Managementul Calitatii Procedura Operationala

7/25/2019 Managementul Calitatii Procedura Operationala

1/12

Universitatea Politehnica din Timioara

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITII

DIRECIA GENERALDE ASIGURAREA CALITII

PROCEDURA OPERAIONAL

METODOLOGIA DE ELABORARE A PROCEDURILOR I

INSTRUCIUNILOR DE LUCRU I DE ASIMILARE A

REGULAMENTELOR UPT CA DOCUMENTE ALE SISTEMULUI DE

MANAGEMENT AL CALITII

Cod: UPT-PO-M-0-01

Ediia 2 Revizia0


2/12

UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN TIMIOARAPROCEDURA OPERAIONAL

METODOLOGIA DE ELABORARE A PROCEDURILOR IINSTRUCIUNILOR DE LUCRU I DE ASIMILARE A

REGULAMENTELOR UPT CA DOCUMENTE ALE SISTEMULUI DEMANAGEMENT AL CALITII

ORGANISMUL EMITENT:DGAC

Cod: UPT-PO-M-0-01Ediia 2 Revizia 0

1

LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA,

AVIZAREA I APROBAREA EDIIEI

ELABORAT VERIFICAT AVIZAT APROBAT EDIIA

DGAC CEACCEAC/

Of. juridicRector

2M.Botea I.MoldovanT.L.DragomirA.Atanasescu

N.Robu

Nivel de vizibilitate: Public XNivel 0 Nivel 1

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

1. Rector

2. Prorector - Proces de nvmnt i ProblematicStudeneasc3. Prorector - Resurse Umane i Politici Financiare4. Prorector - Resurse Materiale, Investiii i Patrimoniu5. Secretar tiinific6.

Director General Administrativ7. Facultatea de Arhitectur8. Facultatea de Automatici Calculatoare9. Facultatea de Chimie Industriali Ingineria Mediului10. Facultatea de Construcii11. Facultatea de Electronici Telecomunicaii12. Facultatea de Electrotehnici Electroenergetic

13.

Facultatea de Inginerie Hunedoara14. Facultatea de Management n Industrie i Transporturi15.

Facultatea de Mecanic16. Facultatea de tiine ale comunicrii17. Departamentul Bazele fizice ale ingineriei18. Departamentul de Matematic19. Departamentul de Educaie Permanent20. Departamentul de Pregtire a Personalului Didactic21. Secretariat General22. Biblioteca UPT23. Dircia Tehnic24. Direcia Financiar Contabil25. Direcia Resurse Umane26. Direcia Social


3/12


4/12






3

1. SCOP

Aceastprocedurdescrie modul de elaborare, structura i modul de prezentarea procedurilor i instruciunilor de lucru, destinate sistemului de management alcalitii din UPTprecum i modul de asimilare a diferitelor regulamente ale UPTca documente ale acestui sistem.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplic n cadrul Universitii Politehnica din Timioara UPT cuprivire la procedurile de sistem, procedurile operaionale i instruciunile de lucrudestinate sistemului de management al calitii, respectiv cu privire la

regulamentele UPT asimilabile ca documente ale sistemului de management alcalitii.

3. DOCUMENTE DE REFERIN

3.1. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii ivocabular.

3.2.

SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitii. Cerine.3.3. Legea nr. 1/2011 - Legea educaiei naionale.3.4. Legea nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare completat

cu O.U.G. nr. 78/2005.3.5. Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG. nr. 75/2005 privind asigurarea

calitii educaiei.3.6. H.G. nr. 1418/2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare extern, a

standardelor de referini a listei indicatorilor de performana AgenieiRomne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior.

3.7. SR EN ISO 10013:2003. Linii directoare pentru documentaia sistemuluide management al calitii.

3.8. Procedura general Msurarea i monitorizarea proceselor, cod: UPT-PG-M-0-07.

4. DEFINIII I ACRONIME

4.1 Definiii.

4.1.1.Entitate= entitate structural a UPT = facultate, departament i oriceelement structural care se regsete n carta universitii sau norganigrama asociat.

4.1.2.Instruciune de lucru-prevedere care formuleazmodul de efectuarea unei aciuni asociate unei proceduri.

4.1.3.nregistrare document prin care se declarrezultatele obinute sau se

furnizeazdovezi ale activitilor realizate.4.1.4.Procedur mod specificat de efectuare a unei activiti sau a unui

proces.


5/12






4

4.1.5.Procedurde sistem o procedurcomuntuturor proceselor care se

desfoarn organizaie.4.1.6.Proceduroperaional o procedur destinatatingerii unui anumit

proces.

4.1.7.Proces sistem de activiti care transformdate de intrare n date deieire utiliznd pentru aceasta resurse.

4.1.8.Responsabil de proces persoan care prin atribuiile care i revinconform fiei postului are autoritatea de a conduce un proces i rspundede derularea acestuia i de verificarea capabilitii i stabilitii procesului,aspecte eseniale pentru controlul calitii i mbuntirea performanelorprocesului. Responsabilul de proces trebuie smonitorizeze, smsoare

i scontroleze procesul de care rspunde.4.1.9.Sistem de Management al Calitii sistem de management prin care

se orientezi se controleazo organizaie n ceea ce privete calitatea.

4.2. Acronime

4.2.1.CEAC UPT = Comisia pentru evaluarea i asigurarea calitii dinUniversitatea Politehnica din Timioara.

4.2.2.DGAC = Direcia General de Asigurare a Calitii din UniversitateaPolitehnica din Timioara.

4.2.3.

SMC UPT = sistemul de management al calitii din UniversitateaPolitehnica din Timioara.

5. DESCRIEREA ACTIVITILOR

5.1. Promovarea, elaborarea, aprobarea i difuzarea procedurilor iinstruciunilor de lucru

5.1.1.Generaliti

Procedurile de sistem (generale), procedurile operaionale i instruciunile delucru din cadrul SMC UPT precum i regulamentele UPT asimilabile cadocumente ale SMC UPT vizeaz numai procese care se desfoar n

cadrul UPT. Lista procedurilor i instruciunilor de lucru ale SMC UPT nvigoare, se ntocmete folosind formularul din Anexa 1. Lista cuprindedocumente analizate de CEAC UPT, este aprobatde rectorul universitii ise pstreaz la DGAC. Lista se actualizeaz de ctre DGAC ori de cte oriapar sau se abrogdocumente ale SMC - UPT.

Schema logiccu etapele elaborrii procedurilor / instruciunilor de lucru esteprezentatnAnexa 2.

5.1.2.

Elaborarea procedurilor i instruciunilor de lucru

(1) Procedurile i instruciunile se elaboreaz i redacteaz de persoaneleimplicate n procesele i activitile descrise, cu participarea obligatorie aresponsabililor de proces. Elaborarea se realizeaz sub coordonareaconducerilor entitilor UPT. n care se desfoar procesul reglementatpotrivit organigramei UPT. Procedurile i instruciunile de lucru se analizeaz


6/12






5

(n ceea ce privete: coerena, consistena, adecvarea la procesele descrise i

reglementrile n vigoare, respectiv structurarea) i de avizeaz de ctreCEAC UPT, iar apoi se aprobde rectorul UPT. Pe parcursul elaborrii DGACare obligaia de a asigura consultanla solicitarea entitilor.

(2) Procedurile i instruciunile de lucru care se referla procese coordonatede ctre senatul UPT, n mod direct sau prin intermediul Biroul Executiv alSenatului, se elaboreazntr-o singuretap, de ctre DGAC.

(3) Procedurile i instruciunile de lucru care se refer la proceselecoordonate de faculti, departamente sau alte entiti structurale ale UPT,se elaboreazn douetape. Prima etapconstn elaborarea procedurii sauinstruciunii ntr-o forminiialde ctre directorul cu probleme de calitate alentitii mpreun cu responsabilul de proces. A doua etap const nfinalizarea procedurii sau instruciunii, prin colaborare cu DGAC, de ctre ceicare au iniiat-o.

5.1.3. Asimilarea regulamentelor UPT ca documente al SMC-UPT

(1) Regulamentele UPT care se refer la modaliti specifice de realizare aunui proces sau a unei activiti i conin elemente legate n mod direct sauindirect de asigurarea calitii, pot fi asimilate ca proceduri sau instruciunide lucru ale SMC UPT dac conin, ntr-o form sau alta, aspecteleenumerate la punctul 5.2.2. al (4).

(2) Regulamentele UPT care nu respectcondiiile din al. (1) pot fi asimilate

ca proceduri sau instruciuni de lucru ale SMC UPT numai dupmodificarealor n sensul al.(1).

(3) Asimilarea regulamentelor ca proceduri se face prin aprobarea rectorului,n urma propunerii CEAC UPT. Un regulament asimilat va primi un cod nconformitate cu punctul 5.2.1.al. (3).

5.1.4. Intrare n vigoare, difuzare i retragere din circulaie

(1) Procedurile, instruciunile de lucru i documentele asimilate ca procedurisau instruciuni de lucru intr n vigoare la data precizat n indicatorul destare al procedurii/instruciunii de lucru prezentat nAnexa 3.

(2) O procedurpoate avea unul din urmtoarele niveluri de vizibilitate: 0 =vizibilitate public, 1 = vizibilitate intern la nivelul universitii, 2 =vizibilitate intern la nivelul facultii sau al entitii. Nivelul de vizibilitateeste decis de rectorul U.P.T..

(3) Dup aprobarea de ctre rector procedura, instruciunea de lucru saudocumentele asimilate se difuzeaz n format electronic de ctre DGACentitilor i funciilor care urmeazso aplice. Acestea sunt nscrise n Listade difuzare a procedurii sau instruciunii de lucru. Lista are formatulprezentat nAnexa 4.

(4) O procedursau instruciune de lucru se retrage din circulaie la apariiaunei noi ediii sau atunci cnd se decide cea nu mai este valabil. Directorii

cu probleme de calitate au obligaia de a retrage din circulaie documentelecare nu mai sunt valabile.


7/12






6

5.1.5. Reviziile i ediiile procedurilor i instruciunilor de lucru

(1) Reviziile constau n modificri sau abrogri ale unor articole i/saualiniate din procedura sau instruciunea de lucru considerat n reviziaanterioar. Orice revizie se nscrie n indicatorul de stare dinAnexa 3.

(2) Ediiile 2, 3, se elaboreaz atunci cnd se aduc completri prin noiarticole, cnd apar modificri de responsabiliti, sau atunci cnd formarezultat n urma uneia sau mai multor revizii difer substanial fa derevizia 0 a ediiei anterioare. Orice ediie ncepe cu revizia 0. Modificarea uneiediii se soldeazcu modificarea listei responsabililor cu elaborarea, verifica-rea, avizarea i aprobarea ediiei (v.Anexa 4) i completarea indicatorului destare (v.Anexa 3).

(3) Modificarea titluluiunei proceduri sau instruciuni de lucru nseamn: onouprocedur/ instruciune de lucru, i ca urmare abrogarea procedurii /instruciunii de lucru vechi i nscrierea noii proceduri sau instruciuni delucru n lista dinAnexa 1.

(4) Introducerea modificrilor n proceduri i instruciuni de lucru urmeazaceleai etape ca i elaborarea lor.

5.2. Editarea i codarea procedurilor i instruciunilor de lucru

5.2.1. Codarea procedurilor i instruciunilor de lucru

(1) Codul unei proceduri precizeaz n mod sintetic tipul procedurii, tipul

proceselor la care se referprocedura, nivelul entitii de nivel maxim undese aplici ordinea apariiei pentru ansamblul tipuri-nivel. Codul va avea unadin formele:

UPT-Pu-v-w-xx,UPT-Pu-vv-w-xx,UPT-Pu-vvv-w-xx,

n care:

u = G pentru procedur de sistem (general), O pentru proceduroperaional;

v = M pentru procese de management, B pentru procese de baz, S

pentru proces suport;Sunt posibile urmtoarele variante: M, Bsau S(n cazul v), MB, MSsauBS(n cazul vv) i MBS (n cazul vvv). Ordinea caracterelor se adapteazla coninutul procedurii iAnexa 2din procedura de la punctul 3.8.

w = 0pentru proces la nivel de universitate, coordonat n mod direct dectre senat, rector sau Biroul Executiv al Senatului, 1 pentru proces lanivel de facultate, departament sau entitate coordonat de ctre decan,director de departament, ef de entitate direct subordonatnivelului 0, 2pentru celelalte niveluri din universitate;

xx = cod numeric din doucaractere, care se acordncepnd cu 01, n

ordine succesiv.(2) Codul unei instruciuni de lucru va avea una din formele:

UPT-Ilu-v-w-xx,


8/12






7

UPT-Ilu-vv-w-xx,

UPT-Ilu-vvv-w-xx,n care: u = 0pentru instruciuni de lucru asociate unei proceduri sau regulament,

1 pentru instruciuni de lucru neasociate unei proceduri sauregulament1;

v, w, xx = ca la al.(1) al acestui articol.

(3) Codul unui regulament asimilat ca procedursau instruciune de lucru aSMC UPT va avea una din formele de la al.(1) sau al.(2) ale acestui articolcompletate cu meniunea prin asimilarea , scris ntre paranteze, [deexemplu: UPT-Ilu-v-w-xx (prin asimilarea HBExS nr. 05 din data de)].

(4) Numerele de ordine ale ediiilor ncep cu 1, iar al reviziilor cu 0.5.2.2. Structura i editarea unei proceduri

(1) Fiecare procedur se editeaz pe pagin format A4. Textul de baz setehnoredacteazcu font Verdana 11la un rnd. Tehnoredactarea va urmrica model forma n care se prezintprocedura de fa.

(2) Titlul trebuie s identifice clar procedura. El apare pe pagina de gardprecum i n header-ul paginilor documentului alturi de codul procedurii,ediie i revizie.

(3) O procedur are urmtoarea structur: pagina de gard, lista

responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea i aprobarea ediiei, listade difuzare a procedurii, indicatorul de stare al procedurii,corpul propriu-zisal proceduriialctuit din 8 pri i anexele la procedur.a) Pagina de gard are aspectul din Anexa 5 la aceast procedur i va

conine:

-antetul: Universitatea Politehnica din Timioara- entitatea/direcia emitent- tipul procedurii- titlul procedurii- codul procedurii

- numrul ediiei / reviziei.b) Lista cu responsabilii cu elaborarea, verificarea, avizarea i

aprobarea ediiei

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea i aprobareaediieii lista de difuzare a proceduriise ntocmesc conform cuAnexa 4laaceastprocedur. Avizarea are doucomponente, una de specialitate, cadocument al SMC UPT, i una din partea Oficiului juridic al UPT., cadocument care prevede doar cerine legale. Listele se completeaz lundca model prezenta procedur.

1Este posibil ca o instruciune de lucru saparnaintea unei proceduri. n momentul cndapare procedura care face referire la intruciunea de lucru respectiv, codul instruciunii semodific, dnd lui uvaloarea 0n loc de 1.


9/12






8

c)Indicatorul de stare al procedurii

Indicatorul de stare al procedurii este redat n Anexa 3 la aceastprocedur. Starea este reprezentatde numrul ediiei, numrul reviziei,i meniunea referitoare la partea revizuit i data nceperii aplicriinscris n indicator. Totodat, indicatorul conine i numele persoanelorimplicate n elaborarea, verificarea i aprobarea elementelor revizuite saua ediiei. Indicatorul se completeazlund ca model prezenta procedur.

d)Corpul procedurii estecompus din 8pri:

1. ScopSe prezint obiectivele care trebuie atinse prin aplicarea procedurii, ncontextul activitilor descrise i al politicii n domeniul calitii al

managementului la vrf al UPT.2.Domeniu de aplicare

Se precizeaz procesele, activitile i entitile din UPT unde se aplicprocedura, iar daceste semnificativ, i situaiile n care procedura nu seaplic.

3.Documente de referin

Se enumerdocumentele care fundamenteazprocedura prin informaiile,cerinele i reglementrile pe care le conin. Documentele de referinsepot grupa pe categorii, dup caz. (De exemplu: legislaie naional,

reglementri sectoriale i reglementri locale instituionale). Documentelede referinpot cuprinde: legi, hotrri de guvern, ordine ale ministrului,carta universitii, standarde, manualul calitii, reglementri interne aleUPT, proceduri, instruciuni de lucru, documentaii tehnice de produs sauproces etc.

4.Definiii, abrevieri i acronime

Se precizeazn seciuni distincte: i) termenii specifici necesari nelegeriiprocedurii n accepiunea documentelor de referinprecum i ali termenicare se folosesc n corpul ei i necesit explicaii; ii) abrevierile iacronimele din corpul procedurii. Apariia prii 4 ntr-o procedurnu este

obligatorie.5.Descrierea activitii

Se definesc i se descriu activitile i resursele necesare realizriiscopului, folosind o exprimare clar, concis i coerent. Nivelul dedetaliere poate varia n funcie de complexitatea proceselor / activitilor,metodele utilizate i nivelul abilitilor i instruirii necesare persoanelorcare trebuie srealizeze activitile. Indiferent de nivelul de detaliere, artrebui avute n vedere, dupcaz, urmtoarele aspecte:

Descrierea proceselor sub formde text i / sau prin diagrame de fluxreferitoare la activitile cerute cu precizarea clar a elementelor de

intrare i a celor de ieire;Stabilirea a ceea ce trebuie fcut, de ce trebuie fcut, cnd, cum i undetrebuie fcut, de ctre care funcie sau organism din organizaie trebuie


10/12






9

fcut. Aceaste aspecte pot fi sintetizate printr-o fi sintetic a

procedurii/instruciunii de lucru ntocmitpotrivit modelului dinAnexa 6. Descrierea manierei n care se controleaz procesele i activitileprincipale descrise;

Definirea resurselor umane i materiale, uneori i financiare, necesarepentru realizarea activitilor (personal, instruire, echipamente imateriale);

Efectuarea de referiri la documentaii adecvate principalelor activiti;

Definirea msurilor ce trebuie ntreprinse n diferite situaii;

Efectuarea de trimiteri la procedurile/instruciunile de lucru asociate.

6.Responsabiliti

Se precizeaz responsabilitile funciilor (de personal) implicate nimplementarea, aplicarea, monitorizarea, difuzarea i meninerii la zi aprocedurii. Ariile de responsabilitate trebuie s cuprind toate aspecteleaprute la punctul 5.

Tot n aceast parte se precizeaz i responsabiliti care revin Oficiuluijuridic al U.P.T., cel puin responsabilitatea de a furniza, n acord cuconinutul prii 3, documente legislative (documente nou aprute i/saureactualizate, documente abrogate etc.) referitoare la procesul la care sereferprocedura.

7.nregistrri

a) Se precizeaz prin denumire: i) nregistrrile asociate n mod directprocedurii; ii) principalele tipuri de nregistrri generate prin aplicareaprocedurii. Dupcaz, se menioneazcodul nregistrrilor i se precizeazsuportul pe care se fac nregistrrile (registre, fiiere, formulare, fie,caiete, etichete etc.).

8.Anexe

Se enumr denumirile anexelor ataate procedurii. Anexele senumeroteazn ordinea menionrii lor n corpul procedurii.

e)Anexele propriu-zise

n continuarea corpului procedurii se prezint, n ordinea numerotrii,toate anexele la procedur. O anex cuprinde, dup caz, formularereferite n procedur, scheme logice, regulamente i alte documente.Fiecare anexncepe pe o paginnou.

(5) Procedurile se pagineaz considernd ca exemplu prezenta procedur:pagina de gard nu se numeroteaz, iar ncepnd cu lista de difuzare senumeroteazconsecutiv toate paginile, inclusiv anexele.

5.2.3. Instruciunile de lucru

(1) Instruciunile de lucru sunt destinate detalierii unor activiti menionaten procedur i care datorit extensiei sau importanei deosebite nu seprezint detaliat n procedur. n aceast categorie intr, n principal,


11/12






10

activitile care pot afecta desfurarea corecta procesului la care se refer

procedura, aa-numitele activiti critice.(2) Pentru instruciunile de lucru se aplicprecizrile de la punctul 5.2.2, prinnlocuirea termenului procedur cu termenul instruciune de lucru iinvers. La punctul domeniul de aplicare a instruciunii de lucru se facetrimitere la procedura sau procedurile care opereaz cu instruciunea delucru.

6. RESPONSABILITI

6.1. Rectorul

- aprobprocedurile, instruciunile de lucru i asimilarea de regulamente cai documente ale SMC UPT, implicit lista acestora;- supune procedurile, dupcaz, aprobrii de ctre senat;- decide pe baza analizei efectuate de ctre Senatul UPT i/sau de ctreCEAC iniierea de activiti de modificare sau completare de regulamente aleUPT care pot deveni i documente ale SMC UPT;- decide nivelul de vizibilitate public al procedurilor i nstruciunilor delucru.

6.2. CEAC - UPT

- analizeazi avizeazprocedurile, instruciunile de lucru i regulamentele

asimilabile ca documentele ale SMC UPT i alctuiete lista acestora;- supune documentele avizate aprobrii de ctre rectorul UPT;- propune rectorului UPT modificarea sau completarea regulamentelor UPTcare pot deveni proceduri sau instruciuni de lucru ale SMC UPT n urmamodificrilor sau completrilor.

6.3. DGAC

- ndeplinete sarcinile prevzute la punctul 5.1.2;- pregtete documentaia necesar analizrii i avizrii procedurilor iinstruciunilor de lucru;- analizeaz regulamentele UPT din punctul de vedere al asimilrii lor ca

proceduri sau instruciuni de lucru ale SMC UPT i le supune avizrii CEAC UPT;- alctuiete lista de difuzare a procedurilor/instruciunilor de lucru;- difuzeazprocedurile/instruciunile de lucru conform listei de difuzare;- ntocmete indicatorul de stare al procedurilor/instruciunilor de lucru;- menine n formelectronici imprimatforma n vigoare a procedurii iarhiveazformele anterioare.

6.4.

Directorii calitate sau persoane cu atribuii delegate echivalente

- elaboreazproceduri i instruciuni de lucru conform acestei proceduri i lefinalizeazprin cooperare cu DGAC;- implementeazi aplicprocedurile/instruciunile de lucru;- difuzeaz procedurile/instruciunile de lucru n cadrul entitilor crora leaparin;


12/12






11

- organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea proceduri-

lor/instruciunilor de lucru;- menin n form electronic i imprimat forma n vigoare aprocedurilor/instruciunilor de lucru.

6.5. Responsabilii de proces

- elaboreaz, forma iniial a procedurilor/instruciunilor de lucru princooperare cu directorul calitate al entitii de care aparine i le finalizeazprin cooperare cu DGAC;- monitorizeaz, msoari controleazprocesele de care rspund.

6.6. Oficiul juridic

- furnizeaz documentele legislative aplicabile proceselor care au loc nuniversitate i care trebuie documentate i prin S.M.C;- avizeazdin punct de vedere juridic prezenta procedur.

7.NREGISTRRI

7.1. nregistrri asociate n mod direct procedurii:

1. Lista de difuzare a procedurii;

2. Indicatorul de stare al procedurii.

7.2 nregistrri generate prin aplicarea procedurii:

1. Lista procedurilor i instruciunilor de lucru ale SMC-UPT.

8.ANEXE

8.1. Anexa 1- Lista procedurilor i instruciunilor de lucru ale SMC UPT;

8.2. Anexa 2- Schema logiccu etapele elaborrii procedurilor/instruciunilorde lucru;

8.3. Anexa 3- Indicatorul de stare al procedurii/instruciunii de lucru;

8.4. Anexa 4 - Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea iaprobarea ediiei iLista de difuzare a procedurii / instruciunii de lucru;

8.5. Anexa 5- Pagina de garda unei proceduri/instruciuni de lucru a SMC UPT;

8.6. Anexa 6 Fia sintetica procedurii/instruciunii de lucru.

Managementul Calitatii Procedura Operationala

Documents

Transcript of Managementul Calitatii Procedura Operationala