Managementul Proiectelor in Afaceri Proiect

7/27/2019 Managementul Proiectelor in Afaceri Proiect

1/18

UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTERMIRFACULTATEA MANAGEMENT TURISTIC SI COMERCIAL

Managementul proiectului in cadul firmei

S.C. Real Accounting S.R.L.

Introducerea unui sistem de contabilitate

Pana Alexandru Anul 3 Seria B Grupa 305

Vasile Victor Ionut Anul 3 Seria B Grupa 308

1


2/18

Cuprins

1. Tema proiectului2. Obiectivul general al proiectului si misiunea

3. Obiectivele specifice ale proiectului4. Deintorii de interese5. Grupuri int6. Motivaii ale necesitii proiectului7. Structura fragmentar a activitiilor8. Descrierea activitiilor9. Managementul si echipa de proiect, Organigrama proiectului

10.Responsabilitile membrilor echipei de proiect11. Matricea cadru logic

2


3/18

STRUCTURA PROIECTULUI

1. Tema proiectului

Proiect de modernizare prin schimbarea vechiului sistem de operare in contabilitate de la S.C.Real Accounting S.R.L. dinBucuresti cu alt sistem mult mai performant conform standardelor europene.

2. Obiectivul general al proiectului si misiunea acestuia

Cu ajutorul firmei clienti economisesc timp pretios pe care il pot investi in dezvoltarea afacerii lor. Firma este

reprezentata de o echipa tanara de specialisti in domeniul financiar contabil si al domeniilor conexe, pregatiti sa rezolve

orice problema financiar-contabila, dorind sa devina un partener de incredere in afaceri. Obiectivul firmei este oferirea de

servicii la cel mai bun raport calitate-pret, personalizate pentru fiecare client in parte, care sa contribuie la succesul

afacerilor lor.

Implementarea unui nou sistem de contabilitate in firma va facilita o mai buna transmitere a informatiei, precum si o

administrare mai eficienta a resurselor financiare, umane si materiale in vederea urmaririi evolutiilor si calitatii obiectivelor

asumate de aceasta companie.

3


4/18

3. Obiectivele specifice

- Cresterea numarului de clienti cu 20% in primul an

- Reducerea costurilor cu 15%

- Cresterea standardelor de calitate in munca a angajatiilor firmei in termen de 6 luni cu 30 %.

- Diminuarea costurilor de intretinere

4. Detinatorii de interese (stakeholders)

- Initiatorul proiectului S.C. Real Accounting S.R.L. care mai este i sponsor i client al acestui proiect.- Beneficiarul proiectului: Pana Alexandru- Managerul de proiect: Pana Alexandru- Angajatii firmei S.C. Real Accounting S.R.L.- Actionarii firmei- Furnizorul de echipamente tehnologice: Techniland S.R.L., Bucuresti- Furnizorul de sistem de contabilitate: S.C. Bitomic Software S.R.L., Bucuresti- Forta de munca atat din interiorul organizatiei cat si din afara ei

5. Grupul tintaGrupul tinta este constituit cu preponderenta din intreprinderile mici si mijlocii (IMM-uri) cu diferite obiecte de

activitate: comert, prestari servicii, productie si constructii, precum si din organizatiile non-profit (asociatii, fundatii) care

4


5/18

isi doresc ajutorul profesionist si promt al expertii contabili care ofera consultanta pentru orice problema contabila saufinanciara.

6. Motivatii ale necesitatii proiectului

-Sistemul pe care il utilizeaza firma in prezent prezint unele deficiene (depire moral, insecuritate n funcionare,invechire) care se pot repara cu costuri mari n timp i bani, de acea firma prefera achiziionarea unui sistem de contabilitatenou.-Noul sistem va oferi servicii armonizate cu standardele internationale de contabilitate (IAS-uri) si de contabilitatesimplificata pentru microntreprinderi. - Noul programde contabilitate va fi performant, actualizat permanent lalegislatia in vigoare, un program complex ce poate fi adaptat oricarui tip de gestiune prin inglobarea a mai multor module:modulul de contabilitate, gestiunea stocurilor, gestiunea salariilor, gestiunea imobilizarilor, toate acestea functionandintegrat.

- Prin implementarea noului sistem de contabilitate se vine in ajutorul angajatului facandu-i o munca mai usoara la birou sieconomisind timp.

7. Structura fragmentata a activitatilor

1. Crearea cadrului organizational de proiect1.1 Formarea echipei1.2 Crearea structurii organizationale

1.3 Amenajarea biroului de proiect

2. Investigarea sistemului2.1 Identificarea problemei2.2 Elaborarea unui studiu de fezabilitate

5


6/18

3. Alegerea sistemului3.1 Pregatirea caietului de sarcini si a documentatie de achizitie3.2 Cautare furnizori de programe de contabilitate

3.3 Evaluarea ofertelor3.4 Alegerea furnizorului3.5 Semnarea contractului cu furnizorul

4. Livrari de echipamente si licente4.1 Livrari de echipamente4.2 Livrari licente

5. Implementarea sistemului si intretinerea lui

5.1 Instalarea si implementarea lor5.2 Testarea sistemului5.3 Realizarea eventualelor modificari in program5.4 Testele de acceptare finala

6. Instruirea personalului6.1 Realizarea materialelor6.2 Organizarea cursurilor

7. Raportare7.1 Evaluari de audit7.2 Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului

6


7/18

8. Descrierea activitatilor

1. Crearea cadrului organizational de proiectFormarea echipei

Pentru ca in firma nu exista un manager de proiect el va fi recrutat prin intermediul unei agentii de plasare a fortei demunca. Perioada in care se va realiza recrutarea va fi de 3 sapatamani si se va aloca un buget de 1 000 lei.Dupa ce s-a incheiat contractul cu managerul, el va recruta persoanele care vor alcatui echipa lui. Recrutarea se face atat dininterior, cat si din exterior. Durata acestui proces este de 1 saptamana si are un cost de 500 lei.

Crearea structurii organizationaleIn aceasta etapa se proiecteaz schema organizaional de proiect i se concep fiele posturilor din cadrul schemei

organizaionale de catre managerul de proiect la sediul firmei. Timpul si costul alocat este saptamana si respectriv de100 lei.

Amenajarea biroului de proiect

Managerului de proiect si echipei sale li se va aloca unui birou din cadrul firmei sau daca acesta nu exista se vaamenaja unul. Apoi se va dota biroului cu echipamentele necesare proiectului. Aceste echipamente sunt calculatoare 2 buc.in valoare de 2500 lei/buc, 1 imprimanta 1000 lei/ buc, materiale consumabile necesare intregului proiect 500 lei. Se vor luain calcul si telefonul, internetul, curentul consumat care insumeaza 500lei. Costul total al acestei etape este de 7000 lei sidurata este de 2 saptamani.

2. Investigarea sistemuluiIdentificarea necesitatii proiectului

Echipei de proiect i se va prezenta situatia actuala a firmei si necesitatile introducerii unui nou sistem de contabilitate.

Ei vor analiza aceasta situatie timp de saptamana folosind echipamentele din dotare.Elaborarea unui studiu de fezabilitateStudiul de fetzabilitae este un studiu preliminar care investigheaz necesarul de informaii i determin necesarul de

resurse, costuri, avantaje precum i fezabilitatea proiectului propus. Se poate face de catre asistentul manager care este opersoana capabila , i se aloca suma de 1200 lei pentru studiul de fezabilitate si un timp de 3 saptamani

7


8/18

3.Alegerea sistemului Pregatirea caietului de sarcini si a documentelor de achizitie, dureaza o saptamana si necestita un buget de 100 lei

Cautare furnizori programe de contabilitate

Responsabilul de logistica va cuta furnizori: pe internet sau la sediul firmei furnizorului. Dureaz 1 saptamana icostul alocat este n valoare de 100 lei, incluznd transportul pn la furnizor (benzina) si folosirea telefonului si uncalculator conectat la internet din dotare.

Evaluare ofertelor, alegerea furnizorului si semnarea contractuluiManagerul de proiect impreuna cu contabilul vor analiza ofertele furnizorilor gasiti si il vor alege pe cel care

comercializeaza programul cel mai potrivit pentru firma din punct de vedere al continutului, al gradului de dificultate inutilizare si al pretului, apoi se va inchei un contract cu acesta. Subactivitatile respective dureaza saptamani fiecare sinecesita un buget de 100 lei.

4. Livrari de echipamente si licenteAtatLivrarile de echipamente cat si Livrarile de licente, dureaza fiecare cate o saptamana conform contractului semnat

cu furnizorii. Nu necesita buget, acesta fiind suportat de furnizor.

5. Implementarea sistemuluiInstalarea si implementarea sistemuluiAceasta subactivitate este in sarcina sefului de achizitii si a inginerului IT care coordoneaza activitatea personalului

firmei contractate. Nu necesita bani pentru ca,conform contractului furnizorii au obligatia sa instaleze echipamentele siserviciile si dureaza 1 saptamana.

Testarea sistemului

Aceasta subactivitate se face de catre inginerul IT si contabilul care testeaza calculatoarele, testeaza si modifica ( dacae cazul) programele si serviciile. Aceste activitati necesita un timp de 2saptamani ca sa se certifice ca totul e in regula si mainecesita curent, internet, consumabile din dotare.

Realizarea eventualelor modificari in program

8


9/18

In cazul in care contabilul si seful IT nu sunt multumiti de anumite componente ale sistemului ei vor lua legatura cufurnizorii care vor efectua in maxim o saptamana schimbarile.

Testele de acceptare finalaDupa ce au fost efectuate ultimile modificari ale programului se realizeaza testarea finala a sistemului dupa care se

instaleaza acest sistem pe toate calculatoarele firmei. Aceasta subactivitate dureaza sapatamana.

6. Instruirea personaluluiCuprinde realizarea materialelor si organizarea de cursuriPersonalul implicat in acest proiect trebuie impartit in doua grupe: personalul ce asigura administrarea, mentenanta

intregului sistem informatic si personalul ce va interactiona cu aplicatiile continute de sistem.Personalul ce asigura buna functionare a echipamentelor si sistemului il estimam in a fi 1 administrator de sistem, ce

va efectua cursuri in administrarea sistemelor ce urmeaza a fi instalate. De asemenea trebuie realizate cursuri de utilizare apersonalului ce va lucra cu aplicatiile si sistemul de contabilitate, celor ce vor introduce date in sistem si vor incheia situatilecontabile.

Furnizorul trebuie sa asigure cursuri de instruire. Documentatia completa de utilizare si administrare a sistemului va filivrata cu produsul.

Managerul de proiect impreuna cu inginerul It si asistent managerul vor intocmi un manual in care sa fie prezentatdetaliat sistemul de operare . Realizarea materialelor dureaza o saptamana, iar cursurile 3 saptamani.

7. RaportareEvaluari de auditSe executa de catre specialisti de audit din cadrul firmei si se aloca suma de 2000 lei. Timp de 1 saptamana.

Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului

Aceasta activitate reprezinta intocmirea rapoartelor cu rezultatele evalurii proiectului de catre managerul de proiecti multiplicare acestora n mai multe exemplare. Se consuma consumabile din dotare iar timpul este de 1saptamana.

9. Managementul si echipa de proiect

9


10/18

Asistent deproiect

InginerIT

Reponsabillogistica

Contabil

Manager proiect

Organigrama proiectului

10.Responsabilitilemembrilor echipei deproiect

Managerul deproiect:

1. Este responsabil pentruplanificarea si controlulproiectului; evalueazapermanent rezultatele

implementarii conform graficului de activitati aprobat si asigura derularea continua si fara probleme a desfasurariiactivitatilor;2. Colaboreaza si se consulta in permanenta cu managerul de proiect al firmei de consultanta selectate pentru asistenta inimplementare; supervizeaza activitatea firmei de consultanta selectate si face evaluarea performantelor pe baza evaluarilorlunare primite;

3. Raporteaza finantatorului eventualele probleme si intarzieri in implementare si aplica solutiile oferite de acesta sausolicita amendamente la conditiile contractuale;4. Gestioneaza activitatile proiectului pentru a asigura alinierea rezultatelor proiectului la obiectivele stabilite initial inpropunerea de finantare;

10


11/18

5. Asigura planificarea si controlul proiectului in conformitate cu standardele metodologiei de proiect stabilite la inceputulproiectului pentru a asigura finalizarea proiectului fara deviatii de timp, calitate si buget ;6. Gestioneaza costurile proiectului, timpul si resursele asigurand alocarea si implicarea resurselor conform planului agreat;7. Implementeaza proceduri pentru managementul incidentelor, managementul comunicarii, managementul riscurilor,

managementul calitatii;8. Asigura sprijin membrilor echipei de proiect si mentine o comunicare regulata cu toate persoanele implicate in proiect sicu finantatorul;9. Gestioneaza comunicarea intre utilizatori si implementator;10. Participa la intocmirea si avizarea documentatiei de proiect: rapoarte de progres, dosare de rambursare, rapoarte deacceptanta etc.11. Conduce sedintele cu echipa de proiect pe parcursul desfasurarii proiectului;12. Monitorizeaza regulat proiectul in toate fazele acestuia: urmareste desfasurarea in bune conditii a activitatilor de audit siaplica masuri de corectie pentru eventualele neconformitati gasite, participa la livrarile de echipamente si la testarile deaccept, avizeaza lista personalului care va participa la instruire, monitorizeaza desfasurarea in bune conditii a activitatii sievalueaza rezultatele obtinute de participanti;13. Asista si ajuta la rezolvarea problemelor zilnice legate de desfasurarea proiectului;14. Verifica si semneaza toata documentatia proiectului; urmareste respectarea legislatiei in efectuarea cheltuielilor inproiect si aproba toate cheltuielile proiectului;

Asistentul de proiect1. Asigura premizele de desfasurare eficienta a activitatilor aprobate prin proiect: planifica si raspunde de organizareaeficienta a acestora;2. Solutioneaza problemele administrative neprevazute si comunica managerului de proiect despre acele problemele care

depasesc nivelul sau decizional;3. Supravegheaza permanent modul de implementare a proiectului conform graficului de activitati aprobat si semneleaza intimp util managerului de proiect deviatiile constatate;4. Asigura suportul logistic pentru organizarea intalnirilor echipei de proiect, stabileste impreuna cu managerul de proiectagenda acestor intalniri si intocmeste minutele intalnirilor pe care ulterior le transmite tuturor factorilor interesati;

11


12/18

5. Organizeaza activitatea de instruire: asigura pregatirea sali in care se vor desfasura cursurile, intocmeste agenda de curs infunctie de programul participantilor, participa la redactarea documentatiei de instruire, acorda suportul necesar cursantilor siinstructorilor pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii de instruire;6. Propune modalitati de imbunatatire a activitatii administrative si asigura aplicarea schimbarilor aprobate de managerul de

proiect.7. Participa la toate intalnirile de proiect, ofera suportul total in elaborarea documentatiei proiectului pe care ulterior overifica impreuna cu managerul de proiect;8. Asigura urmarirea executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate;9. Participa activ la toate fazele proiectului: urmareste executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate, oferasprijin pentru accesul la toate informatiile necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor de audit, participa la toatelivrarile de echipamente, la instalarea acestora si la testarile de acceptanta, intocmeste impreuna cu reprezentantii institutiilorimplicate o lista cu personalul care va participa la cursuri si o trimite managerului de proiect pentru aprobare, intocmesterapoartele evaluarilor primite de cursanti

Inginer IT1. Asigura asistenta tehnica utilizatorilor, echipei de proiect dar si managerului de proiect in rezolvarea problemelor

tehnice care nu tin de competenta acestuia;2. Face parte din comisia de receptie a echipamentelor si participa la toate testarile de acceptanta care se vor desfasura;3.Avizeaza documentatia de curs si participa la intocmirea listei cu persoanele care vor fi instruite;4. Participa activ alaturi de echipa de implementare in desfasurarea activitatilor din proiect, semneleaza managerului deproiect eventualele probleme de ordin tehnic aparute si propune solutii de rezolvare;5. Coordonarea activitatilor post-implementare: operatiuni de intretinere si monitorizare hardware, operatiuni de intreinere simonitorizare software, operatiuni de intretinere si monitorizare echipamente de retea, operatiuni de monitorizare loguri

echipamente, activitati de management al utilizatorilor la nivel de infrastructura, activitati de management al patch-urilor desecuritate, activitati de depanare hardware si software, activitati de configurare hardware si software;

Responsabil logistica1. Asigurarea derularii in bune conditii a parti logistice a procesului de achizitii necesare in cadrul proiectului;

12


13/18

2. Asigurarea suportului si consilierii tuturor entitatilor implicate in proiect pentru toate problemele legate de logistica:asigurarea transportului in caz de necesitate, asigurarea livrari in timp util si in conditii de confidentialitate si siguranta adocumentelor confidentiale legate de proiect;3. Participarea activa in organizarea conferintelor de promovare prin achizitionarea consumabilelor necesare si a tuturor

echipamentelor specifice unui astfel de eveniment: inchiriere videoproiector, microfoane etc.4. Participarea activa in organizarea activitatii de instruire prin achizitionarea consumabilelor necesare si prin aranjareasalilor de curs in functie de necesitatile pe care le presupune procesul de instruire.

Responsabilitatile membrilor echipei, norma de timp si cheltuielile salariale individuale pentru fiecare post (tabel 1)

Tabel 1

Nr.crt Numeprenume

Functia inproiect

Norma(ore/zi)

Luni deangajare(nr.luni)

Cheltuielisalariale aleorganizaiei (lei)

1 PanaAlexandru

Manager proiect 8 6 4000

2 VasileVictor Ionut

Asistent proiect 8 6 2000

3 Tatu Ion Inginer IT 8 6 2500

4 RaduAdrian

Responsabillogistica

8 6 1800

13


14/18

5 Popa Marius Contabil 4 6 1000

14.Matricea cadru-logic

Descriereaproiectului

Logica interventiei Indicatori de realizareverificabili in mod

obiectiv

Surse si mijloace deverificare

Ipoteze

14


15/18

Obiectiv

general

Implementarea unui sistemde contabilitate la Sc ContaSrl

Sistem nou performante-Hardware , software siservicii achizitionate

Obiectivspecific

Cresterea standardelor de

calitate in munca

-Prospectarea pietei.

-Organizarea traingurilor

-Alegerea locatiilor

adecvate-Munca prestata deangajati e mai usoaraeconomisind timp

-Nedisponiblitatea locatiei alese.

-Numar redus de persoanenespecializate-Timp pierdut pe activitatinesimnificative

Obiectivspecific

Imbunatatire sistemului -Gasirea locatiilor pentruamplasarea calculatoarelor noi siperformante.-Achizitionarea de licente .-Servicii imbunatatite

-Birouri special amenajatepe asemenea utilitati.

-Expirarea licentelor software-Uzarea calculatoarelor

Obiectiv

Specific

Diminuarea costurilor deintretinere

-Costuri mici de intretinere -Cheltuieli reduse lacurent, reparatiacalculatoarelor

-Imposibilitatea de a achitafacturile mari-Imposibilitatea de a face fataintretinerii sistemului

Rezultate

-Atragerea unui numarmare de persoane interesatede serviciile firmei- Incheierea de cat maimulte contracte.

-Numarul mare de persoanespecializate.-Numarul de contracte incheiate.

-Numarul total angajatimultumiti prin acestproiect.-Cheltuielile reduse derealizare si intretinere.

15


16/18

Activitati

1. Crearea cadruluiorganizational de proiect

1.1 Formarea echipei1.2 Crearea structurii

organizationale1.3 Amenajarea biroului

de proiect2. Investigarea sistemului

2.1 Identificarea problemei2.2 Elaborarea unui studiu

de fezabilitate3. Alegerea sistemului

3.1 Pregatirea caietului desarcini si a documentatie deachizitie

3.2 Cautare furnizori deprograme de contabilitate

3.3 Evaluarea ofertelor3.4 Alegerea furnizorului3.5 Semnarea contractului

cu furnizorul4. Livrari de echipamente silicente

4.1 Livrari de echipamente4.2 Livrari licente

5. Implementarea sistemuluisi intretinerea lui

5.1 Instalarea siimplementarea lor

5.2 Testarea sistemului5.3 Realizarea eventualelor

modificari in program

6. Instruirea personalului6.1 Realizarea

materialelor

Personal:-manager proiect-asistent manager-responsabil logistica-contabil

Potential material necesar realizariiproiectului:- 2 calculatoare- o imprimanta- consumabile(hartie,pixuri,tus,etc.)

Costuri cu:-resurse umane-resurse materiale-echipamente-alte costuri

Rapoarte de verifica arezultatelor proiectuluiprezentate de catremanagerul de proiect

Politicile de resurse umane lanivelul companiei sunt binedezvoltate

16


17/18

6.2 Organizareacursurilor7. Raportare

7.1 Evaluari de audit7.2 Prezentarea

rezultatelor evaluariiproiectul

17


18/18

DezvoltareaSistemului informatic

Sistem informatic

invechit

Cresterea costurilordeintretinere

Defectari frecvente

Intretinerea greoaie

a sistemelor

Aparitia noilorsoftware si hardware

mai performante

Avansareatehnologiei

Licente software sisisteme de operare

expirate

Aparitia noilor

softuri si sisteme deoperare

Retea depasitaca infrastuctura

Calculatoareinvechite

Caderea frecventa a

retelei

Incetarea activitatiipersonalului

Nemultumireapersonalului

Durata ridicata in

utilizarea softurilor

18

Managementul Proiectelor in Afaceri Proiect

Documents

Transcript of Managementul Proiectelor in Afaceri Proiect