Sistemul de management integrat

1. Sisteme integrate de management Sistemul de management integrat înseamnă că mai multe sisteme de management sunt reunite sub o structură comună pentru a simplifica documentaţia, a uşura auditarea, certificarea şi pentru a canaliza efectele lor sinergice. Integrarea sistemelor de management calitate, mediu şi de sănătate şi securitate în muncă este o tendinţă firescă într-o lume care se globalizează. Pe viitor organizaţiile nu vor putea supravieţui fără să-şi elimine continuu barierele cu un mediu tot mai reglementat şi mai armonizat. Sistemele integrate au la bază 2 premize fundamentale: 1. nu standardele ci clienţii, produsele şi procesele stau în centrul comerţului organizaţiei, 2. sistemele de management servesc pentru optimizarea planificării, monitorizării şi analizei proceselor manageriale Certificarea sistemelor integrate de management reprezintă cea mai bună soluţie pentru o organizaţie adeptă a conceptului de Management al Calităţii Totale şi afl ată pe calea spre excelenţă. Managementul calităţii raportat la cercetare-dezvoltare denotă aspecte specifi ce, având în vedere particularităţile unice ale acestei activităţi umane. Astfel, cuantifi carea performanţelor şi evaluarea calităţii unui produs ştiinţifi c este mult mai difi cilă decât a unor produse materiale tradiţionale. Unul dintre cele mai importante benefi cii ale implementării managementului calităţii în mediul de cercetare-dezvoltare este defi nirea noţiunii de calitate în cercetare-dezvoltare. ISO 9001 reprezintă un cadru efi cient pentru elaborarea sistemului calităţii în domeniul respectiv. Acesta conturează structura organizaţională, responsabilitatea managementului, procedurile şi procesele necesare pentru a pune bazele unui sistem holistic de management al calităţii. Implementarea ulterioară a altor standarde specifi ce activităţii derulate de organizaţie (ISO 14001, ISO 27001 etc.) generează un sistem integrat de management, avantajul esenţial al acestuia pentru activităţile de cercetare-dezvoltare fi ind tratarea strategiilor, performanţei, riscului, conformităţii, proceselor şi calităţii ca elemente interdependente de realizare a obiectivelor organizaţionale, permiţându-le să fie gestionate într-un mod unifi cat, sistematic în scopul optimizării rezultatelor. Prin urmare, deosebit de importantă este implementarea sistemelor de management al calităţii în instituţiile care administrează şi reglementează sfera ştiinţei şi inovării. În Republica Moldova în această categorie se încadrează Consiliul Suprem pentru Ştiinţă şi Dezvoltare Tehnologică al AŞM şi Consiliul Naţional de Acreditare şi Atestare.

Managementul integrat reprezintă procesul complex de îmbinare a resurselor şi a activităţilor de planificare, organizare, dirijare şi control, în vederea realizării obiectivelor organizaţionale. Conceptul privind managementul integrat al organizaţiei precizează că pentru a atinge obiectivele organizaţiei este necesară o activitate amplă de conducere, administrare şi gestionare adică este necesar a se ajunge la aşa numita artă de a conduce care presupune printre altele:

• conducătorul sau nivelul de decizie trebuie să ia în considerare în procesul decizional simultan mai multe probleme • conducătorul trebuie să ierarhizeze problemele în funcţie de anumite criterii şi priorităţi, • conducătorul trebuie să fie capabil să se concentreze pe problemele esenţiale şi de actualitate iar dacă este întrerupt trebuie să poată relua imediat după rezolvarea întreruperii raţionamentul sau lucrarea în cursul căreia a fost întrerupt; • conducătorul trebuie să prevadă situaţiile posibile cu care se va confrunta; • conducătorul trebuie să aibă instrumente de control şi să le utilizeze eficient corectând perturbaţiile ce pot apare. Un sistem de management optim şi competitiv se sprijină pe principii de lucru care stabilesc între altele, următoarele acţiuni: • planifică - adică stabileşte obiectivele şi procesele necesare obţinerii rezultatelor în concordanţă cu cerinţele clientului şi cu politica organizaţiei; • efectuează - adică implementează procesele; • verifică - adică monitorizează şi măsoară procesele şi produsul faţă de politicile, obiectivele şi cerinţele pentru produs şi raportează rezultatele; • acţionează - întreprinde acţiuni pentru îmbunătăţirea continuă a performanţei proceselor.

2. Implicaţiile unui sistem integrat de management Inaintea împlementării unui sistem integrat de management într-o organizaţie este important: • determinarea „nevoii” de implementare a standardelor în organizaţie; • să se definească domeniile de interes care se doresc integrate, (de ex.: calitatea produselor şi serviciilor – protecţia mediului – sănătate şi securitate în muncă – sănătatea alimentului, etc.), • să se aleagă standardele de referinţă pentru fiecare domeniu în parte (ex. SR EN ISO 9001:2001, SR EN ISO 14001:2005, OH SAS 18001:2007, HACCP, etc.) • identificarea cerinţelor şi domeniilor de aplicare pentru fiecare standard ales pentru aplicare; • realizarea unei analize preliminare pentru implementare (ce există, ce trebuie îmbunătăţit, ce trebuie adăugat şi cu ce costuri) în funcţie de cerinţele specifice fiecărui standard ales drept referintă; • implementarea sistemului integrat; • monitorizarea implementării şi a efectelor acesteia; • auditul şi certificarea sistemului integrat. Înainte ca o firmă sau societate să-şi aleagă tipul de sistem de management de mediu sau sănătate ocupaţională pe care să-l adopte trebuie să determine dacă are într-adevăr nevoie de acesta. Pentru determinarea acestor motive firma respectivă ar trebui să răspundă afirmativ cel puţin la două din următoarele întrebări: • Este nevoită organizaţia să se conformeze cu legislaţia şi reglementările de mediu şi/sau cu cele de sănătate ocupaţională? • Se caută modalităţi pentru a îmbunăţi performanţa de mediu şi/sau condiţiile de muncă pentru angajaţi? • Este starea problemelor de mediu sau condiţiilor de muncă a ale organizaţiei de natură săcauzeze o răspundere legală semnificativă?

• Lipsa timpului sau a altor resurse este cea care împiedică organizaţia să-şi respecte eficient obligaţiile de mediu şi a celor referitoare la riscurile profesionale? • Pare neclară legătura dintre scopurile de mediu, sănătate ocupaţională şi celelalte scopuri ale organizaţiei? Dacă s-a răspuns afirmativ la cel puţin două din întrebările de mai sus atunci se impune implementarea unui sistem integrat în organizaţie şi va trebui să se informeze asupra tuturor tipurilor de sisteme de management de mediu şi sănătate ocupaţională etc. şi să le aleagă pe cele care se potrivesc cel mai bine profilui de activitate desfăşurată. Este bine de ştiut că o astfel de activitate de implementare durează (cu toate fazele) aproximativ doi ani (în funcţie de mărimea organizaţiei), timp în care tot personalul din firmă este implicat în activitatea de implementare. Pentru firmele care au implementat un sistem de managementul calităţii situaţia este mai uşoară în sensul că sistemul de management de mediu şi cel de sănătate ocupaţională se poate baza pe structura creată anterior pentru sistemul de asigurarea calităţii (care binenţeles va fi dezvotată în continuare). Trebuie avut în vedere că acest sistem (ca oricare altul) are atât avantaje cât şi pericole Dintre cele mai importante avantaje amintim: • Noi pieţe şi clienţi; • Creşterea gradului de conformare; • Control operaţional crescut; • Aces la capital mai uşor; • Responsabilitate integrată pentru calitatea produselor, serviciilor, protecţia mediului, sănătate . Pericolele cele mai mari care pot să intervină într-o astfel de activitate sunt legate atât de interiorul firmei (schimbarea este dificilă, greu de implicat managerii, timpul managerilor şi al angajaţilor, costurile interne ale muncii reprezintă cea mai mare parte a resurselor cheltuite de majoritatea organizaţiilor pentru SMM), cât şi de mediul exterior ei (posibile cheltuieli suplimetare cu: asistenţa de consultanţă din exterior, instruirea personalului de către persoane/organizaţii din exterior, auditorii, certificarea). Implementarea unui sistem integrat poate fi un proces costisitor mai ales pentru intreprinderile mici şi mijlocii şi în etapa de început (unul dintre dezavantaje), timpul de recuperare a investiţiei este în general de 14 luni, iar în unele cazuri este mult mai scurt. Activitatea legată atât de implementare cât şi de desfăşurarea activităţii într-un sistem integrat este un proces ciclic, fiind un instrument util pentru ca firmele să-şi administreze, să măsoare şi să-şi îmbunătăţească toate operaţiile. Modul în care sistemul integrat poate fi implementat diferă de la o intreprindere la alta. Caracteristicile diferitelor organizaţii, cum ar fi tipul de firmă, mărimea, natura şi complexitatea activităţilor sale, produsele şi serviciile realizate, determină o anumită structură a sistemului de management implementat. 3. Analiza preliminară pentru implementare Implementarea unui sistem integrat de management într-o organizaţie presupune: • Câştigarea angajamentului managerului de vârf; • Alegerea unui responsabil de sistem integrat;

• Stabilirea sferei de cuprindere a sistemului integrat; • Constituirea unei echipe de implementare. • Efectuarea unei analize preliminare (analiza lipsurilor). • Pregătirea unui buget şi planificarea în timp a proiectului. Fiecare etapă este importantă, pentru că de modul şi corectitudinea cu care se realizeazădepinde pe viitor reuşita proiectului în organizaţie.

Avantajele Sistemului Integrat de Management

Obstacolele întîmpinate de organizaţii în realizarea obiectivelor şi scopurilor propuse, adesori sînt rezultatul nerespectării condiţiilor de calitate, de mediu , de siguranţă şi sănătate a personalului, de securitate a informaţiilor etc.. Astfel, necesitatea integrării acestor domenii a determinat constituirea unui Sistem Integrat de Management.

O certificare a sistemelor integrate de management reprezintă cea mai bună soluţie pentru o organizaţie adeptă a conceptului de Management al Calităţii Totale ce aspiră spre excelenţă.

Abordarea proceselor şi activităţilor unei organizaţii, atît prin prisma cerinţelor privind calitatea produselor şi a serviciilor, căt şi protecţia mediului, sănătatea şi securitatea muncii, este fundamentul unui sistem integrat de management.

În concordanţă cu experienţa celor care au reuşit în afaceri, sistemele de management integrate, dau soluţii pentru calitatea produsului/serviciului avînd ca reper următoarele documente referenţiale: calitate- ISO 9001: 2001, mediu - ISO 14001:2005, sănătatea şi securitatea angajaţilor-OHSAS 18001:2004, siguranţa alimentului - HACCP/ISO-22000:2005 şi securitatea informaţiilor - ISO/CEI 27001:2005. Practic, un sistem integrat de management este un mod de a proiecta şi implementa, respectiv a certifica două sau mai multe sisteme de management (Calitate, Mediu, Siguranţa Alimentară, Siguranţă şi Sănătate Ocupaţională, etc). Implementarea şi certificarea a două sau mai multe sisteme într-o organizaţie se poate face şi în paralel.

Pentru a reuşi integrarea a două sau a mai multor sisteme de management, este absolut necesară o înţelegere cît mai bună a organizaţiei, optimizarea procesului decizional şi elaborarea şi planificarea unei strategii de dezvoltare care să se fundamenteze pe principiile managementului calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii.

Integrarea a două sau mai multe sisteme de management într-un sistem de management integrat poate avea următoarele avantaje:

simplificarea sistemelor de management deja existente, în cazul în care acestea există; cresterea beneficiilor aduse de fiecare sistem în parte optimizarea consumului de resurse utilizate; micşorarea costurilor de menţinere a mai multor sisteme de management; stabilirea unui cadru unic pentru îmbunătăţirea continuă a tuturor standardelor; se defineşte o politică de calitate, mediu, sănătate şi securitate a muncii, igiena

alimentară;

se stabilesc procesele, problemele de mediu, cele privind sănătatea şi securitatea muncii care rezultă din activităţi, produse, pentru a asigura calitatea produselor şi a determina rezultatul avut asupra mediului, sănătăţii şi securităţii muncii;

se stabilesc priorităţile şi se hotărăsc obiectivele generale şi individuale; se creează toate condiţiile pentru activităţile de planificare, control, monitorizare,

acţiuni corective, audit şi analiză; se identifică reglementările relevante din domeniu; se creează, prin toate acestea, o mai mare capabilitate de a se adapta modificarilor de pe

piaţă, cerinţelor clienţilor, noilor tendinţe, etc.

Un sistem integrat de management reprezinta o abordare managerială logică şi sistematică ceea ce permite luarea de decizii strategice şi operaţionale optime care iau în considerare toate aspectele esenţiale ce conduc la funcţionarea eficientă a unei organizaţii, atât din punct de vedere al calităţii cât şi al mediului sau siguranţei şi igienei alimentare etc.