Prezentare Manager Proiect (2)
-
Upload
craciun-cristina -
Category
Documents
-
view
72 -
download
5
description
Transcript of Prezentare Manager Proiect (2)
Investește în oameni!
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Axa prioritară nr. 5 - „Promovarea măsurilor active de ocupare”
Domeniul major de intervenție 5.1 - “Dezvoltarea şi implementarea măsurilor active de ocupare”
Titlu proiect: “Specialisti in domeniul accesarii de fonduri europene si al managementului de proiect”
Contract de finantare nr. POSDRU/128/5.1./G/135547
PROGRAM DE FORMARE
MANAGER PROIECT
CE ESTE UN PROIECT?
Un efort complex subsumat unui scop specific,
intr-un timp limitat si un buget definit, care
afecteaza din punct de vedere functional si
organizational organizatia ce il deruleaza si
care nu repeta un alt efort intreprins anterior.
CE ESTE UN PROIECT?
Un proiect trebuie sa indeplineasca obiectivele
propuse intr-o perioada de timp limitata, cu
resurse financiare si umane anterior stabilite.
CARACTERISTICILE UNUI PROIECT
•are o data de inceput stabilita si una de sfarsit;
•abordeaza o problema specifica;
•urmareste atingerea unor obiective specifice;
•dispune de resurse limitate (de timp, financiare, resurse
umane si materiale);
•se realizeaza cu ajutorul unei echipe;
•urmareste realizarea unor rezultate specifice;
•are constrangeri tehnice;
•are un ciclu de viata.
CARACTERISTICILE UNUI PROIECT
Proiect ≠ program
Programul reprezinta o serie de proiecte care au un
obiectiv general comun.
TIPURI DE PROIECTE
Dupa amploarea lor, proiectele pot fi:
•organizationale;
•locale/ regionale;
•nationale;
•transnationale;
•internationale.
TIPURI DE PROIECTE
Dupa scopul lor, proiectele pot fi:
•sociale;
•culturale;
•artistice;
•ecologice;
•stiintifice;
•de educatie;
•economice.
TIPURI DE PROIECTE
Dupa domeniul activitatilor, proiectul poate fi:
•de cercetare;
•de investitii;
•de dezvoltare a resurselor umane;
•de restructurare organizationala;
•de marketing.
CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?
Managementul proiectului reprezinta planificarea,
directionarea si controlul resurselor astfel incat sa
se atinga scopul/ obiectivele proiectului, prin
intermediul activitatilor acestuia si cu resursele
aflate la dispozitie.
CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECT?
Managementul de proiect are in vedere trei
elemente esentiale:
•Scopurile proiectului si impactul acestuia;
•Resursele, incluzand resursele umane si
echipamentele / banii necesari;
•Planificarea, indicand durata si ordinea diferitelor
sarcini/ activitati.
9
MANAGEMENT
ORGANIZAŢIONAL DE PROIECT
Activităţi de rutină, repetitive
Condiţii şi obiective noi
(care implică şi un grad ridicat de risc)
DIFERENTE INTRE MANAGEMENTUL DE PROIECT SI
CEL DE ORGANIZATIE
FUNCTIILE UNUI PROIECT
•Defineste schimbarea;
•Planifica schimbarea;
•Controleaza schimbarea.
AVANTAJE SI DEZAVANTAJE ALE MANAGEMENTULUI
PRIN PROIECTE
Avantaje:
•Este o metoda eficienta pentru rezolvarea unor probleme
punctuale ale organizatiei, intr-un timp si cu costuri limitate;
•Este o metoda potrivita pentru gestionarea perioadelor in
care este nevoie de o schimbare in organizatie;
•Aduce impreuna, pentru un timp, o serie de specialisti avand
specializari diferite;
.
AVANTAJE SI DEZAVANTAJE ALE MANAGEMENTUL
PRIN PROIECTE
Dezavantaje:
•Structura organizatiei se suprapune cu structura echipei de
proiect, iar acest fapt poate conduce catre diverse probleme;
•Unele organizatii au dificultati in a gasi angajati care sa
devina manageri de proiect;
•Multi angajati se pot simti „marginalizati” ca urmare a faptului
ca informatii despre proiecte importante ale organizatiei nu le
sunt comunicate.
4 pasi in managementul proiectului:
Pasul 1: Designul de proiect
Pasul 2: Planificarea proiectului
Pasul 3: Implementarea proiectului
Pasul 4: Evaluarea proiectului
DE CE REALIZAM PROIECTE?
Pentru a satisface o nevoie principala.
Nevoia nu este definita ca atragerea de bani (surse
de finantare).
Banii (resursele financiare) reprezinta unul dintre
mijloacele/ resursele prin intermediul carora se
satisface nevoia.
ROLUL MANAGERULUI DE PROIECT
•Coordoneaza activitatile si echipa de implementare;
•Stabileste si promoveaza prioritatile de actiune;
•Concepe si promoveaza standarde si proceduri de
implementare;
•Mentine legatura cu finantatorul si partenerii;
•Estimeaza riscurile si identifica solutii alternative;
•Monitorizeaza si evalueaza activitatile/ echipa de proiect;
•Redacteaza rapoartele de activitate;
•Aproba documente/ actiuni si ia decizii;
•Reprezinta proiectul in diverse evenimente, organizatii;
Reusita sarcinilor managerului de proiect depinde de
cat de bine acesta:
•Motiveaza membrii echipei;
•Transmite informatii relevante;
•Dezvolta relatii de incredere cu echipa si partenerii;
•Se documenteaza permanent privind tematica
proiectului;
Abilitati/ cunostinte necesare Managerului de
proiect:
•despre tematica proiectului;
•de a lucra in conditii de stres;
•de a motiva pe cei din jur;
•de planificare;
•cunostinte financiare;
•receptivitate si promptitudine;
•de comunicare si negociere.
Competente ale managerului de proiect:
• management de proiect;
• management financiar;
• management al timpului;
• management al resurselor umane;
• in domeniul de activitate / in tematica proiectului;
• relatii publice si comunicare;
• management al riscului.
FACTORII DE SUCCES PENTRU UN PROIECT
CICLUL DE VIATA UNUI PROIECT
1. Programarea
2. Identificarea
3. Formularea
4. Finantarea
5. Implementarea
6. Evaluarea
PROGRAMAREA
Analizarea situatiei (la nivel national, sectorial etc.);
Identificarea problemelor, constrangerilor;
Identificarea oportunitatilor de dezvoltare;
Identificarea prioritatilor sectoriale.
IDENTIFICAREA
Conceptualizarea ideii de proiect;
Parcurgerea pasilor etapei de analiza (analiza
partilor interesate, analiza problemelor, analiza
obiectivelor, selectarea strategiei);
Masurarea relevantei ideii de proiect.
FORMULAREA
Operationalizarea ideii de proiect;
Evaluarea ideii de proiect in termeni de succes si
durabilitate (sustenabilitate);
Redactarea cererii de finantare.
FINANTAREA
Evaluarea propunerii de proiect de catre finantator;
Evaluarea documentelor de sprijin;
Semnarea contractului de finantare.
IMPLEMENTAREA
Indeplinirea obligatiilor din contractul de finantare;
Organizarea procedurilor de achizitie din cadrul
proiectului;
Realizarea activitatilor proiectului si a
managementului de proiect (rapoarte de progres);
Ajustarea planificarii.
EVALUAREA
Finantatorul evalueaza proiectul pentru a vedea
modul in care s-au atins obiectivele;
Identificarea de lectii invatate;
Rezultatele evaluarii sunt folosite pentru a planifica
proiecte viitoare.
DESIGNUL PROIECTULUI
Etape:
1. identificarea si analiza problemei;
2.generarea unor solutii alternative si selectarea
solutiei celei mai bune posibile;
3.definirea scopului/ obiectivului general al
proiectului;
4.definirea obiectivelor specifice ale proiectului;
5.definirea categoriilor de beneficiari;
6. justificarea proiectului.
Proiectele rezolva probleme definite specific.
Intrebari pentru definire:
Care este problema/situatia ce va fi rezolvata prin proiect?
Care sunt dimensiunile problemei?
Cate persoane sunt afectate direct, dar indirect?
In ce mod sunt persoanele afectate?
Cum afecteaza problema functionarea organizatiei/
dezvoltarea persoanelor?
Care sunt cauzele problemei/situatiei?
Cum se poate interveni la nivelul acestor cauze?
Care este solutia pentru rezolvarea problemei?
Metode de a gasi si evalua solutiile la problema:
•Implicarea membrilor organizatiei/ altor persoane
(intalniri de analiza sau brainstorming);
•Consultarea si observarea potentialilor beneficiari;
•Consultarea partenerilor;
•Analiza altor proiecte, documentarea;
•Analiza studiilor si cercetarilor de specialitate.
Obiective ale proiectului
Intrebari pentru definire:
•Ce trebuie sa se schimbe?
•Cata schimbare este necesara?
•Pe cine vizeaza schimbarea?
•Unde se va produce schimbarea?
•Cand se va produce schimbarea?
Obiective ale proiectului
Obiective trebuie sa fie:
•Specifice - sa spuna concret ce se urmareste prin
proiect;
•Relevante - pentru nevoile beneficiarilor si pentru
prioritatile finantatorului;
•Masurabile - la finalul proiectului sa stim daca le-
am atins si daca da in ce proportie;
•Posibil de atins/realiste;
•Cu limita in timp.
Ex. de formulare obiectiv:
Sa ...(un verb de actiune si o stare care sa reflecte
indicatorul de performanta) al...(grup tinta) pana
la...(standard de performanta) intr-un timp
de...(perioada de timp) cu un cost total nu mai mare
de ...(cost estimativ).
Ex.:
Sa dezvolte competentele a 30 de profesori si
profesoare din 6 scoli din Bucuresti pentru a realiza
activitati creative de informare a elevilor privind
importanta exercitiului fizic, in 4 luni, cu un cost total
de 5.000 RON.
BENEFICIARI AI PROIECTULUI
Persoane sau categorii de persoane care vor avea
de castigat de pe urma proiectului.
Stakeholderii - persoane, grupuri de persoane,
institutii, organizaii profesionale, companii, etc, care
pot avea o legatura, directa sau indirecta, cu
proiectul.
BENEFICIARI AI PROIECTULUI
Beneficiari directi – au de „castigat” direct si in timpul
derularii proiectului, de rezultatele acestuia.
Beneficiari indirecti – cei care beneficiaza de
rezultatele finale ale proiectului, prin intermediul
beneficiarilor directi.
JUSTIFICAREA PROIECTULUI
Intrebari pentru definire:
De ce problema este importanta/grava? (date, studii,
documente etc.)
De ce solutia propusa este una buna/utila/eficienta?
Care vor fi rezultatele preconizate ale proiectului?
Cum ajuta aceste rezultatele beneficiarii?
De ce finantatorul ar trebui sa sustina acest proiect?
Care este caracterul inovator al proiectului?
PLANIFICAREA ACTIVITATILOR
Etape de planificare si prioritizare a activitatilor proiectului:
1. Stabilirea activitatilor;
2. Stabilirea ierarhiei activitatilor;
3. Stabilirea ordinei preliminare a activitatilor;
4. Stabilirea unitatilor de timp. Estimarea duratei fiecarei
activitati;
5. Elaborarea diagramei Gantt sau a altei diagrame de
planificare a activitatilor;
6. Corectii la ordinea, durata si suprapunerea activitatilor;
7. Definitivarea diagramei de planificare a activitatilor.
Structura detaliata de lucru (SDL)
Proiect
Faza I Faza II
Etapa 1
Activitatea A
Sarcina a
Actiunea
a.1.
Model de prezentare a activitatilor:
Pachet de lucru: Titlu
Descriere: .....
Data de inceput si de sfarsit: ....
Loc de desfasurare: ......
Resurse: ........
Activitati:
-
-
Responsabil: ....
DIAGRAMA GANTT
Diagrama GANTT
Ilustrare grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificarea,
coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect.
REZULTATE ASTEPTATE
Reprezinta listarea produselor finale ale proiectului.
Fiecare dintre acestea vor fi descrise intr-o maniera
cat mai clara, accesibila membrilor echipei de proiect
responsabili cu realizarea /executia lor.
BUGETUL PROIECTULUI - PASI:
Defalcarea proiectului in activitati care consuma resurse;
Calcularea resurselor pentru fiecare activitate;
Resurse legate de personal
Resurse care nu sunt legate de personal:
Echipamente (calculatoare, mobilier, etc.)
Consumabile (hartie, cartuse, CD-uri etc.)
Transport si diurna
Comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail)
Publicatii (tiparire, editarea etc.)
Servicii contractate
Alte costuri
BUGETUL PROIECTULUI - PASI:
Estimarea costurilor:
Oferte de la furnizori
Baze de date - proiecte similare
Prelucrarea datelor si intocmirea bugetului
Salariile (nr. persoane, norma intreaga / partiala)
Costuri directe pentru activitati
Costurile indirecte (spatii pentru birouri, intretinere,
electricitate, etc.)
Costurile accidentale
IMPACTUL PROIECTULUI
Se refera la modul in care rezultatul proiectului
imbunatateste situatia sau conditiile grupului tinta,
schimba anumite atitudini, schimba modul de a
aborda anumite probleme etc.
RISCURI IN CADRUL PROIECTELOR
•Privind echipa de implementare;
•Privind procedurile de achizitie;
•Privind beneficiarii;
•Privind structura si resurse ale organizatiei;
•Privind tematica de proiect si structura acestuia;
•Privind capacitati si caracteristici ale partenerilor.
RISCURI IN CADRUL PROIECTELOR
Ex.:
Datorita tendintei de scadere a cursului Euro exista riscul ca
la momentul implementarii proiectului unele activitati sa
necesite costuri mai mari decat cele bugetate.
Datorita faptului ca problema X este in mica masura
constientizata de catre autoritati ca fiind una care afecteaza
situatia beneficiarilor, exista riscul ca acestea sa sustina
proiectul doar la nivel declarativ.
Datorita faptului ca rezultatele proiectului se vor vedea abia
dupa 6 luni de la realizarea acestuia exista riscul ca impactul
sa nu poata fi identificat pana la raportarea finala.
Pasi in managementul riscului:
1. Identificarea potentialelor riscurile;
2. Analiza si prioritizarea riscurilor;
3. Monitorizarea noilor riscuri;
4. Evaluarea performantei generata de riscuri.
MONITORIZAREA SI EVALUAREA IN PROIECT
Activitati utile pentru:
•A afla informatii strategice despre nevoile
beneficiarilor.
•A identifica modalitati de a realiza mai bine
activitatile.
•A identifica din timp eventuale probleme si solutii la
acestea.
• A afla informatii care sa fie rapoarte catre
finantatori.
MONITORIZAREA SI EVALUAREA IN PROIECT
Etape:
1. Definirea scopului si parametrilor evaluarii;
2. Identificarea intrebarilor la care trebuie sa se raspunda;
3. Identificarea indicatorilor;
4. Definirea constrangerilor legate de timp, costuri si scop;
5. Selectarea metodelor potrivite;
6. Colectarea datelor;
7. Analizarea si interpretarea datelor obtinute;
8. Scrierea unui raport.