METODOLOGIE IMPLEMENTARE PROIECTE POSDRU

SUMAR

I. CEREREA DE PREFINANTARE, GRAFICUL ESTIMATIV AL CERERILOR DE RAMBURSARE

II. DOCUMENTELE CARE TREBUIESC ELABORATE SI DEPUSE LA FIECARE CERERE DE RAMBURSARE SAU CERERILOR DE PLATA

III. MODALITATEA DE INDOSARIERE SI ARHIVARE A DOCUMENTELOR PROIECTULUI

IV. ATRIBUTIILE, COMPETENTELE SI RESPONSABILITATILE CELOR IMPLICATI IN DERULAREA PROIECTULUI (EXPERTI AI PARTENERILOR SI EXTERNALIZATI)

In vederea implementarii in bune conditii a unui proiect POSDRU finantat din Fondul Social European este necesar sa fie respectate urmatoarele aspecte:

I. CEREREA DE PREFINANTARE, GRAFICUL ESTIMATIV AL CERERILOR DE RAMBURSARE

Dupa semnarea contractului de finantare in care sunt prevazute sumele acordate cu caracter nerambursabil, de prefinantare sau aduse ca si contributie a beneficiarului si partenerilor se vor depune in numarul de zile mentionate in contract, cererea de prefinatare respective graficul estimativ al cererilor de rambursare.

Cererea de prefinantare se elaboreaza in conformitate cu prevederile Instructiunii nr.24 AMPOSDRU privind acordarea prefinantarii pentru proiectele POSDRU (Anexa 1 la prezenta metodologie) si se solicita in cuantumul/procentul specificat in contractul de finantare.

Graficul estimativ al cererilor de rambursare se elaboreaza si depune obligatoriu in termen de 30 zile de la semnarea contractului de finantare si se modifica ori de cate ori apar schimbari de date/perioade de depunere a cererilor de rambursare. Acesta se elaboreaza in baza Instructiunii nr.19 AMPOSDRU (Anexa 2 la prezenta metodologie).

II. DOCUMENTELE CARE TREBUIESC ELABORATE SI DEPUSE LA FIECARE CERERE DE RAMBURSARE SAU CERERILOR DE PLATA

1

CERERE DE RAMBURSARE

- Cerere de Rambursare- Formular de identificare financiara (se depune la prima CR sau cand se efectueaza

schimbari in conturile dedicate proiectului din motive obiective)- Raport Tehnico-financiar- Evidenta Cheltuielilor- Raport de audit si declaratii auditor- Atestare si declaratie expert contabil- Deconturi parteneri- Rapoarte de activitate, Fise individuale si colective de pontaj- Anexe cu listele de experti implicati in proiect, locatii de implementare, liste achizitii,

declaratii etc- Proceduri de achizitii- Documente justificative financiar-contabile- Contracte de munca/civile ale expertilor implicate, fise de post, decizii de alocare experti - Contracte de achizitii bunuri si servicii dedicate proiectului- Acte Aditionale si Notificari privind modificarea contractului de finantare- Formulare si documente de identificare a grupurilor tinta din proiect- Raportari financiare (buget vs.realizat)- Raportari operationale (rapoarte de monitorizare, rapoarte de implementare, rapoarte de

informare etc.)- Livrabile – documente, studii, analize, proceduri, materiale care rezulta din derularea

activitatilor proiectului- Registrele de grup tinta- Documentele de identificare a grupului tinta

Toate aceste documente sunt specificate si organizate in cadrul unei cereri de rambursare in conformitate cu Intructiunea 73 – AMPOSDRU privind depunerea cererilor de rambursare (Anexa 3 la prezenta metodologie).

Instructiunea 73 a fost completata in data de 16.01.2014 cu Instructiunea 87- AMPOSDRU care modifica o parte dintre anexele I73 si adauga alte anexe (Anexa 5 la prezenta metodologie).

Documentele financiare aferente unei cereri de rambursare pentru un Beneficiar – Institutie publica finantata integral sau partial de la bugetul de stat sunt prezentate in cele ce urmeaza.

LISTA DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE CARE INSOTESC FIECARE CHELTUIALA SOLICITATA LA RAMBURSARE

1. PENTRU ACHIZITII BUNURI

2

a) Contract;

b) Factura;

c) NIR sau Proces verbal de punere in functiunept. Mijloace fixe;

d) Ordonantare:

- angajare;

- lichidare;

- Ordonatare;

- plata;

e) Ordin de plata;

f) Extras de cont trezorerie sau registru de casa si dispozitie de plata pentru caserie;

g) Bon de consum.

2. PENTRU ACHIZITII SERVICII SI LUCRARI

a) Contract;

b) Factura;

c) Proces verbal receptie lucrare, servicii;

d) Ordonantare:

- angajare;

- lichidare;

- Ordonatare;

- plata

e) Ordin de plata;

f) Extras de cont trezorerie sau registru de casa si dispozitie de plata.

3. DECONT PERSOANA FIZICA

a) Ordin de deplasare;

b) Bon carburanti;

3

c) Dispozitie primar pt. diurna;

d) Ordonantare:

- angajare;

- lichidare;

- Ordonantare;

- plata;

e) – Registru de casa si dispozitie de plata

4. Balante de verificare cu rulaje lunare pt. verificare achizitii(furnizor) si plata

5. Registrul jurnal care trebuie sa concorde cu rulajele in lunadin balantele de verificare

In vederea justificarii cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, Beneficiarii si Partenerii acestora vor elabora si pastra documentele justificative specificate in anexa 18 la Instructiunea 73 emisa de AMPOSDRU si inregistrata sub nr. 73/07.06.2013 amintita mai sus ca Anexa 3 la aceasta metodologie.

CERERE DE PLATA

In cazul in care Beneficiarul si Partenerii nu detin resursele financiare necesare implementarii proiectului in bune conditii in conformitate cu prevederile contractului de finantare se poate utiliza instrumentul numit ,, Cerere de Plata’’ prin care beneficiarul solicita in avans se la AMPOSDRU sumele pe care le are de achitat furnizorilor, participantilor si expertilor din proiect.

Documentele care se depun la cerea de plata si mecanismul elaborarii unei astfel de cereri este prezentat in Instructiunea 82/29.11.2013 – AMPOSDRU privind implementarea mecanismului decontarii cererilor de plata (Anexa 4 la prezenta metodologie).

Dupa primirea sumelor solicitate la plata in termen de 10 zile beneficiarul si partenerii au obligatia de a depune Cerere de rambursare aferenta Cererii de plata.

Cererile de plata se pot depune lunar cu obligativitatea ca dupa 3 cereri de plata sa se depuna si o Cerere de rambursare obisnuita.

Cererile de rambursare vor fi depuse cu ritmicitatea specificata in contractul de finantare, in speta pentru institutiile publice indiferent de modul de finantare acestea se vor depune dupa fiecare 3 luni de implementare.

4

III. MODALITATEA DE INDOSARIERE SI ARHIVARE A DOCUMENTELOR PROIECTULUI

1. Dosarul de CONTRACTARE al proiectului – contine toate documentele solicitate de catre autoritatea care gestioneaza proiectul (AM sau OI delegat) in conformitate cu ghidul solicitantului conditii specifice in baza caruia s-a depus cererea de finantare. DUBLURA/COPIA acestuia se va pastra la biroul proiectului in vederea unor viitoare vizite de monitorizare la fata locului.

2. Dosarul cu ACTE ADITIONALE si NOTIFICARI – contine toate documentele care schimba pe parcursul derularii proiectului diverse aspecte din contractul de finantare. Un exemplar ORIGINAL al tuturor acestora va fi pastrat in acest dosar si vor fi asezate in ordine cronologica a depunerii acestora, impreuna cu scrisorile de inaintare ORIGINALE cu numar de inregistrare de la AM/OI competent – in vederea unor viitoare vizite de monitorizare la fata locului si pentru a fi trecute ca istoric al modificarilor contractuale in Raportul Tehnico-Financiar. De asemenea, orice noua modificare se va raporta la documentele din ultimul Act aditional sau din ultima Notificare si anuleaza documentele initiale de contractare.

3. Dosare Cereri de Rambursare si Cereri de plata - vor fi indosariate si arhivate in conformitate cu Instructiunile 73 si 82 si vor contine documente ORIGINALE si CD-uri cu Cererile depuse in format electronic precum si scrisori de inaintare/procese verbale cu numar de inregistrare de la AM/OI compentent. Acestea fac obiectul verificarilor la fata locului de catre ofiterii de proiect din cadrul autoritatii de management pentru fonduri. Neregasirea unor documente originale care ar trebui sa existe in Dosarele Cererilor semnifica ca acestea au fost falsificate sau sunt pierdute si fac obiectul unor ALERTE DE NEREGULI initiate chiar de ofiterii AM/OI care realizeaza vizita.

4. Dosare Proceduri de achizitii ORIGINALE indosariate si arhivate conform prevederilor OUG 34/2006. Acestea trebuiesc pastrate la biroul proiectului ca si celelalte amintite mai sus pentru vizite de verificare la fata locului. De asemenea, lipsa unor astfel de documente poate duce la ALERTA DE NEREGULI sau corectie financiara de pana la 25% din valoarea totala a proiectului.

5. Dosare cu documente financiar-contabile aranjate si indosariate conform regulilor contabile si COPII DUPA ORIGINALE CU STAMPILA SOLICITAT SPRE RAMBURSARE SI STAMPILA EXPERTULUI CONTABIL, aranjate in ordinea din Evidenta cheltuielilor pe capitol bugetare (RU, ATC, P, FEDR, CGA).

5

6. Dosare Resurse Umane – experti implicati in proiect – contin contracte de munca/conventii civile dupa caz, fise de post, diplome, CV-uri etc.

7. Dosare Grup tinta – contin Formulare de grup tinta, Declaratii, Documente din care sa reiasa apartenenta la grupul tinta a participantilor si vor fi de asemenea, pastrate in ORIGINAL la biorul proiectului. Aceste dosare pot contine documente de consiliere si formare profesionala daca proiectul are ca finalitate pregatirea profesionala a participantilor.

IV. ATRIBUTIILE, COMPETENTELE SI RESPONSABILITATILE CELOR IMPLICATI IN DERULAREA PROIECTULUI (EXPERTI AI PARTENERILOR SI EXTERNALIZATI)

Echipa de Management (Manager Proiect, Consilier Juridic, Responsabil Financiar si Asistent Manager dupa caz) vor coordona intreaga activitate a proiectului in baza atributiilor si responsabilitatilor stabilite la sectiunea ,,Managementul Proiectului’’ din cererea de finantare.

Echipa de Implementare (experti pe termen lung si scurt angajati ai beneficiarului si partenerilor) vor derula activitatile proiectului in baza atributiilor si responsabilitatilor stabilite la sectiunea ,,Managementul Proiectului’’ din cererea de finantare.

Expertii externalizati vor respecta conditiile stabilite prin caietele de sarcini ale procedurilor de achizitii de servicii pentru implementarea proiectului.

Auditorul extern – va verifica toate documentele proiectului atat operationale cat si financiare (existenta, corectitudinea si completitudinea acestora), la fata locului (la biorul proiectului) deoarece documente precum contabilitatea unei institutii publice sau procedurile de achizitii publice ale unei astfel de institutii nu pot fi deplasate de la birourile de proiect sau de profil din institutie. Restul documentelor care trebuiesc elaborate de catre auditor pot fi realizate la sediul acestuia si aduse la biroul proiectului la data agreata cu beneficiarul si in conformitate cu prevedire contractului de prestari servicii semnat intre acestia.

Expertul contabil externalizat – va verifica, stampila si semna doar documentele de natura financiar- contabila ale proiectului (existenta, corectitudinea si completitudinea acestora),la fata locului deoarece documente precum contabilitatea unei institutii publice nu pot fi deplasate de la birourile de proiect sau de profil din institutie.

6