MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE Direcția generală de ...

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

Direcția generală de servicii interne și achiziții publice

Elaborat de: Andrei NEGREA - Consilier achiziții publice superior / Serviciul Achiziții Publice / 12.02.2020 / www.mfinante.gov.ro / Pag. 1 / 3

Nr. 712774/12.02.2020

SCRISOARE DE INTENȚIE

Ministerul Finanțelor Publice (MFP), cu sediul în București, Bdul.Liberății nr.16, sector 5, tel. 021.226.24.00, fax 021.316.57.58, intenționează să achiziționeze prin aplicarea procedurii proprii, în conformitate cu prevederile art.7 alin.(1) lit. (d), art.68 alin.(2) lit.(b) și art. 111 din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare, servicii de organizare evenimente (cod CPV 79952000-2), conform caietului de sarcini anexat, respectiv servicii de organizare evenimente în afara țării.

Valoarea estimată: este 323.258 lei fără TVA, respectiv 384.677 lei cu TVA Informații privind acordul cadru:

✓ Valoarea minima a Acordului cadru va fi 107.752,66 lei fără TVA, respectiv 128.225,66 lei cu TVA (echivalentul desfășurării unui singur eveniment);

✓ Valoarea maxima a Acordului cadru va fi: 323.258 lei fără TVA, respectiv 384.677 lei cu TVA (echivalentul desfășurării tuturor celor trei evenimente);

✓ Valoarea celui mai mic contract subsecvent va fi 107.752,66 lei fără TVA, respectiv 128.225,66 lei cu TVA (echivalentul desfășurării unui singur eveniment);

✓ Valoarea maximă a Contractului subsecvent va fi 215.505,32 lei fără TVA, respectiv 256.451,33 lei cu TVA (echivalentul desfășurării a două evenimente).

Durata acordului cadru : maximum 24 luni, dar nu mai târziu de 31.03.2022. Sursa de finanțare: Mecanismul Financiar Spațiul Economic European 2014-2021 și Mecanismul Financiar Norvegian 2014-2021. În acest context, operatorii economici interesați pot transmite oferta, care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

1. Autoritatea contractantă solicită prezentarea Certificatului constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului, care să ateste că obiectul contractului are corespondent în codul C.A.E.N.

- pentru persoanele juridice/fizice străine: documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare ori apartenență din punct de vedere profesional. Documentele vor fi prezentate împreună cu traducerea autorizată în limba română. - certificatul constatator trebuie să certifice faptul că societatea comercială aparține categoriei profesionale impuse de îndeplinirea contractului, respectiv are activitate corespunzătoare obiectului achiziției publice. - informaţiile cuprinse în Certificatul constatator trebuie să fie reale/valabile la data prezentării. - certificatul constatator va trebui prezentat de ofertant sau ofertant asociat, dacă este cazul, pentru partea de contract pe care o realizează.


2. Declarație pe propria răspundere privind evitarea conflictului de interese, în conformitate cu modelul atasat. În cazul în care oferta este depusă de o asociere această declarație se va depune de către fiecare asociat.

Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante, în ceea ce privește organizarea, derularea şi finalizarea procedurii proprii sunt următoarele: Ordonator principal de credite, Secretar General Adjunct – dl. Tiberiu Horațiu GORUN Director General al Direcției Generale Juridice – dl. Ciprian Sebastian Badea Director General al Direcției Generale Economice – dna. Carmen Georgiana BIDAȘCU. Director General Adjunct al Autorității de certificare și plată – Dna. Ioana PREDULEA Director General Adjunct al Direcției Generale de Servicii Interne şi Achiziții Publice - dl. Simion Ilie Șef Serviciu Achiziții Publice - dna. Cristina Dumitrică Responsabil achiziție – Direcția de Servicii Interne și Achiziții Publice – dl. Andrei NEGREA

3. Prețul va include toate cheltuielile ce derivă din aducerea la îndeplinire a obiectului. Valorile ofertate se vor menționa atât sub forma valorii unitare (lei fără TVA), precum și sub forma valorii totale a ofertei, cu și fără TVA, cu maxim două zecimale. Oferta va include toate costurile necesare pentru executarea acordului-cadru, mai puțin costurile pentru materialele promoționale. În acest sens se va completa Formularul de ofertă din Documentația de atribuire.

4. Disponibilitatea firmei dvs. de a presta serviciile pentru evenimentele / evenimentul pentru care se depune ofertă. În acest sens se va completa Formularul de propunere tehnică din Documentația de atribuire.

5. Perioada de valabilitate a ofertei: nu mai puțin de 60 de zile; 6. Criteriul de atribuire

Criteriul de atribuire este cel mai bun raport calitate-preț. Criteriul de atribuire este determinat pe baza unor factori de evaluare, după cum

urmează: - Propunere financiară = pondere 50% - Calitatea ofertei tehnice = pondere 50% Detalierea factorilor de evaluare și a algoritmului de calcul se regăsește în Caietul

de sarcini – “Criteriul de atribuire și detalierea modului de calcul”.

7. Condiții de departajare a ofertelor în cazul egalității celui mai mare punctaj: autoritatea contractantă va solicita ofertanților respectivi o nouă propunere financiară în plic închis, în maxim 24 de ore de la informare, departajarea să se facă conform noii propuneri financiare.

8. Condiţii de plată: Plata se va efectua prin OP în contul deschis la Trezoreria Statului, conform art. 6 alin.(1) lit. c) din Legea nr.72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.

9. Modul de finalizare a achiziției - Modul de finalizare a achiziției este prin semnarea unui acord-cadru.

10. Informații privind acordul-cadru/ contractele-subsecvente – conform caietului de sarcini.

Acordul cadru se va încheia cu minimum 2 - maximum 4 (patru) operatori economici operatori economici, în funcție de numărul de oferte declarate ca fiind admisibile.

Cei 4 operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru vor fi primii 4 în


ordinea clasamentului stabilit conform criteriului de atribuire, atribuirea contractelor subsecvente urmând să se facă prin reluarea competiției conform caietului de sarcini.

În cazul în care numărul de operatori economici care îndeplinesc criteriile de calificare este mai mic decât numărul minim indicat în scrisoara de intenție, respectiv 2 (doi), autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a opta între a continua procedura de atribuire numai cu acel operator economic care îndeplineşte cerinţele solicitate sau de a anula procedura.

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări privind

documentația de atribuire cel mai târziu cu 3 zile lucrătoare înainte de termenul stabilit

pentru depunerea ofertelor.

Ofertanţii pot contesta rezultatul procedurii în termen de 1 zi lucrătoare de la

comunicarea rezultatului procedurii proprii.

Atribuirea contractelor subsecvente se va face pentru fiecare eveniment, în

conformitate cu prevederile din caietul de sarcini.

Operatorul economic semnatar al contractului subsecvent va constitui o garanție de

bună execuție în cuantum de 10% din valoarea contractului fără TVA. Garanţia de bună

execuţie poate fi constituită prin virament bancar în contul RO06TREZ7005005XXX000153

deschis la ATCPMB sau printr-un instrument de garantare emis de o instituție de credit din

România sau din alt stat sau de o societate de asigurări, în condițiile legii.

Ofertele se vor transmite prin e-mail la adresa [email protected],

până cel târziu la data 24.02.2020.

Limita maximă a fișierelor care pot fi transmise prin e-mail este de 10 M. Cu deosebită stimă, Director general adjunct, Simion ILIE Șef serviciu, Cristina DUMITRICĂ

Întocmit,

Andrei NEGREA - Consilier achiziții publice superior

4

CAIET DE SARCINI

Achiziție de servicii de organizare evenimente necesare derulării proiectului „Sprijin pentru ACP în gestionarea Mecanismului Financiar al Spațiului

Economic European și a Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021”,

finanțat din Mecanismul financiar Spațiul Economic European și Mecanismul

financiar Norvegian 2014-2021

CUPRINS

INFORMAŢII GENERALE

Beneficiar/Autoritatea contractantă

CAPITOLUL I - Obiectul acordului cadru

1. Informații privind acordul-cadru

2. Supoziții și riscuri

3. Logistică și planificare

4. Activități specifice acordului-cadru

5. Activitatea de re-ofertare pentru atribuirea contractelor subsecvente

6. Atribuirea contractului subsecvent

7. Încheierea contractelor subsecvente

8. Managementul și implementarea contractelor subsecvente

9. Facturarea și plata în cadrul contractelor subsecvente

10. Cerințe speciale

CAPITOLUL II - Specificații tehnice - activități specifice

1. Obiectiv general


- 2.1 Asigurarea serviciilor de cazare externă

- 2.2 Asigurarea serviciilor de închiriere săli şi echipamente pentru desfăşurarea evenimentelor

- 2.3 Asigurarea serviciilor de traducere simultană/interpretariat

- 2.4 Asigurarea serviciilor de transport

- 2.5 Asigurarea serviciilor de masă

- 2.6 Alte cerințe

3. Managementul proiectului

5

4. Cerințe generale cu privire la prestarea serviciilor 5. Modalitatea de întocmire a ofertei tehnice și financiare 6. Recepția și plata serviciilor

CAPITOLUL III - Procedura de evaluare a Prestatorilor

1. Evaluarea de către participanți

2. Evaluarea de către Beneficiar

3. Bonus-Malus

INFORMAȚII GENERALE

Autoritate Contractantă: Ministerul Finanțelor Publice - Direcția Generală Servicii Interne și Achiziții Publice - îndeplinește calitatea de Autoritate Contractantă pentru acordul cadru și contractele subsecvente și va fi responsabilă de managementul acestuia, acoperind toate aspectele procedurale și administrative referitoare la lansarea și contractarea acestora.

Ministerul Finanțelor Publice Direcția Generală Servicii Interne și Achiziții Publice București, Bd. Libertății, sector 5, CP 050741 Tel/fax: 00 40 21 226.24.91 / 00 40 21 316.57.58

Beneficiar: Ministerul Finanțelor Publice - Autoritatea de Certificare și Plată (ACP) - responsabil de redactarea caietelor de sarcini aferente acordului cadru/contractelor subsecvente, de estimarea bugetului, de participarea la selectarea ofertelor, implementarea tehnică a acordului cadru și a contractelor subsecvente, precum și de monitorizarea activităților întreprinse de Prestator.

Ministerul Finanțelor Publice Autoritatea de Certificare și Plată București, Bd. Mircea Vodă, Nr. 44, intrarea B, Sector 3, CP 030669 Tel/fax : 00 40 21 326 87 32 / 00 40 21 326 87 31

Prestator: Operatorul economic responsabil pentru execuția la timp a acordului/contractului subsecvent și pentru obținerea rezultatelor/respectarea sarcinilor prevăzute în caietul de sarcini. El va realiza toate cerințele acordului/contract, respectând și aplicând cele mai bune practici în domeniu.

Context Autoritatea de Certificare și Plată are calitatea de beneficiar pentru proiectul „Sprijin pentru ACP în gestionarea Mecanismului Financiar al Spațiului Economic European și a Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021”, finanțat din Mecanismul Financiar Spațiul Economic European 2014-2021 și Mecanismul Financiar Norvegian 2014-2021. Proiectul are ca obiectiv îmbunătățirea capacității instituționale a Autorității de Certificare și Plată în vederea gestionării eficiente a Mecanismului Financiar al Spațiului Economic

6

European 2014-2021 și a Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021. În cadrul proiectului este prevăzută, pe lângă altele, activitatea de organizare a:

• trei (3) vizite de studiu în afara țării (în cadrul liniei bugetare 8.11.2 a – Cheltuieli de management).

CAPITOLUL I Obiectul Acordului-cadru

1. Informații privind acordul-cadru Obiectivul acordului-cadru este acela de a încheia o înțelegere scrisă între Autoritatea Contractantă/Beneficiar și maxim 4 (patru) operatori economici, în vederea stabilirii elementelor și condițiilor care vor guverna contractele subsecvente de servicii ce urmează a fi atribuite până la 31.03.2022, conform tabelului centralizator de mai jos. Scopul este de a furniza, prin intermediul contractelor subsecvente, servicii de organizare care pot fi mobilizate în timp util pentru organizarea fiecărui eveniment în parte. Prin mobilizare se înțelege totalitatea activităților pe care trebuie să le realizeze Prestatorul pentru a organiza evenimentul în condițiile din caietul de sarcini, de la momentul semnării contractului subsecvent, până în preziua derulării evenimentului (derulare întâlnire organizatorică, pregătire/obținere acord/multiplicare promoționale și diverse documente necesare desfășurării evenimentului, etc.).

Acordul-cadru se va semna cu maxim 4 (patru) operatori economici, în ordinea clasamentului stabilit conform criteriului de atribuire, atribuirea contractelor subsecvente urmând să se facă prin reluarea competiției.

Obiectivele fiecărui contract subsecvent vor fi descrise în caiete de sarcini specifice în care vor fi cuprinse detalii asupra activităților și care vor fi parte a fiecărui contract ce urmează a fi încheiat în baza acestui acord-cadru.

Tabel centralizator cu evenimentele care se estimează a fi organizate în perioada de implementare a acordului-cadru:

1 2 3 5 6 7

Nr. crt.

Loc desfășurare

Durată Nr. estimat de

participanți

Perioada estimată de derulare a evenimentelor

Sursă finanțare

7 Vizită de studiu

1

6 zile

(5 nopți cazare) 11 2020 MFSEE/MFN

8 Vizită de studiu

2

6 zile


9 Vizită de studiu

3

6 zile


7

Pentru vizitele de studiu se previzionează următoarele destinații: Croația, Portugalia și Slovenia. Aceste destinații au caracter orientativ, locațiile și perioadele exacte urmând a fi comunicate la momentul reluării competiției în cadrul acordului-cadru.

Pentru vizitele de studiu Ofertanții vor lua în calcul posibilitatea ca la grupul de 11 reprezentanți ai Beneficiarului să se adauge 1-2 reprezentanți ai organizației/instituțiilor din țările gazdă care se vor deplasa la locurile de derulare a proiectelor. Pentru aceștia din urmă se vor asigura doar serviciile de transport local.

Numărul estimat de participanți pentru fiecare eveniment este aproximativ, numărul efectiv al participanților putând fi mai mic sau mai mare decât acesta. Numărul efectiv de participanți va fi comunicat operatorului economic cu cel puţin 5 zile înaintea desfăşurării evenimentelor.

Graficul de derulare a activităţilor este un grafic estimativ, Autoritatea contractantă rezervându-și dreptul de a reprograma evenimentele.

Valoarea maximă a acordului-cadru este de 384.677 lei cu TVA, respectiv 323.258 lei fără TVA.

Se va încheia câte un contract subsecvent pentru fiecare eveniment în parte.

2. Supoziții și riscuri

• Îndeplinirea angajamentelor asumate şi sprijin decizional la nivelul instituţiilor care fac parte din grupul țintă;

• Cooperare adecvată între diferite instituţii ale administraţiei publice româneşti şi Prestatorul/Prestatorii responsabili de implementarea proiectului;

• Atitudine pro-activă a tuturor instituţiilor prin acordarea dreptului de participare a reprezentanților săi la evenimentele organizate;

• Utilizarea experienţei şi a bunelor practici din proiectele anterioare în organizarea, în conţinutul şi coerenţa prezentului acord cadru;

• Îndeplinirea angajamentelor asumate şi sprijin decizional la nivelul instituţiilor din țările gazdă, în cazul vizitelor de studiu;

• Evenimentele de pe plan politic pot aduce constrângeri în implementarea proiectului.

3. Logistica și planificare

3.1 Data demarării și perioada de execuţie Anticipăm că acordul-cadru va demara în luna martie 2020, iar perioada de implementare va fi de maxim 24 de luni calendaristice.

Contractele subsecvente: invitațiile de participare la reofertare vor indica data preconizată a demarării şi durata fiecărui contract specific. Data de începere va fi specificată în contractul subsecvent şi confirmată odată ce acesta a fost semnat.

3.2 Consorţii În cazul asocierilor, Liderul de asociere deţine răspunderea finală pentru toate aspectele contractuale şi financiare ale acordului cadru şi ale contractelor subsecvente şi va asigura comunicarea oficială cu autoritatea contractantă şi Beneficiarul în numele asocierii. Prestatorului nu îi este permisă subcontractarea activităţilor de management şi/sau administrare a acordului-cadru.

8

4. Activităţi specifice acordului-cadru Acordul-cadru se implementează printr-un număr de activităţi care au caracter repetitiv pentru fiecare contract subsecvent care se dorește a fi implementat, după cum urmează:

• re-ofertarea în vederea atribuirii contractului subsecvent;

• atribuirea contractului subsecvent;

• încheierea/semnarea contractului subsecvent;

• managementul şi implementarea contractului subsecvent;

• facturare şi plăţi.

5. Activitatea de reofertare pentru atribuirea contractelor subsecvente

5.1 Ori de câte ori Beneficiarul va decide achiziţionarea serviciilor care fac obiectul prezentului acord-cadru, ca regulă generală, Autoritatea contractantă va transmite o invitaţie de participare la reofertare și caietul de sarcini, concomitent, către toţi operatorii economici semnatari ai acordului-cadru. Invitaţia de participare va stipula, de asemenea, şi bugetul maxim al viitorului contract subsecvent.

5.2 Operatorul economic – semnatar al acordului-cadru are obligaţia de a răspunde fiecărei invitaţii transmise, în maxim 15 zile calendaristice de la transmiterea acesteia. În cazuri excepționale, acest termen limită poate fi mai mic sau mai mare dacă natura serviciului o solicită şi dacă acest lucru este prevăzut în invitaţia de participare. Termenul de răspuns la invitațiile transmise nu va fi mai mic de 5 (cinci) zile calendaristice de la data transmiterii acesteia.

5.3 În cazul în care Operatorul economic se află în imposibilitatea transmiterii ofertei, acesta trebuie să ofere o justificare scrisă până la termenul limită de transmitere a ofertei.

5.4 În cazul în care un operator economic se regăseşte în mod repetat (minim de două ori) în situaţia de a nu depune ofertă ca răspuns la invitaţia de reofertare sau ofertele sale sunt sub standardele tehnice aşteptate sau performanţa sa în contractele subsecvente implementate este de calitate slabă sau nu corespunde cerinţelor caietului de sarcini, Autoritatea-contractantă va suspenda acest operator economic, și nu îi va mai transmite invitaţie de participare la reofertare pentru evenimentul imediat următor luării deciziei de suspendare.

5.5 Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări privind invitația de participare la reofertare și caietul de sarcini, cel mai târziu cu 2 zile lucrătoare înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.

Autoritatea contractantă va transmite, în scris, fiecărui operator economic care a formulat solicitări de clarificări și va publica pe pagina proprie de internet, răspunsurile - însoțite de întrebările aferente.

În măsura în care clarificările cu privire la documentația de atribuire sunt solicitate în timp util, având în vedere termenul menționat mai sus, răspunsul la aceste solicitări trebuie sa fie transmis cu cel puțin 1 zi înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor.

5.6 Operatorul economic invitat la reofertare este responsabil de analizarea invitaţiei de participare şi a caietului de sarcini, de elaborarea unei metodologii de implementare de maxim 20 de pagini, de pregătirea ofertei financiare în conformitate cu condiţiile financiare (în cadrul preţurilor maxime unitare fixate la nivelul acordului-cadru). În cazul unei asocieri, calitatea şi acurateţea ofertei sunt în sarcina partenerului lider al asocierii.

9

5.7 Criteriul de atribuire în etapa de reofertare este ”cel mai bun raport calitate preț”. Modalitatea în care se va calcula și formulele utilizate sunt descrise în specificațiile tehnice atașate acestei invitații.

Elementul care va face obiectul reluării competiției pentru atribuirea contractului subsecvent este prețul total ofertat pentru organizarea evenimentului restul termenilor și condițiilor rămânând neschimbate față de cele aplicate pentru atribuirea acordului-cadru. Modalitatea de calcul a factorilor de evaluare, asociați criteriului de atribuire “cel mai bun raport

calitate-preț”, după cum urmează:

- Propunere financiară = pondere 50%

- Calitatea ofertei tehnice = pondere 50%

P1 – Propunerea financiara – maximum 50 de puncte

Prețul luat în considerare va fi cel re-ofertat. Pentru factorul de evaluare „Propunerea financiară” –

P1 punctajul se va acorda

astfel:

a) pentru cel mai scăzut dintre preţurile ofertelor se acordă punctajul maxim alocat factorului de evaluare:

P1 = 50 puncte = preț minim;

b) pentru alt preţ decât cel prevăzut la lit. a) punctajul se calculează după algoritmul:

P1n= (preţ minim/Pn) * 50.

unde: P1n= punctaj factor de evaluare al ofertei financiare curente

Preţ minim = preţul cel mai scăzut oferit de promitenți-prestatori pentru realizarea contractului

Pn = preţul ofertei curente

P2 – Calitatea ofertei tehnice – maximum 50 de puncte

Unde P2n – punctajul factorilor de evaluare al ofertei tehnice curente va fi transferat din etapa ofertării ințiale (se va lua în calcul punctajul obținut pentru calitatea ofertelor tehnice de la etapa de evaluare a ofertelor depuse pentru acordul-cadru – punctajul tehnic de la încheierea acordului cadru, ponderat cu 50% pentru etapa reofertării)

Punctajul final (PFn) pentru fiecare ofertă se va obține însumând punctajele pentru fiecare factor de evaluare.

PFn = P1n + P2n

6. Atribuirea contractului subsecvent

6.1 Autoritatea contractantă va selecta oferta în baza criteriului cel mai bun raport calitate/preț în urma verificării conformităţii ofertelor depuse cu condiţiile de participare solicitate în invitaţia de participare. Operatorii economici invitați la reofertare vor putea îmbunătățiri ofertele depuse inițial, doar în ceea ce privește prețurile unitare.

6.2 Ofertele financiare care depăşesc bugetul maxim disponibil pentru contractul subsecvent stabilit în acordul-cadru încheiat cu operatorul economic, vor fi respinse.

6.3 La momentul reofertării, ofertanții vor oferi cel puțin 3 (trei) variante de locaţii de cazare, varianta finală fiind selectată de Beneficiar.

10

Prestatorul va efectua rezervările la hoteluri care au un scor de minim nota 8, potrivit paginilor de internet de specialitate (ex: booking.com, tripadvisor, etc.). Prestatorul va asigura și rezervările pentru localurile unde participanții vor lua masa, dacă este cazul.

Totodată, Prestatorul va pune la dispoziția participanților sumele reprezentând contravaloarea indemnizației de deplasare (diurnă + indemnizație de cazare + indemnizație transport local, dacă este cazul), conform legislației naționale în vigoare, urmând ca participanții să achite la fața locului contravaloarea serviciilor de cazare, a meselor și transportul local, dacă este cazul.

6.4 În cazul a două oferte cu acelaşi punctaj, Autoritatea contractantă va solicita ofertanţilor respectivi, pentru departajare, o nouă propunere financiară în plic închis în maxim 24 ore de la informare, contractul subsecvent urmând a fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut.

6.5 În cazul în care ofertantul câștigător refuză să semneze contractul subsecvent, Autoritatea contractantă poate opta între încheierea contractului cu ofertantul clasat pe locul al doilea sau poate repeta procedura de atribuire a contractului.

6.6 La finalul fiecărui eveniment, după transmiterea de către Prestator a raportului de activitate, Beneficiarul va realiza evaluarea calitativă a serviciilor Prestatorului, în conformitate cu procedura de la capitolul III al prezentului caiet de sarcini. Pe baza acestei evaluări, Autoritatea contractantă va atribui aceluiași Prestator (cu acordul scris al acestuia) organizarea următorului/următoarelor eveniment/evenimente, fără reluarea competiției între operatorii economici parți ale acordului cadru.

7. Încheierea contractelor subsecvente În această fază, semnatarul acordului-cadru va fi notificat de Beneficiar asupra faptului că oferta sa este acceptată pentru încheierea unui contract subsecvent, devenind astfel responsabil pentru toate aspectele administrative privind acel contract. Ofertantul este obligat ca în maxim 5 zile lucrătoare de la notificarea acceptării ofertei să semneze contractul subsecvent şi să constituie garanţia de bună execuţie.

8. Managementul şi implementarea contractelor subsecvente

Autoritatea de Certificare și Plată, în calitate de Beneficiar, va coordona implementarea tehnică a contractelor subsecvente şi va monitoriza activităţile întreprinse de Prestator. Beneficiarul va nominaliza un manager de proiect care va avea rolul de a superviza implementarea acordului-cadru şi a contractelor subsecvente şi de a ţine legătura cu liderul de echipă desemnat de operatorii economici.

Detalii cu privire la managementul contractelor subsecvente vor fi stabilite în caietele de sarcini.

Prestatorul trebuie să colaboreze îndeaproape cu Beneficiarul pentru a utiliza sprijinul tehnic pe care acesta îl poate oferi (puncte de contact în cadrul entităţilor implicate, documente oficiale ale autorităților publice, etc.).

In cazul în care serviciile oferite de Prestator în cadrul unui eveniment din contractul subsecvent sunt de slabă calitate, Autoritatea contractantă va considera contractul subsecvent ca fiind reziliat de plin drept, fără punere în întârziere şi fără intervenția vreunei autorități sau instanțe de judecată, fără plata vreunei compensații către prestator, excluzându-l și de la următoarea reluare a competiției/re-ofertare. Prestatorul va fi informat de reziliere printr-o notificare scrisă. În acest caz, Autoritatea contractantă va transmite o invitație de participare la reofertare pentru evenimentele rămase de onorat din contractul subsecvent reziliat, concomitent, către ceilalți operatori economici semnatari ai acordului-

11

cadru. Invitaţia de participare va stipula, de asemenea, şi bugetul maxim al viitorului contract subsecvent.

Sunt considerate de slabă calitate acele servicii care îndeplinesc cumulativ condițiile la capitolul 3, Procedura de evaluare a Prestatorilor, sub-capitolul 3.2 Malus, din prezentul caietul de sarcini.

9. Facturarea și plata în cadrul contractelor subsecvente După aprobarea de către Beneficiar a Raportului de activitate al fiecărui eveniment, Prestatorul va emite factura aferentă contractului. În cazul unei asocieri, factura va fi transmisă de către partenerul lider al asocierii, care este responsabil de acurateţea facturii şi a documentelor suport.

Prestatorul trebuie să se asigure, între altele, că toate aspectele logistice ale contractului subsecvent, cum sunt transferul plăţilor către furnizori, personalul de suport etc. sunt realizate corect. Operatorul economic este responsabil de plata la timp a acestora. Beneficiarul și autoritatea contractantă nu sunt în niciun fel responsabili pentru plățile efectuate către furnizori.

Autoritatea contractantă va achita doar contravaloarea, pe categorii de servicii efectiv prestate și conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini, respectiv pentru numărul efectiv de evenimente organizate și pentru numărul efectiv de participanți la un eveniment.

10. Cerințe speciale

10.1 Toate materialele elaborate în cadrul acordului-cadru şi a contractelor subsecvente (ex. documente, mape, materialele de curs, obiecte promoționale) trebuie să respecte prevederile Manualului de identitate grafică și comunicare pentru granturile SEE și Norvegiene, care poate fi descărcat accesând link-ul https://www.eeagrants.ro/documente/pg/4

Aprobarea tuturor documentelor specifice fiecărui eveniment se va face de către Beneficiar, înainte de derularea efectivă a fiecărui eveniment.

10.2 Specificațiile tehnice solicitate în cadrul acestui caiet de sarcini vor fi considerate minime si obligatorii. Neîndeplinirea acestor specificații minime și obligatorii va conduce la declararea ofertei ca neconformă și la respingerea acesteia.

10.3 Prestatorul trebuie să asigure elaborarea în limba română a tuturor documentelor prezentate.

10.4 Documentele privind rezultatele şi alte documente adiacente, folosite sau primite de Prestator în timpul implementării proiectului, legate de proiect şi acţiunea desfăşurată, trebuie să fie catalogate ca strict confidenţiale şi nu trebuie să fie folosite sub niciun fel de Prestator fără permisiunea expresă, scrisă a Autorității contractante și a Beneficiarului.

10.5 Necesităţile legate de asigurarea personalului specializat, a echipamentelor, bunurilor şi serviciilor în legătură cu realizarea activităţilor din contract, suportului logistic pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor asumate, revin în exclusivitate în sarcina prestatorului de servicii.

10.6 Prestatorul nu trebuie să facă nicio declaraţie publică, nu trebuie să emită sau să prezinte niciun document legat de proiect, în nume propriu sau fără o permisiune scrisă prealabilă a Autorităţii Contractante.

https://www.eeagrants.ro/documente/pg/4

12

CAPITOLUL II Specificații tehnice - activități specifice

1. Obiectiv general

Obiectivul general al proiectului este îmbunătățirea capacității instituționale a Autorităţii de Certificare și Plată în vederea gestionării eficiente a MFSEE/MFN 2014-2021.

Obiectivul specific este achiziționarea serviciilor de organizare şi desfășurare a unor evenimente de tip conferințe/reuniuni/ateliere de lucru/seminarii/vizite de studiu, în cadrul proiectului finanțat prin MFSEE/MFN 2014-2021 pentru care ACP are calitatea de Promotor.


Autoritatea Contractantă estimează organizarea a 3 (trei) vizite de studiu care se vor desfășura pe durata a 6 (șase) zile fiecare (cinci nopți de cazare).

Toate activităţile se vor realiza de către Prestator în consultare cu Beneficiarul final (ACP) şi implicându-l permanent în toate etapele de pregătire a vizitei de studiu: contactarea instituțiilor la care vor fi organizate reuniuni, transmiterea documentelor aferente, planificarea vizitelor astfel încât să fie optimizat timpul petrecut în vizita de studiu, etc. Locația/țara de desfășurare și programul vizitelor de studiu, schimbului de informaţii şi experienţă vor fi cuprinse în termenii de referință ai contractelor subsecvente aferente fiecărui eveniment în parte.

Pentru fiecare participant în parte, Prestatorul va asigura 1 mapă, care să conţină cel puţin: agenda evenimentului, 1 block-notes, 1 pix, alte materiale informative. Acestea vor respecta prevederile manualului de identitate grafică și comunicare pentru granturile SEE și Norvegiene.

La numărul de 11 reprezentanți ai ACP se pot adăuga maxim 2 reprezentanți ai instituțiilor din țara gazdă care vor sprijini desfășurarea activităților și pentru care se vor asigura exclusiv serviciile de transport local.

2.1 Asigurarea serviciilor de cazare externă Cerințe obligatoriii:

Prestatorul va avea în vedere faptul că trebuie să asigure rezervările participanților la un hotel de minim 3 stele sau echivalent și cu capacitate de cazare aferentă numărului de participanți, cu micul dejun inclus, situat la o distanță de maxim 2.5 km de locul în care se vor desfășura întâlnirile cu reprezentații instituțiilor gazde (Beneficiarul va furniza adresa locului de desfășurare a evenimentului în cadrul termenilor de referință aferenți contractelor subsecvente), dar numai după consultarea și cu acordul Beneficiarului. Prestatorul va efectua rezervările la hoteluri care au un scor de minim nota 8, potrivit paginilor de internet de specialitate (ex.: booking.com, tripadvisor.com, etc.). Prestatorul va asigura și rezervările pentru localurile unde participanții vor lua masa (dacă acest lucru este solicitat de Beneficiar).

Totodată, Prestatorul va pune la dispoziția participanților sumele reprezentând contravaloarea indemnizației de deplasare (diurnă + indemnizație de cazare + indemnizație transport local, dacă este cazul) conform legislației naționale în vigoare și fără a depăși valorile maximale unitare din cadrul acordului cadru, urmând ca participanții să achite la fața locului contravaloarea serviciilor de cazare și a meselor.

La momentul reofertării se solicită nominalizarea unităților de cazare propuse, pentru identificarea lor și verificarea conformității. Spațiile de cazare vor fi asigurate în orașe din țări beneficiare ale MFSEE/MFN (se estimează: Croația, Slovenia, Portugalia, etc.) în care se

13

vor derula activități aferente vizitelor de studiu. Participanţii vor fi cazaţi în camere cu regim single, care vor îndeplini următoarele condiții minime:

− vor dispune de cameră cu baie proprie;

− vor fi dotate cu instalaţii de aer condiţionat;

− vor avea acces gratuit la wifi.

▪ Decizia privind alegerea spațiului de cazare a participanţilor aparţine Beneficiarului final.

Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hoteluri de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, etc.) vor fi achitate individual, de fiecare participant, înainte de părăsirea spațiului de cazare.

De asemenea, anularea rezervărilor va fi gratuită cu condiția anunțării cu minim 48 de ore înainte de cazare.

2.2 Asigurarea serviciilor de închiriere săli şi echipamente pentru desfășurarea evenimentelor

În cazul în care întâlnirile de lucru nu au loc la sediul instituțiilor/organismelor vizitate, sala/sălile în care vor avea loc evenimentele trebuie să fie localizată/e în cadrul hotelului unde sunt cazați participanții sau, dacă acest lucru nu este posibil, în alte spații situate la o distanță de maxim 1,5 km față de locul în care se asigură cazarea participanților. Sala/sălile în care vor avea loc evenimentele trebuie să aibă o capacitate care să acopere numărul de participanţi estimat, va/vor fi dotat/dotate cu laptop, videoproiector, flipchart și vor fi prevăzute cu sistem/e de ventilație/aer condiționat. De asemenea, se va permite accesul gratuit la wifi. Operatorul economic va asigura asistenţa tehnică la locul de desfăşurare a evenimentului. Totodată, operatorul economic este responsabil de respectarea normelor de protecţie a muncii şi de instruirea personalului care instalează, manipulează şi operează echipamentele tehnice. În funcție de necesitate, operatorul economic se asigură de faptul că poate pune la dispoziție beneficiarului accesul la un calculator cu conexiune la internet, fax, echipament de copiere/imprimare pentru soluționarea eventualelor probleme de ultim moment apărute în derularea evenimentelor (copiere/imprimare documente, mailing, fax, editare călăreți, elaborare ecusoane etc). Sala/sălile propusă/e trebuie să aibă mobilier adecvat desfăşurării activităţilor propuse:

✓ sala/sălile va/vor avea dispunere în sistem "U" sau în sistem "masă rotundă" pentru conferinţe:

De asemenea, sălile trebuie să fie spaţioase, cu lumină naturală, curate, fără existenţa unor bariere de comunicare (stâlpi/ziduri/pereţi în mijlocul sălii etc.). 2.3 Asigurarea serviciilor de traducere simultană/interpretariat Serviciile de interpretariat vor fi asigurate pe toată perioada de desfășurare a întâlnirilor de lucru organizate în cadrul vizitelor de studiu, la solicitarea Beneficiarului.

Aceste servicii vor viza limbile oficiale ale statelor de destinație, beneficiare ale MFSEE/MFN. La

momentul reofertării, ofertanții vor prezenta, după caz, în cadrul ofertei tehnice CV-ul translatorului

propus. In cadrul CV-ului se va evidenția experiența în legătură cu terminologia de specialitate din

domeniul gestionării fondurilor europene nerambursabile. Translatorii/experții care vor asigura

traducerea/interpretariatul vor fi autorizați

Toate costurile aferente asigurării serviciilor de interpretariat/traducere simultană în cazul vizitelor de studiu sunt în sarcina operatorului economic.

14

La momentul relansării competiției pentru atribuirea contractelor subsecvente, operatorii economici vor prezenta documente justificative privind autorizarea pentru limba/limbile pentru care se solicită serviciile de traducere/interpretariat.

Estimativ, se va asigura minim 1 interpret pe perioada vizitelor de studiu. Programul de lucru al acestora va fi stabilit în funcție de agenda evenimentelor, respectiv de programul aferent vizitelor de studiu, acestea urmând a fi stabilite ulterior.

2.4 Asigurarea serviciilor de transport

2.4.1 Transport intern (în țara de destinație a vizitelor de studiu):

Prestatorul asigură transportul participanților de la aeroport la hotelul unde sunt cazați și retur, precum și de la hotel la locurile de desfășurare a întâlnirilor de lucru/activităților organizate și retur, dacă acest lucru va fi solicitat în cadrul contractului subsecvent. Transportul participanţilor se va efectua cu microbuz/autocar cu o capacitate adecvată numărului de participanți, clasificate la 3 stele sau echivalent, de maxim 10 ani vechime, dotat cu instalație de aer condiționat, cu șofer.

Prestatorul va lua toate măsurile necesare pentru planificarea, coordonarea şi efectuarea transferurilor în cele mai bune condiţii și se va asigura că sunt îndeplinite toate condițiile legale necesare pentru efectuarea acestor servicii (autorizații, asigurări, taxe etc).

2.4.2 Transport internaţional

Prestatorul va achiziționa bilete de avion tur-retur necesare deplasării participanților în țările în care vor fi organizate vizitele de studiu. Prețul biletelor va include toate taxele aferente călătoriei, bagaj de cală și asigurarea bagajelor. Programul deplasărilor va fi convenit de comun acord cu Beneficiarul, în funcție de disponibilitatea și orarele de zbor ale companiilor aeriene care operează pe rutele solicitate. Ca regulă generală se vor achiziționa bilete cu traseu fără escală, companie de linie. În mod excepțional se acceptă companii low-cost, în cazul în care destinațiile nu sunt deservite de companii de linie, nu există alte zboruri directe sau orarele de zbor nu permit realizarea tuturor activităților programului vizitelor de studiu. De regulă, plecarea se va face cu o zi înainte de ziua începerii vizitei, iar întoarcerea în ultima zi a evenimentului, în funcție de agenda evenimentului și orarul de zbor.

2.5 Asigurarea serviciilor de masă

Masa de prânz şi cina vor fi asigurate în restaurante/cantine situate cât mai aproape de spațiile în care se desfăşoară activităţile cuprinse în programul vizitei sau cât mai aproape de hotelul unde se face cazarea, în funcție de situație. Spațiul unde se va servi masa și orarul vor fi stabilite împreună cu Beneficiarul, în funcție de programul vizitelor de studiu. Prestatorul va asigura serviciile de masă (prânz și cină) la un standard ridicat sau va asigura diurna participanților aferentă numărului de zile de desfășurare a fiecărei vizite de studiu, cu respectarea legislației în vigoare.

2.6 Alte cerințe 2.6.1 La finalul fiecărei vizite de studiu, Prestatorul va elabora Raportul de activitate privind organizarea și desfășurarea evenimentului. Acesta va fi înaintat Beneficiarului în termen de maxim 7 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului. Raportul va descrie rezultatele obţinute pe parcursul evenimentului desfăşurat şi va înregistra detalii de natură tehnică, financiară şi administrativă despre implementarea proiectului. Acesta va conține obligatoriu următoarele anexe: fotografii cu privire la reuniune, înregistrarea audio (dacă a fost solicitată de Beneficiar), lista de prezență (semnată de către toți participanții), lista materialelor distribuite (semnată de către toți participanții), o sinteza a

15

recomandărilor din cadrul chestionarelor de evaluare, alte documente justificative pentru cheltuielile efectuate (diagrama de cazare etc.) Raportul trebuie să cuprindă o parte narativă şi o secţiune financiară. Secţiunea financiară trebuie să conţină detalii privind costurile pe tipuri de cheltuieli și documentele justificative pentru verificarea cheltuielilor. 2.6.2 Pentru fiecare vizita de studiu, grupul de persoane va fi însoțit de un însoțitor de grup, persoană vorbitoare a unei limbi de circulație internațională, care va răspunde de prestarea serviciilor conform ofertei. Specificațiile tehnice solicitate în cadrul acestui caiet de sarcini vor fi considerate minime și obligatorii. Neîndeplinirea acestor specificații minime și obligatorii va conduce la declararea ofertei ca neconformă și la respingerea acesteia.

3. Managementul proiectului

- Beneficiarul va desemna un manager de proiect care va lucra în strânsă colaborare cu persoana desemnată de Prestator. Numele persoanei responsabile de contract din partea Beneficiarului va fi transmis Prestatorului după semnarea contractului;

- Beneficiarul va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire preliminară cu operatorul economic câştigător, pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului;

- Beneficiarul va pune la dispoziţia operatorului economic câştigător toate informaţiile/documentele relevante existente, necesare bunei derulări a proiectului;

- Beneficiarul va monitoriza, prin intermediul managerului de proiect, activităţile Prestatorului, îi semnalează acestuia orice abatere de la contract, emite eventuale recomandări în legătură cu implementarea contractului şi raportul de activitate;

- Toate comunicările din partea Prestatorului vor fi transmise în atenţia Beneficiarului;

- Prestatorul trebuie să transmită, în timp util, înainte de desfăşurarea evenimentului dovada asigurării serviciilor solicitate (vouchere, rezervări ferme, etc.);

- Prestatorul va nominaliza o persoană responsabilă de contract din partea sa, care va asigura contactul permanent cu reprezentanţii Beneficiarului;

- Prestatorul va informa de urgenţă Beneficiarul de orice eveniment sau circumstanţe ce împiedică execuţia la timp şi cu eficienţă a sarcinilor sale.

4. Cerințe generale cu privire la prestarea serviciilor (prevederile secțiunii 4 sunt incidente în cazul în care Prestatorul este cel responsabil de asigurarea serviciilor de masă)

- Prestatorul trebuie să se asigure că mâncarea este preparată din produse agroalimentare de calitate, însoţite obligatoriu de certificate de calitate şi sanitar veterinare;

- Prestatorul răspunde de execuţia la timp a obligaţiilor contractuale şi de calitatea serviciilor și este responsabil pentru activitatea personalului conform cerinţelor din caietul de sarcini;

- Prestatorul va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârşit sarcinile conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini;

- Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare și servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Beneficiarul are dreptul sa oprească servirea mâncării, iar Prestatorul va fi obligat să înlocuiască alimentele sau

16

mâncarea în cauza cu altele/alta corespunzătoare, fără a pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea notificării.

- La solicitarea expresă a Beneficiarului, Prestatorul are obligația de a prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub forma de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Beneficiar (facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate, certificate de calitate, alte avize, etc.).

- În cazul în care Prestatorul nu poate onora solicitarea primită cu privire la prestarea serviciilor, Beneficiarul poate achiziţiona aceste servicii de la alţi prestatori de servicii. În cazul în care această situaţie va interveni, Prestatorul va suporta toate costurile legate de prestarea respectivului serviciu, inclusiv diferenţa dintre valoarea plătită altui furnizor şi valoarea prevăzută în contractul de achiziţie publică.

- Beneficiarul nu este responsabil pentru nici un fel de cheltuieli suplimentare generate de preluarea unor instrucțiuni ale participanților la evenimente, suplimentare față de serviciile incluse în contract, direct de către personalul de deservire, acestea fiind exclusiv în sarcina Prestatorului care asigură deservirea participanților care dau astfel de instrucțiuni. Personalul de deservire va fi instruit în acest sens, iar participanții la evenimente (inclusiv personalul desemnat de Beneficiar) vor fi informați privind serviciile asigurate gratuit și cele contracost.

Toate încălcările și/sau nerespectările prevederilor de mai sus de către Prestator, care direct sau indirect provoacă prejudicii de orice natură Beneficiarului, vor fi suportate în exclusivitate de Prestator.

5. Modalitatea de întocmire a ofertei tehnice și financiare Propunerea tehnică va fi întocmită şi prezentată astfel încât aceasta să respecte cerinţele prevăzute în Caietul de sarcini şi să asigure posibilitatea identificării şi verificării corespondenţei între aceasta şi respectivele cerinţe.

Propunerea financiară va avea următoarea structură pentru fiecare eveniment în parte:

Reuniuni organizate în afara țării:

Tipuri de costuri Suma fără TVA

1 Preț servicii de masa sau diurnă/participant 167,65 lei/zi/participant

(echivalentul în lei a 35 de

euro/zi/participant*)

2 Preț servicii de cazare/ participant (incluzând micul dejun) 718,5 lei/zi/participant

(echivalentul în lei a 150

euro/zi/participant*)

3 Preț materiale promoționale/participant 135 lei/participant

4 Preț servicii de management al contractului** …....................... lei

5 Preț servicii traducere/interpretariat …....................... lei

6 Preț servicii transport aerian/internațional ….......... lei/participant

Preț total eveniment - fără TVA …................... lei

Preț total eveniment - cu TVA*** …................... lei

*Cursul de referință utilizat la elaborarea ofertelor va fi de 4,79 lei/euro.

** include serviciile de închiriere sală, transport local, servicii generale de management al contractului

*** Se va aplica cota de TVA conform legislației în vigoare.

17

Toate costurile legate de executarea contractului, cum ar fi: cheltuieli cu personalul, cheltuieli de comunicaţii, cheltuieli administrative şi indirecte (cheltuieli de secretariat, cheltuieli cu facilităţile suport puse la dispoziţia beneficiarului în scopul realizării activităților propuse), vor fi incluse de către ofertant în tarifele ofertate. Totodată, Prestatorul va include asigurările pentru bagaje și asigurările de sănătate de călătorie, cu valoare asigurată de minim 30.000 euro/persoană.

6. Recepția și plata serviciilor

La finalul fiecărui eveniment, Prestatorul va înainta spre aprobare Raportul de activitate și factura aferentă. Plăţile vor fi efectuate pe baza facturilor emise de Prestator numai dacă sunt însoțite de documente justificative și numai pe baza tarifelor stabilite în contractul încheiat între parți.

Prestatorul va ţine evidenţa tuturor cheltuielilor, a documentelor justificative, precum şi a corespondenţei şi solicitărilor primite din partea Autorității contractante și a Beneficiarului.

Valoarea finală a contractului va fi determinată de serviciile efectiv prestate de Prestator, calculate la numărul de participanți efectiv prezenți la eveniment și a prețului unitar (pe persoană) prezentat de Prestator în propunerea financiară declarată câștigătoare. Valoarea facturii nu poate depăși valoarea ofertei transmise.

Plata serviciilor achiziţionate sa va face cu ordin de plată, în termen de maxim 30 zile de la primirea documentelor emise de Prestator.

Nu se pot efectua plăți în avans conform HG nr. 264/2003 cu modificările şi completările ulterioare.

*****

CAPITOLUL III

Procedura de evaluare a Prestatorilor

După fiecare eveniment, serviciile oferite de către Prestator vor fi evaluate de către Beneficiar, evaluarea având două componente: evaluarea realizată de participanți și evaluarea realizată de Beneficiar.

1. Evaluarea de către participanți

- în chestionarul de evaluare menționat la Capitolul II, secțiunea 2.2.3, se va include obligatoriu următoarea întrebare închisă, dedicată aspectelor logistice:

Întrebare: Cum evaluaţi următoarele aspecte organizatorice:

Vă rugăm să apreciaţi nivelul evenimentului de prezentare și diseminare în funcţie de criteriile menţionate mai jos, folosind următoarea scală de apreciere de la 1 la 5 (1- minim, 5 – maxim).

18

1 2 3 4 5

1. Inregistrarea participanților

2. Calitatea serviciilor de interpretariat/traducere (dacă este cazul)

3. Serviciile de masă (calitatea și cantitatea hranei – dacă este cazul)

4. Serviciile de masă (mod de prezentare, personal de deservire – dacă este cazul)

5. Condițiile de cazare (dacă este cazul)

6. Condițiile de efectuare a deplasării (transport local)

7. Organizarea generală logistică a evenimentului

Rezultatul evaluării se va calcula prin raportarea tipurilor și numărului de răspunsuri, la numărul total al chestionarelor colectate de la participanți. Prestatorul are obligația de a întreprinde toate demersurile pentru a colecta chestionare de evaluare de la minim 75% din participanții de la evenimente.

2. Evaluarea de către Beneficiar

- va fi efectuată prin completarea de către managerul de proiect din partea Beneficiarului a următoarei grile de evaluare:

Scală de apreciere - se acordă puncte de la 1 la 5 (1- minim, 5 – maxim).

1 2 3 4 5

1. Gradul de disponibilitate a Prestatorului

2. Calitatea documentelor întocmite

3. Respectarea termenelor asumate de către Prestator în cadrul ofertei tehnice pentru elaborarea documentelor/materialelor

4. Respectarea termenului pentru realizarea raportului de activitate

2.1 Completarea grilei de evaluare de către managerul de proiect din partea Beneficiarului se va face după următoarele reguli:

Aspect evaluat

Criteriu de evaluare Punctaj

Gradul de disponibilitate

a Prestatorului*

Prestatorul confirmă primirea e-mail-urilor/comunicărilor de la Beneficiar în primele 30 de minute de la transmiterea de către acesta, în cel puțin 90% dintre e-mailuri/comunicări.

5

Prestatorul confirmă primirea e-mail-urilor/comunicărilor de la Beneficiar după primele 30 de minute, dar nu mai târziu de o oră de la transmiterea lor, în cel puțin 90% dintre e-

4

19

mailuri/comunicări.

Prestatorul confirmă primirea e-mail-urilor/comunicărilor de la Beneficiar după prima oră, dar nu mai târziu de două ore de la transmiterea lor, în cel puțin 90% dintre e-mailuri/comunicări.

3

Prestatorul confirmă primirea e-mail-urilor/comunicărilor de la Beneficiar după primele două ore, dar nu mai târziu de patru ore de la transmiterea lor, în cel puțin 90% dintre e-mailuri/comunicări.

2

Prestatorul confirmă primirea e-mail-urilor de la Beneficiar după mai mult de 4 ore de la transmiterea de către Beneficiar, în cel puțin 90% dintre e-mailuri/comunicări.

1

Calitatea documentelor

întocmite / materialelor realizate de

către Prestator

Beneficiarul nu are observații/are observații minore (de formă - de ex. erori de tehnoredactare) în legătură cu documentele transmise / materialele realizate de către Prestator

5

Beneficiarul solicită o singură dată revizuirea documentelor transmise / materialelor realizate de Prestator

4

Beneficiarul solicită de două ori revizuirea documentelor transmise / materialelor realizate de Prestator

3

Beneficiarul solicită de trei ori revizuirea documentelor transmise / materialelor realizate de Prestator

2

Beneficiarul solicită de mai mult de trei ori revizuirea documentelor transmise / materialelor realizate de Prestator

1

Respectarea termenelor asumate de

către Prestator în cadrul

ofertei tehnice pentru

elaborarea documentelor /

materialelor

Predarea în interiorul termenelor asumate în cadrul ofertei tehnice/ metodologiei de implementare

5

Predarea cu o întârziere de o zi față de termenele asumate în cadrul ofertei tehnice/metodologiei de implementare

4

Predarea cu o întârziere de două zile față de termenele asumate în cadrul ofertei tehnice/ metodologiei de implementare

3

Predarea cu o întârziere de trei zile față de termenele asumate în cadrul ofertei tehnice/ metodologiei de implementare

2

Predarea cu o întârziere de patru zile față de termenele asumate în cadrul ofertei tehnice/ metodologiei de implementare

1

Respectarea termenului

pentru transmiterea raportului de

activitate

Predarea în interiorul termenului stabilit de 3/5 zile de la secțiunea 2.2.4

5

Intârzierea cu o zi lucrătoare peste termenul de 3/5 zile de la secțiunea 2.2.4

4

Intârzierea cu două zile lucrătoare peste termenul de 3/5 zile de la secțiunea 2.2.4

3

Intârzierea cu trei zile lucrătoare peste termenul de 3/5 zile de la secțiunea 2.2.4

2

20

Intârzierea cu patru zile lucrătoare peste termenul de 3/5 zile de la secțiunea 2.2.4

1

* Notă - gradul de disponibilitate a Prestatorului va fi evaluat pentru corespondența/notificările transmise de Beneficiar de Luni până Vineri, în intervalul orar 09-18.

2.2 După consemnarea în cadrul grilei a punctajului pentru fiecare aspect evaluat, managerul de proiect din partea beneficiarului întocmește un punctaj total prin adunarea punctelor aferente fiecărui element evaluat.

2.3 Rezultatul evaluării va fi adus la cunoștința Prestatorului, care îl poate contesta în termen de 24 de ore de la transmitere, prin transmiterea unei comunicări către Beneficiar. În urma analizării argumentelor/documentelor prezentate de către Prestator, Beneficiarul poate modifica punctajul oferit acestuia.

3. Bonus-Malus

3.1 Bonus

Beneficiarul va solicita, iar Autoritatea contractantă va atribui aceluiași Prestator (cu acordul scris al acestuia) organizarea următorului eveniment, fără reluarea competiției/reofertare între Operatorii economici parți ai acordului cadru, dacă se îndeplinesc, cumulativ, următoarele condiții:

a) în cadrul evaluării de către Participanți, - minim 70% din toate notele aferente elementelor de logistică sunt notate cu nota 5 și minim 95% din toate notele aferente elementelor de logistică sunt notate cu 4 și 5;

b) în cadrul evaluării de către Beneficiar, Prestatorul obține minim 18 puncte.

3.2 Malus

În cazul în care serviciile prestate în cadrul contractului subsecvent sunt de slabă calitate, Beneficiarul va solicita, iar Autoritatea contractantă va suspenda Prestatorul, excluzându-l de la următoarea reluare a competiției/reofertare. Sunt considerate de slabă calitate acele servicii care îndeplinesc cumulativ, următoarele condiții:

a) în cadrul evaluării de către participanți, mai puțin de 50% din toate notele aferente elementelor de logistică sunt notate cu nota 5 și mai puțin de 70% din toate notele aferente elementelor de logistică sunt notate cu 4 și 5;

b) în cadrul evaluării de către Beneficiar, Prestatorul obține mai puțin de 12 puncte.

21

Informații pentru strategia de contractare

a

Relaţia dintre obiectul,

constrângerile asociate şi

complexitatea acordului-

cadru, pe de o parte, şi

resursele disponibile la nivel

de autoritate contractantă

pentru derularea activităţilor

din etapele procesului de

achiziţie publică, pe de altă

parte;

Asigurarea finanțării se face prin proiectul „Sprijin pentru ACP

în gestionarea Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic

European şi a Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021”

pentru care ACP are calitatea de Beneficiar.

b

Procedura de atribuire aleasă,

precum şi modalităţile speciale

de atribuire a contractului de

achiziţie publică asociate, dacă

este cazul;

Având în vedere faptul că acordul cadru are ca obiect servicii

prevăzute în anexa nr.2 a Legii nr.98/2016, precum și valoarea

estimată a achiziției –323.258 lei fără TVA, pentru atribuire se

va iniția procedura proprie a MFP si se vor respecta prevederile

art. 111 din Legea nr.98/2016.

c

Tipul de contract propus şi

modalitatea de implementare a

acestuia;

Acord-cadru – partial cu reluarea competiției la fiecare contract

subsecvent.

Astfel, propunem utilizarea prevederilor art. 118, alin (3) din

legea nr. 98/2016, respectiv posibilitatea atribuirii de contracte

subsecvente fără reluarea competiției, în funcție de performanța

obiectiv măsurată a Prestatorului. În acest sens am inclus în

caietul de sarcini secțiunea 6.6 (Capitolul I), precum și

Capitolul III care stabilește procedura de evaluare a

performanței Prestatorului.

d

Mecanismele de plată în cadrul

contractului, alocarea

riscurilor în cadrul acestuia,

măsuri de gestionare a

acestora, stabilirea

penalităţilor pentru

neîndeplinirea sau îndeplinirea

defectuoasă a obligaţiilor

contractuale;

Plata va fi efectuată în conformitate cu prevederile art. 6 din

Legea nr. 72/2013

e

Justificările privind

determinarea valorii estimate a

contractului/acordului-cadru,

precum şi orice alte elemente

legate de obţinerea de beneficii

pentru autoritatea contractantă

şi/sau îndeplinirea obiectivelor

comunicate la nivelul

sectorului administraţiei

publice în care activează

autoritatea contractantă;

Determinarea valorii estimate s-a realizat pe bază istorică

(contracte similare deja implementate în cadrul ACP).

Valoarea maximă estimată, fără TVA, este de 323.258 lei.

22

f

Justificările privind alegerea

procedurii de atribuire în

situaţiile prevăzute la art. 69

alin. (2) - (5) din Lege şi, după

caz, decizia de a reduce

termenele în condiţiile legii,

decizia de a nu utiliza

împărţirea pe loturi, criteriile

de calificare privind

capacitatea şi, după caz,

criteriile de selecţie, criteriul

de atribuire şi factorii de

evaluare utilizaţi;

Criteriul de atribuire: cel mai bun raport calitate/preț, cu

următorii factori de evaluare:

- Propunerea financiară – pondere 50%

- Calitatea ofertei tehnice – pondere 50%

▪

Factori de evaluare

P1 – Propunerea financiară – maxim 100 de puncte

Pentru factorul „Propunerea financiară” – P1 punctajul se va

acorda astfel:

a) pentru cel mai scăzut dintre prețurile ofertelor se

acordă punctajul maxim alocat factorului de evaluare:

▪ P1 = 100 de puncte = preț minim

b) pentru alt preț decât cel prevăzut la lit. a) punctajul se

calculează după algoritmul:

▪

▪ P1n = (preț minim/Pn) *100

▪ Unde P1n = punctaj factor de evaluare al ofertei

financiare curente

▪ Preț minim = prețul cel mai scăzut oferit de

ofertanți pentru realizarea contractului

▪ Pn = prețul ofertei curente

▪

P2 - Calitatea ofertei tehnice – maxim 100 de puncte

Pentru factorul de evaluare „ Calitatea ofertei tehnice” – P2

punctajul se va acorda astfel:

1. Proporționalitate între complexitatea activităților și timpul

necesar prevăzut. Sincronizarea activităților propuse –

maxim 50 puncte

Se acordă 15 puncte dacă activitățile propuse/planificate, se

sincronizează și urmează o ordine logică, se acordă 30 de puncte dacă

fiecare dintre acestea are menționată și o durată de realizare realistă

și se acordă 50 de puncte pentru prezentarea în plus de măsuri de

recuperare a eventualelor întârzieri.

2. Planificare coerentă și realistă a activităților (includere sub-

activități, secvențiere, grafic GANTT) – maxim 10 puncte

Se acordă 10 puncte pentru includerea activităților și sub-activităților

și 5 puncte dacă sunt incluse doar activitățile. Oferta care nu prezintă

organizarea şi planificarea activităţilor atât în forma descriptivă cât

şi format Gantt Chart va fi considerată neconformă.

3. Managementul riscurilor - Identificarea de riscuri relevante

și prezentarea de măsuri adecvate de preîntâmpinare a

acestora – maxim 20 puncte.

Se acordă 10 puncte pentru identificarea a cel puțin patru riscuri și

20 puncte dacă sunt prezentate și măsurile pentru preîntâmpinarea

fiecăruia;

4. Informații referitoare la organizarea logistică și tehnică -

resurse materiale/know-how & backstopping puse la

dispoziție pentru executarea contractului – maxim 20

puncte.

Se acordă 10 puncte pentru enumerarea resurselor puse la dispoziție,

și 20 puncte dacă în plus este descrisă relevanța acestora în

23

îndeplinirea contractului;

P2n = ∑(pct.1:pct.4)= x puncte

unde: P2n = punctaj factor de evaluare al ofertei tehnice curente

∑(pct.1:pct.4) = suma subfactorilor de evaluare a factorului P2

Calitatea ofertei tehnice

Notă finală:

În cazul când vor exista limitări, condiţionări sau restricţii impuse de

ofertant la cerinţele Caietului de Sarcini, oferta va fi declarată ca fiind

neconformă.

Pentru fiecare factor de evaluare la care Ofertantul nu aduce o

contribuţie proprie şi se limitează la simpla transpunere a Caietului

de Sarcini: Specificaţii Tehnice în propunerea sa tehnică, fără o

detaliere a activităţilor şi metodologiei propuse, punctajul acordat va

fi de zero puncte.

Pentru a obține oferte cât mai țintite pe solicitările Autorității

contractante și pentru a evita redundanța anumitor informații (de

exemplu descrieri ample ale valorilor și culturii organizaționale), se

vor accepta oferte de maximum 40 de pagini (caractere Times New

Roman, mărime 12, spațiu între rânduri 1.0) Ofertele care vor depăși

numărul de 40 de pagini vor fi considerate neconforme.

Punctajul final pentru fiecare ofertă se va obține însumând

punctajele pentru fiecare factor de evaluare

PFn = P1n * 50/100 + P2n * 50/100

În cazul a două oferte cu același punctaj final, va ocupa

un loc superior în clasament oferta care are un punctaj mai bun

a calității tehnice. În caz de menținere a egalității, Autoritatea

contractantă va solicita ofertanţilor respectivi, pentru

departajare, o nouă propunere financiară în plic închis în

maxim 24 ore de la informare, acordul cadru urmând a se

încheia/contractul urmând a fi atribuit ofertantului a cărui nouă

propunere financiară are preţul cel mai scăzut (prevedere

introdusă în secțiunea 6.4, capitolul I din caietul de sarcini).

g

Obiectivul din strategia locală/

regională/ naţională de

dezvoltare la a cărui realizare

contribuie contractul/acordul-

cadru respectiv, dacă este

cazul;

Proiectul are ca obiectiv îmbunătățirea capacității instituționale

a Autorității de Certificare și Plată în vederea gestionării

eficiente a Mecanismului Financiar al Spațiului Economic

European 2014-2021 și a Mecanismului Financiar Norvegian

2014-2021, prin următoarele:

- perfecționarea personalului implicat în îndeplinirea

atribuțiilor ce decurg din punerea în aplicare a prevederilor

Regulamentelor SEE și Norvegian, prin participarea la

reuniuni/reuniuni tehnice, întâlniri de lucru, schimburi de

experiență, cursuri, seminarii și/sau alte evenimente de

formare, organizate de instituții naționale și/sau europene; etc.

P a g | 24

ACORD CADRU DE PRESTARE SERVICII -proiect-

nr.______________data_______________

În temeiul prevederilor Legii nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, s-a încheiat prezentul acord cadru de prestare servicii, între:

1. Părțile contractului

1.1 MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE, cu sediul în București, Bdul. Libertății nr.16, sector 5, telefon 021.226.11.12, fax 021.319.97.92, cod fiscal 4221306, cont RO70TREZ23D510103583302X deschis la Activitatea de Trezorerie și Contabilitate Publică a Municipiului București, reprezentat prin domnul Tiberiu Horațiu GORUN – Secretar General Adjunct, pentru Ordonator principal de credite, în calitate de promitent-beneficiar, pe de o parte

şi

1.2 SC …………………. SRL, cu sediul în ……………, str. ……………, nr. …, sector …, telefon ....................., fax ......................, număr de înmatriculare la Registrul Comerțului ............................, cod fiscal ....................., cont ..............................................................................., deschis la Trezoreria......................., reprezentată prin ...................................., în calitate de promitent- prestator, pe de altă parte.

2. Definiţii

În prezentul acord cadru următorii termeni vor fi interpretaţi astfel:

a) Acord cadru - prezentul acord cadru şi toate anexele sale;

b) promitent - beneficiar şi promitent - prestator - părţile contractante, aşa cum sunt acestea numite în prezentul acord-cadru;

c) preţul acordului cadru - preţul plătibil promitentui-beneficiar de către promitentul-prestator, în baza contractului subsecvent, pentru îndeplinirea integrală şi corespunzătoare a tuturor obligaţiilor asumate prin acordul-cadru;

d) servicii – activităţi a căror prestare face obiectul acordului-cadru;

e) forţa majoră - reprezintă o împrejurare de origine externă, cu caracter extraordinar, absolut imprevizibilă şi inevitabilă, care se află în afara controlului oricărei părţi, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, şi care face imposibilă executarea şi, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: războaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunţiativă. Nu este considerat forţă majoră un eveniment asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi;

3. Interpretare

3.1 În prezentul acord-cadru, cu excepţia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include forma de plural şi vice versa, acolo unde acest lucru este permis de context.

3.2 Termenul “zi”sau “zile” sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit.

4. Scopul acordului-cadru

Acord-cadru de prestare servicii de organizare evenimente încheiat cu SC ………… SRL

P a g | 25

4.1 Scopul acordului-cadru îl reprezintă stabilirea condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele subsecvente de prestare servicii ce urmează a fi atribuite pe durata derulării prezentului acord-cadru.

4.2 Contractele subsecvente ce urmează a fi atribuite au ca obiect prestarea serviciilor de organizare evenimente (seminarii pentru schimb de experiență și bune practici/vizite de studiu) în cadrul proiectului „Sprijin pentru ACP în gestionarea Mecanismului Financiar al Spațiului Economic European și a Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021”, finanțat din Mecanismul financiar Spațiul Economic European și Mecanismul financiar 2014-2021.

4.3 Contractele subsecvente vor fi atribuite conform regulilor stabilite prin caietul de sarcini.

5. Prețul unitar, valoarea maximă a acordului-cadru și modalități de plată

5.1 Preţul/eveniment convenit pentru îndeplinirea acordului-cadru, respectiv prețul pentru prestarea serviciilor de organizare evenimente , plătibil promitentului-prestator de către promitentul-beneficiar este de ……….. lei, din care TVA ……….. lei, defalcat după cum urmează:


Nr. crt.

Tipuri de costuri Număr estimat

participanți/eveniment Suma făra TVA

1. Preț servicii de masa sau diurnă/participant 11 .............../participant

2. Preț servicii de cazare/ participant

(incluzând micul dejun) 11 .............../participant

3. Preț materiale promoționale/participant 11 ............../participant

4. Preț servicii de management al contractului x ............lei/eveniment

5. Preț servicii de traducere/interpretariat x ............lei/eveniment

6. Preț servicii transport aerian/internațional 11 ….......... /participant

Valoare totală reuniune - fără TVA x …............. lei

Valoare totală reuniune - cu TVA x .................lei

5.2 Promitentul beneficiar va solicita promitentului prestator organizarea a maxim 3 vizite de studiu în afara țării, conform cerințelor din caietul de sarcini.

5.3 Valoarea maximă totală a acordului-cadru este de .............. lei fără TVA, respectiv ................. lei cu TVA. 5.4 Plata se va efectua în lei, în contul promitentului-prestator, în baza facturii fiscale însoţite de procesul-verbal de recepție cantitativă și calitativă și/sau raport de service, semnat de reprezentanții ambelor părți.

5.5 Pentru serviciile prestate, plățile datorate de promitentul-beneficiar promitentului-prestator sunt cele declarate în Propunerea financiară, anexă la acordul-cadru, care rămân ferme pe toată durata acordului-cadru.

6. Valabilitatea acordului-cadru și termenul de execuție a obligațiilor 6.1 Valabilitatea prezentului acord-cadru începe de la data semnării acestuia de către ambele părţi și se termină la epuizarea convențională sau legală a oricărui efect pe care îl produce.

6.2 Perioada pentru prestarea serviciilor de organizare evenimente este de la semnarea acordului cadru de către ambele părțiClick here to enter a date. până la data de 31.03.2022 .

7. Documentele acordului-cadru

7.1 Documentele acordului-cadru sunt:


P a g | 26

a) Caietul de sarcini

b) Propunerea tehnică și clarificările primite ;

c) Propunerea financiară ;

7.2 În cazul apariţiei de neconcordanțe între Propunerea tehnică și Caietul de sarcini, primează prevederile din Caietul de sarcini.

8. Obligaţiile promitentului - prestator

8.1 Promitentul-prestator are obligația de a presta serviciile prevăzute în prezentul acord-cadru cu profesionalismul și promptitudinea cuvenite angajamentului asumat și în conformitate cu prevederile specificațiilor tehnice și cu propunerea tehnică, constituite ca anexe la prezentul acord-cadru.

8.2 Promitentul-prestator are obligația de a presta serviciile, de a asigura resursele umane, materiale, instalațiile, echipamentele și orice alte asemenea necesare pentru îndeplinirea acordului-cadru şi a contractelor-subsecvente.

8.3 Promitentul-prestator se obligă să despăgubească promitentul-beneficiar împotriva oricăror:

i. reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume, mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legatură cu produsele achiziţionate, şi

ii. daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea caietului de sarcini întocmit de către promitentul - beneficiar .

8.4 Promitentul-prestator este pe deplin responsabil pentru calitatea serviciilor prestate.

8.5 Promitentul-prestator se obligă să emită factura pentru serviciile prestate.Totodată, este răspunzător atât de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata acordului-cadru.

9. Obligaţiile promitentului - beneficiar

9.1 Promitentul-beneficiar se obligă să plătească preţul convenit, în conformitate cu prevederile art. 6 alin.(1) lit.c) din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.

9.2 Promitentul-beneficiar are obligația de a nu încheia cu alți operatori economici, pe durata acordului-cadru, un contract având ca obiect achiziționarea serviciilor care fac obiectul prezentului acord-cadru, cu excepția situației în care operatorul economic semnatar al acordului-cadru, nu mai are capacitatea de a răspunde solicitărilor promitentului-beneficiar.

9.3 Promitentul-beneficiar se obligă să atribuie contractele subsecvente aferente prezentului acord-cadru, ori de câte ori intenționează să achiziționeze serviciile care fac obiectul prezentului acord-cadru, cu respectarea condițiilor esențiale stabilite la încheierea acestuia.

9.4 Promitentul-beneficiar se obligă să asigure accesul reprezentanţilor promitentului-prestator în sediul său, în vederea prestării serviciilor.

10. Caracterul confidenţial al acordului - cadru

10.1 Fără a aduce atingere derulării şi execuţiei prezentului acord-cadru, promitentul-beneficiar are obligaţia de a asigura garantarea protejării acelor informaţii pe care promitentul-prestator le precizează ca fiind confidenţiale, în măsura în care, în mod obiectiv, dezvăluirea acestor informaţii ar prejudicia interesele legitime ale acestuia, în special în


P a g | 27

ceea ce priveste secretul comercial și proprietatea intelectuală.

10.2 Promitentul-prestator va trata toate documentele și informațiile care îi sunt puse la dispoziție referitoare la acordul-cadru ca având caracter personal și confidențial, cu excepția celor care, făcând parte din dosarul achiziției publice, așa cum acesta este definit în Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, au caracter de informație publică. Promitentul-beneficiar nu va publica sau divulga nicio informație cu privire la contract fără acordul scris, prealabil, al promitentului-prestator.

10.3 Promitentul- prestator va asigura confidențialitatea informaţiilor și protecția datelor cu caracter personal la care are acces şi se va asigura că, atât pe perioada de derulare a acordului-cadru, cât şi după încetarea acestuia, informaţiile sau documentele la care a avut acces nu vor fi utilizate în alt scop decât pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale.

10.4 Promitentul- prestator are obligația de a instrui personalul folosit în scopul îndeplinirii acordului-cadru pentru ca acesta să asigure păstrarea confidențialității informațiilor și securitatea documentelor, datelor și bunurilor cu care intră în contact în timpul executării acordului-cadru.

11. Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor

11.1 În cazul în care promitentul- prestator, din vina sa exclusivă, nu își onorează obligaţiile asumate prin prezentul acord-cadru, începând cu ziua următoare promitentul-beneficiar are dreptul de a deduce din valoarea acordului-cadru, dobânda legală penalizatoare prevăzută la art.3 alin.(21) din Ordonanţa Guvernului nr.13/2011 privind dobânda legală remuneratorie şi penalizatoare pentru obligaţii băneşti, precum şi pentru reglementarea unor măsuri financiar-fiscale în domeniul bancar, aprobată prin Legea nr. 43/2012, cu modificările şi completările ulterioare, calculată la valoarea obligației neîndeplinite.

11.2 În cazul în care promitentul- beneficiar, din vina sa exclusivă, nu îşi onorează obligaţiile în termenul prevăzut la art. 9.1 , promitentul- prestator are dreptul de a solicita plata dobânzii legale penalizatoare, aplicată la valoarea plăţii neefectuate, în conformitate cu prevederile art.4 din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.

11.3 Nerespectarea obligaţiilor asumate prin prezentul acord-cadru de către una dintre părţi, în mod culpabil, dă dreptul părţii lezate de a cere reziliere acordului-cadru şi de a pretinde plata de daune-interese.

11.4 (1) Promitentul-beneficiar are dreptul de a considera acord-cadru ca fiind reziliat de plin drept, fără punerea în întârziere şi fără intervenţia vreunei autorităţi sau instanţe de judecată printr-o notificare scrisă adresată promitentului-prestator, fără plata vreunei compensaţii către promitentului-prestator, dacă acesta din urmă nu îşi îndeplineşte obligaţiile conform prevederilor acordului-cadru şi documentelor contractului.

(2) În situaţiile prevăzute la alin.(1), dacă dreptul promitentului-beneficiar să considere acordul-cadru ca fiind reziliat de plin drept, acesta are dreptul de a solicita plata de daune-interese.

11.5 Promitentul-beneficiar îşi rezervă dreptul de a denunţa unilateral acordul-cadru, printr-o notificare scrisă adresată promitentului- prestator, fără nicio compensaţie, dacă acesta din urmă intră în procedura falimentului, cu condiţia ca această denunţare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la acţiune sau despăgubire pentru prestator. În acest caz, promitentul- prestator are dreptul de a pretinde numai plata corespunzătoare pentru partea din acordul-cadru îndeplinită până la data denunţării unilaterale a acordului-cadru. 11.6 În cazul în care promitentul-prestator semnatar al prezentului acord-cadru căruia promitentul-beneficiar îi transmite o solictare pentru încheierea unui contract subsecvent, nu mai are capacitatea de a răspunde solicitării, din propria culpă, prezentul acord-cadru se consideră reziliat de plin drept, fără a fi necesară intervenția instanței de judecată, de data


P a g | 28

limită stabilită de către promitentul-beneficiarpentru primirea răspunsului la solicitarea transmisă.

12. Încetarea acordului-cadru

12.1 Acordul-cadru încetează, în condițiile legii, în conformitate cu prevederile art.1321 din Legea nr.287/2009 privind Codul civil, republicată cu modificările ulterioare, în următoarele cazuri:

d) executarea integrală a obligațiilor promitentului-prestator și promitentului-beneficiar, așa cum sunt acestea prevăzute în prezentul acord-cadru;

e) acordul de voinţă al părţilor;

f) rezilierea acordului-cadru în condițiile art. 11.3, 11.4 și 11.6;

12.2 (1) Promitentul- beneficiar are dreptul de a denunţa unilateral acordul-cadru, printr-o notificare prealabilă adresată promitentului-prestator, în condițiile prevăzute la art.222 și art.223 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare. (2) Notificarea va fi transmisă de către promitentul-beneficiar cu cel puțin 10 zile înainte.

13. Forţa majoră

13.1 Forţa majoră este constatată de o autoritate competentă.

13.2 Forţa majoră exonerează părţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul acord-cadru, pe toată perioada în care aceasta acţionează.

13.3 Îndeplinirea acordului-cadru va fi suspendată în perioada de acţiune a forţei majore, dar fără a prejudicia drepturile ce li se cuveneau părţilor până la apariţia acesteia.

13.4 Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, imediat şi în mod complet, producerea acesteia şi să ia orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor.

13.5 Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi încetarea cauzei acesteia în maximum 10 zile de la încetare.

13.6 Dacă forţa majoră acţionează sau se estimează că va acţiona o perioadă mai mare de 1 lună, fiecare parte va avea dreptul să notifice celeilalte părţi încetarea de drept a prezentului acord-cadru, fără ca vreuna din părţi să poată pretinde celeilalte daune-interese.

14. Soluţionarea litigiilor

14.1 Promitentul-beneficiar şi promitentul-prestator vor depune toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legătură cu îndeplinirea acordului-cadru.

14.2 Dacă, după 10 zile de la începerea acestor tratative, promitentul- beneficiar şi promitentul-prestator nu reuşesc să rezolve în mod amiabil o divergenţă contractuală, fiecare parte poate solicita ca disputa să se soluţioneze de către instanţele judecătoreşti din România.

15. Amendamente

Părţile contractante au dreptul, pe durata îndeplinirii acordului-cadru, de a conveni modificarea clauzelor acestuia prin acte adiţionale, cu aplicarea prevederilor art.221 din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare, dacă este cazul.

16. Limba care guvernează contractul Limba care guvernează acordul-cadru este limba română.

17. Comunicări

17.1 (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului acord-cadru,


P a g | 29

trebuie să fie transmisă în scris.

(2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii.

17.2 Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, fax sau e-mail, cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării.

18. Legea aplicabilă acordului-cadru Acordul-cadru va fi interpretat conform legilor din România.

Părţile au înţeles să încheie prezentul acord-cadru în 2 (două) exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Promitent-beneficiar, Promitent-prestator,

Ministerul Finanțelor Publice Ordonator principal de credite,

Secretar General Adjunct, Tiberiu Horațiu GORUN

SC ……………… SRL Reprezentant legal

Prenume NUME

DIRECŢIA GENERALĂ ECONOMICĂ Director General,

Carmen Georgiana BIDAȘCU

DIRECŢIA GENERALĂ JURIDICĂ Director General,

Ciprian Sebastian BADEA

AUTORITATEA DE CERTIFICARE ŞI PLATĂ Director General Adjunct,

Ioana PREDULEA

DIRECŢIA GENERALĂ DE SERVICII INTERNE ȘI ACHIZIȚII PUBLICE,

Director General Adjunct,

Simion ILIE

Șef serviciu, Cristina DUMITRICĂ

Întocmit, Andrei NEGREA

P a g | 30

CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII – MODEL –

nr.______________data_______________

În temeiul prevederilor Legii nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, s-a încheiat prezentul contract de prestare de servicii, între:

1. Părțile contractului

1.1 MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE, cu sediul în București, Bdul. Libertății nr.16, sector 5, telefon 021.226.11.12, fax 021.319.97.92, cod fiscal 4221306, cont RO70TREZ23D510103583302X deschis la Activitatea de Trezorerie și Contabilitate Publică a Municipiului București, reprezentat prin domnul Tiberiu Horațiu GORUN – Secretar General Adjunct, pentru Ordonator principal de credite, în calitate de beneficiar, pe de o parte

şi

1.2 SC ...................................., cu sediul în ..........................., telefon ....................., fax ......................, număr de înmatriculare la Registrul Comerțului ............................, cod fiscal ....................., cont ..............................................................................., deschis la Trezoreria......................., reprezentată prin ...................................., în calitate de prestator, pe de altă parte.

2. Definiţii

În prezentul contract următorii termeni vor fi interpretaţi astfel:

g) contract - prezentul contract şi toate anexele sale;

h) beneficiar şi prestator - părţile contractante, aşa cum sunt acestea numite în prezentul contract;

i) preţul contractului - preţul plătibil prestatorului de către beneficiar, în baza contractului, pentru îndeplinirea integrală şi corespunzătoare a tuturor obligaţiilor asumate prin contract;

j) servicii – activităţi a căror prestare face obiectul contractului;

k) forţa majoră - reprezintă o împrejurare de origine externă, cu caracter extraordinar, absolut imprevizibilă şi inevitabilă, care se află în afara controlului oricărei părţi, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, şi care face imposibilă executarea şi, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: războaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunţiativă. Nu este considerat forţă majoră un eveniment asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi;

3. Interpretare

3.1 În prezentul contract, cu excepţia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include forma de plural şi vice versa, acolo unde acest lucru este permis de context.

3.2 Termenul “zi”sau “zile” sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit.Obiectul contractului

4. Obiectul contractului îl reprezintă prestarea de servicii de organizare de evenimente în afara României, în condițiile prevăzute în caietul de sarcini și propunerea tehnică, în perioada convenită și în conformitate cu obligațiile asumate prin prezentul contract.

5. Prețul contractului și modalități de plată

5.1 Preţul/eveniment convenit pentru îndeplinirea contractului, plătibil prestatorului de către

P a g | 31

beneficiar este de .................... lei, din care TVA ................. lei, defalcat după cum urmează:


Nr. crt.

Tipuri de costuri Număr estimat

participanți/eveniment Suma făra TVA

7. Preț servicii de masa sau diurnă/participant 11 .............../participant

8. Preț servicii de cazare/ participant

(incluzând micul dejun) 11 .............../participant

9. Preț materiale promoționale/participant 11 ............../participant

10. Preț servicii de management al contractului x ............lei/eveniment

11. Preț servicii de traducere/interpretariat x ............lei/eveniment

12. Preț servicii transport aerian/internațional 11 ….......... /participant

Valoare totală reuniune - fără TVA x …............. lei

Valoare totală reuniune - cu TVA x .................lei

5.2 Plata se va efectua în lei, în contul prestatorului, în baza facturii fiscale însoţite de procesul-verbal de recepţie cantitativă și calitativă a serviciilor prestate, semnat de reprezentanții ambelor părți.

5.3 Beneficiarul va achita doar contravaloarea, pe categorii de servicii efectiv prestate și conforme cu cerințele din caietul de sarcini, respectiv pentru numărul efectiv de participanți/eveniment.

6. Ajustarea preţului contractului

6.1 Pentru seviciile efectiv prestate, plăţile datorate de către beneficiar prestatorului sunt cele declarate în Propunerea financiară, anexă la contract.

6.2 Preţul contractului este ferm şi nu poate fi ajustat.

7. Valabilitatea contractului și termenul de execuție a obligațiilor

7.1 Valabilitatea prezentului contract începe de la data semnării lui de către ambele părți și se termină la epuizarea convențională sau legală a oricărui efect pe care îl produce.

7.2 Perioada pentru prestarea serviciilor de organizare de evenimente este de la data semnării acestuia de către ambele părți până la ..............

8. Documentele contractului

8.1 Documentele contractului sunt: l) Caietul de sarcini și eventualele clarificări – Anexa nr. 1;

m) Propunerea tehnică și eventualele clarificări – Anexa nr. 2;

n) Propunerea financiară și eventualele clarificări – Anexa nr. 3;

o) Garanția de bună execuție, constituită conform art.13. – Anexa nr. 4.

8.2 În cazul apariţiei de neconcordanțe între propunerea tehnică și Caietul de sarcini, primează prevederile din Caietul de sarcini.

9. Obligaţiile prestatorului

9.1 Prestatorul are obligaţia de a presta serviciile prevăzute în prezentul contract cu profesionalismul şi promptitudinea cuvenite angajamentului asumat în conformitate cu cerințele din Caietul de sarcini și Propunerea tehnică.

9.2 Prestatorul se obligă să despăgubească beneficiarul împotriva oricăror: i. reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate

intelectuală legate de serviciile prestate în cadrul contractului şi

P a g | 32

ii. daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea specificațiilor tehnice întocmite de către beneficiar.

9.3 Prestatorul are obligaţia de a supraveghea prestarea serviciilor şi de a asigura în mod continuu resursele umane, materiale și orice alte asemenea, necesare pentru îndeplinirea contractului.

9.4 Prestatorul este pe deplin responsabil pentru prestarea serviciilor ce fac obiectul prezentului contract. Totodată, este răspunzător atât de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata contractului.

9.5 (1) Prestatorul are obligația de a prezenta beneficiarului, în termen de 5 zile de la primirea notei de comandă, propunerea de amplasament pentru desfășurarea evenimentului. (2) În cazul în care propunerea de amplasament nu corespunde cerințelor din Caietul de sarcini și este respinsă de către beneficiar, prestatorul va prezenta, în termen de maximum 3 zile, o nouă propunere.

10. Obligaţiile beneficiarului

10.1 Beneficiarul se obligă să plătească preţul serviciilor prestate, în conformitate cu prevederile art.6 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.

10.2 Beneficiarul se obligă să pună la dispoziţia prestatorului orice informaţii şi/sau facilităţi pe care le consideră relevante şi necesare pentru îndeplinirea contractului.

11. Caracterul confidenţial al contractului

11.1 Fără a aduce atingere derulării şi execuţiei prezentului contract, beneficiarul are obligaţia de a asigura garantarea protejării acelor informaţii pe care prestatorul le precizează ca fiind confidenţiale, în măsura în care, în mod obiectiv, dezvăluirea acestor informaţii ar prejudicia interesele legitime ale acestuia, în special în ceea ce priveste secretul comercial si proprietatea intelectuală.

11.2 Prestatorul va trata toate documentele și informațiile care îi sunt puse la dispoziție referitoare la contract ca având caracter personal și confidențial, cu excepția celor care, făcând parte din dosarul achiziției publice, așa cum acesta este definit în Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, au caracter de informație publică. Prestatorul nu va publica sau divulga nicio informație cu privire la contract fără acordul scris, prealabil, al beneficiarului.

11.3 Prestatorul va asigura confidențialitatea informaţiilor și protecția datelor cu caracter personal la care are acces şi se va asigura că, atât pe perioada de derulare a contractului, cât şi după încetarea acestuia, informaţiile sau documentele la care a avut acces nu vor fi utilizate în alt scop decât pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale.

11.4 Prestatorul are obligația de a instrui personalul folosit în scopul îndeplinirii contractului pentru ca acesta să asigure păstrarea confidențialității informațiilor și securitatea documentelor, datelor și bunurilor cu care intră în contact în timpul prestării serviciilor care fac obiectul contractului.

11.5 Personalul prestatorului implicat in derularea contractului va semna un „Acord de confidenţialitate” cu Beneficiarul;

12. Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor

12.1 În cazul în care Prestatorul, din vina sa exclusivă, nu își onorează obligaţiile stabilite prin contract, începând cu ziua următoare beneficiarul are dreptul de a deduce din valoarea contractului, dobânda legală penalizatoare prevăzută la art.3 alin.(21) din Ordonanţa Guvernului nr.13/2011 privind dobânda legală remuneratorie şi penalizatoare pentru

P a g | 33

obligaţii băneşti, precum şi pentru reglementarea unor măsuri financiar-fiscale în domeniul bancar, aprobată prin Legea nr. 43/2012, cu modificările şi completările ulterioare, calculată la valoarea obligației neîndeplinite.

12.2 În cazul în care beneficiarul, din vina sa exclusivă, nu îşi onorează obligaţiile în termenul prevăzut la art. 9.1, Prestatorul are dreptul de a solicita plata dobânzii legale penalizatoare, aplicată la valoarea plăţii neefectuate, în conformitate cu prevederile art.4 din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.

12.3 Nerespectarea obligaţiilor asumate prin prezentul contract de către una dintre părţi, în mod culpabil şi repetat, dă dreptul părţii lezate de a cere reziliere contractului şi de a pretinde plata de daune-interese.

12.4 Nerespectarea obligației prevăzute la art. 9.5, dă dreptul Beneficiarului de a organiza evenimentul cu un alt operator, Prestatorul având obligația de a suporta contravaloarea serviciilor ocazionate. 12.5 (1) Beneficiarul are dreptul de a considera contractul ca fiind reziliat de plin drept, fără punerea în întârziere şi fără intervenţia vreunei autorităţi sau instanţe de judecată printr-o notificare scrisă adresată prestatorului, fără plata vreunei compensaţii către prestator, dacă acesta din urmă nu îşi îndeplineşte obligaţiile conform prevederilor contractuale şi documentelor contractului.

(2) În situaţiile prevăzute la alin.(1), dacă achizitorul consideră contractul ca fiind reziliat de plin drept, acesta are dreptul de a solicita plata de daune-interese.

12.6 Beneficiarul îşi rezervă dreptul de a denunţa unilateral contractul, printr-o notificare scrisă adresată Prestatorului, fără nicio compensaţie, dacă acesta din urmă intră în procedura falimentului, cu condiţia ca această denunţare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la acţiune sau despăgubire pentru prestator. În acest caz, prestatorul are dreptul de a pretinde numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a contractului. 13. Garanţia de bună execuţie a contractului

13.1 Prestatorul se obligă să constituie garanţia de bună execuţie a contractului în termen de 5 zile lucrătoare de la semnarea acestuia de către ambele părți, în cuantum de .............. lei, reprezentând 10% din valoarea contractului fără TVA.

13.2 Perioada de valabilitate a garanției de bună execuție trebuie să depăşească cu cel puţin 14 zile durata de execuție a contractului, prevăzută la art.7.1.

13.3 În cazul modificării valorii și /sau a duratei de execuție a prezentului contract, prin act adițional, prestatorul se obligă să suplimenteze cuantumul și/ sau să extindă perioada garanției de bună execuție, dacă este cazul.

13.4 Prestatorul se obligă să constituie garanţia de bună execuţie a contractului prin virament bancar în contul RO06TREZ7005005XXX000153 deschis la ATCPMB sau printr-un instrument de garantare emis de o instituție de credit din România sau din alt stat sau de o societate de asigurări, în condițiile legii.

13.5 Beneficiarul are dreptul de a emite pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie oricând pe parcursul îndeplinirii contractului, în limita prejudiciului creat, dacă prestatorul nu îşi execută, execută cu întârziere sau execută necorespunzător obligaţiile asumate prin prezentul contract. Anterior emiterii unei pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie, beneficiarul are obligaţia de a notifica pretenția, atât Prestatorului cât și emitentului instrumentului de garantare, precizând totodată obligaţiile care nu au fost respectate, precum și modul de calcul al prejudiciului. În situația executării garanției de bună execuție, parțial sau total, prestatorul are obligația de a reîntregi garanția în cauză raportat la restul

P a g | 34

rămas de executat.

13.6 Beneficiarul se obligă să restituie garanţia de bună execuţie în termen de cel mult 14 zile de la data îndeplinirii de către contractant a obligaţiilor asumate prin prezentul contract, dacă nu a ridicat până la acea dată pretenţii asupra ei.

14. Recepție și verificări

14.1 Prestatorul va propune beneficiarului şi va stabili de comun acord cu acesta un Grafic de derulare a activităților.

14.2 Beneficiarul sau reprezentantul său are dreptul de a verifica modul de prestare a serviciilor pentru a stabili conformitatea lor cu prevederile din Caietul de sarcini și din Propunerea tehnică.

14.3 La finalul fiecărui eveniment, prestatorul va înainta spre aprobare Raportul de activitate.

14.4 Documentele realizate în cadrul proiectului vor fi predate beneficiarului atât în original în format letric, cât și în format electronic.

14.5 Prestatorul va propune beneficiarului şi va stabili de comun acord cu acesta un Grafic de prestare a serviciilor, în baza căruia se vor putea efectua recepții și plăți parțiale (dacă se acceptă).

14.6 Prestarea serviciilor se consideră încheiată în momentul aprobării Raportului de activitate de către beneficiar. 15. Întârzieri în îndeplinirea contractului

15.1 Dacă pe parcursul îndeplinirii contractului prestatorul constată că nu poate respecta termenul de prestare convenit, atunci acesta are obligaţia de a notifica beneficiarul cu cel puțin 15 zile înainte de expirarea termenului; modificarea termenului de finalizare a prestării serviciilor asumate prin prezentul contract se va face cu acordul scris al părţilor.

15.2 În afara cazului în care beneficiarul este de acord cu o prelungire a termenului de prestare, orice întârziere în îndeplinirea contractului dă dreptul beneficiarului de a solicita penalităţi prestatorului în condițiile art.11.1. 16. Cesiunea

16.1 Prestatorul poate transmite, total sau parțial, prin acte juridice, creanțele născute din prezentul contract numai cu acordul prealabil, exprimat în scris, al beneficiarului.

16.2 Prestatorul nu poate transmite, total sau parțial, obligaţiile ce îi revin în temeiul prezentului contract.

16.3 Încălcarea art.16.1 și art. 16.2 dă dreptul beneficiarului la aplicarea pactului comisoriu reglementat de art.1553 alin.(2) teza finală din Legea nr.287/2009 privind Codul Civil, republicată cu modificările ulterioare, contractul desfiinţându-se de plin drept, fără punere în întârziere, fără acţiune în justiţie şi fără nicio altă formalitate prealabilă.

17. Încetarea contractului

17.1 Contractul încetează, în condițiile legii, în conformitate cu prevederile art.1321 din Legea nr.287/2009 privind Codul civil, republicată cu modificările ulterioare, în următoarele cazuri:

p) executarea integrală a obligațiilor prestatorului și beneficiarului, așa cum sunt acestea prevăzute în prezentul contract;

q) acordul de voinţă al părţilor;

r) rezilierea contractului în condițiile art. 12.5 și 16.3;

17.2 (1) Beneficiarul are dreptul de a denunţa unilateral contractul, printr-o notificare prealabilă adresată prestatorului, în condițiile prevăzute la art.222 și art.223 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare. (2) Notificarea va fi transmisă de către beneficiar cu cel puțin 15 zile înainte.

P a g | 35

18. Forţa majoră

18.1 Forţa majoră este constatată de o autoritate competentă.

18.2 Forţa majoră exonerează părţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul contract, pe toată perioada în care aceasta acţionează.

18.3 Îndeplinirea contractului va fi suspendată în perioada de acţiune a forţei majore, dar fără a prejudicia drepturile ce li se cuveneau părţilor până la apariţia acesteia.

18.4 Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, imediat şi în mod complet, producerea acesteia şi să ia orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor.

18.5 Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi încetarea cauzei acesteia în maximum 15 zile de la încetare.

18.6 Dacă forţa majoră acţionează sau se estimează că va acţiona o perioadă mai mare de 1 lună, fiecare parte va avea dreptul să notifice celeilalte părţi încetarea de drept a prezentului contract, fără ca vreuna din părţi să poată pretinde celeilalte daune-interese.

19. Soluţionarea litigiilor

19.1 Beneficiarul şi prestatorul vor depune toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legătură cu îndeplinirea contractului.

19.2 Dacă, după 15 zile de la începerea acestor tratative, beneficiarul şi prestatorul nu reuşesc să rezolve în mod amiabil o divergenţă contractuală, fiecare parte poate solicita ca disputa să se soluţioneze de către instanţele judecătoreşti din România. 20. Amendamente Părţile contractante au dreptul, pe durata îndeplinirii contractului, de a conveni modificarea clauzelor acestuia prin acte adiţionale, încheiate în condițiile legii.

21. Limba care guvernează contractul Limba care guvernează contractul este limba română.

22. Comunicări

22.1 (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului contract, trebuie să fie transmisă în scris.

(2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât şi în momentul primirii.

22.2 Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, fax sau e-mail, cu condiţia confirmării a primirii comunicării.

23. Legea aplicabilă contractului

Contractul va fi interpretat conform legilor din România.

Părţile au înţeles să încheie prezentul contract în 2 (două) exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Beneficiar, Prestator,

Ministerul Finanțelor Publice Ordonator principal de credite,

Secretar General Adjunct, Tiberiu Horațiu GORUN

SC ……………… SRL Reprezentant legal

Prenume NUME

DIRECŢIA GENERALĂ ECONOMICĂ Director General,

Carmen Georgiana BIDAȘCU

P a g | 36

DIRECŢIA GENERALĂ JURIDICĂ Director General,

Ciprian Sebastian BADEA

AUTORITATEA DE CERTIFICARE ŞI PLATĂ Director General Adjunct,

Ioana PREDULEA

DIRECŢIA GENERALĂ DE SERVICII INTERNE ȘI ACHIZIȚII PUBLICE,

Director General Adjunct, Simion ILIE

Șef serviciu, Cristina DUMITRICĂ

Întocmit, Andrei NEGREA

37

FORMULARUL 1

OPERATOR ECONOMIC

______________________

(denumirea / numele)

FORMULAR DE OFERTĂ

Către Ministerul Finanţelor Publice, Bdul.Libertății nr.16, sector 5, Bucureşti, România

1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului________________________________________(denumirea/numele ofertantului) ______________________, ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să prestăm serviciile de organizare evenimente la prețul total de .....................lei, fără TVA.

2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestăm serviciile solicitate prin documentaţia de atribuire.

3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de______________________zile, respectiv până la data de ___________________________, (durata in litere si cifre) (ziua/luna/anul) și ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.

4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.

5. Am înţeles şi consimţim ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită ca fiind câştigătoare, să constituim garanţia de bună execuţie în conformitate cu prevederile din documentaţia de atribuire.

6. Alături de oferta de bază:

|_| depunem oferta alternativă, ale cărei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar "alternativă";

_

|_| nu depunem oferta alternativa.

(se bifează opţiunea corespunzătoare)

Înţelegem că nu sunteţi obligaţi să acceptaţi oferta cu cel mai scăzut preţ sau orice altă ofertă pe care o puteţi primi.

Data,________________

Ofertant ...................... (denumirea ofertantului),

Reprezentant împuternicit .......................... (nume şi prenume),

…....................... (semnătură autorizată)

38

OPERATOR ECONOMIC FORMULARUL 2

______________________

(denumirea / numele)

PROPUNERE FINANCIARĂ DETALIATĂ


Tipuri de costuri Suma fără TVA

1 Preț servicii de masa sau diurnă/participant 167,65 lei/zi/participant*

2 Preț servicii de cazare/ participant

(incluzând micul dejun)

718,50 lei/zi/participant*

3 Preț materiale promoționale/participant 135 lei/participant

4 Preț servicii de management al contractului** …....................... lei

5 Preț servicii traducere/interpretariat …....................... lei

6 Preț servicii transport aerian/internațional ….......... lei/participant

Preț total eveniment - fără TVA …................... lei

Preț total eveniment - cu TVA …................... lei

Preț total - fără TVA/3 evenimente …................... lei

Preț total - cu TVA/3 evenimente …................... lei

*Cursul de referință utilizat la elaborarea ofertelor va fi de 4,79 lei/euro.

** include serviciile de închiriere sală, transport local, servicii generale de management al contractului

Prețul este stabilit conform legislației naționale în vigoare

Data,________________

Ofertant ...................... (denumirea ofertantului),

Reprezentant împuternicit .......................... (nume şi prenume),

…....................... (semnătură autorizată)

39

Operator economic: S.C. ..........................

CUI:...........................................................

Nr. ONRC: .................................................

Sediul:.......................................................

Tel./Fax:....................................................

Cont trezorerie:.........................................

Deschis la: Trezoreria................................

Către,

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

Bucureşti, Bdul.Libertății, nr. 16, sector 5

1. Examinând Scrisoarea de intenție și având în vedere Caietul de sarcini publicat, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului S.C. .................................................... ne oferim să prestăm serviciile de organizare evenimente, îndeplinind cerințele minime prevăzute în scrisoarea de intenție /caietul de sarcini după cum urmează:

Nr. crt

Servicii solicitate

Cerințe minime

Mod de îndeplinire

DA/NU Observații

0 1 2 3 4

1

Servicii de organizare

şi desfășurare

a unor evenimente

de tip schimb de

experiență și bune

practici/vizite de studiu, în

cadrul proiectului

finanțat prin POAT 2014-

2020

1. Asigurarea serviciilor de cazare externă: Prestatorul va avea în vedere faptul că trebuie să asigure rezervările participanților la un hotel de minim 3 stele sau echivalent și cu capacitate de cazare aferentă numărului de participanți, cu micul dejun inclus, situat la o distanță de maxim 2,5 km de locul în care se vor desfășura întâlnirile cu reprezentații instituțiilor gazde (Beneficiarul va furniza adresa locului de desfășurare a evenimentului în cadrul termenilor de referință aferenți contractelor subsecvente). Prestatorul va efectua rezervările la hoteluri care au un scor de minim nota 7,5, potrivit paginilor de internet de specialitate (ex.: booking.com, etc.). Prestatorul va asigura și rezervările pentru localurile unde participanții vor lua masa (dacă acest lucru este solicitat de Beneficiar). Totodată, Prestatorul va pune la dispoziția participanților sumele reprezentând contravaloarea indemnizației de deplasare (diurnă + indemnizație de cazare + indemnizație transport local, dacă este cazul) conform legislației naționale în vigoare și fără a depăși valorile maximale unitare din cadrul acordului cadru, urmând ca participanții să achite la fața locului contravaloarea serviciilor de cazare și a meselor. La momentul reofertării se solicită nominalizarea unităților de cazare propuse, pentru identificarea lor și verificarea conformității. Spațiile de cazare vor fi asigurate în orașe din țări beneficiare ale MFSEE/MFN (se estimează: Croația, Slovenia, Portugalia, etc) în care se vor derula activități aferente vizitelor de studiu. Participanţii vor fi cazaţi în camere cu regim single, care vor îndeplini următoarele condiții minime: - vor dispune de cameră cu baie proprie; - vor fi dotate cu instalaţii de aer condiţionat; - vor avea acces gratuit la wifi.

40

Decizia privind alegerea spațiului de cazare a participanţilor aparţine Beneficiarului final. Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hoteluri de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, etc.) vor fi achitate individual, de fiecare participant, înainte de părăsirea spațiului de cazare. De asemenea, anularea rezervărilor va fi gratuită cu condiția anunțării cu minim 48 de ore înainte de cazare.

2.Asigurarea serviciilor de închiriere săli şi echipamente pentru desfăşurarea evenimentelor: În cazul în care întâlnirile de lucru nu au loc la sediul instituțiilor/organismelor vizitate, sala/sălile în care vor avea loc evenimentele trebuie să fie localizată/e în cadrul hotelului unde sunt cazați participanții sau, dacă acest lucru nu este posibil, în alte spații de situate la o distanță de maxim 1,5 km față de locul în care se asigură cazarea participanților. Sala/sălile în care vor avea loc evenimentele trebuie să aibă o capacitate care să acopere numărul de participanţi estimat, va/vor fi dotate cu laptop, videoproiector, flipchart și vor fi prevăzute cu sistem/e de ventilație/aer condiționat. De asemenea, ele vor permite accesul gratuit la wifi. Operatorul economic va asigura asistenţa tehnică la locul de desfăşurare a evenimentului. Totodată, operatorul economic este responsabil de respectarea normelor de protecţie a muncii şi de instruirea personalului care instalează, manipulează şi operează echipamentele tehnice. În funcție de necesitate, operatorul economic se asigură de faptul că poate pune la dispoziție beneficiarului accesul la un calculator cu conexiune la internet, fax, echipament de copiere/imprimare pentru soluționarea eventualelor probleme de ultim moment apărute în derularea evenimentelor (copiere/imprimare documente, mailing, fax, editare călăreți, elaborare ecusoane etc). Sala/sălile propusă/e trebuie să aibă mobilier adecvat desfăşurării activităţilor propuse: ü sala/sălile va/vor avea dispunere în sistem "U" sau în sistem "masă rotundă" pentru conferinţe: De asemenea, sălile trebuie să fie spaţioase, cu lumină naturală, curate, fără existenţa unor bariere de comunicare (stâlpi/ziduri/pereţi în mijlocul sălii etc.)

3. Asigurarea serviciilor de traducere simultană/interpretariat:Serviciile de interpretariat vor fi asigurate pe toată perioada de desfășurare a întâlnirilor de lucru organizate în cadrul vizitelor de studiu, la solicitarea Beneficiarului.Aceste servicii vor viza limbile oficiale ale statelor de destinație, beneficiare ale MFSEE/MFN. La momentul reofertării, ofertanții vor prezenta, după caz, în cadrul ofertei tehnice CV-ul translatorului propus. In cadrul CV-ului se va evidenția experiența în legătură cu terminologia de specialitate din domeniul gestionării fondurilor europene nerambursabile.Toate costurile aferente asigurării serviciilor de interpretariat/traducere simultană în cazul vizitelor de studiu sunt în sarcina operatorului economic.Experții care vor asigura traducerea/interpretariatul vor fi autorizați. La momentul relansării competiției pentru atribuirea contractelor subsecvente, operatorii economici vor prezenta documente justificative privind autorizarea pentru limba/limbile pentru care se solicită serviciile de traducere/interpretariat. Estimativ, se va asigura minim 1 interpret pe perioada vizitelor de studiu. Programul de lucru al

41

acestora va fi stabilit în funcție de agenda evenimentelor, respectiv de programul aferent vizitelor de studiu, acestea urmând a fi stabilite ulterior.

4. Asigurarea serviciilor de transport : Transport intern (în țara de destinație a vizitelor de studiu): Prestatorul asigură transportul participanților de la aeroport la hotelul unde sunt cazați și retur, precum și de la hotel la locurile de desfășurare a întâlnirilor de lucru/activităților organizate și retur, dacă acest lucru va fi solicitat în cadrul contractului subsecvent. Transportul participanţilor se va efectua cu microbuz/autocar cu o capacitate adecvată numărului de participanți, clasificate la 3 stele sau echivalent, de maxim 10 ani vechime, dotat cu instalație de aer condiționat, cu șofer. Prestatorul va lua toate măsurile necesare pentru planificarea, coordonarea şi efectuarea transferurilor în cele mai bune condiţii și se va asigura că sunt îndeplinite toate condițiile legale necesare pentru efectuarea acestor servicii (autorizații, asigurări, taxe etc) Transport internaţional Prestatorul va achiziționa bilete de avion tur-retur necesare deplasării participanților în țările în care vor fi organizate vizitele de studiu. Prețul biletelor va include toate taxele aferente călătoriei, bagaj de cală și asigurarea bagajelor. Programul deplasărilor va fi convenit de comun acord cu Beneficiarul, în funcție de disponibilitatea și orarele de zbor ale companiilor aeriene care operează pe rutele solicitate. Ca regulă generală se vor achiziționa bilete cu traseu fără escală, companie de linie. În mod excepțional se acceptă companii low-cost, în cazul în care destinațiile nu sunt deservite de companii de linie, nu există alte zboruri directe sau orarele de zbor nu permit realizarea tuturor activităților programului vizitelor de studiu. De regulă, plecarea se va face cu o zi înainte de ziua începerii vizitei, iar întoarcerea în ultima zi a evenimentului, în funcție de agenda evenimentului și orarul de zbor.

5. Asigurarea serviciilor de masă Masa de prânz şi cina vor fi asigurate în restaurante/cantine situate cât mai aproape de spațiile în care se desfăşoară activităţile cuprinse în programul vizitei sau cât mai aproape de hotelul unde se face cazarea, în funcție de situație. Spațiul unde se va servi masa și orarul vor fi stabilite împreună cu Beneficiarul, în funcție de programul vizitelor de studiu. Prestatorul va asigura serviciile de masă (prânz și cină) la un standard ridicat sau va asigura diurna participanților aferentă numărului de zile de desfășurare a fiecărei vizite de studiu, cu respectarea legislației în vigoare.

42

6. Alte cerințe: La finalul fiecărei vizite de studiu, Prestatorul va elabora Raportul de activitate privind organizarea și desfășurarea evenimentului. Acesta va fi înaintat Beneficiarului în termen de maxim 7 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului. Raportul va descrie rezultatele obţinute pe parcursul evenimentului desfăşurat şi va înregistra detalii de natură tehnică, financiară şi administrativă despre implementarea proiectului. Acesta va conține obligatoriu următoarele anexe: fotografii cu privire la reuniune, înregistrarea audio (dacă a fost solicitată de Beneficiar), lista de prezență (semnată de către toți participanții), lista materialelor distribuite (semnată de către toți participanții), o sinteza a recomandărilor din cadrul chestionarelor de evaluare, alte documente justificative pentru cheltuielile efectuate (diagrama de cazare etc.) Raportul trebuie să cuprindă o parte narativă şi o secţiune financiară. Secţiunea financiară trebuie să conţină detalii privind costurile pe tipuri de cheltuieli și documentele justificative pentru verificarea cheltuielilor Pentru fiecare vizita de studiu, grupul de persoane va fi însoțit de un însoțitor de grup, persoană vorbitoare a unei limbi de circulație internațională, care va răspunde de prestarea serviciilor conform ofertei

7. Managementul proiectului:Beneficiarul va desemna un manager de proiect care va lucra în strânsă colaborare cu persoana desemnată de Prestator. Numele persoanei responsabile de contract din partea Beneficiarului va fi transmis Prestatorului după semnarea contractului;Beneficiarul va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire preliminară cu operatorul economic câştigător, pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului;Beneficiarul va pune la dispoziţia operatorului economic câştigător toate informaţiile / documentele relevante existente, necesare bunei derulări a proiectului;Beneficiarul va monitoriza, prin intermediul managerului de proiect, activităţile Prestatorului, îi semnalează acestuia orice abatere de la contract, emite eventuale recomandări în legătură cu implementarea contractului şi raportul de activitate și nota de certificare a serviciilor; Toate comunicările din partea Prestatorului vor fi transmise în atenţia Beneficiarului;Prestatorul trebuie să transmită, în timp util, înainte de desfăşurarea evenimentului dovada asigurării serviciilor solicitate (vouchere, rezervări ferme, etc.);Prestatorul va nominaliza o persoană responsabilă de contract din partea sa care va asigura contactul permanent cu reprezentanţii Beneficiarului;Prestatorul va informa de urgenţă Beneficiarul de orice eveniment sau circumstanţe ce împiedică execuţia la timp şi cu eficienţă a sarcinilor sale.

43

8. Cerințe generale cu privire la prestarea serviciilor: Prestatorul trebuie să se asigure că mâncarea este preparată din produse agroalimentare de calitate, însoţite obligatoriu de certificate de calitate şi sanitar veterinare; Prestatorul răspunde de execuţia la timp a obligaţiilor contractuale şi de calitatea serviciilor și este responsabil pentru activitatea personalului conform cerinţelor din caietul de sarcini; Prestatorul va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârşit sarcinile conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini; Prestatorul trebuie să-şi asume întreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare și servire a mâncării. Totodată, este răspunzător de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate. În cazul în care se vor constata abateri care pot conduce la consecințe grave pentru starea de sănătate a participanților, Beneficiarul are dreptul sa oprească servirea mâncării, iar Prestatorul va fi obligat să înlocuiască alimentele sau mâncarea în cauza cu altele/alta corespunzătoare, fără a pretinde plăți suplimentare pentru aceasta, în termen de maxim 2 (două) ore de la primirea notificării. La solicitarea expresă a Beneficiarului, Prestatorul are obligația de a prezenta xerocopii după documentele legale de achiziționare a produselor servite sub forma de alimente nepreparate sau preparate ca mâncare pentru Beneficiar (facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, certificate sanitar-veterinare, declarații de conformitate, certificate de calitate, alte avize, etc.) În cazul în care Prestatorul nu poate onora solicitarea primită cu privire la prestarea serviciilor, Beneficiarul poate achiziţiona aceste servicii de la alţi prestatori de servicii. În cazul în care această situaţie va interveni, Prestatorul va suporta toate costurile legate de prestarea respectivului serviciu, inclusiv diferenţa dintre valoarea plătită altui furnizor şi valoarea prevăzută în contractul de achiziţie publică. Beneficiarul nu este responsabil pentru nici un fel de cheltuieli suplimentare generate de preluarea unor instrucțiuni ale participanților la evenimente, suplimentare față de serviciile incluse în contract, direct de către personalul de deservire, acestea fiind exclusiv în sarcina Prestatorului care asigură deservirea participanților care dau astfel de instrucțiuni. Personalul de deservire va fi instruit în acest sens, iar participanții la evenimente (inclusiv personalul desemnat de Beneficiar) vor fi informați privind serviciile asigurate gratuit și cele contracost. Toate încălcările și/sau nerespectările prevederilor de mai sus de către Prestator care direct sau indirect provoacă prejudicii de orice natură Beneficiarului vor fi suportate în exclusivitate de Prestator

9. Recepția serviciilor La finalul fiecărui eveniment, Prestatorul va înainta spre aprobare Raportul de activitate și factura aferentă. Prestatorul va ţine evidenţa tuturor cheltuielilor, a documentelor justificative, precum şi a corespondenţei şi solicitărilor primite din partea Autorității contractante și a Beneficiarului

Notă: În cazul în care există neconcordanțe între propunerea tehnică și caietul de sarcini, prevalează prevederile din caietul de sarcini. Alte informații: Data: …../……/2020 Semnătura

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE Direcția generală de ...

Documents

Transcript of MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE Direcția generală de ...