PO-04 01 Identificarea Proceselor Ed 03

8/12/2019 PO-04 01 Identificarea Proceselor Ed 03

1/9

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU.MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FAPROBAREA SCRISA EMITENTULUI

ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat-

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A V A S I L E A L E C S A N D R I

D I N B A C U

IDENTIFICAREA PROCESELOR

COD: PO 04.01

PROCEDUR OPERA IONAL

RECTOR,PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Semntura

Reprezentantul Managementului Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU

Elaborat ef lucr. d r. ing . Mirela PANAINTEEDIIA: 3 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intr n vigoare ncepnd cu data de 28.11.2013, prin aprobarea n edina Consiliului deAdminist raie al Universitii Vasile Alecsandri din Bacu.


2/9

PROCEDUROPERAIONALCod document

PO 04.01


Pag./Total pag. 1/8

Data 28.11.2013

Ediie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fiier SIM/MSIM/Lista reviziilor P0 04.01

LISTA REVIZIILOR

Simbolrevizie

Ediie/Revizie/

Cap./Pag./Paragr.

Coninutul reviziei Responsabiliti

Elaborat Verificat Aprobat


3/9

PROCEDUROPERAIONAL Cod documentPO 04.01


Pag./Total pag. 2/8Data 28.11.2013


F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01

1. SCOP

Prezenta procedur stabilete metodologia de identificare a proceselor iresponsabilitile persoanelor implicate n abordarea bazat pe proces a sistemuluiintegrat de management din Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu.

2. DOMENIU

Prezenta procedurse aplicn cadrul Universitii Vasile Alecsandri din Bacude ctre persoanele i echipele stabilite pentru trecerea la abordarea bazatpe proces.Procesele sunt stabilite n conformitate cu standardele: SR EN ISO 9001:2008, SR ISO

IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005 i SR OHSAS 18001:2008, avnd la bazorganigrama Universitii.

3. DOCUMENTE DE REFERINT

SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principiifundamentale i vocabular;

SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine; SR ISO/TR 10013:2003 Linii directoare pentru documentaia sistemului de

management al calitii;

SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentruaplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educaiei (Standards and Guidelines for QualityAssurance in the European Higher Education Area, ENQA, 2005);

SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu, Cerine i Ghid deutilizare;

SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sii i securitiiocupaionale, Cerine;

Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentruaprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/controlintern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;

MSIM 02 - Manualul sistemului integrat de management.

4. DEFINIII I ABREVIERI

4.1. Definiii

- abordare pe baz de proces- identificarea msurii n care fiecare procesoperaional creeazvaloare;

- abordarea pe baz de fapte- asigurarea c deciziile administrative suntbazate pe nelegerea clara faptelor i nu pe speculaii convenabile;


4/9






- implicarea personalului - utilizarea la maximm a competenelor, experienei,abilitilor i creativitilor ntregului personal al Universitii (utilizarea potenialului de

leadership);- organizaie educaional organizaia care furnizeazservicii educaionale;- furnizor de educaie persoan care presteaz servicii de educaie

persoanelor care nva;Alte definiii sunt termenii utilizai conform SR EN ISO 9000:2006

4.2.Abrevieri

SIM Sistem Integrat de management calitate, mediu, state i securitateocupaional i responsabilitate social(SIM);

MSIM - Manualul sistemului integrat de management;RM Reprezentantul managementului;RCMSSO Responsabilul cu calitatea, mediu, statea i securitatea

ocupaiei;UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu;DM Departamentul de Management.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generaliti

UB funcioneazdupprocese reale, care asigurproducerea calitii.Procesul general al Universitii are urmtoarele componente principale: procesul

educaional, procesul de cercetare i procesul administrativ. Acestea descriu modul ncare UB asigurimplementarea politicii i a obiectivelor generale, satisfacerea cerinelor,adugarea de valoare.

Procesul general este compus din:- procese principale (de baz- procesul educaional i de cercetare);- procese manageriale (implementare sistem managerial/control intern);- procese-suport (procese administrative),

care se pot reprezenta grafic sub forma unei diagrame bloc, procesul principal fiind unvector cu baza pe cerinele clientului i cu vrful pe satisfacia acestuia (vezi fig.1).

5.2. Tipuri de procese

5.2.1. Procesele principale (numite i de baz) sunt subprocese ale procesuluigeneral, din care rezult servicii furnizate clienilor i au o influen decisiv asuprafactorilor de succes ai Universitii. Aceste procese vizeaz atingerea obiectivelortehnice i manageriale, cu focalizare pe satisfacerea cerinelor clienilor. Proceseleprincipale (de baz) sunt cele care contribuie la producerea calitii i la adugarea devaloare pentru pile interesate.

Serviciul educaional i de cercetare cuprinde:- proiectarea educaional i de cercetare: - acreditarea i certificarea

programelor, alocarea sarcinilor de predare, metode de predare, stabilirea unei politicicare s permit tuturor lucrtorilor din Universitate s cunoasc viziunea i misiunea,


5/9






identificarea segmentului populaiei-intcare nva, identificarea prevederilor legale i aaltor cerine, asigurarea capabilitii de predare, instruirea personalului-suport;

- elaborarea curriculumului: proiectarea i dezvoltarea curriculumului, validareaproiectrii i dezvoltrii curriculumului sau programei de nvmnt, dezvoltareamaterialelor de curs, dezvoltarea, analizarea i actualizarea programelor de studiu i acurriculumului;

-prestarea serviciului educaional i de cercetare: transformarea informaiilor ncunotine, asigurarea de biblioteci, echipamente audio-video, computere, selectareacelor care nva, precizarea modificrilor activitilor de instrucie, pregtire i consultarereferitoare la oportuniti vocaionale;

Evaluarea nvrii/cercetrii: monitorizarea i msurarea proceseloreducaionale/cercetare, declararea modului n care vor fi acoperite lacunele n termenide performan i declarare a justificrilor etc.

5.2.2. Procesele manageriale (de conducere) sunt procesele care se refer lapolitici, decizii strategice i de planificare. Rolul lor este de a asigura atingerea de ctreprocesele principale a obiectivelor de natur managerial, inclusiv mbunireacontinua proceselor.

Implementarea unui sistem managerial/control intern:- documentarea i implementarea unui sistem managerial garanteazrealizarea

scopului i elului Universitii. De asemenea prin procese manageriale se asigur:alocarea resurselor necesare realizrii instruciei n afara campusului, alocarea spaiilorpentru sli de clas, laboratoare, ateliere, biblioteci, asigurarea disponibilitii resurselormateriale i umane, necesare realizrii obiectivelor, stabilirea unei politici care spermittuturor membrilor Universitii scunoascviziunea i misiunea, precum i consultarea

acestora, stabilirea metodelor de verificare a performanelor, transformarea n aciuniinte) a obiectivelor stabilite pentru realizarea scopului i elului, planificarea strategic,verificarea dac au fost furnizate suficiente resurse pentru realizarea obiectivelor,verificarea dacau fost complet implementate procedurile pentru realizarea obiectivelor.

5.2.3. Procesele-suport sunt procese interne, prin intermediul crora se asigursusinerea, controlul i mbunirea proceselor principale i manageriale. Altfel spus,aceste procese asigurfuncionarea eficient i efectiva afacerilor curente.

Procesele administrative, suport:- acestea asigurcondiiile necesare desfurrii proceselor amintite mai sus i pot

fi: procurarea de materiale i alte resurse, administrarea serviciilor, admitereasolicitanilor, asigurarea funcionalitii laboratoarelor, slilor de clas, atelierelor,bibliotecii, secretariatelor, cantinei, spaiilor de cazare i altele, asigurarea forei umane

necesare, inventarierea echipamentelor de laborator, stabilirea metodelor de prestare,furnizare de servicii de securitate, siguran i protecie civil, selectarea i nscriereacelor care nva, asigurarea informaiilor corecte i concrete privind modul de asigurarea serviciilor-suport i altele.


6/9






Fig.1. Procesul general al Universitii.

5.3. Formarea echipei pentru identif icarea proc eselor

5.3.1. Pentru identificarea proceselor, rectorul va aproba un program de lucrupentru documentarea, implementarea i certificarea SIM i echipa interdepartamentalcare, avnd la baz principiile prezentei proceduri, va stabili procesele principale,manageriale i suport, precum i responsabilii de procese.

5.3.2.Pentru fiecare proces, va fi numit un responsabil de proces.

5.3.3. Echipa de identificare procese este propus pentru fiecare zon deDirectorul DM. La alctuirea echipelor se va avea n vedere antrenarea persoanelor carecunosc bine situaia i sunt instruite cu noiunile, conceptele, cerinele standardului dereferin i procedurile sistemului.

5.3.4. Dac n cadrul UB au loc schimbri care influeneaz SIM, rectorul vadispune repetarea n noile condiii a identificrii proceselor de ctre echipele constituiteanterior.

5.3.5.Fiecare proces poate fi alctuit din mai multe activiti.5.3.6. Fiecare proces va fi abordat prin prisma metodologiei cunoscute sub

denumirea PDCA (Planific-Efectueaz-Verific-Acioneaz), prezentat n standardulSR EN ISO 9001:2008.

Planific- stabilete obiective i procesele necesare satisfaciei clienilor;

Efectueaz- implementeazprocesele;Verific monitorizeaz procesele, obiectivele, cerinele, produsul rezultat iraporteaz;

Acioneaz - ntreprinde aciuni pentru mbunirea continu a performanelorproceselor.

5.4. Identi ficarea i documentarea proceselor

5.4.1. Directorul DM contacteaz decanii/directorii de departamente implicai,pentru a stabili nceperea activitii echipei de identificare a proceselor.

PROCESE MANAGERIALE

PROCESE- SUPORT

S

ATISF

ACIE

CL

IENT

CERINE

CLIENT

PROCESE PRINCIPALE (DE BAZ)


7/9






5.4.2. n baza activitilor care se desfoar n sectoarele implicate, echipaidentificdatele de intrare, furnizorii acestora, datele de ieire, precum i clientul fiecrui

proces.5.4.3. Documentele care furnizeaz informaii pentru desfurarea activitii

echipelor de identificare a proceselor sunt, fa fi limitativ, urmtoarele:- declaraia rectorului privind politica n domeniul calitii, mediului, sii i

securitii ocupaiei;-organigrama UB- fiele posturilor;- standardele SR EN ISO 9001:2008 i SR EN ISO 9000:2006.5.4.4.Documentele care vor fi elaborate sunt:-harta proceselor;- tabelul cu procesele din cadrul Universitii;- codificarea structurii organizatorice (5.6.)

Aceste documente se afln MSIM 01 rev. 1 (capitolul 4).

5.5. Alocarea responsabilitilor

5.5.1. Avnd ca suport harta proceselor i procedurile care le documenteaz,conducerea UB va stabili refacerea fielor de post, daceste cazul.

5.6 Codificarea structurii organizatoriceCodificarea ine cont de organigrama Universitii i va fi extins la nivelul

facultilor i departamentelor n consecin.

Codul este de forma XX:YY:ZZ: cifre, din care poate slipseascultima perechesau chiar ultimele douperechi, dupcum urmeaz:- Cod 01 Carta Universitii Vasile Alecsandri din Bacu;- Cod 02 Senatul Univers itii Vasile Alecsandri din Bacu;- Cod 03 Comisia de control a activitii rectorului i Direciei Generale

Administrat ive;- Cod 04Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finanare i Calitate;- Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfecionarea i evaluarea

personalului didactic i activiti studenti;- Cod06 Comisia pentru cercetare tiinific i relaii internaionale;- Cod 07Comisia pentru relaii cu mass-media i de promovare a imaginii

Universitii Vasile Alecsandri din Bacu;

- Cod 08 Consil iul de administ raie;- Cod 09 Comisia de etic i deontologie profesionaluniversitar;- Cod 10 Faculti:- Cod 10.01Facultatea de Inginerie;- Cod 10.02Facultatea de Litere;- Cod 10.03Facultatea de tiine;- Cod 10.04Facultatea de tiine Economice;- Cod 10.05Facultatea de tiine ale Mirii, Sportului i Sii;- Cod 10.06Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic.- Cod 11 Departamente, servicii, birour i, comisii:


8/9






-Cod 11.01 Biroul de Relaii Internaionale i Programe Comunitare;-Cod 11.02 Serviciul Biblioteca;-Cod 11.03 Comisia cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare

metodologica sistemului propriu de control intern/ managerial;-Cod 11.04 Departamentul de Consiliere Profesional;-Cod 11.05 Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i Transfer

Tehnologic (ICDICTT);-Cod 11.06 Serviciul de Multiplicare i Editura Alma Mater.-Cod 11.07 Departamentul de Management;-Cod 11.08 Biroul de Audit Public Intern;-Cod 11.09 Biroul Control Financiar Preventiv;-Cod 11.10 Oficiul Juridic;-Cod 11.11 Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii,;-Cod 11.12 Departamentul pentru nvmnt la distan i cu frecvenredus.-Cod 12Direcia GeneralAdministrativ:-Cod 12.01 Direcia GeneralAdministrativ;-Cod 12.02 Direcia Resurse Umane i Salarizare;-Cod 12.03 Serviciul financiar - contabilitate;-Cod 12.04 Serviciul Social;-Cod 12.05 Secretariatul General Universitate;-Cod 12.06 Direcia Patrimoniu;-Cod 12.07 Serviciul Informatizare i Comunicaii Digitale;-Cod 13coala Doctoral.

6. RESPONSABILITI6.1. Rector

- aprobcomponena echipei de identificare a proceselor.- conduce reuniunile de analizale managementului de la cel mai nalt nivel.- stabilete necesarul de proceduri pentru documentarea proceselor identificate.- aprob programul de activitate pentru documentarea, implementarea i

certificarea SIM.

6.2. RM- avizeaz programul de activitate pentru documentarea, implementarea i

certificarea SIM.

- participla ntlnirile echipelor de analiza proceselor.- coordoneaz instruirile privind SIM necesare pentru trecerea la abordarea peprocese.

6.3. Directo rul DM- propune componena echipei de identificare a proceselor.- coordoneazactivitatea echipei de identificare a proceselor.- ntocmete harta proceselor i o supune spre aprobare rectorului.


9/9






6.3. Membrii echipelor de identificare procese

Identificprocesele, interaciunile dintre ele, documentele de referin, datele deintrare/datele de ieire, furnizorii/clienii, resursele, parametrii ce trebuie monitorizai inregistrrile rezultate din proces.

7. NREGISTRRI

7.1.Harta proceselor se pstreazmpreuncu MSIM.7.2.Tabelul cu procesele ce se desfoarn cadrul UB (se pstreazmpreun

cu MSIM).7.3. Lista echipei de identificare a proceselor (se pstreaz la DM 3 ani, nu se

arhiveaz).

PO-04 01 Identificarea Proceselor Ed 03

Documents

Transcript of PO-04 01 Identificarea Proceselor Ed 03