Material Curs Time Management

5/13/2018 Material Curs Time Management - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/material-curs-time-management 1/13

1

CUPRINS:

I. TIMPUL NOSTRU pag. 2

EXERCITIU : Hotii de Timp pag. 2

II. ORGANIZAREA TIMPULUI pag . 2

7 motive pentru a utiliza planificarea pag. 3

Planificarea zilnica pag. 4

Formuleaza lista sarcinilor, actiunilor si a ter –menelor limita pag. 5

Observa si estimeaza timpul necesar indepli –nirii sarcinilor pag. 5

Rezerva timp pentru sarcini neprevazute pag. 5

Traseaza prioritati si fii selectiv pag. 5

Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor pag. 6

III. CELE 7 ETAPE ALE INTOCMIRII UNUI PLAN pag. 6

IV. GESTIONAREA INTRERUPERILOR pag. 9

V. MATRICEA TIMPULUI pag. 13



2

I. TIMPUL NOSTRU Timpul este cea mai preioasă resursă pe care o avem.

El este mai valoros decât banii, de aceea trebuie investit cu grijă.Timpul este un bun rar, limitat.

Timpul nu poate fi cumpărat.Timpul nu poate fi stocat sau pus deoparte.

Este imposibil să mărim timpul.Trecerea timpului este imperturbabilă şi irevocabilă.

Timpul înseamnă via ă.

Exerciiu: “Hoii de timp”Scop. Să vă ajute să identificai “hoii de timp” şi să punei în discuie problemespecifice, oferindu-vă astfel mecanisme de identificare a unor soluii posibile.

Mod de desfăşurare1. Avei la dispoziie câte 10 post-it-uri.2. Scriei zece “hoi de timp” care vă afectează personal, fiecare pe un post-it, separat. Folosi i

maximum cinci cuvinte pentru a descrie fiecare “ho de timp”. Avei la dispoziie o întreagă repriză de 5 minute!

II. ORGANIZAREA TIMPULUI Cu cât organizăm mai bine timpul (adică planificăm), cu atât mai bine îl putem folosipentru atingerea obiectivelor personale şi profesionale. Planificarea înseamnă pregătireapentru îndeplinirea obiectivelor.Cu cât e mai mare efortul destinat planificării timpului, cu atât va fi necesar mai puintimp pentru îndeplinirea obiectivelor propriu-zise, economisind astfel timp pe termenlung.

REINEI:“8 minute de planificare = 1 oră de timp economisit”!



3

Opt minute dedicate pregătirii pentru fiecare zi de muncă şi respectareaconsecventă a planificării stabilite duc la câştigarea unei ore pe zi pentruactivităile eseniale.

Cea mai importantă regulă în planificare estesă punei totul pe hârtie, în scris!

7 MOTIVE PENTRU A UTILIZA PLANIFICAREA ♦ Controlarea proiectelor. Proiectele despre care avei doar o “imagine mentală” sunt mai

dificil de controlat (“ceea ce nu se vede, se uită”) şi se pierd cu uşurină ♦ Reducerea încărcării. Planurile scrise reduc încărcarea memoriei♦ Automotivarea. Un plan scris are efectul psihologic de a imprima o automotivare în muncă..

Activităile întreprinse zilnic devin orientate mai mult spre atingerea obiectivelor; astfel, vei fi înclinat să vă axai pe sarcinile propuse pentru ziua respectivă

♦ Concentrare. Atenia vă va fi mai greu distrasă şi, probabil, vei fi mai perseverent înrealizarea sarcinilor planificate decât în cazul în care aceste obiective nu ar fi scrise

♦ Verificare. Prin verificarea rezultatelor zilnice, putei identifica sarcinile neîndeplinite, ce sepot transfera în altă zi, în funcie de importană/urgenă

♦ Succes. În plus, vă putei îmbunătăi reuşita printr-o mai bună estimare a necesarului de timpşi momentelor de întrerupere, precum şi prin alocarea unor perioade de timp realiste pentruevenimente neprevăzute

♦ Documentaie. Planurile scrise,

inute într-un dosar separat, furnizeaz

ăautomat

documentaie pentru activităile pe care le desfăşurai şi, în anumite cazuri, pot constitui odovadă şi o înregistrare a activităii sau inactivităii (sau incapacităii de a aciona).

Timpalocat

PLANIFICĂRIITimp necesar îndeplinirii obiectivelor

stabilite

Timpalocat

PLANIFICĂRII

Timp necesar îndepliniriiobiectivelor

TimpECONOMISIT



4

PLANIFICAREA ZILNICĂ. METODA FORTECând începei lucrul la un plan este importantă, înainte de toate, planificareafiecărei zile de activitate. Iată câteva motive:♦ Ziua e unitatea cea mai mică şi mai uşor de manevrat în procesul de organizare sistematică

a timpului♦ Dacă ziua precedentă nu a fost reuşită, putei considera fiecare zi ca pe un alt început♦ Aceasta este o etapă preliminară pentru planificarea pe termen lung♦ Dacă vă este dificil să controlai activităile uzuale ale fiecărei zile de lucru, vă va fi şi mai

dificil să vă planificai perioade de timp mai îndelungate

Un program zilnic realist trebuie să conină ceea ce dorii sau trebuie să realizai în ziua respectivă, precum şi ceea ce putei îndeplini fizic. Într-adevăr, cu cât par mai realizabile obiectivele stabilite, cu atât vei fi maimobilizat pentru îndeplinirea lor.

Metoda FORTE este relativ rapidă şi necesită, în medie, aproximativ 8 minute

pentru planificarea timpului din ziua respectivă, astfel încât să câştigi mai multtimp pentru activităile eseniale:♦ Formulează lista activităilor;♦ Observă şi estimează timpul necesar;♦ Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute;♦ Trasează priorităile;♦ Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor.

1. FORMULEAZĂ LISTA SARCINILOR, ACTIVITĂILOR ŞI TERMENELOR-LIMITĂ!

Folosind un format de plan zilnic, întocmeşte o listă cu toate lucrurile pe care aidori sau trebuie să le realizezi în ziua respectivă, grupate pe categorii specifice.♦ Fă o listă a sarcinilor de îndeplinit şi a termenelor-limită pentru săptămâna sau luna

respectivă ♦ Enumeră activităile neterminate din ziua precedentă ♦ Menionează noile sarcini ale zilei♦ Evideniază termenele-limită fixate♦ Convorbirile telefonice şi corespondena care trebuie efectuate♦ Activităile obişnuite, de exemplu şedinele de la ora 10 la 11



5

2. OBSERVĂ ŞI ESTIMEAZĂ TIMPUL NECESAR ÎNDEPLINIRII SARCINILOR!

Observă timpul ce trebuie alocat fiecărei sarcini. Timpul este limitat. Opt ore suntdoar opt ore. Experiena arată că oamenii îşi propun mai mult decât pot face de-alungul unei zile şi că sunt planificate mai multe activităi decât pot fi realizate cu

adevărat. Acest fapt conduce la o frustrare nedorită şi un dispre faă de planurilezilnice.Calculează timpul cheltuit în acelaşi mod în care calculezi banii cheltuii. Astfel,estimează timpul de care ai nevoie pentru sarcinile propuse. Timpul este maiimportant decât sunt banii. Atunci când cheltuieşti bani, estimează preul unuibun sau chiar îl calculezi cu precizie. De ce să nu procedezi la fel şi cu capitalulde timp de care dispui?Stabileşte termenele-limită. O altă regulă născută din experienă spune că timpul disponibil pentru a realiza o sarcină determină adesea timpul în carerealizezi de fapt acea sarcină. Ca şi în cazul unui buget, alocând un anumittimp pentru o sarcină îi impui să rămâi în cadrul acelei limite de timp.

3. REZERVĂ TIMP PENTRU SARCINI NEPREVĂZUTE!

Planifică doar o parte din programul de lucru; experiena a arătat că această parte trebuie să reprezinte aproximativ 60% din ziua de muncă (principiul debază al planificării timpului).Evenimentele neprevăzute, factorii perturbatori, problemele personale ne obligă să lăsăm neplanificat o parte din timp. Planul tău ar putea să conină trei pări:♦ aproximativ 60% pentru activităile planificate (planul zilnic);♦ aproximativ 20% pentru activităile neprevăzute (întreruperi, timp răpit);♦ aproximativ 20% pentru activităile spontane şi sociale (timpul creativ).

Principiul prudenei: planifică doar 50% !Dacă vrei să fii prudent, e recomandabil să planifici numai 50% din timpul delucru şi să rezervi cealaltă jumătate ca timp-tampon.

4. TRASEAZĂ PRIORITĂILE, FII SELECTIV, DELEAGĂ SARCINI1!

Datorită tendinei de a planifica mai mult de 50-60% din timpul de lucru disponibiltrebuie în mod riguros să reduci lista de sarcini la proporii realiste, astfel:♦ stabileşte priorităile;

♦ fii mai selectiv;♦ deleagă sarcini.Ceea ce rămâne trebuie amânat, anulat sau rezolvat peste orele de program.

5. EVALUEAZĂ GRADUL DE ÎNDEPLINIRE A SARCINILOR LA SFÂRŞITUL ZILEI!



6

Amână sarcinile neîndeplinite. Atunci când amâni în mod repetat o sarcină,aceasta devine o povară. Există două posibilităi:♦ poi să o consideri o sarcină de care te vei ocupa pe termen lung, o vei avea în vedere mai

târziu.♦ poi anula sarcina, pentru că ea s-a rezolvat de la sine.

III. CELE 7 ETAPE ALE INTOCMIRII UNUI PLAN

Stabilind obiective şi urmărindu-le te transformi dintr-un spectator alevenimentelor vieii într-un participant la ele. Cu toii avem vise şi dorine, darrelativ puini oameni au eluri (obiective). Dorine puternice precum “vreau să fiubogat” sau “aş vrea să fiu mai slabă” nu constituie cu adevărat obiective. Deşi elesunt la început vise, obiectivele sunt de fapt scopuri specifice ce pot fi atinsedoar prin aciuni concrete. Dacă nu-l poi măsura, evalua sau descrie, cu

sigurană nu este un obiectiv.Principalele etape pe care trebuie să le parcurgi pentru a-i îndeplini visele sunt:

1. DEFINEŞTE-I OBIECTIVELE!

Nu iti propune să faci totul, dintr-o dată. Concentreaza-te asupra fiecărui pas.Prea muli oameni îşi propun sarcini dificile şi, eşuând, renună apoi. eluriletrebuie să aibă în vedere ceea ce e realizabil.

2. PUNE PE HÂRTIE!

Odată definit elul, pune-l pe hârtie. În felul acesta poi urmări îndeplinireaobiectivelor, ele fiind deja bine conturate pe hârtie. Pus pe hârtie, obiectivul secristalizează în minte. Poti evalua cu rapiditate dacă deciziile pe care le iei teaproprie sau te îndepărtează de elul propus.

3. STABILEŞTE-I STRATEGIA!

Îndeplinirea unor obiective în mai multe etape le face pe acestea mai accesibile.Astfel te poi apropia de ele cu mai mult curaj. Această tehnică a planificării în

trepte constă în stabilirea unui obiectiv şi apoi a etapelor necesare pentruatingerea lui.

4. STABILEŞTE UN TERMEN-LIMITĂ!



7

Un obiectiv este un vis care trebuie îndeplinit într-un anumit termen. Termenele-limită oferă un cadru temporal pentru aciune şi oferă un impuls în a întreprindeceva pentru îndeplinirea visului.

5. PUNE-TE PE TREABĂ!

Stabileşte-i un el ambiios şi vei fi uimit câte resurse poi descoperi în tine dinmomentul în care te dedici îndeplinirii viselor tale.Să presupunem că elul tău esă ajungi în America într-un an. Ce paşi trebuie întreprinşi? Să-i găseşti poateun so sau o soie cu cetăenie americană. Sau să încerci să ajungi o persona-litate în domeniul tău şi astfel să poi spera în posibilitatea de a ajunge acolo. Să economiseşti o sumă de bani pentru excursia mult visată? Să emigrezi pur şisimplu? Dacă eşti cu adevărat hotărât, vei reuşi într-un fel sau altul.

6. NU TE TEME DE EŞEC!

De obicei, ceea ce ne afectează cu adevărat e anticiparea eşecului, nu eşecul însine. Obiectivul principal este obiectivul si modul de realizare a lui. Este util saidentifici punctele slabe ale proiectului, dar nu este benefic sa pui in fata esecul.

7. INSISTĂ, INSISTĂ, INSISTĂ!

În drumul spre îndeplinirea oricărui obiectiv te vei confrunta desigur cu o mulimede obstacole. Încrederea de sine poate aciona ca un anestezic în faa acestordificultăi. Puterea obiectivelor consta in faptul ca ne oferă energii sporite, onouă direcie, un sens, lucruri care, poate, ne lipsesc. Obiectivele ne pot ajuta să ne ordonăm viaa, să înlesnim succesele.

PLANIFICAREA PRO-ACTIVĂ

Comportamentul “pro-activ” poate fi definit ca:• “A aciona înainte de producerea evenimentelor”• “Luarea iniiativei”• “Căutarea ocaziilor în care să se acioneze”

Acesta este opus comportamentului “reactiv”, care poate fi definit ca:• “A aciona ca răspuns la evenimente”•

“Să faci ceea ce-i cer alii”• “Să răspunzi la cererile externe ie”

Multe slujbe manageriale şi profesionale sunt caracterizate printr-un amestec desarcini pro-active şi reactive. Sarcinile reactive pot fi îndeplinite prin “a face liste”şi prin “fişa postului”. Sarcinile pro-active necesită un proces de planificare maistructurat.Planificarea pro-activă furnizează un mod structurat de a identifica aspecteleprincipale ale slujbei dumneavoastră şi, gândind prin prisma iniiativelor pe care



8

trebuie să le luai, pentru rezolvarea responsabilităilor ce vă revin în legătură cufiecare aspect al acestora. O tendină care începe să se observe în domeniul planificării timpului esteplanificarea săptămânală. Săptămâna reprezinte o unitate echilibrată delucru. Viaa noastră curge în cicluri săptămânale. Fiecare zi a săptămânii

are o încărcătură energetică şi afectivă diferită. În acelaşi timp, repartizândsarcinile săptămânal păstrăm o perspectivă mai bună asupra lor şi leputem transfera mai uşor de la o zi la alta.

Exerciiu:“Profiluri şi Capcane in Managementul Timpului”

Scop. Să vă ajute să devenii mai ateni în privina unor probleme neprevăzute cepot apărea în gestionarea timpului ca rezultat al propriilor obişnuine şi al unorreacii ce in de personalitatea dumneavoastră

Mod de desfăşurare1. Repriza 1: Avei la dispoziie cinci minute pentru a completa chestionarul 1. Răspundei

repede, fără a cântări prea mult răspunsurile. Răspunsurile dumneavoastră trebuie să fiesincere şi bazate pe felul în care acionai, simii şi credei, mai degrabă decât cum gândii că ar fi corect să acionai, să simii şi să credei. Alegei răspunsurile care vă reflectă cel maibine comportamentul şi convingerile.

2. Repriza a 2-a (Curs intensiv de aritmetic ă şi reprezent ări grafice în sisteme de coordonate ☺ ).Calculai punctajul obinut şi completai graficul de evaluare, conform regulilor explicate înhandout. Apoi marcai cu un “x” propriul scor pe “marele grafic” de pe flip-chart, scriind alăturatşi iniiala numelui.

3. Repriza a 3-a: Analiză, discuii, comentarii, recomandări practice

IV. GESTIONAREA ÎNTRERUPERILOR

Cei mai muli oameni identifică întreruperile ca pe cel mai semnificativconsumator de timp. Întreruperile reprezintă o problemă nu numai din cauzatimpului fizic care se cheltuieşte, dar şi a felului în care ne împiedică să ne

concentrăm. De aceea, îmbunătăirea managementului timpului înseamnă şi aface paşi pentru gestionarea mai bună a întreruperilor.Deşi este nerealist să credem că le putem elimina complet, este important să lereducem şi, în mod deosebit, să încercăm să creăm cât mai mult “timp decalitate”. “Timpul de calitate” este acel timp din care sunt eliminate întreruperileşi care este folosit pentru sarcinile ce necesită o mai mare concentrare.Există trei elemente de care trebuie să se ină cont în orice strategie a gestionării

întreruperilor:



9

• Reducerea numărului întreruperilor;• Acumularea întreruperilor.• Reducerea timpului acordat fiecărei întreruperi.

Reducerea numărului întreruperilor

Pentru a reduce numărul întreruperilor, trebuie să vă gândii mai întâi de cesuntei întrerupt. Identificarea în acest fel a motivelor întreruperilor poate face caunele din soluiile problemei să apară destul de clar.

Expertiza tehnică (“rezolvatorul de probleme”)Întreruperile pot rezulta din statutul de “expert al casei” şi din acela de rezolvatorde probleme căutat de toată lumea. Adesea este mai uşor pentru oameni să vină la dumneavoastră, în loc să îşi rezolve singuri problemele.Deşi aceasta poate face parte din munca dumneavoastră, explorai posibilităilede transmitere a propriei expertize către alii, cele mai la îndemână fiindorganizarea unor sesiuni de pregătire sau editarea unui “manual” uşor deconsultat. Evita

i s

ădeveni

i o persoan

ăprea u

şor de convins s

ărezolve

problemele altora!Căutarea de clarificări

Multe întreruperi pot apărea pentru că staff-ul şi colegii se întorc ladumneavoastră, cerând clarificarea instruciunilor sau a informaiilor primite.Din nou, multe dintre aceste întreruperi pot fi justificate, iar oamenii nu trebuie să fie descurajai când caută clarificări, atunci când ele sunt necesare. Cu toateacestea, multe întreruperi pot fi eliminate, dacă se îmbunătăeşte comunicarea,până la punctul la care un mesaj clar este transmis şi receptat de prima dată.Puin timp de gândire materializat într-o schemă-rezumat, în care verificai că toate problemele au fost acoperite şi că ai fost îneles de colaboratori poate

duce mai târziu la o semnificativă reducere a timpului consumat în întreruperi.Numărul contactelorPutei fi condamnat la a avea o mulime de întreruperi, prin simplul fapt că lucraicu muli oameni. Rezolvarea acestei probleme poate implica examinarea felului

în care se fac raportările. Avei muli oameni care trebuie să vă dea rapoarte?Există necesitatea de a crea o structură suplimentară de management?Alternativ sau adiional poate apărea necesitatea de a examina felul în care suntdivizate responsabilităile şi sarcinile. Trebuie să lucrai cu multă lume din cauză că vă ocupai de câte o componentă mică a mai multor proiecte, fiecare dintreacestea necesitând implicarea unui număr mare de oameni? Nu ar fi posibilă restructurarea muncii, astfel încât să avei mai multă autonomie şi să fii mai

puin dependent de interaciunea cu alii? Putei acorda mai multă autonomiestaff-ului dumneavoastră, astfel încât aceşti oameni să fie mai puin dependenide dumneavoastră?

Contacte inutileNumărul întreruperilor care apar poate fi mărit pentru că oamenii vin ladumneavoastră pentru a cere sfaturi, informaii, ajutor atunci când ar trebui să seadreseze altcuiva. Aceasta se întâmplă, probabil, pentru că ei nu îneleg careeste împărirea sarcinilor în departament sau în cadrul organizaiei.



10

Una din posibilităile de abordare a acestei probleme poate fi realizarea unui“ghid” al departamentului, care să cuprindă numele şi responsabilităile fiecăreipersoane şi tipurile de probleme la care pot oferi răspunsuri. Distribuii acest“ghid” şi colegilor din alte departamente şi determinai-i să îl folosească. Poate fifoarte util să convingei şi celelalte departamente să realizeze un ghid similar.

Neîncrederea unora în propriile forePutei fi întrerupt fiindcă alii vin mereu la dumneavoastră pentru a se reasiguracă ceea ce au făcut este bine, sau pentru a vă cere să luai dumneavoastră decizii în numele lor. Aceasta poate fi o trăsătură particulară a unuia sau maimultor persoane care lucrează pentru dumneavoastră.Încurajai aceşti colegi să devină mai încrezători în propriile puteri. Ajutai-i să

îneleagă felul în care luai dumneavoastră deciziile, astfel încât să poată aplicaei înşişi aceleaşi criterii. În loc să le spunei ce trebuie să facă, determinai-i să analizeze situaia şi să sugereze posibile decizii. Aceşti oameni sunt adeseaperfect capabili să ia decizii dacă dumneavoastră nu suntei prezent; întrebai-i,prin urmare, ce-ar fi făcut dacă nu ai fi fost acolo şi recomandai-le să pună în

aplicare acel plan.

Acumularea întreruperilorÎncercai să creai perioade în care să nu existe întreruperi, prin acumularea celorcare nu sunt urgente.

Sistemul “semafor”(red time)Una din modalităile de acumulare a întreruperilor este operarea aşa-numituluisistem al “timpului roşu” (sau al semaforului). În principiu, acesta împarte timpul

în trei pări:• Timpul roşu – când nu trebuie să existe nici un fel de întreruperi;

• Timpul galben – când doar întreruperile urgente sunt permise;• Timpul verde – când vă facei disponibil pentru întreruperi.

Deşi sistemul mai poartă numele “red time” (timpul roşu), el poate funcionaeficient doar dacă se pune accent pe “timpul verde”. Acesta înseamnă că seaplică doar atunci când vă facei disponibil în mod adecvat celor care vă întrerupşi, desigur, doar dacă îi facei să îneleagă în ce măsură suntei disponibil.Majoritatea oamenilor sunt norocoşi dacă pot avea la dispoziie două ore de“timp roşu”, sau chiar între roşu şi galben, iar unii se vor considera norocoşi şi cudouă ore pe săptămână. Majoritatea timpului trebuie să fie în mod necesar “timpverde”.Sistemul semaforului (sau al timpului roşu) poate opera pe mai multe niveluri, cu

grade variabile de formalism şi rigiditate:♦ Timp roşu organizaional – atunci când organizaia hotărăşte asupra anumitor perioade încare nu există comunicare internă, iar centrala răspunde la toate telefoanele.

♦ Timp roşu intradepartamental – atunci când un departament este închis pentru perioade de întreruperi datorate altor departamente. Acesta poate fi perceput ca un sistem de tip“program cu publicul”, spre exemplu atunci când secia de salarizare anună că este deschisă pentru întrebările angajailor între (să zicem) 11.30 şi 14.30.

♦ Timp roşu interdepartamental –când un departament acceptă să fie întrerupt din afară, darstabileşte că trebuiesc eliminate întreruperile din interior. Acesta poate fi pur şi simplu un“timp de linişte” stabilit de comun acord de colegi apropiai atunci când nu doresc să fie



11

întrerupi unul de celălalt, spre exemplu: “Hai să încercăm să nu ne întrerupem reciproc înfiecare dimineaă între orele 10.30 şi 12.30”

♦ Timp roşu personal – atunci când o persoană îşi stabileşte o perioadă fără întreruperi.Acesta se poate stabili la intervale regulate sau hotărî ad-hoc, atunci când este necesar.Timpul roşu personal poate fi perceput ca fiind stabilirea unei întâlniri cu tine însu i. Mulimanageri pretind că nu îşi pot pot crea timp roşu, totuşi se fac indisponibili pentru ei înşişi pe

perioade lungi, fiind prea ocupai să se întâlnească cu alte persoane.

Dacă suntei într-o perioadă de timp roşu / galben, iar cineva vă întrerupe, esteimportant să rezolvai situaia elegant. Nu putei, desigur, să le spunei oamenilorsă “dispară” dar, de asemenea, nu trebuie să abandonai şi să trecei pesteprincipiul că, fiind întrerupt, putei fi “scos din priză”, distras de la ceea ce facei.Este important să îl determinai pe cel ce v-a întrerupt să justifice de ce a făcut-o.Întrebai dacă motivul întreruperii este urgent. Dacă da, atunci trebuie să acceptai această evaluare a problemei şi să încercai să o rezolvai. O dată problema soluionată, putei întreba din nou dacă ea a fost cu adevărat atât deurgentă. Cerând celor care vă întrerup să se justifice, arătai că acordai valoare

timpului dumneavoastră şi îi încurajai şi pe alii să îl respecte.Nu uitai, de asemenea, că oamenii tind să nu vă respecte “timpul roşu” decât dacă există în această practică un avantaj şi pentru ei înşişi. Încurajai-i şi pe ceilali să-şicreeze intervale de timp roşu şi respectai-l. Nu neglijai timpul verde. Dacă nu vă putei face disponibili în mod adecvat, oamenii vă vor întrerupe oricând suntei înbirou, chiar şi în intervalele de timp roşu!

Întreruperile datorate telefonului

Ca parte a strategiei “semaforului” (timpului roşu), trebuie să căutai, deasemenea, să cumulai întreruperile telefonice. Pentru a realiza aceasta trebuiesă dispunei de un sistem tip centrală. Dacă nu dispunei de secretară, apelurilevor fi gestionate de acest sistem. Aceasta poate însemna un aranjament formalconstituit ca parte a departamentului şi implică existena unui ofier de serviciu,numit prin rotaie, care să gestioneze toate apelurile telefonice primite înintervalele de “timp roşu”.Pe de altă parte, se pot face aranjamente ad-hoc pentru a acoperi anumiteperioade, de tipul “Tudor, îmi poi prelua convorbirile în dimineaa aceasta?Trebuie să termin raportul până la ora 13. Mă revanşez făcând acelaşi lucrupentru tine, în altă zi”.Dacă folosii pe cineva pentru a vă prelua convorbirile, este important să explicaipe scurt cum să le gestioneze. Explicai cum trebuiesc preluate mesajele.Spunei persoanei când vei fi din nou disponibil pentru a primi telefoane saupentru a răspunde celor care v-au căutat. (Unele persoane găsesc că estepotrivit să folosească telefoane-robot pentru a prelua mesajele. Unele aparateoferă posibilitatea de a asculta mesajul; astfel se poate decide dacă merită saunu să se facă o întrerupere pentru a contacta acea persoană).

Anticiparea întreruperilor

Chiar dacă simii că nu putei opera un sistem strict al “timpului roşu”, trebuie să fii capabili să facei progrese în anticiparea posibilelor întreruperi. O scurtă



12

întâlnire cu colaboratorii organizată dimineaa la prima oră şi/sau una după amiaza pot aduce rezolvarea multor probleme care, altfel, ar apărea ca

întreruperi. Dacă avei colaboratori aflai pe teren , care trebuie să vă raporteze,cerei-le să sune la o anumită oră în fiecare zi.

Alte modalităi de a crea intervale de timp fără întreruperiO modalitate de a evita întreruperile este aceea de a vă ine departe de birouldumneavoastră. Dacă avei o sarcină asupra căreia dorii să vă concentrai,gândii-vă la posibilitatea de a lucra acasă, de a merge la bibliotecă sau de aocupa o sală de şedine.

Unii oameni îşi creează timp liber venind la serviciu mai devreme sau plecândmai târziu. Trebuie să inei cont de faptul că aceasta nu înseamnă de obicei omodalitate de extindere a zilei de lucru. Dacă creai timp “liber de întreruperi” înacest mod, obinei rezultate optime lucrând la sarcinile ce necesită maximă concentrare; nu îl irosii bând cafea sau citind ziarul.

O altă posibilitate este aceea de a servi masa de prânz mai devreme sau maitârziu decât ceilali şi de a munci în timpul obişnuit al pauzei de prânz. Intervalulcuprins între 12.30 si 14.00 este de obicei “liber de întreruperi”.

Scurtarea întreruperilorA treia parte a strategiei noastre este de a scurta timpul consumat de fiecare

întrerupere. Dacă o întrerupere poate fi rezolvată în intervalul a două minute,rezolvai-o în acest timp şi nu o lăsai să se transforme într-o conversaie de 10minute.Începei prin a-l întreba pe cel care v-a întrerupt de cât timp are nevoie şi a

cădea de acord asupra timpului pe care dumneavoastră îl putei oferi. Nusemnai “un cec în alb” pe propriul dumneavoastră timp. Închidei discuia prinfolosirea tehnicilor de rezumare. Întrebai dacă există aspecte suplimentare şirecapitulai aciunea asupra căreia ai căzut de acord. Ambele căi indică faptul că avei o atitudine specifică afacerilor în ceea ce priveşte managementul timpului şi

îi încurajai pe ceilali să respecte şi să preuiască timpul dumneavoastră.Putei folosi, de asemenea, limbajul corpului. Nu este o idee rea să vă ridicaiatunci când cineva intră în biroul dumneavoastră. Rămânând în picioare, lansaisemnalul că nu dorii ca discuia să dureze mult. Dacă dorii să indicai sfârşituldiscuiei, ridicai-vă şi îndreptai-vă spre uşă.Putei aplica tehnici similare în cazul întreruperilor datorate apelurilor telefonice,

în primul rând stabilind cât va dura convorbirea şi apoi folosind tehnicarezumatului pentru a semnala sfârşitul discuiei. Avantajul pe care îl avei în cazulacestor întreruperi este acela că e mai uşor să mini la telefon, spunând că trebuie să mergi la o şedină!



13

V. “MATRICEA TIMPULUI”

1 – Crize, probleme presante, proiecte afectate de limita de timp.2 – Pregătire, prevenirea crizelor, planificare, construirea relaiilor, recreere.3 – Întreruperi, corespondenă, unele rapoarte, unele întâlniri.4 – Banalităi, corespondenă inutilă, unele convorbiri telefonice.

STABILIREA PRIORITĂILOR – tehnici utileLista ABC• Categoria A: lucruri “foarte importante” (“trebuie făcut!”)• Categoria B: lucruri “mai puin importante” (“ar trebui făcut!”)• Categoria C: lucruri “cel mai puin importante” (“se poate face!”) 2 Pentru a nu pierde din vedere angajamentele luate este bine să utilizăm

calendarele sau agendele. Acestea pot fi anuale, lunare sau zilnice.

Urgent

Important

Ne-urgent

Neimportant

IMPORTANĂ

U R G E N Ă

1

23

4

Material Curs Time Management

Documents

Transcript of Material Curs Time Management