12

Capitolul 2

Obiectivele, structura i principiile controlului intern

2.1 Obiectivele controlului intern

2.2 Structura controlului intern

2.3 Principiile controlului intern

2.1 Obiectivele controlului intern

Obiectivul general al controlului intern este s vegheze asupra factorilor

care condiioneaz continuitatea activitii entitii i realizarea obiectivelor

propuse. Acest obiectiv general este divizat n obiective particulare. Aceast

definiie global n funcie de obiective evideniaz:

Controlul intern nu este o creaie static; el i adapteaz procedurile

la cerinele n continu schimbare ale entitii i iniiaz ori susine

n acelai timp transformrile ce au loc n entitate;

Toate nivelurile de conducere sunt implicate n controlul intern;

Controlul intern ofer o asigurare rezonabil c poate contribui la

atingerea obiectivelor entitii. Controlul intern nu a fost conceput

pentru a garanta reuita organizaiei, ci pentru a crete probabilitatea

reuitei.

00:50

Timp necesar: 50 minute

Parcurgnd acest capitol vom afla:

Care sunt obiectivele principale ale controlului intern;

Care este structura controlului intern;

Care sunt principiile controlului intern.

13

Pentru a atinge acest obiectiv general, se atribuie obiective permanente

controlului intern. Acestea pot fi grupate astfel:

a) secuitatea activelor;

b) calitatea informaiilor;

c) respectarea normelor generale i specifice;

d) optimizarea alocrii resurselor.

a) Securitatea activelor

Un bun sistem de control intern trebuie s contribuie la conservarea

patrimoniului entitii. Aceste preocupri, care se refer la imobilizrile

corporale, stocuri, imobilizrile necorporale, trebuie s aib n vedere i alte

elemente care sunt importante pentru entitate.

Printre acestea menionm:

Personalul entitii, partea cea mai preioas a patrimoniului;

personalului i sunt asociate anumite riscuri care trebuie

identificate i evaluate de controlul intern (securitate, risc social

etc.);

Imaginea entitii, care poate fi afectat de un control inadecvat

al operaiunilor (accidente de mediu etc.);

Informaiile confideniale ale entitii (tehnologice, comerciale,

management etc.). Lipsa controlului intern asupra circulaiei

informaiilor, poate constitui una din cauzele care ncurajeaz

scurgerea informaiilor n exteriorul entitii.

14

b) Calitatea informaiilor

Imaginea entitii se reflect n informaiile pe care le ofer n exterior.

n interior informaiile trebuie s susin deciziile conducerii. Controlul intern

trebuie s urmreasc s fie emise informaii fr greeli i omisiuni. Pentru

aceasta informaiile trebuie s fie:

- fiabile i controlabile;

- exhaustive;

- pertinente,

- disponibile.

Informaii fiabile i controlabile

Informaiile care circul n entitate trebuie s fie de bun calitate i

exacte. Sistemul informaional trebuie s asigure exactitatea informaiilor i s

ofere posibilitatea verificrii lor. Pentru aceasta trebuie s existe probe care s

certifice aceast calitate a informaiei, care s ofere garanii celor care doresc

s verifice dac informaiile sunt exacte. Probele se afl n documentele

gestionate de compartimentul de contabilitate, n documentele

compartimentelor de producie (nregistrrile presiunii, temperaturii, debitelor

etc.), n documentele compartimentului de marketing (evenimente de

promovare, km parcuri etc.) etc.

Informaii exhaustive

Informaiile trebuie s fie complete. Sistemul de control intern trebuie

s vegheze ca sistemul informaional s ofere datele ateptate, s se asigure c

sunt culese toate informaiile primare necesare, c acestea sunt prelucrate i

prezentate conform procedurilor.

15

Informaii pertinente

Informaiile care circul n entitate trebuie s satisfac cerinele

obiective de informare a beneficiarilor, trebuie s fie utile. Nu abundena

informaiilor este esenial, ci capacitatea acestora de a satisface ateptrile

beneficiarilor. Controlul intern trebuie s contribuie la dimensionarea fluxului

de informaii astfel nct acesta s contribuie la sporirea cunotinelor i la

uurarea muncii.

Informaii disponibile

Informaiile trebuie s fie oferite la termenele stabilite i s fie uor

accesibile i uor de folosit. Controlul intern reprezint unul din factorii care

contribuie la ndeplinirea acestor cerine.

c) Respectarea normelor generale i specifice

Controlul intern trebuie s certifice gradul de conformitatea la aplicarea

legilor, hotrrilor, regulamentelor, contractelor. Trebuie n acelai timp s

descopere performanele slabe, erorile sau insuficienele determinate de

nerespectarea instruciunilor, precum i cauzele care au dus la apariia lor:

slaba comunicare, lipsa controlului, neclaritatea sarcinilo etc.

d) Optimizarea alocrii resurselor

Controlul intern trebuie s constate dac resursele entitii sunt utilizate

n mod optim, dac entitatea are mijloacele necesare pentru a-i pune n

aplicare politca.

Controlul intern trebuie s supravegheze i s evalueze eficacitatea

sistemului de management al riscurilor din entitate.

16

2.2 Structura controlului intern

Obiectivul general al controlului intern cuprinde mai multe obiective

specifice, individualizate n funcie de domeniul de activitate supus

controlului. Lucrrile de specialitate menioneaz trei forme de control intern:

controlul strategic, controlul de gestiune i controlul operaional.

Controlul strategic este preocupat de modul cum sunt aplicate

procedurile de planificare, de modul cum sunt fixate i ajustate opiunile

strategice, de modul cum sunt ndeplinite obiectivele strategice. Controlul

strategic trebuie s aib metode i proceduri pentru a evalua concordana

dintre obiectivele i strategiile entitii, pentru analiza activitilor ce se

ntreprind pentru ndeplinirea obiectivelor strategice i pentru evaluarea

rezultatelor. ntruct planurile i prognozele se concep pentru intervale de 3-

10 ani, controlul intern strategic trebuie s aib continuitate i stabilitate

pentru a-i putea ndeplini sarcinile cu care a fost investit.

Controlul de gestiune informaii despre elaborarea i aplicarea

planurilor i programelor anuale i despre rezultatele obinute n urma

desfurrii acestora, concepute ca pri ale obiectivelor strategice.

Informaiile oferite de controlul de gestiune trebuie s contribuie la elaborarea

deciziilor de pilotaj. Controlul de gestiune trebuie s aib la dispoziie metode

i proceduri adecvate pentru colectarea i prelucrarea informaiilor, pentru

evaluarea performanelor n comparaie cu cele propuse i posibile la

momentul dat.

Controlul operaional are ca obiectiv s culeag informaii despre

derularea programelor de activitate curent, sesiznd abaterile pozitive sau

17

negative de la obiectivel propuse, identificnd n acelai timp cauzele care le-

au determinat. Controlul intern operaional propune i msuri de mbuntire

a activitii i de folosire mai bun a resurselor dispnibile n entitate.

2.3 Principiile controlului intern

Controlul managerial a generat anumite adevruri fundamentale care

sunt menionate n continuare sub form de principii. Controlul este un

subsistem al sistemului de management i principiile sale sunt similare celor

identificate la celelalte funcii ale managementului. Acesta principii, pot fi

grupate n trei categorii, care reflect scopul i natura, structura i procesul

controlului.

2.3.1 Principiile referitoare la scopul i natura controlului

a) Controlul se face ntotdeauna cu un scop. Sarcina principal a

controlului este s constate dac activitile i rezultatele entitii se realizeaz

la nivelul planficat i ateptat, iar atunci atunci cnd aceasta nu se ntmpl,

trebuie s msoare abaterile i s identifice posibilitile de eliminare a

acestora precum i a factorilor care le-au determinat (identificarea i evaluarea

riscurilor).

b) Concluziile controlului sunt puternic influenate de viitor. Datorit

decalajelor n timp ntre manifestarea cauzei care produce abaterea, sesizarea

Fig. 1

18

abaterii, adoptarea deciziei de corectare a abaterii i producerea efectului

aciunii de corectare a abaterii, sistemul de control trebuie s-i elaboreze

concluziile bazndu-se pe anticiparea evenimentelor viitoare. Aceasta ofer

managerilor posibilitatea s identifice abaterile indezirabile (de la nivelul

planificat) nainte ca ele s se produc i s ntreprind n timp util aciunile

de prevenire a abaterilor.

c) Principiul responsabilitaii controlului. Responsabilitatea managerilor

de a monitoriza i stpni procesele pentru realizarea obiectivelor entitii,

este transmis parial echipei de control. Aceasta poart rspunderea pentru

cantitatea i calitatea informaiilor oferite, pentru prezentarea lor n timp util,

pentru propunerile de mbuntire a strii existente, pentru capacitatea de a

oferi informaii pertinente despre mediul extern.

d) Principiul eficienei controlului. Controlul este justificat numai dac

este generator de valoare adugat. Cheltuielile cu controlul trebuie s fie mai

mici dect avantajele produse de acesta. Oportunitatea controlului trebuie

analizat periodic, pentru a adapta controlul la cerinele n continu schimbare

ale entitii.

e) Principiul controlului indirect. Cu ct responsabilitile unui manager

sunt mai mari, cu att scade posibilitatea acestuia de a realiza un controlul

direct asupra proceselor entitii. El folosete pentru aceasta informaiile

culese i oferite de specialitii care realizeaz controlul. Se acord atenie

informaiilor generale eseniale ce caracterizeaz entitatea i evoluia ei,

informaiilor care sunt utile la fundamentarea deciziile.

2.3.2 Principiile referitoare la structura controlului

Principiile care urmeaz sunt menite s scoat n evidena modul n care

19

sistemele i tehnicile de control pot fi concepute pentru a mbunti calitatea

controlului intern.

a) Principiul reflectrii planurilor activitilor. Cu ct planurile sunt mai

clare, mai complete i mai integrate, cu att obiectivele controalelor vor fi mai

uor de stabilit i de realizat. Concluziile controalelor vor putea mai exacte,

mai concise i mai utile managerilor.

b) Principiul adecvrii organizaionale. Sistemul de control trebuie s

fie adecvat sistemului de organizare a entitii, a centrelor de responsabilitate.

Cu ct structura organizatoric este mai clar i responsabilitile mai bine

definite, controlul va putea s constate mai uor cum sunt ndeplinite sarcinile

i obiectivele planificate, unde exist abateri i care sunt cauzele lor, ce

msuri sunt adecvate pentru eliminarea lor.

c) Principiul personalizarii controalelor. Informaiile oferite de control

trebuie s fie adecvate destinatarului. Ele trebuie culese, prelucrate i

prezentate n aa fel nct s fie utile celor care le folosesc pentru

fundamentarea deciziilor. Numrul informaiilor, coninutul i forma lor de

prezentare trebuie s fie elaborate astfel nct s satisfac nevoia de

informaie, dar n acelai timp informaiile i forma lor de prezentare trebuie

s fie inteligibile i uor de folosit. Tehnicile de control i informatiile culese

trebuie s fie adaptate nevoilor fiecrui manager. Excesul de informaii este

inutil, iar deficitul poate duce la luarea unor decizii greite.

2.3.3 Principiile referitoare la procesul de control

a) Principiul standardelor. Controlul este recomandabil s se fac dup

metode, proceduri, norme recunoscute de entitate. Aceasta duce la formarea

unui mediu n care controlul se poate realiza n condiii optime.

20

Echipei de control i se aloc de ctre conducerea entitii responsabiliti

specifice, regulile dup care se face controlul sunt cunoscute de cei controlai,

obiectivele controlului i informaiile pe care trebuie s le culeag echipa sunt

anerior stabilite, metodele i procedurile de control sunt aprobate de

conducere, concluziile i propunerile sunt prezentate ntr-un anumit format

predefinit.

b) Principiul punctului critic al controlului. Controlul va acorda atenie

elementelor pe care conducerea le consider la momentul respectiv

importante. Evenimentele interne sau exterioare entitii pot orienta controlul

spre anumite procese, activiti sau evenimente semnificative n acel moment

pentru entitate. n condiii normale planul de control este ntocmit astfel nct

s ofere conducerii informaiile eseniale pentru entitate.

c) Principiul excepiei. Controlul trebuie s ofere managerilor informaii

care s surprind abaterile importante de la obiectivele stabilite prin bugete i

plan. Concluziile controlului vor evidenia excepiile referitoare la

funcionarea normal a entitii, pentru a avertiza conducerea c este necesar

s acorde atenie abaterii respective.

Acest principiu se poate confunda cu principiul punctului critic al

controlului, pentru c ele au o oarecare nrudire. Totui, punctul critic al

controlului trateaz problema recunoaterii punctelor care trebuie inute sub

observaie, n timp ce principiul excepiei trateaz problema observrii

mrimii abaterilor n aceste puncte critice.

d) Principiul flexibilitaii controlului. Planul de control este ntocmit

innd cont de prevederile planurilor de activitate ale entitii, urmrind i

comparnd realizrile cu obiectivele stabilite prin plan. n condiiile n care

conducerea modific prevederile planului, se va modifica, dac se consider

21

necesar, i planul de control. Planul modificat poate stabili sarcini diferite,

modificri ale obiectivelor pe care trebuie s le ia n consideraie echipa de

control. Uneori transformrile dintr-o entitate pot diminua sarcinile de control

pentru anumite procese i schimba obiectivele controlului.

e) Principiul aciunii. Controlul este justificat numai dac abaterile

sesizate de acesta (previzibile sau reale) permit intervenia conducerii pentru

corectarea lor nainte de a-i produce efectele sau pentru eliminarea lor

grabnic.

Controlul este o risip de resurse dac nu este urmat de aciuni corective.

Controlul poate propune intervenii pentru eliminarea factorilor care au

generat abaterile, dar ele se vor aplica numai prin voina conducerii.

Vocabular: control intern, control strategic, control managerial,

control operaional.

1. Care sunt obiectivele principale ale controlului intern? 2. Care sunt elementele la a cror securitate poate contribui

controlul intern?

3. Care sunt obiectivele controlului intern referitoare la calitatea informaiilor dintr-o entitate?

4. Ce obiective i propune controlul intern referitoare la respectarea normelor generale i specifice?

5. Ce obiective i propune controlul intern referitoare la optimizarea alocrii resurselor?

6. Care este structura controlului intern? 7. Care sunt principiile controlului intern referitoare la scopul i

natura controlului?

8. Care sunt principiile controlului intern referitoare la structura controlului?

9. Care sunt principiile controlului intern referitoare la procesul de control?