Management de proiect_o alta viziune

INTRODUCERE în

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

curs 4

Lect. univ. dr. COSMINA MIRONOV

FPSE, UB

1

2

CÂND VORBIM DESPRE UN PROIECT?

3

De ce acţionăm?

Care sunt riscurile?

Ce anume va fi realizat?

Când va fi realizat?

Cine va fi implicat?

Cât va costa?

Care sunt beneficiile?

Ar trebui să acţionăm?

Cât de bine va fi realizat?


4

Concept

Definiţia proiectului

Echipa proiectului

Planul proiectului

Organizarea

proiectului

Părţi interesate

Iniţiere

Control

Evaluare

Încheiere

De ce acţionăm?

Care sunt riscurile?

Ce anume va fi realizat?

Când va fi realizat?

Cine va fi implicat?

Cât va costa?

Care sunt beneficiile?

Ar trebui să acţionăm?

Cât de bine va fi realizat?


Exemple de proiecte – din viața de student

- Planul personal...

- Planul profesional...


- Planul personal...

Proiectarea, achiziția de mobilier și echipamente pentru o

reședință nouă (mutarea într-un nou spațiu locativ, ex. cămin);

Planificare familială.


- Planul profesional...

Planificarea carierei

Lucrarea de licență

Organizarea unor evenimente: conferințe/ școli de vară/

festivități de absolvire

Organizarea și livrarea unor cursuri de formare profesională

MANAGEMENTUL DE PROIECT

Managementul de proiect se referă la modul cel mai

eficace de implementare a unei schimbări fie că este vorba

de lucruri, fie de persoane. Orice instituţie implicată în

schimbare, fie şi într-o mică măsură, are nevoie de

managementul prin proiect.

9

CE ESTE UN PROIECT ?

Orice sarcină care poate fi definită în termeni de

Obiective

Resurse

Activităţi

Rezultate

Conform definiţiilor date, proiectul constă în “alocarea resurselorîn vederea atingerii unor obiective specifice, urmărind o abordareplanificată şi organizată”. (Lientz şi Rea, 1998)

TRIUNGHIUL PROIECTULUI

10

Un proiect reprezintă un efort desfăşurat în timp pentru a produce un

produs, un serviciu sau un rezultat unic. Indiferent de tipul de

proiect, acesta va avea cel puţin următoarele elemente componente inter-

relaţionate:

Un scop specific

O desfăşurare temporală

Resurse necesare (umane, materiale şi financiare).

Scop (produs, serviciu, rezultat)

TIMP RESURSE (UMF)

TRIUNGHIUL PROIECTULUI

11

Un scop specific – elaborarea/producerea unui produs, serviciu, rezultat.

!!! Este indicat să fie specificată atât natura propriu-zisă a ceea ce urmează să

fie dezvoltat, cât şi caracteristicile dezirabile – traduse şi în indicatori de

calitate.

O desfăşurare temporală – timpul dedicat implementării proiectului aşa cum

este el reflectat de planificarea iniţială a proiectului.

Resurse necesare (umane, materiale şi financiare).

Alte perspective adaugă şi riscul (definit ca posibilitate ca pe parcursul

implementării să întâmpinăm obstacole care să ne fac să “derapăm” de la

proiectul iniţial)

ATRIBUTELE GENERALE ALE PROIECTULUI

Noutatea

Complexitatea

Cadrul legal

Interdisciplinaritatea

Diviziunea muncii

Există o foarte mare varietate de proiecte. Orice încercare de

epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitării.

Pot fi clasificate astfel:

1. După amploarea lor

2. După domeniul obiectivului şi activităţilor proiectului

13

TIPURI DE PROIECTE

1. După amploarea lor:

personale

organizaţionale;

locale (localitate, judeţ, grup de judeţe);

naţionale;

regionale (proiectul este de interes pentru mai multe judeţe din regiunea

geografică respectivă);

internaţionale.

14

TIPURI DE PROIECTE

2. După domeniul obiectivului şi activităţilor proiectului:

Proiecte de investiții, proiecte industriale; proiecte ştiinţifice (de cercetare-

dezvoltare); proiecte comerciale; proiecte educaţionale; proiecte culturale;

proiecte ecologice; proiecte de management.

15

TIPURI DE PROIECTE

Număr de beneficiari:

Restrâns;

Mare.

Timp:

Pe termen scurt;

Pe termen mediu;

Pe termen lung.

Gradul de complexitate al unui proiect este dat de tipul de obiective, de

numărul sarcinilor presupuse a fi îndeplinite, de mărimea grupului ţintă, de

numărul şi intensitatea riscurilor/ constrângerilor care apar pe parcursul

desfăşurării sale.

16

TIPURI DE PROIECTE

PROIECTAREA PROIECTELOR EDUCATIONALE

Reprezintă o activitate anticipativă multidimensională, rezultând (cf.

Bunăiaşu, 2009, p. 50):

componenta structurală – variabile ale programelor, proiectelor şi relațiile

dintre acestea;

componenta procesuală – etape, strategii şi metodologii ale managementului de

proiect;

componenta produselor – integrarea celor două componente anterioare în

cadrul proiectelor educaționale.

17

18

DIFERITELE ETAPE ALE ALCĂTUIRII

UNUI PROIECT

Orice proiect conţine următoarele ETAPE:

1. Asigurarea unui consens în ceea ce priveşte proiectul

2. Clarificarea obiectivelor

3. Căutarea soluţiilor posibile

4. Propuneri

5. Revederea planului proiectului şi aprobarea lui

6. Punerea proiectului în practică

7. Evaluarea proiectului

MANAGEMENTUL PROIECTELOR și Ciclul de viață

curs 5

Lect. univ. dr. COSMINA MIRONOV

FPSE, UB

19

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MP este un instrument de planificare, coordonare, realizare si control al

activitat ilor complexe din structurile industriale, comerciale, sociale,

culturale si politice moderne.

Orice activitate modernă este privită ca un proiect modern, cu un

caracter complex, care impune o viziune nouă începând cu analiza

necesităților proiectului si terminând cu reutilizarea

eficientă a rezultatelor proiectului.

20

MP constă în planificarea, organizarea şi gestionarea

(controlul) activităților şi resurselor, urmărindu-se atingerea

unui anumit obiectiv, în condiţiile existenţei unor constrângeri

referitoare la timp, resurse şi costuri.

21

DEFINIREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Obiectivele sunt acele scopuri cuantificabile ce trebuie atinse pentru ca

proiectul să poată fi considerat un succes.

Activitățile sunt procese ce au o dată de început şi una de sfârşit. De

îndeplinirea fiecărei sarcini în parte depinde atingerea obiectivelor

proiectului.

Resursele constau în oamenii, echipamentele, materialele şi banii necesari

îndeplinirii unei sarcini din cadrul proiectului.

Constrângerile sunt acei factori care limitează

posibilitățile de opţiune ale echipei.

22



23

MP include patru (-cinci) tipuri de procese:

De iniţiere a proiectului: clarificarea nevoilor, definirea aşteptărilor şi a resurselor, precum şi identificarea grupurilor care ar putea să îşi asume un anumit rol în cadrul proiectului.

De planificare: detalierea scopului, a cadrului temporar, a resurselor şi a riscurilor, a modalităţilor de comunicare în cadrul proiectului, de asigurare a calităţii, de achiziţie a bunurilor.

De execuţie: stabilirea şi managementul echipei de proiect, comunicarea cu şi managementul grupurilor implicate şi implementarea activităţilor planificate.

De monitorizare şi control: urmărirea performanţelor şi asigurarea acţiunilor necesare pentru succesul proiectului.

De încheiere: finalizarea tuturor activităţilor proiectului.

Bunele practici privind managementul proiectelor susțin diviziunea

proiectului în faze distincte:

Pentru a oferi un control managerial optim;

Pentru a stabili legături adecvate între parteneri/echipa de proiect și beneficiari.

Împreună, toate fazele proiectului formează ciclul de viață al proiectului.

În general, considerăm că proiectele au 4 faze:

Inițierea proiectului

Planificarea proiectului

Implementarea proiectului însoțită de procese adecvate de monitorizare

și control

Încheierea proiectului

24

FAZELE/CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI

Fiecare fază a proiectelor se caracterizează prin realizarea unuia

sau mai multor livrabile:

Un livrabil al proiectului reprezintă o acțiune a proiectului tangibilă,

măsurabilă;

Parte a unei abordări logice secvențiale, de tip pas cu pas, în vederea

finalizării cu succes a proiectului

la timp – respectând bugetul – respectând standardele de

calitate impuse.

25


2. Planificarea

proiectului

4. Încheierea

proiectului

1. Inițierea

proiectului

3.Implementarea

proiectului

Ciclul de viață

al proiectului

Definirea

proiectului

Planificare

detaliatăMonitorizare și

control

Evaluare post-

implementare

26


De multe ori are un caracter informal

include identificarea problemelor, a variantelor de soluții, evaluarea

opțiunilor potențiale.

Ar trebui să facem …?, (analiză de costuri – beneficii şi modalităţi de abordare)

Putem să facem …. ? (este tehnic fezabil? sunt resursele disponibile?)

Analiza cost-beneficiu reprezintă o evaluare comparativă a TUTUROR

beneficiilor pe care le anticipăm ca rezultând din proiect şi TOATE costurile

implicate in implementarea acestuia.

!!! Beneficiile pot fi exprimate în bani sau în valoare adăugată calitativă.

!!! Costurile însoţesc toate etapele unui proiect şi pot fi de tip nerecurent sau recurent, pentru

diferite categorii.

!!! Atenţie la costurile implicate de a nu face un proiect!!!

27

FAZA DE INITIERE

28

Activitățile specifice fazei de inițiere sunt:

analiza de nevoi;

stabilirea de obiective;

analiza cost beneficiu;

studiul de fezabilitate;

specificații funcționale legate de activităţi, procese;

dezvoltarea unui scenariu (cel puţin);

compararea de alternative.

FAZA DE INITIERE

Faza de planificare presupune elaborarea unui plan detaliat care să

descrie modul în care echipa de proiect va atinge obiectivele

dezirabile.

Sarcinile principale în faza de planificare:

identificarea punctuală a rezultatelor intenţionate (inclusiv cantitativ);

identificarea și planificarea concretă a echipei de proiect (a sarcinilor și

responsabilităților);

identificarea activităților critice pentru succes și a riscului;

estimarea bugetului;

identificarea riscurilor;

strategia de comunicare la nivelul echipei de proiect şi beneficiarii;

strategia de asigurare a calităţii.

29

FAZA DE PLANIFICARE

Activitățile importante ale acestei faze sunt:

Comunicarea cu finanțatorul, beneficiarul și la nivelul echipei de management;

Revizuirea progresului/desfăşurării activităţilor şi atingerii rezultatelor proiectate;

Monitorizarea costurilor, a modului de utilizare a resurselor;

Controlul calității;

Modul de implementare al schimbării.

Aceasta este etapa când apar produsele proiectului, esențiale pentru

succesul proiectului.

30

FAZA DE EXECUTIE SAU IMPLEMENTARE

31

Din perspectiva monitorizării şi a controlului această etapă

presupune:

Compararea progresului, a performanţelor parţiale la obiectivele finale

proiectate;

Soluţionarea situaţiilor problematice, a celor de risc sau criză pe

măsură ce acestea apar;

Informarea tuturor persoanelor interesate de demersul proiectului

(echipă proiect, grup ţintă, finanţator).

FAZA DE EXECUTIE SAU IMPLEMENTARE

Această etapă este crucială pentru succesul pe termen lung

al proiectului.

Importanța evaluării finale pentru proiect:

finanţatorul acceptă că proiectul este satisfăcător;

documentația proiectului trebuie încheiată;

trebuie întocmit un raport referitor la proiect, pentru ca alte persoane

interesate să poată învăța din el;

trebuie introduse aranjamentele pentru continuitate;

bugetul trebuie închis;

personalul proiectului trebuie realocat.

32

FAZA DE ÎNCHIDERE SAU FINALIZARE

Unicitate;

Au desfășurare temporară;

Resurse limitate și definite (financiare, umane, materiale);

Implică un element de risc;

Presupun realizarea unei schimbări benefice.

Un proiect reprezintă un efort unic de elaborare a unui ansamblu de

livrabile (activități și produse) în cadrul unui cadru temporal dat,

respectând constrângerile de tip financiar și de calitate.

33

In loc de concluzii...

CARACTERISTICILE PROIECTELOR

Managementul proiectului

Activitate de planificare, organizare, monitorizare

și control

Conține totalitatea sarcinilor, tehnicilor și măsurilor

specifice calității de leadership

În scopul realizării obiectivelor în limita

coordonatelor:

Timp

Cost

Performanță

Managementul proiectului

Activitate continuă pe toată perioada derulării proiectului

Diferit de activitatea de conținut

2 aspecte:

Funcțional

Proces economic cu următoarea succesiune de subprocese:

Demarare/start

Implementare: coordonare, control

încheiere

Instituțional

Echipa

Relaționare echipă proiect –organizație/-i

Justificarea existenţei proiectului

Un proiect poate fi justificat atunci când:

Va rezolva o problemă;

Va îmbunătăţi condiţiile unui anumit grup care are nevoie de ajutor;

Va realiza schimbările dorite;

Beneficiul proiectului va depăşi costurile;

Proiectul ia în considerare scopurile finanţatorului;

Proiectul are şanse mari de succes;

Există obiective clare ale proiectului care pot fi măsurabile;

Proiectul este cea mai bună soluţie de rezolvare a problemelor;

Proiectul este fezabil (realizabil, posibil).

Abordări - lucrări în managementul

proiectelor

PM BoK® (Project Management Body of Knowledge) de la

Project Management Institute (PMI)

ICB – international Competence Baseline de la International

Project Management Association (IPMA)

TEMA de studiu 2

Identificați 3 proiecte in domeniul educațional și analizați site-urile acestora (repere în analiza de site: prezentare,

scop și obv., grupuri țintă, activități-acțiuni, etc.)).

Stabiliți elemente comune și elemente diferențiatoare.

APLICAȚIE

APLICATIE

Ce este Mind Map?

Mind Map este o tehnica grafica de reprezentare a ideilor,

folosind cuvinte, imagini, simboluri si culori. In anumite

situatii (o anumita activitate/problema/situatie/task etc.)

apar foarte multe ganduri, uneori unele idei sunt inlocuite

de altele, fiind nevoit astfel sa va reorganizati si reordonati

ideile. Mind Mapping este foarte usor de invatat.

APLICATIE

De ce sa invatam Mind Mapping?

Mind Map sporeste calitatea gandirii.

Ajuta sa sistematizati gandirea, realizand o reprezentare

vizuala de ansamblu, aratand conexiunile dintre idei si

facilitand realizarea de sinteze.

Este foarte util pentru gandirea creativa, permitand accesarea

de inteligente multiple si generarea de noi idei.

Mind Map va ajuta sa va organizati atat ideile proprii cat si

cele ale celor de langa dvs. Va ajuta sa va organizati informatia

acumulata din carti, workshop-uri si intalniri.

Crearea de Mind Map-uri duce la cresterea capacitatii de

memorare si invatare.

Management de proiect_o alta viziune

Documents

Transcript of Management de proiect_o alta viziune