Misiunea de API - Resurse umane

CUPRINS

CAP.I – Noţiuni teoretice referitoare la auditul resurselor umaneI.1 – Noţiuni introductiveI.2 – Cadrul conceptual al auditului resurselor umane

CAP.II – Sistemul metodologico-procedural privind auditul resurselor umaneII.1 – Instrumentul şi procedura de auditII.2 – Etapele realizării unui audit de resurse umane

II.2.1 – Declanşarea auditului – raportul de preauditII.2.2 – Pregătirea auditului II.2.3 – Efectuarea auditului

II.2.3.1 – Documentarea şi intervievareaII.2.3.2 – Analiză şi interpretareII.2.3.3 – Raportare şi feed-back

CAP.III – Realizatorii şi dimensiunile auditului public internIII.1 – Personajele auditului de resurse umaneIII.2 – Dimensiunile auditului de resurse umane

CAP.IV – Studiu de caz: Proiectul planului de audit pentru Primăria Miroslava Iaşi

Misiunea: resurse umaneObiective: recrutarea şi instruirea personalului

IV.1 – Procedura de iniţiere a auditului public intern Ordin de serviciu Declaraţia de independenţă Notificare privind declanşarea misiunii de audit

IV.2 – Procedura de colectare şi prelucrare a informaţiilor Identificarea obiectelor auditabile

IV.3 – Procedura de analiză a riscurilor Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora şi aprecierea nivelurilor

riscurilor Stabilirea punctajului total al riscurilor – clasarea acestora Tabelul puncte tari şi puncte slabe

IV.4 – Procedura de elaborare a programului de audit public intern IV.5 – Procedura şedintei de deschidere IV.6 – Procedura de colectare a dovezilor IV.7 – Procedura şedinţei de închidere IV.8 – Procedura de eleborare a proiectului raportului de audit public intern IV.9 – Procedura de finalizare a misiunii de audit public intern

Minuta şedinţei de conciliere IV.10 – Procedura de urmărire a recomandărilor

Fişa de urmărire a recomandărilorBIBLIOGRAFIEANEXE – Liste de verificări

CAP.I – NOŢIUNI TEORETICE REFERITOARE LA AUDITUL

RESURSELOR UMANE

I.1 – Noţiuni introductive

Iniţial, auditul a constituit o practică de verificare a onestităţii persoanelor

responsabile cu gestionarea averii altora.

Pe măsură ce afacerile s-au dezvoltat, obiectivul auditului şi-a mutat centrul de

greutate de la detectarea fraudelor către certificarea situaţiilor, pentru ca în prezent să pună

accent pe verificarea conformităţii acestor situaţii cu anumite criterii prestabilite.

Schimbările economice continue, investiţiile de capital reduse şi creşterile

nesemnificative de productivitate, atât în sectorul public, cât şi în cel privat, au mărit

presiunea asupra utilizării resurselor umane. În acest sens, funcţia resurse umane a evoluat la

un complex de activităţi cu o putere şi influenţă considerabilă, având un impact direct asupra

strategiilor organizaţiilor.

Auditul resurselor umane trebuie considerat un instrument de diagnostic pentru

identificarea punctelor forte şi a punctelor slabe ale unei organizaţii. Un audit eficient poate fi

folositor prin stimularea gândirii constructive, identificarea aspectelor pozitive si a

deficienţelor organizaţionale, precum şi prin furnizarea de recomandări pentru ameliorare.

Concepţia modernă de audit provine de la anglo-saxoni şi datează de la începutul

secolului al XX-le, este privită ca fiind opinia emisă de o persoană independentă, competentă,

cu privire la validitatea situaţiilor financiare în special.

Una dintre definiţiile atribuite auditul a fost formulată de Collins şi Valin care

apreciau auditul ca reprezentând examinarea profesională a unei informaţii, în vederea

exprimării unei opinii responsabile şi independente cu privire la veridicitatea informaţiei,

având în vedere referinţa la un criteriu de calitate, scopul fiind creşterea utilitaţii informaţiei

prin perfecţionare.

O alta definitie a auditului a fost formulata de O’Reilly in Declaratia “A statement

of Basic Auditing Concepts” : ”Auditul este un proces sistematic de obţinere şi evaluare

obiectivă a unor afirmaţii privind acţiunile şi evenimentele cu caracter economic, şi nu

numai, în vederea aprecierii gradului de conformitate a acestor afirmaţii cu criteriile

prestabilite, precum şi de comunicare a rezultatelor către utilizatorii interesaţi”.

După unii specialişti, auditul de resurse umane este o formă de aplicare a auditului

de management, pentru rezolvarea problemelor din sfera resurselor umane. Auditul

managementului constă în “efectuarea de verificări, inspecţii şi analize ale sistemului propriu

de control intern, în scopul evaluării obiective a măsurii în care acesta asigură îndeplinirea

obiectivelor instituţiei şi utilizarea resurselor în mod economic, eficace şi eficient, pentru a

raporta conducerii constatările făcute, slăbiciunile identificate şi măsurile propuse de

corectare a deficienţelor şi de ameliorare a performanţelor sistemului de control intern”

(Ordonanţa Guvernului nr.119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv, cu

modificările şi completările ulterioare).

Relaţia dintre auditul de management şi auditul resurselor umane poate fi o relaţie de

la general la particular, în sensul că auditul resurselor umane este o unealtă folosită de auditul

managementului pentru colectarea şi evaluarea informaţiilor despre starea practicilor şi

politicilor aplicabile la nivelul departamentului de resurse umane, pentru a determina

eficacitatea generală a managementului de resurse umane în cadrul organizaţiei.

I.2 - Cadrul conceptual al auditului resurselor umane

Derivat din monitorizarea rezultatelor activitaţii resurselor umane, auditul resurselor

umane a evoluat în timp şi a devenit o funcţie de bază a managementului resurselor umane.

Pe lânga faptul ca reuşeşte să releve adevăratele dimensiuni ale activităţii resurselor umane,

auditarea ajută managerul în toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din

informaţiile furnizate de audit fiind bine fundamentate.

Auditul resurselor umane are ca obiectiv verificarea respectării obligaţiilor de către

entitate, cât şi gradul de adecvare al dispoziţiilor pentru a asigura o formare continuă, eficace,

de îmbogăţire a cunoştinţelor pentru individ, fapt care generează profit.

În 1962, Torence propune definirea auditului în resurse umane ca fiind “analiza

practicilor şi politicilor de personal dintr-o întreprindere sau dintr-o organizaţie pentru a

determina eficacitatea şi fundamentarea”.

În concepţia autorilor ruşi Odegov şi Niconova, auditul resurselor umane este o

expertiză efectuată periodic a sistemului de gestiune a resurselor umane, care include

monitorizarea şi colectarea informaţiilor, analiza lor şi evaluarea pe această bază a eficienţei

cu care organizaţia utilizează resursele umane cu scopul de îmbunătaţire continuă a

performanţelor şi satisfacţiei în muncă a angajaţilor.

Scopul auditului este de a scoate în evidenţă punctele forte şi punctele slabe în

sistemul nonprofit al resurselor umane şi rezolvarea problemelor apărute, iar auditorul este

pionul cel mai important în efectuarea corectă şi licită a auditului.

Într-un audit de resurse umane, prin opinia sa neutră, auditorul devine un garant al

situaţiilor reale existente în cadrul unei entităţi,faţă de utilizatorii externi, iar raportul de audit

prezintă concluziile asupra gradului în care situaţiile la nivelul departamentului de resurse

umane sunt sau nu sunt conforme cu principiile general acceptate.

Un audit de resurse umane bine făcut poate ajuta organizaţia la:

Identificarea programelor resurselor umane care sunt cele mai importante în atingerea

obiectivelor organizaţiei;

A afla dacă şi cât de bine transmite aceste programe departamentul de resurse umane;

Compararea muncii resurselor umane din organizaţie cu alte organizaţii similare

pentru asigurarea îmbunătăţirii continue;

Promovarea schimbării şi creativităţii;

Concentrarea conducerii resurselor umane pe probleme importante;

Aducerea resurselor umane mai aproape de linia atribuţiilor de serviciu ale

organizaţiei;

Eliminarea multor greşeli simple pe care angajatorii şi în special cei noi le fac în mod

frecvent;

Educarea profesioniştilor în resurse umane în ceea ce priveşte ultimele curente şi cele

mai bune folosite de colegii lor;

Asigurarea persoanelor responsabile cu resursele umane că riscurile sunt minimizate

şi controlate, lasându-le libere astfel să se concentreze pe aspectele mai creative ale

slujbei lor, lucru ce poate adăuga valoare bilanţului angajatorului.

CAP. II - SISTEMUL METODOLOGICO-PROCEDURAL PRIVIND AUDITUL

RESURSELOR UMANE

II.1 – Instrumentul şi procedura de audit

Activităţile sistemului de resurse umane sunt evaluate prin investigaţii şi cercetări

deoarece posibilităţile auditului permit atât evaluarea funcţiunii de resurse umane, cât şi

managerii de personal, managerii de nivel mediu şi bineînţeles angajaţii.

Sistemul metodologico-procedural privind auditul resurselor umane cuprinde

ansamblul metodelor, tehnicilor şi procedurilor utilizate de auditorul resurselor umane în

cercetarea de audit, aplicate cu scopul eficientizării şi profesionalizării activităţii de

investigare a obiectului convenit a fi exprimat.

Sistemul metodologico-procedural de realizare a auditului cuprinde instrumentele

şi procedurile specifice de audit.

Instrumentul de audit reprezintă în fapt unitatea primară de acţiune folosită şi este

tehnica sau metoda utilizate de expert în demersurile sale pentru a putea formula o opinie

calificată privind obiectul investigaţiei – resursele umane.

Procedura de audit reprezintă o succesiune logică, unitară şi coerentă de

elemente metodologice prin intermediul căreia se asigură, în mod sistematic, atingerea

obiectivelor de audit, precum şi nivelul corespunzător de prudenţialitate în raporturile

auditorului cu ordonatorul şi domeniul auditat.

Clasificarea instrumentelor de auditare:

1. instrumente generale de cercetare: interviul, chestionarul, ancheta de opinie,

observarea, inspecţia, consultarea bazelor de date;

2. instrumente manageriale: diagnosticarea, metodele SWOT, ELECTRE, ABC

3. instrumente specializate în investigarea fenomenelor economice şi sociale: cercetarea

bilanţului contabil, verificarea procesului de elaborare şi fundamentare a bugetului,

determinarea coeficientului de corelaţie, determinarea coeficientului de regresie,

determinarea indicilor şi indicatorilor specifici (fluctuaţia forţei de muncă, mobilitatea

pe categorii socio-profesionale, angajarea şi demiterea, rotaţia posturilor, avansarea

etc.), inventarierea;

4. instrumente specifice de evaluare a potenţialelor:

-metode biografice: curriculum vitae, inventare biografice;

-metode calitative: evaluarea prin egalitate, întrevederea de orientare;

-metode cantitative (teste de aptitudini): teste de personalitate;

-metode sintetice: combinaţii între metodele calitative şi cele cantitative;

5. alte instrumente:

-sociograma;

-eşantionarea;

-extrapolarea;

-scenariile.

Clasificarea procedurilor de auditare:

Principalele proceduri utilizabile în cadrul auditului resurselor umane pot fi

clasificate în funcţie de:

1. specializările lor şi ansamblul de abordări utilizate:

analiza documentelor consacrate privind resursele umane;

analiza comparativă;

analiza sistemică;

analiza statistică;

analiza juridico-administrativă;

2. faza cercetarii:

proceduri folosite în cadrul procesului de documentare;

proceduri folosite în cadrul procesului de evaluare a informaţiilor;

3. amploarea domeniului cercetat:

proceduri sintetice sau de fond (focalizate pe obţinerea unei perspective de

ansamblu asupra entităţii date spre cercetare);

proceduri analitice (concentrarea pe analiza şi studierea detaliilor

referitoare la obiectul audiat).

II.2 - Etapele realizarii unui audit de resurse umane

II.2.1 Declansarea auditului - raportul de preaudit

Un raport de preaudit va fi formulat de către departamentul de resurse umane cu

privire la structura departamentului, funcţiile şi responsabilităţile membrilor, numărul de ani

de experienţă, educaţie, training etc. Acest raport este expediat conducătorului echipei de

audit, de obicei cu 2 săptămâni înainte de începerea efectivă a procesului de audit, astfel încât

să se poată identifica domeniile ce vor fi luate în considerare, să fie împărtăşite informaţiile

specialistului din echipa pe domeniul respectiv şi să se formuleze un plan corect de audit.

II.2.2 Pregătirea auditului

Organizaţiile realizează auditul resurselor umane denumind o echipa de experţi

cu experienţă şi cunoştinţe în unul sau mai multe dintre domeniile specifice.

Înca de la început, conducătorul echipei de audit se va întalni cu managerii din

organizaţie şi cu directorul executiv în scopul familiarizării cu starea, scopul şi aşteptările

organizaţiei şi a personalului acesteia. De asemenea, ea va studia şi rapoartele de audit

trecute. Pe baza informaţiilor astfel obtinute se vor identifica domeniile asupra cărora vor fi

focalizate acţiunile auditului, oferindu-i conducătorului echipei de audit o idee asupra naturii

şi adâncimii procesului de audit care va fi condus. Dupa care, auditorul se va întâlni cu

persoane-cheie din departamentul de resurse umane cu care va discuta despre necesitaţile şi

datele de care vor avea nevoie pentru buna desfaşurare a procesului. De obicei, auditorul

realizează legătura pe toata durata auditului, servind drept o punte de legătura între

departamentul de resurse umane şi echipa de audit cu privire la nevoile auditorilor, la

explicarea obiectivelor, politicilor şi procedurilor, răspunderea la întrebări şi furnizarea

clarificărilor. De asemenea, este important ca auditorii să aiba “mână liberă” în contactarea

specialiştilor domeniilor urmărite cu privire la explicaţii, clarificări sau întrebări.

II.2.3 Efectuarea auditului

II.2.3.1 - Documentarea şi intervievarea

a) Documentarea:

În această etapă, auditorul trebuie să decidă în ce mod conduce procesul de audit.

În timpul acestei faze, el trebuie să adune informaţii cu privire la practicile din fiecare

domeniu al managementului resurselor umane, precum şi cu privire la rapoartele şi măsurile

privind absenteismul, demisia, plângerile şi accidentele de la locul de munca.

Datele colectate în cadrul procesului de audit pot fi atât cantitative, cât şi calitative.

Indiferent de forma datelor, acestea trebuie să fie credibile, valide si consistente.

Colectarea datelor trebuie să respecte următoarele criterii:

-să existe sisteme de standardizare a măsurilor pentru a permite comparaţii;

-să fie culese în urma unui proces structurat de măsurare;

-să existe măsuri alternative pentru a asigura validitatea observaţiilor.

De cele mai multe ori, colectarea unor date calitative este menită să completeze

datele cantitative şi să ofere o imagine mai complexă a rezultatelor obţinute si a impactului

unui program care nu pot fi surprinse suficient de clar prin date cantitative.

Datele cantitative exprima informaţii numeric:

numărul de ore lucrate de personalul angajat;

numărul de ore de instructaj de care au beneficiat angajaţii ;

numărul de persoane recrutate/instruite/plasate ;

numărul de activităţi în care au fost implicaţi angajaţii ;

echivalentul bănesc destinat recompensării angajaţilor.

Datele calitative : surprind acele aspecte care nu pot fi uşor cuantificate prin

metode cantitative :

îmbunatăţirea relaţiilor în cadrul grupurilor de angajaţi;

satisfacţia morală a angajaţilor;

dobândirea de abilităţi şi deprinderi.

Metodele de colectare a datelor:

observaţia propriu-zisă;

analiza documentelor;

studii de caz;

interviul;

ancheta;

chestionarul.

În ceea ce priveşte informaţiile formale, auditorului i se va comunica şi va

studia:

manualul angajatului;

contractul colectiv de munca aplicat în organizaţie;

regulamentul intern;

organigrama la zi;

proces verbal al colectivului de conducere a organizaţiei;

raport asupra evoluţiei angajaţilor şi perspectivele de angajare ;

dosarele cu dorinţele delegaţiilor sindicale ;

eventualele manifestări ale organizaţiilor sindicale ;

sistemul de salarizare şi recompensare ;

alte rapoarte cu privire la activitatea resurselor umane.

b) Intervievarea

După culegerea informaţiilor preliminare prin analiza documentelor, auditorul

urmăreşte culegerea unui bogat şi diversificat material cu privire la tot ce se spune şi se

gândeste în organizaţie, în scopul identificării neconformitaţilor ce dereglează buna

desfaşurare a activităţii personalului.

Echipa de audit utilizează în acest scop o multitudine de instrumente. Dintre acestea

fac parte:

-interviuri;

-cercetări

-analize cu caracter istoric;

-informaţii externe ;

-experimente cu privire la resurse umane şi rapoarte de audit externe.

Aceste instrumente determină o înţelegere parţială a activităţilor efective ale

angajaţilor din cadrul organizaţiei.

Interviurile reprezintă adesea pentru echipa de audit principalul instrument de

colectare a informaţiilor despre activităţile resurselor umane şi de identificare a domeniilor

care necesită îmbunătăţiri. Comentariile şi criticile intervievaţilor pot ajuta în determinarea

percepţiilor şi ţelurilor care vor forma dupa aceea bazele pentru procesele corective. Acolo

unde comentariile sunt realiste, trebuie să se realizeze modificări. În cazurile contrare, când

comentariile intervievaţilor nu sunt adevărate, angajaţii trebuie educaţi şi instruiţi prin

explicarea motivelor ce au determinat politicile şi procedurile în cauză. Întrebările puse sunt

apoi analizate pentru a se identifica cauzele majore ale disfuncţionalitaţilor apărute.

Prin intermediul interviului se urmareşte stabilirea:

percepţiilor asupra organizaţiei şi scopurilor sale;

punctelor forte şi punctelor slabe ale organizatiei;

relaţiilor dintre angajaţi (coordonare, subordonare);

posibilităţii realizării unei cariere în cadrul organizaţiei;

principalelor dorinţe şi nevoi ale resurselor umane;

funcţiilor resurselor umane care aduc valoare;

funcţiilor resurselor umane care necesită îmbunătăţiri.

Pentru că interviurile sunt mari consumatoare de timp există o tendinţă în

departamentele de resurse umane pentru utilizarea chestionarelor. Acestea conduc dealtfel, la

obţinerea mai multor răspunsuri sincere comparativ cu interviurile.

II.2.3.2 - Analiză şi interpretare:

La terminarea culegerii informaţiilor pe baza intervievării, auditorul trebuie să

reasambleze toate opiniile din organizaţie. Acest material brut este adesea dens şi dificil de

interpretat. Există un ansamblu de teme tradiţionale care apar ca dimensiuni permanente ale

situaţiei de munca cum ar fi: comunicarea, condiţiile de muncă, relaţiile ierarhice, sistemul de

recunoaştere şi recompense, natura şi încărcătura muncii. Auditorul analizează aceste teme şi

încearcă păstrarea unei formulări mai apropiate de cea iniţială care serveşte pentru

caracterizarea ce trebuie realizată. După aceea, el încearcă determinarea problemelor

particulare actuale ale organizaţiei. Adesea, aceste probleme sunt determinate de una dintre

următoarele situatii: schimbarea strategiei, reorganizarea încercată în trecut, mutarea,

fuziunea, progresul tehnic, lupta pentru promovare.

II.2.3.3 - Raportare şi feedback

Odata ce au fost culese şi analizate informaţiile, auditorul va compila constatările,

preocupările şi recomandările într-un raport de audit. Acest raport este o definiţie

cuprinzătoare a activităţilor resurselor umane cu privire la practicile eficiente şi la

recomandările privind îmbunătăţirea celor mai puţin eficiente.

Raportul de audit poate fi adresat separat, directorilor, managerilor funcţionali şi

specialiştilor din departamentul de resurse umane.

Pentru directori, raportul se rezumă la obiectivele, responsabilităţile şi îndatoririle

resurselor umane. Sunt trecute, de asemenea, şi informaţii cu privire la problemele

personalului şi practicile manageriale neeficiente.

Pentru specialiştii de resurse umane cu privire la manipularea, instruirea şi a altor

activităţi specifice angajaţilor, raportul de audit identifică performanţele sau deficienţele

acestor domenii funcţionale. De asemenea, pot fi furnizate şi informaţii cu privire la

atitudinea personalului faţă de anumite funcţii.

Scopul raportului de audit este de a prezenta cadrul general, obiectivele,

constatările, concluziile şi recomandările auditorilor. Obiectivele de audit prezentate în

raportul de audit coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Recomandările din raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să

aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii

auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare si, pe această bază, de prevenire a

eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii auditate. De asemenea,

trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii auditate si de

crestere a performantei de management.

Prezentarea recomandarilor se va face dupa urmatoarea structura:

- constatari;

- criterii, cauze, efecte

- recomandari.

Recomandarile vor fi redactate clar, concis, pentru fiecare deficienta constatata.

Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate: majore, medii si

minore.

Este vorba in primul rand de a alege ce fel de informatii sa fie incluse in raport cum si

unde sa fie prezentate informatiile existente, cat de extinsa sa fie prezentarea acestor

informatii. in al doilea rand, este vorba de maniera in care este redactat raportul si prezentata

informatia.

Este necesar sa se raporteze la stilul de gandire al celui care va citi raportul respectiv,

la criteriile sale de apreciere si la obiectivele pe care le-a urmarit in programul evaluat.

Limbajul in care este redactat raportul este foarte important si trebuie sa fie adaptat

destinatarului raportului.

Pentru usurarea intelegerii informatiei prezentate sunt foarte utile informatiile vizuale,

care transmit informatia sintetic, de forma tabelelor si/sau a graficelor.

CAP.III – REALIZATORII ŞI DIMENSIUNILE AUDITULUI PUBLIC

INTERN

III.1 – Personajele auditului de resurse umane

Personajele unui audit de resurse umane sunt: ordonatorul de audit,

compartimentul sau entitatea audiata (in cazul de fata resursele umane) si auditorul.

Ordonatorul de audit este o persoana fizica sau juridica ce manifesta un interes

major pentru ca resursele umane sa fie gestionate performant, competitiv si eficient.

Ordonatorul de audit reprezinta autoritatea, entitatea imputernicita, care fixeaza

principalele repere care sa defineasca misiunea de audit. In postura de ordonatori de audit se

afla consiliul de administratie, adunarea generala a actionarilor, conducatorul pentru

structurile subordonate (departamentul de resurse: umane).

Auditorul este specialistul sau specialistii (echipa de audit) care efectueaza, in baza

cererii de audit transmisa de ordonatorul de audit, procesul de audit.

Responsabilul auditat este reprezentat de resursele umane din intreprindere in

general, dintr-un anumit departament, sau un individ, relatiile interpersonale, mediul

inconjurator ca influenta directa asupra personalului intreprinderii etc.

III.2 – Dimensiunile auditului de resurse umane

Auditul de resurse umane poate fi realizat la diferite domenii ale functiunii de

resurse umane, cum ar fi:

1. misiunea departamentului de resurse umane;

2. organizarea departamentului de resurse umane;

3. angajatii departamentului de resurse umane;

4. relatiile de munca;

5. recrutarea si selectia;

6. educarea, trainingul si dezvoltarea;

7. relatiile dintre angajati;

8. beneficiile;

9. compensatiile;

10. planificarea resurselor umane;

11. dezvoltarea organizatiei;

12. diversitatea si echitabilitatea oportunitatilor de angajare;

13. masuri de protectie a muncii;

14. paza si protectia;’

15. echipamente si facilitati;

16.documentarea si sistemul informational

Aceste domenii acopera aproape intreaga varietate a segmentului resurselor umane,

dar pentru mai buna intelegere a lor se va detalia, pentru fiecare categorie, sfera de

cuprindere a auditului de resurse umane.

Astfel, misiunea departamentului de resurse umane se refera la obiectivul

principal si la scopul departamentului de resurse umane in cadrul organizatiei si la legatura sa

cu misiunea generala a firmei.

Organizarea departamentului de resurse umane are in vedere relatiile acestui

departament cu celelalte functiuni, departamente, si cu angajatii firmei. De asemenea are in

vedere modul de structurarea a resurselor in cadrul departamentului de resurse umane.

Domeniul referitor la angajatii departamentului de resurse umane se refera in

special la selectia, trainingul, motivarea, dezvoltarea, infranarea unei echipe calificate in

resurse umane.

Relatiile de munca dezbat rolul resurselor umane in relatiile firmei cu orice tip de

sindicat, organizatie, asociatie pentru forta de munca, incluzand aici si campaniile pentru

organizarea fortei de munca.

Cand ne referim la recrutare si selectie, este evident ca in fapt analizam metodele de

evaluare si obtinere a candidatilor calificati, atat din surse interne, cat si din surse externe,

pentru ocuparea posturilor din toata organizatia.

Educarea, trainingul si dezvoltarea isi propun analizarea trainingului performant al

abilitatilor angajatului si dezvoltarea carierei acestuia, utilizand atat resurse interne, cat si

externe.

Tot in aceasta categorie, auditul propune oferirea unei masuratori, a unei expertizari a

acumularii cunostintelor, a nevoilor de training si de dezvoltare si a metodelor de identificare

a angajatilor cu potential crescut.

Relatiile dintre angajati analizeaza politicile si procedurile ce guverneaza conditiile

de angajare/demitere, incluzand aici si alte activitati specifice ale resurselor umane, care nu

au fost integrate in nicio alta categorie.

Beneficiile reprezinta totalitatea compensatiilor in natura (nu in bani) oferite

angajatilor de catre organizatie. Aici includem (dar nu ne limitam) asigurarile, planurile de

pensii, concediile platite. De asemenea, cand ne referim la beneficii, ne referim si la oferirea

sistemelor, suporturilor si metodelor specifice pentru acordarea corecta si cu succes a

acestora.

In concordanta cu beneficiile, regasim compensarile, care reprezinta totalitatea

platilor in bani facute de organizatie catre angajat si de asemenea sistemele de evaluare a

posturilor, de determinare a nivelului salariilor si a modificarii lor, de determinare a

comisioanelor, a platilor stimulative, a bonusurilor etc.

in ceea ce priveste planificarea resurselor umane, auditul se refera la colectarea si

analizarea de date privind planurile si previziunile pe termen lung (strategice) si pe termen

scurt (tactice) pentru realizarea misiunii departamentului de resurse umane si a misiunii

organizatiei. Tot aici regasim si activitati precum

planificarea succesiunilor, dezvoltarea leadershipului si programele de recrutare.

Dezvoltarea organizatiei este o categorie speciala, fiind foarte complexa si putand fi

privita din foarte multe puncte de vedere.

In principal in cadrul acestei categorii se pune baza pe imbunatatirea comunicarii si

mai buna intelegere a tuturor obiectivelor, activitatilor etc. din cadrul organizatiei, pentru a

realiza un sistem de management functional si eficient, de a contribui la formarea de echipe

de catre angajati.

De asemenea, face referire la analizarea si influentarea personalului organizatiei, a

sistemelor, structurilor, politicilor si recompenselor pentru a asigura sinergia si maximizarea

consistentei si eficacitatii interne.

Un alt punct de vedere in abordarea acestui domeniu este si stabilirea unei noi culturi

organizationale sau schimbarea celei existente, adaptabilitatea si reactiile la schimbari.

Diversitatea si echitabilitatea oportunitatilor de angajare reprezinta un domeniu

important, si deseori face referire la dezvoltarea si implementarea de programe a fortei de

munca pentru a maximiza oportunitatile de angajare a oamenilor productivi, care sa posede

caracteristici, calificari si talente diferite. Trebuie de asemenea asigurate conditiile legale si

responsabilitatile unui tratament echitabil, egal pentru toti angajatii, precum si actiunile

premergatoare indeplinirii acestor conditii.

Normele de rotective a muncii sunt intotdeauna foarte importante. Este o cerinta

obligatorie asigurarea respectarii prevederilor legale locale, guvernamentale si/sau nationale.

Se impune astfel asigurarea unui nivel optim de implicare si responsabilitate

in aplicarea normelor de protectie a muncii, folosind echipament specific de protectie,

respectand regulile si practicile de siguranta stabilite de firma.

De asemenea, antrenarea (training-ul), comunicarea, leadershipul sunt elemente

necesare pentru realizarea unui mediu de lucru sigur, stabil, sanatos.

Cea de-a paisprezecea categorie, paza si protectia angajatilor (securitatea) are in

vedere, asa cum ne lasa sa intelegem din numele sau, mentinerea si protejarea angajatilor, a

bunurilor acestora, a bunurilor firmei, a documentelor cu referire la resursa umana, a

informatiilor si a facilitatilor oferite angajatilor.

Orice organizatie pune la dispozitia angajatilor sai anumite facilitati si anumite

echipamente. Acestea sunt necesare pentru indeplinirea in conditii optime a indatoririlor fata

de firma, a indeplinirii misiunii departamentului resurselor umane si pentru maximizarea

utilitatii lor pentru organizatie.

CAP.IV – STUDIU DE CAZProiectul planului de audit pentru Primăria Miroslava - Iaşi

Misiunea de audit public intern: resurse umaneObiective: recrutarea şi instruirea personalului

Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.

Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas semnificativ

al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod didactic.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

- organizarea recrutării personalului;- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;- evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor- evoluţia carierei personalului- pregătirea profesională continuă a personalului- gestionarea dosarelor profesionale- gestionarea carnetelor de muncă- funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane- arhivarea documentelorElaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi

documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele

standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren.

În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.

În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.

Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern.

5.1 – Organigrama primăriei Miroslava - Iaşi

IV.1 - Procedura de iniţiere a audituluiPrimăria Miroslava-IaşiServiciul Audit Public InternNr. 484493 din 15.05.2010

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 11079/2010 prin care s-au

aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.06.2010 – 01.07.2010.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de gestiune (cu precădere recrutare şi instruire) a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional

de ocupare a funcţiilor publice;- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane

cuprinzând:- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori interni:1. Baciu Marin- şef API;2. Georgescu Emilia;3. Nelia Simona;4. Voinescu Vlad - supervizor.

Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Întocmit: Georgescu Emilia

Verificat: Baciu Marin

Misiunea de audit: Recrutarea şi instruirea resurselor umane Data: 15.05.2010

Incompatibilităţi în legătură cu Primăria Miroslava-Iaşi

DDa

NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

--

xX

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

--

xX

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

--

xX

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

--

xX

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

--

xX

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

--

xX

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

--

xX

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? --

xX

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi de urgenţă şeful Serviciului Audit Public Intern?

-X

x-

Auditor, Şef serviciu,

Georgescu Emilia Voinescu Vlad Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Întocmit: Nelia Simona

Verificat: Baciu Marin

Misiunea de audit: Recrutarea şi instruirea resurselor umane Data: 15.05.2010

Incompatibilităţi în legătură cu Primăria Miroslava-Iaşi

DDa

NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

--

xX

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

--

xX

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

--

xX

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

--

xX

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

--

xX

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

--

xX

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

--

xX

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? --

xX

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi de urgenţă şeful Serviciului Audit Public Intern?

-X

x-

Auditor, Şef serviciu,

Nelia Simona Voinescu Vlad

Serviciul Audit Public Intern Nr. 484493 din 15.05.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Primăria Miroslava - IaşiDe la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane”

Stimate domnule Niţă Dan

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada 01.06.2010-15.07.2010 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane, obiectivele fiind recrutarea şi instruirea personalului, pentru activitatea desfăşurată în intervalul: 15.05.2009 – 15.05.2010. Vă vom contacta ulterior (până la data de 25.06.2010) pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte privind buna desfăşurare a misiunii de audit public intern.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la

dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane:

- legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră;- organigrama direcţiei dumneavoastră;- Regulamentul de organizare şi funcţionare;- fişele posturilor pentru personalul de conducere şi de execuţie;- procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării

activităţii;- un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se

referă la aceasta temă.De asemenea vă trimitem în anexă Chestionarul de luare la cunoştinţă, cf. Pct-ului

Din Normele metodologice privind exercitarea auditului public intern în M.A.I. aprobate prin ordinul M.A.I. nr.555/2003, la care vă rugăm să răspundeţi până la data de 01.06.2010. Acolo unde se precizează, răspunsurile formulate vor fi susţinute de situaţii certificate de către cei în drept. Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe doamna Baciu Marin – supervizor, coordonator al misiunii sau pe şeful structurii de audit intern.

Data: 15.05.2010 Şef Serviciu Audit Public Intern,

Voinescu VladIV.2 - Procedura de colectare şi prelucrare a informaţiilorServiciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 15.05.2009- 15.05.2010

Întocmit: Baciu Marin Data: 27.05.2010

Georgescu Emilia Nelia Simona

Avizat: Voinescu Vlad Data: 28.05.2010

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANED

DAN

NUObservaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

XX

--

Obţinerea organigrameiX

X-

-

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionareX

X-

-

Obţinerea fişelor posturilorX

X-

-

Obţinerea procedurilor scrise-

-X

XExistă doar parţial

Identificarea personalului responsabilX

X-

-

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior-

-X

X

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern


IDENTIFICAREA OBIECTIVELOR AUDITABILE INCLUSIV ALE RISCURILOR PE CARE LE IMPLICĂ

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane - Perioada auditată: 15.05.2009- 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin

Georgescu Emilia Nelia Simona Data: 28.05.2010


Nr.crt. DOMENIUL OBIECTIVE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Schimbarea structurii obiectivelor entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective la şi de la alte entităţi publice

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Bibliografia incompletă/neactualizată

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

4. Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs


5. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

6. Publicarea anunţului de concurs

Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori


11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

15. Comunicarea rezultatelor

Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului


Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului


18. Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

II. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 19. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata

20. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectata

Vechimea minima în muncă nu a fost respectata

Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

III. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

21. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

22. Planurile individuale de pregătire profesională

Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

23. Realizarea programelor de pregătire profesională

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

24. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala

Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite

NOTA:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă . În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.

În acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile , cărora le-au fost asociate 111 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.

IV.3 - Procedura de analiză a riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂ – PRIMĂRIA MIROSLAVA, IAŞIServiciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – rescrutare şi instruire personal

Perioada auditată: 15.05.2009- 15.05.2010

Întocmit: Baciu Marin Data: 28.05.2010 Georgescu Emilia Nelia Simona


Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern

F1P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă

F2P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă

F3P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de

risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru

entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

Procedura: Analiza riscurilorPRIMĂRIA MIROSLAVA - IAŞI


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI – CLASAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutarea şi instruirea personaluluiPerioada auditată: 15.05.2009- 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 28.05.2010 Georgescu Emilia

Nelia SimonaAvizat: Voinescu Vlad Data: 28.05.2010

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilorPunctaj total/clasarerisc

Aprecierea controlului intern (F1)

Aprecierea cantitativă (F2)

Aprecierea calitativă (F3)

P150%

NiP230%

NiP320%

Ni




Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5/mare


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0/mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0/mediu


2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8/mediu

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Bibliografia incompletă neactualizată

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0/mediu

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

4. Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

5. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3/mic

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5/mic

6. Publicarea anunţului de concurs

Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic



0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5/mare

Acceptarea unor dosare incomplete 0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3/mare Refuzul nejustificat al acceptării

dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic Rezultatele selectării dosarelor de

înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2/mic

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Respingerea nejustificată a contestaţiilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5/mic

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3/mic

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8/mare

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5/mare

11. Susţinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7/mare

12. Susţinerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5/mare


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0/mediu


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0/mediu

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5/mic

15. Comunicarea rezultatelor

Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2/mic

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2/mediu

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8/mediu

III.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

19. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7/mare

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic


Perioada de stagiu nu a fost respectată

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5/mae

Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5/mic




0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8/mediu

Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5/mic

22. Planurile individuale de pregătire profesională

Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

23. Realizarea programelor de pregătire profesională

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7/mic

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE






P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

24. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5/mic

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei

lucrări pe toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.


TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 - 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Georgescu Emilia

Nelia Simon Data: 28.05.2010Avizat: Voinescu Vlad Data: 28.05.2010

Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintele funcţionării/

nefuncţionării controlului

intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.




Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

S Scăzut


S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate S Scăzut


2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

S Mediu


Bibliografia incompletă/neactualizată S Mediu

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.



S Scăzut

Acceptarea unor dosare incomplete S ScăzutSusţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs T

Există sistem de control

eficientRidicat

NU Subiectele sunt neclar formulate sau

conţin erori TExistă sistem

de control eficient

Ridicat

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut

12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut


S Scăzut


S Scăzut

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire S Scăzut

II. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI


Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

S Scăzut


Perioada de stagiu nu a fost respectatăT

Există sistem de control

eficientRidicat NU




S Scăzut

NOTAIerarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în

care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.

Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.

Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.

IV.4 - Procedura de elaborare a programului de audit public internServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 - 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 30.05.2010



ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

Tema generală: Gestiunea resurselor umane 248

1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Baciu Marin SAI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Baciu Marin SAI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate

2Georgescu

EmiliaSAI

4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor40 Baciu Marin

SAIAUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 Baciu MarinNelia Simona

Georgescu Emilia

SAI

ETAPELE MISIUNII




6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile

40

Baciu MarinNelia Simona

Georgescu Emilia

SAI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Baciu Marin SAI8. Întocmirea Programului de audit intern 4 Baciu Marin SAI9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului

4Georgescu

EmiliaSAI

10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.

4Nelia Simona

SAI

11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane

4Nelia Simona SAI

AUDITAT12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.

4Nelia Simona

AUDITAT

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

118OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului

16Baciu Marin

AUDITAT

1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Marin SAI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Marin SAI1.4. Colectarea dovezilor

8Georgescu

EmiliaAUDITAT

1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Georgescu

Emilia AUDITAT

OBIECTIVUL 2. EVOLUŢIA CARIEREI


8 Baciu Marin AUDITAT

ETAPELE MISIUNII




PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Marin SAI4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Marin SAI4.4. Colectarea dovezilor 4 Nelia Simona AUDITAT4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Nelia Simona AUDITAT

OBIECTIVUL 3.PREGĂTIREA PROFE-SIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI


8Baciu Marin

AUDITAT

5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Marin SAI5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Marin SAI5.4. Colectarea dovezilor 16 Nelia Simona AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Nelia Simona

AUDITAT

130

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 30.05.2010



Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.

crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata

(h)Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori


- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

DRU 8 T 1 LV 1 Baciu Marin

2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;

- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2010, reprezentând 100%

DRU 4 T 2 LV 2Georgescu

Emilia



5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale DRU 2 T 3 LV 3 Nelia Simona

privind susţinerea probei scrise

- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2009

6. Susţinerea probei interviu

7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire

- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2010

DRU 2 T 4 LV 4 Baciu Marin8. Comunicarea deciziei de numire

Obiectivul II. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr.

Crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii

- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor

- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

DRU 8 T 5 LV 5 Nelia Simona

Obiectivul III. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Nr.

Crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor

- Verificarea fundamentării planurilor profesionale de pregătire

- Interviu adresat şefului Serviciului RU

DRU8 T 6 LV 6 Baciu Marin

Auditorii, Supervizorul,Baciu Marin / Georgescu Emilia / Nelia Simona Voinescu Vlad

IV.5 - Procedura şedintei de deschidereServiciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 30.05.2010


Avizat: Voinescu Vlad Data: 30.05.2010A. Lista participanţilor

Numele FuncţiaDirecţia/Serviciul

Nr. telefon

E-mail Semnătura

Voinescu Vlad Auditor Şef SAPI 268 548

Baciu Marin Auditor SAPI 268 547gmail

Nelia Simona Auditor SAPI 268 546 gmailGeorgescu Emilia Auditor SAPI 268 545 gmail

Urs Monika DirectorDirecţia Resurse

Umane588 484 gmail

Barbu Claudia InspectorDirecţia Resurse

Umane588 474

gmail

Vasiliu Theodor InspectorDirecţia Resurse

Umane588 494

gmail

Stroe Ciprian InspectorDirecţia Resurse

Umane588 464

gmail

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat;- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de

teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de

audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii,

informarea sistematică asupra constatărilor;- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).

Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,

IV.6 - Procedura de colectare a dovezilor


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 30.05.2010

Georgescu Emilia Nelia SimonaAvizat: Voinescu Vlad Data: 30.05.2010

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1-17

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1- obiectivele nou preluate au influenţat fundamentarea

planului?X

- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?

X

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.

XFundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

Atribuţiile postului; ROF

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X

Nu există lista activităţilor

- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de

verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în

-


totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?

XNu se elaborează

check-list-uri- examinarea procedurilor:

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.

XNu există proceduri

Organizarea concursurilor 2-9- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X

- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea concursurilor?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea

sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele procesului X


de recrutare?- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după

ultimul concursX Statul de funcţii


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor 10-15

- există un sistem privind susţinerea concursurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17

- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI38-39

- există o procedură scrisă şi formalizată?X

Există, dar nu este formalizată

- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea

profesională a personalului?X

- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X

- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul III.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

40-43

- există proceduri scrise şi formalizate?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea

planurilor de pregătire profesională?X

- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire X


profesională ale fiecărui salariat?- există o fundamentare detaliată a planurilor? X- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice şi

anuale de pregătire profesională?X

- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?

X

- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X

- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului- există un sistem de indicatori de performanţă privind pregătirea

profesională?X

- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X- există persoana responsabila cu urmărirea realizării indicatorilor

de performanţă?X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi


TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane - recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectul testuluiFundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Obiectivele testuluiAnaliza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice

transmise de structurile subordonate entităţii

Descrierea testului

Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, (ex.: dintre Alba, Arad, Argeş s-a selectat Alba), astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.

Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:

Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,

conţinutul acestora, termene ş.a.;- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile

vacante;- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare

specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate. Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.

ConstatăriDin analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de

fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.Data: 02.06.2010

Auditor intern, Supervizor, Baciu Marin Voinescu Vlad


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

PROBLEMA

Nestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

CONSTATARE

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2009 s-a constatat că nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).

CAUZE

- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice;

- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;

- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;

CONSECINŢE

- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ;

- Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.

RECOMANDĂRI

- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;

- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu

Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Baciu Marin Voinescu Vlad


TEST NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectul testului:Modul de organizare al concursurilor

Obiectivele testului:Examinarea dosarelor candidaţilor

Descrierea testului:În anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a

fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.

Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:

Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;

Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:- existenţei posturilor în statul de funcţii;- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea

desfăşurării concursurilor;- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;- îndeplinirii condiţiilor de vechime.

Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile

lucrătoare;- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare, prezentate în anexă.

Constatări Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al

concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.

Data: 04.06.2010 Auditor intern, Supervizor, Nelia Simona Voinescu Vlad


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane - recrutare şi instruire personal


PROBLEMA

Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice.

CONSTATARE

Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs. Cadrul de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

CAUZE

- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funcţiilor publice;

- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea organizării

concursurilor.

CONSECINŢE

- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege;

- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din dosarul de concurs şi documentele originale;

- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.

RECOMANDĂRI

- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate, Georgescu Emilia Voinescu Vlad


TEST NR.3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane - recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectul testuluiModul de susţinere a concursurilor

Obiectivele testului Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

Descrierea testuluiÎn anul 2009 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 6 per total, eşantionul

pentru testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite în

Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., verificându-se următoarele: Analiza susţinerii probelor scrise:- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit

pentru fiecare test grilă;- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. Analiza susţinerii probelor interviu:- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei

scrise;- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;- stabilirea planului interviului;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

Testarea s-a materializat în elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scrisă şi nr. 7-12 pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat şi sunt prezentate în anexe.

Constatări

Din analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise, prezentat în Anexa nr. 1, s-a constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcţia Buget - Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată înlocui în comisia de concurs.

Analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor interviu, prezentate în Anexa nr. 2, ne-a permis să constatăm că toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ în vigoare.

Concluzii

În baza testului şi a Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.

Data: 07.06.2010 Auditor intern, Supervizor, Georgescu Emilia Voinescu Vlad


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personal


PROBLEMA

Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor prin act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a concursului.

CONSTATARE

Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut prin H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi aprobat prin ordin al ministrului şi acceptarea unor soluţii neprocedurale.

Pentru ocuparea concursului de consilier superior în cadrul Direcţiei Generală Buget şi Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor, prin ordin al ministrului, în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind organizarea concursurilor.

La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din motive medicale.

Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar neprocedurală, prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura concursul cu comisia incompletă formată din patru membri, din cei cinci desemnaţi prin ordinul ministrului.

CAUZE

- Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de concurs şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie

- Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care să prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.

CONSECINŢE

- Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale şi reluării procedurii.

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate, Baciu Marin Voinescu Vlad


TEST NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectul testuluiEmiterea deciziei de numire

Obiectivele testuluiVerificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de numire

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2010, în mod

exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii publice.Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de

verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi anume:

-denumirea funcţiei publice;-temeiul legal al numirii;-numele funcţionarului public;-data de la care urmează să exercite funcţia publică;-drepturile salariale;- locul de desfăşurare a activităţii;-semnătura ordonatorului de credite;-ştampila entităţii publice.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care ulterior au fost preluate într-un centralizator, prezentat în anexă.

ConstatăriDin analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat că decizia de

numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconformă cu realitatea în sensul că denumirea funcţiei publice a fost completată cu o încadrare necorespunzătoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis, în baza Procesului verbal al comisiei de concurs.

Concluzii În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 4.

Data: 14.06.2010

Auditor intern, Supervizor, Nelia Simona Voinescu Vlad


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personal


PROBLEMA

Emiterea deciziilor de numire

CONSTATARE

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2010, conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

CAUZE

- Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi în acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;

- Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest sens, cât şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.

- Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de numire.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice;- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în conformitate cu

prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

RECOMANDĂRI

- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2009, respectiv 2010 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;

- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Baciu Marin Voinescu Vlad


TEST NR. 5

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectul testuluiEvoluţia carierei personalului

Obiectivele testuluiEvaluarea concordanţei dintre obiectivele entităţii stabilite prin ROF şi structura fişelor

de post ale personalului

Descrierea testului

Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în

fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor,

rezultând 14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării,

conform foii de lucru, prezentate în anexă.

Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor

stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:

Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;

Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:

- existenţa fişelor de evaluare a personalului;

- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;

- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în

competenţa structurii din care face parte salariatul;

- actualizarea periodică a fişelor postului.

Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa obiectivelor

entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.

Constatări

Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile

personalului cuprinse în fişele posturilor.

Concluzii

În acest caz nu se va elabora FIAP.

Data: 20.06.2010 Auditor intern, Supervizor,

Baciu Marin Voinescu Vlad

FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 2: EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii procedurii astfel:

populaţia 465 dosare profesionale; eşantionul de 3% = 14 dosare stabilim pasul de selecţie, astfel: 465:14 = 33 eşantionul va cuprinde următoarele 14 dosare profesionale selectate din populaţia

totală:33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462.

eşantionul constituit va fi verificat integral; în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, În prezenţa, Baciu Marin


INTERVIU privind analiza conţinutului fişelor posturilor (1.2.) şi fundamentarea pregătirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Claudiu,

şef Serviciu de Resurse Umane

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane –Recrutare şi instruire personal


Nr.crt. Întrebări Da Nu Observaţii

1. Aţi semnat fişa postului? XLV nr. 6, poz. 1.2.

2. Desfăşuraţi şi alte activităţi decât cele menţionate în fişa postului?

X

3. Dacă da, vă rugăm enumeraţi-le.X

Lista de activităţi

4. Pentru întocmirea Planului programelor de formare şi perfecţionare a funcţionarilor aţi solicitat propuneri din cadrul direcţiilor din entitate?

XLV nr. 6, poz. 1.5.

5. Dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Propuneri6. Există o legătură între cursurile de pregătire

profesională organizate şi obiectivele entităţii?X

7. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X Notă8. Prin Planul pe care l-aţi întocmit anul trecut aţi

avut în vedere ca toţi funcţionarii să urmeze cursuri de pregătire şi perfecţionare profesională?

XLV nr. 6, poz. 1.6.9. În cursul anului 2004, funcţionari din cadrul

ministerului au participat la Programul Tinerilor Profesionişti (YPS)?

X

10. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi contractele dintre entitatea publică şi participanţi

X Contracte

11. Funcţionarii publici care au urmat aceste cursuri au fost încadraţi pe un post de conducere?

X

12. Dacă nu, specificaţi motivulX

Cadrul legislativ

13. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

X

Data: 18.06.2005 Auditori, Intervievat,

NOTA:Pe baza răspunsurilor la interviu şi a documentelor transmise s-a hotărât ca pentru acest

obiectiv să nu se elaboreze FIAP.Informaţiile primite prin documentele transmise în cadrul interviului vor fi utilizate la

elaborarea Raportului de audit intern.

Auditor,

IV.7 - Procedura şedinţei de închiderePRIMĂRIA MIROSLAVA IAŞIServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin Data: 28.06.2010Avizat: Voinescu Vlad Data: 30.06.2010

Lista participanţilor:


Nr. telefon

E-mail Semnătura

Baciu Marin Auditor Şef SAPIGeorgescu Emilia Auditor SAPINelia Simona Auditor SAPI

Urs Monika DirectorDirecţia Resurse Umane

Vasiliu Theodor InspectorDirecţia Resurse Umane

Barbu Claudia InspectorDirecţia Resurse Umane

Stroe Ciprian InspectorDirecţia Resurse Umane

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare

obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

IV.8 - Procedura elaborării proiectului de audit public intern


RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

- PROIECT -

STRUCTURA AUDITATĂ:

DIRECŢIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL PRIMĂRIEI MIROSLAVA - IAŞI

Misiunea de audit: RESURSE UMANE

Obiective: RECRUTARE ŞI INSTRUIRE PROFESIONALĂ

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: Baciu Marin - auditor coordonator al misiunii; Georgescu Emilia – auditor; Nelia Simona – auditor,din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.484493/15.05.2010

Baza legală a acţiunii de auditare:- Planul de audit intern pe anul 2010 aprobat de conducerea instituţiei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de

exercitare a auditului public intern;- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice

Durata acţiunii de auditare: 01.06.2010 – 01.07.2010

Perioada supusă auditării: 15.05.2009 – 15.05.2010

Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutării personalului cu principalele obiective secundare:

- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;

- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- deciziile de numire.

Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele

de muncă şi dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale şi în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi

emitere a documentelor.

Instrumente de audit: - chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare

obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 15.05.2009 – 15.05.2010:

- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2009-2010, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare;- foile colective de prezenţă;- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;- Registrul de evidenţă a salariaţilor;- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- Chestionarul de control intern (CCI);- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de consilier şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;

- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)

În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2009 - 2010, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2010, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică.

În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.

1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la

concurs (2)………………………………………………………….

1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)………………………………………………………….

1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)

În anul 2009, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.

La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.

Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.

Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.

În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.

Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat.

1.3. Susţinerea concursurilor

1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului.

Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.

Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă.

1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)

Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.

1.4. Deciziile de numire

1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2010, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2009, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.

2. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

2.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)

Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 5, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.

3. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

3.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27)

Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 6 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.

III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

NR. CRT.

OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL

DE ÎMBUNĂTĂŢ

ITCRITIC

1. Organizarea recrutării personalului

X

2. Evoluţia carierei personalului

X

3. Pregătirea profesională continuă a personalului

X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea de recrutare şi instruire a personalului se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,

Baciu Marin / Georgescu emilia / Nelia Simona

IV.9 - Procedura de finalizare a misiunii de audit public internPRIMĂRIA MIROSLAVA -IAŞIServiciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane – recrutare şi instruire personalPerioada auditată: 15.05.2009 – 15.05.2010Întocmit: Baciu Marin / Georgescu Emilia / Nelia Simona

Data: 27.06.2010Avizat: Voinescu Vlad Data: 30.06.2010A. Lista participanţilor


Nr. telefon

E-mail Semnătura

Ionescu Mircea Auditor Şef SAPIBaciu Otilia - Mariana Auditor SAPICăderea Georgeta Auditor SAPIBilauca Nelia - Roxana Auditor SAPI

Urs Monika DirectorDirecţia Resurse

Umane

Vasiliu theodor InspectorDirecţia Resurse

Umane

Barbu Claudia InspectorDirecţia Resurse

Umane

Stroe Ciprian InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în

proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat;- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată

a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.

Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică.

Notă:Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind în acelaşi timp şi raport de audit intern final.

IV.10 - Procedura de urmărire a recomandărilorServiciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

ENTITATEA PUBLICĂServiciul de audit

public intern

Data:

01.07.2010

Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit public intern:Gestiunea resurselor umane

Raport de audit nr.X/ ......2010

RecNo.

RecomandareaImplementat

Parţial implementat

Neimplementat

Data planificată/Data implementării

1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

X 01.08.2010

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor

X 01.08.2010

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

X 01.08.2010

4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X 15.08.2010

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

X 15.08.2010

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2009 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 02.09.2010

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

X 15.10.2010

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

X 15.08.2010

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

X 15.08.2010

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2010

X 01.09.2010

ENTITATEA PUBLICĂServiciul de audit

public intern

Data:

01.07.2010

Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit public intern:Gestiunea resurselor umane

Raport de audit nr.X/ ......2010

şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2010 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X 15.09.2010

12. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

X 15.09.2010

13. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

X 02.08.2010

14. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

X 05.08.2010

15. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

X 01.08.2010

Instrucţiuni1. Introduceţi recomandările de audit după

cum sunt prezentate în Raportul de audit

2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat

3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Entitatea/structura auditată: Direcţia Resurse Umane

Data şi semnătura conducătorului: Urs Monika

Auditor: Baiu Marin

Data şi semnătura:

BIBLIOGRAFIE

1. Secărea Tudorel – “Audit public intern” Suport de curs.

2. Ghita Emil - “Audit public intern ”, Editura: Sitech 2007;

http://www.librarie.net/carti/71453/Audit-public-intern-Emil-Ghita

http://www.librarie.net/editura/Sitech

3. Ghita Marcel – “Auditul Intern (editia a II-a)”, Editura Economica, 2009;

4. Morariu, Ana; Suciu, Gheorghe; Stoian, Flavia - “Audit intern si guvernanta corporativa”,

Editura Universitara, 2008;

5. Standardul profesional nr 36. - Misiunile de audit intern realizate de expertii contabili - ghid

de aplicare, Editura: CECCAR, 2007;

6.Victor Munteanu – „Auditul intern la întreprinderi şi instituţii publice” Editura Wolters Kluwer,

2010;

http://www.librarie.net/editura/CECCAR

http://www.librarie.net/carti/107263/Standardul-profesional-nr-36-Misiunile-de-audit-intern-realizate-de

http://www.librarie.net/carti/107263/Standardul-profesional-nr-36-Misiunile-de-audit-intern-realizate-de

http://librarialibertas.ro/manufacturer/1267

http://www.ishop.ro/edituri/Editura-Economica_20.html

http://www.ishop.ro/autori/Marcel-Ghita_9524.html

Misiunea de API - Resurse umane

Documents

Transcript of Misiunea de API - Resurse umane