CAPITOLUL II

CAPITOLUL II

Misiunea de audit intern etape, proceduri si documente.

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern..............................................

2.2 Interventia la fata locului

2.3 Raportul de audit intern..

2.4 Urmarirea recomandarilor....

CAPITOLUL III

Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema De a da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare..

CAPITOLUL II

REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN ETAPE, PROCEDURI SI DOCUMENTE

Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern din entitatea respectiv i presupune parcurgerea urmtoarele etape: 1. pregtirea misiunii de audit intern2. intervenia la faa locului3. raportul de audit intern4.urmarirea recomandrilor

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern

Etapa pregtirii misiunii de audit intern se desfoar cu respectarea urmtoarelorproceduri:

1. Iniierea auditului;

2. Colectarea i prelucrarea informaiilor;

3. Identificarea i analiza riscurilor;

4. Elaborarea programului de audit intern;

5. edina de deschidere. 1. Iniierea auditului Procedura de iniiere a misiunii de audit presupune ntocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni, care are rolul de a repartiza sarcinile auditorilor pentru c acetia s poat demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de structura de audit intern i se ntocmete de ctre coordonatorul acesteia pe baza planului anual de audit intern i a informrii cadru privind efectuarea misiunii de audit intern. Asigurarea independenei auditorilor fa de entitile publice auditate se realizeaz prin ntocmirea declaraiei de independen, al crei scop este verificarea incompatibilitilor personale ale auditorilor att fa de conducerea, personalul i activitile auditate. Dac n timpul misiunii de audit intern apare o incompatibilitate real sau presupus, auditorii sunt obligai s-l informeze de urgen pe eful structurii de audit intern. 2. Colectarea i prelucrarea informaiilor n aceast faz auditorii poart discuii cu managementul entitii pentru a li se prezenta cadrul general de funcionare a entitii cnd se vor solicita principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, regulamente interne, etc. Acestia se deplaseaz la fiecare compartiment implicat n misiunea de audit, unde se desfoar activitile cuprinse n plan i se familiarizeaz cu activitatea ce va fi evaluat. Colectarea i prelucrarea informaiilor presupune urmtoarele:

identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea auditat i desfoar activitatea;analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii auditate;analiza entitii i a activitilor sale;analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit intern ;

identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare a punctelor slabe i a celor tari;

identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele anterioare, care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;

identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i aprecierea validitii i credibilitii acestor informaii. 3. Identificarea i analiza riscurilor Evaluarea riscurilor aferente activitilor unei entiti reprezint o preocupare att a auditorilor ct i a controlului intern. Abordarea riscurilor trebuie s aib n vedere faptul c acestea comporttrei componente:

riscul inerent care este riscul ca o eroare material s se produc;

riscul de control care este riscul ca sistemul de control intern al entitii s nu mpiedice sau s nu corecteze respectivele erori;

riscul de nedetectare care este riscul ce poate aprea chiar dac auditorii interni au monitorizat riscurile existente (detectate).

Procesul de evaluare a riscurilor trebuie s descopere riscurile msurabile i riscurile nemsurabile iar din total s le selecionaze pe cele controlabile. Auditorii evalueaz i monitorizeaz riscurile semnificative privind entitatea auditat prin compararea propriei liste de riscuri cu riscurile controlului intern; faptul c nu analizeaz toate riscurile nu nseamn c accept slbiciunile minore.

Prin stabilirea activitilor de control se urmrete ca riscurile ridicate s devin medii sau sczute, pn la o eventual dispariie ulterioar.

Prezentm n continuare cteva din liniile de stabilire a criteriilor de ierarhizare a riscurilor:

1) constatrile anterioare ale auditului sunt un indicator al disciplinei de control intern;

2)sensibilitatea reprezint evaluarea riscurilor inerente asociate entitilor/structurilor auditate;

3) mediul de control reprezint politicile colective, regulile obinuite, msurile de protecie fizic a patrimoniului i personalul folosit n acest scop;

4) relaii bune, atmosfer destins cu managementul executiv reflect ncrederea conductorilor auditului n managementul direct responsabil de unitatea auditat i implicarea managementului n controlul intern;

5) schimbri ale oamenilor sau sistemelor;

6) complexitatea reprezint potenialul pentru a comite erori sau inadecvri care ar putea trece neobservate din cauza complexitii mediului.

Normele generale de audit intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune o serie de etape si anume:

a) Fiecare activitate ce urmeaz a fi analizat se detaliaz n operaii succesive, prin descrierea procesului, de la iniierea i pn la realizarea lui. Ulterior pentru fiecare operaie trebuie identificate controalele interne specifice i riscurilor aferente. Ca document n aceast faz se ntocmeteLista centralizatoare a obiectelor auditabile care cuprinde totalitatea operaiilor succesive pentru realizarea activitii.

b) Identificarea riscurilor inerente asociate operaiilor prin determinarea impactului financiar al acestora. Aceast operaiune se concretizeaz n analiza operaiilor cuprinse n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile n scopul determinrii controalelor interne aferente activitilor i funcionalitii acestora.Exist mai multe posibiliti i anume:- operaii la care nu se identific nici un risc (i nici controla einterne);- operaii la care se identific mai multe riscuri (i mai multe controale);- operaiicare pe lng riscurile identificate pe operaii mai pot genera n comun i alte riscuri.

Aceast etap a procesului de audit se finalizeaz prin ntocmirea documentului Identificarea riscurilor pentru elaborarea cruia auditorii pot utiliza Chestionarul de control intern. c) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor i a nivelurilor de apreciere a acesora se realizeaz innd cont de procedurile de audit unde se recomand utilizarea criteriilor privind aprecierea controlului intern. Etapa se concretizeaz n elaborarea documentului Lista criteriilor de analiz a riscurilor. d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectueaz prin aplicarea la fiecare criteriu de analiz a riscurilor a nivelului de apreciere i a ponderii nivelului de apreciere, concretizat n documentul intitulat Stabilirea nivelului riscurilor.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizeaz prim nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i nsumarea acestora pe baza formulei de calcul urmtoare: P1 = Pi * Ni

n acest faz se elaboreaz documentul Determinarea punctajului total. f) Clasarea operaiilor pe baza analizei riscurilor se efectueaz avnd n vedre punctajele totale obinute anterior, stabilite n ordinea impactului produs asupra activitii i departajate pe o scar cu trei niveluri: mici, medii i mari.

g) Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilorse realizeaz pe baza documentaiei efectuate n etapele anterioare i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe, document care prezint rezultatul evalurii fiecrei operaii analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit i elaborarea Programului de audit. h) Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor de audit selectate i este semnat de eful structurii de audit intern. Fiind adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii n cadrul edinei de deschidere a misiunii de audit. 4. Elaborarea programului de audit intern Programul de audit intern este documentul lucru al auditorilor i cuprinde aciunile concrete de efectuat pe fiecare obiect auditabil din tematica detaliat, cu scopul de a se atinge obiectivele auditului. Programul de audit are un dublu rol:

l asigur pe eful structurii de audit intern c au fost luate n consideraie toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;

garanteaz repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor de ctre supervizor.Pe baza Pogramului de audit se elaboreaz Programul interveniei la faa locului care are scopul de a prezenta detaliat lucrrile pe care echipa i propune s le efectueze i cuprinde: obiectivele, tipul testrii, locul testrii, durata testrii, auditorii implicai. 5. edina de deschidereedina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la entitatea auditat, avand ca scop principal ntlnirea cu reprezentanii entitii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind misiunea de audit i aducerea la cunotin a programului de intervenie la faa locului.

Documentul ce se ntocmete pe parcursul desfurrii sedintei este Minuta edinei de deshidere. 2.2 Intervenia la faa locului

Aceast etap const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea activitii si cuprinde urmtoarele proceduri:

1. Colectarea informaiilor;

2.Constatarea i raportarea iregularitilor;

3. Revizuirea documentelor de lucru;

4. edina de nchidere. 1. Colectarea informaiilorIntervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora, care reprezint procedura de colectare a dovezilor. Scopul acestei proceduri l constituie efectuarea testrilor stabilite prin Programul interveniei la faa locului i obinerea de probe de audit adecvate, suficiente i relevante pentru formularea constatrilor, concluziilor i recomandrilor.

La realizarea procedurii de colectare a informaiilor particip at auditorii ct i supervizorul, fiecare avnd atribuii spaciale, astfel:a)Auditorii:- efectueaz testrile i procedurile prevzute prin program;- apreciaz dovezile obinute din punctul de vedere al adecvrii, suficienei i relevanei;

- colecteaz documentele;

- numeroteaz documentele;

- pregtesc i finalizeaz fiele de identificare i analiz a problemei - FIAP;

- tansmit FIAP - urile spre avizare supervizorului;

- ndosariaz documentele.

b)Supervizorul: - analizeaz i supervizeaz testele;- revede i supervizeaz FIAP urile.Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorul n faza de intervenie la faa locului, va apela la

tehnici i instrumente specifice de audit intern: 1.Verificarea - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne.Tehnici: comparaia; recalcularea; confirmarea; punerea de acord; garantarea; urmrirea.

2. Observarea fizic reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o opinie proprie asupra situaiei evaluate.

3.Inter viul se realizeaz de ctre auditori prin intervievarea persoanelor implicate n activitile auditate sau interesate de acestea.

4.Analiz a const n descompunerea unei activiti n elamente componente, care pot fi izolate,identificate, cuantiifcate i msurate distinct.

5. Chestionarele de luare la cunotin, de control intern i listele de verificare sunt instrumente care cuprind ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. 6. Pista de audit reprezint tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite stabilirea fluxurilor de informaii, atribuiilor i responsabilitilor, stabilete documentele justificative i reconstituie operaiunile de la suma total pn la detalii individuale, i invers.

7.For mu lar ele se utilizeaz pentru prezentarea fundamental a constatrilor de audit i sunt de dou feluri:

- Fiele de identificare i analiz a problemei care se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate

constatat. n cadrul acestui document sunt prezentate cteva elemente eseniale i anume:problema,

constatarea, cauza, consecina i recomandarea precum i soluia propus de auditori pentru

remedierea activitii la care au fost constatate deficiene. - Fiele de constatare i raportare a iregularitilor au un caracter spacial ele fiind ntocmite atunci cnd sunt constatate abateri grave de la regulile procedurale i metodologice, respective de la regulile i legislaia aplicabil entitii auditatecare ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. 2. Constatarea i raportarea iregularitilor

n situaia n care auditorii interni au descoperit iregulariti, acetia trebuie s:- raporteze cel trziu a doua zi efului structurii de audit intern iregularitile constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitii auditate care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice;- supervizorul l informeaz pe conductorul entitii auditate n termen de trei zile cu privire la constatarea iregularitilor; managerul are obligaia de a iniia procedura de constituire a unei comisii de control format din specialiti pe domeniul ce urmeaz a fi cercetat. 3. Revizuirea documentelor de lucru

a) Constituirea dosarelor de audit intern: I. Dosarul permanent:

-Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia:

Ordinul de serviciu;

Declaraia de independen;

Rapoartele (intermediar i final);

Testele;

Fiele de identificare i analiz a problemei;

Fiele de constatare i raportare a iregularitilor;

Programul interveniei la faa locului;

Programul de audit intern.

-Seciunea B Administrativ:

Notificarea privind declanarea interveniei la faa locului;

Minuta edinei de deschidere;

Minuta edinei de nchidere;

Minuta edinei de conciliere;

Corespondena cu structura auditat.

-Seciunea C Documentaia misiunii de audit intern:

Strategii interne;

Reguli, regulamente i legi aplicabile;

Proceduri de lucru;

Materiale despre entitatea auditat;

Informaii financiare;

Rapoarte de audit anterioare;

Informaii despre posturile cheie;

Documentaia analizei riscurilor;

Documentaia privind sistemul de control intern.

-Seciunea D Supervizarea misiunii de audit intern

Lista de supervizare a documentelor. II. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit.

b) Revizuirea documentelor de lucru

Aceasta se efectueaz de ctre auditorii interni nainte de ntocmirea Proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile/probele adunate n timpul misiunii de audit intern. n cadrul acestei etape, auditorii apreciaz dac FIAP- urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiune, efetueaz modificrile necesare la documente si ntocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru.

c) Pstrarea i arhivarea documentelor i a dosarelor de auditDosarele de audit sunt proprietatea entitii i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. 4. edina de nchidere edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor, a constatrilor i a recomandrilor preliminare, precum i discutarea unui plan de aciune i a unui calendar de implementare a recomandrilor, ocazie cu care se ntocmete minuta edinei de nchidere. 2.3 Raportul de audit intern

Aceast etap const n elaborarea, transmiterea i difuazrea raportului de audit intern prin parcurgerea urmtoarelorproceduri:

1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern;

2. Transmiterea proiectului de audit intern;

3. Reuniunea de conciliere;

4. ntocmirea raportului de audit intern final;

5.Difuzarea raportului de audit intern. 1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poart numele de raport intermediar,

presupune respectarea urmtoarelor cerine:

a) constatrile trebuie s aparin domeniului auditat;

b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i trebuie s duc la reducerea

riscurilor poteniale;

c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului;

d) raportul se ntocmete pe baza Fielor de identificare i analiz a problemei;

n cadrul acestei proceduri fiecare dintre membrii structurii de audit au anumite responsabiliti:

auditorii redacteaz proiectul raportului de audit intern, indic pentru fiecare constatare cauza care a provocat-o, transmite efului structurii de audit proiectul raportului spre avizare;

supervizorul analizeaz proiectul raportului de audit intern i formuleaz propuneri de modificare,stabilind dac este cazul s consulte compartimentul juridic;

auditorii efectueaz schimbrile propuse de ctre supervizor i ndosariaz proiectul raportului de audit intern. 2. Transmiterea proiectului raportului de audit intern

Proiectul raportului de audit se transmite la structura auditat, iar aceasta poate trimite, punctele de vedere; acestea sunt analizate de auditori. Netransmiterea punctelor de vedere n termen presupune acordul tacit al structurii auditate n legtur cu proiectul raportului de audit intern.

Procedura de transmitere a proiectului de raport de audit parcurge urmtorii pai:

eful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea auditat;

reprezentanii entitii auditate analizeaz proiectul raportului de audit intern, solicit dac este cazul reuniunea de conciliere si transmit punctele lor de vedere cu privire la coninutul proiectulu n maximum 15 zile de la primire;

auditoriii supervizorul revd rspunsurile de la entitatea auditat i pregtesc reuniunea de conciliere;

auditorii precizeaz n proiectul raportului de audit intern aspectele reinute din punctul de vedere al entitii auditate, dac se impune i ndosariaz punctul de vedere al entitii auditate.3. Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia reanalizeaz constatrile i recomandrile formulate cu scopul de a vedea dac acestea pot s fie modificate conform sugestiilir entitii auditate. Discuiile ce se poart n cadrul acestei edine sunt consemnate n documentul numit Minuta edinei de conciliere. 4. Elaborarea raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite pe parcursul edinei de conciliere.

Procedura de ntocmire a raportului de audit intern urmeaz urmtoriipai:

auditorii introduc n raportul final toate modificrile convenite;se finalizeaz raportul de audit intern;se ntocmete lista complet privind difuzarea raportului de audit;se semneaz raportul de auditori pe fiecare pagin.

Procedura difuzrii raportului de audit intern se deruleaz astfel:

auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate, efului structurii de audit intern;

eful structurii de audit semneaz raportul i l transmite managerului care a aprobat efectuarea misiunii de audit intern;managerul analizeaz i avizeaz raportul de audit intern;auditorii transmit o copie a raportului avizat, entitii auditate.n situaia n care managerul nu a avizat unele recomandri, este responsabilitatea efului structurii de audit s transmit organului ierarhic superior o informare cu detaliarea recomandrilor formulate de auditori i neavizate de manager, nsoit de documente care s justifice urmrile neimplementrii respectivelor recomandri.

n cazul n care nu exist puncte de vedere divergente ntre auditori i entitatea auditat, menionm c proiectul raportului de audit intern devine raportul final de audit intern. 2.4 Urmarirea recomandarilor

Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii auditate pe baza recomandrilor din raportul de audit intern.

Procedura se desfoar astfel: auditorii ntocmesc fia de urmrire a recomandrilor i verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite;

entitatea auditat transmite auditorilor o not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din raportul de audit intern;

eful structurii de audit intern transmite organului ierarhic superior stadiul progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. Dac termenele de implementare a recomandrilor nu au fost respectate este informat conducerea entitii care a aprobat desfurarea auditului.

auditorii ndosariaz nota de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor n dosarul permanent. CAPITOLUL III Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema De a da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare Activitatea de salarizare reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc.

Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern din societate. Misiunile de audit se realizeaz printr-o metodologie proprie i presupune parcurgerea urmtoarele etape: pregtirea misiunii de audit intern intervenia la faa locului raportul de audit intern

urmarirea recomandrilor.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra respectarii procedurilor de calcul al salariilor, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu dispozitiile interne si cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:

Existena procedurilor interne privind calculul salariilor;

Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n contabilitate;

Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu personalul; Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor; Eficiena controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

Arhivarea documentelor.

Misiunea de audit intern s-a desfasurat dupa cum urmeaza:

In etapa de pregtire a misiunii de audit intern, au fost desfasurate urmatoarele activitati:

- pe baza planului anual de audit intern si a Notificarii privind declansarea activitatii de audit intern a fost intocmit Ordinul de serviciu anexa nr.1 (pag.41);

- a fost asigurata independena auditorilor fa de structurile prin ntocmirea Declaraiei de independen- anexa nr.2 (pag.42);

- au fost purtate discuii cu managementul entitii pentru a li se prezenta cadrul general de funcionare a entitii si au fost solicitate principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, regulamente interne, etc;- identificarea si analiza riscurilor anexa nr.3 (pag.44);- elaborarea Programului de audit intern anexa nr.4 (pag.60);- elaborarea Programului interventiei la fata locului anexa nr.5 (pag.65);

-elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile anexa nr.6 (pag.69)

- intocmirea Minutei sedintei de deschidere la fiecare sucursala auditata anexa nr.7(pag.73).

In etapa de interventie la fata locului au fost efectuate testrile i procedurile prevzute prin

programul de audit, s-au elaborat Fisele de identificare si analiza a problemelor FIAP anexa nr.8 si in urma discutiilor purtate cu conducerea sucursalei a fost intocmita Minuta sedintei de

inchidere anexa nr.9 (pag.80).

Pe baza Fielor de identificare i analiz a problemei a fost intocmit Proiectul raportului de audit intern. Intrucat nu au existat puncte de vedere divergente ntre auditori i entitatea auditat, proiectul raportului de audit intern a devenit Raportul final de audit intern si a fost intocmita si transmisa Fia de urmrire a recomandrilor. Raportul de audit intren si Fisa de urmarire a recomandarilor sunt prezentate in cele ce urmeaza.

RAPORT DE AUDIT INTERN

Tema:De a da asigurri privind respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform

dispoziiilor interne i a legislaiei n vigoare. Obiectivele principale ale misiunii de audit sunt:1. Existena procedurilor interne privind calculul salariilor;2. Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n contabilitate;3. Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu personalul;4. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile;5. Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor;6. Eficiena controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

7. Arhivarea documentelor. I. Scopurile i obiectivele misiunii de audit public intern : Scopul misiunii de audit este de a da asigurri ca procedura de organizare a activitii de calculul al salariilor, organizarea i realizarea acesteia la nivel central i sucursale se desfoar conform reglementarilor in vigoare si a Regulamentului de Organizare si Funcionare aprobat de Directorul General, precum si identificarea eventualelor disfuncionaliti.

Menionm c auditul efectuat este un audit de regularitate.Problemele supuse auditrii pentru fiecare obiectiv n parte au fost stabilite prin chestionare list de verificare n cadrul etapei de pregtire a misiunii de audit, acestea fiind incluse n dosar la ,,Seciunea C. II. Date de identificare a misiunii de audit intern 2.1 Baza legalMisiunea de audit intern s-a efectuat n conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Ordinului nr. 38 din 15 ianuarie 2003 privind exercitarea activitii de audit public intern i cu respectarea normelor proprii privind activitatea de audit intern.Misiunea de audit cu tema menionat mai sus s-a efectuat avnd n vedere urmtoarele acte normative: Contractul Colectiv de Munca valabil in anul 2007; Ordinul nr.1850/14.12.2004 privind registrele i formularele financiar-contabile; Legea 19/17.03.2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale; OUG nr.158/17.11.2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate; OMFP nr.1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr.200/22.05.2006 privind constituirea si utilizarea Fondului de garantare pentru plata creantelor salariale; Legea nr.346/05.06.2002 privind asigurarea pentru accidente de munca si boli profesionale; Legea nr.76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca; Legea nr.95/14.04.2006 privind reforma in domeniul sanatatii; Legea nr. 487 din 27.12.2006 bugetului

asigurarilor sociale de stat pe anul 2007; Legea nr.571/2003 (Codul Fiscal); Ordin nr.1016/18.07.2005 privind aprobarea deducerilor personale lunare pentru contribuabilii care realizeaza venituri din salarii la functia de baza - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea arhivelor nationale nr.16/02.04.1996, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii.

2.2.Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu a fost ntocmit de ef Serviciu Audit Intern, pe baza programului anual aprobat de Directorul General al societatii. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie pentru desfurarea misiunii de audit intern.

2.3 Echipa de auditare:

Ilie Ioana ef misiune

Ctlin Nicoleta auditor intern

2.4 Durata misiunii de auditare:

05.05. 2008 - 04.07.2008

2.5 Perioada auditat:

01.01.2007 31.12.2007

III. Modul de desfurare a aciunii de audit public intern

Misiunea de audit intern s-a desfurat avnd la baz, ca tehnic de audit, verificarea.

n aplicarea acestei tehnici s-a urmrit modul de organizare a activitii de calculul a salariilor i a

conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil la societate.

Au fost utilizate urmtoarele tehnici de verificare:

Comparaia: s-a confirmat identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe

surse diferite;

Examinarea: s-a avut n vedere detectarea iregularitilor n aplicarea legislaiei i a procedurilor

interne privind prevenirea i tratarea neregulilor legate de activitatea de calcul al salariilor.

Interviul: pentru lmurirea aspectelor legate de organizarea i desfurarea activitii auditate;

Observarea : n urma creia auditorii interni i-au format opinia proprie asupra modului de prevenire

i tratare a neregulilor n activitatea auditat.

3.2. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfurrii

misiunii de audit au fost :

Chestionarele - Tipul de chestionar ntocmit este chestionarul-list de verificare (C.L.V.) - pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil;

S-au ntocmit un numr de 7 (sapte) chestionare-list de verificare, care cuprind aspectele

stabilite a se verifica n cadrul misiunii.

Fiele de identificare i analiza problemelor (F.I.A.P.)

Pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului intern s-au utilizat Fiele de identificare i analiza a problemelor (F.I.A.P.). S-au ntocmit un numr de 4 (patru) astfel de documente, pentru disfuncionalitile constatate, n care s-au prezentat rezumatul problemei, constatrile, cauzele, consecinele i recomandrile formulate de ctre auditorii interni.

3.3.Materialele ntocmite n cursul misiunii de audit public intern:

- ordinul de serviciu;- declaraia de independen;- notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern;- identificarea i analiza riscurilor;- lista obiectelor auditabile;- programul de audit;- programul interveniei la faa locului;- minuta edinei de deschidere;- chestionare list de verificare pentru fiecare obiectiv auditabil;- teste de verificare;- fiele de identificare i analiza problemelor;- minuta edinei de nchidere;- proiectul raportului de audit intern.

IV. Constatri , cauze , consecine , recomandri:

Obiectivul nr.1 :

Existena procedurilor interne privind calculul salariilor.

CONSTATRI:

Salariatii Serviciului Resurse Umane nu au prevazuta in fisele posturilor atributia de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia desi, conform ROF, aceasta atributie este specifica lor.

In vederea identificarii personalului desemnat cu atributii de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia, au fost analizate si fisele posturilor din cadrul serviciilor auditate. S-a constat ca tinerea evidentei efectuarii concediului de odihna si

urmarirea modului de realizare a acestuia, nu face obiectul niciuneia dintre atribuiile de serviciu

prevazute in fisele posturilor respective .

CAUZE:

Intocmirea fiselor de post pentru salariatii din cadrul Serviciului Resurse Umane fara luarea in

considerare a tuturor atributiilor specifice acestui serviciu, prevazute in ROF.

CONSECINE:

Posibilitatea neacordarii unor drepturi salariale cuvenite sau a efectuarii unor plati salariale

nejustificate, in unele cazuri.

RECOMANDARI:

Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu.

Obiectivul nr. 2:

,, Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n

contabilitate .

CONSTATRI:

Urmare auditarii modului de evidentiere in foile colective de prezenta a orelor prestate de

unii salariati si a modului de plata a acestora, au fost constatate neconcordante intre:

- orele prestate in timpul noptii in lunile octombrie si noiembrie 2007 (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica ore de noapte, inscrise in foile colective de prezenta, total ce a fost preluat in lista de plata ;

- orele periculoase si suplimentare efectuate in luna martie 2007, conform foii colective de

prezenta si cele preluate in lista de plata ;

- orele festive efectuate in lunile aprilie si octombrie 2007, conform foilor colective de prezenta

si cele platite ;

- orele efectiv lucrate in luna decembrie 2007, conform foii colective de prezenta si cele platite.

In anul 2007 au fost acordate unor salariati zile de concediu de odihna care nu corespund numarului de zile la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007 anexa nr.10. Exemple:

indemnizaia de concediu de odihn a fost calculata i pltita pentru un numar mai mare de zile de

concediu de odihna decat cel la care salariatii aveau dreptul.

nu a fost calculata i pltita indemnizaia de concediu de odihn pentru toate zilele n care salariatii se

aflau efectiv n concediu de odihna .

pentru unii inspectori de specialitate II din cadrul Serviciului Resurse Umane nu a fost calculata i pltita indemnizaia de concediu de odihn pentru toate zilele n care acetia se aflau efectiv n CO, drepturile salariale fiind calculate i pltite ca i zile lucrtoare prestate.

In cursul anului 2007 au fost acordate unor salariati indemnizatii pentru incapacitate

temporara de munca ce nu au fost calculate conform prevederilor legale in vigoare. Exemple:

a) n situaia n care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru aceeai afeciune,

fr ntrerupere ntre ele, la calculul indemnizaiilor pentru certificatele de concediu medical n continuare nu s-a meninut baza de calcul determinat pentru concediul medical iniial, conform prevederilor Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare.

b) in situaia n care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru afeciuni diferite,

fr ntrerupere ntre ele, indemnizaia pentru incapacitate temporar de munca nu s-a calculat i pltit separat, conform Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare, meninndu-se baza de calcul determinat pentru concediul medical iniial.

c) indemnizaiile pentru incapacitate temporar de munc ce au fost acordate unor salariai nu au fost

suportate de ctre angajator din prima zi pana n a 5-a zi (calendaristic) de concediu medical i din bugetul Fondului naional unic de asigurri sociale de sntate, ncepnd cu ziua urmtoare celor suportate de angajator, conform prevederilor Ordonanei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare.

e) cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca acordata unui salariat

din cadrul punctului de lucru Constanta pentru perioada 24.09-30.09.2007, pe baza certificatului de concediu medical nr.450534, nu a fost determinat prin aplicarea procentului de 100% asupra bazei de calcul, conform articolului 17.2 din Ordonana de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare, desi codul indemnizatiei trecut pe certificatul de concediu medical este 06 urgenta medico-chirurgicala -

f) in cazul in care prima zi de incapacitate temporara de munca coincide cu o zi in care salariatul ar

trebui sa fie liber, conform graficului de lucru din luna respectiva, aceasta zi de concediu medical nu este trecuta in foaia colectiva de prezenta si nu este luata in calcul la stabilirea indemnizaiei de incapacitate temporara de munca, precum si a drepturilor salariale din luna respectiva, pentru a nu se depi norma de lucru lunara. Situaia prezentata anterior se regsete doar in cazul personalului turant.

In legislaia in vigoare se menioneaz:

1. Ordonana de Urgenta nr.158/17.11.2005 privind indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile si completrile ulterioare - articolul 10.5 prevede ca: din duratele de acordare a concediilor medicale, exprimate in zile calendaristice, se pltesc zilele lucrtoare;

2. Norma de aplicare a Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurri sociale, din data de 04.05.2001, cu modificrile si completrile ulterioare D Alte drepturi de asigurri sociale -pct. I art.12 prevede, de asemenea, ca: indemnizaiile de asigurri sociale, cu excepia celor acordate pentru creterea copilului, se calculeaz i se pltesc n baza certificatelor de concediu medical, care constituie ordin de plat i care se elibereaz pe durate exprimate n zile calendaristice

Nu au fost aplicate prevederile Deciziilor de sanctionare emise de conducerea societatii in anul 2007, respectiv diminuarea salariului personalului vinovat cu procentele si in perioadele prevazute de acestea .

CAUZE:

Verificarea insuficienta, in unele cazuri, a concordantei dintre:

-orele prestate in timpul noptii de unii salariati (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute

in rubrica ore de noapte, evidentiate in foaia colectiva de prezenta;

-datele trecute in foile colective de prezenta si cele preluate in listele de plata;

-zilele de concediu de odihna uzate de salariati si zilele la care acestia aveau dreptul conform

prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007.

Inexistenta procedurilor interne cu privire la aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare sau aplicarea necorespunzatoare a acestor prevederi;

Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen sau intocmirea

eronata a acestora ;

Exercitarea necorespunzatoare a controlului ierarhic cu privire la activitatea de calcul al

drepturilor salariale, de catre:-sef Birou Salarizare, asupra salariatilor din subordine;-sefii unitatilor exterioare, asupra salariatilor care intocmesc foile colective de prezenta;

Inexistenta instruciunilor interne referitoare la remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz ;

Lipsa instructiunilor scrise privind modul de constituire a drepturilor salariale.

CONSECINE:

- Neacordarea sau crearea posibilitatii neacordarii unor drepturi salariale cuvenite;

- Efectuarea unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri;

- Constituirea eronat a contribuiilor aferente salariilor datorate de unitate.

RECOMANDARI:

Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate.

Verificarea modului de calcul, acordare i suportare a indemnizaiilor pentru incapacitate

temporar de munc, pentru anul 2007, inndu-se cont de constatrile prezentate;

Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si

aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii ;

Asigurarea, in cadrul programului informatic, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de calcul determinata pentru concediul medical initial;

Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la :

- aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si

indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ;

- controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile

cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ;

- modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care

stau la baza procedurii de calcul al salariilor;

- intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor

mentionate in acestea ;- remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, inconcordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz.

In urma stabilirii instructiunilor cu privire la remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz, se vor analiza aspectele constatate de echipa de auditori, prezentate in FIAP si se vor lua masurile corespunzatoare

Obiectivul nr. 3 :

,, Modul de calcul i contabilizare a elementelor reinute din salarii i a cheltuielilor cu

personalul .

CONSTATRI:

In luna noiembrie 2007 au fost retinute unor salariati sume reprezentand imprumuturi si

cotizatii la Casa de Ajutor Reciproc fara a se avea la baza documente justificative.

CAUZE:

- Inexistenta instructiunilor scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si

cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.

CONSECINE:

- Posibilitatea retinerii din salarii a unor sume ce nu coincid cu cele datorate de personal in

baza imprumuturilor CAR contractate.

RECOMANDRI:

Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si

cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.

Retinerea cotizatiilor si imprumuturilor CAR contractate de salariati doar pe baza

documentelor justificative.

Obiectivul nr. 7 :

Arhivarea documentelor.

CONSTATRI:

Pentru evidenta tuturor intrrilor si ieirilor din arhiva a documentelor create nu este nfiinat un registru, iar acestea nu se depun la depozitul arhivei pe baza de proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor articolului 9 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile si completrile ulterioare.

La data auditrii nu sunt repartizate atribuii de arhivare a documentelor, conform prevederilor

articolului 23 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile si completrile ulterioare.

CAUZE:

Lipsa unor instruciuni proprii privind arhivarea documentelor sucursalei.

CONSECINE:

Posibilitatea pierderii sau distrugerii unor documente.

RECOMANDRI:

ntocmirea unor instruciuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, modificat i completat de Legea nr. 358/2002.

Luarea masurilor pentru repartizarea atribuiilor de arhivare a documentelor si includerea

acestora in fisa de post a persoanei desemnate.

Concluziile raportului de audit

In urma desfasurarii misiunii de audit, echipa de auditori interni a ca nu exista instructiuni de

lucru scrise pentru toate activitile de salarizare.

Prin elaborarea acestor instructiuni de lucru i implementarea recomandrilor menionate, considerm c se vor putea elimina in buna masura deficientele constatate, in vederea imbunatatirii activitatii de calcul al salariilor.Fia de urmrire a recomandrilor

Misiunea de audit: De a da asigurri privind respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform dispoziiilor interne i a legislaiei n vigoare.

Nr.RecomandareImplimentat Implimentat parialNeimplimentat Data implimentrii

1.Stabilirea persoanelor responsabile cu evidenierea i urmrirea modului de efectuare a concediilor de odihn. Corelarea atribuiilor cuprinse n ROF pentru Serviciul resurse umane cu fiele de post ale persoanelor din cadrul acestor servicii

2.Recalcularea drepturilor salariale, avndu-se n vedere constatrile prezentate

3.Verificarea modului de calcul, acordare i suportare a indemnizaiilorpentru incapacitatea temporar de munc, pentru anul 2007, inndu-se cont de deficienele constatate n cadrul misiunii de audit intern

4.

5.

6.

7.

8.