ROMANIA – TIMISOARA str. Baader nr 11,Cod

postal1900 Tel & Fax 056-436755;056-

200368; 092259249 e-mail:

office@doset2.dnttm.ro www.dosetimpex..ro

APROBAT DIRECTOR GENERAL Ing. Ioan Silviu Dobosi

ELABORAREA PROCEDURILOR SI INSTRUCTIUNILOR

Cod: PG-01

Copie nr.Copie controlata x

Copie informativa

Posesor copie:

PG-01-F-01/ Rev.1

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG - 01

Pag. 2 / 10

Ed.1 Rev. 0

DOCUMENTUL ESTE PROPRIETATEA S.C. DOSETIMPEX SRL : MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA DOCUMENTULUI SI / SAU A INFORMATIILOR CUPRINSE IN ACEST DOCUMENT, ESTE INTERZISA FARA ACORDUL S.C. DOSETIMPEX S.R.L.

EVIDENTA SI CONTROLUL REVIZIILOR

Elaborat Verificat Aprobat

Ed. Revizia:NUME Ing.

Ing. Stefan Duna

Ing. Ioan Silviu Dobosi

FUNCTIA Asigurarea Calitatii

Director Executiv

Director General

1

0 1 2 3 4 5

DATA dec.2001 dec.2001 dec.2001

xSEMNATURA

Pag Rev.

Descrierea reviziei Pag.

Rev.

Descrierea reviziei

1- 10 1 Documentul a fost revizuitintegral conform SR.EN.ISO 9001/2001

PG-01-F-02/Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG - 01

Pag. 3 / 10

Ed.1 Rev. 0

PG-01-F-02/Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR PG-01

Pag. 3 / 10

Ed.1 Rev. 0

1 SCOP1.1 Stabilirea metodologiei de elaborare a procedurilor si instructiunilor.

2. DOMENIU

2.1 Procedura se aplica la întocmirea, verificarea, analizarea, vizarea, aprobarea, înregistrarea, difuzarea, codificarea si actualizarea procedurilor si instructiunilor din sistemul de documente ale Sistemului de Management al Calitatii al S.C. Dosetimpex SRL.

3. DEFINITII

3.1 Elaborare - activitate complexa cuprinzând : întocmirea, verificarea, analizarea, vizarea, aprobarea, înregistrarea, difuzarea si actualizarea unei proceduri / instructiuni (P/I).

3.2 Procedura - Document care specifica sau descrie cum sa se realizeze o activitate, actiune sau un sistem de actiuni si care poate sa includa metoda de realizare, echipamentul si materialele utilizate, precum si succesiunea operatiilor.

3.3 Instructiune - Document care specifica sau descrie toate detaliile în legatura cu ceea ce trebuie sa faca fiecare individ într-o activitate, în vederea îndeplinirii activitatilor specifice în general si pentru rezolvarea fiecarei sarcini în particular.

NOTA : În scopul clarificarii notiunilor de "procedura" si "instructiune" se dau câteva caracteristici specifice fiecarui tip de document:

- Procedura: descrie realizarea unei activitati complexe la modul general cu atribuirea de responsabilitati de realizare generale, aspectele particulare sau de detaliu rezolvându-se prin referirea unor alte proceduri sau instructiuni, are o structura fixa formata din 7 sectiuni.

- Instructiunea: este un document derivat dintr-o procedura si descrie pâna la amanunt realizarea unei activitati cu specificarea responsabilitatilor pentru fiecare actiune, are o structura variabila (dar contine în mod obligatoriu sectiunile "SCOP", "DOMENIU" si "MOD DE LUCRU") si nu mai refera nici un document suplimentar pentru descrierea în amanunt a realizarii unei actiuni precizata prin scop si domeniu.

3.4 Prescurtari3.4.1 P/I -Procedura / Instructiune.3.4.2 DT -Documentatie Tehnica 3.4.3 MC -Manual Calitatii3.4.4 RAC/P - Raport de Actiuni Corective /Preventive

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 4 / 10

Ed.1 Rev. 1

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

4.1 SR EN ISO 9001/ 2001 Sistemele de Management al Calitatii –Cerinte ” .

5.RESPONSABILITATI5.1 Întocmitorul 5.1.1 Raspunde de întocmirea P/I repartizata prin lista de activitati

procedurabile.5.1.2 Opereaza toate modificarile solicitate si convenite cu verificatorul P/I.

5.1.3 Analizeaza împreuna cu verificatorul sugestiile si propunerile analizatorilor P/I si opereaza modificarile ce rezulta ca urmare a acceptarii sugestiilor si propunerilor analizatorilor.

5.1.4 Opereaza modificarile ce rezulta din analiza de corelare si completitudine cu sistemul de P/I si cu MC al S.C. Dosetimpex SRL., efectuata de catre Seful AQ precum si din faza de aprobare.

5.1.5 Analizeaza înregistrarile cu incidenta asupra P/I (RAC/ P, rapoarte de evaluare, dispozitii ale conducerii, addendum-uri, etc) si opereaza modificarile necesare în faza de actualizare a P/I.

5.1.6 Semneaza de "întocmit".

5.2 Verificatorul5.1.1 Verifica completitudinea textului P/I fata de scopul si domeniul stabilit de

aceasta.5.2.2 Analizeaza împreuna cu întocmitorul toate sugestiile si propunerile de

modificare ale analizatorilor P/I, hotaraste aprobarea sau respingerea acestora prin semnatura pe raportul de analizare.

5.2.3 Convine cu persoana, prin Seful AQ , care a analizat P/I pentru corelare sa completitudine cu sistemul de P/I si cu MC al S.C.Dosetimpex SRL., asupra modificarilor de text.

5.2.4 Analizeaza împreuna cu întocmitorul toate înregistrarile cu incidenta asupra P/I (RAC/ P, rapoarte de evaluare, dispozitii ale conducerii, addendum-uri etc) si hotaraste asupra modificarilor necesare în faza de actualizare a P/I.

5.2.5 Semneaza de "verificat".

5.3 Analizatorul 5.3.1 Analizeaza P/I în ciorna si propune formulari ale textului P/I care si includa

si eventualele particularitati din compartimentul respectiv, ale activitatii procedurate.

5.4 Seful AQ 5.3.1 Analizeaza P/I din punct de vedere al corelarii acesteia cu sistemul de P/I în

vigoare si din punct de vedere al completitudinii P/I relativ la prevederile aplicabile ale MC al S.C. Doset impex SRL.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 5 / 10

Ed.1 Rev. 1

5.3.2 Asigura gestionarea tuturor înregistrarilor referitoare la P/I inclusiv originalele P/I;

5.4.3 Asigura redactarea finala a P/I (inclusiv addendum-urile) si a actualizarilor ulterioare ale acesteia.

5.4.4 Asigura difuzarea controlata a P/I (inclusiv a MC al S.C.Dosetimpex SRL.) atât în cadrul S.C. Dosetimpex SRL.cât si în exterior la client si organismul de certificare si jurisdictie in domeniu.

5.4.5 Asigura difuzarea controlata (semestrial, la compartimente) a listei de activitati procedurabile si a listei procedurilor si instructiunilor în vigoare.

5.4.6 Asigura difuzarea controlata în S.C. Dosetimpex SRL. a addendum-urilor la P/I.

5.4.7 Conciliaza divergentele dintre verificator si persoana care a analizat P/I.5.4.8 Asigura obtinerea "accepturilor" din exterior, la P/I.5.4.9 Dispune actualizarea P/I.

5.5 Directorul general5.5.1 Aproba P/I.5.5.2 Stabileste întocmitorul si verificatorul P/I.5.5.3 Aproba lista activitatilor procedurabile, atunci când este cazul.;

6. MOD DE LUCRU6.1 Generalitati6.1.1 Sistemul de P/I al S.C. Dosetimpex SRL.se realizeaza având la baza "Lista

activitatilor procedurabile". Acest document este actualizabil si fiecare actualizare a lui este difuzata pentru a urmari realizarea la data stabilita a P/I ce revine compartimentului.

6.1.2 Lista activitatilor procedurabile se întocmeste de catre Seful AQ.6.1.3 Întocmitorul, verificatorul si data de finalizare a P/I se stabileste de catre

seful de compartiment în cadrul caruia are aplicabilitate P/I respectiva. Prin desemnarea acestora, seful compartimentului va semna în rubrica respectiva a listei de activitati procedurabile. Activitatile procedurabile ce nu au stabilite întocmitori si verificatori la nivelul sefilor de compartimente vor avea întocmitori si verificatori stabiliti de catre Directorul general care înainte de a aproba "Lista" va verifica completitudinea datelor în ceea ce priveste întocmitorul, verificatorul si data de finalizare.

6.2 Întocmirea P/I6.2.1 În functie de complexitatea si volumul activitatii procedurabile,

întocmitorul va stabili daca va întocmi o procedura singulara, mai multe proceduri si/sau o procedura generala însotita de un numar oarecare de instructiuni.La stabilirea numarului de P/I se va avea în vedere o modulare în descrierea actiunilor ce compun activitatea procedurabila, precum si

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 6 / 10

Ed.1 Rev. 1

posibilitatea ca volumul de informatii inclus sa permita o abordare facila a activitatii de proiectare pentru care s-a întocmit P/I respectiva.

NOTA : Un volum prea mare de informatii inclus într-un singur document îngreuneaza accesul rapid la

informatii.

6.2.2 O procedura este structurata pe sapte sectiuni dupa cum urmeaza: SCOP, DOMENIU, DEFINITII, DOCUMENTE DE REFERINTA, RESPONSABILITATI, MOD DE LUCRU, ÎNREGISTRARI. La acestea, optional se adauga ANEXE.

6.2.3 În sectiunea SCOP se va include o descriere concisa a intentiei procedurii. (de ce exista procedura ?).

6.2.4 În sectiunea DOMENIU se va defini tipul de activitate la care se aplica procedura, limitele de aplicabilitate si domeniul activitatilor descrise de aceasta (unde se aplica procedura ?).

NOTA : Dupa clarificarea cât mai exacta a "scopului" si "domeniului" procedurii se poate definitiva

titlul acesteia.

6.2.5 În sectiunea DEFINITII se clarifica acceptiunea unor termeni utilizati în procedura si care pot sa produca confuzii. Tot aici se expliciteaza si prescurtarile / notatiile folosite în cuprinsul procedurii.

NOTA : Sectiunea se completeaza pe masura ce se dezvolta procedura, în special sectiunea

MOD DE LUCRU .

6.2.6 În sectiunea DOCUMENTE DE REFERINTA se vor lista numai documentele la care face referire procedura pentru a clarifica si/sau detalia activitatile specificate în cuprinsul procedurii.

6.2.7 Documentele de referinta se identifica prin cod (daca exista) si titlu. Editia, actualizarea, versiunea documentelor de referinta va fi specificata numai daca nu se fac referiri la ultima actualizare, editie, versiune a acestor documente. Daca a fost specificat cel putin un document de referinta la sfârsitul acestei sectiuni va fi introdusa urmatoarea nota de avertizare:

NOTA : Documentele prevazute în aceasta procedura vor fi utilizate în ultima actualizare (versiune, editie), daca în aceasta sectiune nu este specificat altfel.

6.2.8 În sectiunea RESPONSABILITATI se vor identifica responsabilitatile pentru realizarea fiecarei actiuni descrise în procedura (cine implementeaza procedura ?). Formularea responsabilitatilor se va face în mod concis conform celor relatate în aceasta procedura si ele se stabilesc dupa întocmirea si analiza sectiunii MOD DE LUCRU.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 7 / 10

Ed.1 Rev. 1

6.2.9 În sectiunea MOD DE LUCRU se vor detalia pas cu pas, actiunile necesare pentru realizarea scopului procedurii, în limitele de aplicabilitate stabilite în sectiunea "domeniu".Sectiunea va raspunde detaliat la întrebarile ":CINE", "CE", "UNDE", CÂND" si "CUM" va executa actiunile descrise. Sectiunea va fi astfel structurata încât scopul procedurii si fie satisfacut la timp si eficient si va include informatii ca:

1º actiunile necesare pentru îndeplinirea scopului procedurii;2º nivelele de decizie pentru activitatile de interfata;3º actiunile necesare pentru asigurarea conformitatii activitatilor descrise cu cerintele

contractuale si cele ale reglementarilor aplicabile;4º modul de utilizare a documentelor de referinta;5º modul de furnizare a dovezilor obiective prin care se demonstreaza ca scopul

procedurii este realizat;6º toate actiunile independente prealabile si conditiile ce trebuie sa existe înainte de

executia activitatilor descrise de procedura;7º masurile necesare pentru a preveni o situatie anormala sau aparitia unei deficiente în

cadrul activitatii procedurate, prin includerea, eventual, a unor note de avertizare în

anumite etape ale activitatii procedurate, pentru prevenirea celor implicati;8º criteriile calitative si cantitative de acceptare, necesare pentru a determina daca

actiunile descrise au fost realizate în mod corespunzator;9º interactiunile si schimbul de informatii prin interfata între persoana sau grupul

responsabil cu altii, actiuni ce sunt necesare pentru a îndeplini cerintele impuse

activitatii procedurate.6.2.10 Textul procedurii se va redacta ca o directiva, adica sub forma unei

declaratii impersonale a modului în care se doreste sa fie realizata activitatea respectiva, folosindu-se expresii ca: " se procedeaza la întocmirea utilizându-se documentul .......", " se actioneaza dispozitivul ... pentru a declansa ..", " se verifica continutul lucrarii ... având în vedere prevederile ...." etc. În alte situatii se va preciza cine executa actiunea prin nominalizare directa.

6.2.11 Pentru activitati complexe precum si în cazul circulatiei unor înregistrari / documente prin mai multe compartimente, se recomanda utilizarea diagramelor de flux

6.2.12 Documentele de referinta se vor specifica prin cod sau denumire si daca este cazul, se va preciza capitolul , paragraful sau numarul paginii.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 8 / 10

Ed.1 Rev. 1

Activitatile descrise în alte P/I sau în alte documente de referinta nu se vor detalia ci se vor face trimiteri la aceste documente.

6.2.13 P/I si formularele utilizate vor fi identificate prin cod, fara specificarea actualizarii. Modul de utilizare al formularelor se va specifica numai în masura în care este necesar, iar exemplu de completare se va da numai în masura în care formularul nu se autoexplica.

6.2.14 Se va urmari ca sectiunea MOD DE LUCRU sa aiba o structura modulara, partile care dau indicatii metodologice de detaliu fiind incluse în anexe la procedura.

6.2.15 Pentru P/I care descriu elaborarea DTP, sectiunea MOD DE LUCRU va include în mod

suplimentar detalii privind: 1º metodologia de întocmire a DTP cu referirea explicita a

documentelor de referinta;2º identificarea datelor de intrare si iesire;3º formatul si modul de prezentare;4º verificarile, controalele si aprobarile cerute;5º modul de operare a modificarilor în DTP cu referire la procedura

specifica;6º editarea si difuzarea;7º arhivarea si pastrarea originalelor si a exemplarelor martor.

6.2.16 P/I care detaliaza activitati de proiectare si analizare în care se utilizeaza programe de calcul, vor identifica în mod suplimentar:

1º programul de calcul utilizat, versiunea / actualizarea acestuia si a manualului sau de utilizare;

2º datele de intrare utilizate si masurile necesare pentru a garanta calitatea acestora;3º datele de iesire obtinute;4º masurile necesare pentru a asigura corelatia dintre datele de intrare, versiunea

programului si datele de iesire incluse în documentatie.6.2.17 Limbajul folosit si gradul de detaliere a actiunilor dintr-o procedura

vor fi în strânsa corelatie cu nivelul de pregatire al categoriilor de personal care implementeaza procedura. Daca o procedura este folosita atât de personal cu studii superioare cât si de personal cu studii medii atunci procedura se va detalia pentru nivelul de pregatire al personalului cu studii medii.

6.2.18 În sectiunea ÎNREGISTRARI se vor specifica înregistrarile care se întocmesc sau se înainteaza spre a certifica sau dovedi ca au fost îndeplinite toate prevederile din procedura. De asemenea, în aceasta sectiune se vor face referiri la caracterul înregistrarilor rezultate, modul de difuzare, de pastrare, numarul de exemplare.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 9 / 10

Ed.1 Rev. 1

NOTA : Instructiunea se întocmeste respectând aceleasi reguli de lucru ca pentru procedura dar

numarul sectiunilor poate fi redus fara însa a se omite scopul si domeniul instructiunii.

6.2.19 În cazul în care se considera ca unele dintre sectiunile procedurii sunt fara obiect pentru activitatea procedurata, la sectiunea respectiva se va înscrie doar denumirea sectiunii si mentiunea "Nu se aplica". Procedurile vor detalia în mod obligatoriu sectiunile: SCOP, DOMENIU, RESPONSABILITATI, MOD DE LUCRU.

6.3 Redactarea P/I6.3.1 P/I se structureaza pe sectiuni ( în numar fix pentru proceduri, în numar

variabil pentru instructiuni), subsectiuni , paragrafe etc pentru ordonarea ideilor expuse.

6.3.2 Redactarea P/I se face având model prezenta procedura atât în ceea ce priveste sistemul de numerotare al diviziunilor sectiunilor cât si cele referitoare la caracteristicile de redactare.

6.3.3 Anexele la P/I se numeroteaza cu litere mari iar diviziunile textului acestora vor purta în fata sistemului de numerotare litera anexei respective. Fiecare anexa începe cu fila noua.

6.3.4 Formularele introduse de P/I se anexeaza la aceasta.6.3.5 P/I se numeroteaza începând cu fila de garda si terminând cu ultima fila de

text a ultimei anexe atasate.6.3.6 Formularele se identifica prin codul lor.

6.3.7 Redactarea P/I se executa pe formulare tip dupa cum urmeaza:1º fila de garda - formular PG-F-01;2º evidenta actualizarilor – formular PG-F-02 ;3º textul P/I - formular PG-F-03.

6.4 Codificarea procedurilor, instructiunilor si formularelor6.4.1 P/I sunt clasificate, functie de tipul activitatii procedurate, în P/I: Functie de

sistem ( PSQ) , Generale ( PG ), si Operationale( PO ).6.4.2 P/I se codifica dupa formula "PXX - nn/pp" în care:

1 “ P “ denumirea de procedura / instructiune;1º "XX" poate semnifica SQ, G sau O;2º "nn" este numarul serial ( 01, 02,....) al functiei de sistem; 3º "pp" este un numar serial (1, 2, ... 99) si reprezinta numarul procedurii introdusa de

functia respectiva.De exemplu instructiunea PSQ – 04.03 reprezinta cea de a treia procedura

introdusa de functia de sistem 4, controlul proiectarii.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 10 / 10

Ed.1 Rev. 1

6.4.3 Formularele utilizate sunt introduse prin P/I care reglementeaza activitatea procedurata si au codul derivat din P/I care le-a introdus dupa formula : PSQ-XX-F-YYîn care XX reprezinta codul proceduri, respectiv codul instructiunii iar "YY" reprezinta numarul formularului în ordine alfabetica introdus de procedura sau instructiunea respectiva. De exemplu formularul PSQ-16-F-03 este cel de-al treilea formular introdus de procedura cod PSQ-16 .

6.4.4 Formularele vor avea înscrise în mod obligatoriu codul si numarul actualizarii si se vor utiliza ca atare.De exemplu formularul PSQ-16-F-03 va avea înscrisul urmator: Formular PSQ-16-F-03, Rev.1 cu semnificatia ca formularul PSQ-16-F-03 se utilizeaza în revizia "1".

6.4.5 Codul P/I se atribuie de catre Seful AQ .

6.5 Verificarea P/I6.5.1 În cadrul verificarii se va urmari ca un minim conformitatea celor descrise

în P/I cu practica curenta din S.C.Dosetimpex SRL., conformitatea P/I cu reglementarile prevazute în MC si suplimentele acestuia, corelarea P/I cu celelalte P/I în vigoare, claritatea expunerii ideilor, completitudinea P/I fata de scopul si domeniul stabilit.

6.5.2 Propunerile si observatiile rezultate din analiza P/I în cadrul altor compartimente se analizeaza de catre verificator împreuna cu întocmitorul, în vederea acceptarii sau respingerii lor.

6.5.3 P/I în ciorna semnata de întocmitor si verificator se înainteaza Seful AQ pentru obtinerea vizei de coordonare si redactare finala. Ciorna va fi însotita si de rapoartele de analiza întocmite de catre compartimentele care vor implementa P/I. Rapoartele de analiza vor avea rezolutia din partea verificatorului a acceptarii sau respingerii fiecarei propuneri specificate în acestea.

6.6 Analiza P/I6.6.1 Propunerile si observatiile scrise semnate si datate de catre persoana care

a efectuat analiza P/I în ciorna vor fi redactate într-o forma care sa permita referirea facila la textul P/I si în acelasi timp sa permita verificatorului si întocmitorului comentarea propunerii sau observatiei în vederea acceptarii sau respingerii acesteia.

6.6.2 Rapoartele de analiza (observatiile si propunerile analizatorilor) sunt centralizate de catre întocmitorul P/I care împreuna cu verificatorul acesteia hotarasc asupra acceptarii sau respingerii propunerilor si observatiilor.

6.6.3 Textul P/I modificat ca urmare a includerii propunerilor sau observatiilor acceptate se înainteaza catre Seful AQ pentru analiza. Odata cu textul P/I se înainteaza si toate rapoartele de analiza ale acesteia.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 11 / 10

Ed.1 Rev. 1

6.7 Vizarea P/I6.7.1 Ciorna P/I semnata si datata de întocmitor si verificator este analizata de

Seful AQ din punct de vedere al completitudinii acesteia fata de prevederile acestei proceduri si de încadrare în sistemul de P/I al S.C. Dosetimpex SRL.. Divergentele dintre întocmitor si Seful AQ sunt rezolvate la nivelul Directorul general care vizeaza forma finala a P/I.

6.8 Aprobarea P/I6.8.1 P/I sunt aprobate de catre persoane cu functii de raspundere tehnica si administrativa în functie de domeniul de aplicabilitate al P/I respective, astfel:

1º toate procedurile prevazute în MC. se aproba de catre Directorul general;2º procedurile si instructiunile cu domeniul de aplicabilitate specifice unui

compartiment tehnico-administrativ se aproba de catre Seful de compartiment;3º instructiunile de Asigurarea Calitatii se aproba de catre Seful AQ.

6.9 Înregistrarea P/I6.9.1 P/I aprobate se înregistreaza de catre Seful AQ în "Lista procedurilor si

instructiunilor în vigoare", formular PG-01-F-04, în ordinea elaborarii lor.

6.10 Difuzarea P/I6.10.1 P/I se difuzeaza controlat pe baza "Listei de difuzare" (formular PG-01-F-

05) atât compartimentelor interne cât si în exterior.6.10.2 Informativ se pot difuza si copii necontrolate ale P/I iar intern se pot

obtine informari din sistemul de documente al Sistemului Calitatii consultând baza de date din reteaua de calculatoare a S.C. Dosetimpex SRL.

6.11 Actualizarea P/I6.11.1P/I se actualizeaza anual în primul trimestru al anului.6.11.2În cadrul actiunii de actualizare se analizeaza oportunitatea modificarii

unei P/I.6.11.3Analizele sunt efectuate de catre Seful AQ si constau din evaluarea

actiunilor corective (cu incidenta asupra actiunii de actualizarea P/I) întocmite în cursul anului precedent, a propunerilor facute de catre compartimentele implicate în implementarea P/I si din evaluarea informatiilor incluse în addendum-urile emise.

6.11.4O P/I se modifica la un interval mai scurt decât cel prevazut atunci când din necesitati obiective (modificari în schema de organizare, stabilirea

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 12 / 10

Ed.1 Rev. 1

unui mod de lucru fundamental schimbat fata de cel prevazut etc) se impune modificarea P/I.

6.11.5În intervalul dintre doua actualizari se difuzeaza intern si controlat addendum-uri la P/I. Un addendum va contine informatii care aduc precizari privind sensul unor fraze din text, insuficient clarificate, eliminari sau adaugiri de text.

6.11.6Modificarile P/I pot afecta o fila sau chiar întregul document. Stadiul actualizarii fiecarei file a P/I este ilustrat în fila "Evidenta actualizarilor".Fiecare fila a P/I afectata de modificari va avea marcat numarul actualizarii în care trece P/I, indiferent de actualizarea anterioara a filei respective.

NOTA : Orice modificare a P/I indiferent de volumul de informatii afectat de modificari trece întreaga P/I în urmatoarea actualizare. În acest sens filele "Evidenta actualizarilor"se vor modifica corespunzator si vor avea marcate numarul "actual" al P/I.

6.11.7Filele noi de text introduse între filele existente vor avea marcate numarul actualizarii în care trece P/I. Numerotarea filelor noi se face astfel. Daca de exemplu între fila 7 si 8 se introduc doua file, acestea se vor numerota 7.1 si 7.2. În fila P/I " Evidenta actualizarilor " se va specifica modificarea

6.11.8Fiecare actualizare a P/I trece prin aceleasi etape de verificare, analizare, vizare, aprobare ca si revizia "0" a respectivei P/I.

6.12 Retragerea P/I6.11.1Copiile controlate ale P/I (inclusiv addendum-urile aferente acestora) se

retrag din uz cu ocazia difuzarii controlate a P/I trecute într-o actualizare ulterioara, pe baza listei de difuzare.

6.13 Accesul la informatiile din cuprinsul P/I6.13.1 Continutul oricarei P/I si a addendum-urilor poate fi consultat intern

de catre orice persoana interesata în utilizarea acestora prin folosirea monitoarelor din reteaua de calculatoare a S.C. Dosetimpex SRL.

7. ÎNREGISTRARI

7.1 Lista de activitati procedurabile, lista procedurilor si instructiunilor în vigoare, rapoartele de analiza a P/I, lista de difuzare, P/I si addendum-urile sunt înregistrari nepermanente si se gestioneaza de catre Seful AQ.

7.2 Copiile controlate ale înregistrarilor de mai sus ( exceptând rapoartele de analiza si lista de difuzare care nu se multiplica) se retrag, în momentul difuzarii unei actualizari ulterioare a acestora, pentru a fi distruse.

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ELABORAREA PROCEDURILOR

SI INSTRUCTIUNILOR

PG-01

Pag. 13 / 10

Ed.1 Rev. 1

PG-01-F-03 / Rev.0