PROCEDURA CONTROLUL INREGISTRARILOR · PDF file• SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de...

CONTROLUL INREGISTRARILOR

COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 1 din 8

AVERTISMENT: Utilizarea, reproducerea completa sau partială a prezentei documentatii fara acordul scris al SC STERA

INDUSTRY SRL constituie o violare a drepturilor de autor si va fi sanctionata conform legislatiei in vigoare.

PROCEDURA


PS-STI-02

Document controlat

Numarul copiei

Elaborat Verificat/Aprobat

Nume : SAVA MIRCEA BURIAN STELIAN

Functia : RMC Director general

Data : 05.12.2012 07.12.2012

Semnatura :


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 2 din 8



LISTA DE DIFUZARE

Nume si prenume Functia

Exemplar nr.:

Editie :

Revizie:

Semnatura si data de primire si retragere

A reviziei/ editiei aplicabile A reviziei / editiei retrase

BURIAN

STELIAN

Director

general

1 07.12.2012 1

0

Organism de

certificare

2 email

1

0

F-STI-01/01

INDICATORUL EDITIILOR SI REVIZIILOR

Editia :

Revizia:

Data aplicarii

Nr. Capitol /

Subacapitol si al

paginii revizuite

Capitol / Subcapitol :

- Modificat

- Adaugat

- Suprimat

Nume, prenume, semnatura

Elaborat Verificat Aprobat

1/0

07.12.2012

Toate Toate SAVA MIRCEA BURIAN

STELIAN

BURIAN

STELIAN

F-STI-01/02


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 3 din 8



0. CUPRINS

LISTA DE DIFUZARE ......................................................................................................................... 2

INDICATORUL EDITIILOR................................................................................................................ 2

CUPRINS .............................................................................................................................................. 3

1. SCOP ................................................................................................................................................. 4

2. DOMENIU ........................................................................................................................................ 4

3. DEFINITII SI PRESCURTARI ........................................................................................................ 4

3.1. Definitii ........................................................................................................................................... 4

3.2. Prescurtari........................................................................................................................................ 4

4. DOCUMENTE DE REFERINTA/CONEXE.................................................................................... 4

5. DESCRIERE PROCEDURA ............................................................................................................ 4

5.1. Generalitati ..................................................................................................................................... 4

5.2. Clasificarea inregistrarilor. ............................................................................................................. 5

5.3. Elaborarea inregistrarilor................................................................................................................. 6

5.4. Circuitul inregistrarilor.................................................................................................................... 6

5.5. Regasirea inregistrarilor ................................................................................................................. 7

5.6. Pastrarea si protejarea inregistrarilor.............................................................................................. 7

5.7. Accesul la inregistrari..................................................................................................................... 7

5.8. Arhivarea si eliminarea inregistrarilor............................................................................................ 8

5.9. Monitorizare ................................................................................................................................... 8

6. RESPONSABILITATI ...................................................................................................................... 8

6.1. Directorul general............................................................................................................................ 8

6.2 RMC/RSMC.................................................................................................................................... 9

6.3. Sef EO/persoana desemnata ........................................................................................................... 9

7. INREGISTRARI SI ANEXE..............................................................................................................9


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 4 din 8



1. SCOP

1.1 Stabileste un mod unitar de identificare, depozitare, protejare, regasire, durata de pastrare si

eliminare a inregistrarilor din STERA INDUSTRY, in scopul functionarii eficace a sistemului de

management al calitatii.

1.2 Descrie responsabilitatile functiilor implicate in activitatile mentionate anterior.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica tuturor EO din cadrul STERA INDUSTRY, pentru inregistrarile utilizate in

procesele identificate in cadrul organizatiei.

3. DEFINITII SI PRESCURTARI

3.1 Definitii

In procedura se folosesc definitiile cuprinse in SR EN ISO 9000:2006 precum si urmatoarele

definitii:

3.1.1. Acces: a avea permisiunea de a vedea, de a consulta un material, un document, o inregistrare.

3.1.2. Aprobare: a incuviinta o actiune, o propunere, o solutie etc.

3.1.3. Arhivare: pastrarea actelor, documentelor sau inregistrarilor in cadrul unei arhive.

3.1.4. Avizare: a exprima o parere autorizata.

3.1.5. Circuitul inregistrarilor: drum de parcurs, stabilit dinainte, a unui document, a unei

inregistrari.

3.1.6. Client: organizatie sau persoana care beneficiaza de un serviciu prestat de STERA INDUSTRY

3.1.7. Inregistrare : document care prezinta rezultatele obtinute (de ex: rezultate teste, procese

verbale de constatare, liste de difuzare, registre de corespondenta, rapoarte de productie, rapoarte de

neconformitate etc) sau furnizeaza dovezi ale activitatilor efectuate.

3.2 Prescurtari

STI - S.C. STERA INDUSTRY S.R.L.

RMC - Reprezentantul managementului pentru calitate

SMC - Sistemul de management al calitatii

RSMC - Responsabil SMC/sef compartiment managementul calitatii

EO - Entitate organizatorica

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

• SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de managementul calitatii. Principii si vocabular

• SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de managementul calitatii. Cerinte

• SR EN ISO 9004:2010 - Sisteme de managementul calitatii. Ghid pentru imbunatatirea

performantelor

• MC-STI-01 - Manualul calitatii

5. DESCRIERE PROCEDURA

5.1 Precizari generale

5.1.1. Inregistrarile sunt dovezi ale implementarii si mentinerii sistemului de management al calitatii,

confirmand indeplinirea cerintelor si functionarea eficace a SMC.

5.1.2. Inregistrarile sunt purtatoare de informatii si constituie o componenta a comunicarii interne si

externe ale unei organizatii si materializeaza ceea ce a fost sau mai exact ce, cine, cum a executat.

5.1.3. Datorita importantei lor, acestea sunt „tinute sub control”, adica identificarea, depozitarea,

protejarea, regasirea, stabilirea duratei de pastrare, pastrarea precum si eliminarea lor sunt facute dupa

regulile prezentate in prezenta procedura, cunoscute de catre toti cei care le utilizeaza.


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 5 din 8



5.2. Clasificarea inregistrarilor.

Pentru alegerea corecta a solutiilor privind tinerea sub control a inregistrarilor se tine cont de

diversitatea mare a acestor documente si de urmatoarea clasificare:

5.2.1. Tipul activitatilor care genereaza inregistrari:

- tehnice;

- comerciale;

- economice;

- juridice;

- de personal;

- SMC;

- instruirea personalului;

- audituri, analize.

5.2.2. Forma de prezentare:

- netipizate (ex: procese verbale);

- tipizate (ex: cele impuse prin reglementari legale);

- formulare SMC

5.2.3. Suportul de prezentare:

- hartie,

- inregistrari pe suport informatic;

5.2.4. Gradul de confidentialitate al continutului:

- secrete;

- confidentiale;

- nesecrete ;

5.2.5. Locul de pastrare:

- inregistrarile de lucru (arhiva activa) se lucreaza cu ele zilnic si se gasesc in EO;

- inregistrarile de referinta (arhiva semiactiva) sau cu caracter istoric (arhiva inactiva) se

consulta mai rar sau foarte rar si se gasesc in arhiva;

5.2.6. Locul de generare a inregistrarilor:

- originale-generate la locul actiunii;

- copii-exemplare obtinute prin multiplicare;

5.2.7. Tipurile minimale de inregistrari impuse de standardele de referinta:

- Inregistrari referitoare la analiza managementului;

- Inregistrari referitoare la raportarea rezultatelor auditurilor interne si actiunilor de urmarire;

- Inregistrari referitoare la instruire, aptitudini, experienta;

- Inregistrari referitoare la dovezi referitoare la conformitatea proceselor si produselor cu

cerintele;

- Inregistrari referitoare la rezultatele analizei cerintelor referitoare la proces si actiunile care

rezulta din analiza;

- Inregistrari referitoare la rezultatele evaluarii furnizorilor si orice actiune in urma evaluarii;

- Inregistrari referitoare la identificarea unica a produsului, atunci cand trasabilitatea este

specifica;

- Inregistrari referitoare la identificarea persoanelor care autorizeaza eliberarea produsului;

- Inregistrari referitoare la natura neconformitatilor si orice actiuni intreprinse ulterior,

inclusiv derogarile obtinute;

- Inregistrari referitoare la rezultatele actiunilor corective;

- Inregistrari referitoare la rezultatele actiunilor preventive.

- Inregistrarile reclamatiilor;

- Inregistrari ale procesului de monitorizare;


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 6 din 8



- Inregistrari referitoare la conformarea legala;

- Comunicari cu partile interesate;

- Inregistrari ale activitatilor de rutina si activitatilor ocazionale;

5.3. Elaborarea inregistrarilor

Forma de prezentare a inregistrarilor este impusa prin formulare/registre (numite in continuare

in mod generic „formulare”) specificate in proceduri/instructiuni/prescriptii sau adaptata in functie de

scopul sau destinatia informatiilor.

5.3.1. La conceperea inregistrarilor elaboratorul:

- identifica functia care genereaza inregistrarea sau completeaza datele in formular;

- identifica formularul prin atribuirea unui cod, conform regulilor prevazute in instructiunea de

lucru cod IL-STI-104 Codificarea documentelor SMC;

5.3.2. Inregistrarile emise trebuie sa respecte urmatoarele reguli:

- sa fie lizibile, identificabile si regasibile cu usurinta;

- sa cuprinda elemente suficiente care sa ajute la identificarea problemei, procesului sau

scopului inregistrarii;

- rubricile prestabilite sa fie intr-o succesiune logica, complete si completate in totalitate ;

- datele continute sa fie pe cat posibil grupate pe tipuri de informatii astfel incat sa permita

identificarea inregistrarii dupa continutul acesteia;

- sa fie pastrate si mentinute astfel incat sa fie regasite cu usurinta ;

- sa fie protejate impotriva riscurilor de deteriorare sau pierdere;

- sa faca referire la criteriile de acceptare/respingere sau la normativul de referinta.

- sa nu contina modificari si stersaturi;

NOTA: In cazul in care sunt necesare modificari, urmare a unei erori de scriere sau citire,

modificarile vor fi certificate prin nume prenume si semnatura emitentului sau a persoanei care ocupa

functia ierarhic superioara emitentului si data la care s-a efectuat modificarea.

5.3.3. Inregistrarile pe suport informatic sunt cuprinse:

- in sistemul informatic, accesul la inregistrari fiind realizata prin restrictii implementate in

mod adecvat. Fisierele sunt identificate prin denumiri sau coduri, conform regulilor de operare PC,

care sa ajute utilizatorul sistemului informatic sa regaseasca in timp util informatiile si datele

necesare. Aceste fisiere trebuie protejate cu parole de acces care sa impiedice modificarea sau

stergerea lor. Modificarea sau stergerea fisierelor se poate face numai de elaborator. Pentru sistemul

informatic utilizat la gestionarea si arhivarea inregistrarilor/documentelor se executa periodic back-

upuri de date cu scopul protejarii acestora.

- pe CD/DVD-uri, Hard discuri, medii de stocare, memorii flash, identificate de catre

utilizatori prin coduri gestionate in cadrul Listei cu suporti informatici din STERA INDUSTRY.

5.4. Circuitul inregistrarilor

5.4.1. Inregistrarile primite din exteriorul STERA INDUSTRY prin fax sau prin posta se inregistreaza

in Registrul de evidenta a documentelor, F-STI-01/04.

5.4.2. Toate documentele trimise in exteriorul organizatiei vor fi inregistrate la secretariat in Registrul

de evidenta a documentelor si vor purta viza si semnatura Directorului general.

5.4.3. Inregistrarile transmise prin e-mail vor respecta aceleasi reguli de inregistrare, difuzare,

arhivare.

5.4.4. Inregistrarile provenite de la furnizori vor respecta aceleasi reguli de inregistrare, difuzare,

arhivare.


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 7 din 8



5.5. Regasirea inregistrarilor

5.5.1. Persoanele care utilizeaza inregistrari sunt obligate sa le selecteze, ordoneze si sa le aranjeze

metodic, in scopul prevenirii pastrarii inutile a unor inregistrari si regasirii rapide a inregistrarilor

solicitate.

5.5.2. Ordonarea inregistrarilor se face in momentul emiterii sau primirii acestora dupa consemnarea

acestora in Registrul de evidenta a documentelor. Ordonarea si aranjarea consta in gruparea

inregistrarilor pe probleme si pastrarea lor pe suport informatic, in dosare, mape, bibliorafturi care sa

asigure, atat buna pastrare, confidentialitatea inregistrarilor, cat si accesul rapid la informatiile pe care

le contin.

5.5.3. Indexarea si indosarierea inregistrarilor au drept scop pastrarea in conditii optime a

inregistrarilor/documentelor, astfel incat sa conduca la protectia informatiilor si operativitate in

gasirea unei inregistrari/document, dupa urmatoarele reguli :

- bibliorafturile vor fi numerotate cu cifre arabe si etichetate cu continutul lor, si au opis cu

denumirile dosarelor;

- dosarele sunt codificate dupa numarul biblioraftului si numarul de ordine al dosarului in

biblioraftul respectiv.

5.5.4. Inregistrarile pe suport informatic sunt cuprinse:

- In fisierele soft-ului specific utilizat pentru diferite activitati, identificabile prin denumiri sau

coduri conform regulilor de operare PC, care ajuta utilizatorul sistemelor informatice sa regaseasca in

timp util informatiile si datele necesare;

- Pe CD/DVD-uri, Hard discuri, medii de stocare, memorii flash identificate de catre

utilizatori.

5.6. Pastrarea si protejarea inregistrarilor

5.6.1 Pastrarea inregistrarilor in EO (arhiva activa) se face in spatii special amenajate pe rafturi, in

dulapuri, fisete pentru a evita distrugerea, sustragerea sau pierderea acestora.

5.6.2 Inregistrarile pot fi pastrate si in format informatic, protejate la scriere si parolate de catre

elaborator astfel incat sa nu poata fi modificate. Informatiile procesate pe calculator sunt pastrate o

perioada de timp in memoria calculatorului ca inregistrari de lucru (structurate pe directori si fisiere)

dupa care, daca se considera ca sunt utile si trebuie inca pastrate sunt salvate pe CD/DVD-uri, Hard

discuri, medii de stocare, memorii flash sau se transfera pe suport de hartie.

5.6.3 Inregistrarile pe suport de hartie sau magnetic sunt pastrate in conditii specifice fiecarui tip de

suport astfel incat sa se asigure protejarea eficienta a informatiei continute. Pentru inregistrarile pe

suport de hartie se recomanda mediu uscat, cu temperatura intre 15°C si 40°C. Pentru celelalte tipuri

de suport se respecta indicatiile producatorului.

5.6.4 Pentru tinerea sub control a inregistrarilor RMC elaboreaza/modifica lista inregistrarilor in

vigoare in Lista documentelor SMC, cod DI-STI-01, pe tot parcursul anului si ori de cate ori apar noi

tipuri de inregistrari sau se suspenda utilizarea altora. Lista documentelor SMC se actualizeaza in

format electronic in sistemul informatic.

5.6.5 Durata de pastrare a inregistrarilor este stabilita la 3 ani, cu exceptia cazurilor in care se face

referire in proceduri sau clauze contractuale.

5.6.6 Pastrarea inregistrarilor cu caracter secret de stat, daca va fi cazul, se realizeaza conform Legii

nr.182/2002(actualizate) – privind protectia informatiilor clasificate.

5.7. Accesul la inregistrari

5.7.1 Accesul persoanelor din exteriorul EO la inregistrari, pentru consultarea sau multiplicarea

acestora este permis cu avizul sefului EO, sau dupa caz, cu aprobarea Directorului general.


COD : PS-STI-02

Exemplar : 1

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 8 din 8



5.7.2 Auditorii interni si externi au acces la inregistrarile EO auditate in urma aprobarii Planului de

audit de catre Directorului general.

5.7.3 La inregistrarile din EO mai au acces si organele de control intern si extern si beneficiarii

lucrarilor la solicitarea acestora.

5.8. Arhivarea si eliminarea inregistrarilor

5.8.1. Inregistrarile care au depasit termenul de pastrare in cadrul EO sunt verificate anual de catre

RMC din punct de vedere al continutului si se predau la arhiva sau sunt eliminate.

5.8.2. Inainte de predarea la arhiva sau eliminare, se face o selectie a datelor importante si care ar mai

putea fi utile. Acest lucru previne acumularea unui volum excesiv de inregistrari si asigura regasirea

rapida a unor informatii utile.

5.8.3. Arhivarea se face conform normelor arhivistice in vigoare.

5.9. Monitorizare

5.10.1. Monitorizarea procesului de control al inregistrarilor se face prin audit intern.

6. RESPONSABILITATI

6.1. Director general

6.1.1. Aproba inregistrarile create si expediate in/din STERA INDUSTRY.

6.1.2. Asigura conditiile necesare arhivarii inregistrarilor si eliminarii inregistrarilor

6.1.3. Aproba accesul persoanelor din exteriorul STERA INDUSTRY la inregistrari.

6.2. RMC/RSMC

6.2.1. Asigura si urmareste modul de indexare si indosariere a inregistrarilor care se intocmesc si se

pastreaza in cadrul organizatiei.

6.2.2. Pune la dispozitia organismelor de certificare/auditorilor interni inregistrarile solicitate pentru

consultare.

6.2.3. Asigura codificarea formularelor necesare pentru inregistrari.

6.2.4. Intocmeste si difuzeaza Lista documentelor SMC in vigoare la EO.

6.2.5. Efectueaza si gestioneaza inregistrarile SMC aferente activitatii proprii si documentelor pe care

le tine sub control.

6.2.6. Urmareste, prin audituri interne, respectarea prevederilor prezentei proceduri, analizeaza si

evalueaza neconformitatile identificate.

6.3. Sef EO/persoana desemnata

6.3.1. Urmareste aplicarea in desfasurarea activitatilor pe care le coordoneaza a prevederilor

documentelor SMC si elaborarea corecta a inregistrarilor necesare.

6.3.2. Asigura pastrarea inregistrarilor pe perioada specificata si predarea la arhiva societatii a

inregistrarilor cu perioada de pastrare expirata.

6.3.3. Raspunde de selectionarea, pastrarea, clasarea si distrugerea documentelor din cadrul EO.

7. INREGISTRARI SI ANEXE

7.1. Anexe: N/A

PROCEDURA CONTROLUL INREGISTRARILOR · PDF file• SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de...

Documents

Transcript of PROCEDURA CONTROLUL INREGISTRARILOR · PDF file• SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de...