Instrumente Software Pentru Proiecte de Marketing

INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE

MARKETING

Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU

Semestrul I

An universitar 2014-2015

Facultatea de Marketing

1. Concepte fundamentale privind

gestiunea proiectelor

Project Management

(Managementul de proiect) - arta de a

contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o

parte, şi constrângerile de timp, buget şi calitate a

rezultatelor, pe de altă parte.

Ce reprezintă Project Management

Managerul de proiect

Persoana responsabilă în planificare, execuția și finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor stabilite, mai ales în domeniul construcțiilor, arhitectură, IT și telecomunicații.

Responsabilitățile cheie ale manager de proiect definirea de obiective clare și realizabile în proiect,

definirea cerințelor de proiect, a rezultatelor așteptate precum și a obiectivului general al proiectului

gestionarea triplei constrângeri pentru proiecte: cost/resurse, timp și scop pe domeniul de aplicabilitate.

Abordări moderne în managementul de proiecte

Planificare de jos în sus (Bottom-up Project

Management) - se pune accent pe elaborarea mai

simplă a proiectelor, pe cicluri mai scurte într-un proiect,

pe o colaborare eficientă între membrii echipei și o

implicare mai puternică a acestora și pe luarea deciziilor.

Membrii echipei de proiect sunt invitați să participe la

fiecare pas al procesului de management. Decizia cu

privire la un curs de acțiune este luată de către întreaga

echipă.

Corporații precum New York Times, Ernst&Young, IBM,

etc. au ales o astfel de abordare de management.

Abordări moderne în managementul de proiecte

Planificare și revizuirea de sus în jos (Top-Down

Project Management) - caracterizată de luarea

deciziilor la nivel de entitate în privința portofoliului de

proiecte pe care ar trebui să îl aibă o organizație.

Expresia "top-down" înseamnă că toate direcțiile provin

de la managementul de vârf, angajații afectați de

schimbare nu prea au posibilitatea de a influența

propunerile înaintate de factorul de decizie.

Toate așteptările managerului de proiect sunt

comunicate în mod clar fiecărui participant la proiect.

Orice proiect poate fi definit prin următoarele

caracteristici (PMBOK, 2013):

are un obiectiv unic

este temporar

este dezvoltat folosind elaborarea progresivă

specificații ale proiectului sunt definite, inițial, mai larg, la modul general și apoi, rafinate, și mai detaliate pe măsură ce proiectul avansează

necesită resurse, de multe ori din diverse domenii: umane, financiare, de timp, etc.

ar trebui să aibă un client primar sau un finanțator

finanțatorul de proiect oferă, de obicei, direcția și finanțarea pentru proiectul

implică un anumit grad de incertitudine

dacă obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect timpul de finalizare și a costurile și apare dependența de factorii externi.

Avantajele utilizării managementului de proiect

(Schwalbe, 2007):

Control mai bun al resurselor financiare, fizice și umane

Îmbunătățirea relațiilor cu clienții

Reducerea timpului de dezvoltare

Reducerea costurilor

O mai bună calitate și fiabilitate sporită

Marje de profit mai mari

Îmbunătățirea productivității

Coordonare internă mai bună

Triunghiul managementului de proiect

Succesul unei bune gestionări de proiect

presupune îndeplinirea celor 3 + 1 obiective

principale:

scopul/domeniul

timpul

resursele/costurile

calitatea rezultatelor obținute și a proiectului

în sine.

Factori importanți care asigură succesul

unui proiect:

predare la timp: încheierea proiectului în

orizontul de timp prevăzut inițial

încadrarea în domeniul de aplicabilitate și

livrarea la standarde de calitate înaltă:

producerea rezultatelor prevăzute potrivit unor

standarde calitative și cantitative.

livrarea în limitele bugetului: utilizarea numai a

resurselor prevăzute, de exemplu resurse

financiare, resurse umane, resurse materiale,

etc.

Metodologia proceselor de Project Management

Descrierea managementului proiectelor este posibilă prin analiza ciclului de viață al proiectelor, care se referă la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale căror denumiri și număr sunt determinate de necesitățile realizării scopurilor sau obiectivelor proiectului.

Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project Management acoperă 5 faze principale de realizare.

Succesul unui proiect depinde de: etapa de planificare în vederea satisfacerii obiectivelor

tehnice şi a cerințelor de timp ale proiectului

încadrarea în bugetul proiectului

Fazele de realizare ale managementului de proiecte

Inițierea proiectului

Planificarea proiectului

Execuția proiectului

Analiză, Monitorizare și

Control

Finalizarea proiectului


Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la

nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocării de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportarii activităţilor proiectului

ajută managerul de proiect să:

coordoneze şi

controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea

încadrării în:

termenele şi bugetul stabilit,

eliminării riscurilor şi

creşterii productivităţii muncii.


Managerul de proiect este cel care trebuie să

angajeze procesele de management ale

proiectului, respectiv procesele existente în

ciclului de viață al unui proiect

Aria de competențe a managerului de proiect -

managementului de timp, costuri, riscuri, calitate,

resurse umane, comunicare, cât și pe partea de

definire a domeniului de aplicabilitate, management al

cerințelor, pe partea de achiziții publice, infrastructură,

etc.

Faza de iniţiere

În această fază se definește natura și domeniul de aplicare al proiectului, se identifică contextul și nevoia de proiect, se ajunge la un consens între actorii implicați și se stabilesc obiectivele generale.

Etapa de inițiere ar trebui să includă un plan care cuprinde următoarele domenii:

analiza cerințelor de afaceri/ cerințele în obiective măsurabile

revizuirea operațiunilor curente

analiza financiara a costurilor și beneficiilor, inclusiv un buget

analiza părților interesate, inclusiv utilizatorii, și a echipei de suport pentru proiect

un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate și durată în timp.

Faza de planificare

Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocării de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportării activităților proiectului

ajută managerul de proiect să coordoneze și să controleze activitatea echipei pe care o conduce în vederea încadrării în termenele și bugetul stabilit, eliminării riscurilor și creșterii productivității muncii.

În evaluarea performanțelor proiectului de afaceri intervine ca factor decisiv satisfacția clienților din punct de vedere al calității rezultatelor obținute.

Planificarea și gestionarea unei bune execuții a unui proiect generează multiple beneficii atât pentru echipa proiectului, cât și pentru beneficiarii direcți ai rezultatelor.

Etapele procesului de planificare

a) Identificarea activităților

Formularea obiectivelor proiectului este utilizată pentru a descrie proiectul

ca un grup de activități sau sarcini (Task).

Activitatea - element de muncă, efectuat în timpul derulării proiectului, a

cărui executare poate fi încredințată unui sau mai multor membri ai echipei.

Termenul de sarcină - în general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea

în multe aplicații, activitățile sunt considerate ca fiind subdivizate în mai

multe sarcini.

Sarcinile trebuie să fie asociate cu repere de referință (milestone).

Reper de referință - un eveniment intermediar important care survine în

cursul unei realizări, asociat cu obținerea unui rezultat important sau cu o

analiză de stadiu, caracterizată drept critică. Exemple: terminarea unei faze

a proiectului, furnizarea unui raport final, recepția unui echipament, etc.


b) Estimarea duratelor și resurselor

Sarcinile se caracterizează prin durate în timp, determinate de o dată de

început și o dată de sfârșit.

Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate în serie sau în paralel,

conform cu dependențele lor reciproce.

c) Identificarea relațiilor și dependențelor activităților

Dependențele dintre activitățile proiectului prezintă relația de ordine

dintre două activități succesive, respectiv legătura dintre activități - cea mai

folosită este relaţia de tip Finish-to-Start leagă evenimentul de sfârșit al

activității precedente cu evenimentul de început al activității următoare.

Dependențele logice dintre activități pot fi definite utilizând o diagramă în

rețea a activităților.


d) Identificarea constrângerilor (de resurse material sau financiare

şi de timp)

Deciziile de programare condiționate de disponibilitatea limitată a resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, există constrângeri referitoare la:

Date impuse (referitoare la datele de început și de sfârșit) pentru terminarea unor livrabile.

Evenimente importante sau milestone-uri programate şi aşteptate.

e) Stabilirea programării

Programarea constă în analiza:

succesiunii activităților,

a duratelor activităților,

a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfășurare a proiectului, care trebuie să precizeze datele de început și de sfârșit pentru activitățile proiectului și datele planificate pentru milestone-uri.

Monitorizarea & Finalizarea unui proiect

Pentru monitorizarea unui proiect există mai multe tipuri de rapoarte:

liste de activități, cu procentaje de îndeplinire

analize în timp ale proiectului

grafice-rețea (Network Diagram)

diagrame sau grafice Gantt de eșalonare calendaristică a activităților – cea mai utilizată variantă

rapoarte de execuție lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.

Finalizarea proiectului constă în acceptarea formalizată a rezultatelor proiectului şi presupune:

închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și diseminarea informațiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;

închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricăror probleme deschise.

Diagramă Gantt

2. Definirea şi salvarea unui nou proiect

utilizând Microsoft Project 2010

Soluţia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, atât de necesară unei companii pentru a fi

competitivă pe piaţă.

Această soluţie furnizează funcţionalităţi extinse pentru managerii de

proiect care doresc să îmbunătăţească programarea activităţilor şi a

capacităţilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2010 instrument puternic menit să ajute

organizaţiile în prioritizarea invesţiilor şi optimizarea resursele

alocate, să permită câştigarea controlului asupra activităţilor

desfăşurate şi să vizualizeze performanţa obţinută prin utilizarea

unor puternice şi sugestive tablouri de bord.

Crearea unui proiect MS Project 2010

Se poate realiza printr-una din următoarele

variante:

Start Microsoft Office Microsoft Project 2010

Meniul File New Blank Project Create

Un nou proiect se poate crea şi pe baza unui fişier

existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.

Meniul File New New from Excel workbook

Un proiect se poate deschide şi pe baza unor şabloane

sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,

etc.

Crearea unui nou proiect utilizând MS Project 2010

Fereastra Microsoft Project 2010

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului: Task

Resource

Project

View

Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activităţilor/task-urilor şi a resurselor alocate

acestora în partea din stângă a ferestrei (Table area)

vizualizarea eşalonării în timp a acestora în partea dreaptă a ecranului (Timescale Gantt Chart).

Fereastra Microsoft Project 2010

Salvarea unui proiect MS Project

Se realizează tot prin intermediul meniului

File Save As

Formatul standard al fişierului de tip proiect cu

extensia implicită “.mpp” (Microsoft Project Plan) se

salvează în folderul dedicat.

Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv

ca template, fişier PDF sau XML, sub formele

anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau

Microsoft Project 2007.

3. Modalităţi de lucru în cadrul unui

proiect de tip Microsoft Project 2010

Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS

Secțiunea General – furnizează informații generale

despre tipul operației sau al diagramei implicite care va

fi afișată în momentul deschiderii aplicației și a generării

unui nou proiect (diagrama Gantt).

Se poate seta modul de afișare al datei calendaristice.

Secțiunea Display – furnizează informații despre:

tipul calendarului folosit (implicit se folosește

calendarul Gregorian),

se setează unitatea monetară și simbolul folosite

pentru buget și numărul de zecimale.

se stabilește care vor fi coloanele implicite care vor

apărea în secțiunea tabelelor de lucru a diagramei

Gantt (Table Area) și care dintre ele vor fi editabile.

Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS

Secțiunea Schedule – setează prima zi a săptămânii de lucru,

luna de începere a anului fiscal,

calendarul standard de la 8 AM la 5 PM,

numărul de ore lucrătoare pe zi, pe săptămână, număr de zile lunare, etc.

De asemenea, se stabilește cum sunt vor fi introduse noile task-uri, cum se introduce munca desfășurată (de exemplu, în ore lucrătoare) și cum se calculează durata muncii (de exemplu, în zile lucrătoare)

Secțiunea Advanced – permite setarea unui cost standard/oră la nivelul întregului proiect, precum și al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-alocării unor resurse umane.

Meniul Task

Permite planificarea şi gestionarea task-urilor organizate

şi conectate între ele prin legături din punct de vedere al

ordinii şi importanţei.

Grupul de opţiuni Insert permite crearea de:

activităţi simple sau recurente în cadrul unui proiect (Task)

activităţi grupate pe faze principale prin defalcarea în mai multe

subactivităţi sau subtask-uri (Summary)

repere de referinţă (Milestone)

Task recurent

Tipuri de sarcini în Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataşează o durată de 1 zi fiecărui task nou

introdus. Semnul de întrebare indică faptul că este o durata

estimată

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu

se vor muta în timp decât cu excepţia cazului explicit când

se precizează acest lucru


Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezintă un

task principal, de bază, constituind sumarul subtask-

urilor care îl compun.

Meniul Task grupul de opţiuni Insert Summary

Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se

realizează din meniul Format Summary Tasks

Pentru a crea un Summary Task este suficient să ne

plasăm pe task-ul imediat următor şi să-I stabilim de

ierarhie inferioară prin optiunea Task Schedule

Indent Task


Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie

sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,

finalizarea unei faze a proiectului.

Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.

Pentru a crea un task milestone, durata acestuia

trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici

un fel de munca.

Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-

un romb: ♦


O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifaţi

optiunea “Mark Task As Milestone” din tab-ul “Advanced” al

casetei de dialog “Task information”, doar daca se doreste

sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.

Tipuri de dependenţe

Ordinea cronologică în care se desfăşoară task-uri

se numeşte secvenţă.

Legătura între un task precedent şi unul successor

poată numele de dependenţă (predecessors). Astfel

se controlează data de final a unui task cu data de

început a următorului task de care este dependent.


Cea mai utilizată dependenţă este cea de tip Finish to Start

(FS)

Task2 nu poate începe decât dupa terminarea activitatii Task1.

Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,

etc.


• Microsoft Proiect creează o legătură in mod implicit o

dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea

comenzii Link Tasks din Meniul Task –> Schedule.

• Anularea dependentei se face prin acţionarea comenzii

Unlink Tasks


Dependenţă Star – to – Start (SS)

Task2 poate să inceapa in paralel cu Task1 sau

decalat cu un număr de zile.


• Dependenţă Finish – to – Finish (FF)

• Task2 nu se poate termina decât o data cu Task1. Se

finalizeaza simultan.

• Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2

se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ

(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.


Dependenta Start – to – Finish (SF) În cazul în care data de începere a Task1 determină data de finalizare

a Task2.

Acesta este modul în care creați programarea just-in-time. De

exemplu, dacă o sarcină este nevoie sa se termine inainte de un

milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu contează exact

când, puteți crea o dependență SF între activitatea pe care doriți sa o

programati la timp (predecesorul) și sarcina conexa (succesorul).

În lumea reală de tipul de dependență SF apare mai putin frecvent fata

de celelalte tipuri de dependențe.

Stabilirea restricţiilor

Restricţii flexibile - opţiunea implicită a programului As Late As Possible: Programează activitatea cât de târziu este

posibil, fără a decala activitățile ulterioare. Nu utilizează date de restricție.

As Soon As Possible: Programează activitatea pentru a începe cât de curând este posibil. Nu utilizează date de restricție.

Restricţii semi-flexible – un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definită de utilizator Finish No Earlier Than: Programează activitatea pentru a se

termina la data restricției sau după aceasta.

Finish No Later Than: Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau înainte de aceasta.

Start No Earlier Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau după aceasta.

Start No Later Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau înainte de aceasta.


Restricţii inflexebile - un task trebuie inceapa

sau sa se termine la o anumita data precizata

de utilizator

Must Finish On: Programează activitatea pentru a

se termina la data restricției. Odată selectată, nu

va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de

timp.

Must Start On: Programează activitatea pentru a

începe la data restricției. Odată selectată, nu va

mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp


Utilizati optiunea

Deadline impreuna

cu As soon as possible

in locul optiunii Must

Finish On

Meniul Task

Grupul de opţiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-

urilor, având selectată implicit modul de vizualizare Gantt Chart.

Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaţii de copiere,

formatare şi lipire a task-urilor şi permite vizualizarea detaliilor despre

acestea.

În grupul de opţiuni Properties casetele Task Information şi Display

Task Details afişează informaţii detaliate despre starea task-ului,

modul de programare manual sau automat, durata de desfăşurare,

resursele alocate, etc.

Stabilirea sarcinilor/task-urilor

Lista de task-uri se poate introduce direct într-un

Tabel Entry View cum ar fi în modul de vizualizare

Gantt Chart sau dacă aveţi deja o listă cu task-urile

dintr-o altă aplicaţie ea fie se pot importa, fie se

pot copia cu Copy şi Paste în aplicaţia MS Project.

Lista de activităţi propusă pentru planificare editată în MS Excel

Tipuri de resurse

WORK Resources - oameni şi echipamente care

realizează munca pentru proiect

Personal

Imobilizări

Echipament

MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate

pe masură ce progreseaza proiectul

COST Resources - resurse financiare asociate cu o

sarcină de care aveți nevoie pentru derularea planului.

Exemplele, bilete de avion, divertisment, etc.

Preț fix per sarcină de lucru

Meniul Resource - Adăugarea de resurse

Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea şi actualizarea

rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,

departamentele, etc).

Meniul Resource

Permite planificarea şi gestionarea resurselor.

Cele mai populare vizualizările orientate pe resurse sunt

Team Planner şi Resource Sheet.

O dată cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet

din grupul de opţiuni View Team Planner se activează bara

de instrumente Resource Sheet Tools ce permite

adăugarea de resurse Add Resources (umane, materiale şi

financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.

Gestiunea resurselor în Microsoft

Project – Etape

1. Stabilirea informațiilor de bază privind resursele de muncă implicate în proiect.

2. Ajustarea capacității maxime de muncă a fiecărei resurse.

3. Precizarea onorariilor de plată pentru timpul standard de muncă și pentru timpul suplimentar.

4. Precizarea calendarului de muncă pentru anumite resurse umane.

5. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmărirea financiară a evoluției proiectului.

6. Înregistrare informațiilor adiționale despre o resursă.

Disponibilitatea unei resurse de muncă

Se măsoară în Unități de resursă (Max Units) precizând

cât la sută din timp este disponibilă resursa.

Exemple:

O persoană care lucrează part-time doar 4 ore pe zi va

avea valoarea câmpului Max Units 50%.

O persoană care lucrează full-time (8 ore pe zi) va păstra

valoarea de 100% unități de resursă.

O echipă de lucru formată din 2 persoane ce vor lucra full-

time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.

Calendarul de lucru al unei resurse de muncă

Presupune un orar de muncă diferit de cel definit

prin calendarul proiectului.

Oferă posibilitatea de a defini:

zile nelucrătoare pentru o resursă de muncă sau

perioade de indisponibilitate.

un program limitat de muncă (precizând un interval

orar) ce va fi luat în considerare la alocarea resursei în

cadrul sarcinilor de lucru.

Disponibilitatea unei resurse de muncă se aplică

întotdeauna la timpul de lucru definit prin

calendarul resursei.

Definirea costurilor unei resurse

Cheltuiala cu o resursă de muncă reprezintă costul

acesteia pe o anumită perioadă de timp.

Costul standard (Standard rate) – suma de plată pentru o

perioadă inclusă în programul normal de lucru.

Costul orelor suplimentare (Overtime rate) – Suma de

plată primită pe o perioadă de timp pentru o persoană

care lucrează în afara programului (orele suplimentare

trebuie definite în mod explicit).

Costul fix (Cost/use) – Se aplică pentru fiecare utilizare a

resursei de muncă în cadrul proiectului.

Caseta de dialog Task Details

Alocarea resurselor de muncă

Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singură sarcină definită.

Posibilitatea modificării procentului de disponibilitate a resursei doar pentru sarcina curentă.

Microsoft Project ajustează durata unei sarcini, volumul de muncă sau procentul de disponibilitate al unei resurse potrivit următoarei formule:

[Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate]

[Work]=[Duration]*[Units]

Definirea termenilor de lucru in

alocarea resurselor

Work – Cantitatea de munca (ore/persoana) necesara pentru a finaliza un task (de ex. Revizuirea unui document necesita 8h de munca din partea referentului)

Units (Assignment Units) – Numarul de resurse si/sau procentul la care o resursa va fi desemnata sa lucreze la un task – incarcarea implicita este 100% (de ex. un referent isi va dedica 50% din timpul sau pentru revizuirea unui document)

Duration – durata de desfasurare a unui task (de ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile)

Relatia dintre Units – Work - Duration

Duration = Work/Units

Exemplu:

Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din

timpul

persoanei

Fixarea componentelor Work, Units

sau Duration

Duration = Work/Units

D U D W

Fixed W Fixed U (Default)

W U

Fixed D

Optiunea Effort Driven

Daca se adauga sau se elimina resurse la nivelul

unui task, durata acestuia scade sau creste in

conformitate cu resursele asignate.

Modificarea programării în funcție de efort intră în

scenă doar când sunt implicate resurse multiple.

Poate fi activata sau dezactivata pentru Fixed

Duration sau Fixed Units

Opțiunea Effort-driven este specifică exclusiv unei

sarcini și nu unei resurse.

Nu poate fi dezactivata pentru optiunea Fixed Work

Implicit task-urile sunt Fixed Units si Effort Driven.

Effort driven - Fixed units

Effort driven - Fixed work

Effort driven - Fixed duration

Campul Peak

Se adauga ca o coloana separata in modul de

vizualizare Task Usage

Afiseaza procentul maxim sau număr de unități

pentru care o resursă este atribuită la un moment

dat unei sarcini (implicarea maxima)

Campul Assignment Units – arată cat din

resursele asignate sunt alocate unui task

(implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui

task).

Campul Peak - arată unitatile asignate „in folosita”

pentru un anumit task

Diferenta dintre coloanele Assignment

Units si Peak

Optiuni de alegere

Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat determinat de cantitatea de munca implicata (de exemplu, amenajarea unei sali pentru un eveniment)

Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca, numarul de resurse nu sunt considerate o problema (de exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in faza initiala de planificare a unui eveniment).

Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare a resursei pe care il poti folosi sau numarul de resurse disponibile sunt considerate un factor variabil de constrangere.

Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa adaugati sau sa eliminati resurse in vederea modificarii duratei unui task.

Programare sarcinilor

Task Type Duration Units Work

Fixed Duration Work Work Units

Fixed Units Work Duration Duration

Fixed Work Units Duration Duration

Microsoft Project recalculează

Daca utilizatorul modifică

Programarea sarcinilor în funcție de

efortul depus

Tipul sarcinii Cu opțiunea effort-

driven

Fără opțiunea effort-driven

Fixed units Adăugarea de

resurse scurtează

durata sarcinii.

Adăugarea de resurse crește

volumul total de muncă, păstrând

neschimbată durata și unitățile de

alocare.

Fixed duration Adăugarea de

resurse implică

scăderea unităților

alocate pentru fiecare

resursă.

Adăugarea de resurse crește

volumul total de muncă, păstrând

neschimbată durata și unitățile de

alocare.

Fixed work Adăugarea de

resurse scurtează

durata.

Nu se aplică.

Alocarea resurselor pe sarcini

Trebuie sa se realizeze o atribuirea realistă a resurselor de

muncă (umane si logistice) si a celor materiale

Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog

Display Task Details (meniul Task).

Supra-alocare resurselor

Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programării

manuale a task-urilor.

Dacă în cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt

alocate mai multe resurse pe o perioadă mai mare de timp

acest lucru va genera în coloana Indicators un semnal de

atenţionare pentru managerul de proiect.

Factorii care generează supralocarea şi măsurile care pot fi

luate pentru a contracara acest efect sunt generaţi prin

selecţia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opţiuni

Tasks

Rezolvarea supra-alocarii resurselor

Rezolvarea supra-alocarii

Caseta Task Inspector va fi inserată în partea stângă a

diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane

supralocată şi opţiunile de soluţionare a problemei:

prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o altă perioadă

disponibilă sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei

prin schimbarea din modul Manual Schedule în modul Auto

Schedule.

prin replanificarea în cadrul echipei de lucru prin modul de

vizualizare Team Planner. Task-ul se replanifică prin

operaţiuni de tip Drag&Drop pe o perioadă ulterioară mai

puţin încărcată sau se reasignează altei resurse umane.

Meniul Project

Permite planificarea şi gestionarea proiectelor pe nivel de informare.

Meniul este orientat pe comenzi referitoare la vizualizarea informaţiilor despre proiect, definirea calendarelor de lucru, stabilirea unei imagini de bază a proiectului (baseline), inserarea de subproiecte şi creare de legături între proiecte, generarea diferitelor rapoatelor, etc.

Include comenzi pentru a recalcula planificarea unui proiect, a actualiza starea generală a acestuia şi pentru a compara între ele două proiecte (Compare Projects).

Prin intermediul casetei de dialog Project Information se pot

face modificări legate de data de început sau de sfârşit a

proiectului.

În general se recomandă ca programarea să se facă de la

data de start şi se poate specifica utilizarea:

calendarului standard de 8 ore/zi, 5 zile pe săptămână (de la 8 AM

la 5 PM cu o oră pauză de masă)

24h

programul de noapte (de la 11PM la 5 AM, cu o oră pauză) în funcţie

de specificul activităţilor planificate.

Meniul Project

Calendarul activităților în Microsoft Project

Aplicabil pentru definirea condițiilor de timp în programarea sarcinilor.

Vizează resursele de muncă alocate.

Elemente predefinite (se pot modifica):

5 zile pe săptămână

8 ore pe zi

Timpul pentru lucrul de dimineață: 8:00 – 12:00

O oră de pauză de masă: 12:00-13:00

Timpul pentru lucrul de după-amiază:13:00-17:00

Nu se lucrează în week-end (zilele de sâmbătă și duminică);

Nicio sărbătoare nu este inclusă în calendar.

Meniul Project - Caseta de dialog Project

Information

Se pot crea şi calendare proprii companiei sau persoanei individuale care gestionează proiectul.

Aceste calendare sunt utile atunci când există programe diferite pentru mai multe resurse sau se doreşte stabilirea unor date care nu vor fi luate în considerare în calculul perioadei de lucru (ex: sărbători naţionale, program part time, etc.).

Se realizează prin intermediul grupului de opţiuni Properties Change Working Time Create New Calendar

Tot din meniul Project se poate alege opţiunea WBS (Work Breakdown Structure), cu o mare utilitate în planificarea activităților/task-urilor proiectului, constând în realizarea unei structuri de codificare a acestora pe nivele ierarhice.

Meniul Project

O nouă coloană se poate insera în cadrul vizualizării de tip Table

Entry şi va avea ataşată valoarea predefinită WBS, iar ca urmare a

nivelului de detaliere al task-urilor realizat din meniul Task grupul

de opţiuni Schedule Indent/Outdent Task se poate urmări

structura generată automat.

Meniul Project

Structura de tip WBS

(Work Breakdown Structure)

Meniul View

Conţine butoane de referinţă legate de cele mai populare

vizualizări de task-uri şi resurse.

De asemenea, din caseta de dialog More Views se poate alege

modul de vizualizare dorit sub formă de:

Task Form

Task Sheet

Timeline

Aceast meniu are comenzi de control a informaţiilor pe care

doriţi să le vizualizaţi: mai multe niveluri în ierarhie, tabelele de

intrări, costuri, filtre, grupări, sortări, etc.

Aveţi posibilitatea să activaţi/dezactivaţi opţiunea Cronologie

(Timeline) şi panoul de detalii referitor la fiecare task

Se poate observa cum selectând opţiunea Resource Sheet

se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet în care

fiecare linie conţine informaţii despre o singură resursă.

Meniul View

În modul de vizualizare Task Usage se pot observa prezentate toate

task-urile, iar pentru fiecare task în parte se detaliază informaţii despre

resursele asignate acestuia (umane, de timp, etc.). Scala de timp

cumulată pe task-uri se poate afişa pe zile, săptămâni, luni, etc.

(Timescale)

Meniul View

Meniul Format

Oferă diverse comenzi de formatare în funcţie de modul activ de

vizualizare.

De exemplu, în cazul vizualizării Gantt Chart, meniul Format

permite:

inserarea de noi coloane în cadrul tabelului

formatarea barelor orizontale ale graficului prin schimbarea culorilor

de fundal şi aplicarea de stiluri pe text

afişarea elementelor de sumarizare sau a task-urilor critice

(milestone), etc.

Dacă se schimbă modul de vizualizare din meniul Task în Timeline

View, meniul Format permite adăugarea de task-uri şi formatarea

acestora.

Meniul Format

Meniul Format - Modalităţi de formatare pentru

modul de vizualizare Resource Usage

Pentru modul de vizualizare Resource Usage există casete de opţiune

pentru câmpurile care se doresc a fi evidenţiate în grid-ul din partea

dreaptă a ferestrei legate de:

încărcare pe om

numărul total de ore lucrate

costuri

timp disponibil până la finalizarea proiectului, etc.

4. Monitorizarea si urmarirea progresului

task-urilor

Urmarirea progresului task-urilor

Pentru a judeca performanța proiectului în mod corespunzător, este util să se compare cu planul inițial. Acest plan inițial se numește planul de referință sau Baseline (linia de baza).

Un Baseline este o colecție a valori importante dintr-un plan de proiect, cum ar fi datele preconizate pentru începerea, datele de finalizare, precum si costurile sarcinile, resursele și asignarile.

Când salvați un Baseline, proiect face un "instantaneu„ (snapshot) al valorilor existente și-l salvează în planul de proiect pentru comparații viitoare.

Salvarea unui Baseline

Urmărirea progresului task-urilor

Cea mai simplă abordare de urmărire a progresului este de a raporta că munca efectică (actual work) s-a realizat exact cum a fost planificat. De exemplu, în cazul în care prima lună a unui proiect de cinci luni a trecut și toate sarcinile sale au început și s-au terminat asa cum au fost programate, puteți înregistra rapid acest lucru în caseta de dialog Update Project.

Când înregistrați progresele va referiti la o anumită dată atunci MS Project calculeaza durata efectiva, durata rămasă, costurile reale, precum și alte valori până la data la care le-ați introdus.

Monitorizarea si urmarirea progresului

proiectului conform planificarii

Project –> Update Project

Stabilirea progresului automat al task-urilor

pornind de la o data specificata (Status Date)

Progresul proiectului

După activitatea a început pe o anumita sarcină, puteți

înregistra rapid progresul obtinut.

Când introduceți un procent de finalizare diferit de 0%, MS

Project schimba data efectivă de începere (actual start date)

a sarcinii pentru a se potrivi data de începere programată (start date). MS

Project calculeaza apoi durata efectiva,

durata rămasă, costurile reale, precum și alte valori în funcție de procentul

introdus.

De exemplu, dacă specificați că o sarcină de patru zile este 50 % completa,

MS Project calculeaza că a avut două zile de durata reală și are două zile

de durată rămase.

Introducerea procentelor de progres:

● Utilizați 0%, 25%, 50%, 75%, și 100% din butoanele grupului Schedule –>

meniul Task

● Introduceți orice valoare procentuală doriți în caseta de dialog Update Tasks

(pentru a accesa această casetă de dialog din meniul Task, grupul de butoane

Schedule, selectati sageata de la optiunea Mark on Track).

Progresul proiectului - %Complete

Drumul critic

În limbajul managementului de proiect, data de finalizare

a unui proiect este determinată de drumul critic.

Drumul critic este format din seria de sarcini care vor

împinge in afara planificarii initiale data de finalizare a

proiectului, dacă sarcinile sunt întârziate. Din acest

motiv, atunci când se evaluează durata unui proiect, ar

trebui să se concentreze în principal pe sarcinile de pe

drumul critic, numite sarcini critice.

Termenul “critic” nu are nimic de-a face cu cât de

importante sunt aceste sarcini pentru proiectul de

ansamblu. Se referă doar la modul în care programarea

lor va afecta dată de finalizare a proiectului

Analiza drumului critic

Format –> Critical tasks

Drumul critic este un lanț de task-uri interconectate

care afectează în mod direct data de finalizare a

proiectului. În cazul în care orice task de pe drumul critic

este intarziat, întregul proiect va intarzia.

5. Generarea de rapoarte

Generarea de rapoarte

Se realizeaza din meniul Project -> Reports

Reports

Permite generarea unui set de rapoarte predefinite de formatare si vizualizare grafică.

Există mai multe categorii de rapoarte predefinite sau care se pot personaliza privind evoluția valorii planificate, gradul de finalizare, costul total, costul planificat, costul efectiv al lucrului efectuat, dispobilitatea resurselor umane, alocarea acestora și multe alte informații.

Se permite posibilitatea de export a rapoartelor vizuale sub forma de grafice în MS Excel sau MS Visio.

Tipuri de rapoarte

Overview reports – afișează informații generale cu privire la proiect, inclusiv

datele cheie: durata, costuri, sarcini, numar de ore alocate, starea resurse lor,

planificarea sarcinilor, urmarirea progresului acestora, costurile si timpul de

lucru alocat pe sarcini, task-uri critice, milestone-uri, calendarul proiectului, zile

lucratoare, exceptii, etc.

Current Activity Reports – afiseaza situatii despre task-uri care nu au inceput

inca, task-urile care urmeaza sa inceapa, task-uri in desfasurare, task-uri

finalizate, task-uri care ar fi trebuit sa inceapa (intarziate), sarcini reesalonate

de la data de referinta. Ultimele doua tipuri de rapoarte au la baza definirea

initiala a unui baseline.

Cost Reports

Cash Flow - afișează costurile pentru fiecare activitate săptămânal într-un

format tabelar.

Buget - afiseaza toate sarcinile, costul lor în buget, costurile reale și variația

dintre costurile bugetate și efective.

Alte tipuri de rapoarte afiseaza task-uri suprabugetate, resursele suprabugetate

si valoarea castigata prin compararea fiecarei sarcini planificate in raport cu

costurile reale.

Tipuri de rapoarte

Assignment Reports - afișează o listă de resurse, sarcinile

atribuite fiecărui, volumul de muncă planificat, munca de zi cu

zi programată pentru fiecare resursă, liste de tip to-do care

afișează lista de sarcinilor atribuita saptamanal pe fiecare

resursa, resursele supra-alocate cu task-urile si numărul total

de ore de lucru care le sunt atribuite.

Workload - afișează listă de sarcini, listele de resurse,

resursele alocate pentru fiecare și cantitatea de muncă care

este atribuita fiecărui resursă în trepte săptămânale

Custom – diverse rapoarte personalizate in functie de

cerintele de management

Bibliografie

Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, O’Reilly, First Edition

Bodea, C. (2011), “Microsoft Office Project Professional 2007”, Curs Masterat

Managementul Proiectelor, ASE.

Chatfield, C., Johnson, T. (2010), "Microsoft® Project 2010 Step by Step", Microsoft

Press

Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook:

applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill

PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK

Guide, Project Management Institute, Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition

Wideman Comparative Glossary of project Management Terms,

http://www.maxwideman.com/pmglossary/

*** http://office.microsoft.com/en-us/project/project-management-planning-software-

project-standard-FX103996174.aspx

*** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project-

2010.aspx

http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project-2010.aspx






Instrumente Software Pentru Proiecte de Marketing

Documents

Transcript of Instrumente Software Pentru Proiecte de Marketing