CURSUL NR. 9

Obiective de studiu

Aprovizionarea

implementarea planului de aprovizionare

leasing-ul

marketing-ul n sport

9.1. Aprovizionarea

Aprovizionarea este procesul prin care se implementeaz planul de buget. Metodele de aprovizionare cu materiale, echipament i asigurarea de servicii sunt critice pentru operarea eficient sub raportul costurilor unui program sportiv. Prin strategii creative de aprovizionare s-a dovedit c se pot reduce cheltuielile pentru materiale sportive cu pn la 40% (Ray, 1991).

Aprovizionarea se desfoar n ase faze (Wright, 1983):

referatul de necesitate

cererea de ofert

negocierea

comanda

recepia

execuia plii.

1) Referatul de necesitate

Prima faz n procesul de aprovizionare este completarea i naintarea unui referat de necesitate pentru materiale, echipamentul sau serviciile de care este nevoie (Wright, 1983). Aceast faz poate fi fie formal sau informal, n funcie de nivelul de autoritate a profesorului de educaie fizic i sport sau antrenorul n birocraia general a organizaiei.

Referatul este doar o solicitare n scris pentru a se cheltui fondurile organizaiei.

2) Cererea de oferte

O cerere de ofert este un document care nsoete formularul de cerere i ofer instruciuni de ofertare pentru furnizorii de materiale, echipament i servicii pentru un program sportiv. Utilizarea formularului de ofertare prin licitare este cea mai eficient cale pentru a reduce costurile la consumabile.

nainte de a distribui furnizorilor formularele de ofert, trebuie avute n vedere mai multe aspecte. Unele dintre ele, cu sugestii de rezolvare corespunztoare, sunt prezentate n tabelul 13.

Tabelul 13

Aspectele ce trebuie avute n vedere

nainte de a distribui furnizorilor cererile de ofert

ASPECTSUGESTII

Trebuie specificate denumirile mrcilor sau sunt acceptabile numele generice ale produselor?Produsele pentru care se cere denumirea mrcii trebuie s fie notate clar pe formularul de comand cu formula fr nlocuitor.

Ci furnizori i care anume vor fi invitai s liciteze?Numrul minim propus este de trei. Furnizorii cu reputaie pentru servicii excelente vor trebui s aib prioritate fa de cei care nu se bucur de o astfel de reputaie.

Cine rspunde de costul transportului: instituia care face comanda sau furnizorul?Majoritatea furnizorilor de consumabile sunt dispui s plteasc transportul dac se specific astfel n comand.

Ce fel de produse vor fi achiziionate prin licitaie?Consumabilele i unele tipuri de echipament durabil se preteaz bine la licitaie. Majoritatea serviciilor ns vor fi licitate cu mare grij deoarece calitatea lor poate fi reflectat de preurile mai reduse.

Cnd se trimite cererea de ofert ctre furnizor?Depinde de felul n care instituia desfoar procesul de aprovizionare. Dac antrenorii trebuie s achiziioneze materialele printr-un departament central de desfacere, se va rezerva un interval de cel puin trei luni de la trimiterea cererii de ofert la livrare.

3) Negocierile

Negocirerile reprezint o parte important a procesului de aprovizionare deoarece desfurarea lor eficient poate ajuta la pstrarea i aprarea intereselor unei organizaii sau program sportiv.

Antrenorii trebuie s duc tratative pentru urmtoarele trei categorii de achiziii.

Investiii mari de capital

Este cazul unor echipamente costisitoare i durabile, care adesea constituie partea cea mai important de aparatur folosit n cadrul unui program sportiv. Sunt achiziii care cost mult i au un caracter ocazional.

Achiziii anuale la pre mediu

Sunt, de regul, achiziii de servicii care trebuie renegociate anual. De exemplu, salariile, taxele de consultan ale personalului medical, serviciile de ambulan.

Consumabile la preuri mai mici

Aceste poziii reprezint cea mai mare parte a bugetului de aprovizionare pentru programele sportive. Dei unele materiale trebuie comandate n mod repetat n cursul anului, o planificare atent va permite antrenorului sportiv s stabileasc doar o singur comand major pentru ntregul an. Acest lucru i va servi antrenorului n negocieri, avnd n vedere reducerile de pre practicate, de regul, n asociere cu vnzrile cantitative.

Urmtoarele cinci elemente pot face obiectul negocierilor n cadrul fiecrei dintre cele trei categorii de mai sus (Barlow, 1982).

Preul

Este aspectul cel mai palpabil al negocierilor la achiziionarea de bunuri i servicii. Cererea de ofert reprezint primul pas n negocierea preului pentru materialele consumabile, dar nu este i singura opiune posibil. Furnizorii sunt adesea dornici s negocieze reduceri de pre dup ce au naintat oferta.

Termenele de livrare

Printe cele mai comune puncte de negociere ntre antrenori i furnizori sunt termenele de livrare i efectuarea plilor pentru bunurile achiziionate.

Negocirile privind termenele de livrare i facturare sunt i mai importante pentru organizaiile sportive unde fluctuaiile de intrri bneti au un impact sporit.

Calitatea

De regul, profesorii de educaie fizic i sport/antrenorii sunt cei care negociaz calitatea bunurilor achiziionate, prin specificarea unor nume generice sau mrci pe formularul de comand. Un alt element de negociere care se aplic mai ales n cazul investiiilor considerabile de capital este garania. Cu toate c fiecare produs ar trebui nsoit de o garanie implicit, antrenorul are libertatea de a negocia o garanie expres, care s confirme caracteristicile de performan ale produsului.

Transportul

Cele dou aspecte care se negociaz n primul rnd n legtur cu transportul bunurilor cumprate sunt costurile de transport i punctul f.o.b. (n engl. freight-on-board = franco la bord, pltit i ncrcat pe vapor).

Un antrenor precaut va include o clauz n cererea de ofert care s stipuleze c furnizorul i va asuma toate cheltuielile asociate cu transportul i mnuirea produsului. Acest lucru reprezint o practic comun care clarific costul de achiziie pentru antrenor, permind furnizorilor s factureze costul transportului n documentele lor.

Punctul f.o.b. specific locul la care titlul de proprietate asupra mrfii achiziionate trece de la furnizor la cumprtor. n general, antrenorii vor specifica propria lor instituie drept punct f.o.b., pentru a beneficia de o mai mare protecie mpotriva pierderii sau deteriorrii pe durata transportului.

Asistena

Negocierea pentru asisten tehnic este deosebit de important n cazul investiiilor n nalta tehnologie. Computerele i aparatele de testare isocinetic i de refacere sunt exemple tipice de echipamente pentru care antrenorii pot cere asisten tehnic. Costul acestei asistene este deseori negociabil i va deveni un factor important n cadrul costului general al duratei de exploatare a echipamentului respectiv.

4) Comanda

Comanda este un document care formalizeaz termenii cumprrii i aduce la cunotina furnizorului intenia cumprtorului de a achiziiona bunuri sau servicii.

Comanda trebuie completat i transmis doar dup ce s-a primit oferta de la furnizor.

O hotrre important este dac s se transmit furnizorului o comand de achiziie global, bazat pe o valoare negociat mic pentru ntreaga cantitate necesar sau s se comande la nivelul unui pre redus negociat pentru fiecare poziie individual. Cele mai mari economii se pot realiza la comenzile articol cu articol.

Metoda are ns i neajunsuri. Majoritatea furnizorilor au o politic de comand minimal. Un furnizor care a primit o comanda de 500.000 lei dintr-o ofert posibil de 100.000.000 lei nu va fi dispus s negocieze n termeni favorabili n viitor. O posibil soluie este de a lansa comenzi de achiziie doar pentru sume peste un anumit nivel critic. Procednd astfel se poate mpri comanda total de aprovizionare n pachete, care s-i permit antrenorului s economiseasc bani i, n acelai timp, s-i asigure o marj rezonabil de profit pentru majoritatea furnizorilor competitivi.

5) Recepia

Recepia este procesul de acceptare a livrrii bunurilor achiziionate de la furnizori. Cu ocazia recepiei, bunurile trebuie verificate imediat pentru a avea sigurana c documentul de nsoire corespunde coninutului containerului de transport i c toate bunurile specificate n comand au fost primite. Toate bunurile trebuie verificate contra deteriorrilor. Dac ele exist, trebuie imediat aduse la cunotina furnizorului. Majoritatea acestora iau msuri de a nlocui bunurile deteriorate doar dac acest lucru se raporteaz n cadrul unei anumite perioade de timp.

6) Execuia plii

Plata pentru achiziiile de materiale i echipament se execut, de regul, ntr-o anumit perioad de timp de la primirea bunurilor sau facturilor. Profesorii de educaie fizic i sport care i desfoar activitatea n nvmnt vor nainta facturile ctre serviciile economice din cadrul instituiilor respective imediat dup primirea lor.

Formele de plat utilizate n mod curent sunt:

prin virament;

cu cecuri;

cu numerar;

i mai nou cu carduri sau mai sunt numii bani de plastic.

9.2. Leasing-ul

O dat luat hotrrea de a se achiziiona un echipament costisitor, antrenorul i responsabilul cu probleme de afaceri al organizaiei trebuie s cad de acord dac vor cumpra echipamentul sau l vor nchirea. Multe asemenea aparate costisitoare pot fi i nchiriate, nu numai cumprate.

n mod evident, exist avantaje i dezavantaje pentru ambele metote vezi tabelul 14. Avantajul primar al cumprrii fa de nchiriere prin leasing este costul. Acest lucru este cu att mai corect dac echipamentul a fost pur i simplu cumprat fa de situaia n care achiziionarea lui a fost finanat.

Cellalt avantaj al cumprrii const n faptul c organizaia devine posesoarea echipamentului respectiv. Totui, acest lucru poate deveni un dezavantaj, dac echipamentul se bazeaz pe o tehnologie nalt care se perimeaz nainte ca echipamentul s se amortizeze.

Unul dintre avantajele leasing-ului este faptul c permite instituiei s-i foloseasc capitalul n alte moduri dect blocarea unor sume mari de bani pentru achiziionarea de aparatur. Pot exista, de asemenea, unele avantaje impozitarea, cnd echipamentul este nchiriat i nu cumprat.

Tabelul 14

Meritele relative ale leasing-ului

AvantajeDezavantaje

Avantaje posibile la impozitare Costuri generale mai mari

Risc sczut al uzurii morale Absena titlului de proprietate

Costuri iniiale mai mici O rat a dobnzii reale mai mare dect n cazul finanrii tradiionale

mbuntirea mijloacelor fixe

Mijloacele fixe reprezint acele bunuri cu o durat de utilizare mai mare de un an i o valoare contabil mai mare de 5.000.000 lei. Mijloacele fixe sunt evaluate i reflectate n contabilitate la valoarea de intrare n patrimoniu, care poate fi:

costul de achiziie pentru mijloacele fixe achiziionate cu titlu oneros;

costul de producie pentru mijloacele fixe produse n regie proprie;

valoarea de aport pentru mijloacele fixe intrate n patrimoniul organizaiei cu ocazia asocierii sau fuziunii, conform statutelor i contractelor;

valoarea actual, pentru mijloacele fixe primite cu titlu gratuit;

valoarea rezultat n urma reevalurii, pentru acele mijloace fixe supuse reevalurii n baza unor dispoziii legale.

9.3. Marketing

Marketingul este procesul raportrii produsului sau serviciilor la cei care le doresc. Aceti beneficiari sau utilizatori constituie piaa. Marketingul, include, de asemenea, planificarea vnzrii produselor sau serviciilor considerate.

Numrul i tipurile de posibiliti de petrecere a timpului liber a crescut impresionant n ultimii ani. Marketingul devine astfel deosebit de important n existena i dezvoltare cluburilor i sportului. Cluburile au nevoie de o strategie de marketing pentru atragerea, creterea sau meninerea numrului de membri i voluntari.

Un responsabil anume eful serviciului dezvoltare este cel care se ocup, n general, de introducerea strategiilor de marketing. Responsabilii programelor de dezvoltare constat, uneori cu surprindere, c de fapt se ocup de marketink, iar marketing nseamn att influenarea oamenilor, ca i obinerea fondurilor.

Identificai i cunoatei produsul sau serviciul pe care l oferii.

Care sunt elementele i punctele de atracie specifice organizaiei dumneavoastr?

Promoveaz relaiile de prietenie i viaa de societate?

Ofer posibilitatea pregtirii sportive sub ndrumarea unor antrenori i ansa creterii rezultatelor?

Dispune de amenajri atrgtoare?

Poate organiza competiii de nalt nivel?

Este bine amplasat?

Trebuie s avei o idee clar despre ce intenionai s realizai prin marketing: Dorii s mrii numrul celor care practic sportul sau s cretei campioni mondiali? Decizia luat va determina tipul de planificare de marketing necesar.

Obiective de marketing

Trebuie s v stabilii obiective clare, care pot include:

Creterea numrului de sportivi, antrenori i oficiali;

Creterea nivelului performanelor clubului;

Obinerea succesului n competiii de nalt nivel;

Creterea participrii;

Atragerea sprijinului financiar exterior pentru mbuntirea amenajrilor;

Creterea implicrii comunitii i a numrului de manifestri sociale.

Identificarea grupurilor int

Grupurile int i reunesc pe cei care au interese sau preocupri comune (de exemplu, n funcie de sex, ocupaie, vrst, nivel educaional, loc de reziden, vrsta copiilor, preferine comune de petrecerea a timpului liber etc).

Vedei ce elemente au n comun membrii clubului dumneavoastr. Care sunt interesele, pregtirea, vrsta lor? De ce particip ei la activitile clubului? Dac clubul este mare putei solicita fiecrui membru s completeze un mic chestionar, care s constituie i o surs de informaii demografice pentru sponsori i pres.

Trebuie s cunoatei ce este important pentru un anumit grup int i s l abordai n funcie de necesitile lui.

Dup ce v-ai elaborat strategia, pregtii:

o scurt prezentare a obiectivelor;

o descriere a pieei vizate;

o prezentare general a produselor sau serviciilor pe care le oferii;

metodele prin care intenionai s acionai asupra pieei.

ATENIE: strategia de marketing presupune susinere financiar. Prevedei acest capitol n bugetul dumneavoastr.

Promovarea i publicitate

Aciunile promoionale aduc clubul dumneavoastr n atenia pieei. Sunt incluse aici multiple forme: afie, insigne, etichete, sacoe i spaii de publicitate rezervate n ziarul local.

Promovarea nu este doar o campanie de publicitate. Ea trebuie s determine i o contientizare pozitiv din partea publicului larg privind clubul i activitilor lui. Publicitatea n ziare i la radio reprezint o form de promovare a imaginii clubului deoarece deseori sunt dornice s accept tiri i reportaje relevante pe plan local.

Verificai-v ntotdeauna ideile discutndu-le cu prieteni, familia i ceilali membri ai clubului nainte de al face publice.

nainte de a ncepe campania promoional, asigurai-v c organizaia dumneavoastr poate face fa unei solicitri sporite.