Planul de Comunicare pentru - sipoca79.ro

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European

Planul de Comunicare pentru

Proiectul “Management performant in administrația publică din

municipiul Vulcan” cod SIPOCA 79


Cuprins :

1. INTRODUCERE

1.1Consideraţii generale

2. OBIECTIVELE PLANULUI DE COMUNICARE

2.1 Obiectiv general

2.2 Obiective specifice

3. MESAJE

4. GRUPURI ŢINTĂ VIZATE DE PLANUL DE COMUNICARE

4.1 Grup tinta intern

4.2 Grup tinta Extern

5. PLAN DE ACŢIUNI

6. ALOCARE FINANCIARĂ INDICATIVĂ

7. RESPONSABILITĂŢI

8. MONITORIZAREA ȘI EVALUAREA PLANULUI DE COMUNICARE


1. INTRODUCERE

1.1 Consideraţii Generale

UAT Vulcan funcționează conform Legii 215/2001 –Legea administrației

publice locale.

De asemenea, ROF-ul (Regulamentul de organizare și funcționare)

aprobat, asigură alături de legislația națională specifică, organizarea

administrației locale.

În urma organizării alegerilor locale din iunie 2016, a fost constituit

Consiliul Local și validat și toate proiectele de hotărâre, conform legislației, sunt

supuse verificării, dezbaterii și aprobării, după caz a hotărârilor de consiliu.

Secretarul consiliului local este și membru al echipei de proiect și angajați pe

post de consilieri juridici, în cadrul instituției sunt 178 angajați.

Conform Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial al entităților publice, UAT Vulcan a implementat și dezvoltă

sistemul de control intern/managerial.

Prezentul proiect pentru consolidarea capacității administrative a Unității

administrativ teritoriale (UAT) Municipiul Vulcan a fost elaborat ca urmare a

identificării necesității modernizării administrației publice locale și

îmbunătățirii eficienței și eficacității serviciilor publice furnizate de către

aceasta, domeniul prioritar al Strategiei Europa 2020.

Problemele administrației publice și locale din România au stat la baza la

baza Strategiei Strategia Programului Operațional Capacitate Administrativă

(POCA) 2014 – 2020, menționându-se că ”România are o capacitate redusă a

administrației publice de a elabora și de a pune în aplicare politici, care

afectează dezvoltarea globală a țării, mediul de afaceri și capacitatea de investiții

publice și care, totodată, nu permite furnizarea unor servicii publice de o calitate

suficientă”. Mai mult, Poziția serviciilor Comisiei cu privire la dezvoltarea unui

Acord de parteneriat și a unor programe în România în perioada 2014-2020

(PSC) menționează o administrație publică ineficientă în România cu proceduri

greoaie ce afectează capacitatea de funcționare și de investiții publice, lipsa de

competențe de management și coordonarea ineficientă a politicii strategice și


operaționale. Strategia Programului Operațional Capacitate Administrativă

(POCA) arată că din 148 de economii analizate, România se află pe locul 114 cu o

performanță slabă a instituțiilor, gradul de sofisticare a mediului de afaceri

(locul 101) și infrastructura (locul 100).

În acest context apare necesitatea consolidării capacității administrative și

gestionarea eficientă a resurselor umane în administrațiile publice și locale din

Romania prin transarea unui cadru de funcționare în direct corelare cu nevoile

și cerințele beneficiarilor serviciilor furnizate de administrația publică locală.

Începând cu perioada de preaderare, autoritățile publice din România au fost

încurajate să utilizeze sistemele și instrumentele de management al calității, în

special a standardelor ISO și a Cadrului comun de autoevaluare a modului de

funcționare a instituțiilor publice (CAF). Implementarea a fost, de cele mai multe

ori, voluntară, sistemele fiind implementate de acele autorități publice locale

care au înțeles avantajele managementului calității: creșterea eficienței și

eficacității la nivelul proceselor (gestionarea riguroasă a resurselor pe baza unor

proceduri de lucru, asigurarea transparenței la nivel intern și extern,

implementarea de mecanisme de consultare a beneficiarilor și de monitorizare

și evaluare a satisfacției acestora), creșterea credibilității autorităților și

instituțiilor publice în rândul beneficiarilor acestora, ca urmare a utilizării de

sisteme de management al calității; creșterea satisfacției clienților/beneficiarilor

serviciilor (Stategia pentru Consolidarea administrației publice 2014 – 2020).

La nivelul local se resimte lipsa unor sisteme și instrumente de

management al calității, precum și gradul scăzut formare şi perfecţionare a

funcţionarilor publici şi a personalului contractual de conducere şi de execuţie în

domeniul managementul calității. Problemele menționate afectează direct

calitatea administrației publice, precum și încrederea cetățenilor în

administrația publică locală. Ca răspuns la nevoile prezentate mai sus,

proiectul propune o abordare integrată ce crește ca capacitatea

administrației locale de a optimiza procesele orientate către beneficiar

prin introducerea instrumementelor de management al performanței și calității

CAF si ISO, formarea personalului angajat și a aleșilor local în domeniul

managementului calității, precum și prin utilizarea diferitelor canale de

promovare pentru a crește gradul de conștientizare a cetățenilor cu privire la

calitatea serviciilor oferite de UAT Municipiul Vulcan.


2. OBIECTIVELE PLANULUI DE DE COMUNICARE

Planul de comunicare pentru proiectul “Management performant in administrația publică din municipiul Vulcan” cod SIPOCA 79 are ca scop, pe de o parte, generarea conştientizării prin intermediul instrumentelor de publicitate şi informare asupra oportunităţilor de finanţare, iar, pe de altă parte, aducerea la cunoştinţa publicului larg a contribuţiei Uniunii Europene la dezvoltarea echilibrată a regiunilor României respectiv răspunde la problemele identificate prin consolidarea capacității administrative a Unității administrativ teritoriale (UAT) Municipiul Vulcan, asigurându-se utilizatea sistemelor ISO și instrumentului CAF aplicabile administrației locale și formarea personalului responsabil de implementarea managementului calității.

2.1 Obiectivul general al planului de comunicare :

-informarea publicului asupra stadiului implementarii proiectului si a

beneficiilor rezultate, in vederea asigurarii transparentei activitatilor

desfasurate in cadrul proiectului si a utilizarii fondurilor nerambursabile ale UE;

-asigurarea recunoasterii contributiei UE la imbunatatirea calitatii

serviciilor oferite populatiei;

La nivel general, nevoia unor activităţi de comunicare susţinute prin

campanii de informare şi publicitate provine din necesitatea unei informări

imediate, corecte şi transparente.

În cazul comunicării în domeniul fondurilor europene, în afara activităţilor

de conştientizare, măsurile de informare şi publicitate au drept obiectiv şi

creşterea nivelului de transparenţă şi al încrederii publice în instituţiile care

gestionează aceste fonduri, acestea fiind principalele subiecte de îngrijorare

pentru public aşa cum demonstrează cercetările sociologice întreprinse de

Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Regional .


2.2 Obiective specifice planului de comunicare

Obiectiv specific I :

Creșterea gradului de conștientizare a beneficiarilor și potenţialilor beneficiari, prin informarea acestora asupra oportunităţilor de finanţare și sprijinul acordat în procesul de implementare a proiectelor.

Obiectiv specific II:

Să asigure transparenţa proiectului şi prezentarea rezultatelor acestuia pentru susținerea unui management performant prin introducerea și utilizarea sistemelor ISO și instrumentului CAF aplicabile administrației locale, în concordanță cu ”Planul de acțiuni pentru implementarea etapizată a managementului calității în autorități și instituții publice 2016-2020.

Obiectiv specific III:

Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă între toate părţile interesate implicate în gestionarea programului.

3. MESAJE

Mesajele pentru Grupurile tinta externe vor menţiona ”finanţări din fonduri

europene, nerambursabile” și vor cuprinde următoarele idei :

• Asistenţa financiară a Uniunii Europene prin POCA vine în completarea

resurselor financiare naţionale și nu le înlocuieşte;

• De efectele proiectelor finanţate din fonduri europene beneficiază

întreaga societate, nu doar cei care le accesează;

• Atribuirea fondurilor se face în mod transparent, pe criterii bine

stabilite;

• Prin implementarea proiectelor cofinanţate prin POCA, autorităţile

administraţiei publice din România îşi optimizează structurile, își

eficientizează activitatea şi îşi perfecţionează resursa umană

Mesajele principale ce vor fi ţintite către Grupuri ţintă interne vor transmite:


• POCA susţine intervenţii de consolidare a capacităţii instituţionale prin

finanţarea de proiecte strategice și integratein conformitate cu ”Planul de acțiuni

pentru implementarea etapizată a managementului calității în autorități și

instituții publice 2016-2020”;

• Informaţii despre domeniile în care POCA își aduce contribuţia:

o îmbunătăţirea procesului decizional și eficienţa cheltuielilor publice la

toate nivelurile; o reformarea managementului resurselor umane în instituţiile

publice;

o reducerea birocraţiei pentru cetăţeni; o creșterea transparenţei,

integrităţii, accesibilităţii și responsabilităţii serviciilor publice;

o dezvoltarea unor mecanisme de coordonare între instituţiile publice,

atât pe orizontală cât și pe verticală;

o creșterea capacităţii administrative și financiare la nivel naţional și

local; o consolidarea capacităţii organizaţionale și administrative a sistemului și

dezvoltarea resurselor umane din sistem;

4. GRUPURI ŢINTĂ VIZATE DE PLANUL DE COMUNICARE

Grupurile ţintă sunt formate din „grupuri ţintă interne” (personalul implicat în

gestionarea POCA) şi „grupuri ţintă externe” (potenţiali beneficiari, , presa, etc.).

4.1 Grupuri ţintă interne

Grupul țintă este format din 120 persoane din UAT Vulcan, astfel:

- personal din UAT Vulcan (personal de conducere și execuție din diferite birouri, servicii și direcții);

- aleși locali (consilieri locali, primari și viceprimari); Grupul țintă intern este relevant pentru atingerea obiectivelor specifice ale prezentului proiect, depus de UAT Vulcan, incadrându-se în cerințele Ghidului Solicitantului aferent cererii de proiecte nr.CP4/2017. ”Sprijinirea autorităţilor și instituţiilor publice locale, atât din regiunile mai dezvoltate, cât și din regiunile mai puțin dezvoltate, să introducă managementul calității în concordanţă cu Planul de


acțiuni pentru implementarea etapizată a managementului calității în autorități și instituții publice 2016-2020”; Obiectivul Specific 2.1: ”Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP”. 4.2 Grupuri ţintă externe

Mass media

Mass media , inclusiv presa naţională, regională şi locală, este un important grup ţintă al Planului de comunicare, fiind, de asemenea, unul din cele mai importante mijloace pentru livrare a mesajelor către publicul general. De aceea, abordarea în ceea ce priveşte mass media se va concentra asupra sesiunilor de informare astfel încât jurnaliştii să aibă informaţiile necesare şi să le înţeleagă.

Publicul General

Informarea populaţia adulte din mediul urban cu privire la valoarea proiectului rezultatele , modul de implementare, sursele de finantare a proiectului.

Mijloace de informare: site, campanie media (în presa naţională si locala -, net), broşuri, pliante, afişe, campanie indoor şi outdoor.


5. MASURI SI PLAN DE ACTIUNI

Activitatea de comunicare si informare se va derula pe toata perioada de

implementare a proiectului sub coordonarea responsabilului de comunicare

Canalele de comunicare utilizate pentru promovarea proiectului:

Campanie media în presa naţională si locala prin :

comunicate de presă diseminate in media nationala comunicate de presă diseminate in media locala

Campanie media utilizand internetul :

Comunicarile transmise vor contine informatii despre finantarea obtinuta din Instrumentele Structurale cu menţionarea Programului Operaţional Capacitate Administrativă.

Se vor realiza urmatoarele: - Site dedicat proiectului - Realizarea unei sectiuni dedicate proiectului pe sit-ul

solicitantului; - Promovarea proiectului prin social media

Mijloacele de comunicare și diseminare a informatiilor despre proiect:

- 2 comunicate de presă (la inceperea si finalizarea proiectului) diseminate in media nationala

- 2 comunicate de presă (la inceperea si finalizarea proiectului) diseminate in media locala

- 1 site de prezentarea a proiectului creat - 1 prezentare a proiectului realizat pe site-ul solicitantului - Activitati de social media de promovare a proiectului realizate

Actiuni de promovare a proiectului

In cadrul planului de comunicare se vor efectua urmatoarele:

In toate materiale realizate pe parcursul proiectului se va utiliza identitatea vizuală a POCA cu elementele grafice specifice (sigla și sloganul POCA, logo-ul Uniunii Europene, logo-ului Guvernului României, logo-ul Instrumentelor Structurale).


Toate materialele de informare si diseminare realizate pe parcursul

proiectului vor contine sintagma „Competența face diferența! Proiect selectat în

cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă cofinanțat de

Uniunea Europeană, din Fondul Social European.”

- In lunile 1-2 de implementare a proiectului se va pregati si

organiza o conferinta de inceput a proiectului, in care va fi

prezentata importanta managementului calitatii in administratia

publica locala, obiectivele proiectului, rezultatele asteptate si

activitatile care se vor desfasura pe parcursul implementarii

proiectului.

- 4 sesiuni de prezentare a proiectului si de informare a angajatilor

cu privire la activitatile desfasurate in cadrul proiectului si cu

privire la implementarea sistemelor de management al calitatii la

nivelul administratiei publice

- In lunile 15-16 de implementare a proiectului se va pregăti și

organiza o conferinta de presă pentru prezentarea rezultatelor

atinse prin activitatile realizate in cadrul proiectului. Conferinta

de presa va include prezentarea rezultatelor, beneficiile aduse de

proiect la nivelul autoritatii locale, precum si o scurta sesiune de

informare cu privire la promovarea egalitatii de sanse și a

dezvoltării durabile.

Rezultatul acestor actiuni este creșterea gradului de conștientizare la

nivelul angajatilor cu privire la activitatile proiectului si la importanța

implementării sistemelor de management al calitatii la nivelul administrație

publice

Pentru promovarea proiectului se vor utiliza :

- 1 banner care contine informatii despre proiect (inclusiv finantatorul), utilizat in spatiul unde se desfasoara activitatile proiectului;

- 2 roll-up-uri de promovare, care vor fi utilizate in spațiile de desfășurare a proiectului, in principal in timpul organizarii cursurilor de formare;

- 300 pliante de informare despre rezultatele proiectului și importanța implementării sistemelor de management al calitatii la nivelul administrație publice;


- 10 afișe A3 cu informații despre proiect, inclusiv despre contribuția financiară din partea Uniunii, diseminate în spații accesibile publicului

Actiuni de promovare in mediul online

Pentru promovarea proiectului “Management performant in administrația

publică din municipiul Vulcan” cod SIPOCA 79 in mediul online se vor realiza

urmatoarele actiuni:

- Realizarea unui site dedicat proiectului care va contine informatii

cu privire la scop, obiective specifice, rezultate, data de începere,

perioada de implementare, valoarea totală. In acelasi timp site-ul

va fi actualizat cu informatii privind desfasurarea proiectului;

- Realizarea unei sectiuni dedicate proiectului pe sit-ul solicitantului;

- Promovarea proiectului prin social media: crearea unei pagini de Facebook, Google+, Youtube (incarcare filmulete prezentari si conferinte proiect); grupuri facebook, bloguri, site-uri unde se pot publica anunțuri în mod gratuit;

- Realizarea a 4 Comunicate de presa - La începutul și finalizarea proiectului finanțat prin POCA. Comunicatele de presa vor fi publicate de minim doua organizatii media locale si de minim 2 organizatii media nationale, fiind create machete diferite in functie de grupul tinta.

- Preluarea comunicatului de presa vor fi preluate in mod gratuit de alte organizatii de presă;

Rezultatatele acestor actiuni este conștientizarea și informarea angajaților și a publicului larg despre oportunitățile oferite de proiect.

6. ALOCARE FINANCIARĂ INDICATIVĂ

Suma alocată pentru activităţi de informare şi publicitate pentru Proiectul

“Management performant in administrația publică din municipiul Vulcan” cod

SIPOCA 79 este de 21,682.00 lei fara TVA conform linei bugetare .


7. RESPONSABILITĂŢI

Managerul de proiect

Este responsabil pentru :

- Coordonarea în mod eficient a tuturor activitatilor proiectului în vederea atingerii obiectivelor.

- Supervizează echipa de management și echipa de implementare. - Asigură pregătire și organizarea planurilor de activitate în cadrul

proiectului; - Stabileste modul de comunicare si raportare, a membrilor

compartimentului si a consultantilor externi în vederea bunei desfasurari a proiectului;

- Este responsabil cu implementarea activităţilor şi atingerea rezultatelor planificate;

- Monitorizează în timp progresul atins față de obiectivele propuse și redactează rapoartele către finanțatori, parteneri și beneficiari cu respectarea termenelor prezvăzute în contract;

- Realizează planuri detaliate de lucru (grafic de execuție) și monitorizează respectarea acestuia;

- Coordonează echipa proiectului și asigură executarea derularea tuturor activităților în parametru stabiliți: timp, cerinţe, cost, nivel de calitate, etc;

- Coordoneaza pregatirea documentatiilor de lucru necesare atribuirii contractelor de achizitii pentru bunuri si servicii;

- Asigură şi facilitează o comunicare adecvată, discuţii şi feedback în relaţia cu autoritatile şi cu partenerii; Dezvoltă și implementează planul de management al riscului; Realizează orice altă sarcină, menită să ducă la atingerea obiectivelor proiectului.

Responsabilul de comunicare

- Coordoneaza activitatea de informare si publicitate realizata in cadrul proiectului;

- Elaboreaza planul de comunicare a proiectului, inclusiv planul de monitorizare a activitatii de promovare;

- Colaboreaza in vederea conceperii marerialelor de informare si publicitate, a materialelor necesare pentru site-ul creat in cadrul proiectului;


- Redacteaza materialele de informare si promovare necesare in cadrul proiectului (prezentari, invitatii, comunicate de presa, pliante, etc);

- Organizeaza conferinta de prezentarea a rezultatelor proiectului (incheiere proiect);

- Organizeaza alte evenimente necesare in vederea asigurarii vizibilitatii proiectului;

- Redacteaza si editeaza toate materialele de informare si promovare a proiectului respectand Manualului de Identitate Vizuala POCA 2014 – 2020;

- Este responsabil cu atingerea obiectivelor din planul de

comunicare, realizarea planului de actiuni propus prin planul de

comunicare respectiv monitorizarea si evaluarea obiectivelor

stabilite prin planul de comunicare

8. MONITORIZAREA SI EVALUAREA

Activitatile de informare si publicitate vor fi monitorizate si evaluate pana la

finalizarea perioadei de implementare a proiectului, pentru a se asigura

indeplinirea obiectivelor stabilite in Planul de comunicare .

Monitorizarea si evaluarea activitatilor de informare si publicitate

masoara calitatea si eficienta activitatilor derulate, pe baza unor indicatori

cantitativi si calitativi.

Indicatorii cantitativi de evaluare a actiunilor de informare si publicitate

sunt: numarul comunicatelor de presa emise, numarul de evenimente organizate

pe parcursul perioadei de referinta, numarul de articole aparute in media despre

proiect, numarul de vizitatori pe site-ul web al operatorului, numarul de

materiale promotionale tiparite si distribuite pentru informarea si publicitatea

proiectului cofinantat de UE etc.

Indicatorii calitativi sunt indicatori specifici pentru fiecare activitate si

produs realizate si vizeaza aspecte precum :

-pentru evenimente: calitatea organizarii, profesionalismul, claritatea si

lungimea discursurilor, calitatea documentatiei suport oferite etc.;


- pentru publicatii: atractivitatea, claritatea limbajului, caracterul

convingator si memorabil al mesajului, unitatea intre text si imagine,

accesibilitatea etc.

Intocmit

Responsabil Comunicare

Ovidiu Dragoi

VIZAT

Manager Proiect

Monica Munteanu

Martie 2018

Planul de Comunicare pentru - sipoca79.ro

Documents

Transcript of Planul de Comunicare pentru - sipoca79.ro