Îmbinarea de corespondenţă (cum să faci invitaţii...

Şcoala Lucianei – te învaţă să lucrezi pe calculator pag. 1

©Luciana Bercean | Site: www.scoalalucianei.ro | E-mail: [email protected] |

Toate drepturile rezervate. Acest conţinut este protejat prin Legea dreptului de autor nr. 8/1996

Îmbinarea de corespondenţă

sau

(cum să faci invitaţii personalizate pentru fiecare invitat în parte)

Ai o invitaţie şi o listă de persoane. Provocarea e să faci în mod automat câte o invitaţie pentru fiecare persoană

în parte, cu datele aferente.

Termenul „invitaţie” este folosit aici din considerente practice. Poţi folosi această opţiune pentru a crea scrisori

sau adrese oficiale sau orice altceva ai nevoie. Practic, orice document pe care trebuie să-l trimiţi unui număr

mare de persoane poate fi personalizat folosind îmbinarea de corespondenţă (mail merge).

Ai nevoie de programul Microsoft Word pentru a folosi informaţiile din acest ghid.

Pas 1. Scrie lista cu invitaţii sub formă de tabel.

Tabelul poate fi scris fie în Word, fie în Excel sau chiar în Access. Important este să fie tabel şi să conţină

informaţiile pe care doreşti să le introduci în invitaţie. Salvează lista şi închide fişierul respectiv.

Lista poate să fie specifică evenimentului sau poate să fie o listă generală pe care să o poţi folosi şi cu alte ocazii.

Sfat: scrie fiecare informaţie de care ai nevoie în coloana proprie. Nu scrie numele şi prenumele în aceeaşi

coloană. Poate acum nu e cazul, dar data viitoare o să ai nevoie doar de nume sau doar de prenume şi va

trebui să faci o muncă în plus. Fă economie de timp şi de energie.

Dragă (numele invitatului), în data de 9 august 2012 împlinesc 10 ani!

Te aştept să ne distrăm împreună începând cu ora 18:00.

PS. Iţi trimit şi un sms pe acest număr de

telefon: (numar telefon invitat), ca să nu uiţi

Dacă ţi-ai schimbat numărul, sună-mă tu la 0721-123456.

Cu drag,

Andreea

Nume Prenume Telefon Adresă

Popescu Adriana 0722-123456 Bucureşti

Ionescu Teodor 0723-123456 Bucureşti

Nicolescu Andrada 0724-123456 Buftea

Popovici Marcu 0725-123456 Bucureşti




Pas 2. Scrie invitaţia

Scrie documentul pe care vrei să-l personalizezi, astfel încât să incluzi în el şi informaţiile din tabel. În realitate,

dacă ai scrie o invitaţie ca cea din exemplul de mai sus, nu trebuie să scrii şi parantezele şi textul dintre

paranteze. Eu le-am scris pentru a se înţelege ideea mai clar. Salvează documentul, dar nu închide fişierul.

Sfat: Scrie invitaţia folosind numele şi datele unuia dintre invitaţi. O să-ţi fie mult mai simplu să gândeşti

textul referindu-te la o persoană anume. După ce ai ajuns la varianta finală, poţi să ştergi datele persoanei

respective, sau le poţi lăsa şi să foloseşti metoda explicată la pasul 4, subpunctul 1, din cadrul opţiunii Mail

merge.

Pas 3. Îmbină invitaţia cu lista de invitaţi şi o sa obţii invitaţii personalizate

Opţiunea pentru îmbinarea de corespondenţă se găseşte:

Word 2003: Meniul Tools, optiunea Letters and mailings, optiunea Mail Merge

Word 2007: Meniul Mailings, sectiunea Start Mail Merge, butonul Start Mail Merge, optiunea Step by Step Mail

Merge Wizard

După alegerea opţiunii de imbinare a corespondenţei, se deschide un panou în partea dreaptă a paginii, care te

va ghida prin 6 paşi, la finalul cărora obţii invitaţiile persoanlizate.

1. Select document type – selectarea tipului de document

Letters – scrisori (se poate folosi acest tip pentru scrisori, invitaţii etc.)

E-mail messages – mesaje e-mail

Envelopes – plicuri

Labels – etichete

Directory – registru (gen carte de telefon)

Se apasă în partea de jos a panoului optiunea “Next: Starting document”

Pentru exemplul de mai sus, cea mai potrivită variantă este „Letters”. În cazul în care doreşti să personalizezi altceva, poţi alege una din celelalte variante. În funcţie de varianta aleasă, opţiunile de la următorii paşi pot fi diferiţi de cei prezentaţi în continuare. Dar, baza este aceeaşi, aşă că poţi experimenta fără grijă toate variantele puse la dispoziţie.




2. Select starting document – selectarea documentului pe care vrei să-l personalizezi

Use the current document – foloseşti documentul deschis deja

Start from template – începi folosind un fişier şablon

Start from existing document – începi folosind un document existent (altul decat cel deschis deja)

Pentru exemplul de mai sus, cea mai potrivită variantă este „use the current document”, deoarece invitaţia scrisă anterior este deja deschisă. Dacă invitaţia pe care vrei să o personalizezi nu este încă deshisă, poţi alege ultima variantă (start from existing document) şi apoi să selectezi fişierul dorit.

Se alege opţiunea “Next: Select recipients”

3. Select recipients – selectarea destinatarilor (în cazul nostru reprezintă selectarea invitaţilor), practic specificarea listei

Use an existing list – foloseşti o listă existentă (în cazul de mai sus, avem lista deja)

Select from Outlook contacts – selectezi persoanele din lista de contacte salvată în Outlook (dacă foloseşti această aplicaţie si ai deja date despre invitaţii tăi acolo, nu e necesară o listă suplimentară, se poate folosi aceasta)

Type a new list – scrie pe loc o lista noua (eu nu recomand această variantă pentru că mi se pare mai greoaie decât celelalte, dar e alegerea ta

Se apasă butonul Browse, pentru a specifica locaţia şi numele fişierului în care este salvată lista ta.

Dupa alegerea listei se deschide o fereastră în care se pot vizualiza toate persoanele din listă şi se pot debifa persoanele pentru care nu dorim să avem invitaţie.

Se alege opţunea “Next: Write your letter”




4. Write your letter – scrie-ţi scrisoarea. La acest pas se alege practic informaţia din tabel care vrei să apară în invitaţie şi locul în care vrei să apară această informaţie

Primele 3 opţiuni (Address block…, Greeting line…, Electronic postage…) se folosesc de obicei dacă lista creată de tine respectă opţiunile puse la dispoziţie în cazul în care alegi să scrii lista pe loc (pct. 3, varianta a treia)

More Items – se foloseşte pentru a alege câmpurile care conţin date în tabelul creat de tine.

1. Înainte de a da click pe More items, trebuie să poziţionezi cursorul în

locul în care doreşti să-ţi apară o informaţie din tabelul cu lista. Dacă ai ales să scrii invitaţia folosindu-te de datele unei persoane, sau după modelul din exemplu - folosind indicii intre paranteze, atunci în loc să poziţionezi cursorul în locul dorit, selectezi datele persoanei respective sau indiciile (inclusiv parantezele)

2. Când dai click pe More Items ţi se deschide o fereastră în care e o listă cu informaţiile din lista ta.

3. Alegi informaţia care vrei să apară în locul în care ai pus cursorul, apoi apeşi butonul Insert, dupa care butonul Close pentru a închide fereastra.

4. Repeţi paşii anteriori până când ai poziţionat toate informaţiile de care ai avut nevoie.

Atentie! Fiecare informaţie din tabel va apărea în această fază sub forma unui câmp de date, adică «aşa». Nu uita să laşi spaţiu între textul din invitaţie şi câmp. Fiecare câmp va lua pentru fiecare invitaţie în parte câte o informaţie din tabelul iniţial (lista cu invitaţi).

Se alege apoi din partea de jos a panoului optiunea “Next: Select recipients”




6. Complete the merge – finalizeaza imbinarea. Ultimul pas iti pune doua variante la dispozitie:

Print – pentru a scoate la imprimanta invitaţiile personalizate

Edit individual letters – pune toate invitaţiile personalizate intr-un document separat. Acest lucru îţi permite fie să adaugi informaţii suplimentare pentru anumite invitaţii, fie sa le salvezi pentru a le imprima mai târziu. Nu uita să salvezi documentul nou creat.

Sfat: Chiar dacă vrei să scoţi la imprimantă invitaţiile, alege

opţiunea Edit individual letter pentru a avea o copie de rezervă

a invitaţiilor tipărite.

5. Preview your letter – previzualizarea scrisorii. La acest pas se poate vedea cum arată fiecare invitaţie, personalizată pentru fiecare persoana în parte.

Recipient – săgeţile din dreapta şi stânga îţi permit să vezi cum arată invitaţia pentru fiecare persoană

Make changes – fă schimbări:

o Opţiunea Edit recipient list îţi permite să schimbi selecţia

făcută la pasul 3, dacă doreşti acest lucru (poţi adăuga sau

poţi elimina persoane)

o Opţiunea Exclude this recipient - exclude acest destinatar,

îţi permite să excluzi persoana a carei invitaţie o vezi în acel

moment.

Se apasă în partea de jos a panoului optiunea “Next: Complete the merge”




După parcurgerea tuturor paşilor, acum ai un fişier care conţine invitaţiile personalizate pentru fiecare persoana în parte (ca în imaginile de mai jos)

În mod similar, folosind aceeaşi opţiune poţi crea textul care să fie scris pe plicul în care va fi trimisă invitaţia.

Îţi doresc spor la treabă!

Acest mic ghid a fost scris pentru a te ajuta pe tine. Dacă ai prieteni care consideri că au nevoie de această informaţie, te rog să le spui că pot primi şi ei la rândul lor acest e-book accesând site-ul scoalalucianei.ro. În cazul în care ai nevoie de informaţii suplimentare, mă poţi contacta oricând folosind una din variantele disponibile în subsolul paginii.

Dragă Adriana, în data de 9 august 2012 împlinesc 10 ani!



telefon: 0722-123456, ca să nu uiţi


Cu drag,

Andreea

Dragă Teodor, în data de 9 august 2012 împlinesc 10 ani!



telefon: 0723-123456, ca să nu uiţi


Cu drag,

Andreea

http://scoalalucianei.ro/

Îmbinarea de corespondenţă (cum să faci invitaţii...

Documents

Transcript of Îmbinarea de corespondenţă (cum să faci invitaţii...