Audit Public Intern

Componenta Compartimentului Audit Public Intern Viorica Irimia - Inspector

Sediul Primaria Mioveni,

Tel 0348/455444, int 116:

Analiza activităţii Compartimentului Audit Public Intern - 2010

RAPORTUL ANUAL PRIVIND ACTIVITATEA  DE AUDIT INTERN  LA NIVELUL PRIMARIEI ORAS MIOVENI IN ANUL 2010

I. INTRODUCERE

1. Scopul raportului :Raportul  are scopul de a prezenta activitatea de audit intern pe anul 2010 si la nivelul de implementare a acesteia in cadrul Primariei oras Mioveni, precum si de a prezenta progresele inregistrate prin implementarea recomandarilor formulate de auditor si contributia acesteia la realizarea obiectivelor institutiei .        2.Perioada la care se face referire – anul 2010.        3. Data transmiterii raportului :Primaria orasului Mioveni va transmite raportul annual privind activitatea de audit intern , structurii teritoriale cu atributii U.C.A.A.P.I. ale M.F.P. pana pe data de 15.01.2011.       4. Persoana raspunzatoare de intocmirea raportului : Irimia Viorica  - auditor intern in cadrul Primariei oras Mioveni.       5. Circuitul raportului :Raportul anual privind activitatea de audit intern este elaborat de compartimentul de audit public intern din cadrul Primariei oras Mioveni ,  avizat de Primarul orasului Mioveni si transmis structurii teritoriale cu atributii U.C.A.A.P.I. din cadrul D.G.F.P.Arges.       6. Baza legala a raportului :- Legea nr. 672 / 2002 privind auditul public intern;- Ordonanta Guvernului nr. 37 / 29.01.2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr. 672/2002  privind auditul public intern cu dispozitiile referitoare la auditul financiar;- O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea codului privind conduita etica a auditorului intern;- Normele proprii privind organizarea si exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul Primariei oras Mioveni.      7. Baza documentara a raportului :- Rapoartele de audit intern intocmite de compartimentul de audit public intern din cadrul Primariei oras Mioveni.

II. OBIECTIVEPrincipalele obiective ale misiunilor de audit intern efectuate in anul 2010 de catre compartimentul de audit public intern  :

1. modul de stabilire a elementelor salariale;2. plata legala a  drepturilor salariale;3. organizarea si conducerea contabilitatii activelor fixe, a obiectelor de

inventar si a materialelor;4. organizarea si conducerea evidentei angajamentelor legale si bugetare;5. constituirea si urmarirea realizarii veniturilor proprii;6. organizarea si exercitarea controlului intern;7. respectarea procedurilor in  achizitia de bunuri si produse;8. asigurarea venitului minim garantat;9. drepturile asistentilor personali, insotitori ai persoanelor cu handicap grav;10.acordarea legala a indemnizatiilor de insotitori pentru persoanele cu

handicap grav;11.modul de gestionare al dosarelor fiscale;12.existenta procedurilor privind colectarea si urmarirea incasarii impozitelor

si taxelor locale;13.organizarea si exercitarea activitatii de control a impozitelor si taxelor

locale;14.gestionarea corecta a imprimatelor cu regim special;15. fiabilitatea sistemului informatic.

III. CONSTATARI

1. Prezentarea configuratiei sistemului de audit internCompartimentul de audit public intern din cadrul Primariei oras Mioveni are responsabilitatea auditarii atat a structurilor din aparatul propriu al Primariei Mioveni cat si a celor 13 unitati subordonate  care nu au constituit compartimente proprii de audit public intern.

2. Datele de identificare ale entitatilor din aria unitatii administrativ-teritoriale :

Nr.crt

Denumire unitate subordonata Nr. salariati Buget 2010ron

1 Fundatia Consortiul pentru Dezvoltare Locala

12 470.000

2 Gradinita nr. 12( camin + cresa) 34 1.595.000

3 Liceul Iulia Zamfirescu 92 3.233.940

4 Grup Scolar Colibasi – centru bugetar 329 16.128.060

5 Centrul Cultural Mioveni 22 2.229.500

6 Spitalul Sf. Spiridon Mioveni 106 1.729.750

7 Evidenta populatiei 5 270.000

8 Clubul Sportiv Mioveni 66 5.542.500

9 Politia comunitara si situatii de urgenta 63 1.431.000

10 Biblioteca oraseneasca Mioveni 3 191.000

11 Piata agroalimentara Mioveni 11 300.000

12 SC Constructii Reparatii Mioveni SRL 95 4.100.000

13 Serviciul Edilitar pentru Comunitate 204 4.300.000

3. Evaluarea modului de organizare a cadrului metodologic si procedural, a necesarului de personal si a nivelului de experienta si calificare al auditorilor din cadrul Primariei oras Mioveni.3.1.Structura de audit prevazuta in organigrama Primariei Mioveni este organizata la nivel de compartiment.Aceasta 3.2. Compartimentul de audit public intern se afla in subordinea directa a primarului orasului Mioveni.3.3. La  nivelul compartimentului au fost elaborate Norme generale proprii privind exercitarea activitatii de audit intern pe baza cadrului general creat de Normele generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin ordinal MF nr. 38/2003.

- Sunt in curs de elaborare ghiduri procedurale de audit intern la nivelul Primariei oras Mioveni.

 3.4. - Numarul de posturi de auditori interni prevazut in statul de functii al primariei oras Mioveni a fost pana la data de 01.08.2010 de doua din care ocupat unul si vacant unul.         -  Prin Hotararea Consiliului Local nr. 82 / 12.08.2010, postul vacant a fost anulat, in prezent statul de functii are prevazut un singur post de auditor intern, care este functionar public , clasa I  , grad superior.       -  In subordinea si autoritatea C.L.Mioveni sunt 13 entitati  publice, care nu

au asigurata functia de management a  activitatii de audit , aceasta fiind exercitata de compartimentul de audit din cadrul Primariei oras Mioveni. 

3.5.  Auditorul compartimentului de audit public intern din cadrul Primariei oras Mioveni poseda studii superioare economice, are o vechime in munca de peste 20 ani, iar in activitatea de audit are o vechime de 4 ani.

3.6. In cursul anului 2010 auditorul din cadrul Primariei oras Miovenia participat : 1. la un curs de perfectionare de 2 zile organizat de Ministerul Finantelor Publice cu tema “ Intarirea functiei de audit intern”;                    2. Curs cu o durata de 4 zile in cadrul institutiei, organizat de Universitatea Politehnica  Bucuresti, Centrul de Tehnologii Avansate cu tema “Accesarea Fondurilor Europene”.

3.7. In cursul anului 2010 a fost efectuata evaluarea activitatii de audit public intern la Primaria Mioveni de catre Serviciul de Audit Public Intern din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Arges, activitatea evaluate fiind apreciata cu calificativul “ mediu”.

4. Evaluarea modului de indeplinire a atributiilor structurii de audit intern din cadrul Primariei oras Mioveni.

4.1. Planificarea activitatii compartimentului de audit intern- Compartimentul de audit public intern nu a elaborat plan multianual , acesta urmand a fi elaborate in trimestrul I 2011, conform recomandarii formulate de Serviciul de audit public intern din cadrul DGFP Arges;- Planurile anuale de audit intern sunt insotite de referate de justificare , dar nu si de analiza riscurilor;- In cursul anului 2010 a fost efectuat un numar de 6 misiuni de audit intern si o misiune ad- hoc, conform referatului intocmit de auditorul intern si aprobat de primarul orasului Mioveni. Misiunile au fost realizate integral si in perioadele planificate. Ca structura acestea au cuprins: resurse umane;  organizarea contabilitatii; consumuri de materiale si carburanti;  achizitii de produse si servicii; respectarea legii 416/2001 privind venitul minim garantat; constatarea, colectarea si urmarirea incasarii impozitelor si taxelor locale.

4.2. In domeniul resurselor umane, principalele riscuri,  constatari si recomandari au fost urmatoarele: 1. Risc -  Stabilirea eronata a unor salarii de baza

Constatari: In cazul a doi salariati nu a fost respectat Statul de functii  precum si grila de salarizare aprobata  de Adunarea Genarala a Asociatilor la Clubul Sportiv Mioveni fiind depasita grila de salarizare in perioada 01.09.2007 – 01.11.2008. Pe baza salariilor de baza eronat stabilite s-a continuat acordarea de  cresteri salariale, rezultand salarii de baza nelegal acordate.

 

Recomandari :- Repunerea corecta  in grila de salarizare si analiza posibilitatii de recuperare  a drepturilor de salarizare  necuvenite  in perioada 01.09.2007 – 01.11.2008. - Stabilirea prin Regulamentul de Ordine Interioara a unor proceduri privind promovarea in clasele de salarizare cuprinse  in grila de salarizare aprobata de Consiliul Director.

Implemantata

2. Risc – Plata drepturilor salariale fara baza legala

Constatare –  Incadrarea  pe perioada nedeterminata si plata in baza deciziei 47 / 22.07.2009, in functia de Director general, functie care nu exista in Statul de functii, nici in organigrama clubului Sportiv Mioveni.

Recomandare- Reglementarea situatiei respectivului angajat care exercita functia de director general, fara ca postul respective sa fi fost creat.

Implementata3.Risc – Plata nelegala prin cumul de functii

Constatari – cumulul functiei de contabil cu cea de inspector de resurse umane si cumulul functiei de sef de compartiment cu cea  de director sportiv, in cadrul programului normal de lucru, iar contractele individuale de munca nefiind inregistrate la I.T.M.

Recomandare – Solicitarea Inspectoratului Teritorial de Munca de a accepta un al doilea contract individual de munca pentru cei doi angajati , pentru a doua functie pe care o exercita in cadrul Clubului Sportiv Mioveni.

Implementat

4. Risc -  Plata nelegala a unor prime in cursul anului

Constatare -  In data de 13.04.2009 a fost acordata o premiere a personalului auxiliar , cu aprobarea Consiliului Director al Clubului Sportiv Mioveni  iar in data de 30.04.02009 a mai fost acordata o premiere fara nicio justificare si fara aprobarea Consiliului Director, fiinf astfel incalcate prevederile art 8 cap. II din Regulamentul de Ordine Interioara referitoare la acordarea premiilor.

Recomandare – Analiza posibilitatii de recuperare a primelor acordate nelegal personalului auxiliar in data de 30.04.2009 in suma de 5000 lei.

Implementat

5. Risc – Plata nelegala a primelor de joc

Constatare – Din analiza situatiilor intocmite, a statelor de plata a primelor sau diurnelor acordate cu ocazia castigarii unor jocuri oficiale de fotbal s-a consatat acordarea unor procente cuprinse intre 30 – 50 % din prima jucatorului titular,la tot personalul administrativ,  procente care depasesc de multe ori  pe cele acordate jucatorilor de fotbal. Primele de joc sau diurnele se acorda in baza Regulamentului de aplicare a normelor economico – financiare ale clubului pentru acordarea primelor de joc ori a diurnelor , care are unele  prevederi discriminatorii , din moment ce un jucator poate beneficia de un procent de 30% iar un ingrijitor de teren poate beneficia de un procent de 50% din prima jucatorului titular.

Recomandare – Stabilirea unor criterii si a unor procente diferite de cele acordate jucatorilor echipei de fotbal, privind participarea la acordarea primelor de joc pentru personalul auxiliar si aprobarea lor de catre Consiliul Director.ImplementatIn domeniul organizarii si conducerii  contabilitatii, principalele riscuri, constatari si recomandari  au fost  urmatoarele :

1. Risc – Erori in evidenta tehnic – operativa  a materialelor

Constatare – Neorganizarea evidentei tehnic – operative pentru materialele de intretinere si de curatenie la Clubul Sportiv Mioveni. Atat pentru materialele de intretinere cat si pentru cele de curatenie  atat factura cat si nota de receptie si constatare a diferentelor  precum si bonul de consum sunt intocmite nu detaliat pe fiecare produs, ci pe total “materiale de curatenie” sau “materiale de intretinere”, necunoscandu-se stocul pe fiecare produs iar achizitia de produse facandu-se in mod haotic.

Recomandare – Organizarea evidentei tehnic-operative pentru toate materialele intrate in magazia Clubului Sportiv.                          -  Elaborarea procedurilor de lucru privind evidenta tehnic-operativa si formalizarea lor.                          - Intocmirea graficului de circulatie a documentelor justificative.

Implementat

2. Risc – organizarea necorespunzatoare a contabilitatii de trezorerie

Constatare – Acordarea in permanenta de avansuri de trezorerie fara a fi evidentiate in registrul de casa , in acest fel soldul contului 5311 – casa este in permanenta eronat. Sumele acordate ca avnsuri spre decontare sunt inregistrate in registrul de casa in momentul prezentarii decontului  existand in permanenta riscul nejustificarii avansului acordat, corectitudinea justificarii avansului de trezorerie  tinand doar de capacitatea de memorare a casierului  Clubului Sportiv.

Recomandari – Stabilirea procedurilor de lucru scrise si formalizate privind acordarea avansurilor de trezorerie.                         -  Efectuarea priodica a unor controale de catre persoana cu atributii in evidenta contabila a actelor de casa privind modul de completare a registrului de casa si al operatiunilor consemnate.

Implementat

3. Risc – Neutilizarea conturilor in concordanta cu natura lor economica

Constatare – S-a constatat utilizarea necorespunzatoare a unor conturi la Liceul Iulia Zamfirescu Mioveni.  Exemplificam in acest sens :- Calculator cu partile componente  a fost inregistrat in mod eronat in contul 302.8 – materiale consumabile si nu in contul 303 – materiale de natura obiectelor de inventar;- Unelte de lucru ( topor, lopata, bidinea,trafalet, boloboc, pensule, gletiera etc ) eronat inregistrate in contul 302.8 – materiale consumabile si nu in contul 303 – materiale de natura obiectelor de inventar;- cizme barbatesti , procurate ca echipament de protectie si inregistrate in contabilitate ca materiale consumabile;- “Sistem antiefractie” a fost inregistrat eronat in contul 611 – cheltuieli cu reparatii si intretinere si nu in contul care justifica operatiunea economica 214 – active fixe corporale;- “Licenta evidenta elevilor “ eronat a fost inregistrat in contul 611 – cheltuieli cu reparatii si intretinere si nu in contul care justifica operatiunea 208 – active fixe necorporale.- amortizarea activelor fixe corporale si necorporale a fost evidentiata eronat  in sensul ca, lunar amortizarea calculate nu a ramas evidentiata in creditul contului 28 ; 281 – amortizari privind activele fixe corporale si necorporale pana la consumarea duratei normale de functionare a activului fix, ci, lunar a fost scazuta din valoarea activului fix, valoarea amortizarii in balanta de verificare lunara, fiind zero.

Recomandari – Elaborarea de proceduri scrise privind inregistrarea in contabilitate a pricipalelor operatiuni economico – financiare;                           -  Stabilirea persoanei responsabile cu elaborarea si actualizarea procedurilor prin act decisional;                           - Marirea patrimoniului entitatii prin stornarea operatiunilor  privind inregistrarea incorecta a materialelor de natura obiectelor de inventar si a activelor fixe si  repunerea corecta a inregistrarilor contabile a operatiunilor mentionate in Raportul de audit intern.                           - Stabilirea valorii amortizate a activelor fixe pentru anii 2008 si 2009 si inregistrarea lor in conturile de amortizare corespunzatoare, cu ocazia amortizarii integrale  a activului fix putand debita contul corespunzator amortizarii, 280 sau 281.

Implementat                           4. Risc – Neorganizarea si neconducerea evidentei angajamentelor legale si bugetare

Constatare – Entitatea auditata, Liceul Iulia Zamfirescu nu a elaborate Norme proprii privind documentele, circuitul acestora si persoanele imputernicite sa efectueze operatiunile legate de angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, conform OMFP nr. 1792 / 2002.

Recomandari – Elaborarea Normelor  proprii privind documentele, circuitul acestora si persoanele imputernicite sa efectueze operatiunile legate de angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor;                       -  Emiterea deciziei administrative prin care sa fie desemnate persoanele si inlocuitorii acestora care vor avea atributii pe linia organizarii si conducerii evidentei angajamentelor legale si bugetare.

Implementat

5. Risc – Neorganizarea corespunzatoare a C.F.P.

Constatari – Decizia de numire a d-nei Serban Tanta  pentru  acordarea vizei de CFP la Liceul Iulia Zamfirescu Mioveni nu a respectat modelul de decizie prevazut de Ordinul 522 / 2003 – anexa 2;                   - Nu au fost elaborate la nivelul entitatii norme proprii privind exercitarea CFP, tinand cont de specificul activitatii, de legislatia specifica, cu mentionarea tuturor operatiunilor supuse CFP, conform anexei nr. 1 la normele metodologice.

Recomandari – Elaborarea procedurilor de organizare si exercitare a CFP;                         - Elaborarea Cadrului general al operatiunilor supuse CFP si detalierea prin liste de verificare a obiectivelor verificarii, pentru fiecare operatiune cuprinsa in cadrul specific al entitatii publice;                         - Inscrierea operatiunilor prezentate la viza de CFP in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de CFP.

Implementat

In domeniul asistentei sociale – asigurarea venitului minim garantat

1. Risc – Neeefectuarea anchetelor sociale

Constatare – Intocmirea formala a anchetelor sociale, exemplificand in acest sens : In cazu

l dosarului nr. 768, desi in data de 31.03.2010 a fost depusa cerere pentru eliminarea din numarul membrilor beneficiari de ajutor social a unei persoane pe motiv de parasire a localitatii, in ancheta sociala intocmita in data au de 05.04.2010, persoana respectiva este mentionata ca prezenta .In plus nu este mentionata o alta persoana care primea ajutor social incepand cu data de 01.03.2010, concluzionand in acest fel ca ancheta sociala nu a fost in fapt efectuata.;   In cazul dosarului 657, incepand cu luna octombrie 2009 anchetele sociale au prezentat starea de sanatate a beneficiarului de ajutor social ca fiind “buna”, in realitate acesta acumula adeverinte medicale, in scurt timp obtinand certificate de invaliditate gr. II., de unde se deduce ca ancheta sociala incheiata in data de 17.12.2009nu a fost efecuata la domiciliul beneficiarului de ajutor social.

Recomandari – Urmarirea respectarii conditiilor de acordare a dreptului  la ajutorul social prin efectuarea reala a anchetelor sociale la interval de 6 luni, conform reglementarilor legale.

Implementat

2. Risc  -  Plata nelegala a venitului minim garantat fara   efectuarea orelor de munca obligatorii  in folosul comunitatii

Constatare – In cazul mai multor beneficiari de venit minim garantat s-a constatat ca desi au prezentat adeverinte medicale pe fractiuni de luna in foaia colectiva de prezenta au figurat ca  avand adeverinte medicale toata luna , neefectuand nicio ora de munca in folosul comunitatii  si  in consecinta fiind platiti in mod eronat  integral luna completa. Este cazul dosarelor : Oprea Nicolae; Calin Maria; Savu Ion: Popescu Crinu care au incasat in mod nelegal diverse sume de bani, neefectuand numarul de ore obligatorii.                     -  De asemenea s-a constatat scutirea  nelegala de la efectuarea numarului de ore in folosul comunitatii a persoanelor beneficiare de ajutor minim garantat incadrate in gradul III de invaliditate. Este cazul dosarelor : 730; 753; 764; 757; 765. Au fost incalcate prevederile art. 6(4) din Legea nr. 416 / 2001 privind venitul minim garantatpentru beneficiarii de de ajutor social incadrati in gradul III de invaliditate.

Recomandare – Analizarea posibilitatii de recuperare a sumelor acordate beneficiarilor de venit minim garantat fara prestarea numarului de ore de munca in folosul comunitatii stabilit in conformitate cu prevederile legale.                            -  Stabilirea numarului de ore de munca  obligatorii in folosul comunitatii pentru beneficiarii de venit minim garantat incadrati in gradul III de invaliditate.

Implementat

3. Risc – Nerealitatea foilor colective de prezenta

Constatare – In cazul mai multor beneficiari de ajutor social au fost intocmite foile colective de prezenta  fara a tine seama de situatia reala a acestora. Astfel desi  au prezentat si exista in dosare  adeverinte medicale, bilete de iesire din spital, in foaia colectiva de prezenta figureaza pentru aceeasi perioada cu ore de munca efectuate. Este cazul beneficiarilor de ajutor social : Parvu Maria; Mares Mioara; Popescu Eugenia; Ogrin Marieta.

Recomandare – Evaluarea situatiei reale a fiecarui beneficiar de venit minim garantat, lunar, prin confruntarea foii colective de prezenta cu documentele primite in cursul lunii privind efectuarea sau neefectuarea numarului de ore de munca obligatorii in folosul comunitatii.

Implementat

4. Risc – Nerealizarea integrala a planului de recuperare pentru adultul sau copilul cu handicap grav

Constatare – Lipsa de la dosarele apartinand asistentilor personali, ca anexa la contractul individual de munca a angajamentului asumat de asistentul personal cu privire la realizarea integrala a planului de recuperare pentru copilul cu handicap grav, respectiv,  planul individual de servicii al persoanei adulte cu handicap grav.

Recomandare – Revizuirea dosarelor si completarea contractelor individuale de munca  cu angajamentul asumat de asistentul personal cu privire la realizarea integrala a planului de recuperare pentru copilul cu handicap grav sau planul individual de servicii al persoanei adulte cu handicap grav.

Implementat

5. Risc – Neefecuarea de catre inspectorii serviciului de asistenta sociala a controlului privind activitatea desfasurata de asistentii personali

Constatare – Lipsa de la dosarele analizate a Raportului semestrial privind activitatea desfasurata de asistentii sociali si lipsa Planului anual de control privind activiatea desfasurata de catre asistentii personali.

Recomandare – Elaborarea unui Plan anual de control aprobat de primarul orasului Mioveni, privind activitatea asistentilor personali, precum si anexarea la dosarele apartinand asistentilor personali verificati, a Raportului semestrial.ImplementatIn domeniul gestionarii obligatiilor fiscale  principalele riscuri, constatari si recomandari au fost urmatoarele :

1. Risc – Neorganizarea si neconducerea Registrului de rol nominal unic

Constatare – Desi este utilizat sistemul informatic in gestionarea dosarelor fiscale la nivelul biroului nu a fost organiata  si condusa evidenta contribuabililor persoane fizice si a persoanelor juridice prin utilizrea Registrului de rol nominal unic, nici manual nici electronic, separat pentru persoane juridice si separat pentru persoane fizice si nici a Registrului de rol  - alte venituri – pentru obligatiile fiscale provenind din amenzi contraventionale, elemente de baza in in inventarierea materiei impozabile alaturi de matricola pentru evidenta centralizata a impozitului pe cladiri, a impozitului pe teren si a taxei asupra mijloacelor de transport.

Recomandare – Organizarea si conducerea Registrului de rol nominal unic si a Registrului de rol – alte venituri.- Verificarea periodica a modului de conducere si actualizare a registrelor.

Termen de implementare  - 31.07.2011

2. Risc – Necunoasterea conditiilor de calcul a impozitelor si taxelor locale

Constatare – Dosarele fiscale selectate  a fi auditate  apartinand persoanelor juridice nu contin declaratia fiscala si nici declaratia de mentiuni privind modificarea valorii de intrare in contabilitate si nici pentru mijloacele de transport, in unele cazuri fiind intocmita direct decizia de impunere. Este cazul SC Tala Com SRL; SC C &D  Sound Solution SRL; SC Florplast Invest SRL; SC Ionescu Com Trans SRL; SC Irteg SRL; SC Profil Tehno Sistem SRLSC Astrix Geani SRL.

Recomandare – Verificarea tuturor dosarelor apartinand persoanelor juridice si completarea lor cu declaratii de impunere privind obligatiile de plata.                         -  Actualizarea documentelor privind modificarea materiei impozabile in cazul impozitului si taxei pe cladiri in concordanta cu valoarea inregistrata in contabilitatea primariei oras Mioveni, in calitate de locator al unor spatii comerciale.

Termen de implementare – 31.07.2011

3. Risc – Lipsa informatiilor privind comunicarea creantelor de plata catre contribuabil, persoana fizica sau juridica

Constatare –  Pentru perioada auditata, 2009, atat pentru persoanele fizice ale caror dosare fiscale au fost auditate cat si pentru persoanele juridice nu au fost transmise decizii de impunere, nefiind realizata corespondenta cu contribuabilii privind obligatiile de plata pentru anul respectiv.

Recomandare – Elaborarea unor proceduri scrise si formalizate  privind urmarirea incasarii in timp util a debitelor restante prin intocmirea in termen a deciziilor de impunere si  a somatiilor de plata .

                           -  Verificarea periodica a modului de lucru al salariatilor de catre seful de birou pentru a urmari modul de insusire si de respectare in practica a procedurilor de lucru in concordanta cu atributiile stabilite prin fisa postului.

Termen de implementare – 31.07.2011

4. Risc – Stabilirea incorecta a masei impozabile

Constatare – Lipsa concordantei intre materia imozabila existenta in dosarele fiscale analizate, conform declaratiilor fiscale existente la dosarul fiscal si materia impozabila existenta in registrul agricol, pentru persoanele fizice.

Recomandare -  Efectuarea punctajului intre biroul Impozite si Taxe si biroul Fond Funciar asupra materiei impozabile a fiecarui contribuabil, in vederea stabilirii unei baze de impozitare corecte.

Termen de implementare – 31.07.2011

5. Risc – posibilitatea  producerii de fraude prin neevidentierea chitantierelor si neefectuarea controlului fiscal

Constatare – Fisele de magazie a formularelor cu regim special utilizate de biroul Impozite si Taxe sunt gestionate necorespunzator, completate in mod eronat rubricile referitoare la intrari si neevidentierea stocului  de chitantiere.                     - Nu este nominalizata prin fisa postului o persoana cu atributii in gestionarea imprimatelor cu regim special.                      - Nu este organizata si efectuata verificarea gestionara semestriala , ceea ce ar fi implicat verificarea operatiunilor de casa si a gestiunii chitantierelor pentru creante ale bugetului local, prin completarea Anexei nr. 14 la Ordinul nr. 767/27.04.2009, privind aprobarea unor formulare tipizate pentru activitatea de colectare a impozitelor si taxelor locale desfasurata de catre organelle fiscale locale.Recomandare  - Efectuarea verificarii gestionare , semestrial, de catre seful de birou si intocmirea Procesului-Verbal de verificare gestionara si completarea anexelor corespunzatoare;                         - In cazul constatarii unor diferente inregistrate la gestiunea numerarului ori a chitantierelor, procesul- verbal va fi adus la cunostinta ordonatorului principal de credite.

Termen de implementare – permanent

5. Nu s-a procedat la soliciarea unor aprecieri din partea managementului entitatilor auditate, privind rolul auditului intern in indeplinirea obiectivelor institutiei sau privind calitatea asigurarii si a consilierii oferite de auditul intern.

6. Activitatea de audit intern ar putea fi imbunatatita prin angajarea daca ar fi posibil, inca a aunui auditor, ceea ce ar presupune realizarea procedurii privind supervizarea.

Analiza activităţii Compartimentului Audit Public Intern – 2009

  Primaria orasului Mioveni a fost organizata si functioneaza in baza Legii nr.  215 / 2001, prin care au fost stabilite principalele activitati si obiective necesare in vederea aplicarii strategiei si politicilor locale.                   Bugetul de venituri si cheltuieli derulat in anul 2009 de catre Primaria oras Mioveni a fost in suma de 82.985.89 mii lei, cu un numar de salariati de 307.                   In perioada 01.01.2009 – 31.12.2009, activitatea de audit public intern la nivelul primariei oras Mioveni s-a exercitat  intr-o structura distincta, organizata sub forma unui compartiment cu un numar de doua posturi aprobate, din care ocupat doar unul. Structura postului ocupat a fost de auditor clasa I, grad superior.                    Compartimentul de audit public intern se afla in subordinea directa a primarului orasului Mioveni.                    Prin atributiile sale, auditorul intern din cadrul Primariei oras Mioveni nu a fost implicat in elaborarea procedurilor de control intern si nici in desfasurarea activitatilor din cadrul institutiei, activitati care sunt supuse auditului intern.                    Activitatea compartimentului de audit public intern s-a desfasurat in baza Normelor metodologice proprii elaborate pe baza actelor normative care reglementeaza acest domeniu de activitate si cu avizul organului ierarhic superior.Nivelul professional, cunostintele si abilitatea auditorului sunt corespunzatoare pentru indeplinirea responsabilitatilor care ii revin.                  Pregatirea profesionala a auditorului in cursul anului 2009 s-a desfasurat atat in cadrul unitatii, cat si prin participarea la cursul de specializare cu tema “Contabilitatea Institutiilor Publice, auditul financiar, auditul performantei, auditul public extern”, organizat in perioada 21.09.2209 – 25.09.2009, de Scoala de Studii Comerciale  - Fundatia Camerei de Comert si Industrie Bacau.                  In privinta utilizarii fondului de timp disponibil aferent anului 2009, ponderea activitatilor desfasurate se prezinta astfel:

- 80.6% - misiuni de audit.- 9.7% -  concediul de odihna.- 4.3% - concediu fara plata; concediu boala.-  3.5% - pregatire profesionala.- 1.9% - intocmirea Planului anual de audit.

                    In  cadrul misiunilor de audit realizate:

- 22% din fondul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de efectuarea misiunii de audit la Fundatia “ Consortiul pentru Dezvoltare Locala Mioveni”.- 20%din fondul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de misiunea de audit efectuata la primaria oras Mioveni – Centrul cultural.- 17% din fondul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de misiunea de audit efectuata la Primaria oras Mioveni – Serviciul Urbanism Amenajarea Teritoriului.- 16% din fondul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de misiunea de audit efectuata la Gradinita cu Program Prelungit nr. 12 Mioveni.- 13% din fondul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de misiunea efectuata la SC Constructii Reparatii SRL Mioveni.- 12% din bugetul de timp alocat misiunilor de audit a fost ocupat de misiunea efectuata la Primaria oras Mioveni – Serviciul de Iluminat Public.

                    Prin implementarea recomandarilor formulate, consideram ca misiunile de audit public intern au contribuit la imbunatatirea activitatii structurilor auditate.Astfel, in cadrul misiunii :

1. Auditul modului de angajare si utilizare a creditelor alocate de Consiliul Local Mioveni – Fundatiei “ Consortiul pentru Dezvoltare Locala Mioveni.”

                    - Foile colective de prezenta se intocmesc cu mentionarea numarului de ore prestat.                    - S-a retinut si virat la bugetul asigurarilor sociale, contributia pentru sanatate.                    - S-au revizuit toate dosarele apartinand beneficiarilor de servicii sociale de ingrijire la domiciliu si s-au completat cu documentele doveditoare constatate lipsa, prin raportul de audit intern.                    - S-a stabilit durata de acordare a asistentei sociale, conform art. 35(2)din Legea 17/2000 privind asistenta sociala acordata temporar persoanelor varstnice.                    - Se reevalueaza periodic situatia privind asistenta sociala acordata temporar persoanelor varstnice.                    - Se reevalueaza periodic situatia sociala si financiara a beneficiarilor de servicii sociale.                    - S-a stabilit si aprobat de catre Consiliul Local Mioveni acordarea unor contributii pentru brnrficiarii de servicii sociale care nu indeplinesc conditiile de gratuitate.

2. Examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public la SC Constructii Reparatii SRL Mioveni.

                    - Deciziile  de angajare ori de modificare a salariilor  se face cu indicarea tuturor elemtelor : cuantum salariu; treapta de salarizare;                    - Salariatului Manea Laurentiu i s-a recalculat si platit diferenta de

spor de vechime.                    - Efectuarea orelor peste program in zilele de sambata si duminica se fac prin intocmirea de NOTE DE CHEMARE , conform art. 36 din Contractul Colectiv de munca.                    - Efectuarea C.O. s-a reglementat prin Programul anticriza negociat si aprobat si va fi planificat, urmarit si pus in aplicare de catre responsabilii de la Parcul Auto, acolo  unde au fost constatate nereguli.                    - Stabilirea normelor specifice de consum pentru fiecare tip de autovehicul sau autoutilaj, s-a efectuat de catre comisia tehnica si a fost aprobata in sedinta AGA din data de 12.08.2009.                    - In privinta modificarii indicilor de referinta , in sedinta AGA din data de 29.04.2009 a fost modificat criteriul 5 de performanta din anexa la Contractul de administrare “ponderea salariilor in cifra de afaceri <  35%”

3. Respectarea legalitatii in eliberarea autorizatiei de construire si pe parcursul valabilitatii acesteia la Primaria oras Mioveni – Serviciul Urbanism- Amenajarea Teritoriului.

                    - Referitor la arhivarea documentatiei privind autorizatia de construire, problema a fost rezolvata prin anexarea la autorizatie a tuturor documentelor emise ulterior: instiintare de  incepere lucrari; process - verbal de trasare a lucrarii; declaratia pe propria raspundere privind valoarea reala a lucrarii; procesul verbal de receptie finala.                    - Pentru autorizatiile , pentru care a fost facuta regularizarea fara procesul verbal de receptie finala si fara depunerea declaratiei pe propria raspundere privind valoarea reala a constructiei, s-au obtinut aceste documente, ulterior.                    - Regularizarea taxelor,  calcularea si incasarea majorarilor de intarziere a fost rezolvata pentru o parte a  cazurilor constatate prin raportul de audit.

4. Asigurarea utilizarii cu eficienta si eficacitate a creditelor alocate de Consiliul Local Mioveni, Gradinitei cu program prelungit nr. 12 Mioveni.

                    - Incepand cu data de 01.09.2009, inscrierea copiilor in Gradinita cu program prelungit nr. 12 Mioveni, se face prin incheiarea contractului de prestari servicii, incheiat intre institutie si parintii sau sustinatorii legali ai copiilor, cu stipularea clara a termenelor de plata.                    - Incepand cu data de 01.09.2009, administratorul entitatii, d-na Sandu Elena, a organizat actiunea de urmarire a incasarii contributiei banesti pentru copiii inscrisi in anul scolar 2009 – 2010, prin deschiderea pentru fiecare copil a unei  fise analitaice, evidentiind lunar, numarul de zile prezente si numarul de zile pentru care a fost achitata contributia privind norma de hrana.                    - A fost recalculat  gramajul / portia de produs finit /zi, avand ca ghid manualul elaborate de Ministerul comertului, adaptandu-l la specificul entitatii.

                    - A fost majorat nivelul  alocatiei de hrana , conform HG nr. 429 / 16.04.2008, pentru copiii cu varsta peste 4 ani, la 7.8 lei / copil /zi.

5. Auditul modului de angajare si utilizare a creditelor alocate de Consiliul Local Mioveni, Serviciului de Iluminat Pubic al orasului Mioveni, din cadrul primariei oras Mioveni.

                    - Au fost elaborate Normele metodologice proprii privind documentele, circuitul acestora si persoanele imputernicite sa efectueze operatiunile legate de angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor.                    - A fost elaborat Cadrul general al operatiunilor supuse controlului financiar preventiv.                    - A fost intocmit materialul privind fundamentarea tarifelor pentru toate tipurile de prestari servicii efectuate de catre Serviciul de Iluminat Public pentru a fi inaintat in luna ianuarie 2010, Consiliului Local , spre aprobare.                    - A fost reglementata situatia contului – Clienti – prin evidentierea tuturor facturilor emise si stabilirea soldului corect la sfarsitul anului 2009.

6. Auditul modului de angajare si utilizare a creditelor alocate de Consiliul Local Mioveni, Centrului Cultural al orasului Mioveni.

                    - A fost completata fisa postului d-nei Abeaboeru Cosmina, cu atributii privind urmarirea facturarii si incasarii servciilor prestate de catre Centrul cultural.                    - Au fost facturate serviciile prestate si nefacturate consemnate in raportul de audit intern.                    - Serviciile prestate in anul 2009  si facturate au fost inregistrate in contul 411 – Clienti.                    - A fost elaborat Cadrul general al operatiunilor supuse Controlului Financiar Preventiv.Restul  recomandarilor  au termen de implementare data de 31.01.2010.