a traseului stabilit Utili tă l i ) *i l ) ilit


5/9

4$&$ Mana)er#l GR2DINI3EI 8CASA CU PITICI9- coordonează ela0orarea ,i actualizarea instruc*iunilor de lucru- apro0ă nomenclatoarele ,i instruc*iunile de lucru la care )ace re)erire prezenta procedură1

- apro0ă comisii de lucru în conte-tual acti#ită*ilor la care se re)eră prezenta procedură$4$%$ Co%i(ia de e+al#are 'i a(i)#rarea $ali!"ii n ed#$a"ie/ a#izează instruc*iunile de lucru la care )ace re)erire procedură/ #eri)ică" prin audituri interne" implementarea prezentei proceduri ,i prezintă mana2erului2rădini*ei raportul de evaluare"/ actualizează prezenta procedură ,i instruc*iunile a)erente$4$4$ Per(oana de(e%na! din $adr#l CEAC penr# $onrol#l do$#%enelor .

/ ela0orează ,i actualizează procedura “controlul documentelor!1/ coordonează ela0orarea procedurilor opera*ionale ,i instruc*iunilor de lucru necesare aplicăriiprezentei prceduri1/ coordonează întocmirea Re2istrului documentelor în #i2oare1/ întocme,te nomenclatorul de ar6i#ă1de ar6i#ă$4$:$ Pre'edin"ii de $on(ilii re(pon(a/ilii de $o%i(ii 'eii de $o%pari%ene:/ răspund de implementarea prezentei proceduri în entită*ile pe care le conduc" inclusi# de

instruirea personalului din su0ordine cu pri#ire la pre#ederile procedurii1/ numesc personalul din su0ordine care se ocupă cu pro0leme de ar6i#ă1- propun comisii de lucru în conte-tul acti#ită*ilor la care se re)eră prezenta procedură$4$>$ Se$reara )r!dini"ei :/ implementează ,i respectă prezenta procedură1/ des)ă,oară acti#ită*ile pe linia 2estionării circula*iei documentelor" a di)uzării" păstrării" ar6i#ării,i scoaterii din circua*ie a documentelor1/)olose,te în mod ra*ional resursele puse la dispozi*ie$


6/9

Cap. = ANE>E

?$&$ Ane&a nr.1 / -egistrul documentelor în vigoare1?$%$ Ane&a nr. / omenclatorul de arhivă al GRĂDINIŢ+I “CASA CU PIICI1?$4$ Ane&a nr.5 < Br2ani2rama procesului de scoaterea din circulaţie a documentelor 1?$:$ Ane&a nr.* / Br2ani2rama administrării !i gestionării circulaţiei documentelor înGRĂDINIŢA “CASA CU PIICI$

AN+A NR$ &.

AN+

APRB

9ANAG+R GRĂDINIŢA “CASA CU PIICI!

PRB5+SBR

Eaura/+lena PĂDURARU

REGISTRUL DOCUMENTELOR ;N ?IGOARE

NR.

CRT

DENUMIREA

DOCUMENTULUI

NUM2RUL

DOCUMENTULUI@

DATA EMITERII

CINE L-A

EMISO6SER?A3II

C i i d


7/9

AN+A NR$ %

AN+

APRB9ANAG+R GRĂDINIŢA “CASA CU PIICI!

PRB5+SBR

Eaura/+lena PĂDURARU

NOMENCLATORUL DE ARI?2 ALGR2DINI3EI 8CASA CU PITICI9

NR.

CRT.

ENTITATEA

EMITENT2

DENUMIREA DOSARULUI

BCON3INUTUL PE SCURT AL

PRO6LEMELOR LA CARE SE

REER2

TERMEN DE

P2STRARE

O6SER?A3II

&$ S+CR+ARIA

& Dosarele pro)esionale ale

personalului didactic

trans)erat din 2rădini*ă

Permanent

%S+CR+ARIA %


8/9

AN+A NR$ 4.

ORGANIGRAMA PROCESULUI DE SCOATERE

DIN CIRCULA3IE A DOCUMENTELOR

ARI?AGR2DINI3EICASA CU

9

SECRETARIA

MANAGER

DIRECTOR

CONSILIUL PROESORAL

SECTOR ADMINISTRATI?

SECRETARIAT

CONSILIUL DEADMINISTRA3IE


9/9

ANE>A NR. *ORGANIGRAMA ADMINISTR2RII 7I GESTION2RII CIRCULA3IEI DOCUMENTELOR ;N GR2DINI3A 8CASA CU PITICI9

+

SECRETARIATCD" DD" PD" AD" SCD

DGPARGEMINISTERE,

AUTORITATELOCALĂ,

INSPECTORATE,AEN II,

I.T.M.ARE",

MANAGERCD A

COMISIA DE E?ALUARE 7IASIGURAREA CALIT23II ;N

EDUCA3IECD AGCD AnD ED DD PD MD SCD

COMISIA METODIC2CD AGCD AnD ED DD PD MD

SCD

CONSILIUL REPRE4ENTATI?AL PARIN3ILOR

SECTORADMINISTRATI?

CD AGCD AnD ED DD PD MD SCD

Documente de pro#enien*ăinternă

Documente e-terneDD/ Di)uzarea documentelor PD/ Păstrarea documentelorMD/ 9odi)icarea documentelorAD/ Ar6i#area documentelorSCD/ Scoaterea din circula*ie adocumentelor

CD/ Controlul documentelorAGCD/ Administrarea ,i 2estionareacircula*iei documentelorAnD/ Analiza documentelor ApD / Apro0area documentelor ED / +miterea documentelor

E+G+NDĂ

ELA6ORATOR+D" 9D"

CONSILIUL DEADMINISTRA3IE

CD AGCD AnD ApD ED DD PD MD SCD

COMPARTIMENT RUSPSM SU

COMPARTIMENTINANCIAR- CONTA6IL

CONSILIULPROESORAL

CD AGCD AnD ApD ED DD PDMD SCD

procedura de lucru sistem

Documents

Transcript of procedura de lucru sistem