Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente

1Protocol i organizare evenimente

LECIE

DEMONSTRATIV

INTRODUCERE

Exist situaii n viaa de zi cu zi n care ne putem simi stingherii de faptul c nu tim cum s reacionm fi e n relaiile de colaborare de la locul de munc, fi e n particular, atunci cnd pregtim organizarea unui eveniment n snul familiei sau unul de amploare, la care vor lua parte persoane cu stil. Aceleai nevoi de perfecionare i siguran n atitudine sau comportament s-au resimit i la nivelul relaiilor interstatale sau instituionale, care au fost ntotdeauna extrem de complexe i n cazul crora necunoaterea regulilor de comportament a riscat de multe ori s provoace confl icte. Din acest motiv, de-a lungul timpului s-a dezvoltat o disciplin care reglementeaz felul n care fi ecare dintre noi trebuie s se comporte n relaiile interpersonale sau ofi ciale. Aceast disciplin se numete protocol, iar cei care o practic sunt specialiti n protocol.

Cursul de Protocol i organizare evenimente propus de Institutul Eurocor este structurat n 32 lecii i este destinat att celor ce vor s-i nsueasc normele de comportare civilizat sau s organizeze cu succes orice tip de eveniment n plan personal, ct i celor care sunt interesai din punct de vedere profesional de domeniul organizrii de evenimente sau de regulile de protocol.

Protocolul nu se refer doar la relaiile la nivel n-alt ntre state, ci dup cum vei vedea, el regleaz i relaiile ntre diverse instituii. Evident c punctul de pornire n pregtirea unui specialist n acest domeniu l reprezint stpnirea regulilor de etichet i comportare civilizat.

De asemenea, un specialist n protocol trebuie s cunoasc foarte bine i regulile scrise i nescrise ale organizrii de evenimente care jaloneaz viaa diplomatic i cea de societate. Astfel, organizarea recepiilor, nunilor sau conferinelor intr n sarcina unui specialist-coordonator, astfel nct evenimentele respective s fi e un succes.

n cele 32 de lecii vei ptrunde n lumea manierelor elegante cu o mare aplicabilitate att n viaa privat, ct i n societate, vei cunoate care sunt elementele ce stau la baza protocolului naional i internaional i, nu n ultimul rnd, rigorile organizrilor de evenimente, fi e ele nuni, aniversri sau trguri, expoziii, congrese i conferine. Obiec-tivul acestui curs este de a v oferi informaii complexe i clare, astfel nct s putei fi oricnd i n orice mprejurare o apariie plcut i apreciat n societate sau n mediul dumneavoastr de afaceri.

La sfritul acestui curs, dup rezolvarea testului de evaluare fi nal, avei posibilitatea de a intra n posesia Certifi catului de absolvire Eurocor.

V dorim mult succes i spor la nvtur!

2 Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Cursul este alctuit din 32 de lecii, grupate n 16 caiete de curs, de aproximativ 44 de pagini fi ecare, ce pot fi ndosariate ntr-o map special EUROCOR. Fiecare lecie are o structur didactic special, care ncepe cu o introducere i prezentarea obiectivelor acelei lecii, cuprinde numeroase exemple, recomandri i exerciii, subliniaz defi niiile i noiunile importante i, pentru o facilitare a nelegerii celor expuse, imagini i desene atractive. La sfritul fi ecrei lecii exist, n scopul consolidrii cunotinelor, ntrebri de verifi care i o recapitulare a cunotinelor prezentate, mpreun cu rspunsurile la exerciile din cadrul leciilor, un dicionar de specialitate i tema pentru acas, care are rolul de a v verifi ca cunotinele asimilate ntr-o lecie.

Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal

Temele vor fi expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmnd ca profesorul personal s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v transmit comentariile sale pe marginea acestora. V recomandm s rezolvai tema doar dup parcurgerea integral i atent a materialului de curs.

Pentru ca studiul individual s fi e ct mai uor i efi cient, pe marginea leciilor au fost introduse diferite simboluri:

Semnaleaz defi niiile i noiunile noi

Indic recomandrile pe care s le urmai n activitatea practic

Semnaleaz exemplele i informaiile de maxim interes

Exerciiile propuse spre rezolvare

Indic faptul c tema respectiv a mai fost abordat ntr-o lecie anterioar (n acest caz, tema a mai fost abordat n lecia 4, la pagina 20)

4 (20)

Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cu mate-rialele de studiu EUROCOR. Pentru a v forma o imagine ct mai clar asupra structurii cursului de Protocol i organizare evenimente am selectat pentru dumneavoastr cteva fragmente din leciile acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exemple i exerciii, un model de recapitulare i de tem pentru acas. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu.


Lecie demonstrativ

Lecia 1 Noiuni introductive. Originea bunelor maniere, a etichetei i a protocolului

Lecia 2 Ramurile protocolului. Contacte internaionale ofi ciale

Lecia 3 Contacte sociale i personale. Elementele eseniale ale bunelor maniere n societate (I)

Lecia 4 Regulile fundamentale ale contactelor ofi ciale. Eticheta i protocolul

Lecia 5 Elementele eseniale ale bunelor maniere n societate (II). Tipuri de comportament n diferite situaii

Lecia 6 Regulile vestimentaiei. Regulile contactelor scrise

Lecia 7 Poziii ierarhice, aezarea la mas

Lecia 8 Regulile ceremoniilor

Lecia 9 Evenimente naionale importante

Lecia 10 Regulile ntlnirilor de afaceri i regulile socio-mondene

Lecia 11 Ospitalitatea acas

Lecia 12 Ospitalitatea la birou

Lecia 13 Alte tipuri de ntlniri

Lecia 14 Ospitalitatea n restaurant

Lecia 15 Noiuni generale de gastronomie

Lecia 16 Culturi gastronomice diferite. Interdicii gastronomice speciale

Lecia 17 Evenimentul social. Tipuri de evenimente

Lecia 18 Principii generale de organizare a evenimentelor

Programa cursului deProtocol i organizare evenimente


Lecie demonstrativ

Lecia 19 Organizarea evenimentelor internaionale: pregtirea, desfurarea i evaluarea acestora

Lecia 20 Stabilirea bugetului unui eveniment

Lecia 21 Organizarea trgurilor i expoziiilor naionale

Lecia 22 Organizarea trgurilor i expoziiilor internaionale

Lecia 23 Organizarea congreselor

Lecia 24 Organizarea conferinelor

Lecia 25 Elaborarea scenariilor pentru evenimentele organizate

Lecia 26 Organizarea conferinelor de pres i a ntlnirilor cu presa

Lecia 27 Organizarea de programe pentru delegaiile ofi ciale

Lecia 28 Tipuri de programe; programe pentru doamne, programe pentru domni

Lecia 29 Organizarea evenimentelor culturale

Lecia 30 Organizarea evenimentelor n familie i la birou

Lecia 31 Reguli de organizare a ceremoniilor religioase

Lecia 32 Pregtirea evenimentelor condiii materiale i de personal. Evaluarea evenimentelor


Lecie demonstrativ

Fiecare lecie ncepe cu o introducere, n care sunt prezentate pe scurt temele abordate n cadrul acesteia, sub forma unor obiective de atins dup parcurgerea ntregului material. Am

ales spre exemplifi care introducerea Leciei 4, care deschide seria leciilor dedicate con-tactelor ofi ciale.

Pentru a nu nclca prevederile protocolului i ale etichetei cotidiene, trebuie s cunoatem cteva reguli referitoare la meninerea relaiilor sociale i alte reguli fundamentale. Este absolut important n lumea actual s tim s comunicm ntr-un mod politicos cu ceilali att n cadrul relaiilor de serviciu, ct i n relaiile personale.

Deseori suntem pui n situaia de a nu ti cum s reacionm n faa faptelor celorlali, la adresa crora nu putem aduce injurii doar pentru c a fost nclcat o regul de etichet sau de bun-sim n ceea ce ne privete. Trebuie s tim s acionm cu tact i responsa-bilitate n societatea i aa mult prea grbit a zilelor noastre, s nchegm relaii solide pentru a ne integra n aceasta, pentru a fi acceptai ca membri de sine stttori i pentru a fi respectai la rndul nostru.

De aceea, n aceast lecie vom demonstra cum utilizarea telefonului, felul n care se aleg i se ofer cadourile sau fl orile, fumatul n prezena altor persoane i oferirea crilor de vizit se pot realiza n circumstane plcute, protocolare, evitnd situaiile jenante sau nvnd cum s ieim din acestea.

La sfritul leciei de fa, vei putea:

9 s folosii regulile de protocol legate de convorbirea la telefonul fi x i mobil ntr-un mod plcut att pentru dumneavoastr, ct i pentru ceilali;

9 s afl ai n ce contexte se poate fuma i, mai ales, unde i cnd este interzis acest lucru;

9 s putei oferi cadouri i fl ori n aa fel nct s facei o plcere real celor care le primesc;

9 s cunoatei n ce contexte se folosesc crile de vizit.

Utilizarea telefonuluiSe spune c toat lumea tie s vorbeasc la telefon, dar, probabil, sunt mai puini cei care fac acest lucru ntr-un mod politicos. Exist un anumit protocol al convorbirilor telefonice. Telefonul este un mijloc de comunicare cotidian, att n activitatea ofi cial, ct i n viaa particular. Telefonul mobil a devenit n momentul actual un instrument aproape indispensabil, care ne scutete de multe drumuri de prisos i de timp pierdut.

Regulile fundamentale ale contactelor specialeLecia 4


Lecie demonstrativ

Defi niiile i noiunile importante, pe care trebuie s le reinei n mod deosebit, au fost mar-cate printr-o grafi c special. S afl m n cele ce urmeaz cteva informaii despre etichet,

vestimentaia ceremonial a domnilor sau despre documentele ofi ciale.

Noiuni introductive (Lecia 1)

Regulile scrise ori nescrise, dar cu siguran severe i de multe ori rigide ale etichetei sunt caracteristice curilor regale, cercurilor aristocratice i comunicrii diplomatice. Mai ales n cazul acestui ultim domeniu, fi ecare micare i gest poate avea o semnifi caie pozitiv sau negativ, n acest ultim caz putnd da natere unor grave confl icte diplomatice.

n momentul actual, prin etichet se nelege un ansamblu de norme de comportament stabilite cu rigurozitate la curile regale sau n relaiile dintre diplomai; prin extensie, eticheta desemneaz i regulile convenionale de comportare politicoas a membrilor unei clase ori societi. Deci, eticheta regleaz aproape toate situaiile ofi ciale n care indivizii se afl n interaciune (printre situaiile reglementate numrndu-se autoprezentarea, adresarea, salutul, servirea mesei, corespondena, convorbirile telefonice, fumatul n spaii publice sau n prezena altor persoane etc.).

n sens mai larg, n corpul diplomatic sunt inclui toi diplomaii reprezentanelor externe, iar n sens mai restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar, la un anumit moment dat.

Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al CD poart denumirea de doyen (din lb. francez decan). Acesta poate fi ambasadorul cu cea mai mare vechime n post sau n foarte multe state catolice nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului).

Vestimentaia n cazul evenimentelor informale, festive i semi-festive(Lecia 6)

n funcie de cele dou tipuri de evenimente, vestimentaia brbailor poate fi :

9 n cazul cerinei black tie: smoching, ale crui accesorii sunt cma alb, de tip smoching, papionul negru, pantofi i negri de lac ori pantofi i negri cu iret;

Smochingul este o hain brbteasc (de culoare neagr), fcut dup o croial special, foarte deschis n fa i cu reverele de mtase. (engl. Smoking).

9 n caz c se cere white tie: frac, ale crui accesorii sunt: o vest alb, cma de tip frac sau de tip smoching, papion alb, pantofi de lac negri (sau pantofi negri, din piele, cu iret) sau costum negru, cma alb, cravat de culoare nchis.


Lecie demonstrativ

Fracul este o hain brbteasc de stof neagr (mai rar alb), n fa scurt pn n talie, iar la spate alungit i terminat cu dou pulpane nguste, purtat la solemniti. (


Lecie demonstrativ

Cu siguran, multe aspecte teoretice pot fi mai uor nelese cu ajutorul exemplelor, fi ind nsoite adesea de imagini, desene sau scheme interesante. Iat o selecie din mai multe

lecii ale cursului.

Noiuni introductive (Lecia 1)

Pentru individul care triete n societate, o regul de conduit este aceea conform creia se cuvine s-i salute pe ceilali, iar salutul este nsoit n unele cazuri de strn-gerea minii. Pe de alt parte, salutul formulat de un ef de stat (fi e el preedinte sau monarh) nu include strngerea minii; nici Papei nu i se ntinde mna, deoarece minile sale sunt sfi nite. (Firete, exist i ocazii cu totul speciale, cnd, totui, strnge mna celorlali.)

La curtea regal spaniol, eticheta prescria exact executarea salutului adresat regelui, fcnd un pas n fa cu piciorul drept, ct de adnc trebuie s fi e plecciunea i cum anume se cuvine s fi e fl uturat plria cu pene. n momentul actual, tot eticheta este cea care reglementeaz comportamentul adecvat n prezena unui ef de stat.

Conform etichetei japoneze, atunci cnd mpratul Japoniei, Akihito, i mprteasa Michiko se afl n public, mprteasa st cu un pas n urma soului ei, dei acest lucru nseamn uneori pentru ea o sarcin de-a dreptul difi cil. n plus, mprteasa nu se uit n ochii partenerului su de discuie, spre deosebire de mprat, care i studiaz interlocutorul cu o privire ptrunztoare.

Evenimente la care se st la mas (Lecia 2)

Discuiile care se poart n timpul mesei sunt i ele stabilite prin reguli de etichet. Astfel, la felul nti conversaia se face cu vecinul din dreapta, iar la felul urmtor cu musafi rul din stnga. Evident, nu se poart discuii de fond, deoarece la astfel de eveni-mente partenerul de conversaie nu este ales, ci impus de regulile de protocol.

Cu cei care stau pe cealalt parte a mesei se poate discuta doar n cazul n care masa este ngust; n caz contrar, partenerii de discuie vor fi nevoii s vorbeasc foarte tare, deranjndu-i astfel pe ceilali oaspei.

Cadourile (Lecia 4)

A oferi un cadou este att o form de politee, de respect fa de persoana creia i se ofer, dar i, mult mai profund, o modalitate de a obliga persoana sau instituia respectiv s rspund cu un cadou sau cu un serviciu de valoare (material ori simbolic) cel puin egal cu cea a cadoului fcut. Din acest motiv, n domeniul protocolului diplomatic se ncearc reglementarea ct mai strict a oferirii i primirii de cadouri, astfel nct s nu apar acuzaii de mit.

n Japonia, modul de mpachetare a cadoului are o semnifi caie mai mare dect val-oarea acestuia.


Lecie demonstrativ

n schimb, n America, valoarea cadoului protocolar care poate fi acceptat este determinat printr-o sum prestabilit (de obicei, 50 de dolari), toate cadourile care depesc aceast sum trebuind s fi e declarate statului. Totui, dac persoana care a primit cadoul respectiv dorete s-l pstreze, trebuie s depun n contul statului suma la care fost evaluat respectivul obiect.

Ordine de plasare n automobile (Lecia 7)Reguli de baz n acest caz sunt urmtoarele:

9 luarea pasagerilor pentru a ajunge la destinaie se face n ordine invers ierarhiei acestora, iar transportarea la locuina acestora respect ierarhia;

9 cei care se afl n automobil, pot s coboare i apoi s salute persoanele care se afl nuntru, dup cum pot cobor pentru a-i lua rmas-bun de la aceia care se pregtesc s coboare;

9 urcarea n automobil, respectiv coborrea se face conform ierarhiei;9 oferul este cel care deschide i nchide ua la urcarea i coborrea persoanelor

transportate (iar acestea ateapt politicos pn cnd oferul face gestul respectiv);

9 cei de rang inferior se urc ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv automobilul;

9 amploarea i tema conversaiei sunt stabilite n acest caz de ctre oaspetele de onoare.

Ordinea de plasare este urmtoarea:

9 locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stnga spate, iar cel de-al treilea loc ca importan este considerat cel de lng ofer (pe acesta st de obicei nsoitorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);


Lecie demonstrativ

9 n cazul mai multor invitai care iau loc n acelai automobil, se aplic de obicei urmtoarea ordine de plasare:

(n cazul unui automobil mai mare, n care exist i scaun suplimentar)

Aranjarea mesei (Lecia 11)

Trebuie s alocm timp sufi cient i pentru decorarea mesei, fi ind indicat s punem masa cu cteva ore naintea sosirii invitailor.

Iat un model pentru a nlesni aranjarea tacmurilor de pe mas:

Tacmul cinei informale Tacmul cinei formale (al dineului)


Lecie demonstrativ

Restaurante cu stil (Lecia 14)

Paharele se aaz pe mas, deasupra farfuriilor, n dreapta sus. Fiecare tip de butur necesit utilizarea unui pahar diferit.

Conform unei reguli generale, cu ct butura are un coninut mai ridicat de alcool, cu att va fi mai mic paharul n care este servit. Aceasta nseamn c paharele cele mai mari vor fi folosite pentru ap i sucurile de fructe, iar cele mai mici vor fi rezervate uicii, plincii sau coniacului.

Tipuri de pahare (Lecia 15)

pahar pentru vin alb, pentru vin rou, pentru vin nobil, pentru sherry

pahare pentru martini, pahar pentru cocteil, pahar pentru lichior, pahar pentru coniac

pahar pentru vin de Bordeaux, pentru vin rose i vin alb, pentru vin de Burgundia

pahar pentru ap mineral, pahar pentru bere, pahar pentru whisky, pahar pentru plinc i vodc, pahar pentru long drink

pahar pentru ampanie, cup pentru ampanie, bol pentru ampanie

pahar pentru grog, ceac pentru ceai i punci, pahar pentru cafea irlandez

paharele


Lecie demonstrativ

Exerciiile sunt un instrument util de verifi care a cunotinelor teoretice dobn-dite n cadrul unei lecii, solicitndu-v experiena proprie din viaa cotidian sau provocndu-v imaginaia prin confruntarea cu situaii ipotetice. Mai jos avei o

selecie din Leciile 3, 4, 12 i 16 ale cursului.

Comportamentele formale (Lecia 3)

n domeniul relaiilor internaionale, activitile legate de etapele zilei difer n funcie de ar. n general, n rile nordice ziua este mprit n etape cu care suntem familiarizai; n rile sudice, n schimb, datorit climei, periodizarea zilei se modifi c foarte mult fa de modelul cunoscut n ara noastr.

n rile mediteraneene (Spania sau Portugalia, de exemplu), dimineaa ine, n gene-ral, pn la orele 12.00 (vom discuta acest aspect mai n detaliu atunci cnd vom vorbi despre formulele de salut), iar seara ncepe, de obicei, dup ora 21.

n aceste ri, pe timpul siestei (ntre 13 i 16 sau 17), magazinele i birourile sunt nchise. Apoi se deschid din nou dup-amiaza. O invitaie la cin poate fi n mod fi resc pentru ora zece seara, iar miezul nopii este considerat nc o or potrivit pentru relaii de socie-tate.

Exerciiul 5

S presupunem c suntei invitat la un dineu n Spania. La ce or v vei prezenta, dac pe invitaie scrie ntre 21 i 21.30 i cnd vei alege s plecai?

Regulile fumatului (Lecia 4)

Prima igar poate fi aprins dup consumarea felului principal sau dup ce gazda i-a aprins prima igar n timpul mesei. naintea fi ecrui fel de mncare servit, igara trebuie s fi e stins, deoarece se consider lips de educaie dac fumm n continuu, doar trecnd n revist mncarea de pe mas.

n cadrul recepiilor unde programul este mai lejer se poate fuma n locurile n care sunt amplasate scrumiere verticale, cu suport, sau lng mesele pe care sunt aezate scrumiere.

Exerciiul 3

Precizai ce reacie trebuie s avei fa de o persoan care, afl at n vizit la dumneavoastr acas, i aprinde o igar n timpul desertului, fr s v cear permisiunea, dei nimeni altcineva nu fumeaz, iar la mas se afl i civa copii.

n timpul mesei


Lecie demonstrativ

Comportamentul diplomatic al omului de afaceri (Lecia 12)

n relaiile de afaceri se pot ivi de multe ori situaii n care opiniile partenerilor s fi e divergente. De aceea este important de tiut care ar trebuie s fi e comportamentul nostru n astfel de cazuri.De multe ori, ne putem exprima acordul cu cele spuse de partenerul de discuie, dar numai ntr-un mod diplomatic, pentru a da dovad de bun-cuviin, fr ca acest lucru s nsemne ns c ne dm acordul total cu privire la afacerea despre care discutm.De asemenea, putem formula critici la adresa cuiva sau a ceva fr s denumim concret inta aprecierilor noastre negative.

Un om de afaceri trebuie s reprezinte deseori punctul de vedere al companiei sale, iar acest lucru este numit loialitate fa de corporaie.

Deseori, aceast sarcin nu este una uoar i plcut, mai ales dac suntem n postura de reprezentani ai unei atitudini colective.Astfel, este posibil s fi m de multe ori pui n situaia de a formula, n numele companiei, opinii cu care personal s nu fi m de acord. Totui, innd seama c n aceste situaii noi nu vorbim n nume personal, ci n cel al companiei, trebuie s ne asumm cele spuse sau, cel puin, s le formulm ntr-un mod ct mai obiectiv cu putin i s nu artm care sunt sentimentele personale. De regul, oamenii de afaceri nva repede c un comportament diplomatic nu se construiete doar din cuvinte.

Dac n cadrul unui interviu suntei ntrebat:Este adevrat c n uzina dumneavoastr vor avea loc concedieri i c vor fi disponibilizai cincizeci de angajai, pentru c nu avei comenzi?,rspunsul diplomatic n acest caz este:Aceste chestiuni intr n atribuia departamentului de salarizare i personal al uzinei, de aceea cred c nu sunt eu persoana potrivit pentru a da informaii n acest sens.

Dac partenerul de discuie este mai agresiv n ncercarea de a se informa, trebuie evitate rspunsurile precise.

Exerciiul 3

n ce fel este indicat s reacionai dac n timpul unei conferine de pres un ziarist v pune foarte multe ntrebri n legtur cu preluarea companiei dumneavoastr, al crei director adjunct suntei, de ctre o alta, lucru despre care s-au auzit zvonuri, dar pentru care discuiile nu sunt nc fi nalizate? Precizm c nu putei spune c discuiile respective nu sunt de competena dumneavoastr, din cauza poziiei deinute n cadrul companiei.

rile arabe (Lecia 16)

Exerciiul 1

Dac suntei invitat n casa unui arab i ai hotrt s aducei cteva cadouri pentru fetele lui, despre care ai afl at c au 13 i 14 ani, cum anume vei proceda?

loialitatea


Lecie demonstrativ

Masa de afaceri (Lecia 9)Dac vrem s ne invitm oaspeii ntr-un loc decent, plcut, s alegem cu grij restaurantul.

Este indicat s optm pentru un restaurant n care este binecunoscut buctria i servirea impecabil. Cina de afaceri este lipsit de obicei de orice element ceremonial, n cazul ei nu exist list i carte de plasare, iar ca meniu se comand, n general, o combinaie de trei feluri uoare.

Pe ct este posibil, restaurantul respectiv s fi e situat n apropierea biroului persoanei invitate. S verifi cm dac n restaurant exist sau nu o curenie corespunztoare, re-spectiv dac mesele sunt aezate la distan adecvat ntre ele pentru a se putea purta o conversaie plcut, fr perturbri.

Acest din urm lucru nu se poate face ntr-un restaurant cu muzic live, iar dac optm totui pentru un astfel de local, s rezervm o mas amplasat la distan de orchestr. Dac avem posibilitatea, s alegem un separeu, un loc mai linitit.

n cazul mesei de afaceri, accentul nu cade pe mncarea consumat. Firete, bucatele pot fi alese n prealabil i de pe meniu, ns trebuie stabilit cine pltete. n cazul unei invitaii la o mas de afaceri, pltete, n general, persoana care lanseaz invitaia, dar trebuie s-i comunice n prealabil intenia chelnerului sau s plteasc un avans.

n strintate, sunt cazuri n care suntem invitai la o mas de afaceri, ns toi participanii la aceasta i pltesc consumaia, de aceea este indicat s ne informm n prealabil n acest sens i s avem asupra noastr bani sau card bancar.

Cel mai important lucru de tiut cu referire la masa de afaceri este c invitm pe cineva la o astfel de mas doar n cazul n care acest lucru este absolut necesar. La lansarea invitaiei s comunicm persoanei respective i scopul ntlnirii. Acest lucru trebuie s-l discutm direct cu persoana n cauz, nu cu secretara acesteia.

n cazul contramandrii unui dejun sau a unei cine de afaceri, persoana care trebuie s propun o alt ocazie este cea care a contramandat ntlnirea. Toate cheltuielile din restaurant sunt suportate de gazd, deci att contravaloarea mncrii, ct i cea a buturii consumate, ceea ce nseamn i aperitivul (butura de ntmpinare), respectiv vinul sau eventual berea, cafeaua i buturile rcoritoare, servite dup luarea mesei.

Pe parcursul mesei de afaceri trebuie s evitm temele religioase, etnice i politice (vezi lecia 5). O tem de conversaie sigur i fr capcane este considerat ntotdeauna starea vremii, sportul, viaa economic i cultural, eventual hobby-urile comune, do-meniul de interes al invitailor.

Exerciiul 4

Imaginai-v un tnr debutant n lumea afacerilor. Acesta i invit pentru prima oar la mas partenerii de afaceri, ns ntlnirea nu a fost lipsit de surprize: ajuni n restaurant, constat c numrul locurilor este insufi cient, muzica este mult prea tare n difuzoarele afl ate chiar deasupra mesei gsite cu greu i, la momentul achitrii consumaiei s-au ivit probleme, deoarece partenerii si nu aveau cardurile bancare la ndemn. Afacerea nu s-a mai ncheiat. Unde a greit tnrul i ce ar fi trebuit s fac pentru reuita negocierilor?


Lecie demonstrativ

Pentru a v nsui ct mai bine regulile de protocol i organizare evenimente v sunt de ajutor i unele recomandri. V oferim asemenea fragmente din Leciile 4 i 6 ale

cursului.

Utilizarea telefonului n vizit (Lecia 4)Atunci cnd cineva poart o discuie telefonic personal n prezena noastr, se cuvine s-i asigurm intimitatea, ieind temporar din ncpere sau ndeprtndu-ne.

Mesajele lungi lsate pe robotul telefonic trebuie evitate, deoarece acesta nregistreaz numai mesaje de o anumit durat, de obicei foarte scurt.

Cea mai important regul legat de folosirea telefonului mobil este aceea c trebuie s tim cnd se cuvine s-l nchidem. Se consider lips de tact i impolitee dac telefonul mobil ncepe s sune n timpul anumitor evenimente ofi ciale.

Folosirea telefoanelor mobile este n mod explicit interzis n timpul spectacolelor de teatru sau al discursurilor ofi ciale, precum i n spitale sau n avion. Dar, n afar de aceste situaii, este interzis folosirea lor i la cinematograf, n timpul conferinelor sau al ntlnirilor ofi ciale, precum i n lcaele de cult (biserici, moschei, temple etc.).

n cazul participrii la o edin, la discuii sau tratative, trebuie s anunm n preala-bil, cerndu-ne scuze, dac ateptm un apel foarte important. Cnd sun telefonul, trebuie s ieim imediat din ncpere i abia apoi s rspundem.

n ciuda practicii tot mai rspndite, folosirea telefonului mobil nu este recomandat n locuri publice (pe strad, n mijloacele de transport, la pia sau n parc). Totui, dac telefonul sun, se cuvine s rspundem, ns este indicat s vorbim ct mai ncet i s mergem ntr-un loc mai retras pe durata convorbirii, care trebuie s fi e ct mai scurt, date fi ind mprejurrile.

De asemenea, convorbirea telefonic efectuat n timpul conducerii autovehiculului este periculoas (exceptnd cazul n care se folosete sistemul hands free); n plus, dac suntem observai de un agent de circulaie, va trebui s pltim amend.

Degustrile de vin (Lecia 3)De obicei, vinurile sunt prezentate pe rnd. Pe parcursul degustrii, paharul se rotete ncet i uor, pentru a-i omogeniza coninutul. Datorit acestei micri circulare, parfumul i aroma (buchetul) vinului sunt mai accentuate. Vinul se ine n gur i se bea ncet, treptat, degustndu-l. Paharele de vin nu se umplu n ntregime, ci doar pe jumtate.

La degustrile care au loc n crame, ntotdeauna este un moment apreciat i savurat turnarea vinului din butoi. De obicei este prezentat i varianta dus la miestrie a acestei operaiuni, adic turnarea vinului n pahar de la nlime, fr a curge nicio pictur n afara lui.

Prezentarea vinurilor ncepe ntotdeauna cu cele seci i albe, uoare i tinere, dup care urmeaz cele mai corpolente, demiseci ori demidulci sau care au un coninut mai mare de alcool (dei variaiile de vin se bazeaz pe reguli stabilite, numrul lor este practic infi nit). De obicei, irul prezentrii este ncheiat de vinurile dulci (grele), n ordinea cresctoare a gradului de trie al acestora.

telefonul mobil


Lecie demonstrativ

Fiecare lecie conine la fi nal o recapitulare a cunotinelor prezentate n cadrul su. Am ales pentru exemplifi care un fragment din recapitularea Leciei 2.

RECAPITULAREA LECIEI 2

2.1 Exist cinci mari domenii n care este necesar apelul la regulile de protocol i de etichet: relaii interstatale, interguvernamentale i diplomatice, relaii ofi -ciale internaionale, relaii ofi ciale interne, relaii de societate i private i relaii familiale.

2.2 Protocolul de stat organizeaz negocierile, ntlnirile, programele i cltoriile ofi ciale ale preedintelui, ale primului ministru i ale celorlali minitrii, organizeaz sosirea i plecarea n i din ar a acestora, precum i programele delegaiilor la nivel nalt.

2.3 Primirea unei delegaii la nivel nalt cuprinde urmtoarele aspecte de care protocolul de stat trebuie s in seama: sosirea delegaiei, derularea programului, plecarea delegaiei i asistena la plecarea membrilor acesteia.

2.4 Protocolul diplomatic reprezint totalitatea regulilor de procedur, de compor-tament, de ierarhizare, de adresare, de coresponden i de etichet urmate la evenimentele i ceremoniile ofi ciale ale vieii publice i diplomatice. Rolul su este nlesnirea desfurrii i meninerii relaiilor ofi ciale i personale.

2.5 Corpul diplomatic cuprinde, n sens larg, toi diplomaii reprezentanelor externe i n sens restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar, la un moment dat.

2.6 Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al corpului diplomatic poart denu-mirea de doyen (din lb. francez decan). Acesta poate fi ambasadorul cu cea mai mare vechime n post sau nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului).

2.7 Reprezentanele externe pot fi de dou feluri: reprezentane diplomatice sau reprezentane consulare. Reprezentana diplomatic asigur protecia intere-selor statului i ale instituiilor acestuia, n timp ce reprezentana consular protejeaz interesele cetenilor statului pe care l reprezint.

2.8 Reprezentanele diplomatice sunt: ambasad, comisariat general, reprezentan permanent de pe lng o organizaie internaional, nuniatur, pe de o parte, i legaie i pronuniatur, pe de alt parte.

2.9 Reprezentanele consulare sunt urmtoarele: consulat general, consulat, vice-consulat, agenie consular, consulat general onorifi c i consulat onorifi c.

2.10 Ambasada asigur, n statul acreditar, reprezentarea statului acreditant i mediaz ntre cele dou state. Ambasada este o reprezentan de un nivel mai nalt dect legaia.

2.11 Consulatul se ocup, n ara de reedin, de protecia intereselor juridice i economice ale statului trimitor i ale cetenilor acestuia. Elibereaz paapoarte, vize, alte acte ofi ciale, viza fi ind eliberat cetenilor statului trimitor n scopul cltoriei acestora n statul de reedin.


Lecie demonstrativ

Toate leciile sunt nsoite de o seciune de rspunsuri la exerciii, care v ndrum n rezolvare prin anumite sugestii uneori inedite. Iat ca exemplu rspunsurile

Leciei 14.

RSPUNSURI LA EXERCIII LECIA 14

Exerciiul 1

Situaia creat, zgomotul i deranjul provocat de copii n restaurant sunt neplcute din cauza neateniei prinilor la proprii copii, care sunt prost-crescui. n acest caz, avei dou soluii: fi e s i rugai pe prini s se ocupe de copii, astfel nct s nu mai avei probleme, fi e s rugai un chelner s atenioneze prinii despre pstrarea ordinii i a linitii. n niciun caz nu trebuie s facei aceste observaii pe un ton ridicat i nici s nu v lsai antrenai n confl icte, care nu ar face dect s atrag atenia asupra dumneavoastr n mod inutil.

Exerciiul 2n cazul n care ajuni, ntr-un restaurant, nu tii cu precizie unde ar trebui s v aezai, este preferabil s ateptai un chelner care s v conduc spre o mas liber, deoarece ar fi destul de neplcut s v aezai la o mas rezervat ori s facei slalom printre mese n cutarea uneia libere.

Exerciiul 3Cel mai bine ar fi s nu le spunei comesenilor c suntei alergic, ci, avnd n vedere dorinele lor, s comandai antreul recomandat cu atta cldur de chelner i s-i ndemnai i pe ei s-l comande, dar s ncercai ca, pe ct posibil, s v abinei de la consumarea lui. Pentru aceasta, putei recurge la diverse trucuri, cum ar fi , s pretextai c avei de dat un telefon urgent, evitnd s mncai n acelai timp cu ceilali, iar apoi s cerei s vi se ia din fa, motivnd c nu v place rece.

Exerciiul 4Este clar c nu chelnerul este vinovat de ceea ce vi s-a ntmplat. Cu toate acestea, servirea n restaurantul respectiv a fost deplorabil. n acest caz, putei s-i lsai un baci destul de mare chelnerului (recomandat ar fi cam 10% din valoarea facturii), dar s facei i o reclamaie n condica restaurantului.

Exerciiul 5~n cazul n care se impune restricia mpotriva fumatului, vei respecta regulile locului n care v afl ai i nu vei insista pentru schimbarea lor. Cu siguran c astfel de restaurante au amenjate locuri speciale pentru fumat, aa c nu trebuie dect s-i cerei chelnerului s v conduc spre un astfel de loc.

Exerciiul 6n ceea ce privete mncarea, buctria francez este mai uoar i mai puin condimentat dect cea englezeasc, iar n privina buturilor, francezii sunt mari butori de vin i ampanie i cultivatori de vi-de-vie, pe cnd englezii fac parte dintre popoarele con-sumatoare de bere.


Lecie demonstrativ

Pentru a v familiariza cu noiunile i termenii specifi ci din domeniu, leciile conin un dicionar de specialitate. S urmrim mai jos dicionarul corespunztor Leciilor 1 i 2.

DICIONAR DE SPECIALITATE PENTRU LECIILE 1 I 2

audien ntrevedere acordat unui solicitant de ctre o persoan de rang nalt

ceremonie formalitate social, ofi cial; ritual

ierarhie relaie de sub- i supraordonare determinat

legaie reprezentan diplomatic permanent inferioar n rang unei ambasade, condus de un ministru plenipoteniar sau nsrcinat cu afaceri

nuniu (apostolic) reprezentant diplomatic permanent al Vaticanului ntr-o ar strin, asimilat ca rang ambasadorilor

prestigiu autoritate, pondere moral a unui individ n societate

stat acreditant stat care trimite n alt ar o ambasad, pentru a proteja interesele cetenilor si i interesele statale n ara respectiv

stat acreditar stat care primete pe teritoriul su o ambasad a unui stat strin

stat de reedin stat care primete un consul al unui stat trimitor

stat trimitor stat care numete un consul pe teritoriul unui stat de reedin

statut locul pe care l ocup un individ ntr-un sistem social dat i la un anumit moment

VIP prescurtarea expresiei englezeti Very Important Person (persoan foarte important), care desemneaz personalitile crora li se acord un tratament special de ctre autoriti n anumite situaii (cltorii n strintate, conferine, ntlniri la nivel nalt etc.)


Lecie demonstrativ

TEMA PENTRU ACAS 2

1. Comparai recepia i evenimentele la care se st la mas i precizai care sunt avantajele si dezavantajele lor, din punctul de vedere al regulilor de comunicare i protocol.

2. Cine stabilete, n cadrul unei reprezentane diplomatice, ordinea diplomailor?

a) protocolul statului acreditar;

b) documentul de organizare interioar a ambasadei statului acreditant;

c) regulile Conveniei de la Viena din anul 1961.

3. Cine suport cheltuielile de edere ntr-o ar strin a unei delegaii guverna-mentale?

a) sunt acoperite de oaspei;

b) se aplic principiul reciprocitii;

c) sunt acoperite n egal msur att de ctre invitai, ct i de cei care au lansat invitaia.

4. Cum se redacteaz programul unor discuii ofi ciale?

a) dup preferine;

b) n funcie de dorinele oaspeilor;

c) n ordinea importanei elementelor componente.

5. Alctuii un program de timp liber pentru soia unui preedinte de stat, afl at ntr-o vizit ofi cial de 4 zile. Precizai care vor fi relaiile cu mass-media n timpul acestui program.

Toate leciile sunt nsoite de o tem pentru acas, cu rolul de a v verifi ca nsuirea cunotinelor. Iat ca exemplu tema Leciei 2.


Lecie demonstrativ

Temele se rezolv pe formulare speciale, care pot fi trimise spre corectare profesorului per-sonal. Mai jos avei exemplifi cat formularul aferent temei prezentate anterior.

tel. 021/33.225.33; www.eurocor.ro

Cu prezentarea formularului de tem pentru acas se ncheie lecia demonstrativ a acestui curs.

~n sperana c materialul prezentatv-a convins de accesibilitatea i atractivitatea cursului nostru,

v ateptm s devenii cursant al Institutului Eurocor, nscriindu-v la cursul de Protocol i organizare evenimente!

Protocol si organizare evenimente.pdfPage 1

Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente

Documents

Transcript of Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente