MANUAL DE UTILIZARE CIEL SIMPLU - usy.ro · II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ......

MANUAL DE UTILIZARE

CIEL SIMPLU

2012

Contents I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI ..................................................................................... 1

Configuratia minima necesara .................................................................................................................. 1

Instalarea .................................................................................................................................................. 1

Autentificarea in program ......................................................................................................................... 1

II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ........................................................................ 2

2.1 Inceperea lucrului in program ....................................................................................................... 2

2.1.1 Crearea unei noi societati ..................................................................................................... 3

2.1.2 Parametrizarea societatii ...................................................................................................... 4

2.1.3 Crearea unei fise de articol ................................................................................................... 4

2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare ............................................................................... 5

2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi........................................................................ 8

2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer ...................................................................................... 9

2.1.7 Listari ................................................................................................................................... 13

2.2 Elemente comune ....................................................................................................................... 16

2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date ......................................... 16

2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor ................................................................................... 18

2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare .............................................................................. 19

2.2.4 Butoane functionale din lista de documente ...................................................................... 21

2.2.5 Butoane functionale din documente .................................................................................. 23

2.2.6 Taste functionale ................................................................................................................. 26

2.2.7 Informatii antet document ................................................................................................. 27

2.2.8 Informatii linii document .................................................................................................... 29

2.2.9 Informatii subsol document ................................................................................................ 31

2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat ......................................................... 35

2.2.11 Note de intrare-receptie ..................................................................................................... 36

2.2.12 Stocuri minime .................................................................................................................... 37

2.2.13 Statusul unui document ...................................................................................................... 39

2.2.14 Note contabile ..................................................................................................................... 39

2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document.............................................. 43

Preluarea in documente de intrare sau iesire ................................................................................ 43

Preluarea in documente de trezorerie ............................................................................................ 45

2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro) ................................. 47

2.2.17 Rezidenta ............................................................................................................................ 48

III. ADMINISTRARE PROGRAM ............................................................................................................. 49

3.1 Configurari .................................................................................................................................. 49

3.1.1 Parametrizare ...................................................................................................................... 49

Date societate ................................................................................................................................. 50

Parametri generali .......................................................................................................................... 51

Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6 ........................................................................... 53

Setari stocuri ................................................................................................................................... 53

TVA – cote si optiuni ....................................................................................................................... 56

Setari conturi implicite .................................................................................................................... 56

Trezorerie ........................................................................................................................................ 57

Serii documente .............................................................................................................................. 59

Semnaturi rapoarte ......................................................................................................................... 60

3.1.2 Schimbare societate ............................................................................................................ 61

3.1.3 Server .................................................................................................................................. 61

3.1.4 Utilizatori ............................................................................................................................. 62

3.1.5 Profiluri................................................................................................................................ 64

3.1.6 Preferinte utilizator ............................................................................................................. 66

3.2 Utilitare ....................................................................................................................................... 67

3.2.1 Salvare societate ................................................................................................................. 68

3.2.2 Restaurare date ................................................................................................................... 70

3.2.3 Import ................................................................................................................................. 72

Import date ..................................................................................................................................... 72

Import din gestiunea veche ............................................................................................................ 76

3.2.4 Export .................................................................................................................................. 77

Export date ...................................................................................................................................... 78

Export note contabile...................................................................................................................... 78

3.3 Ferestre ....................................................................................................................................... 80

IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI ............................................................................................................. 82

4.1 NOMENCLATOARE ...................................................................................................................... 82

4.1.1 Parteneri ............................................................................................................................. 82

Informatii generale ......................................................................................................................... 82

Informatiile din fisa de partener ..................................................................................................... 85

4.1.2 Articole ................................................................................................................................ 88


Informatiile din fisa de articol ......................................................................................................... 89

4.1.3 Depozite .............................................................................................................................. 92


Informatii din fisa unui depozit ....................................................................................................... 93

4.1.4 Agenti .................................................................................................................................. 95


Informatii din fisa unui agent .......................................................................................................... 95

4.1.5 Devize .................................................................................................................................. 97


Informatii din nomenclatorul devize .............................................................................................. 97

4.1.6 Plan de conturi .................................................................................................................... 98


Informatii din planul de conturi ...................................................................................................... 98

4.1.7 Casa ..................................................................................................................................... 99


4.1.8 Banca ................................................................................................................................. 100

Informatii generale ....................................................................................................................... 100

4.1.9 Categorii articole ............................................................................................................... 101

4.1.10 Categorii parteneri ............................................................................................................ 101

4.1.11 Sabloane articol................................................................................................................. 102

4.1.12 Unitati de masura.............................................................................................................. 102

4.1.13 Tichete ............................................................................................................................... 103

4.1.14 Locatii ................................................................................................................................ 103

Tari ................................................................................................................................................ 103

Judete ............................................................................................................................................ 104

Localitati ........................................................................................................................................ 104

4.2 DOCUMENTE ............................................................................................................................. 104

4.2.1 Documente de intrare ....................................................................................................... 104

Factura de cumparare ................................................................................................................... 105

Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) ................................................................. 106

Aviz de la furnizor.......................................................................................................................... 110

4.2.2 Documente de iesire ......................................................................................................... 112

Factura de vanzare ........................................................................................................................ 112

Aviz de expeditie ........................................................................................................................... 115

Proforma ....................................................................................................................................... 117

Comanda de vanzare..................................................................................................................... 118

Bonuri fiscale ................................................................................................................................. 119

Casa de marcat .............................................................................................................................. 119

4.2.3 Documente interne ........................................................................................................... 125

Bon de consum.............................................................................................................................. 125

Transfer intre depozite ................................................................................................................. 131

Nota de predare-primire ............................................................................................................... 135

Inventar ......................................................................................................................................... 136

Proces-verbal constatare diferente .............................................................................................. 139

Proces verbal modificare pret ....................................................................................................... 140

Stocuri initale ................................................................................................................................ 143

4.2.4 Documente de trezorerie .................................................................................................. 145

Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 146

Incasare zilnica .............................................................................................................................. 148

Borderou incasari/plati ................................................................................................................. 150

Chitanta ......................................................................................................................................... 155

4.3 PRELUCRARI .............................................................................................................................. 156

4.3.1 Descarcare de gestiune ..................................................................................................... 156

4.4 RAPOARTE ................................................................................................................................. 158

Filtrare date ................................................................................................................................... 159

Optiuni de printare ....................................................................................................................... 162

4.4.1 Stoc articole ...................................................................................................................... 168

Metoda FIFO ................................................................................................................................. 168

Metoda CMP (Cost Mediu Ponderat) ........................................................................................... 169

Metoda LIFO .................................................................................................................................. 171

4.4.2 Balanta de stocuri ............................................................................................................. 172

4.4.3 Fisa de magazie ................................................................................................................. 174

4.4.4 Fisa de articol .................................................................................................................... 175

4.4.5 Facturi nesoldate .............................................................................................................. 177

4.4.6 Efecte de incasat-platit ..................................................................................................... 178

4.4.7 Avize nefacturate .............................................................................................................. 179

4.4.8 Depasiri scadente (arierate) .............................................................................................. 180

4.4.9 Totaluri documente .......................................................................................................... 181

4.4.10 Raport de gestiune zilnic ................................................................................................... 182

4.4.11 Fisa de partener ................................................................................................................ 183

4.4.12 Incasari/Plati ..................................................................................................................... 184

V. INTREBARI FRECVENTE ...................................................................................................................... 185

5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? ......................................................................... 185

5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document .......................................... 185

5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? ........................................ 186

5.4 Cum se introduce un NIR? ........................................................................................................ 187

5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-detail)? ...................... 187

5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura? ............................................................ 188

5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA? ............................................................................ 188

5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza de date? .................. 188

Ciel Simplu Pagina 1

I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI

Configuratia minima necesara

Configuratia minima pe care poate functiona programul Ciel Simplu este urmatoarea:

Sistem Operare - Windows XP cu SP2;

Procesor - 2 GHz;

Memorie RAM - 1 Gb

Spatiu necesar la instalarea aplicatiei 1 Gb.

Programul lucreaza cu baze de date SQL 2005 (minim) sau versiuni mai noi. La instalarea programului

Ciel Simplu se vor instala si programele adiacente necesare pentru functionare.

Ciel Simplu este compatibil cu sistemele de operare pe 32 de biti cat si cu cele pe 64 de biti.

Instalarea

Kitul de instalare contine urmatoarele programe:

Ciel Simplu

SQL 2005 Express

Microsoft .NET Framework 4.0 Extended

Observatii!!

Daca aveti preinstalete aplicatiile .NET Framework si SQL 2005 in procesul de instalare va trece peste instalarea acestor programe si se va copia pe calculatorul Dvs doar programul Ciel Simplu pe care va lansa automat la final. In aceasta situatie va trebui sa introduceti parametrii de conectare la serverul SQL preinstalat.

Daca in decursul procesului de instalare se va instala si serverul SQL, programul se va conecta la server fara a mai cere autentificare.

Instalarea serverului SQL se va face in decursul instalarii doar cu acordul Dvs. In cazul in care instalati o statie de lucru nu este necesar sa instalati si SQL.

Pe calculatorul considerat server de date nu este necesar sa aveti instalat programul Ciel Simplu.

Pentru instalarea programului trebuie sa dati dublu click pe fisierul de pe CD sau descarcat de pe

internet FARA SA IL DEZARHIVATI. La rularea fisierului se vor dezarhiva automat datele si va incepe

procesul de instalare. La final programul va porni automat.

Autentificarea in program

Logarea in program se face cu utilizator SUPER si parola VALID


II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI

Inceperea lucrului in program

Elemente comune

2.1 Inceperea lucrului in program

In cadrul acestui capitol vom vedea pe baza unor exemple practice, cum se lucreaza cu programul Ciel

Simplu.

Observatie!! Pentru o mai mare usurinta in utilizare, programul accepta comenzi rapide de la tastatura folosind anumite taste sau combinatii de taste. De regula aceste taste sau combinatii sunt afisate pe butoanele din program daca pozitionati mouse-ul pe ele.

Exemplu!!

Asta inseamna ca, in meniul Factura vanzare se poate adauga un document nou folosind combinatia de taste CTRL + A

Pentru mai multe informatii privind tastele functionale sau combinatiile de taste cititi Taste functionale

Crearea unei noi societati

Parametrizare societate

Crearea unei fise de partener

Inregistrarea unei facturi de cumparare

Inregistrarea unei plati aferente unei facturi

Inregistrarea unei note de transfer

Listari


2.1.1 Crearea unei noi societati

Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL. Pasii care trebuiesc urmati

sunt:

Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati:

Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate.

Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va

deschide fereastra Lista societati

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati

si codul unic de identificare a bazei de date:

Observatii!!

Numele societatii nu este obligatoriu sa fie unic. Codul societatii este unic si poate avea o lungime maxima de 10 caractere alfanumerice. Odata

salvata societatea in baza de date codul societatii nu se mai poate modifica.

Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati

existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe

societatea dorita.


2.1.2 Parametrizarea societatii

Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare.

Pentru mai multe informatii privind parametrizarea societatii cititi Configurare societate

Acesta este un instrument care va permite, pas cu pas, sa va configurati parametrii de functionare ai

programului.

2.1.3 Crearea unei fise de articol

Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole.


Pasii de adaugare sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga;

Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata

apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Pentru mai multe informatii cititi Modalitate de introducere nomenclatoare

Observatie!! La fel se procedeaza pentru orice fisa din nomenclatoare.

2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare

Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare.

Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le

inregistrati.


Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de

cumparare

Introduceti seria, numarul si data facturii primite;

Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de

partener. Programul va propune crearea fisei de partener.

Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii

sunt editabile altele nu le puteti modifica.

Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti

articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele

aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor.

Observatii!!

Daca in document introduceti articole de tip stocabil sau produse finite programul nu va permite salvarea documentului pana nu se face Receptia marfii.

Daca articolele sunt de tip servicii apasati butonul Salvare pentru a inregistra documentul in baza de date.


Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor

apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare.

Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din

sectiunea Adaugare NIR nou.

Observatii!!

Valoarea <AUTO> de la numarul documentului semnifica faptul ca numarul NIR-ului va fi alocat automat la salvarea documentului;

Daca doriti sa alocati manual numarul NIR-ului accesati meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si debifati optiunea Numerotare automata din dreptul documentului Nota intrare-receptie;

Detaliile NIR-ului curent (articolele) le introduceti in sectiunea alaturata Detalii NIR.

Observatii!!

La apasarea butonului se vor prelua toate cantitatile nereceptionate;

Daca doriti sa exportati liniile in format excel apasati butonul ;


Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea

Comisia de receptie;

Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza;

Observatii!!

Nu puteti receptiona cantitati diferite fata de cele din Factura de cumparare; Aveti posibilitatea ca la o factura de cumparare sa faceti receptia marfii pe mai multe NIR-uri in

depozite separate; Daca pe factura de cumparare aveti si servicii puteti, optional, sa includeti serviciile in costul

marfii; Daca partenerul are rezidenta NON UE aveti posibilitatea sa includeti in costul marfii si taxele

platite in vama; Daca pentru transportul si manipularea marfii aveti o factura separata de la o terta firma aveti

posibilitatea sa includeti valoarea in costul marfii folosind butonul Repartizare costuri;

2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi

Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente /

Trezorerie / Borderou Incasari-Plati.

Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii.


Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin

banca);

Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o

banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea

entitatii.

Atentie!! Moneda in care se inregistreaza incasarea sau plata este data de contul bancar selectat. Nu puteti selecta un document spre a fi platit decat daca acesta a fost inregistrat in moneda selectata.

Selectati data efectuarii tranzactiei;

Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea

platii;

Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti;

Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare);

Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti

Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus).

Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala

a facturii de cumparare.

Observatii!!

Aveti posibilitatea de a inregistra o tranzactie fara a avea un partener selectat. De exemplu un avans de trezorerie;

Aveti posibilitatea de a inregistra o incasare sau o plata de la un partener fara a selecta un document incasat sau platit;

2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer

Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre

depozite.

Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de

transfer;


Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti

introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui

depozit nou;


Observatie!!

Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit

Exemplu!!

Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie



Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea

de jos a ferestrei.


Observatii!!

Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross in alt depozit de tip en-gross.

Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de articol.

Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa

Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa filositi avizele de expeditie de la

documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN; Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.

ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.

Exemplu!!


2.1.7 Listari

Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul

dorit.

Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.

Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:

Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa

butonul ;

Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va

intereseaza;


Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde

criteriul anterior;

Observatii!!

Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.

Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA

Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI


Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.


2.2 Elemente comune

Modalitati de introducere a nomenclatoarelor in baza de date

Modalitati de filtrare a informatilor

Butoane functionale in nomenclatoare

Butoane functionale in lista de documente

Butoane functionale din documente

Taste functionale

Informatii antet document

Informatii linii document

Informatii subsol document

Vizualizarea stocului disponibil

Note de intrare-receptie

Stocuri minime

Statusul unui document

Note contabile

Preluarea informatiilor din alte documente

Sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante

Rezidenta

2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date

Pentru adaugarea unui element nou accesati meniul Nomenclatoare si selectati una din optiunile din

lista. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa apasati butonul .

Observatie!!

Se va crea o noua linie cu o serie de informatii precompletate. Oricare din aceste informatii le puteti modifica.


Adaugarea unuia nou in baza de date se poate face prin doua metode:

Metoda 1: Introducerea datelor direct in fereastra curenta.

Aveti posibilitatea de completare a informatiilor ca intr-un tabel de tip excel. Bineinteles, exista reguli de

completare si de salvare a informatiilor, dar folosind sagetile de la tastatura sau mouse-ul puteti naviga

orizontal sau vertical in acest tabel. Daca sunt informatii obligatoriu de completat intr-o celula sau sunt

informatii care nu se pot valida, programul va returna mesaj de avertizare la parasirea randului sau la

parasirea ferestrei, in care se vor indica campurile ce trebuiesc completate:

Aceste informatii vor ramane vizibile in tabel in forma urmatoare:

ATENTIE!! Daca un rand ramane necompletat cu informatiile obligatorii si inchideti fereastra, acel rand nu se va salva in baza de date. De asemenea daca faceti modificari pe un articol si introduceti o informatie pe care sistemul nu o poate valida (de exemplu modificati codul unui articol deja introdus, dar mai aveti unul cu acelasi cod in baza de date) programul va afisa un mesaj de avertizare si la inchiderea ferestrei se va reveni la informatiile anterioare.


Metoda 2: Introducerea datelor intr-o fereastra centralizata.

In partea de sus a tabelului cu parteneri gasiti butonul . Acest buton va deschide o fereastra cu

informatiile centralizate pentru randul curent.

In aceasta fereastra puteti continua sa introduceti informatiile sau sa faceti modificari daca este cazul.

Butonul Salveaza se va activa daca faceti modificari intr-un camp.

2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor

Primul rand din tabelele nomenclatoarelor este dedicat filtrarii informatiilor. Astfel, pe masura ce

introduceti caractere pe o coloana veti observa ca vor ramane in tabel doar acele randuri ce contin

grupul de litere introdus. Filtrarea este multipla. Asta inseamna ca puteti introduce informatii simultan

pe doua sau mai multe coloane.

Pentru a elimina filtrul dintr-o coloana selectati coloana si apasati CTRL+DEL

O alta modalitate de filtrare a informatiilor este tragerea unei coloane in spatiul special aflat deasupra

tabelului:


In acest caz, daca tragem deasupra tabelului coloana Banca, rezultatul va fi urmatorul:

Aveti posibilitatea sa modificati ordinea de afisare a coloanelor in tabele. Acest lucru il puteti face cu

mouse-ul dand click pe o coloana. Tinand apasat butonul mouse-ului, trageti coloana pana in dreptul

locului unde doriti ca aceasta sa fie pozitionata la fel ca in exemplul de mai jos.

2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare

- Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date;

- Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile

introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului.

- Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente.

- Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent.


- Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de

calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori.

- are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata.

Data - data la care se doreste memorarea cursului valutar

Curs - cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata

Detalii - camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.

- acest buton are ca efect conectarea la site-ul www.bnr.ro si actualizarea on-line a

cursului valutar pentru data si moneda selectata.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

- Buton pentru inchiderea ferestrei

http://www.bnr.ro/


2.2.4 Butoane functionale din lista de documente

/ Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in

care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face

si prin combinatia de taste CTRL + A.

Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar

daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea

tastei DEL (DELETE).

Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni

se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel

document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D.

Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a

deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor.

Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se

lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se

poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate

face si prin combinatia de taste CTRL+R

Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document

se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un

document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de

prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in

calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate

rutinele de validare a documentului.

Observatii!!

Daca un document validat va fi devalidat si modificat – in special modificari care tin de stoc – este posibil ca la revalidarea lui sa nu mai indeplineasca conditiile de validare (Ex: se ajunge la stoc negativ)

Daca un document validat (Ex: Factura de cumparare, Aviz de la furnizor) legat de unul sau mai multe NIR-uri este devalidat atunci automat se vor devalida NIR-urile aferente.

Devalidarea unui document se poate face direct cu status Anluat


Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui

document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc

completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe

acest document.

Atentie!!

Nu se poate storna un document de storno

Nu se poate storna de doua ori acelasi document

Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este

deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul

are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat.

Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor

documentului) selectat.

Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie.

Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura

de vanzare sau proforma.

Deschide documentul Proces verbal constatare diferente


Permite adaugarea unui nou document Preluare stoc initial

Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de

utilizator.

Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in

program.

Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea

ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 sau prin apasarea butonului “ X ”

2.2.5 Butoane functionale din documente

- Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIR-uri.

Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente.

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de

date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document

- deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus.

Pentru mai multe informatii cititi Note contabile

- acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum

ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide

urmatoarea forma:


Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea

transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau

costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta

fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau

Servicii din factura.

Tip repartizare - Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea

din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie.


Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe.

Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand

cont si de valoarea de transport sau nu.

Exemplu!! Valoarea taxelor platite in vama se calculeaza in functie de pretul din vama al acelui produs plus valoarea transportului.

Furnizor - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de

cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar

daca este selectata la cost optiunea Transport.

Numar document - In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip factura de

cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este

selectata la cost optiunea Transport.

Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s-

a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine

editabil si se completeaza cu valoarea taxelor.

Moneda si Curs - moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi

convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON.

- Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.

- deschide documentul Proces verbal constatare diferente

- mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

Acest buton poate avea trei stari:

Salveaza Valid – in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa

salvarea documentului in baza de date.


Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente

Salveaza Temporar – in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe

document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte

documente, descarcari de gestiune sau rapoarte.

Salveaza Anulat – in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari

exceptand numarul documentului.

Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document

2.2.6 Taste functionale

F1 – deschide helpul contextual

F3 – editare

F8 – trecere de la un grid la altul in document

F10 – salvare

ESC – inchide fereastra curenta

DEL – sterge linia

CTRL+A – adaugare document/linie noua

CTRL+S – salveaza

CTRL+R – actualizeaza date

CTRL+D – editare, vizualizare

CTRL+F4 – inchide fereastra


2.2.7 Informatii antet document

Status document - la deschiderea unui document nou statusul este implicit Valid. Utilizatorul poate

alege ca status pentru document si starea Temporar sau Anulat.

Pentru informatii despre starea unui document cititi Statusul unui document

Agent - camp de tip lista, se populeaza cu informatiile completate in Nomenclatoare /

Agenti. Puteti adauga un agent nou direct din document daca introduceti

numele persoanei si aceasta nu figureaza in baza de date.

Tip document baza - tipul documentului din care a fost preluat documentul curent

Nr document baza - numarul documentului din care a fost preluat documentul curent.

Taxarea inversa - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se va calcula

valoarea TVA dar nu va fi luata in calcul la totalul documentului.

Exemplu!!


Factura transport - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se vor putea

introduce doar articole de tip serviciu. Documentele cu optiunea Factura

transport bifata vor putea fi selectate in NIR-uri la Repartizarea costurilor.

Exemplu!!

Documentele cu optiunea Factura de transport pot fi folosite in documentele NIR in vederea repartizarii costului de transport in costul marfii.

Moneda - este un camp de tip lista, la deschiderea unui document nou se va pune implicit

moneda RON. Lista este populata cu valorile completate in Nomenclatoare /

Devize


Curs - reprezinta cursul de schimb valutar dintre moneda selectata si Lei pentru data

documentului. Daca calculatorul este conectat la internet se poate face o

actualizare on-line a cursului valutar prin conectarea la site-ul www.bnr.ro ,

daca se apasa butonul .

Serie si numar - reprezinta seria si numarul documentului. Daca documentul figureaza in lista din

meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si are bifata optiunea

Numerotare automata atunci seria si numarul vor fi alocate automat fara

posibilitatea de interventie din partea utilizatorului.

Data - reprezinta data de emitere a documentului.

Data scadenta - reprezinta data pana la care trebuie efectuata incasarea/plata acestui

document.

Partener - camp de tip lista populat cu datele completate la Nomenclatoare / Parteneri.

Daca se doreste introducerea unui partener nou in baza de date este suficient sa

introduceti numele partenerului si, daca acesta nu exista in baza de date,

programul va propune crearea unei fise de partener noi. Daca se doreste

modificarea datelor unui partener din document apasati butonul aflat in

dreapta campului.

CIF - este preluat automat din fisa de partener.

Adresa - este preluata automat din fisa de partener.

Banca - este preluata automat din fisa de partener.

IBAN - este preluat automat din fisa de partener.

2.2.8 Informatii linii document

Nr crt - numarul curent al liniei

Cod articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.

Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un

http://www.bnr.ro/


document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in

baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.


document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire

nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Sablon articol - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Sabloane articole.

Acest camp devine activ doar daca articolul selectat este de tip stocabil sau

produs finit.

Cont - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Plan conturi.

Gama de conturi care se poate selecta este filtrata in functie de tipul de

document. ( Ex: pentru factura de cumparare se pot selecta doar conturi din

clasa 6). Acest camp se activeaza doar daca articolul selectat este de tip serviciu.

Cantitatea - in acest camp se introduce cantitatea tranzactionata pentru fiecare articol in

parte. Campul este obligatoriu de completat. In functie de cantitatea introdusa

se va calcula valoarea tranzactionata. In acest camp se pot introduce 7 caractere

numerice pentru partea intreaga si 3 caractere numerice pentru zecimale.

UM - reprezinta unitatea de masura a articolului selectat. Acest camp este completat

de program cu informatiile gasite in fisa de articol.

Pret unitar - reprezinta pretul unitar de tranzactionare a articolului selectat. Pretul poate fi si

zero. In functie de acest camp se va calcula valoarea tranzactionata. Daca

moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda

selectata.

Pret unitar cu TVA - reprezinta pretul de vanzare cu TVA inclus. Daca moneda documentului este

alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata.

Discount - reprezinta reducerea procentuala acordata, calculata in functie de pretul unitar.

Valoare - reprezinta valoarea tranzactiei fara taxe pentru articolul selectat pe linia

curenta. Valoarea este calculata automat prin inmultirea cantitatii cu pretul

unitar minus discount. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,

discountul va fi afisat in moneda selectata.

Optiune TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Optiunea se

poate modifica de utilizator. Lista se populeaza cu valorile din Configurari /

Parametrizare – TVA Cota si Optiuni.


Cota TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Cota se poate

modifica de utilizator daca cota de TVA este diferita de zero.

Valoare TVA - reprezinta valoarea TVA aferenta articolului curent. Valoarea este calculata de

program in functie de Valoare si Cota de TVA. Daca moneda documentului este

alta decat cea locala, valoarea TVA va fi afisat in moneda selectata.

Total - reprezinta totalul liniei. Se calculeaza de catre program ca suma a coloanelor

Valoare si Valoare TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,

totalul va fi afisat in moneda selectata.

Valoare RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare daca moneda selectata pe

document este alta decat moneda locala.

Valoare TVA RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare TVA daca moneda selectata

pe document este alta decat moneda locala.

Total RON - echivalentul in moneda locala a campului Total daca moneda selectata pe

document este alta decat moneda locala.

Cod bare - se completeaza cu informatia din fisa articolului curent. Selectarea articolului in

lista se poate face si in functie de codul de bare.

Observatii - camp text, se editeaza optional de catre utilizator.

2.2.9 Informatii subsol document

Tab Articol

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru articolul din linia selectata.


Stoc disponibil – pentru depozitul selectat in antet sunt afisate stocurile cantitative

pentru fiecare sablon de articol. Daca se doreste o vizualizare a

stocurilor in alte depozite apasati butonul Stocuri in depozite

Ultimul pret de achizitie - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei

achizitii pentru articolul selectat.

Ultimul pret de vanzare - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei

facturi de vanzare.

Cantitate comandata - reprezinta cantitatea stocului pentru acest articol inregistrata pe

comenzi de vanzare nesoldate.

Stocul disponibil - reprezinta cantitatea totala aflata pe stoc pe intreaga societate

indiferent de depozit sau sablon.

Stocul minim - cantitatea minima stabilita pentru articolul curent. Valoarea este setata

in fisa articolului.

Butoane functionale tab articol

- are ca efect deschiderea unei ferestre care arata stocul articolului selectat in fiecare depozit

definit in program.

Tab Partener

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru partenerul selectat in antetul documentului.


Data ultimei achizitii - reprezinta data ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest

partener.

Valoarea ultimei achizitii - reprezinta totalul ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest

partener.

Sold - reprezinta valoarea totala a facturilor neincasate

Credit maxim - reprezinta valoarea maxim admisa a soldului

Total incasari - reprezinta cumulul incasarilor inregistrate in program de la acest

partener

Tab Delegat

Informatiile din aceasta fereastra sunt completate din fisa partenerului – date delegat.

Tab Observatii

In aceasta fereastra se introduc observatii libere despre documentul curent.

Totaluri document


Net - reprezinta valoarea fara TVA a documentului. Daca documentul s-a

introdus in alta moneda decat RON atunci vor fi afisate valorile atat

pentru moneda documentului cat si echivalentul in RON (moneda

locala);

Discount - reprezinta discountul acordat la total factura. Acest discount se aplica la

valoarea neta care include discounturi acordate in liniile documentului.

Valorile afisate pentru discount sunt procentuale si valorice. Daca se

introduce un discount procentual se va calcula discountul valoric si

invers, daca se introduce discount valoric se va calcula un discount

procentual.

Cota TVA (valoare TVA) - afisarea se face grupat pentru fiecare cota de TVA folosita in liniile

documentului. Daca documentul este introdus in alta moneda decat

RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si

echivalentul in RON.

Total - se calculeaza ca Net – Discount + TVA. Daca documentul este introdus in

alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda

documentului si echivalentul in RON.

Bifa Document eronat - permite modificarea valorilor de total care in mod normal sunt calculate

automat. Puteti folosi aceasta bifa atunci cand totalurile calculate in

factura primita nu corespund realitatii.


2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat

In documentele de iesire si in cele interne puteti vizualiza stocul disponibil pentru toate articolele din

depozitul selectat apasand butonul de vizualizare stoc din dreptul campului Depozit

La apasarea acestui buton se va deschide o fereastra in care puteti vizualiza stocul cantitativ pentru

toate articolele existente in depozitul selectat.


Observatii!!

Puteti rearanja ordinea coloanelor in fereastra stoc articole;

Exemplu!!

Puteti exporta informatiile in Excel apasand butonul

2.2.11 Note de intrare-receptie

In acest sistem nu puteti introduce sau edita o nota de intrare-receptie decat in baza unui document

Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor.

In aceasta fereastra puteti vizualiza NIR-urile inregistrate in sistem.


Observatie!!

Pentru a modifica valorile dintr-un NIR intrati pe factura sau avizul din care s-a generat; Este posibil ca totalul unui NIR sa difere de totalul facturii din care provine;

Exemplu!! In cazul unei facturi care contine atat articole de tip stocabil cat si articole de tip servicii, nota de intrare-receptie se face doar pentru articolele de tip stocabil.

2.2.12 Stocuri minime

In fisa fiecarui articol in parte aveti posibilitatea sa setati un nivel al stocului minim. In functie de acest

parametru programul poate genera o lista cu toate articolele din baza de date care au stocul real la un

nivel egal sau mai mic decat al stocului teoretic.

Observatii!!

Nivelul stocului minim setat in fisa de articol va fi acelasi pentru fiecare sablon utilizat.

Exemplu!! Daca in fisa articolului cu denumirea “Articol 1” setati nivelul stocului minim 100 bucati, si aveti stoc in baza si ca marfa si ca materii prime, in lista cu stocuri minime se va compara stocul real separat


pentru marfa si separat pentru materii prime si vor fi afisate valorile mai mici sau egale cu stocul minim setat.

Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Avertizare stocuri minime,

atunci la salvarea unui document care descarca gestiunea va apare un mesaj de avertizare care va contine o tabela cu articolele tranzactionate ajunse la stocul minim in urma validarii.

Exemplu!!

Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Afisarea stocului minim la

intrarea in program, ori de cate ori accesati programul se va afisa o tabela care va contine toate codurile de articol ce au nivelul stocului real mai mic sau egal cu cel al stocului mimim setat pentru fiecare cod de articol in parte.

Daca doriti sa listati stocurile minime apasati butonul Export


2.2.13 Statusul unui document

Valid – documentul va fi salvat in baza de date si va fi luat in calcul la toate procesarile facute de

program (Ex: descarcare de gestiune, raportari, etc). Un document in stare valid nu mai

poate fi modificat.

Temporar – documentul va fi salvat in baza de date dar nu vor fi verificate regulile de validare si de

asemenea documentul nu va fi luat in calcul la procesarea datelor. Documentul in stare

temporara poate fi modificat in orice moment de utilizator. Nu se permite inchiderea

daca perioada contine documente cu status temporar. Devalidarea unui document

temporar implica transformarea statusului din Valid in Temporar.

Anulat – documentul este salvat in baza de date dar asupra lui nu se mai poate face nici o actiune

de modificare ulterioara salvarii cu acest status.

2.2.14 Note contabile

Aceasta aplicatie genereaza, acolo unde este cazul, notele contabile pentru documentele validate.

Notele contabile se pot vizualiza inainte de salvarea documentelor, exceptie facand notele aferente

descarcarilor de gestiune.

Fereastra in care se afiseaza nota contabila va avea urmatoarea forma:

Observatii!!

Exceptand conturile de parteneri nu puteti modifica nici o informatie dint fereastra Nota contabila;

Puteti modifica contul de partener;

Exemplu!! Daca doriti sa inregistrati factura de cumparare pe un cont de partener Furnizor de imobilizari, selectati contul 404 in loc de contul 401.


Observati ca pe toate liniile s-a inlocuit contul 401 cu 404.

Restul conturilor, sumele, optiunile de TVA, cotele de TVA se pot modifica din document. Informatiile din notele contabile vor fi afisate grupat in functie de Sablonul de articol, Cota de

TVA si contul analitic utilizat.

In urmatoarele exemplificari de note contabile se considera pret de achizitie de 100 lei, cota TVA 24% si

pret vanzare fara TVA 120 lei.

1. Factura cumparare marfa

2. Factura cumparare servicii

3. Factura cumparare inregistrata pe baza avizului de la furnizor


4. Factura de cumparare din UE (cu taxare inversa)

5. Factura de cumparare din afara Uniunii Europene (NON UE)

6. Factura cumparare marfuri pentru depozit en-detail

7. Aviz de la furnizor

8. Factura de vanzare din depozit de tip en-gross

9. Factura de vanzare inregistrata in baza unui aviz de expeditie


10. Aviz de expeditie

11. Factura de vanzare din depozit de tip en-detail

12. Transfer intre gestiuni

13. Nota de predare-primire

14. Proces verbal de modificare pret

15. Bon de consum


16. Alocare in costul marfii a costului de transport si manipulare marfa dintr-o factura separata

17. Achizitii de servicii din tara NONUE

18. Achizitii bunuri si servicii din tara NONUE

2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document

Documente de intrare / iesire

Documente de trezorerie

Preluarea in documente de intrare sau iesire

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de

date.


Se pot prelua unul sau mai multe documente simultan.

Observatie!!

Pe versiunea gratuita a programului Ciel Simplu se pot prelua doar integral documentele.

Pentru a prelua unul sau mai multe documente bifati casuta din dreptul documentului dorit si apoi

apasati butonul Transfer.

Observatie!!

Nu se pot prelua decat documente cu status Valid. Un document transferat in alt document nu se va mai putea devalida.

Butonul se activeaza doar dupa selectarea unui partener


Preluarea in documente de trezorerie

Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele

unui partener.

Observatii!!

Daca un partener este si client si furnizor, prin intermediu butonului Preluare document puteti sa selectati atat facturi de vanzare cat si facturi de cumparare.

In aceeasi inregistrare puteti selecta, pe rand, atat facturi de cumparare cat si facturi de vanzare sau proforme.

Puteti incasa sau plati partial un document modificand suma din coloana Incasat/platit din sectiunea detalii document.

Exemplu!! Cum se pot selecta in acelasi borderou proforme si facturi de cumparare pentru acelasi partener. Pasul 1. Selectarea unei facturi proforma. In sectiunea Documente disponibile selectati optiunea Proforma


Pasul 2. Pentru a selecta in acelasi borderou a facturilor de cumparare, selectati in campul Tip document Factura de cumparare

Dupa selectarea documentelor dorite apasati butonul Salveaza din partea de jos a ferestrei.

Observatie!!

Nu este obligatorie ordinea de selectare a documentelor

Exemplu!! Cum se poate face plata partiala a unei facturi de cumparare


Pentru a efectua o plata partiala a unei facturi editati suma dorita in coloana Incasat/Platit din sectiunea Documente disponibile. Programul va calcula restul de plata pentru document. La urmatoarea plata a documentului se va afisa soldul diminuat cu incasarea anterioara.

2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro)

Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient sa il completati in coloana CIF si daca aveti

conexiune valida la internet apasati pe iconita care apare in celula.

Se va deschide urmatoarea fereastra

http://www.mfinante.ro/


Pentru preluarea datelor firmei cautate de pe site-ul Ministerului de Finante trebuie sa completati

caracterele din imagine.

Observatie!!

Ne cerem scuze pentru acest inconvenient, dar este o conditie impusa de Ministerul de Finante

2.2.17 Rezidenta

Reprezinta zona de provenienta a partenerului.

Este o informatie necesara in generarea notelor contabile.

Exemplu!! In cazul inregistrarii unei facturi de cumparare cu partener rezident in Romania nota contabila generata va fi urmatoarea:

In cazul in care partenerul are rezidenta in Uniunea Europeana aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

In cazul in care partenerul are rezidenta in afara Uniunii Europene aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

De semenea campul Rezidenta poate fi folosit si pentru a imparti partenerii introdusi in baza de date in

trei mari categorii:

- Romania

- Uniunea Europeana (UE)

- Din afara Uniunii Europene (NonUE)


III. ADMINISTRARE PROGRAM

Configurari

Utilitare

Ferestre

3.1 Configurari

Parametrizare

Schimbare societate

Server

Utilizatori

Profiluri

Preferinte utilizator

3.1.1 Parametrizare

Orice baza de date nou creata trebuie configurata sa prelucreze si sa afiseze datele in anumiti parametri.

Date societate

Parametri generali

Setari stocuri

TVA – cote si optiuni

Setari conturi implicite

Trezorerie

Serii documente

Semnaturi rapoarte


Date societate

In cadrul ferestrei date societate puteti introduce sau modifica datele societatii curente. Datele

completate in aceasta fereastra vor fi afisate in antetele documentelor si a rapoartelor tiparite din acest

program.

Logo-ul importat in aceasta fereastra va fi tiparit in antetul documentelor.

Butonul permite sincronizarea si completarea automata a datelor societatii in functie de datele

gasite pe www.mfinante.ro

Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea datelor cu site-ul www.mfinante.ro

Butonul Salveaza inchide fereastra si salveaza datele in baza de date.

Butonul Iesire inchide fereastra fara a salva datele introduse sau modificate.




Parametri generali

Perioada culegere date – reprezinta intervalul de timp in care un utilizator poate introduce si

valida documente.

Exemplu!! Daca perioada de culegere date este setata de la 01/08/2011 la 31/08/2011 atunci utilizatorul va putea introduce documente care au data de emitere numai in aceasta perioada. Daca utilizatorul va incerca sa emita un document cu data de iulie sau septembrie sistemul nu ii va permite validarea.

Verificare corectitudine CIF/CNP – este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pentru orice partener

introdus se va verifica daca sirul de caractere care formeaza codul fiscal

sau codul unic de identificare este corect. Daca la cod nu se

completeaza forma corecta atunci nu se va permite validarea datelor in

sistem.


Verificare unicitate CIF / CNP – este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va verifica daca codul

nou introdus este unic in comparatie cu celelalte coduri fiscale

introduse anterior. Daca mai exista un cod identic atunci nu se va

permite validarea datelor in sistem.

Actualizare CIF - permite sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante

Verificare IBAN - verifica corectitudinea sirului de caractere aferent contului IBAN

Obligativitate IBAN - obliga utilizatorul sa completeze campurile IBAN

Afiseaza data tiparirii pe rapoarte – este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pe orice raport

tiparit din program se va afisa si data sistemului de operare la care a

fost tiparit raportul.

Nr zecimale la culegerea datelor – reprezinta numarul de zecimale folosite la introducerea valorilor pe

documente. In functie de numarul de zecimale configurate in acest

camp se vor afisa si informatiile pe rapoartele si documentele printate.

Numarul de zecimale pentru rotunjire calcule – reprezinta numarul de zecimale care se vor stoca in

baza de date. De asemenea reprezinta numarul de zecimale care vor fi

luate in calcul la prelucrarea informatiilor (Ex: calcul valoare TVA)

Utilizeaza aparat fiscal – este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va putea configura

casa de marcat ce va fi conectata la sistem si va functiona in regim de

imprimanta fiscala. Vezi Lista cu casele de marcat ce se pot utiliza cu

programul Ciel Simplu

Aparat fiscal – contine lista caselor de marcat care se pot conecta la acest program.

Lista devine activa daca se bifeaza campul Utilizeaza aparat fiscal.

Cale aparat fiscal – in acest camp se configureaza calea pe calculatorul utilizatorului catre

executabilul drive-ului casei de marcat selectate.

Atentie!! Programul permite lucrul cu o casa de marcat conectata numai daca aceasta este setata in regim de imprimanta fiscala. Daca nu stiti cum sa va setati casa de marcat sa lucreze in regim de imprimanta fiscala va rugam sa contactati furnizorul de la care ati achizitionat casa de marcat. Pentru conexiunea cu acest program va recomandam sa folositi softurile originale.

Pentru a configura elementele specifice casei de marcat selectate apasati butonul Configurare


Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6

Versiunea actuala a programului de contine o structura a datelor diferita pentru a oferi o flexibilitate mai

mare in raportare. Una din schimbarile majore fata de aplicatiile vechi este crearea unei tabele de

parteneri separata de planul de conturi. In acest fel se pot face diverse tranzactii cu un partener (intrari

si iesiri) fara a fi necesar sa creez in planul de conturi diverse conturi analitice.

In programul de contabilitate anterior, partenerii se definesc direct in planul de conturi distinct pentru

fiecare categorie. Astfel daca firma ALPHA este pentru societatea mea client, furnizor de marfuri si

furnizor de mijloace fixe, trebuie sa definesc in planul de conturi, conturi analitice distincte: 4111ALPHA,

401ALPHA si 404ALPHA.

Pentru transferul notelor contabile din Ciel Simplu catre Ciel Conta v.6 trebuie sa va hotarati cum se va

genera contul analitic pentru parteneri

In functie de codul partenerului – in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul

41110001;

In functie de denumirea partenerului – in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul

4111ALPHA;

La transferul unui partener nou catre Ciel Conta se va crea automat in planul de conturi, un cont analitic

nou. La urmatoarele transferuri, informatiile se vor centraliza pe vechiul cont analitic creat la primul

transfer.

Setari stocuri


Metoda de descarcare de gestiune – este una din cele mai importante setari care trebuie facuta de

utilizator. In functie de metoda aleasa se va calcula valoarea pretului de cost si a profitului.

Metodele de descarcare disponibile sunt:

FIFO - "primul intrat – primul iesit", presupune că articolele iesite din gestiune se evalueaza la

costul de achizitie al primei intrari în stoc. Pe masura epuizarii lotului, stocurile iesite din

gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator în ordine cronologica.

LIFO - "ultimul intrat – primul iesit" iesirile din stoc sunt evaluate la costul de achizitie al

articolelor intrate ultimele în stoc.

CMP – “cost mediu ponderat”, presupune evaluarea articolelor iesite din stoc la un pret calculat

lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau inainte de fiecare operatie de intrare, ca raport

intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul

initial plus cantitatea intrata.

In exemplul de mai jos gasiti modalitatea de calcul pentru fiecare metoda disponibila.

Exemplu!! Caz general

Tip documentNumar

documentData Articol UM Cantitate

Pret achizitie

(fara TVA)Moneda

Factura cumparare 10001 15/01/2011 Cafea Kg 100 5.00 RON

Factura cumparare 10002 21/02/2011 Cafea Kg 80 6.00 RON

Factura cumparare 10003 17/03/2011 Cafea Kg 120 7.00 RON La emiterea unei facturi de vanzare pentru cantitatea de 150 KG cu pretul de 9 LEI/Kg, calculul descarcarii de gestiune va fi urmatorul: Metoda de descarcare aleasa:

- FIFO = First In First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 5 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 800 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 800 LEI (Costul marfii) = 550 LEI

- LIFO = Last in First Out

Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 7 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 1000 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 1000 LEI (Costul marfii) = 350 LEI

- CMP = Cost Mediu Ponderat

Calculul descarcarii de gestiune:


(100Kg x 5LEI+80Kg x 6LEI+120Kg x 7LEI) / (100Kg + 80Kg + 120Kg) x 150Kg = 909 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 909 LEI (Costul marfii) = 441 LEI

Observatie!!

Schimbarea metodei de descarcare de gestiune se va aplica pentru toate documentele introduse dupa ultima inchidere de perioada

Tip descarcare – aceasta optiune se refera la momentul generarii notei contabile aferente descarcarii de

gestiune valorice. Altfel spus, cand se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuielii cu marfa

vanduta. Utilizatorul poate alege una din optiunile:

- Descarcare dupa fiecare document (implicit)

- Descarcare periodica

Observatii!!

In cazul optiunii Descarcare dupa fiecare document nota contabila aferenta descarcarii de gestiune se poate vizualiza la salvarea documentului

In cazul optiunii Descarcare periodica notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor putea vizualiza dupa efectuarea inchiderii de perioada.

Notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor genera pe jurnalul de operatiuni diverse Valorile calculate nu pot fi modificate de utilizator La schimbarea tipului de descarcare periodica in descarcare dupa fiecare document se va

efectua o descarcare de gestiune pentru toate depozitele definite.

Avertizare stoc minim – camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune va apare un mesaj de avertizare

ori de cate ori la tranzactionarea unui articol nivelul stocului atinge nivelul stocului minim setat in fisa

articolului.

Afisarea stocului minim la intrarea in program – camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune, ori de

cate ori se acceseaza programul, se deschide o tabela in care sunt afisate toate articolele care au ajuns

sau au scazut sub stocurile minime setate in fisa fiecarui articol.

Permite lucrul cu stoc negativ – camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci se permite

emiterea unei facturi de vanzare pentru un depozit de tip en-gross chiar daca stocul nu este suficient

urmand ca descarcarea de gestiune aferenta acelei facturi sa se regleze automat la urmatoarea intrare

in stoc.

Atentie!! In cazul lucrului cu stoc negativ reglarea stocului trebuie facuta in aceeasi zi cu iesirea din stoc.


TVA – cote si optiuni

Cota TVA – sunt definite implicit cotele de TVA tranzactionabile pe teritoriul Romaniei. Cotele de TVA nu

pot fi modificate de utilizatori.

Optiuni TVA – aceste informatii sunt necesar de completat pe fiecare rand din document in cazul

achizitiilor si vanzarilor. Programul va completa implicit optiunea de TVA setata in fisa de articol sau

daca nu este setata o optiune de TVA va propune optiunea TAXABILE cu cota de TVA de 24%. In functie

de optiunea de TVA selectata in documente se va genera nota contabila si ulterior jurnalele de vanzari si

cumparari.

Lista de optiuni de TVA disponibila va fi filtrata in functie de tipul de document in lucru conform coloanei

Tip document.

Setari conturi implicite

In aceasta fereastra gasiti conturi care vor fi completate automat intr-o nota contabila generata de

program.


In procesul de generare a notelor contabile aferente documentelor inregistrate, programul va completa

implicit anumite conturi. Daca doriti ca in nota contabila sa apara un alt cont sau un analitic modificarea

trebuie sa o faceti aici.

Exemplu!!

Conturi completate automat asupra carora nu puteti sa interveniti direct in nota contabila sunt si in sablonul de articol

Trezorerie

In aceasta fereastra puteti configura efectele de incasare sau plata. Standard sunt preconfigurate CEC-

uri si BO (Bilete la Ordin).

Aceste documente vor fi luate in considerare in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit


Folosind butonul puteti adauga in lista si alte documente.

Exemplu!! Dorim sa adaugam documentul Cambia Pasul 1: In primul rand trebuie sa completam in coloana la Tip document denumirea noului document.

Pasul 2: In tabela Conturi incasare/plata trebuie sa adaugam conturile corespondente in cazul tranzactionarii cambiei (incasari/plati).


Pentru salvarea informatiilor in baza de date apasati butonul Informatia nou adaugata se va regasi in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit

Serii documente

In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati, pentru fiecare document care se poate emite din acest

program, seria si numarul de pornire precum alocarile automate de numere.

Daca bifati optiunea Numerotare automata atunci la documentele emise se va asocia urmatorul numar

disponibil fara ca utilizatorul sa poata interveni.


Semnaturi rapoarte

In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a inregistra pentru fiecare document in parte, persoanele care

fac parte din comisia ce vor semna documentul de receptie. La intocmirea documentului de receptie a

marfii utilizatorul poate alege una sau mai multe persoane din lista in ce ordine doreste.

In exemplul de mai sus sunt desemnate persoanele care pot semna documentul Nota de intrare

receptie.

La intocmirea documentului utilizatorul poate selecta din aceasta lista ce persoana doreste.


3.1.2 Schimbare societate

Daca aveti in evidenta mai multe societati aveti posibilitatea sa treceti de la o societate la alta fara a

inchide programul. Accesand meniul Configurari / Schimbare societate se va deschide tabela cu lista

societatilor definite.

Aici puteti sa selectati societatea dorita sau puteti crea una noua apasand butonul Adauga

Daca doriti stergerea unei societati folositi butonul Sterge

Observatie!!

Nu puteti sterge societatea curenta sau o societate la care un utilizator este conectat.

3.1.3 Server

Prin intermediul acestei optiuni a programului aveti posibilitatea de a va conecta la un server de baza de

date (SQL). Aceasta fereastra este disponibila doar in cazul versiunii de retea a programului.

De asemenea in aceasta fereastra puteti sa verificati daca conexiunea la serverul de baze de date SQL

este functionala.


Acest program se poate conecta la un server de baze de date SQL Server sau SQL Express (licenta

gratuita oferita de Microsoft).

Conectarea la server se poate face in doua moduri:

fie prin Windows Integrated Security (prin contul si parola utilizate de Windows);

fie prin utilizatorul si parola asociate serverului.

Daca aveti indoieli privind conexiunea la serverul de baza de date puteti apasa butonul “Testeaza

conexiunea”.

3.1.4 Utilizatori

Utilizatorii sunt persoanele care au drept de accesare a bazelor de date prin intermediul acestui

program.

La instalarea programului va fi creat un utilizator cu numele super si parola valid. Profilul acestui

utilizator va fi SUPER UTILIZATOR, profil creat implicit, care ii acorda drepturi peste tot in program.


Pentru a crea un utilizator nou apasati butonul +. Se va deschide o fereastra in care se pot seta datele

noului utilizator.

Utilizator - reprezinta numele utilizatorului care se va loga la server. Numele poate sa

contina 20 caractere alfanumerice

Profil implicit - pentru fiecare nou utilizator creat in baza de date se va asocia profilul implicit.

Aveti posibilitatea sa asociati alt profil acestui utilizator sau sa creati unul nou

apasand butonul +

Parola - reprezinta parola care va trebui scrisa de acest utilizator pentru a accesa

programul. Parola trebuie sa contina un grup de minim 6 caractere. Caracterele

parolei vor fi ascunse. Pentru a confirma ca nu ati gresit cand ati scris parola

trebuie sa o reintroduceti.

La sectiunea Date acces global se dau drepturi prin bifa de la adauga sau a sterge o societate din

program.

Observatie!!

Butonul Asociere rapida permite asocierea unui utilizator de profile diferite pentru fiecare societate in parte.


Selectarea acestei optiuni deschide urmatoarea fereastra:

In lista se regasesc toate societatile definite in baza de date. Utilizatorul va avea drept de acces pe fiecare societate in parte in functie de profilele asociate.

3.1.5 Profiluri

Fiecare utilizator care se conecteaza la bazele de date poate avea un acces limitat in functie de

drepturile care ii sunt alocate.

La instalarea programului se vor regasi in baza de date doua profiluri:

Super utilizator - asignat utilizatorului super (utilizator implicit)

Profil implicit - acest profil se va asocia de program oricarui utilizator nou introdus.

Profilul implicit asociat noilor utilizatori poate fi schimbat cu un alt profil creat de

dumneavoastra.

Pentru a crea un nou profil de utilizator apasati butonul +. Se va deschide o fereastra care va contine

accesul la toate ferestrele programului.


Logica de acordare a drepturilor este urmatoarea: acolo unde se pune bifa utilizatorul care va avea

asociat acest profil va avea acces in program, acolo unde nu exista bifa optiunea va fi inacesibila

utilizatorului.

Observatii!!

Un utilizator nu poate avea asociate mai multe profiluri simultan pe o societate; Numarul de profiluri definite in program este nelimitat; In orice moment aveti posibilitatea sa schimbati profilul unui utilizator; Utilizatorii pot avea profiluri diferite pe societati;


3.1.6 Preferinte utilizator

In aceasta fereastra fiecare utilizator are posibilitatea de a-si configura modalitatea de afisare a

informatiilor in cadrul programului.

ATENTIE!! Orice modificari operate de utilizator in aceasta fereastra afecteaza modul de afisare a informatiilor. Aceste modificari vor fi salvate pe server pentru fiecare utilizator in parte si la logarea in program de pe orice statie de lucru programul va afisa ferestrele in functie de setarile proprii.

Salveaza preferinte ferestre – utilizatorul are posibilitatea in cadrul unei ferestre de a permuta intre

ele coloanele din grid. Daca se bifeaza aceasta optiune programul va

memora pentru acest utilizator noua configuratie a coloanelor.

Tema - Utilizatorul are la dispozitie o gama variata de afisare a ferestrelor in

diferite culori

Font griduri - Daca apreciati ca fontul caracterelor informatiilor introduse in griduri

sunt prea mici, folosind aceasta setare aveti posibilitatea sa modificati

tipul si marimea fontului in functie de propriile preferinte


Font meniuri - Daca apreciati ca fontul meniurilor au caractere prea mici aici aveti

posibilitatea sa modificati fontul si marimea caracterelor

Observatie!!

Aceste setari nu se aplica la listarea rapoartelor

Documente - In aceasta sectiune puteti face unele setari pentru documentele care se

pot inregistra in program:

Afiseaza optiuni la salvare document: daca bifati aceasta optiune atunci la salvarea unui

document va apare pe ecranul calculatorului Dvs o bara de instrumente cu ajutorul careia puteti

alege urmatorul pas care il puteti efectua in program:

Status document implicit: configurarea initiala pentru orice utilizator este ca statusul implicit a

unui document nou creat in program sa fie valid. Prin aceasta setare aveti posibilitatea ca un

document nou creat sa aiba status temporar.

Atentie!! Documentele cu status temporar nu vor fi luate in considerare la rapoarte sau efectuarea calculelor.

3.2 Utilitare

Salvare societate

Restaurare date

Import

Export


3.2.1 Salvare societate

La selectarea acestei optiuni se va deschide urmatoarea fereastra:

In lista de societati se regasesc toate bazele de date create. Trebuie sa bifati societatile care doriti sa fie

salvate.

Aveti posibilitatea ca fiecare baza de date sa o salvati intr-un fisier separat la fel ca in exemplul urmator:


Butoanele va permit selectarea tuturor societatilor din lista sau deselectarea lor grupata.

Butonul deschide o fereastra in care puteti selecta dosarul unde doriti sa salvati datele:

Observatie!!

Nu puteti realiza salvarea unei baze de date daca nu ati specificat calea unde se va salva aceasta pe calculatorul dumneavoastra;

Fisierul bazei de date salvate nu va putea fi accesat decat cu programul Ciel din care ati efectuat salvarea;

Fisierul de salvare a bazei de date nu poate fi restaurat in alte programe mai vechi de la Ciel Fisierul de salvare a bazei de date va putea fi restaurat pe orice calculator care are instalat

programul Ciel Simplu indiferent de licenta acestuia;

Butonul Salveaza porneste procesul de salvare a datelor. Se va deschide o fereastra in care puteti

urmari progresul salvarii datelor:

Datele au fost salvate cu succes daca programul va afisa urmatorul mesaj:


3.2.2 Restaurare date

Aceasta functie a programului permite utilizatorului sa restaureze datele unei salvari anterioare sau

restaurarea datelor create tot cu Ciel Simplu dar pe un alt calculator, cu o alta licenta.

Observatii!!

In lipsa contractului de abonament nu puteti restaura fisiere decat daca acestea au fost salvate (generate) in prealabil de acceasi versiune a programului Ciel Simplu.

Daca doriti sa importati date intr-o baza de date nou creata cititi sectiunea Import nomenclatoare

Nu puteti restaura mai multe societati simultan. Restaurarea datelor se face baza cu baza. Daca ati instalat aplicatia pe un calculator nou, pentru a restaura datele trebuie sa creati pe noul server cate o baza de date pentru fiecare societate de pe vechiul server, apoi sa faceti restaurarea fiecareia in parte;

Procesul de restaurare poate dura cateva minute in functie de marimea bazei de date;

Atentie!!! Restaurarea datelor implica inlocuirea datelor existente cu cele din fisierul de salvare a bazei de date. Daca incepeti sa rulati procedura de restaurare a unor date salvate veti pierde toate datele existente in societatea curenta.

La apelarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:


In Cale fisier trebuie sa selectati calea catre fisierul de salvare copiat in prealabil pe calculatorul

dumneavoastra.

Observatii!!

Fisierul selectat trebuie sa aiba extensia .bak; Daca fisierul este arhivat cu un arhivator (de exemplu RAR) acesta nu poate fi restaurat.

Daca fisierul importat este creat cu alta aplicatie decat Ciel Simplu va apare urmatorul mesaj:

Dupa setarea caii apasati butonul Porneste

Dupa terminarea procesului de restaurare trebuie sa gasiti in tabelele aplicatiei noile informatii

importate, inclusiv la denumirea societatii.

Observatii!!

Daca baza de date restaurata este aferenta unei versiuni mai vechi a programului Ciel Simplu atunci imediat dupa actualizare va apare mesajul:

Va recomandam ca in aceasta situatie sa apasati butonul Da.


3.2.3 Import

Import date

Import din gestiunea veche

Import date

Prin aceasta optiune a programului aveti posibilitatea sa importati nomenclatoarele de parteneri si

articole.

Atentie!! Pentru importul nomenclatoarelor programul accepta doar fisiere in urmatoarele formate: txt, xls si xlsx

Observatii!!

Importul datelor se face nomenclator cu nomenclator. Nu se pot importa simultan si articole si parteneri.

La selectarea optiunii se va deschide urmatoarea fereastra:


In campul Tip import aveti posibilitatea de a selecta nomenclatorul dorit: Articole sau Parteneri

In campul Fisier selectati calea catre fisierul care doriti sa il importati. Fisierul trebuie sa fie pe

calculatorul dumneavoastra.

In fisierul de tip excel sau text in care aveti nomenclatoarele de articole sau parteneri este foarte

probabil sa aveti un cap de tabel care sa indice informatiile din fiecare coloana. La importul acestui fisier

in program, in aceasta situatie, bifati optiunea Primul rand contine numele coloanelor (randul nu va fi

importat) .

In sectiunea Structura fisier aveti o lista cu informatiile care pot fi importate in fisa unui articol sau a

unui partener. Numarul din prima coloana reprezinta ordinea coloanelor in fisierul de import.

Observatie!!

Nu trebuie neaparat sa ordonati in fisierul de import coloanele in ordinea data de lista din sectiunea Structura fisier. Puteti sa puneti pe coloana Numar ordinea coloanelor existente in fisierul dumneavoastra.

Exemplu!! Cum trebuie sa arate un fisier de import?

- Exemplu de fisier excel

Puneti 1 daca afirmatia este adevarata si 0 daca afirmatia este falsa:

Articolul 1: este stocabil (1), nu este produs finit (0);

Articolul 17: este stocabil (1), este produs finit (1);

Articolul 19: nu este stocabil (0), nu este produs finit (0) – articolul este un serviciu;

- Exemplu de fisier text


Fisierul in format text contine un delimitator pentru separarea informatiilor. Cei mai uzuali delimitatori sunt virgula sau TAB. La importul fisierului in format text trebuie sa specificati care este delimitatorul utilizat. Selectarea delimitatorului se face in sectiunea Delimitatori.

Fisierul nu trebuie sa contina linii goale intre randuri, totaluri sau subtotaluri.

Procesul de import a datelor contine un pas intermediar in care puteti incarca, verifica si chiar modifica

datele ce urmeaza a fi importate. Pentru a realiza acest lucru apasati butonul


In aceasta fereastra puteti modifica informatiile ce urmeaza a fi importate.

Pentru a importa datele in baza de date apasati butonul

Dupa efectuarea importului programul va afisa un raport. Daca sunt erori in cadrul importului acestea

vor fi semnalizate punctual acolo unde este cazul:

Erorile se pot rezolva in ecranul curent. Nu este nevoie sa reluati tot procesul de import. Pentru a

intelege de ce programul nu a putut importa acele informatii este suficient sa puneti cursorul mouse-

ului pe eroarea semnalata. Dupa remedierea erorilor apasati din nou butonul Importa.


Import din gestiunea veche

Daca utilizati o versiune veche a programului Ciel Gestiune Comerciala aveti posibilitatea sa preluati o

serie de informatii in noul program.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:

Pentru a realiza preluarea datelor din vechea aplicatie trebuie sa selectati serverul de date unde sunt

stocate informatile. Apasati butonul pentru a cauta toate serverele de pe calculatorul

dumneavoastra si din reteaua locala la care sunteti conectati.

Observatie!!

Procedura de cautare servere SQL intr-o retea locala poate dura de la cateva secunde la cateva minute in functie de marimea retelei.

Dupa identificarea serverului SQL trebuie sa introduceti parametrii de conectare.

Atentie!! Daca nu stiti parametrii de conectare la serverul SQL va rugam sa contactati administratorul dumneavoastra de sistem.


Dupa conectarea la server apasati butonul pentru a identifica societatile (bazele de date) utilizate de

vechiul program de gestiune Ciel de pe serverul selectat.

Observatie!!

Procedura de identificare a bazelor de date poate dura de la cateva minute la cateva secunde in functie de numarul de societati de pe serverul selectat.

Pentru a realiza preluarea datelor in noul program apasati butonul

Observatie!!

In functie de marimea bazei de date importate procesul de preluare informatii din vechiul program de gestiune poate dura de la cateva secunde la cateva minute sau ore!

Aveti posibilitatea de a urmari evolutia procesului de preluare date.

Daca sunt probleme in procesul de preluare date programul va afisa, la sfarsitul importului, un raport cu

erorile aparute.

3.2.4 Export

Export date

Export note contabile


Export date

Pe aproape orice forma gasiti iconita . Aceasta optiune va permite sa exportati informatiile din

baza de date intr-un format excel.

Observatie!!

Formatul de export il poate alege utilizatorul apasand pe sageata din partea dreapta a iconitei. Datele se pot export in format xls sau xlsx Formatul standard de export este xls

Dupa ce ati selectat calea unde sa fie exportat fisierul dati o denumire fisierului si apasati butonul

Salveaza. Se va deschide fisierul excel cu urmatoarea forma:

Atentie!! Pentru a putea vizualiza datele exportate trebuie sa aveti instalata aplicatia Excel din pachetul Microsoft Office sau aplicatia Calc din pachetul OpenOffice.

Export note contabile

Aceasta optiune va genereaza un fisier in format text in calea selectata pe calculatorul dumneavoastra.

Fisierul contine notele contabile aferente documentelor prelucrate in programul Ciel Simplu. Formatul

este compatibil cu programul Ciel Conta.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:


In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a selecta notele ce vor fi exportate in functie de perioada de

timp si de tipul documentelor introduse.

Exemplu!! Daca filtrarile ar fi urmatoarele:

Fisierul exportat va avea urmatoarele caracteristici:

numele XImport.txt; (sectiunea Fisier)

va fi exportat pe calculatorul dumneavoastra pe partitia C; (sectiunea Fisier)

va contine note contabile inregistrate in perioada 12/07/2011 – 06/09/2011; (sectiunea Perioada)

va contine doar notele contabile aferente facturilor de cumparare si de vanzare; (sectiunea Jurnale)


va contine doar acele note contabile care nu au fost exportate; (bifa Export cu inregistrari deja exportate)

coloanele din fisierul exportat vor avea o lungime fixa; (bifa Export cu lungime fixa) Asta inseamna ca: o daca informatiile dintr-un camp vor avea un numar de caractere mai mare decat

dimensiunea coloanei aferente acestea vor fi truncheate o daca numarul de caractere este mai mic decat dimensiunea coloanei se va completa coloana

cu spatii pana la dimensiunea maxima a coloanei; Daca nu se bifeaza aceasta optiune atunci se vor exporta exact numarul de caractere continut de fiecare camp exportat.

dupa apasarea butonului de export se va afisa pe ecran fisierul generat. (bifa Deschide fisierul la sfarsitul exportului)

3.3 Ferestre Prin intermediul acestui meniu aveti posibilitatea sa configurati modul de afisare a ferestrelor pe ecranul

calculatorului dumneavoastra.

Forma initiala de prezentare a ferestrelor este sub forma de taburi

Aveti posibilitatea sa schimbati aceasta forma de prezentare.

Daca alegeti modul de afisare in cascada atunci ferestrele vor avea urmatoarea prezentare:

Daca alegeti modul afisare orizontala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare:


Daca alegeti modul afisare verticala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare:

Tot din acest meniu aveti posibilitatea sa aduceti in prim plan o pagina deja deschisa sau sa optati

pentru o inchidere centralizata a tuturor ferestrelor deschise.


IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI

Nomenclatoare

Documente

Rapoarte

4.1 NOMENCLATOARE

Parteneri

Articole

Depozite

Agenti

Devize

Plan de conturi

Casa

Banca

Categorii articole

Categorii parteneri

Sabloane articol

Unitati de masura

Tichete

Locatii

4.1.1 Parteneri

Informatii generale

Partenerii sunt entitatile care vor interactiona cu societatea creata. Oricarei facturi, de vanzare sau de

cumparare, introdusa in acest program va trebui sa i se completeze in antet un astfel de partener. Cu

alte cuvinte, partenerii definiti reprezinta clientii si/sau furnizorii societatii dumneavoastra.

Primul partener – creat implicit odata cu baza de date – va avea denumirea societatii proprii. Acest

partener il veti folosi atunci cand trebuie sa emiteti aviz de insotire a marfii nefacturabil la transferul

intre unitati si subunitati.


Observatii!!

Puteti sincroniza datele unui partener cu cele de pe site-ul oficial al Ministerului de finante. Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro);

Prin sincronizarea datelor programul extrage de pe site-ul www.mfinante.ro pe langa denumirea si adresa partenerului si informatii referitoare la atributul fiscal (daca partenerul este sau nu platitor de TVA) precum si despre starea partenerului (daca este activ sau in stare de faliment);

Trebuie sa mai stiti ca in fisa de partener nu se va specifica “in clar” daca entitatea introdusa va fi client

sau furnizor. Fiecarui partener nou creat i se asigneaza un sablon de partener. Diferentierea in notele

contabile si in rapoarte se va face in functie de tipul de document in care este selectat partenerul.

Exemplu!! Daca partenerul ALPHA este folosit intr-o factura de cumparare atunci in rapoarte va apare ca un furnizor. Daca acelasi partener,ALPHA, este folosit intr-o factura de vanzare atunci in rapoarte va apare ca si client. In acest fel, daca o alta societate ALPHA este si client si furnizor pentru societatea mea nu va trebui sa o introduc decat o singura data in baza de date.

Notele contabile asociate documentelor vor avea asociate conturi de terti in functie de tipul

documentului.

Exemplu!! Pentru factura de vanzare catre ALPHA se va genera nota contabila:

4111 = 704* 4111 = 4427

Daca se va introduce o factura de cumparare de la acelasi partener ALPHA se va genera nota contabila 628* = 401 4426 = 401

*conturile sunt exemplificative




FAQ Ce este acela un sablon de partener? Sablonul de partener este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga contul de tert in functie de documentul inregistrat. Acest sablon este asociat oricarui partener definit in baza de date. Exceptie de la aceasta regula o face partenerul intern definit la crearea unei baze de date noi. Conturile asociate acestui sablon sunt urmatoarele:

Pentru gama Simplu utilizatorul nu are acces direct la acest sablon.

Pentu informatii referitoare la adaugarea unui partener nou accesati Modalitati de introducere

nomenclatoare noi in baza de date

Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare


Informatiile din fisa de partener

General

Cod – reprezinta codul unic de identificare in baza de date pentru partenerul introdus. In acest

camp se pot introduce 25 caractere alfanumerice. Nu pot fi doi parteneri cu acelasi cod

definiti in aceeasi baza de date. Campul este completat de program incepand cu

valoarea 00001. Puteti schimba acest cod cu orice alt cod doriti dumneavoastra. Acest

camp este obligatoriu de completat.

Observatie!! La crearea unei baze de date noi se va crea implicit un partener in nomenclatorul de parteneri avand la cod INTERN si la denumire numele societatii create. Acest partener va fi folosit pe documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru transferul intre punctele de lucru. Acest partener nu se poate sterge din baza de date.


Denumire – o sa apara pe documente si in rapoarte. In acest camp se pot introduce 100 caractere

alfanumerice. Campul este obligatoriu de completat cu cel putin un caracter. Acest

camp se poate completa/actualiza in functie de codul fiscal daca se opteaza pentru

sincronizarea cu site-ul ministerului de finante. Denumirea partenerului nu este unica,

putand exista doi parteneri cu aceeasi denumire.

Blocat - aceasta optiune este implicit nebifata. Daca se bifeaza, atunci acest partener nu va mai

putea fi selectat in documente.

CIF - reprezinta codul de identificare fiscala a partenerului. Programul in functie de setarile

din meniul Configurare / Parametrizare / Parametri generali poate verifica

corectitudinea si/sau unicitatea acestui cod. Daca utilizati programul pe un calculator

conectat la internet atunci puteti opta pentru o sincronizare cu site-ul ministerului de

finante. Pentru a realiza acest lucru este suficient sa scrieti un cod fiscal valid si sa

apasati pe iconita din celula. Pentru detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de

finante

Activ - aceasta optiune daca este bifata inseamna ca partenerul are activitate comerciala. La

selectarea unui partener inactiv programul va genera un mesaj de atentionare. In urma

sincronizarii datelor cu site-ul Ministerului de Finante progamul va bifa sau nu optiunea

in fisa de partener.

Nr. Reg. Com. - reprezinta numarul de inregistrare la Registrul Comertului, al partenerului introdus.

Campul este optional, se poate actualiza daca se opteaza pentru sincronizarea cu site-ul

Ministerului de Finante.

Informatii adresa

Categorie - reprezinta o modalitate de grupare a partenerilor. Acest camp este de tip lista. Daca

aveti deja editate categoriile de parteneri in meniul Nomenclatoare / Categorii parteneri

atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza de date

o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va salva

informatia in tabela Categorii parteneri. Acest camp nu este obligatoriu de completat.

Rezidenta - reprezinta zona din care provine partenerul (Romania, Uniunea Europeana sau din afara

Uniunii Europene)

Tara - reprezinta tara de origine a partenerului. Campul este de tip lista, se populeaza de catre

utilizator pe masura introducerii informatiilor in baza de date. Asta inseamna ca, daca

tara de provenienta nu exista in baza, aceasta se va salva . La urmatorul partener

introdus aceasta tara va apare in lista de tari ce pot fi selectate.


Judet - reprezinta judetul in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de adaugare

a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara

Localitate - repezinta localitatea in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de

adaugare a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara

Adresa - reprezinta adresa sediului social al partenerului. Aceasta informatie va apare si pe

documentele inregistrate

Informatii bancare

Banca - reprezinta banca partenerului. Camp text, nu este obligatoriu de completat.

IBAN - reprezinta numarul contului banca al partenerului. Nu este obligatoriu de completat, dar

daca va fi completat se va verifica corectitudinea contului. In acest camp se pot

introduce 24 caractere alfanumerice.

Informatii financiare

Discount - valoarea completata in acest camp reprezinta valoarea discountului acordata pentru

orice produs vandut acestui partener indiferent de cantitate. Valoarea maxim selectata

este 100. Valoarea se va completa pe documentul de vanzare dar va fi doar o

propunere. Aceasta valoare poate fi modificata oricand fie pe document fie in fisa de

partener. Daca modificati valoarea discountului pe document aceasta nu se va actualiza

si in fisa de partener. Acest camp nu este obligatoriu de completat.

Termen de plata – reprezinta numarul de zile calendaristice in functie de care se va calcula data

scadenta a unui document. Ca si la discount data scadenta calculata poate fi modificata

de utilizatori. Acest camp nu este obligatoriu de completat.

Persoane de contact

Agent - este persoana care reprezinta societatea in relatia cu partenerul. Campul este de tip

lista. La introducerea unui agent nou se va crea o fisa pentru acesta. Acest camp nu este

obligatoriu de completat.

Delegat - este persoana care reprezinta partenerul in relatia cu societatea. Acest camp nu este


CNP - reprezinta codul numeric personal al delegatului. Acest camp nu este obligatoriu de

completat.


Serie si nr. act – reprezinta seria si numarul actului de identitate al delegatului.

Eliberat de – reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate al delegatului.

Transport - reprezinta tipul mijlocului de transport al delegatului.

Nr. transport - reprezinta numarul mijlocului de transport al delegatului.

Observatii - camp text. In acest camp se pot introduce 1000 caractere alfanumerice.

Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare

4.1.2 Articole

Informatii generale

Articolele sunt elementele tranzactionate de societate. Acestea vor apare in liniile documentelor

inregistrate in program. Articolele definite in program pot fi de tip stocabil, in acest caz trebuie sa aveti

definite si depozite unde sa le stocati sau pot fi de tip servicii. In cazul articolelor de tip servicii nu se va

tine cont de stoc.

Observatii!!

Nu toate informatiile din fisa unui articol sunt obligatorii de completat Codul unui articol poate contine caractere alfanumerice sau caractere speciale ($, %, #, & etc)

Fiecarui articol de tip stocabil i se va asocia obligatoriu un sablon de articol. Articolelor de tip serviciu nu

li se pot asocia sabloane de articol dar trebuie sa se specifice conturi de venituri si cheltuieli cu serviciile.

Observatie!!

Pentru usurinta in utilizare la un articol de tip stocabil programul va asocia un sablon de articol de tip marfa si pentru un articol de tip serviciu va asocia conturile 704 pentru venituri din servicii si contul 628 pentru cheltuieli cu serviciile

Pentru mai multe informatii privind sabloanele de articol accesati Sabloane articol


Pentru informatii referitoare la adaugarea unui articol nou accesati Modalitati de introducere


Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare

Informatiile din fisa de articol

General

Cod - reprezinta codul unic de identificare a articolului in baza de date, deci nu puteti

introduce doua articole cu acelasi cod. In acest camp se pot introduce 50 caractere

alfanumerice precum si caractere speciale (:,*, -, etc) si este obligatoriu de completat.

Primul articol definit in baza de date va avea implicit codul 00001. Acesta poate fi

modificat in orice moment pana la utilizarea articolului in documente sau asocierea cu

alte nomenclatoare.

Denumire - va fi afisata in toate documentele si rapoartele din program. In acest camp puteti

introduce 100 caractere alfanumerice inclusiv caractere speciale (@, !, #, $, etc) si este



Cod bare - reprezinta codul de bare al articolului. In acest camp se introduce sirul de caractere,

afisat sub codul de bare tiparit pe ambalajul articolului. Acest cod este unic, se pot

introduce 50 caractere numerice, nu este obligatoriu de completat.

Blocat - acesta este un camp bifabil. Daca bifa este pusa, atunci acest articol nu va mai putea fi

selectabil in documente.

Logistica

Categorie - reprezinta familia de produse din care face parte acest articol. Acest camp este de tip

lista. Daca aveti deja editate categoriile de articole in meniul Nomenclatoare / Categorii

articole atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza

de date o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va

salva informatia in tabela Categorii articole. Acest camp nu este obligatoriu de

completat.

Tip articol - acest camp este obligatoriu de completat. La crearea unui articol nou programul va

pune implicit tipul Stocabil. Dumneavoastra puteti sa alegeti din lista alt tip de articol

pana la folosirea acestuia in documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. In acest

program se pot defini trei tipuri de articole:

Stocabile – pentru articolele de acest tip programul va tine cont de stocul

cantitativ la tranzactionarea lor (documente de intrare sau documente de

iesire). Pentru aceste tipuri de articole este obligatoriu sa se specifice depozitul

in care se vor stoca sau din care se vor consuma/vinde.

Produse finite – articolele de acest tip sunt similare articolelor de tip stocabil. In

plus fata de articolele stocabile, pentru articolele de tip produs finit se poate

defini o reteta. In documentul Nota de predare-primire pot fi selectate doar

articole de tip produs finit.

Servicii – pentru acest tip programul nu va tine cont de stocul cantitativ.

Articolele de tip servicii nu vor putea fi selectate in documente ca: NIR, Aviz de

expeditie, Bon de consum... etc .

UM - reprezinta unitatea de masura a articolului. Acest camp este de tip lista si este

completat implicit cu valoarea Buc (bucati). Daca doriti sa introduceti un articol cu o

unitate de masura care nu a fost definita in baza de date in prealabil, este suficient sa

scrieti in acest camp noua unitate si programul o va salva in baza de date.

Stoc minim - reprezinta nivelul minim al stocului stabilit din punct de vedere managerial. Acest camp

nu este obligatoriu de completat, valoarea nu poate fi editata pentru articole de tip

Servicii. Aceasta valoare este setabila pentru fiecare articol in parte. In meniul

Configurari / Parametri societate / Setari stocuri puteti opta ca programul sa va


avertizeze atunci cand un articol a atins valoarea minima a stocului sau a scazut sub

aceasta valoare precum si afisarea unei liste la intrarea in program cu articolele care au

atins valoarea stocului minim.

Observatii - camp text, puteti introduce 250 caractere.

Statistici

Ultimul pret de cumparare – acest pret se va actualiza implicit in functie de data ultimei facturi de

cumparare inregistrata in program.

Gestiune

Pret general de vanzare fara TVA – acest pret va fi propus ca pret de vanzare pe documentele de iesire.

Pretul poate fi modificat de utilizator in functie de drepturile de acces.

Pret general de vanzare cu TVA – acest pret va fi propus ca pret de vanzare cu TVA inclus pe documente

in care se selecteaza depozite de tip en-detail.

Optiuni TVA - selectarea acestei optiuni influenteaza direct rapoartele Jurnal de vanzare si Jurnal de

cumparare. Optiunea este setabila pentru fiecare articol in parte. Aceasta valoare va fi

propusa pe documente.

Cota de TVA - reprezinta procentul de TVA ce va fi calculat la inregistrarea documentelor, acolo unde

va fi cazul. Cota de TVA este setabila pe fiecare articol in parte. Valoarea cotei de TVA va

fi propusa pe documente.

Adaos comercial - este o valoare procentuala si reprezinta diferenta dintre pretul de vanzare si pretul de

cumparare. Valoarea aceasta este calculata automat.

Contabilitate

Sablon articol - Pentru un articol de tip stocabil programul va completa implicit sablonul de marfuri.

Pentru articole de tip Produse finite programul va completa sablonul de produse finite.

Pentru servicii nu se poate completa un sablon de articol.

Pentru mai multe informatii despre sablonul de articol cititi Sabloane articol

Cont venit servicii - Acest camp se poate completa doar daca la Tip articol este selectata optiunea

Serviciu. Programul completeaza implicit valoarea 704. Utilizatorul are posibilitatea sa

aleaga un alt cont din clasa 7, din planul de conturi sau sa creeze un cont analitic.


- apasarea acestui buton are ca efect deschiderea urmatoarei forme:

Cu ajutorul butonului Preturi de vanzare aflat pe forma centralizata de vizualizare a unei fise de articol,

aveti posibilitatea sa setati preturile de vanzare pentru fiecare depozit in parte. Daca pentru unul dintre

depozitele definite de utilizator in program nu se definesc preturi de vanzare in aceasta fereastra, atunci

la intocmirea unei facturi de vanzare pretul de vanzare propus va fi pretul de vanzare general din fisa de

articol.

Observatii!!

Coloana Pret vanzare fara TVA se poate completa doar daca depozitul selectat este de tip en-gross.

Coloana Pret de vanzare cu TVA inclus se poate completa doar daca depozitul selectat in linie este de tip en-detail.


4.1.3 Depozite

Informatii generale

Depozitele sunt entitati folosite in cazul tranzactionarii articolelor de tip stocabil si de tip produs finit.


Observatii!!

Depozitele pot fi:

de tip en-gross – evidenta stocului se tine la pret de achizitie

de tip en-detail – evidenta se tine la pret de vanzare. Descarcarea stocului se face prin casa de marcat conectata la program (imprimanta fiscala)

de tip global-valoric – evidenta valorica a stocului. Intr-un depozit nu puteti evidentia articole de tip servicii

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui depozit nou in baza de date accesati Modalitati de

introducere nomenclatoare noi in baza de date

Informatii din fisa unui depozit

General


Cod - reprezinta codul unic de identificare a depozitelor in baza de date, deci nu pot fi definite

doua depozite cu acelasi cod. In acest camp puteti introduce 50 caractere alfanumerice.

Codul unui depozit puteti sa il modificati in orice moment pana la folosirea acestuia in

documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. Acest camp este obligatoriu de

completat. Programul va pune implicit valoarea 00001 la crearea primului depozit.

Denumire - va fi afisata pe rapoarte si in grilele de introducere date. In acest camp se pot introduce

100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de completat.

Tip depozit - este un camp obligatoriu de completat si se poate opta pentru una din valorile:

- Depozite de tip en-gross sau cu ridicata – in aceste depozite, evidenta stocului se tine la pret de

achizitie in functie de metoda de descarcare aleasa in parametrizarea societatii. Puteti opta

pentru acest tip de depozit daca activitatea firmei Dvs are ca activitate vanzari catre terti

parteneri persoane juridice. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu factura

fiscala.

- Depozite de tip en-detail sau cu amanuntul – in aceste depozite evidenta stocului se tine la pret

de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru acest tip de depozit daca activitatea fimei Dvs are

ca activitate vanzarea prin magazine catre persoane fizice si folositi casa de marcat conectata la

programul de gestiune. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu bon fiscal.

- Depozite de tip global valoric – in aceste depozite nu se tine cont decat de valoarea marfii la

pret de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru un astfel de depozit daca activitatea firmei are

ca activitate vanzarea prin magazine la care nu doriti sa tineti o evidenta cantitativ valorica a

stocului. Descarcarea acestui depozit este strict valorica si se face pe baza introducerii Z-ului la

sfarsitul zilei prin intermediul documentului Incasare zilnica

Manager depozit - camp text, informatie optionala

Adresa - Camp text, infomatie optionala

Evidenta global valorica – daca se bifeaza aceasta optiune inseamna ca pe depozitul curent, evidenta se

va face doar pentru valoarea marfii la pret de vanzare fara a se tine cont de stocul

cantitativ.

Contabilitate

Sablon articol vanzare - acest camp este obligatoriu de completat in cazul depozitelor de tip en-detail.

Aceasta optiune ajuta la vanzarea prin intermediul casei de marcat.

Cont articol - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.

Cont adaos comercial - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.

Cont TVA neexigibil - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.


Cont cheltuiala - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.

Cont venit - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.


4.1.4 Agenti

Informatii generale

Agentii sunt entitatile care reprezinta societatea in relatia cu partenerii.

Observatii!!

Nu toate informatiile din fisa unui agent sunt obligatorii de completat Un agent poate fi selectat in documentele de iesire: Factura vanzare, Proforma, Comanda... etc

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui agent nou in baza de date, accesati Modalitati de


Pentru detalii despre filtrarea informatiilor, accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare

Informatii din fisa unui agent


General

Cod - reprezinta codul unic de identificare al unui agent in baza de date. In acest camp puteti

introduce 20 caractere alfanumerice. Puteti sa schimbati codul unui agent in orice

moment pana la utilizarea acestuia intr-un document sau in asociere cu alte

nomenclatoare

Nume - camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de

completat

Prenume - camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de

completat

Date personale

CNP - camp numeric, se pot introduce 13 caractere. Informatia este optionala.

Serie si Numar - reprezinta seria si numarul actului de identitate. Informatiile sunt optionale

Eliberat de - reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate. Informatie optionala

Date de contact


Telefon - camp text, puteti introduce 15 caractere alfanumerice. Informatie optionala

E-mail - camp text, trebuie sa fie de forma [email protected]. Informatie optionala

Transport - reprezinta mijlocul de transport a agentului. Camp text, se pot introduce 15 caractere

alfanumerice. Informatia este optionala

Nr. transport - reprezinta numarul de inmatriculare al mijlocului de transport. Camp text, se pot

completa 15 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.


4.1.5 Devize

Informatii generale

Devizele reprezinta monezile in care se pot inregistra documentele. Implicit la crearea unei baze de date

sunt definite trei devize: Leu, Euro si US Dolar.

Pentru informatii referitoare la adaugarea unei devize noi accesati Modalitati de introducere


Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare

Informatii din nomenclatorul devize

mailto:[email protected]


Cod - reprezinta codul unic de identificare al unei devize. In acest camp se pot introduce 5

caractere alfanumerice. Codul unei monede se poate modifica pana la utilizarea acesteia

in documente sau in asociere cu alte nomenclatoare. Campul este obligatoriu de

completat.

Denumire - reprezinta numele devizei. In acest camp se pot introduce 50 caractere alfanumerice.

Este obligatoriu de completat .

Descriere - camp text, 50 caractere alfanumerice.

Moneda locala – acesta este un camp bifabil si unic, nu pot fi bifate mai multe monede in acelasi timp.

La crearea unei baze de date noi, moneda Leu este bifata ca moneda locala si nu poate fi

modificata de utilizator. Moneda locala va fi selectata implicit la deschiderea unui

document.


4.1.6 Plan de conturi

Informatii generale

Planul de conturi este util pentru selectarea conturilor contabile implicite cat si a listelor de conturi

necesare generarii notelor contabile aferente documentelor si a descarcarilor de gestiune. La crearea

unei baze de date noi planul de conturi va fi populat conform OMFP 3055 / 2009

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou, in planul de conturi accesati Modalitati de


Pentru informatii despre filtrarea informatiilor, accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare

Informatii din planul de conturi


Simbol cont - reprezinta contul contabil ce va fi utilizat in notele contabile. Este unic si obligatoriu de

completat. In acest camp se pot introduce 30 caractere alfanumerice. Simbolul contului

odata introdus nu se mai poate modifica. Daca respectivul cont nu a fost folosit in

documente sau in asociere cu alte nomenclatoare se poate sterge.

Nume cont – in acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice.

Tip cont - se poate alege una din optiunile: Activ, Pasiv, Bifunctional

Utilizabil - acesta este un camp bifabil. Daca un cont nu este selectat ca fiind utilizabil acesta nu va

putea fi selectat in lista de conturi implicite sau in cadrul unei note contabile.


4.1.7 Casa

Informatii generale

In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati

informatii despre casele utilizate in societatea curenta.


Observatii!!

Nu pot fi doua case cu aceeasi denumire, acelasi cont si aceeasi moneda Daca o casa este blocata, aceasta nu va mai putea fi selectata in documente Este recomandat sa folositi analitice la conturile de casa (in lei sau valuta)

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de


Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in

nomenclatoare


4.1.8 Banca

Informatii generale

In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati

informatii despre bancile utilizate in societatea curenta.

Observatii!!

Nu pot fi doua banci cu aceeasi sucursala si IBAN definite in societatea curenta; Daca un cont la o banca este blocat nu mai poate fi selectat in documente; Se poate selecta doar un cont ca fiind implicit. Contul implicit se va afisa pe toate documentele

(acolo unde este cazul) listate din program. (Ex: factura de vanzare, aviz de expeditie); Este recomandat sa folositi analitice pentru conturile de banca (in lei sau valuta);


Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de


Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in nomenclatoare


4.1.9 Categorii articole

Aveti posibilitatea de a imparti articolele in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Electrice,

Electrocasnice, etc).

Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie.

Unui articol nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in

nomenclatorul de articole, atat in lista de articole cat si in forma centralizata a unui articol.

Definirea unei categorii noi se poate face in

Nomenclatorul Categorii articol

Nomenclatorul Articole – se scrie direct in campul Categorie articol si programul va memora

informatia in lista.


4.1.10 Categorii parteneri

Aveti posibilitatea de a imparti partenerii in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Persoana fizice,

Persoane juridice, etc).

Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie.

Unui partener nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in

nomenclatorul de parteneri, atat in lista de parteneri cat si in forma centralizata a unui partener.

Definirea unei categorii noi se poate face in

Nomenclatorul Categorii parteneri;

Nomenclatorul Parteneri – se scrie direct in campul Categorie partener si programul va memora




4.1.11 Sabloane articol

Sablonul de articol este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga

de la caz la caz contul contabil de marfa, venit sau cheltuiala in functie de documentul inregistrat.

La introducerea unui articol nou aveti posibilitatea sa alegeti unul din sabloanele predefinite sau sa va

creati dumneavoastra noi sabloane de articole.

Conturile asociate sabloanelor de articole predefinite sunt urmatoarele:

Aveti libertatea de a accesa fiecare sablon de articol din cele predefinite si sa modificati conturile

existente.

4.1.12 Unitati de masura

Fiecarui articol definit in baza de date, indiferent de tip, i se poate asocia o unitate de masura care va fi

afisata atat pe rapoarte cat si pe documentele printate.

Unui articol nu i se poate asocia decat o singura unitate de masura.

Unitatile de masura de pot defini in

Nomenclatorul Unitati de masura;

Nomenclatorul Articole – se scrie direct in campul Unitate de masura si programul va memora




4.1.13 Tichete

In acest nomenclator se introduc tichetele de masa sau cadou pe care societatea le accepta ca

instrument de plata. Acest nomenclator va fi folosit in cadrul interfetei cu casa de marcat la incasarile cu

tichete.

Suma incasata cu tichete va fi calculata automat in functie de valoarea nominala introdusa in aceasta

tabela.

4.1.14 Locatii

Meniul permite accestul la tebelele utilizate pentru stocarea informatiilor din adresele partenerilor:

Tari

Judete

Localitati

Tari


Nomenclatorul de tari poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este

dintr-o tara noua, este suficient sa tiparti in campul Tara numele acesteia. Daca tara nu exista in

nomenclatorul de tari se va propune adaugarea in lista.

Observatie!!

Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii tari in lista in cazul in care numele acesteia a fost introdus gresit.

Judete

In aceasta fereastra sunt predefinite judetele din Romania si cele 6 sectoare ale municipiului Bucuresti.

In situatia in care aveti un partener din alta tara si doriti sa completati la adresa si informatii cum ar fi

regiunea sau districtul, puteti folosi campul Judet.

Localitati

Nomenclatorul de orase poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este

dintr-un oras nou, este suficient sa tiparti in campul Localitate numele acesteia. Daca localitatea nu

exista in nomenclatorul de localitati se va propune adaugarea in lista.

Observatie!!

Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii localitati in lista in cazul in care numele acesteia a fost introdus gresit.

4.2 DOCUMENTE

- Documente de intrare

- Documente de iesire

- Documente interne

- Documente de trezorerie

4.2.1 Documente de intrare

- Factura de cumparare


- Aviz de la furnizor

- Nota de intrare-receptie

Factura de cumparare

Factura de cumparare inregistreaza partenerul cu o creanta la societate si genereaza nota contabila.

Observatii!!

Factura de cumparare fara NIR nu afecteaza stocul. Pentru facturile de cumparare care contin si articole de tip stocabil trebuie inregistrat si NIR. La o factura de cumparare se pot genera unul sau mai multe NIR-uri pe depozite diferite.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate facturile de cumparare

inregistrate.

Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale pe documente

Inregistrarea unei facturi de cumparare

Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul


Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente

Observatie!!

O factura de cumparare se poate inregistra pe baza documentului Aviz de la furnizor. In acest caz pe factura de cumparare nu se mai pot adauga decat articole de tip serviciu si nu se va mai inregistra NIR.

Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document

Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document

Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol

document

Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a

informatiilor.

Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile

Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR)


Acest document se intocmeste pentru incarcarea stocului in gestiuni. Pentru un document se pot

intocmi unul, doua sau mai multe NIR-uri. Pe un NIR valoarea stocului poate fi crescuta prin repartizarea

de costuri aditionale.

Observatii!!

Articolele de tip serviciu nu vor fi preluate pe NIR ca articole distincte; Costul serviciilor din factura de cumparare se poate repartiza in costul marfii prin apasarea

butonului Repartizare costuri;

La selectarea acestei optiuni programul deschide o fereastra care contine toate receptiile de stocuri

inregistrate anterior.

Inregistrarea receptiei unui document

Pentru a genera un NIR apasati butonul de pe documentele Factura de cumparare sau Aviz

furnizor.

Atentie!! NIR-urile nu se pot edita direct. Aceste documente se pot edita doar din documentele Factura de cumparare si Aviz de la furnizor

In receptia marfii se gasesc 6 sectiuni:


Antet

Status document – pe acest document nu puteti modifica statusul. Acesta va fi intotdeauna acelasi

cu documentul de care este legat NIR-ul. (Ex: daca statusul unei facturi este valid

atunci statusul NIR-ului este valid. Daca utilizatorul modifica statusul facturii in

temporar atunci se va modifica implicit si statusul NIR-ului in temporar.)

Numar factura – se completeaza de program;

Numar aviz – se completeaza de program;

Partener – se preia din documentul de baza;

Mijloc de transport - camp text, se completeaza de utilizator;

Nr factura de transport – se preia numarul facturii de transport selectata in fereastra Repartizare

costuri

Linii document de baza

In aceasta sectiune se vor prelua din documentul de baza toate liniile documentului mai putin liniile care

contin articole de tip serviciu.

Atentie!! Daca documentul de baza (factura) este introdus in valuta in Receptia marfii se vor prelua echivalentul sumelor in RON

Cod articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.


document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in

baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.



document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire

nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Cantitatea - valoarea se preia din documentul de baza

Cantitatea receptionata – pe masura receptionarii marfii acest camp se va completa de catre program.

Deferenta - reprezinta cantitatea ramasa de receptionat. Se calculeaza ca diferenta dintre

Cantitate si Cantitate receptionata.

UM - unitatea de masura a articolului receptionat

Pret RON - pretul unitar preluat din documentul de baza

Transport RON - aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand

in campul Cost optiunea Transport

Alte taxe - aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand

in campul Cost optiunea Alte taxe sau editand direct in celula.

Valoare fara TVA RON – este calculata de program. Formula de calcul este Cantitate x (Pret + Transport

+ Alte taxe).

TVA RON - Valoarea TVA aferente valorii fara TVA RON

Total RON - este calculat de program ca suma intre Valoarea fara TVA RON + TVA RON

Adaugarea document nou (NIR)

La un document (Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor) se pot intocmi unul, doua sau mai multe

NIR-uri.

Exemplu!!

Daca marfa achizitionata intra in trei gestiuni atunci va trebui sa faceti pentru fiecare gestiune cate un NIR. Exista si posibilitatea ca intrarea sa se faca intr-o singura gestiune si ulterior sa se faca transfer de marfa catre fiecare gestiune in parte.

Pentru a adauga un NIR nou apasati butonul +

Detalii linii


Utilizatorul are posibilitatea de a prelua pentru un depozit partial cantitatea dintr-o linie sau doar

anumite linii din document. Informatiile care se pot completa in liniile unui NIR depind de tipul de

depozit selectat.

Pentru depozitele de tip en-gross se pot completa urmatoarele informatii

Pentru depozitele de tip en-detail pe langa informatiile completate pentru depozitul de tip en-gross mai

trebuiesc completate si urmatoarele informatii:

Comisia de receptie

Persoanele selectate in aceasta lista se completeaza in meniul Configurari / Parametrizare / Semnaturi

rapoarte – Nota de intrare receptie

Totaluri document

Spre deosebire de totalul documentului de baza valoarea neta include transportul si alte taxe.

Aviz de la furnizor


Acest document se intocmeste pentru marfa care soseste de la furnizor doar cu aviz de expeditie fara a

avea si factura de cumparare atasata. In aceasta situatie receptia marfii se face in baza avizului urmand

ca inregistrarea facturii sa se faca in baza avizului de expeditie dat de furnizor fara a mai face o receptie.

Inregistrarea avizului de la furnizor se face similar cu Factura de cumparare.

Observatie!!

Pe un aviz de la furnizor nu se pot inregistra articole de tip servicii. Pentru a inregistra transferul de la alte puncte de lucru utilizati partenerul avand codul INTERN.

Inregistrarea unui aviz de la furnizor

Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul




Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol

document


informatiilor.



4.2.2 Documente de iesire

- Factura de vanzare

- Aviz de expeditie

- Proforma

- Comanda de vanzare

- Bon fiscal

- Casa de marcat

Factura de vanzare

La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra care contine toate facturile de vanzare inregistrate

anterior.

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente.

Inregistrarea unei facturi de vanzare

Observatii!!

Factura de vanzare se poate face direct sau in baza altui document: Aviz de expeditie, Comanda vanzare, Proforma

Nu se pot selecta articole de tip stocabil intr-o factura daca nu este selectat un depozit in antetul

documentului;

Pe depozitele de tip en-detail nu este permisa facturarea pe stoc negativ chiar daca in

parametrarea societatii este bifata optiunea de facturare pe stoc negativ.





Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document


informatiilor.


Pentru informatii privind preluarea documentelor cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt

document


Incasarea unei facturi

Daca incasarea facturii se face in numerar, la salvarea documentului, selectati din bara de actiuni

posibile optiunea Incasare cu chitanta

Se va deschide fereastra de incasare prin chitanta cu toate datele precompletate.

Daca doriti sa incasati mai putin decat contravaloarea facturii modificati suma de pe coloana incasare cu

valoarea dorita.

Observatii!!

Factura fiscala poate fi incasata prin operatiuni de casa (cash) sau prin operatiuni bancare (OP sau efecte de incasare)

Daca doriti sa efectuati o incasare in cash, selectati documentul dorit in lista de facturi si apasati butonul Incasare cu chitanta


Daca doriti sa efectuati incasarea prin operatiuni bancare accesati meniul Documente / Trezorerie si utilizati optiunile Borderou Incasari/Plati

Daca primiti de la clienti CEC-uri sau Bilete la Ordin efectuati inregistrarea lor prin meniul Trezorerie / Efecte de Incasat-Platit

Aviz de expeditie

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand avizele de expeditie introduse

anterior.

Acest document se intocmeste pentru marfa livrata fara factura de vanzare. In aceasta situatie marfa se

va scadea din stoc si se va genera nota contabila aferenta descarcarii de gestiune. Factura fiscala se va

intocmi in baza avizului de expeditie.

Modalitatea de inregistrare a avizului de expeditie este similara cu Factura de vanzare.

Observatii!!

Pe un aviz de expeditie nu se pot inregistra articole de tip servicii. Pentru a inregistra un aviz de expeditie nefacturabil – transferuri intre puncte de lucru – folositi

partenerul avand codul INTERN

Inregistrarea unui aviz de expeditie

Observatii!!

Avizul de expeditie se poate face direct sau in baza altui document: Comanda vanzare sau Proforma

Nu se pot selecta articole de tip servicii;







informatiilor.



document


Proforma

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand facturile proforme introduse

anterior.

Factura proforma reprezinta documentul contabil justificativ pentru inregistrarea incasarilor pana la

emiterea facturii fiscale si eliberarea marfurilor.

Observatie!!

Acest document nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul cu datorie.

Modalitatea de inregistrare a proformei este similara cu Factura de vanzare.

Inregistrarea unei facturi proforma

Observatie!!

Factura proforma se poate face direct sau in baza unei Comenzi







informatiilor.



document

Comanda de vanzare

Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand comenzile de vanzare introduse anterior.

Acest document se inregistreaza la primirea unei comenzi ferme de cumparare din partea unui client.

Comanda de vanzare nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul cu

datorie.

Modalitatea de inregistrare a comenzii de vanzare este similara cu Factura de vanzare.


Bonuri fiscale

Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand bonurile fiscale introduse prin Casa de

marcat.

Bonurile fiscale se intocmesc la vanzarea catre persoane fizice folosind casa de marcat. Bonul fiscal

validat scade stocul si genereaza nota contabila. In baza Bonului fiscal se poate genera o factura de

vanzare.

Atentie!! Nu puteti adauga sau modifica un bon fiscal din aceasta fereastra.

Casa de marcat

Programul Ciel Simplu poate transmite informatile catre o casa de marcat daca aceasta este setata sa

lucreze in regim de Imprimanta Fiscala.

Pentru a accesa in program interfata pentru lucrul cu casa de marcat intrati in meniul Documente / Iesiri

/ Casa de marcat sau apasati butonul .

La accesarea acestor optiuni se va deschide urmatoarea fereastra:


In aceasta fereastra puteti alege unul din depozitele definite in meniul Nomenclatoare / Depozite.

Selectati gestiunea care va intereseaza si apasati butonul Alege. Se va deschide urmaotarea fereastra:

Modul de utilizare a interfetei cu casa de marcat

Adaugarea articolelor

In aceasta intergata se pot folosi:

Monitor touch-screen

Emulator de tastatura – cititorul de coduri de bara atasat la unitatea calculatorului

Mouse

Tastatura

In campul Cod de bare completati codul de bare a produsului pe care doriti sa il vindeti.

Observatie!!

Nu este obligatoriu ca toate articolele definite in baza de date sa aiba cod de bare Recomandarea Ciel Romania este sa utilizati un emulator de tastatura – cititorul de coduri de

bare atasat la unitate. In cazul utilizarii emulatorului de tastatura, setati dispozitivul sa execute ENTER dupa fiecare

scanare.


Pentru a adauga un articol scanati codul de bare de pe eticheta produsului sau apasati pe lupa. Daca nu

utilizati un emulator de tastatura atunci puteti apasa butonul pe monitor (daca utilizati un touch-

screen) sau dand click cu mouse-ul.

In aceasta situatie se va deschide urmaotarea lista de articole

Selectia se face apasand sau dand click cu mouse-ul pe articolul dorit si apoi butomul Enter sau tasta

enter de la tastatura.

Observatie!!

Este obligatoriu ca articolele care apar in aceasta lista sa aiba preturi de vanzare cu TVA declarat;

In lista apar atat articole stocabile cat si servicii;


Pe masura ce se vor adauga articole, informatiile vor fi afisate in lista:

Campul Cantitate este completat implicit cu valoarea 1. Daca doriti sa vindeti doua sau mai multe unitati

dintr-un produs, inainte de a scana sau selecta un produs apasati butonul X CANTITATEA, modificati

cantitatea dorita utilizand tastatura numerica afisata pe ecran si apoi apasati butonul ENTER.

Incasarea

Observatie!!

Dupa ce ati adaugat articolele in lista nu puteti valida bonul fiscal daca valoarea ramasa de incasat este mai mare ca zero.

Incasarea unui Bon fiscal se poate face prin trei moduri:

- Incasare tichete

Pentru a efectua o incasare cu tichete (de masa, cadou, etc.) apasati butonul .

Pentru a selecta un tichet apasati pe lupa si selectati tipul de tichet dorit, apoi apasati butonul

ENTER.


Obsevatie!!

In prealabil trebuie sa definiti tichetele acceptate de societatea Dvs in meniu Nomenclatoare / Tichete.

Atentie!! Daca valoarea incasata prin tichete este mai mare decat valoarea bonului fiscal programul nu va calcula rest de plata.

- Incasare numerar

Pentru a efectua o incasare in numerar apasati butonul . In partea stanga sus a ferestrei

introduceti de la tastatura numerica de pe monitor suma dorita.

Observatie!!

Daca inanitea incasarii in numerar se face o incasare prin tichete atunci suma incasata in numerar se va adauga la suma incasata prin tichete.

In cazul in care suma incasata prin tichete plus suma incasata numerar este mai mare decat valoarea bonului programul va calcula rest de plata. Pentru suma in numerar incasata.

In cazul in care incasarea unui bon se face prin tichete si numerar atunci valorile afisate pe ecran vor fi

urmatarele:


- Incasare prin card

Pentru a efectua o incasare prin intermediul unui card bancar apasati butonul

In partea stanga sus a ferestrei se va completa suma ramasa de incasat.

Observatie!!

Incasare card este ultima operatie de incasare care se efectueaza pe un bon. Intotdeauna in urma unei incasari prin card suma ramasa de incasat si restul de plata vor fi zero.

Butoane functionale:

ANULARE BON - anuleaza toate operatiile efectuate pe un bon. Se vor sterge toate incasarile

efectuate si toate articolele introduse pe bon.

ANULARE ARTICOL - sterge articolul selectat din lista

ANULARE INCASARE - sterge toate incasarile efectuate pe un bon;


X CANTIATEA – permite modificarea campului cantitate pentru numarul de articole vandute si

pentru numarul de tichete incasate.

VALIDARE - salveaza bonul in baza de date si permite inregisrtarea unui nou bon.

4.2.3 Documente interne

Bon de consum

Transfer intre depozite

Nota de predare primire

Inventar

Proces verbal de constatare diferente

Proces verbal de modificare pret

Preluare stocuri initiale

Bon de consum

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand bonurile de consum introduse

anterior.

Observatii!!

Bonul de consum se intocmeste pentru articolele consumate in cadrul societatii. Aceste documente afecteaza stocul si genereaza nota contabila.


Pentru detalii privind introducerea unui Bon de consum cititi Inregistrarea bonului de consum.


Inregistrarea bonului de consum

Pentru a inregistra un Bon de consum accesati meniul Documente / Interne / Bon de consum.

Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un Bon de consum sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele bonului de

consum;

Completati depozitul din care doriti sa descarcati produsele stocabile. Nu puteti selecta depozite

de tip global-valoric

Observatie!!



Exemplu!!

Nu puteti adauga articole de tip serviciu



ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de iesire. Pretul de descarcare se va calcula in functie de metoda de descarcare a gestiunii si de tipul depozitului din care se descarca marfa. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.


Exemplu!!


de jos a ferestrei.






informatiilor.



Exemple calcul pret descarcare pentru bonul de consum Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este FIFO atunci preturile de descarcare vor fi afisate in functie de intrarile in stoc. Pentru mai multe informatii cititi Setari stocuri

Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este CMP atunci pretul de descarcare afisat va fi calculat ca medie ponderata a preturilor de achizitie pentru stocul existent al articolului selectat. Pentru mai multe informatii cititi Setari stocuri


Daca gestiunea selectata este de tip en-detail atunci descarcarea de gestiune se va face la pret de vanzare cu TVA inclus.


Transfer intre depozite

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de transfer introduse anterior.

Prin intermediul acestui document se realizeaza transferul unui articol dintr-un depozit de tip en-gross in

alt depozit de tip en-gross. Tot prin intermediul acestui document se poate transfera o cantitate

aferenta unui articol de pe un sablon articol in alt sablon articol. Acest document afecteaza atat

depozitul sursa cat si depozitul destinatie descarcand si respectiv, incarcand stocul. Acest document

genereaza nota contabila.

Exemplu!! Prin documentul Transfer intre depozite puteti transforma/transfera pentru un cod de articol cantitatea din stoc de materii prime in stoc de marfa.

Mod de lucru: Daca doriti sa transferati marfa in urmatoarele situatii:

- Depozit en-gross – depozit en-detail (depozit - magazin) - Depozit en-detail – depozit en-detail (magazin – magazin) - Depozit en-detail – deozit en-gross (magazin – depozit)

Puteti folosi documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru care folositi ca partener entitatea avand codul INTERN din nomenclatorul de parteneri.


Pentru detalii privind introducerea unei Note de transfer cititi Inregistrarea notei de transfer

Inregistrarea notei de transfer


Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre

depozite.

Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de

transfer;

Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti

introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui

depozit nou;

Observatie!!



Exemplu!!

Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie




de jos a ferestrei.

Observatii!!

Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross in alt depozit de tip en-gross.

Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de articol.

Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa


Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa folositi avizele de expeditie de la documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN;

Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.

ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.

Exemplu!!







informatiilor.


Nota de predare-primire

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de predare-primire introduse

anterior.

Observatii!!

Acest document se intocmeste in situatia unui proces de fabricatie. In liniile unei note de predare-primire se pot selecta doar articole de tip produs finit. Preturile completate pentru articolele selectate in acest document vor fi introduse de utilizatori

in urma unor calcule de cost prealabile. Pretul completat pe acest document va sta la baza descarcarii de gestiune la iesirea din stoc a

produselor selectate.

Validarea acestui document are efect asupra stocului si va genera nota contabila.

Pentu detalii despre butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista de

documente

Pentru detalii privind introducerea unei Note de predare-primire cititi Inregistrare nota de predare-

primire


Inregistrare nota de predare-primire

Pentru a inregistra o nota de predare-primire apasati butonul Adauga






informatiilor.


Inventar

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand inventarele introduse anterior.

Acest document se intocmeste pentru inventarierea stocului existent. Nu are o influenta directa asupra

gestiunii cantitativ-valorice decat daca in baza lui se intocmeste Proces verbal constatare diferente.

Documentul Inventar nu genereaza nota contabila.


Observatie!!

Daca un inventar are bifata coloana Stoc initial inseamna ca acel document a fost introdus pentru preluarea stocului initial aferent depozitul afisat.

Daca in baza inventarului s-a intocmit Proces verbal de constatare diferente, numarul acestuia este afisat in lista pe coloana aferenta.


Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului

Inregistrarea inventarului







informatiilor.

Observatii!!

Inventarul se inregistreaza separat pentru fiecare depozit. Dupa selectarea depozitului la apasarea butonului Generare lista articole se vor adauga in grid

cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.

Daca doriti adaugarea de noi linii folositi butonul +.

Atentie!! Daca stocul faptic este mai mic decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie va fi calculat in functie de metoda de descarcare de gestiune selectata in configurarea societatii. Daca stocul faptic este mai mare decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie afisat va fi ultimul pret de achizitie pentru articolul selectat. Acest pret poate fi modificat de catre utilizator. Daca nu exista o achizitie anterioara pretul afisat va fi zero.

Observatie!!

Pentru ca diferentele in plus sau in minus sa fie inregistrate in program, atunci pe baza inventarului curent trebuie inregistrat documentul Proces verbal constatare diferente.

Atentie!! Nu se poate face inventariere pentru articole de tip servicii.


Proces-verbal constatare diferente

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale constatare diferente



Acest document se intocmeste pentru inregistrarea in baza de date a diferentelor in plus sau in minus

rezultate in urma procesului de inventariere.

Observatii!!

Nu se poate inregistra un proces verbal de constatare diferente decat in baza unui document de Inventar.

La generarea procesului verbal constatare diferente vor fi preluate dint-un document de inventar doar acele linii pentru care se gasesc diferente in plus sau in minus.

Pentru a genera procesul verbal apasati butonul aflat pe documentul Inventar sau in antetul listei cu documentele de inventar inregistrate.







informatiilor.


Proces verbal modificare pret

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale de modificare preturi


Observatie!!

Acest document se poate inregistra numai pentru depozite tip en-detail (magazine). Prin intermediul acestui document puteti creste sau diminua pretul de vanzare pentru produsele

la raft (pret cu TVA inclus).


Inregistrarea unui proces verbal modificare pret

Observatie!!

Cu ajutorul butonului puteti mari pe toate liniile documentului sau micsora pe toate liniile documentului pretul nou de vanzare cu un anumit procent.

La adaugarea liniilor in document se va deschide o fereastra in care se pot selecta articolele pentru care

se doreste modificarea pretului de vanzare.


In fereastra de mai sus se pot selecta unul sau mai multe articole. Daca la un articol exista intrari in

depozitul selectat pe mai multe sabloane atunci in document se vor adauga cate o linie pentru fiecare

sablon de articol.

La stergerea unei linii se vor sterge toate liniile care au acelasi cod de articol.






informatiilor.


Stocuri initale

La apelarea acestei optiuni de deschide o fereastra ce contine toate documentele de stoc initial

introduse anterior.

Acest document se introduce pentru preluarea stocurilor initiale la inceperea lucrului in program.

Observatie!!

Nu puteti introduce decat un singur document de stoc initial pentru un depozit; Nu puteti introduce un document de stoc initial daca aveti inregistrate documente cu data

anterioara; Dupa inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale pentru o gestiune nu mai puteti

introduce documente cu data anterioara;

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista

documente.

Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului

Inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale

La apasarea butonului Adauga se va deschide o lista cu toate depozitele pentru care nu s-au introdus

stocurile initiale.


Observatii!!

Depozitele pentru care s-a inregistrat un document de preluare de stoc vor disparea din aceasta lista.

Pentru a selecta un depozit dati dublu click pe linia dorita sau apasati butonul

In meniul Nomenclatoare/Depozite aveti posibilitatea de a defini 3 tipuri de gestiuni:

Tip En-gross – evidenta cantitativ-valorica la pret de achizitie

Tip En-detail – evidenta cantitativ-valorica la pret de vanzare cu TVA inclus prin intermediu casei

de marcat conectata la program

Tip Global-valorica – evidenta valorica cu descarcare de gestiune in functie de coeficientul K

Observatie!!

Pentru a incarca lista cu toate articolele de tip stoc si produs finit definite in nomenclatoare apasati butonul Generare lista articole

Aveti posibilitatea de a sterge din liniile generate sau sa adaugati linii noi


Preluare stocuri initiale pentru gestiune de tip en-gross

In aceasta situatie, indiferent de metoda de descarcare de gestiune, uitilizatorul va introduce o singura

linie pentru fiecare cod si sablon de articol continand cantitatea si pretul mediu.

Preluare stocuri initiale pentru depozite de tip en-detail

In aceasta situatie trebuie declarat pretul de vanzare la raft. Programul va calcula valoarea adaosului

comercial in functie de pretul de achizitie valoarea de achizitie in functie de valoarea adaosului

comercial declarat.

Preluare valoare stocuri initial

In aceasta situatie se va face o preluare valorica a stocurile existente in magazin






informatiilor.

4.2.4 Documente de trezorerie

- Efecte de incasat-platit

- Incasare zilnica

- Borderou incasari/plati

- Chitanta


Efecte de incasat-platit

Efectele de incasat sau efectele de platit sunt reprezentate de CEC-uri, Bilete la Ordin sau alte

documente care le puteti defini in meniul Configurari / Parametrizare / Trezorerie. Aceste documente se

inregistreaza de regula pentru stingerea soldului unui document.

La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra continand toate efectele inregistrate anterior.

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente

Pentru a inregistra un efect apasati butonul Adauga

Inregistrare efect

Tip document trezorerie – in acest camp aveti posibilitatea de a selecta ce efect urmeaza sa

inregistrati. Informatiile din lista de optiuni se pot configura in meniul

Configurari / Parametrizare / Trezorerie.


Tip tranzactie - in acest camp puteti selecta tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati:

incasare sau plata.

Exemplu: Daca doriti sa inregistrati incasarea unui CEC de la un client la tip tranzactie selectati Incasare

Cont trezorerie – in acest camp puteti alege unul din conturile definite in parametrizarea

societatii, in functie de efectul si tranzactia selectata.

Banca - in program gasiti preconfigurate principalele banci din Romania. Daca

doriti sa adaugati o banca noua editati in acest camp denumirea.

Cont contabil - puteti selecta unul din conturile asociate bancii selectate. Daca nu aveti

cont definit pentru aceasta banca il puteti adauga din aceasta fereastra.

Partener - se poate selecta un partener din lista de parteneri sau se poate adauga

un partener nou

CIF - in acest camp se va completa automat codul fiscal din fisa partenerului

selectat.

In sectiunea Linii document

Document incasat/platit - in functie de tipul tranzactiei in aceasta coloana se poate selecta o

factura de vazare sau o factura de cumparare. Campul nu este

obligatoriu de completat. In lista de documente se gasesc facturile

introduce anterior.

Cont - daca este selectat un document de incasat/platit atunci in acest camp se

va completa automat contul de partener din documentul selectat. Daca

nu este selectat un document atunci se va putea alege un cont din

sablonul de partener.

Incasari/Plati - campul se completeaza cu valoarea documentului selectat. Daca nu se

selecteaza un document in campul Document incasat/platit atunci

utilizatorul va putea introduce orice valoare mai mare ca zero.

Observatie!!

Inregistrarea unui efect in baza unei facturi are ca efect stingerea/diminuarea soldului facturii respective cu valoarea efectului inregistrat.


Exemplu!! Se inregistreaza o factura de vanzare in valoare totala de 95,48 lei.

Se inregistreaza un efect de plata (CEC) pentru o incasare partiala a facturii in valoare de 20 lei

Se observa ca soldul facturii a fost diminuat cu valoarea efectului inregistrat:

Incasare zilnica

Acest document se introduce numai pentru depozitele de tip en-detail global-valorice si are rol de a

inregistra Z-urile caselor de marcat si de a efectua descarcarea de gestiune valorica.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate incasarile inregistrate

anterior.


Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente

Observatie!!

La inregistrarea NIR-ului intr-un depozit de tip en-detail global-valoric se va declara cota de TVA la vanzare precum si valoarea marfii la pret de vanzare.

Incasarea zilnica se introduce pe cote de TVA. La introducerea unei incasari se va efectua si descarcarea de gestiune valorica in functie de

coeficientul K. Nu puteti incasa pe o cota de TVA o suma mai mare decat cea decalarata in NIR-uri.

Inregistrare incasare zilnica (Z)

Pentru a introduce Z-ul casei de marcat trebuie selectata gestiunea (magazinul) pentru care se introduce

incasarea precum si contul de trezorerie prin care se face incasarea.

Incasarile pot fi de doua feluri:

- Incasari din vanzari produse stocabile


- Incasari din vanzari servicii

In cazul Incasarilor din vanzari produse stocabile programul va face o verificare a valorii stocului in

functie de cota de TVA. La salvarea documentului se va efectua o descarcare de gestiune valorica in

functie de coeficientul K respectand formula:

Unde

TSC = Total sold creditor

TSD = Total sold debitor

In cazul Incasarilor din vanzari servicii nu se va efectua o verificare a valorii stocului si nici o descarcare

de gestiune.

Borderou incasari/plati

Acest document inregistreaza orice tranzactie prin casa sau banca , incasari sau plati. Cu acest document

aveti posibilitatea de a incasa sau plati o factura, sa stingeti un efect de plata sau pur si simplu sa

inregistrati o tranzactie bancara sau cash direct fara nici o legatura cu un alt document.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau

cash inregistrate anterior.

Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga

Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente


Inregistrarea Borderoului

In primul rand la intrarea in fereastra trebuie sa alegeti tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati:

introducerea unui extras de cont sau a unor inregistrari prin casa.

Exemplu!!

Daca selectati Extras cont atunci veti putea selecta banca si contul pentru care se introduce extrasul.

Daca selectati Registru casa atunci veti putea selecta casa si contul de casa pentru care introduceti inregistrarile.


Observatie!!

Daca nu aveti definite in nomenclatoare conturi de casa sau banca puteti face acest lucru direct din fereastra de introducere a borderoului.

Informatii din sectiunea Linii document

Numar document incasare/plata - in acest camp se introduce numarul documentului cu care se

efectueaza incasarea sau plata. Acest camp este obligatoriu de

completat.

Exemplu: Daca platiti o factura de cumparare prin casa (in numerar) in acest camp introduceti numarul chitantei primite de la furnizor.

Partener - daca tranzactia inregistrata are un partener (Ex: plata unui

furnizor), in acest camp selectati din lista furnizorul dorit. Acest

camp nu este obligatoriu de introdus.

Observatie!!

Daca nu selectati un partener atunci campurile Tip document si Nr document nu se pot completa.

In acest fel puteti inregistra tranzactii gen: depunere numerar in banca, comisioane bancare, etc


Tip document - contine o lista cu documentele care se pot incasa sau plati. In

functie de documentul selectat suma introdusa se va completa

in coloane Incasare sau Plata

Numar document de incasat/platit - in functie de partenerul si de tipul de document selectat in acest

camp se va putea selecta o factura de vanzare sau cumparare

introdusa anterior.

Cont - in acest camp se poate selecta un cont din planul de conturi.

Daca ati selectat un document ce urmeaza a fi incasat sau platit

atunci in campul Cont va fi completat automat contul de

partener din documentul selectat.

Exemple!! Situatia 1 Campurile Tip document si Numar document sunt completate:

In aceasta situatie campul Cont este completat si nu se poate modifica Situatia 2 Campurile Tip document si Numar document nu sunt completate:

In aceasta situatie in campul Cont se poate selecta un cont din planul de conturi.

Observatie!!

Conform Situatiei 2 se poate inregistra un bon de combustibil.


Incasari / Plati - in aceste campuri se introduc sumele aferente incasarilor sau

platilor efectuate. Daca sunt completate campurile Partener, Tip

document, Numar document de incasat/platit, campurile

Incasat sau platit se vor completa automat cu valoarea soldului

documentului selectat. Valoarea poate fi modificata.

Observatii!!

In Borderoul de incasari si plati se pot selecta atat documente cu solduri pozitive cat si documente cu solduri negative (facturi de storno)

Selectand in Borderoul de incasari/Plati si documentele de storno reglati soldul partenerului.

Optiune TVA, Cota TVA, Valoare TVA, Valoare fara TVA

Aceste campuri devin active doar daca Tip document si Nr. document incasat/platit raman

necompletate.

Observatii!!

Daca se completeaza campurile Optiune TVA si Cota TVA atunci se vor completa de catre program campurile Valoare TVA si Valoare fara TVA

Nota contabila generata pentru incasarea sau plata inregistrata cu Optiuni si Cota de TVA va contine si o linie de TVA.

Exemplu!! Inregistrarea unui bon de combustibil de la furnizorul ALPHA. Inregistrarea va fi urmatoarea:

Nota contabila generata pe baza acestei inregistrari va fi urmatoarea:

Pentru informatii privind butonul Preluare document cititi Preluarea in documente de trezorerie


Chitanta

Acest document inregistreaza strict incasarile in numerar pe baza unor facturi fiscale sau a unor facturi

proforma. De asemenea incasarea cu chitanta se poate face direct de la un partener fara un document

de baza.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau

cash inregistrate anterior.

Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga

Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente

Inregistrare chitanta

Pentru a inregistra incasarea unei facturi fiscale sau a unei facturi proforma aveti trei posibilitati:

a. In lista de documente (chitante) din meniul Documente / Trezorerie / Chitanta apasati butonul

adauga

b. In lista de documente (Facturi vanzare sau Proforme) selectati documentul dorit si apasati

butonul

c. La salvarea unei facturi din bara de actiuni posibile alegeti optiunea Incasare cu chitanta


Oricare din cele trei optiuni alegeti se va deschide urmatoarea fereastra:

Daca se opteaza pentru variantele b si c atunci fereastra va fi prepopulata cu datele din factura fiscala

sau factura proforma.

Pentru detalii privind butonul Preluare document cititi Preluare in documente de trezorerie

4.3 PRELUCRARI

Descarcare de gestiune

4.3.1 Descarcare de gestiune

Prin intermediul acestei optiuni aveti posibilitatea de a genera atinci cand e cazul descrcarile de gestiune

pentru fiecare depozit in parte si de a inchide si securiza anumite perioade de timp.


Observatii!!

Perioadele de timp nu sunt fixe. Puteti inchide perioade care contin de la minim o zi pana la un an calendaristic;

Datele dintr-o perioada inchisa nu se mai pot modifica, chiar daca utilizatorul are asociat un profil care ii permite stergerea, devalidarea sau modificarea documentelor introduse;

Perioadele inchise se pot redeschide, in functie de drepturile de utilizare; Nu puteti inchide o perioada daca aveti documente in lucru (temporare) sau stocuri negative.

Mod de lucru:

In fereastra Management stoc gasiti doua sectiuni:

- Perioade – aici inchideti, redeschideti sau vizualizati perioadele de timp care au fost inchise.

Operatiile pe care le efectuati in aceasta sectiune sunt globale pentru toate depozitele definite

in sistem.

- Depozite – operatiile pe care le puteti efectua in aceasta sectiune afecteaza doar depozitul

selectat.

In fiecare din cele doua sectiuni se poate face o inchidere sau o deschidere.

Butonul Inchidere din sectiunea Perioade semnifica faptul ca se va genera o descarcare de gesitune si o

inchidere pentru toate gestiunile odata.


Butonul Inchidere din sectiunea Depozite semnifica generarea descarcarii de gestiune si a inchiderii doar

pentru depozitul selectat.

Observatie!!

Nu puteti redeschide o perioada de timp daca exista perioade ulterioare celei inchise. In aceasta situatie redeschideti invers cronologic perioadele de timp inchise pana la perioada curenta.

Butonul Descarca tot din sectiunea Depozite permite generarea notelor contabile de descarcare de

gestiune pentru toate documentele nedescarcate pana la sfarsitul perioadei selectate. Acest buton este

util in cazul in care in parametrarea societatii se opteaza pentru o descrcare periodica a valorii gestiunii.

In acesta situatie gestiunea cantitativ-valorica va fi adusa la zi fara a se inchide perioada.

Butonul Sterge descarcare permite utilizatorului sa stearga notele contabile aferente descarcarilor de

gestiune pentru intreaga perioada pentru depozitul selectat.

Pentru a inchide o perioada de timp apasati butonul Adauga din sectiunea Perioade.

In fereastra care apare puteti sa introduceti data pana la care se poate inchide perioada dorita.

Inchiderea unei perioade presupune inghetarea datelor de la data ultimei inchideri pana la data aleasa.

4.4 RAPOARTE

Stoc articole

o Metoda FIFO

o Metoda LIFO

o Metoda CMP

Balanta stocuri

Fisa de magazie

Fisa de articol

Facturi nesoldate

Efecte de incasat-platit

Avize nefacturate

Depasiri scadente

Totaluri documente

Raport de gestiune zilnic

Fisa de partener


Filtrare date

Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul

dorit.

Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.

Pasii pantru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:

Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa

butonul ;

Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va

intereseaza;


Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde

criteriul anterior;

Observatii!!

Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.

Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA

Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI


Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.

Exportul datelor in format Excel

Rapoartele Stoc articole si Balanta stocuri permit afisarea datelor intr-un grid de unde se pot face

exporturi in format excel

Butonul afiseaza raportul pentru tiparire

Butonul exporta datele in format excel


Optiuni de printare

Dupa filtrarea informatiilor aveti posibilitatea sa vizualizati informatiile pe ecran inainte de printarea lor

pe hartie apasand butonul . Se va afisa formatul de tiparire a raportului.

Observatie!!

In aceasta forma nu puteti sa modificati datele. Informatiile din raport se pot modifica doar in inregistrari

Butoane functionale

permite cautarea informatiilor in raport.

Exemplu: La apasarea butonului se va deschide o fereastra in care puteti introduce o cheie de cautare:


Rezultatul va fi marcat pe raport:

Observatie!!

In situatia de mai sus printarea informatiilor pe hartie nu va fi influentata de marcarile informatiilor din raport.

permite selectarea unei imprimante locale sau a unei imprimante de reatea in

vedera printarii raportului. La apasarea acestui buton se va deschide

urmatoarea fereastra:


apasarea acestui buton trimite raportul direct catre imprimanta setata implicit.

permite setari asupra modului de afisare si printare a raportului. La apasarea

acestui buton se va deschide urmatoarea fereastra:

permite modificarea scalei de afisare a raportului. La apasarea butonului se va

deschide urmatoarea fereastra.


permita repozitionarea raportului pe verticala sau orizontala tinand apasat

butonul stanga al mousului . Pentru a parasi acest mod de vizualizare mai apasat

odata butonul.

permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului printr-un singur click.

Rezolutiile afisate vor fi de 50% si de 100%. Pentru a parasi acest mod de

vizualizare mai apasat odata butonul.

permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului la orice scara doriti

dumneavoastra. Rezolutia minima de afisare este de 10% iar cea maxima este

de 500%.

permite navigarea de la o pagina la alta in cazul afisarii raportului pe mai multe

pagini.

permite afisarea simultana a mai multor pagini pe ecran

permite modificarea culorii de fundal a raportului.

permite inserarea in fundalul paginii a unui text sau a unei imagini peste sau

dedesuptul datelor din raport. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea

fereastra:


Exemplu!! Dorim sa atragem atentia asupra confidentialitatii datelor din raport In ferastra introducem urmatoarele informatii:

Rezultatul tiparirii raportului va fi urmatorul:


permite exportul raportului in diverse formate:


permite trimiterea catre aplicatia de e-mail utilizata a raportului in unul din

formatele de mai sus.

inchiderea raportului.

4.4.1 Stoc articole

Metoda FIFO

Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.

Parametrii de filtrare ai raportului sunt:

Data de referinta – data pana la care sunt afisate datele

Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor – daca nu se bifeaza aceasta optiune

informatiile vor fi sortate in functie de codul de articol;

Filtrarea informatiilor in functie de:

Articole

Depozite

Sabloane de articol

Categorii de articol

Observatii!!

Raportul se poate tipari pentru o anumita data de referinta. Data poate fi data sistemului (ziua curenta) sau o data anterioara;

Articolele care au fost tranzactionate dar la data tiparirii raportului nu au stoc nu vor fi afisate in raport;

Documentele cu data ulterioara datei de referinta selectate pe raport nu vor fi luate in considerare in prelucrarea datelor pentru raport.

Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare FIFO va afisa urmatoarele informatii:

Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte


Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross)

Pretul de vanzare unitar (in cazul depozitelor de tip en-detail)

Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte

Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate.

Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte

Total valoric pentru fiecare sablon de articol

Total valoric pentru fiecare depozit

Total valoare stoc pentru toate depozitele

Exemplu de afisare

Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date

Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare

Metoda CMP (Cost Mediu Ponderat)

Acest articol va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.







Articole

Depozite

Sabloane de articol


Observatii!!




Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare CMP va afisa urmatoarele informatii:

Centralizarea cantitatilor disponibile pe fiecare cod de articol insumand toate intrarile.

Pretul mediu ponderat aferent stocului disponibil (cazul depozitelor de tip en-gross)


Valoarea stocului aferent fiecarui cod de articol




Exemplu de afisare




Metoda LIFO

Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.






Articole

Depozite

Sabloane de articol


Observatii!!




Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare LIFO va afisa urmatoarele informatii:

Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte

Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross)


Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte

Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate.

Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte





Exemplu de afisare



4.4.2 Balanta de stocuri

Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit intr-o perioada de timp aleasa de utilizator.


Perioada de timp


atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol


Articole

Depozite

Sabloane de articol


Observatii!!

Acest raport poate fi tiparit pe orice perioada de timp, perioada minima fiind de o zi. Nu vor fi luate in calcul documente cu data de inregistrare ulterioara perioadei selectate;


Stocul initial se calculeaza in functie de cantitatile disponibile inceputului de perioada; In calculu intrarilor si a iesirilor vor fi luate in considerare strict documentele care incarca si

descarca stocul cu data de inregistrare in perioada selectata. Daca stocul pentru un articol este negativ acesta va fi afisat pe o linie de culoare rosie.

Raportul Balanta de stocuri va afisa urmatoarele informatii:

Pentru fiecare cod de articol

- Stocul initial

o Cantitativ – cantitatea disponibila in depozite la inceperea perioadei selectate

o Valoric

valoarea stocului la pret de achizitie la inceperea perioadei pentru depozitele de

tip EnGross

Valoarea stocului la pret de vanzare la inceperea perioadei pentru depozitele de

tip EnDetail

- Total intrari

o Cantitativ – totalul cantitatilor intrate in depozite in perioada selectata

o Valoaric

valoarea stocului la pret de achizitie intrat in perioada selectata pentru

depozitele de tip EnGross

Valoarea stocului la pret de vanzare intrat in perioada selectata pentru

depozitele de tip EnDetail

- Total iesiri

o Cantitativ – totalul cantitatilor iesite din depozite in perioada selectata

o Valoric

valoarea stocului la pret de achizitie iesit in perioada selectata pentru depozitele

de tip EnGross

Valoarea stocului la pret de vanzare iesit in perioada selectata pentru depozitele

de tip EnDetail

- Stoc final

o Cantitativ – cantitatea disponibila in depozite la sfarsitul perioadei de timp selectata

o Valoric – valoarea stocului.

valoarea stocului la pret de achizitie disponibil la finalul perioadei selectate

pentru depozitele de tip EnGross

Valoarea stocului la pret de vanzare disponibil la finalul perioadei selectate

pentru depozitele de tip EnDetail

Pentru sabloane se va calcula un total valoric al rulajelor articolelor

Pentru depozit se va cacula un total valoric al rulajelor sabloanelor

Pentru total societate se va caclula un total valoric al rulajelor depozitelor.


Exemplu de afisare



4.4.3 Fisa de magazie

Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit. Dupa fiecare miscare se calculeaza stocul

cantitativ sau cantitativ valoric rezultat.


Perioada de timp;

Afisarea raportului cantitativ valoric – daca se debifeaza aceasta optiune raportul va fi afisat

doar cantitativ (fara valorile stocului);


Articole;

Depozite;

Sabloane de articol;

Categorii de articol;

Observatii!!

Nu se vor lua in considerare in prelucrarea datelor documentele care au data de inregistrare in afara perioadei de timp selectate;

Valorile vor fi calculate in functie de tipul depozitului; Se va afisa cate o pagina pentru fiecare cod de articol, sablon si depozit;


Raportul Fisa de magazie va afisa urmatoarele informatii:

Pentru fiecare document in parte se va afisa cantitatea si valoare (dupa caz) in functie de natura

documentului;

Se va afisa stocul cantitativ si valoric (dupa caz) rezultat in urma fiecarei tranzactii;

Exemplu de afisare



4.4.4 Fisa de articol

Acest raport analizeaza tranzactiile facute cu un articol (indiferent de tip) in perioada selectata.


Perioada de timp: de la data – la data


Articole

Depozite

Sabloane de articol

Parteneri

Agenti

Tipuri de documente


Observatii!!

Scopul acestui raport este afisarea tuturor documentelor care au fost implicate in tranzactionarea articolului.

Pe acest document nu se fac totalizari pe coloanele cantitate si valoare

Raportul Fisa de articol afiseaza urmatoarele informatii:

Grupare datelor se va face in functie de:

Depozit

Sablon articol

Denumire articol

In raport vor fi afisate informatiile:

- Data cand a fost emis documentul

- Tipul documentului inregistrat

- Numarul documentului

- Partenerul

- Cantitatea tanzactionata

- Pretul unitar de tranzactionare

- Valoarea tranzactionata

Exemplu de afisare




4.4.5 Facturi nesoldate

Acest raport afiseaza facturile de vanzare sau de cumparare cu sold la o data de referinta.


Data de referinta - data pana la care sunt afisate datele;

Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor – daca se debifeaza

aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener.


Parteneri;

Documente;

Agenti.

Observatii!!

Facturile cu sold zero nu vor fi afisate Facturile cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate Nu se pot afisa in acelasi timp si soldul facturilor de vanzare si a celor de cumparare

Raportul Facturi nesoldate va afisa urmatoarele informati:

Data si data scadenta a fiecarui document

Valoarea initiala a documentului

Valoarea soldului

Numarul de zile intarziere calculate ca diferenta intre data de referinta si data scadenta a

documentului.

Total valoare neincasata (sold) pentru fiecare partener

Total sold facturi vanzare sau facturi cumparare pentru total societate

Exemplu de afisare




4.4.6 Efecte de incasat-platit

Acest raport va afisa toate efectele inregistrate in program care nu au fost incasate.




Banci;

Documente;

Observatii!!

Efectele cu sold zero nu vor fi afisate Efectele cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate

Raportul Efecte de incasat va afisa urmatoarele informatii:

Tipul efectului inregistrat: CEC, BO, etc

Numarul efectului inregistrat;

Data si data scadenta a fiecarui document;

Partenerul emitent;

Valoarea documentului;

Moneda in care s-a emis documentul

Cursul de schimb (daca moneda in care s-a emis documentul este RON atunci cursul afisat va fi

1,0000)

Echivalentul in RON al documentului.

Exemplu de afisare




4.4.7 Avize nefacturate

Acest raport afiseaza toate avizele de la furnizori sau avizele de expeditie care nu au fost facturate pana

la data de referinta selectata pe raport.



Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor – daca se debifeaza

aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener.


Parteneri;

Documente – avize de la furnizori sau avize de expeditie;

Agenti;

Observatii!!

Nu se pot lista in acelasi timp si avizele de la furnizori si avizele de expeditie; Avizele transferate in facturi sau stornate nu vor fi afisate in raport; Documentele cu data de inregistrare ulterioare datei de referinta nu vor fi luate in considerare la

prelucrarea datelor.

Raportul Avize nefacturate va afisa urmatoarele informatii:

Data si data scadenta a fiecarui document;

Denumirea partenerului;

Valoarea fara TVA a documentului;

Total valoare documente;

Exemplu de afisare




4.4.8 Depasiri scadente (arierate)

Acest raport analizeaza vechimea soldurilor la o data de referinta in functie de anumite intervale de timp

setate de utilizator.


Data de referinta - data in functie de care se va calcula vechimea soldurilor;

Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de denumirea partenerilor – daca se debifeaza

aceasta optiune datele vor fi sortate in functie de codul de partener.

Intervalul de zile – in functie de data de referinta si de data scadenta a documentelor cu sold,

programul va imparti pe intervalele de timp selectate soldurile cumulate pentru fiecare partener

in parte;


Parteneri;

Agenti;

Documente – facturi de vanzare sau facturi de cumparare;

Observatii!!

Intervalele de timp se pot selecta de catre utilizator; Intervalul minim este de o zi; Documentele cu date de inregistrare ulterioare datei de referinta selectata nu vor fi luate in

considerare la prelucrarea datelor;

Raportul Depasiri scadente va afisa urmatoarele informatii:

In functie de data scadenta si a datei de referinta, soldul unui partener va fi impartit pe

intervalele de timp selectate.

Exemplu de afisare




4.4.9 Totaluri documente

In acest raport se vor afisa totalurile documentelor inregistrate in program.




atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol


Parteneri

Agenti

Tipuri de documente

Raportul Totaluri documente va afisa urmatoarele informatii din perioada selectata si in functie de

tipurile de documente inregistrate:

- Data de inregistrare a documentului

- Data scadenta a documentului

- Numarul documentului inregistrat

- Partenerul

- Valoarea totala fara TVA tranzactionata

- Valoarea totala a TVA-ului aferenta tranzactionarii

- Valoarea totala a tranzactiei cu TVA inclus

Exemplu de afisare




4.4.10 Raport de gestiune zilnic

In acest raport vor aparea toate intrarile si iesirile valorice efectuate pe o gestiune de tip en-detail

pornind de la o valoare initiala.



Filtrarea informatiilor in functie de depozite

Observatii!!

In raport se vor afisa toate tranzactiile privind stocul din depozitul selectat; Nu se pot selecta decat depozite de tip en-detail;

Raportul de gestiune afiseaza urmatoarele informatii:

- Analiza informatiilor se face pentru fiecare zi din perioada selectata;

- Datele vor fi grupate in functie de depozit si in functie de tipuri de documente: Intrari si Iesiri;

- Valorile afisate sunt la pret de vanzare cu TVA inclus.

Exemplu de afisare




4.4.11 Fisa de partener

In acest raport vor aparea toate documentele care genereaza nota contabila si influenteaza soldul unui

partener: Facturi de vanzare/cumparare, Avize, Efecte, Incasari si Plati.




o Parteneri

o Conturi (din fisa de partener)

Observatii!!

In acest document nu vor aparea documente ca Factura proforma sau Comanda de vanzare; Soldurile unui partener vor fi afisate pentru fiecare cont in parte.

Raportul Fisa de partener afiseaza urmatoarele informatii:

- Pentru fiecare cont din sablonul de partener pentru care s-au realizat tranzactii va afisa un sold

initial al inceputului de perioada analizata;

- Vor fi luate in calcul toate documentele care au fost tranzactionate pe contul de partener

analizat si care genereaza nota contabila;

- La final se va calcula un sold final al contului analizat pentru sfarsitul perioadei.

Exemplu practic!! In cazul conturilor de furnizori (401, 404...) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta urmatoarele:

- Valoare debit = Plati efectuate - Valoare credit = Cumparari, achizitii

In cazul conturilor de clienti (4111) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta urmatoarele:

- Valoare debit = Vanzari - Valoare credit = Incasari

Exemplu de afisare




4.4.12 Incasari/Plati

In acest raport vor aparea toate documentele de incasare sau plata inregistrate in program.




o Parteneri

o Tranzactii

o Tipuri de documente

Raportul Incasari / Plati afiseaza urmatoarele informatii:

- Numarul documentului prin care s-a efectuat incasarea sau plata;

- Data de inregistrare a documentului;

- Tipul tranzactiei: prin casa sau banca

- Valoarea incasata sau platita

- Daca e cazul numarul documentului incasat sau platit;

- Daca e cazul data de inregistrare a documentului incasat sau platit;

- Partenerul pentru care s-a efectuat tranzactia.

-

Observatii!!

Daca se efectueaza un virament intern in coloana partener se va scrie implicit INTERN; Nu este obligatoriu ca pe documentul de incasare sau plata sa figureze un partener;

Exemplu de afisare




V. INTREBARI FRECVENTE

5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR?

In programul Ciel Simplu accesand meniul Nomenclatoare -> Parteneri puteti inregistra toate entitatile

persoane fizice sau juridice la care urmeaza sa emiteti facturi de vanzare sau de la care primiti facturi de

achizitii. La definirea unui partener in baza de date nu se va specifica daca este client sau furnizor.

Partenerii de afaceri vor apare in rapoarte in functie de documentele in care au fost inregistrati.

Astfel, un partener va fi inregistrat o singura data in baza de date si poate fi in acelasi timp si client,

furnizor, furnizor de imobilizari, Client-facturi de intocmit, Furnizori-facturi nesosite etc.

Balantele de clienti, balantele de furnizori, jurnalele de vanzari si cumparari, registru de casa si alte

rapoarte care fac diferentierea intre clienti si furnizori vor fi obtinute in functie documentele inregistrate

(facturi vanzare, facturi cumparare, incasari, plati).

5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document

In primul rand pentru a adauga o linie intr-un document apasati semnul + din antetul tabelului. Puteti sa

selectati un articol din baza de date in functie de:

Codul de articol;

Denumirea articolului;

Codul de bare asociat articolului;

Pentru a identifica articolul din baza de date in una din cele trei coloane de mai sus incepeti sa scrieti

caracterele care intra in componenta codificarii sau denumirii articolului. Veti observa ca pe masura ce

testati caractere se deschide o lista in care vor fi filtrate datelele, astfel ramanand doar acele articole

care au in componenta grupul de caractere tiparit.

Observatii!!

Daca ati introdus tot codul sau toata denumirea articolului si in lista nu a ramas nici un articol inseamna ca articolul cautat nu exista definit in baza de date;

In situatia de mai sus daca apasati tasta ENTER sau TAB programul va propune crearea unei noi fise de articol;

Daca ati selectat de exemplu un cod de articol si constatati ca denumirea nu este cea dorita puteti face o noua cautare in functie de denumire. La reselectarea unui nou articol codul vechi va fi inlocuit;


5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu?

Daca ati utilizat programul Ciel Gestiune Comerciala cu baze de date SQL aveti posibilitatea de a face o

preluare doar a nomenclatoarelor folosind meniul Utilitare -> Import -> Import din Ciel Gestiune

Comerciala;

Pentru a prelua datele trebuie sa scrieti in campul Server serverul SQL unde se gasesc bazele de date

aferente programului vechi.

Observatie!!

Pentru o identificare mai usoara apasati pe lupa

Programul va identifica toate serverele SQL de pe calculatorul Dvs si din reteaua locala. Ulterior puteti alege serverul dorit din lista afisata.

Pentru conectarea la server aveti doua posibilitati:

- Conectare prin Windows Integrated Security – aceasta conexiune puteti sa o folositi in cazul in

care nu stiti parola de conectare la serverul SQL de unde doriti preluarea bazelor de date vechi.

Aceasta metoda de conectare nu functioneaza mereu, depinzand de cele mai multe ori de

setarile facute de administratorul Dvs de sistem;

- Conectarea prin Utilizator si Parola (recomandat) – prin aceasta metoda va autentificati direct

pe serverul SQL introducand utilizatorul si parola de conectare la bazele de date.

Observatie!!

Utilizatorul si Parola de conectare la bazele de date SQL nu corespund cu utilizatorul si parola de conectare in programele Ciel. De regula utilizatoul prin care va logati la o baza de date SQL

este “sa”. Daca nu stiti parola acstui utilizator va rugam sa contactati administratorul Dvs de

sistem sau sa incercat sa va conectati prin Windows Integrated Security

Dupa ce v-ati conectat la serverul SQL apasati butonul din campul Societatea pentru a se actualiza

lista de societati existente pe serverul SQL selectat. Dupa actualizare selectati din lista o societate.

In cazul in care au aparut probleme in urma importului se va activa butonul Probleme import. Apasati

acest buton pentru a consulta lista cu erorile identificate in procesul de import.


Exemplu!! – lista de erori rezultata in urma importului de nomenclatoare.

5.4 Cum se introduce un NIR?

NIR-ul se poate introduce doar din documentele Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor apasand

butonul receptie dupa ce in prealabil au fost introduse articole in factura/aviz. Pentru mai multe detalii

cititi Inregistrarea unei facturi de cumparare;

5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-

detail)?

Pentru a transfera marfa (articole stocabile) intre:

- un depozit de tip en-gross si unul de tip en-detail sau intre

- un depozit en-detail si altul tot en-detail

trebuie sa intocmiti avize de insotire a marfii nefacturabile dupa cum urmeaza:

Pentru iesirea marfii din depozit intocmiti, din meniul Documente -> Iesiri -> Aviz de expeditie,

un aviz folosind partenerul cu codul INTERN.

Pentru intrarea marfii in depozit intocmiti, din meniul Documente -> Intrari -> Aviz de la

furnizor, un aviz folosind tot partenerul cu codul INTERN

Observatii!!

Partenerul avand codificarea “INTERN” se creeaza implicit atunci cand introduceti in program o noua societate;

Datele partenerului INTERN sunt aceleasi date cu cele a societatii introduse.

Programul va recunoaste aceste documente ca fiind interne si nu va cere emiterea facturilor.


5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura?

Puteti inregistra in Ciel Simplu o astfel de tranzactie din meniul Documente -> Trezorerie -> Borderou de

incasari/plati. Campurile obligatorii pentru a face o astfel de inregistrare sunt:

Casa sau Banca prin care faceti incasarea sau plata,

Numarul documentului prin care faceti tranzactia si

Contul corespondent tranzactiei;

Observatie!!

In cazul in care doriti sa inregistrati un bon fiscal folositi acelasi meniu din program si selectati in plus un cont de partener.

5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA?

Aproape la fiecare document in parte pe langa cantitatea si pretul unitar introdus trebuie sa declarati o

Optiune de TVA pentru tranzactia inregistrata. Acest lucru este necesar pentru calcularea cotei de TVA,

completarea jurnalelor de vanzari si cumparari si pentru generarea notei contabile aferente tranzactiei.

5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza

de date?

Programul Ciel Simplu va permite sa modificati documentele salvate in baza de date selectand din lista

documentul dorit si apasand butonul Devalidare din antetul tebelei. Devalidarea unui document se

poate face in urmatoarele conditii:

- Utilizatorul care doreste sa devalideze un document are drept de acces la aceasta optiune din

program;

- Perioada din care face parte documentul dorit nu este inchisa.

Avand in vedere conditiile modificarii unui document enumerate mai sus, daca lucrati cu acest program

intr-o retea de calculatoare pentru securitatea bazelor de date puteti sa limitati accesul la aceasta

optiune pentru unii utilizatori. Pentru mai multe informatii cititi Administrare program -> Configurari ->

Utilizatori si Profiluri;

MANUAL DE UTILIZARE CIEL SIMPLU - usy.ro · II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ......

Documents

Transcript of MANUAL DE UTILIZARE CIEL SIMPLU - usy.ro · II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ......